6. Governance 6.1 Realisatie activiteitenprogramma Activiteit
Score Realisatie
Bij huurdersparticipatie ligt het accent op samenwerken, overleggen en contact.
+
Woonpartners zoekt de samenwerking met ketenpartners op het gebied van Wonen, zorg & welzijn en Wonen, leren & werken, in alle gemeenten waar zij werkzaam is.
+
Voortgang vernieuwing van de woningportefeuille.
+
Uitvoeren interne audit op de jaarrekening 2013 conform het vastgestelde controleplan 2012-2013. Uitvoeren tussentijdse audits conform het controleplan 2014-2015. Doorontwikkelen en implementeren risicoverslaggeving.
Eind 2014 is de koers gezet naar de totstandkoming van één huurdersorganisatie die de belangen van alle huurders van Woonpartners wil gaan behartigen. Daarnaast wordt de relatie met de bewonerscommissies in de complexen verstevigd. Met alle, in het gebied waar Woonpartners werkt, actieve zorgorganisaties bestaan goede contacten. Waar mogelijk wordt gezamenlijk gewerkt aan verbetering van bestaande situaties en ontwikkeling van nieuwe locaties. In 2014 zijn 100 nieuwbouwwoningen aan het bezit toegevoegd en 28 gesloopt en 24 verkocht.
+
Gerealiseerd.
+
Gerealiseerd.
+
Gerealiseerd, maar is een continue proces.
Toetsen scenario’s en investeringen aan financiële kader.
+
Financieel beleid in lijn brengen met nieuwe richtlijnen.
+
Vergelijken met andere corporaties.
+
Aanpassen administratieve organisatie aan nieuwe woningwet.
X
Bij de voorbereiding van de Financiële meerjarenbegroting zijn verschillende scenario's doorgerekend. Het gekozen scenario voldoet aan de financiële kaders van Woonpartners. Financiële ratio’s en borgingsplafond van WSW geïmplementeerd in het financiële beleid van Woonpartners. Meegedaan aan de Aedes corporatie benchmark en met een aantal corporaties uit regio gestart met bench learning. Woningwet moet nog worden goedgekeurd door de Eerste Kamer.
+ Gerealiseerd +/- Deels gerealiseerd - Niet gerealiseerd X Vervallen
6.2 Governance: maatschappelijke inbedding Woonpartners onderhoudt intensief contact met haar belanghouders om de belangen van huurders en woningzoekenden zo goed mogelijk te kunnen behartigen. Het gaat dan onder meer om overleg met lokale overheden, huurdersbelangenorganisaties, bewonerscommissies en maatschappelijke organisaties. De wijze waarop het overleg gevoerd wordt met de gemeenten is geborgd in de prestatieafspraken, die periodiek worden geëvalueerd. De wijze waarop het overleg wordt gevoerd met de huurdersorganisaties is vastgelegd in een meerjarige samenwerkingsovereenkomst.
De wijze waarop het overleg met alle belanghouders inhoud wordt gegeven, is vastgelegd in het governancebeleid van de organisatie en gepubliceerd op www.woonpartners-mh.nl. Horizontale verantwoording Woonpartners Midden-Holland bespreekt het te voeren beleid met de gemeenten in het werkgebied en met de beide huurderskoepelorganisaties, de Huurdersbelangenorganisatie Waddinxveen Zevenhuizen-Moerkapelle (HWZM) en Huurdersvereniging Woonbelang Hollands Midden (HWHM). Woonpartners beschouwt de huurderskoepels en de gemeenten als belangrijke gespreks- en samenwerkingspartners bij de voorbereiding en totstandkoming van activiteiten. Samenwerking met de huurders De samenwerking met de huurders vindt op woningcomplexniveau plaats via bewonerscommissies (BC’s) en overkoepelend met HWZM en HWHM. Tweemaal per jaar vindt overleg plaats met elke bewonerscommissie over het onderhoud, de leefbaarheid en de servicekosten. Woonpartners Midden-Holland heeft in 2014 tweemaal gecombineerd overleg gevoerd met de beide koepels. Aan dit overleg nemen de managers deel en het overleg wordt in de regel voorgezeten door de adjunct-directeur. Het najaarsoverleg, waarin onder meer de begroting en het jaarplan aan de orde komen, vindt plaats onder voorzitterschap van de directeur-bestuurder. De belangrijkste onderwerpen van het gecombineerde overleg met HWZM en HWHM waren: Huurbeleidsplan 2014-2015 Jaarverslag en jaarrekening 2013 Algemene huurvoorwaarden Fusie Zuidrandflat en overname bezit Mooiland Openingstijden en bereikbaarheid kantoor Concept activiteitenprogramma 2015 Concept begroting 2015 Klachtenreglement Visitatierapport Bijdrage van de corporatie aan de koepels Vernieuwing van de wijze van samenwerken tussen de koepels en de corporatie Landelijke ontwikkelingen rondom de verhuurdersheffing en de heffing voor het steunfonds CFV Huurderskoepel HWHM Van de huurders van Woonpartners Midden-Holland in de gemeente Gouda is 30% deelnemer van de huurdersbelangenvereniging. In 2014 is met de HWHM tweemaal formeel overleg gevoerd, er is verder regelmatig tussentijds overleg geweest met het hoofd van de afdeling Wijk- en Buurtbeheer over operationele zaken. Onderwerpen van gesprek waren onder meer: Diverse onderhoudsprojecten Doorbelasting huismeesterskosten Afrekening servicekosten Uitgaven leefbaarheid Communicatie Woonpartners - HWHM Voorgenomen bezuiniging op de bijdrage aan de huurderskoepels
Huurderskoepel HWZM Van de huurders van Woonpartners Midden-Holland in de gemeente Waddinxveen en de kernen Zevenhuizen en Moerkapelle (gemeente Zuidplas) is ca. 53% deelnemer van de huurdersbelangenvereniging. In 2014 heeft Woonpartners tweemaal formeel overleg gevoerd met de HWZM, er is verder regelmatig tussentijds overleg geweest met het hoofd van de afdeling Wijk- en buurtbeheer over operationele zaken. De HWZM heeft gedurende enige tijd het formele overleg opgeschort als gevolg van onvrede over de wijze waarop de huurverhoging werd aangekondigd en het verloop van de gesprekken over de samenwerking met de HWHM. Hierover zijn extra gesprekken met de directeur-bestuurder gevoerd, waarna het overleg weer is hervat. Onderwerpen van gesprek waren onder meer: Diverse onderhoudsprojecten Lopende leefbaarheidsprojecten Afnemende belangstelling voor deelname aan bewonerscommissies / samenvoeging bewonerscommissies Kwaliteit van de dienstverlening Huurverhoging bij energetische maatregelen Vergoeding kosten huurdersorganisaties
6.3 Samenwerking met belanghouders Het bestuurlijk overleg met de gemeenten Alphen aan den Rijn, Gouda, Waddinxveen en Zuidplas vindt plaats op kwartaalbasis. Met deze gemeenten zijn prestatieafspraken gemaakt ten aanzien van de woningvoorraad, onder meer over nieuwbouw en herstructurering, verkoop van huurwoningen, huisvesting van kwetsbare groepen, beheer, dienstverlening, sociale projecten en leefbaarheidsinitiatieven. Het overleg in 2014 stond in het teken van de vernieuwing van de prestatie-afspraken (Zuidplas), verlenging van de prestatie-afspraken (Gouda), vernieuwing van de Woonvisie (Gouda), onderbrenging van de Boskoopse woningtoewijzing in het regionale woonruimteverdeelsysteem Holland-Rijnland en de verplichte vernieuwing van de huisvestingsverordeningen in gemeenten waar sprake is van schaarste op de woningmarkt, waar in het gehele gebied waar Woonpartners actief is sprake van is. In Gouda is verder stilgestaan bij de wijkontwikkeling en het uitleggebied Westergouwe. Met de gemeente Zuidplas is een overeenkomst gesloten over de ontwikkeling van de bouwlocaties Schoolstraat/Burgemeester Klinkhamerweg, vindt er nauw overleg plaats over de Zevensterlocatie en de Tweemaster. In het bestuurlijk overleg met Waddinxveen is onder meer aan de orde geweest de herstructurering/verplaatsing van woonwagenstandplaatsen en de ontwikkeling van de Roskamlocatie. Belanghouders Op de website www.woonpartners-mh.nl is terug te vinden welke organisaties en instellingen door Woonpartners als belanghouders worden beschouwd. Het gaat daarbij onder meer om gemeenten, vertegenwoordigers van onze huurders, zorg- en welzijnsorganisaties en andere maatschappelijke en partners in de bouw en onderhoudskolom.
