Veilig ‘samen’ werken bij Sappi Maastricht BV
Z u y d H o g e s c h o o l F a c u l t e i t : P e o p l e a n d B u s i n e s s M a n a g e m e n t I n l e v e r d a t u m : 1 6 a u g u s t u s 2 0 1 2 S t u d e n t n u m m e r : 0 7 2 8 9 3 4
Phil van Oers Vertrouwelijk
Afstudeerscriptie Phil van Oers
Colofon Uitgave: Sappi Maastricht BV Afdeling Safety Security & Environment (SS&E) Biessenweg 16 6211 AA Maastricht Tel: +31 (0)43 382 2222 E-‐mail:
[email protected] Internet: www.sappi.com
2
Afstudeerscriptie Phil van Oers
Veilig ‘samen’ werken! Bij SAPPI Maastricht BV
Zuyd Hogeschool Faculteit: PBM Auteur: Phil van Oers Stagebegeleider Sappi: Dhr. Quint 1ste examinator: Dhr. Teney 3
Afstudeerscriptie Phil van Oers 2de examinator: Inleverdatum:
Dhr. van Bilsen 16 augustus 2012
4
Afstudeerscriptie Phil van Oers
Voorwoord 16-‐08-‐2012 Maastricht Geachte lezer, Voor u ligt het rapport dat ik naar aanleiding van mijn afstudeeropdracht in het laatste jaar van de opleiding People & Business Management aan Zuyd Hogeschool heb geschreven. Na 20 weken onderzoeken, analyseren, observeren overleggen en schrijven is dit adviesrapport, bestaande uit een analyse van het bedrijf Sappi Maastricht BV, een analyse van het probleem, doelstelling en uitwerking van het probleem, het eindresultaat. Het onderzoek is uitgevoerd in opdracht van de heer Quint van Sappi Maastricht BV. De hoofdvraag van het onderzoek luidt: “Welke aanpassingen in de bedrijfsvoering van de afdeling SS&E Sappi Maastricht BV zijn nodig om het veiligheidsniveau te waarborgen vanaf januari 2013?” Tijdens het onderzoek zijn bepaalde personen van grote waarde geweest. Graag wil ik een aantal van deze mensen bedanken. Ten eerste een woord van dank voor de heer Quint voor de uitdagende opdracht en de medewerking wanneer wij op problemen stuitten. Daarnaast de heer Teney voor de intensieve begeleiding en advies vanuit People & Business Management. Tenslotte wil ik alle andere betrokken partijen die medewerking hebben verleend aan de totstandkoming van dit rapport ook van harte bedanken. Ik spreek de wens uit dat dit rapport zal bijdragen aan de ontwikkeling en verbetering van Sappi Maastricht BV.
Wim Quint
Phil van Oers
5
Afstudeerscriptie Phil van Oers
Inhoudsopgave Voorwoord
5
Managementsamenvatting
8
Inleiding Werkwijze Verantwoording
9 10 10
1. Algemene informatie Sappi 1.1 Kernactiviteiten van Sappi wereldwijd 1.2 Algemene informatie over Sappi 1.3 SWOT analyse Sappi Maastricht BV
12 12 12 16
2. Huidige afdeling Safety ,Security & Environment van Sappi Maastricht BV 2.1 Interne analyse, 7-‐s model 2.1.1 Vaardigheden 2.1.2 Structuur 2.1.3 Personeel 2.1.4 Strategie 2.1.5 Stijl 2.1.6 Systemen 2.1.7 Gedeelde waarden
18 18 18 19 20 22 23 23 23
3. Doelstellingen en veranderingen 3.1 Doelstellingen 3.2 Veranderingen
24 24 24
4. De knelpunten en oplossingen voor de kerntaken van SS&E 4.1 Het verspreiden van persoonlijke beschermingsmiddelen aan werknemers 4.1.1 Knelpunten 4.1.2 Advies 4.2 Het verzorgen van de beveiliging van het Sappi terrein in Maastricht 4.2.1 Knelpunten 4.2.2 Advies
27 27 27 27 28 28 28
5. De knelpunten en oplossingen voor het bedrijfsnoodplan voor de afdeling SS&E. 5.1 Knelpunten 5.2 Veranderingen 5.3 Advies
31 32 32 35
6. De knelpunten en oplossingen voor het Crisis Management Team van Sappi Maastricht BV 6.1 Knelpunt 6.2 Advies
36 37 37
7. De knelpunten en oplossingen voor de calamiteiten oefeningen binnen Sappi Maastricht BV 38 7.1 Knelpunt 39 7.2 Advies 39
6
Afstudeerscriptie Phil van Oers 8. Investeringen met betrekking tot het kostenreductieplan
39
9. Advies 9.1 Plan van aanpak 2011-‐2015 in tijdlijn perspectief 9.2 Aanbevelingen
42 44 46
10. Bronnen en literatuurlijst
46
11. Begrippenlijst
49
7
Afstudeerscriptie Phil van Oers
Managementsamenvatting Sappi is world leader in producing high quality paper. The company has several divisions situated in almost every continent around the world. Originally, Sappi is a South-‐African enterprise. The current name still refers to their South-‐African roots. The name Sappi is an acronym for the full company name: South African Pulp & Paper Industries. In Europe alone, Sappi has currently eight factories operational. Three of those eight factories are situated, relatively close to each other, in Western Europe. Two of these factories are situated in the Netherlands, in Nijmegen and Maastricht. The other factory is located at Lanaken, Belgium. I wrote this advisory report by order of the Sappi’s Maastricht division, to support the management team in its advice regarding a cost reduction of € 200.000 in the Safety, Security and Environment (SS&E) department. This cost reduction will be normative for the Sappi Maastricht managing board and need to be realized before the end of 2014. The current SS&E manager, Mr. Quint, is responsible to accompany the change process and to achieve the final cost reduction of €200.000 in 2014. In December 2011, the Sappi Maastricht managing board revealed their cost reduction decision to Mr. Quint. With this revealing a few conditions came along; the safety standards on the Sappi terrain need to be maintained and the on-‐site emergency plan requirements need to be guaranteed at all times. To finance the change process and the possible investments to guarantee the safety, the central board budgeted €150.000 with a margin of 10%. Mr. Quint is in charge for this process and will report directly to the board. The focus in this report is on the supposed changes to realize the desired cost reduction. I collected relevant information by consulting systems, by literature reviews, interviews and other field research. This advisory reports discusses as well suggestions on the fields of both personnel changes and the on-‐ site emergency plan. The report contents firstly the analyses of the current situation; secondly it describes the desired situation. The report even describes which adjustments I consider necessary for the on-‐site emergency plan.
8
Afstudeerscriptie Phil van Oers
Inleiding Probleemstelling Sappi Maastricht is een papierproducent die sinds 1853 gevestigd is te Maastricht. Sinds 1997 heet de fabriek Sappi Maastricht BV. De teruglopende vraag, de stijgende grondstofprijzen en de economische crisis dwingen Sappi Maastricht BV te bezuinigen op haar vaste en variabele kosten. Zo ook in de afdeling Safety, Security & Environment, die de milieu-‐, en veiligheidsvraagstukken behandelen. De directie heeft besloten dat er een kostenreductieplan van €200.000,-‐ opgesteld en uitgevoerd dient te worden voor 1 oktober 2014 door middel van een herverdeling van taken. Hierdoor zullen er veranderingen plaatsvinden op de afdeling terwijl hetzelfde niveau van veiligheid gehandhaafd moet worden. Ook heeft management team doelen gesteld voor 1 januari 2013 met betrekking tot de verbetering van veiligheid. Vanuit deze probleemstelling en doelstelling volgt de hoofdvraag: “1
Doelstelling De doelstelling binnen Sappi Maastricht BV is dat door het management team (MT) goedgekeurde kostenreductieplan voor de afdeling SS&E een herverdeling van taken zal worden doorgevoerd. Deze herverdeling zal in 2 fasen plaatsvinden tussen 1 januari 2013 en 1 oktober 2014. De herverdeling van taken mag geen negatieve invloed hebben op het huidige veiligheidsniveau binnen Sappi Maastricht BV.
Hoofdvraag “Welke aanpassingen in de bedrijfsvoering van de afdeling SS&E bij Sappi Maastricht BV zijn nodig om het veiligheidsniveau te waarborgen vanaf januari 2013?”
Subvragen 1. Wat zijn de algemene gegevens van Sappi? 2. Hoe ziet de huidige situatie van de afdeling Safety Security & Environment er uit? 3. Wat zijn de te bereiken veranderingen en doelstellingen van de afdeling Safety Security & Environment opgelegd vanuit het Management van Sappi Limburg? 4. Wat zijn de knelpunten en oplossingen voor de operationele activiteiten van de afdeling Safety Security & Environment? 5. Wat zijn de knelpunten en oplossingen voor het bedrijfsnoodplan van Sappi Maastricht BV? 6. Wat zijn de knelpunten en oplossingen voor het Crisis Management Team van Sappi Maastricht BV? 7. Wat zijn de knelpunten en oplossingen voor de Calamiteiten oefeningen binnen Sappi Maastricht BV? 8. Wat zijn de verwachte investeringen op basis van de adviezen?
Uitgangspunten -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐
De investeringen voor Sappi Maastricht BV bedragen niet meer dan €150.000 en moeten voor 1 januari 2013 zijn gerealiseerd. Dit onderzoek beperkt zich uitsluitend op de kerntaken van de afdeling van SS&E. Het onderzoek betreft uitsluitend de afdeling SS&E en de afdeling Utilities. Het onderzoek richt zich uitsluitend op de huidige en de toekomstige situatie. Er zullen in de veranderde situatie door de kostenreductie 4 FTE’s minder zijn. Het onderzoek zal gebruikt worden voor de beleidsvoering van Sappi Maastricht BV.
1
Bron: Baarde D.B. en De Goede M.P.M (2006) Basisboek Methoden en Technieken Druk 4 ISBN 97-‐89-‐207-‐3315-‐0: Wolters-‐Noordhof
9
Afstudeerscriptie Phil van Oers
Werkwijze De onderzoekstrategie van dit onderzoek bestaat uit 3 fasen, namelijk: eerst deskresearch, daarna literatuuronderzoek en vervolgens kwalitatief onderzoek uitvoeren. Daarna zijn de verkregen gegevens bestudeerd, geanalyseerd en beschreven in de antwoorden van de onderzoeksvragen.
Deskresearch In deze fase van het onderzoek zijn vele theoretische bronnen geraadpleegd. Zo zijn meerdere stukken geraadpleegd zoals: het huidige bedrijfsnoodplan (BNP versie 9) van Sappi Maastricht BV, diverse managementprocedures, het kostenreductieplan afdeling SS&E en is er benchmarking toegepast met Sappi Nijmegen op het gebied van beveiliging. Tevens is gekeken naar twee grootschalige calamiteiten ( rampen) bij Thermphos Vlissingen d.d. mei 2009 en Chemiepak Moerdijk d.d. januari 2011. Deze grootschalige calamiteiten hadden en hebben nog steeds een grote maatschappelijke impact met vergaande consequenties op het gebied van veiligheidsprocedures.
Literatuuronderzoek Binnen dit domein zijn meerdere modellen bestudeerd die mogelijk van toepassing zouden kunnen zijn binnen dit adviesrapport. De modellen die met name bestudeerd zijn, het 7s model van Mc Kinsey en het bronboek van Onderzoeksvaardigheden van Baarda en de Goede. Tevens zal ook gebruik worden gemaakt van een SWOT analyse. De literatuurbronnen die veelvuldig zijn gebruikt zijn het Basisboek integrale Veiligheid, Organiseren en Managen en het bronboek Verander-‐management.
Kwalitatief onderzoek Binnen dit onderzoek zal ook gebruik worden gemaakt van met name kwalitatief onderzoek. Dit kwalitatieve onderzoek zal plaatsvinden doormiddel van ongestructureerde en semi-‐ongestructureerd interviews met medewerkers. De geselecteerde medewerkers zijn vijf huidige portiers (5Fte), 2 leidinggevende functionarissen (2Fte; de heer Quint/de heer Nievergeld),en een medewerker (1 Fte) van de waterkrachtcentrale (WKC). Extern heeft er een interview plaatsgevonden met een medewerker (Cees van Esch PQM manager) van Sappi Nijmegen.
Verantwoording Representaviteit Bij het uitvoeren van de interviews zijn alle vijf de portiers van Sappi Maastricht BV dezelfde vragen gesteld in de vorm van een semi gestructureerde interview. Omdat alle vijf de portiers dezelfde vragen hebben beantwoord vormen deze medewerkers een goede afspiegeling van gehele populatie portiers binnen Sappi Maastricht BV. Daardoor zijn de uitkomsten uit deze interviews representatief voor de afdeling en geven ze een goede afspiegeling van de mening van de portiers van Sappi Maastricht BV. Buiten deze vijf portiers zijn ook de twee managers van SS&E diverse malen ondervraagd geworden.
Betrouwbaarheid Bij de uitvoering van dit onderzoek dienen de resultaten de werkelijke situatie zo dicht mogelijk te benaderen. De betrouwbaarheid van een onderzoek wordt vaak uitgedrukt in percentages. Binnen deze percentages wordt vaak een foutpercentage van 5% procent gehanteerd. Dit houdt in dat de betrouwbaarheid van 95% wordt gehanteerd. Doormiddel van het gebruik van interne en externe bronnen en referenties kan het foutpercentage zo laag mogelijk worden gehouden. Om de bronnen betrouwbaar te houden zijn de algemene voorwaarden dat de bronnen niet ouder zijn dan twee jaar en relevant dienen te zijn voor het onderzoek.
