Magyar Nemzeti Levéltár Kötelezettségvá|lalási, utalványozási, pénzügyi ellenjegyzési' igazolási és énényesítésirendjéről szóló szabályzatl
Jóváhag1'ta:
,sm:)
ffi 2^^ *
\o,
nuaup".t. zor:'. '.|1':' Dr''
'9-Í
Mikó Zsuzsanna főigazgató
A szabályzat tartalmával egyetértek: Budapest,
2012. 4Z*,...
--2/?- _ Makó csaba
költségvetési főfe1ügyelő
Bevezetés
.\Z áIlamháztartásró] szó]ó 201]' évi CXCV' törvény (továbbiakban: Aht), val.Lrnint aZ államlráz1artáslól szóló törvény véglchajtására kiadott jó8/20ll. (xll.3l.) Kornr. rendelet (továbbiakban: Lvt.) szabál,yozza a kötelezettségvál]alás' utalváDyozás' elleljegyzés. jogszabályi előírások figyclembevételével minden köhégvetési szen ^ nregfelelóen elkészítia kötelezettségvállalás e].járási adottságainak és lgbetőségeinek rendjének belső szabályzatát' érvényesítésIendjét.
A szabályzat célja, hogy . a Magyar Ncrnzcti ]fvéltáI és tagintézményei a rer'rdelkezésre á]]ó e]őilányzatok
kcletej között gazdálkodjanak, a gazdálkodás, a köteiezettségvállalrís' a bevételek clőírása. a szakmaj teljesítés' valamint a pénzügyi elleniegyzés rendje igazolás, az éÍvényesítés. Szenezeti és Müködési szAbályzat lendelkezéseivel össáangbai megalapozottak,
o
a
oé1szerűek 1cgyenek.
A szabályzat célja továbbá|
o r . o .
jogszabál.vokban clőínatnak való megfelelés; a gazdáJkodás stabilitásának, lik\'iditásának biztositása; a gMdálkodási felelősség éNén}Tc j uttatása; a szabál1talan, felelőtlen kötelczettségvállalás megakadályozása és a nyjlvántafiási fegyelem erősítése' a
I. Á|talános rendelkezések l. Gazdálkodási jogkörök
gyakorlásának reudje
jogok gyakollását és a kötolezettségek teljesítéséttartalmazó feladatok meghatározott sorrendben kövctik egy!ást' A gazdálkodással összeffiggő jogkörök: . kötelezcttségvállalás, . köt9lezettségvállalás ellenjegyzése (pénziigyi el1enjegyzés)' . teljesítésáhétele' igazolása (szakmai teijesítésigazolása),
A gazdríkodrís folyamatában
. . . .
a
érvényesítés, utalványozás' pénziigyi teljesítés és bevételek előirása
2- A. sz^bályzat
sze.iélyi hatálya
A' szAbilyzat személyi hatáya kteÚcd a Magyal Nemzeti Levéltrár (továbbiakban: LevéltaÍ) valamennyi szervezeti egységére' tagintézményeire, i]]etve azokkal közalkalrnazotti rag1'
munka\régzésÍeirányuLó egyéb jogviszonyban á11ó temészetes szellélyekre (toVábbiakban:
dolgozóka).
3' A szabályzat tárgyi hatály
A
szabál}zat tárgyi hatálya kiterjed minden. a l]' ÉÍtelmezésekfeiezetben meghatáTozott
kötelezettségvállalási
dokumentumra és eljfuási cselekményle,
A Szablíl}zat alkalm^zása soÉn függetlenül
az elnevezésétől és attól' hogy azt a Le\iéltát' vagy külső fél kezdeményezi kötelezettségvállalásnak kell rekinteni minden olyan joghatás kiváItására alkalmas egy_, két- vagy többo]dalújognyilatkozatot: a) atnelyben a Levéltár pénzbeli vagy nem pénzbeli (nalurális) szolgá]tatás teljesítésérc'
brtmilyen magatartrís gyakorllísára vagy attól taÍtózkodásia, tíirésre.vagy jövőbcni jognyilatkozat megtét€lére vállal kötelezettséget, vagy arnel}'ben i|yen tartalnríl jogokat szerez' illetvc követeléselgc válik jogosulttá; b) amelynek teljesítéséért a
LevéltáIjogi úton érvényesíthctőfelelősséget vállal vagy felelőssé
válhat.
4.
Á szabályzat alkalmazás&
Jelen szabályzat keretszabályzat, anelynek tendelkezéseit egységes szerkezetben kell alkalmazni az alábbi rész]etszabáIyozásokkal és minden, azokhoz kapcsolódó ügyviteli
utasítással.
a)
A
Levéltár beszerzéscire vonatkozó szabályok, nrelyek kiterjednek nrinclen olyan kötelezettségvá]Ialásla' anelyben a LevéltáI - gazdálkodó szervezetként - anyagot, eszközt vagy szolgáltatást \'ásárol és anrrak fe.jében pénzügyi kötelezettséget vállal; b) Személyi jeIIegű kífizetésekrevonatkozó szabályok;
c)
Támogatási, pályáZati \'állalások teljesítésérevállalt kötelezettségekre vonatl(ozó
szabályok; d) Bevételt crcdményező kötelezettségek vállalására vonatkozó szabá]yok, melyek
kiteiednek
különösen a Levéltár által végzett alapte\'ékenységhez kötődő saját be\ttelt eredményező tevékenységgyakollásáÍa, iIletve a LevélÍá_r vagyoniínak hasznosítására'
4.
A szabá|yzat jogszabályi
. .
az ál]amháZtartásÍól szóló 201 1. évi CXCV. Törvény (Áht.); az á|lanháLztartásról szóió törvény végrehajtására kiadott 3ó8/2011. (XII.31.) Korm'
rendelet (Álr');
. a számvitellől szóló o az államháztartás .
és egléb forrásai
többször
módosított 2000' é\'i c. tön'ény;
szervezetei beszánolási
és kötryl.vezetési
köte]ezettségének sajátosságairól szóIó többször módositott 24912000' (xII.24.) Korm. rendelet; a Magyar Nemzeti Levéltár sze .ezeti és Működési szabályzata;
II. Ertelmező rendelkezések .Ielen SZabályzat alkalmazásában:
Kijt e I e zetts ég,á l li l ds A kijte]ezettségvállalás a jóváhagyott kiadási előirányzatok terhére fog.u]a1osított olyan intézkedés, amely jövőbeni fizetési kötelezettséggel jár. Kötelezettségvállalás a Levéltár nevében tctt, a Levéltár alapító okiratábaÍl fog]alt feladatok célszerű és hatékony ellátása' végrehajtása során nindeí olyan jognyilatkozat' amelyből a LevéItáI terhéle fizctési vagy bármilycn más jellegú teljesítesi kötelezettség keletkezik.
A |eggyaknbban előforduló kötelezettségvállalási formák: . közalkalmazotti foglalkoáatottakat érintő alkalmaási okiratok (kinevezési okiratok)'
. . . .
átsorolások, helyettesités elrendelését meghatárczó intézkedések, jutalom' illetve más rendszeres és nem rendszeres kifizctéseket elÍendelő munkáltatói intézkedések). visszaigazo1t (egyeztetett) megrendelések áruszállításra, szolgáltatásra' a Ptk' szabályozásának kerctei közé tartozó szerződések (adásvételi-, szá]lÍtási-' közüzeni-, megbízási_' vállalkozási-, bérleti-, szolgáltatási-' hite]-, kölcsöD' stb' szerződések), szerződésselalátámasz1ottberu]rázásifinanszírozásialapokmiány. cgyébkötelezettségvállalásidokumentum'
Kijtel ezeus égvli l l dI ó Az A}l. elöirásai szerint a .,költsegvetési szerv feladatainak ellátását (vé$ehajtását) szolgáló, a kiadási előilányzatokat teúelő fizetési, vagy más teljesítésikötelezettség vállalása (továbbiakban: kötelezettség\'állalás), vagy ilyen követelés (beYételi előiÍányzat teljesítése érdekében töIténó előírása) a költségvetési szerv vezetőjének vagy az általa megbízott személynek a hatásköIébe tartozik'
A
Levéltár Í'őígazgatója, vagy az általa íIásban megbízott szemé]y a Levéltár nevében kötelczettséget vállalhat' A kötelezettségvállaló a]áírásával fele]ősséget vállal az adott kiadás va1amint azéÍt,hogy a kötelezettségválalás elozctes pénzügyi szakrnai szükségességééí, fedezetigazoláson alapul. E tevékenységéérta jogszabályokban ncghatározo1l fegyelnlj felelősség terheli, illetve kár okoziísa esetén a jogszabá|yokban meghat.írozott lendclkezések szcÍint k.iftérítésifclelósséggel taÍtozik. Köle l ezettségró l l a lós d o k ame nt hn'a
'lánden olyan dokumenfum' amel1'ből a LevéltáI számáru fizetési vagy tcliesítési kötelezettség származik' így különösen a kinevezési okirat, egyéb személyi kifizetések megállapítására vonatkozó rendelkezés, szerződés, megállapodás, megrendelés és aru1ak visszaigazolása' pályázati úton odaítélttámogatáslól szóló döntés aliílt dokumentuma' közbeszerzési o]járás közzétett ajanlati, i]]etve részvételi felhívása.
