118-512014.
Magyar Műszaki és Közlekedési Múzeum
Iratkezelési szab álsrzat
l..-.
Készítette, . r. :.i
: : ..' : :
:.r'' .. . . í..l'.,..,;
. ":
;..;, .j,;,.,;
Szentesi Zsuzsanna hu má n politikai
cso po
...
rtvezető
Készült: 2014. augusztus 6. :i L-,-*--.,a
Jóváhagyta:
Dr. Krámli Mihály Ph.D. főigazgatő Hatályba lép: 2015. január
1.
...
2
A kulturális javak véclelrnéről és a trruzeális illtéznlénl,ekről. a nyilr,ános kölryvtári ellátásról és a köznrúivelőclésről szóló |991. ér,,i CXL. törvétrv. a köziratokról. a közlevéltárakról és a rnagálrler,éltári arryag védelrnéró1 szóló 1995. évi LXVI. törvén1, (a továbbiakban: Ltv.), továbbá a 33512005. (XII.29.) sz. kormárryrerrclelet alapján a Magyar lv{irszaki és Közlekedési Mítzeunrban az íratkezelésaz alábbi rend szerittt törlérrik: Az r"rtasítás lratálya kiterjed az Intézmérryrrélkeletkező, oda érkező, illetve onllan kirnerló valatnennyi iratra fuggetlerrtii attó1, rrrilyel1 allyagon. alalóan és rnilyerr eszköz fellraszrrálásár,a1 készLilt.
I. feiezet
Általános rendelkezések Értelrnezó rendelkezések:
Áuytc űrlap benyújtás támogatás szolgáltatás; a szabályozott e|ektronikus ügyintézési és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló kormányrendelet
szolgáltatásokról
szerinti szolgáltatás; 2. átadás: irat, űgyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása; 3. átnleneti lraffár. a közfeladatot ellátó szerv által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kiaIakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik; 4, biztonságos kézbesítésiszolgáltatás,,a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyú.ltandó szolgáltatásokról szóló kormányrendelet szerinti szabályozott biztonságos kézbesitési szolgá ltatás; 5, csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása; 6. elektronikus archívá/ás: e|ektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos és olvashatóságát biztositó megőrzése elektronikus adathordozón; f . elektronikus érkeztető nyllvántartás.,elektronikus iraikezelés esetérr az iratkezelési szoftver azon
amely a7 érkezteiési informácjók rögzítését, megőrzésétés
szolgáltatás-együttese,
vi
sszakereshetőségét biztosítja ;
B. elektronikus iktatókönyv., elektronikus iratkezelés esetén az iratkezelési szoftver azon szolgáltatás-egyűtiese, amely az iktatási információk rögzítését, végleges megőrzését és
sszakereshetőségét biztosí§a ; 9. elektronikus trattár: a közfeladatot ellátó szerv által használt iratkezelési szoftver - ldeértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján tö*énő biztosítást is - azon része, vagy olyan adatbázis, amelyben az elektronikusan tárolt irattári anyaq meghatározott időtartamú elektroni kus őrzése történ k; 10. elektronikus talékoztatás: az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény szeri nt előírt elektronikus közzététel i kötelezettség ; 71. e/ektrontkus űgyintézés: a közigazgatási hatósági el;árás és szolgáltatás általános szabályairól szóló lörvény szerrnti elektronikus ügyintézés; L2, elektrontkus úgylntézésifelügyelet:a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokró| és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló kormányrendelet szerinti hatóság; 13. elektronikus Űrlapok: a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokróI szóló kormányrendelet szerinti elektronikus adatbeviteIi fe|ület; 74. elektronlkus vlsszalgazolás: olyan - kiadmánynak nem minősülő - elektronikus dokumentum, amely az elektronikus Úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés azonosítójáról, vaIamint a külön jogszabályban meghatározott egyéb adatokról is értesítiannak küldőjét; 15. előadói Ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozássa|, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel
vi
i
kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részétképező, illetve azzaI közös adatbázisban kezelt iratkeze!ési segédeszköz;
_)
előkészítése,ügyirrtézői vagy vezelői utasítás alapján a 1,6, expediálás: az irat kézbesítésének küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesíiésés küidés módjának és időpontjának meghatározása, a küldemény kűldési mód szerinti összeálIÍtása; 17. érkeztetés.,a beórkezett küldemény érkeztetésiazonosítóval, valamint beérkezésl dátumma| történő ellátása és nyilvántartásba vétele; 78. iktatás; az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba véte|e az irat beérkezésévelvagy az érkeztetéssel egy időben vagy az érkeztetést,keletkezést követően; 1,9, iktatószám.,olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot;
20. iratkezelési szoftver; az iratkezelési alapfolyamaiol támogaió o|yan informaiikai alkaImazás, amely alapfunkcióját tekintve az e rendeietben foglalt iratkezelési műveleteket vagy azok egy részének
végrehajtását támogatja, függetlenül attól, hogy ezek mellett egyéb funkciókat is ellát; 2t, tratkö/csönzés; a papír alapú ügyirat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az átmeneti vagy a központi irattárbóI, elektronikus irattár alkalmazása esetén az elektronikusan tárolt iratlroz történő hozzáférés biztosítása ; 22. irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirai átmeneti vagy központi irattárban történő dokumentált elhelyezése - elektronikus irattár esetén archiválása -, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezésétkövető időre; 23. írattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak; 24, irattári tételszám; az iratnak az irattári tervben meghatározott, címmel ellátott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározÓ, az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosító; ?5. kezdőiraf.,az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata; 76. kezelési feljegyzések.,az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások; 27, kézbesítés:a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz Útján történő eljuttatása a címzetthez; 28. kézbesítéslszolgáltatás., a szabályozott elektronikus ügyintézésiszolgáltatásokról és az állam áltaI kötelezően nyújtandó szoigáltatásokról szóló kormányrendelet szerinli kézbesítésiszolgáltatás; 29, központi irattár: a közfeladaiot ellátó szerv irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti, valamint a maradandó értékűnem selejtezhető és levéltárba nem adott iratok, továbbá a nem selejtezhető és levéttárba átadásra nem kerülő iratok őrzésére szolgáló irattár, ideé*ve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történő bizlosílást is;
30. küldemény: papír alapú irat vagy tárgy, továbbá elektronikus irat
-
kivéve a reklámanyag,
sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítéscél;ából burkolatán, ahozzá tartozó listán vagy egyéb, egyértelműen az irathoz vagy tárgyhoz rendelt felismerhető módon címzésselláttak el; 3I. kúldemény bontása: az érkezett küldemény felnyitása, olvashatóvá tétele;
32. kü/dő:
a
küldemény tartalmából, vagy
a
küldeményhez kapcsolódó azonosító adatokból
a
küldemény benyújtójaként azonosítható személy vagy szerveze|
33. levé/tárba adás:
a
Iejárt irattári őrzési idejű, maradandó étékűiratok teljes és lezárt
évfolyamai nal< átadása az il letékes közlevéltá rna k;
34. másodlaf., az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon
hitelesítettek;
35. máso/at., az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem
hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) rat; 36, megsemmisítés., a kiselejtezett irat végleges megsemmisitése, i
a benne
fogIalt információ
helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné téiele, töriése, amely köveikeztében az irat tai,talma nem rekonstruá|hatÓ; 37. nlellékeltirat;az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kisérő irattól - elválaszthatÓ; 38. nlelléklet,valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely eiválaszthatatlan attÓ!;
4 39. naplózás: az iratkezelési szoftverben és az állala kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása; 40. papír alapú érkeztető kónyv: hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben a küldemények közfeladatot ellátó szervhez tórténő beérkezéséneka nyilvántartásba vétele megtöriénik; 4l. papír a/apú iktatókónyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik; 42. savmentes doboz: ltgnint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírbói készített tárolóeszköz;
43. selejtezés., a lejárl megőrzési határidejű iratok vagy e rendelet alapján selejtezési eljárás alá vonható iratok kiemelése az irattári anyagbó| és megsemmisítésre történő előkészíiése;
44, szabá/yozott elektronikus ügylntézésiszo/gáltatás;
szol gáltatás
á l ta
a
közigazgatási hatósági eljárás és
lános szabályairól szóló törvény szeri nti szol gáltatás;
45, szerelés., ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása, a továbbiakban kizárólag együtt kezelhetőek; ügyiratok -
amelynek következtében az összekaPcsolt
46, szignálás.,az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az
eIintézési határidő és a feladat meghatározása;
47. továbbtttís; az ügyintézéssorán az irat eljuttatása az egyik ügyintézésiponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is;
48. ügyfé/ ügylntézésl rendelkezéséneknyllvántartása; a szabályozott elektronikus ügyintézési szoIgáltatásokról és az állam által kótelezően nyúltandó szolgállatásokról szóló kormányrendelet szerinti nyilvá ntartás; 49. ügyintézésirendelkezés.,a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény szerinti ügyintézési rendelkezés; 50, ügyintéző:az ügy intézésérekijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti; 5t. úgyirat:egy ügyben keletkezeti valamennyi irat; 52. ü g ykeze lő : ir atkezelési fela datokat végző szemé ly; 53. ügykór:a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja.
