The Spirit & The Letter

General Electric Company Fairfield, Connecticut 06828

Onverzettelijk als het aankomt op integriteit

Ga naar de integriteitssite integrity.ge.com GE-intranet: alleen voor werknemers Hier vindt u meer informatie over vele onderwerpen: • Alle gedragsregels, inclusief vragen en antwoorden • Procedures en richtlijnen General Electric The Spirit & The Letter

• Een probleem melden • Contact opnemen met een deskundige • Integriteitssites van de verschillende bedrijven • Training in het omgaan met gedragsregels • Hulpmiddelen en bronnen

08/05/S&L/10MM/DU

The Spirit & The Letter

Inhoud Integriteitsverklaring

1

The Spirit & The Letter: Een leidraad voor onze manier van zakendoen

2

De gedragscode van GE

3

Uw persoonlijke belofte

4

Voor wie zijn de GE-gedragsregels bedoeld?

5

Wat moeten werknemers doen?

6

Wat moeten leidinggevenden doen?

7

Laat van u horen: Uw plicht om integriteitsproblemen te melden

8

Hoe meldt u een integriteitsprobleem?

9

Wat gebeurt er als er een integriteitsprobleem is gemeld?

10

Sancties op overtredingen

11

Eigen gedragsregels en procedures van het bedrijf

12

De gedragsregels van The Spirit & The Letter

13

Omgaan met klanten en leveranciers Ongeoorloofde betalingen Omgaan met leveranciers Internationale handelsvoorschriften Witwaspraktijken voorkomen Privacy

14 16 18 22 24 26

Zakendoen met de overheid Omgaan met overheden

28 30

Wereldwijd concurreren

Mededingingsregels naleven

32 34

Binnen de GE-omgeving

36

De eigendommen van GE beschermen Intellectuele eigendommen Controlemanagement Belangenverstrengeling

46 48 50 54

Eerlijke behandeling van werknemers 38 Milieu, gezondheid en veiligheid 42 Veiligheids- en crisismanagement 44

Voorkennis en koersgevoelige informatie

56

Register

58

Bijlage: Welke wetgeving is van toepassing?

59

Bijlage Welke wetgeving is van toepassing? GE doet zaken in meer dan 100 landen over de hele wereld. Onze medewerkers zijn burgers uit veel verschillende landen. Daarom is de regelgeving van veel verschillende landen, provincies, gemeenten en organisaties zoals de Europese Unie, van toepassing op onze activiteiten. Het is voor ons allemaal een belangrijke uitdaging om te begrijpen hoe al deze wetten en regels van toepassing zijn op onze bedrijfsactiviteiten. GE, het moederbedrijf, is een vennootschap die is gevestigd in de Verenigde Staten. De wetgeving van de Verenigde Staten strekt zich vaak uit tot activiteiten van GE en van de aan haar gelieerde ondernemingen over de hele wereld, en vaak ook tot bedrijfsactiviteiten van GE-medewerkers, ongeacht waar ze wonen of werken. Ook andere landen kunnen hun wetten buiten hun grenzen toepassen op hun eigen burgers of op organisaties die georganiseerd zijn volgens de wetgeving van dat land. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor dochterondernemingen of gelieerde ondernemingen waar GE zeggenschap over heeft. In de GE-gedragsregels die hierna worden beschreven, wordt vaak verwezen naar wetgeving van de Verenigde Staten en naar wetgeving van de andere landen waar we zaken doen. Dit illustreert het gegeven dat een wereldwijd opererende onderneming wordt gereguleerd door vele verschillende wetgevingen tegelijkertijd. In sommige gevallen kan er sprake zijn van een conflict tussen het toepasselijk recht van twee of meer verschillende landen. Als u een dergelijk conflict tegenkomt, is het van groot belang dat u bedrijfsjuridisch advies inwint over de juiste aanpak van het probleem.

©2005 General Electric Company Gedrukt in de Verenigde Staten

Deze brochure is slechts een inleiding tot de GE-gedragsregels. De volledige tekst van de gedragsregels en andere bronnen kunt u vinden op integrity.ge.com.

De omslag van dit document is gedrukt op papier dat voor 30 % uit oudpapiervezels bestaat. Dit papier is geproduceerd met behulp van windenergie en is Green Seal-gecertificeerd. De binnenpagina’s van dit document zijn gedrukt op papier dat 10 % oudpapiervezels bevat. Dit papier is geproduceerd met groene stroom dat is opgewekt uit duurzame bronnen: 85 % waterkracht, 10 % windenergie en 5 % biogas. GE werkt met een drukkerij die al zijn eigen elektriciteit genereert. Het bedrijf is gecertificeerd, volledig afgeschermd en produceert vrijwel geen vluchtige organische stoffen.

1

INTEGRITEITSVERKLARING Al meer dan 125 jaar heeft GE laten zien dat ze integer handelen hoog in het vaandel heeft staan. GE heeft vele nieuwe markten aangeboord, heeft in vele landen voet aan de grond gekregen, en kan prachtige, duurzame groeicijfers laten zien. Tegelijkertijd heeft GE wereldwijd een gedegen reputatie weten op te bouwen ten aanzien van rechtmatig en ethisch handelen. Deze reputatie is groter dan ooit tevoren. Bij diverse onderzoeken onder algemeen directeuren, wordt GE genoemd als ‘s werelds meest gerespecteerde onderneming. GE staat bovenaan als het gaat om integriteit en governance. Dit alles heeft echter geen enkele waarde als niet ieder van ons de juiste beslissingen neemt en op de juiste manier handelt. In een tijd waarin cynisme over het bedrijfsleven hoogtij viert, moet GE dit vertrouwen elke dag opnieuw verdienen. Dat kan echter alleen als iedere werknemer zich hiervoor inzet. Daarom vraag ik aan iedere medewerker van GE dat hij belooft zich te houden aan onze gedragscode. Deze GE-gedragsregels gaan over belangrijke integriteitskwesties en vormen een leidraad voor het handhaven van onze ethische normen. Alle GE-medewerkers dienen niet alleen naar de letter van deze gedragsregels te handelen, maar ook naar de geest ervan. Als u vragen hebt of bezorgd bent over de juistheid van een bepaalde handelswijze van uzelf of van iemand anders, dient u dat onmiddellijk aan de orde te stellen bij uw chef, een GEombudspersoon of via een van de vele andere kanalen die het bedrijf u hiervoor ter beschikking stelt. Uw integriteit mag nooit terzijde worden geschoven, ook niet als u daarmee bepaalde doelstellingen of concurrentievoordelen behaalt en zelfs niet als u een opdracht van een meerdere opvolgt. De leidinggevenden binnen GE zijn niet alleen verantwoordelijk voor hun eigen handelen, maar dienen ook een bedrijfscultuur te bevorderen waarin het handelen naar de gedragsregels van GE en naar het geldend recht altijd het uitgangspunt vormt van alle bedrijfsactiviteiten. Als een medewerker zijn zorgen over de juistheid van een bepaalde handelswijze naar voren brengt, dienen leidinggevenden hier onmiddellijk aandacht aan te schenken en het probleem zorgvuldig en respectvol te behandelen. Uitstekende financiële prestaties en strikte normen op het gebied van governance en naleving van regels zijn geen strijdige grootheden: het gaat in feite om zaken die elkaar wederzijds versterken. Als we de snelst groeiende onderneming van de 21-ste eeuw willen worden, moeten we beseffen dat slechts één manier van presteren goed is voor onze reputatie en dat slechts één manier van presteren leidt tot meer vertrouwen in ons en in onze producten en diensten. Dat is presteren op een integere manier. Het is de beste basis voor groei.

Jeffrey R. Immelt Voorzitter van de Raad van Bestuur en Chief Executive Officer Juni 2005

2 The Spirit & The Letter

The Spirit & The Letter: Een leidraad voor onze manier van zakendoen Overal waar we zaken doen heeft iedereen elke dag de mogelijkheid om de reputatie van ons bedrijf te beïnvloeden. The Spirit & The Letter is een van de middelen om er na meer van 125 jaar voor te zorgen dat we nog steeds op een uiterst integere manier zaken doen. Meer dan een eeuw lang hebben de medewerkers van GE er hard aan gewerkt om zich te blijven houden aan de hoogste normen op het gebied van ethisch verantwoord zakendoen. Voor ons is het niet genoeg om alleen maar te leven naar de letter van de wet: we willen ons houden aan de geest van integriteit. De gedragscode van GE verwoordt die geest door algemene gedragsregels te formuleren waaraan iedere medewerker van GE zich dient te houden.

Everywhere Every day

Everyone

Everywhere: Overal, Every day: Altijd, Everyone: Iedereen.

De gedragscode van GE Neem overal ter wereld de van toepassing zijnde wetten en regels die betrekking hebben op onze bedrijfsactiviteiten in acht. Wees eerlijk, rechtvaardig en betrouwbaar in al uw activiteiten en relaties in GE-verband. Vermijd elke belangenverstrengeling tussen werken privé-zaken. Werk mee aan een sfeer waarin iedere werknemer binnen de rijk geschakeerde GE-gemeenschap eerlijk wordt behandeld. Streef naar een veilige werkplek en bescherm het milieu. Op elk niveau dienen leidinggevenden een cultuur te bevorderen waarin ethisch verantwoord gedrag door alle werknemers wordt herkend, erkend en uitgedragen.


Uw persoonlijke belofte U wordt gevraagd te verklaren dat u op de hoogte bent van het feit dat iedere werknemer van GE dient te handelen naar de gedragsregels van de The Spirit & The Letter en dat u mogelijke schendingen van wetten of gedragsregels dient te melden bij een leidinggevende, een bedrijfsjurist, een auditor, een ombudspersoon of een andere integriteitsfunctionaris van GE. Ga naar de integriteitssite van GE voor de volledige tekst van de gedragsregels: integrity.ge.com.

5

Voor wie zijn de GE-gedragsregels bedoeld? DIRECTEUREN, FUNCTIONARISSEN EN WERKNEMERS VAN GE. DOCHTERONDERNEMINGEN EN NEVENVESTIGINGEN Ondernemin-

gen waarvan GE meer dan 50 procent van de stemgerechtigde aandelen bezit of ondernemingen waarover GE zeggenschap heeft, dienen de GE-gedragsregels aan te nemen en te volgen. GELIEERDE ONDERNEMINGEN WAAR GE GEEN ZEGGENSCHAP OVER HEEFT

Gelieerde ondernemingen waar GE geen zeggenschap over heeft dienen te worden aangemoedigd om de GE-gedragsregels aan te nemen en te volgen.