10
Afstudeerscriptie Phil van Oers
Geldigheidsduur Dit adviesrapport zal een geldigheidsduur hebben tot januari 2015. Deze geldigheidsduur is gekozen omdat dan alle veranderingsfases zijn doorlopen en veiligheid bij Sappi Maastricht dan op hetzelfde niveau dient te worden gewaarborgd.
11
Afstudeerscriptie Phil van Oers
1.
Algemene informatie Sappi
In dit hoofdstuk worden de activiteiten van de multinational Sappi omschreven. Allereerst wordt de naam Sappi uitgelegd, vervolgens de vestigingsplaatsen en haar belangrijkste kernactiviteiten. Tot slot wordt het filiaal Sappi Maastricht BV uitgelicht door middel van een uitleg over de structuur, kernactiviteiten en haar belangrijkste doelstellingen.
1.1
Kernactiviteiten van Sappi wereldwijd
Sappi is van oorsprong een Zuid Afrikaans papierproductie-‐ en verwerkingsbedrijf. Dit verklaart ook de afkorting SAPPI: South African Paper and Pulp Industries. SAPPI is de wereldwijde marktleider op het gebied van productie en verkoop van papier en heeft meerdere filialen gevestigd in Noord Amerika, Europa en Zuid Afrika. Sappi beheert in Zuid-‐Afrika 567.000 hectare boomgaarden waarvan zij zelf haar grondstoffen produceert. Deze grondstofvoorziening in Zuid Afrika is voldoende om 70 % van alleen de Zuid Afrikaanse papierproductie te voorzien. De meeste grondstoffen worden ingekocht bij externe leveranciers.2 Kernactiviteiten Sappi Grondstoffenproductie In Zuid Afrika voorziet Sappi 70% van de productie in haar eigen grondstoffen. Papier productie Het papierassortiment van Sappi bestaat uit negen hoofdsoorten, die elk weer in tientallen varianten verkrijgbaar zijn. Er wordt papier geproduceerd voor verschillende doeleinde zoals brochures, posters, papieren tasjes etc. Verkoop Er zijn wereldwijd 37 verkoopkantoren, zodat Sappi in alle continenten dicht bij haar klanten kan opereren.
1.2
Algemene informatie over Sappi
Sappi bestaat uit twee onderdelen namelijk uit “Sappi South Africa” en “Sappi Fine Paper” Totale Omzet Procentuele verdeling Sappi South Africa 25% Sappi Fine Paper 75% “Sappi Fine Paper”is onder te verdelen in “Sappi North America” en Sappi Fine Paper Europe.” In alle drie de continenten zijn productiebedrijven en verkoopkantoren gevestigd. Sappi is een beursgenoteerd bedrijf. Doordat de grondstoffen van papier steeds duurder worden en de economische crisis zich verhevigd heeft Sappi een economisch lastige periode doorgemaakt. In het tweede kwartaal in 2011 maakte het bedrijf een verlies van 74 miljoen dollar vervolgens werd in hetzelfde kwartaal in 2012 een winst van 58 miljoen dollar gemaakt3. Elke bedrijfsonderdeel van Sappi zal dus dienen te letten op haar kosten uitgaven en zelfs kostenreducties dienen te realiseren om de teruglopende winstmarges op papier goed te maken. De winstmarges lopen terug omdat de grondstoffen en productie van papier steeds duurder worden.
Bron: Website Sappi, SAPPI Information 2012, geraadpleegd op 11 – 07 – 2012 Bron: Website Sappi, Latest Financial Analyses 2012, geraadpleegd op 11 – 07 – 2012
2 3
12
Afstudeerscriptie Phil van Oers
Missie en Visie van Sappi Missie: “Het genereren van economische opbrengsten om onze bedrijfsvoering in stand te houden. Met een permanente aandacht voor het terugdringen van onze milieueffecten, het stimuleren van de ontwikkeling van onze medewerkers en het leveren van een positieve bijdrage aan de omgeving waarin wij werken.” Visie: ” De meest uitmuntende papierproducent van Europa te zijn, die meerwaarde creëert en groeit op een duurzame wijze. ”
Papierproductie en de Nederlandse papier consumptie Onderstaand figuur is een schematische weergave van de productie van papier. Fase 2, de samenstelling van de grondstoffen is per papiersoort verschillend, ook fase 4 en 5 verschillen in het productieproces. (Bron: website PRN, Papier Recycling Nederland geraadpleegd In onderstaande tabellen wordt een overzicht gegeven van de ontwikkeling van de papierconsumptie in kiloton in Nederland. Hoeveel Sappi voorziet in de Nederlandse papierconsumptie is niet geheel duidelijk. De tabel ‘Consumptie’ geeft het aantal nieuw geproduceerd papier weer en ‘Ingezameld’ het aantal kiloton gerecycled papier in omloop.
13
Afstudeerscriptie Phil van Oers
4
** HH = huishoudens *** KWDI = kantoren, winkels, diensten en industrie Zoals de tabellen laat zien is het totale papierverbruik in 2010 in totaal 5.547 kiloton.
4
Bron: website Papier Recycling Nederland, PNR consumptie, geraadpleegd op 16-‐07-‐2012
14
Afstudeerscriptie Phil van Oers
Sappi vestigingen In deze tabel wordt op verschillende regionale niveaus weergegeven hoeveel werknemers, vestigingen, verkoopkantoren en productiehallen er zijn. Daarbij geeft de tabel ook de omzet en de productiecapaciteit weer.5 Sappi Fine Paper Sappi Fine Paper Sappi Limburg Sappi Maastricht Europe Werknemers 14900 6300 1300 520 Fabrieken 16 8 2 1 Verkoopkantoren 37 16 0 0 Papiermachines 16 8 3 1 Omzet € 985.600.000 € 537.600.000 * * Productiecapaciteit 6.000.000 ton 3.700.000 ton 780.000 ton 280.000 ton Prijzen in Euro’s *) gegevens zijn onbekend
Divisie structuur Sappi bestaat uit verschillende divisies. Deze verschillende divisie worden aangestuurd door het hoofd van het raad van bestuur van Sappi Limited dat gevestigd is in Kaapstad Zuid-‐Afrika. Het hoofdkantoor van Sappi Fine Paper Europe ligt in Brussel en zij moeten alles door rapporteren van omzetten tot investeringen aan Sappi Fine Paper die vervolgens weer verantwoording aflegt aan het raad van bestuur van Sappi Limited. Sinds eind 2006 is door een samenvoeging van Lanaken Mill en Maastricht Mill Sappi Limburg ontstaan. Deze twee fabrieken werken nu onder één naam en één directie . Sappi Limburg is onderdeel van SAPPI Fine Paper Europe.6
Bron: Website Sappi, regions, geraadpleegd op 04-‐07-‐2012 Bron: Website Sappi, Sappi Group – structure, geraadpleegd op 05-‐07-‐2012
5 6
15
Afstudeerscriptie Phil van Oers
Sappi Maastricht BV Bij Sappi Maastricht BV werken op dit moment ongeveer 520 mensen. Sinds 1850 wordt bij Sappi Maastricht Mill papier gefabriceerd. Op dit moment is alleen nog de PM6 papiermachine nog in bedrijf. De fabriek draait 24 uur per dag en 365 dagen per jaar. Sappi Maastricht BV produceert twee soorten papier, namelijk “Label paper” en “Graphic paper.” Het “Label paper” is papier dat aan één zijde gecoate is. Dit papier wordt onder andere gebruikt als labels voor flessen, potten en blikjes alsmede voor de verpakking van chocolade, geschenken en dergelijke. Het “Graphic paper”, ook wel grafisch papier genoemd, wordt het meest geproduceerd. Er wordt grafisch papier gemaakt tussen de 200 gram en 400 gram. Dit is dik papier dat wordt gebruikt voor hoogwaardig drukwerk. Het grafisch papier wordt bijvoorbeeld gebruikt voor luxueuze brochures, folders, catalogi, kalenders en dergelijke. Het papier van Sappi wordt geproduceerd op aanvraag van de klant. Papier kan worden geleverd op een rol of in vellen op een pallet.
1.3
SWOT analyse Sappi Maastricht BV
Deze sterkte-‐zwakte analyse van een bedrijf is een goed middel om beslissingen te nemen en om de positie, de koers en de strategie van het bedrijf tegen het licht te houden. De SWOT onderscheidt vier punten; Strengths (sterke punten), Opportunities (kansen), Weaknesses (zwakke punten) en Threats (bedreigingen). Deze SWOT analyse van Sappi is tot stand gekomen uit interviews met medewerkers, eigen observaties en deskresearch op internet.7 (De volledige Swot analyse staat in bijlage 1) Sterktes
• •
•
Bewezen marktleider Wereldwijde innovatiestrategie Attitude medewerkers
Zwaktes
• • •
Interne samenwerking Kennis en overdracht CMT Huidig beveiligingsniveau
Mogelijkheden
Bedreigingen
•
Stijgende vraag naar kwalitatief papier • Inspelen op toenemende waarde duurzaamheid • Toepassingen printtechnieken • Printbehoefte consumenten Het organogram van de
• • • • •
Opkomende lage lonen landen (BRIC) Ouderdom fabrieksterrein Laag investeringsbeleid Steeds strengere milieuregelgeving Uitdijend stadscentrum
7
Bron: Kleijn H. en Rorink F. (2010) Verander-‐management druk 2 ISBN: 978-‐90-‐430-‐1551-‐6: Pearson Education
16
Afstudeerscriptie Phil van Oers
Organogram directie Sappi Limburg. Deze organogram geeft weer hoe het filiaal Sappi Maastricht BV, waar dit rapport voor geschreven is, zich verhoudt tot Sappi Lanaken en Limburg. Ook wordt de positie van de afdeling Safety, Security & Environment duidelijk, deze zit op één lijn met de Lean Expert en Utilities. Deze drie afdelingen staan duidelijk ‘los’ van de rest van het bedrijf Sappi.8
8
Bron: Website Sappi, organogram Sappi Limburg 2012, geraadpleegd op 16-‐07-‐2012
17
Afstudeerscriptie Phil van Oers
2.
Huidige afdeling Safety ,Security & Environment van Sappi Maastricht BV
Nadat het bedrijf Sappi is omschreven in hoofdstuk 1 zal nu de afdeling Safety, Security & Environment van Sappi Maastricht BV worden omschreven. Allereerst wordt de hoofdfunctie van deze afdeling uitgelegd en de interpretatie van veiligheid. Ook komt in dit hoofdstuk de huidige situatie van de afdeling aan bod door middel van een interne analyse op basis van het 7S model van Mc Kinsey.
2.1 Interne analyse, 7-‐s model Deze afdeling maakt en controleert het beleid op het gebied van veiligheid naar maatstaven van ARBO wetgeving en haar eigen 0-‐verzuimongevallen doelstelling. Veiligheid heeft voor de afdeling SS&E twee betekenissen. De eerste betekenis is dat de afdeling SS&E ervoor zorgt dat de werknemers van Sappi Maastricht BV veilig kunnen werken op hun werkplaats. De tweede betekenis van veiligheid wat binnen de afdeling SS&E gebruikt wordt is dat SS&E ervoor zorgt dat de eigendommen van Sappi Maastricht BV worden beschermd. Deze eigendommen worden beschermd doormiddel van het weren van ongewenste personen op het fabrieksterrein van Sappi Maastricht BV Om de bedrijfscultuur en de afdeling verder in kaart te brengen wordt er gebruikt gemaakt van het model gebaseerd op Mc Kinsey ‘het 7S model.’ De zeven onderdelen van het 7S Model van Mc Kinsey zijn;9 7 gebieden 7 gebieden van Mc Kinsey in het rapport ‘Veilig samen werken’ Skills -‐ Vaardigheden Structure -‐ Structuur Staff -‐ Personeel Strategy -‐ Strategie Style -‐ Stijl System -‐ Systeem Shared values -‐ Gedeelde waarden
2.1.1 Vaardigheden In dit onderdeel wordt beschreven welke verantwoordelijkheden en werkzaamheden binnen de afdeling Safety, Security & Environment (SS&E) worden uitgevoerd door de verschillende functies. Er worden drie functies op de afdeling SS&E onderscheiden namelijk de twee leidinggevende functies en de portiers functie. In hiërarchische volgorde; Functie 1: Manager Safety, Environment, Sustainability & SHEQ systems; Functie 2: Arbo Coördinator / Assistant Safety, Security & Environment Functie 3: Portier De afdeling SS&E heeft een aantal verantwoordelijkheden die onderverdeeld zijn in onderstaande drie functies. 9
Bron: Website 7 S model, geraadpleegd op 15-‐07-‐2012
18
Afstudeerscriptie Phil van Oers Functie 1: Manager Safety, Environment, Sustainability & SHEQ systems • Het proberen voorkomen van incidenten op het vlak van milieu en ongevallen op de werkplek; • Het ervoor zorgen dat de crisis management team (CMT) optimaal kan functioneren; • Het organiseren van oefeningen om de BNP procedures onder de aandacht te brengen en te testen. Functie 2: Arbo Coördinator / Assistant Safety, Security & Environment • Distribueren van persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) aan werknemers SappiMaastricht BV; • Het (bij)-‐scholen van werknemers van het personeel op het vlak van het veilig werken; • Opstellen en handhaven van het bedrijfsnoodplan (BNP). Functie 3: Portier • Het verzorgen van de beveiliging van het Sappi bedrijfsterrein in Maastricht.
2.1.2 Structuur Dit onderdeel beschrijft de organisatie structuur van de afdeling en welke werkzaamheden de afdeling uitvoert. De huidige structuur van deze afdeling wordt weergegeven in onderstaand organogram. Bij dit organogram heeft de afdeling SS&E al afscheid genomen van haar secretaresse. (0.45Fte) De afdeling bestaat uit twee leidinggevende en zeven portiers.10 Safety, Environment, Sustainability & SHEQ systems . Risk Manager -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐-‐-‐ Arbo Coördinator/ Assistant SS&E
• • •
Manager Safety, Environment, Sustainability & SHEQ systems; Arbo Coördinator/ Assistant Safety, Security & Environment; Zeven portiers.
