ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN KARYAWAN BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (STUDI KASUS UNIT TATA USAHA DEPARTEMEN PADA INSTITUT PERTANIAN BOGOR)
Oleh WINDRY NOVERA H24061402
DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2010
ABSTRAK WINDRY NOVERA. H24061402. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit Tata Usaha Departemen pada Institut Pertanian Bogor). Di bawah bimbingan ANGGRAINI SUKMAWATI dan UTAMI DYAH SYAFITRI Globalisasi yang terjadi di segala bidang termasuk pendidikan dan teknologi semestinya dapat ditanggapi secara positif oleh lembaga-lembaga pendidikan seperti halnya perguruan tinggi. Kondisi globalisasi yang menuntut peningkatan pembangunan nasional dapat dimanfaatkan oleh berbagai perguruan tinggi untuk bersaing secara sehat yaitu menghasilkan lulusan yang kompeten dan tangguh. Persaingan yang sehat menuntut adanya perbaikan di lingkup kerja organisasi seperti pengurangan biaya, peningkatan produktifitas karyawan dan melakukan segala sesuatu dengan lebih baik dan murah. Hal tersebut tidak terlepas dari peranan sumber daya manusia perusahaan sebagai penggerak utama dalam membantu perusahaan mencapai visi, misi dan tujuan serta strateginya. Perencanaan sumber daya manusia yang baik adalah hal yang penting untuk dilakukan yaitu meliputi analisis pekerjaan dan beban kerja perusahaan secara keseluruhan. Adapun tujuan penelitian ini yaitu : 1) Mengindentifikasi tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan, 2) Menghitung penggunaan waktu kerja oleh karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan, dan 3) Menganalisis beban kerja serta jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan berdasarkan beban kerja yang terdapat di unit tata usaha. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh langsung melalui pengamatan terhadap aktifitas karyawan selama bekerja dan wawancara. Data sekunder dikumpulkan melalui studi kepustakaan yang dilakukan dengan cara membaca dan mengutip informasi dari buku, skripsi, situs-situs internet, maupun dokumen-dokumen yang dimiliki oleh institusi. Populasi penelitian yaitu karyawan yang bekerja pada bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha departemen di IPB. Sampel pada penelitian ini diambil dari semua aktifitas pokok atau tugas pokok yang dilakukan oleh karyawan yang bekerja pada bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan pada masing-masing unit tata usaha selama jam kerja. Pengambilan sampel unit tata usaha dilakukan dengan cara sampling acak berlapis tak proporsional. Tugas-tugas pokok administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha yaitu pelayanan akademik mahasiswa, pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa, penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi, dan ujian, serta pengarsipan. Hasil pengamatan terhadap penggunaan waktu kerja menunjukkan bahwa karyawan bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan di seluruh sampel unit tata usaha belum optimal dalam menggunakan waktu kerja produktif. Jumlah kebutuhan karyawan untuk pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan berdasarkan beban kerja yaitu rata-rata sebanyak satu orang di setiap unit tata usaha yang diteliti. Menurut hasil perbandingan jumlah kebutuhan karyawan terhadap jumlah riil atau aktual yang terdapat di unit tata usaha, dapat diketahui bahwa terdapat sebelas unit tata usaha memiliki kelebihan jumlah karyawan.
ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN KARYAWAN BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (STUDI KASUS UNIT TATA USAHA DEPARTEMEN PADA INSTITUT PERTANIAN BOGOR)
SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor
Oleh WINDRY NOVERA H24061402
DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2010
Judul Skripsi
: Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit Tata Usaha Departemen pada Institut Pertanian Bogor)
Nama
: Windry Novera
NIM
: H24061402
Menyetujui :
Pembimbing I
Pembimbing II
(Ir. Anggraini Sukmawati, MM)
(Utami Dyah Syafitri, M.Si)
NIP : 196710201994032001
NIP : 197709172005012001
Mengetahui : Ketua Departemen,
(Dr. Ir. Jono M. Munandar, MSc) NIP : 196101231986011002
Tanggal Lulus :
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Pangkalpinang, Bangka Belitung pada tanggal 7 November 1988. Penulis yang bernama lengkap Windry Novera, merupakan anak kedua dari tiga bersaudara dengan orang tua bernama Rusdy dan Ria Wulandari. Pada tahun 1994 hingga tahun 2000, penulis menyelesaikan pendidikan dasar di SDN 44 Tanjungpandan kemudian pindah ke SDN 5 Pangkalpinang. Pada tahun 2000 penulis melanjutkan pendidikannya di SMP Negeri 2 Pangkalpinang dan lulus pada tahun 2003 serta pada tahun yang sama hingga tahun 2006, penulis menyelesaikan pendidikan di SMA Negeri 1 Pangkalpinang. Pada tahun 2006, penulis diterima menjadi mahasiswa Tingkat Persiapan Bersama di Institut Pertanian Bogor (IPB) melalui jalur Undangan Seleksi Masuk IPB (USMI), kemudian diterima pada mayor Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, dengan program minor Ilmu Konsumen. Selama berada dalam masa perkuliahan, penulis aktif di unit kegiatan kemahasiswaan di IPB yaitu Paduan Suara Mahasiswa (PSM) IPB Agria Swara. Pada tahun 2007, penulis menjadi ketua pembinaan calon anggota baru PSM IPB Agria Swara. Kemudian, pada periode kepengurusan Agria Swara tahun 20082009 penulis menjabat sebagai Ketua Divisi Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) dan tahun 2009-2010 menjadi anggota Divisi PSDM. Penulis juga aktif sebagai penyanyi di berbagai acara yang diikuti oleh Agria Swara dan aktif menjadi panitia dalam berbagai kegiatan yang diadakan oleh Agria Swara yaitu sebagai anggota Divisi Latihan dalam empat event besar berturut-turut dari tahun 2008 hingga 2011. Selain itu, penulis juga aktif menjadi penyanyi di berbagai konser maupun perlombaan paduan suara bersama Agria Swara. Konser yang pernah diikuti yaitu bertajuk “Le Baylere” tahun 2007 dan “Rhine-Danubian Cruise” tahun 2008. Perlombaan paduan suara yang diikuti bersama Agria Swara antara lain : “Lomba Paduan Suara Mahasiswa Antar-Perguruan Tinggi Tingkat st
Nasional Tahun 2009” dan berhasil meraih juara ke-3, kemudian “The 1 ITB International Choir Competition 2010” dan berhasil meraih juara ke-2 serta memperoleh penghargaan The Outstanding Programme, dan perlombaan lainnya.
iii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat, karunia, dan hidayah-Nya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit Tata Usaha Departemen pada Institut Pertanian Bogor)” dengan baik. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi dan memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Skripsi ini bertujuan mengetahui berapakah jumlah kebutuhan karyawan yang diperlukan untuk pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan berdasarkan besarnya nilai beban kerja. Tak ada gading yang tak retak. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih terdapat kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran sangat diperlukan untuk kemajuan yang lebih baik. Penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat dan bernilai ibadah di hadapan Allah SWT. Amin.
Bogor, Januari 2011
Penulis
iv
UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis telah dibantu oleh banyak pihak dalam hal penyusunan skripsi ini. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Allah SWT Yang Maha Agung atas semua nikmat, kasih sayang, dan berkah yang Dia berikan, yang tak kan cukup waktu untuk menguraikannya. 2. Ir. Anggraini Sukmawati, MM dan Utami Dyah Syafitri, M.Si sebagai dosen pembimbing skripsi, atas segala bimbingan dan arahan yang luar biasa kepada penulis hingga menjadikan penulis mampu menyelesaikan skripsi dengan baik. 3. Erlin Trisyulianti, S.TP, M.Si sebagai dosen penguji skripsi, atas masukanmasukan yang sangat bermanfaat sehingga skripsi menjadi lebih berkualitas. 4. Seluruh kepala tata usaha beserta karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan dari unit tata usaha ITSL, ARL, FKH, ITK, IPT, MNH, TEP, TIN, MAT, BIK, MAN, GM, dan IKK yang telah banyak membantu penulis memperoleh data serta atas kesediaan berbagi pengalaman seputar pekerjaan dengan penulis. 5. Seluruh dosen dan staf di lingkup Fakultas Ekonomi dan Manajemen terutama pada Departemen Manajemen yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan kuliah dan tugas akhir dengan baik. 6. Papa dan Mama tercinta. Terima kasih Pa atas perjuangan dan kerja keras untuk menafkahi keluarga, dan terima kasih Ma karena selalu tiada henti mendoakan anak-anaknya. Kakak tersayang Winda, dan adik tersayang Randy, yang selalu menjadi tempat berkeluh kesah yang asyik dan menenangkan bagi penulis. Semoga kita tetap bisa menjadi anak-anak yang membanggakan Papa dan Mama. 7. Keluarga besar penulis, Paduan Suara Mahasiswa IPB Agria Swara, dari semua adik-adik angkatan 46, 45, 44, teman-teman angkatan 43, hingga kakak-kakak angkatan 42 beserta kakak-kakak alumni, pelatih, dan pembina yang tak mampu penulis sebutkan satu per satu namanya. Terima kasih atas segala kesempatan berharga yang telah diberikan kepada penulis untuk
v
memaksimalkan peranan sebagai seorang anggota organisasi paduan suara, teman, sahabat, kakak, maupun adik bagi kalian. Be with you is one of the greatest life I have ever had. 8. Sahabat-sahabat terbaik sepanjang masa yang sudah seperti saudara kandung bagi penulis, Widya Ameryna, Wahyu Adi Setyaningsih, dan Indah Nurlita. Terima kasih banyak atas segala nasehat, dukungan, kasih sayang, pengalaman, suka duka, dan pengorbanan yang telah kalian berikan. Semoga Allah SWT selalu memberkahi kehidupan kalian. 9. Teman-teman terbaik sepanjang masa di Manajemen 43, Irwan, Heni, Yani, Mba Nurul, Iis, Nenny, Santi, Irma, dan Alin. Terima kasih banyak karena telah memberikan warna tersendiri bagi penulis selama kuliah di jurusan Manajemen dan atas kesempatan indah untuk menjadi bagian dari kalian. Semoga kalian sukses, bahagia dan selalu dilindungi oleh Allah SWT. 10. Teman-teman
yang
sama-sama
berjuang
dengan
penulis
ketika
menyelesaikan skripsi, Ani, Windarti, Mas Wahyu, Fifin, Kak Nisa, dan Kak Bagus serta teman-teman Manajemen angkatan 43 lainnya yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu. Terima kasih atas semangat yang kalian berikan, semuanya memang sudah dan akan indah pada waktunya. 11. Semua pihak lainnya yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi. Semoga kalian semua selalu diberkahi oleh Allah SWT.
Bogor, Januari 2011 Penulis,
vi
DAFTAR ISI Halaman ABSTRAK RIWAYAT HIDUP .......................................................................................
iii
KATA PENGANTAR ...................................................................................
iv
UCAPAN TERIMA KASIH ........................................................................
v
DAFTAR ISI ..................................................................................................
vii
DAFTAR TABEL ..................................................................................... ....
ix
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................
x
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................
xi
I. PENDAHULUAN 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5.
Latar Belakang .................................................................................. Rumusan Masalah .............................................................................. Tujuan Penelitian................................................................................ Manfaat Penelitian.............................................................................. Ruang Lingkup Penelitian ..................................................................
1 2 5 5 6
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia .................................................. 2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia ................................................. 2.3. Analisis Pekerjaan ............................................................................. 2.3.1 Istilah-istilah dalam Analisis Pekerjaan .................................. 2.3.2 Teknik Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan ............... 2.3.3 Deskripsi Pekerjaan ................................................................. 2.3.4 Spesifikasi Pekerjaan ............................................................... 2.4. Beban Kerja ....................................................................................... 2.4.1 Work Sampling ......................................................................... 2.5. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja .............................................. 2.6. Tinjauan Studi Terdahulu ...................................................................
7 7 8 9 10 12 13 13 14 15 17
III. METODE PENELITIAN 3.1. Kerangka Pemikiran 3.1.1 Kerangka Pemikiran Konseptual ............................................. 3.1.2 Kerangka Pemikiran Operasional ........................................... 3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................................ 3.3. Jenis dan Sumber Data ....................................................................... 3.4. Populasi dan Sampel Penelitian ......................................................... 3.5. Metode Pengumpulan Data ................................................................
vii
20 23 26 26 26 28
3.6. Pengolahan dan Analisis Data 3.6.1 Pengolahan Data ...................................................................... 3.6.2 Analisis Data ...........................................................................
28 29
IV.HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum Institut Pertanian Bogor ...................................... 4.1.1 Sejarah IPB ............................................................................. 4.1.2 Visi, Misi dan Tujuan IPB ...................................................... 4.2. Sekilas tantang Unit Tata Usaha Departemen di IPB ....................... 4.3. Tugas-tugas Pokok Pekerjaan Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan.................................................................................. 4.4. Gambaran Hari dan Waktu Kerja Karyawan ..................................... 4.5. Penggunaan Waktu Kerja ................................................................. 4.6. Analisis Jumlah Kebutuhan Karyawan bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan ....................................................... 4.7. Perbandingan Jumlah Kebutuhan Karyawan terhadap Kondisi Aktual ................................................................................................. 4.8. Faktor-faktor Perbedaan Nilai Beban Kerja Karyawan Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan ................................... 4.9. Implikasi Manajerial .........................................................................
32 32 34 35 36 38 38 43 46 49 49
KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan ............................................................................................... 2. Saran .........................................................................................................
51 52
DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………….. 53 LAMPIRAN …………………………………………………………………. 55
viii
DAFTAR TABEL
No
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Halaman
Pemilihan sampel unit tata usaha .............................................................. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas ........................................ Uraian tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan.......................................................................................... Jumlah penggunaan waktu kerja karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan.......................................................................................... Ringkasan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan ......................................................................................... Perbandingan jumlah kebutuhan karyawan dengan jumlah aktual karyawan ..................................................................................................
ix
27 31 37 39 45 47
DAFTAR GAMBAR
No
Halaman
1. Alur kerangka pemikiran konseptual ......................................................... 2. Alur kerangka pemikiran operasional ........................................................ 3. Diagram batang penggunaan waktu kerja .................................................
x
22 25 41
DAFTAR LAMPIRAN
No
Halaman
1. Formulir work sampling ............................................................................
55
2. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha ITSL ................................................
57
3. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha ARL .................................................
58
4. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha FKH .................................................
59
5. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha ITK ..................................................
60
6. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha IPT ...................................................
61
7. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha MNH................................................
62
8. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha TEP ..................................................
63
9. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha TIN ..................................................
64
10. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha MAT ................................................
65
11. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha BIK ..................................................
66
12. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha MAN................................................
67
13. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha GM ..................................................
68
14. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha IKK ..................................................
