Zes voorbeelden van de financiële aanpak van parkmanagement op bedrijventerreinen

Ministerie van Economische Zaken

...en hoe financieren we dat?

Kwaliteit wint terrein

PARKMANAGEMENT

Zes voorbeelden van de financiële aanpak van parkmanagement op bedrijventerreinen

Parkmanagement Kwaliteit wint terrein

... en hoe financieren we dat? Zes voorbeelden van de financiële aanpak van parkmanagement op bedrijventerreinen

Ministerie van Economische Zaken SenterNovem

3

Inhoud 1 Inleiding 1.1 1.2 1.3 1.4

Aanleiding en aanpak Begrippen Voorbeelden parkmanagement Leeswijzer en verantwoording

5 5 6 7 7

2 Financiering parkmanagement 2.1 Introductie financiering 2.2 Vormen van financiering 2.3 Organisatorische aspecten 2.4 Conclusies

9 9 11 14 15

3 Voorbeeldbeschrijvingen Bedrijventerreinen Ecofactorij en Apeldoorn Noord, Apeldoorn Bedrijventerreinen Arnhem Noord, Arnhem Bedrijventerrein Waarderpolder, Haarlem Bedrijventerreinen De Rietvelden en De Vutter, ‘s-Hertogenbosch Bedrijventerreinen Uden, Uden Bedrijventerrein Schaapsloop, Valkenswaard

19 23 27 31 37 43

4

5

1 Inleiding 1.1

Aanleiding en aanpak

Om de verspreiding van kennis over bedrijventerreinen een stevige impuls te geven werkt SenterNovem, in opdracht van het ministerie van Economische Zaken, aan de opzet van een Kennisplatform bedrijventerreinen. Om te voorzien in de kennisbehoefte van de doelgroepen (bedrijfsleven, lagere overheden en intermediaire organisaties) ontwikkelt het Kennisplatform een aantal kennisproducten. Op basis van een uitgebreide inventarisatie bij en prioritering van de kennisbehoeften van de doelgroepen is geconcludeerd dat er behoefte is aan een kennisproduct over de financiering van parkmanagement op bedrijventerreinen. Voorliggend voorbeeldenboek geeft inzicht in hoe de financiering van parkmanagement op verschillende terreinen is aangepakt. Daarnaast wordt in een introductie een overzicht gegeven van de verschillende aspecten van de financiering van parkmanagement. Deze brochure vormt de derde in een rij van brochures over het onderwerp parkmanagement, uitgegeven door het ministerie van Economische Zaken. Eerder zijn verschenen: Parkmanagement, kwaliteit wint terrein (2002) en Parkmanagement, kwaliteit wint terrein … en dat zetten we op papier (2003). Bij het verzamelen van de voorbeelden is in eerste instantie een groslijst van voorbeelden opgesteld, waaruit een selectie is gemaakt. Omdat de opzet van de financiering van parkmanagement bij nieuwe terreinen vaak minder moeizaam verloopt dan bij bestaande terreinen, wordt met name de financiering van parkmanagement voor de bestaande terreinen beschreven. Vervolgens is per voorbeeld informatie verzameld. Daarna werd telefonisch gesproken met een goed geïnformeerde contactpersoon (soms meerdere), bijvoorbeeld van bedrijvenvereniging, gemeente, of parkmanagementorganisatie. Met deze persoon werden de volgende thema’s doorgesproken: • terreinkarakteristieken; • aanleiding voor parkmanagement; • dienstenpakket; • organisatie; • financiering: − kosten; − opbrengsten; − onrendabele top (indien van toepassing); − risico’s bij financiering. Tot slot werd gevraagd naar belangrijke tips of meningen. De gesprekken leverden veel informatie op over de financiering in grote lijnen en de context waarin deze is ontwikkeld. Gedetailleerde informatie over de financiering was echter niet in alle gevallen beschikbaar. Deze informatie wordt soms als vertrouwelijk beschouwd en werd uit concurrentieoverwegingen niet beschikbaar gesteld.

6

1.2

Begrippen

Het begrip’ parkmanagement’ Het begrip ‘parkmanagement’ kent vele definities. Een van de veel gebruikte omschrijvingen luidt als volgt: “het sturen van de inrichting van een terrein, het ‘managen’ van voorzieningen en het beheren van openbare en private ruimten. Marktpartijen en overheid hebben hierbij een gedeelde verantwoordelijkheid. Samen zorgen zij voor een optimale kwaliteit van werklocaties, nu en op (zeer) lange termijn”. Collectieve en individuele diensten Collectieve diensten dienen in principe de belangen van alle eigenaren en gebruikers op het terrein, doch vaak in verschillende mate. Een collectieve dienst is bijvoorbeeld gebiedsbeveiliging en het onderhoud van de openbare ruimte. Maar ook de activiteiten van de parkmanagementorganisatie zijn van collectief belang en daarom collectief van aard, of het nu gaat om administratie of om het ontwikkelen van nieuwe diensten zoals het aanbod van kinderopvang of vervoermanagement. Wanneer diensten (en ook producten) gericht zijn op individuele afnemers en individuele belangen, is sprake van individuele diensten. Individuele diensten en producten zijn bijvoorbeeld gebouwbeveiliging, een individuele leverantie van energie of kantoorartikelen. Individuele diensten die worden aangeboden middels gunstige raamcontracten zijn er alleen dankzij gezamenlijke inkoopinspanningen. Van deze inspanningen kan in principe elke partij op het terrein profiteren en is sprake van een collectief belang en derhalve een collectieve dienst. Op nieuwe terreinen waar verplicht parkmanagement wordt aangeboden hebben de diensten in het verplichte pakket in principe een collectief karakter. De diensten in het facultatieve pakket zijn veelal individueel van aard. Eigenaren, gebruikers en bedrijven De private partijen die belang hebben bij de kwaliteit van een bedrijventerrein zijn zowel de eigenaren van de bedrijfspanden, als de bedrijven die in deze panden actief zijn. Op veel bedrijventerreinen is een grote meerderheid van de bedrijven (/ondernemers) tevens eigenaar van het pand waarin zij gevestigd zijn. Het woord ‘gebruikers’ wordt meestal gebezigd wanneer het gaat om niet-eigenaren, dus huurders. De gesprekspartners bij parkmanagement voor bestaande bedrijventerreinen spreken veelal over ‘de bedrijven’. Bij parkmanagement voor nieuwe bedrijventerreinen wordt vaker onderscheid gemaakt tussen eigenaren en bedrijven. Dit komt doordat verplichte deelname aan parkmanagement aan eigendom is gekoppeld. In de teksten is zo nauwkeurig mogelijk omgegaan met de terminologie.

7

1.3

Voorbeelden parkmanagement

Per bedrijventerrein verschilt de opzet van het parkmanagement. Zo verschillen de parkmanagementorganisatoren; soms is sprake van vrijwillige inzet van ondernemers/eigenaren en ambtenaren, soms van commerciële parkmanagementbedrijven. Ook de commerciële parkmanagementbureaus in de voorbeelden verschillen; van kleinschalig en lokaal georiënteerd tot grote, landelijk opererende bedrijven. Daarnaast verloopt de ontwikkeling van het dienstenpakket per voorbeeld verschillend. In het ene geval is men enkele jaren geleden begonnen met collectieve gebiedsbeveiliging en bouwt men daarop voort met gezamenlijke inkoop van verschillende diensten en producten. In een ander geval is men juist begonnen met de gezamenlijke inkoop. Vanuit een steeds sterker collectief gevoeld belang worden er vervolgens diensten aan het pakket toegevoegd die de kwaliteit van het terrein als geheel verbeteren (gebiedsbeveiliging, betere afstemming over beheer van de openbare en private ruimte etc.). De financiering is in de meeste gevallen gebaseerd op een combinatie van subsidies (gemeente, provincie, rijksoverheid) en private bijdragen van partijen op het terrein (eigenaren, gebruikers), waarbij de verhouding publiek – privaat verschilt. De subsidies zijn meestal gericht op het overbruggen van de aanloopfase, maar structurele gemeentelijke bijdragen komen ook voor. In hoofdstuk 2 volgt een meer uitgebreide introductie over de financiering van parkmanagement.

1.4

Leeswijzer en verantwoording

Na dit inleidende hoofdstuk volgt een hoofdstuk waarin de financiering van parkmanagement in algemene zin wordt beschreven. Daaropvolgend zijn de verschillende voorbeelden beschreven. De beschrijvingen zijn gebaseerd op gesprekken met contactpersonen. Gevoelige financiële gegevens die zij niet vermeld wilden zien zijn weggelaten.

8

9

2 Financiering parkmanagement 2.1

Introductie financiering

Juist het aspect ‘financiering’ blijkt in de praktijk voor de nodige moeilijkheden te zorgen bij de opzet en continuering van parkmanagement. Een belangrijke oorzaak is de onbekendheid met het onderwerp financiering. Daarnaast weten veel betrokkenen niet altijd de weg naar financieringsmogelijkheden te vinden en deze mogelijkheden op waarde te schatten. Zo worden subsidietrajecten vaak ingewikkeld gevonden en overschat men de inkomsten uit bijvoorbeeld kortingen door gezamenlijke inkoop. Ook gebeurt het vaak dat er te laat in het proces echt goed wordt onderzocht wat de concrete financieringsmogelijkheden zijn. Het is verstandig zo vroeg mogelijk te beginnen met het opstellen van een overzicht van toekomstige kosten en mogelijke financieringsvormen. Begrip ‘financiering parkmanagement‘ Financiering is het verkrijgen van het benodigde kapitaal (bekostigen, betalen) voor een ‘initiatief’ of ‘project’ of ‘activiteit’. Bij de financiering van parkmanagement gaat het vooral om de bekostiging van de parkmanagementorganisatie en de -faciliteiten en uiteraard de continue activiteiten zoals beveiliging en onderhoud. Daarnaast moeten soms eenmalige ingrepen worden bekostigd, zoals het plaatsen van nieuwe bewegwijzering. Kostenposten Grofweg zijn er bij parkmanagement drie soorten activiteiten te onderscheiden, die gefinancierd moeten worden: 1) Planvorming inclusief procesbegeleiding. 2) Opzet van de organisatie en uitvoering van eenmalige ingrepen. 3) Continueren van de organisatie en uitvoering van diensten en aanbod van producten. De verschillende kostenposten (parkmanagementdiensten) vergen verschillende financieringsvormen. Planvorming en eenmalige ingrepen vragen om een projectmatige financiering. Hierbij is een eenmalige of relatief kortdurende financiering nodig: eenmalige of enkele stortingen. De belangrijkste kosten van parkmanagement op de lange duur zijn echter continu en bestaan uit de kosten voor de organisatie en de leverantie van terugkerende diensten en producten. Voor deze kosten is een continue financiering nodig. In paragraaf 2.2 wordt op de verschillende financieringsmogelijkheden ingegaan. Plaats in het proces Er ligt een duidelijke relatie tussen de financieringsstructuur en de organisatiestructuur. Dit betekent niet dat er eerst een organisatie kan worden vormgegeven en dat er dan pas over de financiering kan worden nagedacht. De financieringsmogelijkheden leggen namelijk een beperking op aan de plannen en de organisatieopzet. Een vroegtijdige financiële verkenning leidt tot realistische scenario’s. Gedurende het hele planvormingstraject moet de financiering een voorname plaats krijgen. Daardoor wordt de kans op succes vergroot en kunnen tegenvallers worden voorkomen.