De risk manager verricht werkzaamheden als risk manager bij de afdeling SS&E, terwijl hij officieel volledig fulltime werkt voor de afdeling Utilities.
10
Bron: Observaties, Huidige situatie afdeling SS&E 01-‐03-‐2012
19
Afstudeerscriptie Phil van Oers
2.1.3 Personeel Onder personeel zal beschreven worden welke werkzaamheden de drie functies uitvoeren binnen de afdeling SS&E en hoe de medewerkers met elkaar communiceren binnen de afdeling. SS&E onderscheidt 3 functies namelijk; Functie 1: Manager Safety, Environment, Sustainability & SHEQ systems; Functie 2: Arbo Coördinator / Assistant Safety, Security & Environment; Functie 3: Portier. Manager Safety, Environment, Sustainability & SHEQ systems11 is het hoofd van de afdeling SS&E. Deze persoon beslist alles op strategisch en beleidsmatig niveau en is voor alle werkzaamheden eindverantwoordelijke bij Sappi Maastricht BV voor SS&E. Voor het bekleden van deze functie is minimaal een universitaire opleiding een vereiste. De functieomschrijving van deze functie manager Safety, Environment, Sustainability & SHEQ systems zal worden geplaatst in de bijlage 4. • Zorg dragen voor een adequaat en consistent ondernemingsbeleid op het gebied van milieu, ARBO en BHV, dat voldoet aan de interne en externe criteria, zoals wet-‐ en regelgeving, convenanten, mission statement; • Op basis van de geconstateerde externe ontwikkelingen en de situatie waarin de onderneming zich bevindt (her)formuleren van (concept)beleidsuitgangspunten; • Het beleid zowel intern als extern positief profileren naar werknemers, omgeving, klanten en overheden; • Waarborgen van de beschikbaarheid van adequate, effectief functionerende beheerssystemen. (milieu en ARBO); • Op de hoogte blijven c.q. steeds een helder inzicht hebben in de (te verwachten externe ontwikkelingen op milieugebied, arbeidsomstandighedengebied (ARBO) en op het gebied van de bedrijfshulpverlening. (BHV); • Waarborgen van de aanwezigheid en beschikbaarheid van een actueel en goed toegankelijk informatiesysteem inzake milieu-‐ en ARBO-‐aspecten; • Waarborgen van de beschikbaarheid van een operationeel en op de problematiek toegesneden relatienetwerk.
11
Bron: Functieomschrijving Manager Safety, Environment, Sustainability & SHEQ systems Sappi Maastricht, 2012
20
Afstudeerscriptie Phil van Oers De werkzaamheden en verantwoordelijkheden van de functie Arbo Coördinator/ Assistant Safety Security & Environment. 12 Deze persoon assisteert de leidinggevende van SS&E en voert de operationele taken uit. Deze functie is ingeschaald op HBO niveau en wordt hier ook naar beloond. De gehele functieomschrijving Arbo Coördinator/ Assistant Safety & Environment staat beschreven in bijlage 3. • Waarborgen van de aanwezigheid van een actuele bedrijfshulpverleningsorganisatie; • Beheren van het milieubeheersysteem volgens EMAS (Environmental Management & Audit Scheme); • Zorg dragen voor het periodiek weergeven van de (openbare) verslagen; • Zorg dragen dat communicatie en samenwerking tussen afdelingen en diensten m.b.t. milieuaangelegenheden gewaarborgd is; • Organiseren, plannen en regelen van de uitvoering van auditprogramma's gericht op het gecertificeerd en kwalitatief/kwantitatief actueel houden van het MBS; • Waarborgen van de beschikbaarheid van betrouwbare en actuele milieu-‐informatie,-‐ registratie en-‐ documentatie; • Uitvoeren van dan wel samenwerken bij de uitvoering van projecten op het gebied van milieu en arbeidsomstandigheden. De werkzaamheden & verantwoordelijkheden van de functie Portier.13 Deze medewerkers werken In de portiersloge bij Sappi Maastricht BV. Deze functie is ingeschaald op MBO niveau en wordt hier ook naar beloond. De gehele functieomschrijving staat beschreven in bijlage 2. • Bewaken van de toegang tot het bedrijfsterrein • Controleren van personen en goederenzendingen • Alarmeren van de hulpdiensten, bedrijfsleiding, medische dienst • Rapporteren van onregelmatigheden/strafbare feiten • Sleutelbeheer en registratie van uitgifte van de magneetsleutels • Beheer telefooncentrale buiten kantoortijden. • Toezien op de naleving van alle SHEQ voorschriften • Beheer en toezicht van de Brandmeldcentrale (BMC). • SAP problemen melden aan wachtdienst
Communicatie Binnen Sappi Maastricht BV wordt vooral gecommuniceerd via mail en telefonische gesprekken. Verder worden alle mogelijk thema’s besproken in vergaderingen. Bij de afdeling SS&E wordt een keer per week door de twee leidingevende de week doorgenomen. In deze vergaderingen worden alle vorderingen besproken van diverse werkzaamheden en of er nog knelpunten zijn binnen SS&E. Met de portiers wordt per kwartaal een vergadering gehouden, waarin alle vragen en voortgangen worden besproken. Verder houdt het management van SS&E onverwachte inloop momenten waarop men kijkt hoe het met de desbetreffende portier gaat en of hij nog vragen heeft over de diverse onderwerpen. eenmaal per jaar wordt er bij iedere portier een functioneringsgesprek afgenomen.
Bron: Functieomschrijving Arbo Coördinator/ Assistant SS&E Sappi Maastricht, 2012 Bron: Functieomschrijving Portier Sappi Maastricht, 2012
12 13
21
Afstudeerscriptie Phil van Oers
2.1.4 Strategie In het strategisch plan staan keuzes en zorgt ervoor dat alle delen van de organisatie weten wat er van hun verwacht wordt, om bij te dragen aan het succes van het geheel. De strategie binnen de afdeling SS&E is om het veiligheidsniveau binnen Sappi Maastricht BV zo hoog mogelijk te houden. De vigerende wetgeving op het gebied van Arbo en Veiligheidseisen dienen daaromintegraal te worden overgenomen. Na bestudering van de strategische doelstellingen 2012-‐ 2016 die algemeen gelden voor Sappi zijn voldoende aandachtspunten terug te vinden die ook direct van toepassing zijn op de afdeling SS&E. Drie belangrijke aandachtspunten gelden ook voor de afdeling SS&E namelijk Safety, Health & Environment en deze worden hieronder apart beschreven. Safety Safety is een van de kerntaken van de SS&E. De doelstelling van is SS&E is om de bezittingen van Sappi Maastricht BV en haar werknemers zo optimaal mogelijk te beschermen. Zo moet het vrijwel onmogelijk zijn of gemaakt worden dat ongewenste personen het terrein van Sappi ongezien kunnen betreden. Voorbeelden hiervan zijn het tegengaan van koperdieven, zwervers en drugsverslaafden doormiddel van het plaatsen van hekwerken en camera’s. Een ander belangrijk safety aspect waar de afdeling SS&E voor werkt is dat de medewerkers van Sappi Maastricht BV op een veilige werkplek kunnen werken. Dit realiseert de afdeling doormiddel van instructies en ervoor te zorgen dat de werkplekken voldoen aan de vigerende ARBO eisen. Health Het onderdeel health heeft een direct causaal verband met verzuimcijfers. Binnen het strategisch beleid is het streven naar het 0-‐verzuimongevallen een belangrijk aandachtspunt. De huidige cijfers laten echter duidelijk zien dat deze norm de laatste jaren niet behaald wordt. Het streven naar het 0-‐verzuim is een van de aandachtspunten binnen het strategisch beleid van Sappi Maastricht BV. SS&E probeert door goede veiligheidsinstructies te houden en veilige werkplaatsen te realiseren het ongevallenverzuim te beperken. Verder organiseert SS&E ieder jaar de veiligheidsdag om de werknemers nogmaals op de mogelijk gevaren van hun werk te attenderen. Een ander belangrijk punt binnen dit kader is dat SS&E zorgt voor een goed functionerend BNP, zodat wanneer er zich calamiteiten en problemen op het terrein zich voordoen hier adequaat op gereageerd kan worden. Environment Het onderdeel environment is ook een van de kerntaken van SS&E. Een van de doelstelling binnen Sappi is om zuinig om te gaan met het milieu. Zo dient er zo milieuvriendelijk mogelijk te worden geproduceerd en dienen verspillingen van grondstoffen en energie te worden voorkomen. De afdeling SS&E moet er voor zorgen dat Sappi zich aan alle milieu vergunningen houdt en op zoek gaat naar mogelijke verbeterpunten op milieugebied.14
14
Strategische doelstellingen Sappi 2012-‐2016
22
Afstudeerscriptie Phil van Oers
2.1.5 Stijl Stijl verwijst naar de managementstijl. Het management van SS&E hanteert een top down management stijl. De manager Safety, Environment, Sustainability & SHEQ system schrijft het beleid voor de afdeling en neemt de strategische beslissingen. De Arbo Coördinator/ Assistant Safety & Environment ondersteunt de manager daarin en voert de beslissingen uit. De Arbo Coördinator/ Assistant Safety & Environment is het aanspreekpunt voor de portiers en lost de operationele problemen op. Binnen de afdeling wordt elke kwartaal een vergadering gehouden met alle medewerkers van de afdeling. Binnen deze vergadering worden eventuele veranderingen doorsproken en vragen en knelpunten van portiers in behandeld. De manager Safety, Environment, Sustainability & SHEQ system leidt deze vergaderingen en deze vinden plaats in de portiersloge van Sappi Maastricht. Medewerkers zijn vrij om hun eigen mening te geven of suggesties aan te dragen.
2.1.6 Systemen Het onderwerp systemen omvat alle formele en informele werkwijzen, procedures en communicatiestromen, zowel intern als extern. Het gaat hierbij om alle formele en informele procedures, regelingen en afspraken.De informatiesystemen van SS&E worden centraal op Sappinet gezet. Deze informatiebronnen zijn dan voor alle werknemers van Sappi te lezen en uit te printen. Sappinet is een interne internetsite van Sappi waarop alle mogelijke informatie te vinden is over alle vestigingen en afdelingen van Sappi in Europa. De verschillende informatie bronnen worden weergeven per fabriek en per afdeling. Zo is op Sappinet ook een gedeelte van SS&E te vinden. Op het gedeelte van SS&E kun je een digitale versie vinden van het BNP. Verder staan daar ook alle veiligheidsprocedures en management procedures van Sappi Maastricht BV (Safety Health Environment Quality Management procedures Maastricht) (SHEQMA) genummerd op het aparte gedeelte van SS&E. Voorbeeld van zo een procedure is het aanmelden van bezoekers. Via deze procedure wordt dan stap voor stap uitgelegd wat de vastgelegde procedure is. De documenten kunnen niet door iedereen worden veranderd maar alleen door een geautoriseerde medewerker van SS&E.
2.1.7 Gedeelde waarden Binnen de gedeelde waarde wordt behandeld wat de bedrijfsopvatting, de bedrijfscultuur, de identiteit ofwel de visie. Binnen SS&E heerst open sfeer waarin elke werknemer zijn mening en advies kan geven. De manager Safety, Environment, Sustainability & SHEQ systems heeft wel altijd het laatste woord en maakt de beslissingen. De gedragspatronen worden gekenmerkt door de medewerkers binnen de afdeling. Deze gedragspatronen zijn niet zichtbaar maar zijn wel voelbaar voor een nieuwkomer binnen een afdeling. Binnen de afdeling SS&E heerst een kalme en rustige sfeer. Deze sfeer kan soms ook wel te rustig aanvoelen, maar daardoor kan wel goed worden gewerkt. Binnen de afdeling wordt geacht dat je op tijd op je werkt verschijnt en dat opdrachten worden voltooid binnen de gestelde tijdkaders. Binnen de afdeling heerst een open manier van werken, dit houdt in dat je bij iedereen terecht kan voor vragen en opmerkingen. Door deze open manier van werken kan iedereen zijn steentje bij dragen aan verbeteringen van de procedures van SS&E. Volgens de organisatieculturen van Harisson15 kun je de afdeling SS&E onderbrengen bij de rolcultuur. Bij deze cultuur wordt de hoogste waarde gegeven aan orde regelmaat. Beheersing van deze orde en regelmaat wordt toegepast via de procedures, regels en functieomschrijvingen. De taakcultuur werkt als beste bij afdelingen en bedrijven die veel werken met procedures. 15
Kleijn H. en Rorink F. (2010) Verander-‐management druk 2 ISBN: 978-‐90-‐430-‐1551-‐6: Pearson Education
23
Afstudeerscriptie Phil van Oers
3.
Doelstellingen en veranderingen
In hoofdstuk 3 worden de veranderingen en doelstelling omschreven. Deze doelstellingen zijn door het management team van Sappi opgesteld om enerzijds de kwaliteit van de werkzaamheden van de afdeling te verbeteren en anderzijds de vaste kosten te verminderen. Het gaat hier om beslissingen en achtergronden van beslissingen die reeds door het management zijn gemaakt.16
3.1
Doelstellingen
De doelstellingen die vastgesteld zijn door het managementteam van Sappi Limburg, komen op het volgende neer. Doelstelling voor 1 januari 2013: • Het veiligheidsniveau van Sappi Maastricht BV zal op hetzelfde niveau dienen te blijven gewaarborgd; • Het bedrijfsnoodplan (BNP) zal toepasbaar en actueel blijven; • Het crisis management team zal goed dienen te blijven functioneren bij de nieuwe samenstelling; • Doormiddel van calamiteiten oefeningen zal moeten blijken of het BNP toepasbaar en uitvoerbaar. Doelstelling voor 1 oktober 2014: • Er moet een kostenreductie van €200.000,-‐ plaatsvinden door middel van het herverdelen van taken.
