Vlaamse Gemeenschap Departement internationaal Vlaanderen. Dienst Communicatie & PR. Algemene Offerteaanvraag (diensten) Bestek nr

Vlaamse Gemeenschap Departement internationaal Vlaanderen

Dienst Communicatie & PR

Algemene Offerteaanvraag (diensten)

Bestek nr. iV/CPR/FLTD/13

Redactie, publicatie, distributie en promotie via elektronische en fysieke kanalen van een redactioneel Engelstalig product voor buitenlandse beleids- en opiniemakers ‘Flanders Today’

Informatiesessie op woensdag 22 mei van 14 uur tot 17 uur Boudewijnlaan 30 bus 80, 1000 Brussel Lokaal 5.D.02 Balkon 5 rechts

Openingszitting offertes op woensdag 26 juni 2013 om 14 uur Boudewijnlaan 30 bus 80, 1000 Brussel Lokaal 5.D.02 Balkon 5 rechts

1

I. ALGEMENE BEPALINGEN I.1. AANBESTEDENDE OVERHEID A. Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van de Vlaamse minister bevoegd voor buitenlands beleid. B. Volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van deze opdracht: Vlaamse Gemeenschap Beleidsdomein internationaal Vlaanderen Departement internationaal Vlaanderen Boudewijnlaan 30 bus 80 1000 Brussel Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar die entiteit worden gestuurd, t.a.v. dhr. Koen Verlaeckt, secretaris-generaal, behoudens toepassing van punt C hierna. Voor eventuele bijkomende inlichtingen of antwoorden op inhoudelijke vragen over het bestek, kunnen de inschrijvers terecht bij: Denial Sefer Boudewijnlaan 30 bus 80 telefoonnummer : 02 553 00 30 fax : 02 553 60 37 e-mail : [email protected] of: Geert Baetens Boudewijnlaan 30 bus 80 telefoonnummer : 02 553 58 59 fax : 02 553 60 37 e-mail : [email protected] C. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse Regering, Koolstraat 35 in 1000 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of in pand gegeven. I.2. VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT

2

Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 5 van de Wet van 24 december 1993. De diensten hebben betrekking op CPV-code 79800000 ‘Drukkerij en aanverwante diensten’ en 79900000 ‘Diverse zakelijke en andere diensten’. Deze opdracht is een opdracht voor diensten, die ressorteert onder categorie 15 ‘Uitgaven en drukken, voor een vast bedrag of op contractbasis’ van bijlage 2A van de wet van 24 december 1993. A. ALGEMENE CONTEXT VAN DE OPDRACHT A.1. DEPARTEMENT INTERNATIONAAL VLAANDEREN Het Departement internationaal Vlaanderen geeft mee vorm aan het internationaal beleid van de Vlaamse Regering en mobiliseert daartoe alle relevante partners. Het Departement bouwt zo mee aan een open, dynamisch en solidair Vlaanderen, dat zich inzet voor een democratische, veilige en welvarende mondiale samenleving. Het Departement internationaal Vlaanderen draagt daar toe bij door in eerste orde in te zetten op: ● de behartiging van de internationale belangen van Vlaanderen; ● de internationalisering van de Vlaamse economie; ● de duurzame groei van het toerisme in én naar Vlaanderen; ● de bestrijding van structurele armoede in de wereld. De dienst Communicatie & Public Relations maakt deel uit van de Diensten van de secretarisgeneraal van het departement internationaal Vlaanderen en ondersteunt alle afdelingen en diensten van het departement inzake communicatie, public relations en de organisatie van evenementen. Voor de communicatie van het internationale beleid naar diverse externe doelgroepen is de dienst Communicatie & PR op het moment van schrijven onder meer verantwoordelijk voor drie communicatiemiddelen: de wekelijkse krant Flanders Today, het anderstalig persoverzicht en de elektronische nieuwsbrief Flanders@World. A.2. FLANDERS TODAY Flanders Today is een gratis Engelstalig weekblad dat financieel wordt ondersteund door de Vlaamse overheid. Het wil expats in ons land informeren over de Vlaamse politiek, economie, wetenschap, cultuur en maatschappij. Het wekelijkse aanbod van actuele en relevante informatie in het Engels, moet de anderstalige buitenlanders in Vlaanderen en Brussel op de hoogte houden van wat er speelt en leeft in onze deelstaat.

3

Flanders Today wordt uitgegeven sinds oktober 2007. Na de laatste verlenging van het lopende contract met de Vlaamse Uitgeversmaatschappij in oktober 2012 loopt dit contract af na de aflevering van de laatste editie van Flanders Today op 2 oktober 2013. Gedurende deze periode kende het aantal abonnees een sterke evolutie. Na een initiële groei van 1.500 naar 19.200 abonnees in de periode van oktober 2007 tot december 2010, werd begin 2011 om budgettaire redenen besloten om de abonneeaantallen terug te brengen. Door verschillende acties en door het niet langer propageren van de krant kon het abonneebestand worden teruggebracht tot 8.200, waarna het in februari 2013 opnieuw is gestegen tot 15.200 abonnees. Om de inhoud beter af te stemmen op de verwachtingen van de doelgroep en de communicatienoden van de Vlaamse overheid, werd begin 2012 gestart met een nieuw redactioneel concept, waarbij meer nadruk werd gelegd op politiek en economisch nieuws. In functie hiervan werd ook de lay-out van de krant geactualiseerd. Uit een uitgebreid lezersonderzoek dat eind 2012 werd afgenomen, bleek dat de appreciatie voor de inhoud en vorm van de krant zeer hoog was (gemiddelde score van 8,5/10), en nog is toegenomen t.o.v. het vorige onderzoek uit 2010. Ook de variatie aan inhoud en het nieuwe redactionele concept werden hierbij zeer sterk geapprecieerd. Gevraagd naar de inhoudelijke waardering, gaf de doelgroep aan meer informatie en diepgang binnen de thema’s te verwachten. Het profiel van de buitenlandse lezers is van een hoog niveau: 80% van de lezers heeft minstens een universitair diploma, 14% maakt deel uit van directie en 30% behoort tot het middenkader, 16% is zelfstandige en 30% is gepensioneerd. De resultaten van het lezersonderzoek zijn terug te vinden als bijlage bij dit bestek. A.3. ANDERSTALIG PERSOVERZICHT Sinds 2008 wordt een Engelstalig overzicht van de Vlaamse pers uitgegeven, vanaf 2009 uitgebreid met een Franstalige versie. Het anderstalig persoverzicht richt zich vooral tot buitenlandse journalisten, diplomaten en afgevaardigden en biedt dagelijks een selectie van krantenartikels over Vlaanderen en het buitenlands beleid van Vlaanderen. De artikels worden samengevat en vertaald, om vervolgens via e-mail verspreid te worden naar de abonnees. Beide taalversies hebben een 2.000-tal abonnees. Het persoverzicht verschijnt ook op de website van Flanders Today. A.4. FLANDERS @ WORLD Flanders@World is een Engelstalige elektronische nieuwsbrief die tweemaandelijks wordt verspreid. De nieuwsbrief focust inhoudelijk op het buitenlands beleid van Vlaanderen en richt zich tot het brede, internationale en diplomatieke netwerk van Vlaanderen, met name buitenlandse ambassadeurs, consuls-generaal, regiovertegenwoordigers en buitenlandse ambtenaren in Vlaanderen en Brussel. De nieuwsbrief wordt samengesteld en uitgegeven door het Departement internationaal Vlaanderen. Het archief is toegankelijk via www.vlaanderen.be/ int/en/news.

4

B. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT B.1. DUUR VAN DE OPDRACHT De opdracht vangt aan de eerste kalenderdag na de dag waarop de inschrijver de kennisgeving van de sluiting van de opdracht heeft ontvangen. Vanaf dit moment begint de inschrijver aan de uitwerking van het project. Op 2 oktober 2013, wanneer de huidige opdracht afgelopen is en de laatste editie van Flanders Today binnen het lopende contract wordt opgeleverd, wordt dan ook een publieke lancering van het vernieuwde project voorzien. De inschrijver zorgt ervoor dat alle kanalen en instrumenten in de week voorafgaand aan deze lancering, d.w.z. ten laatste 23 september 2013, uitgewerkt zijn en getest kunnen worden. Ook de reeds verschenen inhoud is ten laatste op 23 september 2013 overgezet. Ten laatste vanaf 23 september start de inschrijver ook met het produceren van inhoud, die bij de lancering op 2 oktober beschikbaar wordt gesteld via alle kanalen. De opdracht heeft een maximumduur van 4 jaar, en wordt jaarlijks door het Departement internationaal Vlaanderen geëvalueerd (ten laatste 1 maand voor de jaarlijkse vervaldag). De opdracht is enkel verlengbaar mits een positieve evaluatie. B.2. DOELSTELLING VAN DE OPDRACHT Het departement wil communiceren over het internationale beleid van de Vlaamse Regering. Het wil aantonen hoe dit beleid gestalte geeft aan een Vlaanderen dat op internationaal vlak hoge ogen gooit, verbaast en inspireert. Internationaal beleid moet dan ook breed gezien worden, en omvat niet enkel buitenlands beleid, maar ook andere thema’s die Vlaanderen uniek maken: kunst & cultuur, avant-garde, rijk historisch erfgoed, nieuwe industrie, creatieve economie, onderwijs, wetenschap & technologie, zorg, kruispunt van Europa (mobiliteit, havens, EU, NAVO, …), lifestyle, sport en jeugd. Hiervoor wil het departement de sterke punten van de drie huidige communicatie-instrumenten combineren in een nieuw concept voor Flanders Today, waarbij volop wordt ingezet op de bestaande communicatietechnologieën en toekomstige evoluties. Flanders Today dient gezien te worden als een innovatief en informatief Engelstalig redactioneel product. Het biedt een meerwaarde ten opzichte van het bestaande Engelstalige nieuws over Vlaanderen van andere Vlaamse actoren, en slaat een brug tussen de Vlaamse actualiteit en de projecten en beleidslijnen van de Vlaamse Regering. Flanders Today maakt zo optimaal gebruik van zijn geprivilegieerde toegang tot diepere achtergrondinformatie over het Vlaamse beleid via een uitgebreid netwerk aan contacten en nieuwsbronnen. Het project dient te zorgen voor waardevolle eerstelijnsinformatie naar zijn relevante doelgroepen: het gaat dieper in op actuele thema’s en behandelt een breed scala aan vaktechnische informatie, zonder echter de leesbaarheid en toegankelijkheid van de artikels in het gedrang te brengen. Tevens toont het op een intelligente en aantrekkelijke wijze de invloed en impact van het Vlaamse beleid op het doelpubliek. Centraal in deze opdracht staat de grondige uitbouw van digitale dragers, die gezien hun vele mogelijkheden een duidelijke meerwaarde dienen te