DERDEN DIE GE VERTEGENWOORDIGEN

GE-medewerkers die samenwerken met derden, zoals consultants, tussenpersonen, vertegenwoordigers, distributeurs en onafhankelijke aannemers dienen: • van hen te verlangen dat ze relevante aspecten van de GE-gedragsregels naleven • hen te informeren en voor te lichten over de gedragsregels • maatregelen te treffen, waarbij ook contractbeëindiging tot de mogelijkheden behoort, wanneer ze de gedragsregels van GE niet naleven.


Wat moeten werknemers doen Alle GE-medewerkers kunnen bijdragen aan een bedrijfscultuur waarin wordt gehandeld naar de gedragsregels van GE door deze gedragsregels ten aanzien van integriteit te begrijpen, te aanvaarden, na te leven en niet te overtreden. Dit zijn de verantwoordelijkheden van de werknemer: DE GE-GEDRAGSREGELS BEGRIJPEN

INTEGRITEITSPROBLEMEN MELDEN

• Verwerf basiskennis over de gedragsregels die in deze brochure zijn samengevat.

• Meld elk vermoeden van potentiële overtreding van een GE-gedragsregel.

• Verwerf gedetailleerde kennis over de gedragsregels die voor uw functie van belang zijn.

• Maak u vertrouwd met de verschillende manieren waarop u integriteitskwesties aan de orde kunt stellen: ombudspersoon, chef, GE-jurist, GE-auditor of een andere functionaris die zich met integriteitskwesties bezighoudt.

• Ga naar integrity.ge.com voor de volledige en actuele gedragsregels. • Ga naar uw chef, bedrijfsjurist of naar ander aanspreekpunt binnen GE, als u vragen hebt over de gedragsregels.

• Als uw melding niet wordt afgehandeld, moet u zich hier niet bij neerleggen! Kaart de zaak aan bij een van de andere functionarissen. • Werk mee aan GE-onderzoeken naar integriteitsproblemen.

7

Wat moeten leidinggevenden doen Een leidinggevende moet een cultuur creëren waarin de gedragsregels van GE worden nageleefd. Hij moet zorgen dat medewerkers hun verantwoordelijkheden kennen en dat ze zonder angst voor represailles integriteitskwesties aan de orde kunnen stellen. Hij moet ethisch en juridisch verantwoord gedrag stimuleren door persoonlijk leiding te geven aan integriteitsbevorderende activiteiten. De naleving van de gedragsregels dient een criterium te zijn bij het evalueren en belonen van medewerkers. Hij moet zorgen dat werknemers beseffen dat bedrijfsresultaten nooit prevaleren boven ethisch verantwoord gedrag en naleving van de GE-gedragsregels. Verder dienen leidinggevenden de volgende stappen te ondernemen om nalevingsproblemen te voorkomen, op te sporen en aan te pakken: VOORKOM NALEVINGSPROBLEMEN

SPOOR NALEVINGSPROBLEMEN OP

NALEVINGSPROBLEMEN AANPAKKEN

• Breng bedrijfsprocessen met integriteitsrisico’s in kaart.

• Werk met controlemiddelen zoals “dashboards” en “scorecards” om verhoogde integriteitsrisico’s en / of overtredingen te signaleren.

• Als er zwakke punten worden gesignaleerd ten aanzien van het naleven van gedragsregels, neem dan direct maatregelen om een en ander te herstellen.

• Zorg voor een effectief ombudssysteem.

• Neem passende disciplinaire maatregelen.

• Zorg dat het functioneren van de gedragsregels periodiek wordt geëvalueerd in samenwerking met leidinggevenden die zich binnen het bedrijf bezighouden met integriteitsaangelegenheden en / of met het auditpersoneel van GE.

• Overleg met de bedrijfsjurist van GE en maak zo nodig melding bij toezichthoudende autoriteiten en opsporingsinstanties.

• Zorg dat de procedures die zijn ontwikkeld om bepaalde risico’s aan te pakken, worden uitgedragen en uitgevoerd. • Bied trainingen aan om ervoor te zorgen dat medewerkers en (indien van toepassing) commissarissen en derden op de hoogte zijn van de gedragsregels en de toepasselijke wetgeving. • Zet adequate middelen in voor uw projecten ter bevordering van naleving van gedragsregels.


Laat u horen: Uw plicht om integriteitsproblemen te melden U beschermt de GE-gemeenschap als u een integriteitsprobleem meldt: ons bedrijf, onze collega’s en onze stakeholders. Als u vermoedt dat bepaalde handelingen niet conform de gedragsregels van GE zijn, is het uw verantwoordelijkheid om dit te melden. MELD PROBLEMEN VROEGTIJDIG.

Hoe langer gewacht wordt met het melden van een probleem, hoe erger de situatie kan worden. U MAG ANONIEM BLIJVEN.

Echter, als u uw identiteit bekendmaakt, kunnen we later contact met u opnemen en feedback geven.

VERTROUWELIJKHEID WORDT GEGARANDEERD.

Uw identiteit en de door u verschafte informatie worden uitsluitend op een “need-toknow”-basis verstrekt aan degenen die verantwoordelijk zijn voor het verhelpen van het gemelde probleem. DE GEDRAGSREGELS VERBIEDEN REPRESAILLES.

GE verbiedt zeer beslist het nemen van vergeldingsmaatregelen tegen iemand vanwege zijn melding van een integriteitsprobleem of vanwege zijn hulp bij het oplossen ervan. Het nemen van represailles is een reden voor disciplinaire maatregelen, waarbij ontslag een van de mogelijkheden is.

U kunt een probleem mondeling of schriftelijk melden. Als u wilt, kunt u het probleem anoniem melden.

9

Hoe meldt u een integriteitsprobleem GE biedt verschillende kanalen voor het melden van problemen. Gebruik het kanaal waar u zich het prettigst bij voelt. BINNEN UW BEDRIJF In het algemeen is uw chef of bedrijfsleider de meest aangewezen persoon om een integriteitsprobleem snel op te lossen. Uw directe chef is echter niet de enige optie. Andere mogelijkheden zijn: • Uw integriteitsfunctionaris of auditor • De bedrijfsjurist • Het volgend managementniveau

• De ombudspersoon van uw bedrijf of de helplijn voor integriteitsproblemen (zie integrity.ge.com voor een overzicht)

DE GE-OMBUDSPERSOON Via de ombudsprocedure van GE kunt u integriteitsvragen en -problemen aan de orde stellen. Als u wilt kan dat anoniem. U krijgt altijd antwoord. P.O. Box 911 Fairfield, CT 06430 U.S.A.

800-227-5003 (alleen V.S.) of 8*229-2603 of (1) 203-373-2603

[email protected] DE RAAD VAN BESTUUR VAN GE U kunt problemen ten aanzien van de boekhouding van GE, de interne controle op de boekhouding, auditaangelegenheden of andere problemen, melden aan de Raad van Bestuur of aan de auditcommissie. GE Board of Directors General Electric Company (W2E) 3135 Easton Turnpike Fairfield, CT 06828 Verenigde Staten

800-417-0575 (alleen V.S.) (1) 203-373-2652 [email protected]

Laat u horen, stel vragen, krijg antwoorden. Als uw probleem niet wordt aangepakt, kies dan een van de andere kanalen.


Wat gebeurt er als er een integriteitsprobleem is gemeld Vermoedens over het overtreden van GE-gedragsregels worden altijd onderzocht. De onderzoeksprocedure van GE omvat de volgende onderdelen: 1. EEN ONDERZOEKSTEAM INSTELLEN

Specialisten met de juiste kennis en objectiviteit wordt gevraagd om het onderzoek op zich te nemen. 2. EEN ONDERZOEK UITVOEREN

Het team stelt de feiten vast aan de hand van interviews en / of documenten. 3. CORRECTIEVE MAATREGELEN

Indien nodig stelt het team correctieve maatregelen voor aan de verantwoordelijke managers. 4. FEEDBACK

Degene die het probleem heeft gemeld, ontvangt feedback over de uitkomst.

11

Sancties op overtredingen Medewerkers en leidinggevenden die tegen de letter of de geest van de GE-gedragsregels handelen, worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen, waarbij het beëindigen van de dienstbetrekking tot de mogelijkheden behoort. Gedrag dat kan leiden tot disciplinaire maatregelen: • De gedragsregels van GE schenden • Vergen van anderen dat ze de gedragsregels van GE schenden • Verzuimen een schending van de gedragsregels van GE of een vermoeden daarvan onmiddellijk te melden

• Represailles nemen tegen een medewerker die een integriteitsprobleem heeft gemeld • Verzuimen het leiderschap en de toewijding te tonen die nodig zijn om te zorgen dat de gedragsregels van GE en het geldend recht worden nageleefd

• Verzuimen mee te werken aan onderzoeken van GE naar mogelijke schendingen van gedragsregels

Bij GE zijn represailles absoluut verboden


Eigen gedragsregels en procedures van het bedrijf Uw bedrijf kan eigen gedragsregels en procedures uitvaardigen. U dient deze gedragsregels en procedures na te leven in aanvulling op de gedragsregels en procedures die in deze gids worden beschreven.

BELANGRIJK Deze gids en de beleidsregels die erin worden beschreven vormen geen arbeidscontract. Door het publiceren van deze gids of het uitvaardigen van de gedragsregels brengt GE geen contractuele rechten tot stand.

Omgaan met klanten en leveranciers Zakendoen met de overheid Wereldwijd concurreren Binnen de GE-omgeving De eigendommen van GE beschermen


Deel een

Ongeoorloofde betalingen Omgaan met leveranciers Internationale handelsvoorschriften Witwaspraktijken voorkomen Privacy

Omgaan met klanten en leveranciers

15

Een buitenlandse klant is uitgenodigd om op onze kosten naar het GE-opleidingscentrum te komen. Hij wil de reis echter combineren met een weekendbezoekje aan Universal Studios. Kunnen we de hele reis vergoeden?