3.2
Veranderingen
De toekomstige situatie zal inhouden dat op de afdeling bewaking minder uren zal worden gewerkt. Op dit moment werken de portiers in een drie ploegendiensten die 24 uur per dag, 7 dagen in de week en 365 dagen per jaar werkzaam zijn. Werktijd Aantal klokuren 1 dag 24 1 week 168 1 jaar 8736 Om de kostenreductie te realiseren moet er in deze constructie gesaneerd worden. De afdeling SS&E heeft van de directie de opdracht gekregen om een kostenreductie van €200.000,-‐ te realiseren door middel van het verminderen van werkuren van het personeel. Deze opdracht is voor de gehele afdeling taakstellend.17 Om inzicht te krijgen in de post personeel is er een inschatting gemaakt van de jaarlijkse kosten per functie per persoon.
Bron: Kostenreductieplan afdeling SS&E 15 december 2011: Sheet 8 en 9 Bron: Sappi Maastricht BV, kostenreductieplan afdeling SS&E 15-‐12-‐2011
16 17
24
Afstudeerscriptie Phil van Oers Functies afdeling SS&E
Aantal FTE’s
Schatting Bruto inkomen
Schatting totale personeelskosten SAPPI
Manager Safety, Environment, Sustainability & SHEQ systems Arbo Coördinator/ Assistant Safety & Environment Portier
1
€59.454,-‐ *
***
1
€44.263,-‐ *
***
7
€ 34.515,-‐*
€ 50.000,-‐**
*) Bron: Schatting Bruto inkomen, Nationale Vacaturebank De nationale vacaturebank schat dit in naar aanleiding van de uitkomst van duizenden ingevulde enquêtes over functies en beloningen. **) richtlijn vrijgegeven door de afdeling SS&E. ***) niet bekend. Omdat de managers Safety, Environment Sustainability & SHEQ systems en Arbo Coördinator/ Assistant Safety & Environment niet gemist kunnen worden, moet de kostenreductie voortvloeien door de vermindering van het inzetten van het aantal portiers. In het bovenstaande figuur is af te lezen dat 1 portier in totaal €50.000,-‐ kost op jaarlijkse basis. Dit houdt in dat wanneer de afdeling SS&E een kostenreductie van €200.000,-‐ wil bewerkstelligen het betekent dat er 4 portiers (4 Fte’s) gereduceerd moeten worden. Dit betekend dat er vanaf 1 oktober 2014 slechts 3 portiers zijn die hetzelfde niveau van veiligheid voor Sappi Maastricht BV moeten waarborgen. Huidige situatie Toekomstige situatie Verschil Ploegendiensten 3 2 1 Werkdagen per jaar 365 260 105 Arbeidsuren per week 168 80 88 Aantal portiers 7 3 4 Loonkosten per jaar € 350.000 € 150.000 € 200.000 De toekomstige situatie zal inhouden dat op de afdeling bewaking minder uren zal worden gewerkt. Op dit moment werken de medewerkers in de afdeling SS&E in een drie ploegendiensten 24/7 en 365 dagen per jaar. Per kalenderweek houdt dit in dat er 7 x 24 uur arbeidsuren (168 arbeidsuren) zouden worden gedraaid. Om de kostenreductie te realiseren moet er in deze constructie gesaneerd worden. SS&E heeft van de directie de opdracht gekregen om een kostenreductie van € 200.000 te realiseren. Deze opdracht is voor de gehele afdeling taakstellend. De toekomstige situatie zou er als volgt uit moeten zien; van drie naar een twee ploegen dienst van 16 werkuren verdeeld over vijf werkdagen. Het aantal gewerkte uren zal daardoor drastisch afnemen naar 5 x 16 uur is 80 uur. Dit levert uiteindelijk een kostenreductie op van 88 arbeidsuren per kalenderweek. (bij een minimale bezetting van één medewerker per dienst/shift) Zoals kan worden geconcludeerd zal het aantal portiers worden gereduceerd binnen SS&E. het aantal portiers zal reduceren van 7 personen in de huidige situatie tot 3 portiers per 1 oktober 2014. De vier afvloeiende portiers leveren de afdeling SS&E de gewenste besparing op. De kosten van een portier zijn € 50.000,-‐ per jaar. Doormiddel van 4 portiers te reduceren kan SS&E een besparing van € 200.000,-‐ realiseren. 25
Afstudeerscriptie Phil van Oers De afvloeiende medewerkers kunnen binnen het sociaal plan van een andere ontslagregeling worden meegenomen. Dit houdt in dat ze gebruik kunnen maken van de afspraken die de directie heeft gemaakt met de ondernemingsraad (OR) van Sappi Maastricht BV. Deze afspraken houden in dat Sappi Maastricht BV de werknemers zal helpen met het zoeken naar een nieuwe baan intern of extern Sappi Maastricht BV. Verder zullen de oudere werknemers een overbruggingsvergoeding krijgen voor dat ze werkelijk op pensioen gaan en zullen de overige werknemers waar voor geen oplossing is te vinden ook een vergoeding meekrijgen. Voor de afvloeiregelingen hoeft SS&E geen extra financiële middelen aan te wenden omdat de afvloeiregelingen voortkomen uit het sociaalplan van de PM5. Dezelfde werkzaamheden moeten ondanks het verminderde personeel van hetzelfde niveau blijven. Het management van SS&E heeft een aantal opties voor de toekomstige situatie: Opties Oplossingen Voordelen Nadelen Optie 1 Dezelfde werkzaamheden De huidige structuur is Te weinig personeel uitvoeren binnen de huidige bekend bij alle om alle diensten op te structuur met minder personeel. medewerkers. vullen. Optie 2 Uitbesteding werkzaamheden SS&E Alle portiers verliezen aan een extern bedrijf. door deze optie hun baan. De nieuwe medewerkers hebben geen band met het Sappi Maastricht BV. Optie 3 Splitsing functies van de afdeling Nieuw systeem voor Opzetten totaal nieuw SS&E naar andere afdelingen alle medewerkers. systeem. binnen Sappi Maastricht BV. Gestelde kostenreductie kan zo het gemakkelijkst behaald worden. Het behoudt van werkgelegenheid. Het advies bij het beantwoorden van de hoofdvraag luidt om te kiezen voor optie 3. Deze optie is gekozen vanwege de meeste voordelen. Vervolgens moet de afdeling Utilities een ondersteunende functie bieden voor de afdeling SS&E. In andere Sappi filialen zijn er al succesvolle resultaten geboekt met de functieverdeling tussen SS&E en Utilities. Deze afdeling heeft al één gemeenschappelijk onderwerp met SS&E gebundeld namelijk; Safety. Ook zijn de werknemers van Utilities meer vertrouwd om te werken met storingen en risico-‐ inventarisaties. Het concrete plan wordt uitgelicht in hoofdstuk 4.
26
Afstudeerscriptie Phil van Oers
4.
De knelpunten en oplossingen voor de kerntaken van SS&E
In dit hoofdstuk zal beschreven worden welke mogelijke knelpunten zich voor kunnen doen bij de kernactiviteiten van de afdeling SS&E door het kostenreductieplan. Zoals in hoofdstuk twee staat beschreven zijn dit de kerntaken van de afdeling SS&E; de dikgedrukte taken zullen naar mijn inzien direct te maken krijgen met mogelijke knelpunten naar aanleiding van de personeelsreductie. • Het proberen voorkomen van incidenten op het vlak van milieu en ongevallen op de werkplek. • Het ervoor zorgen dat de crisis management team (CMT) optimaal kan functioneren. • Het organiseren van oefeningen om de BNP procedures onder de aandacht te brengen en te testen. • Het verspreiden van persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) aan werknemers Sappi Maastricht BV. • Het (bij)-‐scholen van het personeel op het vlak van het veilig werken. • Het opstellen en handhaven van het bedrijfsnoodplan (BNP). • Het verzorgen van de beveiliging van het Sappi terrein in Maastricht.
4.1 Het verspreiden van persoonlijke beschermingsmiddelen aan werknemers Sappi Maastricht BV. 4.1.1 Knelpunten Bij langdurige afwezigheid van de ARBO-‐ Coördinator is er onvoldoende kennis over de persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) aanwezig binnen de afdeling SS&E. Werknemers hebben geen enkel idee waar en wat er besteld moet worden daarbij komt dat de EHBO spullen niet worden bevoorraad.
4.1.2 Advies Het advies voor de afdeling SS&E luidt om een voorraadlijst op te stellen met de volgende inhoud: • De soorten aanwezige EHBO-‐ middelen; • De soorten wettelijk verplichte aanwezige EHBO-‐ middelen; • De hoeveelheid aanwezige EHBO-‐ middelen; • De hoeveelheid minimaal aanwezige EHBO-‐ middelen; • Productnummers; • Contactgegevens leverancier. Zo kan er als de ARBO-‐ Coördinator langdurige afwezig toch voldoende voorraad blijven gehandhaafd. Door de geformaliseerde standaardnorm te controleren is het nu ook mogelijk voor werknemers om de voorraden en bestellingen te registreren. De verspreiding van de persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) zal bij afwezigheid van de ARBO-‐ Coördinator moeten worden doorgeschoven naar de HR afdeling van Sappi Limburg. Deze personen hebben de administratieve kennis en middelen om deze aanvragen dan tijdelijk te kunnen overnemen van de afdeling SS&E.
27
Afstudeerscriptie Phil van Oers
4.2 Het verzorgen van de beveiliging van het Sappi terrein in Maastricht 4.2.1 Knelpunten Door de bezuiniging zal er minder dan de helft mankracht zijn, om hetzelfde werk, op hetzelfde niveau te handhaven. De kostenreductie zal in twee fases in een periode van anderhalf jaar gaan plaats vinden. De overdracht zal er zo uit zien: Eerste fase kostenreductie Deze eerste fase van kostenreductie op arbeidsuren zal gaan starten op 1 januari 2013. Vanaf die datum zal er definitief worden overgeschakeld naar een twee ploegendiensten systeem en zal er ‘s nachts geen fysieke bewaking op het gebied van beveiliging en receptie taken meer aanwezig zijn. Deze nieuwe maatregel zal uiteindelijke leiden tot een reductie van twee volledige FTE's. De werktijden van de portiers zullen zijn op werkdagen van maandag tot en met vrijdag van 07:00 tot 15:00 uur en 17:00 tot 23:00 uur. In de weekenden zal alleen van 07:00 tot 15:00 uur iemand werkzaam zijn. Tweede fase kostenreductie De tweede fase van de korting op arbeidsuren zal starten op 1 oktober 2014. Vanaf die datum zal definitief worden overgeschakeld naar een twee ploegendiensten plus één reserve systeem en zal s ’nachts geen fysieke bewaking op het gebied van beveiliging en receptie taken meer aanwezig zijn. Deze nieuwe maatregel zal uiteindelijke leiden tot een reductie van nogmaals twee volledige Fte's. Per 1 oktober 2014 zal worden gewerkt met drie personen binnen de subafdeling bewaking. De werktijden van de portiers zullen zijn op werkdagen maandag tot en met vrijdag van 07:00 tot 15:00 uur en 15:00 tot 23:00 uur. In de weekenden zal niemand meer werkzaam zijn op deze afdeling. De werkzaamheden van de portiers dienen worden overgenomen in de nachten en de weekenden.
4.2.2 Advies In hoofdstuk 3 staat beschreven dat het management van Sappi Maastricht BV de afdeling Utilities (namelijk de werktuigkundigen) heeft gekozen voor een overname van de functies van de afdeling SS&E. De nacht en weekend diensten zullen daarom overgenomen worden door de werktuigkundigen die de procesbewaking regelen van de Warmte Kracht Centrale (WKC) Verder zullen ook de wachtdiensten van de afdeling SS&E verdwijnen en zullen deze diensten door de chef van dienst worden overgenomen. De taken die werktuigkundige zullen overnemen zijn; • Bewaken van de toegang tot het bedrijfsterrein; • Controleren van personen en goederenzendingen; • Rapporteren van onregelmatigheden/strafbare feiten; • Beheer en toezicht van de Brandmeldcentrale (BMC). Portiers en werktuigkundigen Door de kostenbesparingen binnen SS&E zullen de medewerkers van Utilities taken gaan overnemen van de portiers. De taken die de werktuigkundige zullen overnemen zijn het visueel bewaken van het Sappi terrein en het opstarten van BNP procedures bij calamiteiten in de weekenden en de nachtelijke uren. Bij dit onderdeel zal geanalyseerd worden wat de verschillen en overeenkomsten zijn van deze twee functies. 28
Afstudeerscriptie Phil van Oers Portiers De portiers van Sappi Maastricht BV werken in de portiersloge bij de hoofdingang op de Biessenweg 16. De portiers werken in een drie ploegendienst. Een portier van Sappi Maastricht BV heeft als eis dat hij/zij de externe opleiding tot beveiligingsambt hebben volbracht, ook hebben zij een verklaring van goed gedrag nodig voordat ze door Sappi Maastricht BV als portier worden aangenomen. Hieronder staat beschreven welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden een portier momenteel heeft. De gehele omschrijving zal worden geplaatst in de bijlage 2 Functieomschrijving: 18 • Bewaken van de toegang tot het bedrijfsterrein; • Controleren van personen en goederenzendingen; • Alarmeren van de brandweer, bedrijfsleiding, medische dienst; • Rapporteren van onregelmatigheden/strafbare feiten; • Sleutelbeheer en registratie van uitgifte van de magneetsleutels; • Beheer telefooncentrale buiten kantoortijden; • Toezien op de naleving van alle SHEQ voorschriften; • Beheer en toezicht van de brandmeldcentrale (BMC); • SAP problemen melden aan wachtdienst. Werktuigkundigen De medewerkers van Utilities, ook wel werktuigkundige genoemd, controleren de energie toe-‐ en uitstromen van de warmte kracht centrale (WKC). De werktuigkundige werken aan de maaskant in de controllerroom van de WKC. De werktuigkundige werken conform een drie ploegendienst de gehele week. Al deze medewerkers hebben de opleiding energiebeveiliging gevolgd. Deze medewerkers dienen de machines operationeel te houden en te controleren. Voor de rest zitten deze medewerkers relatief veel achter hun monitoren om de processen te controleren en te begeleiden. Hieronder zal een opsomming worden gegeven van de taken die een werktuigkundige dient te uitvoeren. De gehele omschrijving zal worden geplaatst in de bijlage 5. Functieomschrijving:19 • Bedienen, controleren, regelen en instellen van energievoorziening proces; • In en uit bedrijf nemen van de complete WKC bij geplande start en stops; • Bedienen, controleren, regelen, en instellen van de watervoorziening processen; • Regelen van de elektriciteitsopwekking; • Fungeren als intermediair tussen fabriek en de afvalwateringzuivering (AWZ); • Verzorgen van administratieve werkzaamheden; • Bijhouden van relevante ontwikkelingen in zijn vakgebied; • Het naleven van SHEQ voorschriften; • Uitvoeren van onderhoud en reparatiewerkzaamheden.
