:

Collegevoorstel onder verant woordelijkheid van

: E.A.J. Heuts

Onderwerp

: verbouwen hal gemeentehuis t.b.v. inrichting van een KCC.

Voorstelnummer

: 10.45

Info bij afdelingshoofd Telefoonnummer Emailadres

: E.A.J. Heuts : 040-2241529 : [email protected]

Rondetafelgesprek : 6 september 2010 Opiniërende/Besluit vormende raad : 20 september 2010

Aan de raad, Aanleiding/Verzoek In 2005 (“gemeente heeft ant woord”) heeft de commissie Jorritsma geadviseerd dat de gemeente in 2015 Het portaal voor de gehele overheid moet zijn. Dit is door het Rijk en het V NG omarmd. Gevolg is dat alle gemeenten in Nederland bezig zijn met het inrichten van een Klant Cont act Centrum (K.C. C.). Daarvoor vinden er organisatorische wijzigingen plaats, moeten processen beschreven worden en anders ingeric ht gaan worden en er zullen meer ict hulpmiddelen ingezet worden. Voor dit laatste is een Egem-i realisatieplan opgesteld dat de raad op 20 juli 2009 heeft vastgesteld. Het nu voorliggende voorstel gaat over de fysieke inrichting van het K.C.C. Om het K. C.C. vorm te geven worden er fysieke balies ingericht die meer tegemoet komen aan een klant vriendelijke omgeving. Deze balies komen in de plaats van de huidige burgerbalie. Dit gaat niet zomaar één op één. Sinds de bouw van ons gemeentehuis moet en we helaas constateren dat de klimatologische omstandigheden verre van ideaal zijn. Tocht, geluid, privacy maken dat de werkplekken niet voldoen aan de eisen van de Arbeidsomstandighedenwet. De huidige balies zijn niet geschikt als permanente, maar (zie advies van de Arbo unie) formeel gezien ook niet als tijdelijke werk plek. De Arbo unie adviseert om “op voorhand zorg t e dragen voor de primaire randvoorwaarden die nodig zijn voor het inrichten van vaste werk plekk en en vervolgens over te gaan tot het inrichten van de betreffende balies en de benodigde werk plekk en”. Wettelijke bepalingen In beginsel mag iedere gemeente haar K.C.C naar eigen inzichten vormgeven. Wel geldt de doelstelling voor alle gemeenten dat 80 % van de klant vragen bij het eerste klantcontact worden afgehandeld en dat de klant maximaal een keer doorverwezen wordt en tenslotte dat de klant hetzelfde antwoord krijgt via elk kanaal. In de notitie “Ant woord 2” (bijgevoegd) zijn er een aantal algemene programma-eisen benoemd: 1.

Scenario Frontoffice met de eerstelijns-balie-contacten en de tweedelijnstelefoniecontacten • Balie’s met een verdeling naar 5 thema’s: Burgerz aken, MO, Vergunningen, Bouwen en wonen, Bedrijven en instellingen en een balie voor de Receptie • Inrichten van één Callcenter buiten de publiekshal 2. Realisatie van één fysieke ingang • Dat vergroot de eenvoud van de logistiek en het overzicht in de publiekshal. 3. Zorgen voor een duidelijk en strak ingerichte publiekshal.

• Dit zorgt dat burgers niet langer blijven dan noodzakelijk. • Medewerkers houden zo ook beter overzicht over het aantal wachtende. 4. Balies inrichten naar het soort contact. • Sta-balie’s voor producten met een korte transactietijd, • besloten zitbalies voor producten die wat meer tijd en privacy vragen 5. Spreekkamers • Voor het afhandelen van vragen waar meerdere personen of partijen bij betrokken zijn en voor gesprekken die niet gewenst zijn aan een balie. Wat willen we bereiken Met de fysieke inric hting van het K.C. C. wordt ook de organisatorische inrichting van het K.C. C. vergemakkelijkt. Daarnaast zal de hal voldoen aan de Arbotechnische normen die gesteld worden aan een (bureau)werkplek. Dit zijn eisen op het gebied van tocht, ventilatie, lucht vochtigheid, lucht verversing, privacy, verlichting, nagalm, afmetingen etc. De kosten om alleen te voldoen aan de Arbotechnische normen zijn becijferd op € 483.428,--. De overige kosten behelzen het daadwerkelijk inrichten van een K.C.C. Dit gaat van het complete programma (scenario 1), tot aan een uitgekleed versoberde variant (scenario 4). Het is aan de raad om daar keuzes in te maken. Wat doen we daarvoor Door de architect is tijdens de raadinformatieavond op 21 juni jl, 3 scenario’s toegelicht. Door ons is daar nog een vierde aan toegevoegd. Alle scenario’s voldoen aan de Arbo normen. Scenario 1 “Het volledige programma”