Az iratkezelés szervezete 1.1 Az intéznrényiratkezelése centralizált, azaz mirrden iratkezelési folyamat (posta, érkeztetés, iktatás, központi irattározás) a széklrelyerr történik. Az iratforgalom keretében az
1.
átadás-átvételt nrit-rderr esetben írg.v kel1 doktlmerrtálrii, hogy egyértelniűrer-r bizonyítlrató legyerr ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az ilatot. 1.7. Az iratkezelés oly rrródon kelült megszelvezésle, irogy az tntéztnénylrez érkezett, itt
keletkezett, illetve irrnen továbbított irat - azonosítlrató. fellelési lrelye, útjakövethetó, ellerrórlzheíő és visszakereslretó legyen, - azirat tartaltna csak az arra jogosult szánrára nregistnerlrető. - az|rat ltezeléséértferrnáiló szeméiyi felelősség egyérteiműlerl rnegállapítható legyen. - aziraí szakszeríi kezelésél-rez, r-ryilvántartásáhaz kézbesítéséhezr,éde lmélrez sz|lksóges szenrélyi, tárgyi, teclrrrikai feltétel ek bi ztosítottak, - a beérkezett és továbbított iratok tnegváltoztatlratatlarrsága biztosított, - a rendszeres selejtezés elvégzéséyelaz ilattári iratanyag felesleges fellralrnozódása rrregelőzl-retó, a maradandó értékűliratok nregőrzése biztosított, - az iigyintézéshez, a döntések előkészítéséhez,a szervezet retrdeltetésszerii rrr(iködéséhez nregfeleló tár' ro gatást biztosít. 7.3. Azilatkezelési szabáIyzaíot éi.,ente feltii kell i,izsgálni és szl-ikség esetén rrrodosítarri ke11. t.4, Az iratkezelés szervezetét. az il,atok nyiivárrtartásának módját, rendszerét, az egyes tig),l"iteli teniletek kezelésétnregrláltoztattri, nródosítarri csak a rraptár,i év kezdetén a Magyal Országos Levéltár egyetér,tésévei1ehet.
2.
Az iratkezelés szenréIyi feltételei Az iratkezel és feltigye etéve l a rne gbí zatt
2. 1
l
v ezető gorrclo
s
kocl i k
:
a) azíratkezelésiszabályzat elkészítésérő1.végrehajtásátrak rendszeres elletrőrzéséről, évente tÖrtérró felÜIvizsgálatárÓ1, intézkedik a szabálvtalarlságok nregszütrtetéséről, sztikség esetérr
ezi a szab ályzat rnódo sítás át: b) az iratkezelést végzŐ, vag.v azéft felelős szernélyek szakmai képzésérőlés továbbképzésről; c) az iratkezelési segédeszközök (iktatókörryv, név_ és tárgymtrtaó. l<ézbesítőkönyv" iratminták és fotmanYotntatr'ányok, szánítástechnikai prograrnok, adathordozók stb.) biztositásáról; d) az elektlonikLrs iratkezelési szoftl,eL bozzáférésijogosrrltságainak azegyedi azonosítók, a helYettesítésijogoknak, a kiilső és belső rrév- és címtár,aknak naprakész eÁ tatásárő7, az iizemeltetés i é s adatb i ztonsá-ei ltövete mény ekrő 1, és azo k betartásáról ; e) a lrivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabáIyozott műlködésérő1; f) az elektronikr-rs Úton történő kapcsolattartás esetén annak szervezeten beliili működtetéséről; g) az egyébjogszabályokbarr rrreghatározoi1 iratkezelést érintő feladatokról. 2.2 A kÖzPonti iratkezeléssel összefüggő ügykezelői iktatói kiadói és irattározási feladatokat a Hr"rnránpolitikai Csopotí,, ezen belüi a közporrti tlgykezelő látja e1. 2,3 A főigazgatő a humánpoiitikai csopoftvezetőt bízia meg az iratkezelési Szabályzat végrehajtásának ellenőrzésével, aki szükség esetén javaslatot tesz i szabályzat módosítására. 2,4, Az iratkezelési folYamat szereplőit (szervezeti egység, szignáló, kiadn'ányoző, űgyiníéző, iigykezelŐ) megszűnés, átszervezés, és személyi váltoáás esetén a kezelésr_ikben lévő iratokkal a nYilvántarlások alapján tételesen ei kell számoltatni, arró1 átadás-átvételi jegyzókönyvet kel1 kezdernér
ry
1
feiverrni és
gondoskodni kell az iratok további kezeléséről. 2,4, Az ilatkezelésre, valamint az iratkezelésnél eiőforduló egyéb tevékerrységekre vonatkozó feiadat- és hatáskör'öket a Szeryezeti és Múködé si SzabáIyzat és ázügyrend "rubZlyorru. 3.Az iratkezelés tárgyi feltételei Azintézmétr,vbengondoskodni kell az iratok fizlkalállapotának védelrrrérő1. Biztosítalli kell a inegfelelő raktározási kör|ilményeket, külöIlös tekintettel a tíizvédelelTtre, a légszennyeződés megakadálYozásál;a, a nregfeleiő hőrnérsékletre és párataftalomra, a takarításrá. a kártevők elle,ri
r,édekezósre.
II. fejezet
A küldemények átvétele, érkeztetéseés felbontása 4,A küldemények átvétele Az iratkezelési szabáIyzaíhatározzaneg az intéznrényh ez étkezettirat - pl, 1evé1, távir-at, stb. - átvéteiére való jogosultságot és az átvét;llel kapcsolatos teónciőket. |T, :'o':ug. 4.2. Atvételi jogosr-rltság A lnildemény átvételérejogosrrlt: - a központi ügykezelő, 4,1,
-
a postai rneghatalmazással reirdeikező szernél,v (kézbesító),
hivatali iclőn kívtil a szolgálatot teljesítő portás. 4.3, A ki_ildemérry ellenórzése átvételkor: A kiildeményt átver,ő szerrrély köteles ellenőrizni:
- a cínrzés alapjárr a ki-ildernóny átvételére való jogosultságát, - a kézbesítő okrnárryon és a kiildeményer' lé1,oaiorrosításijel megegi,ezőségét.
