1
Perancangan Sistem Informasi Evaluasi Kinerja Vendor di PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur A. Jessica Dian Fatimah, Ir. Khakim Ghozali, M.MT Sistem Informasi – FakultasTeknik Informasi (FTIf) - ITS Gedung FTiF Tc 213, Kampus ITS Sukolilo, Surabaya 60111 Telpon: (031) 596 4965,592 2949, 593 9214 E-mail:
[email protected] Abstrak— PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur mengadakan pekerjaan yang diumumkan melalui e-procurement perusahaan. Untuk mendapatkan pekerjaan, vendor harus memenuhi persyaratan yang diajukan sebelumnya. Dalam melakukan penyeleksian, perusahaan membutuhkan track record vendor sebagai bahan evaluasi untuk menyeleksi para vendor yang mendaftar, sehingga perusahaan dapat bekerjasama dengan vendor-vendor yang telah memenuhi syarat pekerjaan. Agar proses evaluasi dapat berjalan secara efektif dan efisien, perusahaan membutuhkan sistem informasi evaluasi kinerja vendor. Namun, sebelum membangun sistem tersebut dibutuhkan perancangan sebagai gambaran detail sistem agar sesuai dengan ekspektasi user. Oleh karena itu, dibuatlah Perancangan Sistem Informasi Evaluasi Kinerja Vendor di PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur. Perancangan Sistem Informasi Evaluasi Kinerja Vendor ini menggunakan metode Unified Process Model, yang terdiri dari 2 tahapan yaitu inception dan elaboration dengan menggunakan standar dokumentasi ReadySET. Selain itu sistem ini dirancang dengan menggunakan aplikasi GUI Design Studio. Dengan adanya perancangan sistem informasi evaluasi kinerja vendor ini, diharapkan PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur mendapatkan gambaran detail mengenai sistem yang sesuai dengan proses bisnis dan memenuhi ekspektasi perusahaan. Kata kunci — Vendor, GUI Design Studio, Unified Process Model, ReadySET, Sistem Informasi Evaluasi Kinerja Vendor
I.
PENDAHULUAN
Sebagai perusahaan nasional, PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur memiliki vendor-vendor yang bertugas untuk memenuhi kebutuhan perusahaan demi meningkatkan kinerja serta pelayanan kepada masyarakat Indonesia. Ada tiga asosiasi vendor yang berkerjasama dengan perusahaan yakni AKLI (Asosiasi Kontraktor Listrik dan Mekanikal Indonesia), AKLINDO (Asosiasi Kontraktor Ketenagalistrikan Indonesia), dan PAKLINA (Persatuan Kontraktor Listrik Nasional). Ketiga asosiasi ini merupakan tempat bernaung bagi para vendor yang bekerjasama dengan perusahaan. Untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, para vendor harus bersaing untuk memenangkan proyek yang dilelang oleh perusahaan. PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur memiliki aplikasi e-procurement yang berfungsi untuk memberitahukan kepada calon peserta lelang mengenai pekerjaan yang akan dilelang beserta persyaratan dalam mengikuti pekerjaan. Panitia pengadaan melakukan penyeleksian terhadap dokumen-dokumen vendor sebelum dinyatakan lulus persyaratan oleh perusahaan. Pemeriksaan dokumen ini
bertujuan untuk meminimalisasi kecurangan yang dilakukan pihak vendor (misalnya, pemalsuan dokumen) dan tentunya untuk menyeleksi vendor yang berhak mengikuti pelelangan. Namun selama ini, proses penyeleksian tidak memperhatikan track record vendor yang akan bekerjasama dengan perusahaan seperti, bagaimana kinerja vendor selama bekerjasama dengan perusahaan, apakah vendor pernah bermasalah atau tidak lalu bagaimana dengan masa kontraknya. Hal-hal semacam ini harus dipertimbangkan dalam menyeleksi vendor yang akan bekerjasama dengan perusahaan, sehingga akan didapatkan vendor yang dapat bekerja secara profesional selama pengerjaan proyek berlangsung. Oleh karena itu dibutuhkan sistem untuk evaluasi kinerja vendor, dimana sistem ini akan membantu panitia dalam menyeleksi para calon peserta lelang, dengan mempertimbangkan track record vendor. Dari sistem evaluasi inilah para panitia lelang akan mengambil keputusan mengenai vendor yang berhak mengikuti proyek pelelangan. Untuk lebih mematangkan konsep serta gambaran sistem yang akan dibuat, maka dibutuhkan peracangan aplikasi sistem informasi evaluasi kinerja vendor. Dengan adanya perancangan sistem ini, dapat menjadi panduan bagi perusahaan dalam mengembangkan dan membangun aplikasi tersebut. II.
