Veiligheid TUSSENRAPPORTAGE
Versienummer
01 24 febr. 2012
Opdrachtgever
DT De Wâlden
Datum Rapp.freqentie
Opdrachtnemer
Eise van der Sluis
Rapp.vorm
Projectleider
Harmina Tasma
1. Inleiding algemene voortgang. De samenwerking op het terrein van Veiligheid krijgt verder vorm op basis van een geaccordeerde bestuursopdracht in het bestuurlijk overleg De Wâlden. 2. Gerealiseerde resultaten, producten en/of mijlpalen. De samenwerking bestaat voorlopig uit een afstemming en werkverdeling van activiteiten op dit terrein waardoor kwaliteit en kwetsbaarheid afnemen. Ook wordt gewerkt aan het gezamenlijk inregelen van een crisisorganisatie in de context van de Veiligheidsregio Fryslân. Beide gemeenten zijn door de samenwerking beter in staat hun veiligheidstaken uit te voeren en beleidsmatig invloed uit te oefenen op bijvoorbeeld de HVD en de regionalisering van de brandweer. Organieke samenvoeging is afhankelijk van nadere besluitvorming over het onderzoek toekomstscenario's De Wâlden. 3. Knelpunten en risico’s met bijbehorende acties. Niet van toepassing 4. Afwijkingen van kosten en opbrengsten binnen het project. -
5. Overige opmerkingen.
Naam
Gemeente
ONDERTEKENING
1
Samenwerking Inkoop en aanbesteden TUSSENRAPPORTAGE
Versienummer
01 2-1-2012
Opdrachtgever
DT De Wâlden
Datum Rapp.freqentie
Opdrachtnemer
Luc Bosma
Rapp.vorm
Projectleider
1. Inleiding algemene voortgang. De samenwerking tussen de gemeente Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel op het gebied van inkoop en aanbestedingen heeft vanaf juni 2011 voor beide gemeenten een verschillende betekenis gehad. Voor Tytsjerksteradiel is een continuering van een functie die al bestond en daarbij ligt de nadruk van de werkzaamheden op het hebben van een adviseur, het optimaliseren van het huidige beleid of invoeren van beleid a.h.v. inkoopgerelateerde ontwikkelingen. Voor Achtkarspelen is het een nieuwe functie en heeft de nadruk van de werkzaamheden beslag gehad op het bekend maken van de aanwez igheid van een inkoopadviseur, adviseren van inkopers, het bekend maken van het huidige inkoopbeleid in de organisatie, zorgen voor professionalisering bij de inkopers en een besparing behalen. Het feit dat er naast proactiviteit ook vragen aan de inkoopadviseur komen vanuit de organisatie laat zien dat er behoefte is aan advies en begeleiding.
2. Gerealiseerde resultaten, producten en/of mijlpalen.
Beleidsnotitie Social Return bij inkopen geschreven (t-diel) Overeenstemming gezamenlijke drempelbedragen gerealiseerd Social Return in bestek van aanbesteding Openbare Verlichting (t-diel) Advisering over Social return (t-diel en 8-k) Deelname/advisering bij diverse inkopen zoals Verzekeringen, Openbare verlichting WMO hulpmiddelen, trapliften, meubilair, bodeminformatiesysteem, projectmanager VRA, MFC Noardburgum, GWS automatisering, schoonmaak enz. (t-diel en 8-k) Inkoopscan o.b.v. het jaar 2010 voor beide gemeente afzonderlijk (afrondende fase) Besparing inkoop GWS automatisering van +/- € 37.000 Afrondende fase van het Inkoopjaarplan voor beide gemeenten met daarin concrete samenwerkingsmogelijkheden (op productniveau) Europese aanbesteding losse meubilair t.b.v. Achtkarspelen gemaakt en gepubliceerd in december 2011. Door het zelf organiseren en maken van een Europese aanbesteding hoeft er geen extern bureau ingeschakeld te worden. Door het zelf te doen levert het in ieder geval een besparing aan inhuur externen op van +/- 10.000 euro. Advisering over contractendatabank
2
Totale inkoopbesparing van +/- € 47.000,- is gerealiseerd in de periode van Juni tm december 2011.
