1. ODBOR ORGANIZAČNÍ 1.1. Členění odboru Sekretariát vedení města (přímé řízení vedoucím odboru) Oddělení hospodářské správy a krizového řízení 1.2. Úkoly v samostatné působnosti, které jsou odboru trvale svěřeny úkoly společné nebo vykonávané zaměstnanci nezařazenými do oddělení 1.2.1. zabezpečuje po organizačně-technické stránce akce pořádané starostou, místostarosty a tajemníkem; 1.2.2. zabezpečuje organizaci pracovních a společenských akcí města konaných i mimo městský úřad; 1.2.3. přijímá zprávy a zabezpečuje hlášení městského rozhlasu; 1.2.4. zajišťuje a koordinuje aktualizaci organizačního řádu městského úřadu dle potřeby odborů nebo na základě nově vydaných (aktualizovaných) právních předpisů; 1.2.5. zveřejňuje informace o činnostech města na informačních a orientačních tabulí v budovách úřadu, a dále v informačních skříňkách umístěných na území města; 1.2.6. vede evidenci rezervací zasedacích místností města (malá a velká zasedací místnost, aula radnice, zasedací místnost Divadelní 1, klubovna zaměstnanců), předává klíče a v případě úplatného zapůjčení místnosti zabezpečuje vystavení faktury, 1.2.7. zajišťuje chod informací v budovách sídla úřadu, 1.2.8. prostřednictvím „tiskového mluvčího“ zajišťuje informační, publicistické a tiskové vztahy k veřejnosti a k hromadným sdělovacím prostředků, 1.2.9. spolupodílí se na plnění, přípravě a realizaci informačních kampaní, následující přípravě dílčích komunikačních standardů a tvorbě komunikační strategie města, 1.2.10. provádí monitoring tisku a předkládá průběžně závěry vedení města, 1.2.11. koordinuje činnosti v souvislosti s pojištěním majetku města, 1.2.12. prostřednictvím pojišťovacího makléře likviduje pojistné události, 1.2.13. zajišťuje a organizuje vzdělávání zaměstnanců nebo dalších osob v rámci vzdělávání e-Governmentu, 1.2.14. po dohodě s příslušným vedoucím určuje zaměstnance, kterým se zřizuje zaručený elektronický podpis a dále rozhoduje o zřízení pracovišť Czech POINT@office. Sekretariát vedení města 1.2.15. vede evidenci členů zastupitelstva, rady, výborů zastupitelstva, komisí rady a zvláštních orgánů města; 1.2.16. vede evidenci právních předpisů města (obecně závazných vyhlášek a nařízení města), včetně zabezpečení jejich přenosu na jednotlivé odbory; 1.2.17. vede evidenci vnitřních organizačních norem, včetně spolupráce s odbory při jejich tvorbě; 1.2.18. vede evidenci a podílí se na vyřizování veškeré korespondence vedení města, 1.2.19. vede evidenci zápisů z porad starosty s místostarosty a tajemníkem („vedení města“) a porad vedoucích odborů; 1.2.20. vede evidenci zápisů komisí rady a výborů zastupitelstva; 1.2.21. zabezpečuje pro potřeby města a občanů města Sbírky zákonů ČR; 1.2.22. zabezpečuje po organizačně-technické stránce schůze rady města a zasedání zastupitelstva města;
29 organizační řád 14/2010 – příloha č. 4
1.2.23. zabezpečuje zpracování zápisu, usnesení, pořizuje výpisy z usnesení a ze zápisů rady a zastupitelstva, eviduje a archivuje je; 1.2.24. zabezpečuje přípravu a organizaci porad vedení města a porad vedoucích odborů; 1.2.25. zabezpečuje organizaci přijetí návštěv u starosty, místostarostů nebo tajemníka úřadu; 1.2.26. ve spolupráci s vedoucími odborů, oddělení, organizačních složek, řediteli příspěvkových organizací a v úzké součinnosti s redakční radou vydává Novojičínský zpravodaj; 1.2.27. zabezpečuje organizaci pracovních a společenských akcí města konaných i mimo městský úřad; 1.2.28. zabezpečuje personální a mzdovou agendu organizace, jejích organizačních složek