Handleiding Assistance LITE 2007 Versie 3.0
Voor Windows 2000 / XP / Vista
Assistance LITE handleiding, uitgegeven door Assistance Software. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd. Ondanks alle aan de samenstelling van de tekst bestede zorg, kan Assistance Software geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade, die zou kunnen voortvloeien uit enige fout, die in deze uitgave zou kunnen voorkomen.
(C) Copyright 2007 Assistance Software
INHOUDSOPGAVE 1-
INLEIDING
1—1
Notaties en termen _________________________________________________ 1—1 Viewlets _________________________________________________________ 1—1
2-
PROGRAMMAOPBOUW
2—1
Structuurschema ___________________________________________________ 2—1 Projectvoering in het algemeen _______________________________________ 2—2 Financiële afspraken per item __________________________________________________________ 2—2 Kosten van externe deskundigen _______________________________________________________ 2—2 Kosten van de werknemers ___________________________________________________________ 2—2
Implementatie ____________________________________________________ 2—4
3-
BASISFUNCTIONALITEIT
3—1
De knoppenbalk ___________________________________________________ 3—1 Zoeken naar informatie ______________________________________________ 3—2 In –en uitklappen __________________________________________________ 3—3 Groeperen ________________________________________________________ 3—4 Sorteren _________________________________________________________ 3—5 Filter ____________________________________________________________ 3—5 Methode 1 _________________________________________________________________________ 3—5 Methode 2 _________________________________________________________________________ 3—5
View ____________________________________________________________ 3—6 Afdrukken ________________________________________________________ 3—7 Lijsten ____________________________________________________________________________ 3—7 Exporteren naar Excel ________________________________________________________________ 3—8
Kalenders _______________________________________________________ 3—10
4-
MAILINGLIJST
4—1
5-
TABELLEN
5—1
Algemeen ________________________________________________________ 5—1 Personen _________________________________________________________ 5—2 Aanhef ____________________________________________________________________________ Afdeling ___________________________________________________________________________ Functies ___________________________________________________________________________ Titels _____________________________________________________________________________ Burgerlijke staat ____________________________________________________________________
1
5—2 5—2 5—3 5—3 5—4
Contractsoorten ____________________________________________________________________ 5—4
Relaties __________________________________________________________ 5—5 Relatie van ________________________________________________________________________ Relatiegroepen _____________________________________________________________________ Relatiesoorten ______________________________________________________________________ Relatiestatus _______________________________________________________________________
5—5 5—5 5—6 5—6
Projecten_________________________________________________________ 5—7 Projectclusters ______________________________________________________________________ Projectstatus _______________________________________________________________________ Projectsoort ________________________________________________________________________ BTW-tarieven ______________________________________________________________________ Firma’s ____________________________________________________________________________
5—7 5—7 5—8 5—8 5—9
Projectverdeling __________________________________________________ 5—10 Projectgroepen __________________________________________________________________ 5—1010 Hoofditems ______________________________________________________________________ 5—111 Subitems _________________________________________________________________________ 5—11 Gekoppelde uursoorten ______________________________________________________________ 5—13
Uren ___________________________________________________________ 5—15 Uursoorten _______________________________________________________________________ 5—15 Tarieven _________________________________________________________________________ 5—16
Overig ___________________________________________________________ 5-19 Artikelen _________________________________________________________________________ 5—19
6-
ACCOUNTS
6—1
Algemeen ________________________________________________________ 6—1 Relaties invoeren __________________________________________________ 6—1 Algemene relatiegegevens ____________________________________________________________ Kenmerken ________________________________________________________________________ Bezoekadres _______________________________________________________________________ Identificatie ________________________________________________________________________ Postadres__________________________________________________________________________ Overig ____________________________________________________________________________ Contactpersoon _____________________________________________________________________
6—1 6—2 6—2 6—3 6—3 6—3 6—4
Notities __________________________________________________________ 6—4 Documenten ______________________________________________________ 6—5 Financieel ________________________________________________________ 6—6 Financiële gegevens _________________________________________________________________ 6—7 Relatietarieven _____________________________________________________________________ 6—8
Projecten_________________________________________________________ 6—9 Facturen _________________________________________________________ 6—9 Contactpersonen toevoegen in Outlook ________________________________ 6—10
7-
CONTACTPERSONEN
7—1
Contactpersoon invoeren ____________________________________________ 7—1
2
Personalia _________________________________________________________________________ 7—2 Organisaties _______________________________________________________________________ 7—3 Koppelingsgegevens _________________________________________________________________ 7—3
8-
MEDEWERKERS
8—1
Werkgegevens _____________________________________________________________________ 8—3 Verlof _____________________________________________________________________________ 8—4
Overig ___________________________________________________________ 8—4 Notities __________________________________________________________ 8—4 Uursoorten _______________________________________________________ 8—5 Mutaties _________________________________________________________ 8—5
9-
PROJECTENBEHEER
9—1
Algemene projectgegevens ___________________________________________ 9—2 Definitie ___________________________________________________________________________ Relatie ____________________________________________________________________________ Overig ____________________________________________________________________________ Locatie ____________________________________________________________________________ Intern ____________________________________________________________________________ Honorarium ________________________________________________________________________ Financieel _________________________________________________________________________ Dashboard _________________________________________________________________________ Team _____________________________________________________________________________ Tarieven __________________________________________________________________________
9—2 9—3 9—4 9—4 9—4 9—5 9—6 9—6 9—7 9—7
Details ___________________________________________________________ 9—9 Mijn taken: Details – invoer via het detailscherm _________________________________________ 9—10 Mijn taken: Details – invoer via de tabel ________________________________________________ 9—12
Uren ___________________________________________________________ 9—13 Kosten __________________________________________________________ 9—14 Facturen ________________________________________________________ 9—15 Enkelvoudige facturatie ____________________________________________ 9—15 Kenmerken _______________________________________________________________________ Relatie ___________________________________________________________________________ Kenmerken _______________________________________________________________________ Relatie ___________________________________________________________________________ Notities __________________________________________________________________________ Factuurregel(s) ____________________________________________________________________
9—15 9—15 9—16 9—17 9—17 9—17
Documenten _____________________________________________________ 9—18 Notities _________________________________________________________ 9—19 Relaties _________________________________________________________ 9—19 Projecten afsluiten ________________________________________________ 9—20 Selectiecriteria _____________________________________________________________________ 9—20
3
10 - FACTUREN
10—1
Facturen openen/wijzigen __________________________________________ 10—1
11 - UREN
11—1
Uren raadplegen __________________________________________________ 11—1 Uren boeken _____________________________________________________ 11—3 Voor de eerste keer uren boeken ______________________________________________________ Nieuwe boeking ___________________________________________________________________ Afspraak kopiëren __________________________________________________________________ Wijzig afspraak ____________________________________________________________________ Verplaatsen van een afspraak ________________________________________________________ Outlook inlezen ____________________________________________________________________ Week overnemen __________________________________________________________________ Uren opslaan ______________________________________________________________________ View_____________________________________________________________________________
11—3 11—4 11—6 11—6 11—6 11—7 11—8 11—8 11—8
Analyse van uren __________________________________________________ 11—9 Verlofuren ________________________________________________________________________ 11—9
12 - KOSTENREGISTRATIE
12—1
13 - PROGRAMMA-INSTELLINGEN
13-1
Algemeen _______________________________________________________ 13—1 Bedrijfsnaam ______________________________________________________________________ 13—1 BTW nummer _____________________________________________________________________ 13—1
Facturen ________________________________________________________ 13—2 Factuur opslaan als Worddocument ____________________________________________________ 13—2
Kosten __________________________________________________________ 13—2 Kilometervergoeding ________________________________________________________________ 13—2 Standaard reiskostenitem ____________________________________________________________ 13—2
Projecten algemeen _______________________________________________ 13—2 Standaard kostenvergelijking op basis van het externe/interne kostprijstarief ___________________ 13—2 Firmacode bij ieder project vereist _____________________________________________________ 13—2
14 - RECHTEN
14—1
Rol-rechten - programmaonderdelen voorzien van rechten _________________________________ 14—1 Rol toekennen medewerkers _________________________________________________________ 14—4
21 - DOCUMENTENBEHEER
15—1
Instellingen documentenbeheer ______________________________________ 15—1 Hoofdpad documenten ______________________________________________________________ 15—1 Opbouw pad ______________________________________________________________________ 15—2 Opbouw bestandsnaam _____________________________________________________________ 15—3
Sjablonen _______________________________________________________ 15—4
4
1 - INLEIDING Dit is de handleiding voor het programma Assistance LITE ™ versie 3.0. Indien u vragen heeft waarop u het antwoord niet in deze handleiding kunt vinden, kunt u contact opnemen met onze helpdesk (telefoon 035-750 35 42 maandag t/m vrijdag, tijdens kantooruren van 9.00 - 12.00 en 13.00 – 17.00 uur).
Notaties en termen In deze handleiding worden bepaalde termen altijd op dezelfde manier getoond: • • •
Bestanden, Systeembeheer en Help zijn voorbeelden voor de notatie voor de menuoptie in Assistance LITE. Projectgroep en Werksoort zijn voorbeelden van namen van velden en bestanden in Assistance LITE. Start, Instellingen, Configuratiescherm zijn voorbeelden voor de notatie van een Windows menuoptie.
In deze handleiding wordt de nieuwe spelling gebruikt volgens het Groene Boekje. Hierdoor kunnen woorden in het programma anders zijn gespeld dan in deze handleiding. In diverse hoofdstukken wordt de term ‘tekens’ gebruikt. Hiermee wordt een willekeurige combinatie van cijfers, letters en leestekens bedoeld. In principe kunnen dit alle toetsen van een toetsenbord zijn, ook tekens als %&() en dergelijke.
Viewlets Naast deze handleiding kunt u via onze website online instructievideo’s bekijken. Ga daarvoor naar www.Assistancelite.com
1—1
2 - PROGRAMMAOPBOUW Structuurschema In het onderstaande structuurschema kunt u zien hoe Assistance LITE is opgebouwd
Customer Relationship Management (CRM) – hier slaat u alle relatiegegevens op die relevant zijn met betrekking tot de projectadministratie. Het CRM-onderdeel CRM onderdeel d is een volwaardig relatiebeheerprogramma. Projectmanagement (PM) – hier registreert, beheert en bewaakt u uw projecten. Feitelijk Feitelij worden alle werkzaamheden in een onderneming vanuit de filosofie van Assistance LITE beschouwd als projecten. Ook nietniet declarabele uren kunnen zodoende als project worden gekenmerkt, waardoor u te allen tijde inzicht heeft in alle uren die er besteed worden den binnen uw organisatie. Human Resource Management (HRM) – hier registreert u alle medewerkergegevens die van belang zijn voor de administratie in uw organisatie.
Uren- en kostenregistratie – Naast de standaard urenregistratie kunnen middels een koppeling met Microsoft Outlook agenda-items items geïmporteerd en aan projecten gekoppeld worden.
2—1
Projectvoering in het algemeen Het uitvoeren van een project gebeurt veelal in diverse stappen. Het gaat te ver om alle onderdelen binnen een projectadministratie hier te noemen, maar enkele willen we toch even belichten om de kracht van Assistance LITE hierin te laten zien.
Financiële afspraken per item Welke soort projectwerkzaamheden worden uitgevoerd en tegen welk tarief? In Assistance LITE kunt u op een aantal manieren komen tot een honorariumafspraak: Regie: Op grond van bestede tijd. Het gewerkte aantal uren wordt in rekening gebracht, op basis van ingestelde tarieven, uitgesplitst naar soorten werk met overeenkomstige onderscheiden tarieven. Deze soort prijsafspraak heet regie, of urenbasis, of regiebasis. Het totaalbedrag ligt niet van tevoren vast want het werkelijke aantal gewerkte uren wordt in rekening gebracht. Fixed Price: Op grond van een vaste afspraak. Ook nu wordt het uiteindelijke honorariumbedrag verdeeld over de verschillende onderdelen (subitems) van het project, eventueel aan de hand van percentages per subitem. Percentage: Op grond van een percentage van een grondslagbedrag. Het uiteindelijke honorariumbedrag wordt volgens vaste percentages verdeeld over de verschillende fases van het project. Als er is gekozen voor één van de bovenstaande honorariumafspraken, dan kan hier voor diverse items nog van worden afgeweken. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat er een vast bedrag is afgesproken, terwijl eventuele extra werkzaamheden op regie worden verrekend. Een belangrijk onderdeel van de projectadministratie is het percentage gereed. Hiermee wordt aangegeven welk deel van de werkzaamheden al verricht is. Het percentage gereed kan gebaseerd zijn op: -
het aantal reeds geboekte uren in verhouding tot het te verwachten aantal te besteden uren, of een schatting van de stand van het ter verrichten werk. Hier wordt niet gekeken naar de bestede uren, maar naar de status van de te leveren dienst.
Bij het factureren wordt er gewerkt met het percentage gereed, want dat deel wat al gereed is, mag ook gefactureerd worden, tenzij men een andere afspraak met de opdrachtgever heeft gemaakt. In geval van regieprojecten zullen dat de bestede uren zijn; in geval van een vaste prijs project een deel van het totaal aangenomen bedrag in de vorm van termijnen.
Kosten van externe deskundigen In de loop van het project kan een aantal soorten deskundigen ingeschakeld worden die elk hun rekeningen sturen. Deze kosten kunnen van tevoren zijn begroot en dienen dan ook te worden bijgehouden in de projectadministratie.
Kosten van de werknemers U zult zelf natuurlijk uw rekeningen bij de opdrachtgever indienen. Ook deze moeten worden bijgehouden, afhankelijk van de afspraak met de opdrachtgever over de termijnen voor facturering en betaling. Bovendien wilt u inzicht hebben in de eigen financiële stand van zaken. Zo wilt u kunnen zien wat de totale kosten zijn aan de hand van gewerkte uren en gemaakte kosten. Hiervoor is een groot aantal overzichten in de projectadministratie beschikbaar. Deze rapportages kunnen door de gebruiksvriendelijke interface van Assistance LITE direct op het scherm worden getoond.
2—2
Uit de diversiteit van werkzaamheden vloeit een structuur voort die vereist is voor een omvattend administratieprogramma om al deze werkzaamheden vlot en overzichtelijk te kunnen administreren. In de loop der jaren is hieruit het programma Assistance PSO en Assistance LITE ontstaan waarin de onderlinge verbanden tussen de verschillende werkzaamheden is vertaald in verbanden tussen tabellen, procedures, documenten en financiële gegevens.
2—3
Implementatie Tijdens uw implementatietraject wordt er vanuit Assistance Software ondersteuning in de vorm van 2 uur gratis consultancy aangeboden voor het in gebruik nemen van de administratie met Assistance LITE. Als er sprake is van een bestaande administratie kunnen er eventueel bestanden worden geconverteerd. Sommige gegevens dienen opnieuw te worden ingevoerd. In de projecten wordt bijvoorbeeld een tussenstand per afgesproken ijkdatum als beginstand in Assistance LITE ingevoerd. Het implementatietraject bestaat uit de volgende items: • • • • • •
Vullen van relatiebestanden; Vullen van de tabellen (de blauwdruk van uw administratie); Invoeren van projectgegevens, met een percentage gereed per project, per ijkdatum; Invoeren van nog niet gefactureerde uren en kosten; Invoeren van facturen; Invoeren van eventuele tussenstanden van totaaluren- en kostenboekingen
2—4
3 - BASISFUNCTIONALITEIT In Assistance LITE komen een aantal vaste handelingen steeds weer terug. Het invoeren en wijzigen van gegevens in een willekeurig bestand verloopt vrijwel altijd op dezelfde manier. Eerst selecteert u het te wijzigen record, daarna kiest u voor optie Wijzigen en maakt u de gewenste aanpassingen. Daarna klikt u op Opslaan. Een aantal van deze standaardfuncties wordt in dit hoofdstuk behandeld.
De knoppenbalk Onder de menubalk van Assistance LITE en op vrijwel ieder scherm binnen de onderdelen van LITE vindt u de hieronder afgebeelde knoppenbalk.
Knop
Omschrijving Een nieuwe regel (project, relatie, medewerker etc.) wordt aangemaakt. De gegevens in het scherm kunnen worden gewijzigd. Hiermee wordt de tekst in de te wijzigen velden ‘donker’ in plaats van ‘grijs’ De huidige regel wordt verwijderd. De verwijdering moet altijd bevestigd worden. De ingevoerde of gewijzigde gegevens worden opgeslagen. De wijzigingen in het scherm worden niet doorgevoerd, geannuleerd. Na klikken op de printknop verschijnt een venster met een overzicht van af te drukken lijsten. Hiermee kunt u bladeren door het bestand.
3—1
Zoeken naar informatie Alle hoofdschermen binnen Assistance LITE staan op informatieniveau met elkaar in verband. Dit houdt bijvoorbeeld in dat als u eerst een relatie selecteert in het onderdeel Relaties en vervolgens naar het onderdeel Projecten gaat, alleen de projecten van die relatie worden getoond. Indien u alle projecten wilt zien van alle relaties, dan klikt u linksboven in het scherm op “toon alle projecten”. In elk onderdeel vindt u links bovenin het scherm de volgende standaard zoekmethode:
Door in het Zoekveld (een deel van) de naam van bijvoorbeeld een project in te typen en op “zoeken” te klikken wordt in het rechterdeel van het scherm automatisch dat project weergegeven. De tooltips geven aan op welke velden er zal worden gezocht: Onderdeel Accounts Contactpersonen Medewerkers Projecten Facturen Uren Kosten
Zoekveld Naam Achternaam Naam Projectnummer, Zoekcode en Omschrijving Omschrijving Omschrijving Omschrijving
3—2
In –en uitklappen In veel onderdelen wordt er aan het begin van een regel een plusteken de informatie op detailniveau.
getoond. Als u op dit teken klikt ziet u
Het groeperen en sorteren van de informatie kan, door met de linkermuisknop op de gewenste kolom te klikken, of door eerst de rechtermuisknop en vervolgens de gewenste optie aan te klikken. Via de rechtermuisknop ziet u ook de opties “alles inklappen/uitklappen” aangegeven, zodat alle records tegelijkertijd op detailniveau bekeken kunnen worden. In het voorbeeld hieronder ziet u in hoofdscherm Accounts het uitgeklapte record van Centraal Beheer Achmea. U ziet hier dat de heer Laan als contactpersoon gekoppeld is aan deze relatie.
