Verwijsindex in gemeente Deventer
Versie : 1.0 Datum : 21 april 2010
1
Verwijsindex in gemeente Deventer De samenwerkende partijen (hierna: partijen) van de ‘Samenwerkingsovereenkomst Centrum voor Jeugd en Gezin Deventer’ (hierna: SCJGD) komen overeen dat de afspraken ‘Verwijsindex in gemeente Deventer’ integraal onderdeel uitmaken van de SCJGD en als zodanig worden toegevoegd aan de overeenkomst
Overwegende dat 1. 2.
3.
het Uitvoeringsbesluit Wet op de jeugdzorg in verband met de invoering van de Verwijsindex risicojongeren is gewijzigd; in de SCJGD onder C.19 is opgenomen: ‘voor het signaleren van zorg met of rondom kinderen, jongeren en ouders wordt in het CJG-netwerk gebruik gemaakt van de verwijsindex van het ‘Vangnet Informatie Samenwerking Systeem ‘ (VIS2) en voor tijdige en effectieve interventies bij jeugdigen, die het risico lopen in hun groei naar volwassenheid te worden belemmerd, het noodzakelijk is signalen van verschillende beroepskrachten en instellingen bij elkaar te brengen om zo tot afstemming en een gezamenlijke aanpak te komen gericht op het wegnemen of terugbrengen van de risico’s en belemmeringen.
In aanmerking nemende de □ Wet bescherming persoonsgegevens; □ Wet publieke gezondheid; □ Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst en handreiking ‘omgaan met persoonsgegevens in het kader van bemoeizorg’; □ Wet op de jeugdzorg; □ Wet en het Besluit politiegegevens; □ Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens, alsmede de Aanwijzing Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens; □ Wet Maatschappelijke Ondersteuning; □ Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst; □ Wet Bijzondere Opneming Psychiatrische Ziekenhuizen (BOPZ) □ Beroepscode van de maatschappelijk werkende; □ Gedragscode van het Nederlands Instituut van Psychologen en □ Gedragscode van de Nederlandse Vereniging van Pedagogen en Onderwijskundigen
Besluiten een verwijsindex voor jeugdigen in te voeren en maken daartoe de volgende samenwerkingsafspraken.
2.
Doel van de samenwerking en van de verwerking van persoonsgegevens in de Verwijsindex 2.1 De partijen beogen door hun samenwerking gezamenlijk gebruik te maken van de Verwijsindex om zo tijdig, effectief en gezamenlijk te kunnen interveniëren, indien bij twee of meer instellingen of beroepskrachten het redelijk vermoeden ontstaat dat een jeugdige het risico loopt in zijn ontwikkeling naar volwassenheid te worden belemmerd. 2.2 Verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk in relatie tot de volgende doelen: □ het vroegtijdig signaleren van problemen en het mede daardoor adequaat bieden van hulp; □ de lichamelijke, psychische, sociale en cognitieve ontwikkeling van de jeugdige bevorderen; □ maatschappelijke uitval voorkomen en beperken; □ afstemming en samenwerking bevorderen tussen bij de jeugdige betrokken partijen; □ informatie genereren ten behoeve van procesbewaking en toezicht hierop. 3. Taken, functies en verantwoordelijkheden 3.1 het college van B&W bevordert vanuit haar regietaak in het jeugdbeleid het gebruik van de Verwijsindex door de partijen en houdt vanuit deze rol toezicht op de naleving van de afspraken hieromtrent en de werking van de Verwijsindex.
2
3.2 De meldende organisatie van de jeugdige treedt op al verantwoordelijke in de zin van de Wet Bescherming persoonsgegevens, voor de verwerking van persoonsgegevens van de jeugdige en draagt in deze hoedanigheid zorg voor een veilige en zorgvuldige verwerking hiervan conform de wet en dit convenant. 3.3 het college benoemt een procesmanager Centrum voor Jeugd en Gezin die toeziet dat meldingsbevoegden overleg voeren, afspraken maken over een samenhangend geheel van interventies, dat de afspraken worden nagekomen en wanneer dit niet het geval is besluitvorming opschaalt conform het escalatiemodel, zoals beschreven in het werkproces. 3.4 voor het gezamenlijk gebruik van de Verwijsindex worden de volgende documenten opgesteld: □ ‘Werkproces Verwijsindex in gemeente Deventer’ □ ‘Privacyprotocol Verwijsindex in gemeente Deventer’ □ ‘Beheer Verwijsindex in gemeente Deventer’ □ ‘Beveiliging Verwijsindex in gemeente Deventer’ □ ‘Communicatieplan Verwijsindex in gemeente Deventer’ Deze documenten maken integraal deel uit van de afspraken Verwijsindex in gemeente Deventer. 3.5 Het college draagt er zorg voor dat de verwerking van persoonsgegevens op grond van dit convenant wordt aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens conform de Wet bescherming persoonsgegevens. 3.6 De partijen bevorderen binnen de eigen instelling of praktijk het doelmatig gebruik van de Verwijsindex en een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van jeugdigen en leven daartoe de bepalingen van de wet en van dit convenant na. 3.7 De partijen rusten zichzelf of hun medewerkers zodanig toe dat zij: □ op de hoogte zijn van het doel en de werkwijze van de Verwijsindex; □ in staat zijn tot een zodanige risicotaxatie dat zij een verantwoord besluit kunnen nemen over het doen van een melding en □ in geval van een signaal na een match met andere partijen tot een gezamenlijke aanpak kunnen komen, rekening houdend met het escalatiemodel. 4. Geheimhouding Ieder die op grond van het convenant kennis neemt van persoonsgegevens van een jeugdige is verplicht tot geheimhouding hiervan, tenzij de wet of het convenant hem/haar noodzaakt tot verstrekking van deze gegevens. 5. Toetreding en opzegging 5.1 Toetreding en opzegging is geregeld in de SCJGD. 5.2 Wanneer een organisatie of instelling samenwerkingspartij wordt in de SCGJD krijgt de betreffende organisatie of instelling toegang tot de Verwijsindex, waarbij de voorwaarden zoals hieromtrent opgenomen in de ‘Verwijsindex in gemeente Deventer’ moeten worden nageleefd. 5.3 Bij opzegging van de SCJGD door een partij vervalt de toegang tot de Verwijsindex op de datum dat men geen partij meer is. 6. Inwerkingtreding Verwijsindex gemeente Deventer De afspraken, zoals overeengekomen in dit document, treden in werking op het tijdstip dat het document wordt vastgesteld door het Bestuurlijk Overleg Centrum voor Jeugd en Gezin Deventer. 7. Wijziging, aanvulling en intrekking van de afspraken Wijziging, aanvulling en intrekking van dit document en onderliggende documenten vindt schriftelijk plaats en is slechts mogelijk met instemming van alle partijen. 8. Slotbepaling Deze afspraken worden aangehaald als: ‘Verwijsindex in gemeente Deventer’.