69
xi
I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Setiap organisasi baik perusahaan maupun institusi, baik yang bersifat profit maupun non-profit saat ini dihadapkan pada kondisi globalisasi yang mengarah pada peningkatan pembangunan di segala bidang. Organisasi atau perusahaan baik yang bertujuan laba maupun nirlaba dituntut agar berperan serta dalam peningkatan pembangunan terutama yang bertujuan untuk kesejahteraan umat. Era pembangunan yang bertujuan untuk kemakmuran masyarakat juga dihadapi tidak terkecuali oleh organisasi nirlaba seperti Institut Pertanian Bogor. Berdasarkan PP Nomor 154 tahun 2000, IPB merupakan badan hukum milik negara yang menyelengarakan dan bertanggung jawab atas pendidikan tinggi dalam berbagai disiplin ilmu terutama ilmu pertanian secara luas. Institut Pertanian Bogor juga telah diberi mandat sebagai perguruan tinggi pelopor pembangunan pertanian dalam arti yang luas. Mandat ini dicanangkan oleh Presiden Pertama RI ketika meletakkan batu pertama pembangunan kampus IPB pada tahun 1954 (dikutip dari Rencana Strategi IPB, 2008-2013). Institut Pertanian Bogor dalam hal ini merupakan lembaga pendidikan yang bertujuan menghasilkan lulusan berkualitas yang mampu mengembangkan dan menerapkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni dengan baik dalam rangka menghadapi tuntutan pembangunan baik nasional maupun global. Institut Pertanian Bogor sebagai badan hukum milik negara yang bersifat nirlaba, mendayagunakan seluruh keuntungan yang diperoleh dari usaha bisnisnya untuk kepentingan peningkatan kualitas pendidikan. Penyelenggaraan pendidikan di IPB dalam rangka pencapaian tujuannya menghasilkan lulusan yang berkualitas juga tidak terlepas dari peran serta tenaga pendidik dan tenaga kependidikan sebagai sumber daya penunjang. Upaya IPB dalam rangka mencapai tujuan menghasilkan lulusan yang berkualitas untuk menghadapi tuntutan pembangunan dapat dilakukan melalui suatu pengelolaan organisasi yang efektif dan efisien. Pengelolaan organisasi yang efektif dan efisien dapat dilakukan di seluruh bidang termasuk bidang
2
pengembangan sumber daya manusia (SDM). SDM organisasi di lingkup IPB (dalam hal ini karyawan) merupakan salah satu aset perusahaan yang juga harus dikelola dengan baik. Usaha yang efektif dan efisien mengandung arti bahwa output yang dihasilkan oleh setiap karyawan memenuhi apa yang ditargetkan oleh organisasi. Berdasarkan jumlah output atau hasil kerja yang mampu dihasilkan oleh setiap karyawan, dapat diketahui berapa jumlah karyawan yang sesungguhnya diperlukan oleh perusahaan untuk mencapai target. Hal tersebut dapat dilakukan melalui suatu pengukuran beban kerja, sehingga karyawan dapat bekerja optimal sesuai kemampuannya. Beban kerja seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar kerja perusahaan menurut jenis pekerjaannya (Mangkuprawira, 2003). Beban kerja yang dibebankan kepada karyawan dapat terjadi dalam tiga kondisi. Pertama, beban kerja sesuai standar. Kedua, beban kerja yang terlalu tinggi (over capacity). Ketiga, beban kerja yang terlalu rendah (under capacity). Beban kerja yang terlalu berat atau ringan akan berdampak terjadinya inefisiensi kerja. Beban kerja yang terlalu ringan berarti terjadi kelebihan tenaga kerja. Kelebihan ini menyebabkan organisasi harus menggaji jumlah karyawan lebih banyak dengan produktifitas yang sama sehingga terjadi inefisiensi biaya. Sebaliknya, jika terjadi kekurangan tenaga kerja atau banyaknya pekerjaan dengan jumlah karyawan yang dipekerjakan sedikit, dapat menyebabkan keletihan fisik maupun psikologis bagi karyawan. Akhirnya karyawan pun menjadi tidak produktif karena terlalu lelah. Institut Pertanian Bogor yang merupakan lembaga pendidikan tinggi negeri memiliki tugas mulia mencerdaskan bangsa. Demi mendukung tugas mulia tersebut, efisiensi dan efektifitas organisasi mutlak harus diwujudkan dan dipelihara. Hal ini dikarenakan ketidakefisienan akan menyebabkan turunnya produktivitas organisasi dan mengancam pelaksanaan pencapaian tujuan mulia IPB. Hal inilah yang kemudian melatarbelakangi pentingnya melakukan analisis beban kerja dan jumlah kebutuhan karyawan di lingkungan kerja Institut Pertanian Bogor. 1.2. Rumusan Masalah Globalisasi yang terjadi di segala bidang termasuk pendidikan dan teknologi semestinya dapat ditanggapi secara positif oleh lembaga-lembaga
3
pendidikan seperti halnya perguruan tinggi. Kondisi globalisasi yang menuntut peningkatan pembangunan nasional dapat dimanfaatkan oleh berbagai perguruan tinggi untuk bersaing secara sehat yaitu menghasilkan lulusan yang kompeten dan tangguh. Persaingan yang tinggi menuntut adanya perbaikan di lingkup kerja organisasi seperti pengurangan biaya, peningkatan produktifitas karyawan dan melakukan segala sesuatu dengan lebih baik dan murah. Hal tersebut tidak terlepas dari peranan sumber daya manusia perusahaan. Peranan sumber daya manusia dalam hal ini adalah sebagai penggerak utama dalam membantu perusahaan mencapai visi, misi dan tujuan serta strateginya. Saat ini terdapat pergeseran cara pandang terhadap sumber daya manusia perusahaan. Sumber daya manusia tidak lagi dipandang hanya sebagai karyawan tetapi juga sebagai rekan atau partner perusahaan, sehingga sumber daya manusia harus diperlakukan dan dikelola dengan baik. Selain itu, penting untuk diketahui bahwa masing-masing sumber daya manusia perusahaan memiliki karakter yang sangat beragam dan berbeda antara satu dengan yang lainnya, sehingga dibutuhkan penanganan yang tepat. Perencanaan tenaga kerja yang baik adalah hal yang penting untuk dilakukan yaitu meliputi analisis pekerjaan dan beban kerja perusahaan secara keseluruhan. Menurut Moekijat (2008), analisis beban kerja merupakan metode yang biasa digunakan untuk menentukan jumlah atau kuantitas tenaga kerja yang diperlukan. Beban kerja yang didistribusikan secara tidak merata dapat mengakibatkan ketidaknyamanan suasana kerja karena karyawan merasa beban kerja yang dilakukannya terlalu berlebihan atau bahkan kekurangan. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 154 Tahun 2000 tentang Penetapan Institut Pertanian Bogor sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) dan Ketetapan MWA Nomor 17/MWA-IPB/2003 tentang Anggaran Rumah Tangga IPB, melalui Ketetapan MWA Nomor 77/MWAIPB/2008, organisasi IPB terdiri atas beberapa organ. Organ tersebut yaitu : (1) Penentu yang terdiri atas Majelis Wali Amanat (MWA) dan Senat Akademik, (2) Pengelola yaitu Rektor dan Wakil Rektor, (3) Pelaksana akademik terdiri atas fakultas, lembaga penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, departemen dan pusat, (4) Pelaksana administrasi yaitu direktorat dan kantor, dan (5) Penunjang yang
4
meliputi perpustakaan, bagian/lab, bengkel, rumah sakit hewan, kebun universitas (university farm), satuan usaha, satuan keamanan dan ketertiban, dan bentuk lainnya. Seluruh bagian organisasi Institut Pertanian Bogor memiliki peranan masing-masing dalam mencapai tujuan organisasi baik secara langsung maupun tidak langsung. Pelaksana akademik pada Institut Pertanian Bogor terutama fakultas dan departemen merupakan bagian dari institusi yang berperan dalam pengadaan pelaksanaan akademik bagi para mahasiswa. Unit tata usaha juga merupakan bagian penting dari fakultas dan departemen terutama dalam hal menangani masalah administrasi perkuliahan mahasiswa. Kenyamanan dan kelancaran mahasiswa dalam hal pelayanan administrasi sangat penting agar mahasiswa dapat berkonsentrasi penuh terhadap perkuliahannya. Sumber daya manusia pada unit tata usaha harus dapat dikelola dengan baik terutama agar beban kerja yang ditanggung oleh masing-masing pekerja sesuai dengan kapasitas yang dimiliki. Jika terjadi kelebihan beban kerja, maka para karyawan akan merasa kelelahan dalam melayani kebutuhan administrasi mahasiswa dan dapat berakibat menurunnya kualitas pelayanan. Sebaliknya jika terjadi kekurangan beban kerja, maka institusi menggaji karyawan dengan jumlah yang lebih banyak untuk hasil kerja yang sama atau terjadi inefisiensi biaya. Karyawan yang tidak dapat bekerja optimal sesuai kapasitasnya dapat berakibat terganggunya proses pencapaian tujuan organisasi. Berdasarkan data tentang jumlah karyawan pada unit tata usaha setiap departemen di IPB, diketahui bahwa terdapat perbedaan jumlah tenaga kerja yang mengerjakan jenis pekerjaan yang sama, salah satunya pekerjaan administrasi dan akademik. Perbedaan tersebut disebabkan belum terdapatnya ketetapan standar jumlah tenaga kerja yang mengerjakan tugas tertentu.
Oleh karena itu,
pengukuran beban kerja perlu dilakukan kembali untuk mengetahui jumlah kebutuhan karyawan yang sesungguhnya . Berdasarkan uraian di atas dapat dirumuskan beberapa permasalahan yang ingin dikaji, yaitu sebagai berikut :
5
1. Apa saja tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan di lingkup unit tata usaha departemen Institut Pertanian Bogor? 2. Bagaimana gambaran penggunaan waktu kerja oleh karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan? 3. Berapakah jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan berdasarkan pengukuran beban kerja pada unit tata usaha? 4. Bagaimanakah alternatif solusi atau implikasi manajerial yang dapat ditawarkan? 1.3. Tujuan Penelitian Berdasarkan perumusan masalah yang terdapat pada uraian sebelumnya, maka tujuan yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah : 1. Mengindentifikasi tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan. 2. Menghitung penggunaan waktu kerja oleh karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan. 3. Menganalisis beban kerja serta jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan berdasarkan beban kerja yang terdapat di unit tata usaha. 1.4. Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat diantaranya : 1. Bagi peneliti yaitu dapat menambah wawasan tentang permasalahan manajemen sumber daya manusia dalam suatu perusahaan. 2. Bagi peneliti lain yaitu sebagai bahan acuan untuk melakukan penelitian tentang beban kerja secara lebih lanjut. 3. Bagi institusi yaitu memberikan gambaran kepada organisasi dalam hal peningkatan kinerja dan kualitas sumber daya manusia. 4. Bagi masyarakat secara umum yaitu menambah wawasan dan ilmu pengetahuan.
6
1.5. Ruang Lingkup Penelitian Penelitian ini terfokus pada kajian masalah sumber daya manusia yaitu mengenai pengukuran beban kerja dan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada bagian organisasi IPB yaitu Pelaksana Akademik khususnya departemen. Sasaran penelitian yaitu karyawan yang bekerja pada bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan di masing-masing unit tata usaha departemen. Adapun objek penelitian adalah beban kerja yang dihasilkan karyawan bagian administrasi ketika menyelesaikan pekerjaannya.
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen sumber daya manusia (MSDM) menurut Rivai dan Sagala (2009), merupakan salah satu bidang dari manajemen umum yang meliputi segisegi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian. Proses ini terdapat dalam fungsi atau bidang produksi, pemasaran, keuangan, maupun kepegawaian. Berbagai pengalaman dan hasil penelitian dalam bidang SDM dikumpulkan secara sistematis dalam suatu manajemen sumber daya manusia. Istilah “manajemen” memiliki arti sebagai kumpulan pengetahuan tentang bagaimana seharusnya mengelola sumber daya manusia. Karyawan dalam manajemen sumber daya manusia merupakan kekayaan (asset) utama perusahaan atau organisasi, sehingga harus dipelihara dengan baik. Faktor yang menjadi perhatian dalam manajemen sumber daya manusia adalah manusia itu sendiri. Manajemen sebagai ilmu dan seni untuk mencapai suatu tujuan melalui kegiatan orang lain. Artinya, tujuan dapat dicapai bila dilakukan oleh satu orang atau lebih. Sementara itu, manajemen sumber daya manusia sebagai suatu bidang manajemen yang khusus mempelajari hubungan dan peranan manusia dalam suatu perusahaan. Unsur dalam manajemen adalah tenaga kerja pada suatu perusahaan. Saat ini banyak perusahaan yang menyadari bahwa sumber daya manusia merupakan masalah perusahaan yang paling penting. Hal ini dikarenakan melalui sumber daya manusia, sumber daya yang lain dalam perusahaan dapat berfungsi atau dijalankan. Selain itu, sumber daya manusia dapat menciptakan efisiensi dan efektivitas perusahaan. 2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia Perencanaan sumber daya manusia merupakan proses pengambilan keputusan
dalam
menyewa
dan
menempatkan
staf
dalam
perusahaan
(Mangkuprawira, 2003). Perencanaan SDM merupakan langkah awal dalam menyiapkan SDM yang berkompeten sesuai bidangnya sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat terwujud dan tujuan perusahaan dapat tercapai.
8
Salah satu definisi klasik tentang perencanaan yaitu perencanaan pada dasarnya merupakan pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan dilaksanakan di masa depan. Perencanaan SDM dengan demikian memiliki fokus perhatian pada langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin tersedianya SDM yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat pula. Hal tersebut dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan (Rivai dan Sagala, 2009). Berdasarkan informasi dari analisis pekerjaan dan desainnya, maka perencanaan SDM perusahaan dalam hal permintaan dan persediaan karyawan atau tenaga kerja untuk masa yang akan datang dapat diramal secara sistematis. Hal
ini
memungkinkan
para
manajer
dan
departemen
SDM
untuk
mengembangkan perencanaan penyusunan staf, didukung oleh strategi organisasi yang memberikan kesempatan untuk bertindak secara proaktif daripada reaktif (Rivai dan Sagala, 2009). Suatu perusahaan tanpa didukung karyawan yang sesuai baik segi kuantitatif, kualitatif, strategi, operasional, dan fungsional maka perusahaan itu tidak akan mampu mempertahankan keberadaan, mengembangkan, dan memajukannya di masa mendatang. Menurut Rivai (2006), ada beberapa keuntungan bagi perusahaan besar yang menggunakan perencanaan SDM, yaitu : 1. Integrasi yang strategis antara permintaan dan jumlah staf yang ada. 2. Pemanfaatan SDM yang tersedia secara efektif. 3. Persaingan SDM dan sasaran perusahaan masa depan secara tepat guna. 4. Hemat secara ekonomi dalam penerimaan para pegawai baru. 5. Memperluas informasi SDM sesuai dengan kegiatan SDM dan unit organisasi lain. 6. Permintaan dalam jumlah besar pada pasar tenaga kerja lokal akan terpenuhi. 7. Koordinasi program SDM dan kebutuhan yang tersedia. 2.3. Analisis Pekerjaan Suatu organisasi perlu menetapkan identifikasi atau uraian suatu pekerjaan dan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan
9
tersebut. Hal ini dilakukan sebelum seorang karyawan ditetapkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan tertentu. Penetapan uraian dan pengetahuan serta keterampilan suatu pekerjaan akan memberikan kejelasan dalam hal proses pelaksanaan pekerjaan dan juga bermanfaat dalam penentuan jumlah karyawan. Analisis pekerjaan adalah prosedur yang dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi dan karakteristik orang yang bekerja untuk posisi tersebut (Dessler, 2004). Beberapa terminologi tentang analisis pekerjaan salah satunya yaitu analisis pekerjaan merupakan kegiatan atau proses menghimpun dan menyusun berbagai informasi yang berkenaan dengan setiap pekerjaan, tugastugas, jenis pekerjaan, dan tanggung jawabnya secara operasional untuk mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis sebuah perusahaan (Rivai, 2006). Berdasarkan pengertian tentang analisis pekerjaan dapat diketahui bahwa analisis pekerjaan tidak terlepas dari dua hal penting yaitu uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Data yang dikumpulkan dari analisis pekerjaan dapat digunakan untuk bermacam-macam tujuan salah satunya adalah untuk menulis deskripsi dan spesifikasi pekerjaan. 2.3.1 Istilah-istilah dalam Analisis Pekerjaan Menurut Moekijat (2008), analisis pekerjaan atau job analysis terdiri atas dua kata yaitu job dan analysis. Job diterjemahkan sebagai pekerjaan atau jabatan dan analysis berasal dari kata kerja bahasa Inggris yaitu to analyze yang berarti memisahkan atau menguraikan pekerjaan ke dalam bagian-bagian atau unsur-unsur pekerjaan yang disebut tasks (tugas-tugas). Istilah-istilah yang berhubungan dengan pekerjaan atau job diantaranya adalah element (unsur), dan task (tugas). Istilah-istilah dalam analisis pekerjaan perlu untuk dibedakan agar analisis pekerjaan dapat dibicarakan secara jelas (Moekijat, 2008). a. Element (unsur) Kesatuan paling kecil yang digunakan dalam kebanyakan analisis pekerjaan atau suatu aspek khusus dari suatu tugas tertentu disebut unsur atau elemen. Contohnya adalah mengeluarkan kertas dari laci meja adalah unsur dari tugas mempersiapkan suatu kuliah.