6.4 Governance - organisatie, bestuur en interne beheersing: verslag van de bestuurder Governancecode Op basis van de governancecode hebben bestuur en Raad van Toezicht een voortgangsdocument gemaakt, waarbij per onderdeel aangegeven wordt op welke wijze onze organisatie uitvoering aan de code geeft, volgens het principe ‘pas toe of leg uit’. In 2013 is het voortgangsdocument besproken, geactualiseerd en vervolgens opnieuw vastgesteld. Het stuk is op de website geplaatst: www.woonpartners-mh.nl.
Bestuur In het verslagjaar was de heer R.J. Mascini (1956) directeur-bestuurder. Taken en verantwoordelijkheden directeur-bestuurder In de statuten van Woonpartners Midden-Holland en het huishoudelijk reglement Raad van Toezicht zijn de taken van Raad van Toezicht en bestuur beschreven. De documenten zijn te raadplegen op de website van Woonpartners: www.woonpartners-mh.nl. Nevenfuncties In het verslagjaar bekleedde de directeur-bestuurder de volgende nevenfuncties: Nevenfunctie Vanaf Voorzitter van de Stichting Woonomgeving Souburgh augustus 2000 Voorzitter van de Bouwsociëteit Midden-Holland juni 2011 Lid van de Raad van Toezicht van Lister december 2009 Voorzitter auditcommissie Raad van Toezicht van Lister december 2009 Lid van de Raad van Toezicht Stichting Rijswijkse Kinderopvang oktober 2013 Overzicht belangrijke momenten In bijlage 6 vindt u een tabel met belangrijke momenten in chronologische volgorde. In onderstaande tabel staan de belangrijkste bestuursbesluiten. 06-01-2014 13-01-2014 14-01-2014 20-01-2014
21-01-2014
06-02-2014
13-02-2014 03-03-2014
06-03-2014 12-03-2014
De groslijst met opdrachtnemers voor diensten en werken is geaccordeerd. De raamovereenkomst "MGE-Woningen in Triangel te Waddinxveen" tussen Bouwfonds Ontwikkeling B.V. en Woonpartners Midden-Holland is ondertekend. Een volmacht tot aankoop grond Triangel 11 huurwoningen is ondertekend. In de treasurycommissie van 17 december 2013 is besloten om twee leningen van de gemeente Gouda vervroegd af te lossen voor de herfinanciering van deze aflossingen wordt offerte opgevraagd voor een fixe lening, groot € 7,0 miljoen. De lening heeft een stortingsdatum van dinsdag 1 april 2014. De lening heeft een looptijd van 20 jaar. Offerte wordt opgevraagd bij de BNG en de Waterschapsbank, Wallich en Matthes en Intercessie Amsterdam. Akkoord is gegaan met het voorstel van Plus Vastgoed BV inzake de bestemming 'detailhandel' naar 'wonen (al dan niet zorg)' voor het pand gelegen aan de Kerkweg-Oost 289 te Waddinxveen. De koopovereenkomst tevens anterieure overeenkomst Woningbouwlocatie Sportlaan te Gouda met de gemeente Gouda is getekend. De overeenkomst betreft de aankoop van ca 2572 m2 grond op de Springerlocatie ten behoeve van de bouw van 20 vrijesectorhuurwoningen, 18 sociale huurwoningen met 53 parkeerplaatsen. De opdracht ontwikkeling 14 MGE woningen deelplan 1a in project De Triangel is verstrekt aan Bouwfonds Ontwikkeling B.V. Akkoord is gegaan met het Addendum Koop-/ Realisatieovereenkomst Gouda Oost, deelgebieden 4B1, 4B2, 5A en 8B. Tevens is er akkoord gegaan met de verkoop van de gronden in het ZSW (Zuidelijk Stempel West) conform advies DHK d.d. 12 december 2013. De beoordeling van fase 1 en de gunning van fase 2 nieuwbouwproject Margrietplein aan Van Wijnen Stolwijk b.v. is ondertekend. De intentieovereenkomst Souburgh 2014 tussen Gemeente Waddinxveen, Zorgpartners Midden-Holland en Woonpartners Midden-Holland is ondertekend.
17-03-2014
18-03-2014 18-03-2014 18-03-2014
18-03-2014 18-03-2014 10-04-2014 16-04-2014
16-04-2014
22-04-2014 29-04-2014
08-05-2014 20-05-2014
05-06-2014
Akkoord is gegaan met het aanbod van gemeente Gouda en Combinatie (VolkerWessels Vastgoed en Heijmans Vastgoed) voor afname van bouwkavels voor 68 betaalbare huurwoningen en 28 markthuurwoningen. De herontwikkelingsovereenkomst Burgemeester Klinkhamerweg, Zevenhuizen gemeente Zuidplas met de gemeente Zuidplas is getekend. De herontwikkelingsovereenkomst Schoolstraat, Zevenhuizen gemeente Zuidplas met de gemeente Zuidplas is getekend. Het koopcontract groenstroken inclusief recht van opstal ten behoeve van nutsvoorzieningen Moerkapelle/Zevenhuizen gemeente Zuidplas met de gemeente Zuidplas is getekend. De overeenkomst betreft dat groenstroken grotendeels door de gemeente worden verhuurd of door huurders worden gebruikt aansluitend percelen van huurwoningen. De intentieovereenkomst over De Zevenster locatie Moerkapelle-Oost en Zevenhuizen-Zuid met gemeente Zuidplas is getekend. De volmacht voor de Stichting Waarborgfonds Sociale Woningbouw inzake de overeenkomst van lastgeving met privatieve werking is getekend. Akkoord is gegaan met de service level agreement van de shared service diensten - ka in de cloud van NEH. De nadere overeenkomst Westergouwe bij de gactualiseerde overeenkomst prestatieafspraken Wonen 2006-2014 tussen de partijen Gemeente Gouda, Woonpartners Midden-Holland en Mozaïek Wonen is ondertekend. De uitvoeringsovereenkomst betaalbare huurwoningen Westergouwe tussen de partijen Volkerwessels Vastgoed B.V., Heijmans Vastgoed B.V., Woonpartners Midden-Holland en Mozaïek Wonen is ondertekend. Akkoord is gegaan met het transactievoorstel voor de vastlegging rente niet Daeb-financiering Margrietplein te Gouda. Akkoord is gegaan met het gunningadvies voor het aangaan van een 3 jarig prestatiecontract onderhoud individuele c.v.-installaties in Gouda (Eneco installatie bedrijf Zuidwest B.V. uit Schiedam), Waddinxveen (AVM services B.V. uit Amsterdam) en Zuidplas (Energiewcht N.V. uit Assen). Het huurbeleidsplan Woonpartners Midden-Holland 2014-2015 is vastgesteld. Akkoord is gegaan met de intentieovereenkomst tussen Stichting Mooiland en Woonpartners Midden-Holland, Stichting voor Bouwen en Beheren inzake de overname van eigendom van onroerende zaken; galerijflat omvattende 32 woningen staande en gelegen te Gouda aan de Houtmansgracht 2, 2a en 2b, Paradijs 24 t/m 80 (even nummers), corridorflat omvattende 214 woningen en 46 parkeerplaatsen staande en gelegen te Gouda aan de Lekkenburg 229 t/m 659 (oneven nummers) en het monumentale pand omvattende 7 woningen en 9 bedrijfsruimten staande en gelegen te Gouda aan de Lange Tiendeweg 79 t/m 87 en 91 (woningen, oneven nummers), Lange Tiendeweg 89 + 109 (woning+winkel) en Lange Tiendeweg 93 t/m 107 (8 bedrijfsruimten, oneven nummers). De Verantwoordingsinformatie verslagjaar 2013 is ondertekend.