10

Figuur 2.1 Stappenplan parkmanagement ���� �� ����������

����� �� ���������

�����������

���������� ��������

����������

����������� Bron: Decisio

Financiële vragen tijdens de planvorming Tijdens het planproces moeten continu vragen worden beantwoord als: • Welke kosten en opbrengsten brengen de verschillende planonderdelen (in zowel de planvorming als de uitvoering) met zich mee? • Wie levert welke opbrengsten, zijn deze realistisch ingeschat en welke risico’s zijn eraan verbonden? • Zijn de geschatte opbrengsten voldoende om de geschatte kosten te dekken? En wie zorgt voor aanvullende dekking als de geschatte inkomsten achterblijven? Welke goedkopere alternatieven hebben we achter de hand? Ontwikkelingskosten van initiatief naar uitvoering Een belangrijk deel van het ontwikkelen van parkmanagement bestaat uit het inventariseren van (gemeenschappelijke) belangen en uit het afstemmen van vraag en aanbod (zie figuur 2.2). Enerzijds moeten de vraag (draagvlak) naar parkmanagementdiensten en -voorzieningen, en de organisatorische opzet ingeschat (nieuw terrein) of gepeild worden (bestaand terrein). Anderzijds moet het mogelijke aanbod steeds concreter geschetst worden. Figuur 2.2 De afstemming tussen vraag en aanbod bij de ontwikkeling van parkmanagement Bron: Decisio

������������ ��������������� ����� �� ������ ���������

��������� ����������������� �� ��������

�������� ������ ���������� ������� ������������ ����� ���������

11

Bij aanvang van het ontwikkeltraject worden vraag en aanbod schetsmatig in kaart gebracht en gedurende de ontwikkeling wordt het beeld steeds scherper. Deze afstemming gaat met veel onderzoek, communicatie en derhalve personele inzet gepaard. In figuur 2.3 is het verband tussen de verschillende fasen en de mate van inspanning gevisualiseerd. Zoals zichtbaar is in de figuur, vindt voortdurend afstemming van vraag naar en aanbod van diensten en voorzieningen plaats, zowel in de initiatief- en ontwikkelingsfase als gedurende de uitvoeringsfase. Voor parkmanagement in de uitvoeringsfase komt is er een ‘hobbel’ te overwinnen van veel inspanning in de vorm van tijd en geld. Op een bestaand bedrijventerrein zijn bedrijven (/eigenaren) veelal niet bereid deze kosten voor 100% te dragen. Om de hobbel toch te kunnen nemen is in veel gevallen aanvullende publieke financiering nodig (projectmatige financiering). Figuur 2.3 Afstemmen vraag en aanbod gedurende gehele ontwikkelingstraject parkmanagement

������������ ������ �����

�

�

�

�

� �

�

�

�����������������

�

����������� ���� �� � �� ��

�

���������������

���� Bron: Decisio

2.2

Vormen van financiering

In paragraaf 2.1 is het onderscheid tussen projectmatige en continue financiering beschreven. Bij de herkomst van financiële middelen (in de voorbeeld beschrijvingen ‘opbrengsten’) maken we onderscheid tussen publieke en private financiële middelen. In onderstaand schema worden de verschillende financieringsmogelijkheden geordend naar herkomst en naar activiteiten die ermee bekostigd worden.

12

Tabel 2.1

Vormen van financiering naar herkomst en activiteiten

Financiering Herkomst (‘opbrengsten’)

Projectmatige activiteiten

Continue activiteiten

Gemeente

Subsidie

Subsidie (storting in fonds / periodieke betalingen) Budgetoverdracht Ondersteuning in de vorm van geld of mensuren

Provincie

Subsidie

Rijksoverheid

Subsidie

Publieke middelen

Private middelen Ondernemingen en vastgoedeigenaren

Sponsoring Bijdrage eenmalige ingrepen

Fondsvorming Contributie Donaties1

Parkmanagement/ inkooporganisatie

Bijdrage eenmalige ingrepen

Inkomsten uit raamcontracten

In de praktijk komen verschillende combinaties voor, bijvoorbeeld een startsubsidie van gemeente en rijksoverheid in combinatie met oplopende private bijdragen van de bedrijven op het terrein. Subsidies Subsidies worden verstrekt omdat er verschillende maatschappelijke belangen bestaan bij het realiseren van kwaliteit op bedrijventerreinen. Tegelijkertijd blijkt dat ‘de markt’ een deel van de nodige activiteiten niet kan of wil financieren. Subsidies zijn er veelal op gericht tijdelijke financiële hobbels weg te nemen en risico’s af te dekken. Echter steeds meer partijen zijn van mening dat structurele publieke financiële ondersteuning van de parkmanagementorganisatie noodzakelijk is om deze ook op langere termijn levensvatbaar te maken. Het argument dat daarbij wordt gehanteerd is dat de kwaliteit van bedrijventerreinen voor een belangrijk deel van algemeen belang is (economische ontwikkeling, werkgelegenheid, duurzaam ruimtegebruik), waardoor een structurele publieke financiële bijdrage gerechtvaardigd is. Het verwerven van subsidies vergt in veel gevallen veel tijd en specifieke kennis. In alle gevallen is een doortimmerd en met de omgeving afgestemd plan de basis van een goede subsidieaanvraag. Hierbij moet rekening worden gehouden met de kans dat de subsidie niet wordt toegekend: de investering in een goed plan zal dan uit andere potten moeten worden betaald.

1

In geval van een stichting is lidmaatschap niet mogelijk. Men spreekt dan van donaties.

13

Budgetoverdracht De budgetten die een gemeente reserveert voor het onderhoud en beheer van een bedrijventerrein kunnen worden overgeheveld naar een parkmanagementorganisatie die de uitbesteding en controle van de diensten regelt. Er zijn steeds meer gemeenten die dit doen (bijvoorbeeld Haarlemmermeer, Apeldoorn). Door de betrokkenheid van de parkmanagementorganisatie en de private partijen op het terrein komt het vaak voor dat met budgetoverdracht een beter beheerresultaat wordt geboekt dan de gemeente zelf had kunnen realiseren. De keuze van overdracht van budgetten (en de hoogte) kan verschillen per bestuursperiode. Het is daarom belangrijk om of een langdurige budgetoverdracht af te spreken of steeds tijdig te onderzoeken of en hoeveel er overgedragen gaat worden. Omzetbelasting (BTW) De wetgeving rondom de omzetbelasting (BTW) is complex. Dat geldt ook voor een aantal juridische vormen van parkmanagementorganisaties. Het voert te ver om in het kader van deze brochure hier diep op in te gaan. Het is in alle gevallen van belang om BTW-consequenties vooraf goed te onderzoeken. In veel gevallen zal het nodig zijn daarvoor een specialist te raadplegen (fiscalist, accountant, voor gemeenten: VNG2). Bijdragen van bedrijven en eigenaren Eigenaren en gebruikers van bedrijfspanden hebben beide belang bij een ‘goed bedrijventerrein’. De belangen van bedrijven (gebruikers) zijn vaak op de korte termijn gericht. De belangen van eigenaren zijn (ook) lange termijn belangen, die zich laten vertalen in de huur- en koopwaarde van hun pand. Dit speelt mee bij hun bereidheid financieel bij te dragen aan de kwaliteit van het terrein. Ook de mate waarin zij de geboden diensten en producten waarderen speelt mee, alsmede de wijze waarop de kosten worden verdeeld. Het verplichten van private partijen om financieel bij te dragen aan collectieve diensten op hun bedrijventerrein is niet populair bij betrokkenen. Op dit moment wordt onderzoek gedaan naar de mogelijkheid van verplichte deelname aan collectieve gebiedsbeveiliging. Het feit dat bedrijven op een terrein financieel bijdragen aan parkmanagementactiviteiten is voor publieke financiers vaak een pré (of zelfs voorwaarde) om een subsidie te verstrekken. Andersom is het zo dat bedrijven vaak eerst willen zien dat de gemeente (/provincie / politie) ‘iets doet’ voordat zij bereid zijn bij te dragen. Fondsvorming en periodieke betalingen Vooral bij de ontwikkeling van nieuwe terreinen komt het voor dat zowel de gemeente als de kopers van de kavels een eenmalige bijdrage (per vierkante meter) in een parkmanagementfonds storten. Vooraf bepaalt men wat men uit het fonds wil financieren en hoe lang. In veel gevallen wordt er een combinatie met periodieke financiële bijdragen van eigenaren (/bedrijven) gemaakt. Met een fonds kan bijvoorbeeld een onrendabele startperiode - wanneer er nog te weinig betalende partijen zijn - overbrugd worden. Maar het kan ook zijn dat uit de rendementen van het fonds (rente etc.) voor langere tijd bepaalde diensten betaald kunnen worden. 2

Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

14

Inkomsten door gezamenlijke inkoop Wanneer bepaalde diensten en producten door bedrijven gezamenlijk ingekocht worden, vallen er kortingen te bedingen, variërend van enkele procenten tot soms meer dan tien procent. Ten eerste hebben de bedrijven hierbij een financieel voordeel (en soms ook betere kwaliteit en service). Ten tweede is er veelal ook sprake van inkomsten voor de centrale parkmanagementorganisatie in de vorm van commissie, bijvoorbeeld een percentage over de gehele, op het terrein gerealiseerde, omzet door een leverancier. Wanneer een groot inkoopvolume wordt gerealiseerd, kunnen deze opbrengsten een pijler vormen onder de parkmanagementfinanciering.

2.3

Organisatorische aspecten

Bij de vormgeving van parkmanagement gaat het er in eerste instantie om welke partijen de opzet en uitvoering voor hun rekening nemen. Wordt gewerkt met vrijwilligers of met een commercieel bureau en is de benodigde financiële expertise beschikbaar? Commercieel bureau of vrijwilligers In de beschreven praktijkvoorbeelden verschilt de aard van de partijen die zich inzetten voor het parkmanagement, zowel met betrekking tot de ontwikkeling als de uitvoering ervan. Er zijn voorbeelden waarbij men sterk leunt op vrijwilligers. Ondernemers (die vaak ook eigenaar zijn) zijn zelf actief of zetten een medewerker “om niet” in. Vanzelfsprekend is dit financieel gezien gunstig. Andere voordelen zijn de grote betrokkenheid van degenen die zich inzetten en het draagvlak dat zij bij de andere partijen op het terrein weten te genereren. Een nadeel is dat de continuïteit niet zeker is; wanneer een vrijwilliger wegvalt, is het wellicht niet makkelijk een vervanger te vinden. Een nadeel is dat een vrijwilliger soms niet objectief genoeg is en ervan verdacht kan worden vooral zaken in het eigen belang te regelen. De inzet van een commercieel bureau kost vanzelfsprekend geld. Het voordeel is dat harde afspraken gemaakt kunnen worden over inzet, kosten en resultaten. Hiermee is ook de continuïteit beter gegarandeerd. Wanneer een medewerker wegvalt dan wordt deze vervangen. Als het gaat om een ervaren parkmanagementbedrijf en de medewerkers beschikken over voldoende capaciteiten en steun van professionele collegae, dan mag een vlotte en effectieve aanpak verwacht worden. Een nadeel kan zijn dat degenen die zich bezighouden met een bepaald terrein de partijen op het terrein ook (nog) niet goed kennen en aanvoelen. Hierdoor kan het moeilijker zijn om draagvlak te verwerven. Sommige landelijk werkende parkmanagementbedrijven kunnen potentieel aantrekkelijke raamcontracten realiseren wanneer zij voor meerdere terreinen werken. Betrek een’ financieel persoon’ Veel mensen die zich bezighouden met de opzet van parkmanagement zijn niet financieel onderlegd. Dat verklaart ook het feit dat het nog te vaak gebeurt dat de financiering van het parkmanagement pas te laat in het ontwikkelingstraject aandacht krijgt. Om te zorgen dat de financiering toch tijdig de nodige aandacht krijgt, is het raadzaam vanaf het eerste begin een geschikte persoon te betrekken die dit aspect gaat uitwerken.

15

Dit kan bijvoorbeeld een ondernemer zijn met een financiële achtergrond, een planeconoom van de gemeente, of een extern ingehuurde financieel specialist.

