TR :2001) Preview

eld

Dit document mag slechts op een stand-alone PC worden geinstalleerd. Gebruik op een netwerk is alleen. toestaan als een aanvullende licentieovereenkomst voor netwerkgebruik met NEN is afgesloten. This document may only be used on a stand-alone PC. Use in a network is only permitted when a supplementary license agreement for us in a network with NEN has been concluded.

Information and documentation - Records management Part 2: Guidelines (ISO/TR 15489-2:2001)

be

iew

ev

Pr

or

Vo Nederlandse praktijkrichtlijn

NPR-ISO/TR 15489-2 (nl) Informatie en documentatie - Archiefbeheer Deel 2: Richtlijnen (ISO/TR 15489-2:2001)

ICS 01.140.20

november 2001

Dit document is een voorbeeld van NEN / This document is a preview by NEN

NPR-ISO/TR 15489-2

Dit document bevat de vertaling in het Nederlands van de internationale norm ISO/TR 15489-2:2001. De internationale norm ISO/TR 15489-2:2001 heeft de status van Nederlandse praktijkrichtlijn.

be

iew

ev

Pr

or

Vo Normcommissie 380 046 "Archiefbeheer"

eld

Apart from exceptions provided by the law, nothing from this publication may be duplicated and/or published by means of photocopy, microfilm, storage in computer files or otherwise, which also applies to full or partial processing, without the written consent of the Netherlands Standardization Institute.

The Netherlands Standardization Institute shall, with the exclusion of any other beneficiary, collect payments owed by third parties for duplication and/or act in and out of law, where this authority is not transferred or falls by right to the Reproduction Rights Foundation. Auteursrecht voorbehouden. Behoudens uitzondering door de wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van het Nederlands Normalisatie-instituut niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van fotokopie, microfilm, opslag in computerbestanden of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op gehele of gedeeltelijke bewerking.

Although the utmost care has been taken with this publication, errors and omissions cannot be entirely excluded. The Netherlands Standardization Institute and/or the members of the committees therefore accept no liability, not even for direct or indirect damage, occurring due to or in relation with the application of publications issued by the Netherlands Standardization Institute.

Hoewel bij deze uitgave de uiterste zorg is nagestreefd, kunnen fouten en onvolledigheden niet geheel worden uitgesloten. Het Nederlands Normalisatie-instituut en/of de leden van de commissies aanvaarden derhalve geen enkele aansprakelijkheid, ook niet voor directe of indirecte schade, ontstaan door of verband houdend met toepassing van door het Nederlands Normalisatie-instituut gepubliceerde uitgaven.

Het Nederlands Normalisatie-instituut is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door derden verschuldigde vergoedingen voor verveelvoudiging te innen en/of daartoe in en buiten rechte op te treden, voor zover deze bevoegdheid niet is overgedragen c.q. rechtens toekomt aan de Stichting Reprorecht. ©2002 Nederlands Normalisatie-instituut Postbus 5059, 2600 GB Delft Telefoon (015) 2 690 390, Fax (015) 2 690 190


NPR-ISO/TR 15489-2:2001

Nederlands voorwoord Deze Nederlandse praktijkrichtlijn is een vertaling van ISO/TR 15489-2 Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines. ISO 15489-2 is opgesteld door het Technisch Comité ISO/TC 46, Information and Documentation, Subcomissie SC11, Archives/Records Management. NEN-ISO 15489 bestaat uit de volgende delen, onder de algemene titel Informatie en documentatie – Informatieen archiefmanagement: — Deel 1: Algemeen — Deel 2: Richtlijnen [Praktijkrichtlijn]

Vo

)

De internationale norm voor informatieen archiefmanagement1 biedt een algemeen geaccepteerd kader, waarop organisaties hun informatiehuishouding kunnen baseren. Zeker met het oog op de ontwikkelingen als gevolg van de toepassing van informatietechnologie, in het bijzonder ontwikkelingen als e-commerce en de elektronische overheid, is een dergelijk kader noodzakelijk en vormt deze norm een belangrijk ankerpunt. De norm is bestemd voor zowel overheidsorganisaties als bedrijven. De in de norm beschreven basisregels lenen zich evenwel niet voor directe implementatie. In deze praktijkrichtlijn worden een aantal aspecten van de norm nader toegelicht.

