Uitvoeringsbesluit Treasurybeheer 2009

RIS169840A_15-JAN-2010

Regnr. BSD/2009.1957

Tekst collegevoorstel

Uitvoeringsbesluit Treasurybeheer 2009 * De hierbij opgenomen bijlagen maken een integraal onderdeel uit van dit Uitvoeringsbesluit.

I. BEVOEGDHEIDSKADER GEMEENTELIJKE TREASURYFUNCTIE 1. Op basis van artikel 212, lid 2c GW stelt de raad van de gemeente Den Haag in het Treasurystatuut de uitgangspunten en de randvoorwaarden, van de gemeentelijke treasuryfunctie vast. 2. Gelet op artikel 160, lid 1a GW voert het college van de gemeente Den Haag, op basis van het Treasurystatuut, het dagelijkse beheer van de treasuryfunctie uit en stelt dit beheer vast in een Uitvoeringsbesluit Treasurybeheer. 3. Het college van Burgemeester en Wethouders heeft directeur Financiën van de Bestuursdienst gemandateerd voor de uitoefening van de treasuryfunctie, in overeenstemming met het bepaalde in de Gemeentewet, Wet fido, Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden(Ruddo), het Statuut en het Uitvoeringsbesluit Treasurybeheer. 4. Directeur Financiën van de Bestuursdienst vertegenwoordigt, met betrekking tot de treasuryfunctie, de gemeente Den Haag buiten rechte op basis van een daartoe opgestelde volmacht van de burgemeester. 5. Hoofd Centrale Treasury is bevoegd tot de uitoefening van de treasuryfunctie op basis van een daartoe door directeur Financiën van de Bestuursdienst opgestelde ondermandaat en ondervolmacht, respectievelijk met betrekking tot de uitoefening van de treasuryfunctie en van de vertegenwoordiging buiten rechte betreffende de treasuryfunctie van de gemeente Den Haag.

II. DOELSTELLINGEN EN RANDVOORWAARDEN VAN HET TREASURYBEHEER De raad heeft in art.1.1 t/m art. 1.2 van het Statuut de doelstellingen en randvoorwaarden van het treasurybeheer vastgesteld.

paragraaf 1: Treasurybeheer algemeen 1. Treasurybeheer is het besturen, beheren en bewaken van de financiële stromen en de daarmee samenhangende financiële posities en risico’s. Dit beheer is vervolgens gericht op het minimaliseren en optimaliseren van rentekosten en -opbrengsten, zoals dat binnen de kaders van de Wet fido, Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo), het Treasurystatuut en het Uitvoeringsbesluit Treasurybeheer wordt toegestaan. 2. Doelstelling van het gemeentelijke treasurybeheer is het verzekeren van duurzame toegang tot de financiële markten, het beschermen van het gemeentelijke vermogen en resultaat tegen renterisico’s, liquiditeitsrisico’s, kredietrisico’s, eventuele valutarisico’s en het optimaliseren van de financiële logistiek.

paragraaf 2: Treasurybeheer binnen de gemeente Den Haag 1. In verband met te behalen schaalvoordelen ligt de operationele- en beleidsmatige verantwoordelijkheid voor de centrale treasuryfunctie bij de Centrale Treasury van de directie Financiën van de Bestuursdienst. 1



2. Slechts de Centrale Treasury is, met uitsluiting van alle andere gemeentelijke organisaties, bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten van geldleningen, zowel ten behoeve van de financiering van de eigen gemeentelijke financiële bedrijfshuishouding als ten behoeve van de financiering van derden, waarvoor separate besluitvorming benodigd is. 3. De Centrale Treasury voert het dagelijkse beheer over de financiële middelen van het concern in overeenstemming met de in paragraaf 1, art.1 vermelde kaders en legt de mutaties daarvan in de eigen administratie vast. 4. Bij het uitoefenen van het (dagelijkse) treasurybeheer wordt een risicomijdende houding betracht. 5. De Centrale Treasury voert, ter uitoefening van het in art.3 van deze paragraaf genoemde beheer, werkzaamheden op onderstaande treasury-taakgebieden uit: a. saldobeheer, financiering(concern/derden) garanties en risicobeheer; b. gemeentelijk betalingsverkeer; voorwaarden, betaalinstrumenten en autorisaties; c. intern/extern rekening-courantverkeer: openen-wijzigen-blokkeren-sluiten van subrekeningen bij die banken, waar het gemeentelijke betalingsverkeer is ondergebracht. d. centraal liquiditeitenbeheer; ouderdom crediteuren/debiteuren en het gemeentelijke betaalgedrag. e. in- en extern relatiebeheer; f. interne advisering; g.. het voeren van een eigen administratie en interne controle, als ware zij een dienst, overeenkomstig de eisen die door de directie Financiën en de Gemeentelijke Accountantsdienst aan de uitvoering van de p&c-cyclus worden gesteld. 6. Directeur Financiën kan richtlijnen opstellen en aanwijzingen geven voor de uitoefening van het in art.1 t/m art.4 van deze paragraaf genoemde centrale treasurybeheer en voor de uitoefening van de in art.5 van deze paragraaf genoemde centrale treasurytaken. 7. De gemeentelijke organisaties hebben een eigen verantwoordelijkheid op de volgende decentrale treasurytaken: a. b. c. d. e.

uitvoering van het betalingsverkeer van de eigen dienst; inzet interne financieringsmiddelen, conform de richtlijnen van directeur Financiën; debiteuren- en crediteurenbeheer en de liquiditeitsprognose; contant kasbeheer; de administratieve organisatie van en interne controle op de sub a. t/m d. genoemde decentrale treasurywerkzaamheden.