TINJAUAN PUSTAKA
Bagian ini menjelaskan tentang pengertian vendor secara umum, manfaat GUI Design Studio dalam proses perancangan, penggunaan metode Unified Process Model dan dokumentasi ReadySET. A. Vendor Vendor merupakan mitra perusahaan sebagai pemasok kebutuhan produk dan jasa, baik berupa raw material, finished goods, ataupun services. Vendor memiliki peranan yang sangat penting dan strategis dalam mencapai visi dari perusahaan (Danasenjaya,2011). Vendor dapat berupa lembaga, perorangan, atau pihak ketiga yang menyediakan produk dan jasa untuk diolah, atau dijual kembali, atau dibutuhkan oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja. Hampir tidak ada vendor yang berdiri sendiri. Vendor juga merupakan sebuah perusahaan yang memiliki
2
mekanisme dan sistem sendiri seperti pada umumnya perusahaan. B. GUI Design Studio Dalam merancang sebuah aplikasi perangkat lunak, dibutuhkan GUI untuk mewakili sistem yang akan dibangun. GUI (Graphical User Interface) merupakan tipe antarmuka yang digunakan oleh pengguna untuk berinteraksi dengan sistem operasi melalui gambargambar grafik, ikon, menu, dan menggunakan perangkat penunjuk (pointing device) seperti mouse atau track ball.
Gambar 2. 2 Fase UP
Gambar 2. 1 GUI Design Studio
GUI ini bertujuan untuk membantu para programmer agar lebih memahami design interface sistem yang akan dibangun. Dengan begitu programmer dapat membangun aplikasi ini tersebut sesuai dengan design yang telah dibuat. Selain itu GUI membantu designer dalam memvisualisasikan aplikasi yang akan dibangun kepada customer. Sehingga ketika customer telah melihat rancangannya, mereka dapat menambahkan, mengurangi atau bahkan setuju dengan sistem yang dibuat oleh designer. C. Unified Process Model Unified Process (UP) atau biasa juga disebut Unified Software Development Process (USDP) merupakan proses pengembangan yang bersifat use-case-driven yang terpusat pada arsitektur perangkat lunak, interaktif, dan tumbuh kembang (Alhir,2005). UP mengenalkan pentingnya berkomunikasi dengan pelanggan untuk mendapatkan gambaran sistem yang diinginkan pelanggan. Model UP ini termasuk kerangka model yang baru dalam metodologi pengembangan perangkat lunak. Menurut Aunur (2008). Dalam model UP ini terdapat lima tahap pengembangan yakni inception, elaboration, construction, transition, dan production. Selain itu terdapat sejumlah aktivitas yang harus dilakukan seiring pengembangan perangkat lunak yaitu, business modelling, requirements, analysis and design, implementation, dan test. Tahapan dan aktivitas dalam UP tersebut dilakukan secara iterative. Berikut gambar 2.2 life cycle UP secara umum :
D. Unified Modeling Language Penggunaan UML (Unified Modelling Language) erat kaitannya dengan pengembangan perangkat lunak yang menggunakan UP. Meskipun UP mensyaratkan penggunaan UML, namun UML dapat digunakan pada berbagai metodologi yang lain, bahkan dapat digunakan pada bidang selain sistem informasi. UML merupakan bahasa pemodelan standar untuk kumpulan teknik-teknik pemodelan untuk menspesifikasi, memvisualisasi, meng-konstruksi dan mendokumentasi hasil kerja dalam pengembangan perangkat lunak (Fowler,2004). Berikut ini merupakan konsep dasar UML yang ditunjukkan pada Tabel 2.1
Gambar 2. 3 Konsep dasar UML
E. ReadySET ReadySET adalah salah satu template untuk mendokumentasikan proses perancangan dan pembangunan perangkat lunak. ReadySET ini memberikan kemudahan dalam mendokumentasikan perangkat lunak dengan membagi template menjadi empat bagian yakni inception, elaboration, construction, dan transition. Susunan ini sama halnya pada tahap pengembangan pada UP. Dapat dikatakan bahwa ReadySET merupakan hasil dari UP. Sama halnya produk dari UP, ReadySET juga menghasilkan
3
produk berupa dokumen. Berikut detail template dari ReadySET :
Gambar 2. 4 Template ReadySET
III.
