BESTUURLIJKE-INFORMATIEVERZORGING DEEL 2A
Toepassingen Fasen van de waardekringloop Prof. R.W. Starreveld RA t Prof. dr. O.C. van Leeuwen RA Hoogleraar Vrije Universiteit te Amsterdam Prof. drs. H. van Nimwegen RA Hoogleraar Vrije Universiteit te Amsterdam met medewerking van Prof. drs. H.B. de Mare RA Emeritus hoogleraar Vrije Universiteit te Amsterdam Prof. E J. Joëls RA Emeritus hoogleraar Universiteit van Amsterdam
5e druk
Stenfert Kroese Groningen/Houten 2004
Inhoudsopgave
DEEL 1 ALGEMENE GRONDSLAGEN Sectie A Algemene problematiek van de bestuurlijkeinformatieverzorging Hoofdstuk I
Basisbegrippen, terreinafbakening en uitgangspunten
1 3
Sectie B Organisaties, besturing en beheersing Hoofdstuk II Besturing van "organisaties Hoofdstuk III Strategiebepaling, management control en internal control Hoofdstuk IV Besturing en beheersing van processen
75 105
Sectie C De rol en plaats van bestuurlijke informatie
137
Hoofdstuk V Hoofdstuk VI Hoofdstuk VII
139 163
Hoofdstuk VIII Hoofdstuk IX
Communicatie- en informatienetwerk Methoden voor het verkrij gen van basi sgegevens Informatieverstrekking ten behoeve van de oordeelsvorming ex ante Het beslissen Informatieverstrekking ten behoeve van de oordeelsvorming ex post
Sectie D Doelgerichtheid van informatie Hoofdstuk X Hoofdstuk XI Hoofdstuk XII
Kwaliteit van het bestuurlijke-informatieverzorgingssysteem Doelgerichte informatie Hettolmodel
Sectie E Het interne-betrouwbaarheidssysteem Hoofdstuk XIII
De organisatie van het interne-betrouwbaarheidssysteem; Algemene inleiding
53 55
193 227 245 275
277 321 349 387
389
Inhoudsopgave
Hoofdstuk XIV Hoofdstuk XV
Hoofdstuk XVI
De organisatie van de controle op de aanwezigheid van activa (bewaringscontrole) De organisatie van de controle op de betrouwbaarheid van de door het informatieverzorgingssysteem geproduceerde informatie (informatiecontrole) Samenvattend overzicht van het instrumentarium van het interne-betrouwbaarheidssysteem
Sectie F Het ontwikkelen en het beheer van informatieverzorgingssystemen Hoofdstuk XVII Algemeen: Informatiebeleid, informatieplanning en informatiesystemen Hoofdstuk XVIII Het beheer van geautomatiseerde bestuurlijkeinformatieverzorgingssystemen Hoofdstuk XIX Het ontwikkelen van bestuurlijke-informatieverzorgingssystemen Hoofdstuk XX Het interne-betrouwbaarheidssysteem van geautomatiseerde bestuurlijke-informatieverzorgingssystemen Sectie G De organisatie van de bestuurlijke-informatieverzorging Organisatie van de controlling- en informatiemanagementtaken Hoofdstuk XXII Verdere eisen die aan de informatie moeten worden gesteld Hoofdstuk XXIII De structuur van de hoofdadministratie (het rekeningstelsel)
417
449 469
483
485 525 571 609 661
Hoofdstuk XXI
663 689 717
Appendices Appendix a Appendix b
Appendix c Appendix d Appendix e Appendix f Appendix g
Wat is administratie? Semi-historische schets van de ontwikkeling van de administratie van primitieve financiële boekhouding tot bestuurlijke-informatieverzorgingssysteem Bestuurlijke-informatietechniek (BIT) Schematechnieken De met betrekking tot de te verzamelen basisgegevens te maken begripsmatige onderscheidingen Deelwaarnemingen op het gebied van informatiecontrole en in het bijzonder de detailcontrole De beslissing tot het investeren in een informatiesysteem onder onzekerheid
Trefwoordenregister
743
747 763 837 857 863
889 913
Inhoudsopgave
DEEL 2A Woord vooraf bij de vijfde druk
15
Inleidend overzicht van de inhoud van het tweede deel A
19
§ 1 Introductie: Bestuurlijke-informatieverzorging §2 Opbouw deel 2 § 3 Toetsingsvragen hoofdstuk I
19 21 24
Sectie A De inkoop- en betalingsprocessen (Acquisition and Payment cycle of Purchase to pay cycle)
27
Hoofdstuk II Inkopen
29