3—3
Groeperen
Door het slepen van een kolom naar de Header wordt er een groepering aangemaakt. Er kunnen meerdere kolommen naar de header gesleept worden (subcategorieën) of teruggezet worden, waarvan de volgorde aangepast kan worden. U kunt deze vervolgens als view opslaan. In het voorbeeld hieronder ziet u een aangemaakte groepering in het projectenbestand op basis van de Status.
3—4
Sorteren Door met de muis bovenaan een kolom te klikken wordt de informatie op het scherm op deze kolom gesorteerd. Door nogmaals te klikken verandert de volgorde van sortering (op- of aflopend). Dit kunt u herkennen aan het sorteringsteken:
Filter Methode 1 Door met de rechtermuisknop bovenaan een kolom te klikken en voor de optie Filter te kiezen, kan er een filterconditie aangeven worden voor de desbetreffende kolom. Er wordt dan alleen die informatie getoond in het hoofdscherm die overeenkomt met de aangegeven filterconditie.
Het opheffen van het filter doet u door nogmaals met de rechtermuisknop op de kolom te klikken en te kiezen voor “verwijder filterconditie”.
Methode 2 Bovenaan elke kolom in alle onderdelen staat het snelfilter. Door in deze velden een deel van de te zoeken gegevens in te typen (eventueel gebruikmakend van asterixen *, ? etc. ) wordt snel de gezochte informatie weergegeven. In het onderstaand voorbeeld levert het filter “Ams” alle relaties die in een plaats liggen die begint met “Ams”. Door na “Ams” de enter-toets in te drukken wordt het wildcard (*) automatisch uitgevoerd.
Het filter wordt opgeheven door op het symbool
te klikken.
Het is mogelijk dit type filters tegelijkertijd op meerdere kolommen toe te passen.
3—5
View Als de informatie getoond wordt op een voor de gebruiker prettige manier, dan kan deze opgeslagen worden als een view door bovenaan in het menu voor Opslaan pslaan te kiezen en er een naam aan te koppelen. Het opvragen van de views kan eenvoudig door in “Mijn Views”, Vie in de linkerkolom van het hoofdscherm te klikken op de gewenste view. In het schermvoorbeeld hieronder ziet u de mogelijkheid om uit 2 views te kiezen, te weten: • •
Standaard lay-out Projecten per projectleider
3—6
Afdrukken Er zijn diverse methodes om in Assistance LITE een afdruk te maken van informatie uit de diverse onderdelen: • •
Lijsten Exporteren naar Excel
Lijsten Door met de rechtermuisknop te kiezen voor Lijst printen kunt u de gegevens zoals getoond op het scherm ook afdrukken. Dat wat u op het scherm ziet wordt ook als zodanig naar uw printer gestuurd. Stel dat u in het onderdeel Uren een selectie hebt gemaakt van de uren gerubriceerd per medewerker en deze snel wilt afdrukken. Klik dan in één van de kolommen met uw rechtermuisknop en selecteer de optie Lijst printen.
Na een keuze te hebben gemaakt voor de printer en eventueel wat aanpassingen aan de Eigenschappen van deze printer, krijgt u allereerst een Afdrukvoorbeeld te zien.
3—7
Exporteren naar Excel Stel dat u nog aanpassingen aan de data wilt doen gebruikmakend van Microsoft Excel, dan kunt u, uitgaande van het eerder aangehaalde voorbeeld, in één van de kolommen met uw rechtermuisknop klikken en de optie Exporteren naar Excel selecteren.
3—8
Er wordt vervolgens gevraagd het te exporteren bestand een locatie en bestandsnaam te geven.
Door vervolgens op Opslaan te klikken wordt het bestand aangemaakt en geopend in Excel.
3—9
Kalenders In een groot aantal onderdelen binnen Assistance LITE is het naast een handmatige datuminvoer mogelijk de gewenste datum te selecteren via een kalender. Door op de pijl naast de aangegeven datum te klikken wordt de kalender getoond.
• • •
Via de bladerbuttons kan naar een vorige of volgende maand worden gebladerd. Door te dubbelklikken op een datum wordt deze geselecteerd. Door de maand aan te klikken kan direct een specifieke maand worden geselecteerd.
•
Door op
te klikken wordt er direct gebladerd naar de huidige datum.
3—10
4 - MAILINGLIJST Mailinglijsten worden voornamelijk gebruikt voor het mailen van meerdere bedrijven c.q. personen. U kunt hierbij denken aan een mailing aan alle betrokken partijen van een project, aan de relaties in Amsterdam of bijvoorbeeld het versturen van kerstkaarten. De mailinglijst maakt u vanuit het hoofdscherm “Accounts” aan. De mailingprocedure: 1. 2. 3.
aanmaken mailinglijst selecteren van de organisaties en personen starten van de mailing
Aanmaken mailinglijst Klik met de rechtermuisknop op “mailinglijsten” in mijn taken aan de linkerkant van het scherm het en kies voor Nieuw. Voer vervolgens de naam van de nieuwe mailinglijst in.
Het beheren van de mailinglijsten doet u ook vanuit “mijn taken”. Mailinglijsten kunt u verwijderen, kopiëren en vernieuwen door met de rechtermuisknop op één van de mailinglijsten te klikken. Vernieuwen houdt in dat eventueel gewijzigde gegevens in het relatiebestand die in de mailing zijn toegevoegd worden doorgevoerd.
Selecteren van de organisaties en personen Door met de rechtermuisknop op een relatie te klikken en te kiezen voor “toevoegen aan mailinglijst” krijgt u de keuze aan welke mailinglijst u de organisatie wilt toevoegen. Vervolgens selecteert u de contactpersonen van de organisatie die u wilt toevoegen door deze aan te vinken. Wilt groepen toevoegen aan de lijst dan dient u eerst een selectie aan te maken in het informatiescherm. Het aanmaken van een selectie gaat door middel van groeperen / sorteren en filteren, zoals eerder omschreven. Vervolgens klikt u met de rechtmuisknop op de balk bovenaan het informatiescherm en kiest u voor “toevoegen aan mailinglijsten” en selecteert u de contactpersonen die u wilt toevoegen door deze aan te vinken.
4—1
Er kan worden gekozen uit alleen de relaties, alle contactpersonen, geselecteerde contactpersonen of alleen DMU’s (Decision Making Unit). Alle contactpersonen en de DMU’s zijn voorgedefinieerde selecties.
Het verwijderen van een contactpersoon uit de mailinglijst doet u door een contactpersoon te selecteren met de rechtermuisknop en te kiezen voor verwijderen. Let op, u dient wel eerst de contactpersoon zichtbaar te maken door op het plusje te klikken.
4—2
5 - TABELLEN Algemeen In het menu Bestanden, Tabellenonderhoud worden de basisgegevens van Assistance LITE ingevoerd die overal in het programma gebruikt worden. Deze tabellen dienen te worden ingevuld alvorens er met het programma gewerkt wordt. Zie hieronder het scherm Onderhoud tabellen. Het is handig om bij het vullen van de tabellen te beginnen met de tabellen Uursoorten en Projectgroepen. Deze worden in andere tabellen gebruikt. NB: Wanneer in de tabel Tarieven voor een bepaalde uursoort het tarief wordt gewijzigd, zal dit niet in reeds aangemaakte urenboekingen worden gewijzigd. Als de omschrijving van een tarief wordt gewijzigd, zal deze wel onmiddellijk overal in het programma worden veranderd. In enkele gevallen wordt er een melding gegeven dat een code of omschrijving niet kan worden gewijzigd omdat deze al is gebruikt, zoals bij projectgroepen. U kunt gegevens in een bepaalde tabel invoeren, wijzigen of verwijderen door deze eerst te selecteren (aan te klikken) en dan in het rechtergedeelte van het scherm gebruik te maken van de knoppen Nieuwe regel, Wijzigen enVerwijderen. Bij het invoeren van nieuwe regels hoeft u niet elke regel afzonderlijk op te slaan, maar u kunt meerdere regels achter elkaar invoeren en later opslaan.
5—1
Personen Aanhef Deze tabel wordt gebruikt in het onderdeel Relaties en Contactpersonen en wordt onder andere gebruikt voor correspondentie en etiketten (bv. De heer). Dit is een vrij tekstveld van 30 tekens.
Afdeling De inhoud van deze tabel wordt gebruikt in de onderdelen Contactpersonen, Medewerkers en Projecten.
Code In het veld Code kan een code worden toegevoegd van maximaal 3 posities. Het is niet mogelijk het code-veld na opslaan te wijzigen.
Afdeling In het veld Afdeling kan een omschrijving van de afdeling worden ingevuld van 30 tekens.
Intern Met het veld Intern kan worden aangeven dat het om een afdeling binnen het bureau gaat. In het Medewerkerscherm worden in het veld Afdeling alleen de afdelingen getoond die zijn aangemerkt als Intern. De afdelingen waar deze optie niet aan staat worden weergegeven in het scherm van Contactpersonen en Relaties.
5—2
Functies In deze tabel kunnen verschillende functies worden ingevuld.
Functie In het veld Functie kan een omschrijving ter grootte van 25 tekens worden ingevoerd.
Intern Met het kenmerk Intern kan worden aangegeven of het een functie binnen de organisatie betreft of niet. In het medewerkerscherm worden alleen de functies weergegeven waarbij deze optie is aangevinkt. Bij externe contactpersonen zijn alleen de functies te zien waarbij deze optie uit staat.
Titels Deze tabel wordt gebruikt in de onderdelen Medewerkers en Contactpersonen. In deze tabel kan worden aangeven welke titel de medewerkers hebben en welke titel de contactpersoon bij de relatie heeft.
Titel Voor het veld Titel zijn 15 tekens beschikbaar. Deze informatie wordt zichtbaar bij de toepassing ervan in de diverse onderdelen (Contactpersonen en Medewerkers).
5—3
Omschrijving Voor het veld Omschrijving zijn 25 posities beschikbaar. Dit is aanvullende achtergrondinformatie. Bij de selectie van een titel in de diverse onderdelen (contactpersonen en medewerkers) is deze informatie niet zichtbaar.
Burgerlijke staat Deze optie wordt gebruikt in het onderdeel Medewerkers om de burgerlijke staat aan te geven.
Code In het veld Code kan 1 letter of cijfer worden ingevoerd. De code kan na opslaan niet meer worden gewijzigd.
Omschrijving U geeft hier de omschrijving van de burgerlijke staat aan. Maximale lengte van dit veld is 30 karakters.
Contractsoorten Deze tabel kan worden gevuld met de diverse contractsoorten waarmee uw medewerkers bij uw organisatie in dienst zijn.
Code Hier kunt u een code invoeren voor de desbetreffende contractsoort. De maximale lengte voor deze code is 1 karakter. De code kan na opslaan niet worden gewijzigd.
Contractsoort Geef hier een omschrijving van de desbetreffende contractsoort. De maximale lengte hiervoor is 30 karakters.
Onbepaalde tijd Met het veld “onbepaalde tijd” kan worden aangeven of het een contractsoort voor een vast dienstverband betreft.
5—4
Relaties Relatie van Deze tabel wordt gebruikt in het onderdeel Relaties om aan te geven van wie of wat (bijv. Medewerker, afdeling, gebied enz.) het een relatie is. Relatie van vult u in naar eigen inzicht.
Code In het veld Code kunnen 5 tekens worden gebruikt; dit veld is achteraf niet te wijzigen.
Omschrijving In het veld Omschrijving kunnen 30 tekens worden gebruikt.
Relatiegroepen Deze tabel kan gebruikt worden in het onderdeel Relaties om relaties te clusteren of er een hiërarchie in aan te brengen. Hiermee kan in het programma worden gewerkt om in één keer meerdere relaties te selecteren die onder deze groep vallen.
Relatie groep In het veld Relatie groep kunnen maximaal 20 tekens worden gebruikt.
5—5
Relatiesoorten Deze optie wordt alleen gebruikt in het relatiebestand om nadere informatie vast te leggen van de relatie. Het is een vrij tekstveld dat naar eigen believen kan worden ingevuld. Hier kan bijvoorbeeld worden ingevoerd dat de debiteur een aannemer, overheidsorgaan, particulier en dergelijke is. Het is mogelijk dit veld voor andere indelingen te gebruiken.
Soort In het veld Soort kunnen maximaal 15 tekens worden gebruikt; dit veld kan achteraf niet worden gewijzigd.
Omschrijving In het veld Omschrijving kunnen maximaal 30 tekens worden gebruikt.
Relatiestatus Dit kenmerk wordt gebruikt in het relatiebestand. Er kan hiermee een nadere groepering of rubricering worden vastgelegd van de debiteuren en crediteuren. De velden Status en Soort worden veelvuldig gebruikt bij selecties en sorteringen. Het is een vrij tekstveld dat naar eigen believen kan worden ingevuld. In status kan bijvoorbeeld worden ingevuld dat een relatie een potentiële klant is, een vaste klant, een klant met wie tevens wordt samengewerkt, een tussenpersoon, enzovoort.
Status In het veld Status kunnen 15 tekens worden gebruikt; dit veld kan achteraf niet worden gewijzigd.
Omschrijving In het veld Omschrijving kunnen 30 tekens worden gebruikt.
5—6
Projecten Projectclusters Het projectcluster wordt op het tabblad Algemeen van het onderdeel Projecten gebruikt om de clustering van een project te administreren. Dit is een vrij tekstveld dat naar eigen believen kan worden gebruikt. Met het veld kan een groepering van projecten worden aangeven; een projectoverstijgend niveau.
Cluster In het veld Cluster kan een omschrijving van het projectcluster worden ingevoerd tot 10 tekens.
Projectstatus De projectstatus wordt op het tabblad Algemeen van het onderdeel Projecten gebruikt om de status van het project te administreren. Dit is een vrij tekstveld dat naar eigen believen kan worden gebruikt.
Status De inhoud van dit veld is zichtbaar bij de selectie ervan binnen het projecteninvoerscherm. De maximale veldlengte is 15 tekens.
Omschrijving Met het veld Omschrijving kan een nadere beschrijving van de status opgegeven worden. De maximum veldlengte hiervan is 30 tekens.
Type Per status kan er in het veld Type worden aangegeven of deze projectstatus als hard of zacht moet worden beschouwd. Wanneer de planningsmodule beschikbaar is kan aan de hand hiervan een selectie worden gemaakt op het type van deze ingeplande projecten; hard of zacht.
5—7
Projectsoort Het veld Projectsoort bevindt zich op het tabblad Algemeen van het onderdeel Projecten. In deze tabel kunnen verschillende projectsoorten worden ingevoerd die later bij een project kunnen worden geselecteerd. Hier kan bijvoorbeeld worden aangeven dat het een sociaal woningbouwproject betreft of een interieurproject of een specifieke dienstverlening waarin u uw projecten rubriceert.
Code Het veld Code is een numeriek veld ter grootte van 10 karakters.
Omschrijving In het veld Omschrijving kan een omschrijving van maximaal 30 posities worden ingevoerd.
BTW-tarieven In deze tabel kunnen BTW-codes worden ingevoerd die benodigd zijn voor boekingen. Hier kan een aantal verschillende soorten codes worden ingevoerd.
Code Het veld Code moet een unieke numerieke code van 2 cijfers zijn. Het is niet mogelijk de code na opslaan te wijzigen.
% In het veld % kan het BTW-percentage worden ingevuld. Op dit moment zijn die 19, 6 en 0 %.
5—8
LET OP: Op het moment dat de percentages door wetaanpassingen worden gewijzigd, kunnen in deze tabel de percentages worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden direct doorgevoerd in de rest van het programma. Ook bij reeds aangemaakte boekingen. Het is dan ook aan te raden om hier gewoon een nieuw record toe te voegen met het nieuwe percentage.
Omschrijving Geef hier een Omschrijving van de BTW-code op, waaronder deze in de diverse schermen zichtbaar wordt; hiervoor kunnen 20 tekens worden gebruikt.
Firma’s In Assistance LITE kunt u in meerdere administraties aanmaken. Hiervoor dient u o.a. de desbetreffende bedrijven of firma’s te benoemen.
In de tabel Firma’s definieert u de bedrijven, waarbij de volgende velden ingevuld dienen te worden:
Code In het veld Code geeft u een herkenbare code op voor de desbetreffende firma. Maximale lengte voor dit veld is 3 karakters.
Omschrijving In het veld Omschrijving geeft u de naam op van de desbetreffende firma. Maximale lengte voor dit veld is 30 karakters.