• • • • •

Eén meubel bestaande uit 5 (thema) balie werkplekken, één verlaagde invalide balie; en een achterliggende backoffice Eén meubel tbv de receptie Spreekkamer toegankelijk vanuit de hal Leeshoek, Wachtruimte en info hoek Nieuwe (grotere) carrouseldeur

De totale kosten scenario 1 bedragen € 650.000,--

Pagina 2 van 8

Scenario 2 “Het minimaal noodzakelijke programma”

• • •

K.C.C. inrichten op basis van bestaand meubilair en handhaven tourniquet 4 bestaande balie werkplekken en één balie receptie verplaatsen Leeshoek, Wachtruimte en info hoek

De totale kosten scenario 2 bedragen € 540.000,--

Scenario 3 “Alternatieven besparingen op het volledige programma”

Pagina 3 van 8

Ten opzichte van het volledige programma zijn met de volgende alternatieven enkele bes paringen te bereik en: • Tochtportaal met schuifdeuren in plaats van grote carrouseldeuren. E r is een bes paring te bereiken van € 50.000,--. • Geen gebruik maken van het inkoopbureau. • Zelfstandige inkoop, vaste inric hting. Separate inkoop voor B ouwkundig, Werktuigkundig en Electrotechnisch werkzaamheden. Met deze werkwijze is een besparing te bereiken van € 15.000,--. De totale kosten scenario 3 bedragen € 585.000,-Scenario 4 “Handhaven balies Wmo en Burgerzaken en alleen de receptie verplaatsen”. Dit scenario houdt in dat de Arbotechnische werken worden uitgevoerd (€ 483.428,--). En daarna alleen het receptiemeubel wordt verplaatst. De kosten zijn daarmee lager dan scenario 2, maar omdat ook in dit scenario de Arbotechnische werkzaamheden uitgevoerd moeten worden, bedragen de totaal kosten nog altijd € 520. 000, --. Wat mag het kosten Voor de verbouw van de gemeentehal is in het meerjaren investeringsschema 2009 – 2013 onder jaarschijf 2010 een bedrag opgenomen van € 652.000, --. Reeds door het college gevoerde communicatie • Op 6 juli 2009 is het raads voorstel inzake interne verbouwing tbv K.C. C. en audiovisuele aanpassingen tbv de raadszaal behandeld in het R. T.G. Voorgesteld werd om een krediet beschikbaar te stellen van € 652. 000, --. Dit voorstel is echter niet behandeld in de raad. A fgesproken is dat: “Voor wat betreft de ont wikk eling van het KCC k unnen de voorbereidingen doorgaan. Besluitvorming vindt plaats tijdens begrotingsbehandeling 2010”. Tijdens de begrotingsbehandeling 2010 zijn er twee amendementen ingediend. Het CDA en LHL Overwegende dat - De toegank elijk heid van, en de k lantvriendelijk heid in dit huis voor het CDA als vanzelfsprek end prioriteit heeft; - De uitbreiding van het aantal wettelijk e tak en dermate is dat dit pak weg 10 jaar geleden niet voorspelbaar was; - De bedrijfsvoering in het gemeentehuis een verant woording is van het dagelijk s bestuur; B E S L U I T: - In de begroting 2010 een bedrag van € 500.000 op te nemen voor zowel de noodzak elijk e aanpassingen als de inric hting van het KCC in de hal van het gemeentehuis en deze als investering te vertalen naar de meerjarenbegroting. - Deze k aders op te nemen in een raads voorstel wat uiterlijk in december 2009 aan de raad wordt gepresenteerd. De VVD, P vdA, en FMOJ k ennis genomen hebbend van en overwegende dat - De verbouwing betrekk ing heeft op verbetering van arbeidsomstandigheden, het creëren van nieuwe werk plekk en en het inrichten van een fysiek KCC in de hal, maar niet als zodanig gespecificeerd is; - Er nog veel onzek erheden zijn t.a.v. toek omstige ont wikk elingen door o. a. de invoering van - Egem-I en de gemeentelijk e samenwerk ing in A2 verband; - Relevante cijfers over producten, k lachten, wachttijden, etc. niet zijn aangeleverd;