5

bieden ten opzichte van een papieren product. Zo worden de doelgroepen bediend met een brede waaier aan kanalen, die complementair zijn aan elkaar en elkaar versterken, zonder met elkaar in concurrentie te treden. Voor sommige lezers zullen de elektronische kanalen een aanvulling zijn, voor anderen worden deze hun enige nieuwskanalen. Om de nieuwswaarde van Flanders Today te maximaliseren kunnen samenwerkingsverbanden met bestaande initiatieven binnen de Vlaamse overheid en zijn partners (bv. Vlaamse infolijn, VRT, Cultuurnet Vlaanderen, vzw Brussel Deze Week, vzw De Rand …) of privépartners worden opgezet. Ook kan relevante inhoud (zoals opiniestukken en analyses) uit andere toonaangevende kranten of magazines – zowel uit binnen- als buitenland – worden opgenomen. In alle gevallen van samenwerking met externe partners en onderaannemers blijven alle contacten van de opdrachtgever via de inschrijver lopen. De inschrijver kadert de uitwerking van deze communicatie binnen het merkbeleid Vlaanderen. Meer informatie hieromtrent vindt de inschrijver terug in het merkenboek, dat terug te vinden is als bijlage bij dit bestek. De inschrijver houdt er rekening mee dat het merkbeleid een evolutief gegeven is, dat verder zal worden uitgewerkt en bijgestuurd in de toekomst. B.3. DOELGROEP VAN DE OPDRACHT De opdrachtgever wil zijn doelgroepen in de eerste instantie de voor hen meest relevante informatie bieden, zodat deze Vlaanderen en de rol van de Vlaamse overheid beter leren kennen en zich een gegronde mening over Vlaanderen en zijn inwoners kunnen vormen. Het opzetten van interactie met en tussen de doelgroepen is hierbij essentieel. Het doelpubliek bevindt zich geografisch zowel binnen als buiten Vlaanderen en Brussel. Personen uit de doelgroepen die na een verblijf in Vlaanderen of Brussel een andere standplaats hebben gekregen of naar hun thuisland zijn teruggekeerd behoren expliciet tot het doelpubliek – zij zijn immers ideale ambassadeurs van Vlaanderen in het buitenland. B.3.1. Primaire doelgroepen van de opdracht De eerste doelgroep bestaat uit personen die betrokken zijn bij het beleidsvoorbereidend en beleidsvormend werk van hun land, regio of organisatie, dat van invloed is of kan zijn voor Vlaanderen of hun relatie met Vlaanderen. Zij hebben vanwege hun functie een hoge behoefte aan informatie over het Vlaamse beleid. Hieronder vallen volgende groepen: ● ● ●

Het diplomatieke corps en hun medewerkers (ambassades, consulaten,...) Vertegenwoordigers (Permanente Vertegenwoordigers bij internationale organisaties, regiovertegenwoordigers, …) Buitenlandse werknemers van internationale instellingen (EU-functionarissen, NATOmedewerkers, ...)

6

●

Belangenvertegenwoordigers bij de Europese en multilaterale instellingen

Deze groep is actief op zoek naar algemene informatie over Vlaanderen, specifieke informatie over Vlaams beleid, en kaderende informatie over de verhouding tussen Vlaanderen, België en Europa enerzijds, en de verhouding tussen Vlaanderen en multilaterale instellingen (zowel intergouvernementeel als supranationaal) anderzijds. De tweede doelgroep zijn personen die naar Vlaanderen en Brussel komen, al dan niet voor een beperkte periode, om zich te ontplooien binnen hun vakgebied. Hieronder vallen de volgende groepen: ●

● ● ● ●

Onderzoekers en academici ○ Universiteiten, onderzoekersinstellingen, O&O, … ○ Ondernemingen, spin-offs, … ○ Semi-overheid Kaderleden en managers bij internationale ondernemingen Culturele actoren zoals intendanten, artiesten/kunstenaars, … Toekomstige opinionmakers Internationale pers

Zij zijn in eerste instantie vooral op zoek naar informatie over het Vlaamse beleid omtrent en Vlaamse ontwikkelingen binnen hun vakgebied. Ook zoeken zij algemene informatie over Vlaanderen en relevante dienstverlening vanuit de Vlaamse overheid. Ten slotte zorgt de inschrijver ervoor dat er in de gepubliceerde inhoud (teksten en audiovisueel materiaal) aandacht wordt besteed aan een evenwichtige representatie van vrouwen en mannen, en aan de doelgroepen van het Vlaamse Gelijkekansenbeleid (m.n. nieuwe Vlamingen, personen met een arbeidshandicap, ouderen, holebi’s, …) B.3.2. Secundaire doelgroepen van de opdracht Andere buitenlanders die zich in Vlaanderen of Brussel bevinden, zoals studenten, stagiairs, werknemers van internationale ondernemingen, investeerders, ondernemers, of gepensioneerden behoren weliswaar niet tot de primaire doelgroep, maar ook voor hen dient het product een nuttige bron van informatie te zijn. B.3.3. Doelgroepen die buiten de opdracht vallen Tijdens het lopende project bleek dat Flanders Today, een gratis Engelstalige papieren krant over Vlaanderen, zeer populair te zijn bij Vlaamse studenten, voornamelijk in het volwassenenonderwijs, die Engelse les volgen. Zij behoren evenwel niet tot de doelgroep van de krant en hebben een zware budgettaire impact.

7

De inschrijver dient hier bij het uitwerken van een plan van aanpak expliciet rekening mee te houden, om zo het aandeel van personen die niet tot de doelgroep behoren in de distributie van het papieren product tot een minimum te beperken. Een migratie van deze groep naar een elektronische versie is hierbij het meest gewenst. B.4. NIEUWSGARING De inschrijver dient zelf actie te ondernemen om relevant nieuws binnen de Vlaamse overheid en haar partners te vinden, en dient hiervoor indien nodig de relevante personen te contacteren. Binnen de Vlaamse overheid is nieuws en achtergrondinformatie beschikbaar, zowel bij departementen – die instaan voor de beleidsvoorbereiding en -evaluatie – als bij agentschappen, die het beleid in de praktijk omzetten. De persberichten van de Vlaamse ministeriële kabinetten vormen een belangrijke informatiebron. Diverse partners van de Vlaamse overheid in Vlaanderen kunnen eveneens interessant nieuws aanleveren. De selectie van dit nieuws zal gebeuren door de ogen van het doelpubliek. De inschrijver is vrij en onafhankelijk in de uiteindelijke selectie van de gepubliceerde onderwerpen via de verschillende kanalen, voor zover rekening wordt gehouden met de vooropgestelde eisen in dit bestek. Zo dient prioritair aandacht te worden besteed aan informatie afkomstig van en verband houdend met de Vlaamse overheid, voor zover deze relevant is voor de beoogde doelgroepen. Deze kunnen worden aangevuld met artikels over de Vlaamse actualiteit. De inhoud wordt geschreven door een redactie van native of near-native Engelstaligen, die zowel kennis hebben van Vlaanderen en zijn bevoegdheden en instellingen (Vlaamse Regering, Vlaams parlement, Vlaamse overheid, verdeling en rol departement en agentschappen, …) als van de interesses en informatienoden van de doelgroep. De inhoud wordt geschreven in onberispelijk Engels, waarbij de Brits-Engelse spelling wordt gehanteerd. De eindredactie van alle geproduceerde inhoud gebeurt in ieder geval door een Engelstalige native speaker. Gezien de grote hoeveelheid aan (Engelstalige) inhoud (nieuws, video, audio) die de Vlaamse overheid en haar partners reeds produceren, dient de inschrijver te werken naar een intelligente mix tussen uitwisseling van inhoud met andere projecten en originele productie van inhoud (eventueel ter aanvulling van de bestaande inhoud), specifiek gericht op de gedefinieerde doelgroepen. Het departement internationaal Vlaanderen zal ten allen tijde optreden als facilitator van de contacten tussen de Vlaamse overheid en de inschrijver. Het zal de inschrijver doorlopend ondersteunen en een actieve rol spelen in het tot stand brengen van contacten tussen de inschrijver en de Vlaamse overheid. B.5. KANALENSTRATEGIE VAN DE OPDRACHT