or

In Nederland beperkt de specifieke wetgeving met betrekking tot informatieen archiefmanagement zich tot de Archiefwet (1995) en het Archiefbesluit (1995) en afgeleide regelingen. Hoewel deze wetgeving hoofdzakelijk betrekking heeft op het veiligstellen van archiefbescheiden van cultuur-historische waarde, heeft deze ook indirect invloed op alle andere archiefbescheiden. Regels met betrekking tot registratie, dossiervorming en archiefvorming zijn gebaseerd op de bestaande jarenlange praktijk, zoals die zich heeft ontwikkeld en is geëvolueerd in de afgelopen twee eeuwen. Hoewel er aldus veel ervaring aanwezig is, bestaat er geen samenhangend kader voor archiefvorming en -beheer.

be

iew

ev

Pr

Tot 1 januari 1996 bestond bij de rijksoverheid het KB ASA (Algemene Secretarie Aangelegenheden Rijksdienst Stb. 1980, 182), dat voorschriften en regels voor archiefvorming en -beheer bevatte. Dit KB is echter met het van ) kracht worden van de Archiefwet ingetrokken2 . Afgesproken is daarbij dat alle departementen bij de rijksoverheid hun eigen beheersregels met betrekking tot archiefbeheer zullen opstellen. Gemeenten en provincies hebben hun eigen archiefverordeningen. Er wordt hier gewezen op de mogelijkheid dat sommige elementen van deze internationale norm kunnen vallen onder patentrechten. NEN kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor het identificeren van dergelijke patentrechten.

eld 1) Het Engelse begrip ‘records management’ is hier vertaald in informatieen archiefmanagement, hoewel de letterlijke vertaling archiefbeheer is. Redenen om dit laatste begrip hier niet te gebruiken, zijn dat het begrip archief in Nederland veelal (ten onrechte) wordt opgevat als documenten die niet meer worden gebruikt en beheer als tamelijk statisch wordt gezien. Het begrip ‘records’ omvat echter ook de documenten en informatie in de dynamische fase. 2) Besluit van Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken d.d. 15 december 1995 (Stb.1996, 16).

1


NPR-ISO/TR 15489-2:2001

Nederlandse inleiding Normalisatie van beleid en procedures met betrekking tot informatieen archiefmanagement verzekert dat de vereiste aandacht en bescherming wordt gegeven aan alle archiefbescheiden en dat de (bewijs)informatie, die ze bevatten efficiënter en effectiever kan worden teruggevonden, door het gebruik van standaard werkwijzen en procedures. Dit deel van ISO 15489 werd ontwikkeld als antwoord op de consensus onder de deelnemende ISO-lidstaten om de internationale ‘best practice’ op het gebied van informatieen archiefmanagement te normaliseren en daarbij de Australische norm AS 4390 Records Management als uitgangspunt te gebruiken.

Vo

Deze Nederlandse praktijkrichtlijn vergezelt de internationale norm (ISO 15489-1). Het wordt aanbevolen de praktijkrichtlijn samen met deze internationale norm te gebruiken. De praktijkrichtlijn geeft nadere toelichting en implementatieopties om de beoogde effecten van de internationale norm te realiseren.

be

iew

ev

Pr

or eld 2


NPR-ISO/TR 15489-2:2001

Inhoud Voorwoord ................................................................................................................................................................... 5 Inleiding ....................................................................................................................................................................... 6 1

Onderwerp en toepassingsgebied...................................................................................................................... 7

Vo

2 Beleid en verantwoordelijkheden ....................................................................................................................... 7 2.1 Inleiding ............................................................................................................................................................... 7 2.2 Informatie- en archiefmanagementbeleidslijnen ................................................................................................. 7 2.3 Verantwoordelijkheden........................................................................................................................................ 7 2.3.1 Doelstellingen voor het definiëren van verantwoordelijkheden en bevoegdheden.......................................... 7 2.3.2 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de organisatie ................................................................... 8