Uw goedkope leverancier biedt goede kwaliteit en levert zeer stipt tegen superlage prijzen. U voelt zich echter niet prettig bij de arbeidsomstandigheden die deze leverancier zijn werknemers biedt. Laat u het zitten of maakt u er een punt van? ZIE PAGINA 18: OMGAAN MET LEVERANCIERS


ZIE PAGINA 16: ONGEOORLOOFDE BETALINGEN


Ongeoorloofde betalingen WAT U MOET WETEN

Een ongeoorloofde betaling om in een bepaalde situatie voordeel te behalen is nooit acceptabel. U loopt daarmee het risico dat u en GE strafrechtelijk worden vervolgd. GE verbiedt uitdrukkelijk alle ongeoorloofde betalingen bij alle zakelijke transacties. Dat geldt voor elk land van de wereld, voor zowel transacties met overheden als in de particuliere sector. Ongeoorloofde betalingen moeten niet worden verward met redelijke en beperkte uitgaven voor giften, bedrijfsfeestjes en uitgaven voor klantbezoeken en verblijfkosten die rechtstreeks verband houden met het promoten van producten of diensten, of met het ondertekenen van een contract. Dergelijke uitgaven zijn acceptabel en onderworpen aan specifieke GE- en bedrijfsrichtlijnen.

Dit hangt van vele factoren af. Enkele voorbeelden: is uw klant ambtenaar, wat zegt de plaatselijke wetgeving hierover, wat zijn de gedragsregels van de klant en wat zijn de richtlijnen van uw eigen bedrijf? U dient te overleggen met de GE-bedrijfsjurist of met uw chef om te bepalen in hoeverre de reis kan worden vergoed.

? ANTWOORD OP EEN VRAAG OP PAGINA 15

17

VOORDAT U EEN GIFT VERSTREKT,

een uitje aanbiedt of reiskosten vergoedt aan een klant, dient u kennis te nemen van de geldende wettelijke bepalingen, de gedragsregels waar de klant zelf zich aan moet houden en de GE- en bedrijfsrichtlijnen. ZORG DAT NOTA’S VAN DERGELIJKE UITGAVEN de ware aard van de

transactie weergeven. BIED NOOIT GUNSTEN AAN zoals giften, vergoedingen of uitjes onder omstandigheden die ongepast zouden kunnen lijken. HET AANBIEDEN, BELOVEN OF BETALEN VAN iets van waarde

(zoals geld, goederen of diensten) aan een ambtenaar of een werknemer van klant om een ongeoorloofd voordeel te verkrijgen of te behouden, of het verlenen van toestemming hiervoor, is niet toegestaan. of een andere betaling aan ambtenaren of werknemers om een

GEEF NOOIT EEN FOOI

routinematige administratieve handeling te bespoedigen, zonder eerst te overleggen met de GE National Executive of een bedrijfsjurist van GE. Sommige nationale wetten die omkoperij buiten dat land verbieden, bevatten een uitzondering voor “fooien” die een routinematige administratieve handeling moeten bespoedigen waar men overigens normaal recht op heeft. Deze betalingen zijn vaak illegaal onder plaatselijke anticorruptiewetten en GE wil deze praktijk dan ook sterk ontmoedigen. Zorg dat u het verschil begrijpt tussen omkoping – iemand iets van waarde geven in ruil voor een beslissing in uw voordeel – en een fooi, waarbij u een klein bedrag betaalt voor het bespoedigen van een routinematige handeling waar u normaal recht op hebt. STEL NOOIT GELDEN OF ANDERE BEDRIJFSMIDDELEN ter beschik-

de Verenigde Staten zonder voorafgaande goedkeuring van de Vice President for Government Relations van GE. Stel nooit gelden of andere bedrijfsmiddelen ter beschikking voor politieke doelen buiten de Verenigde Staten zonder voorafgaande goedkeuring van zowel de Vice President for Government Relations als de Vice President for International Law and Policy van GE. EIS VAN ALLE PERSONEN EN BEDRIJVEN DIE GE VERTEGENWOORDIGEN (zoals consultants,

tussenpersonen, vertegenwoordigers, distributeurs en aannemers) dat ze deze gedragsregels en de desbetreffende wetgeving naleven. VOLG DE RISICOANALYSEPROCEDURES van uw bedrijf

bij het selecteren van personen of bedrijven die GE moeten gaan vertegenwoordigen.

king voor politieke doelen in

WAAR U VOOR MOET UITKIJKEN ACHTERGRONDINFORMATIE over bestaande of potentiële vertegenwoordigers van derden die erop duiden dat deze personen:

• beschuldigd worden van ongeoorloofde bedrijfsactiviteiten • een reputatie hebben op het gebied van omkoperij

• familiebanden of andere relaties hebben die de beslissingen van een klant of een ambtenaar op ongeoorloofde wijze kunnen beïnvloeden ELK VERZOEK tot

het betalen van een provisie voordat een toekenningsbeslissing wordt bekendgemaakt

a voor meer achtergrondinformatie naar: integrity.ge.com

ELKE SUGGESTIE OM ZAKEN TE DOEN

via een bepaalde vertegenwoordiger of partner waarmee een “speciale relatie” bestaat ELK VERZOEK om een betaling te

verrichten in een land of aan een persoon of organisatie die niets te maken heeft met de transactie. die niet in verhouding staat tot de geleverde diensten

EEN PROVISIE


WAT U MOET DOEN


Omgaan met leveranciers WAT U MOET WETEN

GE doet op een legale, efficiënte en eerlijke manier zaken met haar leveranciers. We verwachten van onze leveranciers dat ze de wet naleven, hun medewerkers behoorlijk behandelen, een veilige en gezonde werkomgeving bieden en dat ze het milieu beschermen. Door de gedragsregels van GE te volgen zorgt u ervoor dat de reputatie van GE geen schade ondervindt door onze relaties met leveranciers.

Niet laten zitten. Dit is een belangrijk punt: de reputatie van GE is gebaseerd op het feit dat GE uitsluitend zaken doet met leveranciers die verantwoord omgaan met hun personeel en met hun milieu.


19

HOUD U AAN WETTEN en regels die betrekking hebben op relaties met leveranciers. DOE ALLEEN ZAKEN met leveranciers die zich houden aan lokale en andere wettelijke vereisten en de gedragsregels van GE met betrekking tot arbeid, milieu, gezondheid en veiligheid. Volg de procedures die uiteen zijn gezet in GE’s Supplier Reputational Guidelines. Deze kunt u vinden op integrity.ge.com.

VOLG DE AANBESTEDINGSREGELS VAN DE OVERHEID als u materia-

BEVEILIG VERTROUWELIJKE INFORMATIE VAN GE met een

len en diensten inkoopt voor het uitvoeren van overheidscontracten.

vertrouwelijkheidsovereenkomst. Beveilig ook informatie van leveranciers die door een vertrouwelijkheidsovereenkomst is beschermd.

BIED LEVERANCIERS DE GELEGENHEID om mee te delen in GE’s

inkoopvolume. Hierbij moeten ook kleine bedrijven en bedrijven van maatschappelijk achtergestelden, minderheden, vrouwen en gehandicapte oorlogsveteranen een kans krijgen.

BEVEILIG PERSOONSGEGEVENS

bij het bedrijf van de leverancier

PERSOONSGEGEVENS OF VERTROUWELIJKE INFORMATIE verstrekken

die door leveranciers zijn verstrekt. (Zie “Privacy” op pagina 26 voor instructies.)

WAAR U VOOR MOET UITKIJKEN op een andere basis dan via openbare inschrijving

LEVERANCIERS KIEZEN

POTENTIËLE BELANGENVERSTRENGELING bij de keuze van een

leverancier, zoals het aannemen van ongeoorloofde giften en andere waardevolle zaken ZAKENDOEN MET EEN LEVERANCIER

ONVEILIGE OMSTANDIGHEDEN

WERKNEMERS VAN DE LEVERANCIERS die minderjarig lijken te

zijn of lijken te worden onderdrukt DUIDELIJKE VERONACHTZAMING

van milieunormen bij het bedrijf van de leverancier

die eigendom is van of wordt bestuurd door een familielid of een goede vriend


aan leveranciers zonder u ervan te vergewissen of ze beschikken over de juiste technische, materiële en organisatorische middelen om ongeoorloofde toegang of ongeoorloofd gebruik te voorkomen


WAT U MOET DOEN


U zoekt goedkopere leveranciers in enkele speerpuntmarkten en u hebt een buitenlandse leverancier gevonden die veelbelovend lijkt. Kunt u technische tekeningen per e-mail opsturen om te zien of dit nieuwe bedrijf over de gewenste capaciteiten beschikt? ZIE PAGINA 22: INTERNATIONALE HANDELSVOORSCHRIFTEN

Een vertegenwoordiger van een potentiële nieuwe klant of leverancier heeft aan u zijn visitekaartje gegeven met daarop zijn naam en contactgegevens. Is het een goed idee om deze gegevens in een database te zetten die toegankelijk is voor ander GE-personeel? ZIE PAGINA 26: PRIVACY

Een vaste klant van GE heeft onlangs een nieuw import- en exportbedrijf geopend in Nevada. Haar bedrijf wil medische apparatuur kopen voor een privé-kliniek in het Midden-Oosten. Ze biedt aan te betalen vanaf een bankrekening op naam van een bedrijf op de Britse Maagdeneilanden, via een bank op een eiland in de Grote Oceaan. Moet ik achterdochtig zijn? ZIE PAGINA 24: WITWASPRAKTIJKEN VOORKOMEN


21


Internationale handelsvoorschriften WAT U MOET WETEN

Internationale handelsvoorschriften hebben betrekking op de overdracht van goederen, diensten en technologieën over landsgrenzen. Deze voorschriften zijn van belang voor veel aspecten van de zakelijke activiteiten van GE – niet alleen voor het transporteren van producten. Ook het uitwisselen van informatie over landsgrenzen, waaronder e-mailverkeer en webtoegang, is onderworpen aan handelsvoorschriften. De Verenigde Staten controleren het vrijgeven van technische informatie aan burgers van andere landen die zich binnen de Verenigde Staten bevinden. Het is van belang dat bij deze activiteiten de internationale handelsvoorschriften nauwgezet in acht worden genomen.