METODE PENELITIAN
Metodologi atau tahapan pengerjaan merupakan hal yang sangat diperlukan dalam melakukan suatu penelitian, hal ini berlaku juga dalam pengerjaan jurnal. Metodologi diperlukan sebagai kerangka dan panduan proses pengerjaan jurnal, sehingga rangkaian pengerjaan jurnal dapat dilakukan secara terarah, teratur, dan sistematis. Berikut ini merupakan langkah-langkah pengerjaan jurnal yang dilakukan oleh penulis, yaitu : A. Pengumpulan data dan informasi Pada tahapan ini dilakukan survei sekaligus wawancara dengan pihak stakeholder mengenai permasalahan pada perusahaan mengenai evaluasi kinerja vendor yang bekerjasama dengan perusahaan. B. Studi Literatur Pada tahapan ini penulis akan melakukan studi dari berbagai macam literatur yang dapat mendukung dan meningkatkan pemahaman penulis untuk menyelesaikan permasalahan yang diangkat dalam tugas akhir ini. Adapun literatur itu berasal dari buku, e-book, paper, bahkan artikel yang terdapat pada internet. C. Merancang Metode Penyelesaian Masalah Setelah melakukan pengumpulan data dan informasi dari stakeholder lalu melakukan studi dari berbagai literatur maka langkah selanjutnya yakni merancang metode penyelesaian masalah yang cocok diterapakan sesuai dengan kasus dalam penelitian ini. Metodologi yang digunakan yakni Unified Process Model. D. Analisa kebutuhan pengguna Tahap ini merupakan tahap persiapan untuk merancang perangkat lunak. Pada tahap ini dilakukan tahapan inception dengan melakukan wawancara dengan stakeholder terkait dengan topik permasalahan. Hasil tahapan ini berupa dokumen User Needs (ReadySET).
Gambar 3. 1 Metode Penelitian
E. Analisa kebutuhan perangkat lunak Pada tahapan ini, hasil analisa kebutuhan pengguna yakni dokumen user needs dijadikan input untuk diproses dan menghasilkan dokumen SRS (ReadySET), use case suite dan feature specs. F. Pembuatan desain perangkat lunak Pada tahapan ini input yang akan diproses yaitu desain arsitektur sistem untuk menghasilkan dokumen desain. Aktifitas yang terdapat didalamnya yaitu desain struktural, desain tingkah laku, perancangan database, perancangan antarmuka, dan arsitektur. G. Penyusunan buku tugas akhir Tahapan pembuatan laporan tugas akhir ini merupakan tahap pembuatan dokumentasi dari keseluruhan proses penelitian yang dilakukan penulis, yang dikemas berupa buku Tugas Akhir. Pada buku ini diuraikan mengenai permasalahan yang diangkat, pengumpulan studi literatur, metodologi apa yang digunakan, analisa, dan proses perancangan. Semuanya terangkum dalam buku tugas akhir ini.
4
IV.
ANALISIS KEBUTUHAN, PERANCANGAN
A. AnalisisKebutuhan Proses Bisnis Pada bab ini membahas proses bisnis evaluasi kinerja vendor yang ada di PT.PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur : 1. Proses Pendataan Vendor Proses pengelolaan data vendor merupakan aktivitas yang bertujuan untuk mendata semua vendor yang bekerjasama dengan perusahaan baik dari asosiasi resmi maupun yang berdiri sendiri. 2. Proses Pengelolaan Informasi Vendor Proses pengelolaan informasi vendor merupakan aktivitas yang dihasilkan dari pekerjaan panitia pengadaan dan direksi teknis. Dimana tugas panitia pengadaan yakni memilih seorang pemenang yang akan dijadikan sebagai penyedia barang/jasa dan tugas direksi teknis yakni membantu kerja direksi pekerjaan untuk mengawasi proses pekerjaan barang yang dilakukan oleh penyedia barang yang telah terikat kontrak dengan perusahaan. Hasil dari pekerjaan mereka, yang akan dimasukkan ke dalam sistem sebagai informasi untuk dijadikan bahan evaluasi kinerja vendor yang nantinya akan digunakan untuk menyeleksi vendor pada proyek pekerjaan pengadaan barang berikutnya. Penggalian informasi mengenai proses bisnis evaluasi ini didapatkan dari hasil wawancara dengan para stakeholder yang berhubungan dengan penggunaan aplikasi agar, sistem yang dibangun nantinya sesuai dengan kebutuhan user. Untuk penjelasan tersedia pada lampiran ReadySET poin A.1.6. Gambar 4.1 menunjukkan proses bisnis sistem:
B. KebutuhanSistem Dari proses bisnis diatas, dapat diperoleh analisa kebutuhan sistem untuk desain sistem evaluasi kinerja vendor di PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur. 1. Kebutuhan Sistem Fungsional a. Pengelolaan Sistem b. Pendaftaran Akun Pengguna c. Pengelolaan Akun Pengguna d. Pengelolaan Daftar Vendor e. Pengelolaan Informasi Kinerja Vendor f. Pengelolaan Status Vendor 2. Kebutuhan Sistem Non-Fungsional a. Rancangan antarmuka perangkat lunak yang user friendly. b. Adanya fasilitas pencarian untuk memudahkan pengguna mencari data dengan lebih cepat. c. Kehilangan data merupakah hal yang tidak bisa ditoleransi. d. Hanya administrator yang mempunyai wewenang untuk membuat user yang sesuai dengan peranannya, mengubah peranan user, dan menghapus user. e. Administrator dapat mengubah password user. C. Use Case Tahap ini dilakukan pembuatan use case berdasarkan fungsi-fungsi yang ada pada sistem yang akan didesain. Tabel 4. 1 Skenario use case tambah data vendor
+
UC-03.02 Tambah Data Vendor Ringkasan :
Direct Actor : Prioritas : Frekuensi Penggunaan : Pre Condition : Skenario Sukses Utama :
Use case ini dimaksudkan agar aktor dapat menambah data vendor yang bekerjasama dengan perusahaan pada bidang distribusi Administrator Essential Sometimes Aktor telah masuk di halaman Vendor 1. 2. 3. 4.
Gambar 4. 1 Proses Bisnis Sistem
5.
Aktor menekan tombol “Tambah Vendor”. Sistem menampilkan halaman tambah vendor. Aktor mengisi data baru pada kolom yang telah disediakan. Aktor menekan tombol “simpan”, maka kemudian sistem akan menjalankan skenario sukses utama nomer 5. Sistem melakukan validasi apakah semua kolom sudah terisi dengan benar? a) Benar, maka sistem akan menjalankan
5
6. 7. 8. • 1.
Skenario Alternatif:
2.
skenario utama nomer 6,7,8. b) Salah, maka sistem akan menjalankan skenario alternatif 1. Sistem akan menambahkan data vendor baru ke database. Sistem menampilkan halaman informasi vendor. Sistem menampilkan notifikasi bahwa “satu nama vendor berhasil ditambahkan”. Alternatif I Menampilkan pesan kesalahan bahwa semua kolom harus terisi. Jika telah terisi semua, maka sistem menjalankan skenario utama 5,6,7,8
Gambar 4.2 dan Gambar 4.3 merupakan use case berdasarkan Stakeholder : uc Administrator
D.
KebutuhanLingkungan Tahap ini melakukan inisialisasi kebutuhan lingkungan dimana perangkat lunak dapat bekerja dengan baik. Terdapat dua poin yang merupakan kebutuhan lingkungan yaitu Hardware dan Software. Secara lengkap dapat dilihat pada lampiran ReadySET B.3.6 Kebutuhan hardware dari sistem ini terdiri atas satu komputer yang berfungsi sebagai server dan beberapa komputer yang berfungsi sebagai klien. Spesifikasi minimal untuk server : 1. Pentium Core 2 Duo 2,8 GHz 2. HD 250 GB SATA 3. Mainboard Intel 945 + VGA + SC 4. Monitor 14 Inch mendukung resolusi 1024 x 768 Kebutuhan untuk server system software harus mampu berfungsi sebagai web server. Disarankan sistem operasi menggunakan windows server 2003. E.
Activity Diagram Diperlukan untuk menggambarkan aktivitas yang terjadi, seperti ditunjukkan pada Gambar dibawah ini yang merupakan activity diagram administrator saat melakukan tambah data vendor. act UC Tambah Vendor
Ubah Status Vendor
Keluar Akun
Sistem
Tambah Data Pengguna
«Precedes» «include»
Menampilkan halaman tambah data v endor Ubah Data Pengguna
Masuk Akun Lihat Status v endor
Tambah Informasi Kinerj a Vendor
Administrator
Menekan link tambah v endor
«include» «include» Lihat Daftar Pengguna
Hapus Data Pengguna
«include»
Menampilkan pesan error "field kosong"
Apakah semua field terisi? [Tidak] Mengisi Data Administrasi
«include»
Lihat Informasi Kinerj a Vendor Ubah Informasi Kinerj a Vendor
Cari Data Pengguna
Menyimpan kedalam database
«include»
Mengisi Data Pengurus
Mengisi Data Modal Kerja
[Ya]
«include»
Administrator
Mengisi Ijin Usaha Vendor
Mengisi Data Keuangan
Mengisi Data Pengalaman Vendor
Lihat Daftar Vendor
«include»
«include» «include» «include»
Menampilkan halaman informasi v endor
Tambah Data Vendor
«include»
Hapus Informasi Kinerj a Vendor
Ubah Data Vendor Cari Data Vendor
Menekan tombol simpan
Hapus Data Vendor
Gambar 4. 2 Use case Administrator
Gambar 4. 4 Activity Diagram Tambah Data Vendor
F.
