1.1. LATAR BELAKANG Dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 Pasal
28 F
disebutkan bahwa setiap
orang berhak untuk
berkomunikasi dan memperoleh Informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh,
memiliki,
dan
menyimpan
Informasi
dengan
menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Untuk memberikan jaminan terhadap semua orang dalam memperoleh Informasi, perlu dibentuk
undang-undang
yang
mengatur
tentang
keterbukaan
Informasi Publik. Fungsi maksimal ini diperlukan, mengingat hak untuk memperoleh Informasi merupakan hak asasi manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa dan bernegara yang demokratis. Salah satu elemen penting dalam mewujudkan penyelenggaraan negara yang terbuka adalah hak publik untuk memperoleh Informasi sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Hak atas Informasi menjadi sangat penting karena makin terbuka penyelenggaraan negara untuk diawasi publik, penyelenggaraan negara tersebut makin dapat dipertanggungjawabkan. Hak setiap orang untuk memperoleh Informasi juga relevan untuk meningkatkan kualitas keterlibatan masyarakat dalam Partisipasi
proses
pengambilan keputusan publik.
atau keterlibatan masyarakat tidak banyak berarti tanpa
jaminan keterbukaan Informasi Publik.
1
Keberadaan Undang-undang tentang Keterbukaan Informasi Publik sangat penting sebagai landasan hukum yang berkaitan dengan (1) hak setiap orang untuk memperoleh Informasi; (2) kewajiban Badan Publik menyediakan dan melayani permintaan Informasi secara cepat, tepat waktu, biaya ringan/proporsional, dan cara sederhana; (3) pengecualian bersifat ketat dan terbatas; (4) kewajiban Badan Publik untuk membenahi sistem dokumentasi dan pelayanan Informasi. Lahirnya undang-undang keterbukaan informasi publik di Indonesia berawal dari inisiatif DPR RI berupa rancangan undang-undang kebebasan memperoleh informasi publik. Pada tahun 2005, RUU Kebebasan Memperoleh Informasi Publik (KMIP) diajukan kepada pemerintah untuk dimintakan tanggapan dan penyusunan daftar inventarisasi masalah (DIM). Dengan amanah Presiden, Menteri Komunikasi
dan
Informatika
serta
Menteri
Hukum
dan
HAM
membahas RUU tersebut bersama DPR RI. Pada akhirnya RUU KMIP disahkan pada sidang paripurna DPR RI pada tanggal 30 April 2008 menjadi
Undang-undang
Nomor
14
Tahun
2008
tentang
Keterbukaan Informasi Publik yang mulai berlaku efektif pada 30 April 2010. Dengan
Undang–Undang
Keterbukaan
Informasi
Publik,
diharapkan dapat merubah budaya ketertutupan (culture of secrecy) menjadi budaya yang terbuka.
Dengan keterbukaan juga dapat
menghilangkan berbagai “penyelewengan” yang terjadi karena berada di wilayah yang
“tertutup”.
Hak masyarakat untuk tahu juga
ditempatkan di tempat yang “terhormat” sebagai bagian dari kontrol publik.
Selain
itu, diberlakukannya UU KIP akan menempatkan
pentingnya sistem informasi dan orang-orang profesional di bidang data dan dokumentasi.