5—9
Projectverdeling Projectgroepen In Assistance LITE moet aan elk project een projectgroep worden toegekend. Een projectgroep is een itemstructuur voor het project die vooraf bekend moet zijn. Bij het invoeren van het project moet een keuze worden gemaakt uit bestaande projectgroepen, waarmee een structuur voor de verdere indeling van het project wordt vastgelegd. Een projectgroep bestaat uit één of meerdere hoofditems; elk hoofditem bestaat uit één of meerdere subitems. In Assistance LITE worden bewerkingen vooral op het subitemniveau gerealiseerd. Uren, kosten en facturen worden op subitemniveau geboekt en aangemaakt. Aangezien de koppelingen op subitemniveau liggen, kunnen de hoofditems en projectgroepen worden beschouwd als indeling, rubricering en groepering. Per project is het mogelijk een andere itemindeling te gebruiken of een eigen itemindeling te maken. Met andere woorden de subitemverdeling kan per project worden bewerkt. Er zijn in Assistance LITE al een aantal standaardverdelingen aanwezig in de tabel. Indien deze niet uitgebreid genoeg zijn, verdient het aanbeveling deze uit te breiden. Deze standaardverdelingen kunnen daarna voor ieder project worden gebruikt en overbodige items kunnen per project worden verwijderd. Het veld Projectgroep is een verplicht veld bij het invoeren van projecten. Bij het invoeren van een project wordt dan de gehele hoofditem- en subitemstructuur gekopieerd naar het project. Daarna is dit een structuur die grotendeels decentraal ofwel per individueel project wordt onderhouden. Vervolgens is het mogelijk namen van subitems te wijzigen, subitems te verwijderen, toe te voegen en dergelijke. Dit wordt alleen bij dit betreffende project bijgehouden. LET OP: Dit geldt alleen voor subitems. Hoofditems en projectgroepen worden wel bijgehouden in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Projectverdeling, Projectgroepen. Als in deze tabel omschrijvingen en dergelijke van hoofditems en projectgroepen worden gewijzigd, werken deze veranderingen door bij alle projecten. Subitems zijn dus “decentraal”, specifiek voor het project. Hoofditems en Projectgroepen zijn algemeen en komen uit de genoemde tabel.
Code In het veld Code kan een code in cijfers worden ingevoerd.
Omschrijving In het veld Omschrijving kan een omschrijving van maximaal 30 posities worden ingevoerd voor de projectgroep.
5—10
Actief Door het kenmerk Actief aan te vinken wordt deze projectgroep beschikbaar in het onderdeel Projecten bij het aanmaken van een project. Het inactief zetten kan worden toegepast voor projectverdelingen die niet meer dienen te worden gebruikt.
Hoofditems Een hoofditem kan worden beschouwd als een verzameling van een bepaalde categorie of rubricering van subitems binnen de projectgroep. Een nieuw hoofditem maakt u aan door een regel van een projectgroep of hoofditem te selecteren - door erop te klikken - en vervolgens op de knop +Nieuwe regel te klikken.
Hoofditem Hier geeft u een herkenbare code op voor het desbetreffende Hoofditem, veelal een nummer om zodoende een sortering te garanderen met betrekking tot de volgorde van activiteiten in een project. De maximale lengte voor dit veld is 3 karakters.
Omschrijving Hier geeft u een herkenbare naam op voor het desbetreffende hoofditem. De maximale lengte voor dit veld is 20 karakters.
Afdeling U kunt een hoofditem toekennen aan een Afdeling binnen uw organisatie. Selecteer een afdeling uit de lijst die u in de tabel Afdeling heeft gedefinieerd.
Subitems Subitems bevinden zich op het laagste niveau van het project en op dit niveau worden uren- en kostenboekingen gemaakt. Op het subitem worden de specifieke gegevens bijgehouden; met name de uren en kosten. Op dit niveau worden alle koppelingen in het pakket gelegd. De hoofditems en de projectgroep zijn voornamelijk
5—11
bedoeld als indeling en groepering. Op de subitems kunnen onder andere het percentage van het honorarium, het kenmerk actief of inactief, het kenmerk uren- of kostenitem, en het het gemoeide bedrag worden aangeven. LET OP: In deze tabel kunnen de subitemgegevens worden ingevoerd en bewerkt zoals deze als “blauwdruk” voor projecten moeten gaan gelden. In deze tabel worden dus alleen deze sjablonen bijgehouden. Pas indien bij het invoeren van een project een bepaalde projectgroep is gekozen, zijn alle subitems uit deze tabel gekopieerd naar het betreffende project. Indien er wijzigingen aangebracht moeten worden in de subitemstructuur van een bepaald project, dan moet dit op projectniveau – decentraal - worden gedaan. Een nieuw subitem maakt u aan door een regel van een hoofditem of een subitem te selecteren - door erop te klikken - en vervolgens op de knop + Nieuwe regel te klikken.
Bij het aanmaken van een nieuw subitem in de projectgroepsjabloon kunnen de volgende kenmerken eraan meegegeven worden:
Item Hier geeft u een herkenbare code op voor het desbetreffende subitem, veelal een afgeleide code van het bijbehorende hoofditem. De maximale lengte voor dit veld is 12 karakters.
Omschrijving In het veld Omschrijving dient een omschrijving te worden ingevoerd voor het subitem. De maximale lengte voor dit veld is 50 karakters.
% van het honorarium Hiermee kan men aangeven welk percentage van het totale honorarium (het veld Aanvangbedrag) van het project deze fase/dit subitem deel uitmaakt. Dit wordt omgerekend naar een bedrag en wordt gebruikt voor het honorariumafspraaktype Percentage van het project op het tabblad Algemeen van het onderdeel Projecten.
Actief Hiermee wordt aangegeven of een subitem standaard actief of niet-actief dient te zijn bij de aanmaak van een project. Als een subitem niet-actief staat kunnen er geen uren worden geboekt op het desbetreffende subitem.
5—12
Kostenitem Zodra een subitem het kenmerk kostenitem heeft, kunnen er uitsluitend kosten op worden geboekt (en dus geen uren). Indien in het menu Systeembeheer, Instellingen, Kosten de optie Alleen op kostenitems kunnen boeken aanstaat, kunnen de kosten alleen op een kostenitem worden geboekt, en dus niet op een “urenitem”. Als dit kenmerk is uitgevinkt kunnen de kosten ook op een urenitem worden geboekt.
Declarabel Aan een subitem kunt u het kenmerk Declarabel geven. Als u deze aanvinkt, dan worden de geboekte kosten op dit subitem declarabel, en dus klaargezet voor de facturering. Als u dit niet aanvinkt, dan zal het programma het bedrag van de geboekte kosten tijdens de facturatie achterwege laten.
Bedrag Per subitem kan een honorariumbedrag of projectbedrag worden ingevoerd. Dit bedrag wordt overgenomen in het project dat op basis van deze sjabloon wordt aangemaakt. Dit kan handig zijn indien u vaste bedragen heeft voor bepaalde projectonderdelen (diensten of producten).
Memo Bij ieder Subitem kan een standaardtekst worden ingevoerd, die u wellicht binnen ieder project dat gebruik maakt van deze projectgroep wilt terugzien. Op deze wijze kunt u niet alleen uw projectverdeling standaardiseren, maar tevens standaardtekst, welke binnen een project nog is aan te passen, toevoegen aan een projectverdeling. U kunt op deze wijze uw activiteiten die standaard verbonden zijn aan een subitem opnemen in het memo-veld. U zou bijvoorbeeld teksten uit standaardoffertes naar dit tekstkader kunnen kopiëren. Klik hiervoor op het veld Memo en de volgende tekstbox verschijnt.
Indien er wijzigingen moeten worden aangebracht in subitems in de tabel Projectgroepen, dan gebeurt dit dus alleen in het “sjabloon” die in deze tabel wordt onderhouden. De aanpassingen zullen dus alleen gelden voor nieuwe projecten en niet met terugwerkende kracht voor oude projecten. Op het subitemnummer na kunnen alle gegevens van dit subitem worden gewijzigd. Indien de gegevens van een subitem van een lopend project moeten worden gewijzigd, dan gebeurt dit in het onderdeel Projecten. Het is mogelijk een subitem uit een sjabloon te verwijderen, ook indien dit reeds is gebruikt op projectniveau. Dit geldt niet voor hoofditems.
Gekoppelde uursoorten Met behulp van de tabel Gekoppelde uursoorten kunnen uursoorten aan een projectgroep gekoppeld worden. Dit betekent dat wanneer men uren boekt op een project dat is aangemaakt op basis van een bepaalde
5—13
projectgroep, dat men dan slechts de uursoorten kan kiezen die gekoppeld zijn aan deze projectgroep. Het is dus een beperking van de uursoortselectie bij het boeken van uren. Indien er geen uursoorten zijn gekoppeld zijn er geen beperkingen.
Selecteer allereerst de projectgroep waaraan u uursoorten wilt koppelen. Klik vervolgens op Wijzigen. Door op de knop +Nieuwe regel te klikken kan een uursoort worden geselecteerd uit de uursoorten-tabel. Aangezien er veel meer Uursoorten kunnen zijn gedefinieerd (bv Vakantie, Intern overleg etc.) kunt u op deze manier voorkomen dat er op projecten met de Projectgroep Algemene fasering, uren worden geschreven met bijvoorbeeld het kenmerk Vakantie.
5—14
Uren Uursoorten In deze tabel worden de uursoorten ingevoerd die worden gebruikt voor het boeken van uren in de urenregistratie.
Code Het veld Code bestaat uit 3 tekens.
Omschrijving De Omschrijving kan 30 tekens bevatten. De code en omschrijving worden in veel tabellen gebruikt, dus is het verstandig een duidelijke en eenduidige omschrijving te gebruiken.
Verlof Het kenmerk Verlof kan worden aangevinkt om aan te geven dat deze uursoort als verlof moet worden beschouwd. Dat wordt gebruikt in het menu Verlofsaldo. Bij het boeken van een dergelijke uursoort wordt dit in mindering gebracht op het verlofsaldo.
Km De optie Km (Kilometers registreren) kan worden aangezet om het boeken van uren inclusief kilometers mogelijk te maken. Het tarief van de kilometers kan worden ingesteld in het menu Systeembeheer, Instellingen, Kosten. Daar kan tevens een standaard-reiskostenitem aangeven worden voor het boeken van kilometers.
Werkuren Het kenmerk Werkuren wordt gebruikt om aan te geven of dit een uursoort is die gerekend moet worden tot gewerkt, in plaats van niet gewerkt, zoals vakantie en ziekte. Indien er op een uursoort reeds uren geboekt zijn, kan die uursoort niet meer worden verwijderd uit de uursoorten-tabel, echter wel uit de lijst van medewerkergebonden uursoorten in het onderdeel Medewerkers, en uit de tabel Gekoppelde uursoorten.
5—15
Tarieven In deze tabel worden de tarieven vastgelegd. De gegevens in deze tabel worden, samen met de tabel uursoorten, gebruikt voor het berekenen van geboekte uren en dus uiteindelijk ook de facturering (in geval van een regieafspraak). In Assistance LITE is een hiërarchie van tarieven ingebouwd om tegemoet te komen aan de diversiteit van tarievenstructuren die bestaat in het bedrijfsleven. Het programma hanteert de volgende ordening – van laag naar hoog: • • •
tarief per uursoort of per medewerker tarief per medewerker en uursoort tarief per project (dit kunnen tarieven per medewerker en per uursoort zijn). Op projectniveau kunnen eveneens relatietarieven worden ingelezen. Deze dienen dan vervolgens als projecttarief.
De ingevoerde tarieven worden gehanteerd in een volgorde: het projecttarief is het hoogste niveau, dit zal elk ander tarief overrulen. Per project is het overigens ook mogelijk om de tarieven die aan een relatie zijn gekoppeld in te lezen. In het geval dat er geen projecttarief is, wordt vervolgens door het programma in de tarieventabel gekeken. Het controleert of er een tarief voor een medewerker in combinatie met een uursoort is ingevoerd. Zo ja, dan wordt dit genomen. Zo niet, dan wordt gecontroleerd of er een tarief voor een uursoort of voor een medewerker is.
Medewerker In het veld Medewerker van de tarieventabel kan een medewerker worden geselecteerd uit het medewerkersbestand. Hiervoor dienen eerst medewerkers te zijn ingevoerd in het onderdeel Medewerkers.
Uursoort In het veld Uursoort kan een uursoort worden geselecteerd uit de uursoortentabel. Hiervoor dienen eerst uursoorten te zijn ingevoerd.
Kostprijs In het veld Kostprijs kan het bedrag worden ingevoerd dat is gebaseerd op de directe kosten van de medewerker (salariskosten).
Interne prijs In het veld Interne prijs kan het bedrag worden ingevoerd dat is opgebouwd uit de kostprijs plus de kosten voor overhead per uur en per werknemer.
Tarief In het veld Tarief kan het bedrag worden ingevoerd dat aan de klant in rekening wordt gebracht.
5—16
Het is mogelijk om óf een medewerker, óf een uursoort of een combinatie van beiden te selecteren. Wanneer er alleen een uursoort is geselecteerd gelden de bedragen in Tarief voor alle medewerkers. Een gebruikelijke werkwijze is het hanteren van tarieven per uursoort en de kostprijs en intern tarief per medewerker. Bij het boeken van uren maakt het programma zelf de combinatie van de kostprijs en het interne tarief van de medewerker en de externe tarieven per uursoort. U bent niet verplicht het interne tarief en de kostprijs in te voeren, maar dan moet wel het externe tarief zijn ingevoerd. Tevens kan er een interne prijs worden ingevoerd, bijvoorbeeld voor een intern project zonder externe tarieven, maar dan moet het externe tarief op nul blijven staan. Indien er geen tarieven zijn ingevoerd zal er op de projecten geen informatie beschikbaar zijn met betrekking tot de financiële status van het project. Er wordt immers geen bedrag berekend bij het boeken van uren indien er geen tarieven bekend zijn. LET OP: Tarieven per uursoort, medewerker of per medewerker en uursoort worden in deze tabel vastgelegd. Relatie- en projecttarieven worden respectievelijk in de onderdelen Relaties en Projecten ingevoerd. LET OP: Indien tarieven worden gewijzigd, worden deze niet met terugwerkende kracht gewijzigd in reeds ingevoerde urenboekingen.
Briefsoorten/documentsoort In de tabel Briefsoorten is het mogelijk om codes voor briefsoorten te onderhouden. Bij het aanmaken van en het versturen van documenten vanuit het onderdeel Relaties en Projecten kan voor elk document een briefsoort worden gekozen. Een briefsoort is feitelijk een rubricering van documentsjablonen. Er kan mee worden aangegeven tot welke categorie een bepaald document behoort.
Code In de briefsoortcode kunnen maximaal 5 tekens worden gebruikt.
Prefix Hier kunt u een voorloopcode invoeren van maximaal 3 posities.
Omschrijving Hier kan men een omschrijving voor de briefsoort intypen. Maximaal 50 posities.
Directorynaam In het veld Directorynaam kan worden aangegeven in welke subdirectory het sjabloon van de briefsoort opgeslagen moet worden. Maximaal 5 posities.
5—17
Sjabloon In het veld Sjabloon kan de locatie worden geselecteerd waar het sjabloon van de briefsoort is opgeslagen. Het sjabloon moet voor het opgeven van het pad uiteraard aanwezig zijn.
5—18
Overig Artikelen Deze optie wordt gebruikt in het onderdeel Kosten om efficiënt kosten te kunnen boeken. In deze tabel kunnen artikelen worden ingevoerd die vaak voorkomen. Met behulp van dit veld kunnen kosten vervolgens snel worden ingevoerd, door tijdens de kostenboeking een artikel te selecteren.
Code In het veld Artikelcode kan een code worden ingevoerd van maximaal 12 tekens. Na het opslaan is de artikelcode niet meer te wijzigen.
Omschrijving In het veld Omschrijving kan een omschrijving worden ingevoerd van maximaal 50 tekens.
Bedrag In het veld Bedrag kan een bedrag worden ingevoerd van 7 cijfers voor en 2 cijfers achter de komma.
5—19
6 - ACCOUNTS Algemeen De onderdelen Accounts, Contactpersonen en Medewerkers zijn belangrijke basisonderdelen van Assistance LITE. Hierin worden de gegevens vastgelegd van uw relaties (debiteuren, crediteuren, contactpersonen en medewerkers). Het relatiebestand dient te zijn gevuld voordat er met de projectadministratie gestart kan worden. In de loop van het implementatietraject wordt hier aandacht aan besteed. In het relatiebestand kunnen gegevens worden ingevoerd, gewijzigd en verwijderd.
Relaties invoeren U voert een nieuwe relatie in door in het onderdeel Relaties op de knop +Nieuw te klikken. Het volgende scherm verschijnt waarin u de beschikbare informatievelden op het tabblad Relatie kunt vullen:
Alle velden die niet in een listbox staan, zijn in principe vrije (tekst)velden (tenzij anders aangegeven). Hierna volgt een beschrijving van de invoervelden.
Algemene relatiegegevens Zoekcode In het veld Zoekcode kan een uniek trefwoord of kenmerk ingevoerd worden van de relatie waar op kan worden gezocht naast naam en nummer.
6—1
Naam In het veld Naam kan de volledige naam van de relatie worden ingevoerd. Hiervoor zijn 80 tekens beschikbaar.
Voorvoegsel In het veld Voorvoegsel kunnen ook 80 tekens worden ingevoerd.
Achtervoegsel In het veld achtervoegsel kunnen 15 tekens worden gebruikt.
Afdeling In het veld Afdeling kan een vrije tekst worden ingevoerd van 30 tekens.
Telefoon In het veld Telefoon passen 15 tekens.
Fax In het veld fax passen 15 tekens.
Kenmerken Soort Het veld Soort kan worden gebruikt indien de tabel Relatiesoort is gevuld in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Relaties, Relatiesoorten.
Status Het veld Status kan worden gebruikt indien de tabel Relatiestatus is gevuld in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Relaties, Relatiestatus.
Relatiegroep Het veld Relatiegroep kan worden gebruikt indien de tabel Relatiegroep is gevuld in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Relaties, Relatiegroepen.
