Stručná metodika KISKAN SSHR 7.00
1. Účel stručné metodiky Účelem stručné metodiky je rychle se orientovat v základních postupech IS KISKAN. Stručná metodika je určena pokročilejším uživatelům, kteří již znají hlavní vlastnosti a principy práce programu. Proto v jejím obsahu nebudou opakovány všechny stupňovité příkazy k otevírání formulářů, přehledů a seznamů, k editaci dat, ukládání, obnovení nebo výmazu dat. K tomu slouží Kompletní metodika KISKAN SSHR, na kterou bude v některých případech odkazováno. Stručná metodika KISKAN SSHR neobsahuje klávesové zkratky, ale jen použití myši přes příslušná tlačítka a záložky. Postupy, které jsou zde popsány, začínají zpravidla přímým vstupem do příslušných formulářů a zkráceným popisem činnosti jsou uživateli vysvětleny úkoly k jejich vyplňování a údržbě. Názvy většiny přehledů, formulářů a editačních polí nejsou citovány, ale jsou vyjádřeny běžným textem. Přímé příkazy přes tlačítka a záložky jsou napsány tučným písmem.
2. Principy práce s přehledy Přehled je zobrazení složené z více záznamů na jedné obrazovce. Přehledy lze klepnutím myši na nabídku s názvem sloupce v horní skupině tlačítek přehledu, v jednotlivých sloupcích Setřídit vzestupně nebo sestupně podle identifikátoru, názvu, typu, skupiny, adresy nebo dat přehledu. Sloupce jednotlivých přehledů lze přesouvat doleva, doprava, před, nebo za jiný sloupec, skrývat nebo je obnovovat. Poklepáním myši na řádek přehledu lze otevřít detail přehledu, tj. vstoupit do již existujícího formuláře. Poklepáním myši na spodní řadu tlačítek lze Přidat záznam do přehledu, Smazat záznam přehledu, vyvolat Detail přehledu, vzít záznam Do paměti a případně, umožňuje-li to typ přehledu, vyvolat záznam Z paměti. Volba Smazat je aktivní pouze tehdy, klepnete-li myší a označíte řádek záznamů modrým pruhem. V případě stisku Shift+↓↑ lze označit najednou více záznamů a provést odstranění více záznamů najednou. Stromový přehled je grafické víceúrovňové menu programu. Po jednotlivých úrovních stromového přehledu je možné se pohybovat myší a klepnutím myši na kapitolu označenou křížkem vstoupíte do nižší úrovně menu. Pro rozbalení a zobrazení všech větví menu stiskněte *. Klepnutím myši na tlačítko Soubor v menu přehledu lze provádět Tisk přehledů s možností jedné nebo více tiskových sestav a provádět Export do MS Excel. Klepnutím myši na tlačítko Záznamy v menu přehledu lze provést Nový záznam do přehledu nebo Smazat záznam, vyvolat Detail záznamu, případně organizovat záznamy podle dalších nabídek. Při mazání záznamu v přehledu je nezbytné si uvědomit, že mazaný záznam obsahuje nižší větve dat hierarchicky řazené, které budou rovněž smazány. Proto je nutné pečlivě číst informaci, kterou IS vyzývá k potvrzení příkazu a rozhodovat se po zvážení všech okolností. Odlišnosti odpovídající charakteru přehledu jsou pouze ve sloupcích přehledu, které odpovídají obsahu detailního formuláře, do kterého lze vstoupit poklepáním myši na řádek záznamu, nebo klepnutím na tlačítko Detail, nebo klepnutím myši na Záznamy > Nový záznam. Specializovaný Přehled obrázků, je doplněn o funkci Import, který slouží k importu obrázků z externího adresáře do přehledu obrázků IS KISKAN SSHR a Export, který umožňuje po označení skupiny obrázků příkazem Shift + ↓↑ exportovat obrázky z přehledu obrázků do vybraného adresáře.
3. Principy zadávání informací do formulářů Formulář slouží k zadávání informací a dat nebo pro editaci údajů o organizacích, osobách, budovách a areálech, věcných prostředcích, zdrojích, účetních položkách, příjmech a výdajích, předání a převzetí zásob apod. Tyto údaje jsou pak využívány v rámci celého informačního systému KISKAN SSHR a usnadňují vyplňování dalších údajů a přehledů pro vedení evidence o zásobách, o inventarizacích a identifikaci zdrojů v IS KRIZKOM SSHR. Formulář obsahuje lišty hlavního menu, editační pole pro editaci údajů, editační pole s rozbalovací nabídkou, editační pole s aktuálním číselníkem, záložky, tlačítka a nástroje pro posun formuláře mezi řádky přehledu. Vstup do všech vyplněných formulářů je tlačítkem Detail nebo poklepáním myši na řádek záznamu z jednotlivých přehledů. Založení nového formuláře v přehledu se provádí klepnutím na tlačítko Přidat, nebo v horním menu Záznamy>Nový záznam. Každý z formulářů má povinné a nepovinné editační pole. Povinné editační pole jsou IS KISKAN SSHR vyžadovány a deklarují se výzvou na obrazovce nebo požadavkem SSHR. Jedním z povinných editačních polí je identifikátor, označený např. jako Ident. zdroje apod. Přesto, že jej lze editovat, uživatelům se to nedoporučuje. IS vkládá většinu identifikátorů automaticky, pokud jejich vytvoření není vázáno na formu požadovanou SSHR. Editaci do editačních polí
Str. 1/11
Stručná metodika KISKAN SSHR 7.00 provádějte pečlivě, kontrolujte mezery mezi slovy a nenechávejte mezeru za názvy. Každá nepřesnost zakládá duplicity. Každé editační pole má svůj počet znaků, který nelze překročit. Formulář Údaje o organizaci otevřete ze stromového menu přes Adresář organizací >Přehled organizací >Přidat. Vyplňte všechna editační pole, případně vyberte údaj z rozbalovací nabídky. Klepněte na Osoby v organizaci a tlačítkem Přidat otevřete formulář Nová osoba. Vyplňte povinná editační pole. Vyberte pořadí kontaktu číslovkou 1-3 (viz. níže). Podle potřeby vyplňte údaje v záložce Spojení na osobu a Funkce v organizační struktuře. Všechny údaje o osobě lze editovat rovněž přes personální adresář. Záznamy průběžně ukládejte. V případě chybného údaje při editaci, použijte tlačítko Obnovit. Obnoví se stav formuláře před neuloženou změnou. Klepnutím na tlačítko Organizační struktura ve formuláři Údaje o organizaci otevřete formulář Přehled organizační struktury. Tlačítkem Přidat otevřete editační pole, editujete název organizační jednotky a vyplníte ostatní nabízená editační pole. Klepnutím na tlačítko Spojení na organizaci ve formuláři Údaje o organizaci otevřete formulář Spojení na organizaci. Vyberete typ spojení, vyplníte číslo spojení, pořadí spoje, případně doplníte poznámkou a záznam uložíte. Nový záznam spojení provedete tlačítkem Přidat a postup opakujete. Klepnutím na symbol u editačního pole typ spojení se nabídnou k výběru jiné typy spojení. Chcete-li promítnout spojení na organizaci do formuláře, zaškrtněte políčko "Hlavní?". V případě, že se na organizaci, u které vyplňujete formulář Údaje o organizaci, vážou Smlouvy, Budovy ve vlastnictví, Zdroje sil, Zdroje prostředků, Zdroje služeb apod., klepněte na příslušné tlačítko a vyplňte formuláře výše uvedeným postupem. Chcete-li formulář