Voorstel Aan : Steller :
Algemeen Bestuur C. Verschuren
AGP 13
Datum : 9 Onderwerp :
april 2014 Bijlage : Voorstel uitvoering bevolkingszorgprocessen
Algemene toelichting Op 27 juni 2012 heeft het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Brabant-Noord ingestemd met de uitwerking van de functiestructuur Bevolkingszorg. Inmiddels zijn er grote stappen gemaakt in het kader van Bevolkingszorg in Brabant-Noord. Bijna alle door het bestuur als cruciaal aangemerkte functies zijn ingevuld. De functionarissen zijn benoemd, opgeleid, geoefend en staan op hard piket of vrije instroom. Cruciale functies: 1. Algemeen Commandant Bevolkingszorg 2. Officier van Dienst Bevolkingszorg 3. Strategisch Communicatieadviseur Beleidsteam 4. Hoofd (actiecentrum) Communicatie/ Teamleider Pers- en Publieksvoorlichting 5. Hoofd Informatie/Hoofd Ondersteuning Bevolkingszorg 6. Hoofd Publieke Zorg 7. Teamleider Opvang De enige functie die momenteel nog niet is ingevuld, is de functie van teamleider Opvang.
Nadere uitwerking van de processen Met het vaststellen van de uitwerking functiestructuur Bevolkingszorg door het algemeen bestuur, is ook besloten dat onder verantwoordelijkheid van gemeentesecretarissen een advies geformuleerd zou worden voor de uitvoering van de bevolkingszorgprocessen. Voor de voorbereiding (uitwerking) van de processen zijn regionale expertteams ingericht. Deze regionale expertteams hebben een adviserende rol en zijn, als een soort van regiegroep, onder leiding van de verantwoordelijk gemeentesecretaris verantwoordelijk voor het eenduidig beschrijven van de processen. Een expertteam bestaat naast de verantwoordelijk gemeentesecretaris uit een vertegenwoordiger van de Coördinatiegroep Bevolkingszorg. Deze fungeert als secretaris en vertegenwoordigers van de gemeenten. Communicatie
Jeroen Smarius en Desirée Leppens
CRIB
Irma Woestenberg en Jan Poelstra
Publieke zorg
Rob Hoffman en Saskia de Leeuw
Omgevingszorg
Jan Lenssen en Jaco Bruekers
1
Evacuatie
Irma Woestenberg en Charles van Velzen
Informatie
Hans van der Ven en Janneke Lamers
Ondersteuning
Hans van der Ven en Janneke Lamers
Nafase
Gemeentesecretaris (lokaal) (op basis van de procesbeschrijvingen uit het project GROOT(ER)
Uitgangspunten bevolkingszorg Voor de vormgeving van bevolkingszorg in Brabant-Noord hanteren we twee uitgangspunten: 1. GROOTER Het landelijke project GROOTER heeft in opdracht van het landelijk overleg van coördinerend gemeentesecretarissen en met financiering van het Ministerie van V&J, kwalificatieprofielen, opleidingskaders en model proeven van bekwaamheid ontwikkeld. Daarnaast heeft het project GROOTER proces- en productbeschrijvingen opgeleverd, waarin het proces is beschreven, de kerntaken, de werkzaamheden en de informatieproducten die hieruit voortvloeien. 80 % van de inhoud van de producten gelden uniform voor alle regio's; voor het overige deel geldt invulling op basis van couleur regionale. Dee producten van het project GROOTER vormen het uitgangspunt zijn voor de personele invulling en uitvoering van bevolkingszorg. 2. Bevolkingszorg op orde In het rapport ‘Bevolkingszorg op orde’ legt de commissie Bruinooge een visie neer op eigentijdse en realistische bevolkingszorg bij rampen en crises. Tijdens een crisis of een ramp moet de overheid het principe loslaten dat zij in elk opzicht voor alle getroffenen moet zorgen. Zelfredzame burgers moeten in staat worden gesteld om hun eigen weg te gaan en wanneer dat nodig is moeten zij daarin gefaciliteerd en gestimuleerd worden door de overheid. Bevolkingszorg moet zich zodoende concentreren op de niet-zelfredzamen.
