WAWANCARA BAB V
DEFENISI ÆSuatu percakapan langsung dengan tujuantujuan tertentu dengan menggunakan format tanya – jawab
1
Jenis Informasi yang dicari • • • •
Pendapat orang yang diwawancarai Perasaannya tentang kondisi sistem saat ini Tujuan pribadi dan organisasional Prosedur – prosedur informal
Pendapat orang yang diwawancarai • Pendapat orang yang diwawancarai dapat mengungkap fakta dan problem yang ada pada organisasi • Bisa menemukan masalah utama yang ingin diungkapkan oleh pemilik organisasi
2
Perasaannya tentang kondisi sistem saat ini • Orang yang diwawancarai lebih mengetahui tentang organisasinya • Budaya organisasi dapat dipahami dengan mendengarkan perasaan orang yang kita wawancarai
Tujuan Pribadi dan Organisasional • Mengetahui tujuan pribadi dan organisasional dapat menjelaskan gambaran masa depan suatu organisasi
3
Prosedur – prosedur informal • Pada saat dilakukan wawancara, selain dituntut untuk dapat melakukan kontrol atas wawancara, seorang analis harus mampu membangun kepercayaan dan pemahaman sesegera mungkin terhadap organisasi (prosedur dan kebiasaan). • Hal diatas dapat dilakukan dengan cara merencanakan dan mempelajari sebelum memulai wawancara
Merencanakan Wawancara Ada 5 langkah dalam mempersiapkan wawancara yang mencakup serangkaian kegiatan mulai dari pengumpulan materi latar belakang yang mendasar sampai memutuskan siapa yang mewawancarai :
4
Persiapan Wawancara 1. 2. 3. 4. 5.
Membaca materi latar belakang Menetapkan tujuan wawancara Memutuskan siapa yang diwawancarai Menyiapkan orang yang diwawancarai Menyiapkan jenis dan struktur pertanyaan
Membaca materi latar belakang ÆMembaca informasi latar belakang tentang orang yang diwawancarai dan organisasinya. ÆInformasi dapat diperoleh dari website, laporan berkala, orang lain dan publikasi lainnya ÆKeuntungannya adalah bisa mengetahui kosakata yang biasa digunakan serta memaksimalkan waktu yang ada
5
Menetapkan tujuan wawancara ÆMenetapkan tujuan berdasarkan informasi yang diperoleh. ÆPenetapan tujuan harus meliputi : Æ Sumber Informasi Æ Format Informasi Æ Frekuensi pembuat keputusan Æ Kualitas informasi Æ Gaya pembuatan keputusan
Memutuskan siapa yang diwawancarai • Pada saat memutuskan siapa orang yang akan diwawancarai, sertakan orang-orang terpenting dari setiap tingkatan organisasi
6
Memutuskan siapa yang diwawancarai • Pemberitahuan kepada orang yang diwawancarai baik melalui telp, email, atau media komunikasi lain • Tujuannya adalah agar orang yang akan diwawancarai dapat mempersiapkan diri • Yang harus diperhatikan pada saat diwawancarai mereka tidak sedang dalam keadaan bekerja, lama wawancara antara 45 menit – 1 jam. Sebab jika melebihi bisa mengakibatkan rasa bosan
Menyiapkan jenis dan struktur pertanyaan • Tulis pertanyaan yang mencakup area dasar pembuatan keputusan • Jenis pertanyaan ada 2 yaitu : Open - Ended Close - Ended
• Struktur pertanyaan ada 3 yaitu : Piramid Corong Wajik
7
Jenis pertanyaan : Open - Ended Æ Menggambarkan pilihan bagi orang yang diwawancarai untuk merespon Æ Keuntungan : 1. Membuat orang yang diwawancarai senang 2. Memungkinkan orang yang kita wawancarai meningkatkan kosakata yang mencerminkan nilai-nilai, sikap dan pendidikan 3. Kaya akan detail 4. Membuka peluang pertanyaan berikutnya 5. Lebih menarik perhatian orang yang diwawancarai 6. Memunculkan spontanitas 7. Menyusun kata lebih mudah 8. Bisa digunakan saat terdesak karena penanya tidak siap
Jenis pertanyaan : Open - Ended Æ Kekurangan : 1. Kemungkinan menghasilkan banyak detail yang terlalu melebar 2. Kemungkinan hilangnya kontrol atas wawancara 3. Memungkinkan respon yang memakan banyak waktu untuk informasi yang dikumpulkan 4. Kemungkinan menunjukan penanya tidak siap 5. Kemungkinan memeberi kesan penanya sedang memancing tanpa tujuan jelas
8
Jenis pertanyaan : Close - Ended Æ Pertanyaan tertutup memberi respon yang terbatas bagi orang yang diwawancarai Æ Kelebihan : 1. Menghemat waktu 2. Dengan mudah membandingkan orang yang diwawancarai 3. Langsung ke sasaran 4. Tetap dapat mengontrol wawancara 5. Membongkar banyak hal dengan cepat 6. Mendapatkan data-data yang relevan
Jenis pertanyaan : Close - Ended Æ Kekurangan : 1. Membosankan orang yang diwawancarai 2. Sering gagal mendapatkan banyak detail 3. Kehilangan gagasan utama untuk alasan sebelumnya 4. Gagal membangun hubungan antara penanya dengan orang yang diwawancarai
9
Jenis Pertanyaan : Berlanjut ÆTujuannya adalah melampaui jawaban awal agar mendapat gambaran yang lebih jelas lagi, untuk mengklarifikasi dan memperluas poin orang yang diwawancarai ÆContoh : Æ “Mengapa ?” Æ “Bisakah anda memberi contoh ?” Æ “Bisa menerangkan lebih terperinci lagi ?”