8. Het Hoofd van de Centrale Treasury adviseert directeur Financiën en de gemeentelijke diensten met betrekking tot de uitvoering van de genoemde decentrale treasurytaken. Directeur Financiën kan voor de uitvoering van decentrale treasurytaken richtlijnen opstellen en aanwijzingen geven. 9. Voor een effectieve communicatie met de Centrale Treasury wijzen gemeentelijke organisaties op verzoek van de Centrale Treasury contactpersonen aan.

2



10. Indien zou worden besloten om (delen van) de financiële administratie van de gemeentelijke organisaties onder te brengen bij een interne- of externe serviceorganisatie zal op deze serviceorganisatie dezelfde bepalingen uit het Uitvoeringsbesluit Treasurybeheer van toepassing zijn, zoals die (zullen) gelden voor alle gemeentelijke organisaties afzonderlijk.

III. BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE TREASURY-ACTIVITEITEN De raad heeft in art.2.1 t/m art.2.7 van het statuut de kaders van het risicobeheer en financiering vastgesteld.

paragraaf 3: Aantrekken en uitzetten van liquide middelen . 1.

Conform het Treasurystatuut wordt door de Centrale Treasury per kwartaal, op basis van de door gemeentelijke organisaties verplicht in te dienen decentrale liquiditeitsprognoses, een centrale financieringsplanning opgesteld met een minimale tijdshorizon van 1 jaar vooruit.

2.

Per kwartaal wordt door de Centrale Treasury een rentevisie voor de komende tijd opgesteld, die in het periodieke overleg met directeur Financiën wordt vastgesteld. Indien nodig wordt deze rentevisie tussentijds geactualiseerd.

3.

Jaarlijks wordt, ten behoeve van het komende begrotingsjaar, bij collegebesluit vastgesteld tot welke maxima door de Centrale Treasury kortlopende- en langlopende middelen kunnen worden aangetrokken, waarbij respectievelijk rekening dient te worden gehouden met de wettelijke kasgeldlimiet (kortlopende middelen), met de wettelijke renterisiconorm (maximale aflossingen langlopende middelen) en met de bestuurlijk vastgestelde financieringsplannen.

4. Alle dagelijkse en bedrijfsmatige financieringsactiviteiten van de Centrale Treasury zijn gebaseerd op de in art.1 t/m art.3 van deze paragraaf vermelde uitgangspunten en vastgestelde hoeveelheden. Derivaten worden uitsluitend ingezet ter beperking van mogelijke renterisico’s en dienen te voldoen aan het daaromtrent vastgestelde kader in het Treasurystatuut. 5. De inzet van derivaten vereist een collegebesluit. 6. Bij tijdelijk-kortstondige bancaire liquiditeitsoverschotten is de Centrale Treasury bevoegd dit lopende overschot of delen daarvan uit te zetten voor de maximale duur van 18 maanden, conform bepalingen in het statuut en de bij dit uitvoeringsbesluit opgenomen ‘tabel uitzettingenkader gemeente Den Haag’ (bijlage I). 7. Voor uitzettingen langer dan 18 maanden is een separaat collegebesluit vereist.

paragraaf 4: Verstrekken van financieringsmiddelen en garanties aan derden 1. De aan derden te verstrekken korte- en/of langlopende financieringsmiddelen, alsmede te verlenen garanties op de door derden opgenomen leningen, vereisen bestuurlijke besluitvorming op basis van een door de initiatiefnemende gemeentelijke organisatie op te stellen conceptcollegebesluit. Concept-collegebesluit dient te allen tijde in voorvisie te worden aangeboden bij de directie Financiën/Centrale Treasury. 2. Leidraad bij het opstellen van bovengenoemd concept-collegebesluit is de vigerende richtlijn inzake ’de algemene voorwaarden en bepalingen bij de aanvraag en verstrekking van nieuwe leningen/garanties aan privaatrechtelijke niet-natuurlijke rechtspersonen’.

3



3. Bij het verstrekken van leningen en garanties aan derden dient grote terughoudendheid en zorgvuldigheid te worden betracht. Vooraf dient bij de betreffende gemeentelijke organisatie, schriftelijk aantoonbaar, een toets op ‘publiek belang’ en ‘staatssteun’ te hebben plaatsgevonden, waarvan het resultaat in de toelichting bij het conceptcollegebesluit dient te worden opgenomen. Voorts is bij genoemde richtlijn een checklist toegevoegd aan de hand waarvan de initiatiefnemende gemeentelijke organisatie het afwegingsproces kan doorlopen. 4. Risico’s dienen zoveel als mogelijk te worden beperkt door: a) het vestigen van zakelijke zekerheden en/of b) het (mogelijk) treffen van een voorziening ter dekking van het insolventierisico bij het verstrekken van een gemeentelijke lening en/of garantie aan een derde. c) vooraf wordt door directeur Financiën vastgesteld ten laste van welke gemeentelijke organisatie de in b. genoemde voorziening zal worden getroffen. 5. Gedurende de periode van de gemeentelijke garantstelling blijft de initiatiefnemende gemeentelijke organisatie verantwoordelijk voor een adequaat toezicht op die derde ten behoeve waarvan een garantstelling is verleend. 6. Tenzij anders bepaald (zie ook art.4, lid c) voert de Centrale Treasury het administratieve beheer over de verstrekte gemeentelijke leningen, garanties en de daarop betrekking hebbende voorzieningen en rapporteert dienaangaande in de eigen jaarrekening. 7. In verband met de dekking van risico’s en kosten, waarbij tevens rekening is gehouden met de bepalingen inzake staatssteun, kunnen door de Centrale Treasury, bij leningen aan derden, opslagen op de marktconforme rentetarieven in rekening gebracht worden.