3. Nog te realiseren.
Rechtmatigheidscontrole Achtkarspelen. Actie wordt ondernomen om helderheid te krijgen. Onderwerp staat op de agenda van de inkoopgroep en door Ybo de Bruin (fjz) zal actie ondernomen worden. Invoeren verplichtingenadministratie. Idem Verdere professionaliseringslag inkoop Achtkarspelen. In januari zullen er presentaties komen. Er zal een aanvang gemaakt worden om het inkoopbeleid met bijbehorende gereedschapkist van beide gemeenten te harmoniseren Samenstelling en doelstelling inkoopwerkgroep Achtkarspelen opnieuw vaststellen. Agendapunt tijdens de vergadering op 16 januari.
4. Afwijkingen van kosten en opbrengsten binnen het project. nvt
5. Overige opmerkingen. nvt
Naam
Gemeente
ONDERTEKENING Projectleider
3
Sportbeheer TUSSENRAPPORTAGE
Opdrachtgever
DT De Wâlden
Opdrachtnemer
Eise van der Sluis (2011) Marjan van der Feen (2012) André Alberda
Projectleider
Versienummer
01
Datum Rapp.freqentie
24 febr. 2012
Rapp.vorm
1. Inleiding algemene voortgang. De samenwerking op dit terrein is door betrokken teamleiders voortvarend opgepakt met concrete resultaten en een goede betrokkenheid van de sporthalbeheerders. 2. Gerealiseerde resultaten, producten en/of mijlpalen. In de eerste fase van de samenwerking zijn inkoop en onderhoud van sportmaterialen in sporthallen gecombineerd met interessante kostenvoordelen vanwege het volume van de opdrachten. In de tweede fase is sprake van afstemming van beide formaties op dit terrein waardoor verwevenheid van de formatieve afstemming toeneemt en de kwetsbaarheid verder afneemt. Daar waar het gaat om een pool van sporthalmedewerkers is gebleken dat er door verschillen in werkwijze geen mogelijkheden zijn voor onderlinge vervanging. De opzichters functies voor het onderhoud van de sportvelden bieden deze mogelijkheid wel. Intussen wordt de gezamenlijke aanschaf van een onderhoudsmachine voor groene velden onderzocht en lijken daaruit nadere kostenvoordelen te kunnen voortvloeien. 3. Knelpunten en risico’s met bijbehorende acties. Over een gezamenlijke aanpak van het onderhoud van sportterreinen kon – naar aanleiding van het onderzoek van De Meent - (nog) geen overeenstemming worden bereikt. 4. Afwijkingen van kosten en opbrengsten binnen het project. Niet aan de orde. De samenwerking levert scores op op Kwetsbaarheid en Kostenvoordelen. 5. Overige opmerkingen. Vanaf 1 maart 2012 is Marjan van der Feen de nieuwe portefeuillehouder binnen het DT De Wâlden. Naam
Gemeente
ONDERTEKENING
4
Dienstverlening/KCC TUSSENRAPPORTAGE
Versienummer
01 2-1-2012
Opdrachtgever
DT De Wâlden
Datum Rapp.freqentie
Opdrachtnemer
Ina van Tebberen
Rapp.vorm
Projectleider
1. Inleiding algemene voortgang. Het gezamenlijk KCC ‘De Wâlden is per 1 januari 2011 gestart met de aansluiting van het telefoniekanaal. Per 1 juni jl. is ook het baliekanaal van Achtkarspelen aangesloten en zijn de randvoorwaardelijke projecten om de KCC-organisatie te faciliteren opgeleverd. De werkzaamheden zijn ingebed in beide organisaties en worden verder ontwikkeld in onderlinge afstemming. De verdere ontwikkeling van het KCC De Wâlden om te komen tot een gemeentebreed KCC is beschreven in het rapport ‘Samen verder op weg naar een gemeentebreed KCC (fase 4 Antwoord©) in 2013 en is vastgesteld door het directieteam op 23 mei jl. Eveneens is in dit rapport beschreven welke gemeente het eigenaarschap heeft over de opgeleverde projecten (kennisbank, KCC-portaal, servicenormen etc.) om zodoende de doorontwikkeling van de verschillende onderdelen te borgen. Een gemeentebreed KCC (fase 4, Antwoord©) houdt op hoofdlijn in: Alle kanalen (telefoon, balie, post/e-mail, internet) aangesloten 80% beantwoording van vragen Regie op het klantcontact