vymazat, klepněte na tlačítko Smazat. Formulář Osoby můžete otevřít ze stromového menu přes Adresář organizací nebo přes Personální adresář>Přehled osob>Přidat. Editační pole názvu organizace vyberte klepnutím na symbol aktuálního číselníku. Pokud není uvedena, editujte název organizace. Vyplňte ostatní editační pole. Spojení na osobu vyplňujte po výběru typu spojení a zaškrtněte, o jaké spojení se jedná, zda "Hlavní", "K trvalé adrese" apod. Stanovte pořadí spojení v příslušném poli a záznam uložte. Chcete-li k osobě přiřadit další typ spojení tj. Fax, E-mail atd., klepněte na tlačítko Nové spojení. Po vyplnění editačních polí záznam uložte. V případě potřeby opravy chybného záznamu, klepněte na tlačítko Obnovit. V případě potřeby záznam o spojení vymazat, označte myší řádek záznamu a klepněte na tlačítko Smazat. Klepnutím myši na záložku Funkce v organizační struktuře otevřete další část formuláře. V editačních polích s aktuálním číselníkem vyberte název org. jednotky a funkci osoby, pokud je tam uvedena. Jinak editujte název funkce. V případě potřeby doplnit všechny funkce osoby, klepněte na tlačítko Nová funkce a editaci opakujte. Formulář Nová budova nebo areál otevřete ze stromového menu přes Prostory>Budovy a areály>Přehled budov a areálů>Přidat. Vyplníte, editační pole, nebo načtěte údaje do editačních polí rozbalovací nabídkou, případně z aktuálních číselníků tam, kde se nabízejí. Tlačítkem O vlastníku více nebo O zpracovateli více lze vstoupit do formuláře Údaje o organizaci. Klepnutím na tlačítko Seznam skladů nebo Seznam pracovišť lze vstoupit přímo do těchto formulářů. Chcete-li provádět změny již vyplněných formulářů, klepněte na tlačítko Detail, případně poklepejte na řádek záznamu v Přehledu budov a areálů. Proveďte úpravy a uložte. Pohyb po formulářích lze provádět šipkami vlevo nebo vpravo na dolní liště. Formulář Nový sklad otevřete ze stromového menu Prostory>Sklady>Přehled skladů>Přidat. Vyplníte, editační pole, nebo načtěte údaje do editačních polí z rozbalovací nabídky, případně z aktuálních číselníků tam, kde se nabízejí. Chcete-li provádět změny již vyplněných formulářů, klepněte na tlačítko Detail, případně poklepejte na řádek záznamu ve formuláři Přehled skladů. Jsou-li k příslušnému skladu ve formuláři Zdroje věcných prostředků přiřazeny zdroje věcných prostředků, lze tlačítkem Uložené zdroje věcných prostředků vyvolat jejich seznam. Tlačítkem Smazat lze jednotlivé formuláře odstranit. Formulář Nový obrázek otevřete ze stromového menu Katalogy>Katalog obrázků>Přehled obrázků>Přidat. Vyplníte editační pole s názvem obrázku a klepnutím na tlačítko Import obrázku importujete obrázek z adresáře. Postup opakujete při vkládání dalších obrázků. Symboly " + ", nebo " – " ovládáte velikost zobrazení obrázku. Dbejte, aby rozlišení obrázků bylo co nejmenší. Formulář Nový věcný prostředek otevřete ze stromového menu Katalogy>Katalog věcných prostředků> Přehled věcných prostředků>Přidat. Vyplňte editační pole editací, nebo načtením údajů prostřednictvím rozbalovací nabídky a aktuálních číselníků na záložce Identifikace. Vyberte z aktuálního číselníku Hlavní obrázek klepnutím na jeho symbol, případně na záložce Další obrázky. Postupujte stejným způsobem, ale nezapomeňte stanovit pořadí obrázků. Klepněte na záložku Parametry, vyberte parametr a do editačního pole vložte jeho hodnotu. Záznam uložte a podle potřeby postup opakujte klepnutím na tlačítko Nový parametr. V případě omylu se vrátíte k poslednímu uloženému záznamu klepnutím na tlačítko Obnovit.
Str. 2/11
Stručná metodika KISKAN SSHR 7.00 Parametry lze kopírovat tlačítkem Parametry do paměti a vložit tlačítkem Parametry z paměti jinému věcnému prostředku příbuzného typu, jehož hodnoty upravte podle skutečnosti. Klepněte na záložku Popis kde volným textem, nebo přenesením textu ze souboru lze přenést a vložit informace blíže popisující uvedený věcný prostředek. Tlačítkem Další měrné jednotky lze u vybraných věcných prostředků vytvořit koeficienty pro manipulaci s prostředkem. Tlačítkem Soupravy lze vytvořit seznamy prvků v soupravě, pokud je věcný prostředek obsahuje. Na formuláři věcného prostředku lze Vytvořit dokument katalogový list. Po nastavení možnosti pro generování katalogu a klepnutí na tlačítko Dokončit se ve formátu dokumentu WORD vygeneruje katalogový list s obrázkem věcného prostředku a všemi vloženými daty. Formulář Nový zdroj věcného prostředků otevřete ze stromového menu Zdroje>Zdroje věcných prostředků>Přehled zdrojů věcných prostředků>Přidat. Pečlivě editujte název zdroje a záznam uložte. IS vygeneruje identifikátor zdroje, který pečlivě opište nebo zkopírujte za název zdroje ve tvaru: mezera pomlčka mezera. Vyberte kód účelu užití a opět uložte. Vyberte klepnutím na symboly editačních polí všechny potřebné údaje. Záložka Účetní položka nebude aktivní, pokud zdroj nebude vzat do příjmu. Záložka Popis stavu zdroje slouží pro aktuální hodnocení technického stavu. Záložka Parametry zdroje slouží k ukládání jedinečných technických údajů. Postup jejich vyplnění je stejný jako ve formuláři Nový věcný prostředek. Tlačítkem O prostředku více se vnoříte do formuláře věcného prostředku. Ostatní tlačítka jsou informativní. Dbejte na správné přiřazení prostředku příslušnému adresnému skladu, proto je potřebné nejdříve vyplnit formulář Nový sklad, pokud není v seznamu uveden. Formulář Účetní položka otevřete ze stromového menu Evidence>Účetní položky>Přehled účetních položek. Vyberte zdroj věcného prostředku pro editaci účetních údajů, poklepejte na řádek myší nebo klepněte na tlačítko Detail. Načtěte příslušnou inventurní skupinu, evidenční sklad, editujte cenu/MJ a cenový index. Záznam uložte. Množství aktuální nevyplňujte. Do editačního pole se načte automaticky, až bude účetní položka vzata do příjmu, včetně údajů, které jsou v nepřístupných polích. Formulář Nový příjem otevřete ze stromového menu Evidence>Příjmy>Přidat. Formulář se nesmí používat pro převody zásob a majetku mezi evidenčními sklady nebo inventurními skupinami. Při vyplňování editačních polí věnujte pozornost identifikátoru příjmu, který musí být jedinečný pro každý jednotlivý příjem. Způsob vyplnění je obsažen v ML 18, Kompletní metodiky KISKAN SSHR. Vyberte rozbalovací nabídkou jednotlivých editačních polí ostatní údaje a zapište důvod nového příjmu, který je zpravidla podložen dokumentem. Podle ident.zdroje, nebo názvu zdroje vyberte z aktuálního číselníku zdroj, který je předmětem příjmu. Po jeho načtení záznam uložte. Jde-li o souhrnnou příjemku, klepněte na tlačítko Nová položka