6
- azíatot tarlalrnazó boríték,illetve egyéb csonragolás sértetlerrségét, 4.4. Az átvevő a papír alapil iratok esetéberr a kézbesítő okt-rrányon aláírásával és az átvéte1 dáturrrának valamint nevének olvasható felttintetéséve7 az átvételt elisnreri, Az ,.azonnal" és ,.sürgős" jelzésűt kLilderrrérryek áwételi idejét óra. perc pontossággal kell trregelölrri. arnit a kézbesító oktnátryon kívtil az átvett kiiidenrényen is r,ögzíteni kell. AirTenrry,iber-r iratkezelésre nenr jogosult szelrrély vagy szelvezeti egység veszi át a kr-ildemény,t, i,gy azt köteles haladéktalanul, de 1egkésőbb azérkezést követő első munkanap kezdeténazi|Ietékes ilatkezelés egységrrek, azaz a Hurriárrpolitikai Csoport központi ügykezelőjétrek kezelés céljábói átadlri. 4.5. Sértllt küldemérry kezelése Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényétpapír, alapú iratok esetében az átvéte7i oktnányon jelölni kell, és a ktilderrrény tartalmát ktilorr jegyzékben fel kell türrtetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokrói vagy mellékletekrő1 a feladót értesíterrike11. 4.6. Sürgősség kezelése A gyors elintézést igénylő ("azonnai", "sLirgős" jelzésűl) ktiidernérrl.t a közporrti iktató köteles a szi gnálásra j o go sultrrak s oron kív|rl b enrutatni, illetve átadni. 4,7. Téves címzés Téves cimzés vagy lrelytelen kézbesítésesetén a kr_ildernényt azor:nal továbbítani keil a címzetthez, vagy lra ezneí:nlehetséges, vissza kell kLildeni a feladónak. A központi iktató feladata az átftányitott iratokr,ól jegyzéket vezetni. Ha a feladó nem állapítlrató rneg, a küldemény,t irattárazni és aziratíári tervben meghatározott idö után selejtezni kell. III. fejezet Az iratok nyilvántartása
A küldemény felbontása
és érkeztetése 5.1 , Borrtás: az tntézményhezérkezett valamerulyi küldenrényt a főlgazgató borrtja fel. Felbontás nélkiil - az átadás-átvétel dokunrerrtálásával - a cítnzettnek kell továbbítani: - a minősített iratokat, - az sk.felbontásla vonatkozó megjegyzésse1 ellátott névre szóló küldernényeket, - a pályázatra utaló felirattal ellátó kiiidernényeket 5.
5.2. Felbontás nélkű1 a cínrzettnek keii továbbítani a Szakszervezet titkárárrak és a
kének cimzett evel et. 5.3, A küldernér.yek téves felbontásakor, valamittt, ha később derr_il ki. hogy a kr_ildernénybelr nrinősített irat van, a borítékot újbó1 le kell ragasztani, rá ke1l vezetni a íelbontó ner,ét. nra.lcl a kiildeményt a felvett jegyzókönlvvel siirgősen eljuttatni a cítrrzettlrez, illetve a rnirrősített iratokat az iratkezelőhöz. A felborrtó a kézbesítókön.wber-r az átvétel és a felbontás tényétköteies rögzíteni az átvéte|
I(ö zalkaima zottt T anács el rrö
dáttrnrának rrregj elö
A
1és él,el.
1
felbontás nélktil átvett küldeménl,ek cínzettje, az áItala felbontott hivatalos kiildemérry,t iktatás céljából soroir kír,iil köteles visszajuttatni a közporrti iktatóba vagy a szervezeti egység iktatást végző iratkezelój élrez. 5.5. A ktildernérry ellenőrzése borltáskor 5,5.1, A kÍilden-rérrl,felborltásakor elleirőrizni kel1 az iraton. illetve borítékorrjelzett rrrelléklet(ek) meglétét,Az esetlegesen felmertilő irathiánv tén,vétjegyzőkönyvben vagy az iratolr yagy az előadói íven kell rögzíterri. A jegyzőkön,vv egy példánl,át a kiildemér-ryhez kell rrrellékelr'i. 5.5.2. A mellékletek hiánya rrem akadályozl,iatja az Ligl,irrtézést. (A lriárr_vpótlást az Ligl,intézőIlek ke i1 kezderrr ény ezni.) 5.4.
7
A faxolr
érkezett irat esetóben. először gondoskodni kell az irrforrlációkat tartósan őrző másolat készítéséről.A másolat 1Titelesítésétaz eredeti irat őrzésére kijelölt szervezeti egység iratkezelŐje végzi záradékkal. Egl,ebekberr a laxoir érkezett irat kezelésér,eaz általárros rendelkezések az ilányadóak. 5.],Ha felborrtás alkalmával kideriil, 1rogv a ktilclerrrény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb éúéket tartalrnaz, a felborrtó az összeget, az iiletékbél.veg értékét,illetőleg a ktildernény egyéb értékét köteles a küldenrényen vagy feljegyzés forrriájában a ktilcleménylrez csatoltan feltüntetni. 5,8. Arlennyiberr a klilderrrérrv benyúrjtásárrak időpontjához jogkövetkeznrény fűződik vagy fűzódhet, gondoskodrri kell arról. hogy annak időpontja inegállapítható legyeri. Papír alapú ktildenrény esetében, atnenrryiben csak a borítékró1 áilapítható rr-reg az úgy szempontjából valanelv fontos adat vagy tény, anrely jogkövetkezménnyel bírhat, a borítékota küldeményhez ke1l csatolni. Arr-rennyiben a beküldó nevét vagy pontos círr'étkiildeménybő1 nern ielret tnegállaPÍtani, a lriárryos adattnegadásra vonatkozó bizonyítókokat a kiildernénylrez ke1l csatolni. 5.9. Elektronikus iratkezelés: A beérkezett elektronikus iratokat ki kell nyorntatni, és a továbbiakb an p apír alapú rryorntatványként kel1 kezelni. 5.10 Erkeztetési adatok: a küldó neve, a beérkezésiciőporrtja, könyvelt postai kiilderrrérryrrél a Postai küldemérry azonosítója (küiörrösen kód ragszám), étkeztetésiazonosító. 6. Iktatási rendszerek 6,1 . Az iktatás 1ragyornárryos. kézi móclszerrel törlénik, 6.2. Az ilatok iktatása sorszánros. alszámos rendszerben történik. Amennyiben a főszámon iktatott Ügyiratban Újabb ievél kerul kiadásla, az alszánrot kap (p1. 98_1/2008, 98-212008.) 7. Az iktatás 7.1. A MagYar Műszaki és Közlekedési Múzer-rmhoz érkező. illetve ott ]rivatalból keletkező. beleértve a Magyar MŰszaki és Közlekedési MúzeLrm rnúiködésével, illetve az egves szervezeti egYségek kÖzötti belsó levelezéssel kapcsolatos iratokat - lra a jogszabály másként rrem rendelkezik - iktatással keli nyilvántartant. Az iratokat úgy kell ititatrrl, 1rogy abbóI az irat beérkezésénekPorrtos ideje, az irrtézkedésrejogosult szervézeti egység n"r".á, iíat tárg}/a. az elintézésnródja, a kezelési feljegyzések, valanrint aziratlrol1éte,o"guttupitlrató legyen. ].7. Nem kel1 iktatni a nyugtákat, pénzügyi kirnutatásokat, fizeiési számla-kivonatokat, szánrlákat, de jogszabályban rrreghatározoítesetekben kel1 nyiir.ántartani a: - tananyagokat , - tájékoztatókat, - rneghívókat, i.idvözl őiapokat, - a bemutatásla vagy jóváhagyás céljábó1 r,isszavárólag érkezett iratokat, - pónzügyi bizonylatokat, számlákat (ktilön szabályozás szerint), - rntrnkar_igyi rryilr,ántartásokat, - anyagkezelésse1 kapcsolatos nyilr,áIrtartásokat. - kozlönyöket, folyóiratokat, - r,isszaérkezett téfi ivevényeket. 7,3, Az iratkezelő az iratokat a beérkezés rrapjátr, de legkésőbb azazt követő rtrunkatlapon iktatia be, Soron kívÜl kell iktatni a lratáridős iiatokat, Úviratokat, elsóbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedésekettartal rnazó " srirgős'' j elzésű iratokat, 1.4. Az irat iktatása előtt l-Ileg kell állapítani. hogi, vall e előznrétrye. Atnetrtlyiben a kiildenrériYnek a tárg-vévberr van előzménye, akkor ur{'u, előzrrrény követlező alszámára kell iktatrri. AnrennYiberr a kiilclenényrrek korábbi évben vagy években van előzménye, akkor az előzrnén-vt a tárgyér'i iigyirathoz kell szerelni és rögzítóni kell az iktatókönvvben az előitaí 5.6.3.