paragraaf 5: Verstrekken van interne financieringsmiddelen 1. De Centrale Treasury heeft tot taak interne financieringsmiddelen beschikbaar te stellen voor de dienstexploitaties en voor de investeringen in vaste activa. De financiering van deze (vaste) dienstactiva geschiedt in de vorm van omslagleningen waarvan de rente jaarlijks wordt vastgesteld. Directeur financiën onderbouwt de hoogte van dit omslagpercentage bij het begin van het begrotingsproces. In bepaalde omstandigheden kan het college op voorstel van directeur Financiën besluiten tot het intern verstrekken van een maatlening ten behoeve van de financiering van een specifiek materieel dienstactief. 2. Alle door de Centrale Treasury aan gemeentelijke organisaties verstrekte leningen worden op basis van de betreffende jaarrekening geformaliseerd in een door het hoofd van de Centrale Treasury en het desbetreffende diensthoofd ondertekende schuldverklaring. Bij een verstrekte maatlening worden de voorwaarden in een interne overeenkomst vastgelegd en geformaliseerd middels ondertekening door het hoofd van de Centrale Treasury en het desbetreffende diensthoofd. 3. In geval van vervroegde aflossing van maatleningen bij privatisering of afstoting van gemeentelijke activa aan derden wordt een vergoeding voor gederfde toekomstige renteinkomsten in rekening gebracht. Indien daaromtrent in het contract geen nadere regeling is opgenomen, wordt deze vergoeding berekend op basis van het voor de gemeente positieve verschil tussen de marktwaarde van de lening en de nominale restwaarde daarvan. In alle andere gevallen wordt de nominale restwaarde afgelost.

4



4. Centrale Treasury stemt met de gemeentelijke organisaties de interne leningschuld bij de jaarrekening af, op de wijze zoals die in de concernrichtlijnen zijn voorgeschreven en binnen de daarvoor gestelde termijn.

paragraaf 6: Leasing 1. Burgemeester en Wethouders kunnen op voorstel van de directeur Financiën nadere voorschriften geven met betrekking tot leasing. (Inter)nationale lease-constructies, die gebaseerd zijn op fiscale voordelen zijn niet toegestaan. 2.

Bij leasing wordt onderscheid gemaakt tussen operational lease en financial lease. Financial lease is gelet op de gemeentelijke centrale financieringssystematiek niet toegestaan. In geval van operational lease zijn de diensten verantwoordelijk voor de financiële consequenties en de juiste verantwoording. Operational lease is alleen toegestaan indien de rentecomponent, opgenomen in het lease contract, bij afsluiting goedkoper uitvalt dan de gemeentelijke omslagrente. Operational lease vereist toestemming van directeur Financiën.

paragraaf 7: Het gemeentelijk betalingsverkeer De raad heeft in art.3.1 t/m art.3.3 van het statuut de kaders van het gemeentelijke betalingsverkeer vastgesteld.

1. Hoofd Centrale Treasury is verantwoordelijk voor een doelmatige inrichting van het gemeentelijke betalingsverkeer, ten behoeve waarvan richtlijnen kunnen worden opgesteld en aanwijzingen kunnen worden gegeven. 2. Voor de uitvoering van het eigen betalingsverkeer is een gemeentelijke organisatie binnen de kaders van dit Uitvoeringsbesluit zelf verantwoordelijk. 3. Voor het risico van het geldelijke nadeel dat ontstaat doordat geld en/of geldswaarden zijn verduisterd of op andere wijze verloren zijn gegaan is door de gemeente Den Haag een Voorziening Assurantiën ingesteld. Het operationele beheer van en verantwoordelijkheid voor deze voorziening is ondergebracht bij het Gemeentelijke Bureau Risicomanagement, onderdeel van het Interne Diensten Centrum (IDC). Voor een mogelijke aanspraak op deze Voorziening Assurantiën gelden voorwaarden, zoals opgenomen in de vigerende polis van de fraude en berovingsverzekeringen bij de F.O.G. (Frauderisico-Onderlinge van Gemeenten U.A.). 4. Indien sprake is van mogelijke geldelijke beheersrisico’s dienen gemeentelijke organisaties zich vooraf bij het Gemeentelijk Bureau Risicomanagement te melden voor advies terzake. 5. De Centrale Treasury is met uitsluiting van alle andere gemeentelijke organisaties bevoegd tot het aangaan van generieke rekeningcourant-overeenkomsten c.q. het openen-wijzigenblokkeren-sluiten van subrekeningen bij bankinstellingen, die door het college zijn aangewezen. 6.

Uitsluitend de Centrale Treasury is bevoegd tot het voeren van zakelijke onderhandelingen met deze bankrelaties. Voorts wordt met deze banken formeel overeengekomen, welke personen namens de Centrale Treasury bepaalde rechtshandelingen mogen verrichten.