Dat hangt af van de exportclassificatie van de technische informatie en van het “Ken uw leverancier”-beleid dat uw bedrijf hanteert, informeer naar specifieke richtlijnen bij de specialist binnen uw bedrijf op het gebied van internationale handelsvoorschriften.


23

WAT U MOET DOEN CONTOLEER DE EXPORTCLASSIFICATIE van het product, de

alle landen waar u actief bent en de eigen procedures van uw bedrijf als het gaat om het importeren en exporteren van goederen, technologieën, software en diensten, en financiële transacties.

software of de technologie voordat u deze exporteert om te bepalen of er speciale toestemming is vereist.

RAPPORTEER ALLE RELEVANTE INFORMATIE aan uw importma-

nager, zodat alle importdeclaraties correct en volledig zijn. Zorg dat GE of tussenpersonen van GE correcte en volledige informatie aan de autoriteiten verstrekken.

CONTROLEER OF UW TRANSACTIES

voldoen aan alle toepasselijke regels die transacties inperken in verband met sancties tegen bepaalde landen of personen en in verband met verboden gebruiksdoelen. CONTROLEER VOOR AL UW ZAKENPARTNERS, leveranciers

en betrokkenen bij uw internationale transacties of deze worden vermeld op een door de overheid verstrekte zwarte lijst.

Volg de “Ken uw klant”- en “Ken uw leverancier”-procedures van uw bedrijf. WERK NIET MEE AAN BEPERKENDE HANDELSPRAKTIJKEN of boycots

die zijn verboden of die worden bestraft onder de wetten van de Verenigde Staten of onder ter plaatse geldende wetten. als er bij een transactie een conflict is tussen wetgeving van de Verenigde Staten en de van toepassing zijnde wetgeving in het land zelf. Dit doet zich bijvoorbeeld voor bij wetten in Canada, Mexico en in landen van de Europese Unie die bepaalde restricties blokkeren die door de Verenigde Staten zijn opgelegd.

OVERLEG MET UW CHEF

WAAR U VOOR MOET UITKIJKEN WAARSCHUWINGSSIGNALEN DIE EROP DUIDEN dat uw klant

TRANSACTIES WAARBIJ EEN LAND BETROKKEN IS waarvoor een

probeert de internationale handelsvoorschriften te ontwijken (een volledige lijst van waarschuwingssignalen vindt u op de site International Law & Policy, die u kunt vinden op integrity.ge.com)

embargo geldt, of transacties met een burger of vertegenwoordiger van een dergelijk land, of een persoon of organisatie waarvoor overheidssancties van kracht zijn

ONTWIJKENDE, WEIFELENDE OF ANDERSZINS ONBEVREDIGENDE ANTWOORDEN van een klant

FACTUREN VOOR GEÏMPORTEERDE GOEDEREN waarvan de prijs niet

op vragen over eindgebruik, eindgebruiker, leveringsdatums of leveringsadressen

de volledige waarde vertegenwoordigt, waarvan de beschrijving van de goederen onvolledig is of waarvan het land van herkomst niet juist is vermeld

ORGANISATIES, PERSONEN OF ACTIVITEITEN waarvan vermoed

BETALINGEN AAN OF TEN GUNSTE VAN DE EXPORTEUR die niet zijn

wordt dat deze op enigerlei wijze in verband staan met de ontwikkeling van biologische, chemische of nucleaire wapens of ballistische raketten

inbegrepen in het factuurbedrag of die niet op een andere wijze zijn verantwoord


TRANSFERPRIJZEN tussen gelieerde partijen die niet in overeenstemming zijn met de werkelijke kosten en baten EEN IMPORTTARIEFINDELING HANTEREN die de geïmporteerde

goederen niet juist lijkt te omschrijven GE AANWIJZEN ALS FORMELE IMPORTEUR (als verantwoordelijke

partij voor het importeren) zonder de procedures in acht te nemen die zijn vereist voor het naleven van importwetgeving INVOER VAN GOEDEREN DIE ONDER EEN REGELING VOOR PREFERENTIËLE HEFFINGEN VALLEN (GSP, NAFTA ENZ.) terwijl de vereiste proce-

dures voor het naleven van de desbetreffende regeling niet in acht zijn genomen


VOLG DE RELEVANTE INTERNATIONALE HANDELSVOORSCHRIFTEN van


Witwaspraktijken voorkomen WAT U MOET WETEN

Mensen die zich bezighouden met terrorisme, verdovende middelen, omkoperij, fraude en dergelijke, proberen de opbrengsten van hun criminele activiteiten vaak “wit te wassen”, zodat deze verborgen blijven of legaal lijken. Meer dan 100 landen beschikken nu over wetgeving die deze witwaspraktijken moet tegengaan. Deze wetten verbieden het uitvoeren van transacties waarbij opbrengsten uit criminele activiteiten zijn betrokken. Een verwant probleem doet zich voor als legale geldmiddelen worden gebruikt om terroristische activiteiten te financieren. Dit wordt soms aangeduid met de term “zwartwassen”. GE is erop gebrand zich volledig te houden aan alle wetgeving over de hele wereld met betrekking tot het tegengaan van witwaspraktijken en terrorisme. GE doet uitsluitend zaken met klanten van goede naam die zich bezighouden met legale activiteiten en met gelden die afkomstig zijn van legale bronnen. Elk GE-bedrijf is verplicht om een nauwgezette risicoanalyse te maken volgens de “Ken uw klant”-procedures die zijn afgestemd op het risico dat wordt onderzocht. Verder moet het bedrijf alle redelijke stappen ondernemen om onacceptabele en verdachte transacties te voorkomen en op te sporen. Als relaties met klanten en transacties niet worden onderzocht, loopt GE grote risico’s en kan er ernstige schade worden toegebracht aan de integriteit en de reputatie van GE. Ja, u moet achterdochtig zijn als er bij een transactie gelden worden overgeboekt van of naar landen of organisaties die niet in verband staan met de transactie of die onlogisch zijn vanuit het perspectief van de klant. Bovendien is het overmaken van geld aan derden ook een waarschuwingssignaal dat aangeeft dat onderzocht moet worden of de transactie legaal is. Voordat u verdergaat dient u te overleggen met de bedrijfsjurist of met een antiwitwasspecialist van GE.

? ANTWOORD OP DE VRAAG OP PAGINA 21

25

WAT U MOET DOEN

VOLG DE “KEN UW KLANT”PROCEDURES VAN UW BEDRIJF.

Verzamel informatie over toekomstige klanten, tussenpersonen en zakenpartners en zorg dat u deze informatie goed

begrijpt. Zo kunt u controleren of ze zich bezighouden met legale activiteiten en of hun gelden afkomstig zijn van legale bronnen. VOLG DE REGELS VAN UW BEDRIJF

ten aanzien van acceptabele transacties. Raak vertrouwd met de transactievormen die vaak worden geassocieerd met witwaspraktijken (bijvoorbeeld meerdere betaalopdrachten, reischeques of cheques op naam van een klant van een onbekende derde).

ALS U EEN WAARSCHUWINGSTEKEN OF EEN VERDACHTE activiteit

tegenkomt, meld dit dan bij een speciaal aangestelde GE-specialist op het gebied van antiwitwaswetgeving of bij de bedrijfsjurist. Zorg dat hetprobleem is afgehandeld voordat u doorgaat met de transactie. Zorg dat de conclusie naar aanleiding van uw melding goed wordt vastgelegd.

WAAR U VOOR MOET UITKIJKEN EEN KLANT, TUSSENPERSOON OF TOEKOMSTIGE PARTNER die niet

is geneigd volledige informatie te verstrekken, die onvoldoende, valse of verdachte informatie verstrekt, of die eropuit is om vereisten ten aanzien van rapportages en boekhouding te ontlopen BETALINGEN met betaalmiddelen die geen duidelijke relatie lijken te hebben met de klant, of waarvan bekend is dat het om witwasmechanismen gaat

of een toekomstige zakenpartner om met contant geld te betalen

POGINGEN VAN EEN KLANT

van een lening met contant geld of met een equivalent daarvan

VERVROEGDE AFLOSSING

BESTELLINGEN, AANKOPEN OF BETALINGEN die ongebruikelijk

TRANSACTIES VIA BUITENLANDSE BANKEN zonder lokale vestiging,

zijn of niet aansluiten op de handelsactiviteiten van de klant

offshorebanken, money remitters en wisselkantoren zonder vergunning, of via niet-bancaire financiële intermediairs

ONGEBRUIKELIJK INGEWIKKELDE HANDELSSTRUCTUREN en

betalingspatronen die geen enkel zakelijk doel dienen, of ongewoon gunstige betalingsvoorwaarden ONGEBRUIKELIJKE OVERBOEKINGEN

naar of van landen die niets met de transactie te maken hebben of die niet logisch zijn voor de klant TRANSACTIES WAARBIJ LOCATIES

zijn betrokken die bekend staan als belastingparadijs, of vanwege terroristische activiteiten, drugstransporten of witwaspraktijken


TRANSACTIECONSTRUCTIES DIE TOT DOEL HEBBEN verslagleggings-

of meldingsverplichtingen te vermijden (bijvoorbeeld het uitvoeren van meerdere transacties om zo onder een drempelbedrag te blijven waarboven men meldingsplichtig is) VERZOEKEN OM GELD OF BORGSOMMEN over te maken

aan derden of naar een onbekende of onherkenbare rekening


HOUD U AAN ALLE WETTEN en regels die het witwassen van geld en het ondersteunen en financieren van terrorisme verbieden, en die het melden van verdachte transacties en transacties in contanten verplicht stellen. Zorg dat u begrijpt hoe deze wetten op uw bedrijf van toepassing zijn.


Privacy WAT U MOET WETEN

Steeds meer landen hanteren een striktere regelgeving als het gaat om het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens van klanten (naam, adresgegevens van thuis en werk en dergelijke). Bovendien reguleren veel landen het gebruik van persoonsgegevens van bedrijfsvertegenwoordigers bij transacties tussen bedrijven. In enkele landen is zelfs de privacy van bedrijfsgegevens gereguleerd. GE wil verantwoord omgaan met persoonsgegevens en wil handelen volgens de toepasselijke privacywetgeving.

