3
WinFAS
obecné
Praktický úvod do WinFASu IQ sestavy podrobně
verze z 25.3.2005
Strana 1
WinFAS Co jsou to IQ sestavy Jde o nový typ sestav, které ve WinFASu nahrazují většinu ‘pevných’ sestav. IQ sestava je vlastně uživatelský generátor sestav ve kterém si zvolíte co chcete vidět a WinFAS podle vašeho nastavení vytvoří sestavu. Díky tomuto principu si můžete z jediné IQ sestavy vytvořit stovky až tisíce vlastních sestav přesně podle svých požadavků. Jednotlivá nastavení sestav si můžete ukládat, takže je nemusíte zadávat vždy znovu. Podrobnosti o IQ sestavách se dočtete v Nápovědě pod klíčovým slovem IQ sestavy. Nyní následují praktické příklady, které Vás provedou prací a nastavováním IQ sestav. Zadání úkolů: 1) zobrazte sestavu IQ saldo – neuhrazené závazky - spusťte IQ saldokonto a otevřete šablonu s nastavením ZaNe – Závazky neuhrazené - nastavte skupinu zobrazených dat (jenom prohlédnout, již nastaveno v šabloně) - do sestavy přidejte zobrazování sloupce kód účetní knihy - součtujte sestavu podle Názvu firmy, Knihy a Čísla dokladu - výslednou sestavu si prohlédněte a vytiskněte 2) otevřete sestavu IQ saldo, proveďte změny na zvolené šabloně a uložte - otevřete IQ sestavu saldokonto a vyberte šablonu ZaNe – Závazky neuhrazené - do sestavy přidejte zobrazování sloupce kód účetní knihy - provedené změny uložte do šablony 3) vytvořte novou šablonu s nastavení IQ sestavy a uložte ji - otevřete IQ sestavu saldokonto a vytvořte do ní novou šablonu SZ - Saldo závazky - nastavení podmínky pro zobrazení skupiny dat (zelené údaje) - zobrazte pouze knihy závazků - zobrazte pouze doklady z knihy Z10 - zobrazte pouze neuhrazené doklady - nastavte toleranci, kdy je doklad brán jako uhrazený na 10 (CZK) - jak postupovat jste se naučili v příkladu 1 (krok 2a) - nastavte sloupečky, které chcete zobrazit (modré údaje) - zobrazte pouze sloupečky uvedené v seznamu níže (např. nechceme vidět název poddokl.) - číslo dokladu - předpis a úhrada - dluh - saldodatum - způsob úhrady - nastavte součtování sestavy podle firmy a čísla dokladu - veškerá nastavení sestavy uložte do šablony a vyzkoušejte 4) přečtěte si podrobněji o práci s klíči v IQ sestavách - v tomto bodě se dočtete podrobnosti o tom, jak zobrazit klíče k dokladu atp. Doporučené materiály k přečtení: Určitě si přečtěte - WINFAS první kroky - Doprovodná příručka ke školení - Základy účetnictví v IS WinFAS - Praktický úvod do WinFASu - Centrální manažer Doporučujeme pro prohloubení znalostí - podrobnosti o IQ sestavách se dočtete v Nápovědě pod klíčovým slovem IQ sestavy POZOR! Následující POSTUPY jsou předvedeny na iq_saldo, ale PLATÍ OBECNĚ PRO VŠECHNY IQ SESTAVY
Strana 2
WinFAS 1) zobrazte sestavu IQ saldo – neuhrazené závazky (nastavení sestavy je uloženo v šabloně) -
krok 1 (spuštění sestavy a výběr šablony) v centrálním manažeru najděte ve stromečku složku Sestavy / Účetnictví / IQ sestavy účetnictví poklepáním otevřete sestavu IQ - saldokonto nyní se Vám otevřelo okno Saldo (vybrep_saldo) ze seznamu v levém části okna vyberte přednstavenou šablonu sestavy ZaNe – Závazky neuhrazené (šablonu vyberete poklepáním na její název – tj. stejný postup jako u šablony v pořízení dokladů)
-