K et etme gdl l apo d ds, k e rct sze rződés Az a megállapodás, mel1nek keretében egy vagy több anyag, tárgyi eszköz vagy szolgáltatás beszerzési feltételeit rögzitik, és melyből közvetlen flzetési kötelezettsége nem keletkezik a Levóltának. A konkét igények kielégítését,valamint a közvetlen kötelczettségváIlalást a keretmegállapodás alapján elkésátett megjendelés jelenti.
Plibóza,
A
támogatási szeÍződés' illetve támogatási szerzódés alapján megkötött paltncÍségi megállapodás vagy szeződés' amely alapján a Levéltár' mint pályázó' kedveznényezett' vagy projekt partnel részéIe támogató vagy vezető plojekt pafinel költségvetési előinínyzatként. támogatás értékúbevételkéntvagy átvett pénzeszközként nyilvántartandó' pály&ati úton elnyen foITiást biztosit a felek közöft létrejött szeÍződésben vagy megállapodásban vállalt fe1adatok. tevékenységek megvalósítása érdekében.
Pénziigy i e I l e nj e gyzés A pénzüg}'i ellenjegyzés a kötelezettség\'á|lalás ellenjeg}zését jelenti. Áz Át'r. 55' $-a énelmébena kötelezcttségváIlalásokat ellen kell jegyezni, amely annak igazolása, hogy a köte]ezettségválla]ás vagy uta]ványozás megfelel a hatályos jogszabályoknak' valamint annak' lrogy a kötelezettségvállalás nen1 sérti a gazdálkodásra vonalkozó szabályokat' ellenjegyzés igazolja továbbá, hogy a kifizetés teljesítéséhezszükséges elóirályzat és az adott ^Z gazdálkodó egységnél az adott feladatra a keret, valamint a szükséges fedezet az ellenjegyzés idópontjában rendelkezésre á11.
Az ellenjegyzési tevékenység során meg kell győződni anól,lrogy a . a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve a le nem kö1ött, a kötelezettségvállalás tirgyával összefiiggő kiadási előinínyzat rcndelkezésre áll_e, illetve a befolÍ' vagy válhatóan befolyó bevétel biztosítja e- a fedezetet' . előirányzalfelhasználási terv szerint a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre
.
áll-e, a kötelezcttsé8vállalás ncm sérti-e a gazdálkodiísra volatko7ó szabályokat.
A pénzügyi ellenjegyző feladata cllátáshoz szükség sze nt szakéÍtót vehet igénybe' Utalványoztís
Az utalvrinyozás a kiadás teljesítésének,a bevétel beszedésének,elsámolásának elrende]ését jelenti. Utalványozni csak érvényesíteftokmány alapján lehet. Az utahányozás dokumentálásának előkészítéseÍészben az érvényesítő,részben munkaköri leírás alapján ezzel megbízott költségvetési n]unkatifus feladata. Az utalványozásra kü]ön írásos '.utalvány'' megnevezésú dokumenturr áll rendelkezésre' ame]y taItalmazza a AvÍ'-ben meghatáIozott követelmén}'eket.
Utalványozásra a főigazgató, a gazdasági igazgató, illctve a tagiotézmények vezetói jogosultak' továbbá a főigazgató á]tal megbizott munkatársak' A 1agintézlényekesetében az utalványozásrajogosult személyre a tagintézmélryi \'ezetők tehetnek j avaslatot. Étvényesítés A kiadás teljesítésénekés a bevétel beszedésének elrendelése (uta]ványozás) előtt okmányok alapján c]lenőrizni és érvényesítenikell azok jogosü]tságát, a szakmai teljesítésigazolás és/vagy a kfizetés szakmai elrendelésének meglétét,összegszeúségót, a fedezet meg]étét és azl, hogy az előírt alaki, tartalmi követeiményeket betartották_e. A feladatot ellátónak meg kell győződnie aÍól, hogy a teljesítésmegfelelően igazolásía kerü]t, a követelés jogos-e' a szrímla, a kifizetés alapdokumentuma számszakilag és alakilag helyes-e a bevétel az intézményt megilleti-e.
. . o .
Az érvényesítésírásban töÍténik az utalványrendeleten' Az éÍvényesítés az '.Ervényesítve''
megielölésen kivül taltalmazza a megáIapított összeget és a könyvviteli e]számolásra utaló Í'ökönyvi számlaszámot' csopor1os utalványozás esetén az érvényesítésaz utalványhoz csatolt külön dokumentumon _ az egyes téte]eket elkü]öníletten tafialmazva _ törtélljk'
_ a munlQköri leírásban megjelöltek szerint _ pénzügyi-szánviteli érvényesítésle szakképzettségii dolgozó kerülhct kÜelölésÍe' biztositva a helyettesítést ís. Az
Tdjesítés igazolása A teljesítésigazolása a szeEódés, a megÍendelés sze nti elvégzett munka' szolgáltatás, illetve a szállított áru átvételének merrnyiségi, minóségi és határidőbeli vizsgálatának a szaktelü]et kiadás teljesítésénekelrendelése előtt okmányok alapján részéről töriénő igazolása' ellenőrizni' szakmailag igazolni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrerrdelés, megrílapodás teÜesítését' Az Ávr. adta lehetőségnél lbgva a bevételek beszedése gazdasági eseménynéIncm szükséges a szakmai teljesítést igazolni' A kötelczettségvlillalás alapjrin eh'égzett teljesÍtésmegtörténtét dokumentáItan igazolni kell. amelyet az arajogosult személy aláíÍásával, az igazolás drítumának fchüntetésével végez el. Ennek során meg kell gyózódni arról' hogy: a megfende1t eszközöket' készleteket leszállították-e, az átvétel igazolása és a nyilvántaÍtásba vétel megtöfiénle' a teljesített szolgá]tatás, illetve e1végzett munka a kötelezettségvállalás tartalnának megfelel-e.
A
.
.
A szakmai teljesítésigazolás módja: a dokumentumra (szrímla, számlát helyettcsitő okmány' stb.) záradéklént rá kcll vezetrri' - vagy hosszabb leínísesetén a dokumentümhoz csatolt,
annak részekéntkezelendó kiegészítő feljegyzésen _ a kötelezettségvál|alás jellegének megfelelő teljesítés megtörténtét. számot kell adni anól, hogy a te]jesítés a kötelezettségvállalás szerint tijrtént-e' anól is nyilatkozni kell, hogy pl. a bcszerzett áru bevételezése megtöÍtént, a rendezvénÍ megtartották' a kiadványt leszá]]ították' a megbízott a tanulmán)1 elkészítette, továbbá ameDnyiben szükséges az összegszerílséget ellenőrizni. erurek tényétdokumentálni kell' A szakmai teljesítést az egyes tevékenységekértfelelős munkatársak igazolják a munliaköri leínísuk szerint. A munkaköri leirásokban egyértelműen rögzíteni kell' hogy mely munkavállaló mely szakmai terület felelőse, ezze| összeffiggésben kell a szakmai teljesítések igazolását feladatául meghatározni.