příjmu. Postup s výběrem zdroje a jeho uložením do seznamu opakujte tolikrát, kolik zdrojů má být příjemkou přijato. Posledním úkonem je po zaškrtnutí políčka promítnutí dokladu na stav. Doklad se započte k poslednímu stavu a uzavře se proti nechtěným úpravám. V případě potřeby plánovaných úprav je potřebné vyjmout doklad ze stavu. K vytvoření písemného dokladu "Příjemka" klepněte na tlačítko Vytvořit dokument příjemka. Formulář Nový výdej otevřete ze stromového menu Evidence>Výdeje>Přidat. Formulář se nesmí používat pro převody zásob a majetku mezi evidenčními sklady nebo inventurními skupinami. Při vyplňování editačních polí věnujte pozornost identifikátoru výdeje, který musí být jedinečný pro každý jednotlivý výdej. Způsob vyplnění je obsažen v ML 19, Kompletní metodiky KISKAN SSHR. Vyberte rozbalovací nabídkou jednotlivých editačních polí ostatní údaje a zapište důvod nového výdeje, který je zpravidla podložen dokumentem SSHR. Podle ident.zdroje, nebo názvu zdroje vyberte z aktuálního číselníku zdroj, který je předmětem výdeje. Po jeho načtení záznam uložte. Jde-li o souhrnnou výdejku, klepněte na tlačítko Nová položka výdeje. Postup s výběrem zdroje a jeho uložením do seznamu opakujte tolikrát, kolik zdrojů má být výdejkou vydáno. Posledním úkonem je po zaškrtnutí políčka promítnutí dokladu na stav. Doklad se odečte od posledního stavu a uzavře se proti nechtěným úpravám. V případě potřeby plánovaných úprav je potřebné vyjmout doklad ze stavu. K vytvoření písemného dokladu "Výdejka" klepněte na tlačítko Vytvořit dokument výdejka. V případě, že zdroje byly vydány krátkodobě a odběratel je po zápůjčce vrací, tlačítkem Detail vyberte z přehledu výdejů příslušnou výdejku. Klepnutím na tlačítko Vytvořit příjemku, se otevře formulář pro kopírování výdejky do příjemky. Doplňte identifikátor a číslo rozhodnutí a tlačítkem Ano kopírování potvrďte. Výdejka se zkopíruje do formátu příjemky. Podle potřeby příjemku opravte a vezměte doklad na stav. Formulář Nový převod otevřete ze stromového menu Evidence>Převody>Přidat. Pozornost věnujte vyplnění identifikátoru převodu, který musí být jedinečný pro každý jednotlivý převod. Způsob vyplnění je obsažen v ML 25, Kompletní metodiky KISKAN SSHR. Vyberte rozbalovací nabídkou číslo evidenčního skladu, ze kterého a na který se převod uskutečňuje. Přeneste kurzor do editačního pole Z invent. skup.: a Str. 3/11
Stručná metodika KISKAN SSHR 7.00 vyberte, ze které inventurní skupiny se převod uskuteční. Přeneste kurzor do editačního pole Na invent. skup.: a vyberte inventurní skupinu, na kterou se převod uskuteční. Editujte číslo DÚD pokud jej potřebujete, vyberte typ důvodu a editujte důvod převodu. Zaškrtněte políčko Ochraňovatel předává? Vyplní se identifikační údaje předávajícího ochraňovatele, který převod provádí. Zaškrtněte políčko Ochraňovatel přebírá? Vyplní se identifikační údaje přebírajícího ochraňovatele, tedy stejné údaje. Zaškrtnutí obou políček je určeno pro vnitropodnikové převody uvnitř evidenčního uzlu. Jestliže ochraňovatel převádí mimo organizaci, políčko „Ochraňovatel přebírá?“ se nezaškrtává, ale edituje se název Organizace:, Adresa:, IČO:, DIČ:. V případě, že je převod uskutečňován na krizovou situaci, editujte nebo vyberte Evid.č.kriz.sit.:. Ostatní údaje v první části formuláře vyberte z číselníků nebo editujte. Podle identifikátoru Ze zdroje: nebo podle názvu zdroje v editačním poli Název zdr.: vyberte zdroj určený k převodu, doplňte Množství: a záznam uložte. Pro načtení dalšího zdroje určeného k převodu klepněte na tlačítko Nová položka převodu, vyberte zdroj a záznam uložte. Klepnutím myši na editační pole Je doklad promítnut na stav? se položky převodu zdrojů odečtou na jedné straně účtů a připočtou na straně druhé příslušných účtů. Zobrazí se hlášení, že doklad byl zpracován na stav. Klepnutím myši na tlačítko Vytvořit dokument převodka systém vygeneruje formalizovaný účetní doklad Formulář Nové předání a převzetí otevřete ze stromového menu Evidence>Předání a převzetí>Přidat. Při vyplňování editačních polí věnujte pozornost identifikátoru, který umožňuje při správném vyplnění řadit protokoly v pořadí ročního sledu, viz ML 20 Kompletní metodiky KISKAN SSHR. Vyplňte editační pole nebo načtěte údaje rozbalovací nabídkou a z aktuálních číselníků na záložce Předávající a přebírající. Klepněte na tlačítko Přidat položky z příjemky nebo Přidat položky z výdejky nebo Přidat položky z převodky, podle intence. Z aktuálního číselníku vyhledejte identifikátor výdeje (příjmu nebo převodu). Data se načtou do protokolu. Kontrolu správnosti proveďte klepnutím na záložku Předané položky. Klepnutím na záložku Text za položkami se otevře editační pole pro záznam povinných údajů o technickém stavu, provozní dokumentaci, zásobách PHM a další nezbytné údaje. Klepnutí na tlačítko Text za podpisy umožňuje editovat rozdělovníky a doložky. Posledním krokem je tisk, příkazem Vytvořit dokument protokol o předání a převzetí. Formulář Inventury otevřete ze stromového menu Evidence>Inventury>Přidat. Vyplňte název inventury, vyberte z rozbalovací nabídky inventurní skupinu a evidenční sklad, ze které se inventura provádí. Editujte datum a číslo jednací inventury. V případě že se jedná o inventuru zásob vydaných na krizovou situaci, vyberte její číslo. Záznam uložte. Inventura se založí do seznamu. Tlačítkem Přidat otevřete nový formulář a opakováním postupu založte inventuru pro novou inventurní skupinu a evidenční sklad. V první části formuláře použijte tlačítka: Účetní položky pro kontrolu účetních položek v inventuře, Příjmy pro kontrolu příjmů, Výdeje pro kontrolu výdejů, Převody pro kontrolu převodů a Zobrazit účetní stav pro kontrolu účetního stavu. Klepnutím na tlačítko Vytvořit inventurní seznam se generuje inventurní seznam, s počtem řádku, který lze na formuláři nastavit. Tyto tlačítka zobrazí požadované údaje a generují inventarizační seznam jen tehdy, je-li vyplněn ve formuláři evidenční sklad. Druhá úroveň tlačítek pouze pro krizové situace. Jsou to tlačítka Příjmy a výdeje za organizaci a Přehled vydaných a vrácených SHR. Generování inventurního seznamu za krizové situace provedete tlačítkem Vytvořit dokument inventury krizových situací. Jednotlivé inventury lze vymazat ze seznamu tlačítkem Smazat po označení příslušného řádků myší. Inventurní seznam se vytváří z položek větším jak nula. Pokud je zadáno číslo evidenčního skladu, nemůže být zadáno číslo krizové situace a naopak. Pokud není zadáno ani číslo evidenčního skladu ani číslo krizové situace, jde o inventuru pro všechny krizové situace.