10-07-2014
De principeovereenkomst tussen Stichting Zuidrandflat en Woonpartners Midden-Holland, Stichting voor Bouwen en Beheren is ondertekend.
16-07-2014
De koopovereenkomst voor de aankoop van 253 woningen, 46 parkeerplaatsen en 9 bedrijfsruimten van Mooiland Vitalis is getekend.
17-07-2014
Het investeringsstatuut 2014-2023 van Woonpartners Midden-Holland (toetsingskader voor verbindingen en investeringen) is vastgesteld.
17-07-2014
De aangepaste volmacht ten behoeve van levering groenstroken gemeente Moerkapelle en Zevenhuizen is getekend.
17-07-2014 27-08-2014
Akkoord is gegaan met de volmacht voor de grondlevering voor de Springerslocatie. De intentieovereenkomst tussen VOF Moerkapelle Oost met als enige vennoten Vosplan Vastgoedontwikkeling B.V. en Vastgoed Batenburg B.V. en Woonpartners Midden-Holland inzake de samenwerking in project De Jonge Veenen 2e fase te Moerkapelle is ondertekend.
27-08-2014
De Turnkey Ontwerp, Realisatie- en Koopovereenkomst tussen de partijen VOF Moerkapelle Oost en Aannemingsbedrijf Batenburg B.V. en Woonpartners Midden-Holland inzake 45 grondgebonden woningen van project De Jonge Veenen deelplan 1 te Moerkapelle is ondertekend.
03-10-2014
29-10-2014
De aannemingsovereenkomst tussen de gemeente Zuidplas en Woonpartners Midden-Holland voor de sloop van de Schoolstraat en Burgemeester Klinkhamerweg te Zevenhuizen is getekend. De overeenkomst gesplitste koop en aanneming tussen Rehorst Bouw B.V. en Woonpartners Midden-Holland voor 15 Starterswoningen (De Rietkraag) in de Triangel is getekend. Het activiteitenprogramma 2015 Woonpartners Midden-Holland is vastgesteld.
29-10-2014
De begroting 2015 Woonpartners Midden-Holland is vastgesteld.
29-10-2014
De financiële meerjarenbegroting 2015-2024 Woonpartners Midden-Holland is vastgesteld.
17-11-2014
Het definitief ontwerp van de Springerslocatie is vastgesteld.
18-11-2014
De koop- en realisatieovereenkomst Park Triangel MGE woningen is ondertekend.
27-11-2014
De verwerving van de Oostvogellocatie in Gouda is goedgekeurd. Daarnaast is het investeringsbesluit voor de realisatie van ca. 32 sociale huurappartementen en openbare ruimte op de locatie Oostvogel voorwaardelijk genomen.
01-12-2014
Akkoord is gegaan met de afspraken met de Gemeente Gouda over de inzet van de dotatie aan Wijkontwikkeling.
15-12-2014
Het integriteitsbeleid is geactualiseerd en er is een klokkenluidersregeling opgesteld. Beide documenten zijn voorlopig vastgesteld.
16-12-2014
Het reglement Klachtencommissie is geactualiseerd en vastgesteld.
17-12-2014
De algemene huurvoorwaarden zijn geactualiseerd en vastgesteld.
23-10-2014
Beoordeling directeur-bestuurder en remuneratierapport De Raad van Toezicht heeft voor de beoordeling van de directeur-bestuurder een werkwijze en protocol vastgesteld. Ook in 2014 heeft de directeur-bestuurder voorafgaand aan de beoordeling een schriftelijke zelfevaluatie ingebracht met betrekking tot het eigen functioneren, de ontwikkelingen in de werkzaamheden van de onderneming, de eigen ambitie en de relatie met de Raad van Toezicht. Deze zelfevaluatie van de directeur-bestuurder is voorafgaand aan het functionerings- en beoordelingsgesprek besproken in de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht heeft daarbij input geleverd aan de delegatie die het functionerings- en beoordelingsgesprek met de directeur-bestuurder heeft gevoerd. De remuneratiecommissie bestaat naast de voorzitter uit een jaarlijks roulerend lid van de Raad van Toezicht. Dit jaar maakte mevrouw A.M. IJlstra naast de heer S. Keulen, de voorzitter, deel uit van de remuneratiecommissie. Voor het functionerings- en beoordelingsgesprek is een vast format vastgesteld. Als input voor de beoordeling heeft de Raad van Toezicht ook in 2014 gebruik gemaakt van een 360 graden beoordeling. Voor het jaar 2014 zijn resultaatafspraken gemaakt met de directeur-bestuurder en geëvalueerd. De Raad van Toezicht heeft daarbij geconstateerd dat de directeur-bestuurder in het verslagjaar 2014 weer goed tot uitstekend heeft gepresteerd. De honorering van de directeur-bestuurder valt binnen hetgeen is aangegeven in de sectorbrede beloningscode. Over zijn honorering in 2015 wordt in samenspraak met de RvT advies ingewonnen over de mogelijkheden binnen de wettelijke kaders. Wet Normering Topinkomens Per 1 januari 2013 is de Wet Normering Topinkomens (WNT) van kracht. De WNT stelt, naast een maximale bezoldiging, de verplichting tot openbaarmaking van de bezoldiging van (gewezen) topfunctionarissen. ‘Topfunctionarissen’ binnen Woonpartners Midden-Holland zijn de directeurbestuurder en de leden van de Raad van Toezicht. Op grond van de WNT mogen geen bezoldigingen worden afgesproken die boven het gestelde maximum uitgaan. In 2014 geldt een maximum van € 230.474,- inclusief onkostenvergoeding en pensioenbijdrage. Voor toezichthouders bedraagt het bezoldigingsmaximum 7,5% respectievelijk 5% van het voor de betreffende rechtspersoon of instelling geldende bezoldigingsmaximum. Dit komt in 2014 uit op:
€ 17.286,- voor de voorzitter van de Raad van Toezicht en € 11.524,- voor de leden van de Raad van Toezicht. Woonpartners Midden-Holland heeft geen (gewezen) functionarissen die meer verdienen of een ontslagvergoeding hebben gekregen hoger dan de toegestane maximale norm. Woonpartners Midden-Holland voldoet hiermee aan de WNT. De honorering valt ook binnen hetgeen is aangegeven in de sectorbrede beloningscode. Bezoldiging per functionaris: Raad van Toezicht De heer A.R.J.M. van Huut, voorzitter De heer S. Keulen, voorzitter Mevrouw A.M. IJlstra, vice-voorzitter Mevrouw M.A. Zoodsma-de Vries, lid Mevrouw I.M.P.H.M. Vermeulen, lid De heer J.C. Schudde, lid De heer A. de Kwaadsteniet, lid De heer P. van der Sluijs, lid