III. Á köte|ezettségvállalás rendje A kötelezettségvállalás előtt meg kell győződnie az előkészítéstlefo|}tatónak anól' hogy a jóváhagyott' illetve módosított költségvetés fel nem használt és le nem kötött kiadási előirányzata biztosítja-e a szükséges fedczetet' A kötelezettségvállaló részérea feladata eLlátásához a kötelczettségvállalás kezdeményezője olyan döntés eLőkészítő dokumentumot köteles biztosítani, amelyból a kötclezettségvállalásÍa jogosult egyértcln]líen meg tudja állapítani a legjobb megoldás lblmáját és a megvalósulás leggazdaságosabb módját' a.)
A kötelezettségvállaláshoz
szükséges továbbá az alábbi követelményck teljesüése:
szakmai feladat ellátását szolgáló szükségességés jogszerííség, a megoldási lehetóségek közül a célszerűséget, a hatékonyságot segítő változatok kiváiasztása' tárgyévi fizetési kötelezettség az adott évre a jóváhagyott kiadási előirányzatok mértékéigvállalható' t{tgyéven túli fizetési kötelezettség csak olyan mértékbenvállalható' amely a kötelezeltségvállalás időpotttjában, a lendeltetésszení múködés veszélyeztetése nélkül finaÍszírozható, kötelezettsé$állalásnak előirrínyzat felhasználási terven kcll alapulnia. a kötelezettséget vállaió szenélynek meg kell gyóződni e]őzetesen arÍó]' hogy a rendelkezésre á1ló, l'el nem használt előirányzat biztosítja-e a kjadás teljesitésere a fcdezetet, továbbá bogy a kiadási előirrányzat fedezetét biztosító bevételek befolytak_
a
A munkáltatói intézkedésseljáró kötelezettségr,állalás sorrán figyelembe kell venni, hogy az engedélyezett létszánrkcrel nem léphető nil' A Lölelezcn.egvállalásnál fi91elemmcl kell lenni: az Ávr' 51.$ 12') bekczde.ére: A költségvetési szerv állomiinyába taíozó személy részéIemegbízási díj vagy más b)
szerzódés alapján díiaás a munkakörébe tartozó, a munkaköri leírása szefint számára elóílható feladatía nem fizethető' Más esetben díjfizetésrea költségvetési szcrv által a feladatra vonatkozóaü e]őzetesen írásban kötött szeződés e lendelet szabál-vai szerint ígarclt teljesítése után kertilhct sor. A szerződésben ki keil kötni, hogy a díj Lizárólag abban az esetben illeti meg a költségvetés állományába tartozó személ)'t, ha a munkakörébe taltozó feladatainak is szerződésben rögzített fe]adat me]]ett maradéktalanul eleget tett.
a
A kölelezellscgVáll3lásnál figyelemmel kell lenrri az Áw.50' { {2)bekc7dé<éreis' A költségvetési szerv a külső személyi juttatások előirányzata, illetve a dologí kiadások között megteryezctt szellemi tevékenységsúfi!.a ellenében Íörténó igénybcvétel tétel előirányzatának terhére természetes vagy jogi személlyel, illetve jogi személyiség nélküli egyéb szervezettel akkor köthet szerződóst, ha
jogszabay llem zríja ki' b) a szerződés megkötése jogszabályban, az alapító okimtában, illctve a szervezeti és núködési szabályzatban meghatározott szakmai alapfeladatai ellátáshoz feltétlenül a) aá
szükséges. kormiiLnyrendelet eltéIő rendelkezése hiányában az adott feladat elvégzéséhez megfelelő szakértelemmel, szakképzettséggelés gyakollattal vagy egyéb mcgfelelő sajátos szakmai adottságokkal, képességekkel rendelkező személ).t nem foglalkoztat, vagy alaptevékenység részekéntfelmerüIő, a szerződés tárgyát képcző szo]gáltatás egyedi' időszakos' vagy időb9n rendszeÍtelenül ellátandó feladat.
c)
A
l\4agyar Nemzeti l,eróltáI feladatainak ellátása (végrehajlása) sorián fizctési vagy más Leyéltár Íőigaz$atója' r'agy az áItala írásbatr kijelölt teljesítésikötel€zettségét yállalni ^ alapokmányában foglalt feladatainak célszerű személyck jogosultak a LevéltlÍköltségvetési fóigazgatójának kötelezettségvállalási Levéltár és hatékony ellátására figyelemmel. hatásköÍe általános (minden ügyletre kíterjed, és a ktiltségvetésielőiIányzatokon belül összeghatárra tekintet nélkül korlátlan).
A
A kőtelezettségvállalásnak mindenkor az előilányzat felhasználási terven kell alapuhi.
A
levéltáÍi intcgráció eredményeként kibővült intézményrcndszer a kötelezettségvállalás delegálását eredméÍyeztc a tagintézmények számiíÍa' A Íőigazgató korlátozott kötcl€zettségvállalási jogkörrel ruházza fel a tagintézmónyek vez€tójét, akadályoztatása esetére helyettesét a tagíntézményrészére megáIlapított költségvetési források crejéig.
Á főigazgatói felhatalmazás alapján a tagintézmény vezetóje korlátozott kötelezcttségvállalási jogkörét a részérebjztosított gazdálkodási jogköIön belül gyakorolhatja. Távollétében' a halasáhatallan, késedelmet nem tűrő esetekben _ utó]agos tájékoztatási kötelezeltség mcllett _ a helyettese iogosult e|iámi_
A
tagintézmér]yi vezetők a korlátozott kötelezet1ségvá]lalási jogkörükben összeghatfutól lüggetlenül nem vállalhatnak a) h!üúneróforrás_gazdálkodás kt'rébe tanozó' b) beruházásokkal összeÍijggö, c) a folyamatos üzemeltetésÍe un. közüzemi szolgáltatások igénybe véte]érejogosító keretszerztidések, szerződések alapján keletkező kötelezettségct.
A tagintézményeknéla korlátozott kötelezettségYállalási jogköriik kiterjed: 300.000'- Ft feletti' beszerzési, karbantartási, szolgáltatás igénybevételi köte]ezcttségvá]lalás aláírására a tagintézmény vezetője' (távollétébcn az áItala megbízott) és a gazdasági igazgató (távollétében helyettese) egyttttcsen j ogosult'
Ft alatti
beszerzési, karbantartási, szolgáltatás igénybevételi kötelezettségvállalásÍa a tagintézmény vezetóje (távollétében az általa megbízotl). 300_000.-
illetve a tagintéanény gazdasági feladatokat e]látó alkalmazottja egyiittescn jogosült' fi gyelemmel az e szabályozás ÖsszeféÍhetetlenségére vonatkozó előíIásokra'
A kötelezettségvállalásra
Yonatkozó különlcges szabályok' előíráslr
A
LevéItárnál kalakított áItalános és korlátozott kötelezettségválalási jogköIókre az egyes kt'ltségvetési előinínyzatokat illetően az alábbi speciális e]óíúsok alkalmazandók:
A
.
Hunánelőlbnás-gazdálkodás köIébe tartozó kötelezettségválalás Levéltrímál közalkalmazotti jogviszony létesítéséIe,módosítására, megszüntctésére'
közalkalmazottak
javadalmazására irányuló kötelezettségvállalásla a fiiigazgató jogosult.
, .
Beruházásokkal összefuggőkötelezettségvállalás Epület-, ingatlan.- építmény-beruháással és felújíLással kapcsolatos kötelezettségválialás csak a Műszaki Ítiosztály előkészítésealapján a fóigazgató köte]ezetÍségl'állalásával és a gazdasági igazgató elleniegyzésével történhet.
.
A
300 e Ft-ot eléró és meghaladó, de a közbeszerzési értékhatáíel ncm érő összegű új, vagy használt gépek, berendezések, felszerelések, jármüvek beszerzésével kapcsolatos kötelezettség a tagintézményvezetőjének és a gazdasági igMgató egyijttes aláírásával vállalható'
.
Közbeszezés hatálya
a1á
taÍtozó készlet-' eszköz beszcrzések, szolgáitatások esetén a a beruházásoknál elóíÍt kötelezcftségválla]ás
Műszaki főosaály előkészítésétkö\€tóen alka]mazaldó'
o
Közüzemi szolgáltatásokigénybevételérekötelezettségvállalás Levéltár a múködése érdekében' a folyamatos ijzemeltetés biztosításlíra köziizemi szolgáltatásokra határozatlan időre szóló keretszerződéseket kötheÍ' melyeknek kiadásai álandó jelleggel terhelik az adott évi költségvetést. A közüzemi szolgáltatások
A
keretsZerződései jellemzően a
víz,
gáz' f,ítés, energia, kommunikációs szolgá1tatások szolgatatási teltileteket öleli fel.