2
1.2. DASAR PENYELENGGARAAN a. Undang-Undang Dasar 1945 b. Undang-Undang
Nomor
14
Tahun
2008
tentang
Keterbukaan
Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4846); c. Undang-Undang Nomor 25
Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
(Lembaran Negara RI Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038); d. Undang-Undang
Nomor
43
Tahun
2009
tentang
Kearsipan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071); e. Peraturan Pemerintah Nomor 61 tahun 2010 tentang Pelaksanaan
UU No.14 Tahun 2008; f. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur No. 8 Tahun 2011 tentang
Pelayanan Publik di Provinsi Jawa Timur (Lembaran Daerah Tahun 2011 No. 7 Seri E) g. Peraturan Gubernur Jawa Timur No. 55 Tahun 2011 tentang
Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur. h. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 Tentang Standar
Layanan Informasi Publik. 1.3. TUJUAN Bahwa tujuan bagi penyelenggara dan pelaksana pelayanan publik serta para pengambil keputusan dalam rangka: a. Meraih
kepercayaan
masyarakat
terhadap
kinerja
penanggung
jawab, penyelenggara, dan pelaksana pelayanan publik; b. Menilai suatu kinerja pelayanan publik dengan berdasarkan persepsi
masyarakat pengguna pelayanan; 3
c. Meningkatkan
penanggung
efektifitas jawab,
komunikasi
penyelenggara,
dan
dan
interaksi
pelaksana
antara
pelayanan
publickdengan pengguna pelayanan; d. Memperkokoh dasar perencanaan kegiatan, pengembangan dan
penganggaran kegiatan pelayanan publik;
4
2.1. PEJABAT PENGELOLA INFORMASI PUBLIK ( PPID PEMBANTU) Sesuai Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 9 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Provinsi Jawa Timur maka Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan di bidang kehutanan. Bahwa dalam pelaksanaan Perda Nomor 9 tahun 2008 diatur juga uraian tugas Sekretaris, Bidang, Sub Bagian dan Seksi Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur pada Peraturan Gubernur Nomor 95 Tahun 2008 dan Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 53 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Dinas Kehutanan
Provinsi
Jawa
Timur.
Dalam
hal
pelaksanaan
keterbukaan informasi publik perlu dibentuk Kelompok pelayanan informasi publik bidang kehutanan dalam hal ini dibentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu Dinas Kehutanan
Provinsi
Jawa
Timur
dengan
berlandaskan
pada
beberapa peraturan yaitu : a. Peraturan Gubernur Jawa Timur No 65 Tahun 2011 tentang Pedoman
Pengelolaan
Informasi
dan
Dokumentasi
Di
Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur. b. Keputusan Kepala Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur Nomor :522/691/117.01/2012
tanggal
2
Nopember
2012
tentang
Standart Pelayanan Publik (SPP) dan Standar Operasional Prosedur
(SOP)
Layanan
Informasi
Publik
Pada
Dinas 5
Kehutanan Provinsi Jawa Timur; c. Keputusan Kepala Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur Nomor : 522/506/117.02/2011 tanggal 22 Agustus 2011 tentang Pejabat Pengelola Informasi Dan Dokumentasi (PPID) Pembantu Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur; Adapun tugas dan Fungsi PPID pembantu Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur adalah : Tugas
:
Merencanakan,
mengorganisasikan,
melaksanakan,
mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur. Fungsi : 1. Mengelola dan melayani informasi publik serta dokumentasi di satuan kerja 2. Pengolahan, penataan dan penyimpanan data dan atau informasi publik yang diperoleh di satuan kerjanya 3. Penyeleksian dan pengujian data dan/atau informasi publik yang termasuk dalam kategori yang dikecualikan dari informasi yang dibuka untuk publik yang ditetapkan oleh Pejabat yang berwenang 4. Pengujian aksesbilitas atas suatu informasi publik 5. Penyelesaian sengketa pelayanan informasi 6. Pelaksanaan
koordinasi
dengan
PPID
Utama/Provinsi
dalam
pengelolaan dan pelayanan informasi publik serta dokumentasi.