§ 1 Introductie § 2 De functie en activiteiten van het inkoopproces De functie De plaats binnen de organisatie Activiteiten § 3 De informatiebehoeften , Informatiebehoeften met betrekking tot het besturen-in-engere-zin Overige informatiebehoeften §4 Het initiatief tot inkoop Inkoopbegroting c.q. inkoopbudget De inkoopimpuls , De verwerking van de impuls in het inkoopproces § 5 Het aanvragen van offerten § 6 De inkoopbeslissing Inkoopresultaat §7 De bestelling § 8 De ontvangst van de goederen § 9 De behandeling van retouren Het zeker stellen van de compensatie De verrekening met de leverancier § 10 De controle op de levering van diensten § 11 De ontvangst en de controle van de facturen De behandeling van facturen, waarbij ondersteuning door een geautomatiseerd systeem plaatsvindt Handmatige behandeling van de inkoopfacturen De door de afnemer opgestelde afrekening § 12 De berekening van de bijkomende kosten § 13 De behandeling van betalingskortingen § 14 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk II Casus 1,2, 3 en 4
29 31 31 31 35 36 36 38 40 40 41 44 46 48 50 52 55 60 61 62 63 64 64 66 68 68 69 70 73
Hoofdstuk III Inkoopschulden
79
§ 1 Introductie § 2 De functie en activiteiten van de crediteurenadministratie
79 80
Inhoudsopgave
§ 3 De informatiebehoeften § 4 De vorm van de crediteurenadministratie De vorm van de crediteurenadministratie als neerslag van het administreren De afdeling Crediteurenadministratie § 5 De betalingsorganisatie De in acht te nemen functiescheidingen Het geautomatiseerd gereedmaken van girale betalingsopdrachten Het handmatig gereedmaken van girale betalingsopdrachten Elektronisch bankieren Kasbetalingen Telefonische betalingsopdrachten Periodieke betalingen § 6 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk III Casus 1 en 2
81 83 83 87 87 87 88 94 96 97 98 98 99 101
Hoofdstuk IV Geldmiddelen
103
§ 1 Introductie . § 2 De functie en activiteiten op het gebied van treasury De functie -„ Operationele versus financiële geldstromen Defensieve en offensieve doelstellingen van de treasuryfunctie De plaats binnen de organisatie Maatregelen van interne betrouwbaarheid Activiteiten § 3 De informatiebehoeften §4 De te onderscheiden vormen §5 Het cashmanagement Geautomatiseerde hulpmiddelen § 6 Risicobeheersing Middelen voor het afdekken van financiële risico's § 7 De kasadministratie §8 De registratie van vreemde valuta §9 De bankadministratie § 10 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk IV Casus 1 en 2
103 106 106 106 108 108 109 110 112 113 114 116 117 119 119 120 120 121 124
Sectie B De personeels- en salarisprocessen (human resources, payroll and personnel cycle)
127
Hoofdstuk V De factor arbeid
129
§ 1 Introductie §2 De functie en activiteiten met betrekking tot de factor arbeid De functie De plaats binnen de organisatie Activiteiten Informatietechnologie en Human Resources Management
129 131 131 132 132 135
Inhoudsopgave
§3 De afdeling Personeelszaken Personeelsbureau Personeelsbeleid Werving en selectie Personeelsadministratie §4 De informatiebehoeften § 5 De bestuurlijke-informatieverzorging van de factor arbeid in het algemeen De primaire vastlegging De overige vast te leggen gegevens Beveiliging en privacybescherming Overige wetgeving Interne-betrou wbaarheidsmaatregelen § 6 Controle op de gewerkte tijd en arbeidsprestaties Het vaststellen van de arbeidsprestaties § 7 De loon- of salarisadministratie en de loonbetaling Het vaststellen van de brutoloonbedragen Het vaststellen van de nettoloonbedragen en het opstellen van afrekeningen voor de werknemers Loonbetaling §8 Ontwikkelingen op personeelsgebied § 9 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk V Casus 1,2,3,4 en 5
136 136 136 138 138 139 140 140 141 142 143 143 144 147 149 149 150 150 151 153 155
Sectie C Transformatieprocessen (inventory, warehousing and production cycle)
159