2. Gerealiseerde resultaten, producten en/of mijlpalen. Telefoniekanaal Het gezamenlijk telefoniekanaal is bij de start van het KCC De Wâlden aangesloten. Per 1 april jl. is het KCC-portaal door het telefoonkanaal in gebruik genomen. Zowel de kennisbank als het KCC-portaal worden vanuit dit kanaal verder ontwikkeld waarna het ook in de andere kanalen in gebruik wordt genomen. De proeftuin van het telefoniekanaal is in de zomer van 2011 ondergebracht in de gemeente Tytsjerksteradiel. De medewerkers telefonie van de gemeente Achtkarspelen werken vanaf dat moment vanuit de gemeente Tytsjerksteradiel op detacheringsbasis. Baliekanaal Het baliekanaal van Achtkarspelen is per 1 juni 2011 aangesloten. De medewerkers die in de frontoffice werken en de medewerkers die de producten voor Burgerzaken en WMO afhandelen, zijn per die datum overgeplaatst naar de proeftuin van het KCC. Zij worden aangestuurd door 2 teamleiders. De baliemedewerkers worden breder ingewerkt om ook de veelgevraagde, eenvoudige producten voor de andere vakgebieden af te handelen om zodoende te komen tot een efficiënte bezetting van de baliemedewerkers en een snellere bediening van de klanten. In Achtkarspelen is de afhandeling van de eenvoudige producten verplaatst naar
5
het KCC. In Tytsjerksteradiel is dit reeds de werkwijze vanuit de publiekshal waarbij de baliemedewerkers nog als vooruitgeschoven posten vanuit de vakafdelingen werken. De projectleider in Tytsjerksteradiel is bezig een KCCteam ‘frontoffice/balie-medewerkers’ te formaliseren om zodoende ook te kunnen werken aan een efficiëntere inzetbaarheid van deze medewerkers. Tot 2013 zal binnen het baliekanaal de focus liggen om de producten conform de kaders beschreven in het dienstverleningsconcept over te brengen bij naar het baliekanaal. Belangrijke prestatie-indicatoren zijn: - De hoeveelheid van het aantal producten dat het KCC afhandeld. Er is een gezamenlijke productenlijst beschikbaar waarin 374 producten zijn benoemd. - Het aantal ‘klaar-terwijl-u-wacht-producten. Digitale kanaal Per 1 mei jl. hebben beide gemeenten een nieuwe website in gebruik genomen. Er wordt gewerkt om meer producten digitaal te kunnen aanvragen zodat de klanten 24/7 hun zaken met onze gemeenten kunnen regelen. Ondertussen wordt het KCC-portaal verder ontwikkeld waardoor het werken met pdfformulieren verdwijnt en de aanvragen direct als binnenkomende zaak naar de vakapplicaties worden gerouteerd.
3. Nog te realiseren. De verdere ontwikkeling van het KCC De Wâlden om te komen tot een gemeentebreed KCC is beschreven in het rapport ‘Samen verder op weg naar een gemeentebreed KCC (fase 4 Antwoord©) in 2013 en is vastgesteld door het directieteam op 23 mei jl.
4. Afwijkingen van kosten en opbrengsten binnen het project. nvt
5. Overige opmerkingen. nvt
Naam
Gemeente
ONDERTEKENING Projectleider
6
Economische Ontwikkeling TUSSENRAPPORTAGE
Versienummer
01
Datum
24 februari 2012
Opdrachtgever
DT De Wâlden
Rapp.freqentie
Opdrachtnemer
Eise van der Sluis
Rapp.vorm
Projectleiders
Jan Sijtsma en Auke Piet van der Meulen
1. Inleiding algemene voortgang. De samenwerking op dit terrein verloopt uitstekend en voor een belangrijk deel langs de Masterplanstructuur. Beide beleidsmedewerkers Economische Zaken voeren frequent overleg over alle zaken en projecten die beide gemeenten of de regio NOF raken. De Masterplanaanpak van ANNO is in de provincie en Nederland een geslaagd voorbeeld van gebiedsontwikkeling die tot stand komt door intergemeentelijke samenwerking en met betrokkenheid van de provincie. 2. Gerealiseerde resultaten, producten en/of mijlpalen. Er is overeenstemming bereikt over een regionale visie voor de stops van de sneltreinen in Buitenpost en Veenwouden, de ontsluiting van Skûlenboarch en de gebiedsontwikkeling. Verder werken de gemeenten samen op de digitale agenda, bedrijventerreinenbeleid, VVV/regiomarketing en overige projecten binnen het Masterplan. 3. Knelpunten en risico’s met bijbehorende acties. -