3
Bijlage 1 Verwijsindex in gemeente Deventer
Privacyprotocol Verwijsindex in gemeente Deventer 1. Inleiding In het kader van de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst Centrum voor Jeugd en Gezin Deventer (hierna: SCJGD) en bijlage 1 ‘Verwijsindex in gemeente Deventer’ van deze samenwerkingsovereenkomst is dit privacyprotocol opgesteld. . 2. Partijen De organisaties en instellingen die de SCJGD hebben ondertekend, zijn gehouden aan de afspraken in dit privacyprotocol. 3. Wet- en regelgeving De wet- en regelgeving, zoals opgenomen in bijlage 1 SCGJD ‘Verwijsindex in de gemeente Deventer’ is van toepassing op dit privacyprotocol. 4. Persoonsgegevens 4.1 Partijen maken voor de uitwisseling van gegevens gebruik van de Verwijsindex in de gemeente Deventer. De persoonsgegevens die worden vastgelegd betreffen alleen jeugdigen tot 23 jaar. Vastgelegd worden: □ Burgerservicenummer □ Naam, adres en woonplaats □ Geboortedatum 4.2 De gegevens, zoals opgenomen onder 4.1, zijn noodzakelijk om de doelstelling van de Verwijsindex, zoals opgenomen in bijlage 1 SCJGD te verwezenlijken. 4.3 De persoonsgegevens zijn slechts raadpleegbaar voor degenen die de gegevens hebben ingevoerd. 4.4 Wanneer meerdere partijen dezelfde jeugdige hebben aangemeld, krijgen alleen die partijen die de betreffende jeugdige hebben aangemeld, hiervan een melding. In de melding wordt aangegeven welke organisatie heeft gemeld en de contactpersoon en –gegevens van die organisatie. 4.5 Indien partijen een melding krijgen, zoals opgenomen onder 4.4, dienen zij conform bijlage 2 ‘Werkproces Verwijsindex in gemeente Deventer’ te komen tot afstemming en een actieplan. Wanneer dit niet tijdig wordt afgewerkt, krijgt de procesmanager Centrum Jeugd en Gezin Deventer (hierna: procesmanager) een melding hieromtrent. De procesmanager heeft op dat moment inzicht in de persoonsgegevens van de betreffende jeugdige. 4.6 In de Verwijsindex vindt geen dossiervorming plaats en worden geen documenten vastgelegd. 5. Meldingsbevoegd 5.1 Organisaties die partij zijn in de SCJGD wijzen personen aan die meldingsbevoegd zijn voor de Verwijsindex. 5.2 Bij het aanwijzen van een meldingsbevoegde is de professionaliteit van degene die meldingsbevoegd wordt leidend. 5.3 Een meldingsbevoegde dient te worden geautoriseerd in de Verwijsindex om te kunnen melden. In bijlage 4 ‘Beveiligingsplan Verwijsindex in gemeente Deventer’ is de procedure opgenomen hoe een meldingsbevoegde wordt geautoriseerd. 6. Verhuizingen 6.1 Wanneer een jeugdige die is opgenomen in de Verwijsindex risicojongeren (VIR) verhuist naar Deventer ontvangt de procesmanager hiervan bericht. De procesmanager meldt de jeugdige in de Verwijsindex. 6.2 De procesmanager meldt dit schriftelijk aan de jeugdige en eventueel de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger(s). 6.3 Wanneer een jeugdige die is opgenomen in de VIR verhuist van Deventer naar een andere gemeente dan ontvangt de procesmanager in de nieuwe gemeente hiervan bericht. 6.4 Eventuele overdracht van een dossier gaat separaat van de Verwijsindex via de organisaties. Hierbij wordt rekening gehouden met de hiervoor geldende wettelijke bepalingen. 7. Bewaren en verwijderen van opgenomen persoonsgegevens 7.1 Nadat de persoonsgegevens zijn gemeld in de Verwijsindex blijven deze één jaar opgenomen in de Verwijsindex wanneer geen tweede melding is gedaan. 1
Bijlage 1 Verwijsindex in gemeente Deventer
7.2 Wanneer van een en dezelfde persoon minimaal twee meldingen zijn opgenomen in de Verwijsindex blijven de gegevens opgenomen zolang coӧrdinatie van zorg via de Verwijsindex plaatsvindt. 7.3 Wanneer in het kader van 7.2 de coӧrdinatie van zorg is beëindigd, blijven de persoonsgegevens nog twee jaar opgenomen na beëindiging van de coӧrdinatie van zorg via de Verwijsindex. 7.4 De melding wordt verwijderd uit de Verwijsindex, indien: a de jeugdige de leeftijd van 23 jaar heeft bereikt. b de jeugdige overlijdt. c de jeugdige naar een andere gemeente verhuist. d de meldingsbevoegde tot de conclusie komt dat de door hem/haar gedane melding: ● achteraf onterecht blijkt te zijn gedaan ● het eerder gesignaleerde risico niet meer aanwezig is 7.5 In de gevallen onder 7.4a en 7.4c worden de meldingen automatisch verwijderd. In de gevallen onder 7.4b en 7.4d dient de melder of casusregisseur de melding te verwijderen. 8. Verantwoordelijke 8.1 De partij die een jeugdige meldt in de Verwijsindex is verantwoordelijk voor de melding en de juistheid van de opgenomen gegevens. 8.2 De partij die een melding doet, ziet er op toe dat ten aanzien van de beveiliging van de persoonsgegevens afdoende maatregelen worden genomen. De maatregelen zijn opgenomen in bijlage 4 ‘Beveiliging Verwijsindex in Deventer. 8.3 De partij die de melding doet ziet er op toe dat uitsluitend de voor het doel noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt en dat deze niet langer worden bewerkt of bewaard dan voor dit doel noodzakelijk is. 8.4 Wanneer een jeugdige wordt gemeld in de Verwijsindex is dit aan de jeugdige die wordt gemeld meegedeeld. Aangegeven is het doel van de melding, waarom de melding plaatsvindt, welke gegevens worden opgenomen en wie de gegevens kan inzien. 8.5 Bij jeugdigen: a tot zestien jaar wordt de melding in de Verwijsindex tevens meegedeeld aan de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger(s) van de jeugdige. b van zestien tot achttien jaar die nog bij de ouder(s) wonen wordt de melding in de Verwijsindex tevens aan de ouder(s) meegedeeld. In deze situaties wordt ook aan de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger(s) het doel van de melding aangegeven, waarom wordt gemeld, welke gegevens worden opgenomen en wie de gegevens kan inzien. 