B
A szerelést papír alapúr ilat esetéberl jelölni ke1l. az iigyiraton is 8. Iktatókörrl,v 8.1 . Iktatás céIjára az Itatkezelési Szabályzatban meglratározott feltételek alapján negnyitott. lritelesített iktatókönyvet kell 1rasználni. Egy iktatóköny u*ön beiüi az iktatószámokat fol_riatnat, zárt emelkedó sorszámos lendszerben kel1 kiaclrii és nyilvántattani. Az ügyiratlroz tat1.oző iratokat a fószárn alatt kiadott alszárnokon. folyamatos zár1 enrelkedő sorszámos renclszerben kell kiadrri és nyilvárrtartani. Ettó1 eltéróerr a kLilönböző éveliben, de ugyanazon üg,vben keletkezett iratokat is egy fószámorr 1ehet rryilvátrtafiani. Az iktatókönyvet az év urtolsó munkanapján. az utolsó irat iktatása utár-r le kell zár,ni. A zárás esetén az iktatásra feiliasznáit utolsó szálnot követő aláhúzással, majd a keltezést követően aláírássai és bél.vegző lerryomattal kell lritelesíteni. Ezt követóen alezárt iktatókörr_wben nem lehet iktatást végezlri. 8.2. Az iktatókonyvben sorszám.ot tiresen lraglni, a fellrasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozrri, vagy bármely más módorr o1vaslratatiarrná tenni nen szabad. Ha helyesbítésszűkséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kel1 átlrúzni, lrogy az eredeti feijegyzés olvaslrató maladjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni, 8.3. Téves iktatás esetén a bejegyzést áthúzással kel1 érvénl,telenítenioiy rnódon, hogy az érvérrytelenítésténye - az eredeti bejegyzés olvashatósága rnellett - kétségtelenlegyen. Meg kell azt is jelölni, hogy a tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra. 8.5. Az iktatókönlvet az év utolsó rrrunkanapján az iktatásra felhasznált utolsó számot követően alálrúzással, az utolsó iktatás számának feltUntetésévei,keltezésse1, aláílással és a 1rivatalos |ezárnt. keii 1envonratának elhelyezéséve1 bélyegző 9. Aziktatőszám 9.7. Az iktatószám kötelezőerr tartaltnazza a főszám-alszán!évszám/ - egy adat együtteskónt iktatószárnot. az e|őzmérryrlél pedig az trtóirat iktatószárnán.
kezelerrdő adatokat I0. Az iktatóbélyegző
arnelyben
az
évszárrr az aktuális
év négy szárrrjegye.
i0.1. A beérkező iratok iktatásakor az iktatóbéIyegző lerr_vomatát az iraton el kell helyezni. és a lenyonrat rovatait la kell tölteni. erry ollr ata taúa| tnazza: 1 0 .2 . Az iktat ó b é l y e gző - az iktatás dátuma (év, 1ró, nap), 1
- az iktatókönl.v,
sorszáma.
11. Iktatási aclatok
11.I.
Az iktatókörryvrrek kötelezőetr tartaltrraznia
kel1 az aLábbí adatokat:
a) iktatószárn,
b) az iktatás idópontja, c) a kiildenrérry érkezésénekidópontja. módja. érkeztető száma. d) a kLildemén,v elkiildésének iclópontja. módja, e) expediáiás időporrtja, rnódja. hitvakozási szárn (idegen szátn), í) a kuldenrény adatlrordo zój ának típusa (p ap íralapú,elektronikus g) a ktildő megnevezése. azonosító adatai, h)a círnzett megnevezése, azonosító adatai, t) az érkezett ilat iktatószán-ra (idegen szán)
j)
a rrrellékletek szátrra, k az i.igyintéző szervezeti egység és az üg_virrtéző megtlevezése, I) az lrat tárgya, rrr) az elő- és üóiratok iktatószáma.