8

B.5.1. Elektronisch platform Flanders Today dient in eerste instantie een elektronisch platform te zijn, op basis waarvan verschillende kanalen worden uitgebouwd die een interactie aangaan met de doelgroep en de conversatie tussen de verschillende actoren en het doelpuliek in de hand werken. Het platform kan gebaseerd zijn op een reeds door de inschrijver ontwikkeld systeem, maar mag ook specifiek voor deze opdracht worden ontwikkeld. In dit laatste geval wordt de inschrijver aangespoord om beroep te doen op open source software. Gelet op de bewezen populariteit, de fysieke zichtbaarheid en een sterk doorgeefgedrag (1 krant heeft 3,5 lezers), blijft het behoud van een papieren product aangewezen. Onderstaand overzicht van beoogde kanalen is niet exhaustief, en kan naargelang technologische en andere evoluties worden aangevuld en gewijzigd. B.5.2. Website De website van Flanders Today dient een centrale rol te vervullen. Hij bevat alle geproduceerde inhoud en voorziet in interactiemogelijkheden. Artikels en andere inhoud worden iedere werkdag in ‘realtime’ gepubliceerd. Hierdoor kan snel worden ingespeeld op de actualiteit, waardoor de bezoeker steeds geprikkeld blijft. Naast een geavanceerde zoekfunctie kan de bezoeker – mits een eigen profiel – aan de hand van specifieke thema’s een gepersonaliseerd informatieaanbod krijgen. De vormgeving en structuur van de website dient eigentijds en dynamisch te zijn, met aandacht voor het online leesgedrag van de bezoekers. Afhankelijk van het lees- en klikgedrag kan de structuur en inhoud verder worden aangepast en uitgebreid, met als doel een stijgend aantal bezoekers en paginaweergaves, en een langere bezoekduur. Integratie van sociale media dient voorzien te worden. De wekelijkse papieren krant dient eveneens raadpleegbaar te zijn op de website. De inschrijver zal instaan voor het opnemen van alle eerder gepubliceerde digitale inhoud van Flanders Today sinds 2007 (inclusief het anderstalig persoverzicht) en een archieffunctie voorzien voor alle eerder verschenen edities van de papieren krant. De website, en meer bepaald de gepubliceerde artikels, worden voorzien van aantrekkelijk en relevant audiovisueel materiaal. Hiervoor kan met externe partners worden samengewerkt. Ook beeldreportages zijn mogelijk. De website dient te worden opgemaakt conform de meest recente technologische bepalingen zoals opgelijst onder punt V.1. De inschrijver is verantwoordelijk voor de hosting van de website en andere elektronische kanalen, conform de bepalingen onder punt V.1. Daarenboven zijn de lees- en zichtbaarheid en de gebruikservaring van de website van de hoogste kwaliteit op de meest gangbare elektronische consumentenproducten, gaande van tablets en smartphones tot laptops en desktops. De website dient eveneens gebruiksvriendelijk te zijn voor mensen met een visuele of andere handicap, en dient daarom het label ‘AnySurfer’ (http://www.anysurfer.be) te behalen. De audit en de eventuele hieraan verbonden kosten worden gedragen door de overheid. Eventuele bijkomende ontwikkelingen om het Anysurfer-label te halen zijn ten laste

9

van de inschrijver. Veel belang wordt gehecht aan toepassingen die de mogelijkheid tot interactie aanbieden en die kunnen helpen in het tot stand brengen van een conversatie tussen gebruikers onderling, tussen gebruikers en de redactie en tussen gebruikers en de Vlaamse overheid. De inschrijver dient voldoende middelen te voorzien om deze interactie te stimuleren, te monitoren en aan te sturen, en hier rekening mee te houden in zijn plan van aanpak. B.5.3. Elektronische nieuwsbrief Bezoekers dienen zich via de website (en indien mogelijk ook andere kanalen) te kunnen inschrijven op een elektronische nieuwsbrief van Flanders Today. Hierbij kunnen zij zowel de frequentie van ontvangst als de inhoud (thematisch) bepalen. De inhoud van de nieuwsbrief dient aan te sluiten bij de inhoud van de website en dient bovendien verkeer naar de website genereren. Hij kan ook worden ingezet als nieuwsflash bij belangrijke gebeurtenissen. B.5.4. Mobiele applicaties Voor de gebruikers van mobiele producten (tablet, smartphone) dient een applicatie te worden voorzien die toelaat de meest actuele inhoud van Flanders Today zowel online als offline op een snelle en gebruiksvriendelijke manier te raadplegen. De papieren editie van Flanders Today dient eveneens via dit platform raadpleegbaar te zijn. De inschrijver dient ervoor te zorgen dat de kost per gebruiker tot een minimum wordt beperkt, zodat de groei van het aantal gebruikers maximaal kan worden gestimuleerd. De totale gebruikerskost dient vervat te zitten in de door de inschrijver voorgestelde prijs voor het beheer van de elektronische kanalen en systemen (zie inventaristabel 1). De inschrijver voorziet in eerste instantie de ontwikkeling van een applicatie voor het Android- en iOS-platform. B.5.5. Sociale media Flanders Today dient uitgesproken aanwezig te zijn op sociale media. Behalve het gericht informeren en het aantrekken van de beoogde doelgroepen, dienen deze ook te worden ingezet om interactie aan te bieden die kan bijdragen in het tot stand brengen van een conversatie tussen gebruikers onderling, tussen gebruikers en redactie, en tussen gebruikers en de Vlaamse overheid. De inschrijver dient hiervoor een sociale mediastrategie en een gedragscode uit te werken, in samenspraak met het Departement internationaal Vlaanderen. De inschrijver dient voldoende middelen te voorzien om deze interactie te monitoren en aan te sturen, en hier rekening mee te houden in zijn plan van aanpak. B.5.6. Fysieke drager

10

De papieren krant dient complementair te zijn aan de elektronische kanalen, en verschijnt met een vaste periodiciteit. Ze dient inhoudelijk aangepast te zijn aan de drager en de periodiciteit, en kan mits aanpassing relevante inhoud overnemen van het elektronisch platform. Voor meer duiding, diepgang en interactie kan worden doorverwezen naar het elektronisch platform. Op deze manier dient ze een voor de doelgroep relevant en op zichzelf staand kanaal te zijn. Tegelijkertijd dient de krant zowel een tastbaar promo-instrument voor de elektronische versies van Flanders Today als een PR-instrument voor Vlaanderen en de Vlaamse overheid te zijn. Voor de vormgeving kan de inschrijver zich baseren op de huidige vormgeving (layout en structuur) van de krant, maar hij is vrij om hier zelf beperkte aanpassingen door te voeren, rekening houdend met bovenstaande doelstellingen en het recente lezersonderzoek in bijlage. In dit geval geeft de inschrijver op basis van de doelstelling en de behoeftes van de doelgroepen aan waarom hij deze wijzigingen nodig acht. Inhoudelijk dient het papieren product aan te sluiten bij de thema’s zoals deze ook worden gedefinieerd voor het elektronische platform. De opdrachtgever hecht veel belang aan de milieuvriendelijkheid van het product en van het productieproces (waarmee begrepen wordt: de drukvoorbereiding, het drukprocédé, de afwerking, de handling en de levering). De inschrijver dient hiermee rekening te houden in zijn offerte. De technische specificaties zijn terug te vinden onder punt V. Tijdens de uitvoering van de opdracht wordt voor de opmaak, druk, verpakking en verzending van de fysieke drager een maximumbedrag van 100.000 euro incl. BTW voorzien op jaarbasis, ongeacht het aantal schriftelijke abonnees. Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat dit maximumbedrag niet wordt overschreden. De inschrijver dient rekening te houden met dit beperkte budget bij het opmaken van een plan van aanpak. Hij is hierbij vrij om al dan niet een beperkte vergoeding te vragen voor de fysieke drager. In dit geval zullen de inkomsten uit de papieren versie worden verrekend in de totale kostprijs voor de fysieke drager. De opdrachtgever behoudt het recht om bijkomende bestellingen te plaatsen voor eigen distributie; de kost hiervan valt buiten het hierboven voorziene maximumbedrag. De prijs voor internationale verzendingen van de krant dient in ieder geval doorgerekend te worden aan abonnees in het buitenland. B.6. ADVERTENTIEMARKT Binnen de verschillende communicatiekanalen van Flanders Today kan ruimte worden voorzien voor betalende advertenties van private adverteerders. Deze advertenties sluiten aan bij de doelgroep van het product, en schaden het leescomfort in geen geval. De inschrijver staat zelf in voor de werving, opvolging en plaatsing van advertenties. Hij kan de vergoeding die hij vraagt aan adverteerders zelf bepalen. In zijn advertentieplan voorziet de inschrijver dat minimum 50% van de inkomsten uit advertenties wordt verrekend in de totale kostprijs van het product, de resterende advertentie-inkomsten komen aan

