Welkom! Het Nieuwe Werken en Lean Six Sigma
Amsterdam, ABN AMRO 1 december 2011
NeWork
Old Work vs New Work, 50 issues for discussion (You Tube, “50 issues”)
Filmpje “50 issues on Old Work vs New Work” You Tube link: http://www.youtube.com/watch?v=8_ilUXLNeVU
HNW bij ABN AMRO
Angela Hagen-Verdooren
Onderwerpen ► Keuzes HNW programmateam
► Invoering van HNW
► Ontwikkelde hulmiddelen
4
Commitment vanuit de top
5
Filmpje Het Nieuwe Werken bij AA Zie ook You Tube: http://www.youtube.com/watch?v=x2kJsr5nYzo
6
Bottom-up aanpak § Initiatief vanuit medewerkers § Goedkeuring Raad van Bestuur, echter § HNW niet op strategische agenda door: - Separatie (RBS, Banco Santander, Fortis België) - Remedy (deel zakelijke activiteiten naar Deutsche Bank) - Integratie Fortis en ABN AMRO (resourcing, systeemintegratie) § Geen vaandeldragers in de top § Daarom start met pilots § Olievlekwerking vanuit succes pilots 7
Visie ABN AMRO op HNW Medewerkers kunnen effectiever en efficiënter werken, daarvoor is flexibiliteit het kernbegrip. De medewerker bepaalt zelf waar, wanneer en met wie hij werkt. Altijd in overleg met de leidinggevende en binnen kaders vastgesteld door de business line.
8
De vier dimensies van HNW bij ABN AMRO Plaats- en tijdonafhankelijk werken Dit gaat over jezelf; jij kunt besluiten om op andere tijden en plaatsen te gaan werken. Effectief en efficiënt werken Als jij elders gaat werken, is het belangrijk dat je ook op afstand goed kunt samenwerken met je collega s. Gebruik van faciliteiten Voor het (samen)werken op afstand kun je gebruik maken van diverse faciliteiten. Ook zul je met elkaar afspraken moeten maken over het opslaan van kennis. Flexibiliteit in aansturing HNW gaat over anders leidinggeven (loslaten, coachen en vertrouwen geven), maar ook over het nemen van verantwoordelijkheid en het maken van duidelijke (resultaat)afspraken. 9
Invoering van HNW
Uitgangspunten voor het invoeren van HNW 1. Bottom up } Verleiding vormt de basis om te starten met HNW } Er wordt gestart met mensen en afdelingen die enthousiast zijn over HNW } Olievlekwerking; vanuit succesvolle implementaties worden andere afdelingen ook enthousiast (gemaakt) 2. Bewustwording } Er wordt vooralsnog met bestaande faciliteiten gewerkt } Deze bestaande faciliteiten worden nu veelal onvoldoende gebruikt 3. Business Line } } } }
Verantwoordelijk voor de implementatie van HNW CA’s per afdeling zijn de voortrekkers en ambassadeurs Werkgroep van CA’s bereidt de implementatie voor HNW Programmateam treedt op als intern consultant
11
HNW traject in stappen 1. Intake
2. Kick-off
3. 0- meting
4. HNW scenario
5. Voorstel HNW traject
6. Uitrol HNW Traject 1-meting
7. 2-meting evaluatie
► Het traject start met een Go beslissing door het MT van de Business Line ► Tijdens een kick-off worden de medewerkers op de hoogte gebracht van de start ► De 0-meting (online vragenlijst over de vier dimensies van HNW) wordt ingevuld door alle medewerkers van de Business Line en staat 2 weken open ► Op basis van deze resultaten wordt een HNW Scenario voorgelegd aan het MT ► Vervolgens wordt een implementatietraject ontwikkeld en voorgelegd aan het MT ► Tijdens en na afloop van de implementatie vinden 1- en 2-metingen plaats, om de ontwikkeling ten opzichte van de 0-meting te monitoren ► Negen maanden na de start van de implementatie gaat de afdeling zelfstandig met HNW verder; dan wordt ook bekeken of de vooraf gestelde doelstellingen zijn behaald 12
De implementatie is een reis
13
Ontwikkelde hulpmiddelen
14
Ontwikkelde hulpmiddelen } Presentaties en workshops voor MT s (informeren en enthousiasmeren) } Workshops voor CA s per Business Line (voorbereiding implementatie) } Basis HNW scenario s } Voorbeelden van teamafspraken } Startbijeenkomst voor medewerkers } Opleidingsprogramma voor leidinggevenden } Bijeenkomsten voor CA s uit alle Business Lines (informeren en kennisuitwisseling) } HNW Toolbox op SharePoint (informatie over Tools en Best Practices van ander implementaties) } HNW kennisnetwerk op ABN AMRO Arena 15
Workshops voor CA s Een werkgroep van CA s uit de Business Line bereiden samen met de HNW consultant de implementatie van HNW voor De werkgroep volgt drie workshops: } Workshop 1: Informatie en brainstorm } Workshop 2: Resultaten 0-meting en HNW scenario } Workshop 3: Teamafspraken en activiteitenplanning
1. Intake
2. Kick-off
1
3. 0- meting
4. HNW scenario
2
5. Voorstel HNW traject
6. Uitrol HNW Traject 1-meting
7. 2-meting evaluatie
3 16
Voorbeeld HNW scenario Plaats- & Tijdonafhankelijk werken
Effectief & Efficiënt werken
► Medewerkers delen naar eigen inzicht hun werktijden in, met in acht name van organisatie- en teambelang.