7.

De Centrale Treasury onderhandelt per gemeentelijke bank tenminste 1x per 3 jaar over (nieuwe) marktconforme voorwaarden en dienstverlening betreffende het gebruik van de aan te houden generieke rekeningcourant-verhouding met de betreffende gemeentelijke bank. 5



8. Het hoofd van de Centrale Treasury treedt op als gemeentelijke vertegenwoordiger en houder van alle gemeentelijke (sub)bankrekeningen bij die banken die door het college zijn aangewezen. 9. Tenzij anders besloten, worden alle (sub)rekeningen, gesteld op naam van de gemeente Den Haag en opgenomen in een saldo- en rentecompensatie circuit. Uit overweging van doelmatigheid en kostenbeheersing dient het aantal (sub)rekeningen binnen een bankcircuit zoveel als mogelijk te worden beperkt. Centrale Treasury toetst op doelmatigheid en stuurt, mede in overleg met de banken en gemeentelijke organisaties op beheersing van de kosten, die samenhangen met het gemeentelijke betalingsverkeer. Het uitbreiden van het aantal externe bankcircuits, waarover het gemeentelijk betalingsverkeer wordt geleid, vereist een collegebesluit. 10. Indien een gemeentelijke organisatie een subrekening wil openen, wijzigen, blokkeren of opheffen, evenals de beschikkingsbevoegdheden of andere vastgelegde gegevens op een bestaande (sub)rekening wil wijzigen, dient de controller van de betreffende gemeentelijke organisatie daartoe een schriftelijk verzoek in te dienen bij de Centrale Treasury . De Centrale Treasury draagt vervolgens zorg, in samenhang met het genoemde in art.9 van deze paragraaf, voor de tijdige afhandeling bij de gemeentelijke banken. 11. Hoofd Centrale Treasury kan aanwijzingen geven ten aanzien van de tenaamstelling van de bankrekeningen, aanmelding/intrekking van gemachtigden, meervoudige procuratie voor betaalopdrachten, evenals ten aanzien van het gebruik van betaalinstrumenten. 12. De Centrale Treasury coördineert aanschaf en wijziging van het (verplichte) gebruik van E.B.-pakketten, internetkassa en andere betaalinstrumenten. De gemeentelijke organisatie draagt zelf zorg voor implementatie. 13. Bij het in gebruik nemen van een elektronic-banking systeem, internetkassa of een ander betaalinstrument door een gemeentelijke organisatie, dient vooraf de eigen administratieve organisatie en de interne controle, met instemming van de Gemeentelijke Accountantsdienst, te zijn geregeld. 14. Hoofd Centrale Treasury kan nadere voorschriften/ aanwijzingen geven betreffende het gebruik van creditkaarten en bankpassen. Indien gebruik wordt toegestaan, zal de Centrale Treasury op schriftelijk verzoek, de gevraagde passen aanschaffen c.q. verstrekken. 15. Elke gemeentelijke organisatie is zelf verantwoordelijk voor de administratieve organisatie en de interne controle van het eigen betalingsverkeer. Bankopdrachten dienen door 2 daartoe bevoegde functionarissen van de gemeentelijke organisatie te worden ondertekend. 16. Ten aanzien van het decentrale betalingsverkeer kan door de Centrale Treasury aan een gemeentelijke organisatie gevraagd/ongevraagd advies worden gegeven. Hoofd Centrale Treasury kan richtlijnen/aanwijzingen geven aan de gemeentelijke organisatie inzake het betalingsverkeer van de betreffende gemeentelijke organisatie. 17. Bij constatering van onvolkomenheden in door gemeentelijke organisaties bij banken (elektronisch) aangeleverde betalingsopdrachten (betaalbestanden) en bij overschrijding van kredietlimieten op de subrekeningen is de Centrale Treasury bevoegd deze opdrachten tot nader order uit te stellen. De betreffende dienst wordt hiervan onmiddellijk in kennis gesteld.

6



18. De kosten van het betalingsverkeer komen ten laste van de gemeentelijke organisatie. Centrale Treasury informeert de gemeentelijke organisaties over wijzigingen in de tarieven van het betalingsverkeer. Kosten betalingsverkeer dienen in de jaarrekening van de gemeentelijke organisaties herkenbaar en gespecificeerd per bankinstelling te worden opgenomen. 19. De gemeentelijke organisatie, of een daartoe aangewezen interne of externe service organisatie, is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de eigen of gemeentelijke salarisbetalingen, afdrachten loonheffing en premies ABP. De mogelijkheid van intern incasseren bij centrale betaalbaarstelling dient schriftelijk te worden aangevraagd bij de Centrale Treasury. 20. Ingeval, als gevolg van beslagen op banktegoeden van de gemeente Den Haag, gemeentelijke bankrekeningen binnen één of meerdere bankcircuits geblokkeerd worden, zal de Centrale Treasury, direct uitvoering geven aan het daarover bepaalde in de ‘procedure exploten en beslagen’. Indien door de Centrale Treasury in dit geval vooruit aan de begunstigde wordt betaald, zal in een later stadium het schuldbedrag (en alle bijkomende kosten) op de betreffende gemeentelijke organisatie verhaald worden.