11

hem toe. De inschrijver zal in volledige transparantie communiceren met het Departement internationaal Vlaanderen over zowel geplande advertenties als de betreffende ontvangsten. De advertenties dienen in alle gevallen te voldoen aan de decretaal vastgelegde normen voor overheidscommunicatie van de Vlaamse overheid, die als bijlage bij dit bestek zijn gevoegd. Zowel in de digitale als fysieke kanalen zal de advertentieruimte niet meer dan 20% van de totale beschikbare ruimte in beslag nemen. De commerciële advertenties mogen de belangen en de beleidsdoelstellingen van de opdrachtgever niet schaden. In geen geval is het toegestaan advertenties te plaatsen met directe of indirecte politieke, ideologische of religieuze inhoud, noch advertenties die indruisen tegen de goede zeden. Alle tekst in de advertenties is minstens geschreven in het Engels. Advertenties in andere talen worden niet opgenomen. De inschrijver zal advertenties die tegen deze regels dreigen in te gaan, tijdig voorleggen aan de opdrachtgever. Indien in de toekomst wordt besloten om nieuwe kanalen te ontwikkelen, zijn de algemene bepalingen van de overeenkomst hier ook op van toepassing. Specifieke bepalingen zullen in dit geval door de inschrijver worden uitgewerkt, in samenspraak met het Departement internationaal Vlaanderen. B.7. DATABANK VAN ABONNEES De inschrijver staat in voor het ontwikkelen en kwalitatief onderhouden van een centrale databank, gekoppeld aan het elektronische platform. De databank verenigt de gegevens van de papieren abonnees, de abonnees op de elektronische nieuwsbrief, de ingeschreven bezoekers van de website en de abonnees van mobiele applicaties. Voor technische specificaties, zie punt IV.10. De opname van gegevens van gebruikers van mogelijk toekomstig te ontwikkelen kanalen dient eveneens te worden voorzien. De inschrijver dient zich te conformeren aan de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer en zal de gegevens van de abonnees in geen geval gebruiken voor de promotie van eigen producten of producten van derden. Hij zal evenmin de gegevens bezorgen aan een derde partij. De gegevens kunnen ten allen tijde geraadpleegd en gewijzigd worden door de abonnees. Alle eventuele inbreuken van deze centrale databank op de Belgische privacywetgeving zijn de verantwoordelijkheid van de inschrijver. De inschrijver staat in voor de hoge kwaliteit van het abonneebestand. Dit betekent dat inactieve abonnementen (in het bijzonder papieren abonnementen) structureel worden gedetecteerd en afgesloten, dat de papieren distributie naar personen die niet tot de doelgroep behoren wordt vermeden, en dat niet meer bestaande e-mailadressen automatisch worden verwijderd. B.8. TOEKOMSTGERICHTHEID Webtechnologie, -standaarden en -methodieken evolueren snel. Dit betekent dat op het moment van schrijven niet te voorzien is welke gevolgen dergelijke ontwikkelingen kunnen

12

hebben voor het project Flanders Today, meer bepaald voor het elektronisch platform en de elektronische kanalen. Daarom dient de flexibiliteit te worden ingebouwd om aanpassingen aan te brengen volgens een globaal, vast stramien: 1. onderkennen van de wijzigingsbehoefte bij de inschrijver of opdrachtgever 2. bespreken van de wijzigingsbehoefte in het maandelijks overleg tussen inschrijver en opdrachtgever 3. analyseren en, indien van toepassing, opmaken van een kostenschatting 4. opmaken van een wijzigingsvoorstel en interne bespreking bij de opdrachtgever 5. beslissingname en uitvoering B.9. EVALUATIE De opdrachtgever zal het project jaarlijks evalueren. Voor deze evaluatie zal de opdracht zich enerzijds baseren op de statistieken (zowel van de elektronische kanalen als van de distributie van de papieren versie) die doorlopend door de inschrijver ter beschikking dienen te worden gesteld. Het project moet op de volgende punten kunnen worden gemeten, geëvalueerd en bijgestuurd: ● ● ● ● ● ● ● ●

hoeveelheid geproduceerde inhoud (kwantitatief) penetratie binnen de doelgroep (kwantitatief) aandeel van de doelgroepen (en evt. subdoelgroepen) binnen het lezersbestand (kwantitatief) populariteit van de inhoud (kwantitatief) appreciatie van de inhoud (kwalitatief) intensiteit van de conversatie met en tussen de doelgroepen (kwantitatief) meerwaarde van de conversatie met en tussen de doelgroepen (kwalitatief) reacties, opmerkingen en klachten van lezers/gebruikers (kwalitatief)

In samenspraak met de inschrijver zullen aan het begin van iedere jaargang realistische streefcijfers worden opgesteld om het succes van het project te meten. Anderzijds kan de opdrachtgever bijkomend kwalitatieve of kwantitatieve onderzoeken laten voeren bij het lezerspubliek. De inschrijver dient hierbij de nodige logistieke steun te voorzien. B.10. HOEVEELHEDEN De vermoedelijke hoeveelheden, opgenomen in de inventaristabellen, zijn richtinggevend, maar geven geen garantie aan de inschrijver betreffende effectief bestelde hoeveelheden. Afwijkingen in - of in + zijn mogelijk. De opdrachtgever zal in ieder geval voorzien in de volgende gegarandeerde minimumbestelling voor één jaargang (50 weken inhoudelijke productie):

13

● ●

Hoeveelheid geproduceerde tekst (exclusief feeds uit andere bronnen, inclusief ondersteunend audiovisueel materiaal): 750.000 woorden Beheer van alle elektronische kanalen en systemen

Het maximale bedrag over de volledige duur van de opdracht (in geval van drie positieve jaarlijkse evaluaties) bedraagt 4.000.000 euro inclusief BTW. Tijdens de uitvoering van de opdracht wordt voor de opmaak, druk, verpakking en verzending van de fysieke drager een maximumbedrag van 100.000 euro incl. BTW voorzien op jaarbasis, ongeacht het aantal schriftelijke abonnees. De aanbestedende overheid zal normaliter bij het begin van elke jaargang van de opdracht een bestelling plaatsen voor het volledige jaar. Afzonderlijke bestellingen in de loop van de jaargang zijn mogelijk. In geval van een positieve evaluatie na het eerste jaar van de opdracht, behelst de jaarlijkse bestelling uiteraard niet de opstart- en ontwikkelingskosten voor de verschillende kanalen, de centrale databank en het elektronisch platform. B.11. WETTELIJKE TOEPASSELIJKE BEPALINGEN Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk: ●

Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten;

●

KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken;

●

KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en zijn bijlage de algemene aannemingsvoorwaarden.

Als dit bestek spreekt over gunnings- of aanbestedingsdocumenten, dan bedoelt het daarmee het bestek en alle bijhorende documenten die gediend hebben als basis voor het indienen van de offertes. De inschrijver zal geen informatie aan derden meedelen die hij vanwege de opdrachtgever ontvangt met het oog op de opmaak van de offerte. Onderdelen van de opdracht kunnen slechts met het schriftelijk akkoord van de opdrachtgever worden uitbesteed aan niet in de offerte bij naam vernoemde derden. De inschrijver blijft steeds aansprakelijk ten opzichte van de opdrachtgever. De inschrijver kan de opdrachtgever niet binden ten opzichte van derden. De inschrijver is voor de opdrachtgever gedurende de hele opdracht het enige aanspreekpunt.

14

De inschrijver en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot alle vertrouwelijke informatie die zij krijgen in het kader van de gunning van de opdracht. Die informatie kan in geen enkel geval zonder de schriftelijke toestemming van de opdrachtgever meegedeeld worden aan derden. Vastgestelde inbreuken op deze verbintenis kunnen worden bestraft met een uitsluiting van deelname aan kandidaatstellingen voor overheidsopdrachten voor een periode van vijf jaar, te rekenen vanaf de datum waarop de inbreuk werd vastgesteld. Bij tegenspraken tussen het bestek en de offerte, heeft het bestek altijd voorrang.

15

II. INHOUD VAN DE OFFERTE II.0. INLEIDING De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte en inventaris moet invullen op het bij dit bestek behorende formulier. Op elke offerte of inventaris die op een ander document is opgemaakt, moet de inschrijver bovenaan ieder document de volgende verklaring vermelden: “Ik, ondergetekende …, verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens volstrekt overeenstemmen met de vermeldingen van het bij het bestek behorende formulier en de inventaris en neem daarvoor de volledige verantwoordelijkheid op.” Alle documenten en nota’s die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedateerd en ondertekend onder de vermelding: “Opgemaakt door ondergetekende om gevoegd te worden bij zijn offerte van heden” of dienen minstens te worden geïnventariseerd. De inschrijving moet de onderstaande documenten bevatten om beoordeeld te kunnen worden: 1. Het offerteformulier, dat moet worden opgesteld volgens het model dat bij dit bestek is gevoegd. Het offerteformulier moet worden ingevuld, gedateerd, en ondertekend door de persoon die bevoegd is om de inschrijver te binden. De in te vullen inventaristabellen zijn geïncorporeerd in het offerteformulier. 2. Bewijs van handtekeningsbevoegdheid 3. Referenties 4. De antwoorden op alle vragen die in dit bestek worden gesteld: a. Plan van aanpak b. Uit te werken concepten c. Proefartikels d. Samenstelling team e. Alle andere documenten die nodig zijn voor de beoordeling van de offerte. De inschrijvers mogen, uitsluitend onder hun eigen verantwoordelijkheid, beroep doen op onderaannemers. De offerte vermeldt zo gedetailleerd mogelijk voor welke gedeelten de dienstverlener zal werken met een onderaannemer en voor zover dit al mogelijk is met welke. De offertes zelf gebeuren echter steeds in naam van de inschrijver. De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen. De inschrijvers blijven gebonden aan hun offerte gedurende een termijn van honderd twintig kalenderdagen, ingaand op de dag na de uiterste indieningsdatum van de offertes.