4. Příprava a kontrola základních číselníků Základní číselníky slouží pro přípravu a údržbu základních skupin dat určených k sjednocování a kategorizaci věcných prostředků, služeb a ostatních dat. Lze je připravovat, kontrolovat a udržovat prostřednictvím tabulek xls, nebo editací v příslušných kapitolách stromového menu. Část základních číselníků kontroluje SSHR a předává k importu uživatelům v tabulce xls. Postup při jejich importu je podrobně popsán v Kompletní metodice KISKAN SSHR v kapitole F.2. Jsou to číselníky: Číselník měrných jednotek (CMJ), Číselník kódu věcného užití CND), Číselník kódu účelu užití (CSHR), Číselník rezortů CRST), Číselník druhů zásob (CDZ), Číselník klasifikace produkce (CZ-CPA). Po jejich obdržení od SSHR ve formátu xls. proveďte kontrolu formální a obsahové správnosti a uložte do přenosového adresáře. Načtěte postupně z přenosového adresáře do IS KISKAN SSHR tabulky xls. postupem Import>Import dat, načtení přenosového souboru z databáze>Vyhledat. Vyhledejte příslušný soubor a klepněte na tlačítko Dokončit. Nezapomeňte vyhledávat v adresáři soubor s příponou xls. Po importu vyhledejte ve stromovém menu
Str. 4/11
Stručná metodika KISKAN SSHR 7.00 programu příslušný číselník a otevřete jej. Zkontrolujte, zda je správně načten. Setřiďte jej podle sloupce Zrušeno a vymažte zrušené řádky seznamu. Jestliže najdete záznam, který má ve sloupci Zrušeno uvedeno "A" a ve sloupci Je SSHR uvedeno "A", zkuste ho smazat. Jestliže při pokusu o smazání zrušeného záznamu obdržíte chybovou hlášku, postupujte podle Kompletní metodiky KISKAN SSHR v kapitole F.2. Číselník evidenční sklady slouží správnému začlenění příslušných zdrojů do skupiny zdrojů konkrétního resortu. Je sestaven z osmimístného čísla, složeného ze tří číselných skupin. První tři čísla označují resort, pro který jsou zásoby ochraňovány. Další tři čísla identifikují ochraňovatele. Poslední dvojčíslí je přiděleno SSHR. Množství evidenčních skladů se může měnit, některé vznikají, jiné zanikají. V případě zrušení evidenčního skladu provedete jeho odstranění označením příslušného řádku seznamu myší a klepnutím na tlačítko Smazat. Na rušený evidenční sklad nesmí být navázány zdroje v účetních položkách s hodnotou větší jak nula. Před výmazem proveďte kontrolu a odstranění účetních položek příslušného evidenčního skladu. Pro přidání evidenčního skladu do seznamu klepněte na tlačítko Přidat. Editujte Ident.číslo skladu (osmimístné číslo bez mezer), načtěte z rozbalovací nabídky druh zásob, rezort, editujte název skladu a zaškrtněte políčko "Je SSHR". Číslicí 1 až X vyplňte symbol pro ident. zdroje (druhý). Načtěte z aktuálního číselníku název budovy (areálu) a záznam uložte. Pro vyplnění dalších evidenčních skladů postup opakujte. Pokud jste rozhodnuti zrušený sklad zachovat a jeho účetní položky vykazují nulový stav, což lze zkontrolovat tlačítkem Zobrazit účetní stav, zaškrtněte políčko "Je sklad archivní?" a odškrtněte políčko "Je SSHR". Tímto postupem se evidenční sklad se svými nulovými položkami bude zobrazovat jen ve vašem uzlu a nebude přenášen do dávky přenosů dat na SSHR. Tlačítkem Obnovit obnovíte poslední uložený záznam v případě nesprávného zadání nebo omylu při vyplňování záznamu. Číselník inventurní skupiny slouží pro účetní kategorizaci účetních položek a inventur. Vytváří se kombinací vlastního názvu inventurní skupiny voleného uživatelem spolu s číselníkem účetních skupin, který je implicitně součástí KISKAN a je tvořen v souladu s potřebami SSHR a zákona o účetnictví. Inventurní skupiny se přiřazují jednotlivým účetním položkám ve formuláři "Účetní položka". Inventurní skupiny se mohou rušit, měnit nebo přidávat podle požadavků SSHR. V případě zrušení inventurní skupiny provedete její odstranění označením příslušného řádku seznamu myší a klepnutím na tlačítko Smazat. Na rušenou inventurní skupinu nesmí být navázány zdroje v účetních položkách s hodnotou větší jak nula. Před výmazem proveďte kontrolu a odstranění účetních položek příslušné inventární skupiny. Pro přidání inventurní skupiny do seznamu klepněte na tlačítko Přidat. Nejprve vyberte z rozbalovací nabídky editačního pole Účetní skupina potřebnou účetní skupinu. Dále vyberte z rozbalovací nabídky editačního pole Název inventurní skupiny, která je shodná s účetní skupinou. Pokud ji nenaleznete, editujte název v přesném znění účetní skupiny s tím, že před název editujete nejprve pořadové číslo pro přehledné řazení inventurních skupin v seznamu. Vložte Symbol pro ident. zdroje (první), který je ve tvaru velkého písmene a který odpovídá malému písmenu příslušné inventurní skupiny. Záznam uložte. Klepnutím myši na tlačítko Přidat se formulář inventurní skupiny připraví pro záznam další inventurní skupiny. V případě nesprávného zadání nebo omylu, tlačítkem Obnovit obnovíte poslední uložený záznam. Číselník krizové situace je určen pro uložení evidenčních čísel a evidenčních názvů krizových situací. Klepnutím na tlačítko Krizové situace>Přidat otevřete formulář nové krizové situace. Vyplňte všechna editační pole a záznam uložte. Vyplnění číselníku umožňuje načítat údaje o krizové situaci do všech formulářů, které tyto údaje vyžadují.