krok 2a (nastavení skupiny dat, která má být zobrazena) v okně, které máte před sebou určíte co bude zobrazovat výsledná sestava parametry pro nastavení sestavy mohou být rozděleny do více záložek (v tomto příkladu Strana 1 a 2) Zelené údaje - určují podmínku zobrazení skupiny dat (řádky), které chcete zobrazit - v tomto příkladu zobrazujete Neuhrazené závazky (všimněte si nastavení u údajů Typ knihy = Pasivní a Doklady = neuhrazené) - tyto jednotlivé podmínky se sčítají = např. Jde o závazky a zároveň neuhrazené
Strana 3
WinFAS -
krok 2b (nastavení sloupců, které mají být zobrazeny) Modré údaje - určuje hodnoty (sloupečky), které chcete zobrazit - zaškrtnutím je nastaveno zobrazení následujících sloupečků - čísla dokladu - název poddokladu - částky předpisu a úhrady - dluh (částka předpisu – úhrady) - saldodatum (datum úhrady) - do sestavy přidejte sloupeček ukazující knihu ve které je doklad (viz. obrázek) - zobrazení/skrytí sloupečku se změní až po klepnutí na tlačítko SQL viz. další krok)
Zaškrtnuto – sloupeček se zobrazí
NEzaškrtnuto – sloupeček se NEzobrazí
Strana 4
WinFAS -
krok 3 (vyvolání pohledu na data) nyní si klepnutím na tlačítko vyvoláte okno Pohled na data, který zobrazí údaje pro tisk údaje zobrazené v tabulce je možné třídit, vyhledávat v nich, jednotlivé sloupečky přejmenovávat apod. práce s tabulkou (třídění, vyhledávání) je stejná jako s jakoukoliv jinou tabulkou ve WinFASu pozor! setřídění, které provedete v této tabulce, se neprojeví při tisku (pro tisk třídíte až v následujícím kroku)!
-
nyní klepněte na ikonu
Tipy:
(suma) a proveďte součtování/třídění sestavy před tiskem
Jak Exportovat zobrazená data Když v tomto okně (Pohled na data) klepnete na menu Prezentace / Export otevře se Vám dialog pro export tabulky do excelu, wordu a dalších programů Jak si vytisknout jenom vybrané řádky z této tabulky V tomto okně (Pohled na data) klepněte na menu Data / vybrat jednotlivé řádky. Nyní můžete v tabulce označit řádky které chcete vytisknout (držte stisknutou klávesu CTRL a klepejte na řádky, které chcete vytisknout). Jakmile označíte všechny potřebné řádky, pokračujte klepnutím na ikonu
Strana 5
WinFAS -
krok 4 (součtování a třídění dat před tiskem) nyní se nacházíte v okně Určování skupin pro mezisoučty v levé části okna vidíte seznam sloupečků, které se budou tisknout a podle kterých můžete součtovat (obr. 1) zde jednoduchým přetažení z levého sloupečku do pravého určíte podle čeho má být sestava součtována (pokud chcete podle údaje pouze třídit, zaškrtněte po přetažení údaj Jen třídit) (obr. 1) údaje přetáhnete tak, že je chytnete levým tlačítkem myši, přetáhnete do pravé části okna a pustíte tlačítko myši je možné skupinovat a třídit data podle více sloupečků (obr. 2) pokud omylem přetáhnete špatné údaje pro třídění, stačí okénko zavřít klepnutím na tlačítko Zavřít a znovu jej otevřít klepnutím na ikonu Sumy v oknu Pohled na data (viz. krok 3) v našem příkladu nastavte součtování podle Názvu firmy, Knihy a Čísla dokladu (obr. 2) klepnutím na tlačítko vytvoříte sestavu pozor! častá chyba bývá v tom, že se uživatelé snaží třídit podle hodnotových údajů (např. částka předpisu a úhrady). Takové nastavení zcela logicky vrátí nesmyslné údaje! obr. 1
-
obr. 2
krok 5 (zobrazení vlastní sestavy a tisk) nyní se Vám otevřel známé okno Náhled sestavy klepnutím na ikonu ihned vytisknete sestavu na výchozí tiskárnu Windows pokud chcete nastavit parametry tisku (např. tiskárnu, počet kopií, stránky k tisku apod.), klepněte na
Tip: Pokud je šabloně sestavy uloženo i třídění, stačí po dokončení kroku 2b (viz. výše) klepnout na tlačítko Tím otevřete přímo sestavu pro tisk (krok 5) skupinovanou/tříděnou podle nastavení uvedeného v šabloně. Při tomto postupu není možné měnit skupinování ani třídění sestavy