16

II.1. PLAN VAN AANPAK Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte na een beperkte inleiding zijn visie op de opdracht weergeeft en uitlegt waarom het ingediende voorstel volgens de inschrijver tot de gewenste resultaten zou moeten leiden, gegeven de doelstelling en de doelgroepen. Hij geeft aan op welke manier hij de opdracht zal realiseren. Aan de hand van de bepalingen in dit bestek en de technische specificaties, vermeld in punt V. legt hij beknopt uit hoe hij de opdracht op dit vlak interpreteert en wil aanpakken, hoe hij met andere woorden de samenwerking met de opdrachtgever concreet ziet en welke implicaties en garanties de voorgestelde manier van werken heeft. Bij zijn beschrijving zal de inschrijver in ieder geval dieper ingaan op de volgende onderdelen: A. DOELGROEPENBEREIK ● ●

Hoe denkt de inschrijver de beoogde doelgroepen maximaal te bereiken, en de budgettaire impact van lezers/gebruikers buiten deze doelgroepen te beperken? Welke blijvende inspanningen en promotieacties stelt de inschrijver voor om het bereikte aandeel binnen de doelgroepen via de verschillende kanalen te laten groeien?

B. ELEKTRONISCHE KANALEN ●

● ● ●

Hoe ziet de inschrijver de werking van het voorgesteld elektronisch platform en de inhoudelijke uitwisseling met de verschillende kanalen, en op welke manier denkt hij dit in de praktijk om te zetten? Op welke manier zal de inschrijver op basis van de inhoud in dit platform op regelmatige basis een papieren product uitwerken? Hoe garandeert de inschrijver de veiligheid, gebruiksvriendelijkheid en continue beschikbaarheid van de website en andere elektronische kanalen? Indien zich nieuwe ontwikkelingen voordoen op het vlak van elektronische media en sociale media, op basis van welke criteria beslist de inschrijver dan om de inhoud ook via deze kanalen te verspreiden en ook via deze media een interactie met de gebruikers aan te gaan? Op welke manier plant hij dit te doen?

C. NIEUWSGARING ●

Op welke manier plant de inschrijver de aanlevering van nieuws en informatie vanuit de Vlaamse overheid en haar partners maximaal te optimaliseren, en welke instrumenten en werkstromen stelt hij hierbij voor?

D. NIEUWSUITWISSELING

17

● ● ●

Met welke Vlaamse of buitenlandse projecten, bedrijven of nieuwsbronnen stelt de inschrijver een samenwerking voor? Hoe ziet de inschrijver de uitwisseling en opname van relevante (Engelstalige) inhoud uit deze projecten en nieuwsbronnen? Hoe en waar stelt de inschrijver voor deze inhoud te plaatsen of te verwerken in de verschillende kanalen van Flanders Today?

E. FYSIEKE DRAGER ●

●

Op welke manier denkt de inschrijver de kostprijs van de fysieke drager binnen het vooropgestelde budget te houden, en toch de vooropgestelde doelgroepen maximaal te bereiken met deze fysieke drager? Zie ook punt B.5.6. Welke vormelijke en inhoudelijke aanpassingen stelt de inschrijver voor, en waarom zorgen deze ervoor dat de fysieke drager beter aansluit bij de doelstelling en doelgroepen?

F. INHOUDELIJKE SPREIDING ●

Hoe ziet de inschrijver de verhouding tussen en spreiding van de inhoudelijke onderwerpen in functie van de doelgroepen en thema’s die hierboven beschreven staan, en dit in de verschillende kanalen, zowel fysiek als online?

G. INHOUDELIJKE KWALITEITSCONTROLE ●

Hoe plant de inschrijver een inhoudelijk hoogstaand kwaliteitsniveau te garanderen?

H. ADVERTENTIESTRATEGIE ●

●

Hoe denkt de inschrijver door het gebruik van de advertentiemogelijkheden in de verschillende kanalen de advertentie-inkomsten van het product te maximaliseren, hoe denkt hij de terugvloei van middelen te rapporteren, en hoe ziet hij dit in verhouding tot de totale kostprijs van het project? Welke middelen denkt hij hiervoor aan te wenden? De inschrijver houdt hierbij rekening met de eigenschappen, interesses en gevoeligheden van de verschillende doelgroepen, en met de decretaal vastgelegde normen voor overheidscommunicatie van de Vlaamse overheid.

I. INTERACTIVITEIT ●

Op welke manier plant de inschrijver de interactie en conversatie met en tussen de doelgroepen aan te pakken en te stimuleren, en het community-gevoel van de lezers aan te wakkeren?

J. SOCIALE MEDIASTRATEGIE

18

● ● ● ●

Welk plan van aanpak stelt de inschrijver voor om de rol van sociale media maximaal te benutten voor de verspreiding van Flanders Today? Welke acties en blijvende inspanningen stelt hij voor om het bereikte aandeel van de doelgroepen via sociale media te laten groeien? Op welke manier en met welke middelen denkt de inschrijver de interacties met en tussen de doelgroepen te monitoren en aan te sturen? Hoe en waarover stelt de inschrijver voor een gedragscode uit te werken?

K. DUURZAAMHEID ●

Op welke manier geeft de inschrijver aan te voldoen aan de duurzaamheidseisen met betrekking tot het papier, drukwerk en verpakking, zoals geformuleerd onder punten V.5, V.6 en V.7?

L. LANCERING ●

Op welke manier en met welke acties plant de inschrijver het vernieuwde concept te lanceren?

M. EVALUATIE ● ● ●

Welke ingebouwde mogelijkheden voorziet de inschrijver om na te gaan of de doelstellingen van het project worden bereikt? Welke blijvende inspanningen stelt hij voor om deze evaluatie te optimaliseren? Op welke manier denkt de inschrijver de resultaten te gebruiken om het product blijvend te verbeteren en het te laten aansluiten bij de doelstellingen? II.2. UIT TE WERKEN CONCEPTEN

Bovenop het plan van aanpak, toont de inschrijver zijn inhoudelijke en vormelijke visie op de opdracht door het uitwerken en in de offerte voorleggen van: 1. Een uitgewerkte grafische ‘mock-up’ in kleur van de hoofdpagina en een artikelpagina van de voorgestelde website (aangeleverd in pdf- of jpg-formaat); 2. Een uitgewerkte grafische ‘mock-up’ in kleur van het beginscherm en een artikelpagina van de voorgestelde mobiele app, zowel voor tablet als smartphone (aangeleverd in pdfof jpg-formaat); 3. Een uitgewerkte grafische ‘mock-up’ in kleur van de voorgestelde nieuwsbrief (aangeleverd in pdf- of jpg-formaat); 4. Een uitgewerkt bladconcept in kleur van het volledige papieren product - waaruit de structuur en indeling duidelijk blijken - met een grafisch uitgewerkte voorpagina + 2 binnenpagina’s (aangeleverd in pdf- of jpg-formaat);

19

II.3. PROEFARTIKELS De inschrijver toont zijn journalistieke vaardigheden door het uitwerken van een aantal proefartikels (minimaal 3 en maximaal 5 artikels) van elk 1.000 woorden door native of nearnative speakers, waarvan minstens één een politiek onderwerp behandelt, minstens één een economisch onderwerp, en minstens één een onderwerp binnen de branche wetenschap & technologie. De artikels zijn relevant voor de beoogde doelgroep, houden inhoudelijk verband met Vlaanderen en de Vlaamse overheid, en zijn voorzien van ondersteunend beeldmateriaal. II.4. INVENTARISTABELLEN (PRIJSOPGAVE) Deze opdracht is een opdracht tegen prijslijst, en bestaat uit twee delen (zie inventaristabel 1 en inventaristabel 2). In inventaristabel 1 voorziet de inschrijver een prijs voor de volgende onderdelen, gebaseerd op de vermoedelijke hoeveelheden: 1. Productie van inhoud, inclusief ondersteunend audiovisueel materiaal Hiermee wordt de volledig inhoudelijke productie voor zowel de fysieke als de elektronische kanalen bedoeld. Er wordt uitgegaan van een jaarlijks totaal van 1.000.000 woorden – ofwel 20.000 per week – met bijbehorend audiovisueel materiaal (inclusief gebruiksrechten) 2. Ontwikkelen en opstarten van alle kanalen en systemen Hieronder valt de ontwikkeling van de in de offerte voorgestelde fysieke en elektronische kanalen en systemen – in het geval deze nog niet bestaan – en/of de eventuele aanpassing van bestaande kanalen of systemen aan de opdracht, zoals door de inschrijver voorgesteld in de offerte 3. Beheer van alle elektronische kanalen en systemen Dit behelst het technisch onderhouden en ondersteunen van alle elektronische kanalen (inclusief mogelijke abonnementen, licenties, en kosten per gebruiker, download, update, e.d.), het continu publiceren en categoriseren van inhoud (zowel tekstueel als audiovisueel), en het monitoren en aansturen van conversaties op de website en sociale media 4. Opstellen en drukklaar maken van 1 nummer van het papieren product Hieronder wordt verstaan het aanpassen en eventueel bijkomend publiceren van inhoud, zowel tekstueel als vormelijk, het opmaken en het redigeren van een drukklare editie van het papieren product 5. Druk en distributie van het papieren product voor één jaargang ○ Drukken van één exemplaar: de kost voor het drukken van één afgewerkt exemplaar van het papieren product ○ Individueel verzendklaar maken van één exemplaar: de kost om één individueel exemplaar van het papieren product klaar te maken voor verzending (incl. verpakking)