Als u deze gegevens hebt verkregen in een land waar een wet ter bescherming van persoonsgegevens geldt, zoals in de meeste Europese landen, is het wellicht wettelijk verboden om de informatie te gebruiken of te delen als degene van wie de persoonsgegevens zijn hiervoor niet uitdrukkelijk toestemming heeft verleend. Als u niet zeker bent van uw zaak, overleg dan met de privacyfunctionaris van uw bedrijf. Deze vindt u op de privacysite van de Support Central.


27

RAAK VERTROUWD MET de regelgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens en pas deze toe. Het gaat hierbij om:

• toepasselijke wetten en regels van rechtsgebieden waarvan persoonsgegevens worden verzameld en waarin deze worden verwerkt of gebruikt. • de privacyregels van GE en uw bedrijf. • alle toepasselijke contractuele verplichtingen. VERZAMEL, VERWERK EN GEBRUIK PERSOONSGEGEVENS uitsluitend

voor legale zakelijke doeleinden.

GEBRUIK – INDIEN GEPAST OF VEREIST – GEANONIMISEERDE

ALS U ONTDEKT DAT PERSOONGEGEVENS ZIJN GEBRUIKT op een wijze

gegevens (namen verwijderd en niet herleidbaar) of geaggregeerde gegevens (samengevoegd zodat ze niet tot individuen herleidbaar zijn) in plaats van individuele persoonsgegevens.

die niet in overeenstemming is met de uitvoeringsprocedures van de privacyregels van het bedrijf, of als u ontdekt dat de veiligheid van een systeem of apparaat dat persoongegevens bevat, in het geding is, breng dan uw chef, privacyfunctionaris of bedrijfsjurist onmiddellijk op de hoogte.

BEPERK DE TOEGANG tot persoonsgegevens tot personen die deze gegevens nodig hebben voor legale zakelijke doeleinden.

bij het verwerken van persoonsgegevens om ongeoorloofde toegang tot deze gegevens tegen te gaan en om onbedoeld verlies of onbedoelde vernietiging van persoonsgegevens te voorkomen. GA ZORGVULDIG TE WERK

WAAR U VOOR MOET UITKIJKEN SLECHTE CONTROLE OP DE TOEGANG TOT EN DE BEVEILIGING

van persoonsgegevens, zoals het via e-mail of op andere wijze verspreiden van persoonsgegevens onder een onnodig grote groep mensen, of het achterlaten van afdrukken met persoonsgegevens bij een printer, kopieermachine of faxapparaat, zodat anderen deze eenvoudig kunnen bekijken

PERSOONSGEGEVENS DELEN met niet-gelieerde derden, zoals verkopers of leveranciers, die onvoldoende waarborgen of beperkingen kennen ten aanzien van het gebruik van persoonsgegevens


PERSOONSGEGEVENS OVERDRAGEN

tussen landen zonder na te gaan of dit is toegestaan volgens de geldende wettelijke bepalingen


WAT U MOET DOEN

Deel twee

Omgaan met overheden

Zakendoen met de Overheid

29

We hebben recht op een grote betaling van een overheidsklant als we officieel verklaren dat de projectinstallatie is voltooid. We weten echter niet zeker of een paar kleine onderdelen al zijn geïnstalleerd. Maar als ze nog moeten worden geïnstalleerd, zal dat zeer binnenkort gebeuren. Het jaar is bijna voorbij en we zouden de betaling graag willen boeken. Kunnen we de factuur en de verklaring alvast indienen?

Zakendoen met de overheid

ZIE PAGINA 30: OMGAAN MET OVERHEDEN


Omgaan met overheden WAT U MOET WETEN

GE doet zaken met nationale overheden en overheidsbedrijven. Tijdens onze werkzaamheden hebben we regelmatig contact met overheidsdiensten, ambtenaren en publieke internationale instanties. In al deze gevallen moeten GE-medewerkers de hoogste ethische normen in acht nemen en voldoen aan toepasselijke wetten en regels, waaronder speciale vereisten in verband met overheidstransacties.

Nee, u kunt de factuur en de verklaring pas indienen als u er zeker van bent dat de installatie geheel is voltooid in overeenstemming met het contract. Het indienen van een onjuiste verklaring kan ertoe leiden dat GE of u persoonlijk strafrechtelijk wordt vervolgd. Het is dus buitengewoon belangrijk dat alle verklaringen die u bij de overheid indient, actueel, correct en volledig zijn.


31

WAT U MOET DOEN HOUD U AAN ALLE TOEPASSELIJKE WETTEN en regels ten aanzien

WEES ACCURAAT EN WAARHEIDSGETROUW als u werkt met

van het werken met overheden, met name als het gaat om speciale vereisten die verband houden met overheidscontracten en -transacties.

overheidsfunctionarissen en diensten.

of diensten aan GE levert ten behoeve van een overheidsproject of -contract – zoals consultants, vertegenwoordigers, distributeurs en leveranciers – dat ze instemmen met de doelstellingen van GE’s gedragsregels ten aanzien van het werken met overheden.

verklaringen en voorstellen, actueel, correct en volledig zijn; en dat contractuele verplichtingen duidelijk zijn gespecificeerd en kenbaar gemaakt aan de verantwoordelijke partijen.

door andere goederen of diensten en wijk niet af van contractuele verplichtingen zonder schriftelijke goedkeuring van de bevoegde overheidsfunctionaris.

Zakendoen met de overheid

EIS van iedereen die goederen

NEEM PROCEDURES AAN DIE GARANDEREN dat rapportages,

VERVANG OVEREENGEKOMEN GOEDEREN EN DIENSTEN niet

WAAR U VOOR MOET UITKIJKEN die van toepassing zijn op transacties met de overheid, waaronder commerciële transacties tussen private partijen die door overheidsinstellingen zoals de EX-IM Bank, de U.S. Agency for International Development, de Europese Unie of de Europese Bank voor Wederopbouw en Ontwikkeling worden gefinancierd

SPECIALE VEREISTEN

ONJUISTE OF NIET-GOEDGEKEURDE KOSTENTOEREKENING bij over-

heidscontracten

AFWIJKINGEN VAN CONTRACTUELE VERPLICHTINGEN of niet-

goedgekeurde contractwijzigingen, zoals het nalaten van overeengekomen testen en keuringen INDIENEN VAN ONJUISTE OF ONVOLLEDIGE kosten- of

prijsgegevens wanneer deze gegevens door de overheid worden verlangd SCHENDINGEN VAN OVERHEIDSREGELS die beperkingen

opleggen aan het verstrekken van giften en aan het werven en aannemen van personeel, of schendingen van certificeringsprocedures


over de wijze waarop een overheid een leverancier selecteert na openbare inschrijving, of over een offerte of voorstel van een concurrent (tenzij de tekenbevoegde functionaris of het diensthoofd het vrijgeven van deze informatie uitdrukkelijk en rechtmatig heeft goedgekeurd) AANNEMEN VAN INFORMATIE

ONDERHANDELEN OVER EEN ARBEIDSOVEREENKOMST met

een overheidsfunctionaris of met familieleden van een overheidsfunctionaris, terwijl deze functionaris beslissingen over contracten met de overheid kan beïnvloeden

Deel drie



33

Mijn bedrijf zou een grote klant kunnen binnenhalen, maar dat lukt alleen als we hier samen met een van onze concurrenten op af gaan. Kunnen we samenwerken zonder de mededingingsregels te schenden, of moeten we deze kans laten lopen?


ZIE PAGINA 34: MEDEDINGINGSREGELS NALEVEN


Mededingingsregels naleven WAT U MOET WETEN

Mededingings- en kartelregels: • verbieden overeenkomsten en afspraken tussen concurrenten als hierdoor de concurrentiemechanismen worden ondermijnd; • reguleren het gedrag van dominante ondernemingen; • vereisen dat fusies, overnames en bepaalde andere transacties van tevoren worden onderzocht en dat er in sommige gevallen toestemming wordt verkregen. Dit om transacties te voorkomen die het concurrerend vermogen van de markt substantieel aantasten. Het gaat om complexe wetgeving met een wereldwijde reikwijdte, die in elke individuele situatie weer anders kan werken. Uw bedrijf verstrekt specifieke richtlijnen ten aanzien van contacten met concurrenten, het verkrijgen en verwerken van gegevens over concurrenten, en het deelnemen in handels- en beroepsorganisaties en in instanties voor normering en productcertificering. Verder is het vaak van essentieel belang om reeds in een vroeg stadium juridisch advies in te winnen als u bezig bent met het ontplooien van nieuwe commerciële initiatieven, aangezien bij het toepassen van deze wetgeving veel onzekerheden een rol spelen.

Samenwerken met een concurrent voor een bepaald project kan geoorloofd zijn als het resulteert in een oplossing die beter is voor de klant, doordat bijvoorbeeld het gezamenlijke aanbod van de bedrijven niet door elk van de bedrijven afzonderlijk geleverd zou kunnen worden. Win altijd juridisch advies in voordat u gaat samenwerken met een concurrent voor een gezamenlijke offerte.


35

WAT U MOET DOEN toepasselijke mededingingswetten, -regels, besluiten en -beschikkingen en houd u tevens aan afspraken met mededingingsorganisaties over de wijze van zakendoen.

BESTUDEER DE GEDRAGSREGELS

en procedures van zowel GE als die van uw eigen bedrijf en zorg dat u ze goed begrijpt. Als u vragen of problemen hebt, leg ze dan voor aan een bedrijfsjurist. enkele expliciete of impliciete, formele of informele, schriftelijke of mondelinge afspraak met een concurrent die gevoelig ligt met het oog op de onderlinge concurrentie. De volgende onderwerpen dienen niet aan de orde te komen bij gesprekken met concurrenten of hun vertegenwoordigers: MAAK GEEN

• prijzen • offertes • verdeling van verkoopgebieden, klanten of productlijnen • verkoopvoorwaarden

• productie- en verkoopcapaciteit of productie- en verkoopvolume • kosten, winsten of winstmarges • marktaandelen • inschrijvingen voor het leveren van producten of diensten • classificatie van klanten of leveranciers • distributiemethoden afspraken met bijvoorbeeld concurrenten, tussenpersonen, effectenmakelaars of klanten over het al dan niet indienen van een offerte of over de voorwaarden van een offerte die zou moeten worden uitgebracht voor een ander doel dan het verkrijgen van de opdracht. MAAK GEEN

VERMIJD ALLE CONTACTEN met concurrenten die de indruk zouden kunnen wekken dat er ongeoorloofde overeenkomsten of afspraken worden gemaakt.