10
b. Task (tugas) Tugas dapat didefinisikan sebagai komponen dari suatu pekerjaan. Tugas dapat pula diartikan sebagai gabungan dari dua unsur (element) atau lebih sehingga menjadi suatu kegiatan yang lengkap. Misalnya tugas-tugas untuk pekerjaan mengajarkan mata kuliah terdiri dari membuat ikhtisar mata kuliah, mempersiapkan kuliah, dan menilai ujian. 2.3.2 Teknik Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan Analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data tentang pekerjaan yang dilakukan oleh organisasi dan kemudian dianalisis untuk berbagai keperluan. Penggunaan data dan informasi misalnya dapat dipakai untuk memperkirakan kebutuhan karyawan di berbagai lini (Rivai dan Sagala, 2009). Teknik-teknik yang dipilih untuk mengumpulkan informasi dalam analisis jabatan sebaiknya mempertimbangkan faktor-faktor seperti waktu, biaya dan keakuratan informasi yang diperoleh. Berbagai teknik yang dapat digunakan adalah wawancara, pandangan pejabat senior, kuesioner, catatan harian pegawai, observasi dan penggabungan berbagai teknik (Siagian, 2008). a.
Wawancara
Teknik wawancara merupakan teknik pengumpulan informasi yang paling sering digunakan karena informasi yang didapatkan melalui teknik ini dipandang cukup akurat. Ketepatan informasi dengan tingkat tinggi dimungkinkan oleh tiga faktor. Pertama, karena pengumpul informasi memiliki deskripsi pekerjaan yang telah ditetapkan organisasi. Kedua, dalam tanya jawab antara pengumpul informasi dengan para pekerja selalu terbuka kesempatan untuk menghilangkan perbedaan pemahaman tentang deskripsi pekerjaan yang dijadikan objek penelitian. Ketiga, para penyelia yang turut diwawancari memberikan konfirmasi tentang kebenaran hasil wawancara atas analisis dengan para pekerja yang bersangkutan. Kelemahan teknik ini adalah memerlukan waktu dan biaya yang tidak sedikit dalam hal prosesnya. b.
Pandangan pejabat senior
Salah satu teknik pengumpulan informasi yang sering digunakan dalam organisasi mapan adalah dengan memperoleh pandangan dari dua kelompok
11
organisasi yaitu mereka yang dianggap senior dalam bidang pekerjaan yang dianalisis dan para atasan langsung dari para pekerja yang bersangkutan. Manfaat yang dapat diperoleh dengan menggunakan teknik ini yaitu informasi yang dikumpulkan menjadi semakin lengkap dan memperkaya pandangan mengenai pekerjaan yang dianalisis. Kelemahan teknik ini adalah adanya anggapan remeh dari para pejabat senior terhadap beberapa tugas. c.
Kuesioner
Keuntungan penggunaan teknik kuesioner yaitu biaya murah, jumlah responden yang diperoleh besar, dan proses pengumpulan informasi dapat berlangsung cepat. Sebaliknya, kelemahan teknik ini adalah jawaban yang kurang lengkap, tidak akurat, dan jumlah responden yang mengembalikan kuesioner yang tidak memungkinkan analisis yang sahih. d.
Catatan harian pegawai
Teknik meneliti catatan harian pegawai dapat akurat apabila para pegawai diharuskan membuat catatn harian tentang apa yang mereka kerjakan dan catan harian tersebut mencakup waktu yang relatif panjang. Kelemahan teknik ini adalah adanya keengganan para pegawai mnegisi buku catatan harian karena dipandang sebagai tugas yang tidak berhubungan dengan pekerjaannya. e.
Observasi
Observasi juga merupakan teknik yang sering digunakan yaitu dengan mengamati langsung terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan yang sedang dianalisis pekerjaannya. Manfaat terbesar dari penggunaan teknik ini yaitu dapat dijadikan sebagai alat verifikasi ketepatan informasi yang terkumpul melalui penggunaan teknik lainnya. f.
Penggabungan berbagai teknik
Mengingat pentingnya informasi tentang berbagai jenis pekerjaan yang diselenggarakan dalam suatu organisasi, para analis biasanya mengunakan gabungan dari berbagai teknik pengumpulan informasi. Penggabungan ini dimaksudkan untuk meningkatkan mutu informasi yang terkumpul, sekaligus mengurangi beban pembiayaan.
12
2.3.3 Deskripsi Pekerjaan Deskripsi atau uraian pekerjaan menggambarkan tugas-tugas, tanggung jawab, syarat-syarat kerja, dan kegiatan pekerjaan utama. Uraian pekerjaan beragam dalam hal tingkat kerincian isi (Mangkuprawira, 2003). Deskripsi pekerjaan merupakan salah satu hasil utama yang disajikan oleh suatu analisis pekerjaan yang sistematis. Deskripsi pekerjaan adalah suatu uraian tertulis dari apa yang diperlukan oleh suatu pekerjaan. Deskripsi pekerjaan dapat diasumsikan sebagai keseluruhan kajian ringkas informasi pekerjaan dan syarat-syarat pelaksanaannya sebagai hasil dari analisis, yang biasanya berisi tugas pokok dari uraian tersebut. Deskripsi pekerjaan tidak membahas masalah orang atau pekerja, tetapi masalah ruang lingkup kegiatan, fungsi dasar atau tugas pokok, nama pekerjaan, wewenang dan kewajiban, tanggung jawab, kriteria penilaian dan hasilnya. Menurut Rivai (2006), uraian atau deskripsi umumnya mengemukakan tentang pentingnya beberapa informasi. Informasi tersebut yaitu sebagai berikut : a. Nama pekerjaan Nama pekerjaan dan informasi identifikasi lain seperti upah dan klasifikasi keuntungan; b. Ringkasan Ringkasan satu atau dua pernyataan kalimat yang menggambarkan penggunaan pekerjaan dan output yang diharapkan dari karyawan yang melaksanakan; c. Peralatan Pernyataan singkat mengenai perlengkapan, peralatan, dan informasi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu secara efektif; d. Lingkungan Deskripsi kondisi lingkungan kerja, lokasi kerja, dan karakteristik lingkungan lain yang seperti tingkat bahaya dan kebisingan. e. Aktivitas Termasuk uraian tugas pekerjaan, tanggung jawab, dan tampilan perilaku dalam pekerjaan. Juga menguraikan interaksi sosial yang berhubungan
13
dengan pekerjaan (sebagai contoh, ukuran kelompok kerja, tingkat kebebasan dalam melaksanakan pekerjaan). 2.3.4 Spesifikasi Pekerjaan Spesifikasi pekerjaan menggambarkan kualifikasi karyawan, seperti pengalaman, pengetahuan, keahlian, atau kemampuan yang disyaratkan untuk melaksanakan pekerjaan. Kualifikasi yang diperlukan karyawan untuk melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawab yang digambarkan dalam uraian pekerjaan dimuat spesifikasi pekerjaan. Spesifikasi pekerjaan merinci tingkat pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang relevan untuk suatu pekerjaan, termasuk pendidikan, pengalaman, pelatihan khusus, sifat personal, dan keterampilan manual. Selain itu, sebuah perusahaan mungkin juga memasukkan persyaratan fisik, termasuk kemampuan lama berjalan, berdiri, mencapai tujuan, dan mengangkat yang dipersyaratkan pengusaha. Semua persyaratan fisik dan nonfisik diatas secara ideal akan terkait dengan tipe pekerjaan yang akan dipegang oleh karyawan yang memenuhi persyaratan tersebut (Mangkuprawira, 2003). 2.4. Beban Kerja Beban kerja seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar kerja perusahaan menurut jenis pekerjaannya. Apabila sebagian besar karyawan bekerja sesuai dengan standar perusahaan, maka tidak menjadi masalah. Sebaliknya, jika karyawan bekerja di bawah standar maka beban kerja yang diemban berlebih. Sementara jika karyawan bekerja di atas standar, dapat berarti estimasi standar yang ditetapkan lebih rendah dibanding kapasitas karyawan itu sendiri. Kebutuhan SDM dapat dihitung dengan mengidentifikasikan seberapa banyak output perusahaan pada divisi tertentu yang ingin dicapai. Kemudian hal itu diterjemahkan dalam bentuk lamanya (jam dan hari) karyawan yang diperlukan untuk mencapai output tersebut, sehingga dapat diketahui pada jenis pekerjaan apa saja yang terjadi deviasi negatif atau sesuai standar. Analisis beban kerja sangat erat kaitannya dengan fluktuasi permintaan pasar akan barang dan jasa perusahaan sekaligus dengan pemenuhan SDM yang diperlukan untuk memenuhi permintaan pasar komoditi. Semakin tinggi permintaan pasar terhadap komoditi tertentu, perusahaan akan segera memenuhinya dengan meningkatkan produksinya. Sejalan
14
dengan
itu
jumlah
tenaga
kerja
yang
dibutuhkan
semakin
banyak
(Mangkuprawira, 2003). Moekijat (2008) menyatakan bahwa prosedur yang sering digunakan untuk menentukan berapa jumlah tenaga kerja yang diperlukan adalah dengan menganalisis pengalaman. Catatan-catatan tentang hasil pekerjaan dapat menunjukkan volume hasil rata-rata yang dicapai oleh setiap tenaga kerja. Ratarata tersebut selanjutnya dapat digunakan untuk menaksir kebutuhan tenaga kerja. 2.4.1 Work Sampling Beban kerja dapat dihitung melalui metode work sampling. Barnes dalam Indriana (2009), menyatakan bahwa work sampling digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerja mereka, kemudian disajikan dalm bentuk persentase. Metode work sampling mengamati apa yang dilakukan oleh responden dan informasi yang dibutuhkan dalam penelitian melalui metode ini adalah waktu kegiatan dan kegiatannya bukan siapa yang melakukan kegiatan. Barnes dalam Indriana (2009) menyatakan ada tiga kegunaan utama dari work sampling diantaranya adalah : 1. Activity and Delay Sampling, yaitu untuk mengukur aktifitas dan penundaan aktifitas dari seorang pekerja. Contohnya adalah dengan mengukur persentase seseorang bekerja dan persentase seseorang tidak bekerja. 2. Performance Sampling, yaitu untuk mengukur waktu yang digunakan untuk bekerja, dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja. 3. Work Measurement, untuk menetapkan waktu standar dari suatu kegiatan Tahapan-tahapan yang harus dilaksanakan dalam melakukan survei pekerjaan dengan work sampling diantaranya adalah : a. Menentukan jenis personil yang akan diteliti b. Apabila jumlah personel banyak, maka perlu dilakukan pemilihan sampel sebagai subjek personal yang akan diamati c. Membuat formulir daftar kegiatan
15
d. Melatih pelaksana peneliti mengenai tata cara pengamatan kerja dengan menggunakan work sampling. Petugas pelaksana sebaiknya mempunyai latar belakang pendidikan yang sejenis dengan subjek yang akan diamati untuk mempermudah dalam proses pengamatan. Setiap pelaksana peneliti mengamati 5-8 personel yang sedang bekerja. e. Pengamatan
dilakukan
dengan
interval
2-15
menit
tergantung
karakteristik pekerjaan. Makin tinggi tingkat mobilitas pekerjaan yang diamati maka semakin pendek waktu pengamatan. Semakin pendek jarak pengamatan maka semakin banyak sampel pengamatan yang dapat diamati oleh peneliti, sehingga akurasi penelitian menjadi semakin akurat. Pengamatan dilakukan selama jam kerja. Apabila jenis tenaga yang diteliti berfungsi selama 24 jam maka pengamatan dilaksanakan sepanjang hari. 2.5. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja Menurut Moekijat (2008) jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu jabatan dapat ditentukan yaitu pertama-tama dengan menentukan jumlah waktu yang sunguh-sungguh diperlukan untuk menyelesaikan jabatan. Waktu tersebut diperoleh berdasarkan studi waktu dan gerak. Kemudian langkah berikutnya dengan menentukan persentase dari waktu yang dipergunakan untuk kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan tetapi bermanfaat bagi organisasi, waktu untuk menghilangkan kelelahan, dan waktu untuk keperluan pribadi. Masing-masing waktu tersebut kemudian dijumlahkan sehingga diperoleh jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan. Selanjutnya, jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan dibagi jumlah waktu yang disediakan untuk menyelesaikan jabatan tersebut. Hasil pembagian dikalikan dengan satu orang sehingga diperoleh jumlah tenaga kerja yang diperlukan. Penentuan jumlah tenaga kerja yang lebih tepat dapat dilakukan dengan menambahkan jumlah tenaga kerja yang telah dihitung dengan persentase tertentu atau persentase kelonggaran. Persentase ini menunjukkan besarnya kelonggaran yang dapat diterima akibat ketidakhadiran pegawai karena alasan sakit, meninggal, dan alasan-alasan lainnya.