or

3 Strategieën, ontwerp en implementatie ............................................................................................................. 8 3.1 Inleiding ............................................................................................................................................................... 8 3.2 Ontwerp en implementatie van een archiefsysteem ........................................................................................... 9 3.2.1 Algemeen ......................................................................................................................................................... 9 3.2.2 Stap A: Voorbereidend onderzoek ................................................................................................................... 9 3.2.3 Stap B: Analyse van bedrijfsactiviteiten ......................................................................................................... 10 3.2.4 Stap C: Identificatie van eisen aan archiefbescheiden .................................................................................. 10 3.2.5 Stap D: Beoordeling van bestaande systemen .............................................................................................. 11 3.2.6 Stap E: Identificatie van strategieën om te voldoen aan eisen voor archiefbescheiden................................ 11 3.2.7 Stap F: Ontwerp van een archiefsysteem ...................................................................................................... 12 3.2.8 Stap G: Implementatie van een archiefsysteem ............................................................................................ 13 3.2.9 Stap H: Evaluatie na implementatie ............................................................................................................... 13

be

iew

ev

Pr

4 Archiefprocessen en controles......................................................................................................................... 14 4.1 Inleiding ............................................................................................................................................................. 14 4.2 Instrumenten...................................................................................................................................................... 15 4.2.1 Belangrijkste instrumenten ............................................................................................................................. 15 4.2.2 Classificatie van bedrijfsactiviteiten................................................................................................................ 15 4.2.2.1 Inleiding ....................................................................................................................................................... 15 4.2.2.2 Ontwikkeling van een classificatie van bedrijfsactiviteiten .......................................................................... 16 4.2.3 Woordenlijst.................................................................................................................................................... 18 4.2.3.1 Woordcontrole – lijst van toegelaten opschriften ........................................................................................ 18 4.2.3.2 Thesaurus ................................................................................................................................................... 18 4.2.4 Autoriteit verwijdering van archiefbescheiden................................................................................................ 18 4.2.4.1 Algemeen .................................................................................................................................................... 18 4.2.4.2 Bepalen welke documenten in een archiefsysteem behoren te worden opgenomen ................................ 18 4.2.4.3 Bepalen hoe lang archiefbescheiden worden bewaard .............................................................................. 19 4.2.5 Classificatieschema voor beveiliging en toegang .......................................................................................... 20 4.2.5.1 Algemeen .................................................................................................................................................... 20 4.2.5.2 Ontwikkeling van een classificatie voor beveiliging en toegang ................................................................. 20 4.3 Informatie- en archiefmanagementprocessen................................................................................................... 22 4.3.1 Inleiding .......................................................................................................................................................... 22 4.3.2 Opname.......................................................................................................................................................... 22 4.3.3 Registratie ...................................................................................................................................................... 23 4.3.4 Classificatie .................................................................................................................................................... 25 4.3.4.1 Algemeen .................................................................................................................................................... 25 4.3.4.2 Woordcontroles ........................................................................................................................................... 25 4.3.4.3 Indexeren .................................................................................................................................................... 26 4.3.5 Classificatie van toegang en beveiliging ........................................................................................................ 26 4.3.6 Identificatie van de status van verwijdering.................................................................................................... 27 4.3.7 Opslag ............................................................................................................................................................ 27 4.3.7.1 Beslissingen over opslag van archiefbescheiden ....................................................................................... 27 4.3.7.2 Overwegingen m.b.t. voorzieningen............................................................................................................ 28 4.3.7.3 Digitale opslag............................................................................................................................................. 28 4.3.8 Gebruik en volgen .......................................................................................................................................... 29 4.3.9 Implementatie van verwijdering...................................................................................................................... 29 4.3.9.1 Algemeen .................................................................................................................................................... 29 4.3.9.2 Blijvend bewaren ......................................................................................................................................... 30 4.3.9.3 Fysieke vernietiging..................................................................................................................................... 30

eld

3


NPR-ISO/TR 15489-2:2001 4.3.9.4

Overdracht van beheer of eigendom van archiefbescheiden .....................................................................31

5 Toezicht en controle...........................................................................................................................................32 5.1 Algemeen ..........................................................................................................................................................32 5.2 Controle op naleving..........................................................................................................................................32 5.3 Bewijskracht ......................................................................................................................................................32 5.4 Toezicht op het functioneren .............................................................................................................................33