A közüzemi szolgáltatások igénybevételércjogosító keretszerződések kötelezettsegvállalója a Levéltár főigazgatój a, yagy az általa megbízott személy, ellenjegyzője a gazdasági igaz5atóvaly az álta]a megbízott személy.
A közüzemi keretszerződésre ilányuló kötelezettségváIlalási eljárás indulhat: a) központi
levéltári kezdeményezéssel
Központi levéltári kezdeményezéssel köztizemi szolgáltatásoka kötelezettség vállolása, a hatál}.os szerződések felmondása, módosítása a főig;^zgató, a gazdasági igazgató, valamint az üzemeltetéséIt folelős műszaki főosztály vezetőjének kezdeményezéséreindulhat'
A
kötelezettségváIlalást előkészítő eljá!ás lebonyolítása az üzemeltetésért 1'elelős fóos7Íály hatrískörébe taÉozik' mely főosztály az eljrirás során köteles az érintett tagintézl]rények vezetőjóvel kapcsolatot taÍtani, elfogadási kényszer nélkül javaslatait megismerni, mérlegelni'
a
A szükséges piacfelméIést, költségelemzést követően
a potcnciális szolgáitató kiválasztása a
közbeszefzés alá tarÍozó éÍékhatáresetében a közbeszerzési szabá|yzatban foglalt eljárás'
illetve egyéb más esetben legalább hfuonr árajánlat bekérésealapján töÍtéúet' A
kötclezettségvállalásra előkészített döntési anyag alapjáJn a főilazgató kötelczettségvállalási
jogát jelen szabályzat általáros előíiásai szelint gyakorolja. b) Tagintézményi kezdeményezés
annak módositásiíra a tagintézmények vezetói íÍásban tehetnek Levéllár üzemeltetésértfelelős szelvezeti egység, a Műszaki lóosztály
Kötelezettségvállalásra,
javaslatot
a
Íiiosztílyvezetőiének.
A tagintézményi kezdeményezés Íi'bb esetei: légi szolgáltató által nyújtott szolgáltatással szembeni minőségi kifogások, új szolgáltató megjclenése kedr'ezóbb kondíciók mellett, egyéb, megfelelő indokkal alátámasztott szolgáltatóváltás
Meelévó 5zolgállaIó módosílá5a.
ilánti igény,
Az íIásbeli javas]atol a Műszaki főosztály szak]nailag értékeli'elemzi' és változtatási indok
jogossága esetén a (iigazgaLó láJékoztatása és döntése utín elindítja a szükséges eljárást az új szolgáltató kiválasztásiÍa, közbeszerzés alá tartozó éfiékhatliresetében a közbeszerzési szabályzatban foglalt elján{ssal, illetve egyéb más esetben legalább hlircm árajrfulat bekérésével.Bizottsági döntésen alapuló kiválasaás során a bizottság munkájában bevonandó az érintett tagintézmély munkatársa'
A
köziizemi kötelezettségvállalást előkészítő eljáÍás ercdményes lebonyolítását kővetően a főigazgató jelen szabályzat elóírásai szerint gyakorolja kötelezettségvállalási jogkörét.
.
A tagintézméIryek a tifugyhónapot követó hónap kiadási előirányzatait várhatóan torhelő kötelezettségvállalásokól a tárgyhónap utolsó munkanapjáig a LevéItá] pénzügyi és s7ámvitcli lőosz.tályvezetője ÉszéIea 6. sz. mellóklet sze nti adatszolgáltatást ktjtelesek elektlonikusan teljesíteni' Kötelezcttségvállalásra felhatalmazás ós felhatalmazás visszavonása Kötelezettségvállalásla a felhataltnazás' ílletve a fe1hatalmazás vissza\'onása minden csetben csak írásban történhet. Az írásos megbiziísra és visszavonásra a I. és 2. sz. mellékletben szereplő dokunentr-rmok alapján kedlhet sor.
Az inisos felhatalmazás dokumenfumának
. . o . . .
Az
a
következőket
kell taltalmazni;
a felhatalnrazó nevét, beosztását, a felhatalmazott nevét, beosztását;
kezdö idöponÚjt: felhatalmazás a feltételeit; a lelhatalmazó alátását; 0a felhatalrnazó által a megbíás fudomásul vételénekaláílással történő igazolását. a felhatalmazás
íIásos felhatalmaziis visszavonásáról szóló dokumentuÜEk
tartalmazni : a felhata]mazást visszavonó nevét, beosztás a felhatalmazott lrevét, beosáását;
. . . . .
a
következőket
kell
visszavonásának időpontját; a felhatalmazást visszavonó alálását; a felhatalmazott átal a visszavonás tudomásulvételének aláíÍással történő igazolását' a fclhatalmazás
A kötelezettségválalásra jogosultak
nevét, beosztását, valamint aláírásának mintáját a jelen szabáIyzat 4. szimú melléklete szeri[ti nyilvántaltás taÍtalmazza. A köÚelezcttségváltalókró| készült nyilvántartás folyamatos. naprakész vezetéséérta Gazdasági lgazgatóság vezetőjc felelős'
Tárgyóven tú]i fizetési kötelezettség vállalására csak a főigazgató és a gazdasági igazgató együttesen jogosult_ ide nem értve a jogszabrílyon, jogerős bírósági dőntésen alapuló kötelezettséget és csak olyan mértékbe[vállalható' amely a kötelezettségvállalás idópontjában ismert feltételek mellett az esedékesség időpontjábarr' a rcndeltetésszeíí múkijdés\'eszélyeztetésenéIkül fi nanszíroáató'
A kötclezettsógvállalás
írásbeliséghez kötíitt az alábbiak íigyelembeyételéve|:
A
Levéltámál az Ár.r. 53. $ (l) bekezdésébenbiztosított leheÍőséggel élve a gazdasági eseményenként 100 eFt_ot el ne1n érő esetben előzetes kötelezettségvállalás szóban is töfiénhet' azonban aZ egynáshoz kapcsolódó szolgáltatások nem bonthatók szét. Ár3jánlat bekérésnek a kötelezettségváIlalást meg kell előznie.
Nem szükséges íÍásbeli kötelezettségvállalás a pénzügyi szolgáltatások igénybevételéhez kapcsolódó kifizetésekhez' és abban esetben' ha a kötelezettségvállalás összcgét vagy az összeg megállapításának módját, továbbá a felek valamenrryi .iogát és kötelezcttségét
jogszabály' nemzetközi szeryezetben való tagsági viszony, vagy jogerős, i]]etve fellebbezésre tekíltet nélkül véglehajtható bíIósógi, hatóságl döntés teljes köÍűen megbat.rozza, Így különösen a normativ és nomatív jellegű beruházások. nemzetközi kötelezettséggel és megtérítésikötelezettségek, a csődkapcsolatos hozzájárulások, káÍtalanÍtási káíérítési léiszámolási és végelszímolási eljáráshoz kapcsolódó legisárációs díjak, valamint az adonárryozott díjak:hoz' kövctelésekhez kapcsolódó pénzbeIi juttatások esetén'
A szóbeli kötelezettségvállalás alól értékhatáJtól Íiiggetlenül ki\,ételt képeznek a szenrélyi j€llegú kifizetésck. Itt értékhatártól fliggetlenül írásos kötelezettségvállalást szükséges késziteni.
A szóbeli kötelezettségvállalás Iendje a következő: A költségvetési szerv költségvetésélrck dologi és speciális célútámogatási előirályzataiból
azon tételekre vonatkozik:
. l . .
amelyekkötelezettségvállalássalnemterheltek,
anelyek csetében, függctlenül
kötelezettségvál1alás,
amelyek esetében a
a
100 eFt alatti értékhatártól, történt
l00 eFt alatti kifizetés ténye már
írásos
korábban megkötöft
szerződésekbő], negállapodásokból _pl' köziizcmi szerződések'
számlavez€téshez
kaposolódó költségek, stb' e!ed. a mindenkori költségvetésben szereplő elóilányzati összeg elejéig.