2.4

Conclusies

• De financiering van parkmanagement betreft veelal een combinatie van publieke en private middelen. In de startperiode worden de publieke middelen sterker ingezet, in de stabiele uitvoeringsfase moet een belangrijk deel van het geld van private partijen komen. Inspanningen en bijdragen van beide partijen zijn nodig om parkmanagement te laten slagen. • Het is vooraf meestal moeilijk te zeggen in hoeverre bedrijven en eigenaren aan parkmanagement willen bijdragen. Het is daarom verstandig om eerst de belangen van partijen goed in beeld te brengen en om met meerdere organisatorische en financiële scenario’s rekening te houden. • Het aspect financiering wordt vaak te laat in het ontwikkelingsproces uitgewerkt. Het kan niet genoeg worden benadrukt dat de financiële uitwerking vanaf het begin parallel moet lopen aan de planvorming. • Zowel voorbeelden van parkmanagement met omvangrijke begrotingen en complexe organisatiestructuren als bescheiden vormen kunnen succesvol zijn. Het gaat erom dat de partijen op het terrein (bedrijven, eigenaren) en ook de gemeente tevreden zijn met de kwaliteit van het terrein en de dienstverlening. • Bedrijven zijn geïnteresseerd in kortingen op diensten en producten door gezamenlijke inkoop. Hiervan kan gebruik worden gemaakt om draagvlak voor collectieve diensten te kweken. De kortingen kunnen echter tegenvallen. Wanneer vooraf wordt gecontroleerd of de verwachtingen niet te optimistisch zijn, worden tegenvallers voorkomen. • Als geld (korting) de enige drijfveer is, gaat bij tegenvallende voordelen het concept onderuit. Het besef van bedrijven en eigenaren dat de kwaliteit van het terrein en dienstverlening ook belangrijk zijn, is een steviger basis. • Bij het inhuren van een commercieel bureau voor het opzetten en / of uitvoeren van parkmanagement is een kritisch oordeel nodig. Met betrekking tot de financiële zaken moet duidelijk zijn hoe de kosten zijn opgebouwd en hoe voldoende opbrengsten binnen worden gehaald. Ook over de alternatieven bij tegenvallende opbrengsten moet zijn nagedacht.

16

17

Hoofdstuk 3 Voorbeeldbeschrijvingen -

Bedrijventerreinen Ecofoactorij en Apeldoorn Noord Bedrijventerreinen Arnhem Noord Bedrijventerrein Waarderpolder Bedrijventerreinen De Rietvelden en De Vutter Bedrijventerreinen Uden Bedrijventerreinen Schaapsloop

18

19

Bedrijventerreinen Ecofactorij en Apeldoorn Noord, Apeldoorn Twee parkmanagement groeimodellen met verschillende financiële uitgangspunten binnen één gemeente Terreinen Bedrijventerrein Apeldoorn Noord ligt nabij de A50, omvat 60 hectare bruto, en is tussen 1997 en 2001 geheel uitgegeven (prijsniveau tussen € 90 en € 120). Verschillende soorten bedrijven hebben zich op het terrein gevestigd: o.a. transport-, productie- en installatiebedrijven, een architectenbureau en een bouwmarkt. Het terrein is ontwikkeld op basis van een relatief ambitieus beeldkwaliteitplan, met name met betrekking tot de zichtkant van het terrein. Bedrijventerrein De Ecofactorij ligt ten oosten van de snelweg A50. Het oppervlak bedraagt meer dan 90 hectare bruto, waarvan ongeveer 80 hectare uitgeefbaar is (prijsniveau nu € 143/m2). Minimaal 3 hectare moet worden afgenomen, slechts de helft mag bebouwd worden. In 2002 zijn de bouwactiviteiten gestart, in 2003 vestigden zich de eerste bedrijven. De doelgroepen zijn: grootschalige bedrijven in de productiesector en logistieke dienstverleners. Voor vestiging moeten bedrijven voldoen aan een aantal voorwaarden met betrekking tot duurzaamheid. Daarnaast is een zogenaamd milieupuntensysteem met financiële prikkels uitgewerkt. Parkmanagement Aanleiding Bij de ontwikkeling van Apeldoorn Noord besefte de gemeente dat er behoefte bestond aan een goed aanspreekpunt voor eigenaren en ondernemers op het terrein. Dit leidde ertoe dat al tijdens de planfase (eind jaren ’90) een opzet voor parkmanagement werd ontwikkeld. De Ecofactorij is gelegen in groen buitengebied. Alleen wanneer voldaan zou worden aan hoge duurzaamheidseisen kon het terrein ontwikkeld worden. Deze eisen vormden de aanleiding om parkmanagement te ontwikkelen. Organisatie Voor Apeldoorn Noord is een vereniging opgericht, waar tijdens de uitgifte de eigenaren (ondernemers) verplicht lid van werden. Voor de uitbesteding van beheer en ontwikkeling van parkmanagement-activiteiten is een stichting opgericht. Hierin participeren zowel de bedrijven/eigenaren als de gemeente. In de stichting zijn vooral de ondernemers zelf de actieve organisatoren. Zij organiseren de uitbesteding van de beheeractiviteiten, houden zelf in de gaten of men zich aan het parkeren op eigen terrein houdt en hebben het initiatief voor gebiedsbeveiliging genomen. De betrokkenen zetten zich enthousiast in omdat de kwaliteit van het terrein tevens hun eigen belang is. Het kan echter zo zijn dat bij uitbreiding van het pakket de werkzaamheden op den duur zoveel behelzen dat er een professionele organisatie wordt ingehuurd. De stedendriehoek Deventer Apeldoorn Zuthpen denkt momenteel samen met de Kamer van Koophandel na over een vorm van regionale gezamenlijke inkoop. Wanneer het draaiboek daarvoor bekend is, zal het bedrijventerrein Apeldoorn Noord zich waarschijnlijk aansluiten bij dit initiatief.

20

Voor de Ecofactorij is een coöperatieve vereniging parkmanagement opgericht, het lidmaatschap is als verplichting in de erfpachtvoorwaarden opgenomen. Alleen grondeigenaren (erfpachters) zijn lid, gebruikers kunnen gedelegeerd lid zijn. In het bestuur zetelen bedrijven, gemeente en het waterschap. De parkmanagementorganisatie wordt aangestuurd door de coöperatie en zal op termijn bestaan uit drie zelfstandige activiteitengroepen: een beheerunit (verhardingen, riolering, groen en water, verlichting, straatmeubilair, borden), een facilitycenter (gezamenlijke inkoop artikelen, kinderopvang) en een utilitycenter (energievoorzieningen, water, afvalscheiding). Voor deze units worden aparte businessplannen en begrotingen opgesteld. Positieve bedrijfsresultaten komen ten goede aan de coöperatie. De parkmanager draagt zorg voor het algemene management en werkt de uitbesteding van de verschillende diensten uit. Omdat nog maar weinig bedrijven op het terrein zijn gevestigd, is de uitvoering van deze zaken nog toekomstmuziek. Overzicht dienstenpakketten Apeldoorn-Noord

Ecofactorij

Onderhoud groen en verhardingen, ook reiniging en onkruidbestrijding (budgetoverdracht vanuit gemeente)

Onderhoud buitenruimte verhardingen, riolering, groen, water, verlichting, straatmeubilair, borden

Handhaving parkeren op eigen terrein

Opstellen vervoermanagementplan (verplicht)

Gebiedsbeveiliging, m.n. surveillance (deelname ongeveer 75% van de eigenaren/bedrijven)

Oriëntatie op gebiedsbeveiliging

Onderhoud bewegwijzering

Potentieel aanbod duurzame producten (water, energie, afvaloplossingen) Energievoorziening door verbranding organisch materiaal (kippenmestvergasser) nog onzeker

Overhead activiteiten organisatie

Overhead activiteiten organisatie

Facultatieve diensten zijn nog in ontwikkeling, wellicht aansluiting op regionale inkoopinitiatieven

Facultatieve diensten: ontwikkeling naarmate zich meer leden aansluiten

Financiering Apeldoorn Noord De kosten die de stichting parkmanagement Apeldoorn Noord draagt zijn laag. De organisatie zelf kost niets, de (bestuurs)leden werken op vrijwillige basis. De beheerkosten van openbare ruimte worden jaarlijks opgebracht door de gemeente, de budgetoverdracht bedroeg in 2003 ongeveer € 30.000. De handhaving van het parkeerbeleid wordt door de bedrijven zelf om niet gedaan. De kosten van collectieve gebiedsbeveiliging worden direct door het beveiligingsbedrijf apart gefactureerd. De eigenaren/bedrijven betalen daarnaast gemiddeld € 1,62 per vierkante meter kavel. Met het geld dat overblijft (ook door efficiënte organisatie van het beheer) kunnen andere zaken gefinancierd worden, bijvoorbeeld het plaatsen van digitale informatiezuilen en het onderhoud van de bewegwijzering.

21

Ecofactorij Keuzes ten aanzien van beheeractiviteiten en -kosten worden gemaakt op basis van gewenste kwaliteitsniveaus. Voor elk onderdeel zijn deze niveaus volgens CROW3-normen uitgewerkt en vastgelegd, deze kunnen in een later stadium worden aangepast. Het grootste deel van de buitenruimte op de Ecofactorij wordt eigendom van particulieren. De private kavels betreffen ook delen van het terrein die gewoonlijk gemeentegrond zijn. Per kavel mag maximaal 50% bebouwd worden. De eigenaren hebben hiermee de verantwoordelijkheid voor het beheer van de buitenruimte en daarmee ook de plicht dit te financieren. De gemeente draagt geen budgetten over. De beheeractiviteiten zullen volledig worden uitbesteed door de beheerunit. Van de andere voorzieningen (facility- en utilitycenter) wordt verwacht dat ze zelfvoorzienend zijn. Voor de afname van diensten en/of producten die bijdragen aan een duurzame kwaliteit van de bedrijfspanden en bedrijfsprocessen, kunnen bedrijven via een milieupuntensysteem een korting krijgen op de grondprijs (bij elkaar zo’n 10%). Het budget hiervoor wordt gevormd door een opslag van 1 Euro op elke vierkante meter verkochte kavel. Nota bene: de kavels zijn relatief groot vanwege het feit dat daar veel ruimte in is verwerkt die normaal gesproken tot het openbare groen in bezit van de gemeente zou behoren. De uitwerking van de verschillende diensten voor de Ecofactorij wordt, zodra meerdere bedrijven gevestigd zijn, uitgevoerd door een parkmanager. Naar verwachting zal deze hier een jaar lang gemiddeld een dag per week mee bezig zijn. Voorgesteld werd de kosten hiervan (naar schatting € 57.000) het eerste jaar te laten dragen door de gemeente. Voor de navolgende jaren kan een verdeelsleutel worden gemaakt. De coöperatie zal via de algemene ledenvergadering invloed hebben op de activiteiten en kosten van de parkmanager. Financieel risico Voor Apeldoorn Noord draagt de gemeente haar budget twee jaar over, daarna wordt bezien of dit wordt voortgezet. Voorlopig zijn de resultaten naar ieders tevredenheid, zodat de verwachtingen met betrekking tot voortzetting positief zijn. De geldstromen lopen via de aparte stichting, waarvan de bestuurders (gemeente en bedrijven) in principe niet hoofdelijk aansprakelijk zijn. De gemeente onderzoekt nu in welke situaties er wel sprake kan zijn van een aansprakelijkheidsrisico en sluit wellicht een aansprakelijkheidsverzekering af. De financiering van de gebiedsbeveiliging (en andere diensten) hangt sterk samen met het aantal deelnemers, hetgeen altijd een onzekere factor is wanneer er geen sprake is van verplichtingen. Bij de opzet van de beveiliging is rekening gehouden met bescheiden deelnamepercentages in de startperiode. Indien de deelname de verwachtingen gaat overtreffen wordt de ontstane financiële ruimte benut voor extra beveiligingsactiviteiten of wellicht een tariefverlaging.