Vo

6 Opleiding .............................................................................................................................................................33 6.1 Inleiding .............................................................................................................................................................33 6.2 Eisen voor een opleidingsprogramma...............................................................................................................33 6.3 Het personeel dat behoort te worden opgeleid .................................................................................................33 6.4 Opleiding voor informatieen archiefmanagementspecialisten ........................................................................34 6.4.1 Algemeen .......................................................................................................................................................34 6.4.2 Opleidingsmethoden.......................................................................................................................................34 6.5 Evaluatie en herziening van opleiding...............................................................................................................34 Bijlage A Verwijzingstabel waarbij deel 1 en 2 van ISO 15489 met elkaar worden vergeleken ......................35 Bijlage B Vergelijking van ISO/TR 15489-2 met ISO 15489-1 .............................................................................44 Bibliografie ................................................................................................................................................................51 Index...........................................................................................................................................................................52

be

iew

ev

Pr

or eld 4


NPR-ISO/TR 15489-2:2001

Voorwoord ISO (International Organization for Standardization) is een wereldwijde federatie van nationale normalisatieinstituten (de ISO-leden). Het voorbereidingswerk voor internationale normen word doorgaans uitgevoerd door de technische commissies van de ISO. Elk lid dat interesse heeft in een onderwerp waarvoor een technische commissie is samengesteld, heeft recht op vertegenwoordiging in deze commissie. Internationale organisaties, zowel overheidsinstanties als NGO’s, nemen in samenwerking met ISO ook deel aan deze werkzaamheden. ISO werkt nauw samen met de International Electrotechnical Commission (IEC) inzake alle elektrotechnische normalisatie. Internationale normen worden opgesteld overeenkomstig de voorschriften die in de ISO/IEC-richtlijnen deel 3 zijn opgenomen.

Vo

De belangrijkste taak van een technische commissie is het voorbereiden van internationale normen. Ontwerpversies van internationale normen die zijn aangenomen door de technische commissies, worden ter stemming voorgelegd aan de leden. Publicatie als internationale norm vereist goedkeuring van ten minste 75 % van de stemmen die zijn uitgebracht door deelnemende leden. In uitzonderlijk omstandigheden, als een technische commissie gegevens heeft verzameld die anders zijn dan normaliter worden gepubliceerd in een internationale norm (bijvoorbeeld “state of the art”), kan besloten worden bij meerderheid van stemmen van de deelnemende leden om een praktijkrichtlijn te publiceren. Een praktijkrichtlijn is alleen informatief van aard en hoeft niet te worden herzien tot de gegevens er in niet langer juist en bruikbaar worden gevonden.

or

Er wordt opgewezen dat sommige onderdelen van dit deel van ISO 15489 mogelijk zijn beschermd door patentrechten. ISO is niet verantwoordelijk voor identificatie van dergelijke patentrechten. De internationale praktijkrichtlijn ISO/TR 15489-2 werd opgesteld door Technische Commissie ISO/TC 46 “Information and documentation,” Subcommissie SC 11, “Archives/records management”.

Pr

iew

ev

— Deel 1: Algemeen

be

ISO 15489 bestaat uit de volgende delen, onder de algemene titel Informatie en documentatie – Informatie- en archiefmanagement:

— Deel 2: Richtlijnen [Praktijkrichtlijn].

eld 5


NPR-ISO/TR 15489-2:2001

Inleiding Dit deel van ISO 15489 geeft richtlijnen die ISO 15489-1 aanvullen. Zowel ISO 15489-1 en dit deel van ISO 15489 hebben betrekking op archiefbescheiden in elk formaat of medium, gemaakt of ontvangen bij elke overheidsorganisatie of bedrijven gedurende het verloop van hun activiteiten. Aldus, in dit deel van ISO 15489, tenzij anders vermeld, kunnen systemen papier/handmatig of elektronisch zijn en documenten van papier, microfiches of in elektronische vorm.