20

○

○

○

Afleveren van één exemplaar in het binnenland: de kost om één individueel exemplaar van het papieren product af te leveren binnen België, via een door de inschrijver gekozen methode of partner Afleveren van één exemplaar in het buitenland (EU-27): de kost om één individueel exemplaar van het papieren product af te leveren binnen de Europese Unie, via een door de inschrijver gekozen methode of partner Afleveren van één pakket met meerdere exemplaren (incl. handling, ongeacht het aantal exemplaren): de kost om één pakket met meerdere exemplaren van het papieren product af te leveren binnen België, via een door de inschrijver gekozen methode of partner

In inventaristabel 2 voorziet de inschrijver een prijs voor de volgende onderdelen, die op vraag van de opdrachtgever kunnen worden besteld: 1. Ondersteuning promotiecampagnes voor het project: hieronder wordt verstaan de uurprijs voor de ondersteuning die de inschrijver zelf biedt tijdens de lancerings- en hierop volgende promotiecampagnes, al dan niet in samenwerking met derden. 2. Ontwikkelen van nieuwe technologische functionaliteiten: dit behelst de uurprijs voor het ontwikkelen van technologische functionaliteiten binnen het elektronisch platform of de elektronische kanalen die nog niet werden voorzien in de initiële opstart en ontwikkeling 3. Ontwikkelen van nieuwe vormgeving in de verschillende kanalen: hieronder wordt verstaan de uurprijs voor het ontwikkelen van een nieuwe grafische vormgeving in zowel de elektronische als de fysieke kanalen De vermoedelijke hoeveelheden, opgenomen in inventaristabel 1, mogen niet gewijzigd worden. Inventaristabel 2 werkt niet met vermoedelijke hoeveelheden. Op verzoek van de opdrachtgever verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. Indien zulks voor de nauwkeurigheid van de prijzen vereist is, mag de inschrijver die tot vier decimalen preciseren. De inschrijver vermeldt de belasting op de toegevoegde waarde in een afzonderlijke post van de inventaris en voegt ze bij de prijs van de offerte. II.5. KWALITEIT VAN HET TEAM DAT AAN DE OPDRACHT WERKT Dit omvat het voorzien in en het toewijzen van voldoende bekwaam en in alle gevallen tijdig beschikbaar personeel. De dienstverlener verbindt zich ertoe de samenstelling van het team dat voor de uitvoering van de opdracht is opgegeven, niet te wijzigen, tenzij in geval van overmacht en in de mate dat al voldoende bekend is welke personen precies zullen worden ingeschakeld voor dit project. In het geval van een wijziging vraagt de dienstverlener hiervoor onmiddellijk schriftelijk en gemotiveerd de toestemming van de opdrachtgever, waarbij hij ook laat weten welke kwalificaties de vervanger(s) heeft/hebben. Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte:

21

1. zijn plannen uiteenzet over dat deel van het personeel dat kennis van zaken zal verwerven; 2. een lijst opgeeft van de vaste medewerkers met vermelding van hun functie (ontwikkeling, redactie of beheer van verschillende kanalen) en hoe zij zullen worden ingezet voor deze opdracht, alsook hun specifieke vaardigheden, gerelateerd aan hun rol in het project; 3. beschrijft welke medewerkers op freelance basis meewerken of wie de werkgever is van eventuele medewerkers die niet verbonden zijn aan het bedrijf van de inschrijver; 4. een uitgebreid cv voorlegt van de projectleider en de hoofdredacteur en een beknopte cv van de redacteurs; 5. beschrijft hoe hij de continue dienstverlening en de bereikbaarheid van het voorgestelde team garandeert. II.6. INDIENING OFFERTES

De offertes moeten elektronisch worden overgemaakt via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 quater, § 1 van het KB van 8 januari 1996. Voor hulp bij het indienen van uw offerte kan u gebruik maken van de handleiding e-tendering. Meer informatie via http:// www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00. De opening van de offertes vindt plaats in openbare zitting op woensdag 26 juni om 14 uur in lokaal 5.D.02 Balkon 5 rechts, Boudewijngebouw, Boudewijnlaan 30 bus 80, 1000 Brussel. Geïnteresseerde inschrijvers wordt aangeraden aanwezig te zijn op de informatiesessie omtrent deze opdracht, die plaats vindt op woensdag 22 mei om 14 uur in lokaal 5.D.02 Balkon 5 rechts, Boudewijngebouw, Boudewijnlaan 30 bus 80, 1000 Brussel. De met elektronische middelen opgestelde offertes moeten worden opgemaakt in PDF- en/of JPG-formaat. Voor een toelichting omtrent het indienen van offertes door middel van elektronische middelen kunt u terecht op een aantal informatiesessies. U vindt de data van deze informatiesessies op http://www.bestuurszaken.be/vorming-0 Daarnaast werden ook een aantal organisaties geaccrediteerd om opleidingen omtrent het gebruik van e-tendering te geven. U kan voor de lijst van deze geaccrediteerde organisaties terecht op http://www.publicprocurement.be/portal/page/portal/pubproc/eprocopleidingen U kunt als buitenlandse inschrijver de offerte en alle bijhorende documenten ondertekenen met een gekwalificeerd certificaat dat u kunt aankopen via een private actor en dat door

22

de applicatie herkend wordt als een geldig certificaat dat geschikt is voor het plaatsen van wettelijke digitale handtekeningen ofwel met een elektronisch middel, aangekocht bij een private actor en waarvan zij zelf garanderen dat dit voldoet aan alle wettelijke voorwaarden: ● Voor meer informatie over deze private actoren kunt u terecht op [email protected] of +32 (0)2 553 76 57. Het kan enige tijd in beslag nemen alvorens u de drager met uw gekwalificeerd certificaat ontvangt. Koop dit dus tijdig aan. ● Indien u als buitenlandse inschrijver een eigen elektronisch middel gebruikt om de handtekening te plaatsen, afgeleverd buiten België, garandeert u zelf dat deze handtekening voldoet aan de voorwaarden van artikel 81 quater, § 1, 1° van het KB van 8 januari 1996. Deze elektronische handtekening moet conform zijn met de regels van het Europees en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening. De e-tenderingapplicatie kan bij deze werkwijze aangeven dat zij de door u geplaatste handtekening niet herkent. Door de handtekening te plaatsen garandeert u dat ze voldoet aan de gestelde voorwaarden. U voegt aan de offerte ook alle informatie toe die de aanbestedende overheid toelaat na te gaan of het gebruikte elektronische middel geldig is en conform de bepalingen in de regelgeving.

23

III. EVALUATIE VAN DE OFFERTE

III.1. UITSLUITING, SOCIALE ZEKERHEIDSBIJDRAGEN EN TOEGANGSVERBOD

Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 69 van het KB van 8.1.1996 betreffende de overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest via elektronische weg op conform art. 72, §5 van bovenvermeld KB. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art. 69bis, §2 van bovenvermeld KB. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in art. 78 in bovenvermeld KB. III.2. KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA

De inschrijver toont zijn technische bekwaamheid aan door het voorleggen van een selectie van een aantal (maximaal drie) cases die de inschrijver heeft uitgevoerd gedurende de laatste drie jaren (2012, 2011, 2010), gestaafd met attesten van goede uitvoering. Deze cases hebben dezelfde opzet (zowel papieren als elektronische kanalen) en gelijkaardige omvang als deze opdracht. Per case wordt opgegeven: de opdrachtgever, met vermelding van een contactpersoon en coördinaten; de inhoud van de opdracht en de periode van uitvoering. III.3. GUNNINGSCRITERIA

De gunningscriteria bestaan uit twee hoofdcriteria: kwaliteit en prijs. Zij krijgen het volgende gewicht: kwaliteit: 60 punten en prijs: 40 punten. Het criterium kwaliteit bestaat uit volgende subcriteria, met hun respectieve gewicht: ● De visie en het voorgestelde plan van aanpak van de inschrijver, rekening houdend met de technische specificaties opgelijst onder punt V (20 punten) ● De uitgewerkte concepten opgelijst onder punt II.2, rekening houdend met de technische specificaties opgelijst onder punt V (16 punten). Hierin zijn vooral de creativiteit, de overeenstemming met de gevraagde dienstverlening en de afwerking van belang. ○ Grafische ‘mock-up’ in kleur van de hoofdpagina en een artikelpagina van de voorgestelde website (6 punten)

24

○

● ●

Grafische ‘mock-up’ in kleur van het beginscherm en een artikelpagina van de voorgestelde mobiele app, zowel voor tablet als smartphone (4 punten) ○ Grafische ‘mock-up’ in kleur van de voorgestelde nieuwsbrief (aangeleverd in pdf- of jpg-formaat); (2 punten) ○ Een uitgewerkt bladconcept in kleur van het volledige papieren product – waaruit de structuur en indeling duidelijk blijken – met een grafisch uitgewerkte voorpagina + 2 binnenpagina’s; (4 punten) De leesbaarheid, de feitelijke en taalkundige correctheid, de informatiewaarde en de relevantie voor de beoogde doelgroepen van de ingediende proefartikels (12 punten) Kwaliteit van het team dat aan de opdracht wordt toegewezen (12 punten)