8.6 Uitzondering op 8.4 vormt de jeugdige met een verstandelijke handicap die niet in staat is om ter zake zijn wil te bepalen. In dat geval wordt de melding in de Verwijsindex alleen meegedeeld aan diens ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger(s) met een toelichting van het doel van de melding, waarom wordt gemeld, welke gegevens worden opgenomen en wie de gegevens kan inzien. 8.7 Indien de verantwoordelijke de persoonsgegevens buiten de jeugdige om verkrijgt, informeert verantwoordelijke de jeugdige of diens ouder(s) danwel wettelijk vertegenwoordiger(s) hierover wanneer gebruik wordt gemaakt van deze gegevens voor een melding in de Verwijsindex. 9. Geen gebruik gegevens voor andere doeleinden Persoonsgegevens van jeugdigen uit de Verwijsindex of persoonsgegevens van jeugdigen die voortkomen uit de koppelingen met de Verwijsindex mogen uitsluitend worden gebruikt voor doeleinden die voortkomen uit de afspraken, zoals deze gemaakt en vastgelegd zijn in de samenwerkingsovereenkomst Verwijsindex in gemeente Deventer en bijlagen. 10. Recht op inzage 10.1 Recht op inzage hebben van de opgenomen (persoons)gegevens hebben de navolgende categorieën van personen: a degene van wie persoonsgegevens in de Verwijsindex zijn opgenomen en/of b de wettelijk vertegenwoordiger van degene onder a vermeldt. 10.2 Het verzoek om inzage wordt door een van de personen genoemd onder 9.1 schriftelijk gericht aan het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Deventer, ter attentie van het Centrum voor Jeugd en Gezin, manager CJG, Postbus 5000, 7400 CG Deventer 10.3 De manager CJG draagt het verzoek zo spoedig mogelijk over aan de verantwoordelijke en ziet toe dat het verzoek zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen drie weken na ontvangst van het
2
Bijlage 1 Verwijsindex in gemeente Deventer
verzoek wordt beantwoord. Het verzoek kan in het belang van betrokkene op een andere dan schriftelijke wijze worden beantwoord. 10.4 Het antwoord omvat in elk geval: a het doel waarvoor de gegevens zijn vastgelegd; b een uitdraai van de gegevens die zijn vastgelegd; c de organisaties die inzicht in de gegevens hebben en d hoe lang de gegevens nog blijven opgenomen in de Verwijsindex. 10.5 De manager CJG kan weigeren aan een verzoek om inzage te voldoen ter bescherming van degene van wie gegevens zijn opgenomen in de Verwijsindex. Een dergelijke weigering is gebaseerd op hoofdstuk 7, artikel 43, van de Wet bescherming persoonsgegevens. Een weigering om aan het verzoek om inzage te voldoen wordt gemotiveerd door verantwoordelijke aan de verzoeker binnen 3 weken aangegeven. 11. Recht op correctie 11.1 Recht op correctie van de opgenomen persoonsgegevens hebben personen uit de categorieën genoemd onder 9.1. 11.2 Het verzoek om correctie van gegevens wordt door een van de personen genoemd onder 9.1 schriftelijk gericht aan het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Deventer, ter attentie van het Centrum Jeugd en Gezin, manager CJG, Postbus 5000, 7400 CG Deventer. In het verzoek wordt duidelijk aangegeven welke correctie(s) moeten worden aangebracht en om welke reden. 11.3 De manager CJG stuurt het verzoek om correctie zo spoedig mogelijk toe aan verantwoordelijke en ziet toe dat verantwoordelijke zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 3 weken na ontvangst van het verzoek om correctie het verzoek afhandelt 11.4 Verantwoordelijke voldoet aan het verzoek om correctie, indien en voor zover de persoonsgegevens betreffende de jeugdige in de Verwijsindex: a feitelijk onjuist zijn; b voor het doel onvolledig of niet ter zake dienend zijn of c anderszins in strijd zijn met een wettelijk voorschrift. 11.5 Verantwoordelijke geeft schriftelijk aan of aan het verzoek om correctie is voldaan. In dat geval wordt een uitdraai van de gecorrigeerde gegevens bijgevoegd. Voldoet verantwoordelijke niet aan het verzoek tot correctie dan wordt in het schriftelijk antwoord gemotiveerd aangegeven waarom niet is voldaan aan het verzoek. 12.
Verzet tegen het niet verstrekken van inzage van persoonsgegevens of niet voldoen aan het verzoek om correctie van de opgenomen gegevens 12.1 Wanneer de verantwoordelijke niet voldoet aan het verzoek om inzage in de persoonsgegevens danwel correctie van de persoonsgegevens kan de verzoeker hiertegen verzet aantekenen bij de verantwoordelijke.. 12.2 Binnen 3 weken na ontvangst van het verzet beoordeelt verantwoordelijke of dit verzet gerechtvaardigd is. Verantwoordelijke stelt de manager CJG schriftelijk zo spoedig mogelijk op de hoogte van zowel de ontvangst van het verzet als het besluit dat hierop is genomen. 13 Melding College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) 13.1 Op het gebruik van de verwijsindex is de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing. Hierom is het noodzakelijk melding te doen van het gebruik van de Verwijsindex aan het CBP. Het College van Burgemeester en Wethouders draagt zorg voor de melding aan het CBP. 13.2 Indien de verstrekking van gegevens aan dit samenwerkingsverband consequenties heeft voor eventuele reeds bestaande meldingen bij het CBP dan draagt iedere organisatie zelf de verantwoordelijkheid om deze melding op correcte wijze aan te passen 14. Wijzigingen en aanvullingen van het protocol 14.1 Hoe wijzigingen en aanvullingen van het protocol tot stand komen is geregeld in het document ‘Verwijsindex in gemeente Deventer’. 14.2 Wanneer een wijziging in het privacyprotocol wordt doorgevoerd moet hiervan melding worden gedaan aan het College Bescherming Persoonsgegevens. 14.3 Het melden van aanpassingen in het kader van dit protocol is de verantwoordelijkheid van het college van B&W.