Vo

ISO 15489-1 specificeert de elementen van informatieen archiefmanagement en definieert de noodzakelijke resultaten of effecten die moeten worden bereikt. Dit deel van ISO 15489 geeft een methodologie voor implementeren. Echter, men behoort zich te realiseren dat nationale normen en wetgeving en voorschriften, andere elementen en eisen kunnen voorschrijven om aan de wet te voldoen Naast het gebruik van dit deel van ISO 15489, moeten diegene die deze norm willen implementeren kijken naar eisen en richtlijnen van nationale normen en naar wetgeving en voorschriften die van toepassing zijn voor hun rechtsgebied. Bovendien hebben verschillende beroepsorganisaties en verenigingen materiaal beschikbaar om te helpen bij het implementeren van ISO 15489-1.

be

iew

ev

Pr

or eld 6


NPR-ISO/TR 15489-2:2001

Deel 2: Richtlijnen 1 Onderwerp en toepassingsgebied Dit deel van ISO 15489 is een implementatiegids voor ISO 15489-1 te gebruiken door professionals in informatieen archiefmanagement en door diegenen die zijn belast met het beheer van archiefbescheiden in hun organisaties. Het levert de grondslag voor één methodologie die de implementatie van ISO 15489-1 wil mogelijk maken in alle organisaties die hun archiefbescheiden willen beheren. Het geeft een overzicht van de processen en factoren die in aanmerking moeten worden genomen in organisaties die willen voldoen aan ISO 15489-1.

2 Beleid en verantwoordelijkheden

Vo 2.1 Inleiding

ISO 15489-1:2001 hoofdstuk 6 beschrijft in algemene termen de behoefte van organisaties die proberen op basis van de norm een beleid voor informatieen archiefmanagement vast te stellen en om verantwoordelijkheden m.b.t. archiefbescheiden te definiëren en toe te wijzen aan personen. Dit deel van ISO 15489 geeft aanvullende richtlijnen over informatieen archiefmanagementbeleid en gaat verder in op de soorten verantwoordelijkheden die moeten worden gedefinieerd en toegewezen.

or

2.2 Informatie- en archiefmanagementbeleidslijnen Organisaties behoren beleid voor informatieen archiefmanagement te definiëren en te documenteren en behoren ervoor te zorgen dat het beleid wordt geïmplementeerd en gehandhaafd op alle niveaus in de organisatie.

be

iew

ev

Pr

Een beleidsdocument voor informatieen archiefmanagement is een intentieverklaring. Het zet uiteen wat de organisatie wil doen en omvat soms een overzicht van het programma en de procedures, waarmee die doelstellingen kunnen worden bereikt. Een beleidsdocument op zich garandeert geen goed informatieen archiefmanagement: kritisch voor het succes ervan zijn bekrachtiging en actieve en zichtbare steun door het senior management en de toekenning van middelen die nodig zijn voor implementatie. Een effectief beleid wijst daarom een senior lid van de staf aan die hoofdverantwoordelijk is voor informatieen archiefmanagement en voor toezicht op de implementatie van beleid en programma. De beleidslijn behoort te verwijzen naar ander beleid m.b.t. informatie, bijvoorbeeld inzake informatiesystemen, informatiebeveiliging of beheer van (bedrijfs)middelen, maar behoort dat niet te herhalen. Hij zou moeten worden ondersteund door procedures en richtlijnen, planning en beleidsuitspraken, beschikkingsbevoegdheden en andere documenten die tezamen het informatieen archiefmanagementregime uitmaken.

2.3 Verantwoordelijkheden

eld

Steun en bekrachtiging van het beleid door alle werknemers zou te allen tijde moeten worden aangemoedigd. Het is bijzonder belangrijk dat het beleid alle werknemers verplicht archiefbescheiden op te maken en te onderhouden, die voldoen aan wettelijke, regelgevende, fiscale, operationele en archief/historische behoeften van de organisatie. Toezicht dat wordt voldaan aan het beleid is eveneens belangrijk.

2.3.1 Doelstellingen voor het definiëren van verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Het belangrijkste doel voor het definiëren van verantwoordelijkheden, bevoegdheden en onderlinge relaties is het vaststellen en onderhouden van een informatieen archiefmanagementregime dat tegemoetkomt aan de behoeften van de interne en externe belanghebbenden. Meer specifiek, het definiëren van verantwoordelijkheden, bevoegdheden en onderlinge relaties behoort voor standaard praktijk- of uitvoeringsregels te zorgen die: a) van werknemers vragen om archiefbescheiden te maken die in overeenstemming zijn met de bedrijfsbehoeften en bedrijfsprocessen en die de bedrijfsactiviteiten waarvan zij deel uitmaken voldoende documenteren;