3

CROW: kennisplatform voor verkeer, vervoer en infrastructuur, www.crow.nl

22

Bij de Ecofactorij moeten alle kosten worden betaald door de eigenaren. Het verplichte collectieve pakket bestaat uit het beheer van de buitenruimte. De eigenaren hebben zelf een sterke invloed op de samenstelling en kosten van het dienstenpakket, waarmee er voor de vereniging relatief weinig financiële risico’s zijn. De partijen die financiële risico’s zullen nemen zijn de facility en utility units die investeren in de ontwikkeling van hun vrijwillig af te nemen producten en diensten. Onzekerheden rond de financiering van het milieupuntensysteem zijn beperkt door een minimum en (vooral) maximum aantal milieupunten per eigenaar op te nemen. Tot slot De gemeente gelooft in een concept waarbij het parkmanagement zich ontwikkelt afhankelijk van de wensen en activiteiten van de bedrijven op het terrein. Hiermee worden ook de financiële risico’s beperkt: het pakket zal nooit omvangrijker worden dan wat de eigenaren zelf willen. Toch vindt de gemeente dat zij in een eerder stadium had moeten kijken naar de financiële aspecten van parkmanagement. Met name de eventuele consequenties van een langere uitgifteperiode, zoals investeringen in een ontwikkelende parkmanager en beheer door gemeente, hadden vooraf beter doordacht moeten worden. Contact en informatie Gemeente Apeldoorn, afdeling Economische Zaken Contactpersonen:

De heer H. Wijnsma 055-580 23 91, [email protected] Mevrouw A. Spanbroek 055-580 22 54, [email protected]

Websites:

www.apeldoorn.nl www.ecofactorij.nl

23

Bedrijventerreinen Arnhem Noord, Arnhem Uitbesteding parkmanagement aan professionele partij Terrein Het industriegebied Arnhem Noord is een traditioneel industrieterrein dichtbij het centrum van Arnhem. Het gebied bestaat uit vier aaneengesloten bedrijventerreinen: (begin) Westervoortsedijk, IJsseloord I, Kleefse Waard en Het Broek. Het totale gebied is 240 hectare groot, telt 475 bedrijven en biedt werkgelegenheid aan circa 12.000 personen. Het terrein is goed bereikbaar via de A12, A15 en A50 en tevens zijn er goede spoor- en havenfaciliteiten. Parkmanagement Aanleiding In het gebied is een grootscheepse revitalisering in de laatste fase van voltooiing aangeland. Om de kwaliteit van de bedrijventerreinen en daarmee de economische bedrijvigheid in Arnhem ook voor de toekomst veilig te stellen, werd in 2002 de Stichting Duurzame Ontwikkeling Bedrijventerreinen Arnhem Noord (Doban) opgericht. De stichting is ontstaan vanuit het Ondernemers Kontakt Arnhem (OKA) en de Stichting Bodemrevitalisering Het Broek en heeft als doelstelling om de duurzame ontwikkeling van de vier bestaande bedrijventerreinen rondom de Westervoortsedijk te bevorderen. Om dat doel te bereiken werd parkmanagement ontwikkeld. De stichting is vervolgens gestart met het opstellen van een bedrijfsplan. Dit werd in augustus 2003 afgerond en sinds mei 2004 is parkmanagement operationeel. Diensten en uitvoering Doban richt zich op gezamenlijke inkoop, beheer van de (publieke en private) ruimte, realisatie van duurzame projecten en bevordering van samenwerking in het algemeen. Op al deze terreinen is de afgelopen jaren al veel voorwerk verricht middels de realisering van een aantal quick-wins: projecten die met relatief weinig inspanning veel resultaat opleveren, zoals een collectief elektriciteitscontract en bewegwijzering. Hiermee werden de nodige knowhow en contacten opgebouwd. De parkmanagementorganisatie kan hierop voortbouwen en gaat zich richten op: • Collectieve inkoop van elektriciteit, kantoorartikelen, telefonie en afvalinzameling. • Samenwerking bij collectieve beveiliging. • Samenwerking bij duurzame projecten, zoals intensiever gebruik van de bestaande warmteleiding, vermindering van afval, verbetering van afvalscheiding en verbetering van de beveiliging in combinatie met beheer. • Samenwerking bij Hofleveranciers, een vorm van gemeenschappelijke inkoop. Organisatie Het bestuur van de stichting bestaat uit vertegenwoordigers van het OKA, de gemeente en individuele ondernemers. Doban fungeert binnen OKA als werkmaatschappij en richt zich op bestuurlijke taken en communicatie. De uitvoering van het parkmanagement is volledig uitbesteed aan Arcadis,

24

waarmee een overeenkomst voor de duur van 3 jaar is aangegaan. Er wordt voor ongeveer 2,5 dag per week een parkmanager ingezet. De organisatie is permanent bereikbaar door een telefoondienst. De parkmanager wordt ondersteund door gespecialiseerde professionals die vanuit een back office werken. Een voordeel van uitbesteding van parkmanagement aan professionals is dat zij over de nodige parkmanagementexpertise beschikken. Zij zijn ervaren in het uitonderhandelen van inkoopcontracten en kunnen tevens door combinaties met inkoop voor andere terreinen sterke inkoopkracht (en dus lage prijzen) realiseren. Een mogelijk nadeel is dat wanneer er minder inzet van vrijwilligers is er minder gemeenschapszin ontstaat. In dit geval zijn er in zowel het bestuur als in de werkgroepen vrijwilligers actief, hetgeen aantoont dat partijen op het terrein betrokken zijn. Financiering In 2003 is er een businessplan parkmanagement opgesteld waarbij werd uitgegaan van een jaarlijkse begroting van ongeveer € 200.000 per jaar. De verwachte inkomsten uit inkoopcontracten (commissies) zijn echter een stuk lager dan verwacht, waardoor de begroting flink is bijgesteld. Kosten De kosten van de uitvoering van het parkmanagement door Arcadis bedragen € 100.000 per jaar en zijn als volgt uit te splitsen: • Inzet van de parkmanager: gemiddeld 2,5 dag per week (60% van de kosten). • Back office activiteiten: gemiddeld 1 dagdeel per week (30% van de kosten). • Telefoondienst (10% van de kosten). De kosten van de stichting Doban zelf bedragen ongeveer € 20.000 per jaar. Dit betreft grotendeels de kosten voor secretariaat, onderzoek en advies door derden, communicatie, accountancydiensten en vergoedingen voor het bestuur. De totale jaarlijkse kosten van parkmanagement zijn derhalve ongeveer € 120.000. Opbrengsten De kosten van het parkmanagement op Arnhem Noord wil men de komende jaren op de volgende wijze financieren: • Overheidsbijdragen: subsidies en overdracht van het gemeentebudget voor beheer. • Inkoopkortingen. • Bijdragen bedrijven: periodieke bijdragen aan vereniging of stichting en sponsoring. Achtereenvolgens worden deze vormen toegelicht. Overheidsbijdragen, subsidies Doban heeft de gemeentelijke overheid bereid gevonden om het parkmanagement project te ondersteunen met een bedrag van € 150.000,-, te besteden gedurende de looptijd van 3 jaar. Dit betekent een bijdrage in de begroting van 65% in het eerste jaar, aflopend naar nul in het vierde jaar. Na vier jaar moet Doban self-supporting zijn.

25

Voor het bereiken van een KVO-certificaat4 voor veiligheid op bedrijventerreinen zijn aparte subsidies beschikbaar. Deze en andere subsidiestromen vormen een belangrijke (potentiële) inkomstenbron voor het bekostigen van parkmanagement. Overheidsbijdragen, overdracht gemeentebudget De gemeente heeft zich in principe bereid verklaard (een gedeelte van) de beheertaken en bijbehorend budget te willen overdragen aan de parkmanagementorganisatie. De overdracht komt eerst in het tweede en derde jaar van het project aan de orde en zal op termijn tot 20% van de parkmanagementbegroting bedragen. Inkoopkortingen Ervaringen elders wijzen uit dat door gezamenlijke inkoop van producten en diensten kortingen zijn te bedingen, variërend van enkele procenten tot maximaal 25%. De parkmanagementorganisatie verdient aan de gezamenlijke inkoop doordat zij commissie krijgt over de omzet die een geselecteerde leverancier maakt op het betreffende terrein (of terreinen). In dit geval zijn gegevens over kortingen en commissieopbrengsten niet beschikbaar. Wel zijn, zoals hiervoor al werd aangegeven, de verwachtingen met betrekking tot de inkomsten uit collectieve inkoopcontracten flink naar beneden bijgesteld. De verwachting is nu dat het eerste jaar 10% van de kosten van parkmanagement hieruit te financieren zijn en uiteindelijk 20%. Bijdragen bedrijven aan stichting of vereniging De bedrijven zullen op enig moment een bijdrage moeten gaan betalen voor het parkmanagement. Het is nog onduidelijk op welke wijze de bijdragen zullen worden geheven. De meest geëigende vorm is een rechtstreekse bijdrage aan de stichting Doban of een intermediaire vereniging van deelnemers. Een mogelijkheid is om dat te doen via de ondernemersvereniging OKA, waar echter niet alle bedrijven lid van zijn. Vooruitlopend op deze discussie draagt OKA al twee jaar € 10.000,- bij en heeft zich bereid verklaard dit ook voor 2005 te zullen doen. De inschatting is dat de opbrengsten van lidmaatschappen uiteindelijk 25% van de kosten van parkmanagement zullen dekken. Bijdragen bedrijven, sponsoring Arcadis doneert het eerste jaar € 10.000. Bovendien staat het bedrijf het eerste jaar garant voor de begrote inkomsten uit inkoopkortingen. De verwachting is dat ook door middel van sponsoring van andere bedrijven de nodige inkomsten te verkrijgen zijn. Te denken valt aan promotiebladen of reclame op internetsites. Er wordt verwezen naar goede ervaringen op andere terreinen en de sponsorinkomsten van € 29.000 van Centrummanagement Arnhem. Daarnaast denkt men dat aanbieders van diensten bovenop de inkoopvergoedingen (commissie) bereid zullen zijn tot een sponsorbijdrage.