Privépersoon Achter het veld Privépersoon kan een vink worden gezet om ervoor te zorgen dat er bij de Wordkoppeling en bij adresetiketten niet de naam van de relatie wordt vermeld maar alleen de naam van de contactpersoon. Dit wordt gebruikt als de naam van een relatie en de naam van een contactpersoon hetzelfde zijn. Op een adresetiket vanuit Assistance LITE worden standaard de naam van de relatie en de naam van de contactpersoon getoond. Door deze optie aan te zetten wordt dit voorkomen.
Relatie van Het veld Relatie van kan worden gebruikt indien de tabel Relatie van is gevuld in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Relaties, Relatie van.
Bezoekadres Bezoekadres Het veld Bezoekadres is 80 tekens lang en is bedoeld voor het bezoekadres van de relatie.
Postcode / plaats Het veld Postcode kan gebruikt worden voor het automatisch vermelden van de plaatsnaam. Indien in dit veld een Nederlandse postcode wordt ingevoerd die bestaat, en op de tab-toets wordt gedrukt, wordt automatisch de plaatsnaam ingevuld. Voor de plaats zijn 33 posities beschikbaar.
Land In het veld Land passen 33 tekens. Indien het een adres in Nederland betreft, is het niet nodig om dit in te typen. Als het wel ingetypt is, wordt het ook afgedrukt bij de adressering.
6—2
Identificatie Relatienummer / Debiteurnummer / Crediteurnummer De velden Relatienummer, Debiteurnummer en Crediteurnummer worden automatisch gevuld. Het Relatienummer wordt automatisch door Assistance LITE doorgenummerd op het hoogste nummer dat bekend is. Gedurende de invoer van de relatie kan het nummer nog worden aangepast. Zodra de relatie is opgeslagen kan het nummer niet meer worden gewijzigd. Het systeem zorgt ervoor dat alle debiteur-, crediteur- en algemene nummers uniek zijn. Een nieuwe relatie wordt standaard voorzien van een relatienummer. Het debiteuren –en crediteurennummer dienen handmatig te worden aangevinkt, waarna de nummering door Assistance LITE wordt afgehandeld.
Invoer Het veld Invoer wordt automatisch gevuld, het betreft de datum van invoer – dus de datum van vandaag ofwel de systeemdatum.
Wijziging Het veld Wijziging wordt automatisch gevuld, het betreft de datum van een invoering van een wijziging van relatiegegevens – dus de datum van vandaag ofwel de systeemdatum.
Postadres Postadres Dit betreft het postbusnummer. In het veld Postadres kunnen 40 tekens worden ingevoerd. Het woord ‘postbus’ hoeft niet te worden ingetypt. Het woord ‘postbus’ wordt automatisch afgedrukt.
Postcode / plaats Dit betreft de postcode en plaats behorend bij het postbusnummer. Het veld Postcode kan gebruikt worden voor het automatisch vermelden van de plaatsnaam. Indien in dit veld een Nederlandse postcode wordt ingevoerd die bestaat, en op de tab-toets wordt gedrukt, wordt automatisch de plaatsnaam ingevuld. Voor de plaats zijn 33 posities beschikbaar.
Land Dit betreft het land behorend bij het postbusnummer. In het veld Land passen 33 tekens. Indien het een adres in Nederland betreft, is het niet nodig om dit in te typen. Als het wel ingetypt is, wordt het ook afgedrukt bij de adressering.
Overig Internetsite In het veld Internetsite kan een adres (URL) van een website van maximaal 120 tekens worden ingevoerd. Door te klikken op het woord “internetsite” - u ziet een handje, aangevende dat het een link is - wordt de ingevoerde site automatisch geopend in uw browser.
Emailadres In het veld Emailadres kan een e-mailadres van maximaal 45 tekens worden ingevoerd. Door te klikken op het woord “emailadres” - u ziet een handje, aangevende dat het een link is - wordt automatisch een nieuw emailbericht aangemaakt in uw e-mailprogramma. Het betreffende adres van de ontvanger is dan reeds ingevuld.
6—3
Contactpersoon Contactpersonen toevoegen en verwijderen Met behulp van de knop +Nieuwe contactpersoon toevoegen kunt u een eerder ingevoerde contactpersoon toevoegen aan een relatie. Met behulp van het onderstaande selectiescherm kunt u de gewenste contactpersoon uit het contactpersonenbestand selecteren en accepteren:
Na het klikken op de knop Accepteren zal de contactpersoon als een regel verschijnen onder het kopje Contactpersonen op de relatiekaart. Contactpersonen die nog niet in Assistance LITE aanwezig zijn kunnen ook in het onderdeel Relaties worden ingevoerd, via de knop Nieuw (zie het hierboven afgebeelde scherm). Middels de knop Contactpersoon verwijderen kunt u een contactpersoon bij een relatie verwijderen. De contactpersoon wordt dan alleen losgekoppeld van die ene relatie, maar niet uit het contactpersonenbestand verwijderd.
Notities Het tweede tabblad van het onderdeel Relaties is Notities. Dit biedt u de mogelijkheid om vrije tekst in te voeren die wordt voorzien van auteur en datum. U kunt een notitie typen nadat u op de knop Wijzigen heeft geklikt. Om uw notitie te bewaren dient u op de knop Opslaan te klikken.
6—4
Documenten Op het tabblad Documenten wordt weergegeven welke documenten er voor deze relatie zijn aangemaakt. Inkomende documenten worden hier niet weergegeven. Wel kunt u deze documenten scannen en slepen naar dit scherm of door te kiezen voor Handmatig wijzigen onder het kopje Locatie. U kunt een nieuw document aanmaken door op de knop +Nieuw te klikken. Het volgende scherm verschijnt:
Vervolgens kan de contactpersoon van de relatie worden geselecteerd en ook het gewenste project. Bij Documentsoort kan het soort document worden geselecteerd dat in de tabel Briefsoorten is aangemaakt (in het menu Bestanden, Tabellen, Briefsoorten). In het veld Betreft kan worden ingetypt waar het document betrekking op heeft. De data waarop de documenten zijn aangemaakt respectievelijk verzonden kunnen worden geselecteerd in de velden Datum en verzenddatum. Standaard wordt hier de huidige datum weergegeven. In de velden Opsteller en In opdracht van kan respectievelijk een medewerker worden geselecteerd die het document heeft geschreven en een medewerker in wiens opdracht het document is gemaakt. Onder Locatie kunt u – door Handmatig wijzigen aan te klikken - ervoor kiezen om het document bij wijze van uitzondering op een andere locatie dan de standaard opslaglocatie op te slaan. U krijgt dan de gelegenheid om met behulp van de knop Locatie de naar de gewenste map te bladeren. Ook kunt u hier een reeds aangemaakt bestand (bijvoorbeeld een scan, pdf, etc.) toevoegen als document. Als het document aangemaakt is, nadat u op OK heeft geklikt, zal het document worden geopend en verschijnen in onderstaande lijst van aangemaakte documenten voor deze relatie:
6—5
Door in dit overzicht op een document(regel) te dubbelklikken kunt u een document openen en bewerken. En door het te selecteren en vervolgens op Wijzigen te klikken kunt u de documentkenmerken Omschrijving, Project, Datum en eigenaar wijzigen. Tevens is het mogelijk om - vanuit de Windows Verkenner - bestanden van allerlei formaten met uw muisaanwijzer in het bovenstaande scherm te slepen en los te laten (drag and drop). Nadat het document in de lijst is verschenen zal u via de knop Wijzigen nog de documentkenmerken Omschrijving, Project, Datum en eigenaar moeten toevoegen.
Financieel Op het tabblad Financieel kan aanvullende (voornamelijk financiële) informatie van de relatie ingevoerd worden. Hiervoor moet u eerst op de knop Wijzigen klikken.
6—6
Alle velden die niet in een listbox staan, zijn in principe vrije (tekst)velden (tenzij anders aangegeven). Hierna volgt een beschrijving van de invoervelden.
Financiële gegevens B.T.W.-nummer In het veld B.T.W.-nummer kunt u het BTW-nummer van uw relatie invoeren. Hiervoor hebt u maximaal 15 posities.
KvK-plaats In het veld KvK-plaats kunt u de vestigingsplaats van de Kamer van Koophandel van uw relatie intypen. Hiervoor hebt u maximaal 15 posities.
KvK-nummer In het veld KvK-nummer kunt u het Kamer van Koophandel-nummer van uw relatie invoeren. Hiervoor hebt u maximaal 30 posities.
Bank In het veld Bank kunt u de naam van de bank van uw relatie invoeren. Hiervoor hebt u maximaal 15 posities.
Rekeningnummer In het veld Rekeningnummer kunt u het rekeningnummer van de hierboven ingevoerde bank van uw relatie invoeren. Hiervoor hebt u maximaal 15 posities. Indien het om een Postbankrekening gaat dient dit veld met een P te beginnen voor het rekeningnummer. Bij een bankrekeningnummer wordt de zogenaamde 11-proef uitgevoerd op het rekeningnummer. Bij een Postbankrekening is dat niet relevant. Indien de waarde in dit veld begint met de letter P wordt de 11-proef niet uitgevoerd bij het opslaan van de gegevens.
Betalingsconditie In het veld Betalingsconditie kunnen afwijkende condities worden ingevoerd voor deze relatie. Het ingevoerde betreft slechts extra informatie, het programma doet er verder niets mee.
Betalingstermijn In het veld Betalingstermijn kunt u een afwijkende betalingstermijn invoeren voor deze relatie. De standaardwaarde is 0, dit komt overeen met de standaardwaarde van 30 dagen. Als u dit wilt wijzigen, dan kunt u hier het afwijkende aantal dagen invoeren. Bij het aanmaken van verkoopfacturen voor de klant wordt dan de vervaldatum op het aantal dagen berekend dat u hebt ingevoerd vanaf de factuurdatum. Daarnaast dient dezelfde betalingstermijn voor het betaalbaar zetten van inkoopfacturen. Indien uw betalingstermijn dus voor zowel inkoop– als verkoopfacturen 30 dagen is, dan hoeft u dit hier niet te wijzigen.
Uurtarief In het veld Uurtarief kan een afwijkend uurtarief worden ingevoerd indien voor deze relatie een tarief geldt dat niet op de gebruikelijke tarieventabel is gebaseerd. Dit tarief gaat vóór alle andere in de tabellen opgenomen tarieven.
SWIFT-code In het veld SWIFT-code kunt u de SWIFT-code (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) of BIC-code (Bank Identifier Code) van uw buitenlandse relatie invoeren. Hiervoor hebt u maximaal 30 posities.
IBAN-code In het veld IBAN-code kunt u de IBAN-code (International Bank Account Number) van uw buitenlandse relatie invoeren.
6—7
Relatietarieven Hier kunt specifieke tariefafspraken die u met uw relatie bent overeengekomen vastleggen, welke u aan de projecten kunt koppelen die u voor die relatie uitvoert. Relatietarieven toevoegen doet u door op de knop +Nieuw te klikken, waarna het scherm Relatietarieven verschijnt.
In dit scherm is een keuze te maken uit de bestaande tarieven uit de tarieventabel in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Uren, Tarieven. Indien er in dit scherm enkele medewerkers en/of uursoorten zijn gekozen, dan worden deze dus bij de relatie opgeslagen. Daarna kunnen er nog wijzigingen worden aangebracht. Door op de knop Wijzigen te klikken is het tarief van een bepaalde medewerker, uursoort of combinatie daarvan aan te passen. Er wordt pas met deze tarieven gerekend als u de relatietarieven inleest als projecttarief. Ze overschrijven dan op een project de standaardtarieven.
6—8
Projecten Via het tabblad Projecten worden alle projecten (zowel openstaande als afgesloten) van deze relatie in één overzicht getoond. Door te dubbelklikken op een project wordt deze geopend.
Een uitgebreide beschrijving van projectenbeheer is terug te vinden in hoofdstuk 9 van deze handleiding.
Facturen Via het tabblad Facturen komt u terecht in een overzicht van alle facturen die er voor deze relatie zijn aangemaakt. Eventueel kunt u deze rubriceren op bv Projectniveau, of andere wenselijke rubriceringen.
Door op een factuur te dubbelklikken wordt het Facturenscherm geopend. Voor een uitgebreide beschrijving van facturenbeheer zie de volgende hoofdstukken:
6—9
Contactpersonen toevoegen in Outlook Door met uw rechtermuisknop op een contactpersoon van een account te klikken, heeft u de mogelijkheid deze contactpersoon aan uw persoonlijke Contactenlijst van Microsoft Outlook toe te voegen of te upgraden.
Assistance LITE opent vervolgens in Outlook een Contactpersoon Invoerscherm met de accountgegevens van deze persoon uit Assistance LITE. Door in dit scherm op Opslaan en Sluiten te klikken wordt de contactpersoon toegevoegd aan uw Outlook adressenbestand.
Let op: Contactpersoongegevens worden vanuit Assistance LITE naar Outlook weggeschreven en niet andersom.
6—10
7 - CONTACTPERSONEN Het onderdeel Contactpersonen is een van de basisonderdelen van Assistance LITE. Hierin worden de gegevens vastgelegd van uw contactpersonen. Het contactpersonenbestand dient te zijn gevuld voordat er met de projectadministratie gestart kan worden. In de loop van het implementatietraject wordt hier aandacht aan besteed. In het contactpersonenbestand kunnen gegevens worden ingevoerd, gewijzigd en verwijderd.
Contactpersoon invoeren Om een nieuwe contactpersoon in te voeren klikt u in het onderdeel Contactpersonen op de knop +Nieuw. Het onderstaande scherm verschijnt:
7—1
Alle velden die niet in een listbox staan, zijn in principe vrije (tekst)velden, tenzij anders aangegeven. Hier volgt een beschrijving van de invoervelden:
Personalia Achternaam In dit veld typt u de achternaam, zonder voorvoegsel, van uw contactpersoon. Maximaal 33 posities.
Voor-/achtervoegsel Hier voert u het voorvoegsel in (van der, etc.) met maximaal 15 posities. Bij achtervoegsel kunt u bijvoorbeeld de mastertitel aangeven (MBA, MCE, etc.) en hiervoor heeft u ook 15 posities.
Titel Hier selecteert u een titel die u eerder in de tabel Titels heeft ingevoerd in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Personen.
Voorletters Hier voert u de voorletters mèt punten van de desbetreffende persoon in. Maximaal 15 posities.
Aanhef Hier selecteert u de aanhef die u eerder in de tabel Aanhef heeft ingevoerd in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Personen.
Roepnaam Hier voert u de roepnaam van de contactpersoon in. Maximaal 15 posities.
Geslacht Hier selecteert u het geslacht van uw contactpersoon. Dit wordt weliswaar uit een tabel gehaald, maar deze tabel is niet opgenomen in het tabellenonderhoud. Bij gebruik van Wordsjablonen wordt dit kenmerk gebruikt voor het bepalen van de tekst achter “Geachte…” (heer of mevrouw) in de aanhef van een document.
Adres Hier voert u het adres van de desbetreffende persoon in. Veelal wordt hier het privéadres ingevoerd, aangezien het bezoekadres van het bedrijf waar deze contactpersoon aan gekoppeld is, ingevoerd is bij de relatiegegevens. Hiervoor hebt u maximaal 33 posities.
Postcode/plaats Hier voert u de postcode in die behoort bij het ingevoerde adres van de desbetreffende persoon. Als u vervolgens de tabtoets gebruikt zal het veld plaats automatisch gevuld worden, mits de postcode geldig / bekend is.
Emailadres Hier voert u het privé-emailadres van de desbetreffende persoon in. Maximaal 40 posities. Door te klikken op het woord “emailadres” - u ziet een handje, aangevende dat het een link is - wordt automatisch een nieuw emailbericht aangemaakt in uw e-mailprogramma. Het betreffende adres van de ontvanger is dan reeds ingevuld.
Telefoon privé/fax Hier voert u het privételefoon -en faxnummer van de desbetreffende persoon in. Beide maximaal 25 posities.
Mobiel privé Hier voert u het privé-mobiele telefoonnummer van de desbetreffende persoon in. Maximaal 25 posities.
Foto U hebt de mogelijkheid om een afbeelding van uw contactpersoon toe te voegen aan de contactpersoonskaart door op het plaatje van de fotocamera te klikken. U kunt dan bladeren naar een op uw netwerk opgeslagen grafisch bestand van uw contactpersoon (foto) om deze te selecteren en in te voegen.
7—2
Organisaties Nadat u op de knop Opslaan heeft geklikt worden onder het kopje Organisaties de volgende 2 knoppen actief:
+Nieuwe koppeling: Klik op deze knop om uw contactpersoon te koppelen aan een bestaande, eerder ingevoerde relatie. Het volgende relatieselectiescherm verschijnt:
U kunt meerdere relaties koppelen aan uw contactpersoon, daar u immers bij meerdere verschillende organisaties één en dezelfde contactpersoon kunt hebben. Nadat u op Accepteren heeft geklikt, verschijnt de relatie onder het kopje Organisaties.
Koppeling verwijderen Met behulp van deze knop kunt u de contactpersoon loskoppelen van de betreffende relatie.
Koppelingsgegevens Als u nu één van de gekoppelde organisaties selecteert en op de knop Wijzigen klikt, dan kunt u de gegevens van de contactpersoon die betrekking hebben op die geselecteerde organisatie invoeren of wijzigen:
Functie als u hierop klikt dan kunt u functies selecteren die u eerder in de tabel Functies in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Personen heeft ingevoerd.
Afdelingen als u hierop klikt dan kunt u afdelingen selecteren die u eerder in de tabel Afdeling in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Personen heeft ingevoerd.
Emailadres Hier voert u het zakelijke-emailadres van de desbetreffende persoon in. Maximaal 40 posities.