Het criterium prijs (40 punten) bestaat uit volgende subcriteria, met hun respectieve gewicht: ● De totaalprijs inclusief BTW voor inventaristabel 1 (32 punten) ● De totaalprijs inclusief BTW voor inventaristabel 2 (8 punten)

25

IV. UITVOERING VAN DE OPDRACHT Elke bestelling is een afzonderlijke opdracht naar de uitvoeringsregels toe. IV.1. LEIDING EN TOEZICHT OP DE UITVOERING

De contactpersoon in deze opdracht, Denial Sefer of de door hem aangeduide vervanger zoals omschreven in punt I.1.B., zal fungeren als leidende ambtenaar voor deze opdracht. Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit: a. b. c. d. e. f.

de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering; de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; het nazicht van de schuldvorderingen en facturen; het opstellen van de processen-verbaal; de opleveringen; het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de gunningsdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn. IV.2. BORGTOCHT

De borgtocht wordt vastgesteld op 5% van het bedrag dat overeenkomt met de vaste (minimum)bestelling zoals omschreven in punt I.2.B.10. die onmiddellijk na de sluiting zal worden gedaan, berekend op basis van de opgegeven prijzen in de offerte. De borgtocht moet binnen 30 kalenderdagen, volgend op de dag waarop de inschrijver de kennisgeving van de sluiting van de opdracht heeft ontvangen, gestort worden. De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven op het einde van de looptijd van de overeenkomst, op uitdrukkelijke vraag van de inschrijver en op voorwaarde dat de gevraagde diensten werden opgeleverd. IV.3. PRIJSHERZIENING

Prijsherziening is niet mogelijk. IV.4. INTELLECTUELE RECHTEN

De inschrijver verklaart houder te zijn van alle intellectuele rechten, en meer in het bijzonder de auteursrechten noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst. De inschrijver waarborgt dat als gevolg van zijn opdracht in het kader van de overeenkomst geen rechten van derden werden geschonden, in het bijzonder intellectuele eigendomsrechten

26

of andere persoonlijke rechten, alsook contractuele rechten of wettelijke bepalingen, die zouden kunnen leiden tot vorderingen tegen de Vlaamse overheid of een onderneming verbonden met de Vlaamse overheid. De inschrijver zal de Vlaamse overheid vrijwaren tegen alle vorderingen van derden dienaangaande, met inbegrip van gerechtskosten, en zonder afbreuk te doen aan bijkomende vorderingen tot schadevergoeding. De inschrijver waarborgt bovendien dat hij de intellectuele rechten waarover hij beschikt, noch geheel, noch deels, heeft overgedragen of zal overdragen aan derden, en dat hij het gebruik ervan niet aan derden heeft toegestaan of zal toestaan. De Vlaamse overheid is houder van het Benelux Beeldmerk nr. 815.088 met als naam “Flanders Today”. De inschrijver kan op geen enkele manier aanspraak maken op de naam “Flanders Today”. De Vlaamse overheid beschikt eveneens over de exclusieve rechten met betrekking tot het logo “Flanders fits you”. Voor zowel wat betreft het logo als voor wat betreft het beeldmerk “Flanders Today” verleent de Vlaamse overheid een gratis gebruiksrecht aan de inschrijver en dit voor de duur van de overeenkomst. De inschrijver en de aanbestedende overheid stellen daartoe een merklicentie op en de inschrijver draagt de kosten voor de registratie van deze merklicentie bij de respectieve merkenautoriteiten. De inschrijver verkrijgt enkel het recht tot gebruik van het logo en het beeldmerk voor wat betreft deze opdracht. De Vlaamse overheid beschikt over het uitsluitende recht om merken te deponeren inhoudende het teken “Flanders Today” en/of “Flanders fits you”. De inschrijver zal zich onthouden van het registreren van een merk dat rechtstreeks of onrechtstreeks verband houdt met het teken “Flanders Today” en/of “Flanders fits you”. De auteursrechten op de artikels, foto’s, en andere auteursrechtelijk beschermde werken blijven berusten bij de inschrijver. Aan de Vlaamse overheid komt echter het recht toe de geschreven artikels (zowel voor wat betreft de digitale als fysieke kanalen, en zowel tekstueel als audiovisueel materiaal) geheel of gedeeltelijk over te nemen in haar eigen digitale en papieren publicaties, zonder dat hiervoor een bijkomende vergoeding zal dienen te worden betaald. De Vlaamse overheid zal dit echter steeds doen met bronvermelding. De Vlaamse overheid heeft bovendien het recht deze artikels te vertalen naar het Nederlands, of een andere taal indien zij dit nuttig acht, zonder dat hiervoor een bijkomende vergoeding zal dienen te worden betaald. De vertaling zal echter onder geen beding afbreuk doen aan de morele rechten van de auteur en steeds de bron vermelden. De Vlaamse overheid zal steeds een beroep kunnen doen op reeds verschenen artikels (zowel tekstueel als audiovisueel) en deze, wanneer zij dit nuttig acht, doorgeven aan derden, met toestemming van de inschrijver tijdens de opdracht, en zonder toestemming van de inschrijver

27

na afloop van de opdracht. Het staat de inschrijver eveneens vrij artikels aan derden door te geven, mits toestemming van de overheid tijdens de opdracht, zonder toestemming van de overheid na afloop van de opdracht. Essentieel is dat de inhoud en verschillende kanalen van Flanders Today na afloop van de opdracht vlekkeloos en zonder onderbreking kunnen overgaan naar een nieuwe uitvoerder. In het kader hiervan zullen na afloop van de opdracht dan ook alle noodzakelijke bronbestanden (bv. websitebestanden, databases, grafische elementen, code, applicaties) worden opgeleverd, en de inschrijver zal de nodige ondersteuning bieden om een dergelijke overdracht tot een goed einde te brengen.

IV.5. BETALINGEN

De betalingen worden uitgevoerd door de Vlaamse Gemeenschap, Departement internationaal Vlaanderen. Schuldvorderingen/facturen worden aan dit departement overgemaakt. Facturen kunnen pas worden betaald na verstrekte en aanvaarde (deel)prestaties. De betaling vindt plaats binnen een termijn van maximaal 30 kalenderdagen na ontvangst van een regelmatig opgestelde en aanvaarde factuur. Facturen van na door de opdrachtgever goedgekeurde gemaakte kosten bij derden (advertenties, promotiemateriaal, event organisers, …) kunnen worden doorgestuurd en gefactureerd aan de opdrachtgever in het kader van deze opdracht mits verantwoordingsstukken. De inschrijver voegt een gedetailleerde staat van de prestaties bij elke factuur. Facturen moeten verder volgende gegevens bevatten: ● ● ● ●

post- en bankrekeningnummer; adres van de bank; factuurnummer en factuurdatum; BTW-tarief en toegepast tarief.

Alle facturatiebedragen moeten worden uitgedrukt in euro. Elk berekend totaalbedrag in euro wordt desgevallend afgerond naar de hogere of lagere tweede decimaal, al naargelang de derde decimaal minstens 5 of minder bedraagt. Facturen moeten worden geadresseerd aan: Vlaamse Gemeenschap Departement internationaal Vlaanderen Koen Verlaeckt, secretaris-generaal Boudewijnlaan 30, bus 80

28

1000 Brussel Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten. IV.6. OPLEVERINGEN

De kosten van de prestaties die in verband met de opleveringen worden geleverd door derden worden ten laste van de inschrijver aangerekend tegen de door deze derden gefactureerde kostprijs. De kosten van de prestaties die de inschrijver in verband met de oplevering zelf uitvoert, blijven te zijner laste.