Strana 6
WinFAS 2) -
UPRAVTE sestavu IQ saldo – neuhrazené závazky a ZMĚNY ULOŽTE do šablony příklad: do sestavy chci přidat zobrazení sloupečku Účetní kniha ve které je doklad uložen tento příklad vychází z příkladu 1 (viz. dále) otevřete IQ sestavu a vyberte šablonu ZaNe – Závazky neuhrazené (viz. příklad 1 - krok 1) v sestavě zaškrtněte zobrazení sloupečku Kód knihy (viz. příklad 1 - krok 2b) vyzkoušejte si, že je sestava nastavena tak, jak potřebujte (viz. příklad 1 - kroky 3 až 5) vraťte se do okna nastavení parametrů sestavy (obr. 1) klepněte levým tlačítkem myši na ikonu která otevře úpravu šablony sestavy (obr. 1) nyní jste v okně úprav šablony, kde se přepněte do záložky (obr. 2) v záložce Hodnoty klepněte na tlačítko (obr. 3) v okně Načti z okna klepněte na tlačítko a potvrďte tlačítkem (obr. 4) změny v šabloně uložte klepnutím na v okně šablony (obr. 5) obr. 1
obr. 2
obr. 4
obr. 3
obr. 5
Tip: U některých údajů v nastavení šablony mohou být v šabloně zakázány změny (políčko/zaškrtávátko je vyšedlé).Tento zákaz je možné zrušit změnou nastavení šablony. V IQ sestavě klepněte pravým tlačítkem myši na vyšedlé políčko/zaškrtávátko a z menu vyberte Šablona / Hodnota. V okénku nastavení hodnoty zrušte zaškrtnutí Přikázaná hodnota. Šablonu uložte, opusťte IQ sestavu a znovu ji spusťte. Nyní již údaj není zakázaný (vyšedlý). Pozor! Než tuto změnu provedete, zjistěte si kdo a proč změnu hodnoty zakázal – předejdete chybám! Strana 7
WinFAS 3) Vytvořte novou šablonu s nastavení IQ sestavy a uložte ji -
krok 1 (otevření sestavy a vytvoření šablony) v centrálním manažeru najděte ve stromečku složku Sestavy / Účetnictví / IQ sestavy účetnictví poklepáním otevřete sestavu IQ - saldokonto
-
nyní se Vám otevřelo okno Saldo (vybrep_saldo) ze seznamu šablon na levé části okna vyberte šablonu, jejíž obsah se nejvíce podobá sestavě, kterou vytváříte. Pokud podobná šablona neexistuje, použijte jinou nebo si vytvořte úplně novou. pro účel našeho příkladu použijeme postup, kdy rovnou vytvoříme novou šablonu klepněte pravým tlačítkem myši na ikonu a vyberte položku Nová (šablona)
-
krok 2 (vytvoření nové šablony) nyní jste v okně Nová šablona (sablona vybrep_saldo) vyplňte kód rychlý výběr (v tomto příkladu ‘SZ‘) a název šablony (v tomto příkladu ’Saldo závazky’) šablonu uložíte klepnutím na tlačítko
Strana 8
WinFAS Krok 3 (nastavení parametrů sestavy) - nyní je potřeba si nastavit co má sestava zobrazovat (nastavení modrých a zelených údajů) - nastavení podmínky pro zobrazení skupiny dat (zelené údaje) - zobrazte pouze knihy závazků - zobrazte pouze doklady z knihy Z10 - zobrazte pouze neuhrazené doklady - nastavte toleranci, kdy je doklad brán jako uhrazený na 10 (CZK) - jak postupovat jste se naučili v příkladu 1 (krok 2a) - nastavte sloupečky, které chcete zobrazit (modré údaje) - zobrazte pouze sloupečky uvedené v seznamu níže (např. nechceme vidět název poddoklad) - číslo dokladu - předpis a úhrada - dluh - saldodatum - způsob úhrady (v sestavě na záložce Strana 2) Strana 1 (zde nastavíte potřebné údaje)
Strana 2 (zde nastavíte zobr. způsobu úhrady)
Krok 4 (kontrola toho, co sestava zobrazuje) - klepnutím na tlačítko si zkontrolujte, že sestava ukazuje to co potřebujete - pokud jste spokojeni s tím co sestava ukazuje, uzavřete okno Pohledu na data
Strana 9