Telefoon / fax Hier voert u het telefoon -en faxnummer van de contactpersoon bij de betreffende organisatie in. Beide maximaal 25 posities.
Mobiel / kamernr Hier voert u het mobiele telefoonnummer (maximaal 25 posities) en kamernummer (maximaal 10 posities) van de contactpersoon bij de betreffende organisatie in.
7—3
8 - MEDEWERKERS Het onderdeel Medewerkers is een van de basisonderdelen van Assistance LITE. Hierin worden de gegevens van uw medewerkers vastgelegd. Op een aantal plaatsen binnen Assistance LITE worden deze gegevens gebruikt, in het bijzonder in de urenregistratie en de projectadministratie. Naast de algemene naam- en adresgegevens en werkgebonden informatie worden op deze kaart onder andere de contracturen en inzetbaarheid van medewerker bijgehouden. Op basis van geregistreerde verlofuren wordt het resterende aantal vrije uren bijgehouden. Van de opgenomen vrije dagen en nog te besteden vakantiedagen kan een overzicht worden geprint. In het medewerkersbestand kunnen gegevens worden ingevoerd, gewijzigd en verwijderd. Om een nieuwe medewerker in te voeren klikt u in het onderdeel Medewerkers op de knop +Nieuw. Het onderstaande scherm verschijnt:
Alle velden die niet in een listbox staan, zijn in principe vrije (tekst)velden (tenzij anders aangegeven).
Code Voor de medewerkercode kunt u tot 5 letters of cijfers gebruiken. Deze dient uniek te zijn en kan niet meer worden gewijzigd.
8—1
De medewerkercode mag noch spaties, leestekens of andere karakters die geen letter of cijfer zijn, noch letters met accenten erop bevatten.
Windows id Hier typt u de gebruikersnaam die wordt gebruikt door de desbetreffende medewerker om in het bedrijfsnetwerk (meestal: Windows-netwerk) in te loggen. Hiermee start u Assistance LITE op; er vindt dan een verificatie plaats en u hoeft niet apart in te loggen in Assistance LITE.
Achternaam Hier vult u de achternaam van de medewerker in (zonder voor- en achtervoegsel). Hiervoor hebt u maximaal 30 posities.
Voor-/achtervoegsel Hier voert u het voorvoegsel in (van der, etc.) met maximaal 15 posities. Bij achtervoegsel kunt u bijvoorbeeld de mastertitel aangeven (MBA, MCE, etc.) en hiervoor heeft u ook 15 posities.
Titel Hier selecteert u een titel die u eerder in de tabel Titels heeft ingevoerd in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Personen.
Voorletters Hier voert u de voorletter(s) mèt punten van de desbetreffende medewerker in. Maximaal 15 posities.
Aanhef Hier voert u de aanhef (bijvoorbeeld de heer, mevrouw) van de medewerker in. Maximaal 15 posities.
Roepnaam Hier voert u de roepnaam van de contactpersoon in. Maximaal 15 posities.
Geslacht Hier selecteert u het geslacht van de medewerker. Deze wordt weliswaar uit een tabel gehaald, maar deze tabel is niet opgenomen in het tabellenonderhoud.
Foto U hebt de mogelijkheid om een afbeelding van uw medewerkers toe te voegen aan de medewerkerskaart door op het plaatje van de fotocamera te klikken. U kunt dan bladeren naar een op uw netwerk opgeslagen grafisch bestand van uw medewerker om deze te selecteren en in te voegen.
Adres Hier voert u het woonadres van uw medewerker in. Hiervoor hebt u maximaal 33 posities.
Postcode / plaats Hier voert u resp. de postcode en woonplaats van de medewerker in. Als u vervolgens de tabtoets gebruikt zal het veld plaats automatisch gevuld worden, mits de postcode geldig/bekend is.
Emailadres In dit veld typt u het e-mailadres van de medewerker. Maximaal 80 posities. Door te klikken op het woord “emailadres” - u ziet een handje, aangevende dat het een link is - wordt automatisch een nieuw e-mailbericht aangemaakt in uw e-mailprogramma. Het e-mailadres van de medewerker is dan reeds ingevuld.
Telefoon / mobiel Hier voert u het telefoon- en mobiele nummer van de medewerker in. Beide maximaal 25 posities.
8—2
Werkgegevens Firmacode Indien uw bedrijf uit meerdere financieel onafhankelijke bedrijven bestaat, dan kunt u deze specificeren in de tabel Firmacodes. Binnen het medewerkersbestand kunt u tevens uw medewerkers koppelen aan de desbetreffende firma.
Afdeling Hier selecteert u de afdeling van de medewerker. Als u hierop klikt dan kunt u afdelingen selecteren die u eerder in de tabel Afdeling in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Personen heeft ingevoerd.
Functie Hier selecteert u de functie van de medewerker. Als u hierop klikt dan kunt u functies selecteren die u eerder in de tabel Functies in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Personen heeft ingevoerd.
Doorkiesnummer Hier vult u het telefoonnummer in dat zonder inschakeling van een telefonist gebeld kan worden. Maximaal 15 posities.
Niet actief Door deze optie aan te vinken wordt aangegeven dat deze medewerker niet meer actief is en daardoor o.a. niet meer te selecteren is voor een project als teamlid.
Contractsoort Hier kan uit de contractsoorttabel per medewerker een contractsoort worden geselecteerd.
Werkuren dag Hier vult u het aantal uren in dat de medewerker volgens zijn of haar arbeidscontract per dag dient te werken.
Werkuren week Hier vult u het aantal uren in dat de medewerker volgens zijn of haar arbeidscontract per week dient te werken.
% productief Het veld % productief wordt gebruikt voor overzichten om uit te rekenen welk deel van de gewerkte uren effectief (declarabel, direct) zou moeten zijn. Hier kan bijvoorbeeld worden aangeven dat er wordt verwacht dat een werknemer 75% van zijn of haar uren aan directe projecten besteedt.
In dienst / uit dienst Hier selecteert u met behulp van het pijltje respectievelijk de datum waarop iemand in dienst is getreden en de datum waarop iemand uit dienst is gegaan.
ID-nummer Hier kan voor de desbetreffende medewerker eventueel nog een personeelsnummer meegegeven worden.
Corr.code Door aan een medewerker een correspondentiecode mee te geven kan deze medewerker geselecteerd worden bij het aanmaken van correspondentie, indien gebruik wordt gemaakt van het documentenbeheer in Assistance LITE.
8—3
Verlof Vrije uren (jaar) Hier geeft u op hoeveel uren deze medewerker standaard per jaar heeft.
Beginsaldo h.j. Eenmalig voert u hier het beginsaldo van het huidige jaar (h.j.) in.
Opgenomen h.j. Hier wordt het opgenomen aantal uren, zoals deze zijn geregistreerd in Assistance LITE, weergegeven.
Vrije uren saldo Hier wordt het verschil getoond tussen beginsaldo en opgenomen.
Overig Voor elke medewerker kunnen persoonlijke overige gegevens worden bewaard. In onderstaand scherm is duidelijk te zien welke dat zijn.
Notities Het derde tabblad van het onderdeel Medewerkers is Notities. Dit biedt u de mogelijkheid om vrije tekst in te voeren die wordt voorzien van auteur en datum. U kunt een notitie typen nadat u op de knop Wijzigen heeft geklikt. Om uw notitie te bewaren dient u op de knop Opslaan te klikken.
8—4
Uursoorten Op dit tabblad kan worden aangegeven op welke uursoorten de werknemer uren mag boeken. Indien hier geen uursoorten worden ingevoerd, kan de werknemer op alle uursoorten boeken. Door op de knop +Nieuw te klikken wordt het scherm Selectie medewerkergebonden uursoorten weergegeven. Hier kunnen de uursoorten worden toegekend aan de medewerker voor het boeken van uren. De uursoorten die kunnen worden geselecteerd komen uit de standaardtabel Uursoorten (in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Uren). Per uursoort kan een percentage worden ingevoerd dat gebruikt kan worden voor een capaciteitsplanning. Indien hier geen uursoorten worden ingevoerd, kan de medewerker alle uursoorten gebruiken voor de urenregistratie.
Mutaties In Assistance LITE worden wijzigingen in het Medewerkers opgeslagen. Deze mutaties zijn terug te vinden onder het tabblad Mutaties.
8—5
9 - PROJECTENBEHEER Het onderdeel Projecten is het hart van het programma Assistance LITE. Hier hebt u om te beginnen een overzicht van al uw projecten – een projectlijst, een regel per project, met alle essentiële projectinformatie. Indien u kiest voor Projecten kunt u uit de lijst van projecten die verschijnt een bepaald project openen door er één te dubbelklikken, waarna een projectkaart wordt geopend. Hier komt alle informatie van het project uit de verschillende onderdelen samen in een aantal tabbladen. Op het tabblad Algemeen ziet u in een oogopslag alle relevante informatie over en de voortgang van een project. Op de overige tabbladen vindt u dezelfde informatie meer gedetailleerd terug. Achtereenvolgens worden hierna de invoer en het onderhoud van een project behandeld en daarna de overige tabbladen besproken die in dit scherm te zien zijn.
9—1
Algemene projectgegevens U voert een nieuw project in door in het onderdeel Projecten op de knop +Nieuw te klikken. Het volgende scherm verschijnt waarin u de beschikbare informatievelden op het tabblad Algemeen kunt vullen:
Alle velden die niet in een listbox staan, zijn in principe vrije (tekst)velden (tenzij anders aangegeven). Hierna volgt een beschrijving van de invoervelden.
Definitie Nummer In het veld Nummer kan naar eigen inzicht een projectnummer worden ingevoerd. Hiervoor kunnen 12 tekens (zowel letter als cijfers) worden gebruikt. Het is handig om in het projectnummer enige informatie over het project te ‘versleutelen’. Als projectnummer kan bijvoorbeeld 2007001 worden gebruikt om aan te geven dat dit het eerste project in dat jaar is. In principe is dit veld geheel vrij naar eigen inzicht te gebruiken. In Assistance LITE wordt in het veld Nummer tevens een standaard doornummeringsysteem gebruikt. Dit systeem werkt numeriek, en geeft het hoogste gebruikte nummer plus 1. Bij het invoeren van een project wordt dit nummer gepresenteerd als voorstel maar dit kan naar eigen inzicht worden gewijzigd. Indien zelf projectnummers worden toegekend, blijft het doornummersysteem actief en zal bij elk nieuw project een “voorstel” doen. LET OP: Wanneer als projectnummer 2007.001 wordt gebruikt zal het systeem bij het volgende project als voorstel niet 2007.002 geven, maar het hoogste projectnummer zonder punt erin + 1, namelijk 2008.
9—2
Zoekcode Het veld Zoekcode wordt gebruikt als ‘snelzoekmethode’. Hierin kan een unieke waarde worden ingevoerd waarmee een project snel kan worden opgezocht of gemakkelijk te onthouden is. Hier kan een tekst van 20 tekens ingevuld worden.
Invoerdatum In het veld Invoerdatum kunt u met behulp van het pijltje een kalender oproepen en een datum selecteren.
Status In het veld Status kan de status van het project worden geselecteerd met behulp van het pijltje of door te klikken op de knop. Deze waarde komt via een listbox uit de standaardtabellen (zie Bestanden, Tabellenonderhoud, Projecten, Projectstatus). Het veranderen van de projectstatus wordt inclusief wijzigingsdatum geregistreerd in een logboek. Dit kan interessant zijn om bijvoorbeeld te onderzoeken wat de gemiddelde periode is tussen het indienen van een offerte en de het verkrijgen van de opdracht. Dit wordt niet zichtbaar, maar wordt op de achtergrond in de database opgeslagen.
Indirect Met het kenmerk Indirect kan worden aangeven of dit project gekenmerkt moet worden als een indirect of intern project waarvoor geen factuur wordt gestuurd aan klanten. Met het kenmerk Verzonden kunt u aangeven dat de opdrachtgever een door u verzonden projectbevestiging/offerte nog moet tekenen en aan u moet retourneren.
Getekend Met het kenmerk Getekend kunt u aangeven dat de opdrachtgever de door u verzonden projectbevestiging/offerte heeft getekend en aan u heeft geretourneerd.
Omschrijving Het veld Omschrijving is een verplicht veld waar een uitvoerige omschrijving kan worden ingevuld van het project. Hier kunnen 120 tekens worden gebruikt.
Relatie Opdrachtgever In het veld Opdrachtgever kan met behulp van de knop een debiteur worden gekozen uit de lijst van debiteuren.
Adres Het veld Adres wordt automatisch gevuld met de gegevens van de zojuist geselecteerde debiteur. NB: De opdrachtgever kan nog worden gewijzigd na de eerste invoer. Indien er echter al facturen zijn aangemaakt, worden deze niet achteraf gewijzigd. Deze blijven bij de oorspronkelijke opdrachtgever vermeld.
Telefoon Het veld Telefoon wordt automatisch gevuld met de gegevens van de zojuist geselecteerde debiteur.
Fax Het veld Fax wordt automatisch gevuld met de gegevens van de zojuist geselecteerde debiteur.
Contactpersoon In het veld Contactpersoon kan u met behulp van het pijltje een contactpersoon - die u eerder heeft ingevoerd voor deze opdrachtgever – selecteren. Uw selectie betreft die persoon die contactpersoon is voor dit specifieke project.
9—3
Declaraties In het veld Declaraties kunt u met behulp van het pijltje een contactpersoon - die u eerder heeft ingevoerd voor deze opdrachtgever – selecteren. Uw selectie betreft de persoon aan wie de facturen voor het project verstuurd moeten worden.
Overig Looptijd In het veld Looptijd kunt u met behulp van de pijltjes een start- en een einddatum aan het project geven. Deze data kunnen gebruikt worden voor bijvoorbeeld selecties.
Projectsoort Met behulp van het pijltje of de knop kunt u een keuze maken uit de inhoud van de tabel Projectsoorten in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Projecten.
Projectgroep Met behulp van het pijltje of de knop kunt u een keuze maken uit de inhoud van de tabel Projectgroepen in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Projectverdeling. Een Projectgroep bestaat uit een hoofd–en subitemstructuur behorend bij een type project. De selectie van de projectgroep is later niet meer te wijzigen. Indien u na toekenning van een algemene projectverdeling nog wijzigingen wilt aanbrengen in de subitemstructuur, dan kan dit op het tabblad Details van het project worden gedaan. Er kunnen daar wijzigingen worden aangebracht in de subitems (wijzigen en toevoegen), maar niet op hoofditem-niveau.
Cluster Met behulp van het pijltje of de knop kunt u een keuze maken uit de inhoud van de tabel Projectclusters in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Projecten.
Locatie Plaats Het veld Projectplaats kan worden gebruikt om de locatie van het project te omschrijven. Dit is een tekstveld van 30 tekens.
Afstand in km. In het veld Afstand in km. kunt u een kilometeraantal invoeren tot 1000 en dit geldt als een standaardwaarde, maar kan bij een uren-/kilometerboeking nog worden gewijzigd. Dit kilometeraantal is namelijk op te roepen bij het registreren van uren. Het betreft een heen- en terugafstand.
Vergoeding In het veld Vergoeding kunt u een kilometerprijs invoeren met maximaal 2 posities vóór en achter de komma. Indien u deze niet invult neemt het programma de waarde over die is ingevoerd in het menu Systeembeheer, Instellingen, Kosten.
Intern Afdeling In het veld Afdeling kan een afdeling worden geselecteerd met behulp van het pijltje of door te klikken op de knop. Deze waarde komt via een listbox uit de standaardtabel Afdeling (zie Bestanden, Tabellenonderhoud, Personen, Afdeling). Met het veld Afdeling kan worden aangegeven welke interne afdeling de organisatie van het project verzorgt.
Projectverantw. In het veld Projectverantw. kan een medewerker worden geselecteerd met behulp van het pijltje of door klikken op de knop. Deze waarde komt via een listbox uit het medewerkersbestand van het onderdeel Medewerkers. Met het veld Projectverantw. kan worden aangegeven welke medewerker van uw organisatie verantwoordelijk is voor het project. Vaak is dit degene die verantwoordelijk is voor een afdeling of een aantal projectleiders.
9—4
Ingevoerd door In het veld Ingevoerd door kan een medewerker worden geselecteerd met behulp van het pijltje of door te klikken op de knop. Deze waarde komt via een listbox uit het medewerkersbestand van het onderdeel Medewerkers. Met het veld Ingevoerd door kan worden aangegeven welke medewerker van uw organisatie dit project heeft ingevoerd in Assistance LITE.
Projectleider In het veld Projectleider kan een medewerker worden geselecteerd met behulp van het pijltje of door te klikken op de knop. Deze waarde komt via een listbox uit het medewerkersbestand van het onderdeel Medewerkers. Met het veld Projectleider kan worden aangegeven welke medewerker van uw organisatie de dagelijkse leiding heeft over het project. Deze projectleider is ook de enige persoon die de uren die geboekt zijn op dit project inhoudelijk kan accorderen. Het veld Projectleider is eventueel ook te gebruiken om het tonen van projecten te beperken tot de eigen projecten van de projectleider. Deze kunnen via het rechtensysteem binnen Assistance LITE worden gedefinieerd.