),
9
kezelési felj egyzések, o) az ügyirrtézés határideje és végrelra.jtásárrak időporrtja, p) irattári tételszátrr, r) az trallárba helyezés idöpontja. Az iraton és az előadói íven fel ke11 türrtetni az.raí egyértelrnű azonosítást lehetÖvé tevő egyedi azonosító adatát. 12. Iktatás hivatalból 12.1. Hivatalból iktatásra abban az esetben kerül sor. ha az úgy elóadója beaclváni' néikiil. saját kezdeményezésébó1 kívárr iigyet iratba iktatni. 12.2. Hivatalból torténő iktatás esetén az eiőadó az elóadói íyet az osztál,vkezelőn kereszttil továbbítja az iktatóhoz. Ebben az esetben a beadó neve lrelyett minder.iitt,,H" betŰrjelzést kel1 alkalnrazni. t2.3. Hivatalból iktatás esetében az iktató az iratot az osztály iratkezeléssei rnegbízott munkatárs ának tor, ábbítj a. 13. Lz iratok szerelése és csatolása 13.1, Az ilat iktatása elótt meg kell áliapítar'i, hogy vall-e előirata. 13.7, Az előiratot a kezelőnek szerelni kell. 13.3. Ha az ttgy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt is az iktatókonyr,,berr jelöini kell. A jelölés az iatíárba vagy határidőbe helyezés tényérrek át\úzásávai és a "kezelési feljegyzések" ro-u,atb an az itat új lrelyének rriegjelölésével töfiénik. r-r)
14, Mutatózás 14.1 Az iktatóbarr aztktatott iratola,ól tárgymutatót
kell vezetni,
IV. fejezet Iratkezelési feladatok az ügyintézés folyamatában 5.Az iratok továbbítása, szignálása Az ügykezelő az érkezett" iratot köteles a jogosult szervezeti egység vezetőjér'ek. vagy a vezető megbízottjárrak továbbítarri, aki kijelöli az úgyintézéstvégzó szernél_vt (szignálás), A rnegfelelőerr elókészített mitrden beérkezett iratkilldemén_vt - a felborrtottakat és iktatottakat, a nen iktatottakat, valamint a fel netn bontottakat egyaránt, rnegfelelő átadókönyvbe bejeg.vezve azza\ együtt - a központi l_igykezeló a postaborrtás és nyiivántartásba r.étei napján halailéktalalrul továbbítj a a fő igazgatónak. 16. Lz ügyintéző kijelölése 16.1. A lőigazgató az iraton kr.lelöli lszignáIásl az elintézésrekötelezett szervezeti eg_vséget / eg1,,ségeket /. vagy szelnélyt és az iratot a közporrti iratkezelőségle visszajr"rttatja. 16.2. A központi iratkezelő feijegyzi az iktatókör'yvbe az iktatott iratok elilrtézésérel
15.1
10
osztály vezetőjéhez keriiljörr. Az ellntézésre lr-regielölt határidők betartása illetl'e betartatása az illetékes y ezető feladata. 16.5. Az osztáll,vezető az oszíál.v dolgozói közti1 krjelöli (szigrrálás) az, eltntél,ésre kÖtelezett dolgozót (a továbbiakbarr elóadó). Az osztályvezető a szigr'álás során figyelen-rbe veszi az az orriál1,o,1 belüli tnutrkamegosztást. előirat esetében azt, hogy ki voit antrak az előadőja, (szabadság, távol1étérrek esetleges összeferlretetlenségre vonatkozó szabályokat, végtil az előadók betegség stb.) tényétés elöl,elátható idótartamát. 16.6. Á szignálás megtörténte után az osztáll,vezető az osztálykezelő Útján továbbítja az előadólroz azit-atot. Az osáálykezelő azosztáiy-rryilvántarló könyvébe aze\Őadő rrevét bejegYzi. és az iratot átadókörr,wve7 az előadónak továbbítja. Ugyancsak átadókönyvvel adja át az e|Őadő
az iratot az osztáIykezelőnek. 16.1. Azt aztratot, atrrelynek iktatott elózménye van. vagy lra az |ig,v, ügycsoport feldolgozására illetékes szervezeti egység már, korábban ki volt jelölve, közvetlentil a szeryezeti egYségirez kell továbbítani, 16.8 Az irat szignálására jogosult: - krjelöli azűgytntézót (hivataii egységet vagy részleget, illelve szernély,t), - közli az e|intézéssel kapcsolatos esetleges külörr utasításait (határidő. sürgősségi fok stb,). Ezeket a szigrrálás idejének rrregjelölésével feljegyzi az előadói Ívre, és aláírja. Az elintézési 1ratáridóket az osááIykezelő tartja rryílván, és a határidő lejár,ta eIŐtt az tigyintézőt felhívja ennek teljesítésér,e. 17.
Lz előacló iratkezelési feladatai
I7.1. Azelőadó azírat átvétele utárr irregvizsgáIlaaá abból a szempontbÓl, hogy az hiánytalan e, az iktatás és a rnegelőző kezelés szabályszeríle, az előiratot csatoiták-e. Hiány vag} szabálytalanság esetén az osztál,vvezetőt rövid úton tájékoztatja. és ennek r-rtasítása szerint jár el. 17 .Z. Azelóadó az iraííáríterv alapján rnegállapítj a az ftaí irattári tételszárnát , és azí az elŐadói Ív rnegfeleió rovatába bejegyzi. A tételszám megállapítása során figyelernmel kell lenni arra, irogy a csatolt iratok csak azonos tételszárn alá kerüllretnek. A csatolt iratokat feltétlenül az aIá a tételszánr alá keil vonni, amellmek a selejtezési határideje a teghosszabb. 18. Az elintézéselőkészítése 18.1. Az ürgy érderni elirrtézésénekelőkészítéseérdekéberraz e|őadő rnegl'izsgálja. lrogy'a tényállás nregállapításához és az ügy elbírálásához szükséges aclatok rendelkezésre állnak e. Arrrennyiben nem, azok beszerzése iránt intézkedik. 18.2. Abban az esetben, l-}a a l,liányző adat valamel.vik társoszíálytől szerezlrető be, az elŐadói íven antrak közlésére vonatkozó kéreimet kell bejegyezni. Az iratot kiadás előtti rovaton azillető osztáiylroz kell irányítani. i8.3, A negkeresett osztáiyon az oszíáIyvezető kijelöli a választ kidolgozó Ligyintézőt. aki az iratban a sziikséges választ rrregadja. A választ az iigyirrtéző és az asztál5xezetó Írla a|á. Fll ltövetóen az iralot a megkiildő osztálynak visszaküldi. 18.4. Abban az esetben. ha a nrásik osztáll.tól adatokat rrerrr kel1 kémi, de az elintézés tervezetéhez a rrrásik osztály eg.vetértéseszükséges. a tervezetet tartalrnazó iratot kiadás elÓtt oda kell irán_vítani. Ha a tervezettel az osztály, egyetért. az osztá|5Nezető az elŐadó Ívetl ezt rögzíti. Ezr,rtán az iratot az irán7,ítás szerint köl,etkező szert,ezeti egységhez továbbítja. Ha a tervezettel kapcsolatban bármi észrevételmerül fel, azt aziratban az osztály bejeg.vzi, és a tervezetet készító osztállüoz visszaktildi. 18.5, Az iratokat az trányítás sorálr az osztály-l-ryilvárrtartó könyvben való elŐjegyzés nTellett átadókönyvveI az iktató írtján kell a nrásik osztálvra, szervezeti egységlrez átaclni.
11
t9. Az elintézéstervezete álió 19.|. Azelirrtéz tervezetét az előadói íverr kel1 elkészíterri.Haaz előadói íven rendelkezésre illetŐleg az elŐ'ző és hel.v nem eleger1dó, pótlapokat ke]l csatolni. Az előadói íven és a pótlapon, utalni kel1. Az elintézés tetvezet két részbői á11. az következó pótlapon egymásra kölcsör'ösen előterjesztési részbó1 (vélernény) és a kiadmár-iy tervezetból, az irat 19.Z, A kiadrnár11, tervezet a címzettlrez rntézendő levél tervezet, atrrel,v Íartalnazza mellékletek a iktatószámát, a pontos címzést,az tlgy tátgyát, az esetleges lrivatkozási szátnot, az eltntézés darabszámát, az űgy elóadójának ,-,"uét, kivéve lta az a kiadrnányozőval azonos, tervezet a kiadnránY Íven előadói szövegét, a keltezéit. a kiadinányozó nevét és beosztását. Az iratot az akilt rrtán g"épirássai fel keli ttirrtetni az elóadó, a feliilvizsgáló és a kiadrrrárryozó rrevét. alá is írják.