16
Metode lain yang dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja yaitu melalui perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja seperti yang terdapat dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil. Perhitungan dapat dilakukan melalui metoda umum yaitu perhitungan untuk jabatan fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu yang belum ditetapkan standar kebutuhannya oleh instansi Pembina. Perhitungan kebutuhan pegawai dalam jabatan tersebut menggunakan acuan dasar data pegawai yang ada serta peta dan uraian jabatan. Oleh karena itu, alat pokok yang dipergunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan yang tersusun rapi. Jumlah kebutuhan pegawai dihitung dengan mengidentifikasi beban kerja melalui beberapa pendekatan yaitu hasil kerja, objek kerja, peralatan kerja, tugas per tugas jabatan. a. Pendekatan Hasil Kerja Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda dengan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir. Perlu diperhatikan, bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis. Informasi yang diperlukan dalam menggunakan metode ini adalah wujud hasil kerja dan satuannya, jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai, dan standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja. b. Pendekatan Objek Kerja Objek kerja yang dimaksud disini adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Sebagai contoh, Dokter melayani pasien, maka objek kerja jabatan Dokter adalah pasien. Banyaknya volume pekerjaan Dokter tersebut dipengaruhi oleh banyaknya pasien. Pendekatan melalui metode ini memerlukan informasi tentang wujud objek kerja
17
dan satuan, jumlah beban kerja yang tercemin dari banyaknya objek yang harus dilayani, standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja. c. Pendekatan Peralatan Kerja Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerjanya. Sebagai contoh, pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan. Adapun informasi yang diperlukan dalam metode ini adalah satuan alat kerja, jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja, jumlah alat kerja yang dioperasikan, dan rasio jumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK). d. Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan Metoda ini adalah metoda untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Hasil beragam artinya hasil kerja dalam jabatan banyak jenisnya seperti yang terdapat pada pekerjaan pengadministrasian umum. Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan metoda ini adalah uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas, waktu penyelesaian tugas, dan jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata. 2.6. Tinjauan Studi Terdahulu Lituhayu (2008) dalam skripsinya yang berjudul Analisis Beban Kerja dan Kinerja Karyawan (Studi Kasus pada Head Office) PT Lerindo Internasional Jakarta, menyatakan bahwa permasalahan beban kerja yang terjadi pada karyawan PT. Lerindo Internasional antara lain : jumlah karyawan yang masih belum cukup untuk menangani pekerjaan yang ada (khususnya pada divisi Operation, Sales, dan HR), gaji dan insentif yang masih kurang sesuai dengan beban kerja, kurangnya pelatihan bagi karyawan, pendistribusian pekerjaan yang kurang baik serta beban kerja karyawan yang belum sesuai (khususnya pada divisi Operation, Sales, dan HR). Berdasarkan hasil analisis persepsi beban kerja pada penelitian tersebut, terdapat perbedaan beban kerja pada masing-masing divisi di perusahaan. divisi support memiliki total beban kerja yang paling rendah daripada divisi lainnya, dan divisi operation memiliki total beban kerja yang paling tinggi diantara divisi lainnya. Kemudian, berdasarkan hasil perhitungan jumlah total karyawan yang
18
efisien pada Head Office PT. Lerindo Indonesia diperoleh jumlah sebanyak 38 orang. Jumlah karyawan efisien pada divisi Finance dan Accounting sebesar tujuh orang, divisi HRD sebesar enam orang, divisi Operation sebesar sepuluh orang, divisi Sales sepuluh orang dan divisi Support sebesar lima orang. Kinerja karyawan secara rata-rata dinilai sudah baik berdasarkan hasil analisis persepsi karyawan sebagai responden. Kinerja yang baik tersebut meliputi : cara penyelesaian kerja, kesesuaian kualitas dan kuantitas pekerjaan dengan standar dan kompetensi, kemampuan adaptasi, bekerja sama, kesadaran keselamatan kerja, pelayanan yang diberikan, produktivitas dan absensi. Setyawan (2008) menjelaskan dalam skripsinya yang berjudul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus Seksi MDF Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom, Bogor), bahwa berdasarkan analisis persepsi karyawan dapat diketahui persepsi karyawan terhadap analisis pekerjaan dan kondisi pekerjaan sudah baik. Permasalahan yang terjadi di Seksi MDF yaitu jam kerja yang kurang diperhatikan, peralatan yang sering dipinjam orang lain dari unit lain sehingga menghambat pekerjaan Seksi MDF, tugas dari manajemen terkadang disampaikan bersamaan dengan target kerja yang tinggi dan masalah teknis seperti rak utama yang sudah terlalu penuh dengan kabel. Berdasarkan Penilaian Beban Kerja I, II, dan III pada diperoleh beban kerja riil Seksi MDF sebesar 2125,76 jam per orang per tahun. Angka tersebut adalah 117 persen dari waktu efektif karyawan selama satu tahun. Hal tersebut mengindikasikan terjadinya over capacity beban kerja pada karyawan. Beban kerja yang berlebihan menyebabkan karyawan mengalami keletihan fisik dan psikologis. Keadaan tersebut harus diatasi dengan menambah jumlah karyawan untuk mengerjakan kelebihan beban kerja tersebut. Jumlah karyawan yang efektif dan efisien berdasarkan perhitungan adalah sejumlah sembilan orang. Berdasarkan penelitian Saragih (2004) dalam skripsinya yang berjudul Analisis Beban Kerja, Kompensasi, dan Kepuasan Kerja Karyawan Puskesmas (Studi Kasus Puskesmas Bogor Timur) menyatakan bahwa beban kerja karyawan dilihat dari waktu standar hariannya secara keseluruhan untuk seluruh karyawan melebihi waktu kerja Puskesmas, dan adanya karyawan yang bertanggung jawab
19
terhadap lebih dari satu unit pelayanan sehingga beban waktu standar hariannya bertambah. Penerapan kompensasi di Puskesmas berdasarkan beban kerja pada tiap karyawan. Penerapan kompensasi berasal dari dana hasil tindakan di Puskesmas yang sesuai dengan beban kerja yang ditetapkan pada tiap-tiap karyawan. Rangking jabatan karyawan yang ditetapkan menjadi dasar pembagian dana yang diperoleh dari hasil tindakan tersebut, sedangkan hubungan antara beban kerja dan kompensasi tergolong sedang. Hubungan beban kerja dengan kepuasan kerja tergolong rendah dan tidak berpengaruh nyata, dan untuk hubungan antara kompensasi terhadap kepuasan kerja tergolong rendah dan tidak berhubungan nyata. Robot (2009) dalam tesisnya yang berjudul Analisis Beban Kerja Perawat Pelaksana dalam Mengevaluasi Kebutuhan Tenaga Perawat di Ruang Rawat Inap Rumah Sakit Umum Prof. dr R. D. Kandou Manado, menyatakan bahwa berdasarkan hasil pengamatan tentang penggunaan waktu dari kegiatan perawat sesuai shift dinas diperoleh gambaran waktu kegiatan seluruh shift yaitu 2518 menit dan sampel total 330. Penggunaan waktu kegiatan perawat shift pagi sebesar 40,91 persen, shift sore sebesar 21,72 persen, dan shift malam sebesar 37,3 persen. Gambaran beban kerja perawat pelaksana berdasarkan jenis kegiatan perawat yaitu untuk kegiatan keperawatan langsung sebesar 46,67 persen, kegiatan tidak langsung keperawatan sebesar 19,39 persen dan kegiatan lainnya sebesar 33,94 persen. Adapun kebutuhan tenaga perawat pelaksana di ruang rawat inap B yang dihitung berdasarkan hasil pengamatan beban kerja dan waktu yang dibutuhkan pasien, yaitu terdapat kekurangan perawat sebanayak empat orang. Berdasarkan hasil penelitian dapat diketahui faktor-faktor yang mempengaruhi beban kerja perawat pelaksana di ruang rawat inap Irina B RSU Prof. dr. R. D. Kandou Manado. Faktor-faktor tersebut yaitu persentase tingkat hunian tempat tidur, jumlah pasien, tingkat keparahan penyakit, dan jumlah variasi kasus pasien.
III. METODE PENELITIAN 3.1. Kerangka Pemikiran 3.1.1 Kerangka Pemikiran Konseptual Institut Pertanian Bogor (IPB) merupakan salah satu perguruan tinggi negeri di Indonesia, telah memiliki lulusan yang tersebar di berbagai profesi baik yang bekerja di dalam maupun di luar negeri. IPB telah dipercaya oleh masyarakat sebagai perguruan tinggi negeri yang mampu menghasilkan lulusan yang kompeten baik dari segi pengetahuan maupun keterampilannya. IPB juga tidak terlepas dari adanya kondisi persaingan antar perguruan tinggi negeri dalam menghasilkan lulusan yang berkualitas. Kondisi tersebut menyebabkan perguruan tinggi negeri seperti IPB dituntut untuk terus meningkatkan kepuasan bagi konsumen (mahasiswa) melalui pelayanan akademik yang baik serta tetap berusaha kompetitif dalam mencapai setiap tujuannya. Institut Pertanian Bogor memiliki visi, misi dan tujuan yang jelas dalam rangka melaksanakan kegiatan organisasinya. Penjabaran dari visi dan misi sangat diperlukan dalam pelaksanaan organisasi secara keseluruhan. Hal ini terutama agar terjadi keseragaman tujuan dalam seluruh tingkat dan unit kerja dalam organisasi. Sejalan dengan penjabaran visi dan misi yang dimiliki sebuah organisasi, maka salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perencanaan terhadap sumber daya manusia (SDM). Perencanaan SDM merupakan faktor terpenting yang dapat mendukung keberhasilan pencapaian tujuan organisasi. Perencanaan SDM yang baik juga akan menghasilkan karyawan yang baik. Karyawan yang baik yaitu apabila bekerja sesuai dengan kemampuan yang dimiliki menurut kebutuhan perusahaan. Menurut Siagian (2008) melalui perencanaan SDM yang matang, produktivitas kerja dari tenaga yang sudah ada dapat pula ditingkatkan. Jumlah kebutuhan SDM untuk pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada setiap unit tata usaha departemen di IPB selama ini belum memiliki suatu keseragaman. Adapun perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang didasarkan pada beban kerja dapat dilakukan dengan melakukan pengamatan
21
dan pencatatan terhadap aktifitas atau kegiatan yang dilakukan oleh karyawan adminstrasi dalam selang waktu tertentu. Berdasarkan hasil pengamatan terhadap aktifitas yang dilakukan karyawan, dapat diketahui seberapa besar alokasi penggunaan waktu oleh karyawan untuk bekerja maupun tidak bekerja. Pencatatan terhadap aktifitas dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan aktifitas berguna untuk mengetahui beban kerja seorang karyawan yang kemudian digunakan untuk menentukan jumlah kebutuhan tenaga kerja atau sumber daya manusia. Perencanaan SDM yang tepat akan menghasilkan efisiensi dan efektivitas kerja sehingga dapat meningkatkan produktivitas organisasi. Tujuan institusi dapat tercapai apabila produktivitas organisasi semakin meningkat. Adapun alur kerangka pemikiran konseptual berdasarkan uraian di atas dapat dilihat pada Gambar 1.
22
Visi, Misi dan Tujuan Institut Pertanian Bogor Tujuan Departemen IPB Tujuan Unit Tata Usaha Perencanaan SDM
Penentuan Beban Kerja Karyawan Administrasi
Pengukuran Kebutuhan Jumlah Tenaga Kerja Analisis Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja
Aktifitas Karyawan Administrasi dalam Waktu Tertentu
Perhitungan Jumlah Tenaga Kerja berdasarkan Beban Kerja Karyawan Administrasi
Beban Kerja Karyawan Adminstrasi Input
Proses
Jumlah Tenaga Kerja yang Dibutuhkan pada Unit Administrasi Output Efisiensi Tenaga Kerja
Gambar 1. Alur kerangka pemikiran konseptual
23
3.1.2 Kerangka Pemikiran Operasional Setiap organisasi yang bergerak dalam bidang apapun akan menghadapi suatu kondisi ketidakpastian di masa yang akan datang. Bagi Institut Pertanian Bogor yang merupakan institusi pendidikan juga tidak terlepas dari kondisi tersebut. Rencana strategis IPB (2008-2013) memuat beberapa isu strategis yang kemungkinan akan dihadapi oleh Institut Pertanian Bogor di masa yang akan datang diantaranya yaitu arah pembangunan Indonesia, khususnya di bidang ekonomi, pangan, bioenergi, kesehatan, manajemen sumberdaya alam dan lingkungan. Selain itu, terdapat pula isu kecenderungan persaingan global pendidikan tinggi yang mengharuskan perguruan tinggi di dalam negeri untuk meningkatkan daya saingnya, baik dalam penyelenggaraan maupun mutu lulusan yang kompetitif bertaraf internasional. Isu atau faktor-faktor ketidakpastian tersebut tentunya berada diluar kemampuan kendali organisasi IPB. Menurut Siagian (2008), situasi ketidakpastian di masa yang akan datang dapat berpengaruh pada perencanaan sumber daya manusia. Oleh karena itu, setiap organisasi dituntut untuk bersikap proaktif dan antisipatif tidak hanya di bidang fungsional seperti perencanaan produksi dan strategi pemasaran tetapi juga yang menyangkut perencanaan sumber daya manusia. Sikap proaktif dan antisipatif organisasi dalam perencanaan SDM dapat dilakukan dengan mendefinisikan atau menguraikan secara jelas tugas-tugas dan tanggung jawab yang akan dilaksanakan oleh karyawan. Hal ini penting dilakukan agar karyawan dapat menyelesaikan tugas dan tanggung jawab itu dengan baik sehingga tujuan organisasi keseluruhan dapat tercapai. Beban kerja untuk setiap karyawan harus sesuai dengan standar beban yang telah ditetapkan. Apabila pada kenyataannya terjadi kekurangan atau kelebihan beban, maka organisasi harus mengkaji ulang beban kerja standar yang ditetapkan untuk suatu pekerjaan tertentu. Hal ini dikarenakan penetapan beban kerja memiliki dampak terhadap hasil pekerjaan. Beban kerja pada setiap unit pekerjaan juga mencerminkan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu. Ketidaksesuaian antara beban pekerjaan dengan jumlah tenaga yang mengerjakannya, membutuhkan penyesuaian melalui pengurangan dan penambahan jumlah karyawan.
24
Uraian aktifitas atau tugas pokok yang dilakukan karyawan perlu diketahui sebelum melakukan penelitian. Pengamatan terhadap aktifitas yang dilakukan oleh karyawan melalui metode work sampling dalam interval waktu tertentu berguna untuk mengetahui gambaran penggunaan waktu kerja oleh karyawan. Selanjutnya dilakukan pencatatan terhadap frekuensi serta waktu untuk menyelesaikan aktifitas. Frekuensi dan waktu untuk menyelesaikan aktifitas mencerminkan nilai beban kerja yang selanjutnya digunakan untuk menentukan jumlah kebutuhan tenaga kerja melalui analisis perhitungan kebutuhan tenaga kerja. Jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan kemudian dapat dibandingkan dengan jumlah tenaga kerja riil yang ada di unit tata usaha. Hasil perbandingan kemudian dapat dijadikan rekomendasi bagi perencanaan SDM organisasi. Alur pemikiran operasional penelitian dapat dilihat pada Gambar 2.
25
Perencanaan SDM Unit Tata Usaha Departemen IPB Analisis Beban Kerja
Perhitungan Beban Kerja Karyawan Administrasi
Perhitungan Jumlah Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja
Frekuensi dan Waktu Aktivitas
Analisis Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja
Jumlah Tenaga Kerja yang Dibutuhkan Evaluasi
Jumlah Tenaga Kerja yang Dibutuhkan
Jumlah Tenaga Kerja Riil
Rekomendasi
Gambar 2. Alur kerangka pemikiran operasional
26
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian dilakukan di unit tata usaha lingkup departemen pada Institut Pertanian Bogor. Lokasi penelitian beralamat di Jalan Raya Darmaga Kampus IPB Darmaga Bogor, Jawa Barat. Penelitian dilaksanakan pada bulan Juli sampai dengan Agustus 2010. 3.3. Jenis dan Sumber Data Data yang digunakan dalam penelitian ini merupakan data yang bersifat kuantitatif dan kualitatif. Data kuantitatif misalnya berupa angka penggunaan waktu kerja, waktu kerja efektif, rata-rata waktu penyelesaian suatu tugas pokok (standar kemampuan rata-rata) dan kuantitas atau beban tugas pokok selama setahun, sedangkan data kualitatif berupa informasi mengenai tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan. Adapun sumber data berasal dari data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh secara langsung melalui kegiatan pengamatan terhadap aktifitas yang dilakukan oleh karyawan selama waktu kerja dan hasil kegiatan wawancara. Data sekunder diperoleh dari data kepegawaian di lingkup Direktorat SDM IPB khususnya pada unit tata usaha terutama mengenai beban kerja dan yang berkaitan dengan beban kerja. 3.4. Populasi dan Sampel Penelitian Populasi penelitian yaitu karyawan yang bekerja pada bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha departemen di IPB. Sampel pada penelitian ini diambil dari semua aktifitas pokok atau tugas pokok yang dilakukan oleh karyawan yang bekerja pada bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan pada masing-masing unit tata usaha selama jam kerja. Adapun cara pengambilan sampel unit tata usaha departemen dilakukan dengan stratified sampling atau sampling acak berlapis. Sampling berlapis yaitu bentuk sampling random dimana populasi (elemen populasi) dibagi dalam kelompok-kelompok yang disebut strata (Hasan, 2002). Terdapat 35 unit tata usaha departemen yang ada di Institut Pertanian Bogor (IPB). Unit-unit tata usaha tersebut terlebih dahulu dikelompokkan berdasarkan strata fakultas. Terdapat sembilan strata fakultas di IPB yaitu
27
Fakultas Pertanian, Fakultas Kedokteran Hewan, Fakultas Perikanan, Fakultas Peternakan, Fakultas Kehutanan, Fakultas Teknologi Pertanian, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, dan Fakultas Ekologi Manusia. Selanjutnya, dari tiap strata fakultas dilakukan pengambilan sampel unit tata usaha secara random. Jumlah keseluruhan sampel yang diinginkan yaitu sebanyak 13 unit tata usaha. Banyaknya unit tata usaha yang dipilih dalam setiap strata fakultas ditentukan secara tidak sebanding atau tidak proposional disebut sampling acak berlapis tidak proposional (Tabel 1). Tabel 1. Pemilihan sampel unit tata usaha Fakultas Pertanian Kedokteran Hewan Perikanan Peternakan Kehutanan Teknologi Pertanian Matematika dan IPA Ekonomi dan Manajemen Ekologi Manusia Jumlah
Jumlah Unit Tata Usaha 4 1 5 2 4 4 8 4 3 35
Sampel 2 1 1 1 1 1 2 1 2 13
Jumlah sampel yang diambil dari setiap strata dilakukan secara tidak proporsional dikarenakan rata-rata jumlah sampel unit tata usaha pada setiap fakultas yang kecil (Tabel 1) sehingga penentuan jumlah sampel unit tata usaha yang diambil didasarkan pada pertimbangan-pertimbangan sesuai kebutuhan penelitian (Nasution, 2003). Pertimbangan memilih sampel unit tata usaha departemen dalam suatu fakultas yaitu dari setiap fakultas agar dapat terwakilkan hendaknya dipilih minimal satu unit tata usaha. Hasil pemilihan sampel menghasilkan sebanyak 13 unit tata usaha yaitu unit tata usaha pada Ilmu Tanah dan Sumberdaya Lahan (ITSL), Arsitektur Lanskap (ARL), Fakultas Kedokteran Hewan (FKH), Ilmu dan Teknologi Kelautan (ITK), Ilmu dan Produksi Ternak (IPT), Manajemen Hutan (MNH), Teknik Pertanian (TEP), Teknologi Industri Pertanian (TIN), Matematika (MAT), Biokimia (BIK), Manajemen (MAN), Gizi Masyarakat (GM), serta Ilmu Keluarga dan Konsumen (IKK). Khusus untuk Kedokteran Hewan, seluruh kegiatan administrasi akademik dan kemahasiswaan terpusat pada satu unit tata usaha yang terdapat pada fakultas tersebut.