Hoofdstuk VI Voorraden § 1 Introductie § 2 De functie van en activiteiten met betrekking tot de beheersing van de voorraden De functie De voorraden in de organisatie Activiteiten §3 De informatiebehoeften Informatiebehoeften met betrekking tot het besturen-in-engere-zin Overige informatiebehoeften § 4 De vormen van voorraadadministratie/mate van detaillering Registratie van de voorraad op een beperkt aantal verzamelrekeningen in geldtotalen Registratie op rekeningen per artikelsoort Registratie per partij Registratie van afzonderlijke exemplaren § 5 De functies van de voorraadregistratie met detaillering per artikelsoort § 6 Enkele of dubbele registratie van de voorraad; kantoorvoorraadadministratie/magazijnvoorraadadministratie Kantoorvoorraadadministratie Magazijnvoorraadadministratie § 7 Gesloten of open magazijnen
161 161 163 163 164 164 166 166 166 171 171 172 173 174 174 179 179 179 181
10
Inhoudsopgave
§ 8 Prijsbasis voor de voorraadregistratie in hoeveelheden en geldbedragen Prijsbasistypen Mogelijkheden van gemengde goederenrekeningen Voorraadregistratie bij industriële bedrijven §9 De voorraadregistratie in geldtotalen Permanence tegen inkoopprij zen Permanence tegen verkoopprijzen Permanence tegen inkoopprijzen/permanence tegen verkoopprijzen; Afweging van voor- en nadelen Permanence tegen vaste verrekenprij zen § 10 Voorraadbeheersing bij het ontbreken van detailrekeningen § 11 De inventarisatie Controleaspecten Tijdstippen van inventarisatie § 12 Verbandlegging met de geldbeweging § 13 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk VI Casus 1 en 2
181 182 184 184 185 186 186 186 188 188 190 190 192 193 195 198
Hoofdstuk VII Productieprocessen
201
§ 1 Introductie § 2 De productiefunctie De waardekringloop van het industriële bedrijf Homogene massaproductie Heterogene massaproductie Seriestuk- en/of stukproductie § 3 De informatiebehoeften § 4 Interne betrouwbaarheid en verbetering van het inzicht in het fabricageresultaat § 5 Productieprocessen en de invloed op de informatiesystemen Homogene massaproductie Heterogene massaproductie Seriestuk-en/of stukproductie § 6 Te stellen eisen in verband met milieuvoorschriften §7 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk VII . Casus
201 202 202 204 205 206 207 209 211 211 212 214 216 217 219
Hoofdstuk VIII Vaste activa
221
§ 1 Introductie § 2 De functie en activiteiten met betrekking tot de vaste activa De functie § 3 De informatiebehoeften § 4 Bedrijfsgebouwen en -terreinen Inkoop Beheer van ruimte (voorraadbeheer) Gebruik Informatiebehoeften Informatiesystemen
221 223 223 224 226 226 227 228 228 229
Inhoudsopgave
§ 5 Machines, installaties en inventaris Investeringen Voorraadbeheer Benutting Informatiebehoeften Informatiesystemen § 6 De kosten van onderzoek en ontwikkeling Investeringen Beheersing Benutting Informatiebehoeften Informatiesystemen § 7 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk VIII Casus 1 en 2
11
230 230 230 231 231 232 234 234 235 236 236 237 237 239
Sectie D De verkoop- en incassoprocessen (sales and collection of order to cash cycle)
241
Hoofdstuk IX Verkopen
243
§ 1 Introductie § 2 De functie en activiteiten van het verkoopproces De functie De plaats binnen de organisatie Het commerciële beleid " Delegatie van bevoegdheden Activiteiten § 3 De informatiebehoeften Informatiebehoeften met betrekking tot het besturen-in-engere-zin Overige informatiebehoeften § 4 De orderadministratie De planning De werkvoorbereiding De voortgangscontrole § 5 De te onderscheiden factureringssystemen Voorfacturering Nafacturering § 6 Diversen De volledigheid van de opbrengstverantwoording Emballage Verkoopretouren Maandrekeningen § 7 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk IX Casus 1,2 en 3