a ředitelů příspěvkových organizací (BPM, TSM, Beskydského divadla, MěKS, Kina Květen); 1.2.29. zpracovává, eviduje a koordinuje komplexní agendu personalistiky a odměňování zaměstnanců organizace a uvolněných a neuvolněných členů zastupitelstva města; 1.2.30. zpracovává platovou agendu zaměstnanců MěÚ, ostatních zaměstnanců města jako např. pečovatelské služby, městské policie a odměny uvolněných i neuvolněných členů zastupitelstva města; 1.2.31. aktualizuje organizační řád podle nově vydaných (aktualizovaných) právních předpisů města a vnitřních organizačních norem; 1.2.32. organizuje a metodicky usměrňuje výběrová řízení na volná pracovní místa, včetně výběrových řízení v souladu se zákonem č. 312/2002 Sb., o úřadnících ÚSC; 1.2.33. zpracovává koncepci vzdělávání, koordinuje a komplexně zajišťuje vzdělávání všech zaměstnanců organizace, včetně úředníků dle zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících ÚSC, vede komplexní evidenci vzdělávání zaměstnanců; 1.2.34. organizuje kurzy a školení zaměstnanců v podmínkách města; 1.2.35. vede evidenci zaměstnanců, kteří navštěvují jazykové kurzy; v souvislosti s tím zajišťuje sepsání dohod o zvýšení vzdělání v jazykových kurzech a úhradu kurzovního; 1.2.36. navrhuje, zpracovává a aktualizuje vnitřní směrnice v oblasti pracovně – právních vztahů; 1.2.37. zajišťuje evidence docházky vedoucích odborů úřadu dle pokynů a v součinnosti s tajemníkem; 1.2.38. podílí se na tvorbě systemizace pracovních míst a rozvoji v oblasti organizačních vztahů; 1.2.39. spolupracuje s úřadem práce v oblasti zprostředkování zaměstnání, koordinuje s úřadem práce a vzdělávacími agenturami obsazování stážistů dle požadavků jednotlivých vedoucích odborů; 1.2.40. vede, zpracovává, aktualizuje a sleduje agendu osobních účtů zaměstnanců dle podmínek stanovených kolektivní smlouvou; 1.2.41. zajišťuje přihlašování, odhlašování, evidenci změn a zasílání hlášení pro zdravotní a sociální pojištění, popř. penzijní připojištění zaměstnanců; 1.2.42. provádí odvod všech zákonných povinností spojených s problematikou platů a odměn; na žádost zaměstnance, event. z příkazu příslušného orgánu, odvádí srážky ze mzdy (např. v rámci exekuce či při výkonu rozhodnutí); 1.2.43. vede mzdové a evidenční listy pro účely důchodového zabezpečení všech zaměstnanců a uvolněných členů zastupitelstva města; 1.2.44. likviduje nemocenské dávky zaměstnanců a uvolněných členů zastupitelstva, vede evidenci nemocenských dávek; 1.2.45. zpracovává výkazy pro Českou správu sociálního zabezpečení a Český statistický úřad; 30 organizační řád 14/2010 – příloha č. 4
1.2.46. sleduje čerpání prostředků na platy zaměstnanců a odměny členů zastupitelstva. oddělení hospodářské správy a krizového řízení 1.2.47. zabezpečuje úkoly na úseku autodopravy, zejména zpracování a aktualizaci směrnice o používání služebních motorových vozidel; zajišťuje povinné školení řidičů, provádí kontrolu a evidenci vyúčtování knihy jízd, opravu a údržbu služebních vozidel apod.; 1.2.48. zabezpečuje zpracování informačního systému města a nástěnných ploch v budovách MěÚ; 1.2.49. uzavírá havarijní a zákonné pojištění pro vozidla města ve správě odboru organizačního, pečovatelské služby a MP; 1.2.50. zajišťuje chod podatelny a výpravny MěÚ dle spisového a skartačního řádu; 1.2.51. prostřednictvím podatelny zajišťuje příjem a odeslání písemností pro všechny odbory v rámci úřadu (osobním převzetím, Českou poštou, e-podatelnou, systémem datových schránek); 1.2.52. zajišťuje styk s dodací poštou v Novém