MAAK GEEN afspraken met klanten om prijzen of andere voorwaarden te beperken waartegen ze producten of diensten aan derden mogen doorverkopen of leasen. MAAK GEEN afspraken met leveranciers om prijzen of andere voorwaarden te beperken waartegen GE producten of diensten mag doorverkopen of leasen. VOORSTELLEN TOT FUSIES, overnames, joint ventures of andere zakelijke afspraken die problemen zouden kunnen opleveren ten aanzien van het naleven van mededingingswetgeving, moeten altijd met een bedrijfsjurist worden besproken om ervoor te zorgen dat deze risico’s worden ingeperkt. Voorbeelden van afspraken waarover met de jurist moet worden overlegd, vindt u hieronder bij “Waar u voor moet uitkijken”.

WAAR U VOOR MOET UITKIJKEN EXCLUSIVITEITSOVEREENKOMSTEN

voor het kopen of verkopen van producten of diensten BUNDELING

van goederen en

diensten

met betrekking tot het gebruik van technologieën die de vrijheid van de licentienemer of licentiegever inperken

LICENTIEOVEREENKOMSTEN

SELECTIEVE KORTINGEN

OVEREENKOMSTEN DIE DE KEUZEMOGELIJKHEDEN VAN EEN KLANT INPERKEN om producten

bepaalde klanten

of diensten van GE te gebruiken of door te verkopen

concurrenten

VERDELINGSAFSPRAKEN


voor met

AFSPRAKEN OM IEMAND DIE IN DIENST IS GE toe te voegen aan

de Raad van Bestuur van een andere organisatie


HOUD U AAN alle

Deel vier

Eerlijke behandeling van werknemers Milieu, gezondheid en veiligheid Veiligheids- en crisismanagement


37

Ik ben gehandicapt en ik moet een externe vergadering bijwonen die voor mij fysiek ontoegankelijk is. Heb ik buiten onze eigen vestiging ook rechten?


ZIE PAGINA 38: EERLIJKE BEHANDELING VAN WERKNEMERS


Eerlijke behandeling van werknemers WAT U MOET WETEN

Werknemers eerlijk behandelen betekent niet alleen dat gezorgd moet worden dat GE zich houdt aan het toepasselijke arbeidsrecht. Het gaat ook om een cultuur van respect. GE wil voldoen aan alle wetgeving die betrekking heeft op vrijheid van vereniging, privacy, CAO-overleg, immigratie, arbeidstijden, lonen en arbeidsuren. Ook wil GE zich houden aan de wetten die dwangarbeid, kinderarbeid en ongelijke behandeling en discriminatie verbieden. In aanvulling hierop streeft GE naar een omgeving waarin rekening wordt gehouden met alle werknemers, ongeacht waar de zakelijke activiteiten plaatsvinden.

? ANTWOORD OP DE VRAAG OP PAGINA 37 Ja. Er dienen redelijke aanpassingen te worden gemaakt zodat u

toegang hebt tot de vergadering en er volwaardig aan kunt deelnemen. Eventueel dient de vergadering op een alternatieve locatie te worden gehouden.

39

WAT U MOET DOEN HET WERVEN, IN DIENST NEMEN EN PROMOVEREN van medewerkers

dient te geschieden op basis van kwalificaties (bijvoorbeeld opleiding en ervaring) en verdiensten. Verdiensten zijn bijvoorbeeld vaardigheden, prestaties, normen en waarden, leiderschap en andere arbeidsgerelateerde criteria. MAAK ALLE BESLISSINGEN OVER HET WERVEN, in dienst nemen

en promoveren van werknemers zonder te letten op ras, huidskleur, godsdienst, nationaliteit, geslacht (en eventuele zwangerschap), seksuele voorkeur, leeftijd, handicap, status als oorlogsveteraan of andere wettelijk beschermde kenmerken.

BIED EEN WERKOMGEVING waarin

mensen niet worden geïntimideerd of lastiggevallen. RESPECTEER DE PRIVACYRECHTEN

van werknemers door hun persoonsgegevens te bewaren en over te dragen op een wijze die in overeenstemming is met GE’s normen ten aanzien van de bescherming van persoongegevens van werknemers en met aanverwante gedragsregels. Deze kunt u vinden op integrity.ge.com. (Ter bescherming van de privacy van werknemers, behoudt GE zich het recht voor om, in overeenstemming met het toepasselijk recht, het gebruik van bedrijfseigendommen te controleren. Hieronder vallen onder andere computers, e-mailvoorzieningen, telefoons en vertrouwelijke informatie.)

PAS RECHTMATIGE POSITIEVE DISCRIMINATIE TOE in de Ver-

enigde Staten en in andere landen, als dit door lokale wetgeving wordt vereist. Deze maatregelen zijn bedoeld om de kansen op de arbeidsmarkt voor vrouwen, minderheden, gehandicapten en sommige groepen oorlogsveteranen te verbeteren. ALS BLIJKT DAT ER CONFLICTEN ZIJN

tussen de vereisten van deze gedragsregels en de wetgeving of de gangbare praktijk in een bepaalde regio, overleg dan met het management of met de bedrijfsjurist om te bepalen hoe u hiermee moet omgaan.

EEN VIJANDIGE WERKOMGEVING

(bijvoorbeeld grappen maken of dingen laten zien waardoor iemand van een bepaald ras of etnische groepering belachelijk wordt gemaakt of beledigd) ONGEWENSTE SEKSUELE AVANCES

maken naar een andere werknemer of persoon waar u mee werkt

OVERTREDING VAN HET ARBEIDSRECHT in uw land

PERSOONSGEGEVENS VAN EEN WERKNEMER verstrekken aan

(bijvoorbeeld een kind in dienst nemen onder de wettelijke minimumleeftijd)

iemand zonder dat dit voor het bedrijf noodzakelijk is, zonder dat u daar toestemming voor hebt of zonder dat de persoon in kwestie daar toestemming voor heeft gegeven

WEIGEREN SAMEN TE WERKEN of

mee te werken met bepaalde personen vanwege hun ras, geloof, geslacht of andere kenmerken die wettelijk zijn beschermd


REPRESAILLES NEMEN tegen een medewerker (bijvoorbeeld ontslag) omdat hij een overtreding van een gedragsregel of wettelijke bepaling heeft gemeld


WAAR U VOOR MOET UITKIJKEN


41

U bent bij een klant om de bedrading van een defect elektriciteitssysteem te wijzigen. Helaas kan de klant het systeem niet volledig uitschakelen ten behoeve van de geplande reparaties. U slaagt erin om het grootste deel van de reparaties uit te voeren door het systeem in delen uit te schakelen. Op het laatst blijft er echter een eenvoudig bedradingsklusje over waarvoor het systeem even volledig moet worden uitgeschakeld. De klant vraagt u om – als gunst – dit klusje te klaren zonder het systeem uit te schakelen. U bent ervan overtuigd dat u dit met minimaal risico kunt doen.

ZIE PAGINA 42: MILIEU, GEZONDHEID EN VEILIGHEID

Een nieuwe klant wil een grote order bij GE plaatsen op voorwaarde dat de apparatuur terstond wordt geleverd. Hierdoor hebben we onvoldoende tijd voor de verplichte controle van de zwarte lijsten. Kan ik de apparatuur vandaag opsturen en de zwarte lijsten morgen controleren? ZIE PAGINA 44: VEILIGHEIDS- EN CRISISMANAGEMENT


Kunt u de klant deze dienst bewijzen?


Milieu, gezondheid en veiligheid WAT U MOET WETEN

GE is wettelijk verplicht om het milieu en de gezondheid en de veiligheid van medewerkers te beschermen. GE staat hier volledig achter. Via goed leiderschap en betrokkenheid van de werknemers, werkt GE eraan om haar activiteiten op een veilige manier uit te voeren met een zo gering mogelijke invloed op het milieu. De hieraan gerelateerde gedragsregels zijn van invloed op alle GE-activiteiten. Het gaat dus niet alleen om het verantwoord omgaan met afval en de uitstoot van schadelijke stoffen. De regels hebben ook betrekking op bijvoorbeeld de verkoop van producten, het zakelijk autoverkeer, bedrijfsovernames en het verlenen van klantenservice.

Beslist niet. Zowel de GE-gedragsregels als wettelijke veiligheidsbepalingen vereisen dat apparatuur die onder stroom staat, moet worden uitgeschakeld voordat eraan mag worden gewerkt.


43

WAT U MOET DOEN VOLDOE aan alle toepasselijke wetten en regels met betrekking tot milieu, gezondheid en veiligheid (ofwel “EHS” – Environmental Health and Safety) en de EHS-gedragsregels van GE.

BETREK DE EHS-ASPECTEN bij het ontwikkelen en produceren van producten en diensten van GE als onderdeel van de evaluatie van de levenscyclus van GE-producten.

BLIJF WERKEN AAN DE VERBETERING van de EHS-

CREËER EN ONDERHOUD een veilige werkomgeving en voorkom arbeidsongevallen.

ZORG DAT ALLE BUITENSPORIG GROTE EHS-RISICO’S met betrek-

ALS U IDEEËN HEBT

MAAK EEN INSCHATTING VAN DE EHS-RISICO’S en het risico op

reputatieschade, voordat u een nieuwe activiteit, onderneming of project opstart, een nieuw product gaat verkopen, een nieuw bedrijf overneemt of deelneemt aan een riskante onderneming.

king tot gebouwen, producten, diensten en activiteiten van GE zijn uitgesloten. MAAK ZO WEINIG MOGELIJK GEBRUIK VAN GIFTIGE EN GEVAARLIJKE STOFFEN: voorkom

milieuvervuiling en zorg ervoor dat grondstoffen, water en energie zoveel mogelijk blijven behouden en worden hergebruikt of gerecycled.

systemen en -prestaties van GE. Dit dient een integraal onderdeel te zijn van GE’s bedrijfsstrategie.

voor het bevorderen van de doelstellingen van het EHS-beleid, breng deze dan naar voren bij uw chef of bij de EHS-functionaris van uw bedrijf.