WinFAS Krok 5 (načtení a uložení nastavených parametrů do šablony) - nyní jste zpět v okně nastavení parametrů sestavy - klepněte pravým tlačítkem myši na ikonu a vyberte položku Upravit (obr.1) - v okně šablony vyberte záložku Hodnoty (obr.2) - v šabloně na záložce hodnoty klepněte na tlačítko (obr .3) v okně Načti z okna klepněte na tlačítko a potvrďte tlačítkem (obr. 4) - nyní jste zpět v okně hodnoty šablony, změny v šabloně uložíte ještě jednou klepnutím na - po uložení se ocitnete zpět v okně parametrů sestavy
(obr. 5)
Obr. 1 Obr. 1
Obr. 3
Obr. 4
Obr. 2
Obr. 5
Strana 10
WinFAS Krok 6 (nastavení třídění / součtování sestavy) - v okně nastavení parametrů sestavy klepněte na tlačítko - nyní klepněte na ikonu (suma), která otevře nastavení součtování/třídění sestavy před tiskem (obr. 1, 2) - v okně třídění sestavy nastavte součtování podle (podle obou zároveň) (obr. 2 a 3) - Názvu firmy (1) - Číslo dokladu (2) - klepnutím na tlačítko vytvoříte sestavu - zkontrolujte zda sestava ukazuje to co potřebuje a klepněte na ikonu (obr. 4) - budete informování že nastavení bylo uloženo do schránky (obr. 5) , sestavu opusťte a vraťte se do okna nastavení sestavy (okno se zelenými a modrými údaji) Obr. 1
Obr. 2
Obr. 3
Obr. 4
Obr. 5
Strana 11
WinFAS Krok 7 (uložení třídění a součtování sestavy do šablony) - nyní jste zpět v okně nastavení parametrů sestavy - klepněte pravým tlačítkem myši na ikonu a vyberte položku Upravit (obr.1) - v okně šablony vyberte záložku Speciality (obr.2) - na záložce speciality klepněte na tlačítko (obr. 2) -
nyní se Vám načetlo třídění do šablony (třídění jste si zadávali v kroku 6). Klepnutím na tlačítko šablonu s nastavením uložíte. (obr. 3)
-
aby se změny uložené v šabloně projevily, musíte opustit IQ sestavu a znovu ji spustit
-
od této chvíle, kdykoliv spustíte IQ sestavu s šablonou SZ – Saldo závazky (vámi vytvořená), stačí klepnout na tlačítko a otevře se rovnou setříděná sestava s daty, která potřebujete vidět vypněte IQ sestavu, znovu ji spusťte s šablonou SZ – Saldo závazky a klepněte na (obr. 4 a 5)
-
Obr. 1
Obr. 3
Obr. 4
Obr. 2
Vypněte IQ sestavu a znovu ji spusťte
Obr. 5
Strana 12
WinFAS 4) Specialita – nastavení klíčování - výřez na obrázku bývá součástí pouze některých IQ sestav (např. IQ pohled na zaklíčovaná data) - nastavení, které provedete v této části okna není možné uložit do šablony a proto je třeba je zadat při dalším spuštění sestavy znovu. Kvůli tomu mají řádky červenou barvu, aby jste na ně nezapomněli. -
všimněte si, že některé nadpisy sloupečků mají modrou a zelenou barvu smysl těchto sloupečků je stejný jak u ostatní modrých/zelených údajů v IQ sestavách
-
zelené sloupečky - sloupce Klíč OD – DO - pokud je vyplníte, sestava zobrazí pouze data zaklíčovaná na uvedený klíč - pozor! údaje nejde uložit do šablony IQ sestavy a jej třeba pokaždé zadat ručně -
-
sloupec Povinný - zobrazí pouze doklady u kterých je vyplněný daný klíč - funguje pouze v případě, že ve stejném řádku je zaškrtnut i sloupeček Zobraz (viz. níže) - příklad: je-li u výkonu zaškrtnuto povinný a zároveň zobraz, sestava ukáže pouze doklady, které jsou zaklíčovány na výkon.
modrý sloupeček - Zobraz - je-li zaškrtnutý, zobrazí v sestavě sloupeček(y) s daným klíčem (viz.obrázek) - pozor! pokud není údaj zaškrtnutý, je vypnuta kontrola Povinný údaj (zelený sloupec - viz. výše)
NENÍ zaškrtnuto, nic se nezobrazí
JE zaškrtnuto, zobrazí středisko a výkon
Strana 13