6
2.2. SARANA DAN PRASARANA Dalam melaksanakan pelayanan informasi kepada masyarakat maka Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur telah menyediakan Fasilitas yaitu : a. Desk layanan langsung yaitu Ruang PPID bagi pemohon informasi yang
datang
langsung
untuk
meminta
informasi
ke
Dinas
Kehutanan Provinsi Jawa Timur. b. Layanan melalui media seperti : Website PPID Pembantu Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur Media Informasi dan Papan Pengumuman Buletin Bhakti Rimba Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur Untuk mendukung kelancaran pelayanan informasi publik secara mudah, murah, cepat, tepat dan akurat sudah dibuat pedoman, Standar Pelayanan Publik (SPP) dan Standar Operasional Prosedur (SOP) layanan informasi publik serta sudah dibangun akses informasi dengan adanya petugas PPID yang siap memberikan pelayanan atau bisa melalui telepon 031-8666549 atau fax 031-8667858. Adapun kelengkapan sarana dan prasarana pelayanan informasi publik tertera pada tabel berikut ini :
7
Tabel : 2.1 TANDA KELENGKAPAN PENGELOLA INFORMASI PUBLIK DINAS KEHUTANAN PROVINSI JAWA TIMUR TAHUN 2013 KETERANGAN NO KELENGKAPAN PPID ADA TIDAK 1 Pedoman Umum tentang PPID V 2 Daftar Informasi Publik (DIP) V 3 Standar Operasional Prosedur V (SOP) 4 Buku Registrasi v 5 Form.Permohonan Informasi Publik v 6 Form.Permohonan Keberatan V 7 Form.Tanda Bukti Penerimaan V Permohonan 8 Form.Tanda Bukti Penerimaan v Keberatan 9 Meja pelayanan informasi V 10 Informasi publik melalui Web V 11 Petugas Front desk ( Layanan PPID) v 2.3. WAKTU PELAYANAN INFORMASI Dalam memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi PPID PEMBANTU Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur menetapkan waktu pemberian Pelayanan Informasi Publik.
Adapun penyelenggaraan
Pelayanan Informasi Publik dilaksanakan pada hari kerja Senin sampai dengan Jum’at dengan jadwal sebagai berikut : Senin - Kamis
: 09.00 - 15.00 WIB
Istirahat
: 12.00 - 13.00 WIB
Jum’at
: 09.00 - 14.00 WIB
Istirahat
: 11.00 - 13.00 WIB
8
2.4. MEKANISME PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK a) Pemohon informasi datang ke desk layanan informasi mengisi formulir permintaan informasi dengan melampirkan foto copy KTP pemohon dan pengguna informasi. b) Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik kepada pemohon informasi publik. c) Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai dengan
formulir
permintaan
informasi
publik
yang
telah
ditandatangani oleh pemohon informasi publik. d) Petugas menyerahkan informasi sesuai dengan yang diminta oleh pemohon/pengguna informasi Jika informasi yang diminta masuk dalam kategori dikecualikan, PPID menyampaikan alasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku. e) Petugas memberikan Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik kepada Pengguna Informasi Publik. f) Membukukan dan mencatat 2.5. JANGKA WAKTU PENYELESAIAN a) Proses
penyelesaian
untuk
memenuhi
permintaan
pemohon
informasi publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan; b) Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterima permintaan, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi
(PPID)
Pembantu
akan
menyampaikan
pemberitahuan yang berisikan informasi yang diminta berada dibawah
penguasaannya
atau
tidak.
Dan
PPID
dapat
memperpanjang waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kerja.
9
c) Penyampaian/pendistribusian/penyerahan informasi publik kepada pemohon informasi publik dilakukan secara langsung, melalui email, fax ataupun jasa pos; d) Jika
permohonan
informasi
diterima,
maka
dalam
surat
pemberitahuan juga dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah dalam bentuk soft copy atau data tertulis, serta biaya apabila dibutuhkan untuk keperluan penggandaan atau perekaman. Bila permintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan UU KIP.
Proses PERMOHONAN INFORMASI Pengajuan Permohonan (10 + 7) hari kerja Selesai
Y
Puas?
T Pengajuan Keberatan ke Atasan
30 hari kerja
30 hari kerja Selesai
Y
Puas?
T
14 hari kerja
Pengaduan Sengketa ke
KOMISI INFORMASI
• Jika PPID tidak memberitahukan kebutuhan perpanjangan, pemohon dapat mengajukan kepada atasan PPID • Maksimum waktu perpanjangan adalah 7 hari kerja • Jika Atasan PPID tidak memberikan jawaban, berarti sama dengan penolakan • Pemohon diberikan waktu maksimum 14 hari kerja untuk mengajukan keberatan melalui komisi informasi
2.6. JUMLAH PERMOHONAN INFORMASI Selama tahun 2013, jumlah pemohon informasi yang mengajukan permohonan informasi ke Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur sebagaimana tabel dibawah ini.