5. Povinné údaje na hlavních formulářích Povinné údaje představují údaje, které základním způsobem ovlivňují kvalitu informace. Jejich nesprávným vyplněním vzniká riziko, že se prostřednictvím aktuálních číselníků budou dále šířit chyby do všech formulářů a generovaných dokumentů případně budou vznikat duplicity, které komplikují přiřazování zdrojů, účetních položek, příjmů a výdejů, inventur apod. Jako povinné lze rovněž chápat údaje, které SSHR požaduje uvádět pro vedení evidence zdrojů v systému HOPKS a pro potřeby IS KRIZKOM v krizových situacích. Hlavní formuláře s povinnými údaji jsou: Údaje o organizaci: editujte název, adresa, IČO, DIČ, telefon, fax, el. pošta, hlavní kontaktní osoby. Po klepnutí na tlačítko Spojení na organizaci: vyberte typ spojení, zakřížkujte, že je to spojení hlavní a číslicí stanovte pořadí spoje. Po uložení se údaje o spojení promítnou do formuláře. Po klepnutí na tlačítko Osoby v organizaci: vyplňte jméno, příjmení, vyberte pořadí kontaktu (1-3), které stanovuje kontaktní osobu v hlavním formuláři. Zakřížkujte, zda je osoba odpovědná za zdroje prostředků. Klepněte na záložku Spojení
Str. 5/11
Stručná metodika KISKAN SSHR 7.00 na osobu: vyberte typ spojení, editujte číslo (text) spojení, zakřížkujte "hlavní" a číslicí stanovte "pořadí". Po uložení se spojení promítne na formuláři. Pro další kontaktní osoby postup opakujte. Budovy a areály: editujte název budovy (areálu), vyberte vlastníka budovy areálu, zadejte adresu, zkratku budovy, vyberte ORP, organizace zpracovatele, příjmení a jméno komp. osoby zpracovatele. V případě, že uvedené údaje nelze vybrat přes aktuální číselníky nebo rozbalovací nabídky, nejdříve doplňte formulář údajů o organizaci nebo editujte klávesnicí. Obrázky: editujte název obrázku, který názvem odpovídá zobrazenému objektu. Dodržujte rozlišení 640 x 480 pixel. Formulář věcného prostředku: vyberte typ prostředku, jednotku množství (MJ), editujte název prostředku (musí být stejný jako název zdroje bez identifikátoru). Na záložce Identifikace je povinnými údaji kód věcného užití a kód CZ-CPA, které vyberete z aktuálního číselníku. Dále přesně editujte SKP a JKPOV, který přiděluje SSHR svým rozhodnutím. V případě, že je věcný prostředek zrušen, zaškrtnete políčko "zrušeno". Zrušené záznamy se nenabízejí v záznamech aktuálních číselníků. Záznam uložte. Na záložce Hlavní obrázek vyberete obrázek příslušný k věcnému prostředku z aktuálního číselníku. Záznam uložte. Obrázek je povinný údaj. Na záložce Parametry jsou povinnými údaji hmotnostní a rozměrové parametry. U dopravní techniky jsou to rovněž přepravní kapacita, druh paliva, rychlost, spotřeba. Výběr parametru vyberte do editačního pole klepnutím myši na rozbalovací nabídku, editujete hodnotu a záznam uložte. Další parametr můžete zadávat po klepnutí myší na tlačítko Nový parametr. Každý z parametrů samostatně ukládejte. Na záložce Popis editujte základní popis (případně vložte kopírovaný text), který charakterizuje použití věcného prostředku, nebo uvádí jeho specifické vlastnosti z hlediska použití v krizových stavech. Zdroje věcných prostředků: je hlavním formulářem pro identifikaci zdroje v účetnictví. Povinným údajem je jedinečný identifikátor zdroje, který sestavuje sám uživatel a vkládá za název zdroje podle pravidel uvedených v ML.13 Kompletní metodiky KISKAN SSHR. V editačních polích s aktuálním číselníkem vyberte kód účelu užití, typ prostředku, název organizace, název organizační jednotky, název skladu a organizaci zpracovatele. Výběr z aktuálních číselníků předpokládá, že uživatel předem zpracoval formuláře, které aktuální číselníky zakládají. Klepnutím na tlačítko Parametry zdroje se aktivuje formulář pro vložení jedinečných parametrů, jejichž aktuální číselník otevřete klepnutím na symbol editačního pole, vyberete parametr a vložíte hodnotu. Záznam uložte. Další záznam můžete zadávat po klepnutí na tlačítko Nový parametr a postup opakujete. U technických prostředků vyplníte maximum známých parametrů. U materiálních prostředků minimálně jeden parametr, převážně hmotnostní a rozměrový. Účetní položka: je formulář pro přiřazení inventurní skupiny, evidenčního skladu, ceny, cenového indexu a množství každému jedinečnému zdroji. Vyberte z rozbalovací nabídky inventurní skupinu, evidenční sklad, editujte cenu/MJ, a cenový index. Záznam uložte. Podmínkou pro uložení je, že číselník inventurních skupin a evidenčních skladů je vyplněn. Množství aktuální se přiřadí po vyplnění příjmu přes tlačítko Příjmy. Otevře se přehled příjmů, dále použijete Přidat a otevře se formulář nového příjmu. Po jeho vyplnění a vzetí na stav se automatizovaně doplní všechna editační pole. Inventury: mají podstatu relevantnosti údajů v předem připravených a dobře zpracovaných formulářích inventurních skupin a evidenčních skladů. Inventurní seznam jako výsledek práce uživatele je souhrnem řádně zpracovaných formulářů, které z tohoto pohledu je možné chápat jako povinné. Rozlišujeme inventury pro inventury krizových situací, kde povinnými údaji jsou: název inventury, inventurní skupina, evidenční sklad a evidenční číslo krizové situace. Dále jsou to řádné a mimořádné inventury kde povinnými údaji jsou: název inventury, inventurní skupina, evidenční sklad. Inventurní skupiny: jsou povinným údajem pro jejich přiřazení v účetních položkách i v inventurách. Každé inventurní skupině musí být přiřazena účetní skupina a symbol pro ident. zdroje (první). Při kontrole inventurních skupin je zjišťováno, zda není v údaji "Účetní skupina" uvedena hodnota "Nezařazeno", která je u PZ nepřípustná. Evidenční sklad: je povinným údajem pro jeho přiřazení v účetních položkách, příjmech, výdajích, protokolech o předání a v inventurách. Editujte identifikátor evidenčního skladu. Je to číslo dodané SSHR a pro daný sklad jedinečné. Povinný je výběr druhu zásob a výběr rezortu, který musí být v souladu s identifikátorem. Název evid. skladu je název neformální, ale povinný. Vyjadřuje příslušnost skladu k místu a organizaci. Povinným údajem je vztah k SSHR zaškrtnutí políčka "Je SSHR ?". Zaškrtnutí proveďte v případě, jestliže je druh zásob označen "Je SSHR ?". U ostatního majetku, pokud je u organizace veden v IS
Str. 6/11
Stručná metodika KISKAN SSHR 7.00 KISKAN SSHR (např. majetek OSMI SSHR) se tento symbol nezaškrtává. Načtením názvu budovy (areálu) se automatizovaně vyplní ostatní povinná editační pole. Protokol o předání: je dokument s právními důsledky. Pro bezchybné vytvoření dokumentu Protokol o předání a převzetí jsou povinnými údaji předané položky, které se načítají tlačítkem Přidat položky z výdejky (příjemky nebo převodky). IS KISKAN SSHR vyhledá výdej (příjem nebo převod) po zadání identifikátoru výdeje (příjmu nebo převodu), nebo nabídne aktuální číselník s možností výběru ze seznamu výdejů, příjmů nebo převodů, podle intence. Pokud je řádně vyplněna výdejka (příjemka, převodka) většina povinných údajů se automatizovaně načte. Po kontrole doplníte datum a místo předání předmětných položek. Klepnutím na záložku Předané položky je otevřete a zkontrolujete. Povinné údaje předepsané SSHR jsou v záložce Text za položkami, kde editujte text, který musí obsahovat minimálně údaje o technickém stavu předávaného věcného prostředku, předávanou dokumentaci, doplnění provozními náplněmi a seznamy předmětů v soupravě. Jejich forma není povinná. Rovněž se sem zaznamenávají případné námitky a dodatky přebírající strany.