29

V. TECHNISCHE SPECIFICATIES V.1. TECHNISCHE FICHE VOOR DE WEBSITE

1. Om de toegankelijkheid te waarborgen, moet de website minimaal voldoen aan de AnySurfer-basisrichtlijnen (www.anysurfer.be/nl/richtlijnen) of richtlijnen daarmee gelijkwaardig, zoals bijvoorbeeld de WCAG-normen, level 2. 2. Het design van de website is responsief, onafhankelijk van de afmetingen van het browservenster. 3. Om de website zo goed mogelijk vindbaar te maken, zorgt de inschrijver voor een zoekmachineoptimalisatie van het systeem. Hierbij maakt hij enkel gebruik van ‘White Hat’-technieken. 4. De website moet bereikbaar zijn via de URL www.flanderstoday.eu. Deze domeinnaam is geregistreerd door het Departement internationaal Vlaanderen, maar de dienstverlener staat in voor de invulling ervan. 5. De hosting van de website www.flanderstoday.eu moet gelokaliseerd zijn in één van de landen van de Europese Unie. Ten allen tijd moet kunnen worden verzekerd dat alle data binnen de Europese Unie blijft en dat, bijvoorbeeld voor onderhoudswerkzaamheden, fail-over, … gegevens niet (tijdelijk) buiten één van de EUlidstaten opgeslagen worden. Als extra bepaling wordt meegegeven dat indien gebruik gemaakt wordt van applicaties van derden (bijvoorbeeld mailinglijstapplicaties) waarbij persoonsgegevens worden overgebracht naar de Verenigde Staten, dit alleen kan indien de eigenaar van de betreffende applicatie gecertificeerd is voor de US EU “Safe Harbor”. Zie voor meer informatie: a. http://circa.europa.eu/Public/irc/secureida/safeharbor/library?l=/public_folder/ commission_principles/shdecisionnl_pdf/_NL_1.0_&a=d b. http://export.gov/safeharbor/eu/eg_main_018365.asp (Engels) 6. De website heeft een minimum uptime van 99,8%. Er worden dagelijks incrementele backups gemaakt van de website, en wekelijks een volledige backup van de website die op een aparte locatie wordt opgeslagen. De inschrijver zal steeds beschikken over de vier laatste incrementele én volledige backups van de website, en kan deze binnen vier uur na melding van een storing online plaatsen. De backup- en herstelprocedure wordt tweemaandelijks getest door de inschrijver, die hier verslag van uitbrengt bij de opdrachtgever. 7. Het gebruik van de website door de bezoekers moet kunnen worden gemeten aan de hand van een performant analyseplatform (Google Analytics of gelijkwaardig). Deze statistieken dienen ook toegankelijk te zijn voor de opdrachtgever. 8. Het ‘internationale’ logo van Vlaanderen wordt op elke webpagina geplaatst volgens het richtlijnenhandboek, gevoegd bij dit bestek. Ook dient er een duidelijke verwijzing te zijn naar de website www.flanders.be, de portaalsite voor alle online-informatie van en over Vlaanderen voor anderstaligen. Indien er binnen de Vlaamse overheid een nieuwe huisstijl en logo wordt ontwikkeld, kan de website grafisch makkelijk hieraan worden aangepast, in overleg met de opdrachtgever. In dit geval kan het logo en de plaatsing

30

ervan worden herzien. 9. Alle inhoud op www.flanderstoday.eu – zowel tekstueel, video als audio, zal op een aan het web aangepast manier worden aangeboden. 10. De taal van de website is Engels. V.2. TECHNISCHE FICHE VOOR DE NIEUWSBRIEF

1. De opslag en hosting van de gegevens zijn conform aan de regels bepaald in punt V.1.5. 2. Om de toegankelijkheid te waarborgen, moet de nieuwsbrief minimaal voldoen aan de AnySurfer-basisrichtlijnen (www.anysurfer.be/nl/richtlijnen) of richtlijnen daarmee gelijkwaardig, zoals bijvoorbeeld de WCAG-normen. V.3. TECHNISCHE FICHE VOOR DE MOBIELE APPLICATIE

1. De opslag en hosting van de gegevens zijn conform aan de regels bepaald in punt V.1.5. 2.Per platform dient de applicatie geoptimaliseerd te zijn voor verschillende schermresoluties en producten (zowel smartphones als tablets) V.4. TECHNISCHE FICHE VOOR HET PAPIEREN PRODUCT

De technische specificaties van de krant Flanders Today zijn: ● ● ● ● ●

Periodiciteit: wekelijks (behalve in de weken van kerstmis en Nieuwjaar) Verschijningsdag: woensdag Formaat: 285x400mm – zetspiegel 255x380mm Papier: 45gr; ISO 80 Druk in full colour, geniet, 16 bladzijden. V.5. TECHNISCHE FICHE VOOR HET PAPIER

1. Het papier mag bestaan uit elke combinatie van gerecycleerde en nieuwe vezels, waarbij minstens 65% van deze gerecycleerde vezels na verbruik gerecycleerd werden en minstens 50% van de nieuwe vezels uit duurzaam beheerde bossen afkomstig zijn. Het overige deel van de nieuwe vezels moet afkomstig zijn uit de legale houtkap. 2. Bleking met chloorgas en het gebruik van optische bleekmiddelen is niet toegelaten. De voorkeur gaat in afdalende volgorde naar: ○ TCF-gebleekt (totally chlorine free) of PCF-gebleekt (processed chlorine free) ○ ECF-gebleekt (elementary chlorine free – gebleekt zonder chloorgas) indien:

31

■ AOX <0,05 kg/t, en ■ CZV < 5 kg/t 3. Het papier bevat bij voorkeur geen toevoeging van verfstoffen (voor gekleurd papier) en bevat bij voorkeur geen witmakers met de R-zinnen R50, R51, R52, R53 of combinaties van deze R-zinnen. 4. Het papier bevat geen synthetische polymeren, lijmen, coatings of kleurstoffen die geklasseerd zijn als kankerverwekkend, mutageen of toxisch voor reproductie of schadelijk zijn voor het milieu 5. Voor het papier gaat de voorkeur naar het respecteren van de volgende grenswaarden in kleurstoffen: Pb 100 ppm, Hg 4 ppm, Cd 20 ppm en Cr 100 ppm. Bij voorkeur gelden de volgende grenswaarden voor individuele stoffen in pigmenten: Pb 100 ppm, Hg 25 ppm, Cd 50 ppm en Cr 100 ppm Verificatie aan de hand van: ● Technische gegevens over het papier (de aanbieder kan deze bij de producent opvragen. De technische gegevens zijn bij voorkeur opgesteld volgens de afspraken van het Paper Profile www.paperprofile.com) ● Certificaten inzaken de bewakingsketen (met name FSC- en PEFC-certificaten zullen worden aanvaard om aan te tonen dat het product voldoet aan dit criterium. Andere gepaste vormen van bewijs, zoals een technisch dossier van de fabrikant of een keuringsrapport van een erkende instantie, worden ook aanvaard. V.6. TECHNISCHE FICHE VOOR HET DRUKWERK

1. Inkten: de voorkeur gaat in afdalende volgorde naar: ○ Plantaardige drukinkten of lakken ○ Zonder energie hardbare inkten of lakker op waterbasis ○ Drukinkten of vernissen op basis van minerale olie Indien er verscheidene soorten worden gebruikt, gebeurt de beoordeling aan de hand van een weging van de aangekochte hoeveelheden Verificatie aan de hand van technische gegevens over de inkt. De aanbieder kan deze bij de producent opvragen. Elke andere gepaste vorm van bewijs, zoals een technisch dossier van de fabrikant of een keuringsrapport van een erkende instantie, wordt eveneens aanvaard. 2. Oplosmiddelen: een drukproces dat zonder isopropylalcohol werkt (IPA-vrij) krijgt een grotere voorkeur. Bij offset-drukwerk is het maximale IPA-gehalte in het vochtwater bij voorkeur: ○ indien het vellenoffsetdrukproces wordt toegepast: 5% ○ indien het rotatie-offsetdrukproces wordt toegepast: 3% ○ indien het smalbaanrotatie-offsetdrukproces wordt toegepast: 5%

32

Verificatie aan de hand van technische gegevens van de oplosmiddelen. De aanbieder kan deze bij de producent opvragen. 3. Wasmiddelen: de voorkeur gaat in afdalende volgorde naar: ○ Geen wasmiddelen ○ Wasmiddelen met een vlampunt ≥ 100°C (0% vervluchtiging) ○ Wasmiddelen met een vlampunt ≥ 55°C en < 100°C (5% vervluchtiging) ○ Wasmiddelen met een vlampunt ≥ 21°C en < 55°C (50% vervluchtiging) Indien men verscheidene soorten gebruikt, gebeurt de beoordeling aan de hand van een weging van de voor de opdracht benodigde hoeveelheden Verificatie aan de hand van technische gegevens over de wasmiddelen. De aanbieder kan deze bij de producent opvragen. V.7. TECHNISCHE FICHE VOOR DE VERPAKKING

1. Gebruik van composteerbare folie volgens de voorschriften van de Europese norm 13432 krijgt een grotere voorkeur dan folie op basis van fossiele grondstoffen. Dit mag bij voorkeur op de folie zelf staan met een in Vlaanderen erkend label, zoals het OK Compost-label uitgereikt door AIB Vincotte. 2. Gebruik van gerecycleerd karton bij dozen krijgt een grotere voorkeur dan karton op basis van duurzaam beheerde bossen, dat op zijn beurt de voorkeur krijgt boven ander karton. 3. Gebruik van milieuvriendelijke alternatieven zoals lijmen zonder oplosmiddelen krijgen een grotere voorkeur. Het indienen van afzonderlijke offertes met vrije varianten is toegestaan (bijvoorbeeld alternatieve technische specificaties of extra milieuvriendelijke technologieën, …) V.8. TECHNISCHE FICHE VOOR DE CENTRALE DATABANK

1. De centrale databank beheert de persoonsgegevens, abonnements- en andere instellingen van de lezers voor alle kanalen: website, nieuwsbrief, mobiele applicaties en papieren drager. 2. Bij voorkeur wordt er hierbij ook gewerkt met een integratie met sociale media (bv. via openID). 3. De opslag en hosting van de gegevens zijn conform aan de regels bepaald in punt V.1.5. 4. De vorm van de databank, de opslag van de gegevens en de inhoud van de opgeslagen data zijn conform de wet tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De persoonsgegevens zullen in geen geval gebruikt worden voor de promotie van eigen producten of producten van derden. Deze gegevens zullen evenmin bezorgd of

33

beschikbaar gesteld worden aan een derde partij. 5. De persoonsgegevens houden minstens de volgende data in: ○ Naam, voornaam, email-adres, postadres, nationaliteit, functie/job 6. Alle gegevens zijn ten allen tijde raadpleegbaar en wijzigbaar door de gebruikers

34