Bron: Functieomschrijving Portier Sappi Maastricht, 2012 Bron: Functieomschrijving Werktuigkundige WKC Sappi Maastricht, 2012
18 19
29
Afstudeerscriptie Phil van Oers De raakvlakken en verschillen van beide functies zijn hieronder in beeld gebracht; Portier MBO-‐functie Beveiligingsbeambte Bewaking + front office Beveiliging Inchecken van buitenstaanders 1 persoon 24/7 in een drie ploegendienst
Werktuigkundige WKC HBO-‐functie Energie beveiliging Procesbewaking Techniek Het continueren en controleren van processen 1 persoon 24/7 in een drie ploegendienst
De verschillen tussen de twee functies portier en werktuigkundige vormen een knelpunt om een soepele overdracht van functies te kunnen bewerkstelligen. Een werktuigkundige komt helemaal niet in aanraking met externen, iets wat wel in het takenpakket van de portier zit en ook de kennis van het bedrijfsnoodplan (BNP) op het gebied van bewaking en receptie zijn (nog) niet toerijkend. De functie van werktuigkundige is vooral gefocust om processen zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Veiligheid en bewaking van het fabrieksterrein zijn voor deze medewerker geen directe aandachtsgebieden. De werktuigkundige is dus vooral gefocust op technische en proces gelieerde taken, terwijl de portiermedewerker gefocust is op processen van bewaking en receptie activiteiten. Om ervoor te zorgen dat de medewerkers van het WKC in de toekomst soepel enkele bewakingstaken van de portiers kunnen gaan overnemen dient er bij het nieuwe opleidingsprofiel een verdere uitbreiding van verantwoordelijkheden aan toegevoegd te worden. Voor de huidige WKC medewerkers dient er op het gebied van de BNP taken een kort maar krachtig lesprogramma ontwikkeld te worden. Dit lesprogramma kan deels digitaal worden ingericht. Veel weetkennis kan digitaal aangeboden en afgetoetst worden. Contactmomenten met externe deskundigen op het gebied van veiligheid en rampenbestrijding kunnen zodanig ingericht worden om te toetsen of de weetkennis ook in voldoende mate in de eigen praktijk wordt toegepast. De portiers zouden korte instructie filmpjes kunnen opnemen om het geheel in de juiste en dagelijkse praktijk weer te geven.
30
Afstudeerscriptie Phil van Oers
5.
De knelpunten en oplossingen voor het bedrijfsnoodplan voor de afdeling SS&E.
In dit hoofdstuk worden de knelpunten en oplossingen voor het BNP aan bod. Naar de gestelde doelstellingen van het management van Sappi Maastricht BV moeten het BNP aangevuld en actueel worden. Eerst wordt het begrip BNP behandeld, vervolgens de algemene inhoud van een BNP en tenslotte de knelpunten van de veranderingen en ook de oplossing daarvan. De afdeling SS&E dient ervoor te zorgen dat het BNP uitvoerbaar en actueel blijft. Het BNP is het voortvloeisel uit het plan van aanpak van het Risico-‐ Inventarisatie en Evaluatie (RIE) dat is voorgeschreven door de Rijksoverheid. De ARBO wet schrijft voor dat iedere werkgever een jaarlijkse risico –inventarisatie en – evaluatie maakt waar ook een risico analyse in wordt gemaakt. De risico-‐inventarisatie en -‐evaluatie (RIE) is verplicht voor iedere bedrijf met personeel. In het RIE wordt opgenomen; • welke risico's er zich voortdoen kunnen in het bedrijf; • welke maatregelen inmiddels getroffen zijn om schade aan de gezondheid van de werknemers te voorkomen; • welke maatregelen noodzakelijk zijn (Plan van aanpak).20 Nadat de risico’s in kaart zijn gebracht kunnen de procedures worden beschreven om de calamiteiten (risico’s) zo snel mogelijk te kunnen oplossen. Sappi Maastricht BV is een bedrijf waar veel bedrijvigheid op het eigen fabrieksterrein plaatsvindt. Het is in Nederland verplicht dat elk bedrijf een bedrijfsnoodplan heeft (ook wel calamiteitenplan genoemd). Dit staat geschreven in Artikel 14 van de Arbeidsomstandighedenwet. Het bedrijfsnoodplan wordt gebruikt voor risico’s die niet worden afgedekt door de ARBO maatregelen . Een ARBO maatregel is een maatregel die voorkomt dat een werknemer in een gevaarlijk situatie terecht komt. Relevante voorbeelden van de toepassing van de Arbowet is bijvoorbeeld het dragen van een zogenaamde stootpet zodat de werknemer niet zijn hoofd kan verwonden, en bijvoorbeeld oordopjes om de oren te beschermen tegen overmatig machine lawaai.21 In het bedrijfsnoodplan staan de voorzieningen en organisatorische maatregelen die genomen dienen te worden bij een calamiteit. Middels opleidingen en trainingen worden de medewerkers van Sappi Maastricht BV vertrouwd gemaakt met wat ze moeten doen bij een bepaalde calamiteit. (zie bijlage 15 voor algemene informatie BNP) Een BNP is noodzakelijk wanneer; • zich kansen voor doen op explosies en of branden; • een pand meerdere verdiepingen tel; • meerdere personen zich bevinden in het bedrijfspand of op het terrein.
Bron: Rijksoverheid, Risico-‐ Inventarisatie en Evaluatie 25-‐07-‐2012 Bron: Stol W. e.a (2011) Basisboek integrale veiligheid druk 2 ISBN 97-‐90-‐593-‐1697-‐3: Boom/Lemma uitgevers
20 21
31
Afstudeerscriptie Phil van Oers In een BNP staat;22 • namen en telefoonnummers van bedrijfshulpverleners; • relevante alarmnummers; • de opbergplaats van de aanwezige blus en EHBO middelen. • eventuele bijzonderheden zoals specifieke aanwijzingen of gebruiksaanwijzingen; • het instrueren van het personeel bij een ongeval; • wie de actie onderneemt tot ontruimen; • wie de calamiteit meldt bij de hulpinstanties; • waar noodkaarten en plattegronden zich bevinden; • wat te doen bij een bommelding, terreuracties, ordeverstoringen en dergelijke. Bij Sappi Maastricht BV wordt vanzelfsprekend ook gebruik gemaakt van een BNP. Binnen elke afdeling van Sappi Maastricht BV bevindt zich een koffer van het crisis management team (CMT). In de koffer bevinden zich alle noodzakelijke documenten die nodig zijn bij een calamiteit. Tijdens de stage zijn de koffers meerdere malen gecheckt op inhoud en volledigheid van materialen en bronmaterialen. De procedures die staan omschreven in het BNP worden regelmatig gecontroleerd op onrechtmatigheden. Het bedrijfsnoodplan van Sappi Maastricht BV heeft in 2010 de laatste grote wijziging ondergaan. Binnen dit onderzoek is gekeken geworden of de procedures in het BNP nog steeds toepasbaar en bruikbaar zijn. Verder is gekeken geworden of de geplande kostenreducties gevolgen hebben voor de procedures binnen het BNP. De punten die veranderd dienen te worden zullen worden benoemd als knelpunten. Deze knelpunten zijn aan het licht gekomen uit eigen onderzoek en observaties.
5.1 • • •
5.2
Knelpunten Bij de calamiteiten procedures zullen veranderingen plaatsvinden in verband met het kosten reductieplan; Binnen het BNP zijn een aantal schriftelijke punten die dienen te worden bijgewerkt; Meer werkzaamheden voor chef van dienst bij calamiteit.
Veranderingen
Bij de calamiteiten procedures zullen veranderingen plaatsvinden in verband met het kostenreductieplan In hoofdlijnen blijft de naamstelling van de procedures hetzelfde. Echter in de weekenden en tijdens de nachtdiensten op reguliere werkdagen zullen taken door werktuigkundige worden uitgevoerd onder begeleiding en verantwoording van de op dat moment operationele chef van dienst. 22
Bron: NIBHV Ontruimingsplannen en –oefeningen, 2012
32
Afstudeerscriptie Phil van Oers De huidige situatie/ nieuwe situatie op werkdagen tussen 7.00 en 23.00 uur23 Fase 1 Melding calamiteit bij portier Portier controleert calamiteit en waarschuwt Coördinator Bedrijfshulpverlening Fase 2 Calamiteit kan niet ter plaatse worden opgelost. Coördinator -‐BHV stuurt een oproep naar BHV-‐ ploeg BHV-‐ ploeg komt ter plaatste en voert: • Eerste hulp • Blussing • Ontruiming Fase 3 Meer hulp nodig dan BHV organisatie kan leveren. Het Crisis Management Team wordt dan geformeerd. De portier zal de hulpdiensten waarschuwen. Het Crisis Management Team zal indien nodig de hulpdiensten inlichten over de calamiteit. Hulpdiensten nemen de bevoegdheden over. Fase 4 Nazorg. De calamiteit wordt geëvalueerd met de Bedrijfshulpverlening en/of externe hulpdiensten en/of Crisis Management Team. Fase 5 Werkzaamheden worden hervat. Naar aanleiding van veranderingen die gaan plaatsvinden zal de procedure in de weekenden en de nachten gaan veranderen. Hieronder zal de nieuwe procedure worden beschreven die de medewerkers van Sappi Maastricht BV dienen te gaan volgen. 23
Bron: Bedrijfsnoodplan Sappi Maastricht BV versie 9
33
Afstudeerscriptie Phil van Oers De procedure in de nieuwe organisatie (01-‐01-‐2013) in de weekenden en de nachten. Fase 1 Melding calamiteit bij werktuigkundige • Telefonische melding • Visuele melding • Brandmelding installatie Werktuigkundige neemt contact op met de chef van dienst. De chef van dienst controleert de calamiteit en waarschuwt Coördinator-‐BHV. Fase 2 Calamiteit kan niet ter plaatse worden opgelost Coördinator-‐ BHV stuurt een oproep naar BHV-‐ ploeg. BHV-‐ ploeg komt ter plaatste en voert: • Eerste hulp • Blussing • Ontruiming Fase 3 Meer hulp nodig dan BHV organisatie kan leveren Het CMT wordt dan geformeerd. De chef van dienst zal de hulpdiensten waarschuwen. Het CMT zal indien nodig de hulpdiensten inlichten over de calamiteit. Hulpdiensten nemen de bevoegdheden over. Fase 4 Nazorg De calamiteit wordt geëvalueerd met de BHV en/of externe hulpdiensten en/of CMT. Fase 5 Werkzaamheden worden hervat Bovengenoemde procedures worden steeds herhaald en bij elke calamiteit. Blijkt een calamiteit groter dan aanvankelijk gedacht dan kan de procedure en de hulpvolume worden opgeschaald. Binnen het BNP zijn een aantal schriftelijke punten die dienen te worden bijgewerkt Deze schriftelijke veranderingen kwamen allemaal voort uit in veranderingen in de organisatie en investeringen in machines. • Het aantal werknemers is incompleet; • De radioactieve bronnenlijst is niet volledig na de vernieuwing van bronnen; • De lijst van Crisis Management Team is verouderd omdat verschillende afdelingen een nieuwe naam hebben gekregen; • Na diverse veranderingen in de organisatie zijn verschillende organogrammen niet meer actueel; • De namen en adresgegevens van Crisis Management Team leden ontbreken; • Alarmnummers hulpdiensten zijn incompleet.