Uitvoering van de processen Inmiddels hebben de regionale expertteams hun advies over de uitvoering van de bevolkingszorgprocessen gevormd. Hieronder is schematisch per expertteam het advies weergegeven. Bij aanvang van dit proces was het uitgangspunt voor de regionale expertteams regionaal organiseren wat kan en lokaal organiseren wat moet. De verantwoordelijkheid van de uitvoering van bevolkingszorg blijft altijd een lokale. Hoofdproces: communicatie Processen: - Persvoorlichting - Publieksvoorlichting Organisatievorm: Eerder is al besloten door het algemeen bestuur (4 april 2012) dat communicatie uitgevoerd wordt in een regionaal actiecentrum op één voorbereide locatie (kantoor Veiligheidsregio in ’s2
Hertogenbosch). Het regionale team is inmiddels operationeel. Gelijktijdig zijn twee piketfuncties ingesteld, te weten adviseur Beleidsteam en Hoofd Communicatie. Aanvullend: Versterking crisiscommunicatie Op 31 mei 2013 heeft het Veiligheidsberaad het rapport ‘Eenheid in verscheidenheid’ vastgesteld. Het rapport bevat een aantal maatregelen ter verbetering van de crisiscommunicatie. Als landelijke doelstelling is de professionalisering en harmonisering van de crisiscommunicatie vastgesteld. Deze doelstelling richt zich op vier randvoorwaarden, die als basis fungeren die nadrukkelijk bijdragen aan de realisatie van de bovenregionale samenwerking: a) elke veiligheidsregio organiseert de crisiscommunicatie regionaal, door een (multidisciplinaire) crisiscommunicatiepool in te stellen voor en door de gemeenten én de hulpdiensten. b) elke veiligheidsregio benoemt een aanspreekpunt dat verantwoordelijk is voor de c) organisatie, beheer en professionalisering van de crisiscommunicatiepool. d) binnen de regionale communicatiepool zijn tenminste de volgende functies op hard piket: communicatieadviseur COPI, adviseur ROT, adviseur BT, hoofd taakorganisatie communicatie e) in de regionale planvorming wordt voor crisiscommunicatie tenminste opgenomen een ontwikkel- en beheerplan van de regionale pool, inclusief budget voor OTO. De eerste twee doelstellingen zijn reeds gerealiseerd binnen de Veiligheidsregio Brabant-Noord. De derde doestelling is gerealiseerd voor de harde piketten voor communicatieadviseur COPI, adviseur BT en hoofd taakorganisatie communicatie. Voor de functie adviseur ROT geldt vrije instroom. De inzetten van de afgelopen drie jaar laten zien dat er altijd één of twee communicatieadviseurs zijn opgekomen op basis van vrije instroom. Er is een pool van 6 communicatieadviseurs beschikbaar. Gezien de ervaringen is het voorstel om vooralsnog geen hard piket voor communicatieadviseur ROT in te stellen. Na één jaar zal, op basis van de gedane inzetten, worden bekeken of dit standpunt heroverwogen moet worden. De vierde doelstelling is deels verwerkt in het draaiboek communicatie en het opleiden, trainen en oefenen (OTO) wordt meegenomen in het nog op te stellen OTO-plan voor bevolkingszorg.