28
3.5. Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data primer mengenai karyawan diperoleh melalui metode work sampling yaitu pengamatan terhadap aktifitas yang dilakukan oleh karyawan selama jam kerja dengan jarak waktu pengamatan setiap sepuluh menit. Pengamatan dilakukan selama 8.5 jam waktu kerja selama dua hari untuk masingmasing unit tata usaha departemen. Aktifitas yang diamati dalam penelitian menggunakan work sampling dikelompokkan menurut kategori kegiatan produktif, tidak produktif, dan pribadi. Menurut Ilyas (2004) pengelompokkan kegiatan dapat disesuaikan dengan tujuan dan kebutuhan penelitian. Kegiatan produktif merupakan semua kegiatan yang berhubungan dengan penyelesaian pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan seperti yang terdapat pada uraian tugas-tugas pokok di setiap unit tata usaha. Kegiatan tidak produktif meliputi kegiatan yang dilakukan karyawan yang tidak bermanfaat bagi pekerjaan seperti terlambat, bermalas-malasan, mengobrol, dan sebagainya. Kegiatan pribadi merupakan kegiatan yang dilakukan karyawan untuk menghilangkan kelelahan. Hasil pengamatan kemudian dicatat dalam formulir work sampling. Pengumpulan data primer berupa standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian dan kuantitas beban tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan selama setahun dilakukan melalui metode wawancara terhadap karyawan. Selain itu, pengumpulan data untuk tujuan mengidentifikasi tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan dilakukan dengan metode gabungan wawancara dan observasi. Adapun data sekunder dikumpulkan melalui studi kepustakaan yang dilakukan dengan cara membaca dan mengutip informasi dari buku, skripsi, situs-situs internet, maupun dokumen-dokumen yang dimiliki oleh institusi. 3.6. Pengolahan dan Analisis Data 3.6.1 Pengolahan Data Langkah pertama yang dilakukan dalam pengolahan data yaitu melakukan pemeriksaan terhadap data yang telah diperoleh pada lembar pengamatan work sampling. Pemeriksaan ditinjau dari segi kelengkapan atau
29
jika ada kesalahan maupun ketidakkonsistenan data pengamatan. Kegiatan yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori kegiatan produktif, tidak produktif
dan
pribadi
masing-masing
kemudian
dihitung
jumlahnya.
Selanjutnya data yang berasal dari lembar pengamatan dipindahkan ke dalam komputer untuk diolah. Langkah kedua yaitu memasukkan data mengenai standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada setiap unit tata usaha serta kuantitas beban tugas selama setahun ke dalam rumus perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja. Perhitungan dilakukan menggunakan bantuan Microsoft Excel. 3.6.2 Analisis Data Melalui pengelompokkan kegiatan-kegiatan selama pengamatan, dapat diketahui berapa persentase waktu kerja yang digunakan oleh karyawan untuk melakukan kegiatan yang produktif, tidak produktif maupun pribadi. Dengan demikian gambaran penggunaan waktu kerja dapat dijelaskan. Berdasarkan standar kemampuan rata-rata pencapaian waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas pokok serta kuantitas beban tugas dalam setahun dapat diketahui beban kerja untuk setiap tugas-tugas pokok. Besarnya frekuensi melakukan aktifitas dalam satuan waktu menunjukkan besarnya beban kerja. Beban kerja yang diperoleh kemudian menjadi dasar untuk melakukan perhitungan terhadap jumlah kebutuhan tenaga kerja. Metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang digunakan yaitu perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan sesuai Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil yaitu sebagai berikut :
30
a. Menetapkan waktu kerja Waktu kerja yang dimaksud adalah waktu kerja efektif, artinya waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri atas hari kerja efektif dan jam kerja efektif. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut : Hari Kerja Efektif = …………………………(1) Keterangan : A = Jumlah hari menurut kalender B = Jumlah hari Sabtu dan Minggu dalam setahun C = Jumlah hari libur dalam setahun D = Jumlah cuti tahunan Hari libur dapat berupa hari libur nasional dan hari libur kedaerahan. Oleh karena itu, bagi tiap-tiap daerah dapat menghitung sendiri hari libur kedaerahannya. Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air, melepas lelah, istirahat makan, dan sebagainya. Allowance diperkirakan ratarata sekitar 30 persen dari jumlah jam kerja formal. Dalam menghitung jam kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran 1 minggu. b. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas Waktu penyelesaian tugas merupakan hasil perkalian dari jumlah beban suatu tugas pokok dengan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas tersebut. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas dapat dilihat pada Tabel 1.
31
Tabel 2. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas No.
Uraian Tugas Pokok
BT
SKR
WPT (BT x SKR)
1. 2. 3. 4. 5. dst. ∑ WPT Keterangan : BT = jumlah beban tugas dalam waktu tertentu SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas Berdasarkan Tabel 1, perkalian antara beban tugas dengan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas dilakukan per tugas pokok. Hasil perkalian dari seluruh tugas pokok yang ada kemudian dijumlahkan sehingga menghasilkan total waktu penyelesaian tugas. c. Menghitung Jumlah Kebutuhan Pegawai Jumlah kebutuhan pegawai dengan demikian dapat dihitung setelah waktu penyelesaian tugas ditentukan. Rumus perhitungan jumlah kebutuhan pegawai yaitu :
Kebutuhan Pegawai =
∑ Waktu
Penyelesaian Tugas x 1 orang Kerja Efektif
∑ Waktu
..……….(2)
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum Institut Pertanian Bogor Institut Pertanian Bogor (IPB) merupakan salah satu perguruan tinggi negeri di Indonesia. IPB adalah institusi yang memiliki mandat dalam penyelenggaraan pendidikan pertanian. Gambaran umum mengenai sejarah, visi, misi dan tujuan IPB dapat dilihat pada penjelasan sub bab berikut. 4.1.1 Sejarah IPB Sejarah berdirinya Institut Pertanian Bogor terbagi ke dalam empat tahap yaitu tahap embrional (1941-1963), tahap pelahiran dan pertumbuhan (1963-1975), tahap pendewasaan (1975-2000), dan tahap otonomi. Tahap embrional merupakan tahap awal terbentuknya Institut Pertanian Bogor. Tahap ini diawali dengan didirikannya Lembaga Pendidikan Tinggi Pertanian oleh pemerintah Hindia Belanda pada tahun 1940 di Bogor. Pada masa pendudukan Jepang, lembaga ini kemudian ditutup, tetapi sekolah Kedokteran Hewan tetap berjalan dan berubah nama menjadi Sekolah Dokter Hewan Bogor. Sejalan dengan masa kemerdekaan Republik Indonesia, Sekolah Kedokteran Hewan di Bogor ditingkatkan menjadi Perguruan Tinggi Kedokteran Hewan oleh Kementerian Kemakmuran RI pada tahun 1946. Pada tahun 1947, Lembaga Pendidikan Tinggi Pertanian dibuka kembali. Lembaga ini kemudian mempunyai jurusan Pertanian dan Kehutanan. Lembaga Pendidikan Tinggi Pertanian kemudian berubah nama menjadi Fakultas Pertanian Universitas Indonesia pada tahun 1950. Fakultas ini memiliki jurusan yaitu Sosial Ekonomi, Pengetahuan Alam dan Kehutanan, serta pada tahun 1957 memiliki jurusan Perikanan Darat, sedangkan Perguruan Tinggi Kedokteran Hewan berubah nama menjadi Fakultas Kedokteran Hewan. Universitas Indonesia yang pada tahun 1960 berubah nama menjadi Fakultas Kedokteran Hewan dan Peternakan selanjutnya pada tahun 1962 menjadi Fakultas Kedokteran Hewan, Peternakan Universitas Indonesia. Adapun tonggak sejarah yang penting pada tahap embrional adalah: (1) penerapan sistem studi terbimbing yang menggantikan sistem studi bebas, (2) gagasan pembangunan kampus baru Fakultas Pertanian UI di Darmaga, dan (3)
33
penerapan falsafah Tridharma Perguruan Tinggi yang semula berlaku di Fakultas Pertanian dan Fakultas Kedokteran Hewan dan Peternakan UI, oleh Prof.Dr.Ir. Toyib Hadiwidjaja. Nasionalisasi perusahaan-perusahaan Belanda di Indonesia pada tahun 1960, memberi peluang bagi IPB untuk menambah lahan kampus, sehingga selain Kampus Barangangsiang, Kampus Taman Kencana, Kampus Gunung Gede dan Kampus Cilibende, IPB juga memiliki Kampus Darmaga, Kebun Pasir Sarongge, Kebun Sukamantri dan Kebun Jonggol. Institut Pertanian Bogor secara resmi didirikan pada tanggal 1 September 1963. Saat itu, dua fakultas di bawah naungan UI yang berada di Bogor berkembang menjadi lima fakultas, yaitu Fakultas Pertanian, Fakultas Kedokteran Hewan, Fakultas Perikanan, Fakultas Peternakan dan Fakultas Kehutanan. Pada tahun 1964, lahir Fakultas Teknologi dan Mekanisasi Pertanian. Berkembangnya fakultas-fakultas tersebut menandai tahap pelahiran dan pertumbuhan IPB. Selama tahap pelahiran dan pertumbuhannya, IPB telah melakukan suatu terobosan penting yaitu tercetusnya gagasan atau inovasi pengelolaan sarana produksi guna meningkatkan produktivitas usaha tani padi. Gagasan ini selanjutnya dialih-kelola oleh pemerintah yang pada tahun 1966-1967 yang diwujudkan dalam bentuk panca usaha-tani. Kegiatan ini telah menghantarkan Indonesia kepada swasembada beras. Semasa tahap ini juga terdapat beberapa peristiwa penting lain, yaitu lahirnya fakultas pascasarjana IPB yang pertama di Indonesia, berkembangnya sistem kurikulum ilmu dan teknologi serta program pendidikan 4 tahun untuk S-1, disusul dengan program S-2 Magister Sains dan Program S-3 Doktor yang kemudian menjadi pola nasional, tersusunnya rencana induk pengembangan IPB tahap I (1971-1979), dan berkembangnya sistem Penerimaan Mahasiswa Baru S-1 yang sekarang dikenal dengan Undangan Seleksi Masuk IPB (USMI). Tahap pendewasaan IPB ditandai dengan adanya kerjasama tahap pertama (1979-1983) dengan University Wiscouncin di bidang peningkatan kemampuan tenaga pengajar, khususnya di bidang ilmu-ilmu lingkungan dan ilmu gizi, sehingga pada tahun 1981 lahir Fakultas Politeknik Pertanian.
34
Langkah yang ditempuh oleh IPB selama tahap pendewasaannya yaitu menyusun rencana pengembangan akademik dan pengembangan fisik kampus Dramaga berdasarkan proyeksi permasalahan yang dihadapi tahun 2000. Pemahaman terhadap permasalahan yang akan dihadapi pada masa yang akan datang telah menempa IPB untuk memperkuat kompetensinya di bidang pertanian dalam arti yang seluas-luasnya dan menjadi lembaga pendidikan tinggi pertanian terkemuka di Indonesia. Kemudian, guna melanjutkan implementasi rencana induk pengembangan IPB tahun 2000 yang akan berakhir, disusunlah rencana strategis IPB menjadi Universitas Tahun 2020. Sejak tahun 2000, Institut Pertanian Bogor telah memulai tahap otonominya. Pada tahun 2000, IPB membuka Fakultas Ekonomi dan Manajemen, kemudian pada tahun 2005 membentuk fakultas baru dengan nama Fakultas Ekologi Manusia. Program kerja yang dilaksanakan selama tahap ini diharapkan mampu menghantarkan IPB sebagai universitas riset yang secara embrional terwujud pada tahun 2007. Saat ini, IPB memiliki program kerja utama yaitu untuk menyelaraskan mosaik transformasi IPB menuju Research based Entrepreneurial University kelas dunia dengan kepemimpinan yang melayani dan terpercaya. 4.1.2 Visi, Misi dan Tujuan IPB Institut Pertanian Bogor adalah salah satu perguruan tinggi negeri di Indonesia. IPB memiliki visi jangka panjang yang telah dirumuskan mulai tahun 2003 dan ditetapkan sebagai Visi IPB 2025, yaitu ”Menjadikan IPB sebagai perguruan tinggi bertaraf internasional dalam pengembangan sumberdaya manusia dan IPTEKS dengan kompetensi utama di bidang pertanian.” Berdasarkan visi jangka panjang tersebut maka di dalam Rencana Strategi (Renstra) IPB 2008-2013 yang merupakan bagian dari Rencana Pengembangan IPB 2025, disusun visi IPB 2008-2013 dengan memberikan penekanan pada biosains sebagai ilmu dasar dan jiwa kewirausahaan, sebagai berikut: “Menjadi perguruan tinggi berbasis riset kelas dunia dengan kompetensi
utama
kewirausahaan.”
pertanian
tropika
dan
biosains
serta
berkarakter
35
Adapun Misi IPB untuk pengembangan IPB lima tahun ke depan (2013) adalah : 1. Menyelenggarakan pendidikan tinggi bermutu tinggi dan pembinaan kemahasiswaan yang komprehensif dalam rangka meningkatkan daya saing bangsa. 2. Mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi sesuai kebutuhan masyarakat agraris dan bahari pada masa sekarang dan kecenderungan pada masa yang akan datang yang semakin kompetitif. 3. Membangun sistem manajemen perguruan tinggi yang berkarakter kewirausahaan, efektif, efisien, transparan, dan akuntabel. 4. Mendorong terbentuknya masyarakat madani berdasarkan kebenaran dan hak azasi manusia. Demi penyelenggaraan misi dan mencapai visi IPB, dirumuskanlah tujuan yang harus dicapai IPB, yaitu : 1. Menghasilkan lulusan yang bermutu yang mampu mengembangkan dan menerapkan IPTEKS serta mempunyai jiwa kewirausahaan. 2. Memberikan inovasi IPTEKS ramah lingkungan untuk mendukung pembangunan nasional melalui perwujudan negara agraris dan bahari dan memperbaiki kesejahteraan umat manusia. 3. Menjadikan IPB sebagai lembaga pendidikan tinggi yang siap menghadapi tuntutan masyarakat dan tantangan pembangunan yang berubah dengan cepat secara nasional dan global. 4. Menjadikan IPB sebagai kekuatan moral dalam masyarakat madani Indonesia. 4.2. Sekilas tentang Unit Tata Usaha Departemen di IPB Institut Pertanian Bogor saat ini telah memiliki sembilan fakultas dan 37 jurusan atau yang sering disebut dengan departemen. Masing-masing departemen memiliki unit tata usaha kecuali di Fakultas Kedokteran Hewan yang memiliki tiga departemen namun hanya diwakili satu unit tata usaha, sehingga total unit tata usaha yaitu sebanyak 35 unit. Adapun standar pekerjaan yang terdapat pada unit tata usaha yaitu :
36
1. Kepala Tata Usaha 2. Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 3. Bendahara Petty Cash 4. Administrasi Kepegawaian 5. Pelayanan Sistem Informasi (operator komputer) 6. Teknisi atau Laboran 7. Pelayanan Umum (OB) 8. Caraka Skripsi ini khusus membahas mengenai analisis beban kerja dan kebutuhan karyawan untuk jenis pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan di unit tata usaha departemen. Hasil pemilihan sampel menghasilkan sebanyak 13 unit tata usaha yaitu unit tata usaha pada Ilmu Tanah dan Sumberdaya Lahan (ITSL), Arsitektur Lanskap (ARL), Fakultas Kedokteran Hewan (FKH), Ilmu dan Teknologi Kelautan (ITK), Ilmu dan Produksi Ternak (IPT), Manajemen Hutan (MNH), Teknik Pertanian (TEP), Teknologi Industri Pertanian (TIN), Matematika (MAT), Biokimia (BIK), Manajemen (MAN), Gizi Masyarakat (GM), serta Ilmu Keluarga dan Konsumen (IKK). Khusus untuk Kedokteran Hewan, seluruh kegiatan administrasi akademik dan kemahasiswaan terpusat pada satu unit tata usaha yang terdapat pada fakultas tersebut. 4.3.