Pagina 4 van 8

-

B -

-

-

•

Enk ele grote posten bij voorbaat erg k ostbaar lijk en voor de schaal van onz e gemeente; Er t.a.v. het verbeteren van de dienstverlening aan burgers al een hoop gerealiseerd k an worden zonder het gemeentehuis te verbouwen De gemeente zeer k ritisch moet omgaan met investeringen, zek er als die niet aantoonbaar leiden t ot een hoger voorzieningennivo en t evredenheidsnivo voor onze burgers; Er Arbo technische aanpassingen noodzak elijk zijn aan het gemeent ehuis E S L U I T het voorstel als volgt te wijzigen De post verbouwing gemeentehuis van 650.000 euro in het investeringsschema terug te brengen tot een P M-post; Dat bij het indienen van eventuele investeringsvoorstellen prioriteit wordt gegeven aan arbeidsomstandigheden, gek ek en moet worden naar sobere alternatieven en rek ening moet worden gehouden met organisatorische onzek erheden; Dat voor het realiseren van nieuwe balies eerst ervaring moet zijn opgedaan met organisatorische verbeteringen en E gem-I, de effecten hiervan op de dienstverlening aan onze burgers zichtbaar zijn en de noodzaak van nieuwe balies voor verdere verbetering van de k lanttevredenheid k an worden aanget oond; Zo snel mogelijk aan de Raad een voorstel aangaande de benodigde Arbo aanpassingen die uitgevoerd moeten worden aan het gemeent ehuis, voor te leggen ter besluitvorming

Beide amendementen zijn ingetrokken, onder toezegging van het college dat : • evaluatie van de vorige verbouwing van het gemeentehuis, zoals eerder gevraagd door LHL wordt opgesteld; • de werkgroep dienst verlening actief wordt betrokken bij de ontwikkeling van het KCC; • in samenwerking met de werkgroep dienst verlening een raads voorstel opgesteld wordt met een exacte financiële onderbouwing van de noodzakelijke verbouwing op korte termijn op te stellen; • sobere uit voering; • waar mogelijk temporisering; • het voorleggen van alternatieven.

Tav de ingebrachte amendementen het volgende •

E valuatie Door het LHL is al enkele malen gevraagd om een evaluatie van de verbouw/nieuwbouw van het gemeent ehuis. Bijgevoegd treft u het overzicht van handelingen en feiten aan. Dit stuk is opgesteld op basis van dossieronderzoek uit het bouwdossier, het archief van de gemeenteraad en de overdrachtsdocumenten. Documenten als not ulen van collegevergaderingen van voor 2000 worden overeenkomstig de archiefwet niet bewaard en zijn daarom niet meer beschikbaar. De voorstellen gericht aan het college en de besluiten die het college neemt worden integraal opgenomen in het archief dat bet ekent dat voorstellen ten aanzien van het gemeentehuis veelal in het bouwdossier zijn opgenomen.

•

Betrokkenheid raad/werkgroep De werkgroep dienst verlening is enkele malen bijeengekomen. Voor alle leden van de raad heeft de arc hitect op 21 juni jl een presentatie gegeven van de benodigde werkzaamheden en de scenario’s.

Pagina 5 van 8

•

Financiële onderbouwing Uitgaande van een volledig ingericht K.C.C. volgens scenario 1 bedragen de kosten als volgt:

Bouwkundig (incl akoestiek) Elektrotechnische installaties Werktuigbouwkundige inst. Aanpassen balie’s Bijkomende kosten Directiekosten Ambtelijke kosten Opslagen Niet verrekenbare B TW

Arbo technische aanpassing 162.207,-32.175,-46.215,-93.250,--

Inrichten K.C.C. 100.000,-32.175,-8.775,-10.000,--

149.581,-483.428,--

15.000,-165.950,--

Voor een volledigere onderbouwing verwijzen wij u naar de bijgevoegde presentatie van de arc hitect. De uiteindelijke prijs vorming zal natuurlijk afhangen van de res ultaten van de aanbesteding. Verwacht mag worden dat gezien de huidige markt er enige markt voordelen te behalen zijn. •

Sobere uit voering De raad heeft ons opgedragen om daar waar mogelijk te versoberen, maar ook heeft de raad opgedragen om in ieder geval te voldoen aan de Arbotechnische normen. Uitgaande van deze kaders hebben wij de 4 scenario’s uitgewerkt.

•

Temporiseren Als er gekozen wordt voor de inrichting van vaste werkplekken in de hal, dan k an een temporisering bestaan uit : fase 1 de Arbotechnische werkzaamheden uit voeren en in een tweede fas e de fysieke K.C. C. inrichting. Fase 1 : De kosten om de hal geschikt te maken als werkplek (dus tegemoet komen aan de eisen van de Arbo unie en de tekortkomingen uit de Risico Inventarisatie en E valuatie) zijn door de architect becijferd op € 483.428,--. Fase 2 : De kosten van het inrichten van een volledig K.C. C. bedragen bij een gelijktijdige uit voering € 165.950,--. Het temporiseren zal zeker leiden tot extra kosten. In ieder geval zal de aannemer tweemaal opstart- en afloopkosten van het project in rekening brengen, daarnaast is ook tweemaal een tijdelijke voorziening nodig. De inschatting van de architect is dat dit zeker 10 % aan extra kosten met zich mee gaat brengen ergo € 65.000,--. De besparing van een gefaseerde uit voering bestaat uit een uitgestelde investering van € 165.950,--. Omdat tweemaal verbouwen ook leidt tot tweemaal overlast voor de burgers en de ambtenaren en niet leidt tot een besparing ont raden wij u deze optie.