Hoofdproces: CRIB (Centraal Registratie- en Informatiebureau) Processen: - Verwanteninformatie - Slachtofferregistratie Organisatievorm: Brabant-Noord beschikt al geruime tijd over een regionaal CRIB. Echter, inmiddels is door het Veiligheidsberaad besloten tot een landelijke Slachtoffer InformatieSystematiek (SIS). Het SIS is sinds 1 januari jl. operationeel. Het regionale CRIB wordt daarom zorgvuldig afgebouwd terwijl het SIS wordt geïmplementeerd. De invoering van het SIS heeft consequenties voor de processen Communicatie, Nafase en Publieke zorg/Opvang. Deze consequenties zijn met deze processen afgestemd. De invoering van het SIS heeft ook consequenties voor de CRIB-medewerkers, zowel op regionaal als op lokaal niveau. Op regionaal niveau zijn deze medewerkers geïnformeerd, op lokaal niveau worden de medewerkers geïnformeerd door de plaatselijke CRIBverantwoordelijken. In februari worden de colleges van B&W vanuit de Veiligheidsregio geïnformeerd evenals de operationeel leiders en de algemeen commandanten bevolkingszorg. De implementatie van het SIS zal per 1 april a.s. gereed zijn. Regionaal wordt een contactpersoon benoemd (voor de koude fase) en een liaison voor het landelijke SIS (voor de warme fase). Deze laatste zal in het geval van een crisis het contactpunt zijn tussen BrabantNoord en het SIS. Deze functionaris (zijnde het voormalige hoofd CRIB en zijn vervangers) zal deel uitmaken van het regionaal crisisteam bevolkingszorg (op afroep, namelijk als het SIS, in opdracht van de AC Bevolkingszorg of de OvD Bevolkingszorg, geactiveerd wordt). Op dit moment is nog onduidelijk of de opleidingsactiviteiten van de regionaal liaison SIS 3
onder de activiteiten van de landelijke opleiding SIS vallen. Zo niet dan dient dit regionaal ingevuld te worden en wordt het meegenomen in het OTO-plan bevolkingszorg.
Hoofdproces: Publieke Zorg Processen: - Opvang - Primaire levensbehoeften - (Bijzondere) uitvaartverzorging - Verplaatsen mens en dier (kleinschalig) Organisatievorm: Het voorstel van de expertgroep is om de processen Opvang, Primaire Levensbehoeften en het kleinschalig verplaatsen van mens en dier samen te voegen tot één proces. Verder stelt de expertgroep voor om 5 teamleiders aan te stellen (+ 2 voor ’s-Hertogenbosch). De bedoeling is deze regionaal te werven. Daarnaast stelt het expertteam voor om de Hoofden Opvangcentrum per district te werven (één per gemeente) zodat er snel lokaal een opvanglocatie geopend kan worden bij kleinere incidenten onder leiding van het hoofd opvangcentrum. Is een functionaris niet beschikbaar, dan wordt vanuit omliggende districten ingevlogen. Voorwaarde is dat de teamleider en de hoofden regionaal opgeleid worden. De uitvoering wordt verzorgd door lokale medewerkers per district. Deze medewerkers kunnen werken op basis van een instructie en hoeven niet opgeleid, getraind en geoefend te worden. Met betrekking tot (bijzondere) uitvaartverzorging stelt de expertgroep voor om een overeenkomst te sluiten met Monuta. Monuta beschikt over veel kennis en expertise op dit gebied. Met het sluiten van deze overeenkomst hoeft deze kennis en expertise niet meer binnen de regio georganiseerd te worden. Wel wordt geadviseerd om regionaal (incl. ’s-Hertogenbosch) een expertteam van 5 teamleiders te formeren die het proces onderhouden, expertise opbouwen en ingevlogen kunnen worden in de incidentgemeenten. Verder is per gemeente een contactpersoon nodig die, samen met de teamleider en op advies van Monuta uitvoering kan geven aan het proces. Monuta werkt bij een inzet op basis van een offerte vooraf en facturatie per uur bij een adviesverzoek. Het is aan de incidentgemeente hoe zij Monuta in willen zetten en welke kosten gemaakt worden.