A 19.3. Azelintézés tenezetét a szoigálati út megtarlásával kell a kiadnrányoző eIé terjeszterri. lévő közbenső vezetők a tervezetet felülvizsgálják, és azt ir-rdokoit esetben módosítják. Az iratban előtt kiadrrrárry tervezetrő1 atísztázatot az elóterjesztó osztály a kiadnrányozásra valÓ bernutatás az is, ha esetben az köteles elkészíterri. Ugyanez az osztály köteles tisztázatot készíteni abban azért y állk s züks é g e s s é g mert a ki adrnány o ző a tetv ezetet mó do síto tt a és a 19.4. A leír.ás során fi§yelernbe veendó szempontokra, vaiamint a mellékletek csatolását'a az elÓaciói elŐadó kiadás egyéb köriilrnén}eire (pi, ajánlottan, téttivevérrnyel továbbítandÓ) az íven rendelkezik. 20. Kiadmárryozás 20.1. Aláitás, 1ritelesítés 20.1,y Külső szervhez vagy személyhez ilatot, kiadrnányt csak a Szervezeti és MŰrkÖdési Szabá|yzatban rneghatározott, kiadmárryozási joggal rendelkező szernély aláírásával iehet továbbitani, elktilciáni. A cégszerűr aláírásnál rnirrdig a kiadrnárryozási joggal rer'delkező két vezető aláírása szükséges. 20.1.2 A kiadrr-rány akkor l-iiteles, ha art az illetékes kiadmányoző saját kezűlleg aIáírja és aláírása jelzés rnellett a szerv hivatalos bélyegzó 1enyotnata szerepel, a kiadornárryozó rnellett aZ ,,Sk." szerepei, a lritelesítésre feilratalmazott szenrély azt a\áitásával igazolja, továbbá a fellratalnrazott személ,v aláírásamellett a szerv lrivatalos béiyegző 1en1,omata szerepel. 20.1.3. A nrásolat vag1, kiadrnárly lriteiesítésétaz eredeti iratot Őrző szervezeti eg.vség i"i g.vkezelőj e v égzi záradékol ás sal, Za .2. Httelesítési eszközök nyilvántarlása 20.2.y Kiadrnáriyozáshoz az áIlani cínrerrel és sorszánmal ellátott bélyegzót keil használrli. A _
kiadott bélyegzókről és az érvényesaláírásokról rryiivárrtartást kel1
vezett'ti.
Iratok továbbítása, postázása (expediálás) 21.1. A szervezeti egysóg iratkezeiőjérrek eiletrórizrri keil, lrogv az aláírt. illetŐleg lritelesített és bél.vegzőlerr.vomattal ellátott leveleker-r \,égreliajtottak-e rrrirrden kiadói r-rtasítást. Ellerrólizrii kel1. jegYezni a 1rog}, a nreilékleteket csatolták-e. E feladat eivégzése vtán az irat másolatárr fel ke1l kell. rögzíterri is toűbbítá, keltét. és emek tényéta hagyományos átadókönyl,ben 22. Az irattári tételszárn meghatározása 22.1. Aziigyiratokat és nyilr,árrtarlott egyéb tigyiratokat - a trrúzeltm tig_vköreit az azonos tárgyÚr egyedi tigyekig lemenő részletességgel felsoroló jeg_vzék segítségével- tárgyi alapor' ke1l
21.
tételekbe sorolni. 22.7. Az érvényesirattáli terv alapján az tattátt tételszárrrot az űgy tárgyárrak isnreretében az érder-ni iigyirrtózó llaíározza meg, és rögzíti az előadói ív nregfelelő rol'atában. Az ilattár'i tételszárnot az trat\<ezeiő feliegyzi az iktatókötr.vv votratkozó rovatába is. nrajd az Íratot - az arra
1z jogosult szetnély, r,endelkezés alapján - elhelyezi az átmeneti operatív ilattárba. (1ásd a 72,2,3 pontbatr fogialtakat)
V. fejezet Irattározás és levéltárba adás 23.
Irattározás
23.1, Irattári telv
tet'vet 23.1.y A nrilzeun azLív. szerint, a Magyar Országos Levéltárral együttn-rŰrkÖdve irattári készít, tartoző iratok 23.1.2. Az itaItárl tervbetr neg kell 1ratár,ozni az egyes irattári tételszárrrokhoz feladat- és illetve feléPÍtés. körét, azok megőrzési idejét . Áz írauári tételszánrokat a szervezeti ügykör.szerint kel1 csoportosítani. Az irattári tervet évente felü1 ke1l vizsgálrri, zz".t.l. Az egyes ir-attáii tételszámoklroz kapcsolódóan meg ke1l lratározni^ nrelyek azok a tételek, A nem anrelyek rreÁ selejtezlretők, és azLtv. értelrnébenmikor kell ezeket a levéltárrrak átadni. seiejtezhető iratok körét a Magyar országos Levéitár határozzameg. 23 .7. Elhely ezés az átnreneti irattárban további 23.z.1. Átáenetl irattárba lehet elhelyezni az egyes szervezeti egységeknél az eltntézett, érderni irrtézkedést riem igénylő, kiadrnán,vozott, irattári tételszámrrral ellátott iratot. Az átmeneti irattár a központi irattárbá még le nem adott, de az tigyintézők rendelkezésére állÓ iratok tárolÓ lrelye. Az iigyintéző aziratot átmeneti irattárba átadóíven, illetve átadókÖnyvber' adja át. illetve szükség esetén azonos módon kapja vissza. 23.2.2. A nem tartós rnegórzési biztosító adatlrordozórr érkezett iratokról az ügyintézés során rnásolatot kell készíteni. 23.2.3, A szervezeti egységnéllevő átmetreti irattár aziratkezelési szabálYzatban r'Ögzített ideig őrzi az iratokat, erurek letelte után átadja a szeryezet központi irattárának. 23.3. Elhelyezés a központi irattár,ban 23.3.1, Irattárba hely,eiés e\őítazezzei rnegbízottitaíkezelő köteles aziratot átvizsgálni abbÓl a szenrpontból, lrogy az aztrattározásí szabályokrrak rrregfelel-e, teljes-e stb, Ezt követően be kell vezetni az iktatókörryv rnegfelelő rovatába azíraltárba lrelyezés idópontját, és el ke11 belYezni az irattári tételszámírak megfeielő iratg.v-'űrjtóbe, A központi irattárba az iratok átadáSi kÖnyv kíséretébenadlratók 1e. 23 .3 .2. Az irattár,b a he1 yezett iratokról nyilvántarlást kell vezetni. 23.4. Iratok kiadása aztraítárbőL 23.4,L A rnitzeunr dolgozói az érvényesszervezeti és működési szabá|,vzatban rögZÍtett jogosultságr:k alapján az irattárból hivatalos 1raszr'álatra iratkikérőve1 bárrnikor kikérhetrrek iratokat. Az átvitelt tgazo|ő iratkikér,őket az irattárbat-i a visszaérkezésig 1efűzve kell tárolni.