10
Tabel : 2.2 PERMOHONAN INFORMASI YANG DIAJUKAN OLEH MASYARAKAT DINAS KEHUTANAN PROVINSI JAWA TIMUR TAHUN 2013 NO PEMOHON JUMLAH PELAYANAN KELOMPOK
JUM LAH 532
PERMO HONAN 532
1
1
V
43
43
V V
1
Masyarakat/perorangan
2
LSM
3
Perguruan Tinggi
4
Lain-lain
147
147
JUMLAH
723
723
2.7
SELE SAI V
MEDI ASI
AJUDI KASI
Gambaran Umum Pelaksanaan Pelayanan Informasi Publik PPID
Pembantu
Dinas
Kehutanan
Provinsi
Jawa
Timur
telah
menetapkan Standar Pelayanan Publik dan Standar Operasional Prosedur PPID Provinsi Jawa Timur Layanan Informasi Publik pada Dinas
Kehutanan
Provinsi
Jawa
Timur
Nomor
:
522/691/117.01/2012 tanggal 2 Nopember 2012. Standar Pelayanan Publik ini sebagai tolak ukur yang dapat dipergunakan dalam penyelenggaraan
pelayanan
maupun
acuan
penilaian
kualitas
pelayanan beserta kewajiban dan janji Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur kepada masyarakat dalam rangka pemberian pelayanan yang
berkualitas,
Sedangkan
Standar
cepat,
mudah,
Operasional
terjangkau Prosedur
dan
(SOP)
terukur. bertujuan
memberikan petunjuk pelaksanaan secara administratif bagi PPID di lingkungan
Dinas
Kehutanan
Provinsi
Jawa
Timur
dalam
melaksanakan amanat UU Keterbukaan Informasi Publik yaitu Undang-Undang No 14 tahun 2008.
11
Pada tahun 2013 sesuai DPA Bidang Planologi Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur telah dilaksanakan Rapat Teknis Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu Dinas Kehutanan
Provinsi
Jawa
Timur
sebanyak
2
kali
dengan
mengundang narasumber dari LSM Lembaga Pemantau Kebijakan Publik dan LSM Lembaga Advokasi dan Studi Transformatif. Adapun manfaat dari kegiatan ini adalah untuk meningkatkan pemahaman anggota PPID Pembantu Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur sehingga dapat memberikan pelayanan publik menjadi lebih baik dalam rangka implementasi Undang-Undang No 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Selain itu pada tahun 2013, Dinas Kehutanan Provinsi Jawa timur sudah membuat website PPID Pembantu Dinas Kehutanan Provinsi Jawa
Timur
dengan
Kehutanan.
anggaran
Website
dibuat
APBD dengan
pada
bidang
menampilkan
Planologi data-data
kehutanan dari tahun 2008-2013 diikuti dengan informasi kegiatankegiatan yang dilaksanakan oleh Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur selama rentang waktu tersebut.