34
Afstudeerscriptie Phil van Oers
5.3
Advies
Om het BNP toepasbaar te houden is het een mogelijkheid om een extern bedrijf jaarlijks te laten kijken naar het BNP. Dit zal natuurlijk extra kosten met zich meenemen en zo een bedrijf heeft natuurlijk niet alle interne kennis van de gegevens van Sappi Maastricht BV. Maar met de inbreng van zo een gespecialiseerd bedrijf blijft het BNP wel zeker voldoen aan alle wettelijke eisen voor een BNP. Een andere optie is natuurlijk om 1 keer per jaar de assistent SS&E opdracht te geven om het BNP grondig te inspecteren. Door de veranderingen van het kostenreductieplan, ontstaat er een extra drukpunt bij de chef van dienst. Deze medewerkers dienen dan ook extra instructies te krijgen. Deze instructies zullen inhouden dat wanneer zich een calamiteit voordoet de chef van dienst de procedures zo goed mogelijk dient te doorlopen. Een van de belangrijkste punten hierbij is dat de calamiteit op dat moment de hoogste prioriteit en ook voorrang heeft op alle andere activiteiten binnen de fabriek. Het is van essentieel belang dat de chef van dienst bereikbaar is voor de werktuigkundige. Sappi Maastricht BV dient dan ervoor te zorgen dat de medewerker een mobiele telefoon heeft en dat hij over het gehele terrein hoogwaardig bereik heeft. Het is namelijk van belang dat de procedure van de alarmopvolging in al haar facetten zo snel mogelijk opstart. Op papier is het BNP op dit moment nog steeds grotendeels actueel. Maar het is voor Sappi Maastricht BV van belang om het woord bij de daad te voegen en de praktijkoefeningen ook daadwerkelijk te gaan oefenen. Bij vele vergelijkbare grote bedrijven bleken bij grote calamiteiten (zie bijlage 7 benchmarking veiligheidsbeleid) dat de procedures bij calamiteiten niet naar behoren werden uitgevoerd. Gerechtelijke onderzoeken wezen later onomstotelijk vast dat tijdens de rampenbestrijding sprake was van meerdere opeenstapelingen van vergissingen en verkeerde inschattingen. De belangrijkste afspraak die gemaakt dient te worden is met de chef van dienst en met het management van Utilities. Deze afspraak zal moeten inhouden dat wanneer zich een calamiteit voordoet deze voorrang heeft op alle andere werkzaamheden binnen de fabriek. Deze afspraak kan worden vastgelegd in het BNP en in de overeenkomst met Utilities.
35
Afstudeerscriptie Phil van Oers
6.
De knelpunten en oplossingen voor het Crisis Management Team van Sappi Maastricht BV
Elk bedrijf met een BNP is verplicht een CMT te hebben. Een belangrijke taak van het CMT is om trefzeker de calamiteit in te schatten, zodat er op adequate wijze en met zo min mogelijk tijdsverlies de hulpdiensten kunnen worden gewaarschuwd. In dit hoofdstuk wordt het huidige CMT van Sappi Maastricht BV gepresenteerd samen met de knelpunten die door middel van observatie zijn ontdekt en tenslotte bijbehorend advies. Het huidige CMT bestaat uit enkele managers van verschillende afdelingen die bij elkaar komen wanneer zich in fase drie (zie hoofdstuk 5) een calamiteit voordoet. Bij het CMT wordt gebruik gemaakt van ervaringen en deskundigheid van de medewerkers en eigen organisatie als ook van andere ervaringen ten aanzien van rampenbestrijding en kleinschaligere calamiteiten. Sinds kort heeft Sappi Maastricht BV een nieuw CMT. Dit nieuwe CMT is ontstaan nadat op verschillende afdelingen nieuwe managers in dienst zijn getreden. Deze veranderingen hebben niets te maken met het kostenreductieplan maar met een natuurlijk verloop binnen het management team (MT) van Sappi Maastricht BV. De leden van het CMT komen voort uit het management team (MT) . Dit houd in dat iedere afdeling hoofd van Sappi Maastricht BV ook in het CMT zit. Het CMT van Sappi Maastricht BV: • De heer Loebele • De heer Raedts • De heer van der Pal • De heer Broens • De heer Quint • De heer Nievergeld Taken van het CMT:24 Het informeren van personeelsleden, overheden en semioverheden en hulpdiensten; • Informeren en adviseren van de directie met betrekking tot de calamiteit(en) • Opstarten van traumapreventie van personeelsleden Voordat een CMT goed kan functioneren en ook goed kan gaan samenwerken dienen alle leden van het CMT op de hoogte te zijn van relevante en belangrijke procedures op het gebied van calamiteitenbestrijding. De spil van het functioneren van het CMT is vooral naar derden (raad van bestuur, hulpdiensten, medewerkers), zij moeten snel en objectief een situatie kunnen analyseren en beoordelen en de noodsituatie naar derden communiceren. Voor het trainen van de CMT leden zal een externe partij moeten voor worden gezocht. Binnen een straal van 20 kilometer van Sappi Maastricht heb je verschillende bedrijven daarvoor zoals Boileau brandbeveiliging BV. en De Vries brandbeveiligingen BV. Deze bedrijven zijn gespecialiseerd in het veiligheid houden van bedrijfsterreinen en gebouwen en het trainen van medewerkers om te gaan met de procedures van het BNP.
24
Bron: NIBHV Hoofd bedrijfshulpverlening, 2012
36
Afstudeerscriptie Phil van Oers
6.1
Knelpunt
Het nieuwe CMT heeft nog geen opleiding gevolgd in het volgen van het Bedrijfsnoodplan. Naar aanleiding van de resultaten van de diepte interviews met de leidinggevende van de afdeling SS&E de heer Quint en de heer Nievergeld kan er worden geconcludeerd dat het nieuwe Crisis Management Team niet is opgeleid wat betreft de handhaving van het BNP en het optreden bij calamiteiten wanneer dit bij Fase 3 (zie hoofdstuk 5) is aangekomen.
6.2
Advies
Deze achterstand op het gebied van veiligheid kan voor Sappi Maastricht BV grote gevolgen hebben bij een middel tot middelgrote calamiteit. Het is essentieel van belang voor de veiligheid voor Sappi Maastricht BV om haar medewerkers goed en volledig te instrueren. Dit kan en mag niet langer gebagatelliseerd worden. Langer wachten is onacceptabel voor de veiligheid van medewerkers en omwonenden. Sappi Maastricht BV dient een stappenplan te gaan maken waarin ze de leden van het CMT voor 1 januari 2013 geïnstrueerd zijn in het handelen met het BNP. Deze kortstondige instructie duurt 8 uur en kan in twee dagdelen worden voltooid. Deze training zal door een extern bedrijf worden gegeven en de kosten daarvan zullen extra moeten worden begroot op de eerdere €150.000 die begroot werden bij het kostenreductieplan van SS&E. Deze training heeft als doel om de medewerkers door een extern bedrijf wettelijk te laten certificeren voor het professioneel uitvoeren van taken van het BNP. Daarbij is het raadzaam om de medewerkers één keer per jaar een herhalingsles te laten volgen. Stappenplan opleiden CMT25 november 2012 Opleiden CMT Leden november 2013 Herhalingsles CMT leden november 2014 Herhalingsles CMT leden
25
Bron: Accountmanager De Vries Brandbeveiligingen BV
37
Afstudeerscriptie Phil van Oers
7.
De knelpunten en oplossingen voor de calamiteiten oefeningen binnen Sappi Maastricht BV
In dit hoofdstuk zal behandeld worden wat de mogelijke knelpunten en oplossingen voor de calamiteitenoefeningen bij Sappi Maastricht BV zijn. Bij Sappi Maastricht BV moeten ook jaarlijkse calamiteitenoefeningen worden gehouden. Uit relevante calamiteiten bleek dat bij andere bedrijven de procedures van calamiteiten niet altijd goed werden uitgevoerd. Uit onderzoek blijkt dat bij de ongevallen bij Chemipack en Thermphos grote fouten zijn gemaakt bij het volgen van BNP procedures.26 Het Bedrijfsnoodplan moet regelmatig uitgetest worden in het belang van de organisatie wanneer er zich een echte calamiteit voordoet. De portiers, werktuigkundigen, crisis managementteam, bedrijfshulpverleners en natuurlijk medewerkers moeten geïnstrueerd worden wat te doen bij een calamiteit. Door middel van een aantal vooraf geregisseerde calamiteiten te oefenen kan getest worden of de BNP procedures goed werken. Ook moet er een regelmatige controle van de medewerkers plaatsvinden, zodat de interpretatie en de uitvoering van het BNP wordt getest. Het houden van oefeningen binnen een onderneming is niet verplicht gesteld door de overheid. Wel stelt de wet dat de onderneming de deskundigheid van de medewerkers op het gebied van de bedrijfshulpverlening moet blijven onderhouden. Dit onderhouden van parate kennis gebeurt bij Sappi Maastricht BV doormiddel van zogenaamde BHV-‐ trainingen voor de BHV-‐medewerkers. In deze jaarlijks verplichte bijeenkomsten worden de procedures van het BNP besproken en worden er simpele EHBO handelingen geoefend. Ook worden er oefeningen gedaan hoe om te gaan met portofoons en hoe men gewonde medewerkers het beste kan transporten van bijvoorbeeld gevaarlijk brandhaarden. Ook worden met zogenaamde lotus figuranten rampen als het ware nagespeeld waarbij de BHV instructeur kritisch analyseert of de voorgeschreven procedures ook worden opgevolgd in de praktijk. Het houden van deze oefeningen heeft diverse voor en nadelen. Het grootste nadeel van een oefening op locatie is dat er enkele of diverse bedrijfsonderdelen dienen te worden stil gelegd. Dit impliceert dat specifieke oefeningen die het bedrijfsproces onnodig zouden belemmeren dan ook beter op externe locaties geoefend kan worden. Voordelen van het oefenen op eigen terrein is bijvoorbeeld dat medewerkers extra bewust worden gemaakt van de gevaren en het belang van het volgen van de eigen opgestelde procedures. Doormiddel van het houden van oefeningen kan naderhand worden gecontroleerd en geëvalueerd worden of de procedures naar behoren zijn uitgevoerd en dus ook of ze afdoende hebben gewerkt. Bij Sappi Maastricht BV zijn sinds mei 2006 geen grootschalige calamiteitenoefeningen meer geweest. Dit heeft diverse redenen, er hebben onder andere meerdere wisselingen plaatsgevonden in het management, waardoor er diverse keren oefeningen naar een later tijdstip zijn verplaats met als gevolg dat het nieuwe verantwoordelijke management een lagere prioriteit aan gaf. Dit alles heeft geleid tot een structurele achterstand in parate oefenkennis.
26
Bron: bijlage 7 benchmarking veiligheidsbeleid
38
Afstudeerscriptie Phil van Oers
7.1
Knelpunt
Er is onvoldoende parate kennis bij alle medewerkers van Sappi Maastricht BV wanneer er zich een ongeval voordoet. Sinds 2006 zijn er geen calamiteitenoefeningen meer geweest bij Maastricht, dit heeft als gevolg dat er onvoldoende kennis is wat betreft ongevallen bestrijding of het handelen van calamiteiten bij medewerkers. 1ste fase calamiteitenoefeningen Kleine oefeningen waarvoor alleen de BHV-‐Coördinator en BHV-‐ers bij nodig zijn. Dit zijn oefeningen op zeer kleine schaal waarvoor geen grote voorbereidingen voor nodig zijn. Voorbeeld van zo een procedure is de Fase 1 calamiteit scenario: 1.1.1 Persoonlijke ongevallen. (zie bijlage 13) 2de fase calamiteitoefeningen Dit is een middel grote calamiteit waarbij BHV-‐Coördinator en BHV-‐ers bij nodig zijn. Bij zulke calamiteiten zijn ook de hulpdiensten bij nodig. Bij zulke calamiteiten zijn geen ontruimingen bij. Een voorbeeld van zo een fase 2 calamiteit is het scenario: 1.1.2 Ernstig letsel. (zie bijlage 13) 3de fase calamiteitoefeningen Dit is een grote calamiteit waar de BHV-‐Coördinator, BHV-‐ers, hulpdiensten en het CMT worden ingezet. Zeer grote calamiteit waarbij delen van het gebouw ontruim dienen te worden. Een voorbeeld daarvan calamiteit scenario: 1.1.4 Dodelijk ongeval. (zie bijlage 13)
7.2
Advies
Het is voor Sappi Maastricht BV van belang dat de heer Quint in samenspraak met zijn directie concrete afspraken gaat maken over het vastleggen van data voor calamiteitenoefeningen. (zie plan van aanpak en time-‐ table Hoofdstuk 9 ). Dit initiatief zou ook in een nauwe samenwerking met Sappi Lanaken opgepakt kunnen worden. Het oefenen van deze calamiteiten moet elk jaar herhaald worden. Het is de bedoeling dat de calamiteitenoefeningen fasen 1 en 2 de komende twee jaar zullen worden geoefend om alle aspecten indringend te leren. Na deze twee jaar is het bedoeling dat het opvolgend jaar een fase 3 calamiteitenoefening moet plaatsvinden. KPI 2012 2013 2014 Calamiteitenoefeningen maart Fase 1 Fase 2 calamiteitenoefening calamiteitenoefening juni Fase 1 Fase 2 Fase2 calamiteitenoefening calamiteitenoefening calamiteitenoefening september Fase 2 Fase 2 Fase 3 calamiteitenoefening calamiteitenoefening calamiteitenoefening december Evaluatie Evaluatie Evaluatie
39
Afstudeerscriptie Phil van Oers
8.