Tugas-tugas Pokok Kemahasiswaan
Pekerjaan
Administrasi
Akademik
dan
Berdasarkan informasi mengenai pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan yang dikumpulkan melalui teknik gabungan wawancara dan observasi, maka tugas-tugas pokok pekerjaan beserta unsur-unsur tugas administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha dapat disimpulkan seperti pada Tabel 3. Unsur tugas pokok merupakan bagian terkecil dari tugastugas pokok. Uraian tugas pokok pada Tabel 3 selanjutnya digunakan untuk menganalisis beban kerja dan kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan di unit tata usaha sampel.
37
Tabel 3. Uraian tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan Tugas-tugas pokok
Unsur tugas pokok
Pelayanan akademik mahasiswa
Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Pengarsipan
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan Pendistribusian transkrip nilai per semester Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah Merekap daftar hadir setiap mata kuliah Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja
Adapun uraian tugas pokok pada Fakultas Kedokteran Hewan (FKH) memiliki sedikit perbedaan dengan uraian tugas pada Tabel 3. Perbedaan tersebut yaitu terletak pada jumlah unsur dari tugas pokok pelayanan akademik mahasiswa. Pada unit tata usaha FKH, unsur-unsur tugas pelayanan akademik dan kemahasiswaan terdiri dari : 1. Membuat
surat-surat
yang
berhubungan
dengan
akademik
dan
kemahasiswaan 2. Pendistribusian transkrip nilai per semester 3. Legalisasi ijazah 4. Membuat rekapitulasi IPK mahasiswa Perbedaan unsur tugas tersebut dikarenakan pekerjaan pelayanan akademik mahasiswa di unit tata usaha FKH tidak hanya menangani pekerjaan di lingkup departemen, melainkan juga di lingkup fakultas.
38
4.4. Gambaran Hari dan Waktu Kerja Karyawan Hari kerja menunjukkan jumlah hari yang tersedia untuk bekerja bagi karyawan. Waktu kerja adalah satuan waktu tertentu yang tersedia untuk bekerja, misal dalam jam per tahun atau menit per tahun. Hari kerja dan waktu kerja merupakan hal yang penting untuk diketahui dalam melakukan analisis beban kerja. Berdasarkan hari kerja dan waktu kerja, dapat diketahui bagaimana gambaran penggunaan waktu yang tersedia untuk bekerja oleh karyawan. Berdasarkan hasil observasi, karyawan-karyawan yang bekerja pada unit tata usaha seluruh departemen di IPB bekerja lima hari dalam seminggu dari hari Senin hingga Jumat atau sebanyak 261 hari kerja dalam setahun. Adapun jam kerja karyawan per hari yaitu sejak pukul 07.30 sampai dengan pukul 16.00. 4.5. Penggunaan Waktu Kerja Pengamatan tentang penggunaan waktu kerja dilakukan dengan metode work sampling. Pengamatan dilakukan selama dua hari berturut-turut sesuai jam kerja di setiap unit tata usaha yang telah ditentukan. Penggunaan metode work sampling, seperti yang dinyatakan oleh Barnes (1980) yang dikutip dari Indriana (2009), bertujuan untuk mengetahui persentase seorang karyawan menggunakan jam kerja mereka untuk bekerja dan tidak bekerja. Formulir work sampling dipersiapkan sebelum melakukan pengamatan. Contoh formulir work sampling dapat dilihat pada Lampiran 1. Hal-hal yang dilakukan dalam penggunaan metode work sampling yaitu : a. Mengamati kegiatan yang dilakukan oleh karyawan selama jam kerja dan membagi kegiatan-kegiatan tersebut ke dalam kategori produktif, tidak produktif, dan pribadi. b. Kegiatan pengamatan dilakukan setiap sepuluh menit per pengamatan. Jumlah pengamatan yang diperoleh dikalikan dengan sepuluh, karena lamanya pengamatan dilakukan selama sepuluh menit, sehingga diperoleh jumlah penggunaan waktu kerja dalam menit untuk setiap kategori kegiatan produktif, tidak produktif, maupun pribadi. Kegiatan produktif yang diamati di setiap unit tata usaha yaitu semua kegiatan yang berhubungan dengan penyelesaian pekerjaan administrasi akademik
39
dan kemahasiswaan seperti yang terdapat pada uraian tugas-tugas pokok di setiap unit tata usaha. Jenis-jenis kegiatan tidak produktif yang berhasil diamati dan hampir didapati di seluruh unit tata usaha yaitu mengobrol sesama karyawan, membaca koran atau majalah, menggunakan sambungan internet untuk hal-hal yang tidak perlu, terlambat datang kerja, dan pulang kerja lebih awal. Adapun kegiatan pribadi yang dilakukan oleh karyawan untuk menghilangkan penat atau kelelahan, yang berhasil diamati meliputi kegiatan makan, minum, shalat, tidur, mendengarkan musik dan olahraga ringan. Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja dengan metode work sampling selama dua hari terhadap karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada masing-masing unit tata usaha, dapat dilihat pada Tabel 4. Tabel 4. Jumlah penggunaan waktu kerja karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan Unit Tata Usaha ITSL ARL FKH ITK IPT MNH TEP TIN MAT BIK MAN GM IKK Rata-rata Rata-rata perhari Jam perhari
Total Waktu (menit) Jumlah 1 2 3 660 250 110 1020 540 280 200 1020 570 320 130 1020 480 320 220 1020 390 510 120 1020 610 290 120 1020 380 510 140 1030 370 520 130 1020 210 740 120 1070 490 490 110 1090 650 530 190 1370 510 410 100 1020 510 450 60 1020 490 432,31 134,62 1056,92
Persentase (%) 1 2 3 64,71 24,51 10,78 52,94 27,45 19,61 55,88 31,37 12,75 47,06 31,37 21,57 38,24 50,00 11,76 59,80 28,43 11,76 36,89 49,51 13,59 36,27 50,98 12,75 19,63 69,16 11,21 44,95 44,95 10,09 47,45 38,69 13,87 50,00 40,20 9,80 50,00 44,12 5,88 46,45 40,83 12,72
Total Persentase 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100
245
216,15
67,31
528,46
-
-
-
-
4,08
3,60
1,12
8,81
-
-
-
-
Keterangan : 1 = jenis kegiatan produktif 2 = jenis kegiatan tidak produktif 3 = jenis kegiatan pribadi Berdasarkan Tabel 4 dapat diketahui untuk jenis kegiatan yang bersifat produktif, jumlah penggunaan waktu dari seluruh unit tata usaha berkisar antara 19,63 persen hingga 64,71 persen. Jumlah penggunaan waktu oleh karyawan untuk kegiatan yang bersifat tidak produktif berkisar antara 24,51 persen hingga
40
69,16 persen dan untuk kegiatan yang bersifat pribadi berkisar antara 5,88 persen hingga 21,57 persen. Penggunaan waktu untuk kegiatan produktif seperti yang terlihat pada Gambar 3, yang paling tinggi terletak pada unit tata usaha departemen ITSL yaitu sebesar 64,71 persen atau 660 menit, sedangkan yang paling rendah terdapat pada unit tata usaha departemen MAT yaitu sebesar 19,63 persen atau 210 menit. Berdasarkan hasil pengamatan, tingginya angka penggunaan waktu untuk kegiatan produktif pada unit tata usaha ITSL dikarenakan aktivitas sehari-hari karyawan untuk kegiatan yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan dapat dikatakan cukup padat. Sebaliknya, rendahnya angka penggunaan waktu produktif pada unit tata usaha Matematika disebabkan oleh jumlah aktivitas sehari-hari karyawan untuk jenis kegiatan produktif yang sedikit dan karyawan sering tidak berada di tempat kerja. Unit tata usaha departemen MNH memiliki angka penggunaan waktu produktif sebesar 610 menit atau 59,80 persen atau tertinggi kedua setelah departemen ITSL. Hal ini disebabkan aktifitas yang bersifat produktif yang dilakukan oleh karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan unit tata usaha MNH pada hari pengamatan juga cukup padat dan beragam. Urutan tertinggi penggunaan waktu produktif berikutnya setelah departemen MNH adalah unit tata usaha pada FKH yaitu sebesar 55,88 persen dari keseluruhan waktu yang tersedia untuk bekerja. Berdasarkan hasil pengamatan, angka penggunaan waktu produktif oleh karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan di unit tata usaha FKH dipengaruhi oleh tugastugas akademik dan kemahasiswaan di lingkup fakultas yang cukup beragam. Hal ini menyebabkan jumlah kegiatan produktif yang dilakukan karyawan selama pengamatan cukup banyak. Berdasarkan hasil pengamatan baik di departemen TIN dan TEP, dapat diketahui bahwa selama pengamatan berlangsung karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan sering melakukan urusan pribadi mereka pada saat jam kerja. Hal ini menyebabkan unit tata usaha departemen TIN dan TEP memiliki urutan masing-masing kedua dan ketiga terendah dalam penggunaan
41
waktu untuk kegiatan produktif yaitu masing-masing dengan angka penggunaan waktu sebesar 370 dan 380 menit atau 36,27 persen dan 36,89 persen. Angka penggunaan waktu produktif karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha IPT yaitu sebesar 390 menit atau 38,24 persen. Angka penggunaan waktu produktif tersebut masih terbilang rendah. Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa sebagian pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan dikerjakan oleh bagian lain pada unit tata usaha IPT. Hal tersebut menyebabkan angka penggunaan waktu produktif rendah.
Penggunaan Waktu Produktif Persentase Penggunaan Waktu
70 60 50 40 30 20 10 0
Unit Tata Usaha
Gambar 3. Diagram batang penggunaan waktu kerja Jika dilihat secara keseluruhan, maka penggunaan waktu produktif oleh karyawan di setiap sampel unit tata usaha rata-rata kurang dari 70 persen (Gambar 3). Ilyas (2004) menyatakan bahwa waktu kerja produktif seseorang yang optimum mencapai 80 persen. Mengacu pada pernyataan Ilyas (2004) tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa karyawan bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan di setiap unit tata usaha yang diteliti belum optimal dalam menggunakan waktu kerja produktif. Hal lainnya yaitu hasil penelitian Indriana (2009) menunjukkan bahwa penggunaan waktu untuk kegiatan produktif oleh karyawan di bagian HRD Rumah Sakit Karya Bhakti Bogor mencapai 77,08
42
persen. Jika dibandingkan dengan hasil penggunaan waktu kerja oleh karyawan HRD, maka karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan di setiap unit tata usaha yang diamati kurang optimal dalam menggunakan waktu kerja produktif daripada karyawan HRD. Berdasarkan rata-rata persentase penggunaan waktu untuk setiap jenis kegiatan pada Tabel 4 dapat diketahui bahwa rata-rata persentase penggunaan waktu untuk jenis kegiatan produktif yaitu sebesar 46,45 persen, hampir mendekati nilai persentase untuk kegiatan tidak produktif yaitu 40,83 persen. Waktu produktif optimal adalah mencapai 80 persen. Berdasarkan hal ini, dapat disimpulkan bahwa rata-rata karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan menggunakan sebesar 33,55 persen waktu produktif mereka untuk mengerjakan kegiatan yang tidak produktif. Hal tersebut menyebabkan penggunaan waktu kerja untuk kegiatan yang produktif tidak optimal. Menurut hasil pengamatan secara umum, karyawan yang lebih banyak melakukan kegiatan tidak produktif dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut : 1. Kurangnya supervisi dari atasan langsung dikarenakan ruangan atasan pada beberapa unit tata usaha terletak jauh dari ruangan tempat karyawan bekerja. Hal ini menyebabkan karyawan bebas mengobrol, membaca koran atau majalah, menggunakan koneksi internet untuk hal-hal yang tidak perlu dan sebagainya. 2. Sulitnya beradaptasi di lingkungan baru bagi atasan yang baru ditempatkan di unit tata usaha tertentu, menyebabkan kekurangtegasan atasan dalam menegakkan aturan-aturan yang ada. 3. Karyawan yang mengerjakan urusan rumah atau pribadi pada waktu jam kerja, sehingga menyebabkan karyawan terlambat datang kerja atau pulang kerja lebih awal. 4. Pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan yang bersifat fluktuatif, artinya ada waktu-waktu tertentu karyawan sangat sibuk bekerja dan ada pula waktu tertentu dimana pekerjaan sangat sedikit. Karyawan menggunakan waktu sebesar 12,72 persen atau sebesar 134,62 menit untuk kegiatan pribadi. Jika dirata-ratakan per hari, maka karyawan rata-
43
rata menghabiskan sebanyak 67,31 menit atau 1,12 jam untuk kegiatan pribadi. Hal ini sesuai dengan jam untuk keperluan pribadi seperti makan, istirahat, dan sebagainya, yang ditetapkan bagi karyawan yang bekerja di lingkup IPB yaitu satu jam. 4.6.
Analisis Jumlah Kebutuhan Akademik dan Kemahasiswaan
Karyawan
bagian
Administrasi
Analisis mengenai jumlah kebutuhan karyawan untuk pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan dilakukan dengan menggunakan metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja. Pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan memiliki hasil kerja yang beragam misalnya hasil kerja melayani mahasiswa berbeda dengan hasil kerja membuat surat. Oleh karena itu, pendekatan perhitungan jumlah kebutuhan karyawan menggunakan pendekatan tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan sesuai Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004 yaitu sebagai berikut : a. Menetapkan waktu kerja Waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja terdiri terdiri dari hari kerja efektif dan jam kerja efektif. Waktu kerja efektif berlaku sama di seluruh unit tata usaha. Hari kerja efektif dapat dihitung dengan langkah-langkah berikut ini. Diketahui jumlah hari berdasarkan kalender 2010 adalah sebanyak 365 hari. Jumlah hari sabtu dan minggu adalah sebanyak 104 hari dalam setahun. Kemudian hari libur nasional pada tahun 2010 adalah sejumlah 14 hari dan cuti tahunan berdasarkan informasi dari Direktorat Sumberdaya Manusia IPB yaitu 11 hari. Total hari libur diperoleh dengan menjumlahkan hari sabtu dan minggu, dengan hari libur nasional dan cuti tahunan yaitu sebesar 129 hari. Terakhir, hari kerja efektif diperoleh dengan mengurangi jumlah hari pada kalender 2010 dengan total hari libur sehingga diperoleh hari kerja efektif yaitu sebanyak 236 hari. Karyawan IPB bekerja selama 8,5 jam per hari atau sebanyak 2550 menit per minggu (8,5 jam dikalikan dengan lima hari kerja). Jam kerja efektif adalah
44
jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air, melepas lelah, istirahat makan, dan sebagainya. Allowance diperkirakan rata-rata sekitar 30 persen dari jumlah jam kerja. Dengan demikian, jam kerja efektif karyawan IPB setelah dikurangi allowance menjadi 1785 menit per minggu atau 92820 menit per tahun. b. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas Setiap tugas pokok memiliki beban tugas yang menggambarkan seberapa banyak tugas tersebut dilakukan dalam satuan hasil dan jangka waktu tertentu. Misalnya pada unit tata usaha MNH (Lampiran 7) untuk tugas pelayanan akademik
mahasiswa
salah
satunya
adalah
membuat
surat-surat
yang
berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan. Beban tugas membuat surat selama setahun adalah 2000 surat. Standar kemampuan rata-rata menunjukkan berapa lama waktu yang diperlukan oleh seseorang untuk menyelesaikan pengetikan satu lembar surat, yaitu dalam hal ini 5 menit per surat. Waktu penyelesaian tugas (WPT) untuk kegiatan membuat surat yang berhubungan dengan akademik dihitung dengan mengalikan beban tugas selama setahun dengan standar kemampuan rata-rata yaitu 2000 lembar x 5 menit per lembar sama dengan 10000 menit per tahun dan seterusnya. Beban tugas (BT) dan standar kemampuan rata-rata (SKR) waktu penyelesaian setiap elemen tugas pokok diperoleh dari hasil wawancara terhadap karyawan di masing-masing unit tata usaha. Contoh hasil pengukuran waktu penyelesaian tugas dapat dilihat misalnya pada unit tata usaha yaitu MNH (Lampiran 7). Hasil perkalian antara beban tugas dan standar kemampuan ratarata untuk setiap tugas pokok kemudian dijumlahkan seperti yang terlihat pada Lampiran 7, sehingga total waktu penyelesaian tugas (∑ WPT) adalah 57025 menit per tahun. Perlu untuk diketahui bahwa seluruh beban tugas (BT) pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada setiap unit tata usaha sampel yang diteliti adalah beban tugas yang dihitung selama setahun dan standar kemampuan rata-rata penyelesaian tugas (SKR) dikonversikan ke dalam satuan menit sehingga satuan untuk waktu penyelesaian tugas (WPT) adalah menit per tahun. Adapun perhitungan waktu penyelesaian tugas administrasi akademik dan
45
kemahasiswaan pada setiap unit tata usaha secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 2-14. c. Menghitung Jumlah Kebutuhan Pegawai Jumlah kebutuhan karyawan dengan demikian dapat dihitung berdasarkan data yang diperoleh dari tahapan sebelumnya. Misalnya diketahui pada langkah b, total waktu penyelesaian tugas administrasi dan akademik pada unit tata usaha MNH adalah 57025 menit per tahun. Jam kerja efektif adalah 92820 menit per tahun. Jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha MNH dapat dihitung dengan membagi jumlah total waktu penyelesaian tugas dengan jam kerja efektif. Hasil pembagian kemudian dikalikan dengan satu orang sehingga diperoleh angka kebutuhan karyawan yaitu sebesar 0,61 orang dan dibulatkan ke atas menjadi satu orang. Adapun perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada seluruh unit tata usaha yang diteliti dapat dilihat pada Lampiran 2-14. Tabel 5. Ringkasan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan No.