4

Keurmerk Veilig Ondernemen, zie www.npc.nl (Nationaal Platform Criminaliteitsbeheersing) een www.ccv.nl (Centrum voor Criminaliteitsbeheersing en Veiligheid)

26

Besparingen door duurzaamheidsprojecten Samen met een energiebedrijf wordt gewerkt aan een intensiever gebruik van de warmteleiding. Met afvalbedrijven (inzameling, verwerking) wordt onderzocht hoe de afvalstromen verminderd en beter gescheiden kunnen worden. Deze projecten moeten behalve tot duurzaamheid (energiebesparing, hergebruik afvalstoffen) ook leiden tot kostenbesparingen voor de deelnemende bedrijven. Financieel risico Met het uitbesteden van de uitvoering van parkmanagement is in Nederland nog niet veel ervaring. Uitbesteding vergt de grootste begroting van alle voorbeelden en is daarmee een relatief dure organisatievariant waarvoor de nodige inkomsten opgebracht moeten worden. Het project voor Doban is experimenteel van karakter en derhalve met flinke risico’s omgeven. Arcadis heeft zich sterk gecommitteerd om het parkmanagement tot een succes te maken; een goed resultaat in Arnhem is voor henzelf ook van groot commercieel belang. Daarom dragen zij zelf financieel bij en nemen dit eerste jaar ook het risico op lagere inkomsten uit gezamenlijke inkoop op zich. Het financiële risico dat Doban in de eerste drie jaar niet de benodigde middelen uit de markt weet te halen, blijft echter bestaan. Bijdragen van bedrijven en de inkomsten uit inkoopkortingen zijn een onzekere factor, vooral in deze startperiode. Het feit dat de begroting sinds het eerste business plan sterk is bijgesteld, vermindert het risico wel aanzienlijk. Tot slot Het gaat om de ondernemers en hun bedrijventerrein, maar het denken voor de collectiviteit komt pas op gang als er resultaten worden aangetoond. De voordelen voor bedrijven zullen heel goed zichtbaar gemaakt moeten worden. Tegelijkertijd zijn er verschillende maatschappelijke belangen bij duurzame kwaliteit van bedrijventerreinen (werkgelegenheid, milieu). Daarom zijn bijdragen vanuit de overheid gerechtvaardigd. Niet alleen om het proces richting duurzame bedrijventerreinen op gang te krijgen maar ook te houden, zijn publieke bijdragen onontbeerlijk. Contact en informatie Stichting Doban Parkmanager: Erwin van Bostelen, 06-27060008, [email protected] Secretariaat: Marian Adelaar, 026-3653580, [email protected] Website: www.oka.nl

27

Bedrijventerrein Waarderpolder, Haarlem Sterke financiële aanzet door en blijvende financiële ondersteuning van gemeente Terrein Karakteristieken De Waarderpolder is een regionaal en gemengd bedrijventerrein in de gemeente Haarlem, regio Zuid-Kennemerland nabij IJmond, Amsterdam en Schiphol. Het terrein (160 ha netto) ligt aan de oostzijde van de stad en wordt ontsloten door de N200 (zuidzijde), spoor en water. Er zijn meer dan 600 bedrijven gevestigd waarin in totaal ongeveer 12.000 mensen werkzaam zijn. De bedrijven zijn te typeren als ‘industrieel’ (140), industriële en zakelijke dienstverlening (170) handel en reparatie (200), en overige bedrijven als groothandels, distributie- en nutsbedrijven. Door de schaarste aan bedrijventerreinen in de directe omgeving van Haarlem worden leegstaande panden redelijk snel weer gevuld. Een vierde van het terrein wordt sinds 1997 geherstructureerd (40 ha) door publieke en private partijen. Hiervan is op dit moment al meer dan de helft gerealiseerd. Daarnaast zal de komende jaren door een viertal grote verkeersprojecten (brug, fly-overs, verdubbeling rijstroken) de bereikbaarheid van het terrein sterk verbeterd worden. Parkmanagement Aanleiding Toen men enige jaren geleden begon met de planvorming voor herstructurering besloot men tevens meer aandacht te besteden aan het beheer en de kwaliteit in het algemeen. Dit was tegelijkertijd een manier om de bedrijven en eigenaren op het terrein te benaderen en te vragen naar hun wensen met betrekking tot de kwaliteit van het terrein. Na relatief korte tijd werd besloten een klein lokaal parkmanagementbedrijf in te schakelen (2002) en naast de uitvoering ook de ontwikkeling van het parkmanagement met deze organisatie vorm te geven. Diensten en uitvoering De parkmanager heeft allereerst een conciërgefunctie: hij signaleert onregelmatigheden (vuil, schades, achterstallig onderhoud) en meldt deze bij de verantwoordelijke organisatie (beheerafdeling gemeente, bedrijven zelf). Daarnaast organiseert hij de collectieve gebiedsbeveiliging door middel van surveillance buiten de kantooruren, het onderhoud van de bewegwijzering, de organisatie van de business borrel en het beheer van de website www.waarderpolder.nu. Op de website staat o.a. informatie over de bedrijven (smoelenboek), vraag en aanbod onroerend goed en parkmanagement activiteiten. Daarnaast houdt de parkmanager zich bezig met de ontwikkeling van het aanbod van verschillende aanvullende (parkmanagement gerelateerde) diensten of de ondersteuning daarvan: • Gezamenlijke energie inkoop d.m.v. energieveiling, 40 bedrijven doen mee; • Initiatief aanbesteding afvalverwijdering, 80 bedrijven hebben interesse getoond;

28

• •

Projecten in het kader van bundeling goederenvervoer en alternatief personen vervoer; Onderzoek naar de mogelijkheden van duurzame energieproductie en -gebruik.

Organisatie De gemeente is nu (nog) officieel opdrachtgever van het parkmanagement. Destijds is bewust gekozen voor een ‘kleine lokale rentmeester’ omdat verwacht werd dat grotere parkmanagementbedrijven minder onafhankelijk handelen. Factoren die daarbij een rol spelen zijn: relaties met gevestigde bedrijven, deals met vaste leveranciers en het mogelijk doorspelen van gevoelige vastgoedinformatie (i.v.m. de herstructurering). Zowel de parkmanager als de Industriekring Haarlem (IKH, vertegenwoordiging bedrijven Waarderpolder) zetten zich in voor de communicatie tussen gemeente en bedrijven (/eigenaren) over de ontwikkelingen op de Waarderpolder (zowel herstructurering als parkmanagement). Voor de collectieve gebiedsbeveiliging is al in 1994 een aparte stichting opgericht. Deze stichting wordt in de toekomst de centrale Stichting Parkmanagement Waarderpolder en opdrachtgever van verschillende collectieve diensten (w.o. die van de parkmanager). Bedrijven (IKH) en gemeente zullen beide participeren in de stichting, zowel financieel als bestuurlijk. Financiering Kosten • De kosten van de collectieve gebiedsbeveiliging zijn hoog5, dit is een kasstroom die niet via de parkmanager loopt, maar direct de verantwoordelijkheid van de stichting is; • De parkmanager is ongeveer 20 uur per week bezig met de Waarderpolder (ongeveer 8 uur met de terreinbeheer en 12 uur met parkmanagement, inclusief productontwikkeling). Dit kost ongeveer € 90.000 per jaar, inclusief de bureaukosten van de gemeente; • Bij projecten als bundeling goederenvervoer en alternatief personenvervoer wordt samengewerkt met externe bureaus. Wanneer bijvoorbeeld een project bundeling goederenvervoer een geheel jaar loopt zijn de kosten daarvan (indicatief) € 30.000. Hiervoor wordt deels subsidie ontvangen. De bedrijven hebben onlangs nog onderzocht of de inschakeling van een groter parkmanagementbedrijf financieel gunstiger zou zijn (wellicht lagere tarieven, gunstige raamcontracten). Dit bleek niet het geval te zijn en men besloot door te gaan met de lokale aanbieder. Dekking van de kosten De bijdragen voor de collectieve beveiligingsmaatregelen worden door de bedrijven direct aan de stichting beveiliging Waarderpolder betaald. Van de 600 bedrijven op het terrein doen er 200 mee. Er zijn dus relatief veel zogenaamde freeriders, echter de 200 deelnemende bedrijven vertegenwoordigen ongeveer 60 procent van het totale personeelsbestand van het terrein. Dit komt doordat vooral de grotere bedrijven meebetalen aan collectieve gebiedsbeveiliging. 5

Gemiddeld kost surveillance buiten kantooruren € 200.000

29

Per product c.q. projecten worden ontwikkelingskosten en deelnamekosten separaat gefinancierd, totdat de stichting Parkmanagement is opgericht. De kosten worden voor een steeds kleiner deel (van 100 naar 25%) door de gemeente en voor een steeds groter deel door de bedrijven betaald, heden 50-50%. Na vier jaar (vanaf 2006) zal de gemeente permanent 25% van deze kosten betalen. In de toekomst lopen de geldstromen van de bedrijven via de genoemde stichting. De gemeente zal in 2005 de helft van haar bijdrage van € 45.000 financieren uit de grondexploitatie Waarderpolder (opgezet i.v.m. de herstructurering). Hierbij geldt de filosofie dat het parkmanagement bijdraagt aan de waarde van gronden en vastgoed en zo de gemeente ook weer opbrengsten zal opleveren. De gemeente verkoopt eigen grond in het kader van de herstructurering. Ook zijn er subsidies van het ministerie van Economische Zaken (Stireagelden6) en provinciegelden in de grondexploitatie opgenomen. De andere helft van de € 45.000 is afkomstig uit GSB-middelen7. De gemeente heeft tijdens de eerste opstartfase van parkmanagement geen specifieke parkmanagementsubsidies aangevraagd. De gemeente stak in het begin veel energie en tijd in de opzet van parkmanagement. Men heeft besloten de aandacht vooral op het parkmanagement zelf te richten en alleen wanneer er grote bedragen nodig zijn subsidiemogelijkheden te onderzoeken. Vanuit de parkmanagementorganisatie zelf wordt wel gewerkt met subsidies voor productontwikkeling. Zo worden de vervoersprojecten bijvoorbeeld medegefinancierd met subsidies vanuit de rijksoverheid. De activiteiten van de Industriële Kring Haarlem zijn deels onbezoldigd en worden deels gefinancierd uit de ledencontributie. Deze bedraagt € 150 per bedrijf per jaar. Van de 600 bedrijven gevestigd op het terrein betalen voornamelijk de 120 grotere bedrijven contributie. Financiële risico’s De bijdragen aan de collectieve beveiligingsmaatregelen zijn ruim voldoende. Toch zou het beter zijn de de kosten over meer bedrijven te verdelen om zodoende structureel levensvatbare collectieve beveiligingsmaatregelen te realiseren. Daarom komen in de toekomst de voordelen van gezamenlijke inkoop (kortingen) alleen ten bate van die bedrijven die zich hebben aangesloten bij de stichting en zodoende bijdragen aan de collectieve beveiliging. Dit moet ertoe lieden dat meer bedrijven deelnemen aan de collectieve beveiliging (minder freeriders) Of bedrijven volgend jaar ook inderdaad voldoende bijdragen aan de kosten van de parkmanager ‘wordt nog spannend’, aldus de contactpersoon bij de gemeente. Misschien dat reclameopbrengsten (borden en website) nog additionele financiële ruimte kunnen bieden. De parkmanager haalt ook geld binnen uit externe subsidies voor duurzame productontwikkeling en in de toekomst wellicht uit commissie voor inspanningen met betrekking tot gezamenlijke inkoop. Door meerdere inkomstenbronnen te creëren, wordt het risico dat onvoldoende middelen kunnen worden opgebracht, verminderd.