21. Ten behoeve van de vaststelling van de betrouwbaarheid van de externe bankgegevens wordt minimaal 1x per jaar, in ieder geval per ultimo van elk boekjaar, bij alle gemeentelijke banken een standaard bankverklaring opgevraagd. Deze bankverklaringen worden gecontroleerd aan de hand van de bij de Centrale Treasury gevoerde bankadministratie. Bij geconstateerde verschillen wordt tijdig contact opgenomen met de gemeentelijke organisaties en met de banken om deze omissies te herstellen. De gemeentelijke Accountantsdienst controleert bij de jaarrekening de kwaliteit van de gevoerde administraties ter zake, zowel bij de Centrale Treasury als bij de gemeentelijke organisaties. 22. Per begin van het 4e kwartaal van elk boekjaar, stemt de Centrale Treasury haar bankadministratie tussentijds af met de bankgegevens van elke gemeentelijke organisatie.

paragraaf 8: Rekening-courantverkeer intern 1. Alle externe- en interne bankrekeningen van een gemeentelijke organisatie zijn verplicht gekoppeld aan een interne Treasury consolidatierekening. Aan één interne Treasury consolidatierekening kunnen meerdere externe- en/of interne bankrekeningen gekoppeld zijn. Een gemeentelijke organisatie kan over meerdere interne Treasury consolidatierekeningen beschikken. De interne Treasury-consolidatierekening wordt periodiek afgestemd met de gemeentelijke organisaties. Het (gecumuleerde) saldo van deze interne Treasury consolidatierekening(en) representeert de interne bancaire schuld- en/of vorderingverhouding van de betreffende gemeentelijke organisaties met de Centrale Treasury, als interne bank. Ingeval tot interne renteverrekening is/wordt besloten, is rente-arbitrage tussen interne rekeningcouranten van gemeentelijke organisaties onderling en tussen gemeentelijke organisaties en de door derden aan te houden interne gemeentelijke rekeningen verboden. 2. De bancaire boekhouding van een gemeentelijke organisatie dient per ultimo van het boekjaar aantoonbaar in overeenstemming te zijn met het aangegeven saldo op de interne Treasury consolidatierekening. Na schriftelijke afstemming met de Centrale Treasury wordt dit interne banksaldo in de balans van de gemeentelijke organisatie bij de jaarrekening opgenomen.

7



3. Indien door het college tot interne renteverrekening is/wordt besloten wordt deze rente berekend over de interne Treasury consolidatierekening volgens de dagelijkse methode op basis van de valutaire positie. De diensten worden door de Centrale Treasury schriftelijk geïnformeerd over wijzigingen van de rentecondities. In het tarief kan rekening gehouden worden met kosten en provisies. 4. Het intra-gemeentelijke betalingsverkeer dient valutair-neutraal (zonder renteverlies) en indien mogelijk, gescheiden van het betalingsverkeer aan derden, plaats te vinden. De gemeentelijke organisaties dienen zich daarom te houden aan de volgende verplicht gestelde regels: a. onderlinge betalingen worden uitgevoerd tussen rekeningen in het interne BNG-circuit. b. onderlinge betalingen worden uitgevoerd tussen rekeningen in het externe BNG-circuit. c. onderlinge betalingen worden uitgevoerd tussen rekeningen in het externe ABN-AMROcircuit. d. in uitzonderingsgevallen en op schriftelijk verzoek kan de Centrale Treasury betalingen tussen gemeentelijke organisaties verrichten. 5.

Indien de gemeentelijke organisaties zich niet houden aan het in artikel 4 bepaalde kan de Centrale Treasury (boete)rente in rekening brengen.

6. Alleen de Centrale Treasury, tenzij anders bepaald, is bevoegd de rekening van een gemeentelijke organisatie te debiteren/crediteren voor: a. in opdracht van de dienst verrichte spoedbetalingen; b. rente en aflossingsbedragen; c. rijksverrekeningen; d. concernverrekeningen. e. in opdracht van een gemeentelijke organisatie en/of interne shared service verrichte salarisbetalingen, loonheffingen en premies. f. correcties als gevolg van het niet-nakomen wat ter zake in dit Uitvoeringsbesluit is besloten over het gebruik van de gemeentelijke bankrekeningenstructuur, over de informatieverstrekking en over wat is bepaald betreffende de malus- en bonusregeling met betrekking tot de betrouwbaarheid van de decentrale liquiditeitsprognose. g. kosten betalingsverkeer. 7. De bevoegdheid tot terugvaluteren berust alleen bij de Centrale Treasury en is beperkt tot binnen een lopend kwartaal. 8. Directeur Financiën kan op schriftelijk verzoek en op uitzonderingsbasis toestemming verlenen aan een gemeentelijke organisatie en/of interne shared service om de door haar verrichte betalingen automatisch te incasseren ten laste van die gemeentelijke organisaties waarvoor is betaald, waarbij tevens de mogelijkheid wordt geboden terug te valuteren binnen een lopend kwartaal. Centrale Treasury coördineert bij de inrichting van deze interne incassofaciliteit.

paragraaf 9: Rekening-courantverkeer met derden 1. Het openen van een rekening-courantovereenkomst ten behoeve van derden – niet zijnde financiële instellingen – geschiedt uitsluitend op basis van een daartoe strekkend collegebesluit, waarvan het concept vooraf in voorvisie is aangeboden bij de Centrale Treasury. 2. Op de rentetarieven in rekeningen-courant ten behoeve van derden kan een opslag voor kosten en risico’s berekend worden.

8



paragraaf 10: Saldobeheer De raad heeft in art. 4.1 t/m art. 4.2 van het statuut de kaders van het saldo- en liquiditeiten beheer vastgesteld.