3
Bijlage 2 Verwijsindex in gemeente Deventer
Werkproces Verwijsindex in gemeente Deventer Inleiding Het werkproces bestaat uit 10 stappen en dient als leidraad voor de Verwijsindex. Per stap wordt beschreven welke taken/werkzaamheden moeten worden verricht en welke persoon of instelling hiervoor verantwoordelijk is. Doel van het werkproces is het in kaart brengen van taken, verantwoordelijkheden en termijnen om het uniform werken te bevorderen. Het werkproces dient dan ook als handleiding voor de medewerkers van de Verwijsindex. Het werkproces is als volgt opgebouwd: ● De diverse stappen in het werkproces worden duidelijk van elkaar gescheiden en verdeeld in subonderdelen. In urgente situaties kan worden afgeweken van het formele werkproces. Uitgangspunt is wel dat dan achteraf nog de benodigde (digitale) informatie wordt ingevuld ten behoeve van voortgangsbewaking. Hieronder worden de diverse stappen van het werkproces van de Verwijsindex beschreven.
Stappenplan Stap 1: inbrengen signaal 1. Elke professional kan een signaal over het vermoeden dat een jeugdige wordt belemmerd in zijn ontwikkeling en opgroeien ontvangen. Dat kan rechtstreeks (eigen waarneming) of indirect (bijv. via school, Zorg Advies Team of een organisatie uit de tweede schil) zijn. De professional stelt zich in dat geval de vraag of hiervan melding in de Verwijsindex moet worden gedaan. 2. Elke professional opgenomen binnen het SCJGD, die meldingsbevoegd is, kan een signaal inbrengen in de Verwijsindex. Basis om te melden is de ‘handreiking melden VIR’ van het 1 Ministerie van Jeugd en Gezin en het eigen professionele inzicht (het ‘niet-pluis-gevoel’) van de 2 professional . Een signaal wordt ingebracht als de professional het vermoeden heeft dat de jeugdige een meervoudig risico loopt in zijn ontwikkeling naar volwassenheid te worden belemmerd. Doel van de melding is om zonodig de zorg met andere organisaties af te stemmen. Bij twijfel kan er navraag worden gedaan bij de procesmanager. 3 4 3. Per instelling wordt bepaald welke professionals meldingsbevoegd zijn . Voordat een melding in de Verwijsindex wordt gedaan, vindt collegiaal overleg in de eigen organisatie plaats. 4. De professional, die meldingsbevoegd is, geeft het signaal door aan de Verwijsindex. Dit is rechtstreeks mogelijk in de Verwijsindex of via de koppeling van de eigen applicatie met de Verwijsindex. 5. De professional brengt de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger(s) van een jeugdige jonger dan 12 jaar op de hoogte van de melding in de Verwijsindex. Wanneer de jeugdige jonger is dan 18 jaar worden zowel de jeugdige als de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger(s) op de hoogte gebracht. Indien een jeugdige in de leeftijd van 18-23 jaar is brengt de professional alleen de jeugdige op de hoogte van de melding. Tevens wordt door de professional een folder voor jongeren en ouders uitgereikt. In de folder voor jongeren en ouders is vermeld dat medewerkers van organisaties die meedoen met de Verwijsindex en die zich samen zorgen maken over een jeugdige contact met elkaar opnemen om te overleggen hoe ze de jeugdige kunnen helpen. 6. Uitzondering op punt 5 vormt de jeugdige die een verstandelijke handicap heeft en dientengevolge niet in staat is om ter zake zijn wil te bepalen. In dat geval wordt de jeugdige niet op de hoogte gesteld van de melding in de Verwijsindex, maar alleen de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger(s). 1
De meest recente versie van de handreiking melden VIR is online te raadplegen via www.samenwerkenvoordejeugd.nl
2
Bij de professionele afweging worden naast de risicovolle situaties rondom de jeugdige, ook eventuele beschermende factoren meegewogen voordat een melding wordt gedaan 3 Meldingsbevoegd zijn beroepskrachten van partijen die bevoegd zijn verklaard tot het doen van een melding. 4 Een organisatie kan ervoor kiezen slechts een aantal professionals meldingsbevoegd te maken
1
Bijlage 2 Verwijsindex in gemeente Deventer
7.
Van het informeren van de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger(s) en/of jeugdige kan worden afgeweken, als dit in het belang of voor de veiligheid van de jeugdige of eigen veiligheid van de professional is of als informeren niet of nauwelijks mogelijk is. 8. In de Verwijsindex wordt alleen DAT-informatie vastgelegd, er wordt geen WAT-informatie vastgelegd. Informatie in de Verwijsindex is procesmatig/zaakgebonden, niet dossier inhoudelijk. De dossier inhoudelijke informatie wordt in de eigen applicaties van de organisaties vastgelegd. 9. In de Verwijsindex worden de volgende gegevens vastgelegd: a. BSN en/of persoonsgegevens b. Meldende organisatie c. Meldende professional van de organisatie inclusief contactgegevens d. Datum melding 10. Een signaal in de Verwijsindex wordt automatisch doorgegeven naar de Verwijsindex Risicojongeren (hierna: VIR). De gegevens uit punt 9 worden doorgegeven, aangevuld met de coördinator van de meldende instelling. Deze coördinator is vastgelegd in de Verwijsindex en kan niet worden aangewezen als casusregisseur. Stap 2: eerste signaal 5 1. Als een signaal, dat is ingevoerd door een professional, een eerste signaal is op een jeugdige , hoeft niemand te worden geïnformeerd en hoeft er verder geen actie te worden ondernomen. 2. Dit signaal blijft minimaal één jaar in de Verwijsindex staan. Als er binnen een jaar geen tweede signaal op de jeugdige is binnengekomen, wordt het signaal automatisch verwijderd uit de Verwijsindex. 3. Het signaal wordt ook doorgegeven aan de VIR. Aan het signaal in de VIR kan ook een aflooptermijn worden gekoppeld. 4. Als een signaal uit de Verwijsindex is verwijderd, wordt automatisch het signaal aan de VIR afgemeld. Stap 3a: tweede signaal vanuit Verwijsindex; start coördinatie van zorg 1. Als een tweede signaal op een jeugdige binnenkomt, is er sprake van een match. 2. In het geval van een tweede melding in de Verwijsindex ontvangen beide partijen, die een signaal hebben afgegeven, automatisch een mailbericht over elkaars betrokkenheid bij de jeugdige. 3. Voor de jeugdige, waarvoor een match is, wordt bepaald welke instelling de casusregie op zich neemt: a. Wanneer BJZO betrokken is bij een match, levert BJZO de casusregisseur b. Wanneer BJZO niet, maar het AMW wel betrokken is, levert het AMW de casusregisseur c. Wanneer BJZO noch AMW betrokken zijn, maar wel de JGZ, levert de JGZ de casusregisseur d. Wanneer BJZO noch AMW en JGZ betrokken zijn, maken de partijen samen een afspraak over welke partij de casusregisseur levert 4. Als er gegronde redenen zijn, zijn instellingen overigens vrij om in onderlinge afstemming van de stelregel af te wijken (onder voorwaarde dat inderdaad een casusregisseur wordt benoemd). De motivatie voor de gegronde redenen wordt in het eigen cliëntendossier opgenomen. 