6 7

Stimuleringsregeling Ruimte voor Economische Activiteit Grote Steden Beleid

30

Tot slot Blijf als gemeente niet te veel regelen. Laat het zo snel mogelijk over aan de bedrijven op het terrein in samenwerking met een parkmanagement organisatie. Uitvoering en ontwikkeling kunnen parallel plaatsvinden. Let er wel op dat belangrijke stappen in samenspraak met de bedrijven worden genomen. Als je verzuimt het nodige vertrouwen en draagvlak te genereren, dan is er een grote kans op vertraging. Contact en informatie Gemeente Haarlem Contactpersoon: Telefoon: E-mail: Website:

Steef de Looze, 023-5113508, [email protected] www.waarderplder.nu

31

Bedrijventerreinen De Rietvelden en De Vutter, ‘s-Hertogenbosch Inkomsten uit raamcontracten en contributiebijdragen zorgen voor bijna volledige kostendekking Terreinen De bedrijventerreinen De Rietvelden, De Vutter en Veemarktkade (RIVU) liggen in het westen van ’s-Hertogenbosch en zijn circa 290 hectare groot. Met de aanleg van het bedrijventerreinen De Rietvelden en Veemarktkade is eind vijftiger, begin zestiger jaren begonnen; begin jaren zeventig is het bedrijventerrein De Vutter aangelegd. De RIVU-terreinen behoren tot de zogenaamde categorie 5 terreinen. De terreinen tellen ruim 400 bedrijven met een breed scala aan activiteiten: industrie, handel en reparatie van consumentenartikelen, bouwnijverheid en transport en logistiek (incl. containerterminal). Bovendien zijn hier de Brabanthallen gevestigd, die onderdak bieden aan congressen en beurzen. Er werken ongeveer 10.000 mensen. Het terrein wordt zowel door weg, spoor als water goed ontsloten. Parkmanagement Aanleiding Parkmanagement is ontstaan als spin-off van revitalisering om de beoogde kwaliteitsimpuls ook op langere termijn te behouden en daarmee duurzaamheid te verankeren. De ondernemers, verenigd in het Samenwerkingsverband RIVU, namen in 1996 zelf het initiatief voor een tweede, vooral duurzame revitaliseringsronde en al gauw werden de Kamer van Koophandel Oost-Brabant, de provincie Noord-Brabant en de gemeente ’s-Hertogenbosch betrokken. De mogelijkheden, ideeën en kansen voor samenwerking tussen bedrijven, met als basis een evenwichtiger samenhang tussen milieu, economie en ruimte, zijn in 1997 in een masterplan vastgelegd. Dit plan is mede gebaseerd op de resultaten van enquêtes en bezoeken uitgevoerd bij de bedrijven. Om uitvoering aan het Masterplan te geven zijn een aantal werkgroepen en de parkmanagementorganisatie Stichting RIVU opgericht. Een organisatie die per 2003 is opgegaan in de bestaande ondernemersvereniging Samenwerkingsverband De Rietvelden – De Vutter. Diensten en uitvoering De parkmanagementorganisatie op RIVU beperkt haar dienstenpakket tot facultatieve diensten gericht op gebruikers. De reden voor deze beperking is dat het op een bestaand terrein zeer moeilijk is om verplichtende collectieve diensten op te leggen. Sinds de start in 1999 zijn met een groot aantal leveranciers raamcontracten afgesloten, waardoor leden met korting daar hun diensten en producten af kunnen nemen. Facultatieve diensten en producten die worden aangeboden, zijn: • Inzameling van reststoffen, afval. • Telecommunicatie: vast en mobiele verbinding voor spraak & data. • Installatietechniek. • Kantoor- en computerbenodigdheden. • Elektriciteit voor bedrijven.

32

• •

Beveiliging bedrijventerrein voor het gebied (in samenwerking met alle bedrijventerreinen in de stad). Human Facility Centre: - gezamenlijke regeling in-, door- en uitstroom personeel. - collectieve ziekteverzuimbeheersing en reïntegratie.

Het Human Facility Centre is vanuit het parkmanagement mee opgezet, maar is een zelfstandig aan de markt uitbestede organisatie en maakt geen onderdeel van de parkmanagement exploitatie, omdat de kosten en bijbehorende risico’s hiervan te groot zijn. Resultaten In de vijf jaar van het bestaan van de parkmanagementorganisatie is een groot aantal raamcontracten met leveranciers afgesloten. Hierdoor valt er voor leden de nodige inkoopkorting te behalen en kan, in ieder geval een deel van, de contributie worden terugverdiend. Daarnaast zijn er op het gebied van duurzaamheid projecten uitgevoerd, zoals een energiescan en een haalbaarheidsonderzoek hergebruik water. Daarnaast zijn de contacten tussen bedrijfsleven en overheid sterk verstevigd en lijnen verkort mede door de gehanteerde organisatiestructuur. In de RIVU-filosofie wordt zoveel mogelijk van de aanwezige kennis en ervaring van bedrijven gebruik gemaakt en is de leidraad van het proces: “van, voor en door bedrijven”. Organisatie In 1999 is de parkmanagement organisatie Stichting RIVU opgericht. Er is vervolgens een projectmanager aangesteld voor de ontwikkeling van parkmanagement. De Stichting heeft een projectplan voor 20002003 opgesteld en de concrete projecten zijn ondergebracht in een aantal werkgroepen, die zich bezighouden met het vertalen van plannen naar concrete invulling van projecten en aanbod van diensten. Er zijn werkgroepen voor: Transport en Logistiek, Utilities, Milieu, Terreinbeheer, Vervoermanagement, Inkoop en P&O. De werkgroepen bestaan uit acht tot tien vakmensen van bedrijven en gemeente. Vrijwilligheid is hierbij een belangrijke insteek. De organisatiestructuur, met daarin de werkgroepen, is opgebouwd vanuit de thema’s profijtbeginsel en algemeen belang. Projecten uitgevoerd op basis van profijtbeginsel, worden beoordeeld op basis van winstgevendheid. Bij algemeen belang moet men denken aan projecten gericht op bijvoorbeeld duurzaamheid en monitoring. Voor deze laatste categorie kunnen veelal op projectbasis subsidies worden verkregen. De stichting voert de directie en administratie van het parkmanagement, sluit raamcontracten, ondersteunt de werkgroepen en het bestuur en bewaakt de duurzaamheidsdoelstellingen. In de loop der jaren kregen de vereniging en de stichting steeds meer overlap. Intussen was ook duidelijk geworden dat de risico’s van parkmanagement beperkt waren. In 2003 zijn vereniging en stichting samengevoegd in de vereniging Samenwerkingsverband RIVU. De lopende raamafspraken zijn daarbij overgenomen door de vereniging en de ledenvergadering stemde in om de gestaffelde contributiebijdrage van de stichting over te nemen. De huidige organisatie is als volgt:

33

Figuur 1 Herziene organisatiestructuur Masterplan 2003 - 2005

Financiering Inmiddels is de organisatie voor 80 tot 90 % kostendekkend. Bedrijven kunnen door inkoop via de door de organisatie afgesloten raamcontracten 10 tot 15% besparen en voor kleine ondernemingen kan dit oplopen tot 25%. Kosten De kosten van de organisatie (totaal ca. € 111.000) bestaan voornamelijk uit de salariskosten voor de parkmanager en het secretariaat (70%). Daarnaast zijn er nog huisvestingskosten en kosten voor communicatie, vergaderingen e.d. De deelnemers in de werkgroepen en bestuur zetten zich in op basis van vrijwilligheid. Om tot volledige kostendekking te komen wordt gezocht naar vergroting van het ledental, nieuwe collectieve afspraken en besparingsmogelijkheden. Opbrengsten De inkomsten uit de raamcontracten zorgen samen met de contributieinkomsten, voor een kostendekking van 80 à 90%. Van de 400 bedrijven gevestigd op de RIVU terreinen zijn er ongeveer 160 lid. Deze bedrijven vertegenwoordigen 80% van het personeelsbestand op RIVU. Daarnaast zijn er twee bedrijfsverzamelgebouwen waar in totaal ruim 100 kleinere bedrijven zijn gevestigd. De verhuurder is wel lid van de vereniging maar de huurders niet. Er wordt nu over gedacht om deze huurders aangepaste lidmaatschappen te bieden omdat een aantal diensten zoals afvalinzameling en energie al via de verhuurder zijn geregeld.

34

Bij het vaststellen van de contributie wordt uitgegaan van het aantal regulier werkzame personen (in fte’s) bij een (vestiging van een) bedrijf op het terrein. De contributie per onderneming varieert van € 350 voor ondernemingen tot 10 werknemers tot € 4.000 voor grote ondernemingen met meer dan 4.000 werknemers (zie www.RIVU.nl voor details). De inkomsten uit inkoopkortingen zijn afhankelijk van de afname van diensten door de gebruikers. De parkmanagementorganisatie krijgt daarvoor van de leveranciers vergoedingen, die per leverancier zijn uitonderhandeld. Zo is er sprake van een vast bedrag per klant die gebruik maakt van de dienstverlening c.q. een percentage van de behaalde omzet uit de raamafspraken. Dekking onrendabele top Gemeente, provincie en rijk zegden subsidies toe om de aanloopkosten te dekken. In 1999, 2000 en 2001 is door de rijksoverheid financieel bijgedragen in het procesmanagement en de ontwikkeling van een parkmanagementorganisatie. Op dit moment is er nog een tekort op de begroting van 10% à 15%. Voor de periode 2004 t/m 2006 ontvangt de vereniging van provincie en gemeente een aflopende subsidie van in totaal € 56.340,-. Financieel risico Zoals reeds aangegeven, werd in eerste instantie voor de parkmanagementorganisatie een aparte Stichting RIVU opgericht die buiten de vereniging viel. De reden hiervoor was onder andere dat risico’s verbonden aan parkmanagement buiten de vereniging bleven. Daarnaast is een belangrijk voordeel van de stichtingsvorm dat het bestuur binnen vastgestelde grenzen zelfstandig besluiten kan nemen. Hierdoor was het mogelijk aan bedrijven een gedifferentieerde financiële bijdrage te vragen. Alhoewel het in verenigingsverband ook mogelijk is een gedifferentieerde contributie te vragen, is daarvoor wel een meerderheid van de stemmen nodig. De vraag op dat moment was of binnen de vereniging hiervoor voldoende draagvlak zou zijn. Er waren immers in 1999 nog maar beperkte resultaten geboekt met onder andere raamafspraken. De huidige financiële risico’s van parkmanagement schuilen in een aantal zaken. Het op termijn wegvallen van de overheidsbijdragen, vermindering van de noodzakelijke bijdragen uit het bedrijfsleven, bijvoorbeeld door verslechtering van de economische omstandigheden en het risico dat de aangesloten bedrijven minder via de raamcontracten kopen. De vereniging is zich bewust van deze risico’s en zoekt actief naar besparingsmogelijkheden en naar mogelijkheden om de inkomsten te vergroten. Zo is men bijvoorbeeld op zoek naar een aangepaste contributiebijdrage voor de ondernemingen uit de bedrijfsverzamelgebouwen, zodat ook deze ondernemingen lid kunnen worden van de vereniging. Daarnaast blijft men actief zoeken naar nieuwe producten en diensten waardoor bedrijven steeds meer waar voor hun geld krijgen.

35

Tot slot Het is belangrijk om bedrijven te laten weten wat de effecten zijn van parkmanagement en van deelname daaraan. Achteraf was het een goede keuze om voor parkmanagement een aparte stichting op te richten. Toen de activiteiten van de stichting goed gingen lopen en het voor de bedrijven duidelijk werd dat deze meerwaarde had en de risico’s beheersbaar waren, zijn de stichting en de vereniging samengevoegd. Een ander belangrijk element voor het welslagen van parkmanagement is de betrokkenheid van de overheid, omdat daarmee het contact tussen bedrijfsleven en overheid wordt verstevigd en draagvlak verbreed.