6. Automatizovaná kontrola dat Automatizovaná kontrola dat je funkce pro hromadnou kontrolu správnosti dat, především pro vyhledání stavu vyplněnosti a věrohodnosti povinných údajů požadovaných SSHR. V horním menu klepněte na Nástroje>Zkontrolovat data pro SSHR. Zobrazí se formulář pro kontrolu dat, na kterém zadáte parametry kontroly. Implicitně jsou zaškrtnuta políčka pro všechny kontroly. Pro zrušení všech kontrol a zadání vybraných kontrol klepněte na tlačítko Zrušit výběr všech kontrol. Pro výběr jen některých kontrol zaškrtněte políčko, které obsahuje zvolený typ kontroly. Poslední zaškrtávací políčko "Pro kontrolu vybrat pouze záznamy do evidenčních skladů SSHR a nezařazené do evid.skl." (je předem nastaveno - zaškrtnuto) odškrtněte v případě, že chcete kontrolovat všechny zásoby a majetek vedené v IS KISKAN SSHR. U uživatelského uzlu je rovněž implicitně nastaven Název uzlu. U řídícího uzlu, který obsahuje více uživatelských uzlů, vyberte z rozbalovací nabídky název uzlu, u kterého chcete provést kontrolu. Chcete-li provést kontrolu všech uzlů na jednom protokolu, v poli Název uzlu vyberte prázdnou hodnotu. Pro omezení rozsahu kontroly zadejte do editačního pole časové rozmezí kontroly. Klepnutím na tlačítko Dokončit vás KISKAN upozorní na počet nalezených záznamů kontroly. Potvrzením kontroly tlačítkem Ano se v textovém editoru WORD vygeneruje dokument (protokol) se záznamem nedostatků.
7. Předepsané postupy pro změnu zásob Změna zásob, respektive příjem na sklad a výdej ze skladu se provádí na základě rozhodnutí SSHR. Z hlediska účetnictví jde o přírůstek zásob, nebo úbytek zásob. Nový příjem je formulář, který lze použít jen pro příjem zásob a majetku od externího dodavatele. Klepněte Katalogy>Katalog věcných prostředků>Přidat a založte, v případě že ještě není založen, předmět příjmu do katalogu věcných prostředků. Zvolte Zdroje>Zdroje věcných prostředků>Přidat a založte předmět příjmu, v případě že ještě není založen, do zdrojů věcných prostředků. Zvolte Evidence>Účetní položky a vyhledejte v přehledu účetních položek příslušný předmět příjmu. Tlačítkem Detail nebo poklepáním na řádek otevřete formulář účetní položky. Vyplňte, v případě že ještě nejsou vyplněna, povinná editační pole: inventurní skupina, evidenční sklad, cena/MJ a index. Záznam uložte. Množství nevyplňujte. Klepněte na Evidence>Příjmy>Přidat, otevře se formulář nového příjmu. Vyplňte povinné údaje pro správné vytvoření příjemky. Jsou to: identifikátor příjmu, který se generuje automatizovaně, nebo se edituje podle potřeby uživatele. Dále typ důvodu. Evidenční sklad vyberte z rozbalovací nabídky. Vyberte, na kterou invent. skupinu je příjem prováděn V případě, že je příjem prováděn ve prospěch řešení konkrétní krizové situace, uveďte evidenční číslo krizové situace. Pro správné generování výdejky je nutno vyplnit i důvod, který je zpravidla uveden v dokladech SSHR. Ostatní editační pole se načtou z aktuálních číselníků, pokud v nich údaje byly vloženy předem. Pokud ne, zapište je na příjemku bez použití číselníku. V druhé části složeného formuláře zadáte položky příjmu. Klepnutím na symbol aktuálního číselníku identifikátoru nebo názvu zdroje, vyberte a vložte zdroje určené k příjmu. Zdroj již musí být založen v přehledu zdrojů a v přehledu účetních položek, se všemi potřebnými údaji. Po načtení názvu zdroje do editačního pole je povinným údajem editace množství (implicitně se načítá číslo 1). Záznam uložte. V případě další položky příjmu klepněte na tlačítko Nová položka příjmu a výběr opakujte. Po kontrole správnosti zaškrtněte políčko "Je doklad promítnut stav ?", kterým se zapíše změna stavu na účetní položky. Klepnutím na tlačítko Vytvořit dokument příjemka vygenerujete dokument "PŘÍJEMKA. V případě potřeby formálních změn na příjemce Str. 7/11
Stručná metodika KISKAN SSHR 7.00 je nutné doklad vyjmout ze stavu odškrtnutím políčka "Je doklad promítnut na stav ?". V případě potřeby odstranění zdroje ze seznamu označte řádek zdroje myší a klepněte na tlačítko Smazat. Chcete-li zobrazit příjmy ve vybraném roce, poklepejte na Evidence>Příjmy>Rok a vyberte rok, ve kterém byl proveden alespoň jeden příjem. Formulář nový příjem se nesmí použít pro vnitropodnikové (vnitrouzlové) převody mezi evidenčními sklady nebo inventurními skupinami. Nový výdej je formulář, který lze použít jen pro výdej zásob a majetku externímu odběrateli. Formulář obsahuje stejné předepsané postupy jako nový příjem. Pouze se mění směr výdeje Z invent. skup. Formulář nový výdej se nesmí použít pro vnitropodnikové (vnitrouzlové) převody mezi evidenčními sklady nebo inventurními skupinami. Nový převod je formulář pro změnu zásob a majetku mezi evidenčními sklady nebo mezi inventurními skupinami. Převádí již existující zásoby a majetek mezi sebou. K vytvoření nového převodu uvnitř uživatelského uzlu, resp. v rámci organizace použijete formulář „Nový převod“v kapitole Převody programu KISKAN a vyplňte dle kapitoly 3, odst.12. této metodiky, nebo podle metodického listu ML 25 Protokol o předání: je formalizovaným dokladem o předání a převzetí zásob. Klepněte na Evidence>Předání a převzetí>Přidat. Otevře se formulář nového předání a převzetí. Tlačítkem Přidat položky z výdejky (příjemky, převodky) se otevře formulář pro vyhledání výdejky (příjemky, převodky). IS KISKAN SSHR vyhledá výdej (příjem, převod) po zadání identifikátoru výdeje (příjmu, převodu), nebo nabídne aktuální číselník s možností výběru ze seznamu výdejů (příjmů, převodů). Pokud je řádně vyplněna výdejka (příjemka) většina údajů se automatizovaně načte. Po kontrole doplníte datum a místo předání předmětných položek. Klepnutím na záložku Předané položky je otevřete a zkontrolujete. Povinné údaje předepsané SSHR jsou v záložce Text za položkami, které editujte podle bodu 5. této metodiky. Kontrola přírůstků a úbytků se provádí po provedených změnách v dotčených inventurních skupinách nebo v dotčených evidenčních skladech. Označte myši řádek inventurní skupiny v číselníku inventurních skupin kde byla provedena změna a zkontrolujte úbytek (přírůstek) přes tlačítko Výdeje, Příjmy, Převody. Tlačítkem Zobrazit účetní stav ověřte úbytek (přírůstek) v hodnotovém vyjádření. Stejný postup proveďte u opačné inventurní skupiny. Stejný postup zvolte, provádíte-li kontrolu úbytku (přírůstku) v evidenčních skladech.