STEL UW CHEF of EHS-functionaris onmiddellijk op de hoogte wanneer u verboden of onveilige situaties aantreft.


• het niet gebruiken van persoonlijke beveiligingsmiddelen (veiligheidsschoenen, veiligheidsbrillen, gehoorbescherming, handschoenen, monitors enz.) • chemicaliën die niet zijn voorzien van een etiket of die niet zijn goedgekeurd • openliggende of onveilige bedrading • geblokkeerde vluchtwegen of nooduitgangen • onveilig rijgedrag, geen gordels dragen of de gedragsregels van GE ten aanzien autorijden niet volgen • werken op hoogte zonder valbeveiliging • werken onder zware opgehangen ladingen, of onjuist gebruik van kranen • werken aan elektrisch aangedreven apparaten zonder de veiligheidsprocedures in acht te nemen (zoals “lock-out, tag-out”)

• onveilig werken bij een klant op locatie • potentiële blootstelling aan ernstige besmettelijke ziekten • beveiligingen op apparaten en machines uitschakelen regels en procedures met betrekking tot gezondheid, veiligheid en milieu

NIET IN ACHT NEMEN VAN

van werknemers, klanten of omwonenden

EHS-KLACHTEN

NIET-GEMELDE risico’s en incidenten op het gebied van milieu, gezondheid of veiligheid VERZUIMEN OM ONMIDDELLIJK

te

reageren op meldingen van mogelijke problemen rond de veiligheid van een product

GEMISTE KANSEN om de hoeveelheid afval en giftige stoffen terug te dringen


VERZUIMEN OM DE GE-GEDRAGSREGELS

te volgen ten aanzien van het beheren, verzenden, vervoeren, importeren, exporteren en afvoeren van gevaarlijke stoffen en chemicaliën

RISICO’S EN AANSPRAKELIJKHEID

rond nieuwe overnames. Ook nieuwe en bestaande producten, procedures, diensten en activiteiten kunnen verhoogde risico’s ten aanzien van wettelijke aansprakelijkheid en reputatieschade met zich meebrengen ONDEUGDELIJKE OF ONJUIST UITGEVOERDE veiligheidsproce-

dures kunnen veiligheidsrisico’s inhouden voor zowel personeel als materieel

NIEUWE PRODUCTEN, procedures, activiteiten of overnames die verhoogde risico’s met zich meebrengen ten aanzien van wettelijke aansprakelijkheid en reputatieschade


ONVEILIGE ACTIVITEITEN EN OMSTANDIGHEDEN zoals:


Veiligheids- en crisismanagement WAT U MOET WETEN

In deze tijd van toenemende terroristische dreigingen is het beschermen van de veiligheid van het personeel, werkplekken, gegevens en bedrijven van cruciaal belang. Het begint ermee dat elk bedrijf een nauwgezet en allesomvattend plan voor veiligheids- en crisismanagement moet uitvoeren. GE’s plan voor veiligheids- en crisismanagement omvat maatregelen ter voorkoming van terroristische en andere criminele activiteiten en strekt zich uit tot medewerkers, gebouwen, gegevens, informatietechnologische infrastructuur, bedrijfscontinuïteit en crisismanagement. Bovendien dienen medewerkers alle voorzorgsmaatregelen in acht te nemen om te voorkomen dat ze zaken doen met terroristen of met mensen die terroristische activiteiten ondersteunen.

Nee, u mag de apparatuur pas opsturen als de controle is uitgevoerd. GE kan pas zakendoen met een klant, leverancier of een andere derde als de verplichte controle van alle zwarte lijsten is afgerond.


45

WAT U MOET DOEN VOER NAUWGEZETTE PLANNEN UIT

om de veiligheid van personeel, gebouwen, gegevens, IT-infrastructuur en bedrijfscontinuïteit te waarborgen. DOE MEE MET het opzetten van een rampenplan voor uw bedrijf en met alarmoefeningen.

voor het betreden en verlaten van GEgebouwen en draag het juiste naamplaatje.

HOUD U AAN DE REGELS

ZORG DAT UITSLUITEND bevoegd personeel de GE-gebouwen betreedt. BESCHERM BEDRIJFSMIDDELEN

tegen diefstal en verduistering.

CREËER EN ONDERHOUD een veilige werkomgeving. Dat betekent onder meer het herkennen en melden van zaken die wijzen op geweld op de werkplek.

VERZAMEL de nodige achtergrondinformatie als u nieuw personeel aanneemt of nieuwe aannemers inhuurt, voorzover dit wettelijk is toegestaan.

HOUD U AAN internationale

adequate continuïteitsplannen zijn voorbereid.

immigratiebepalingen als u naar het buitenland reist en zorg dat dit ook gebeurt bij het personeel of de bezoekers die voor u werken of die nauw bij uw bedrijf zijn betrokken. HOUD U AAN alle GE-gedragsre-

gels ten aanzien van internationaal reizen. Voor sommige landen hebt u speciale toestemmingspapieren nodig.

ZORG DAT ER VOOR NOODGEVALLEN

bij iedere klant, leverancier, tussenpersoon of handelaar of deze staat vermeld op de daarvoor bedoelde lijsten van terrorismeverdachten.

CONTROLEER

veiligheidsproblemen bij uw chef, de crisismanager of de GE-ombudspersoon. MELD ALLE KENNELIJKE


ONBEVEILIGDE IT-MIDDELEN,

zoals

laptops, servers enz. ONVOLDOENDE BEVEILIGING

van

ONBEVEILIGDE DELEN VAN EEN GEBOUW waar alleen bevoegd

personeel mag komen van werknemers, klanten of omwonenden VEILIGHEIDSKLACHTEN

gevaarlijke stoffen


ONGEOORLOOFDE TOEGANG

tot

een gebouw met een klant, leverancier of derde zonder de achtergrond van deze persoon voldoende te controleren

ZAKENDOEN


PERSONEN IN GE-GEBOUWEN die

geen correct naamplaatje dragen

Deel Vijf

Intellectueel eigendom Controlemanagement Belangenverstrengeling Voorkennis en koersgevoelige informatie

De eigendommen van GE beschermen

47

Een van onze producten krijgt binnenkort een nieuwe functie waarmee we de concurrentie een flinke stap voor kunnen zijn. Een grote klant van mij wil graag dat ik die nieuwe functie alvast aan haar uitleg, omdat ze deze week moet beslissen over de aankoop. Ik weet dat GE de functie wil patenteren, maar ik weet niet zeker of het patent al is geregistreerd. Kan ik de klant de nieuwe functie laten zien? Ik wil mijn klant overhalen om alvast een nieuw product te kopen voor ze het echt nodig hebben, omdat ik dan mijn verkoopdoelstellingen voor dit kwartaal kan overtreffen. Ik zou ze een korting kunnen aanbieden, terwijl we het product hier vasthouden totdat ze het daadwerkelijk nodig hebben. Als de klant hiermee akkoord gaat, is dit dan een goede werkwijze? ZIE PAGINA 50: CONTROLEMANAGEMENT


ZIE PAGINA 48: INTELLECTUEEL EIGENDOM


Intellectueel eigendom WAT U MOET WETEN

GE’s intellectueel eigendom vormt een van haar belangrijkste bezittingen. Alle werknemers dienen zorg te dragen voor de beveiliging van GE’s patenten, handelsmerken, auteursrechten, handelsgeheimen en andere vertrouwelijke informatie. Tegelijkertijd is het cruciaal dat we ook de rechtmatige intellectuele eigendomsrechten van anderen respecteren. Door het ongeoorloofd gebruik van intellectueel eigendom van derden kunnen de onderneming en ook individuele GE-werknemers te maken krijgen met rechtszaken, schadevergoedingen, hoge geldboetes en strafrechtelijke sancties. GE moet haar intellectueel eigendom beschermen en zich tegelijkertijd beveiligen tegen deze risico’s door nieuwe producten, diensten, processen en software tijdig en met redelijke grondigheid te onderzoeken op mogelijke uitvindingen, handelsgeheimen en op mogelijke inbreuk op de intellectuele eigendomsrechten van anderen. Nee. Eerst dient u een patentjurist te raadplegen, want als u de functie laat zien voordat het patent is geregistreerd, zou GE het recht op het verkrijgen van dat patent kunnen verliezen.


49

WAT U MOET DOEN IDENTIFICEER EN BESCHERM het intellectuele eigendom van GE.

GE’s ideeënbusprocedure (de “Submitted Ideas Procedure” op ge.com/en/subidea) bij het afhandelen van ongevraagde ideeën van buitenstaanders en van ideeën van werknemers die niet vallen onder de EIPIAovereenkomst (“Employee Innovation and Proprietary Information Agreement”). Ga voor meer informatie naar de managementprocedure voor “Intellectual Property Rights” op integrity.ge.com. VOLG DE REGELS VAN

RESPECTEER GELDENDE PATENTEN,

materialen waarop auteursrecht rust en ander beschermd intellectueel eigendom van anderen.

de bedrijfsjurist van GE over het verkrijgen van noodzakelijke licenties en goedkeuringen voor het gebruik van intellectuele eigendommen van anderen, zoals patenten, handelsmerken of vertrouwelijke informatie (dat wil zeggen informatie die niet algemeen bekend of beschikbaar is). RAADPLEEG

de bedrijfsjurist voordat u: • vertrouwelijke informatie opvraagt, aanneemt of gebruikt die afkomstig is van buitenstaanders (bijvoorbeeld bij een klant vertrouwelijke informatie opvragen over een concurrent) • vertrouwelijke informatie van GE aan buitenstaanders verstrekt • buitenstaanders toestaat om vertrouwelijke informatie van GE te gebruiken