Honorarium Afspraaktype In het gedeelte Honorarium kunnen de gegevens van de afspraak met de opdrachtgever wat betreft het honorarium worden vastgelegd. In het veld Afspraaktype kan worden gekozen uit: Percentage (elk subitem heeft een vast percentage van het honorarium. Dit is vastgelegd in de projectverdeling van een projectgroep) en het totale honorarium is een percentage van het grondslagbedrag. Regie (het honorarium wordt opgebouwd uit elk gespendeerd uur tegen een tarief, “uurtje factuurtje”) Fixed price (een vaste afgesproken prijs vooraf tussen de opdrachtgever en de uitvoerder) De selectie die hier wordt gemaakt voor de prijsafspraak hoeft geen definitieve keuze te zijn. Er kan later op subitemniveau nog worden aangeven welke soort prijsafspraak er gemaakt is. Nadat er een keuze is gemaakt voor het veld Projectgroep, wordt de gehele subitemstructuur naar het project gekopieerd. Daarna kan er op subitemniveau ook aangeven worden welke prijsafspraken er zijn gemaakt voor de diverse subitems. Er kan voor elk subitem een andere prijsafspraak worden ingevoerd. Er kan dus voor één en hetzelfde project zowel een vaste prijsafspraak, een percentageregeling als een urenregeling voor verschillende subitems worden ingevoerd. In een dergelijk geval wordt het lastig om in dit projectinfoscherm een algemene keuze te maken voor de honorariumafspraak. Het veld kan naar eigen believen worden ingevuld, wat het meest relevant voor het project als geheel wordt geacht. Na aanmaak van het project kan de prijsafspraak worden gewijzigd. LET OP: Een wijziging van de prijsafspraak op een subitem is slechts mogelijk indien er nog geen facturen zijn aangemaakt. LET OP: hoewel de prijsafspraak kan worden gewijzigd, is het verstandig van tevoren te bedenken welke soort prijsafspraak er ingevoerd moet worden. Indien namelijk Regie als prijsafspraak wordt gebruikt, wordt het Aanvangbedrag op nul gezet en kan hierdoor op subitemniveau geen percentageregeling gebruikt worden (omdat deze een percentage van het Aanvangbedrag moet uitrekenen). Alle subitems die gekopieerd worden uit de gekozen projectgroep worden op Urenregeling gezet. Het verdient dus aanbeveling alleen een Urenregeling als prijsafspraak te gebruiken bij de eerste invoer van het project indien er met redelijke zekerheid kan worden gezegd dat dit voor het gehele traject zal gaan gelden. Bij het achteraf wijzigen van de prijsafspraak in een Urenregeling wordt een waarschuwende melding gegeven dat alle prijsafspraken op subitemniveau worden gewijzigd in Urenregeling. Het is nu mogelijk de bewerking nog af te breken of definitief door te voeren.
9—5
Aanvangbedrag Indien er als prijsafspraak een Fixed price is gekozen, kan in het veld Aanvangbedrag de afgesproken prijs worden ingevuld. Op subitemniveau kunnen vervolgens percentages worden ingevuld om het gehele Aanvangbedrag te kunnen verdelen in percentages per item. In alle andere gevallen kunt u een eigen betekenis geven aan het veld Aanvangbedrag.
Nettobedrag Het totaal van de bedragen van alle subitems van het project is terug te vinden op het tabblad Algemeen in het veld Nettobedrag. Bij een fixed price prijsafspraak is dit nettobedrag het totaal van alle subitembedragen, waarbij in geval deze op regie staan het totaal van alle geboekte en geaccordeerde uren hiervan wordt genomen. Indien het hele project een regieprijsafspraak heeft, dan worden uiteraard alle geboekte en geaccordeerde uren per subitem opgeteld als nettobedrag.
Mutaties Uren/Kosten In het eerste veld wordt het totaalbedrag aan geaccordeerde uren (uren x extern tarief) dat aan het betreffende project is besteed getoond. Het gaat om alle uren die in het onderdeel Uren voor dit project zijn ingevoerd. In het kostenveld wordt het totaalbedrag aan kosten dat aan het betreffende project is besteed getoond. Het gaat om alle kosten die via de Urenregistratie (kilometers), Kostenregistratie of via de Boekhouding zijn ingevoerd.
Financieel Firmacode Binnen Assistance LITE kunt u van meerdere firma’s de administratie voeren. Daarvoor selecteert u per project de juiste Firmacode.
Gefactureerd In dit veld wordt het totaalbedrag aan facturen getoond, die in/voor het betreffende project zijn gemaakt. Het gaat om alle facturen die op het tabblad Facturen zijn gemaakt.
Laatste factuur In dit veld wordt de datum getoond waarop de laatste factuur is gemaakt.
Dashboard Kosten vs. bedrag Dit is een grafische meter en toont de kosten ten opzichte van het budget uitgedrukt in procenten.
% gereed Dit is een grafische meter en toont het gewogen gemiddelde van alle percentages gereed van de diverse items. Met andere woorden, dit toont in een oogopslag de voortgang van het project.
Gefact. vs. bedrag Dit is een grafische meter en toont het gefactureerde ten opzichte van het totaalbedrag uitgedrukt in procenten.
9—6
Team Teamlid toevoegen Het uitvoeren van een project wordt door een team gedaan. Met behulp van de knop Teamlid toevoegen kunt u medewerkers die zijn ingevoerd in het onderdeel Medewerkers toevoegen aan het project. Het volgende scherm verschijnt:
Na selectie van een of meerdere medewerkers klikt u op de knop Accepteren en de medewerker zal toegevoegd zijn als teamlid van het project. Via de programma-instelling Projectselectie uit projectteamtabel, kunt u ervoor zorgen dat uw medewerkers bij het boeken van hun uren alleen die projecten te zien krijgen waar ze als teamlid aan zijn toegevoegd.
Teamlid verwijderen Met behulp van de knop Teamlid verwijderen kunt u medewerkers die in het projectteam zitten uit het team zetten. U dient hiervoor de te verwijderen medewerker eerst te selecteren.
Tarieven Projecttarief toevoegen Met behulp van de knop Tarief toevoegen kunt u een projecttarief invoeren. Het onderstaande scherm verschijnt:
Nu kunt u een medewerker, een uursoort of een combinatie van beiden aanvinken. Zo bent u in de gelegenheid om een tarief voor een medewerker, een uursoort, of voor een combinatie van medewerker en uursoort in te voeren. Na het klikken op Accepteren verschijnt er een regel als hieronder:
9—7
Het projecttarief staat dan nog op 0,00. U voert het tarief in door het bedrag 0,00 aan te klikken en het bedrag in te typen. Het wijzigen van projecttarieven werkt op dezelfde wijze; aanklikken en het oude tarief wissen en het nieuwe intypen. Het projecttarief overschrijft altijd de in de tarieventabel geregistreerde tarieven.
Projecttarief verwijderen Met behulp van de knop Tarief verwijderen kunt u eerder ingevoerde tarieven verwijderen. U dient hiervoor het te verwijderen tarief eerst te selecteren.
Importeren Het is in Assistance LITE mogelijk tariefafspraken met uw relaties vast te leggen. Dat doet u via het onderdeel Accounts, tabblad Financieel. Door op Importeren te klikken kunt u de desbetreffende relaties selecteren en de tariefafspraken die daar zijn vastgelegd naar dit project kopiëren.
9—8
Details
In het tabblad Details wordt een overzicht getoond van de (detail)gegevens van de subitems die worden gebruikt voor dit project. Hier kunt u subitems wijzigen en onderhouden. Het scherm bestaat uit vier onderdelen:
Projectverdeling: linksboven ziet u de projectverdeling in een boomstructuur (project, hoofditems en subitems). Dit is de fasenstuctuur die is aangemaakt afhankelijk van de gekozen projectgroep voor het project. Project: rechtsboven ziet u dezelfde items terug, een regel per item. Door het klikken met de muisaanwijzer op een itemregel kunt u met behulp van de knoppen +Nieuw, Wijzigen, Verwijderen, Opslaan en Annuleren onderhoud plegen aan het geselecteerde subitem. Door te klikken op +Nieuw kan een nieuw subitem worden aangemaakt.
9—9
Details: rechtsonder ziet u de details van het geselecteerde subitem verschijnen eronder in het detailscherm. Hierin kan na het klikken op de knop Wijzigen alle detailinformatie gewijzigd worden, behalve het hoofditem- en subitemnummer. Hier moeten ook de gegevens van een nieuw subitem ingevoerd worden. U moet dan opgeven onder welk bestaand hoofditem het terecht moet komen. Mijn taken: in het menu linksonder vindt u de Details voor het subitemonderhoud
Mijn taken: Details – invoer via het detailscherm Door een subitem aan te klikken en vervolgens op wijzigen te klikken, kunt u zowel in het bovenste als het onderste deel van het scherm de eigenschappen van een subitem wijzigen. Hieronder worden de verschillende details van de subitems die u kunt wijzigen of invoeren in de juiste volgorde besproken. De invoer is dan via het detailscherm (onderste deel van dit scherm).
Hoofditem In dit veld kunt u na klikken op het pijltje een bestaand hoofditem van het project selecteren. Een subitem behoort altijd onder een hoofditem te “hangen”. Zo is de werking van het programma.
Afdeling In dit veld kunt u na klikken op het pijltje de afdeling kiezen die deze fase uitvoert. Deze waarde komt via een listbox uit de standaardtabel Afdeling (zie Bestanden, Tabellenonderhoud, Personen, Afdeling). Per subitem kan een afwijkende afdeling geselecteerd worden ten opzichte van de afdeling van het project op het tabblad
Algemeen. Subitemnummer In dit veld kunt u een nieuw subitemnummer invoeren. Hiervoor hebt u maximaal 12 posities tot uw beschikking. Dit subitemnummer moet per project uniek zijn. Het is dus niet zo dat u onder een ander hoofditem weer hetzelfde nummer kunt invoeren. Hier zit overigens in het programma een controle op; als u een niet-uniek nummer probeert in te voeren krijgt u vanzelf een melding dat het nummer niet uniek is en vervolgens kunt u het dus ook niet opslaan.
% gereed In dit veld kunt u een percentage gereed invoeren. Hiermee kunt u per afzonderlijk subitem de voortgang aangeven in het geval van een vaste prijsafspraak. Dit percentage van het bedrag kan dan ook gefactureerd worden. Het programma rekent bij het maken van een factuur voor u uit welk bedrag dit is. Als u een subitem het kenmerk Regie-item geeft, dan springt het percentage gereed van ditzelfde subitem automatisch op 100%.
9—10
LET OP: Indien in het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemeen de optie Percentage gereed aanpassen aan percentage gefactureerd is geactiveerd, dan zal de waarde die in dit veld staat altijd worden overschreven door het percentage gefactureerd.
Omschrijving In dit veld kunt u een omschrijving van dit subitem invoeren. Hiervoor hebt u maximaal 50 posities tot uw beschikking.
Regie-item Door een vinkje te plaatsen in het hokje bij het kenmerk Regie-item geeft u aan dat elk uur op dit subitem tegen een tarief aan de opdrachtgever wordt gefactureerd. LET OP: als u een subitem het kenmerk Regie-item geeft, dan springt het percentage gereed van ditzelfde subitem automatisch op 100%.
Actief Door een vinkje te plaatsen in het hokje bij het kenmerk Actief geeft u aan dat er uren of kosten op dit subitem geboekt kunnen worden in het onderdeel Uren of Kosten. Als u het vinkje weghaalt, dan wordt het subitem onzichtbaar voor urenboekers. Dit is handig om te voorkomen dat er nog uren op worden geboekt in het geval dat de uitvoering van een subitem gereed is en er geen uren meer op geboekt mogen worden. Als het subitem een kostenitem is, dan betekent het plaatsen van een vinkje bij actief dat er kosten op kunnen worden geboekt.
Kostenitem Zodra een subitem het kenmerk kostenitem heeft, kunnen er alleen kosten op worden geboekt. Indien in het menu Systeembeheer, Instellingen, Kosten de optie Alleen op kostenitems kunnen boeken aanstaat, kunnen de kosten alleen nog maar op kostenitems worden geboekt en niet op urenitems.
Kosten declarabel Zodra een kostensubitem het kenmerk Kosten declarabel heeft kunnen alle geboekte kosten op dit subitem gefactureerd worden. Als u dit niet aanvinkt, dan zal het programma dit bedrag tijdens de facturatie achterwege laten. Er kan uiteraard ook een vast bedrag als prijsafspraak worden ingevuld.
Periode In het onderdeel Periode kan een Van- en Tot-datum met behulp van het pijltje worden geselecteerd voor dit subitem.
Bedrag In het veld Bedrag kan een bedrag worden ingevoerd indien dit subitem een vaste prijsafspraak kent. Hiervoor hebt u maximaal 14 posities tot uw beschikking.
Percentage In het veld Percentage kan het percentage ingevuld worden dat wordt gebruikt voor de honorariumberekening van dit subitem.
Declaraties In het veld Declaraties kan er per subitem een opdrachtgever gekoppeld worden; met behulp van de knop kunt u een debiteur - die u eerder heeft ingevoerd in het onderdeel Relaties – selecteren. Uw selectie betreft de opdrachtgever aan wie de facturen voor het subitem verstuurd moeten worden. Bij het aanmaken van de factuur zal na de selectie van het subitem de bijbehorende debiteur geselecteerd worden.
Contactpersoon In het veld Contactpersoon kunt u per subitem een contactpersoon behorend bij de daarboven gekozen opdrachtgever selecteren. Uw selectie betreft de contactpersoon aan wie de facturen voor het subitem verstuurd moeten worden.
9—11
Mijn taken: Details – invoer via de tabel Door een subitem aan te klikken en vervolgens op wijzigen te klikken, kunt u zowel in het bovenste als het onderste deel van het scherm de eigenschappen van een subitem wijzigen. Hieronder worden de verschillende details van de subitems die u kunt wijzigen of invoeren in de juiste volgorde besproken. De invoer is dan via de tabel (bovenste deel van dit scherm). Dit scherm heeft als voordeel dat zonder teveel te moeten selecteren, de primaire kenmerken van een subitem ingevuld kunnen worden. Door gebruik te maken van de pijltjestoetsen op uw toetsenbord, navigeert u snel door de tabel.
Subitemnummer In dit veld kunt u een nieuw subitemnummer invoeren. Hiervoor hebt u maximaal 12 posities tot uw beschikking. Dit subitemnummer moet per project uniek zijn. Het is dus niet zo dat u onder een ander hoofditem weer hetzelfde nummer kunt invoeren. Hier zit overigens in het programma een controle op; als u een niet-uniek nummer probeert in te voeren krijgt u vanzelf een melding dat het nummer niet uniek is en vervolgens kunt u het dus ook niet opslaan.
Omschrijving Indien u een subitem heeft geselecteerd uit de projectverdelingstabel, wordt automatisch de omschrijving hier getoond. Deze kunt eventueel ook handmatig invoeren.
Bedrag In het veld Bedrag kan een bedrag worden ingevoerd indien dit subitem een vaste prijsafspraak kent. Hiervoor hebt u maximaal 14 posities tot uw beschikking.
% gereed In dit veld kunt u een percentage gereed invoeren. Hiermee kunt u per afzonderlijk subitem de voortgang aangeven in het geval van een vaste prijsafspraak. Dit percentage van het bedrag kan dan ook gefactureerd worden. Het programma rekent bij het maken van een factuur voor u uit welk bedrag dit is.
Gefactureerd Hier wordt actueel het gefactureerde bedrag getoond.
Nog te gaan Hier wordt het verschil getoond tussen het bedrag en het gefactureerde bedrag.
9—12
Onderhanden werk (OHD) Het onderhanden werk geeft aan hoeveel werkzaamheden zijn verricht waarvoor nog geen factuur gestuurd is naar de opdrachtgever. Actief Door een vinkje te plaatsen in het hokje bij het kenmerk Actief geeft u aan dat er uren of kosten op dit subitem geboekt kunnen worden in het onderdeel Uren of Kosten. Als u het vinkje weghaalt, dan wordt het subitem onzichtbaar voor urenboekers. Dit is handig om te voorkomen dat er nog uren op worden geboekt in het geval dat de uitvoering van een subitem gereed is en er geen uren meer op geboekt mogen worden. Als het subitem een kostenitem is, dan betekent het plaatsen van een vinkje bij actief dat er kosten op kunnen worden geboekt.
Regie-item Door een vinkje te plaatsen in het hokje bij het kenmerk Regie-item geeft u aan dat elk uur op dit subitem tegen een tarief aan de opdrachtgever wordt gefactureerd. LET OP: als u een subitem het kenmerk Regie-item geeft, dan springt het percentage gereed van ditzelfde subitem automatisch op 100%.
Kostenitem Zodra een subitem het kenmerk kostenitem heeft, kunnen er alleen kosten op worden geboekt. Indien in het menu Systeembeheer, Instellingen, Kosten de optie Alleen op kostenitems kunnen boeken aanstaat, kunnen de kosten alleen nog maar op kostenitems worden geboekt en niet op urenitems.
Kosten declarabel Zodra een kostensubitem het kenmerk Kosten declarabel heeft kunnen alle geboekte kosten op dit subitem gefactureerd worden. Als u dit niet aanvinkt, dan zal het programma dit bedrag tijdens de facturatie achterwege laten. Er kan uiteraard ook een vast bedrag als prijsafspraak worden ingevuld.
Uren
Onder het tabblad Uren vindt u alle geregistreerde uren die betrekking hebben op het project. NB. Hier kunnen geen uren worden geboekt of gewijzigd.
9—13
Kosten
Op het tabblad Kosten van het onderdeel Projecten vindt u alle verwerkte kosten die betrekking hebben op het project. NB. Hier kunnen geen kosten worden geboekt of gewijzigd. Dit doet u via het onderdeel Kosten.
9—14
Facturen Op het tabblad Facturen van het onderdeel Projecten kunt u facturen aanmaken voor het betreffende project. Er zijn 3 verschillende methodes voor het aanmaken van verkoopfacturen: • •
Enkelvoudige facturen Batch-facturatie
Enkelvoudige facturatie Door te klikken op de knop +Nieuw verschijnt het volgende scherm:
Kenmerken Factuurnummer In het veld Factuurnummer verschijnt automatisch een factuurnummer. Dit is het laatst gebruikte factuurnummer + 1. Dit nummer is nog handmatig aan te passen alvorens het te accepteren. U dient er wel rekening mee te houden dat voortaan vanaf dit nummer doorgenummerd zal worden als het een hoger nummer is dan het automatisch aangebodene,.
