Nastavení:
Nastavení rezervačního systému: Rezervační systém ONORE je od nás přednastaven a jeho editace je možná dle logických kroků. -CSS soubor: možnost vepsání a úpravy vlastního css souboru (nastavení barev a grafiky veřejné části rezervace pro splynutí s vlastními stránkami) -Poslat podrobné informace o nové rezervaci: vkládá se emailová adresa, na kterou odchází podrobné informace o došlé rezervaci do systému. Adres může být libovolný počet,každá psaná na nový řádek.Je možno vložit též mail mobilu,čímž se záznam o rezervaci dostane recepční i tímto kanálem: - Eurotel: Vaše adresa je standardně složena z vašeho mobilního telefonního čísla v mezinárodním tvaru, zavináč (@) a doména sms.eurotel.cz. (např.
[email protected]) Zasílání SMS kratších než 50 znaků je zdarma. -T-Mobile: Nastavení provedete prostřednictvím internetových stránek vašeho mobilního operátora. (např.
[email protected]). Zasílání SMS je zdarma.. - Vodafone: Nastavení provedete prostřednictvím internetových stránek vašeho mobilního operátora. (např.
[email protected]). Zasílání SMS je zdarma.
-Poslat stručné informace o nové rezervaci: obdoba funkce „Poslat podrobné informace“, avšak přichází pouze stručné upozornění o došlé rezervaci. -Zobrazit na webu požadavky na rezervaci jako obsazené termíny: přednastavená číslice 1: systém okamžitě zaznačí obsazený pokoj na veřejné části i v případě pouhého požadavku změna číslice na 0: systém je dvoustupňový a požadavky na rezervaci nejsou na veřejné části zobrazovány jako obsazené pokoje Texty emailů: E-maily jsou přednastaveny ale pochopitelně si je můžete přizpůsobit tak aby odpovídaly vašim požadavkům a vašemu stylu práce. Můžete nastavit dva e-maily. V první řadě to je „Potvrzovací e-mail při požadavku z webu“ který odchází automaticky každému klientovy který si přes webové rozhraní na vašich stránkách udělá rezervaci. Dále s potom dá přednastavit i „Potvrzovací e-mail při schválení rezervace“ který můžete odeslat po schválení rezervace a stisknutí políčka „potvrdit“ v přehledu rezervací. Do mailů lze vkládat aktivní značky které automaticky vkládají určité informace z dané rezervace. =cena= vkládáním ceny do mailu =jmeno= vložení jména klienta z rezervace Potvrzené údaje jsou následující: vložení údajů o rezervaci, jako jsou , číslo pokoje,datum příjezdu,odjezdu,jméno atd. =pracovník= vložení jména pracovníka ubytovací kapacity,který rezervaci potvrzuje.Jméno je převzato z přihlášení do systému,viz. Editor uživatelů. E-maily se samozřejmě nastavují podle jednotlivých jazykových verzí které jste si k systému objednali. Systém pozná v jakém jazyce se klient rezervoval a podle toho mu také posílá příslušný e-mail. V editování rezervace můžete také jazyk změnit nebo nastavit pokud se klient například rezervoval přes telefon.
Editor uživatelů: Zde je možné přidat libovolný počet uživatelů s výběrem povolených práv,dle logiky. Jméno: zapsat skutečné jméno pracovníka. Tímto jménem se potom může podepisovat e-mail který odchází klientovi Login: Uživatelské jméno-jméno pro přihlášení Heslo: libovolné Heslo pro daného pracovníka (pro přihlášení)
Editor pokojů:
Tato sekce je nastaven od firmy ONORE ale její editace je možná. Je možné užít libovolný počet typů pokojů, vždy pro daný typ pokoje se nastavuje a edituje, název, popis, foto a cena daných typů pokojů. Cena: Je nastavena pro celý rok a to pro jednu noc vždy obsazením počtem osob na pokoji. Nový záznam: vytvořením tohoto nového záznamu je možné vkládat rozpětí ceny v určitém časovém úseku (sezona mimo sezonu),opět za daný počet osob na pokoji.Využití pro zvýšení či snížení ceny v daném časovém období, jako třeba svátky, Silvestr atd. Těchto nových záznamů, tedy rozličných cen v různých obdobích je možné vložit libovolný počet a datumy se mohou navzájem překrývat. Systém s nastavenou cenou vždy počítá. Dále se také dá nastavit určitá cena pro určitý počet nocí. Tímto systémem lze například nastavit určitou cenu za týdenní pobyt. Seznam služeb: Je možno přidat libovolný počet služeb s jednotkovou cenou.
Export: Výpis provozu: Exportuje data pro daný den do tiskové podoby. Je přehledně rozdělen na klienty kteří ten den přijíždí, kteří odjíždí a na ty kteří zůstávají. (Velice praktické pro uklízečku nebo pro číšníky kteří chystají snídaně atd..)