2014 Van 1 januari 1 juli 1 januari 1 januari 1 januari 1 januari 1 juli 1 juli
Tot en met 30 juni 31 december 31 december 30 juni 31 december 31 december 31 december 31 december
Directeur-bestuurder De heer R.J. Mascini (1,0 fte)
1 januari 31 december Waarvan: - Beloning - Belastbare vaste en variabele onkostenvergoeding Totaal beloning en onkostenvergoeding
€ 6.391 € 5.580 € 9.313 € 4.319 € 8.637 € 8.637 € 3.720 € 3.720
€ 156.189 € 149.314 € 6.875
€ 156.189
Daarnaast zijn beloningen betaalbaar op termijn in 2014: € 37.306,-- (2013: € 37.354,--). Visitatie Woonpartners Midden-Holland is lid van Aedes en volgens de bedrijfstakcode laten corporaties zich eenmaal in de vier jaar tijd door een gezaghebbend en onafhankelijk instituut visiteren. De eerste visitatierapportage vond in 2010 plaats. Directeur-bestuurder en Raad van Toezicht hebben eind 2013 gezamenlijk opdracht verstrekt voor het uitvoeren van een visitatietraject door Ecorys in de eerste helft van 2014. Op 26 september is het eindrapport maatschappelijke visitaties opgeleverd. Een mooie score van 6,9 is hier uit voortgekomen (maximaal haalbare is een 7). De verdere conclusies uit het visitatietraject 2014 staan op de website: www.woonpartners-mh.nl.
6.5 Risico’s en interne beheersing Risicomanagementbeleid Het risicomanagementbeleid van Woonpartners Midden-Holland is gericht op het identificeren, analyseren en beheersen van risico’s die mogelijk het realiseren van onze doelstellingen belemmeren. Kernelementen in het risicomanagementbeleid van Woonpartners zijn: Nimmer aangaan van verplichtingen die de continuïteit in gevaar kunnen brengen. Uitsluitend verplichtingen aangaan voor activiteiten en investeringen die passen binnen de organisatie- en volkshuisvestelijke doelstellingen. Geen speculatieve posities innemen. Blijvend voldoen aan de normen en criteria die worden gesteld door het WSW en CFV. Het maximale risicobedrag moet binnen de bandbreedte blijven die door de directeurbestuurder is vastgesteld en is goedgekeurd door de Raad van Toezicht.
Binnen deze beleidskaders is het risicomanagementproces op pragmatische wijze uitgewerkt, met dien verstande dat waar mogelijk aansluiting is gezocht bij het Risk model van het WSW en de Toezichtvelden van het CFV. Risicomanagementproces Het risicomanagementproces van Woonpartners bestaat uit de volgende fases: Analyseren van risico’s. Maatregelen nemen om risico’s te beheersen. Monitoren voortgang en ontwikkelingen. Evaluatie en rapportage. Onderscheid wordt gemaakt in Strategische risico’s: bij het analyseren van deze risico’s wordt gebruik gemaakt van het riskmodel van het WSW aangevuld met de toezicht velden van het CFV. Operationele risico’s: van de belangrijkste bedrijfsprocessen zijn de risico’s en bijbehorende beheermaatregelen benoemd. De strategische risico’s die zijn benoemd, worden jaarlijks geactualiseerd nadat de begrotingscyclus voor het nieuwe jaar is afgerond. De operationele risico’s worden jaarlijks geactualiseerd tijdens de interne audits die worden uitgevoerd door de controller, vooruitlopend op de interim controle van de externe accountant. De beheermaatregelen worden in dat kader beoordeeld en getoetst op de goede werking. Strategische risico’s Het WSW risk model Woonpartners heeft in het najaar van 2014 de onderdelen van het WSW business risk model door de verantwoordelijke managers laten uitwerken. Door de controller is getoetst of het risicoprofiel zoals Woonpartners dit heeft bepaald, afwijkt van het risicoprofiel volgens de criteria van het WSW. In het managementteam zijn de afwijkende risicoprofielen besproken. Op deze wijze is een beeld ontstaan van de belangrijkste risico’s en speerpunten (op strategisch niveau). De belangrijkste speerpunten die naar aanleiding van de risico analyses werden geïdentificeerd zijn Upgrade strategisch voorraadbeleid. Is speerpunt bij opstellen nieuw meerjarenbeleidsplan. Aansluitend ontwikkelen asset management. Is speerpunt bij het uitwerken van het nieuwe transitieprogramma. Voldoen aan de LTV eis van het WSW (volgens bedrijfswaarde) als basis voor geborgde financiering van de meerjarige investeringen. Beheerkosten en onderhoudskosten op benchmark niveau brengen. Renterisico wordt gemiddeld ingeschat. Wordt bewaakt met actuele liquiditeitsprognoses en toetsing aan de WSW normen. De blijvende beschikbaarheid van voldoende liquiditeiten is niet zeker. De (on)mogelijkheden om het eigen middelen beleid in te zetten voor niet DAEB activiteiten is eveneens een onzekere factor. Het toezichtmodel van het CFV Het CFV beoordeelt de financiële continuïteit van de corporaties en richt zich daarbij op 6 toezichtterreinen. Per beleidsterrein zijn signaalpunten benoemd (beleidsregels 2014). De bevindingen van het CFV zijn vastgelegd in de toezichtbrief van 16 oktober 2014. Met behulp van de signaalpunten en aangevuld met benchmark gegevens en “eigen” criteria, leidt het model tot het volgende beeld: Toezichtsveld CFV 2014 Kwaliteit financiële verantwoording Behoud maatschappelijk verbonden vermogen Kwaliteit financieel risicobeheer Liquiditeit Solvabiliteit Draagkracht vermogen in relatie tot voorgenomen activiteiten
Risico? Nee Laag tot gemiddeld Laag tot gemiddeld Nee Nee Nee
Het (volkshuisvestelijk) vermogen van Woonpartners is ruim voldoende om de vereiste risicobuffer aan te kunnen houden. Deze buffer wordt volgens de systematiek van het CFV (value at risk methode)
in 2018 aanzienlijk hoger. Ook dan is het vermogen nog ruim toereikend, zoals blijkt uit het volgende overzicht. Ontwikkeling risico buffer en vermogen volgens CFV en o.b.v. marktwaarde Volkshuisvestelijk vermogen (x € 1000) Risicobuffer (x € 1000) buffer in % vhv Marge Marge in % vhv