Kosten factureren Als u de optie Kosten factureren aanvinkt, dan zullen naast de uren ook de declarabele kosten door het programma aangeboden worden om te factureren.
Factureren t/m datum Met behulp van het pijltje kunt u een kalender oproepen en de laatste dag van een periode kiezen tot en met welke u wenst te factureren. Standaard verschijnt de datum van vandaag, dus meestal zult u de datum moeten aanpassen. De op regiebasis geboekte uren zullen dan tot en met de aangegeven datum meegenomen worden op deze factuur.
Relatie Naam Hier verschijnt automatisch de naam van de opdrachtgever van het project.
Adres Hier verschijnt automatisch het adres van de opdrachtgever van het project.
9—15
Contactpersoon Hier verschijnt automatisch de contactpersoon bij de opdrachtgever van het project aan wie de factuur verzonden moet worden. Deze persoon staat geselecteerd in het veld Declaraties op het tabblad Algemeen of in het veld Contactpersoon van het subitem op het tabblad Details. Hieronder worden de subitemnummers van het project getoond en kunt u door een vinkje in de kolom OK te plaatsen per subitem aangeven dat u deze wenst te factureren. Afhankelijk van het percentage gereed van een subitem met een vaste prijsafspraak en/of het aantal uren dat op een regie-item is geboekt zal er een factuurbedrag berekend worden voor deze factuur. Door te klikken op de knop Accepteren verschijnt het volgende scherm:
De meeste informatie in dit scherm kunt u nog wijzigen, behalve factuurnummer, project en naam plus adres van de relatie.
Kenmerken Omschrijving Standaard wordt de omschrijving van het project hier automatisch overgenomen. Echter, u kunt de factuuromschrijving nog handmatig aanpassen.
Factuurdatum Standaard wordt het veld factuurdatum gevuld met de datum van de dag waarop de factuur is aangemaakt. Echter, met behulp van het pijltje kunt u een kalender oproepen en desgewenst een andere datum selecteren.
Boekjaar Standaard verschijnt hier het jaar van de factuurdatum, u kunt deze aanpassen.
9—16
Periode Standaard verschijnt hier de periode van de factuur(datum).
Vervaldatum Standaard verschijnt hier een datum die 30 dagen na de factuurdatum ligt. Deze datum kunt u handmatig aanpassen voor alleen deze factuur door op het pijltje te klikken en met behulp van het kalendertje een andere datum te kiezen. U kunt ook een afwijkende standaard betalingstermijn instellen op het tabblad Financieel van de opdrachtgever in het onderdeel Relaties. Dit kan bijvoorbeeld worden meegenomen in de lay-out van de factuur.
Relatie Naam Hier verschijnt automatisch de naam van de opdrachtgever van het project. Deze is in dit scherm niet te wijzigen.
Adres Hier verschijnt automatisch het adres van de opdrachtgever van het project. Dit is in dit scherm niet te wijzigen.
Contactpersoon Hier verschijnt automatisch de contactpersoon bij de opdrachtgever van het project aan wie de factuur verzonden moet worden. Deze persoon staat geselecteerd in het veld Declaraties op het tabblad Algemeen of in het veld Contactpersoon van het subitem op het tabblad Details. U hebt nog de gelegenheid om een andere persoon (indien aanwezig) te selecteren als dit bij uitzondering nodig mocht zijn.
Afwijkend factuuradres In dit veld kunt u een ander factuuradres invullen in het geval dat de factuur - bij wijze van uitzondering - niet naar het standaardingestelde adres van de opdrachtgever moet, maar naar een ander adres.
Notities In dit veld kunt u een inleidend of begeleidend stuk vrije tekst voor op de factuur intypen.
Factuurregel(s) U kunt de inhoud van alle velden van een verschenen factuurregel(s) nog naar wens wijzigen. Ook kunt u factuurregels toevoegen met behulp van de knop +Nieuw. U moet beseffen dat wijzigingen hier slechts voor de factuur gelden, en niet voor de urenboekingen.
Totaal excl. BTW Hier wordt het totaalbedrag van de hele factuur getoond.
BTW In dit veld kunt u met behulp van het pijltje een lijst van verschillende BTW-percentages openen en de gewenste selecteren. Deze zijn eerder ingevoerd in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Projecten, BTW-tarieven.
Totaal incl. BTW Hier wordt het totaalbedrag van alle factuurregelbedragen inclusief BTW getoond. Indien er verschillende BTWpercentages in een factuur worden gebruikt, dan wordt hier ook rekening mee gehouden.
Factuur opslaan als Worddocument Als u de instelling Factuur opslaan als Worddocument heeft geactiveerd in het menu Systeembeheer, Instellingen, Facturen, dan kunt u met behulp van een sjabloon van het formaat .dot, gemaakt met Microsoft Word, een Worddocument laten genereren. Voorwaarde is dat u in het menu Systeembeheer, Instellingen voor de factuursjabloon een sjabloon heeft ingesteld evenals een locatie waar facturen opgeslagen zullen worden. Voor een afdrukvoorbeeld van een Factuur zie bijlage 1 in deze handleiding.
9—17
Documenten
Op het tabblad Documenten kunt u documenten toevoegen en samenstellen voor het betreffende project. Door op de knop Nieuw te klikken opent zich het scherm Nieuw document.
Door op de button relatie te klikken opent de lijst met relaties waarna een keuze kan worden gemaakt. Vervolgens kan de contactpersoon van de relatie worden geselecteerd. Omdat er vanuit een project een document wordt aangemaakt is het veld project al gedefinieerd. Bij Documentsoort kan het soort document worden geselecteerd dat in de tabel Briefsoorten is aangemaakt (in het menu Bestanden, Tabellen, Briefsoorten). In het veld Betreft kan worden ingetypt waar het document betrekking op heeft. De data waarop de documenten zijn aangemaakt respectievelijk verzonden kunnen worden geselecteerd in de velden Datum en verzenddatum. Standaard wordt hier de huidige datum weergegeven. In de velden Opsteller en In opdracht
9—18
van kan een medewerker worden geselecteerd die het document heeft geschreven, respectievelijk een medewerker in wiens opdracht het document is gemaakt. Onder Locatie kunt u – door Handmatig wijzigen aan te klikken - ervoor kiezen om het document bij wijze van uitzondering op een andere locatie dan de standaard opslaglocatie op te slaan. U krijgt dan de gelegenheid om met behulp van de knop Locatie de naar de gewenste map te bladeren. Als het document aangemaakt is, nadat u op OK heeft geklikt, zal het document worden geopend en verschijnen in onderstaande lijst van aangemaakte documenten voor deze relatie:
Door in dit overzicht op een document(regel) te dubbelklikken kunt u een document openen en bewerken. En door het te selecteren en vervolgens op Wijzigen te klikken kunt u de documentkenmerken Omschrijving, Project, Datum en eigenaar wijzigen. Tevens is het mogelijk om - vanuit de Windows Verkenner - bestanden van allerlei formaten met uw muisaanwijzer in het bovenstaande scherm te slepen en los te laten (“drag and drop”). Nadat het document in de lijst is verschenen zal u via de knop Wijzigen nog de documentkenmerken Omschrijving, Project, Datum en eigenaar moeten toevoegen.
Notities Op het tabblad Notities kunt u aantekeningen of opmerkingen invoeren voor het betreffende project. Dit doet u door op de knop Wijzigen te klikken. Standaard verschijnt de cursor in het veld Algemene notities, maar hieronder bevindt zich ook het veld Financiële notities.
Relaties In dit scherm kunnen projectrelaties worden aangegeven. Dit zijn veelal relaties (contactpersonen) die op de een of andere wijze betrokken zijn bij de realisatie van dit project. Om de relatie te kunnen selecteren dient deze aanwezig te zijn in uw Accountbestand en Contactpersonenbestand.
9—19
Projecten afsluiten Assistance LITE beschikt over de mogelijkheid om projecten af te sluiten. Dit resulteert er in dat deze projecten o.a. niet meer geselecteerd kunnen worden bij het registreren van uren en kosten. De functie is terug te vinden binnen het onderdeel Projecten in het scherm Mijn Taken.
Na het aanklikken van de taak Afsluiten/Openen projecten verschijnt het volgende selectiescherm:
Door middel van diverse selectiecriteria kunt de lijst met getoonde projecten verkorten, waardoor u in één keer een selectie van projecten kunt afsluiten of terughalen.
Selectiecriteria De selectiecriteria is verdeelt in twee categorieën, namelijk enerzijds op basis van totalen anderzijds op basis projectkenmerken.
9—20
Totalen Op basis van het totale projectenbestand kan gefilterd worden op: -
-
-
Lopende projecten; indien u deze optie aanvinkt, wordt in het overzicht alle projecten getoond die niet afgesloten zijn. Deze projecten kunnen overigens een projectstatus hebben die aangeeft dat projecten bv Gereed zijn. Afgesloten projecten; indien u deze optie aanvinkt, wordt in het overzicht alle projecten getoond die reeds eerder zijn afgesloten. U kunt namelijk via dit scherm een reeds afgesloten project heropenen, omdat u bv bepaalde informatie uit dat project middels nacalculatie nodig heeft tbv een ander project. Deze inzage in het afgesloten project krijgt alleen als u dit project weer heropent. Het project wordt dan weer terug gezet in de lijst van lopende projecten met de Projectinstellingen waarmee hij destijds is afgesloten. Alle projecten; indien u deze optie kiest, wordt in het overzicht zowel de lopende als de afgesloten projecten getoond.
Projectkenmerken Aanvullend op de hierboven genoemde selectiecriteria kunt u de lijst met getoonde projecten verfijnen door enkele of meerdere Projectkenmerken op te nemen in de selectie: -
-
Status; In de tabel Projectstatus heeft u wellicht een status gedefinieerd waarmee u op een project kunt aangeven dat deze afgesloten mag worden, bv vanwege de reden dat aan alle Financiële voorwaarden is voldaan (facturen betaald etc.) en er geen activiteiten meer plaatsvinden binnen dit project. Periodiek zou u deze projecten met dat kenmerk kunnen archiveren, waarbij u dan tevens in Assistance LITE deze projecten in één keer afsluit of terughaalt. Afdeling; Hier selecteert u de afdeling waarvan u de projecten wilt zien om vervolgens enkele of meerdere daarvan af te sluiten of terug te halen. Projectverantwoordelijke; Hier selecteert u de Projectverantwoordelijke waarvan u enkele of meerdere projecten wilt afsluiten of terughalen. Projectleider; Hier selecteert u de Projectleider waarvan u enkele of meerdere projecten wilt afsluiten of terughalen.
Meer over de hierboven genoemde Projectkenmerken is terug te vinden in hoofdstuk 5 en 9 van deze handleiding. Via de buttons Selectie aanvinken en Selectie uitvinken kunt u in één keer de projecten die in het overzicht getoond worden, selecteren of deselecteren. U kunt projecten uit het getoonde overzicht ook handmatig selecteren door ze één voor één aan te vinken in de linkerkolom. Nadat u een selectie heeft gemaakt voert u de actie voor het afsluiten of openen van de projecten uit door op de knop Accepteren te klikken. Nadat een project is afgesloten is deze nog wel te zien in de overzichten, maar kan deze niet meer worden gewijzigd.
9—21
10 - FACTUREN Het onderdeel facturen geeft directe toegang tot verkoopfacturen, hetzij naar openstaande, hetzij naar betaalde facturen.
Facturen openen/wijzigen Na het aanklikken van het onderdeel verschijnt het volgende scherm.
Hierna volgt een korte uitleg bij bovenstaand scherm:
Zoekmethode
Net als bij de overige onderdelen in Assistance LITE kan ook bij het onderdeel Facturen gebruik gemaakt worden van handige zoekfuncties. Zie ook hoofdstuk 2, onder Handige functies.
10—1
Vrije tekst
Zonder de factuur te openen kan de vrije tekst worden getoond. Klik hiervoor op de aanhefbutton, zoals hierboven afgebeeld.
Snel tonen van de inhoud Door op het plusteken te klikken, wordt de inhoud van de factuur getoond, d.w.z. de gefactureerde items worden getoond.
Openen en wijzigen van een factuur Door op een factuur te dubbelklikken, wordt de factuur geopend, waarna deze kan worden aangepast (mits deze nog niet als betaald is gekenmerkt) door op Wijzigen te klikken.
10—2
11 - UREN Alles wat te maken heeft met het boeken, raadplegen of accorderen van uren is terug te vinden in het gelijknamige onderdeel Uren. Afhankelijk van uw persoonlijke recht, en het aanbod van af te handelen taken verschijnen onder Mijn Taken en bovenin het urenscherm maximaal de volgende onderdelen:
Uren raadplegen Onder Mijn taken kunt u via de optie “Uren raadplegen” een overzicht krijgen op het scherm van alle geboekte uren of van een specifieke periode:
Selectiemogelijkheden
Door middel van diverse selecties onder Filter kunt u uw gewenste selectie aangeven, eventueel in combinatie met een bepaalde periode. De selectie zal worden weergegeven in het scherm volgens de standaardlay-out. Bij Filter heeft u de keuze uit de volgende standaardfilters: • •
Alle uren Eigen uren
11—1
Schermweergave
Van de getoonde gegevens kunt u onderin de totalen zien. U kunt de schermen aanpassen door zelf een andere groepering aan te geven, door de gewenste sorteervelden naar de header te slepen. U kunt ook kolommen weghalen. U klikt (net als in alle andere schermen) op de rechtermuisknop, en kiest voor “verwijder deze kolom”. U kunt vervolgens de lay-out ook opslaan zodat u die een ander keer weer kunt gebruiken. In alle schermweergaves, selecties en sorteringen wordt altijd getotaliseerd op de verschillende groeperingen en op het totaal van het gehele scherm. Via de optie Afdrukken kunt u de gegevens op papier printen, u krijgt de gegevens dan net zoals op het scherm.
11—2
Uren boeken Het boeken van uren wordt gedaan op persoonlijke titel en dus op naam van degene die is ingelogd, tenzij u expliciet van Profiel verandert. Het boeken van uren doet u in een scherm met een interface die lijkt op de agenda van Outlook. U kunt zelfs uw gegevens uit uw outlook-agenda inlezen om deze vervolgens te koppelen aan projecten. U hoeft dus niet uw agenda te raadplegen om te zien wat u gedaan heeft om dit te registreren.
Voor de eerste keer uren boeken U ziet de naam van de huidige gebruiker staan in de regel bovenin het urenboekscherm. Via de knop Profiel kunt u uw profiel instellen. Dit is alleen nodig indien u voor de allereerste keer uren boekt. U geeft dan aan welke gebruiker u bent door uzelf te kiezen uit de list box achter Gebruiker. Daarna kiest u voor Lokaal outlook profiel of voor Netwerkprofiel. U kiest voor het lokale outlookprofiel als u niet op een netwerk bent aangesloten, maar wel lokaal bij uw agenda kunt. Indien u op het bedrijfsnetwerk bent aangesloten voert u eveneens de gegevens achter Outlookprofiel, Wachtwoord en Server in. Door het profiel van een andere medewerker te selecteren, kunt u uren invoeren namens deze medewerker. Om dit te kunnen heeft u het recht nodig om Bulkuren te kunnen boeken. Ga hiervoor naar Rechten (F2) en vervolgens naar het onderdeel Uren.
Actieve week Zodra u de urenregistratie opstart komt u automatisch terecht in de huidige week. U kunt uiteraard ook met behulp van de bladerknoppen naar links of naar rechts door de verschillende weken heen manoeuvreren.
11—3
Nieuwe boeking Indien u een nieuwe boeking wilt maken kiest u voor Nieuwe boeking. U krijgt vervolgens een invoerscherm met daarop een aantal in te voeren keuzevelden en vrije velden.
Project U kunt een keuze maken uit alle projecten waarvan u teamlid bent.
Item U kiest uit één van de beschikbare items. U ziet hier alleen de actieve items en de items die niet als “kostenitem” zijn gedefinieerd. Indien er maar één item actief is, verschijnt dit automatisch in het scherm.
Uursoort U geeft door middel van de uursoort aan in welke rol/activiteit u hebt gewerkt. U ziet alleen de voor u beschikbare uursoorten. Daarnaast kan er een beperking zijn aangebracht middels aan de projectverdeling van dit project gekoppelde uursoorten.
Datum Hierin geeft u de datum waarop de uren betrekking hebben.
Begintijd De starttijd van de betreffende uren
Eindtijd De eindtijd van de betreffende uren
Aantal uren Dit wordt ingevuld indien de begin- en eindtijd zijn ingevuld. U kunt dit aanpassen, de eindtijd zal dan automatisch worden aangepast.
11—4
Toelichting Hier kunt u desgewenst een toelichting invoeren.
Kilometers Hier voert u het aantal kilometers in dat u wilt belasten op het project.
Factureren Als de kilometers aan de opdrachtgever in rekening worden gebracht, dient u deze optie aan te vinken. Dit gebeurt automatisch indien deze optie op het betreffende item op het project is ingesteld, via Kosten declarabel.
Item Dit is het item waar de kilometers op worden geboekt. U kunt hier kiezen uit de kostenitems van het project, of er verschijnt een standaard ingesteld “reiskostenitem”. (In te stellen via Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Kosten, Standaard reiskosten item)
Toelichting Hierin vult u, indien gewenst, de omschrijving van de kilometerboeking in. Zodra u hebt gekozen voor Accepteren verschijnt de boeking in uw urenscherm onder vermelding van het Projectnummer, subitem en - tussen haakjes - de opdrachtgever
De geboekte uren kunt u op diverse manieren nog wijzigen. U kunt eenvoudigweg door de afspraak uit te rekken of in te korten, door met de muis op de buitenlijn te staan, het aantal uren wijzigen.