Pertanyaan Jebakan Æ Ada 2 jenis pertanyaan yang bisa menyebabkan data yang sudah dikumpulkan hancur, yaitu : 1. Pertanyaan mengarah 2. Pertanyaan dua cabang
10
Pertanyaan mengarah • Pertanyaan mengarah cenderung membawa penanya kedalam respon yang diinginkan orang yang mewawancarai • Hindari pertanyaan mengarah untuk mendapatkan data-data yang layak dan valid sehingga mudah dimengerti dan dipahami
Pertanyaan dua cabang • Satu pertanyaan yang menggunakan dua pertanyaan yang terpisah, tapi sebenarnya hanya memerlukan 1 jawaban • Contoh : – “Keputusan apa yang dibuat pada hari tertentu dan bagaimana anda membuatnya ?”
11
Struktur pertanyaan : Piramid • Dimulai dari pertanyaan khusus (biasanya menggunakan close – ended) dan diakhiri dengan pertanyaan umum (biasanya menggunakan open – ended) • Contoh : Lihat halaman 135
Struktur pertanyaan : Corong • Dimulai dari pertanyaan umum (biasanya menggunakan open – ended) dan diakhiri dengan pertanyaan khusus (biasanya menggunakan close – ended) • Contoh : Halaman 136
12
Struktur pertanyaan : Wajik • Merupakan kombinasi antara piramid dan corong • Dimulai dari pertanyaan khusus (biasanya menggunakan close – ended) Kemudian dengan pertanyaan umum (biasanya menggunakan open – ended) dan diakhiri dengan pertanyaan khusus (biasanya menggunakan close – ended) • Contoh : Halaman 136
Wawancara Terstruktur VS Tak Terstruktur ÆWawancara terstruktur adalah wawancara menggunakan pertanyaan yang tersusun dan berurutan. ÆUntuk suatu wawancara yang terstruktur yang benar-benar lengkap, segala sesuatunya direncanakan dengan baik dan rencana tersebut dirancang dengan ketat ÆPertanyaan yang digunakan lebih banyak menggunakan pertanyaan yang tertutup
13
Membuat Rekaman untuk Wawancara ÆRekaman adalah aspek terpenting dalam wawancara ÆDigunakan sebagai sumber informasi setelah wawancara selesai dilakukan ÆAda 2 media perekaman : ÆRekaman Audio ÆRekaman kertas
14
Rekaman Audio • Kelebihan – Menampilkan rekaman yang akurat – Membebaskan penanya mendengarkan apapun yang dikatakan – Memungkinkan kontak mata yang lebih baik – Wawancara bisa didengar ulang untuk anggota tim lain
Rekaman Audio • Kelemahan – Orang yang diwawancarai mungkin agak tertekan – Penanya mungkin tidak terlalu memperhatikan karena semua sudah terekam – Sulit menempatkan bagian yang dianggap penting selama perekaman – Biaya pengumpulan data menjadi meningkat karena memerlukan transkripsi tape
15
Rekaman Catatan • Kelebihan : – Membuat penanya selalu siaga – Menambah ingatan akan pertanyaan penting – Membantu ingatan akan kecenderungan wawancara terpenting – Menunjukan ketertarikan penanya dengan wawancaara – Mendemonstrasikan kesiapan penanya
Rekaman Catatan • Kekurangan : – Hilangnya kontak mata yang vital – Hilangnya rentetan pertanyaan – Membuat orang yang diwawancarai menjadi ragu-ragu untuk bicara saat penanya menulis – Menimbulkan perhatian yang berlebihan terhadap fakta serta justru mengurangi perhatian pada orang yang diwawancarai
16
Sebelum Wawancara • Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu : – Perhatikan busana yang akan dipakai – Datang lebih awal dari waktu yang telah ditentukan, gunakan waktu luang tersebut untuk membuka kembali catatan – Konfirmasikan kedatangan anda kepada orang yang akan diwawancarai
Menjalankan Wawancara • Saat pertama bertemu, jabat tangan orang yang akan diwawancarai • Saat duduk, segera keluarkan alat perekam atau buku catatan. Tegaskan kembali “kerahasiannya” • Mulai pertanyaan sesuai dengan jenis dan struktur yang dipilih • Sebutkan hal-hal mendetail yang diharapkan dgn memberi pertanyaan lanjutan • Semua materi wawancara dilakukan dalam waktu 45 menit – 1 jam untuk menghindari kebosanan • Akhiri wawancara dengan memberikan pertanyaan kunci “ apakah ada hal penting yang belum dibahas yang penting untuk saya ketahui ?“ • Simpulkan hasil wawancara.