7


NPR-ISO/TR 15489-2:2001 b) ervoor zorgen dat informatieen bedrijfssystemen die bedrijfsactiviteiten ondersteunen adequate archiefbescheiden maken als onderdeel van hun ondersteunende activiteiten; c) ervoor zorgen dat de archiveringsprocessen transparant zijn en de archiefsystemen voldoen gedurende het actieve bestaan van archiefbescheiden (archiefbescheiden die nodig zijn om lopende activiteiten uit te voeren en die vaak worden gebruikt, zijn gewoonlijk dichtbij de gebruiker te vinden, als er sprake is van een fysiek archiefstuk, of online in geval van een computersysteem); d) ervoor zorgen dat archiefbescheiden worden beheerd, opgeslagen en bewaard voor de periode dat zij nodig zijn voor de organisatie en, indien van toepassing, voor externe belanghebbenden zoals archiefdiensten, onderzoekers en auditors; en

Vo

e) ervoor zorgen dat archiefbescheiden alleen worden verwijderd op basis van een vastgestelde goedkeuringsprocedure. 2.3.2 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de organisatie Een organisatie behoort de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle medewerkers betrokken bij het informatieen archiefbeheer te definiëren. Deze zouden de volgende categorieën moeten omvatten.

or

a) Het senior management behoort de hoofdverantwoordelijkheid te dragen voor het veiligstellen van een succesvol informatieen archiefmanagementprogramma. Steun van het senior management wordt vertaald in het toewijzen van middelen op het lagere niveau. Het stimuleert naleving van de procedures voor informatieen archiefmanagement in de gehele organisatie. b) Informatie- en archiefmanagementspecialisten hebben de primaire verantwoordelijkheid voor de implementatie van ISO 15489-1. In het bijzonder regelen zij het overkoepelende informatieen archiefmanagementbeleid en de procedures en normen voor de organisatie en implementeren zij de werkprocessen zoals aangegeven in hoofdstuk 4 van ISO 15489-1.

be

iew

ev

Pr

c) Managers van hoofdafdelingen of organisatorische groepen zijn verantwoordelijk voor het feit dat hun medewerkers archiefbescheiden maken als een integraal onderdeel van hun werk en in overeenstemming met het vastgestelde beleid en de vastgestelde procedures en normen. Zij stellen de middelen nodig voor het informatieen archiefmanagement beschikbaar en overleggen met informatieen archiefmanagementspecialisten over alle aspecten zoals uiteengezet in hoofdstuk 4 van ISO 15489-1. d) Andere medewerkers in de organisatie hebben specifieke taken met betrekking tot archiefbescheiden. Het gaat hier in het bijzonder om medewerkers verantwoordelijk voor beveiliging, medewerkers verantwoordelijk voor het ontwerpen en implementeren van systemen die informatieen communicatietechnologie gebruiken en medewerkers verantwoordelijk voor naleving (van de norm).

eld

e) Alle medewerkers maken, ontvangen en bewaren archiefbescheiden als onderdeel van hun dagelijks werk en behoren dat te doen in overeenstemming met het vastgestelde beleid en de vastgestelde procedures en normen. Ook het verwijderen van archiefbescheiden gebeurt uitsluitend in overeenstemming met de geautoriseerde instrumenten voor verwijdering. Indien de uitvoering van het informatieen archiefmanagementprogramma van een organisatie is uitbesteed, is het belangrijk ervoor te zorgen dat die personen voldoen aan de normen, zoals vastgelegd in het beleid van de organisatie.

3 Strategieën, ontwerp en implementatie 3.1 Inleiding

Hoofdstuk 8 van ISO 15489-1:2001 beschrijft de essentiële kenmerken van archiefsystemen en levert een kader voor hun implementatie. Dit hoofdstuk gaat nader in op 8.4 van ISO 15489-1. Het verschaft enige richtlijnen inzake ontwerp en implementatie van systemen waarmee archiefbescheiden worden beheerd.

8


NPR-ISO/TR 15489-2:2001

3.2 Ontwerp en implementatie van een archiefsysteem 3.2.1 Algemeen Men behoort zich te realiseren dat de stappen in dit proces uitwerkingen zijn van de algemene beschrijvingen gegeven in 8.4 van ISO 15489-1:2001 en dat stap A correspondeert met onderwerp a), stap B met onderwerp b) enzovoort.