11—5
Afspraak kopiëren Klik met de rechtermuisknop op een reeds ingevoerde afspraak en kies voor: Kopieer afspraak.
Ga naar de dag waarop u de afspraak wilt plakken. Klik wederom met de rechtermuisknop en kies voor: Plak afspraak.
Wijzig afspraak Door middel van een dubbelklik op de gemarkeerde afspraak kunt u eveneens de ingevoerde gegevens wijzigen.
Verplaatsen van een afspraak U kunt de gehele boeking ook verplaatsen door te slepen met de muis naar een andere dag of een ander tijdstip.
11—6
Outlook inlezen Middels de functie Outlook inlezen kunt u een kopie maken van uw agenda uit Outlook. Indien u hiervoor kiest worden alle agenda-items uit uw agenda overgenomen (grijs) en gekopieerd naar de urenregistratie van Assistance LITE.
De ingelezen uren worden in het grijs weergegeven zolang ze nog niet zijn gekoppeld aan een project.
U kunt vervolgens de afspraken die u wilt overnemen in de urenregistratie koppelen aan een project. U start met het dubbelklikken op de afspraak. U volgt daarna dezelfde stappen als beschreven in het maken van een nieuwe boeking.
11—7
Week overnemen Wanneer u een volledig geboekte week of een gedeelte daarvan wilt kopiëren, doet u dit middels de knop “Week overnemen”.
Het bovenstaande scherm verschijnt. Selecteer de week die u wilt overnemen, en selecteer vervolgens de urenboekingen van die week. Standaard zijn alle urenboekingen van de week aangevinkt. Van de urenboekingen die u niet wilt overnemen kunt u met uw muis de d vinkjes weghalen. Klik vervolgens op “Accepteren Accepteren”. U kunt de overgenomen week in het scherm urenregistratie evengoed nog wijzigen en aanvullen met nieuwe boekingen, of u klikt op de knop “Uren opslaan”.
Uren opslaan Om de geboekte uren te bewaren kiest kie u voor Uren opslaan. Indien de instelling aanstaat dat uren eerst inhoudelijk en / of administratief dienen te worden geaccordeerd, zullen zulle de niet geaccordeerde uren in het blauw worden weergegeven. Geaccordeerde uren krijgen kri vervolgens de kleur groen. Ze kunnen daarna niet meer worden gewijzigd. Als de reeds geaccordeerde uren toch een correctie behoeven, behoeven kunt u dat doen door dezelfde uren negatief te boeken. Deze uren die met een min bedrag ervoor zijn geboekt worden altijd op 7.00 uur gezet in de agendaweergave. daweergave. Nadat de uren zijn opgeslagen en, en indien nodig geaccordeerd, krijgen ze de kleur rood. Alle afspraken die niet aan een project zijn gealloceerd (grijs) worden niet opgeslagen. Ze verdwijnen uit de weergave in de urenregistratie.
View Onder de knop “View” kunt u kiezen uit verschillende weergaven van het scherm urenregistratie. urenregistratie Dit zijn dezelfde weergaven als in de outlook agenda.
11—8
Hieronder een voorbeeld van de verschillende weergaven:
Analyse van uren Bovenin het urenscherm is ruimte gemaakt voor de analyse van de verlofuren. verlofuren
Verlofuren
Via deze optie kunt u uw eigen verlofgegevens raadplegen.. U ziet bovenin het scherm een uitdraai totaalstand van de verlofgegevens.
Onderin ziet u eveneens de totalen. Deze gegevens worden automatisch automatisch bijgewerkt zodra u uren boekt met een uursoort die is gekenmerkt als verlofuur.
11—9
12 - KOSTENREGISTRATIE Via de button Kosten in het hoofdmenu komt u in het kostenonderdeel van Assistance LITE. Hier kunnen kosten worden geboekt, kosten worden gewijzigd en kosten inzichtelijk worden gemaakt. Ook reiskosten die worden geboekt bij het registeren van de uren worden automatisch geregistreerd in de kostenmodule.
In Mijn kosten is het mogelijk om een filter in te stellen op Alle kosten en de kosten m.b.t. de laatst geselecteerde relatie. In het veld Zoeken kunnen we middels (deel)tekst op kostenomschrijvingen zoeken. In de velden Vanaf en t/m kunnen de datumgrenzen worden aangegeven. Door op het pijltje naast het veld te klikken wordt een kalender zichtbaar.
Kosten boeken Door op de button Nieuw te klikken opent het scherm Kosten details . Hier kunnen de gemaakte kosten worden geboekt.
Via de button Project kan de keuze worden gemaakt voor het project waar de kosten op worden geboekt.
12—1
Vervolgens kan gekozen worden op welk item de kosten weggeschreven kunnen worden. Dit kan door te klikken op het veld of door te klikken op het pijltje rechts van het veld. Het veld datum staat standaard op de huidige datum. In het veld bedrag kan een bedrag worden ingevoerd. Middels het vinkje Factureren kunt u aangeven of het bedrag gefactureerd moet worden. Dit gaat automatisch als het betreffende item op het project als Kosten declarabel staat gekenmerkt. Het veld toelichting is aanvullende tekst m.b.t. de kosten omschrijving. Door op de button Crediteur te klikken verschijnt een crediteurenlijst.
Kosten wijzigen Er zijn 2 mogelijkheden om kosten te wijzigen. Selecteer een kostenregel in het hoofdscherm en klik vervolgens op de button wijzigen, of dubbelklik op een kostenregel in het hoofdscherm. In beide gevallen opent het scherm Kosten details.
Kosten verwijderen Door in het hoofdscherm een regel te selecteren en op de knop verwijderen te drukken kunt u een kostenregel verwijderen. Dit is ook mogelijk vanuit het scherm Kosten details door eerst op de button Opslaan te klikken en vervolgens de button Verwijderen te selecteren.
12—2
13 - PROGRAMMA-INSTELLINGEN
In dit onderdeel kunnen instellingen worden vastgelegd en functionaliteiten van het programma aan- en uitgezet worden. Dit zijn instellingen die voor alle gebruikers gezamenlijk gelden. Het opslaan van wijzigingen in de instellingen gebeurt door op de knop Opslaan te klikken.
Algemeen Bedrijfsnaam Hier kan de bedrijfsnaam worden ingevoerd. Dit is een vrij tekstveld dat maximaal 50 karakters kan bevatten. Deze naam wordt gebruikt bij overzichten en komt meestal bovenaan te staan. Tevens wordt uw bedrijfsnaam bovenin het scherm van Assistance LITE 2007 weergegeven.
BTW nummer Hier kan het BTW nummer van het eigen bedrijf worden ingevuld. In dit veld moet met twee letters worden begonnen als code voor het land, zoals NL of BE. IN dit veld kunnen 15 karakters worden gebruikt voor het BTW nummer. Dit is slechts een informatief veld.
13—1
Facturen Factuur opslaan als Worddocument Door deze instelling wordt het mogelijk gemaakt een factuur als Worddocument op te slaan. Standaard is de mogelijkheid aanwezig om facturen via de ingebouwde rapportengenerator uit te printen. Deze worden echter niet opgeslagen.
Kosten Kilometervergoeding In dit veld kan een standaard vergoeding worden ingevoerd die gebruikt wordt bij de facturering van kilometerkosten. Als er een project is gekozen, verschijnt in het veld Kilometer een standaard waarde bij het boeken van kilometers. Met deze instelling kan in het veld Kilometer vervolgens aangeven worden met welke waarde elke boeking moet worden uitgevoerd. In de projectadministratie kan eventueel nog een afwijkende kilometervergoeding worden opgegeven, waarmee dan zal worden gerekend.
Standaard reiskostenitem Naast de kilometervergoeding kan ook voor het subitem een standaard item worden opgegeven waarop de geboekte kilometers worden weggeschreven. Voorwaarde is dat dit item aanwezig dient te zijn in de projectgroep waar het project gebruik van maakt.
Projecten algemeen Standaard kostenvergelijking op basis van het externe/interne kostprijstarief Hiermee kan worden aangeven welke standaard er moet worden ingesteld bij het uitdraaien van projectstaten. Deze standaardinstelling kan bij het uitdraaien nog worden gewijzigd.
Firmacode bij ieder project vereist Hiermee kan worden aangegeven dat de toekenning van een firmacode verplicht is voor ieder project.
13—2
14 - RECHTEN Het rechtensysteem binnen Assistance LITE is gebaseerd op rollen die uw medewerkers binnen uw onderneming vervullen. Aan iedere rol worden per (sub)onderdeel rechten gekoppeld binnen Assistance LITE. Nadat alle rollen zijn gedefinieerd kunt u uw medewerkers koppelen aan een rol.
Rol-rechten - programmaonderdelen voorzien van rechten Veelal wordt op basis van functies binnen een onderneming een onderverdeling in rubrieken gemaakt, die binnen Assistance LITE als rollen worden gedefinieerd. Bij een rol kunt u denken aan bv.: • • • • •
Directie Secretariaat Projectmanagers Administratie Rapporteurs (medewerkers die enkel uren schrijven)
In het onderstaande voorbeeld ziet u de diverse rollen benoemd, met daaraan gekoppeld de diverse medewerkers binnen uw onderneming.
Om een rol aan te maken gaat u naar het tabblad Rol-rechten.
Door op +Nieuw te klikken verschijnt de volgende invoerbox:
Hier voert u de naam van de nieuwe rol in. Tevens kan hier indien gewenst de rechtenstructuur van een andere rol worden gekopieerd. Door op OK te klikken wordt de nieuwe rol toegevoegd aan de andere rollen.
14—1
De rechten van een groot aantal programmaonderdelen kan worden voorzien van vier verschillende gradaties, namelijk: • • • •
Toevoegen Lezen Schrijven Verwijderen
Voor het onderdeel Projecten kan vervolgens de hiërarchie van de rechtenstructuur (op welk niveau binnen de organisatie mag u iets wel of niet) worden aangegeven: • • • • • •
Geen Gebruiker Projectleider Projectverantwoordelijke Afdeling Firma
Bijvoorbeeld: Binnen een rol kan het onderdeel Projecten in de gradatie Wijzigen het recht Projectleider krijgen, waardoor een medewerker die deze rol krijgt uitsluitend projecten kan wijzigen waarvan hijzelf projectleider is. Binnen dezelfde rol kan het onderdeel Projecten in de gradatie Lezen het recht Bedrijf krijgen, waardoor dezelfde projectleider de projecten van het hele bedrijf kan inzien. Door te klikken op de rondjes achter een onderdeel krijg kun je rechten geven aan dat onderdeel op het gewenste niveau.
14—2
Hieronder volgt een overzicht van alle rechten behorend bij de diverse programmaonderdelen:
Documentbeheer Facturen Kosten Medewerkers Mijn werkplek Projecten Projecten Financieel Relaties (algemene rechten) Relaties (Crediteuren financieel) Relaties (Debiteuren financieel) Tabellen Uren boeken/raadplegen Bulkuren invoer Financiële gegevens tonen
Deze optie heeft betrekking op Deze optie heeft betrekking op Deze optie heeft betrekking op Deze optie heeft betrekking op Deze optie heeft betrekking op Deze optie heeft betrekking op Deze optie heeft betrekking op Deze optie heeft betrekking op Deze optie heeft betrekking op aangemerkt als crediteur. Deze optie heeft betrekking op aangemerkt als Debiteur. Deze optie heeft betrekking op Tabellenonderhoud. Deze optie heeft betrekking op Deze optie heeft betrekking op Deze optie heeft betrekking op
14—3
het het het het het het het het het
onderdeel documentbeheer. onderdeel facturen. onderdeel Kosten. onderdeel Medewerkers. onderdeel Mijn werkplek. onderdeel Projecten. tabblad Facturen in het projectenscherm. onderdeel Relaties. tabblad Financieel bij relaties die zijn
het tabblad Financieel bij relaties die zijn alle tabellen onder Bestanden, de taak Uren inboeken in het onderdeel Uren. de taak Bulkuren invoer toegang op de ingeboekte in het onderdeel Uren.
Rol toekennen medewerkers
In de listbox voor Gebruiker kan worden geklikt op het pijltje om de lijst met bestaande gebruikers op te roepen. Na het kiezen van een gebruiker kan deze met de optie Rechtengroep aan een groep worden gekoppeld. De gebruiker krijgt dan dezelfde rechten die aan de groep zijn toegekend.
14—4
15 - DOCUMENTENBEHEER Assistance LITE biedt u de mogelijkheid om Officedocumenten aan te maken op basis van gegevens uit Assistance LITE. Daarnaast worden de documenten vervolgens gekoppeld aan de relatie en het project. Om tot een verzorgd documentenbeheer te komen dient u eerst een aantal programma-instellingen te verzorgen: • •
Instellingen documentenbeheer (opslagstructuur) Definitie van de sjablonen
De instellingen van het documentenbeheer vindt u terug in het menu Systeembeheer, Documentbeheer
instellingen. Na die keuze verschijnt het onderstaande scherm.
Instellingen documentenbeheer Via dit tabblad legt u de opslagstructuur en de documentbenaming vast van documenten die u vanuit Assistance LITE automatisch wilt laten aanmaken.
Hoofdpad documenten Hier dient te worden aangegeven waar documenten standaard moeten worden opgeslagen. Veelal is dat de locatie van de server waarop de documenten aangemaakt door alle medewerkers binnen uw bedrijf worden opgeslagen. Zodra u al met meerdere medewerkers documenten gaat aanmaken en er voor wilt zorgen dat deze ook gedeeld worden met elkaar, dan dient u hier zeker een centraal toegankelijke server als locatie op te geven.
15—1
Opbouw pad Assistance LITE kan de structuur maximaal 3 lagen diep maken. U hebt daarbij de keuze uit de volgende mogelijkheden, die u in een verschillende volgorde kunt inrichten:
Project Indien u hiervoor kiest, zal bij de aanmaak van documenten een directory worden aangemaakt, die de naam krijgt van het projectnummer, waar dit nieuwe document bij thuishoort.
Documentsoort Indien u hiervoor kiest zal bij de aanmaak van documenten een directory worden aangemaakt, die de naam krijgt van het documentsoort, zoals die door u is aangegeven in het tabblad Sjablonen. Meer hierover vindt u in de bespreking van dit onderwerp.
Zoekcode relatie Indien u hiervoor kiest zal er bij de aanmaak van documenten een directory worden aangemaakt, die de zoekcode van de relatie mee krijgt, zoals deze door u is aangegeven in het relatieonderhoud. Door op het + teken te klikken wordt een verdieping in de structuur aangemaakt, waarbij u dan de gewenste verdiepingsmethode aangeeft, zoals hierboven aangegeven. Voorbeeld
Bovenstaand voorbeeld levert de volgende directorystructuur: Q: \ DOCUMENTEN \ [ZOEKCODE RELATIE] \ [PROJECTNUMMER] \ [DOCUMENTSOORT]
15—2
Opbouw bestandsnaam Documenten kunnen automatisch van namen worden voorzien. U hebt daarbij de keuze uit de volgende mogelijkheden, die u in een verschillende volgorde kunt inrichten:
Project Indien u hiervoor kiest wordt bij de aanmaak van documenten het projectnummer opgenomen in de bestandsnaam.
Documentsoort Indien u hiervoor kiest wordt bij de aanmaak van documenten het documentsoort opgenomen in de bestandsnaam, zoals deze door u is aangegeven in het tabblad Sjablonen. Meer hierover vindt u in de bespreking van dit onderwerp.
Zoekcode relatie Indien u hiervoor kiest wordt er bij de aanmaak van documenten de zoekcode van de relatie opgenomen in de bestandsnaam.
Verzendnummer Indien u hiervoor kiest wordt er bij de aanmaak van documenten een verzendnummer opgenomen in de bestandsnaam. Het verzendnummer is 6-cijferig en wordt automatisch door Assistance LITE per aangemaakt document doorgenummerd, onafhankelijk van de relatie of het project waar het document bij thuishoort. Door op het + teken te klikken wordt de structuur aangemaakt, waarbij u dan de gewenste volgorde aangeeft, zoals hierboven aangegeven. Voorbeeld
Bovenstaand voorbeeld levert de volgende bestandsnaam op: “[PROJECTNUMMER] [DOCUMENTSOORT] [VERZENDNUMMER]” . DOC
15—3
Sjablonen In dit tabblad definieert u de verschillende Wordsjablonen die u vanuit Assistance LITE wilt gaan gebruiken.
Sjabloon Geef hier met een korte code aan hoe u het document in de bestandsnaam opgenomen wilt hebben. BV. FAX voor al uw faxen.
Omschrijving Geef hier een duidelijk herkenbare omschrijving van het sjabloon.
Mapnaam Hier geeft u aan in welke subdirectory binnen de door u gekozen directorystructuur dit type document opgeslagen moet worden. BV. met FAXEN geeft u aan dat een document met sjabloontype FAX in de gelijknamige directory wordt opgeslagen. Natuurlijk kunt u verschillende type documenten in dezelfde map automatisch op laten slaan. BV. door alle sjablonen de mapnaam BRIEVEN mee te geven worden deze documenten in de subdirectory \Brieven\ binnen de gekozen directorystructuur opgeslagen.
Bestand Hier selecteert u het sjabloon, dat u binnen Assistance LITE wilt gaan gebruiken. Zorg ervoor dat deze sjabloon staat op een voor iedere gebruiker toegankelijke locatie op de server.
15—4