2013 2016 127.977 146.874 38.750 56.546 30% 38% 89.227 90.328 70% 62%
2018 154.512 81.984 53% 72.528 47%
Eigen vermogen marktwaarde (x € 1000) Risicobuffer (x € 1000) buffer in % EV markwaarde Marge Marge in % EV marktwaarde
2013 2016 468.756 496.152 38.750 56.546 8% 11% 430.006 439.606 92% 89%
2018 534.768 81.984 15% 452.784 85%
Sturingsmodel op basis van risico indicatoren Het risico- en toezichtmodel van het WSW en CFV bevatten risico indicatoren die ook binnen de eigen planning & control cyclus worden gehanteerd. Door het volgen van de ontwikkelingen en analyseren van afwijkingen, ontstaat een sturingsmodel waarmee de belangrijkste risico indicatoren van het WSW en CFV worden bewaakt. Operationele risico’s De operationele risico’s zijn voor alle belangrijke bedrijfsprocessen geïnventariseerd en beoordeeld. Per proces is een inschatting gemaakt van kans en impact en zijn passende beheermaatregelen benoemd. Op basis van de inschattingen is de volgende riskmap opgesteld: Risico profiel bedrijfsprocessen
Ref. Categorie Proces
Zeer hoog 1
hoog 8
Gemiddeld
laag
6
4, 5, 7
9
2, 3
10
zeer laag Zeer klein
klein
gemiddeld
groot
zeer groot
5%
10%
25%
50%
100%
1
Financieel Projectontwikkeling
2
Financieel Aanbestedingen
3
Financieel Planmatig onderhoud
4
Financieel Mutatie onderhoud
5
Financieel Service ondehoud
6
Financieel Algemene kosten
7
Financieel Salarissen
8
Financieel Treasury
9
Financieel Verhuur
10
Financieel Verkopen
De plek op dit overzicht geeft de bruto impact van de oorzaken weer. Risico's
Uit het risicoprofiel blijkt per proces hoe groot de kans en de impact van het optreden van risico’s. Door het treffen van beheermaatregelen worden de risico’s gemitigeerd. De riskmap vormt de basis voor de interne audit en de accenten die worden gelegd bij het nemen van beheer- en verbetermaatregelen. Integriteit en fraude risico’s De integriteitscode van Woonpartners is in 2014 opnieuw geëvalueerd en geactualiseerd. De code is van toepassing op alle medewerkers, directie en leden van de Raad van Toezicht. Voor de opdrachtnemers van Woonpartners is een specifieke integriteitscode van toepassing. Hiermee wordt helder gemaakt wat wij op het vlak van integer handelen verwachten van onze opdrachtnemers. Per bedrijfsproces zijn de mogelijke frauderisico’s geïnventariseerd en de daarbij aanwezige
beheermaatregelen beschreven. Waar nodig zijn en worden aanvullende maatregelen genomen om de ’rest’ risico’s af te dekken. In 2014 is een afzonderlijke klokkenluidersregeling vastgesteld waardoor de procedure en bescherming van eventuele melders, beter is geborgd. In 2014 zijn geen meldingen ontvangen over niet-integer handelen en hebben zich geen situaties voorgedaan die in het kader van de integriteitscode tot maatregelen hebben geleid. Over het verslagjaar 2014 hebben de leidinggevenden en de directeur-bestuurder verantwoording afgelegd over het integer handelen door het ondertekenen van een ‘Integriteitsverklaring leidinggevenden’. Via de kwartaalrapportages worden de risico’s en de daarop afgestemde beheersmaatregelen gerapporteerd aan de directeur-bestuurder en de Raad van Toezicht. Interne audits In 2014 zijn door de controller wederom audits uitgevoerd naar de opzet, bestaan en werking van alle belangrijke bedrijfsprocessen. De controle aanpak ziet er schematisch als volgt uit:
Risico's
• Inventariseren • Kans en impact • Risico omvang
Beheermaatregelen
• Opzet • Toereikendheid
Beoordelen en testen
• Bestaan en werking • Mitigatierisico's (bruto-netto)
Conclusies en verbetermaatregelen
• Goede werking • Tekortkomingen • Verbetermaatregelen
De uitkomsten zijn gerapporteerd aan de directeur-bestuurder en eveneens beschikbaar gesteld aan de externe accountant ten behoeve van de controle van de jaarrekening. In de managementletter over 2014 van de externe accountant is positief geoordeeld over de kwaliteit van het interne controlesysteem. De resultaten van de interne audits en het oordeel over de opzet, bestaan en werking van het risicobeheer- en controlesysteem vormen de basis voor het afgeven van de in control verklaring. In control verklaring Het risicoprofiel van Woonpartners past op basis van de hiervoor beschreven risico’s binnen de acceptabele grenzen. Het interne risicobeheersing- en controlesysteem heeft in 2014 op het gewenste niveau gefunctioneerd. Elk systeem van risicomanagement heeft echter de inherente beperking in zich dat fouten nooit helemaal kunnen worden uitgesloten. Ook kosten-baten begrenzen de ruimte om op alle beheersmatige aspecten voor een 100% score te gaan. Het zorgvuldig beschreven risicoprofiel en een goede governance via toezicht en beheersing, kunnen niet meer dan een redelijke mate van zekerheid bieden. Woonpartners heeft tegen deze achtergrond een afdoende effectief systeem van interne beheersing ingericht in relatie tot de doelstellingen van de organisatie. Ook de uitkomsten van de interne audits geven voldoende vertrouwen dat de meest vitale processen worden beheerst, waardoor de betrouwbaarheid van de verantwoordingsinformatie via de planning & control cyclus is geborgd. Voor enkele processen zijn verbetermaatregelen geformuleerd die door de leidinggevenden worden opgepakt. De implementatie wordt gemonitord en gevolgd via de kwartaalrapportages. Waddinxveen, 21 april 2015 R.J. Mascini, directeur-bestuurder
Functioneren externe accountant De Raad van Toezicht heeft besloten om voor de boekjaren tot en met 2014 de controle van de jaarrekening van Woonpartners te laten uitvoeren door PwC. Jaarlijks wordt het functioneren geëvalueerd, alvorens de opdracht voor het nieuwe jaar te verstrekken. De controle van de jaarrekening 2014 is na de evaluatie wederom verstrekt aan PwC.