Unit Tata Usaha
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
ITSL ARL FKH ITK IPT MNH TEP TIN MAT BIK MAN GM IKK
Kebutuhan Karyawan (orang) 0,71 0,69 0,60 0,41 0,10 0,61 0,57 0,54 0,15 0,31 0,42 0,58 0,35
Pembulatan (orang) 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada masing-masing unit tata usaha secara ringkas dapat dilihat pada Tabel 5. Angka kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan seluruh unit tata usaha berdasarkan uraian tugas pada Tabel 3, berkisar antara 0,10 hingga 1,29 orang. Meskipun pada akhirnya akan dilakukan pembulatan, perbedaaan
46
angka kebutuhan karyawan pada Tabel 5 dapat menunjukkan bagaimana gambaran beban kerja pada masing-masing unit tata usaha. Jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan di unit tata usaha IPT paling kecil diantara jumlah kebutuhan karyawan pada unit yang lainnya. Berbeda dengan jumlah kebutuhan karyawan pada unit lain, angka 0,10 juga cukup jauh dari angka pembulatan 1. Meskipun demikian, bukan berarti bahwa unit tata usaha di departemen IPT tidak memerlukan karyawan untuk pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan. Hal ini dikarenakan pekerjaan membutuhkan tenaga manusia untuk mengerjakannya. Berdasarkan informasi yang diperoleh dari unit tata usaha IPT dan berdasarkan hasil pengamatan, diketahui bahwa sebagian pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan dikerjakan pada bagian lain di unit tata usaha IPT. Hal ini menyebabkan berkurangnya beban kerja serta kecilnya angka kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan. Kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan dengan jumlah terkecil kedua setelah unit tata usaha IPT adalah jumlah kebutuhan karyawan yang terdapat pada unit tata usaha MAT yaitu sebesar 0,15. Menurut informasi yang diperoleh dari unit tata usaha departemen MAT dan berdasarkan hasil pengamatan, kecilnya angka jumlah kebutuhan karyawan disebabkan oleh sedikitnya jumlah unsur atau aktivitas dari tugas pokok administrasi akademik dan kemahasiswaan yang dibebankan kepada karyawan (Lampiran 11). Angka kebutuhan karyawan pada unit tata usaha departemen ITSL adalah yang paling tinggi dibandingkan unit tata usaha yang lain yaitu sebesar 0,71. Adapun kegiatan administrasi akademik dan kemahasiswaan di unit tata usaha MNH yang memiliki angka beban kerja yang tinggi dibandingkan tugas-tugas yang lain berdasarkan perhitungan waktu penyelesaian tugas yaitu meliputi : 1) Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar
mahasiswa, 2) Mengecek kelengkapan berkas administrasi
dan
penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa (Lampiran 2). 4.7. Perbandingan Jumlah Kebutuhan Karyawan terhadap Kondisi Aktual Berdasarkan hasil pembahasan pada subbab 4.6, dapat disimpulkan bahwa analisis kebutuhan sumberdaya manusia dengan pendekatan tugas per tugas
47
jabatan memberikan gambaran mengenai jumlah karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan yang dibutuhkan pada setiap unit tata usaha sesuai dengan uraian tugas yang ada pada Tabel 3. Adapun jumlah karyawan yang saat ini terdapat pada unit tata usaha dan jumlah karyawan yang dibutuhkan dapat dilihat pada Tabel 6. Tabel 6. Perbandingan jumlah kebutuhan karyawan dengan jumlah aktual karyawan No.
Unit Tata Usaha
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
ITSL ARL FKH ITK IPT MNH TEP TIN MAT BIK MAN GM IKK
Jumlah Kebutuhan Karyawan 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Jumlah Aktual Karyawan 1 2 5 3 2 2 2 2 1 2 2 2 2
Berdasarkan hasil perbandingan jumlah karyawan yang dibutuhkan terhadap jumlah riil atau aktual karyawan, dapat diketahui bahwa terdapat sebelas unit tata usaha memiliki kelebihan jumlah karyawan (Tabel 6). Jumlah kebutuhan karyawan pada unit tata usaha ITSL sama dengan jumlah aktualnya. Hal ini disebabkan rincian tugas administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha ITSL sudah cukup jelas sehingga hanya dibutuhkan satu orang untuk mengerjakan pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan. Hal ini dapat dibuktikan dengan angka kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha ITSL sebelum pembulatan yaitu 0,71 yang hampir mendekati angka kebutuhan karyawan satu orang. Berbeda halnya dengan unit tata usaha departemen MAT, meskipun jumlah kebutuhan karyawan dengan jumlah aktualnya sama namun hal tersebut disebabkan oleh aktivitas yang dibebankan kepada karyawan tidak terlalu banyak, sehingga lebih banyak waktu menganggur. Hal ini tampak pada angka kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha
48
Matematika sebelum pembulatan yang kecil diantara unit tata usaha lain yaitu 0,15. Kelebihan jumlah karyawan terdapat di sebelas unit tata usaha yaitu kecuali unit tata usaha ITSL dan MAT. Salah satunya yaitu unit tata usaha pada FKH yang memiliki jumlah aktual karyawan sebanyak lima orang. Berdasarkan hasil pengamatan diketahui bahwa kelima karyawan memiliki uraian tugas yang telah ditetapkan masing-masing. Akan tetapi, jika seluruh uraian tugas tersebut digabungkan dan dihitung beban kerjanya, maka pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan sesungguhnya dapat dikerjakan oleh satu orang. Kemudian pada unit tata usaha ITK, jumlah karyawan aktual adalah sebanyak tiga orang. Berdasarkan pengamatan dapat diketahui bahwa terdapat pembagian tugas yang tidak sama rata pada unit tata usaha tersebut. Perhitungan kebutuhan jumlah karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan di unit tata usaha ITK juga menghasilkan jumlah kebutuhan karyawan sebanyak satu orang (Tabel 6). Hal lainnya pada Tabel 6 yaitu terdapat sembilan unit tata usaha yang memiliki jumlah aktual karyawan sebanyak dua orang, padahal perhitungan kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit-unit tata usaha tersebut menghasilkan jumlah kebutuhan karyawan rata-rata sebanyak satu orang. Berdasarkan pengamatan dapat diketahui bahwa rata-rata karyawan merasakan beban kerja yang mereka emban berlebih sehingga mereka merasa perlu tambahan karyawan untuk pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan. Mangkuprawira (2003) menyatakan jika karyawan bekerja di bawah standar, dapat berarti estimasi standar yang ditetapkan lebih tinggi dibanding kapasitas karyawan itu sendiri sehingga beban kerja yang diemban terasa berlebih. Kelebihan jumlah karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada sebelas unit tata usaha mengindikasikan bahwa dibutuhkan karyawan dengan kapasitas yang lebih tinggi untuk mengerjakan beban kerja yang ada sehingga dapat dikerjakan oleh satu orang. Hal ini untuk menghindari institusi menggaji karyawan lebih banyak dari yang seharusnya atau dengan kata lain untuk menghindari inefisiensi biaya.
49
4.8.
Faktor-Faktor Perbedaan Nilai Beban Kerja Karyawan Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Angka beban kerja karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan
pada setiap unit tata usaha yang tercermin dalam total waktu penyelesaian tugas (WPT) adalah berbeda-beda. Faktor-faktor yang mempengaruhi perbedaan besarnya beban kerja karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada masing-masing unit tata usaha, menurut hasil pengamatan adalah sebagai berikut: 1. Jumlah mahasiswa pada setiap jurusan atau departemen. Semakin besar jumlah mahasiswa, semakin banyak pula jumlah kegiatan pelayanan akademik yang dilakukan karyawan terhadap mahasiswa, sehingga beban kerja yang diemban semakin tinggi 2. Jumlah mata kuliah yang terdapat pada setiap departemen. Semakin banyak jumlah mata kuliah, maka semakin besar beban kerja untuk pekerjaan yang berhubungan dengan penyelenggaraan perkuliahan. 3. Perbedaan karakter setiap jurusan atau departemen. Misalnya, ada beberapa departemen yang menerapkan praktek lapang bagi mahasiswa dan ada pula yang tidak. Penerapan praktek lapang akan menambah pekerjaan bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan, sehingga beban kerja akan bertambah. 4. Kebijakan pada setiap departemen yang berbeda dalam hal langkah-langkah kerja untuk suatu tugas pokok atau unsur tugas tertentu, sehingga lamanya waktu penyelesaian untuk tugas pokok yang sama dapat berbeda-beda di setiap unit tata usaha. Hal ini mengakibatkan beban kerja yang diemban akan berbeda pula. 4.9. Implikasi Manajerial Perhitungan kebutuhan karyawan berdasarkan beban kerja karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha merupakan dasar bagi perencanaan sumberdaya manusia pada Institut Pertanian Bogor. Perencanaan SDM merupakan langkah awal dalam menyiapkan SDM yang berkompeten sesuai bidangnya sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat terwujud dan tujuan perusahaan dapat tercapai (Mangkuprawira, 2003). Kelebihan
50
jumlah SDM dapat memicu terjadinya inefisiensi organisasi, terutama menyangkut pembiayaan tenaga kerja. Institut Pertanian Bogor perlu mengkaji ulang mengenai analisis pekerjaan di unit-unit tata usaha lingkup departemen. Hal-hal yang perlu dikaji ulang misalnya mengenai uraian tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan. Unsur dari suatu tugas yang lebih rinci dan sama di setiap unit tata usaha diperlukan agar beban kerja lebih terstandar sehingga jumlah karyawan di seluruh unit tata usaha dapat seragam dan sesuai dengan beban kerja yang telah ditetapkan. Selain itu, diperlukan pelatihan bagi karyawan untuk meningkatkan kapasitas sesuai dengan uraian tugas yang dikerjakan. Kelebihan jumlah tenaga kerja dapat diatasi dengan cara memperluas pekerjaan dan memperkaya pekerjaan. Perluasan pekerjaan berarti memberikan tambahan aktivitas dengan level yang sama kepada pekerja sehingga meningkatkan jumlah aktivitas yang mereka kerjakan misalnya pekerja yang awalnya hanya mengetik surat dapat membuat konsep surat. Memperkaya pekerjaan berarti merencanakan kembali pekerjaan dengan cara meningkatkan kesempatan pekerja untuk mengalami perasaan tanggung jawab, pencapaian, pertumbuhan dan pengakuan. Perluasan pekerjaan dan pemerkayaan pekerjaan juga dapat membantu mengurangi besarnya jumlah penggunaan waktu yang tidak produktif oleh karyawan. Analisis mengenai jumlah kebutuhan tenaga kerja dapat pula berimplikasi pada sumber daya lainnya seperti keuangan organisasi IPB. Bagian keuangan organisasi perlu menetapkan anggaran biaya tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan organisasi saat ini. Untuk itu, informasi mengenai jumlah tenaga kerja yang tepat sangat diperlukan. Adanya kelebihan jumlah tenaga kerja akan menyebabkan pengeluaran biaya yang tidak efisien.
V. KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan Tugas-tugas pokok administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha yaitu pelayanan akademik mahasiswa, pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa, penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi, dan ujian, serta pengarsipan. Masing-masing tugas memiliki unsur-unsur atau bagian terkecil dari tugas-tugas pokok. Berdasarkan hasil pengamatan diketahui bahwa karyawankaryawan yang bekerja pada unit tata usaha seluruh departemen di IPB bekerja lima hari dalam seminggu dari hari Senin hingga Jumat atau sebanyak 261 hari kerja dalam setahun. Adapun jam kerja karyawan per hari yaitu sejak pukul 07.30 sampai dengan pukul 16.00. Berdasarkan rata-rata persentase penggunaan waktu oleh karyawan administrasi dan akademik secara keseluruhan unit tata usaha untuk setiap jenis kegiatan, dapat disimpulkan bahwa rata-rata karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan menggunakan sebesar 33,55 persen waktu produktif mereka untuk mengerjakan kegiatan yang tidak produktif. Hal tersebut menyebabkan penggunaan waktu kerja untuk kegiatan yang produktif tidak optimal. Sedangkan untuk jenis kegiatan pribadi, rata-rata karyawan menghabiskan sebanyak 67,31 menit atau 1,12 jam per hari untuk kegiatan pribadi. Hal ini sesuai dengan jam untuk keperluan pribadi seperti makan, istirahat, dan sebagainya, yang ditetapkan bagi karyawan yang bekerja di lingkup IPB yaitu satu jam. Jumlah kebutuhan karyawan untuk pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan berdasarkan beban kerja yaitu rata-rata sebanyak satu orang di setiap unit tata usaha. Menurut hasil perbandingan jumlah kebutuhan karyawan terhadap jumlah riil atau aktual yang terdapat di unit tata usaha, dapat diketahui bahwa terdapat sebelas unit tata usaha memiliki kelebihan jumlah karyawan. Faktor-faktor yang mempengaruhi perbedaan besarnya beban kerja karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada masing-masing unit tata usaha yaitu jumlah mahasiswa pada setiap jurusan atau departemen, dan jumlah mata kuliah di setiap departemen serta perbedaan karakter setiap jurusan atau departemen. Selain itu, kebijakan pada setiap departemen yang berbeda
52
dalam hal langkah-langkah kerja untuk suatu tugas pokok tertentu juga dapat mempengaruhi perbedaan nilai beban kerja. 2. Saran Adapun beberapa saran yang diajukan dari skripsi dan diharapkan dapat bermanfaat yaitu : a. Institut Pertanian Bogor sebaiknya mengkaji ulang mengenai analisis pekerjaan di unit tata usaha lingkup departemen. Hal-hal yang perlu dikaji ulang misalnya mengenai uraian tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan. Unsur tugas yang lebih rinci dan sama di setiap unit tata usaha diperlukan agar beban kerja lebih terstandar sehingga jumlah karyawan di seluruh unit tata usaha dapat seragam dan sesuai dengan beban kerja yang ditetapkan. b. Mengadakan pelatihan bagi karyawan untuk meningkatkan kapasitas sesuai dengan uraian tugas yang dikerjakan. c. Kelebihan jumlah tenaga kerja sebaiknya dapat diatasi misalnya dengan memperluas pekerjaan dan memperkaya pekerjaan. Perluasan dan pemerkayaan pekerjaan juga dapat membantu mengurangi besarnya jumlah penggunaan waktu yang tidak produktif oleh karyawan. d. Supervisi dari atasan terhadap bawahan perlu ditingkatkan. e. Studi banding antar departemen mengenai pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan untuk memberi gambaran sekaligus membandingkan langkah-langkah penyelesaian kerja dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. f. Untuk penelitian selanjutnya, disarankan agar menelaah mengenai bagaimana pembuatan standar beban kerja untuk pekerjaan-pekerjaan lain di unit tata usaha.