A LevéltáI vezetői
(vagy ügyrendben. illetve nluntaköri lcirásban azzal megbíZott további vezető beoszlású muntavállaló) a kiadási tételek vonatkozásában kezde ényezhetik a gazdasági vezetővel a fedezet tekintetében töÍténő egyeztetést követően _ az intézmé.]t.y \'ezetőjénéI a szóbeli kötelezetlségvállalást' Összeférhctetlenség és tartós távollét eselén az általános helyettesítési rend érvényes' A szóbeli kötelezettségvállaláslól belső bizonylatot kell
kiállíanj.
A
100 eFt és az alatti, fonti nódon szóban vállalt kötcleze1tségek esetében a szóbeli kötelezettségvállalás dokumentumán aláírásukka1 veszi tudomásul a szóban vállalt kötelezcttséget' illetve annak tcljesítéséta kötelezettségvállaló és a pénziigyi ellenjegyző (5. melléklet)' sZ'
Ezen összeget Deghaladó kötelezettségvállalás csal< írásban töténhet meghatározott dokumentumok alapján.
Írásban vállalt kiitelezettségválhlás dokumentumai: o kinevezési okirat,
o o o
szerződés. nregállapodás, visszaigazolt' árajánlaton alapuló megrendelés'
a
szabál.vzatban
Nem íÍásban vállalÍ kötelezettségvállalások: számla' számlát helyettesítő okmány.
. .
Előzetes kö1elezettségvá]lalásnak minősül a közbeszerzési eljáás közzétett ajfu ati, részvételi felhívása' a pá{yázat kiírása, amennyiben nem keÍiil visszavonásra.
A
kötelezettségvállalrís során a szakmai feltételeket, köveÍelményeket mindcn szerződésb€n egyértelmÍíenmeg kell fogalrnazni. Ha a szükséges fe]téte]ek éS kö\'etelmények terjedelmüknél fogva az adott szerződés keretei között nem lrelyezhetók el. úgy azokat killön melléklelben kell a szeződéshez csatolni. Ebben az esetbcn s szerzódésben a mellékletek létérehivatkozni kell' A szerződések, szeEödéskötés eljfuásrend.jét külön szabáIyzAI Íafiaknazza' KötelczettségváIlalások
nyilváotartása
A kötelezettségvállalást követően a kötelezettségv lalásoklloz kapcsolódóan olyan ana1jtikus nYilvántartást kell vezetni, amelyből megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege' a vele szemben tetesített kiadás és a nlég szabad e]őilályzat összege. A nyilvántartás tartalmazza legalább: akötelezettségvállalásnyilvántáJtásiszámát, a kötelezettségvállalast tanúsító dokuDcntum megnevezését, iktatószámát, keltét, a kötelezettségviillaló nevét, ajogosult ezonosító adatait, a kölelezettségvállalás tárgyát, összegét, évek és előinínyzatok szerinti megoszlását' a kifizetési határidőket és a teljesítési adatokat'
. . . . . .
A
kötelezettségllilldllis éltékénekÍneghatfuozásához sziímba kell venni az abból származó valamennyi Íizetésikötelezettséget, még abban az esetben is, ha valamely fizetési kötelezettség bekövetkezése bizonytalan vagy különjövőbeli nllatkozattól Íiigg. Ha a fizetési kötelezettség jövőbeni nértékenem halá.Íozható meg pontosan. a körülrnények és az elóző é\'ek tapasztalatainak gondos mérlegelése alapján az adott piaci, gazdasági, társadalmi körtilmények között - az ésszenígazdálkodás mellett _ Ieális legmagasabb összegŰl kötelczettséget kell feltételezni. Ha a kötelezettségvállalásához közbeszerzési eljárást kel1 lefolytatni, a kötelezettségvállalás éÍékemegegyezik a közbeszerzési eljárás ercdmén'veként megkötött szerződésnek a Kbt' rendelkezései szerint száIított éItékével'A közbeszerzési kötelezettség alá nem eső, határozatlan időre úíllaltkötelezettség á1ékét a költségvctési évben és aZ azt kőv€tő hfuom éven keresáül szfumazó fizetési kölelezettségek összegeként kell meghatrirozni-
A szlbad fedezet
rcndelkezésre álllÍsltt'ak yizsgálatához a kötelezettségvá]lalás éItékeként meghatáÍozott összegből a költségvetési év és _ ha a 46. $ alapján sziikséges - áz Á}t. j6' s (4) bekezdése szerinti évek szabad előirányzatait kell vizsgálni. Az Aht.20. $ (1) bekezdése szerinti idegen péflzeszközök terhére vállalt kötelezettség esctén a szabad fedezet vjzsgálatát a nyilvlíÍtanott idegen pénzeszköz fel nem basz]ált részérekell elvégezni'
Az
Áhr' 36' $ (2) bekezdése szerinti más fizetési kötelezettségek esetén a teljesített kifizetésekkel egyidejűleg kell arurak adatait és a kifizetés összegét az (l ) bekczdés szeri i
nyilvantartásba í'elvenni, és a 46' összegével csökkenteni'
s
szerint érintett évek szabad előirányzatait a kifizetés
A
kötelczettségvállalás módosulása' nreghiúsulása, mcgszúnéseesetén haladéktalanul gondoskodrri kelJ a nyilvántanásban szereplő adatok módosításáról' törléséről' valamint a 4ó' $ szerint érintett évek szabad kiadrísi előitán1zatai módosíLís.tól.
A
kötelezettségvállalás nyilvántar|ásba vételénekmegtöténtét mírden esetben hitelt érdemlően doktllnentálnikell. A kijtelezettségvlÍIlalós tIokumentumóra ló keII vezelrri| akötelezettségvállalásrryilvántartásbavételiszámát' kiadási jogcím€Í, a kötelezettségvállalás összegét megbontva - tárgyévi előirányzát telhéÍevállalt táÍgyévi kötelezettség' - tárg,vévberr a következó évi előirányzat telhére vlílalt kölelezettség' - tfugyévben a további é\'ek előilányzata terhére vállalt kötelezettség - a nyilvántafiásba vótel dátumát, _ a nyilvántartás vezetésértfelelős aláínísát mind a tagintézmények, mind az országos levéltár szintjén'
. . .
kötelezettségvállalás nyilvántaltási számát mind az előzetes írásbeli kötelezettségvállalások, mirrd a 100 eFt alatti szóbeli köte1ezettségvállalások
A
dokumentumaira, bizonylataira
ú kell
vezetni.
A több évet érintó kötelezettségvállalások dokumentálásánál
következők szerint kell eljámi: határozatlan idejú kötelezeltségvállalás esetén ha több évet érint csak a tárgyévi költségvetés terhére kifizetendő kiadásokat kell dokumentálni és nyilvántartásba vemi.ful' határozatlan időÍe kötőtt nunkaszerződés' kínevezésiokirat, közüzemi díjak' stb')' határozott idejííkötelezettségvállalás esetében ha több évet érint a meg kell a következők szerint: kötelezettségváIlalás összegét bontani - táÍgyévi előiíányzat terhéIe vállalt tárgyévi kötelezettség, évi előirányzat terhéÍe\'állalt kötelezettség, - tárgyévben a kö\€tkező _ lfugyévbcn a további évek előilányzata terhére vá]lalt kötelezettség
.
a
.
'
Á
_
-
-
érvényességét,érvényesülését minden kötelezettségYállalás nyilvántartását negycdévet kövctő 10-éig feliil kell vizsgálni. AbbaI az esetben, ha a kötelezettség!állaLás teljesítése valamilyen oknál fogva meghiúlsult' várhatóan nem ke!ül teljesítésre vagy részleges teljesítése megtörtént és további teljesítésmár nem lesz, ílgy gondoskodni kell a nem teljcsített kötelczettségvá|alrísok visszavonásálak dokumentálásfuól és a nyilvánta.tásban töl1énő fcljegyzéséről.