Jičíně, příjem a předání pošty pro MěÚ Nový Jičín; 1.2.53. zabezpečuje nákup, evidenci a výdej spotřebního materiálu pro potřeby úřadu; 1.2.54. zajišťuje nákupy materiálu, služeb a stavebních prací v rozsahu metodického pokynu starosty k zadávání veřejných zakázek a zakázek malého rozsahu; 1.2.55. zabezpečuje ve spolupráci s odborovým svazem plnění požitků vyplývajících z kolektivní smlouvy a usnesení vedení města; 1.2.56. zabezpečuje vyhotovení odborných posudků a projektových dokumentací pro potřeby města; 1.2.57. metodicky vede, organizačně zabezpečuje a v součinnosti s příslušnými odbory úřadu provádí výběr veřejných zakázek dle zákona č. 137/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů; 1.2.58. organizuje veřejné zakázky malého rozsahu na dodávky, služby a stavební práce v kompetenci odboru, 1.2.59. zajišťuje transparentnost pro zadávání zakázek, na které se nevztahuje zákon č. 137/2006 Sb; 1.2.60. vykonává správu zastavěných pozemků a pozemků souvisejících v těch případech, kdy je odboru svěřena správa staveb v majetku města; 1.2.61. zajišťuje správu, údržbu, opravy a rekonstrukce nebytových prostor úřadu, včetně jejich technického a materiálního vybavení; zajišťuje úhradu nákladů s tím spojených; 1.2.62. spravuje parkoviště a garáže pro služební vozidla na ulici Divadelní č.p. 8; vede evidenci parkovacích míst vyhrazených pro potřeby města; 1.2.63. spravuje objekt bývalé výměníkové stanice na ul. Dlouhá a využívá ho pro potřeby skladování nábytku a technického materiálu; 1.2.64. zabezpečuje údržbu informačních skříní používaných pro potřeby úřední desky města; 1.2.65. zajišťuje opravy a údržbu informačních skříněk na ulici Lidická, ul. 28. října a dalších částech města, které jsou na základě smluv používány politickými stranami nebo zájmovými sdruženími; 1.2.66. uzavírá smlouvy na dodávky energií (voda, el., teplo apod.); provádí kontrolu jejich vyúčtování; 1.2.67. zajišťuje správu movitého a nemovitého majetku v kompetenci odboru (revize, servisní prohlídky, opravy apod.), 1.2.68. zajišťuje ochranu a zabezpečení budov sídla MěÚ s napojením na PCO městské policie;
31 organizační řád 14/2010 – příloha č. 4
1.2.69. zajišťuje úklid v budovách MěÚ a dále zajišťuje nákup, skladování a výdej zdravotechnického materiálu (toaletní papír, papírové ručníky, tekuté mýdlo atd.); 1.2.70. zajišťuje servis a údržbu kancelářské techniky používané pracovníky úřadu; 1.2.71. zajišťuje stravování zaměstnanců, vede o tom příslušné evidence a provádí kontrolu oprávněnosti čerpání příspěvku na stravné; 1.2.72. zajišťuje kopírovací služby pro občany v souvislosti s vyřizováním úředních záležitostí; 1.2.73. zabezpečuje obsluhu telefonní ústředny úřadu v době uzavření informací v hlavní budově radnice; 1.2.74. zajišťuje telekomunikační služby (mobilní a pevné telefony) a správu telefonní ústředny úřadu, 1.2.75. dle organizační směrnice o ochraně a zabezpečení majetku města plní úkoly při ochraně a pojištění majetku ve správě odboru; 1.2.76. vede evidenci nemovitého a movitého majetku města ve správě odboru; 1.2.77. vede evidenci čerpání reprefondu starosty a vedoucích zaměstnanců, 1.2.78. prostřednictvím velitele jednotky sboru dobrovolných hasičů zajišťuje činnost JSDH Straník, sleduje čerpání rozpočtu, zajišťuje metodickou pomoc apod, 1.2.79. zajišťuje správu válečných hrobů na území města, které stojí mimo hranice hřbitovů. 1.3. Úkoly, které jsou odboru trvale svěřeny ve vztahu k příspěvkovým organizacím Nevykonává. 