Investeringen met betrekking tot het kostenreductieplan
Naar aanleiding van het kostenreductieplan dienen de volgende investeringen te worden gedaan. Deze investeringen van €150.000 zijn reeds goedgekeurd door de directie van Sappi Maastricht BV. De volgende investeringen zullen conform planning worden doorgevoerd; • De werktuigkundigen begeleiden en certificeren voor de nieuwe taakomschrijving; • Het uitbreiden van het camera netwerk; • Het poorten systeem verbeteren en vernieuwen; • Het aanschaffen van een nieuw sleutelsysteem; • Installeren van een nieuw controle paneel en beeldschermen in de controle room van WKC. • Professioneel aanpassen van het bedrijfsnoodplan (intern of extern); • Calamiteiten oefeningen houden; • Het opleiden van het CMT; De werktuigkundige begeleiden en certificeren voor de nieuwe taakomschrijving; Een deel van de kerntaken van de portiers gaan in de nachtelijke uren en in de weekenden rechtstreeks naar de kerntaken van de werktuigkundigen. De werktuigkundigen zullen dan ook voor januari 2013 goed geïnstrueerd worden om deze overgang soepel te laten verlopen. De begeleiding en deels ook de opleiding zal gefocust moeten zijn op handelingen van front office aard en op het gebied van veiligheid en terreinbewaking. Ook op het gebied van prioriteitenmanagement zijn er nog enkele belangrijke stappen te maken. Het instrueren van de werktuigkundigen op dit onderdeel is nodig om inzicht en focus te behouden op veiligheidsprocedures. Deze instructie zal maximaal 1 klokuur duren en zal 1 keer per jaar worden aangeboden. Onderdelen die in deze instructies zullen worden aangeboden zijn met name gefocust op het accuraat en adequaat opvolgen van veiligheidsprocedures. Het uitbreiden van de camerabewaking; Om het bewakingsniveau van Sappi Maastricht BV op hetzelfde niveau te houden en zelfs de huidige norm te kunnen gaan verbeteren dienen een aantal nieuwe camera’s en schermen geïnstalleerd te worden. Deze camera’s en extra schermen moeten zodanig strategisch geplaatst worden zodat de reguliere werkzaamheden van de werktuigkundigen zo min mogelijk worden doorbroken. Met andere woorden de nieuwe schermen en controlepanelen dienen zodanig worden geïnstalleerd dat er een vloeiende logistieke lijn (flow) in zit. Het poortensysteem verbeteren en vernieuwen; Het grote voordeel van het nieuwe poortensysteem is dat doormiddel van één druk op een knop alle vier de ontvangstpoorten op hoge snelheid kunnen worden geopend. Dit systeem is op de reguliere wekelijkse dagen ook operationeel. Het grote voordeel van dit systeem is dat de snelheid van het openen van de toegangspoorten significant wordt versneld ten opzicht van het huidige systeem. Het nieuwe poortensysteem zal ervoor zorgen dat als er een calamiteit (bijvoorbeeld een beginnende brand) zich zou voordoen dat de hulpdiensten snel toegang zullen hebben tot het fabrieksterrein. Het aanschaffen van een nieuw sleutelsysteem; Het huidige sleutelsysteem is verouderd en is dringend aan vervanging toe. Door dit systeem te vervangen zal in de toekomst het niet meer voor alle medewerkers mogelijk zijn om in de vele 40
Afstudeerscriptie Phil van Oers gebouwen zonder vooraf gelegitimeerde autorisatie gebouwen en ruimtes te betreden. Dit zal de beheersbaarheid en de veiligheid van de desbetreffende ruimtes en gebouwen sterk verhogen. Ook kunnen leegstaande gedeeltes van gebouwen gemakkelijker worden afgesloten. Ook kan dit systeem zodanig worden gecodeerd dat elke sleutel en of medewerker geautoriseerd kan worden op bevoegdheden. Bijvoorbeeld een laborant krijgt via zijn sleutel toegang tot het laboratorium, maar niet voor de machinekamers. Het installeren van een nieuw controlepaneel en beeldschermen in de controleroom van WKC; Verder zal er net zoals bij de portiersloge een professioneel bedieningspaneel moeten worden geïnstalleerd bij de WKC. Het spreekt voor zich dat de plaatsing en montage van dit paneel zodanig moet gebeuren dat de werktuigkundige ook vanaf de controle kamer van de WKC, meerdere (controle-‐en) beveiligingstaken tegelijk kan blijven uitvoeren. Het management van SS&E zal buiten deze investeringen ook moeten investeren in training en opleiden van de eigen CMT27 leden. Ook dient het SS&E er rekening mee te houden dat aan de calamiteitenoefeningen primaire en secundaire kosten verbonden zijn. Professioneel aanpassen van het bedrijfsnoodplan; De schriftelijke verandering zullen moeten plaatsvinden in de procedures van het bedrijfsnoodplan. Dit omdat op dit moment alle procedures beschreven zijn uit de functie van portier. Deze nieuwe taakomschrijving zal goed gedocumenteerd moeten worden, omdat deze moet voldoen aan de huidige wetgeving en sturend moeten zijn voor alle nieuwe procedurele activiteiten en verantwoordelijkheden van de werktuigkundigen. Kostenindicatie €2150,-‐(zie bijlage 18) Calamiteiten oefeningen houden; Om de veiligheid bij de Sappi Maastricht BV te kunnen garanderen is het voor het management van SS&E van essentieel belang om verschillende calamiteiten oefeningen te houden. Middels deze oefeningen kan worden bepaald worden wat de sterke punten zijn en op welke punten er veranderingen dienen te worden gemaakt. Kostenindicatie €1065,-‐ (zie bijlage 19) Het opleiden van het CMT; De leden van het CMT zullen een cursus moeten gaan volgen voor het gebruik van het BNP op management niveau. Deze cursus zal door een externe partij worden gegeven. De duur zal 2 dagdelen zijn (2x 4 klokuren). Binnen deze cursus zal het management worden bijgespijkerd in keuzes en taken die binnen het BNP door het CMT zal moeten worden uitgevoerd. Kostenindicatie €2700,-‐ (zie bijlage 20) 27
Bron: Offertes van de Vries Brandbeveiligingen BV
41
Afstudeerscriptie Phil van Oers
9.
Conclusie en Advies
9.1 Conclusie Naar aanleiding van de resultaten van dit adviesrapport kan men concluderen dat de voorgenomen veranderingen door het management van de afdeling SS&E goed doordacht zijn. Dit proces van veranderen dient wel open en transparant gecommuniceerd te worden met de betrokken medewerkers. Het veiligheidsniveau binnen Sappi Maastricht BV zal naar verwachting gaan stijgen. Deze stijging van het veiligheidsniveau zal vooral voortvloeien uit het nieuwe bewustzijn van adequaat opgeleidde medewerkers die kennis en inzicht hebben in wettelijke veiligheidseisen De geplande calamiteitenoefeningen zullen deze theoretische kennis toetsen in de praktijk van alle dag. Ook zal deze investering naar verwachting een gunstige uitwerking hebben bij het terugdringen van het verzuimpercentage. Een andere mogelijkheid tot kostenreductie is dat de afdeling SS&E zal worden ondergebracht binnen een andere afdeling binnen SAPPI Maastricht BV. Dit omdat naar aanleiding van de kostenreductieplan SS&E zodanig zal worden gereduceerd dat zelfstandig verder werken bijna onmogelijk zal zijn. Deze aanpassing van de organisatiestructuur kan inhouden dat de afdeling SS&E zal ondergebracht worden bij de afdelingen van HR of Utilities. Binnen de HR afdeling zal de afdeling moeten gaan samen werken met de portiers van Lanaken. De kans is aanwezig dat de afdeling SS&E binnen de organisatiestructuur zal gaan vallen onder de HR afdeling. Dit omdat deze twee afdelingen de meeste overeenkomsten hebben met hun kerntaken namelijk via ‘Security’ en ‘Health.’ De officiële beslissing is hierover is in juni genomen geworden. Daarom wordt dit model niet meer verder toegelicht in dit rapport, maar wel aangeduid als mogelijke toekomstige situatie van de afdeling SS&E. Deze optie is in goed overleg met de heer Quint in dit adviesrapport buiten beschouwing gelaten. 9.2 Advies De hoofdvraag kan nu beantwoord worden; Het kostenreductieplan realiseren zal voor niet al te grote problemen gaan zorgen, mits de afdeling SS&E een aantal zaken vooraf goed heeft georganiseerd. Voordat de veranderingen daadwerkelijk kunnen plaatsvinden bij Sappi Maastricht BV moeten er een aantal acties in gang worden gezet op het gebied van communicatie. De eerste stap in dit proces is dat de heer Quint van SS&E de opdracht en de goedkeuring heeft gekregen van de directie om het veranderingstraject te implementeren. De volgende stap is dat de heer Quint een werkgroep samenstelt (de heer van de Boorn, de heer Somers en de heer Conings) die als opdracht moeten meekrijgen om een eerste analyse te maken welke beveiligingsmaterialen de hoogste prioriteit hebben om aangekocht te moeten worden. 42
Afstudeerscriptie Phil van Oers Omdat de structuur en strategie veranderingen voor de portiers van SS&E de grootste (economische) impact hebben moet vooral deze groep medewerkers goed begeleidt worden. Ook dient er wekelijks een kort moment van overleg te zijn om ruis en frustraties geen plaats te geven en op onderdelen te voorkomen. De communicatie moet altijd open, eerlijk en begripvol zijn. Deze transparante communicatielijn is van essentieel belang om de medewerkers te laten meegroeien in het noodzakelijke veranderingsproces. De werktuigkundigen moeten op een zakelijkere manier worden geïnformeerd. Daar de werktuigkundigen een meer kritisch zelfbeeld (HBO opleiding) hebben en de noodzakelijke veranderingen beter vanuit het “Sappi perspectief” kunnen plaatsen, zal met deze medewerkers gecommuniceerd moeten worden middels heldere feiten, korte analyses, en transparante tijdslijnen. Ook is het van belang dat de huidige leidinggevende (de heer Welman) vanaf de eerste dag wordt betrokken bij dit proces. Dit ook om te laten zien dat het beslissingsmoment en de gekozen strategie van de directie en management over het gehele veranderingstraject eenduidig en uniform zijn. Pas als aan al deze voorwaarden is voldaan dan kunnen de werktuigkundigen in een centrale bijeenkomst worden ingelicht. Elke verandering hoe klein deze ook mag zijn gaat altijd gepaard met onzekerheden en daardoor opkomende emoties en frustraties. Het is dan ook belangrijk dat de heren Quint en Nievergeld duidelijk en transparant blijven communiceren over wat er verandert en welke veranderingen er gaan plaatsvinden. Wellicht zijn korte lean & mean sessies een goed middel om elkaar over dit soort zaken even bij te praten. Ook kan het management gebruik maken van een kort wekelijks mailbericht om deze medewerkers te informeren over de laatste stand van zaken. Dit alles om onrust en ruis in de organisatie zo goed mogelijk te kanaliseren. De focus in deze mailberichten moet consequent gericht zijn op “samen & werken” en “samen & kosten besparen. Door de veranderingen in de structuur binnen de afdeling SS&E zal het huidige bedrijfsnoodplan versie 9 opnieuw moeten worden aangepast. De veranderingen zullen vooral beschreven moeten worden in de lijn van hoe en wie de procedures gaat opstarten. Deze verplaatsing van verantwoordelijkheden dienen echter ook verankerd te worden in de nieuwe taakomschrijvingen. Bijvoorbeeld omdat de meldingen van calamiteiten in de nieuwe situatie niet meer rechtstreeks binnen zullen komen bij portiers maar bij de werktuigkundigen. Verder zal de chef van dienst een grotere verantwoording krijgen bij de nieuwe organisatiestructuur omdat de wachtdiensten van de afdeling SS&E in de toekomst komen te vervallen .De chef van dienst zal in de toekomst de gehele verantwoordelijkheid krijgen bij het inwerking stellen van de veiligheidsprocedures van het BNP. Om het beveiligingsniveau van Sappi Maastricht BV op hetzelfde niveau te handhaven en op onderdelen te verbeteren zullen er investeringen nodig en ook noodzakelijk zijn. De nieuwe camera’s moeten zodanig op het terrein worden gepositioneerd dat het visueel contact hoogwaardig op beeldschermen kan worden weergegeven. Zoals al eerder aangegeven dienen de controle panels en beeldschermen op de juiste posities en in de juiste logistiek flow van de werktuigkundigen te worden geplaatst. Wellicht is het een goed idee om met de heer Cees van Esch ( PQM manager Sappi Nijmegen) hierover contact op te nemen. Het spreekt voor zich dat het ook van groot belang is dat alle nieuwe systemen vanaf het prille begin optimaal functioneren. Het mag niet zo zijn dat beelden en/of systemen of verbindingen uitvallen c.q. slecht werken. Het management van de afdeling SS&E zal dan ook strikte inkoopspecificaties en strikte eisen ten aanzien van de technische performance van de nieuwe apparatuur moeten opstellen. Bovenstaande werkwijze wordt al enkele jaren succesvol toegepast bij de vestiging van Sappi in Nijmegen. Volgens de Process, Quality, Management (PQM) manager Cees ten Esch (Sappi Nijmegen) werkt dit systeem van bewaking vrijwel storingsvrij. Hij adviseerde mij dan ook zijn werkwijze over te nemen in mijn adviesrapport. 43
Afstudeerscriptie Phil van Oers Naar aanleiding van de resultaten van de diverse interviews met de heer Quint en Nievergeld kan worden geconcludeerd dat het CMT momenteel nog (steeds) niet voor voldoende is opgeleid. Dit alles heeft te maken met een opleidingsachterstand bij de huidige teamleden. Deze kennisachterstand op het gebied van veiligheid kan voor Sappi Maastricht BV grote gevolgen hebben bij een middel tot middelgrote calamiteit. Het is van essentieel belang voor de veiligheid voor Sappi Maastricht BV om haar medewerkers goed en volledig te instrueren. Dit kan en mag niet langer gebagatelliseerd worden. Langer wachten is onacceptabel voor de veiligheid van medewerkers en omwonenden. Een ander feit is dat bij Sappi Maastricht BV de laatste jaren geen grote veiligheidsoefeningen hebben plaatsgevonden. Dit is een zeer kwalijke zaak als je kijkt naar eerdere calamiteiten bij andere grootschalige fabrieken. Uit onderzoek blijkt dat bij de ongevallen bij Chemipack en Thermphos grote fouten zijn gemaakt bij het inschatten en opvolgen van BNP procedures. Het is voor Sappi Maastricht BV van strategisch belang dat de heer Quint in samenspraak met de directie concrete afspraken gaat maken met betrekking tot het vastleggen van data voor calamiteitenoefeningen. (zie onderstaand plan van aanpak 2011-‐2015).