Contact en informatie Samenwerkingsverband: Contactpersonen: Telefoon: E-mail: Website :

De Rietvelden - De Vutter (RIVU) drs. J.A.W.M. (Hans) Bierens Mw. A.M.H.C. (Anne-Marie) Tuik van Dongen 073 6218695 [email protected] / [email protected] www.RIVU.nl

36

37

Bedrijventerreinen Uden, Uden Grote vrijwillige inzet en inhuur externen op projectbasis

Terreinen Uden beschikt over een aantal industrieterreinen op meerdere locaties. Deze terreinen beslaan in totaal 220 ha waarop ongeveer 400 bedrijven zijn gevestigd. Op industrieterrein Loopkant-Liessent, met aangrenzend Goorkens en Vluchtoord, zitten ondernemingen op het gebied van onder meer elektrotechniek, confectie, staalconstructies, machinebouw, voedingsmiddelen en compact disc productie. Op bedrijventerrein Volkel vinden voornamelijk kleinschalige bedrijfsactiviteiten plaats. Bedrijventerrein Hoogveld is in ontwikkeling. Hier is 33 ha grond uitgeefbaar. Parkmanagement Aanleiding De eerste aanzet tot parkmanagement werd gegeven in 1995 met de oprichting van Stichting Beheer Bedrijventerreinen Uden (SBBU) ten behoeve van collectieve beveiliging. De aanleiding was de verslechterde veiligheidssituatie op de verschillende bedrijventerreinen. In 1999 heeft de Kring Ondernemingsvereniging Uden het initiatief genomen om te komen tot een plan voor revitalisering van het bedrijventerrein Loopkant/Liessent en het opzetten van parkmanagement voor de bedrijventerreinen in Uden. Dit als instrument om de duurzame ontwikkeling te bevorderen en te borgen. Inmiddels nemen ongeveer 180 van de 400 bedrijven deel. Diensten en uitvoering De insteek van parkmanagement in Uden is dat parkmanagement wordt ingezet voor zaken die in gezamenlijkheid beter zijn te regelen dan door bedrijven alleen. Dit levert ondernemers tijd en geld op. Daarnaast tracht men in gezamenlijkheid duurzaamheidsdoelstellingen te behalen bijvoorbeeld reductie van afval en besparing van voertuigkilometers door afvalmanagement. Het aanbod van diensten en lopende projecten is momenteel als volgt: • Gebiedsbeveiliging. • Inkoop van energie. • Afvalmanagement. • Personeelplatform (bijvoorbeeld uitlenen personeel en technische dienst). • Revitalisering. Revitalisering wordt in Uden gezien als onderdeel van parkmanagement. Op andere terreinen is parkmanagement veelal een uitvloeisel van het revitaliseringsproces en wordt daardoor separaat benaderd. Op zich is het logisch om revitalisering door de parkmanagementorganisatie aan te laten sturen omdat met parkmanagement er al een structuur staat om projectmatig te werken.

38

Organisatie Het initiatief voor parkmanagement kwam uit het bedrijfsleven, maar werd direct ondersteund door de gemeente Uden, het Projecten Innovatie Team (PIT) en de Kamer van Koophandel Oost-Brabant. In 1999 is gestart met het opzetten van een projectgroep bestaande uit vertegenwoordigers van de bedrijven, de gemeente en de Kamer van Koophandel. Ondersteund door een projectmanager, kreeg deze groep de taak om een masterplan voor parkmanagement op te stellen. Inmiddels staat de organisatie en is parkmanagement volop in uitvoering. De SBBU heeft in de loop van de tijd een belangrijke rol gespeeld in het uitbouwen van het parkmanagement en is nu ook de uitvoerende organisatie. De SBBU en daarmee ook de parkmanagementorganisatie werkt voornamelijk op basis van vrijwilligheid. In totaal zijn 32 mensen betrokken bij het bestuur en de werkgroepen. Het bestuur bestaat uit 6 personen. De werkgroepen worden bemenst door ondernemers maar ook veelal door werknemers van de bedrijven. De gemeente is vertegenwoordigd in het bestuur; in iedere werkgroep neemt eveneens een vertegenwoordiger van de gemeente deel. Het bestuur van de stichting aangevuld met de voorzitters van de vier werkgroepen, fungeert als stuurgroep voor het totale parkmanagement. De stuurgroep zorgt voor afstemming en draagvlak. De vier werkgroepen werken de plannen verder uit. : • Nutsvoorzieningen (waaronder energiebesparing door samenwerking, energiemanagement bij bedrijven en duurzame energie). • Gezamenlijke inkoop (waaronder afvalmanagement). • Personeelsvoorzieningen (waaronder vervoermanagement). • Beheer en Milieu (opmerking: gezamenlijk beheer verkeert nog in de planfase maar wordt wel al in werkgroepverband uitgewerkt). Figuur 1 Organisatie parkmanagement

Bron: SBBU Om de overheadkosten in de hand te houden wordt alleen op projectbasis externe expertise of procesmanagement ingehuurd. Men gaat ervan uit dat in de bedrijven en bij de gemeente veel knowhow aanwezig is om plannen uit te werken. Verder leunt men sterk op de inzet van de gemeente die zowel in het bestuur (wethouder) als in de verschillende werkgroepen (ambtenaren) is vertegenwoordigd. Men is ervan overtuigd dat zonder een actieve bijdrage van de gemeente geen goed parkmanagement mogelijk is en dat goed parkmanagement alleen door publiek-private samenwerking tot stand kan komen.

39

De vrijwillige inzet is tegelijkertijd de achilleshiel van de organisatie omdat blijvende inzet van vrijwilligers niet contractueel is vast te leggen. Vooral personen die actief zijn in het bedrijfsleven of bij de overheid vinden het moeilijk zich jarenlang vrijwillig te blijven inzetten. Bij gepensioneerde ondernemers speelt deze overweging in mindere mate. Om meer continuïteit in de organisatie te brengen denkt men erover om bijvoorbeeld voor een halve dag per week een professional in te schakelen. Financiering Kosten De kosten van parkmanagement in Uden bestaan voornamelijk uit organisatiekosten (overhead) en projectkosten. In het oorspronkelijke plan was het de bedoeling om gebruik te maken van externe ondersteuning voor de uitvoering van parkmanagement (detachering van een professional voor enkele dagen per week). Dit zou jaarlijks bijna € 80.000 aan overheadkosten betekenen waardoor de kostendekking van het parkmanagement in het geding zou komen. Daarom is er uiteindelijk voor gekozen om vooral te steunen op vrijwilligheid. Hierdoor zijn de organisatiekosten nog maar € 5.000 tot € 10.000 per jaar. Dit bedrag wordt gespendeerd aan zaken als mailings, zaalhuur en consumpties. Verder wordt jaarlijks een aantal projecten op het gebied van duurzame ontwikkeling en revitalisering uitgevoerd. Deze brengen uiteraard extra kosten met zich mee. In 2003 is bijvoorbeeld het project afvalmanagement uitgevoerd. In dit project is onderzocht wat de besparingsmogelijkheden zijn bij bundeling van afvalstromen. Dit project kostte € 60.000. Dit jaar wordt er € 30.000 gereserveerd voor een revitaliseringsproject. Voor projecten maakt men gebruik van de inzet van externen, hierdoor ligt de jaarlijkse begroting tussen de € 100.000 en € 150.000. Opbrengsten De stichting heeft geen winstoogmerk en probeert ieder jaar kostendekkend te zijn. De belangrijkste inkomsten komen uit financiële bijdragen (donaties8) van het bedrijfsleven. Deze bedragen per jaar ongeveer € 60.000. De gevraagde donatie is gestaffeld naar personele omvang van de onderneming. De gevraagde bijdragen variëren van € 125 tot € 1.500. Een andere inkomstenbron is de vergoeding van de verschillende dienstenaanbieders uit raamcontracten bijvoorbeeld inkoop van energie en afvalinzameling. De hoogte van de vergoedingen is mede afhankelijk van de afname. Het gaat veelal om enkele procenten van de omzet. Daarnaast krijgt men een vergoeding van de collectieve beveiliger voor bijvoorbeeld het promoten van deelname van nieuwe bedrijven aan de collectieve beveiliging. Dit levert, mede afhankelijk van de omzet, ongeveer € 40.000 per jaar op. Nog een andere inkomstenbron is de projectmatige bijdrage van externen. Zoals eerder beschreven wordt per jaar een aantal projecten uitgevoerd op het gebied van duurzame ontwikkeling en revitalisering. Hiervan wordt een deel bekostigd uit de donaties van het bedrijfsleven. Voor de overige kosten zoekt men per project financiers. Het afvalproject werd bijvoorbeeld voor 50% gesubsidieerd door het rijk. 8

Een stichting heeft geen leden. Daarom komen bijdragen van het bedrijfsleven binnen in de vorm van donaties i.p.v. contributie.

40

De grote vrijwillige inzet vanuit het bedrijfsleven en gemeente kan worden gezien als een vorm van ‘zachte financiering’. Weliswaar stelt de gemeente Uden geen gelden beschikbaar, maar is de inzet van gemeentepersoneel van groot belang voor het succes van parkmanagement. Een functie als lid van een werkgroep kost ongeveer één dag per maand; voor de voorzitters van de werkgroepen en de bestuursleden van de SBBU is dit zeker twee dagen per maand. Risico In het parkmanagementconcept in Uden wordt voornamelijk gesteund op vrijwillige inzet van personen. Anders dan bij andere parkmanagement initiatieven ligt hierdoor het grootste risico in de continuïteit en in mindere mate bij de financiën. Zoals eerder gemeld is de vrijwillige inzet de achilleshiel van de organisatie omdat blijvende deelname van vrijwilligers niet is te waarborgen. In Uden realiseert men zich dat en wil men dit risico voor een deel tegengaan door een professional, voor bijvoorbeeld een dagdeel per week, te gaan inhuren. Overigens is door het feit dat maar liefst 32 personen zich vrijwillig inzetten een zekere mate van continuïteit gewaarborgd. De financiële risico’s zijn relatief klein daar veel werkzaamheden worden uitgevoerd op basis van vrijwilligheid. Daarnaast beschikt men over een buffer van circa € 20.000, in te zetten bij eventuele tegenvallers. Binnen de stichting is afgesproken dat specifieke projecten in beginsel kostenneutraal moeten zijn. Dat betekent dat alvorens een project wordt uitgevoerd, de kosten en de financiering duidelijk en geregeld moeten zijn. Eerst wordt goed geïnventariseerd hoeveel bedrijven mee willen doen en uiteraard wat zij daar voor over hebben. De ervaring leert dat per project 25 tot 100 bedrijven participeren. Vervolgens wordt er gezocht naar andere financieringsmogelijkheden (onder andere subsidies). Ten slotte kijkt men of nog meer geld nodig is voor de uitvoering. Als het algemeen belang van SBBU wordt gediend kan per project worden bepaald of en hoeveel SBBU bijdraagt. Door deze aanpak kleven er vrijwel geen financiële risico’s aan projecten. Tot slot In Uden heeft men de leerpunten als volgt samengevat: • De opzet van parkmanagement moet beginnen met een grondige inventarisatie van omstandigheden, wensen, belangen en mogelijk te leveren financiële en/of personele bijdragen van bedrijven en gemeente. • Om bedrijven over de streep te trekken is het nodig goed uit te leggen wat de voordelen zijn en hoe samenwerking en zeggenschap worden georganiseerd. Veelvuldige communicatie is belangrijk. • Bedrijven zijn vooral gevoelig voor financiële voordelen. Daarom is het belangrijk ook indirecte voordelen zo concreet mogelijk in geld uit te drukken. • Actieve medewerking van de gemeente is een belangrijke succesfactor. • De feitelijke realisatie van projecten kan, ondanks een groot draagvlak, toch veel tijd kosten, bijvoorbeeld omdat bedrijven allerlei lopende verplichtingen hebben bijvoorbeeld in de vorm van inkoopcontracten.