A kötelezettségvállalások nyilvlíntartása a FoÍás sQL
üg}'\,iteli rendszer kötelezettségvállalás moduljának alkalmazísával töfiénik. A nyjlvántaÍás naprakész vezetésééÍta pénzügyi és számvitelí 1óosaál}"r'ezető a felelős' A Forrás sQL üg}.r'iteli rendszer egységes kötelezettségvállalási rnodrrljrínak alka]mazásáig a kiitelezettségvállalásokhoz kapcsolódóan a tagintézmén}€knél olyan analitikus nyilvántaltást éves előirányzat, évenkénti \'ezotni' amclyekből megállapítható a kiadási kötelezettségvállalás' a lekötöft és a szabad maradviirry összege. ^mennyiben fedezetet' addig nem előjrányzat teljesítéséheza költségvetési szerv saját bevétele nyújt a saját bevétel realizálása bizonytalan. kótelezettségvállalás' amíg engedélyeáető a
kell
az
az
A tagintézményeknélés az országos levéltiir&ílvez€tett nyilvántaÍt{isnak azolos tartalommal kell ]enni és minden kötelezettségvá]lalást _ a l00 eFt alattit is- tartalmaznia kell' Az egységes adattartalom biztosítrisára a LevéltáI pénzügyi és számviteli főosztályvezetóje kidolgozza azt a táblarendszert, amelyben a tagintézményekaz egységes Íigyviteli rendszer
nyilvántartják
bcvezetéséig
a
kötclezettségvállalásokat.
IV. Ervényesítésrendje a gazdasági ig^zgatő ált^l írásban megbízott legalább középfokú iskolai végzettségűés ene]lett pénzügyi-számviteli képesítésú dolgozó végezhct. csak Érvényesítést
A
fe1adatkön külön írásbeli megbíZásban kell rögzítcni és a Gazdasági Igazgatóság üg1rendjében is meg kell jeleníteni. A megbízott ezt ajogkörét másra ncm ruházhdtja áI' Az írásos megbízásra és visszavonásra éÍtelemszerílena 3. és a 3/a. sz. mellékletben szerepló dokune]ltunok alapj án kedlhet sor.
A tagintézmények €s€téb€n
a gazdasági igazgató ad m€gbízást annak a do]gozónak, aki
rendelkezik a fentebb Észletezett végzettségi, képesítésielőírásoknak.
Az
érvényesítésrejogosultak ncvét, beosztását, valamirrt aláírásríoak mintáját szabályzat 4. sz' melléklet szerinti nyilvántaltás :nrtalmazza.
a jelen
Kifizetések esetén a teljesítés igazolása alapján - az Ávr' 57' $ (3) bekezdése szcrinti csetben aulak hiányában is - az órvényesítőuck ellonőriznie kcll az összegszer'űséget' a fedezet mcglététés aá' hogy a megelőzó ügymenetben az Aht., az államhááaÍási szám\'iteli kormáryrendelet és az Avl' előíIásait, továbbá a belső szabályzatokban foglaltakat megtartották-e '
Ha az érvényesítőa jogszabályok, szabályzatok megséfiéséttapasztalja, köteles ezt jelezni az utalványozónak' Az énényesítés nem tagadható meg, ha ezt követően az utalviiÍyozó erre íIásban utasítja'
A
kiadás teljesítésénekelrendelése előtt okmányok alapjful el]enórizni, szakmai]ag igazolni jogosultságát' összegszerűségét, szeÍződés, meglendelés, megállapodás teljesítését'A kiadások éNényesítése során nreg kcll áuapítani, hogy a kedvezményezett jogszabály, bírói ítélet,elózetes kötelezettségvállalás alapján jogosan megillcti a téritésés mennyi a teljesítésalapjáÍiáró összeg.
a
kcll azok
érvényesítésaz okmány utalványozása előtt történik. Az érvénycsítésnek_ az megjelöléseD kívül ta]talnaznia kell a megállapított összeget és a könyvvitcli ',é!vényesítve'' elszámolásra utaló főköoyvi száÍnlasámot is' Az érvényesítés megtöIténtét az eÍedeti okmányÍa, vagy arurak lchetetlensége esetében a csatolt kontítozó lapra Íávezetve ke]] végrehajtani és aá az érvényesítőaláírásával és dátummal igazolja.
Az
Az éri,énycsítéselőtt a teljcsítést szakmailag igazoltatni kell.
A szakmai teljesitésig.'1rlás alauéLÍiaz ér,',ényesítőnekellenőriznie kel1 az összegszerűségel, a fedezet meglétét' és aa, hogy az előírt a]aki követelményeket betartották-e. Az érvárycsítés soún kü]önösen
vizsgálni kell
a következőketI
_ _ _ _ _ _
az Áfa törvény által előírt számla alaki követelményeit,
a számlát a szeÍződő fél állította-e ki (a sállítóIa, szolgáltatóIa, vevőrc vonatkozó adatok megegyeznek_e a szeEődésben, meglendelésben Iévő adatokkal) a
sámla sziímszaki megfelelőségét,
a teljesítéstigazoló okmányok megfelelőségét és meglétét(kötelezettségválla]ás,
aláíÍások, pályálzal' szállítólevél, munkalap' bevételi bizonylat' milszaki átadás-átvételi egyzőkön1v' üzernbe-helyezési jegyzőkönyv )' Iendelt, számlázott és bcvételezett mennfség€t' a sziímlán és a megrendelésen szereplő fizetési, teljesítésehatáridő, a késedelmi kamat mértékéDekegyezősége.
j
Az éNényesítéstvégző és a szakmai teljesítéstigazoIó nem lehet azonos személy'
V. Utalványozás rendje
A
kiad.isok tcljesitésénekés bevételek beszedésénekvagy elszámolásánalq a termékek bevételezésénekés kiadásának elrerrde]ése az utalványozás' amely aktusra az éryényesítést kö\'etően keÍülhet sor. Utalványozásra a Magyar Nemzeti Levéltárban a főigazgató, fóigazgató-helyettes(ek), a eazdasági igazeató, illetve a főigazgató által írásban felhatalmazott személy jogosu]t' A főigazgató utalványozási joggal ruházza fe|' a tagintéZÍnényekvezetóit, akik utalviínyozási jogkörüket a saját költségvetési előirán}zatuk erejéig gyakorolhatják.
Az írásos megbíásÍa és visszavonásra értelemszerúen az I. és a 2. sz. mel]ókletben szereplő dokumentr'rnrok alapján kerülhet sor.
Az
uta]ványozásla jogosultak nevét, beosztását, valan,int aláirásának mintáját a jelen utalviinyozásra szabál:"zat 4. sz. melléklete szerinti nyilvintarlás ÍaÍlaIÍnazzA. jogosultakói készült nyilváÍaÍás lblyamatos és naprakész vezetéséérta gazdasági igazgató a felelős'
Áz
Az utalványozás
_ _
fajtái
:
pénzforgalommal kapcsolatos; tennékek bevételezéséveIés kiadásával kapcsolatos.
- valamennyí gazdasági eseményhez kapcsolódóan - a számítógépes rendszerból nyomtatott [yomtafulínyon lehet' A pénzforgalorÍunal kapcsolatos Utalványozni
utalvfurynak(utah'ányreldeletnek) tartalmazDia ke1l: a Íendelkező és a rendelkezést végrchajtó megnevezését; az,,ntalvány'' szót' a költségvetési évet' és az elszámolás módját, a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételéneksorszámát; a befizetőnek vagy a kedvezményezettnek a megnevezését,címét,bankszámla számát; a kifizetés időpontját; a keltezést, az utalványozó aláíÍását:' az érvényesitéskeltét, érvényesítóaláíÍását;
_ _ _ _ _ _ -
-
a könyvelés keltét, és a kön}nr'elő
aláírását'
a lermékéÍtékesítésbő],szolgáltatásból számla. egyszerűsítctt számla, számlát helyettesítő okirat' átutalási postautalvá1y alapian befolyó
Nem kötelezó külön utalványozni összegeket.
VI. Pénzügyi ellenjegyzés rendje PéDziig}i ellenjegyzésre a Magyar NemzeÚi LeYéltárbaE a gazdasági igazgató, távollétében az áltah fclhatalmazott szcmély(ek) jogosult. A gazdasági igazgató
ki a felelősségi kö#be taltozik, hogy a tágintézményeknélarra jogosult szcmélyt j€Iöljön pénztigyi eueDjegyzési jogok gyakorlására' A pénzügyi ellenjegyzési jogköl gyakorlása során ligyelemmmel kell lenni az összeferhctetlenségi szabrílyoka, ame]y értellnében eg}, gazdasági esenrénynél ugyanazon szeméIy nem lehet kötelezettségvá11aló és pénzügyi ellenjegyzó'
A
kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére feljogosító szcmélynck a felsőoktatásba]l szeÍzett pérrzügyi és számviteli végzettséggel' vagy legalább középfokú iskolaj végzettséggel és enel]ctt pénzügyi-számviteli képzettséggel kell rendelkeznie.