hardheid van de cofinanciering voor projecten
4. Afwijkingen van kosten en opbrengsten binnen het project. Geen afwijkingen t.o.v. planning en budgettering
5. Overige opmerkingen.
Naam
Gemeente
ONDERTEKENING
7
Werk & Inkomen TUSSENRAPPORTAGE
Opdrachtgever
DT De Wâlden
Opdrachtnemer
Marjan van der Feen (2011) Eise van der Sluis (2012) Mariken Ligtvoet
Projectleider
Versienummer
01
Datum Rapp.freqentie
24 febr. 2012
Rapp.vorm
1. Inleiding algemene voortgang. De afdeling Werk & Inkomen van Achtkarspelen/Kollumerland en de afdeling Wurk & Bystân van Tytsjerksteradiel zijn per 1 januari 2012 samengevoegd. De naam van de nieuwe afdeling is Werk & Inkomen De Walden. De standplaats is Buitenpost. Burgers van Tytsjerksteradiel worden in Burgum geholpen. Per 1 februari 2012 is Mariken Ligtvoet aangesteld als verantwoordelijk manager binnen de centrumgemeente Achtkarspelen. Het DVO is door beide colleges vastgesteld. Het O&F plan ligt er en dient als startbeeld in een groeimodel waarin de dienst verder vorm zal moeten krijgen. Er wordt een korte en zakelijke ontwikkelopdracht vastgesteld in maart 2012 in het DT.
De onderdelen daarin zijn onder andere:
1) Het ontwikkelen van een volwaardige dienst die voldoet aan de verwachtingen van de opdrachtgevende gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel. 2) Het uitvoeren van het plaatsingsproces met medewerkers tot een definitief vormgegeven dienst per 1 januari 2013 (afhankelijk van uitkomsten politieke besluitvorming over scenariostudie De Wâlden) 3) het vormgeven van een werkgeversaanpak en uitstroom van cliënten die het maximale uit regionale samenwerking en de huidige marktomstandigheden haalt. 4) Het ontvlechten van de dienstverlening aan Kollumerland per 1-1-2013 5) Het leven van een bijdrage binnen de gezamenlijke projectorganisatie Sociale Agenda en het vormgeven van een aanpak waarbinnen de decentralisaties op sociaal terrein kunnen worden opgevangen. 6) Het mogelijk uitvoeren van diensten die voortvloeien uit decentralisaties, gekoppeld aan de doorontwikkeling van het KCC De Wâlden.
2. Gerealiseerde resultaten, producten en/of mijlpalen. In 2011 zijn veel voorbereidende werkzaamheden verricht en de start van de gezamenlijke afdeling is per 01-01-2012 een feit. De dienstverleningsovereenkomst (DVO) is in december 2011 ondertekend door beide burgemeesters. De afdeling Werk & Inkomen De Walden heeft een eigen logo en briefpapier en is gehuisvest in Buitenpost. In Burgum blijft de dienstverlening gewaarborgd in het bestaande loket en wordt op afspraak gewerkt.
8
3. Knelpunten en risico’s met bijbehorende acties. - Automatiseringssysteem. Er is gekozen voor één systeem, in februari moet blijken of de automatisering naar wens werkt en of de afdeling alle benodigde informatie uit het systeem kan halen. - Mandaatregeling. De mandaatregelingen willen we voor 1 februari aangepast hebben. Hier zijn we in samenwerking met FJS hard mee bezig om dit tijdig voor elkaar te krijgen. 4. Afwijkingen van kosten en opbrengsten binnen het project. Op dit moment nog niet van toepassing. 5. Overige opmerkingen.