1. De Centrale Treasury is verantwoordelijk voor het dagelijks (saldo)beheer van de liquiditeitsposities op de gemeentelijke bankrekeningen. 2. Voor een goede uitvoering van het gestelde in art.1 van deze paragraaf zijn de gemeentelijke organisaties verplicht – ter voorkoming van renteverlies op concernniveau – de Centrale Treasury elke ochtend vóór 10.00 uur te informeren over spoedbetalingen dan wel over bijzondere (spoed)ontvangsten, die betrekking hebben op de desbetreffende dag. Indien gemeentelijke organisaties door de gemeentelijke banken niet gemachtigd zijn tot uitvoering van spoedbetalingen worden deze opdrachten op verzoek door de Centrale Treasury uitgevoerd. De Centrale Treasury informeert de gemeentelijke organisatie over de juiste procedure hierbij. 3. Bij niet-tijdige ingeleverde informatie kan het hierdoor veroorzaakte rentenadeel op concernniveau door de Centrale Treasury bij de betreffende gemeentelijke organisatie worden verhaald, nadat de gemeentelijke organisatie schriftelijk daarover door Hoofd Centrale Treasury is geïnformeerd (art.4, paragraaf 8).

paragraaf 11: Liquiditeitenbeheer 1.

De gemeentelijke organisaties zijn verplicht ten behoeve van de financieringsactiviteiten van de Centrale Treasury uiterlijk één week voor het begin van elk kwartaal een 12-maands voortschrijdende liquiditeitsprognose op te stellen van de verwachte inkomsten en uitgaven op kasbasis, waarbij de te onderscheiden jaarbegrotingen de leidraad vormen. Hoofd Centrale Treasury kan bovengenoemde frequentie aanpassen, indien omstandigheden dit noodzakelijk of wenselijk maken.

2.

De Centrale Treasury stelt per kwartaal, of zoveel vaker als gewenst, aan de hand van de door de gemeentelijke organisaties opgestelde liquiditeitsprognoses een geconsolideerde centrale financieringsplanning op, met een horizon van minimaal 1 jaar vooruit.

3. Hoofd Centrale Treasury bepaalt aan welke eisen een 12-maands voortschrijdende prognose op kasbasis ten behoeve van de centrale financieringsplanning dient te voldoen. Hiertoe wordt vanuit de Centrale Treasury een verplichte ‘format’ opgesteld. . 4. De Centrale Treasury koppelt per maand aan de gemeentelijke organisaties terug over de kwaliteit en betrouwbaarheid van de ingediende decentrale liquiditeitsprognoses. 5.

De effectiviteit en dus het resultaat van de centrale financieringsactiviteiten is mede afhankelijk van de decentraal beschikbaar gestelde prognoses. Ten aanzien van de centrale financieringsplanning geldt voor de verwachte inkomsten een toegestane afwijking op jaarbasis van gemiddeld 20% naar boven en naar beneden, voor verwachte uitgaven wordt de toegestane gemiddelde afwijking gesteld op 15% naar boven en naar beneden. Maandelijks wordt over het werkelijke verloop van deze interne normen gerapporteerd aan directeur Financiën van de Bestuursdienst.

9



6.

Indien de betrouwbaarheid van de decentrale liquiditeitsprognose gemiddeld op jaarbasis ten aanzien van de verwachte inkomsten naar boven of naar beneden afwijkt met 30% of meer en ten aanzien van de verwachte uitgaven naar boven en naar beneden een afwijking kent van 25% of meer, is directeur Financiën van de Bestuursdienst bevoegd om, rekeninghoudende met de grootte van de betreffende gemeentelijke organisatie, een malusrente in rekening te brengen, zowel voor de inkomsten-, als voor de uitgavenkant.

7.

Indien de betrouwbaarheid van de decentrale liquiditeitsprognose gemiddeld op jaarbasis ten aanzien van de verwachte inkomsten naar boven of naar beneden afwijkt met 10% of minder en ten aanzien van de verwachte uitgaven naar boven en naar beneden een afwijking kent van 5% of minder, is directeur Financiën van de Bestuursdienst bevoegd om, rekeninghoudende met de grootte van de betreffende gemeentelijke organisatie, een bonusrente te vergoeden, zowel voor de inkomstenals apart voor de uitgavenkant.

8. De in art.6 en art.7 genoemde malus- en bonusregeling wordt in een procedure door Hoofd Centrale Treasury uitgewerkt. Voordat genoemde regeling in werking treedt, stemt directeur Financiën de daarin opgenomen bepalingen en berekeningswijze af met de controllers van de gemeentelijke organisaties.

paragraaf 12: Relatiebeheer 1. Teneinde een duurzame toegang tot de financiële markten te verzekeren onderhoudt het Hoofd van de Centrale Treasury minimaal 1x per jaar zakelijke contacten met de belangrijkste relaties(banken en makelaars) op deze markten. 2. Bij het aangaan van deze zakelijke contacten door de Centrale Treasury zijn gedragsnormen zoals betrouwbaarheid, loyaliteit aan de gemeentelijke organisatie en de daarin werkende functionarissen, integriteit, en deskundigheid geboden. Alle (nieuwe) treasurymedewerkers houden zich daarom aan het concernkader Integriteit en leggen daartoe de door de gemeente Den Haag ingevoerde officiële eed af. 3. De gemeentelijke organisaties hebben alleen op het dagelijks operationele niveau contact met de bankrelaties. Vertegenwoordigers van gemeentelijke organisaties houden zich daarbij aan fatsoensnormen, die gebruikelijk zijn in het onderlinge zakelijke verkeer.