5. Binnen 5 werkdagen na een match in de Verwijsindex is door de partijen contact met elkaar 6 opgenomen en bepaald wie de casusregie op zich neemt. Dit wordt, als coördinatiestap , vastgelegd in de Verwijsindex. 6. Zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen 10 werkdagen, hebben de partijen een casusregisseur benoemd. Is dat niet het geval dan neemt de procesmanager contact op met de betrokkenen en wijst in overleg met de betrokkenen een casusregisseur aan. 7. De coördinatiestap dat een casusregisseur is aangewezen, wordt in de Verwijsindex vastgelegd. 8. De jeugdige (en eventueel de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger(s), zie stap 1) wordt door de casusregisseur geïnformeerd over het inbrengen van de casus in een zorgnetwerk of een afstemmingsoverleg. Stap 3b: tweede signaal vanuit de VIR 1. Als een tweede signaal op een jeugdige binnenkomt vanuit de VIR meldingen archief is sprake van een match. 2. De professional die de melding in de Verwijsindex heeft ingebracht ontvangt hiervan automatisch 5 6
In het werkproces wordt de term jeugdige gebruikt. Voor deze term kan zowel kind, puber, baby, jongere als peuter worden gelezen. De Verwijsindex is voor 0 tot 23 jarigen. Een coördinatiestap is een stap in het werkproces.
2
Bijlage 2 Verwijsindex in gemeente Deventer
3.
4.
bericht. Uit het bericht blijkt welke organisatie(s) betrokkenheid hadden met de jeugdige. Vervolgens bepaalt de professional of contact wordt opgenomen met de organisatie die de casusregie had of de melding heeft gedaan. Zonodig heeft de professional hierover overleg met de procesmanager. Wanneer de professional: e ● geen contact opneemt dan blijft de melding in de Verwijsindex als 1 melding staan. ● contact opneemt en de conclusie is dat geen afstemming noodzakelijk is dan blijft de melding e in de Verwijsindex als 1 melding staan. ● contact opneemt en de conclusie is dat afstemming noodzakelijk is dan treedt stap 3a vanaf 3 in werking.
Stap 4: beoordelen signaal 1. Indien twee partijen betrokken zijn bij een match, bespreken beide partijen of door de informatieuitwisseling een nieuw idee of beeld over de jeugdige of diens situatie ontstaat en of dat mogelijk gevolgen heeft voor de werkzaamheden/interventies voor de jeugdige. 2. Voor zover nodig stemmen de beide partijen de werkzaamheden of interventies op elkaar af. 3. Beide partijen maken een aantekening van het overleg in de cliëntapplicatie van de eigen organisatie. 4. De casusregisseur stelt de jeugdige en/of ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger(s) op de hoogte van eventuele wijzigingen in de hulp of dienstverlening en legt bilateraal gemaakte afspraken over de jeugdige als coӧrdinatiestap vast in de Verwijsindex. 5. Indien partijen betrokken bij een match besluiten dat het overleg van punt 1 tot en met 3 niet voldoende is en een afstemmingsoverleg moet worden gepland, dan neemt de casusregisseur het initiatief om één van de volgende drie stappen uit te voeren: a indien er geen passend zorgoverleg is, maar wel ernstige zorg die afgestemd moet worden, een afstemmingsoverleg te beleggen met de direct betrokken professionals in de casus. b de jeugdige in te brengen in een zorgoverleg (namelijk het IVO team; Zorgteam; ZAT PO; ZAT PO/VO; ZAT Etty Hillesum of ZAT ROC Aventus) C de jeugdige in te brengen in een ander hulpverleningsoverleg. 6. De ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger(s) en/of jeugdige wordt door de casusregisseur geïnformeerd over het inbrengen van de casus in een betreffend afstemmings-, zorg- of hulpverleningsoverleg. 7. De casusregisseur legt de coördinatiestap(pen) vast in de Verwijsindex. 8. De casusregisseur geeft een terugkoppeling aan de betrokken professionals wat de coördinatiestappen zijn. Stap 5: inbreng in zorgoverleg of plannen afstemmingsoverleg 1. De casusregisseur brengt de casus in bij een zorgoverleg of een ander hulpverleningsoverleg (zie stap 4). De werkwijze van dit zorgoverleg wordt vervolgens gevolgd. 2. Indien de casusregisseur besluit dat een afstemmingsoverleg nodig is, wordt binnen 15 werkdagen na het aanvaarden van de casusregie een afstemmingsoverleg gepland. Als de casus in een regulier overleg wordt ingebracht, wordt de casus tijdens het eerstvolgende reguliere overleg besproken. 3. In dit afstemmingsoverleg zal door de betrokken instellingen worden getracht overeenstemming te bereiken over een actieplan. 4. Het verslag van het afstemmingsoverleg wordt in een actieplan door de casusregisseur uitgewerkt en aan betrokken professionals toegezonden. Het actieplan wordt door betrokken professionals in de eigen cliëntapplicatie bij de betreffende jeugdige geregistreerd. Het verslag van de actiepunten uit het eerste afstemmingsoverleg dient binnen 5 werkdagen klaar te zijn. De casusregisseur dient het actieplan binnen 10 werkdagen na het afstemmingsoverleg te hebben toegezonden aan betrokken professionals. 5. In de Verwijsindex wordt door de casusregisseur geregistreerd dat er een actieplan is gemaakt. 6. De verslagen van eventuele vervolg afstemmingsoverleggen en het plannen daarvan behoren tot de verantwoordelijkheid van de casusregisseur zelf. Stap 6: derde en volgende signaal 1. Als een derde signaal op een jeugdige binnenkomt, is er opnieuw sprake van een match. Er is echter al sprake van coördinatie van zorg. 2. De casusregisseur neemt contact op met de instelling, waarvan het nieuwe signaal afkomstig is. 3. De casusregisseur deelt de informatie met de nieuwe instelling en besluit indien nodig de casus in 3
Bijlage 2 Verwijsindex in gemeente Deventer
4. 5. 6.
te brengen in een zorgnetwerk of een afstemmingsoverleg te organiseren. De jeugdige (en eventueel de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger(s), zie stap 1) worden geïnformeerd over het inbrengen van de casus in een zorgnetwerk of een afstemmingsoverleg. In het overleg van de betrokken professionals kan worden besloten dat de casusregie wordt overgedragen naar een andere casusregisseur of wordt opgeschaald naar de procesmanager. Het wijzigen van de casusregisseur of het opschalen wordt via een coördinatiestap in de Verwijsindex vastgelegd.