9.3
Plan van aanpak 2011-‐2015 in tijdlijn perspectief
december 2011 januari 2012 februari 2012 april 2012 juni 2012 augustus 2012 september 2012 oktober 2012 november 2012
Portiers SS&E inlichten Werkgroep installeren opdracht analyse investeringen Start adviesopdracht Goedkeuring investeringen Fase 1 calamiteitenoefening Conclusies adviesopdracht Inlichting van de werktuigkundige nieuw takenpakket Fase 2 calamiteitenoefening Installatie nieuwe controle room bij Utilities Start opleiding CMT Het instrueren van werktuigkundige Testperiode 4 weken/evaluatie/ideeënbus
44
Afstudeerscriptie Phil van Oers december 2012 januari 2013 maart 2013 juni 2013 september 2013 november 2013 december 2013 maart 2014 juni 2014 september 2014 oktober 2014 november 2014 december 2014
Kerstborrelmeeting/resultaten ideeënbus Evaluatie calamiteitenoefeningen Eerste fase kostenreductieplan Fase 1 calamiteitenoefening Fase 2 calamiteitenoefening Functioneringsgesprek portiers Fase 2 calamiteitenoefening Herhalingsles CMT Evaluatie calamiteitenoefeningen Kerstborrelmeeting Fase 2 calamiteitenoefening Fase 2 calamiteitenoefening Functioneringsgesprek portiers Fase 3 calamiteitenoefening Tweede fase kostenreductieplan Herhalingslessen voor CMT Herhalingsles CMT Evaluatie calamiteitenoefeningen Kerstborrelmeeting Evaluatie kostenreductieplan SS&E
januari 2015 Naar aanleiding van de resultaten van dit adviesrapport kan men concluderen dat de voorgenomen veranderingen door het management van de afdeling SS&E goed doordacht zijn. Dit proces van veranderen dient wel open en transparant gecommuniceerd te worden met de betrokken medewerkers. Het veiligheidsniveau binnen Sappi Maastricht BV zal naar verwachting gaan stijgen. Deze stijging van het veiligheidsniveau zal vooral voortvloeien uit het nieuwe bewustzijn van adequaat opgeleidde medewerkers die kennis en inzicht hebben in wettelijke veiligheidseisen De geplande calamiteitenoefeningen zullen deze theoretische kennis toetsen in de praktijk van alle dag. Ook zal deze investering naar verwachting een gunstige uitwerking hebben bij het terugdringen van het verzuimpercentage. Een andere mogelijkheid tot kostenreductie is dat de afdeling SS&E zal worden ondergebracht binnen een andere afdeling binnen SAPPI Maastricht BV. Dit omdat naar aanleiding van de kostenreductieplan SS&E zodanig zal worden gereduceerd dat zelfstandig verder werken bijna onmogelijk zal zijn. Deze aanpassing van de organisatiestructuur kan inhouden dat de afdeling SS&E zal ondergebracht worden bij de afdelingen van HR of Utilities. Binnen de HR afdeling zal de afdeling moeten gaan samen werken met de portiers van Lanaken. De kans is aanwezig dat de afdeling SS&E binnen de organisatiestructuur zal gaan vallen onder de HR afdeling. Dit omdat deze twee afdelingen de meeste overeenkomsten hebben met hun kerntaken namelijk via ‘Security’ en ‘Health.’ De officiële beslissing is hierover is in juni genomen geworden. Daarom wordt dit model niet meer verder toegelicht in dit rapport, maar wel aangeduid als mogelijke toekomstige situatie van de afdeling SS&E. Deze optie is in goed overleg met de heer Quint in dit adviesrapport buiten beschouwing gelaten.
45
Afstudeerscriptie Phil van Oers
9.4
Aanbevelingen
Hieronder nog enkele aanbevelingen verzameld die bruikbaar zijn bij de komende veranderingen. Lees deze als ondersteunende tips & tops. De bedoeling van deze aanbevelingen is dat zij op tijden dat het veranderingstraject moeilijker verloopt ondersteunend van aard zijn. • Maak gebruik van de kennis van best practice binnen Sappi. • Zorg ervoor dat de geschreven procedures meer tot leven komen bij de werknemers. • Er is al ontzettend veel kennis en ervaring binnen Sappi Limburg om dit veranderingsproces te laten doen slagen. • Houdt de medewerkers up to date met betrekking tot de aankomende veranderingen. • Als je goed wilt zijn in wat je doet, dan moet je oefenen. • Investeer in de nabije toekomst in een eigen digitale leeromgeving waarbij de eigen medewerkers instructiefilmpjes verzorgen. • Zonder praktijkoefeningen is het niet mogelijk om een goed oordeel te vellen of alle procedures nog relevant en dus ook toepasbaar zijn. • Ook voor de veiligheid en het imago van Sappi Maastricht BV is het van groot belang dat het CMT nu eindelijk goed kan gaan functioneren. Sappi dient hier nu met voorrang aandacht aan te gaan besteden. • Mijn adviesrapport onderschrijft de huidige strategie van Sappi Maastricht BV.
10. Bronnen en literatuurlijst 1. Baarde D.B. en De Goede M.P.M (2006) Basisboek Methoden en Technieken Druk 4 ISBN 97-‐89-‐ 207-‐3315-‐0: Wolters-‐Noordhof 2. Website Sappi, SAPPI Information 2012, geraadpleegd op 11 – 07 – 2012 3. Website Sappi, Latest Financial Analyses 2012, geraadpleegd op 11 – 07 – 2012 4. Website Papier Recycling Nederland, PNR consumptie, geraadpleegd op 16-‐07-‐2012 5. Website Sappi, regions, geraadpleegd op 04-‐07-‐2012 6. Website Sappi, Sappi Group – structure, geraadpleegd op 05-‐07-‐2012 7. Kleijn H. en Rorink F. (2010) Verander-‐management druk 2 ISBN: 978-‐90-‐430-‐1551-‐6: Pearson Education 8. Website Sappi, organogram Sappi Limburg 2012, geraadpleegd op 16-‐07-‐2012 9. Website 7 S model, geraadpleegd op 15-‐07-‐2012 46
Afstudeerscriptie Phil van Oers 10. Observaties, Huidige situatie afdeling SS&E 01-‐03-‐2012 11. Functieomschrijving Manager Safety, Environment, Sustainability & SHEQ systems Sappi Maastricht, 2012 12. Functieomschrijving Arbo Coördinator/ Assistant SS&E Sappi Maastricht BV, 2012 13. Functieomschrijving Portier Sappi Maastricht BV, 2012 14. Strategische doelstellingen Sappi 2012-‐2016 15. Kleijn H. en Rorink F. (2010) Verander-‐management druk 2 ISBN: 978-‐90-‐430-‐1551-‐6: Pearson Education 16. Kostenreductieplan afdeling SS&E 15 december 2011: Sheet 8 en 9 17. Sappi Maastricht BV, kostenreductieplan afdeling SS&E 15-‐12-‐2011 18. Functieomschrijving Portier Sappi Maastricht BV, 2012 19. Functieomschrijving Werktuigkundige WKC Sappi Maastricht BV, 2012 20. Rijksoverheid, Risico-‐ Inventarisatie en Evaluatie 25-‐07-‐2012 21. Stol W. e.a (2011) Basisboek integrale veiligheid druk 2 ISBN 97-‐90-‐593-‐1697-‐3: Boom/Lemma uitgevers 22. NIBHV Ontruimingsplannen en –oefeningen, 2012 23. Bedrijfsnoodplan Sappi Maastricht BV versie 9 24. NIBHV Hoofd bedrijfshulpverlening, 2012 25. Accountmanager De Vries Brandbeveiligingen BV 26. Bijlage 7 benchmarking veiligheidsbeleid 27. Accountmanager De Vries Brandbeveiligingen BV 28. Offertes van de Vries Brandbeveiligingen BV Papierenbronnen: Baarde D.B. en De Goede M.P.M (2006) Basisboek Methoden en Technieken Druk 4 ISBN 97-‐89-‐207-‐ 3315-‐0: Wolters-‐Noordhof Bedrijfsnoodplan Sappi Maastricht versie 9 Kleijn H. en Rorink F. (2010) Verander-‐management druk 2 ISBN: 978-‐90-‐430-‐1551-‐6: Pearson Education Management procedures Sappi Maastricht: Memo’s vergaderingen afdeling SS&E MP 01.02 (SHEQMA) MP 01.04 (SHEQMA) MP 01.06 (SHEQMA) MP 01.10 (SHEQMA) 47
Afstudeerscriptie Phil van Oers MP 02.01 (SHEQMA) MP 03.01 (SHEQMA) MP 04.01 (SHEQMA) MP 04.02 (SHEQMA) MP 04.08 (SHEQMA) MP 04.21 (SHEQMA) MP 04.24 (SHEQMA) NIBHV Ontruimingsplannen en –oefeningen NIBHV Hoofd bedrijfshulpverlening Presentatie kostenreductieplan afdeling SSE 15 december 2011 Stol W. e.a (2011) Basisboek integrale veiligheid druk 2 ISBN 97-‐90-‐593-‐1697-‐3: Boom/Lemma uitgevers Strategische doelstellingen Sappi 2012-‐2016 Persoonlijke bronnen: Interviews met portiers SS&E Interviews met management SS&E Interviews met management Werktuigkundige Interview met accountmanager De Vries Brandbeveiligingen Het bijwonen van vergaderingen van de werkgroep beveiliging Het bijwonen van vergaderingen van Global Safety Awareness Day Overige internetbronnen: http://www.sappi.com/regions/eu/SappiEurope/Pages/AboutUs.aspx http://www.floor.nl/management/7s-‐model.html http://www.sappi.com/regions/eu/group/GroupProfile/Pages/default.aspx http://www.mkbservicedesk.nl/400/het-‐calamiteitenplan.htm http://www.arbopodium.nl/default.asp?path=v2hrivu4 http://nos.nl/artikel/362664-‐om-‐dood-‐door-‐schuld-‐thermphos.html http://nos.nl/video/362699-‐justitie-‐vervolgt-‐thermphos.html http://www.thermphosvlissingen.nl/ http://www.bnr.nl/meernieuws/652694-‐1201/brand-‐chemie-‐pack-‐te-‐wijten-‐aan-‐bedrijfsleiding http://www.vnp-‐online.nl/index.cfm?firm=vnp&fuseaction=show.page&pageid=1111225 http://www.eurib.org/fileadmin/user_upload/Documenten/PDF/Onderzoek/Interviewtechnieken.pdf 48
Afstudeerscriptie Phil van Oers http://www.sappi.com/regions/eu/Pages/default.aspx http://www.nu.nl/column-‐woensdag/2087535/dodelijke-‐ongelukken-‐en-‐uitgeputte-‐ winkelmeisjes.html http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/gevaarlijke-‐stoffen/veiligheid-‐risicovolle-‐bedrijven
11. Begrippenlijst 5 organisatiestructuren van Mintzberg Mintzberg onderscheidt 5 organisatiestructuren namelijk: Simpele structuur, machinebureaucratie, professionele bureaucratie, divisiestructuur en adhocratie. 7S model Het 7S model is ontworpen door McKinsey-‐medewerkers Richard Pascale en Antohny Athos en werd geïntroduceerd in ‘The art of Japanese Management’ in 1981 AWZ Afval water zuivering 49
Afstudeerscriptie Phil van Oers BHV Bedrijfshulp verlening is verplicht binnen elk bedrijf BMC Bij de brandmeldcentrale komen alle meldingen van branden binnen BNP In het bedrijfsnoodplan staan alle mogelijke calamiteiten en daarop volgende procedures CMT Het crisis management team komt in actie wanneer zich een grote calamiteit voor doet. Contractor Externe partij die voor Sappi werkzaamheden komt verrichten op het Sappi terrein. Discrepantie Verschil tussen theorie en praktijk Empirische onderzoeksmethode Empirie betekent “ervaring als bron van kennis”. De stroming is analytisch, omdat ze kritisch en rationeel naar eigen resultaten kijkt. De onderzoeksresultaten blijven geldig tot het tegendeel wordt aangetoond. FTE Fulltime-‐equivalent Gestructureerd interview Doormiddel van een vaste vragenlijst wordt een interview gehouden. HBHV De hoofd bedrijfshulp verlening begeleid de bhv-‐ers binnen het bedrijf. Missie Een missie geeft de bestaansrede weer van de onderneming. Een missie is statisch en beschrijft de huidige activiteiten van de onderneming. Het gaat over de bijdrage van het bedrijf aan de maatschappij. MT Het Management team bevat de leidinggevende managers van alle afdelingen binnen Sappi Maastricht. Ongestructureerd interview Bij deze interview vorm is geen vragenlijst, Gesprek verloopt in willekeurige volgorde. 50
Afstudeerscriptie Phil van Oers PBM Persoonlijke beschermingsmiddelen. SS&E Safety Security & Environment. SAPPI South-‐African Paper Pulp Industry. Semi-‐ongestructureerd Bij deze interview vorm is een kleine vragenlijst, die de basis vormt van het interview. De vragen hebben allemaal een open karakter. SHEQ Safety Health Environmental Quality. SHEQMA Safety Health Environmental Quality Maastricht management procedures. SWOT-‐analyse Met een SWOT-‐analyse onderzoek je de sterke en zwakke punten van een onderneming of product. Visie Een visie is een voorstelling van de toekomst. Het geeft aan waar de onderneming voor wil gaan. VOG Verklaring omtrent goed gedrag. WKC Bij de warmtekrachtcentrale wordt energie opgewekt voor Sappi Maastricht en andere instanties in Maastricht.
51