1.4. Úkoly, které jsou odboru trvale svěřeny ve vztahu k příspěvkovým organizacím a organizačním složkám města 1.4.1. plní funkci výkonného orgánu zřizovatele v rozsahu zákona č. 133/1985 Sb., o požární ochraně ve znění pozdějších předpisů pro sbory dobrovolných hasičů Straník, 1.4.2. zajišťuje činnosti spojené se jmenováním komise pro náhradu škod, 1.4.3. zajišťuje činnost povodňové komise města, 1.4.4. plní funkci výkonného orgánu zřizovatele v rozsahu zákona č. 133/1985 Sb., o požární ochraně ve zněním pozdějších předpisů pro Jednotku sboru dobrovolných hasičů Straník. 1.5. Vztah k rozpočtu města 1.5.1. zabezpečení podkladů pro tvorbu rozpočtu kapitoly 18 a 19; 1.5.2 zabezpečuje nakládání s prostředky kapitoly 18 a 19 svěřenými rozpisem rozpočtu města na příslušný rok; 1.5.3 pověřená osoba plní úkoly příkazce a správce rozpočtu kapitoly 18 a 19. 1.6. Úkoly v přenesené působnosti Sekretariát vedení města 1.6.1. vede centrální evidenci stížnosti a petic; 1.6.2. zajišťuje školení úředníků územně samosprávných celků podle zákona č. 312/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů; k tomu zpracovává plány vzdělávání a vede evidenci vzdělávání; 32 organizační řád 14/2010 – příloha č. 4
1.6.3. podílí se na přípravě zaměstnanců úřadu pro vykonání zkoušky zvláštní odborné způsobilosti (zákon č. 312/2002 Sb.). 1.6.4. zajišťuje činnosti související s vedením registru oznámení podle zákona o střetu zájmů a řízením o porušení povinností veřejných funkcionářů podle tohoto zákona . oddělení hospodářské správy a krizového řízení 1.6.5. plní úkoly na úseku obrany (např. zákon č. 585/2004 Sb., zákon č. 219/1999 Sb.), ochrany utajovaných informací (zákon č. 412/2005 Sb.) apod.; 1.6.6. plní úkoly na úseku krizového řízení a připravuje dostupné zdroje k tomu, aby bylo možné minimalizovat dopady případných mimořádných událostí (zákon č. 240/2000 Sb.); 1.6.7. spolupracuje s dalšími orgány státní správy (ÚVS, PČR, HZS atd.) při zajišťování státní správy ve správním obvodu města Nový Jičín; 1.6.8. zabezpečuje úkoly na úseku CO, PO, BOZP a brannou činnost příslušející městu a městskému úřadu a vede evidenci osobních ochranných prostředků; 1.6.9. zajišťuje úkoly v oblasti obrany a ochrany obyvatelstva ČR a spolupracuje s orgány armády ČR podle příslušných zákonů, plní úkoly při odvodech, vede evidence věcných prostředků, zdravotního materiálu atd.; 1.6.10 spolupracuje s povodňovou komisí; 1.6.11. vede evidenci válečných hrobů, 1.6.12. zabezpečuje ochranu utajovaných informací; organizuje, zabezpečuje a kontroluje opatření k ochraně dokumentů obsahující zvláštní skutečnosti; 1.6.13. zajišťuje hospodářská opatření pro krizové stavy podle zákona č. 241/2000 Sb.; 1.6.14. spolupracuje s Hasičským záchranným sborem Moravskoslezského kraje a Krajským vojenským velitelstvím v Ostravě; 1.6.15. připravuje a koordinuje ve spolupráci s Policií ČR opatření v oblasti ochrany veřejného pořádku a bezpečnosti za krizové situace; 1.6.16. zabezpečuje dodržování ustanovení o státních symbolech a symbolech města; 1.6.17 zajišťuje agendu na úseku ztrát a nálezů. 1.7. Činnosti, které odbor vykonává na základě uzavřené veřejnoprávní smlouvy pro jinou obec Nevykonává. 1.8. Činnosti, které odbor vykonává na základě rozhodnutí krajského úřadu pro jinou obec Nevykonává. 1.9. Přestupky a správní delikty, které odbor projednává v 1. stupni Neprojednává. 1.10. Věci, ve kterých je odbor odvolacím orgánem nebo ve kterých rozhoduje na základě mimořádných opravných prostředků (včetně přestupků a správních deliktů) Neprojednává.
33 organizační řád 14/2010 – příloha č. 4