Vo Stap A: Voer vooronderzoek uit

Stap B: Analyseer bedrijfsactiviteiten

Stap C: Identificeer eisen aan archiefbescheiden

Stap F: Ontwerp archiefsysteem

Beleid

Ontwerp

Normen

Implementatie

be

Stap H: Voer evaluatie uit

Stap G: Implementeer archiefsysteem

Legenda Leidend Terugkoppeling

iew

ev

Pr

or

Step D: Beoordeel bestaande systemen

Stap E: Identificeer strategieën om aan eis te voldoen

Figuur 1 — Ontwerp en implementatie van archiefsystemen (OIAS) 3.2.2 Stap A: Voorbereidend onderzoek

eld

Het doel van stap A is ervoor te zorgen dat de organisatie begrijpt wat de bestuurlijk-administratieve, wettelijke, bedrijfs- en maatschappelijke contexten zijn, waarin zij werkt of functioneert, zodat zij de belangrijkste factoren kan identificeren die haar behoefte om archiefbescheiden te maken en te beheren beïnvloeden. Stap A voorziet ook in een algemene beoordeling van de sterke en zwakke kanten van de organisatie bij het beheren van archiefbescheiden. Hij biedt een goede basis voor het definiëren van de reikwijdte van een project m.b.t. archivering en voor het presenteren van een praktijkvoorbeeld t.b.v. steun van het management. Het vooronderzoek is nodig om effectieve besluiten te nemen over de archiefsystemen van een organisatie. Het biedt ondersteuning bij het definiëren van problemen m.b.t. archiefbescheiden binnen een organisatie en bij het beoordelen van de haalbaarheid en risico’s van de verschillende mogelijke antwoorden. Stap A is een belangrijke eerste stap voor het ontwikkelen van een bedrijfsclassificatieschema en voor de vormgeving van processen die gebaseerd zijn op functies en die vaststellen welke archiefbescheiden moeten worden opgenomen en hoelang zij kunnen worden bewaard. In samenhang met de twee volgende stappen, B en C, draagt het vooronderzoek bij aan het vaststellen van de verantwoordelijkheid van een organisatie voor archiefbescheiden en de mate waarin zij voldoet aan externe eisen voor het maken en bewaren van archiefbescheiden. Het vormt ook een nuttige basis voor het beoordelen van bestaande systemen.

9


NPR-ISO/TR 15489-2:2001 3.2.3 Stap B: Analyse van bedrijfsactiviteiten Het doel van deze stap is het ontwikkelen van een conceptueel model van wat een organisatie doet en hoe zij het doet. Hij toont aan hoe archiefbescheiden gerelateerd zijn aan zowel de taak van een organisatie als aan haar bedrijfsprocessen. Hij draagt bij aan beslissingen in de opeenvolgende stappen over het maken, opnemen, controleren, opslaan en verwijderen van archiefbescheiden en over toegang daartoe. Dit is in het bijzonder belangrijk bij een digitale uitvoering van taken, waar de vereiste archiefbescheiden niet zullen worden opgenomen en bewaard tenzij het systeem op de juiste wijze is ontworpen. Deze stap levert de instrumenten om de analyse van taken op een systematische wijze uit te voeren en te documenteren en om de resultaten ervan op de meest effectieve wijze te gebruiken. Een analyse van bedrijfsactiviteiten zal inzicht geven in de relatie tussen de taken en de archiefbescheiden van een organisatie.

Vo

De producten die deze stap oplevert, kunnen zijn: a) documentatie van de activiteiten en bedrijfsprocessen van een organisatie, b) een bedrijfsclassificatieschema dat de functies, activiteiten en transacties van de organisatie in een hiërarchisch verband laat zien, en c) een overzicht van de bedrijfsprocessen van de organisatie dat de momenten waarop archiefbescheiden worden geproduceerd of ontvangen als producten van bedrijfsactiviteiten laat zien.

or

De analyse levert de grondslag voor het ontwikkelen van informatieen archiefmanagementinstrumenten, die kunnen zijn: a) een thesaurus die de taal voor het benoemen en indexeren van archiefbescheiden in een specifieke bedrijfsomgeving controleert en )

be

ev

Pr

b) een selectiedocument1 dat de bewaarperioden en de eruit volgende verwijderingacties voor archiefbescheiden definieert.