6.6 Governance - organisatie en intern toezicht: verslag Raad van Toezicht Verslag Raad van Toezicht Woonpartners De Raad van Toezicht heeft tot taak toezicht te houden op het bestuur van Woonpartners MiddenHolland en de met haar verbonden ondernemingen en staat tevens de bestuurder met raad ter zijde. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Raad van Toezicht zijn in de statuten van Woonpartners Midden-Holland, stichting voor bouwen en beheren, beschreven en verder uitgewerkt in het reglement voor de Raad van Toezicht, dat op de website www.woonpartners-mh.nl is geplaatst. In dit jaarverslag legt de Raad van Toezicht, als onderdeel van een maatschappelijk ondernemende organisatie, publiekelijk verantwoording af over de wijze waarop zij invulling heeft gegeven aan de uitvoering van haar taken en bevoegdheden in het afgelopen jaar. Als toezichtskader voor het uitoefenen van haar taken hanteert de Raad van Toezicht: de wet en regelgeving statuten en huishoudelijk reglement de governancecode en de bedrijfstakcode van Aedes meerjarenbeleidsplan Woonpartners Midden-Holland meerjarenonderhoudsbegroting en meerjareninvesteringsplanning de begroting en het activiteitenprogramma prestatieafspraken met de gemeenten meerjarenafspraken met huurdersorganisaties HWHM en HWZM beoordelingsprocedure bestuurder resultaatafspraken met de directeur-bestuurder kadernotitie leefbaarheid investeringsstatuut Profielschets Raad van Toezicht De Raad van Toezicht heeft een profielschets opgesteld, die jaarlijks wordt besproken en indien nodig herzien. De profielschets is gepubliceerd op de website: www.woonpartners-mh.nl. Jaarlijks, bij de evaluatie van het eigen functioneren, stelt de raad vast of aanvullende ontwikkeling nodig is om ervoor zorg te dragen dat alle leden van de raad passen in de profielschets. Vastgesteld is dat alle leden van de Raad van Toezicht passen in de profielschets. Samenstelling Raad van Toezicht Per 1 juli 2014 zijn de voorzitter de heer van Huut en het lid mevrouw Zoodsma afgetreden. Per diezelfde datum is de heer S. Keulen benoemd als voorzitter van de Raad van Toezicht en zijn de heren P. van der Sluijs en A. de Kwaadsteniet benoemd als lid van de Raad van Toezicht. In 2014 was de Raad van Toezicht als volgt samengesteld: Naam
m/v
Functie binnen RvT
Gebjaar
Functie
benoemd sinds
afredend per
herbenoembaar
Neven-functies
S. Keulen
m
Voorzitter
1964
IV-manager / CIO,dienst Justis
1 juli 2014
01 juli 2018
Ja
- Statenlid Zuid-Holland PvdA - Secretaris commissie
Normen en Waarden GCFC Olympia
A.M. IJlstra
v
Vicevoorzitter
1966
- General Counsel EMEA CBRE Global Investors - Eigenaar IJlstra interim Service
1 juli 2007
1 juli 2015
Nee
Lid Technische Commissie DUFAS - Lid Rotterdams juridisch Genootschap
P. van der Sluijs
m
Lid RvT
1946
Zelfstandig consultant
1 juli 2014
1 juli 2018
Ja
- Voorzitter raad van advies Zorgkantoor MiddenHolland - Voorzitter stichting AKD
I.M.P.H.M. Vermeulen
v
Lid RvT Lid Auditcommissie vanaf 1 juli 2014
1970
Directeur gemeente Westland
1 juli 2013
1 juli 2017
Ja
- Lid raad van advies stichting de Regisserende Gemeente - voorzitter RvT MEE Rotterdam Rijnmond
J.C. Schudde
m
Lid RvT Voorzitter Auditcommissie
1974
Directeur Finance & Control Woonstad Rotterdam
1 juli 2013
1 juli 2017
Ja
- Lid Raad van commissarissen/voorzitter auditcommissie Woningbouwvereniging Nieuw-Lekkerland - Lid deelnemersraad WSW - Lid klankbordgroep RJ 645 - Bestuurslid Stichting Durban Rotterdam Housing Project
A. de Kwaadsteniet
m
Lid RvT
1947
Directeur/ eigenaar adequaat projecten
1 juli 2014
1 juli 2018
Ja
- Lid Seniorenraad van Waddinxveen werkgroep wonen - vice voorzitter vereniging CPO VredeBurcht
A.R.J.M. van Huut
m
Voorzitter vanaf 1 juli 2007
1947
Directeur eigenaar AHUVA-advies
1 juli 2006
1 juli 2014
Nee
- Voorzitter externe klachten commissie zorginstellingen Midden Holland - Voorzitter Commissie van Beroep SOD next education professionals - lid RvT van Gorinchemse Sportaccomodaties - Lid van de tuchtcommissie van de KNCB (tot 1 juli 2014) - Lid van Sportnet25 Nederland - Lid RvT Schoonhovens college
M.A. Zoodsma-de Vries
v
Lid RvT Auditcommissie tot 1 juli 2014
1966
Directeur Bedrijfsvoering/ CIO Provincie Noord-Brabant
1 juli 2006
1 juli 2014
Nee
- Lid RvT stichting Onderwijsadvies Cruquius - Lid Raad van advies stichting Pro-Cura
Overige informatie van Raad van Toezicht Vertegenwoordigers van de Raad van Toezicht waren aanwezig bij diverse activiteiten van de organisatie.
De Raad van Toezicht neemt kennis van het overleg van de directie met de OR en de huurderskoepels door middel van de verslagen van deze bijeenkomsten. De leden van de Raad van Toezicht die benoemd zijn op voordracht van een huurderskoepel wonen ten minste eenmaal per jaar een vergadering van de betreffende huurderskoepel bij. De belangrijkste besluiten van de Raad van Toezicht in 2014 04-02-2014
14-04-2014
Met de nieuwe toelichting van het WSW van 4 februari jl., hoe om te gaan met de vrijgave van onderpand, kan de volmacht voor de verpanding door de directeur-bestuurder worden getekend. De Raad van Toezicht geeft goedkeuring aan de jaarrekening 2013 Woonpartners MiddenHolland. De Raad van Toezicht geeft goedkeuring aan de jaarrekening 2013 Woonpartners MiddenHolland Wooninvestment BV. De Raad van Toezicht geeft goedkeuring aan de jaarrekening 2013 Woonpartners Midden Holland Holding BV. De Raad van Toezicht geeft goedkeuring aan het jaarverslag 2013.
14-04-2014
De Raad van Toezicht benoemt de heer A. de Kwaadsteniet tot lid van de Raad.
14-04-2014
De Raad van Toezicht verleent goedkeuring voor de verwerving van gronden voor 96 woningen in Westergouwe en verleent tevens goedkeuring voor de aanpassing van de prestatieafspraken, waardoor het aantal door Woonpartners te realiseren betaalbare sociale huurwoningen in Westergouwe toeneemt van 200 naar 250. De Raad van Toezicht neemt kennis van de intentieovereenkomst De Zevenster, Moerkapelle Oost, Zevenhuizen Zuid en keurt de voorgenomen acties hieruit goed. De Raad van Toezicht neemt de intentieovereenkomst Souburgh voor kennisgeving aan en keurt de gekozen oplossingsstrategie goed. De Raad van Toezicht verleent goedkeuring aan het investeringsvoorstel voor de realisatie van 20 sociale huurwoningen aan de Burgemeester Klinkhamerweg en 20 sociale huurwoningen aan de Schoolstraat in Zevenhuizen. De Raad van Toezicht verleent goedkeuring voor de verwerving van de voor beide projecten benodigde gronden van de gemeente Zuidplas. De Raad van Toezicht benoemt de heer S. Keulen tot voorzitter van de RvT per 1 juli 2014.