Naam
Gemeente
ONDERTEKENING
9
Handhaving en Toezicht TUSSENRAPPORTAGE
Versienummer
01 24 febr. 2012
Opdrachtgever
DT De Wâlden
Datum Rapp.freqentie
Opdrachtnemer
Eise van der Sluis
Rapp.vorm
Projectleider
Harmina Tasma
1. Inleiding algemene voortgang. De samenwerking op het terrein van Toezicht en Handhaving krijgt definitief niet vorm in een samenwerking van drie maar van twee gemeenten, nadat een eerdere studie in 2011 de resultaten van een tripartiete samenwerking positief inschatte. Inmiddels heeft Achtkarspelen pro forma de samenwerking met Kollumerland c.a. op dit terrein per 1-1-2013 opgezegd ivm de FUMO-vorming. Het bedrijfsplan voor de FUMO is in concept gereed en zal medebepalend zijn voor de keuzen die in De Wâlden op dit terrein worden gemaakt. Inmiddels ligt er een conceptdocument voor de aanpak van die samenwerking. Dit document is inmiddels besproken in de beide MT's, in het Dt en in een portefeuilleoverleg. De uitwerking van het plan van aanpak wordt nu aangeboden voor behandeling in beide colleges en het BO De Wâlden op 13 maart. Samenvoeging tot één dienst Toezicht en Handhaving is voorzien per 1-1-2013 op nader te bepalen wijze. Er loopt nog onderzoek naar een verdere integratie van vergunningverlening in deze stap in nauwe samenhang met de verdere ontwikkeling van het gezamenlijke KCC. Op dit terrein lijken vooral voordelen geboekt te kunnen worden in termen van klanttevredenheid, kwetsbaarheid en kwaliteit. 2. Gerealiseerde resultaten, producten en/of mijlpalen. Plan van aanpak en een eerste uitwerking om te komen tot één team Handhaving en Toezicht per 1 januari 2013. Inzet van personeel over en weer om knelpunten weg te nemen. Gezamenlijk optrekken in FUM)-dossier. 3. Knelpunten en risico’s met bijbehorende acties. Ontvlechting van Achtkarspelen uit het team handhaving & Toezicht Kollumerland Eventuele vertraging in de vorming van de FUMO ICT 4. Afwijkingen van kosten en opbrengsten binnen het project.
10
5. Overige opmerkingen.
Naam
Gemeente
ONDERTEKENING
11
Gebouwenbeheer TUSSENRAPPORTAGE
Opdrachtgever
DT De Wâlden
Opdrachtnemer
Mient Verbeek, Menno Brouwer René van der Kooy, Theo Duinstra
Projectleider
Versienummer
01
Datum Rapp.freqentie
08-03-2012
Rapp.vorm
1. Inleiding algemene voortgang. De gemeenten hebben gezamenlijk een verkenning uitgevoerd om te onderzoeken of op dit onderdeel al wat gedaan kan worden in het kader van de gemeentelijke samenwerking. Aanleiding was de aanstaande pensionering van de specialisten gebouwenbeheer in beide gemeenten. Zonder vooruit te lopen op de politieke discussie en besluitvorming, die nog verder in de gemeenteraden zal plaatsvinden, zijn dit wel de momenten om breder te kijken naar de gewenste invulling van een vacature en te onderzoeken of er door middel van samenwerking voor beide partijen voordeel te behalen is.
2. Gerealiseerde resultaten, producten en/of mijlpalen. In december 2011 is deze verkenning door beide gemeenten uitgevoerd. De algehele conclusie t.a.v. deze samenwerkingsoptie is dat voordeel te behalen is ten aanzien van de bedrijfsvoering (éénduidige aansturing buitendienst) en formatief gezien ten aanzien van de binnendienst (Specialisten Gebouwenbeheer). Het directieteam De Walden heeft kennis genomen van deze verkenning. De conclusie van het DT is dat dit voorstel goede kansen biedt op het gebied van de samenwerking.
3. Knelpunten en risico’s met bijbehorende acties. Dit project behoort niet tot de proeftuinfase. Door het DT aangegeven dat het te vroeg is om nu al stappen te zetten die gericht zijn op een integratie van de desbetreffende organisatie-onderdelen. Afgesproken is dat de uitkomst van de evaluatie over de proeftuinfase wordt afgewacht, alvorens verdere stappen te zetten. Ook zullen in de tussentijd geen onomkeerbare stappen worden gezet, aangaande integratie van de beide organisatorische eenheden. In Achtkarspelen is de werving van een specialist gebouwen gestart, Tytsjerksteradiel heeft inmiddels de vacature ingevuld middels een benoeming voor vooreerst 3 jaar.
4. Afwijkingen van kosten en opbrengsten binnen het project.
12
n.v.t.