Hoofdproces: Omgevingszorg Processen: - Milieubeheer - Ruimtebeheer - Bouwbeheer Organisatievorm: Met betrekking tot het proces Ruimtebeheer heeft de expertgroep gevonden dat de bestaande 24-uursregelingen waar gemeenten in dit kader al over beschikken, ook afdoende zijn voor de crisisbestrijdingstaken op dit gebied. Met betrekking tot Milieubeheer wordt voorgesteld om namens alle gemeenten een overeenkomst te sluiten met de Omgevingsdienst Brabant-Noord (ODBN) voor de crisisbestrijdingstaken. Deze overeenkomst is niet kosteloos voor de gemeenten. De exacte kosten per gemeente is afhankelijk van het aantal deelnemende gemeenten en komen rechtstreeks ten laste van deze gemeenten. Totdat die overeenkomst is gesloten, maken de ODBN en de individuele gemeenten afspraken over die taken die zijn overgedragen zodat helder is wie in een crisissituatie wordt gealarmeerd. Door de inzet via de ODBN te organiseren is er, voor het milieucomponent, sprake van een regionale invulling van de functie ‘teamleider Milieu”. Het expertteam Omgevingszorg heeft vastgesteld dat de uitvoering van milieutaken een versnipperd beeld laat zijn. Ten aanzien van het thema “aanwijzen teamleiders Milieuzorg” luidt het advies van het expertteam als volgt: -Gemeenten die milieutaken zelf uitvoeren, zullen uit hun midden een teamleider kunnen benoemen. 4
-Voor gemeenten die geen milieutaken meer uitvoeren en die taken aan de ODBN hebben toebedeeld, zijn er twee mogelijkheden: 1) Men wijst een gemeentelijke teamleider aan die ten tijde van een crisis een beroep doet op de deskundigen bij de ODBN of 2) Men laat de ODBN volledig de crisistaken vormgeven. In dat geval levert de ODBN een teamleider en medewerkers die namens de gemeente optreden ten tijde van een (milieu-)crisis. Aangezien het thema ‘Bouw en beheer’ vaak nog door de gemeenten zelf wordt gedaan, is het voorstel van de expertgroep om dit onderdeel vooralsnog per gemeente te organiseren door lokaal functionarissen aan te wijzen. Deze wijze van organiseren borgt tevens de lokale bekendheid (bouwvergunningen) en het financiële mandaat voor het nemen van (bouwkundige) maatregelen. Het motief voor dit standpunt komt voort uit de praktijk. Feit is dat het Omgevingszorgproces “Bouw en beheer” (evenals “Ruimtebeheer”) slechts zelden wordt ingezet bij een crisis. Dit rechtvaardigt een proportionele inzet door de gemeenten. Het expertteam is van mening dat kan worden volstaan met het optuigen van een interne ‘belboom’ (teamleider Bouwen en een medewerker/plaatsvervanger). Deze functionarissen moeten over een contactlijst beschikken met daarop de specialistische medewerkers in andere gemeenten die assistentie kunnen bieden als daarom wordt gevraagd.
Hoofdproces: Evacuatie Processen: - Verplaatsen mens en dier (grootschalig) Organisatievorm: Het evacueren van Mens en Dier is een proces dat niet door één gemeente, als enige partij kan worden uitgevoerd. Afhankelijk van het incident zijn GHOR, politie, defensie, ZLTO etc. betrokken partijen. Dit proces wordt daarom na het besluit tot Evacuatie direct een Multi proces waarbij gemeenten een belangrijke rol vervuld. Voor iedere gemeente geldt bijvoorbeeld dat opstap en registratie plaatsen moeten worden aangewezen. In het regionale draaiboek wordt aangeven welke “kolom” waarvoor verantwoordelijk is. Opvangplaatsen zullen dezelfde zijn als die bij het Proces Publieke Zorg worden gebruikt. Het zal sterk afhankelijk zijn van soort incident en de plaats van het incident. In de warme fase wordt het regionale proces gecoördineerd door de gemeente ’s-Hertogenbosch. Het Hoofd Publieke Zorg van 's-Hertogenbosch zal tijdens een grootschalige evacuatie de coördinatie hebben van het regionale proces. Hij/zij zal toegevoegd worden aan de Algemeen Commandant Bevolkingszorg, dus deelnemen aan het operationeel team. Om het proces binnen de gemeenten wel “levend” te houden, zijn de gemeenten ’s-Hertogenbosch, Oss en Heusden, de kartrekkers om “Opleiding Training en Oefening” in de koude fase gestalte te geven. Voorstel: Het proces regionaal organiseren door ’s-Hertogenbosch, Oss en Heusden. Elke gemeente stelt een contactpersoon aan. De uitvoering wordt verzorgd door lokale medewerkers per district. Deze medewerkers kunnen werken op basis van een instructie en hoeven niet opgeleid, getraind en geoefend te worden.