243 244 244 245 246 249 249 252 252 253 255 256 256 258 259 259 261 263 263 264 266 267 268 270
Hoofdstuk X Vorderingen
275
§ 1 Introductie § 2 De functie en activiteiten van de debiteurenadministratie De functie
275 276 276
12
Inhoudsopgave
De plaats binnen de organisatie § 3 De informatiebehoeften Informatiebehoeften met betrekking tot het besturen-in-engere-zin Overige informatiebehoeften § 4 Vormen van de registratie van de vorderingen Registratie per debiteur Andere vormen van debiteurenadministratie § 5 Groepering en rangschikking van de vorderingen binnen de debiteurenadministratie § 6 Het incasseren van vorderingen Traditionele afrekenmethodieken Innen door middel van de acceptgiroprocedure Innen door middel van automatische incassosystemen Innen door middel van kwitanties Op betaling via internet gebaseerde incassomethoden § 7 Het manen van debiteuren § 8 Enkele facetten van het interne-betrouwbaarheidssysteem inzake de administratie van vorderingen § 9 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk X Casus 1,2 en 3
277 279 279 280 281 282 282
Sectie E Informatieverzorgende processen (reporting cycle)
301
284 285 285 286 287 289 291 292 293 296 297
Hoofdstuk XI Het informatieverzorgingsproces
303
§ 1 Introductie § 2 Het informatieverzorgingsproces § 3 Besturing en beheersing van informatieverzorgende processen Logistiek van informatieverzorgende processen Betrouwbaarheid van de gegevensverwerking Workflowmanagementsystemen §4 Informatiebehoeften inzake het informatieverzorgingsproces § 5 Maatregelen van interne betrouwbaarheid en het informatieverzorgingsproces Interne betrouwbaarheid van het informatieverzorgingsproces in het algemeen De Sarbanes Oxley-wet De gevolgen van Sarbanes Oxley en Tabaksblat § 6 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk XI Casus 1,2 en 3
303 304 308 308 309 310 314
Appendix a De kasadministratie
327
Ontvangsten Betalingen Het kasregister Speciale vastleggingsapparatuur Kasopname Instructie voor de kassier Aanvullende beveiligingsmaatregelen
328 331 332 333 333 333 335
316 316 316 318 319 320
Inhoudsopgave
Appendix b Enkele bedrijfseconomische en boekhoudkundige beschouwingen § 1 Enkele beschouwingen met betrekking tot de toepassing van het reële-waardebeginsel Waardewijzigingen van niet-speculatieve voorraden Rationeel voorraadbeleid Nadere bepaling van het begrip speculatieve voorraad en berekening van het speculatieresultaat Scheiding tussen gerealiseerde en niet-gerealiseerde winsten Vaststelling van de kosten van de verbruikte respectievelijk verkochte goederen Praktische toepassing van het principe van de permanente waarderegistratie § 2 Toepassing van het reële-waardebeginsel bij de permanence in geldtotalen Permanence tegen inkoopprijzen met correctie naar reële waarde Permanence tegen verkoopprijzen met reële-waardecorrectie Permanence tegen vaste verrekenprijzen met reële-waardecorrectie Verband met de mutaties op de tegenrekeningen § 3 Het rekeninggebruik met betrekking tot de registratie van technische en economische voorraden Registratie van de drie delen van de economische voorraad op een gemeenschappelijke rekening Registratie van de drie delen van de economische voorraad op afzonderlijke rekeningen Het belang van gegevens betreffende de economische voorraad Vereenvoudiging van de registratie van de economische voorraad
13
337
337 338 339 339 340 341 344 344 345 345 346 346 347 347 348 349 349
Appendix c Enkele notities omtrent het verwerken van vreemde valuta bij de resultaatbepaling
351
Inleiding Omrekeningsmethoden Verwerking in de jaarrekening In de toelichting op te nemen informatie
351 351 353 353
Appendix d Waarderingsgrondslagen en verwerking in de jaarrekening van vaste activa
355
Inleiding Waarderingsgrondslagen Verwerking in de jaarrekening
355 355 355
Trefwoordenregister
359