uc View er
Keluar Akun
Lihat Status Vendor
«Precedes»
Ubah Data Pengguna
Masuk Akun
Sequence Diagram Merupakan bagian yang mewakili interaksi antar obyek yang didefinisikan pada use case diagram dan menunjukkan tingkah laku obyek-obyek tersebut. Berikut yang terdapat pada Gambar 4.5 merupakan salah satu dari sequence diagram yang terdapat pada sistem, pada gambar tersebut merupakan sequence diagram tambah data vendor. G.
Cetak Informasi Kinerj a Vendor «include» «include» View er
Tambah Data Pengguna
Lihat Informasi Kinerj a Vendor
Cari Data Vendor
Lihat Daftar Vendor «include»
Gambar 4. 3 Use case Viewer
Desain Interface Menjelaskan tentang gambaran mengenai isi dari dokumen user interface. Untuk lebih detail akan dijelaskan pada Gambar 4.6
6 sd UC Tambah Vendor
Pengguna halaman informasi v endor menekan link tambah()
daftar v endor
halaman tambah data v endor
daftar v endor
pesan kesalahan
2. Sebaiknya sistem informasi evaluasi kinerja vendor ini dapat dikembangkan lebih baik lagi agar dapat digunakan di seluruh kantor PT. PLN (Persero) yang tersebar di Indonesia.
add()
DAFTAR PUSTAKA
mengisi form dan menekan tombol simpan()
[1] add process()
[2] form validation() insert data vendor()
[3]
redirect()
validation(false)
[4]
redirect()
[5]
Gambar 4. 5 Sequence Diagram Tambah Data Vendor
Gambar 4. 6 Tampilan Antarmuka Tambah Data Vendor
V.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan Dari uraian pada bab-bab sebelumnya dapat diperoleh kesimpulan sebagaimana berikut ini : 1. Perancangan sistem informasi evaluasi kinerja vendor berfungsi untuk menilai bagus atau tidaknya kinerja mereka selama menjalankan pekerjaan. 2. Sistem informasi ini membedakan dua level pengguna, yaitu: admin (sekertaris bidang distribusi) dan viewer ( pengguna barang, pejabat pengadaan, dan panitia pengadaan). 3. Kebutuhan fungsional dalam aplikasi ini adalah Pengelolaan Sistem, Pendaftaran Akun Pengguna, Pengelolaan Akun Pengguna, Pengelolaan Daftar Vendor, Pengelolaan Informasi Kinerja Vendor, Pengelolaan Status Vendor. 4. Dalam desain sistem informasi, penulis menggunakan data modeling, class diagram, use case diagram, activity diagram, collaboration diagram dan sequence diagram. 5. Untuk merancang desain antarmuka, penulis menggunakan aplikasi GUI Design Studio. Saran Beberapa hal yang diharapkan dapat dikembangkan di masa mendatang adalah sebagai berikut : 1. Perancangan sistem informasi ini dibuat sebagai panduan bagi perusahaan untuk membangun sistem informasi ini.
[6]
Gladwell, M. ( 2007). Blink: The Power of Thinking Without Thinking. Washington D.C.: Back Bay Books. Method Labs. (2010). Your Head Start: ReadySET Pro. Retrieved from ReadySET Pro: http://www.readysetpro.com/. Rosenberg, D., & Stephens, M. (2007). Use Case Driven Object Modeling with UML: Theory and Practice. New York: Apress. Windle, D. R., & Abreo, L. R. (2002). Software Requirements Using the Unified Process: A Practical Approach. New Jersey: Prentice Hall PTR. A. H. B. T. D. Denis, Systems Analysis and Design with UML Version 2.0 An Object-Oriented Approach Second Editon, USA: John Willey & Sons, 2005. Method Labs, "Enterprise-Ready Software Engineering Templates," Januari 2010. [Online]. Available: http://www.readysetpro.com/eval/eval.ht. [Accessed 16 April 2012].