IV. ORGANISATIE CENTRALE TREASURY De raad heeft in art.5.1 t/m art.5.2 van het statuut regels opgenomen betreffende de treasuryorganisatie, planning en control en de informatievoorziening.

paragraaf 13: Treasuryorganisatie 1. De inrichting van de treasuryorganisatie en de beheersing van de eigen bedrijfsprocessen zijn op systematische en toegankelijke wijze vastgelegd in het Handboek Administratieve Organisatie Centrale Treasury. Ten behoeve van een beheerste en integere bedrijfsproces is bij de inrichting van de Centrale Treasury een strikte functiescheiding uitgangspunt.

10



2. Hoofd Centrale Treasury is verantwoordelijk voor een zodanige organisatie, inrichting en uitvoering van de bedrijfsprocessen, dat daarmee kan worden voorzien in een beheerste en integere bedrijfsvoering, zodanig dat, te allen tijde, de treasuryadministratie de actuele financierings- en vermogenspositie weergeeft.

paragraaf 14: Planning en control 1. Directeur Financiën is verantwoordelijk voor zowel de concernadministratie (ondermeer de zogenaamde concernposten, te weten: deelnemingen, bespaarde rente, algemene uitkering, overige beleidsvoornemens, btw-compensatiefonds, de algemene reserve en alle andere concernvoorzieningen en –bestemmingsreserves, die bij de centrale Treasury zijn ondergebracht), als de administratie van de Centrale Treasury zelf. Beide administraties worden gevoerd en beheerd door de Centrale Treasury. De Centrale Treasury heeft ten aanzien van beide administraties een eigen verantwoordingstraject in het kader van de budgetcyclus, als ware zij een dienst. Dientengevolge is accountantscontrole op de Centrale Treasury van toepassing. 2. Bij de concernbegroting en het concernjaarverslag wordt in een treasuryparagraaf aan de raad ingegaan op het voorgestelde - c.q. uitgevoerde financieringsbeleid/activiteiten. Het college wordt jaarlijks geïnformeerd bij de productbegroting en productjaarrekening. De Gemeentelijke Accountantsdienst rapporteert op rekeningbasis afzonderlijk over de gehele treasuryadministratie en spreekt daarover haar (rechtmatigheids)oordeel uit.

paragraaf 15: Informatievoorziening 1. Het informatiesysteem dient zo opgezet te worden dat de te lopen risico’s kunnen worden beheerst en dat in de interne en externe informatiebehoefte blijvend kan worden voorzien. 2. De Centrale Treasury dient haar financiële activiteiten en financiële positie op zodanige systematische en betrouwbare wijze te meten en te evalueren, dat te allen tijde over actuele informatie kan worden beschikt met betrekking tot de ontwikkelingen en de omvang van het vermogen, financieringspositie en het daarbij behorende risicoprofiel. De daarover periodiek beschikbare informatie (zie: bijlage II: Performancemeting Centrale Treasury) dient juist, betrouwbaar en tijdig te zijn. Hoofd Centrale Treasury is zelfstandig bevoegd de performancerapportage naar bevind van zaken aan te passen. 3. De verantwoordingsinformatie wordt door Centrale Treasury opgenomen in een

performancerapportage en afgestemd met directeur Financiën. 4. De verantwoording – en performanceresultaten worden tevens verwerkt zowel in de interne- als formele verantwoordingscyclus van de Centrale Treasury. 5. De Centrale Treasury verstrekt informatie, gelet op de bepalingen in de Wet fido, zowel aan Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland, als aan het Centraal Bureau voor de Statistiek.

11



6. Treasuryprocessen zijn veelal gekoppeld aan IT-toepassingen. Om te bewerkstelligen dat een betrouwbare en ongestoorde werking van deze toepassingen mogelijk is en blijft, is het noodzakelijk dat zowel maatregelen van functioneel beheer als van technisch beheer verzekerd zijn. Hiertoe dient een SLA (Service Level Agreement ) zowel met het kenniscentrum Eos als met de it-helpdesk van het IDC te worden afgesloten. Met externe leveranciers van treasuryapplicaties worden dienstverleningscontracten afgesloten. 7. De Centrale Treasury beschikt over richtlijnen en procedures ter beheersing van het it-risico. Betreffende richtlijnen en procedures dienen te worden opgenomen in een informatie-beveiligingsplan van de Centrale Treasury. 8. De Centrale Treasury beschikt over effectieve interne en externe communicatiekanalen voor de beheersing van en advisering over relevante treasury-bedrijfsprocessen. 9. Het accountmanagementschap van de Centrale Treasury wordt zo opgezet dat: a) noodzakelijke procedures en maatregelen ter beheersing van interne treasurybedrijfsprocessen bekend zijn bij alle betreffende gemeentelijke organisaties. b) het college en het management van de directie Financiën worden gefaciliteerd in hun beheers- toezichtverantwoordelijkheid. c) de Centrale Treasury en gemeentelijke organisaties goed samenwerken voor de beheersing van risico’s en processen, die samenhangen met het interne- en externe treasuryproces. d) alle relevante informatie tijdig ter beschikking wordt gesteld door en aan alle betrokken gemeentelijke organisaties.

paragraaf 16: Administratieve Organisatie en Interne controle In de Wet fido 2009 is bepaald dat het college in het Uitvoeringsbesluit zowel de randvoorwaarden als de uitvoeringregels opstelt met betrekking tot de Administratieve Organisatie van de Centrale Treasury. In art.1 en art 2. van deze paragraaf worden de randvoorwaarden gesteld en in art. 3 en art. 4 de uitvoeringsregels.