5. Overige opmerkingen.
ONDERTEKENING
Naam Menno Brouwer Mient Verbeek
Gemeente Achtkarspelen Tytsjerksteradiel
13
Landmeters TUSSENRAPPORTAGE
Opdrachtgever
DT De Wâlden
Opdrachtnemer
Jaap Melessen, Menno Brouwer idem
Projectleider
Versienummer
01
Datum Rapp.freqentie
08-03-2012
Rapp.vorm
1. Inleiding algemene voortgang. Sinds augustus van 2011 werken de landmeters van beide gemeenten met elkaar samen op de volgende onderdelen: deling van apparatuur kennisuitwisseling mogelijke samenvoeging in de toekomst De basis van de samenwerking is vastgelegd in een notitie van juni 2011 die door het Directieteam is vastgesteld. Een afgeleide doelstelling is dat de deling van apparatuur voor beide gemeenten een kostenvoordeel oplevert. De samenwerking is in eerste instantie beperkt tot kennisuitwisseling en het delen van apparatuur voor de periode van een half jaar. Na dat half jaar zouden op basis van een evaluatie keuzes voor een eventueel vervolg aan het DT worden voorgelegd.
2. Gerealiseerde resultaten, producten en/of mijlpalen. Medio februari 2012 is de samenwerking geëvalueerd door de betrokken medewerkers, in het bijzijn van beide managers. Algemene conclusie is dat beide gemeenten positief zijn over de samenwerking. Afgesproken is dat de samenwerking op dezelfde leest wordt voortgezet, vooreerst tot 1 januari 2013. Uitgangspunt is dat de politiek dan een besluit heeft genomen over de verdere aanpak van de samenwerking, op basis van een evaluatie van de proeftuinfase. In de periode september (geplande evaluatie proeftuin) en december 2011 volgt dan een tweede evaluatie met de landmeters over een eventuele definitieve inbedding van de samenwerking. Afhankelijk van de bestuurlijke besluitvorming kan dan ook gekeken worden naar samenvoeging op termijn.
3. Knelpunten en risico’s met bijbehorende acties. Apparatuurdeling houdt in dat beide gemeenten niet altijd de beschikking hebben over de apparatuur en dus niet – zoals voorheen – op ieder gewenst moment over de apparatuur kunnen beschikken. In de praktijk blijkt dit punt geen probleem. De medewerkers hebben dat op de werkvloer in onderling overleg, door planning en afstemming en in goede collegialiteit opgelost. Deze samenwerkingsvorm is niet onomkeerbaar.
4. Afwijkingen van kosten en opbrengsten binnen het project. Verdeling van de kosten zal met ingang van 1 maart 2012 50-50 zijn op basis van de
14
werkelijke kosten. In de eerste 6 maanden heeft Tytsjerksteradiel in overleg een groter deel van de kosten voor haar rekening genomen.
5. Overige opmerkingen. -
ONDERTEKENING
Naam Menno Brouwer Jaap Melessen
Gemeente Achtkarspelen Tytsjerksteradiel
15
Personeel TUSSENRAPPORTAGE
Versienummer
01 2-3-2012
Opdrachtgever
DT De Wâlden
Datum Rapp.freqentie
Opdrachtnemer
O. de Jager
Rapp.vorm
Projectleider
O. de Jager
1. Inleiding algemene voortgang. Project HRM-beleid T-diel/8-K Het samenwerkingproject is gestart in oktober 2010. De projectgroep is als volgt samengesteld: O. de Jager, algemeen directeur T-diel, voorzitter en trekker Hieke de Boer, interim organisatieadviseur en HR-professional T-diel (tot 1-1-2012) Annet Sijbesma, HR-beleidsadviseur/Sr. HR-adviseur T-diel Belinda van der Galiën, HR-beleidsadviseur 8-K Sabine Deelen, Teamleider HRM 8-K. Aan de basis van het project lag de startnotitie “samenwerking HRM-beleidsniveau / instrumenten HRM”. Deze notitie had als uitgangspunt dat de twee organisatie stapsgewijs op zouden gaan in één nieuwe gezamenlijke organisatie (fusie). Daarbij werd gesteld dat voor het succes van de nieuwe organisatie het van cruciaal belang is dat er een eenduidig HR-beleid en inrichting van de HR-instrumenten is. Doel van de projectgroep: huidig HR-
beleid van T-diel en 8-K uniformeren naar een eenduidig HR-beleid en HR-instrumentarium. In de loop van 2011 is deze doelstelling minder scherp geworden. Bij de intensivering van de samenwerking werd gekozen voor het concept van centrumgemeente. De centrumgemeente kan bij het samenvoegen van afdelingen in het ene geval T-diel zijn, in het andere geval 8-K. De doelstelling voor de projectgroep werd genuanceerd: beide organisaties behouden hun eigen HR-beleid / HR-instrumentarium; daar waar mogelijk sluit het HR-beleid en de inrichting van het HR-instrumentarium van de beide organisaties op elkaar aan. De projectgroep is vanaf oktober 2010 tot heden maandelijks bijeengekomen, met uitzondering van de zomerperiode.