41

Contact en informatie Contactpersonen: Telefoon: E-mail: Website:

ing. M. van Helden (0413) 251141 [email protected] in ontwikkeling

42

43

Bedrijventerrein Schaapsloop, Valkenswaard Vrijwillige inzet met professionele ondersteuning terreinen Schaapsloopcollectief Het Schaapsloopcollectief bestaat uit ongeveer 230 samenwerkende bedrijven (met ongeveer 9.000 werknemers) van bedrijventerreinen in de regio Valkenswaard. De deelnemers zijn gevestigd op de bedrijventerreinen Schaapsloop 1 en 2, Den Dries, Het Stoom en Waterlaat. Op de Schaapsloop is het initiatief gestart. Dit terrein ligt aan de zuidoost kant van Valkenswaard, nabij A2 en A67. Het terrein omvat 93 hectare bruto, waarop circa 150 bedrijven (met ongeveer 6.000 werknemers) zijn gevestigd. De bedrijven vormen een mix van regionale en (inter)nationale activiteiten, van klein tot groot en in verschillende milieucategorieën (max. 4). De andere terreinen zijn kleiner. Den Dries herbergt bedrijven in lagere milieucategorieën, van ontwerpbureau tot tuincentrum. Op Het Stoom en Waterlaat zijn met name bedrijven uit de autobranche, bouwsector en ook handel- en transport- en logistieke bedrijven gevestigd. Parkmanagement Aanleiding De bedrijven op bedrijventerrein de Schaaploop en de regionale Vereniging industrieel contact Valkenswaard (VicV) hebben in 1999 tevergeefs geprobeerd om tot samenwerking te komen met organisaties zoals Samenwerkingsverband Regio Eindhoven en Hogeschool Fontys. Alleen relatief grote bedrijven (meer dan 25 personeelsleden) kunnen lid zijn van VicV. Pas toen de samenwerking op alle bedrijven (ook de kleinere) in de gehele regio werd gericht en 13 bedrijven startkapitaal bijeenbrachten, kwam het ‘Schaapsloopcollectief’ echt op gang (2000)9. De doelstellingen van het collectief zijn: • Behartigen van de gemeenschappelijke belangen van alle ondernemers; • Verhogen van de kwaliteit van dienstverlening door bundeling van kracht en belangen; • Genereren van besparingen door gezamenlijke inkoop. Diensten Ten behoeve van het collectief worden verschillende producten en diensten gezamenlijk ingekocht (zie onderstaande tabel). Door centrale inkoop worden niet alleen kortingen bedongen op de inkoopprijzen. De ondernemer wordt tevens werk en zorg uit handen genomen. Bovendien is de kwaliteit van de dienst of product beter of minimaal gelijk aan de situatie waarin de ondernemer deze zelf had ingekocht. Door professionele personeelsdiensten kan bijvoorbeeld het ziekteverzuim verlaagd worden en kunnen reïntegratietrajecten versneld worden. Uiteindelijk worden zo de ziektekostenpremies lager. Bij de activiteiten in het kader van milieu en duurzaamheid kan een geringere milieubelasting worden gerealiseerd door bijvoorbeeld energiebesparingen.

9

Met het ’Schaapsloopcollectief’ wordt in de rest van de tekst de samenwerkende bedrijven van de verschillende terreinen in de regio Valkenswaard bedoeld.

44

Overzicht producten en diensten van Schaapsloop Centrale inkoop

Personeelsgerelateerde diensten

Milieu en duurzaamheid

Bedrijventerrein beveiliging

Arbocentrum met: arbo arts en verzuim- en reïnte- Afvalmanagement gratiemanager

Stroom

Werving en selectie

Energiescans en energiebeheer

Vaste en mobiele telefonie

Collegiale uitwisseling/ doorlening personeelsleden

Advies en vergunningen milieuwetgeving

Afvalverwijdering Opleiding en training: o.a. BHV, EHBO en VCA

Kantoorartikelen

Advies en begeleiding bij subsidie aanvragen

P&O diensten via de website (o.a. info actuele wet- en regelgeving)

Klussenbedrijf

Collectieve autoverzekering voor personeelsleden

Tuinonderhoud en tuinaanleg

Milieuvriendelijke stroom voor particulieren

Brandbeveiliging Webdesign Advies m.b.t. zakenreizen Gevel- en glazenwas Bron: DBN

Organisatie Om namens het collectief van ondernemers in de regio Valkenswaard contractuele afspraken aan te gaan met leveranciers van producten en diensten is Schaapsloop BV10 opgericht. De aandelen daarvan zijn in handen van twee personen: de initiatiefnemer vanuit het bestuur van de VicV en een privépersoon die vanuit de Rabobank Organisatie (i.h.k.v. maatschappelijk verantwoord ondernemen) nauw betrokken was bij de oprichting van het Schaapsloopcollectief.

10 Voor de BV vorm is gekozen vanwege de beperkte aansprakelijkheid en het maximaal mandaat voor de bestuurders in vergelijking met juridische vormen als de coöperatieve vereniging of de stichting.

45

Al snel bleek dat de inkoopactiviteiten alleen rendabel zouden zijn bij een groter inkoopvolume dan alleen de Schaapsloopterreinen. In september 2002 werd derhalve besloten om Duurzaam Bedrijventerrein Nederland BV (DBN) op te richten, om voor meerdere terreinen te kunnen werken en de risico’s daarvan buiten de Schaapsloop BV te houden. De twee organisaties trekken wel samen op. De doelstellingen van de organisatie zijn ideëel; het gaat erom bedrijven op bedrijventerreinen optimaler te laten functioneren. De taken en verantwoordelijkheden van de besturen van terreinorganisaties (bedrijvenverenigingen), zoals het onderhouden van de contacten met gemeenten, worden niet door DBN overgenomen. Als intermediair tussen DBN en de (vertegenwoordigers van) ondernemers op locale bedrijventerreinen worden parkcoördinatoren ingezet. Inmiddels is DBN voor 10 bedrijventerreinen actief en is de eerste betaalde kracht aangenomen. Het Schaapsloopcollectief is de proeftuin waar het DBN-aanbod van verschillende producten en diensten wordt getoetst op belangstelling van bedrijven, op kwaliteit en continuïteit. Indien de producten en diensten hier aanslaan, worden ze via DBN ook aan terreinorganisaties elders aangeboden. Schaapsloop BV is nog steeds actief voor de bedrijven van het collectief, en werkt samen met DBN. De bedrijven van de verschillende terreinen worden vertegenwoordigd door verschillende bedrijvenverenigingen (w.o. VicV). Financiering Kosten Het onderzoeken van de potentiële vraag en het voeren van onderhandelingen met betrekking tot de inkoop van producten en diensten door Schaapsloop BV kost veel tijd. Dit geschiedt om kostenloos de initiatiefnemers, en wordt ondersteund door een betaalde manager. De manager stuurt de parkcoördinatrice aan, die door Schaaploop BV incidenteel wordt ingehuurd. De vertegenwoordigers van de bedrijven die zich hebben aangesloten bij het collectief zetten zich kostenloos in. Schaapsloop BV en DBN steken veel tijd in de ontwikkeling van de personeels- en organisatiediensten. Een professionele commerciële organisatie is geïnteresseerd in het concept en investeert in het aanbod van HRM diensten, ondermeer door professionele bezetting van een fysiek aanwezig servicecenter op het terrein. Opbrengsten Deelnemende ondernemingen betalen jaarlijks een bijdrage. Er zijn drie tarieven, te weten € 125, € 250 en € 500. De bijdrage die wordt betaald is afhankelijk van de omvang van het bedrijf in aantal werknemers. Indien men tevens van de personeels- en organisatiediensten gebruik wil maken, betaalt het betreffende bedrijf aanvullend een bedrag van € 7,50 per werknemer per jaar. De geselecteerde leveranciers van diensten en producten betalen commissie over de gerealiseerde afzet aan bedrijven uit het Schaapsloopcollectief. De commissie is in beginsel 4% en wordt gedeeld met de vertegenwoordigende ondernemersverenigingen. Per kwartaal dient elke leverancier aan te geven welke omzet voor het Schaapsloop collectief is gerealiseerd. Na controle hiervan stuurt Schaapsloop BV een factuur naar de leverancier (voor de commissie).

46

De commissies voor de bedrijventerreinverenigingen of bedrijventerreincollectieven worden aan het eind van elk jaar door Schaapsloop BV uitbetaald. Vanuit de Schaapsloop BV en DBN wordt voor de ontwikkeling en opstart van de personeels- en organisatiediensten menskracht ingezet die vooralsnog niet gefinancierd wordt uit concrete omzetten. De kortingen die bedrijven genieten zijn in zekere zin ook opbrengsten. De kortingen die worden gerealiseerd, liggen in eerste instantie tussen de 10 en 25%, daarna liggen de percentages lager. In totaal bedragen de kortingen voor de deelnemende bedrijven op bedrijventerrein de Schaapsloop enkele miljoenen euro’s per jaar. De activiteiten van Schaapsloop BV en DBN zijn geheel zonder subsidies tot stand gekomen. Onrendabele top Wanneer de inzet door de initiatiefnemers (kostenloos) en de betaalde kracht (manager) en parkcoördinatoren geheel in marktconforme tarieven zou worden doorberekend, zouden de activiteiten niet rendabel zijn. Dit geldt zowel voor de activiteiten van Schaapsloop BV als van DBN. Door het creëren van een grotere inkoopmassa zal DBN in de toekomst een grotere omzet genereren. Door schaalvoordelen zullen de kosten per terrein dalen. Ook zullen de kosten dalen doordat de afstemming meer langs digitale weg zal plaatsvinden. DBN streeft ernaar in 2005 op bedrijfseconomische grondslag kunnen werken. Financiële risico’s Wanneer een afnemer, op het moment dat Schaapsloop BV of DBN een gunstige aanbieding neerlegt, de overeenkomst met haar huidige leverancier wil opzeggen, is deze vaak bereid om tegen een lager tarief te werken. In dat geval heeft de afnemer een gunstig resultaat geboekt, maar Schaapsloop BV of DBN ontvangen geen commissie over de dienstverlening en realiseren bovendien minder inkoopmassa (= onderhandelingskracht). Dit probleem kan deels worden opgelost door bedrijven zich op voorhand aan de afname van een product of dienst te laten committeren op basis van verwachte tarieven. De leverancier dient elk kwartaal een overzicht te verstrekken van alle producten en diensten die aan ondernemers via DBN aan een of meerdere collectieven zijn verkocht. Deze verplichting is contractueel overeengekomen. Niet elke leverancier kan of wil echter de discipline opbrengen om tijdig en correct te rapporteren. Een controle via de accountant kan bovenstaand probleem ondervangen, maar is omslachtig, waardoor commissies soms erg lang onderweg zijn en liquiditeitsproblemen ontstaan.

47

Tot slot Het concept is ontstaan uit een ondernemersinitiatief en wordt gedragen voor, door en met de ondernemers in de regio Valkenswaard. Alleen met commitment van ondernemers, een groot inkoopvolume en daarmee sterke inkoopkracht is een haalbaar concept te realiseren. Het hoge deelnemerspercentage (ca. 90%) dat uiteindelijk bij de Schaapsloop ondernemers werd gerealiseerd, is dan ook de grondslag voor het succes. Dit kon alleen tot stand komen door sterke (morele) druk en langdurige acquisitie-inspanningen vanuit de ondernemersvereniging richting collega-ondernemers. Contactinformatie Contactpersoon voor dit artikel: Telefoon: E-mail: Schaapsloop collectief: Telefoon: E-mail: Website: Duurzaam Bedrijventerrein Nederland (DBN): Telefoon: E-mail: Website:

De heer A. van Rooij, 06-53220413, [email protected] Mevr. C. Smits-Vorspaget (parkcoördinatrice) 06-52633781 [email protected] www.schaapsloop.nl

De heer R. Konings (algemeen manager) 06-52488812, [email protected] www.dbn.nu

48

Colofon Deze brochure is samengesteld door SenterNovem in het kader van het Kennisplatform Bedrijventerreinen van het ministerie van Economische Zaken. De redactie dankt alle partijen die betrokken zijn bij de initiatieven voor parkmanagement waarvan de praktijkbeschrijvingen als voorbeeld in deze brochure zijn gebruikt. Uitgave SenterNovem, december 2004 Samenstelling en redactie SenterNovem: Bob Ent, Maarten van Leeuwen, Wim Vergeer, Sven Hamelink Decisio: Jasper Bronkhorst, Marina Schuit Tekst SenterNovem en Decisio Vormgeving Opmaakcentrum Ministerie van Economische Zaken Druk Reproductiecentrum Ministerie van Economische Zaken U kunt deze publicatie downloaden van de volgende internetsites: • www.senternovem.nl/dbt • www.bedrijventerreinen.ez.nl

Ministerie van Economische Zaken

...en hoe financieren we dat?

Kwaliteit wint terrein

PARKMANAGEMENT

Zes voorbeelden van de financiële aanpak van parkmanagement op bedrijventerreinen