Tabulka rezervací: Exportuje soubor který je obrazem sekce „přehled rezervací“ pro uložení a případný tisk.Vlastní záloha dat pro případ,kdy nejde internet.
Přehled rezervací:
Názorné hotelové štafle,kde jednotlivá políčka, dle barev určují stav rezervací: - oranžová – Požadavek na rezervaci, stav kdy je rezervace zapsána klientem z veřejné části (internetu) , nebo vložená recepční. Tato rezervace čeká na schválení-Potvrzení - zelená - Potvrzená rezervace , stav kdy je rezervace potvrzená recepčním a klientovy již odešel mail z přednastavení (schválení rezervace). -červená – Kolizní rezervace, kdy se sešli na jednom pokoji dva požadavky na rezervaci a záleží pouze na recepční, kterému dá přednost a potvrdí jej. Případně jednu z těchto rezervací přesune na jiný termín. -přímo do pole s označením „+“ je možné přímo kliknutím vkládat a zapisovat rezervaci, kterou recepční přijme jiným kanálem, než ze systému (například telefonát). Je možné využít, daného příznaku požadavek na rezervaci a potvrzená rezervace. Podle potřeb a nálady recepční.
Editovat – u každé rezervace se vám ve spodní části obrazovky objeví podrobnosti rezervace a několik funkcí. Tou nejpoužívanější je tlačítko „editovat“. Po jeho stisknutí vidíte všechny detaily rezervace a můžete také rezervaci pozměnit. Dále lze také využít tlačítka „zobrazit“ Po jeho stisknutí vidíte opět všechny detaily ale také všechny funkce které jdou s rezervací dělat. Obsadit další – Funkce „obsadit další pokoje“ je velice praktická záležitost jejímž prostřednictvím můžete pod stejnými osobními údaji, obsadit další pokoje na tentýž daný počet nocí. Tato funkce je velice výhodná zejména pro rezervování zájezdu či akcí které obsadí větší počet pokojů najednou. Tuto funkci naleznete po stisknutí „zobrazit“ v podrobnostech dané rezervace. Smazat – Další funkcí kterou ve spodní části podrobností o rezervaci najdete je tlačítko „smazat“ jehož pomocí odstraníte rezervaci z vašeho přehledu. V praxi se potom rezervace neodstraní zcela ale pouze se přesune do sekce zrušených kde jí můžete kdykoli zpětně dohledat a do přehledu zpátky nahrát.
Seznam rezervací: Přehledy jednotlivých druhů rezervací, které je možno libovolně třídit, provádět různé výběry a prohledávat. Nepotvrzené zpracovávat, zrušené vkládat zpět do přehledů a ostatní libovolně editovat či rušit.
Zálohování rezervací: V „Nastavení“ vypsat výši požadované zálohy. Tím se zapne celý systém pro požadování záloh. Zálohy je možné požadovat jednotlivě u kterékoliv rezervace dle Vašeho uvážení. Nutno vyplnit mail Požadavek pro zaplacení zálohy . Možné použít jednotlivých proměnných : =jmeno= jméno a příjmení klienta =pracovnik= jméno pracovníka (recepčního) =celkovacena= celková cena =idrezervace= identifikátor rezervace (var. symbol) =zalohacena= výše zálohy
Identifikátor rezervace je číslo, které má každá rezervace a je použitelné k dohledání rezervace a tedy jako variabilní symbol. Dohledání ID je v Přehledu rezervací v políčku info a v Seznamu rezervací pod Id rezervace Jednotlivé kroky: 1) Po zapsaném požadavku na rezervaci ( z netu nebo vepsáním ) se recepční rozhodne dle uvážení, zda využije mezikrok požadavku na zálohu nebo zda přímo potvrdí rezervaci. 2) V případě požadavku na zálohu (tlačítko vlevo dole požádat o záloh) ) se automaticky odešle mail klientovi ve kterém se je uvedena ( dle nastavení ) výše zálohy, č účtu a variabilní symbol ( ID rezervace) pod kterou má bát záloha uhrazena. Políčko změní barvu na žlutou. V mezikroku je navíc možné ještě editovat a případně změnit požadovanou výši zálohy. V tuto chvíli je však stále na netu volno a může se kdokoliv dále rezervovat na požadovaný termín. Tedy je na recepčním s jakou šikovností zobchoduje větší požadavek na ubytování.
3) Po úhradě zálohy recepční dle variabilního symbolu ( ID rezervace ) dohledá danou rezervaci (dohledání ID je v Přehledu rezervací v políčku info a v Seznamu rezervací pod Id rezervace) a provede potvrdit zálohu a rezervaci. Po tomto kroku odchází přednastavený mail o potvrzení zálohy a k němuž je přiřazena informace o úhradě zálohy a její výši.
Barvy: Oranžová – požadavek na zálohu Žlutá – požádáno o zálohu Tmavo zelená – potvrzená rezervace s uhrazenou zálohou Zelená – potvrzená rezervace bez zálohy. Červená – kolize rezervací