24. Selejtezés 24.1. Selejtezés
Selejtezéskor az iratok tételbe sorolásakor érvérryberr1évó Iratkezelési SzabáiYzatot és Irattár'i Ten]et keil alapu1 veruri, Az iratok selejtezését csak az azok tartalrni.ielentőségét ismeró szernél.v irárr,vítása ,r."il"tt 1elret elvégezrri az irattári tervben rögzített Órzési idó 1eteltéve1. Az iratselejtezésrő1 3 példányban a selejtezési bizottság tag|ai áltai aláírt selejtezési jegvzőkÖnl'vet kell készíteni,anrel_veket iktatás után keli rrregkiilder'i a Mag.var Országos Ler'éltáriroz selejtezés errgeclélyeztetésvégett. A selejtezés iclőpontját a rr,vilvár-rtartás rnegfelelÓ rovatába be kell l'ezett-ti. 2
4.2, Megserntrri sítés
13
24,2.1. A levéltár az iratoit megsetntnisítéséta iTatályos jogszabál,vokban előírt eller"rőrzés utátr a rratok sele_itezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára ír,t záradékkal errgedélyezi, ges. j 1elretsé után gyzőkörryv vi sszaértezése lt e a zár"adéko lnegsemtn is ítésecsak
Az
24.2,2
A
tnegsemmisítés szabál.vairól
fi gyelemb evétel ór,el gorrdo
skodik.
a
szerv vezetóje
az
adatvédelmi szabál_vozás
25.Levé|tárba adás 25.1. A levéltár szánára átadandó iratokat teljes, 1ezárt ér,folyamokban, tigyviteli segédletekkel együtt, annak nrellékletétképezó iratjegyzékkel, az átadó költsé gére az irattári terv szerint átadásátvételijegyzőkönyv kíséretéberrteijes. lezárt évfolyamban, ke11 átadrri. A visszatartott ilatokról különjegyzék készü1. 25.2. Az Intézményiigyviteli érdekből. határidő nélktii őrizl-reti a napi murrkához sziikséges iratokat. A i5 év utárr is azIntézménykezeiésóben tnat,adó irattári tételeket azltatíátl, Tervben ,,I{N" jelzéssel jelölni kell. A Magyal Nemzeti Levéltár által át venrii nern kívánt iratokat Őrizheti tovább aztntézmény. 26. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme 26.1, Azlntézrnény iratanyaga haszrrállrató belsó, ügyviteli célból és külső szervezet, szenrély ( a közigazgatási hatósági eljárásról és szoigáltatásról szóló 2004. ér,i CXL. torvény rendelkezései szelirrt) megkelesésére. A lrasználat módjai: betekintés, kölcsönzés, másolatkészítés,kutatás, 26.2. Az irattárban lévő iratba a következők tekinthetrrek be:
-
-
afőigazgató, atudományos főigazgató-lrelyettes. gazdasági tgazgató,
a rrrűszaki főigazgatÓ-lrelyettes,
a
az irat előadója,
azoktrak aszeryezeíi egységeknekavezetője, amelyekenazit,atazírányítás szerilrtjárt, a nrúzeu:m azln közalkalmazottja, akirrek efre a kiadrrrár,iy tervezetet készítő osztályvezető engedély ad, a bíróságok, iigyészségek,rerrdőrlratóságok hivatalos ügyben eljáró tagjai,
nrinden más szetnélly afőígazgató engedélyével. 26.3. Arnennyiberr bíróság, ügyészség.rendőrhatóság képviselője kíván az tigyiratba betekinteni, erról a főigazgatót azonnal értesítenikell, A betekirtésrejelentkező szenrély szetnélyazonosságát és betekintési jogosultságát hitelt érderlilően igazolni köteles. A betekirrtetett iraton a betekirrtő személ_v ne\.ét, megbízóját, igazolványának szárnát és a betekintés iclőpontját fel kelljegl,ezr'i. 26.4 A fóigazgatói engedéll_vel betekintésre jelerrtkező szernél,vtől az etrgeciélyt be ke1l votrni, szernélyazor'osságát igazoltatni kell, és a betekintett iratbarr az illető nevét, lakáscímét. szerrrélyigazolvány számát és a betekirrtés időpontját fei ke11 jegyezni^ a főígazgatói erlgedélyt
pedig aztrathoz kell csatolni. 26.5 Az iratokhoz a kiadrrrányozó döntése alapján a betekintést korlátozó, alábbi kezelési utasítások alkalnrazlratók: a) ..Saját kezű felborrtásra|" b) ,,Más szervnek netn adlrató át!" c),,Nenr tnásollrató " d) ..I(ivorrat nern készíthetó!" e) .,Elolr,asás r"rtár' visszaki_ildendő !" D,,Záft. borítókbarr tároiarrdó " A betekirrtésre vonatkozó kezelési trtasítások tlenr korlátozbatják a közérdekűr adatok tlregismerését. !
!
14 26,6, Akölcsönzés rnásolattal is teijesíthető. Az eredeti iratról szöveg-azot-ios és alakhŰl foltrrában. utólag késziilt ..r-renr hiteiesített" vagv .,hiteles" tttásolat 1cészítlrető papíralapra vagy elektronikus folnáb an. 26.7 Az iratról a hatóságokrlak töfiérrő kiadás előtt - a betekintésre elŐÍrt eljáráson tillnletróetr rrrásolatot keli készítení,az átadott iratokról tételes átvételi elisnrervétryt kel1 kérrri. a betekirrtó adatait az eiisnrervérryre kell rávezetni. Az elismerv ény,t az üg.v előadójárrak be kell rrrutatni. majd az iratvevényekre előírt módor' kell kezelni. Amerrrryiben valamely lratóság iratok meglciildését írásban kéri, a megktilclésre, illetőleg a kiadmárryozásravotlatkozó szabál,vok az irárryadók azza|hogy a rrregkiildött ilatokr,ól ebben az esetben is rrrásolatot kell készíteni. 26.8 |rattározott iratban lévő egyes iratoknak a múzeum tör,zsarryagába valÓ átlrelyezésére (archiválására) a főigazgatő, a tudományos fóigazgató-helyettes ír'ásban adlrat utasítást. A kérdéses iratról trrásolatot kell készíteni,az irat későbbi rneglalálásálroz szürkséges adatokat fe1 kel1 jegyezni, és a másolatot az arc\tiválási utasítással együtt az ttatba kell 1relyeztli, az eredeti iratot pedig az archívurni tálgyak kezelésélel,onatkozó rendelkezések szerint kell kezelni. 26.9 Az ügyviteli dolgozók fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratok és adatok biztonságáér,t.
Hátr a|éki kimutatás ,1. Az iktató a tárgyévet követő rregyedév l,égéiga tárg_vévben llelTl irattározott iratokrÓ1 osztályok szerinti bontásban lrátraléki kirnutatást készít,A kirrrutatás 1 pélclányát az iktató elkülönítetten tnegórzi, a tnásik példányt az érintett szelvezeti egység vezetőjének kiildi meg. 27.2. A szervezeti egység vezetóje irrtézkedik a tár,gyér.,i iratok irattárba küldésérŐl. Arrrennyiben a tárgyévet követően is további tigyintézésszüksóges. ezt ír,ásbar-r j e\zi az iktatónak.
27 . 21
28.
Zárő rendelkezések
Az Iratkezelési Szabá|yzat a hatályos jogszabál_vban foglaltak szerint a N{agyar Nemzeti Levéttár jóválragyását követően 2015. január l-én lép hatályba. Ezzel eg_videjűleg a2l20I2. sz. Főigazgatói Utasítás a Magyar N4űrszaki és l(özlekedési MÚrzeum r atk eze i é s i S zab ály zatár ő1 hatály át l, e s z ti 1
NIelléklet: Irattári terv
.
N{agl,ar Nlűszaki és Közlekedési Múzeum En,énl,es: 2015.0 1.01-től
Irattári terv Tételszám Tárey
Levéltári átadás határideje /évi
seleitezés
ALTALANOS RE,SZ I.
Altalános ügyek
Alapító Okirat, Szervezeti és Működési S zab áIy
zal
Ü gyrend, F őtgazgatői Utas ítás ok
és
egyéb belső szabályzatok, főtgazgatői
l
) 3.
4. 5. 6.
körlevelek előkészítéseés kiadása, a múzeulrri sz,erv ezet ki al akítás a
0
Biztorrsási és vasyonvédelnri rendszer iratai Munkakörök átadás-átr,étele Szenrezeti egységek helyi iktatású ügyei (utazási jegy igénylés,belföldi kiktiidetés. verrdégszoba igénylésstb.) ugyirat seleitezéssel kapcsolatos ügyek Belső ellenőrzés
0
7.