2. Gerealiseerde resultaten, producten en/of mijlpalen. Gestart in november 2010 met de volgende onderwerpen: Product Sociaal Statuut en Sociaal Plan Samenwerking
Mijlpaal c.q. planning
resultaat
16
Protocol W&S
Mei / juni 2011
Strategische Personeelsplanning
Maart 2011
Instrument functiewaardering nieuwe organisatie
Dec. 2011
Regeling Studiefaciliteiten
Mei 2011
Arbo Agressieprotocol
Maart 2011
Convenant Ondernemingsraden Samenvoeging afdelingen W&B
Mei 2011
Gezamenlijk KCC
Medio juni 2011
Samenvoeging afdeling Handhaving en Toezicht
Medio 2011 Dec 2011
Beloningsbeleid
2011
01-01-2012
Uniform protocol vastgesteld voor beide organisaties. Geen prioriteit voor 8-K, alleen project voor T-diel (zeer succesvol geworden) Beide organisatie stappen in 2012 over op HR-21 / behouden eigen functiehuis en eigen conversietabel? Uitwerking in 2012 Vergelijking, geen uniformering. Vergelijking, geen uniformering OR-platform opgericht, voorzitter O. de Jager Mdws W&B T-diel (m.u.v. beleid) gedetacheerd naar 8-K; 8-K centrumgemeente Telefonistes 8-K gedetacheerd naar T-diel; Projectleiders KCC benoemd bij beide gemeenten. T-diel centrumgemeente On hold gezet Samenvoeging uitwerken in 2012; T-diel centrumgemeente T-diel werkt nieuw beleid Bewust Belonen uit en bezoldigingsverordening. 8-K werkt reeds met prestatiebeloning. Daar waar mogelijk sluit nieuwe bezoldigingsregeling T-diel aan op die van 8-K
Maart 2012
Bezoldigingsregeling en beleid Bewust Belonen ligt bij OR voor instemming. Bezoldigingsregeling sluit grotendeels aan bij die van 8-K. Bewust Belonen: geen uniformering
Werkbegeleidingcyclus en digitaal ontwikkelpaspoort
2011
E-Hrm
Jan 2011
Nieuwe werkbegeleidingcyclus bij Tdiel geïmplementeerd, ondersteunt door digitaal systeem (DOP). 8-K kiest niet voor DOP. Aanvankelijk hoge prioriteit bij –K (achterstallig
17
Okt 2011
Begin 2012 Werkkostenregeling
Juni 2011
Het nieuwe werken (HNW)
Juni 2011
Mobiliteit pilot Wisseluit!
dec 2011
Mobiliteit
April 2012
Arbeidsvoorwaardenpakket 8-K/T-diel
2012
Pilot functiespecifieke competentieprofielen
Dec 2012
onderhoud t.o.v T-diel) Prioriteit minder hoog; 8-K brengt eerst werkprocedures (lean) in kaart. Oppakken met beide HRafdelingen Beide organisaties hebben eigen projectgroep en eigen werkkostenregeling / houden elkaar op de hoogte van te nemen stappen / geen uniforme regeling 8-K implementeert HNW / presentatie door N. Dulle in MT T. T-diel neemt vooralsnog HNW 8-K niet over. T-diel wordt trekker van de pilot Wisseluit N.O. Friesland. Dan./Don./Koll./ doen mee. 8-K doet niet mee. Notitie stimuleren vrijwillige uitwisseling T-diel / 8-K Vergelijkend overzicht arbeidsvoorwaarden is gereed. Vervolgstap: waar is uniformering mogelijk/wenselijk? T-diel doet mee aan de pilot (sluit aan bij overstap op HR-21). 8-K doet niet mee.
3. Knelpunten en risico’s met bijbehorende acties.
4. Afwijkingen van kosten en opbrengsten binnen het project.
5. Overige opmerkingen.
18
ONDERTEKENING
Naam O. de Jager
Gemeente Tytsjerksteradiel
Projectleider
19