1. Procedures en instructies van de administratieve organisatie van het treasuryproces en de daarop gebaseerde preventieve maatregelen zijn ten behoeve van de interne controle gedocumenteerd en samengebracht in het ‘Handboek Administratieve Organisatie centrale Treasury’. Het management van de Centrale Treasury is verantwoordelijk voor het actueel houden van dit handboek. 2. Eventuele afwijkingen op de voorgeschreven procedures, instructies en maatregelen, zoals opgetekend in het Treasurystatuut en het Uitvoeringsbesluit Treasurybeheer worden door de interne controle van de Centrale Treasury gesignaleerd en gerapporteerd aan het Hoofd van de Centrale Treasury c.q. directeur Financiën van de Bestuursdienst. 3. De Administratieve Organisatie en de interne controle dienen te waarborgen dat de uitvoering van het treasuryproces: a) rechtmatig en doelmatig is; b) de treasuryactiviteiten effectief worden beheerd; c) risico’s worden beheerst; d) de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd is.

12



4. De medewerkers van de Centrale Treasury dienen bij de uitvoering van de treasurytaken te handelen conform de procedures, instructies en maatregelen opgenomen in het Handboek Administratieve Organisatie Centrale Treasury. Tevens dienen deze inspanningen gericht te zijn op het continueren van de hoge kwaliteitsmanagementsysteemnormen die voor de Centrale Treasury via certificering zijn vastgesteld door Lloyd’s Register Quality Assurance (iso-certificering).

paragraaf 17: slotbepaling

1. Het Uitvoeringsbesluit Treasurybeheer 2009 treedt, na vaststelling door de raad van het Treasurystatuut 2009, in werking op de dag na vaststelling door het college van Burgemeester en wethouders. .

13



Bijlage I Tabel uitzettingenkader gemeente Den Haag Toegestaan

Niet toegestaan

Maximale toegestane looptijden en limieten

Instellingen in een land (met minimaal een AA-rating) binnen de EER (Europese Economische Ruimte) Instellingen aan wiens papier door een bancaire toezichthouder binnen de toegestane ruimte de solvabiliteitsvrije status is toegekend (waaronder centrale/decentrale overheden)

(x 1 miljoen euro) per instelling 1 maand

2 maanden

3 maanden

12 maanden

18 maanden

3 jaar

5 jaar

7 jaar

10 jaar

> 10 jaar

500

500

500

500

500

500

500

500

500

500

Financiële instellingen in een land (met minimaal een AA-rating) binnen de EER Standard & Poor's

Moody's

Fitch IBCA

Lange termijn rating



Interpretatie Financiële instellingen van:

Maximale toegestane looptijden en limieten (x 1 miljoen euro) per instelling 1 maand

2 maanden

3 maanden

12 maanden

18 maanden

3 jaar

5 jaar

7 jaar

10 jaar

> 10 jaar

AAA

Aaa

AAA

Uitzonderlijke kwaliteit

400

400

400

400

400

300

250

200

150

100

AA+

Aa1

AA+

Zeer goede kredietwaardigheid

300

300

300

300

300

250

200

150

100

75

AA

Aa2

AA


250

250

250

250

250

200

150

100

75

50

AA-

Aa3

AA-


150

150

150

150

150

100

50

25

A+ A

A1 A2

A+ A

Goede kredietwaardigheid Goede kredietwaardigheid

80 50

60 40

50 30

A-

A3

A-

Goede kredietwaardigheid

14



Bijlage II

Rapporten TRE-Performance week 1. Liquiditeitsprognose a) centrale liquiditeitsprognose ; horizon 1 jaar b) ontwikkeling centrale liquiditeitspositie c) rapport terugkoppeling diensten 2. Dagelijks saldobeheer Matching tussen saldo en financiering 3. Marktpositie lopende middelen a) rapport uitgezette middelen b) rapport: middelen ondergebracht bij instellingen d) rentevisie + financieringsbeleid

x x

x

x x x

x x

5. Werkelijke renteontwikkeling kapitaalmarkt ontwikkeling kapitaalmarkt voor gemeenten

x

x x x x

7. Opportunity costs

x

8. Stand Administratie 9. Overzicht standen rek. crt. derden

kwartaal

x

4. Werkelijke renteontwikkeling geldmarkt a) ontwikkeling geldmarkt obv 1-mnd euribor b) afwijking gerealiseerd rendement vs. begroot+prognose

6. Renteprognoses a) geldmarkt b) kapitaalmarkt c) gap-duration (o/g- u/g) d) Swaptarieven+ BNG

maand

x x

10. Kosten betalingsverkeer

x

11. Kosten geldmakelaars

x

12. Actualisatie ratings longlist+shortlist ‘landen +financiële tegenpartijen

x

13. Overzichten verzekeringsopslagen (CDS) ‘landen + financiële tegenpartijen

x

15

Uitvoeringsbesluit Treasurybeheer 2009

Recommend Documents