14-04-2014 14-04-2014 14-04-2014
14-04-2014 14-04-2014 14-04-2014
30-06-2014 30-06-2014 30-06-2014 30-06-2014
30-06-2014 30-06-2014 30-09-2014 30-09-2014 29-10-2014 29-10-2014 29-10-2014 29-10-2014 29-10-2014
De Raad van Toezicht benoemt de heer P. van der Sluijs tot lid van de RvT per 1 juli 2014 en tot vice-voorzitter van de RvT per 1 juli 2015. De Raad van Toezicht gaat akkoord met de voorgestelde beloning voor toezichthouders bij Woonpartners Midden-Holland. De Raad van Toezicht neemt kennis van de principeovereenkomst en planning / projectorganisatie voor de voorgenomen fusie met de Stichting Zuidrandflat en geeft de directeur-bestuurder toestemming de voorbereidingen verder af te ronden, de principeovereenkomst te ondertekenen en goedkeuring te vragen aan ministerie, landelijke toezichthouders en gemeenten in het werkgebied. De Raad van Toezicht keurt de wijzigingen in het investeringsstatuut goed. De Raad van Toezicht gaat akkoord met een aanbesteding met voorafgaande selectie voor een nieuwe accountant na afronding van het verslagjaar 2014 in mei 2015. De Raad van Toezicht gaat akkoord met de fusie tussen Woonpartners Midden-Holland en Stichting Zuidrandflat. De Raad verleent haar goedkeuring aan de aankoop van 3 complexen in Gouda van MooilandVitalis. De Raad van Toezicht geeft goedkeuring aan het activiteitenprogramma 2015 Woonpartners Midden-Holland. De Raad van Toezicht geeft goedkeuring aan de begroting 2015 Woonpartners MiddenHolland. De Raad van Toezicht geeft goedkeuring aan de financiële meerjarenbegroting Woonpartners Midden-Holland 2015-2024. De Raad van Toezicht keurt het aangaan van de overeenkomst tot het vestigen van een recht van hypotheek Margrietplein goed. Op verzoek van de Minister zijn er nieuwe wijzigingen doorgevoerd in de statuten. De Raad van Toezicht geeft haar goedkeuring aan deze statutenwijziging inzake de voorgenomen fusie tussen Woonpartners Midden-Holland en de Stichting Zuidrandflat.
26-11-2014 26-11-2014
De Raad van Toezicht keurt de verwerving van het gebouw en grond op de Oostvogellocatie goed. De Raad van Toezicht keurt de klokkenluidersregeling 2014 goed.
26-11-2014
De Raad van Toezicht keurt de integriteitscode 2014 goed.
26-11-2014
De Raad van Toezicht keurt na ontvangst van de wijzigingen het klachtenreglement goed.
Opleiding en evaluatie Raad van Toezicht Conform de governancecode evalueert de Raad van Toezicht jaarlijks haar eigen functioneren, zowel collectief als individueel. Daarbij evalueert de raad eveneens de werkwijze en het functioneren van de commissies die de raad heeft ingesteld. De evaluatie vindt plaats aan de hand van de brochure ‘Evaluatie van de Raad van Commissarissen en zijn leden’ van Vereniging Toezichthouders Woningcorporaties (VTW). De raad nam deel aan een excursie voor stakeholders over nieuwbouw-, renovatie- en herontwikkelingsprojecten in de gemeente Alphen aan den Rijn, Gouda en Waddinxveen. De Raad van Toezicht heeft haar eigen opleidingsplan vastgesteld (zie ook deskundigheidsbevorderende activiteiten 2014). Daarbij geeft de Raad van Toezicht zichzelf de opdracht om haar eigen competenties verder te ontwikkelen en daar jaarlijks naar elkaar toe verantwoording over af te leggen. In 2014 heeft geen zelfevaluatie plaatsgevonden, het evaluatiemoment viel gelijk met het aantreden van drie nieuwe leden van de Raad van Toezicht. Alle leden van de Raad van Toezicht namen actief deel aan de vergaderingen, er is 100% aanwezigheid geweest van alle leden. Deskundigheidsbevorderende activiteiten Raad van Toezicht 2014 Naam
activiteit
De heer S. Keulen
- Bezoek AV-ATW - Deelnemer Toezichthouders om Tafel - Bijeenkomst Algemene Ledenvergadering VTW
Mevrouw A.M. IJlstra
- Cursus van Nauta Dutilh over bestuurdersaansprakelijkheid en projectontwikkeling. De heer P. van der Sluijs - Dagvoorzitter in de Krimpenerwaard ter gelegenheid van een themabijeenkomst Wonen, Welzijn en Zorg in de woningbouw. - Het deelnemen aan landelijke en regionale bijeenkomsten verband houdende met commissariaat. Mevrouw I.M.P.H.M. Vermeulen - WSW/VTW bijeenkomst: nieuwe woonwet - SOM Financieel beleid - VTW inspiratiesessie De heer J.C. Schudde - Seminar controles Belastingdienst steekproeven en actualiteiten - Risicomanagement - Bijeenkomst klankbord integrale sturing - Masterclass ‘financiële sturing en toezicht voor specialisten’ - Bijeenkomst VTW/WSW inzake risicobeoordeling - Bijeenkomst uitdaging – worsteling van vastgoedsturing en verantwoording - Bijeenkomst zinvolle en betrouwbare informatie WSW - Masterclass authentiek leiding geven - Actualiteiten woningbouwcorporaties - Regionale bijeenkomst CFV De heer A. de Kwaadsteniet Geen Onafhankelijkheid De Raad van Toezicht ziet erop toe dat de leden onafhankelijk zijn in de zin van de governancecode woningcorporaties. Er zijn in het jaar 2014 geen tegenstrijdige belangen van de directeur-bestuurder, leden van de raad of de externe accountant gemeld of vastgesteld.
De Raad van Toezicht werkt met een profielschets, gerelateerd aan zijn omvang, samenstelling en activiteiten, voor de gewenste deskundigheid en achtergrond van de leden van de Raad van Toezicht. Naleving wet- en regelgeving In 2014 zijn geen onrechtmatigheden gemeld aan of geconstateerd door de Raad van Toezicht. Commissies De Raad van Toezicht werkt met een drietal commissies: een agendacommissie, een auditcommissie en een selectie-/beoordelings- en remuneratiecommissie. De werkwijze van de commissies is vastgelegd in het huishoudelijk reglement van de Raad van Toezicht. Agendacommissie De agendacommissie bestaat uit de voorzitter (de heer S. Keulen) en de vice-voorzitter (mevrouw A.M. IJlstra). De taak van de commissie is: a. in het algemeen: het voorbereiden van de vergaderingen van de Raad van Toezicht, waaronder: het vaststellen van de inhoud en volgorde van onderwerpen van de agenda van de Raad van Toezicht op hoofdlijnen toetsen of de juiste besluitvorming wordt voorgesteld het achteraf op hoofdlijnen toetsen of de notities waarover de Raad van Toezicht vergadert aan de gewenste kwaliteitseisen voldoen b. het opstellen van een conceptverslag waarin de Raad van Toezicht verantwoording aflegt over de werkzaamheden van de Raad van Toezicht gedurende een verslagjaar. Dit verslag wordt toegevoegd aan het jaarverslag van Woonpartners Midden-Holland c. het functioneren als klankbord voor de directeur-bestuurder In het verslagjaar heeft ter voorbereiding van iedere vergadering van de raad overleg plaatsgevonden tussen de agendacommissie en de directeur-bestuurder. Auditcommissie In de auditcommissie hebben zitting de heer J. Schudde (voorzitter) en mevrouw I. Vermeulen (lid). De taak van de auditcommissie is de Raad van Toezicht te rapporteren over zijn bevindingen en aanbevelingen op financieel gebied, waaronder in ieder geval wordt verstaan: a. de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, waaronder het toezicht op de naleving van de relevante wet- en regelgeving (compliance) b. de financiële informatieverschaffing c. de jaarrekening, de financiële meerjarenplanning en het risicoprofiel d. de naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van accountants e. de werkzaamheden van de accountant f. het functioneren en de onafhankelijkheid van de accountant g. (wijzigingen van) het treasurystatuut, het treasurybeleidsplan of het investeringsstatuut Op 2 april 2014 heeft de auditcommissie gesproken over de jaarrekening 2013 en het accountantsverslag. Op 24 oktober heeft de commissie de begroting 2015 en de financiële meerjarenbegroting 2015-2024 besproken. Tevens heeft de auditcommissie tijdens de aprilvergadering gesproken met de accountant (PwC) over de controle van de jaarrekening Dit gesprek heeft plaats gevonden zonder de aanwezigheid van de directeur-bestuurder, manager F&BEZ en controller. Selectie-/beoordelings- en remuneratiecommissie In de selectie-/beoordelings- en remuneratiecommissie heeft naast de voorzitter van de Raad van Toezicht, de heer S. Keulen, een jaarlijks wisselend lid zitting. In 2014 was dat mevrouw A.M. IJlstra. Ten aanzien van de directeur-bestuurder zijn de taken van de commissie: a. het doen van een voorstel aan de Raad van Toezicht voor de selectiecriteria en de te volgen procedure voor invulling van een vacature
b. c. d.