Stap 7: signaal vanuit de VIR Als de casusregisseur een signaal vanuit de VIR ontvangt, onderneemt deze de volgende acties: 1. De casusregisseur neemt contact op met de instelling waarvan het nieuwe signaal afkomstig is. 2. De casusregisseur deelt de informatie met deze instelling. 3. De jeugdige (en eventueel de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger(s), zie stap 1) worden geïnformeerd over het inbrengen van de casus in een zorgnetwerk of een afstemmingsoverleg. 4. Als de instelling uit de VIR contact opneemt met een instelling, die niet de casusregie heeft, verwijst laatstbedoelde instelling de instelling uit de VIR door naar de casusregisseur. Als de procesmanager een signaal vanuit de VIR ontvangt, onderneemt deze de volgende acties: 5. Wanneer een jeugdige verhuist van een andere gemeente naar Deventer en de jeugdige staat vermeld in de VIR, dan ontvangt de procesmanager hiervan bericht. 7. De procesmanager neemt de gegevens van de betreffende jeugdige op in de Verwijsindex. 8. De procesmanager meldt dit schriftelijk aan de jeugdige (en eventueel de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger(s), zie stap 1). 9. Wanneer een jeugdige verhuist van Deventer naar een andere gemeente en de jeugdige staat vermeld in de VIR, dan ontvangt de procesmanager van de nieuwe gemeente hiervan bericht. 10. De procesmanager van Deventer neemt, als er sprake is van coördinatie van zorg in Deventer, contact op met de procesmanager van de nieuwe gemeente om deze te informeren over de benoemde casusregisseur van de betrokken jeugdige. Stap 8: bewaken voortgang actieplan 1. De voortgang van de coördinatie van zorg wordt bewaakt door de casusregisseur. Indien één of meerdere professionals zich niet aan de gemaakte afspra(a)k(en) houd(t)(en), spreekt de casusregisseur de professional(s) hierop aan. 2. Als, buiten de meldingen in de Verwijsindex om, de betrokkenheid van een andere samenwerkingspartij bij de cliënt wordt vastgesteld, neemt de casusregisseur contact met deze instelling op met het verzoek de betrokkenheid bij deze jeugdige te melden in de Verwijsindex. Dit kan eventueel leiden tot het wijzigen van de casusregisseur (zie stap 6). 3. Eventuele besluiten worden, als coördinatiestap, in de Verwijsindex vastgelegd. Stap 9: overleg met de procesmanager en opschaling door de procesmanager De procesmanager wordt door de casusregisseur geconsulteerd of ingeschakeld indien: 1. De communicatie tussen betrokken professionals niet op gang komt. 2. De betrokken professionals onderling verschil van inzicht hebben over het actieplan voor de jeugdige. 3. De betrokken professional(s) zijn/haar afspra(a)k(en) niet nakom(t)(en) en het plan geen doorgang vindt. De procesmanager kan de volgende acties inzetten: 4. De procesmanager ziet noodzaak tot het opstellen van een actieplan. Wanneer het verschil van inzicht tussen betrokken professionals blijft bestaan neemt de procesmanager contact op met de managers van de relevante organisaties. Indien na het aanspreken van de professionals door de managers het plan alsnog wordt opgesteld en afspraken worden nagekomen, stopt de bemoeienis van de procesmanager en neemt de casusregisseur de coördinatie van zorg weer over. 5. De procesmanager roept een multidisciplinair overleg (MDO) met betrokken professionals bij elkaar indien de afspraken alsnog niet worden gemaakt of nagekomen. In overleg wordt een actieplan gemaakt of de taakverdeling aangepast, zodat de hulp aan de jeugdige gewaarborgd wordt. 6. De procesmanager spreekt de organisaties aan indien gemaakte afspraken door de professional(s) niet word(t)(en) nagekomen. 4
Bijlage 2 Verwijsindex in gemeente Deventer
7. 8.
De procesmanager kondigt indien nodig een management overleg (MO) aan. De procesmanager nodigt alle managers/directies uit die bij de casus zijn betrokken. De procesmanager bepaalt binnen welke termijn zij bij elkaar komen. Mocht in het MO niet tot overeenstemming worden gekomen over het actieplan of de afspraken dan is opschaling naar de wethouder aan de orde. De procesmanager stemt af met de verantwoordelijk beleidsmedewerker van de gemeente. De beleidsmedewerker adviseert de wethouder jeugd om doorzettingsmacht uit te voeren.
Vastleggen in Verwijsindex: 9. De bovenstaande coördinatiestappen worden in de Verwijsindex vastgelegd. Stap 10 ; afsluiten van de coördinatie van zorg De coördinatie van zorg kan worden afgesloten zodra de doelen uit het actieplan gerealiseerd zijn of wanneer verdere reguliere hulpverlening voldoende geborgd is. Deze beslissing wordt door de betrokken partijen binnen een afstemmingsoverleg of een MDO genomen. 1. 2.
3.
4.
Het afstemmingsoverleg of MDO beslist dat de coördinatie van zorg kan worden afgesloten. Hiermee wordt deze ook in de Verwijsindex afgesloten. De jeugdige (en/of de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger(s), zie stap 1) ontvangt een brief van de casusregisseur waarin wordt uitgelegd dat de coördinatie van zorg via de Verwijsindex is beëindigd. Als de coӧrdinatie van zorg is afgesloten blijven de gegevens nog 2 jaar aanwezig in de Verwijsindex. Als binnen deze 2 jaar de coördinatie van zorg niet wordt heropend, vervallen de gegevens automatisch na 2 jaar uit de Verwijsindex. Door het afsluiten van coördinatie van zorg worden de meldingen in de VIR ook afgesloten.