17
Menulis Laporan Hasil Wawancara • Menangkap esensi wawancara lewat suatu laporan tertulis • Tujuannya adalah memastikan kualitas data-data hasil wawancara • Laporan harus ditulis secepat mungkin untuk menghindari keraguan akan keakuratan data. • Tinjau laporan wawancara dengan responden pada pertemuan selanjutnya
Joint Application Design ÆPendekatan alternatif untuk mewawancarai pengguna satu demi satu secara berkelompok ÆLatar belakangnya adalah untuk menyingkat waktu dan biaya yang diperlukan, meningkatkan mutu hasil informasi serta untuk menciptakan identifikasi lebih banyak pengguna dengan sistem informasi baru sebagai hasil proses yang partisifatif
18
JAD ÆJAD memerlukan komitmen yang khusus dari para penganalisi dan pihak organisasi ÆBisa menjadi sangat efektif dan bisa dianggap sebagai alternatif untuk beberapa metode tradisional yang digunakan untuk menganalisis sistem
Kondisi yang mendukung JAD 1. Pengguna menginginkan sesuatu yang baru, bukan solusi standar untuk suatu problem khusus 2. Budaya organisasi mendukung perilaku penyelesaian bersama antar pegawai dari level yang berbeda 3. Analis memprediksi jumlah ide yang dihasilkan wawancara 4 mata tidak sebanyak yang dihasilkan pengamatan berkelompok 4. Workflow organisasi memungkinkan ketiadaan personel kunci selama waktu 2 – 4 hari
19
Siapa saja yang terlibat • Sedikitnya satu orang penganalisis • 8 – 12 orang pengguna yang terpenting dari tiap level organisasi • Pimpinan sesi (tidak harus seorang analis) • 1 – 2 orang pengamat • Seorang penulis dari departemen SI • Sponsor eksekutif dan anggota senior yang akan memberikan kesimpulan Catatan Æ Lokakarya tidak boleh dimulai jika semua anggota belum hadir
Merencanakan Lokakarya JAD • Menentukan dasar masalah melalui studi lanjutan dan perencanaan • Menentukan jangkauan proyek yang harus dicakup JAD (kadang suatu proyek memerlukan lebih dari satu sesi JAD, Namun terlalu banyak sesi akan melarutkan kelebihan JAD) • Menentukan tujuan wawancara (mengumpulkan informasi untuk memfasilitasi pemahaman mengenai apa yang sedang terjadi didalam perusahaan)
20
Tempat Penyelenggaraan • Bila memungkinkan penyelengaraan JAD dilaksanakan selama 2 – 4 hari yang jauh dari lingkungan organisasi (untuk meminimalkan gangguan rutin) • Dilakukan didalam ruangan yang menyenangkan yang memuat minimal 20 orang, minimal harus ada 2 buah OHP, papan tulis, dan akses ke ruang photo kopi. Dilengkapi juga dengan jaringan komputer sistem proyeksi da perangkat lunak untuk memfasilitasi interaksi kelompok sekaligus mengurangai prilaku yang tidak produktif
Menjalankan Analisis Terstruktur • Pada sesi JAD akan diuji poin-poin : – – – – – – – –
Perencanaan Penerimaan Pemrosesan / penyaluran arsip Pemantauan dan penetapan Pemrosesan Perekaman Pengiriman Evaluasi
21
Menjalankan Analisis Terstruktur • Pertanyaan yang harus dikembangkan – – – – –
Siapa Apa Bagaimana Dimana Mengapa
Kelebihan JAD • Menghemat waktu dan biaya • Memungkinkan perkembangan yang cepat • Kemungkinan pengembangan kepemilikan sistem informasi • Pengembangan desain yang lebih kreatif
22
Kekurangan JAD • Membutuhkan komitmen 18 – 20 orang (karena JAD memerlukan waktu 2 – 4 hari, tidak mungkin melakukan aktifitas lain secara bersamaan) • Jika persiapan setiap sesi JAD dan laporan tindak lanjut tidak memadai maka hal-hal yang berhubungan dengan desain menjadi berkurang • Keahlian organisasi dan budaya organisasi tidak cukup bisa dikembangkan sehingga memungkinkan upaya bersama yang lebih produktif dalam menyusun JAD
23