e. f.
g.
het doen van een voorstel aan de Raad van Toezicht voor de benoeming, schorsing of ontslag van de directeur-bestuurder het doen van een voorstel voor een profielschets voor de directeur-bestuurder het doen van een voorstel voor het vaststellen van de beoordeling van het functioneren van de directeur-bestuurder. Ten behoeve daarvan verzoeken de leden van de remuneratiecommissie vooraf de leden van de Raad van Toezicht om hun oordeel ten aanzien van het functioneren en voeren de leden van de remuneratiecommissie afzonderlijke beoordelingsgesprekken met de directeur-bestuurder het doen van een voorstel aan de Raad van Toezicht voor het te voeren bezoldigingsbeleid het doen van een voorstel voor het vaststellen van het salaris en de overige arbeidsvoorwaarden van de directeur-bestuurder, of aanpassing ervan, voor zover dit salaris en/of de aanpassing ervan past binnen het door de Raad van Toezicht vastgestelde bezoldigingsbeleid periodieke beoordeling directeur-bestuurder
De remuneratiecommissie betrekt bij het voorstel van (wijzigingen van) het salaris en de overige arbeidsvoorwaarden van de directeur-bestuurder de opvatting van de Raad van Toezicht over het functioneren van de directeur-bestuurder. De commissie heeft in 2014 met de directeur-bestuurder afspraken gemaakt over de te behalen doelen. In december heeft de commissie de gesprekken over de beoordeling van de directeurbestuurder gevoerd. Er heeft een 360 graden beoordeling plaatsgevonden. Om deze reden zijn in 2014 door deze commissie gesprekken gevoerd met de heren G. van Doorn en H. ten Zijthoff, beiden lid van de Ondernemingsraad. Ook met de heren W.J. van den Berge en O. Groene zijn gesprekken gevoerd. Daarnaast heeft de commissie ook met externe relaties overleg gevoerd en met de directeurbestuurder zelf. Ten aanzien van de Raad van Toezicht zijn de taken van de commissie: a. het doen van een voorstel aan de Raad van Toezicht voor de selectiecriteria en de te volgen procedure voor invulling van de vacature in de Raad van Toezicht b. het doen van een voorstel aan de Raad van Toezicht voor de (her)benoeming van een lid van de Raad van Toezicht c. het doen van een voorstel aan de Raad van Toezicht voor de beoordeling van het functioneren van de leden van de Raad van Toezicht en de Raad van Toezicht als geheel d. het doen van een voorstel voor de (actualisatie van de) profielschets van de Raad van Toezicht als geheel en die van individuele leden e. het doen van een voorstel voor het rooster van aftreden van de Raad van Toezicht f. het doen van een voorstel aan de Raad van Toezicht voor het te voeren bezoldigingsbeleid ten aanzien van de honorering van de leden van de Raad van Toezicht, en het doen van een concreet voorstel daarvoor g. het doen van een voorstel voor periodieke beoordeling, omvang en samenstelling van de Raad van Toezicht. Stichting Zuidrandflat De Zuidrandflat is een wooncomplex met 220 woningen voor zelfstandig wonende ouderen en is gelegen in de wijk Kort Haarlem in Gouda. De woningen behoren tot de sociale huursector. De Zuidrandflat was tot en met 31 december 2014 een zelfstandige woningcorporatie. De organisatie is eind 2014 gefuseerd met Woonpartners Midden-Holland. Per 1 januari 2015 wordt de exploitatie van de woningen voortgezet door Woonpartners Midden-Holland, stichting voor bouwen en beheren. Samenstelling van het bestuur Het bestuur van de Stichting Zuidrandflat was in 2014 als volgt samengesteld: De heer F. Gardenbroek, voorzitter Mevrouw J.M.J.G. Zoontjens, secretaris De heer J.N.L. van der Hoeven, penningmeester De heer A.N.M. van Os, lid.
Samenstelling van de raad van commissarissen De raad van commissarissen van de Stichting Zuidrandflat was in 2014 als volgt samengesteld: mr. C.H. Pennekamp-Topman, wonende te Gouda, lid vanaf 1993 en voorzitter vanaf 1 januari 2009, herbenoemd per 1 augustus 2013. drs. P.G. Hoogvliet, hoofd VvE beheer bij Van ’t Hof Rijnland Vastgoedmanagement te Zoetermeer, wonende te Den Haag, lid sinds 1 maart 2013. drs. S.R.R. van der Laan, manager investeringsrisico bij Nationale Nederlanden, wonende te Gouda, lid sinds 1 januari 2013. Vergaderingen van de raad van commissarissen De raad heeft in 2014 twee maal vergaderd en verder maandelijks tezamen met het bestuur in verband met de fusie met Woonpartners Midden-Holland. Onderwerpen waren in hoofdzaak de jaarrekening 2013 en het daarbij behorende jaarverslag van de raad, de principeovereenkomst met Woonpartners in het kader van de fusie, de fusiedocumenten en de begroting 2015. Statutenwijziging De bevoegdheden van de raad van commissarissen waren volgens de statuten van 2003 adviserend van aard ten aanzien van de begroting en de jaarrekening en ook ten aanzien van de benoeming en de bezoldiging van het bestuur. De statuten zijn in april 2014 in overeenstemming gebracht met het Besluit beheer sociale huursector en de uitgangspunten van de Governancecode voor woningcorporaties 2011. Daarmee zijn onder meer de bevoegdheden ten aanzien van de benoeming en de bezoldiging van bestuursleden overgegaan naar de raad van commissarissen. Fusietraject In verband met een door bestuur en raad van commissarissen beoogde fusie met een andere woningcorporatie in de regio is vanaf januari 2014 maandelijks een gezamenlijk overleg van bestuur en raad van commissarissen gehouden. Na een verkenning van mogelijke fusiepartners zijn achtereenvolgens op 8 juli 2014 de principeovereenkomst met Woonpartners Midden-Holland getekend, op 13 november de ministeriële goedkeuring verkregen en op 18 december 2014 de fusie getekend.
Mededeling Raad van Toezicht Woonpartners Midden-Holland De Raad van Toezicht heeft op 21 april 2015 na de toelichting van PwC op de accountantsrapportage en goedkeurende controleverklaring, het jaarverslag en de jaarrekening 2014 van Woonpartners Midden-Holland, Stichting voor Bouwen en Beheren goedgekeurd. Ondanks zware economische omstandigheden en turbulentie in de sector is 2014 een jaar geweest waarin Woonpartners haar voornemens heeft kunnen waarmaken en haar gezonde financiële positie heeft weten te behouden. Op deze plaats spreekt de Raad van Toezicht haar waardering uit voor de inzet van de medewerkers en directie.
(was getekend) S. Keulen voorzitter Raad van Toezicht