8. Předepsané měsíční postupy Předepsané měsíční postupy jsou odvozeny od požadavku SSHR odeslat do požadovaného termínu, tedy do 4.dne následujícího měsíce, přenosovou dávku korektních a ověřených dat ve formátu nst. Nejdříve proveďte automatizovanou kontrolu dat podle bodu 6. této stručné metodiky v celém rozsahu nabízených kontrol. Odstraňte postupně nedostatky zobrazené v protokolu. V Katalogu věcných prostředků: doplňte chybějící SKP, JKPOV, kód CZ-CPA, kód věcného užití a hlavní obrázek. Zároveň vyplňte alespoň jeden parametr a editujte popis věcného prostředku. Ve formuláři Zdroje věcných prostředků: doplňte chybějící kód účelu užití, název prostředku a název organizace. Zároveň vyplňte alespoň jeden parametr v parametrech zdroje. Ve formuláři Účetní položka: doplňte chybějící inventurní skupinu, evidenční sklad, cena/mj a cenový index. Zároveň nesmí být hodnota v účetním množství prázdná, musí mít hodnotu 0 a větší. Ve formuláři Budovy a areály: doplňte chybějící zkratky budov, adresu, obec s rozš. působností a organizaci zpracovatele. Ve formuláři Evidenční sklady: doplňte chybějící název evidenčního skladu a název budovy. Pro druh zásob typu "Je SSHR", tak jak je vyplněno v číselníku druhu zásob, zakřížkujte "Je SSHR". Ve formuláři Inventurní skupiny: ověřte, zda není v údaji "Účetní skupina" uvedena hodnota "Nezařazeno". V případě že ano, přiřaďte názvu inventurní skupiny správnou účetní skupinu. Po provedení úprav proveďte opakovanou automatizovanou kontrolu. V případě že protokol ještě obsahuje chyby, odstraňování opakujte. V Přehledu výdejů, v Přehledu příjmů a v Přehledu převodů: v prvním sloupci přehledu zkontrolujte podle symbolu "A", které příjmy, výdeje a převody jsou v daném měsíci započteny (na stavu) a ověřte správnost podle dokumentační kontroly.
Str. 8/11
Stručná metodika KISKAN SSHR 7.00 Přenos dat. Proveďte Přenos dat>Export dat, vytvoření nového přenosového souboru>Další>Export pro SSHR (majetek SSHR bez osobních údajů ze všech uzlů) >Další>Dokončit. Soubor odešlete prostřednictvím informačního webu KISKAN SSHR na SSHR. Případně proveďte zálohu dat pro vlastní potřebu volbou Přenos dat>Export dat, vytvoření nového přenosového souboru>Další>Export celé databáze pro archivování dat >Další>Dokončit. Mezi předepsané měsíční postupy zařaďte i kontrolu správné formulace textů obsažených v údajích o organizaci, adresy organizací, směrovací čísla IČO a DIČ, aktualizaci kontaktů na organizaci a kontaktní osoby.
9. Předepsané každoroční postupy Předepsané každoroční postupy jsou potřebné v souvislosti s přípravou a provedením inventur, s archivací kompletních dat, odstraněním nulových položek a celkovou kontrolou vedení evidence zdrojů a účetních položek. Nejdříve proveďte automatizovanou kontrolu dat podle bodu 6. této stručné metodiky v celém rozsahu nabízených kontrol. Odstraňte nedostatky zobrazené v protokolu. Proveďte kontroly: V číselníku evidenčních skladů. Klepněte na Evidenční sklady a vyberte evidenční sklad označením řádku skladu klepnutím myši. Řádek se podbarví modře. Klepnutím na tlačítko Účetní položky otevřete přehled účetních položek ve vybraném evidenčním skladu. Zkontrolujte úplnost a správnost záznamů ve všech sloupcích přehledu. Klepněte na tlačítko Příjmy a otevře se přehled příjmů. Zkontrolujte všechny příjmy za příslušný rok porovnáním s účetními doklady, které určily provedení příjmu. Případné rozpory odstraňte. Klepněte na tlačítko Výdeje a otevřete přehled výdejů. Zkontrolujte všechny výdeje za příslušný rok porovnáním s účetními doklady, které určily provedení výdeje. Klepněte na tlačítko Převody a zobrazí se přehled převodů. Zkontrolujte všechny převody za příslušný rok. Případné rozpory odstraňte. Klepněte na tlačítko Zobrazit účetní stav. Zobrazí se množství účetní a cena účetní stav za aktuální rok. Započtěte příjmy a výdeje k ceně účetní minulého roku a porovnejte výsledek s cenou účetní aktuálního roku pro každý evidenční sklad. Případný rozdíl vyřešte. V číselníku inventurních skupin. Klepněte na tlačítko Inventurní skupiny a vyberte inventurní skupinu klepnutím myši na vybraný řádek názvu inventurní skupiny. Řádek se podbarví modře. Klepnutím na tlačítko Účetní položky otevřete přehled účetních položek ve vybrané inventurní skupině. Zkontrolujte úplnost a správnost záznamů ve všech sloupcích přehledu. Klepněte na tlačítko Příjmy. Otevře se přehled příjmů. Zkontrolujte všechny příjmy za příslušný rok porovnáním s účetními doklady, které určily provedení příjmu. Případné rozpory odstraňte. Klepněte na tlačítko Výdeje. Otevře se přehled výdejů. Zkontrolujte všechny výdeje za příslušný rok porovnáním s účetními doklady, které určily provedení výdeje. Případné rozpory odstraňte. Klepněte na tlačítko Převody a zobrazí se přehled převodů. Zkontrolujte všechny převody za příslušný rok. Případné rozpory odstraňte. Klepněte na tlačítko Zobrazit účetní stav. Zobrazí se množství účetní a cena účetní stav za aktuální rok. Započtěte příjmy a výdeje k ceně účetní minulého roku a porovnejte výsledek s cenou účetní aktuálního roku pro každou inventurní skupinu. Případný rozdíl vyřešte. Provedení inventury. Klepněte na tlačítko Inventury. Otevře se formulář inventur. Vyplňte název inventury, datum inventury a číslo jednací. Nastavte počet položek na jedné straně inventury, který bude vytištěn v dokumentu "inventurní seznam". V případě, že ještě nemáte přidány inventurní skupiny pro provedení inventarizace, klepněte na tlačítko Přidat a podle ML. 21 Kompletní metodiky KISKAN SSHR přidejte inventurní skupiny do seznamu. Po provedení kontroly přes tlačítka Účetní položky, Příjmy, Výdeje, Převody a Zobrazit účetní stav klepněte na tlačítko Vytvořit dokument inventurní seznam. V případě, že dokument "inventurní seznam" vykazuje chybu řádkování, snižte číslo počtu položek na jedné straně inventury. Postupně vytvořte inventurní seznamy pro všechny inventurní skupiny. Hromadné provedení inventury z více uzlů provedete volbu v horním menu Nástroje>Hromadná inventura, zobrazí se formulář pro zadání údajů: název organizace zpracovatele, inventurní skupina, číslo jednací a příloha číslo. Vyberte z rozbalovací nabídky požadované údaje, doplňte číslo přílohy a klepněte na tlačítko Další. Otevře se seznam inventur, který zobrazuje nalezené inventury pro zadaný název organizace zpracovatele a inventurní skupinu ze všech uzlů IS KISKAN SSHR. Klepnutím na tlačítko Dokončit se vygenerují inventurní seznamy. Záloha celé databáze. Proveďte výběrem exportu Export celé databáze pro archivování dat. Soubor se uloží do adresáře ARCHIV. Ukončete běžně používanou instalaci KISKAN SSHR a spusťte archivní instalaci programu KISKAN SSHR. Pro spuštění archivní instalace použijte ikonku na ploše, která odkazuje
Str. 9/11
Stručná metodika KISKAN SSHR 7.00 na archivní verzi. Ikonka pro archivní verzi končí označením Archiv. Může být například označena KisKan 6.30 Archiv. Proveďte archivaci dat postupem: klepněte na ikonu Přenos dat>Import dat, načtení přenosového souboru do databáze>Další>Vyhledat (vyhledejte v adresáři nebo zadejte název importovaného souboru) >zaškrtněte volbu na editačním poli Úplná obnova dat ze zálohy celé databáze>Dokončit. Data se importem založí do archivu. Odstranění nulových účetních položek proveďte volbou Nástroje>Odstranit nulové položky. Otevře se formulář pro zadání data, ke kterému se odstraní účetní položky s nulovým množstvím, včetně všech evidenčních dokladů, které s odstraněním souvisí. Vyplňte datum posledního dne v předchozím roce, tedy tak, aby zůstala minimálně jednoroční historie dokladů, a zvolte Dokončit. Budou odstraněny všechny účetní položky s nulovým stavem, jejichž poslední evidenční doklad má datum menší nebo rovno zadanému datumu. Před odstraněním nulových účetních položek musíte provést zálohu celé databáze.