iew

De analyse biedt ondersteuning bij het identificeren en implementeren van de geëigende metadatastrategieën en bij het formeel toekennen van verantwoordelijkheden voor het archiefbeheer. 3.2.4 Stap C: Identificatie van eisen aan archiefbescheiden

eld

Het doel van deze stap is het identificeren van de eisen die de organisatie stelt aan het maken, ontvangen en beheren van archiefbescheiden voor haar bedrijfsactiviteiten en het documenteren van de eisen op een gestructureerde en gemakkelijk te onderhouden wijze. Beheer van de juiste archiefbescheiden ondersteunt de goede uitvoering van taken. Het zorgt ervoor dat individuele personen en organisaties rekenschap kunnen afleggen over hun handelingen op juridisch en administratief gebied. Het zorgt er tevens voor dat zij rekenschap kunnen afleggen aan groepen, intern en extern, die belang bij de activiteiten en verwante zaken hebben, en zij zich realiseren wat de behoeften en verwachtingen van die groepen zijn. Deze eisen aan archiefbescheiden worden geïdentificeerd door een systematische analyse van de bedrijfsbehoeften, de wettelijke en regelgevende verplichtingen en welke bredere verantwoordelijkheden ten opzichte van de gemeenschap dan ook. Een beoordeling van de risico’s die een organisatie loopt indien archiefbescheiden niet worden gemaakt en beheerd, zal eveneens helpen bij het identificeren van eisen. Deze stap levert ook de grondslag voor het maken, het onderhouden en de verwijdering van archiefbescheiden, de basis voor het ontwerpen van systemen die archiefbescheiden zullen opnemen en beheren en de toetssteen om het functioneren van bestaande systemen te meten. Enige van de producten die uit de uitvoering van deze stap kunnen voortkomen zijn: a) een lijst van alle bronnen die voor de organisatie relevante eisen voor archiefbescheiden bevatten,

1) Nederlandse voetnoot: De Engelse tekst gebruikt hier het begrip disposition authority. Dat is hier met selectiedocument (of vernietigingslijst) vertaald, omdat dat in de Nederlandse context veelal de hier beschreven functie heeft.

10


Bestelformulier Stuur naar:

NEN Standards Products & Services t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer 10214 2600 WB Delft

NEN Standards Products & Services Postbus 5059 2600 GB Delft Vlinderweg 6 2623 AX Delft T (015) 2 690 390 F (015) 2 690 271

Ja, ik bestel __ ex. NPR-ISO/TR 15489-2:2001 nl Informatie en documentatie Archiefbeheer - Deel 2: Richtlijnen

www.nen.nl/normshop

€ 201.84

Wilt u deze norm in PDF-formaat? Deze bestelt u eenvoudig via www.nen.nl/normshop

Gratis e-mailnieuwsbrieven

Retourneren

Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van normen,

Fax: (015) 2 690 271 E-mail: [email protected] Post: NEN Standards Products & Services, t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer 10214, 2600 WB Delft (geen postzegel nodig).

normalisatie en regelgeving? Neem dan een gratis abonnement op een van onze e-mailnieuwsbrieven. www.nen.nl/nieuwsbrieven

Gegevens Bedrijf / Instelling T.a.v.

O M

O V

Voorwaarden

• De prijzen zijn geldig tot 31 december 2016, E-mail tenzij anders aangegeven. • Alle prijzen zijn excl. btw, Klantnummer NEN verzend- en handelingskosten Uw ordernummer BTW nummer en onder voorbehoud bij o.m. ISO- en IEC-normen. Postbus / Adres • Bestelt u via de normshop een Postcode Plaats pdf, dan betaalt u geen handeling en verzendkosten. Telefoon Fax • Meer informatie: telefoon (015) 2 690 391, dagelijks Factuuradres (indien dit afwijkt van bovenstaand adres) van 8.30 tot 17.00 uur. Postbus / Adres • Wijzigingen en typefouten in teksten en prijsinformatie Postcode Plaats voorbehouden. • U kunt onze algemene voorwaarden terugvinden op: Datum Handtekening www.nen.nl/leveringsvoorwaarden.

Normalisatie: de wereld op één lijn.

preview - 2016

TR :2001) Preview

Recommend Documents