Hoofdproces: Informatie Processen: - Interne Communicatie - CRAS - Verslaglegging Organisatievorm: 5
Met betrekking tot interne communicatie stelt de expertgroep voor dit lokaal te regelen met de communicatieadviseur van de betrokken gemeente in afstemming met het regionaal actiecentrum communicatie. Verslaglegging kan lokaal georganiseerd worden. Het voorstel voor schaderegistratie is om regionaal 5 teamleiders aan te stellen. Deze worden regionaal opgeleid, getraind en geoefend. De niet leverende gemeenten kunnen dan volstaan met het aanstellen van een contactpersoon voor dit proces. Het proces wordt uitgevoerd door medewerkers van de getroffen gemeente.
Hoofdproces: Ondersteuning Processen: - Bestuursondersteuning (financieel, protocollair,) - Facilitaire ondersteuning - Nafase Organisatievorm: Bestuursondersteuning:.de gemeente ’s-Hertogenbosch heeft aangegeven de gemeenten in de Veiligheidsregio Brabant-Noord te willen ondersteunen als het gaat om Juridische Ondersteuning en Protocollaire zaken e.e.a. in samenwerking met de betreffende gemeente waar het incident plaats vindt. Juridische ondersteuning: het verzorgen van juridische ondersteuning en advisering van de crisisbeheersorganisatie. 2. Protocollaire zaken: het verzorgen dan wel het bewaken van ceremoniële en protocollaire zaken in relatie tot het incident. Met de gemeente Oss zal worden besproken om als tweede gemeente te fungeren mocht ’s-Hertogenbosch niet in de gelegenheid zijn. Voorstel: het proces regionaal organiseren door de gemeente ’s-Hertogenbosch. Elke gemeente stelt een contactpersoon aan. Met betrekking tot facilitaire ondersteuning is het voorstel om dit lokaal te regelen. Het gaat immers om de faciliteiten in het gemeentehuis van de getroffen gemeente. Nafase is een specifieke verantwoordelijkheid van de betreffende gemeentesecretaris. Om dit proces te ondersteunen wordt voorgesteld om hiervoor 5 teamleiders aan te stellen. De niet leverende gemeenten kunnen dan volstaan met het aanstellen van een contactpersoon voor dit proces. Enkel de teamleiders moeten regionaal worden opgeleid, getraind en geoefend.
Aanvullend op de bovenstaande adviezen zijn per proces draaiboeken en taakkaarten ontwikkeld op basis waarvan de uitvoering kan plaatsvinden. Verder wordt in lijn met de adviezen na besluitvorming een passend opleidings-, trainings- en oefentraject opgezet voor de gehele bevolkingszorg (inclusief leiding en coördinatie) en verwerkt in het OTO-plan Bevolkingszorg Brabant-Noord, inclusief begroting. Dit zal voor besluitvorming worden voorgelegd aan het algemeen bestuur.