Felüsyeleti és eeyéb ki"ilső szervek elletlorzesei vezetői értekezletek elókészítéseés
8.
Iegyzőkönl,vei Iktatókönrlvek Irattározás
9. 10.
15
HN
5
0
10 0
HN
0
15
z5
0
0
15
0 0
15
HN
IL Igazgatási iigyek 11.
Jogszabály tervezetek véleInérryezése,jogszabályok kezdenlényezése
15
0
Szerződések ügl,ei, a szerzőclésből. illetőleg a szerződés szegésből eredő aktív és passzív igények 12.
tigyei
25
0
13.
szerződéserl liíviili aktír, és passzír, kárlérítési igények ügyer
10
0
10
0
10
0
14.
i5.
Polgári és gazdasági peres és peren kívüli ügyek Murrkaügyi viták iig_vei
I7.
I rt gatlatl ii gyek (épi"i letek keze lő i j o gával kapcsolatos iigyek), állanri vagyon kezeléséve1 kapcsolatos ügyek Helyiség gazdálkodási tigyek
18.
Patraszok, közérdekíi |igyei
19.
Allarni gazgatási
20.
16.
0
HN
15
0
J
0
árások i-igyer
10
0
Biintető és szabálysértési iigy,ek
10
0
e1;
bej
elerrtések
és j ai,as
1atok
Saját dolgozók eller-ri kár,igérr,vek Ligyei
21
22. 23. 24.
25. 26. .r_r.
34. 35. 36. 37. 38.
39, 40.
dolgozók kár,igén_vérrek Ligl,ei Rerrdé szeti. társadalrrri tr"r1 aj dorl r,édelnrr ü gyek Üzenr és tigyvitelszetvezés ügyei Saj át
A dolgozók 1akásépítésénekés lakásr,ásárlásának munkálatór tár-rrogatására vorratkozó |igyek Horrvédelmi és polgári r,édelmr ügyek [[I. Szervezési iisvek Hurrránpolitikai ügyek Kitüntetések ügyei Oktatás i, tarrulmányi szerzőcléssel kapcso latos ügyek Küliö1 di lril.atalos kikiiidetések üg.vei Adatszolgáltatások IJelyettesítésekiigyei Iskolai közösségi szolgálat örrkéntes szerződések
5
0
z5
0
l0
0
20
0
50
0
10
0
50
0
50
0
15
0
15
0
l5
0
5
0
5
0 0
IV. Műszaki ügyek 41
Létesítr-rrényberuházás ügyei
42.
Epületek fenntartása, .1ar,ítása, üzemeltetése Berendezési tárgyak fenntartása, javítása.
43.
44.
IIN
0
15
0
r.izetneltetése
5
0
5
0
45.
Közterület-foglalási ügyek Kiállítások, rendezvétlyek rníiszaki elókészítése
5
0
46.
Ener
5
0
4,7.
M[iszaki fei lesztési tig_vek
15
0
48.
Gépjárnrűr ügyek
J
0
49.
Informatikai tigyek
0
50. 1. ,)
g
i
agazdálko dás, körr-iyezetvédelern
ITelekottrrtrunikációsiigyel<
0
ITiizvéclelrliiigyek
0
Munkal,écle]errr V.
HN HN HN
15
0
A gazdasági ügyek
61.
Költségvetési tervek és beszánrolók irgyei
0
15
62.
PeIrzfot,qalotllIttal kapcsolatos ügyel<
5
0
63
Adó és illeték ügvek
10
0
64.
Kiállítások, rettclezvéttyek gazdasági előkészítése Létesítrnérryberuházások pérrziigyi tetvezése és
5
0
65
1ebonyolítása
l5
0
óó.
Statrsztikai iigyek
5
0
67. 68.
ITárgyi eszközök
5
0
5
0
50
0
50
0
69.
70.
beszerése, kezelése és selejtezése
IArry,aggazdálkodás.atryagbeszet,zésügyer lVlagasabb vezető állásír dolgozók közalk.j o gviszonyár,a1 kapcsolatos iigyek
Fófoglalkozásíl do1 gozók közalk kapcsolatos iigyek
j ogviszonl,áva1
Részfoglalkozású dolgozók közalk.j ogviszotlyár,a1 kapcsolatos iigyek
1l
j ogviszorryon kír,üii rnunkar,égzés errgedélyezésének|igyer, rrregbízási szerződések
50
0
20
0
15
0
15
0
20
0
Másodáilás, közaikalrnazotti
ér- é s |étszán gazdálkodás
gyei, etiltások
72,
B
74.
Jutalnrazások, célfeladatok Ligyei
75.
Jubiier-rrrri
j
utalnrak
ii
ii
1
gyei
76,
Szabadság engedélyezésének ügyei
10
0
77,
Nyr-rgdíjazási ügyek
50
0
78.
l5
0
79.
TB iigyek Szociális ügyek
5
0
80.
Erdekeitsé gi munkák tigyer
15
0
KULONOS RESZ W. Szakmai ügyek 81
Középtávú és éves tudonrányos nrunkatervek és beszámolók
82,
Gyűr
83.
Gyii itemény- nyi lválrtarlási iig_vek
0
HN HN
84.
0
HN
85.
Kölcsörradás és kölcsönr,étel ügyei, 1etéti ügyek Gyíijtenrény raktározási iigyek
86.
Kiállítások, rendezvények tudonrányos szenrpontból való előkészítése,folgatókönyvek
87. 88.
jtenrény-syarapítás i iigyek
Adott szakvélenények,tr-rdonrányos tájékoztatások Védettényilvánítás, r,édettségge1kapcsolatos szakvélemények
0 0
15
15
0
5
0
0
15
0
HN
0
HN
Védett tárgyakra votratkozó elővásárlási jog 89.
gyakorlása
90.
KLi]földre vlte1 engedélyezésénekügyer
15
0
Közlekedési. krrlturális és nrás irrtézrrrényel
e91 ii rtrrr ii l.öclés iig_vek
0
15
92.
Körryvtári iigyek
5
0
93.
S aj át konferenciák szervezésének és lebonyolításának ügyei, be1földi konfererrcián való lészr,étel ügyei
5
0
J
0
J
0
J
0
5
0
96.
Kiilső fél részérektttatási, fén_vképezési.nlásolási errgedélyek kiadása \4úzerrrpeclagó gtál,a1 kapcsolatos tigyek Múzeurrri try,itva tartás és belépődí1 í_igyek
91.
I(omnitnikációs űgyek, honlap, forgatási engedélyek, kiállítások nregnl,itásárrak előkészítése
94. 95.
99.
Ivlarketing ügyek, rendezvétryek, terembérlet Fotó ilgyek
100.
Restaur
98.
1
01.
álási munkák iigyei MítzeLtrn i nl íiköclési err geclélyek
5 0
0
HN
15 0
0
HN
702. 103. 104. 105.
Nenrzetközi kapcsolatok ügyei, kűlfdldi korrferencián való részr,ételügyei
Protokol1iigyek Fordítási ügyek Mítzeunr dolgozó k
nr
0
15
5
0
J
0
agárrgyiij tenrén,l,ei nk
lreielentése
0
t06.
Szakn-rai pályázatok
15
l0,1.
Kossuth hajó ügyei
0
108.
Kiadványok, filmek, kultúrcikkek előállításának és forgalnrának ügyei
5
HN 0
IIN 0