A
l'elhatalmaz.ís írásban kell, hogy töÍténjen. Az írásos negbízásla és visszavonásm értelemsze1'űen az 1' és 2. sz. nrellékletben szereplő dokumentun, ok alapj.irr kerülhet sor'
Áz pénzügyi ellenjegyzésre jogosultak nevét, beosztását' valamint aláírásának minlríját ajelen szabáIyzat 4. sz. melléklete szefinti nyilvríntaItás ÍarÍa|mazza' A pénzügyi ellenjegyzésle j ogosultakról készült íyilvá]taÍtás folyamatos és naprakész vezetésééÍt a gazdasági igazgató a felelós.
A
pénztigyi ellenjcgyzésre jogosultnak a pénzüg-vi ellenjegyzést nregelózően meg kel1 győződni aÍól. a sziikséges szabad előirányzat rende]kezésre áll, a bcfo]}'t vagy megtervezett és vfuhatóan befolyó bevétel biztosítja a fedezetet, a kifizctés időpontjában a fedezet rendelkezésre álI, és a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szábályokat. A pénzügyi ellenjegyző feladata eliátásához sziikség sze nt szakértőt vehet jgénybe.
A pénzügyi ellenjegyzést a kötelezettségvállalás dokumentumán a pénzügyi e]lenjegyzés dátun)álak és a pénzügyi ellenjegyzés tényéretöÍténő utalás megjelölésé\'el az arra jogosult szernély aláírásával kell igazolni' Ha a kötelezeltségvállalás nem felel meg az Árr. 54.$ (l) bekezdésebe]] elóífiaklak, pénzügyi ellenjegyzőnek enőI írásban tájékoztatni kell a kötelezettségvállalót, i]]etve
a a
ióigazgatót' vagy a tagintézményvezetőiét. Amennyiben a főigazgató vagy a tagintézmén)' vezctőjc a tájókoztatás ellcnére írásban utasítást ad a pénziigyi ellenjcgyzésre, a pénzügyi cllenjeg}ző köteles annak eleget teirni' és erről a felügyeleti szervet ha]adékulanul írásban tájékoztatni, aki köteles megvizsgálni a bejelentést és kezdenénye7ni az esetleges fe1elősségIe vonást.
AmenIyiben a Levéltárhoz költségvetési főfelügyelő/feltigyelő keriil kilendelésre' a pénzügyi ellenjegyzőnek meg kell győződnie arról, hogy a költségvetési főfelügyelő/felügyelő az előzetes véleményezésiiogát gyakorolhatta_e! ennek során az intézkedés végrehajtásrínak felfüggesáését nem javasolta' A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére mindaddig ]1cryt kerülhet sor, míg az intézkedésvéleményczéséIeneln biztosítoftal( lehelőséget vagy a kőltségvetési fófe|ügyelőfelügyelő az intézkedés felfuggesáésére \jonatkozó javaslatát fenntartja, és a 6l. $ (9) bekezdése szerinti egyez1etés nem tónént meg'
VII. Szakmai teljesítésigazolás rendje A
szerződés, illetve a megrendelés sze nt elvégzett munka, szolgáltatás, illetóleg a szá]lÍtott fuu átvételének, minőségi, rrrennyiségi és határidőbeli vizsgálatának a szakterület részéről történő igazolása.
A
telicsités igazolása során cllenőrizhető okmányok alapján ellenőrizni kell a kiadások te]iesílésénekjogosságát, összegszeníségét, ellenszolgá]tatást is nagában foglaló kö1.elezettség!állalás esetében _ ha a kifizetés vagy arrnak egy lésze az ellenszolgáltatás teljesítésétkövetően esedékes _ annak teljesítését.
A teljesítést az
iga:zolás dátumának és a teljesítés tényéretönénő utalás megjelölésévcl (,'A teljesítést igazo]om'' szövegge]), az aÍajogosult személy aláíIásával kell igazo1ni.
Á
Úeljesítós igazolására jogosult személyckeÚ a kötelezettségvállaló
írásban jelöli ki.
(3._
3/a. sz. mel|ókleÚ) Fó szempontként éÍvényesítendő,hogy az igazolást annak a személynck kell elvégezni, aki a szakmai teljesítéstényéről információval rendelkezik' A szakmaj igazo]ás az érvényesítésalapja.
A szakmai
teljesítés igazo|ásra jogosultak nevét, beosztiísát, valamint aláírásának mintáját a jelen szabál1zat 4. sz. melléklete szerinü nyilvántartás laÍtalmazza' A szakmai teljesítés igazolásrajogosultakról készült nyilvántartás folyamatos és naprakész vezetésééÍta gazdasági igazgató a lelelős,
A
bevételek és kiadósok igazoltísdnak szemponljai:
a'l A jogosultság vizsgálata során meg kell győződni arról, hogy bevétel ténylegesen
megilleti-e a Levéltátat, illetve a kiadás ténylegesen a Levéltór nríködése' gazdálkodása soÍán meúlt-e fel. A teljesité$ől ha lehet minőségi' mennyiségi átvétellel' illetve a határidőbeliség vizsgálatával kell meggyőződni. Ha ez a teljesítésjellegéből adódóan nem leheÍséges, más megfelelő módon kell bizonyosságot szerezni'
b./ Az összegszerűség ellenórzése során vizsgálni kell nrind a bevételek, mind a kiadások &vényesítendő összegének a kötelezettségvállalrást j elentő dokumenfumou szereplő összcggel való egyezóségét' továbbá a nem kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó kiadrásoknál és bevételeknél a vonatkozó alapdokumenfumon szeleplő összeggel való egyezőséget'
c'l vizsgálni kell a számlával igazolt kiadásokat abból a szempolÍból' hogy a te1jesítés a vonatkozó szelződés. megállapodás, illetve megrendelés szerint töÍtént-e, továbbá a
teljesítésre \'onatkozó dokumentum a va|óságnak megfelel_e, illetve a teljesítésre vonatkozó dokumentun adatai megegyeznek_e valóságos teljesítés adataival (mennyiségben' ninőségben)
a
Amernyiben a teljesítésiga:zolását ,légző' személy megállapitja' hogy a tcljesítésnem vagy csal< részben igazolható' jelzést tesz az érvényesítőnek és ha a teljesités nem igazolható az igázolatlanság okának íeltüntetésévelfeÜegyzést készíta teljesítésigazolásának elutasílásáról' Ha a teljesítéscsak Észben igazolható' feljegyzesben rögzíti a hiányosságokat , kifoglásokat.
Az igazolás solán amennyiben lelretséges, csatolni kell a felhasznált dokumentunokat, egyéb bizonyitékot, vagy lrivatkozni kell a megfeleiő' könrryű visszakcresési lehetőséget biztositó dok_umentuÍnra.
Az igazolás sot'ár
. . .
a számla mellett leggyababban felhasznáIható dokumentumi
Termékeknél szá|lítólevél' visszaigazolt megrendelés, szállítójegy, kísérőjegyzék Szolgáltatásnál munkalap, egyéb sz.ímla mellék]et Építésiberuhrízásnál, lelújításnál a műszaki ellenőr fe]jegyzósei, teljesítésigazolás' átadás-átvételi j egyzókönyv.
VIII' Az összeférhetetlenség szabályai Az összeféIhetetlenségi szabályok. _ amelyeket az AvI' tételesen meghatáÍoz ' azL a
cé1t
szolgálják' hogy a rendelkezó és az ellenórzést végző szcmélye minden esetben külön váljon' és a költségvetés teúéreelszámolandó fizetési köt€|€zettséget, illetve a bevételck teljesítését (legalább) két személy intézkedése alapján foganatosítsuk'
A
költségvetésí szervnél egy péiztgyí-aa2Á^ságí intézkedéssel járó escménynél ncm lehet azonos személy a kötelezgttségválla]ó és pénzügyi elleDjegyző, az érvélyesítőés kötelezettségvá]laló, az érvényesítőés utalvrínyozó, az érvényesítőés szakmai teljesítéstigazoló vezető és munkatiáJs.
. . . .