Informasi ini diupayakan
agar masyarakat dapat mengakses langsung berbagai informasi yang diperlukan oleh berbagai lapisan masyarakat. diharapkan
masyarakat
juga
dapat
mengikuti
Selain itu,
perkembangan
kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur dalam melakukan pemberdayaan masyarakat dan pembangunan
kehutanan
di
Jawa
Timur
dengan
tetap
memperhatikan aspek ekologi, ekonomi dan sosial. Selama tahun 2013 sejak bulan Januari – Desember 2013 telah masuk permohonan informasi sebanyak 1 (satu) informasi dari LSM yaitu
Aridhant
Harpys
Widodo
dan
sisanya
sebanyak
722
permohonan informasi dari berbagai kalangan seperti perorangan,
12
masyarakat, perguruan tinggi, TNI dll dimana informasi yang diminta sudah dipenuhi oleh PPID Pembantu Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur. 2.8
Kendala Dalam Pelaksanaan Layanan Informasi Publik Keterbatasan anggaran PPID pada Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur dimana pada tahun 2013 tersedia anggaran untuk PPID berupa honor PPID Pembantu Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur sebanyak 1 kali, sedangkan untuk rapat PPID telah dilaksanakan 2 (dua) kali dengan tujuan untuk mengatasi kurangnya pemahaman/ informasi tentang keterbukaan informasi serta pembuatan website PPID Pembantu Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur. Kendala
lain
adalah
belum
ditetapkannya
Informasi
Yang
Dikecualikan, dimana hal ini terjadi karena kurangnya pemahaman PPID
Pembantu
melakukan
Dinas
tahapan
Kehutanan
Informasi
Provinsi
Yang
Jawa
Timur
Dikecualikan
untuk
yaitu
Uji
Konsekuensi. Untuk itu diharapkan ke depannya perlu adanya sosialisasi, pembinaan dan bimbingan teknis dari Komisi Informasi ataupun Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Timur tentang uji konsekuensi yang digunakan dalam penetapan klasifikasi informasi yang dikecualikan. 2.9
Rencana kegiatan Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur Tahun 2014 Sebagai sarana dalam meningkatkan kualitas pelayanan informasi, maka
Dinas
Kehutanan
Provinsi
Jawa
Timur
mempunyai
Rekomendasi dan rencana tindak lanjut dalam meningkatkan kinerja PPID Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur. Tindak lanjut ke depan, Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur akan melakukan penambahan sarana prasarana PPID yaitu komputer yang diletakkan di ruang PPID.
Selain itu juga akan dilakukan 13
penguatan kelembagaan PPID yaitu dengan mengintensifkan rapatrapat koordinasi salah satunya dengan rapat tentang penetapan klasifikasi
informasi
yang
dikecualikan
narasumber yang berkompeten.
dengan
mengundang
Dengan kegiatan ini diharapkan
terjadi peningkatan kinerja PPID dan pemahaman SDM
Dinas
Kehutanan Provinsi Jawa Timur lebih meningkat. Selama tahun 2013, penyebaran informasi melalui website. Untuk tahun 2014 penggunaan website Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur akan ditingkatkan kualitasnya yaitu dengan update konten PPID dengan harapan segala hal yang berkaitan dengan PPID di Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur dapat terekam di Website PPID Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur.
14
3.1.Kesimpulan Penyelenggaraan
Layanan
Informasi
Publik
terhadap
masyarakat sampai saat ini pada umumnya sudah berjalan seperti yang diharapkan, walaupun masih ada beberapa yang harus dibenahi, namun sudah banyak adanya perubahan ke arah yang lebih baik. Tantangan selanjutnya yang dihadapi oleh penyelenggaraan layanan informasi publik di PPID Pembantu adalah sebagai berikut: 1) Perlu adanya peningkatan pemahaman tentang Keterbukaan Informasi Publik sesuai Undang-Undang No 14 Tahun 2018 kepada Atasan, Ketua dan anggota PPID Pembantu Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur; 2) Perlu memperbaiki secara kuantitatif dan kualitatif hasil kerja dan mekanisme pencapaian yang masih kurang, terutama cara pelayanan terhadap peminta informasi secara baik; 3) Hasil yang sudah dicapai,perlu ditingkatkan baik volume dan mutunya;
15
3.2. Saran Berdasarkan pada hasil kegiatan layanan informasi publik selama tahun 2013, dapat dikemukakan beberapa saran sebagai berikut : 1) Diperlukan komputer untuk menunjang kinerja PPID; 2) Petugas yang menangani informasi secara rutin dengan mencatat dari masing-masing meja informasi; 3) Memasukkan data informasi wajib, dan data kegiatan yang lain ke website PPID-Pembantu Dinas Kehutanan Provinsi Jawa Timur; 4) Sarana dan Prasarana pendukung berupa fax,telepon hendaknya disediakan di meja informasi PPID;
16
17