► Medewerkers & managers zetten hun agenda s open voor collega s
Dit houdt in dat er ook s avonds en in het weekend contracturen gemaakt kunnen worden en privéactiviteiten overdag plaats kunnen vinden
► Medewerkers & managers gebruiken Sametime en houden hun status up-to-date
► Er is maximale keuzevrijheid in thuis en/of elders werken Hiervan kan afgeweken worden in organisatorisch of teambelang ► Iedereen respecteert en accepteert elkaars keuzes ► Medewerkers en managers geven hun bereikbaarheid overdag, s avonds en in het weekend aan ► Het kantoor is niet alleen meer een werkplek, maar (vooral) een ontmoetingsplek
► Medewerkers & managers hebben afspraken over aanwezigheid bij vergaderingen/ overleg (face to face, conf. Call, webex, etc.). Hierdoor wordt het aantal reiskilometers geminimaliseerd ► Er zijn op alle niveaus structurele afspraken m.b.t. (laag drempelige) sociale contacten om betrokkenheid en teamcohesie te waarborgen ► Medewerkers gebruiken bewust verschillende communicatiemiddelen (chat, mail, telefoon, webex, etc.) ► Medewerkers loggen uit en ruimen hun werkplek leeg als ze voor 2 uur of langer van hun plek af zijn ► Medewerkers en managers krijgen en geven gevraagd en ongevraagd feedback op HNW gedrag (afspreken is aanspreken) 17
Voorbeeld HNW scenario Gebruik van faciliteiten
Flexibiliteit in aansturing
► Iedere medewerker is mobiel bereikbaar (telefoon of BB)
► De stijl van leidinggeven is coachend o.b.v. vertrouwen en loslaten
► Medewerkers delen hun kennis door optimaal gebruik te maken van verschillende middelen zoals groepsmappen, SharePoint, arena, etc.
► Leidinggevenden sturen op resultaat en evalueren (indien gewenst) tussentijds
► Ideeën in een vroeg stadium voorleggen aan collega s via ABN AMRO Arena
► Leidinggevenden geven verantwoordelijkheid; medewerkers nemen verantwoordelijkheid ► Leidinggevende heeft een voorbeeldfunctie bij het verbinden van het team
18
HNW opleidingsprogramma voor LG
Voor-‐ Bereiding WS 1
WS 1 Aan de slag met HNW
Met afdeling aan de slag
Ervaren in de prakFjk
Output: Inzicht in eisen HNW & persoonlijk acFeplan leiderschap
Output: InspiraFe, tools en acFeplan om te starten met HNW
Telefonische intake
WS 2 Het Nieuwe Leiding geven
intervisie sessie
Keuze modules
intervisie sessie
Bedrijfsbezoek
intervisie sessie
Webinar
Webinar
HNW Online
19
Communicatie met CA s CA update ► Doel: Informeren over laatste HNW ontwikkelingen ► Vorm: Webmeeting ► Frequentie: 1x per 2 maanden CA bijeenkomst ► Doel: Uitwisselen ervaringen en Best Practices ► Vorm: Fysieke bijeenkomst met borrel na afloop ► Frequentie: 1x per 2 maanden CA Nieuwsbrief ► Doel: Communiceren van de uitkomsten van de laatste CA overleggen ► Vorm: E-mail ► Frequentie: Na afloop van een CA update of bijeenkomst
20
HNW SharePoint voor CA s We hebben een HNW SharePoint ingericht met allerlei handige informatie over HNW: HNW Toolbox met informatie over Tools om op afstand samen te kunnen werken Beste Practices van andere afdelingen (Case for Change, HNW scenario s, teamafspraken) Lijst van CA s per Business Line Presentaties van de CA overleggen en CA updates
21
HNW kennisnetwerk op ABN AMRO Arena ABN AMRO heeft een eigen social media platform. Hierop heeft HNW een kennisnetwerk om met collega s uit de hele bank kennis over HNW uit te wisselen en vragen te stellen.