Kötelezettségvállalási' pénzügyi ellenjegyzési, érvényesitési,utalviínvozási és tel'esítés igazolásrira irányuló feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tcvékenységót a Polgárj Törvénykönyv (továbbiakban Ptk.) szerint kőzelihozzáÍznozó]a,vagy magajavára láll1á el.
Helyettesítes ellenjegyzésre, érvényesítésre,utalványozásla jogosült személyek helyettesítéséte_szabályozás szempontjából a beosztásuknak megfelelő vagy kjje]ölt helyenesek látják el. A. kötelezettségvá1lalásra'
Az
c-kőrbe nem tartozó helyetteseket csak esetileg' és csak í(ásban lehct kijelölni, a helyettesítésidőbeni és esetleges tartalombeli megkötések megjelölésével' A ki.jelölést a helyettesítéstípusától függóen a főiga:zgató vagy a gazdasági igazgató hagyja jóvá. A kÜelölésre vonatkozó javaslatot a Gazdasági Igazgatóság kelI megküldeni. a he]yettes a]áírásmintával együtt'
A
helycttesnek meg kell felelnie mindazon követelményeknek' amelyek szeméiyre vonatkoznak'
a
hel.vettesíen
Félelősség
A
kötelezettségvállalót' az utalványozót, az ellenjegyzőt, érvényesitőt a gazdálkodásra vonatkozó szabályok betartásáéfi felejősség te ]eli.
Aláírások valódisá8ának vizsgálati
Az
aláírások valódiságát vizsgálni.
a Gazdasági lgazgatóság által kezelt aláílás-ninta alapján kell
és ellenjegyzéslrez szükséges rrregfelelő fornájú utalványozáshoz' éÍvényesítéshez bélyegző készítésérőla beérkező igények alapján, és előzetes felnéréslrgyelembe vételévela Gazdasági lgazgatóság gondoskodik.
AZ
IX' A megbízás és visszavonás dokumentumainak megőrzése
A
felbata]mazásrói, megbízásról és visszavonásról rendelkező dokumentumot utólag is ellenőrizhető formában a számvitelről szóló 2000- évi c. törvény 169. $ (2) bekezdésében
foglalt előírásokkal össáangban
8 évig meg ke|l őrizni. Az
eléviilésiidő
a
kötclezettségválla1ás. lLtalványozás, ellenjegyzés felhatalmazásáró], valamint a szaknraj teljesítés igazolására, érvényesítésreszóló megbízás visszavonásának időPontjátó] kezdődik'
X. Zárő rendelkezések Ez a szabálvzat 2012.
trl
oT
napján lép hatályba'
A
Magyal Nemzeti Levéltár Gazdasági Hivatalának gondoskodni kell arról' hogy a szabályzatban foglalt clőírásokat az érintett munkatársak megismerjék, annak tényéta szabályzathoz csato1t íven aláírásukkal igazolják, a hatálybalépés nupjával egyidejűleg'
Budapest, 201!.
l1
oí
amze d"r -i.1''
a'.
*-
Dr. Mikó Zsuzsanna főiga7gató
Mellék|etek
1. számú mellékletl Meghatalmazás kötelezettségyállalási' utalványozási' ellenjegyzési jogkör glakorlására
2. számí mellékleÍKötelozettségvánalási' s/skor|ÁsÁra kiadott jogki'r visszavonása
utalványozási' ellenje$zesi jogkör
3. számú melléklea: Megbízás éwényesítési'szakmai teljcsítésig'zolási feladatok ellátására
3/a. számú melléklet Énényesltési,szakmei teljesítes igazolási feladatok euátásólak visszavonása
4. s2áEú melléklet: Nyilvántartds kötel€z€tÍségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési, érvényesítési, szakmaí teljesítésigazolási feladatokkal negbízottakról 5. számú melléklet:
Belső blzouylat szóbeli kötelezettségvállaláshoz
6. számú mellélrtet: Kötelczettségvállalís beje|entésc a
Mas/ar Nemzcti Lcvéltár felé
Magyar Nemzeti Levéltár 1. sz' melléklet
MEGIIÁTÁLMAZ{S
A
Magyar Nemzeti Levéltár kötelezettségvállalási, utalviínyozási, pénzi.lgyi ellenjegyzési, igazo1ási és éIvényesítésirendjéről szóló szabáIyzaÍa alapján összeférhetetlenség és akadályoáatásom esetén kötelezettségvállalási vagy utalványozási vagy pénzügyi ellenjegyzesi jogkör gyakorlására 20_-. év.__.........'.....hó._..._....napjától felhatalmazom -t (név, beosztás)
a követke7ő
a.)
A
b.)
A
fe|tételek me||ett:
felhatalmazott
a
kötelezettségvállalási
vagy uta.Iványozási vagy
ellenjegyzési jogkör gyakorlására korlátozás nélkül jogosult'
pénzügyi
felhatalmazott a kötelezettségvállalási vagy utalványozIísi vagy penáigyi ellenjegyzési jogkör gyakorlására _ az összeférhetetlenség esetét kivéve _ csak az alábbi feltételekkel j ogosult'
E jogkörét felhata]mazott az éinÍeÍtszAbayzat' valanint a hatályos jogszabályok szerint köteles gyakorolni. Jelen megbíás visszavonásig érvényes. 20'..'.. év'....'...'...'...'...''hó...'...nap
P.H.
főigazgató
A
.......................................jogköI napon áfuettem.
gyakorllástfuól szóló felhatalmazís €gy
aláíTás
példlányát
a mai
Magyal Nemzeti Levéltá.
2. sz. melléklet
nev
beosáás
P.H,
ftigazgató
A
kötelezettségvállalási
vagy utalványoási vagy pénzügyi ellenjegylsi
gyakorlásának visszavonásfuól szóló értesítésegy Éldányát a mai napon átvettem'
aláírás
jogkör
Magyar N€mzeti
Levéltár 3. sz. m€lléklet
...'..._.................._..beosztás
A
Magyar NeÍnzeü LevéItá'r kötelezettségválalási, utalványozási, péDzügyi ellenjegyzési, igazolási és érvény€sítési lendj&ól szóló szabílyzxaa|apjámmegbízom az érvényesítésivagy szakmai teljesítésigazolási feladatok ellátásával. E jogköÍét az éÍbtettszabályzat, valamint a hatályos jogszabályok szelint köteles gyakorolni.
P.H.
kötelezettsegvá,llaló/gazdas
Az
áLE|
lgaajató
éTvényesítésivagy a szakmai teljesítes igázolási feladatok ellátásráról szóló megbízás egy példáÍtyát áwettem.
aláíÉs
Maryar Nemzeti levéltrír 3/a. számú melléklet
név
beosaás
kiadott
Értesítem,hogy a 20..' év'..'..'.......'...hó....'...'.napján kelt, '-.-.'...'....r20.'..' száÍn alatt az érvényesítési vagy szakmai teljesítésigazolási jogkör gyakoÍlására szóló megbízás 20... éY'.....'.__.'......hó..'......'napjátol visszavonom.
20'..... év''...........'...'...''hó ._'.-nap
P.H.
ft igazlató / gazdasáEi igazgató
Az
érvényesítési vagy a szakmai teljesítésigazoltísi jogköÍ gyakorlásának visszavonásárol szóló értesíÍésegy példÁnyát a rDaí napon átvetlem.
aláírás
'|
]vlag}'ar N emzeti
l-€véltár
4
s7ámíl melléklet
Nyilvántadás
a
Magyal Nemzeti Levéltár kötelezettségvállalási, utalványoási, pérzügyi ellenjegyzési. igazolási és érvényesítésijogkörre| rendelkező munkatírsakól
Bosáás
Név Kötelezettségvállalók
Utalványozók
Pénzüevi elleniecyzők
Ervénvesítők
Szakmai igazoIók
teljesítési
aláírás
Megbízás időtatama
Magyar Nenzeti LevéltáI
5' számú meiléklet
Belső bizonylat szóbeli kötelezettsógvállaláshoz
Pafiner
Kötelezettségvá11alás
tárgya
Kötelezettségv.i]la]ás összege (Ft-ban)
Dátum:
kötelezettségválaló
elleniegyző
6. számú melléklet
Kötel€zettsógváualís
bejelentése a Maryar Nemzeti L€véltár feló
Intézménv: Sorszá m
szállító/partner m.gnévezése
Tárgy
Id6sak
Összeg
DátumI
a|áírás
Ft
Elóirán}zat