53
DAFTAR PUSTAKA Dessler, G. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Indeks, Jakarta. Hasan, M. I. 2002. Pokok-Pokok Materi Metodologi Penelitian dan Aplikasinya. Ghalia Indonesia, Jakarta. Ilyas, Y. 2004. Perencanaan SDM Rumah Sakit : Teori, Metoda dan Formula. Fakultas Kesehatan Mayarakat, Universitas Indonesia, Depok. Indriana, N. 2009. Analisis Kebutuhan Tenaga berdasarkan Beban Kerja di Bagian Human Resource Departement (HRD) Rumah Sakit Karya Bhakti Bogor. Skripsi pada Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil. Lituhayu, R. 2008. Analisis Beban Kerja dan Kinerja Karyawan (Studi Kasus pada Head Office) PT Lerindo Internasional Jakarta. Skripsi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Mangkuprawira, S. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik. PT. Ghalia Indonesia, Jakarta. Moekijat. 2008. Analisis Jabatan. CV. Mandar Maju, Bandung. Nasution, S. 2003. Metode Research (Penelitian Ilmiah). Bumi Aksara, Jakarta. Rencana Strategis IPB 2008-2013. http://www.ipb.ac.id. [25 Februari 2010] Rivai, H. V. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan, Dari Teori ke Praktik. PT. Rajagrafindo Persada, Jakarta. Rivai, H. V. dan E. J. Sagala. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan Dari Teori ke Praktik. Rajawali Pers, Jakarta. Robot, F. J. M. 2009. Analisis Beban Kerja Perawat Pelaksana dalam Mengevaluasi Kebutuhan Tenaga Perawat di Ruang Rawat Inap Rumah Sakit Umum Prof. dr R. D. Kandou Manado. Tesis pada Fakultas Ilmu Keperawatan, Universitas Indonesia. Saragih, A. 2004. Analisis Beban Kerja, Kompensasi dan Kepuasan Kerja Karyawan Puskesmas (Studi Kasus Puskesmas Bogor Timur Kota Bogor). Skripsi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.
54
Setyawan, T. 2008. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus MDF Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom, Bogor). Skripsi pada Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Siagian, S. P. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi Aksara, Jakarta.
55
LAMPIRAN
56 55
Lampiran 1. Formulir work sampling Bagian Tanggal Tempat
: : : Kegiatan yang dilakukan pegawai
Waktu Produktif 07:00 07:10 07:20 07:30 07:40 07:50 08:00 08:10 08:20 08:30 08:40 08:50 09:00 09:10 09:20 09:30 09:40 09:50 10:00 10:10 10:20 10:30 10:40 10:50 11:00 11:10 11:20 11:30 11:40 11:50 12:00 12:10 12:20 12:30 12:40 12:50 13:00
Tidak Produktif
Pribadi
Keterangan
56 57
Lanjutan Lampiran 1. Kegiatan yang dilakukan pegawai Waktu Produktif 13:10 13:20 13:30 13:40 13:50 14:00 14:10 14:20 14:30 14:40 14:50 15:00 15:10 15:20 15:30 15:40 15:50 16:00
Tidak Produktif
Pribadi
Keterangan
Lampiran 2. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha ITSL Tugas-Tugas Pokok Pelayanan akademik mahasiswa Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Pengarsipan
Unsur Tugas Pokok Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan Pendistribusian transkrip nilai per semester Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah Merekap daftar hadir setiap mata kuliah Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja
BT
SKR
2360 surat
3 menit/surat
WPT (BTxSKR) 7080
-
-
-
-
-
-
90 mahasiswa
300 menit/mahasiswa
27000
90 mahasiswa
300 menit/mahasiswa
27000
23 mata kuliah
20 menit/mata kuliah
460
23 mata kuliah
15 menit/mata kuliah
345
23 mata kuliah
90 menit/mata kuliah
2070
-
-
-
-
-
-
-
-
-
236 hari
10 menit/hari ∑ WPT Kebutuhan Pegawai
2360 66315 0,71
Keterangan : BT = jumlah beban tugas selama setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun) Hari kerja efektif
= 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif
= 92820 menit per tahun 57
Lampiran 3. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha ARL Tugas-Tugas Pokok Pelayanan akademik mahasiswa Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Pengarsipan
Unsur Tugas Pokok Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan Pendistribusian transkrip nilai per semester Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah Merekap daftar hadir setiap mata kuliah Memeriksa berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja
BT
SKR
2360 surat -
10 menit/surat -
WPT (BTxSKR) 23600 -
20 hari kerja
180 menit/hari
3600
65 mahasiswa
240 menit/mahasiswa
15600
65 mahasiswa
240 menit/mahasiswa
15600
19 mata kuliah
15 menit/mata kuliah
285
19 mata kuliah
15 menit/mata kuliah
285
65 mahasiswa
15 menit/mahasiswa
975
-
-
19 mata kuliah 236 hari
30 menit/mata kuliah
15 menit/hari ∑ WPT Kebutuhan Pegawai
570 3540 64055 0,69
Keterangan : BT = jumlah beban tugas selama setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun) Hari kerja efektif
= 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif
= 92820 menit per tahun 58
Lampiran 4. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha FKH Tugas-Tugas Pokok Pelayanan akademik mahasiswa
Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Pengarsipan
Unsur Tugas Pokok Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan Pendistribusian transkrip nilai per semester Legalisasi ijazah Membuat rekapitulasi IPK mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah Merekap daftar hadir setiap mata kuliah Memeriksa berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja
BT
SKR
WPT (BTxSKR)
1500 surat
10 menit/surat
15000
2 semester 160 ijazah 2 semester
10 menit/semester 3 menit/ijazah 2160 menit/semester
20 480 4320
-
-
160 mahasiswa 160 mahasiswa 43 mata kuliah
100 menit/mahasiswa 100 menit/mahasiswa
16000 16000
15 menit/mata kuliah
645
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
236 hari
15 menit/hari ∑ WPT Kebutuhan Pegawai
3540 56005 0,60
Keterangan : BT = jumlah beban tugas selama setahun (thn) SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas (menit) WPT = waktu penyelesaian tugas (menit per tahun) = 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif
= 92820 menit per tahun
59
Hari kerja efektif
Lampiran 5. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha ITK Tugas-Tugas Pokok Pelayanan akademik mahasiswa Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Pengarsipan
Unsur Tugas Pokok Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan Pendistribusian transkrip nilai per semester Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah Merekap daftar hadir setiap mata kuliah Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja
BT
SKR
500 surat
10 menit/surat
2 semester
10 menit/semester
-
-
WPT (BTxSKR)
5000
20 -
65 mahasiswa
200 menit/mahasiswa
13000
65 mahasiswa
200 menit/mahasiswa
13000
21 mata kuliah
5 menit/mata kuliah
105
21 mata kuliah
15 menit/mata kuliah
315
21 mata kuliah
30 menit/mata kuliah
630
65 mahasiswa
15 menit/mahasiswa
975
21 mata kuliah
30 menit/mata kuliah
630
19 mata kuliah
30 menit/mata kuliah
570
3540 37785 0,41
236 hari
15 menit/hari ∑ WPT Kebutuhan Pegawai
Keterangan : BT = jumlah beban tugas selama setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun) Hari kerja efektif
= 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif
= 92820 menit per tahun 60
Lampiran 6. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha IPT Tugas-Tugas Pokok Pelayanan akademik mahasiswa Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Pengarsipan
Unsur Tugas Pokok Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan Pendistribusian transkrip nilai per semester Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah Merekap daftar hadir setiap mata kuliah Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja
BT
SKR
132 surat
10 menit/surat
2 semester
10 menit/semester
-
-
115 mahasiswa 115 mahasiswa
WPT (BTxSKR) 1320 20 -
10 menit/mahasiswa
1150
10 menit/mahasiswa
1150
21 mata kuliah
15 menit/mata kuliah
315
21 mata kuliah
15 menit/mata kuliah
315
21 mata kuliah
180 menit/mata kuliah
3780
-
-
-
21 mata kuliah
30 menit/mata kuliah
630
21 mata kuliah
30 menit/mata kuliah
630
-
∑ WPT Kebutuhan Pegawai
9310 0,10
Keterangan : BT SKR WPT
= jumlah beban tugas selama setahun = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif
= 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif
= 92820 menit per tahun 61
Lampiran 7. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha MNH Tugas-Tugas Pokok Pelayanan akademik mahasiswa Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Pengarsipan
Unsur Tugas Pokok Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan Pendistribusian transkrip nilai per semester Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah Merekap daftar hadir setiap mata kuliah Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja
BT
SKR
2000 surat
5 menit/surat
WPT (BTxSKR) 10000
-
-
-
-
-
-
100 mahasiswa 100 mahasiswa 21 mata kuliah
180 menit/mahasiswa
18000
180 menit/mahasiswa
18000
60 menit/mata kuliah
1260
-
-
-
21 mata kuliah 100 mahasiswa
240 menit/mata kuliah
5040
10 menit/mahasiswa
1000
21 mata kuliah
5 menit/mata kuliah
105
21 mata kuliah
60 menit/mata kuliah
1260
236 hari
10 menit/hari ∑ WPT Kebutuhan Pegawai
2360 57025 0,61
Keterangan : BT = jumlah beban tugas selama setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun) Hari kerja efektif
= 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif
= 92820 menit per tahun 62
Lampiran 8. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha TEP Tugas-Tugas Pokok Pelayanan akademik mahasiswa Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Pengarsipan
Unsur Tugas Pokok Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan Pendistribusian transkrip nilai per semester Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah Merekap daftar hadir setiap mata kuliah Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja
BT
SKR
237 surat
10 menit/surat
2 semester
15 menit/semester
-
-
100 mahasiswa 100 mahasiswa 36 mata kuliah
WPT (BTxSKR) 2370 30 -
200 menit/mahasiswa
20000
200 menit/mahasiswa
20000
20 menit/mata kuliah
720
-
-
-
36 mata kuliah
200 menit/mata kuliah
7200
-
-
-
36 mata kuliah
10 menit/mata kuliah
360
36 mata kuliah
60 menit/mata kuliah
2160
-
∑ WPT Kebutuhan Pegawai
52840 0,57
Keterangan : BT = jumlah beban tugas selama setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun) Hari kerja efektif
= 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif
= 92820 menit per tahun 63
Lampiran 9. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha TIN Tugas-Tugas Pokok Pelayanan akademik mahasiswa Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Pengarsipan
Unsur Tugas Pokok Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan Pendistribusian transkrip nilai per semester Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah Merekap daftar hadir setiap mata kuliah Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja
BT
SKR
500 surat
5 menit/surat
2 semester
15 menit/semester
-
-
110 mahasiswa 110 mahasiswa 35 mata kuliah 110 mahasiswa
WPT (BTxSKR) 2500 30 -
180 menit/mahasiswa
19800
180 menit/mahasiswa
19800
60 menit/mata kuliah
2100
-
-
-
-
30 menit/mahasiswa
3300
35 mata kuliah
15 menit/mata kuliah
525
35 mata kuliah
60 menit/mata kuliah
2100
-
∑ WPT Kebutuhan Pegawai
50155 0,54
Keterangan : BT = jumlah beban tugas selama setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun) Hari kerja efektif
= 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif
= 92820 menit per tahun 64
Lampiran 10. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha MAT Tugas-Tugas Pokok Pelayanan akademik mahasiswa Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Pengarsipan
Unsur Tugas Pokok Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan Pendistribusian transkrip nilai per semester Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah Merekap daftar hadir setiap mata kuliah Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja
BT
SKR
232 surat
5 menit/surat
WPT (BTxSKR) 1160
-
-
-
-
-
-
100 mahasiswa 100 mahasiswa 31 mata kuliah
60 menit/mahasiswa
6000
60 menit/mahasiswa
6000
15 menit/mata kuliah
465
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
∑ WPT Kebutuhan Pegawai
13625 0,15
Keterangan : BT = jumlah beban tugas selama setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas (menit) WPT = waktu penyelesaian tugas (menit per tahun) Hari kerja efektif
= 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif
= 92820 menit per tahun
65
Lampiran 11. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha BIK Tugas-Tugas Pokok Pelayanan akademik mahasiswa Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Pengarsipan
Unsur Tugas Pokok Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan Pendistribusian transkrip nilai per semester Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah Merekap daftar hadir setiap mata kuliah Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja
BT
SKR
WPT (BTxSKR)
150 surat
10 menit/surat
2 semester
10 menit/semester
70 mahasiswa
100 menit/mahasiswa
7000
70 mahasiswa
100 menit/mahasiswa
7000
70 mahasiswa
100 menit/mahasiswa
7000
18 mata kuliah
20 menit/mata kuliah
360
1500 20
-
-
-
-
-
-
70 mahasiswa -
-
18 mata kuliah 236 hari
30 menit/mahasiswa
60 menit/mata kuliah
10 menit/hari ∑ WPT Kebutuhan Pegawai
2100 1080 2360 28420 0,31
Keterangan : BT = jumlah beban tugas selama setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun) Hari kerja efektif
= 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif
= 92820 menit per tahun 66
Lampiran 12. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha MAN Tugas-Tugas Pokok Pelayanan akademik mahasiswa Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Pengarsipan
Unsur Tugas Pokok Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan Pendistribusian transkrip nilai per semester Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah Merekap daftar hadir setiap mata kuliah Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja
BT
SKR
1000 surat
5 menit/surat
WPT (BTxSKR) 5000
-
-
-
-
-
-
120 mahasiswa 120 mahasiswa 25 mata kuliah
120 menit/mahasiswa
14400
120 menit/mahasiswa
14400
60 menit/mata kuliah
1500
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
25 mata kuliah 236 hari
60 menit/mata kuliah
10 menit/hari ∑ WPT Kebutuhan Pegawai
1500 2360 39160 0,42
Keterangan : BT = jumlah beban tugas selama setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun) Hari kerja efektif
= 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif
= 92820 menit per tahun 67
Lampiran 13. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha GM Tugas-Tugas Pokok Pelayanan akademik mahasiswa Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Pengarsipan
Unsur Tugas Pokok Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan Pendistribusian transkrip nilai per semester Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah Merekap daftar hadir setiap mata kuliah Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja
BT
SKR
600 surat
5 menit/surat
WPT (BTxSKR) 3000
-
-
-
-
-
-
90 mahasiswa
200 menit/mahasiswa
18000
90 mahasiswa
200 menit/mahasiswa
18000
28 mata kuliah
30 menit/mata kuliah
840
28 mata kuliah
10 menit/mata kuliah
280
28 mata kuliah
150 menit/mata kuliah
4200
90 mahasiswa
15 menit/mahasiswa
1350
-
-
28 mata kuliah 236 hari
30 menit/mata kuliah
30 menit/hari ∑ WPT Kebutuhan Pegawai
840 7080 53590 0,58
Keterangan : BT = jumlah beban tugas selama setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun) Hari kerja efektif
= 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif
= 92820 menit per tahun 68
Lampiran 14. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha IKK Tugas-Tugas Pokok Pelayanan akademik mahasiswa Pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa
Penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi dan ujian
Pengarsipan
Unsur Tugas Pokok Membuat surat-surat yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan Pendistribusian transkrip nilai per semester Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan kolokium mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa Memasukkan nilai mahasiswa ke database melalui program SIMAK untuk setiap mata kuliah Membagikan dan merekap lembar EPBM untuk setiap mata kuliah Merekap daftar hadir setiap mata kuliah Memeriksa dan memproses berkas mahasiswa untuk pelaksanaan Praktek Lapang Menyiapkan berita acara dan daftar hadir perkuliahan maupun praktikum Menyiapkan berkas-berkas untuk pelaksanaan ujian dan menyerahkan kepada pengawas Mengarsipkan surat maupun dokumen setiap hari kerja
BT
SKR
100 surat
15 menit/surat
2 semester
10 menit/semester
-
-
WPT (BTxSKR) 1500 20 -
50 mahasiswa
200 menit/mahasiswa
10000
50 mahasiswa
200 menit/mahasiswa
10000
21 mata kuliah
60 menit/mata kuliah
1260
-
-
-
21 mata kuliah
240 menit/mata kuliah
5040
-
-
-
21 mata kuliah
5 menit/mata kuliah
105
21 mata kuliah
60 menit/mata kuliah
1260
236 hari
15 menit/hari ∑ WPT Kebutuhan Pegawai
3540 32725 0,35
Keterangan : BT = jumlah beban tugas selama setahun SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun) Hari kerja efektif
= 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif
= 92820 menit per tahun 69