22
HNW praktijkervaringen
David Minderhoud
23
Onderwerpen
1. Pilot HNW in Delft/Zoetermeer in vogelvlucht 2. De theorie van HNW 3. De heilzame werking van HNW: de 1e successen 4. De bijwerkingen van HNW: 1e indicaties 5. Waar zijn we verder tegen aan gelopen? 6. Vragen???
24
1. Pilot HNW in Delft/Zoetermeer in vogelvlucht 1. Selectie Vaandeldragers door Districts MT 2. HNW scenario s geschreven door Vaandeldragers 3. Uitlevering Laptops 4. Maken HNW werkafspraken tussen LG en medewerkers 5. Weghalen desktops 6. Twee workshops voor leidinggevenden 7. Periodiek overleg vaandeldragers, MT en pilotwerkgroep
25
2. De theorie van HNW
26
3. De heilzame werking van HNW: de 1e successen Opbrengsten • Zieke medewerkers werken gewoon thuis (concreet; na een herniaoperatie, herstel van gescheurde achillespees en reïntegratie na ca 6 maanden afwezigheid) Kosten • Veel minder bureaus op de afdeling en dus minder ruimte nodig Duurzaamheid • Minder reisbewegingen en/of op “duurzamere” tijden reizen • Helemaal niet meer reizen door “webmeetings” Reputatie • Nog niet te bepalen Medewerker • Enthousiasme over technische mogelijkheden van laptops: alles kan nu overal • Meer vrijheid om de dagindeling te bepalen Klanten: Frans en Eefje zijn erg enthousiast • Jonge vrouw krijgt PFP aan de rand van het ziekenhuisbed • Chirurg krijgt beleggingsadvies op “de zaak” • Ouder echtpaar ontvangt hun preferred banker thuis op de koffie
27
4. De bijwerkingen van HNW: 1e indicaties Verzakelijking • Volledige sturing op resultaat. Bij gebrek aan zicht op inspanning kan dat ook niet anders. Dit wordt door een aantal mensen als extra druk ervaren. Solisme • Sommige collega’s zijn “goed” in HNW en zijn daardoor relatief veel niet op kantoor. De resttaken blijven dan over voor de collega’s die er wel zijn Sociale Cohesie • Gemis van teamgevoel kwam al snel op in Districts MT. Derhalve naast webmeetings ook reguliere overleggen. Balans Werk / Privé • Bij veel thuis werken loopt werk en privé in elkaar over. Niet iedereen ervaart dat als prettig. Goed agendamanagement biedt hiervoor deels een oplossing. • Een veel gehoorde opmerking: door de beschikbaarheid van de laptop wordt er veel buiten werktijd gewerkt. Dit is in veel gevallen niet in plaats van werk tijdens werktijd maar extra werktijd. Nooit stoppen • Eerste signalen dat hiervan sprake is. We houden dit wel goed in de gaten. 28
5. Waar zijn we verder tegen aan gelopen? Ellende met Laptops • ICT Helpdesk nog niet ingeregeld op Laptops • Soms wel 20% in storing Leidinggeven op afstand • Je ziet medewerkers veel minder en “voelt” daardoor minder goed aan wat er speelt Arbotechnische zaken • Ik heb last van mijn rug sinds ik die laptop heb: pilotentassen gekocht Arbeidsduurbepaling • Ik werk nu 36 uur in plaats van 28... Het uitgangspunt is de oude arbeidsduur voor de duur van de pilot. Outputeisen worden hierop gebaseerd. Spanning in samenwerking • Samenwerking behoeft heel duidelijke afspraken “Arbeids”moraal • Wordt er nu wel of niet gewerkt? 29
6. Vragen???
30
Discussie
31
Discussievragen/stellingen Algemeen ► Hoe kan LSS HNW versterken? ► Hoe kan HNW LSS versterken? ► Waar zijn LSS en HNW tegenstrijdig en hoe bereik je toch de synergie? Specifiek HNW ► Bij implementatie van HNW: Wat kun je doen om mensen te laten loskomen van hun oude gedrag? ► Bij implementatie: Hoe zorg je ervoor dat HNW op de agenda blijft en niet wordt ondergesneeuwd door de "waan van de dag", het zoveelste programma, weer een reorganisatie, etc.? ► Na afronding implementatie: Hoe kunnen we ervoor zorgen dat HNW geborgd blijft en de mensen niet terugvallen in "back to normal"? ► Hoe om te gaan met het onbegrip van afdelingen die nog niet met HNW zijn gestart? ► Hoe zorg je ervoor dat iemands bijdrage wordt gewaardeerd en niet zijn aanwezigheid? ► Hoe monitor je iemands welzijn en worstelingen op afstand? ► HNW zorgt ervoor dat je afspraken maakt die je eigenlijk al eerder had moeten maken 32