Procesgang Processtap Regiegroep Veiligheidsregio Veiligheidsdirectie Kring van gemeentesecretarissen Dagelijks Bestuur (instemming) Algemeen Bestuur (besluitvorming)
Datum 17-02-2014 27-02-2014 10-03-2014 26-03-2014 09-04-2014 6
Voorstel Het Algemeen Bestuur wordt voorgesteld als volgt te besluiten: 1. Het proces Communicatie: in te stemmen met het middels vrije instroom invullen van de functie communicatieadviseur ROT. Na één jaar, op basis van de gedane inzetten, te bezien of dit standpunt heroverwogen moet worden. 2. Het proces SIS: a. In te stemmen met de organisatorische inbedding van het SIS en het regionaal CRIB formeel op te heffen b. De benodigde opleidingsactiviteiten voor de regionaal Liaison SIS onder te brengen in het OTO-plan bevolkingszorg Brabant-Noord. 3. Het proces Publieke Zorg als volgt in te delen: a. Proces Opvang en Primaire Levensbehoeften (OPL) met daarbinnen de processen opvang, primaire levensbehoeften en kleinschalige verplaatsing van mens en dier. b. Proces (bijzondere) Uitvaartzorg 4. Het proces OPL als volgt in te vullen: a. Voor de regio 5 teamleiders te werven en opleiden, naar verhouding verdeeld over de brandweerdistricten en om voor ’s-Hertogenbosch 2 teamleiders te werven en opleiden; b. Per district hoofden opvangcentrum te werven en opleiden, in aantallen 1 per gemeente en voor ’s-Hertogenbosch in totaal 2; c. Per district 70 teamleden aan te wijzen die voor de uitvoering van het proces ingezet worden zonder verdere opleiding. 5. Het proces bijzonder uitvaartverzorging als volgt in te vullen: a. Een convenant te sluiten met Monuta, zodat zij de specialistische taken uit kunnen voeren; b. Regionaal (regio + ’s-Hertogenbosch) 5 teamleiders aan te stellen; c. Per gemeente één teamlid voor het proces aan te wijzen die aanspreekpunt is voor de teamleiders. 6. Het proces Omgevingszorg als volgt in te delen: Milieubeheer, Ruimtebeheer en Bouwbeheer. a. De processen Bouwbeheer en Ruimtebeheer : lokaal regelen. Geen regionale pool van teamleiders voor de verschillende gebieden. Geen regionaal expertteam voor de verschillende gebieden. b. Milieubeheer: namens alle gemeenten een overeenkomst te sluiten met de Omgevingsdienst Brabant-Noord voor de crisisbestrijdingstaken. 7. Het proces Verplaatsen mens en dier (grootschalige evacuatie): regionaal organiseren door de gemeenten ’s-Hertogenbosch, Oss en Heusden. Elke gemeente stelt een contactpersoon aan. De uitvoering wordt verzorgd door lokale medewerkers per district. Deze medewerkers kunnen werken op basis van een instructie en hoeven niet opgeleid, getraind en geoefend te worden. 8. Het proces Informatie als volgt in te delen: a. Interne communicatie lokaal regelen. b. Verslaglegging lokaal regelen. c. Schaderegistratie: regionaal 5 teamleiders aan te stellen en aanvullend daarop nog door de overige gemeenten een contactpersoon aan te laten wijzen. 9. Het proces Ondersteuning als volgt onder te delen: a. Bestuursondersteuning: regionaal organiseren door de gemeente ’s-Hertogenbosch. Elke gemeente stelt een contactpersoon aan. b. Facilitaire ondersteuning lokaal regelen. c. Nafase regionaal 5 teamleiders aan te stellen en aanvullend daarop nog. door de overige gemeenten een contactpersoon aan te laten wijzen. 10. De Coördinerend Gemeentesecretaris op te dragen om een passend opleidings-, trainings- en oefentraject voor de gehele bevolkingszorg (inclusief leiding en coördinatie) op te zetten en te verwerken in een OTO-plan Bevolkingszorg Brabant-Noord inclusief een begroting en dekkingsplan en dit door tussenkomst van het dagelijks bestuur ter besluitvorming voor te leggen aan het algemeen bestuur.
Akkoord
Ja
Secretaris: P. Verlaan
Nee
Afwijkend besluit Paraaf: ……………
7
Bijlage(s)
8