5
Bijlage 3 Verwijsindex in gemeente Deventer
Beheer Verwijsindex gemeente Deventer 1. Inleiding Om de Verwijsindex goed te laten functioneren is het noodzakelijk afspraken te maken welke organisatie wat doet. Dit is mede van belang voor de organisaties om te bepalen welke inzet benodigd is om de afspraken na te kunnen komen en bij welke medewerker dat wordt belegd. Hiernaast zijn de afspraken de basis om met de leverancier van de applicatie afspraken te maken voor een Service Level Agreement (SLA). 2. Structuur voor het beheer Binnen het beheer van de Verwijsindex kennen we een drietal niveau’s: ● Synestesia (leverancier Verwijsindex); technisch en applicatief (ontwikkeling applicatie) beheer ● Procesmanager CJG; functioneel en applicatief (testen/implementeren) beheer ● Instellingscoördinator; functioneel beheer 3. Beheertaken Synestesia ● verantwoordelijk voor het beschikbaar zijn en goed functioneren van de Verwijsindex (technisch beheer) e ● 2 lijns ondersteuning bij vragen en problemen van de gebruikers ● doorvoeren van gebruikerswijzigingen in de applicatie ● laten migreren van de applicatie bij updates en upgrades ● beschikbaar stellen van documentatie omtrent de wijzigingen voor verwerking in beheer- en gebruikershandleidingen 4. Beheertaken Procesmanager CJG ● beheert het werkproces dat door de applicatie wordt ondersteund. ● bepaalt (mede) en stelt (mede) de functionele en kwalitatieve eisen aan de bestaande applicatie op. ● beheert de functionele inrichting van de Verwijsindex ● stelt wijzigingsvoorstellen op ten behoeve van de applicatie ● zorgt voor implementatie van wijzigingen in de applicatie; veelal in samenwerking met Synestesia ● zorgt bij wijzigingen in de applicatie of van het werkproces voor opleiding van instellingscoördinatoren binnen de organisaties ● zorgt voor het (laten) opstellen van een beheer- en gebruikershandleiding op CJG niveau ● zorgt voor het (laten) opstellen van een acceptatietest, neemt deel aan de acceptatietest en geeft hieraan goedkeuring namens de gemeente ● zorgt voor de afgesproken rapportages ten behoeve van het managersoverleg CJG ● organiseert zonodig een (periodiek) gebruikersoverleg met de CJG-gebruikersorganisaties en heeft tenminste één keer per kwartaal overleg met Synestesia over gebruik en ontwikkelingen van de Vewijsindex ● zorgt voor de benodigde autorisaties van instellingscoördinatoren voor de Verwijsindex en houdt een totaaloverzicht bij van geautoriseerde medewerkers voor de Verwijsindex e ● ondersteunt de instellingscoördinator bij 1 lijns vragen en problemen van medewerkers binnen de organisatie. ● houdt een digitale lijst bij met meldingen die zijn gedaan aan Synestesia en eventuele oplossingen die voor het betreffende probleem zijn gevonden. ● bepaalt in overleg met de instellingscoördinator of melding van het probleem wordt gedaan aan Synestesia 5. Beheertaken instellingscoördinator ● zorgt voor implementatie van het werkproces Verwijsindex in de werkprocessen van de eigen organisatie en legt deze schriftelijk vast ● levert wijzigingsvoorstellen aan bij de procesmanager CJG ● ondersteunt de procesmanager CJG bij de implementatie van wijzigingen in de applicatie in de eigen organisatie ● voert de wijzigingen door in het eigen werkproces en past hierop de beschrijvingen/handleidingen aan ● draagt zorg voor opleiding van medewerkers binnen de eigen organisatie, eventueel in samenwerking met de procesmanager CJG 1
Bijlage 3 Verwijsindex in gemeente Deventer ● neemt op verzoek van de procesmanager CJG deel aan acceptatietests ● neemt deel aan eventuele gebruikersoverleg georganiseerd door de procesmanager CJG ● autoriseert de medewerkers van de eigen organisatie en geeft mutaties door aan de procesmanager CJG e ● is 1 lijns ondersteuning voor vragen en problemen van de gebruikers binnen de eigen organisatie ● wanneer de vraag of het probleem van de medewerker niet wordt opgelost, gaat de instellingscoördinator na of reeds melding is gedaan omtrent hetzelfde probleem aan Synestesia. Hiervoor wordt de digitale lijst van de procesmanager CJG geraadpleegd. Wanneer geen oplossing wordt gevonden voor het probleem en het probleem is nog niet bekend wordt door de instellingscoördinator in overleg met de procesmanager CJG een melding gedaan bij Synestesia.
2
Bijlage 4 Verwijsindex in gemeente Deventer
Beveiligingsplan Verwijsindex in gemeente Deventer 1.
Inleiding In de Verwijsindex worden persoonsgegevens van jeugdigen opgenomen. Met persoonsgegevens dient zorgvuldig te worden omgegaan. Voor een deel is dit geregeld in het ‘Privacyprotocol Verwijsindex in gemeente Deventer’. Echter, dit beveiligingsplan heeft tot doel de gegevensuitwisseling op een verantwoorde wijze te laten plaatsvinden. Hiervoor is het noodzakelijk dat partijen nadere afspraken met elkaar maken.
2.
Gebruikersstructuur Verwijsindex Binnen de Verwijsindex zijn zes gebruikersniveaus te onderscheiden: ● Melder : bevoegde van een partij die meldingen in de Verwijsindex kan doen ● Casusregisseur : diegene van een partij die in de Verwijsindex als casusregisseur is aangewezen ● Professional : diegene van een partij die betrokkenheid heeft bij een casus ● Procesmanager : diegene die verantwoordelijk is voor de gegevensverwerking in de Verwijsindex en tevens functioneel beheer werkzaamheden verricht ● Instellingscoördinator : diegene die zorg draagt voor autorisaties binnen de eigen organisatie en bijhoudt wie wordt geautoriseerd, van wie de autorisatie wordt ingetrokken met reden waarom en de functie van de geautoriseerde. Of een instellingscoördinator de bevoegdheid voor autoriseren krijgt is afhankelijk van het aantal gebruikers binnen de organisatie. Is dit minimaal dan autoriseert de procesmanager ● Functioneel beheerder : diegene die zorg draagt voor continuïteit en kwaliteit van de administratieve processen in de Verwijsindex, zorg draagt voor autorisaties (instellingscoördinatoren), overzicht bijhoudt van diegenen die geautoriseerd zijn in de Verwijsindex, welke autorisaties zijn ingetrokken en met welke reden en gebruikers ondersteunt en een spilfunctie vervult tussen de gebruikers en de leverancier (technisch beheerder)
3.