10. Předepsané postupy v krizové situaci Předepsané postupy v krizové situaci jsou stanoveny požadavky SSHR pro vedení evidence zdrojů vydaných na řešení krizových situací. Všechny údaje potřebné pro vypracování povinné účetní dokumentace jsou uvedeny v ROZHODNUTÍ ředitele OPH o poskytnutí státních hmotných rezerv. Založení krizové situace. Klepnutím na Evidence>Krizové situace otevřete přehled krizových situací a tlačítkem Přidat aktivujte formulář nové krizové situace. Uveďte evidenční číslo krizové situace, evidenční název krizové situace, vyberte z rozbalovací nabídky název organizace řešící krizovou situaci a název řešitele krizové situace. Označte, zda se jedná o simulovanou, nebo skutečnou krizovou situaci. Záznam uložte. Zpracování účetní dokumentace. Provádí se na základě Rozhodnutí předsedy SSHR o poskytnutí PZ (zdrojů). Hlavním dokumentem jak směrem k odběrateli PZ, tak pro převedení PZ uvnitř účetnictví organizace z inventurní skupiny „účelové disponibilní-u,“ na inventurní skupinu „výdej na krizi bez rozlišení podle jednotlivých krizí – k,“ je Převodka a Protokol o předání a převzetí. Nový převod otevřete ze stromového menu Evidence>Převody>Přidat. Vyplňte, nebo nechte vytvořit identifikátor převodu. Způsob jeho vyplnění je obsažen v ML 25, Kompletní metodiky KISKAN SSHR. Vyberte rozbalovací nabídkou číslo evidenčního skladu, ze kterého je převod uskutečňuje a číslo evidenčního skladu na který se převod uskutečňuje. Přeneste kurzor do editačního pole Z invent. skup.: a vyberte, ze které inventurní skupiny se výdej na krizi uskutečňuje. Přeneste kurzor do editačního pole Na invent. skup.: a vyberte inventurní skupinu „04. SHR - výdej na krizi bez rozlišení podle jednotlivých krizí k.“ Editujte číslo DÚD pokud jej potřebujete, vyberte typ důvodu a editujte důvod převodu. Zaškrtněte políčko Ochraňovatel předává? Vyplní se identifikační údaje předávajícího ochraňovatele, který převod provádí. Jestliže ochraňovatel převádí mimo organizaci (předání na řešení krizové situace), políčko „Ochraňovatel přebírá?“ se nezaškrtává, ale edituje se název Organizace:, Adresa:, IČO:, DIČ:. Číslo krizové situace editujte, nebo vyberte z číselníku editačního pole Evid.č.kriz.sit.:. Ostatní údaje v první části formuláře vyberte z číselníků nebo editujte. Ve druhé části formuláře vyplňte položky převodu. Podle identifikátoru Ze zdroje: nebo podle názvu zdroje v editačním poli Název zdr.: vyberte zdroj určený k převodu, doplňte Množství: a záznam uložte. Pro načtení dalšího zdroje určeného k převodu klepněte na tlačítko Nová položka převodu, vyberte zdroj a záznam uložte. Klepnutím myši na editační pole Je doklad promítnut na stav? se položky převodu zdrojů odečtou na straně účtů (disponibilní - u) a připočtou na straně druhé příslušných účtů (výdej na krizi -k). Zobrazí se hlášení, že doklad byl zpracován na stav. Klepnutím myši na tlačítko Vytvořit dokument převodka systém vygeneruje formalizovaný účetní doklad. Protokol o předání a převzetí. Pro jeho vytvoření postupujte podle bodu 5 této metodiky. Věnujte pozornost datu protokolu, které musí být shodné s datem výdeje. Provedení inventury podle krizových situací provedete volbou Evidence>Inventury. Vyplňte název inventury, vyberte potřebnou inventurní skupinu pro krizovou situaci (nebo ji založte). Pokud chcete vytvořit inventurní seznam pro všechny krizové situace, nevyplňujte evidenční sklad, ani evidenční číslo krizové situace. Klepněte na Vytvořit dokument inventury krizových situací. Otevře se program MS Word a pro aktuálně nastavenou inventuru se vytvoří inventura příjmů, výdejů a převodů za všechny krizové situace. Jestliže potřebujete vytvořit inventuru pouze za konkrétní krizovou situaci, založte do inventur další záznam inventury krizových situací. Pro tento záznam vyplňte pole Evid.č.kriz.sit.:. Volbou Příjmy a výdeje za organizaci můžete získat rychlý přehled o položkách, které vstupují do inventury krizových situací. Volbou
Str. 10/11
Stručná metodika KISKAN SSHR 7.00 Přehled vydaných a vrácených SHR získáte specializovaný přehled vydaných a vrácených věcných prostředků na úrovni jednotlivých zdrojů. Tento přehled má smysl pouze pro inventurní skupiny určené pro krizové situace. Všechny přehledy a inventury pro krizové situace obsahují záznamy ze všech uzlů. Jde o globální přehledy a inventury a nelze je proto aplikovat pouze na vlastní uzel. Zaslání aktuálních dat proveďte při každé změně stavu prostřednictvím informačního webu KISKAN SSHR nejpozději do 09.00 hod následujícího dne. Přenos dat proveďte podle článku 8 této metodiky.
Obsah 1. Účel stručné metodiky ................................................................................................................................... 1 2. Principy práce s přehledy .............................................................................................................................. 1 3. Principy zadávání informací do formulářů .................................................................................................... 1 4. Příprava a kontrola základních číselníků ....................................................................................................... 4 5. Povinné údaje na hlavních formulářích ......................................................................................................... 5 6. Automatizovaná kontrola dat......................................................................................................................... 7 7. Předepsané postupy pro změnu zásob ........................................................................................................... 7 8. Předepsané měsíční postupy .......................................................................................................................... 8 9. Předepsané každoroční postupy..................................................................................................................... 9 10. Předepsané postupy v krizové situaci ........................................................................................................ 10
Str. 11/11