•

Alternatieven Door de architect op 21 juni jl, 3 scenario’s toegelicht. Door ons is daar een vierde aan toegevoegd. Alle scenario’s voldoen aan de A rbotec hnische normen. Ze zijn verschillend in de wijze waarop het K.C.C. fysiek wordt vormgegeven.

Pagina 6 van 8

Overige opmerkingen Wij verwijzen u naar de bijgevoegde rapporten van de Arbo unie en de Risico Inventarisatie en E valuatie. De A rbo adviseur concludeert heel helder dat de centrale hal formeel gezien al niet voldoet aan de A rbotechnische eisen voor tijdelijke werkplekken en adviseert dringend om de ruimte ingrijpend aan te passen. Ook de ondernemingsraad heeft in haar advies aangaande de verhuizing gereageerd op de noodzakelijke aanpassingen. In haar advies (bijgevoegd) schrijft zij: “Hoewel u eerder heeft aangegeven, dat de gemeenteraad positief staat tegenover het investeren in een aanpassing aan de hal om te k unnen voldoen aan Arbo-normen, heeft hier na bijna een jaar nog steeds geen besluitvorming over plaatsgevonden. Voor de hal is wel een advies van de Arbo Unie beschik baar. Gelet op de huidige financiële situatie van de gemeente met een fors geraamd tek ort voor de begroting 2011 willen wij eerst inzicht hebben in de situatie voor het geval de gemeenteraad niet instemt met een aanpassing van de hal en het daar inrichten van vaste werk plek k en”. Afweging In scenario 2 en 4 wordt het bestaand meubilair hergebruikt en op andere plaatsen teruggeplaatst. De ronde vormen van de balies lenen zich daar niet voor en het geheel zal vreemd en onevenwichtig overkomen. Het risico bestaat dat op een later rijdstip alsnog een nieuwe vraag gaat opkomen. Er worden maar 4 werkplekken gerealiseerd en de werkplekken komen los te staan van de back office. Baliewerkplekken moeten zwaar verbouwd worden, waardoor de feitelijke besparing gering is. Er komt geen oplossing voor de gelijkwaardige toegankelijkheid en de tourniquet. Scenario 3 gaat uit van de maximale variant (5 (thema) werkplekken en een verlaagde invalide balie, maar dan wel met een tochtdeur i.p. v. een carrous eldeur. Daarmee wordt een bes paring bereikt van € 50.000,--. Door de aanbesteding door de arc hitect te lat en plaats vinden en een eigen inkoop, kan op alle scenario’s besparing behaald worden. We merken hierbij het volgende op. De heer Versleeuwen heeft aangegeven dat het in de markt zetten van drie afzonderlijke bestekken (B,W,E bestekken) en het zelf inkopen van materialen leidt tot een besparing van € 15.000,--. Met als voorbeeld de geslaagde aanbesteding van de bouw van de gemeentewerf/brandweerkazerne zijn wij voornemens om de aanbesteding bij Versleeuwen neer te leggen. Daarbij worden uiteraard wel de spelregels gehanteerd tav meervoudige offerte aanvragen. Bovenstaande tegen elkaar afwegende en gezien de eerdere keuze van het college om te gaan voor een volledig K.C.C., maar ook gehoord hebbende de discussie die zowel tijdens de behandeling in het RTG plaats vond als tijdens de begrotingsbehandeling stelt het college de gemeenteraad voor om voor scenario 3 t e kiezen en het college op te dragen dit verder uit te werken in bestek, aanbesteding en uit voering Voorstel 1. Kiezen voor scenario 3; 2. Hiervoor een krediet beschikbaar te stellen van € 585.000,--; 3. Het college op te dragen dit verder uit te werken in een bestek, aanbesteding en uit voering; 4. Kennisnemen van en instemmen met het feitenoverzicht verbouw/nieuwbouw gemeentehuis.

Pagina 7 van 8

Heez e-Leende, 17 augustus 2010 BURGEMEESTE R EN WE THOUDERS VAN HEE ZE-LEE NDE, de secretaris, de burgemeester,

ing. A.A. Oosterlee

P.J.J. Verhoeven

Pagina 8 van 8