Autorisaties Om zo zorgvuldig mogelijk om te gaan met de ingebrachte persoonsgegevens wordt op zo beperkt mogelijke schaal rechten toegekend aan de gebruikersniveaus. ● de melder kan gegevens inbrengen in de Verwijsindex, maar kan op basis van de meldingsbevoegdheid slechts de eigen meldingen raadplegen in het systeem. ● de casusregisseur kan alleen die casussen raadplegen waarbij betrokkenheid is. Naast raadplegen krijgt de casusregisseur autorisatie voor die casussen waarbij betrokkenheid is om coӧrdinatiebeslissingen vast te leggen en zonodig de casusregisseur aan te passen. ● de professional kan alleen die casussen raadplegen waarbij betrokkenheid is. ● de procesmanager kan alle cliënten raadplegen i.v.m. de beheertaken en krijgt autorisatie voor het wijzigen van de casusregisseur en het toevoegen van coӧrdinatiebeslissingen. ● de instellingscoördinator krijgt zonodig de bevoegdheid autorisaties toe te kennen aan medewerkers binnen de eigen organisatie. ● de functioneel beheerder kent autorisaties toe aan instellingscoördinatoren. Zonodig ondersteunt de functioneel beheerder de instellingscoördinator bij het autoriseren van medewerkers.
4.
Betrouwbaarheidseisen ● Beschikbaarheid Verwijsindex; het systeem moet op werkdagen tenminste 98% beschikbaar zijn van 8.00 – 18.00 uur. Hierover moeten afspraken worden gemaakt in de Service Level Agreement (SLA) met de leverancier. ● Integriteit gegevens in Verwijsindex; de informatie in de Verwijsindex moet volledig en juist zijn. Hierbij wordt onder volledig ook verstaan dat niet meer dan de benodigde informatie is opgenomen. ● Vertrouwelijkheid gebruiker; de mate waarin de toegang tot en de kennisname van de informatie in de Verwijsindex beperkt is tot een gedefinieerde groep gebruikers, die allen schriftelijk hebben verklaard op een juiste en zorgvuldige wijze om te zullen gaan met het systeem en de daarin opgenomen informatie. 1
Bijlage 4 Verwijsindex in gemeente Deventer
5. Feitelijke beveiligingsmaatregelen 5.1 Organisatorische maatregelen 5.1a De gegevens in de Verwijsindex vallen onder de Wet bescherming persoonsgegevens. De toegang tot de Verwijsindex is voorbehouden aan geautoriseerde medewerkers van partijen die participeren in de Samenwerkingsovereenkomst Centrum voor Jeugd en Gezin Deventer. Een medewerker wordt geautoriseerd als toegang tot de Verwijsindex voor de functie van belang is. Door de instellingscoördinator en functioneel beheerder wordt een autorisatieoverzicht opgesteld en beheerd van respectievelijk de eigen organisatie en alle autorisaties. Tevens wordt een overzicht opgesteld van de managers die voor medewerkers van hun organisatie beslissingsbevoegd zijn autorisaties aan te vragen. 5.1b De functioneel beheerder rapporteert omtrent geconstateerde onregelmatigheden met betrekking tot de Verwijsindex direct aan de manager Centrum voor Jeugd en Gezin Deventer (CJG). 5.1c De functioneel beheerder rapporteert per kwartaal over het aantal meldingen, matches en coördinatiebeslissingen in de Verwijsindex aan de manager CJG. 5.1d De functioneel beheerder rapporteert zonodig over het gebruik van de Verwijsindex aan het managersoverleg CJG. 5.2 Procedurele maatregelen 5.2a Autorisaties voor het gebruik van de Verwijsindex kunnen uitsluitend worden aangevraagd met een hiervoor ontwikkeld digitaal formulier. Dit ingevulde formulier wordt door de medewerker van een organisatie aan de hiervoor aangewezen manager binnen de organisatie gemaild. 5.2b Wanneer een manager van een organisatie moet worden geautoriseerd wordt een hiervoor ontwikkeld digitaal formulier door diens direct leidinggevende naar de procesmanager gemaild. 5.2c De manager laat een te autoriseren medewerker voor de Verwijsindex een standaard digitale geheimhoudingsverklaring tekenen en mailt deze tegelijk met het autorisatieverzoek toe aan de instellingscoördinator of wanneer deze geen autorisaties kan aanmaken naar de functioneel beheerder. 5.2d Wanneer een manager een autorisatieverzoek indient voor een medewerker reikt hij/zij een afsprakenlijst uit hoe met de zaken van en rondom de Verwijsindex om te gaan. De afsprakenlijst is bijgevoegd bij dit beveiligingsplan. 5.3 Fysieke afspraken 5.3a Clean screen/clean desk: alle persoonsgegevens met betrekking tot de Verwijsindex zijn vertrouwelijk. Bij het verlaten van de werkplek wordt de Verwijsindex afgesloten en gegevens zijn opgeborgen. 5.3b Vernietigen van gegevens: informatie met persoonsgegevens van personen in de Verwijsindex worden zorgvuldig vernietigd conform de procedures die hiervoor binnen de organisatie is en niet in een prullenbak of iets dergelijks gedeponeerd. 5.4 Technische maatregelen 5.4a Iedere gebruiker krijgt een persoonlijk ‘wachtwoord’ dat driemaandelijks moet worden gewijzigd. Wanneer geen wijziging plaatsvindt verloopt het wachtwoord en kan deze niet meer gebruikt worden. 5.4b Mocht een wachtwoord onverhoopt zijn verlopen en autorisatie is nog steeds gewenst, dan kan de manager van de medewerker op een hiervoor digitaal bestemd formulier verzoeken het wachtwoord te verwijderen en een algemeen wachtwoord in te voeren dat bekend wordt gemaakt aan de medewerker. De medewerker dient dit algemene wachtwoord per omgaande te vernieuwen. 5.4c De Verwijsindex is beveiligd tegen inbraak. Geconstateerde onregelmatigheden door de functioneel beheerder, de leverancier, een manager of gebruiker worden per omgaande gemeld aan de manager CJG.
6. 6.1 6.2 6.3
Bijlagen Aanvraagformulier autorisatie Verwijsindex Geheimhoudingsplichtverklaring Werkafspraken
2