RAADPLEEG

ZORG DAT U EEN HELDER BEELD HEBT VAN uw verantwoordelijkheden

ten aanzien van bedrijfsinformatie van GE en ten aanzien van nieuwe uitvindingen en ideeën die u als GE-werknemer zou kunnen ontwikkelen. Raadpleeg de bedrijfsjurist als u vragen hebt over deze verantwoordelijkheden of over de EIPIA-overeenkomst (deze wordt ondertekend door werknemers die een vertrouwelijke functie hebben of die in het kader van hun functie uitvindingen doen). de richtlijnen voor het gebruik van de hoofdmerken en handelsnamen van GE (te raadplegen via gebrandcentral.com) en GE’s managementprocedure voor intellectuele eigendomsrechten (zie “Intellectual Property Rights” op integrity.ge.com). HOUD U AAN


een buitenstaander, zonder dat u eerst een bedrijfsjurist hebt geraadpleegd PRATEN OVER VERTROUWELIJKE INFORMATIE van GE met klanten

of leveranciers EEN ANDER BEDRIJF GEBRUIKEN

voor het ontwikkelen van nieuwe producten of software zonder een schriftelijke overeenkomst te sluiten over eigendomsrechten en andere rechten ten aanzien van het ontstane intellectuele eigendom EEN IDEE VAN EEN BUITENSTAANDER

over een nieuw product, een nieuwe functie voor een product, een nieuwe dienst of

een nieuwe naam indienen voor een technische of bedrijfsmatige beoordeling, zonder GE’s ideeënbusprocedure te volgen (zie de “Submitted Ideas Procedure” op ge.com/en/subidea) INFORMATIE VERSTREKKEN OVER

een nieuw product of een nieuwe dienst voordat de patentaanvragen zijn geregistreerd of voordat is besloten om geen patentaanvraag in te dienen EEN NIEUW PRODUCT,

een nieuwe dienst of een nieuwe naam voor een product of dienst introduceren voordat is gecontroleerd of er inbreuk wordt gemaakt op patenten en handelsmerken van derden


DREIGEN MET STAPPEN als iemand wordt verdacht van inbreuk op intellectueel eigendom van GE, zonder dat u eerst de bedrijfsjurist raadpleegt IEMAND IN DIENST NEMEN, met name iemand die voor een concurrent heeft gewerkt, zonder maatregelen te treffen die moeten voorkomen dat hij onbedoeld vertrouwelijke informatie van zijn vorige werkgever gebruikt of kenbaar maakt IEMAND AANNEMEN voor een functie waar het doen van uitvindingen deel van kan uitmaken, zonder dat deze persoon de EIPIA-overeenkomst heeft ondertekend


VERTROUWELIJKE INFORMATIE ONTVANGEN die toebehoort aan


Controlemanagement WAT U MOET WETEN

Controlemanagement vindt zijn basis in drie kernelementen: (1) regels die transacties en tegoeden op de juiste manier classificeren, (2) systemen en controlemechanismen die zorgen dat bezittingen worden beschermd en dat gegevens consistent en correct worden vastgelegd, en (3) tijdige en objectieve rapportage over financiën en transacties. Goed controlemanagement creëert een omgeving waarin tijdig betrouwbare en correcte informatie wordt verstrekt aan overheidsinstanties en aan het publiek.

Nee. Dit kan economisch schadelijk zijn, omdat u marge weggeeft en de relatie met een klant onder druk zet. Verder kan dit schadelijk zijn omdat deze actie boekhoudkundig niet is te verantwoorden. Technisch is er namelijk geen sprake van een verkoop, omdat niet is voldaan aan de regels voor winstrealisatie.


51

WAT U MOET DOEN VOLG DE ALGEMENE ADMINISTRATIEVE PROCEDURES VAN GE en de toepasselijke

algemeen aanvaarde boekhoudkundige principes, normen en regels voor financiële verslaglegging. ZORG DAT FINANCIËLE EN NIET-FINANCIËLE INFORMATIE

en productiecijfers correct en tijdig worden gerapporteerd.

ZORG DAT DE BOEKEN EN VERSLAGEN volledig, correct

en tijdig worden bijgewerkt, zodat deze een getrouwe weergave vormen van alle zakelijke transacties. BEVEILIG ALLE BEDRIJFSEIGENDOMMEN (fysieke en financiële

middelen en bedrijfsinformatie). VERSTREK TIJDIGE EN OPENHARTIGE VERWACHTINGEN en ramingen. ZORG VOOR DEUGDELIJKE

VOLG DE GE-PROCEDURES VOOR DOCUMENTENBEHEER (te vinden

op integrity.ge.com) en alle toepasselijke wetten en regels met betrekking tot het bewaren van documenten en stukken. BEWAAR DOCUMENTEN EN STUKKEN

die relevant zijn voor in behandeling zijnde of redelijkerwijs te verwachten rechtszaken, audits en onderzoeken, en andere stukken die de bedrijfsjurist van belang acht.

procedures en controles.

WAAR U VOOR MOET UITKIJKEN FINANCIËLE RESULTATEN DIE NIET CONSISTENT lijken te zijn met de

prestaties die eraan ten grondslag liggen ONJUISTE FINANCIËLE STUKKEN,

FYSIEKE BEZITTINGEN of andere bedrijfsmiddelen die effectiever kunnen worden gebruikt, of die beter op een andere manier kunnen worden ingezet, of die kunnen worden afgestoten

zoals te hoge reis- en verblijfkostendeclaraties of fouten in tijdkaarten of facturen

HET ONTWIJKEN VAN controleen goedkeuringsprocedures

TRANSACTIES DIE NIET IN OVEREENSTEMMING zijn met

ONTOEREIKENDE PROCEDURES EN CONTROLES bij nieuw verworven

goede bedrijfseconomische principes

bedrijven, bij externe vestigingen en bij vestigingen met te weinig personeel

die tot doel hebben eigendommen te behoeden voor verlies of andere gevaren

ONTOEREIKENDE PROCEDURES EN CONTROLES voor het bewaren

VERNIETIGEN VAN DOCUMENTEN

zonder te weten wat men weggooit of zonder te weten of de documenten moeten worden bewaard op grond van wettelijke bewaartermijnen FOUTIEVE OF OVERDREVEN BEWERINGEN in e-mailberichten,

presentaties of andere documenten

van documenten (inclusief e-mailberichten) ten behoeve De eigendommen van GE beschermen

AFWEZIGHEID VAN CONTROLES

van in behandeling zijnde of redelijkerwijs te verwachten rechtszaken, audits en onderzoeken



Ik maakte laatst een praatje met mijn broer en toen vertelde ik dat ik binnenkort op zakenreis zou gaan om voor GE de overname van Bedrijf X te beklinken. Zou dat een probleem kunnen zijn? ZIE PAGINA 56: VOORKENNIS EN KOERSGEVOELIGE INFORMATIE

53

Ik heb een neef die eigenaar is van een onderneming die grondstoffen levert aan een GE-bedrijf. Is dat een ongeoorloofde belangenverstrengeling, ongeacht het GE-bedrijf waar ik werkzaam ben?


ZIE PAGINA 54: BELANGENVERSTRENGELING


Belangenverstrengeling WAT U MOET WETEN

Laat u tijdens uw werk en in uw vrije tijd niet in met activiteiten die conflicteren met uw verantwoordelijkheden ten opzichte van GE. De activiteiten die u thuis en op uw werk ontplooit, mogen de reputatie en goede naam van GE niet schaden. Ook is het verboden om misbruik te maken van de middelen of de invloed van GE. Ook al hebt u de beste bedoelingen, vergeet niet dat ook de schijn van belangenverstrengeling negatieve gevolgen kan hebben. Het is daarom van cruciaal belang te bedenken hoe uw activiteiten kunnen overkomen en dat u de schijn van belangenverstrengeling vermijdt.

? ANTWOORD OP DE VRAAG OP PAGINA 53 Dit

is niet expliciet verboden, maar de gedragsregels ten aanzien van belangenverstrengeling eisen dat u melding maakt van de situatie bij het GE-management en dat u niet mag proberen om bij GE invloed uit te oefenen ten gunste van de onderneming van uw neef.

55

WAT U MOET DOEN VERMELD (schriftelijk aan uw chef of aan de bedrijfsjurist) al uw nevenactiviteiten, financiële belangen of relaties die belangenverstrengelingen kunnen veroorzaken of die de schijn ervan kunnen wekken.

middelen, intellectueel eigendom, tijd en voorzieningen als kantoorapparatuur, e-mail en computertoepassingen die eigendom zijn van GE.

GEBRUIK UW GEZONDE VERSTAND

ALS U KANSEN ONTDEKT via de

bij al uw persoonlijke en zakelijke contacten buiten uw werk bij GE.

positie, gegevens of middelen van GE die voor GE van belang kunnen zijn, mag u deze niet voor uzelf gebruiken.

VERMIJD ACTIVITEITEN EN RELATIES

MAAK VOOR PERSOONLIJK GEWIN GEEN GEBRUIK OF MISBRUIK van

die potentiële of schijnbare belangenverstrengelingen kunnen veroorzaken met uw werk of met de belangen van GE.

ZOLANG U WERKNEMER BENT BIJ GE

hebt u toestemming van GE nodig voordat u een bestuursfunctie bij een extern bedrijf kunt aanvaarden. U HEBT TOESTEMMING VAN UW CHEF NODIG als u een bestuurs-

functie bij een non-profitorganisatie aanvaardt, met name als deze organisatie een relatie heeft met GE of als deze organisatie financiële of andere steun van GE zou mogen verwachten.


uitoefenen in werktijd van GE of met apparatuur of middelen van GE DEELTIJDBANEN

van leveranciers, klanten of concurrenten, met name als u (namens GE) beslist over zaken waar zij bij betrokken zijn

AANZIENLIJKE GIFTEN

PERSOONLIJKE KORTINGEN of andere voordelen van leveranciers, serviceproviders of klanten, die het gewone publiek of uw GE-collega’s niet ontvangen

aan leveranciers als u weet dat familieleden of goede vrienden daar eigenaar zijn of de leiding hebben

ORDERS DOORSPELEN

EEN FAMILIELID OF GOEDE VRIEND

aannemen, promoveren of er directe leiding aan geven PERSOONLIJKE RELATIES die kunnen conflicteren met uw verantwoordelijkheden voor GE of die de bedrijfsbelangen kunnen schaden

MISBRUIK MAKEN VAN GE-MIDDELEN

en van uw positie of uw invloed om een externe activiteit te ondersteunen



FINANCIËLE BELANGEN in een onderneming waardoor u GE’s relatie met die onderneming persoonlijk zou kunnen beïnvloeden (bijvoorbeeld een klant, leverancier of investeerder)


Voorkennis en koersgevoelige informatie WAT U MOET WETEN

Tijdens uw werk kunt u belangrijke informatie te weten komen over GE of over andere ondernemingen, nog voordat deze informatie openbaar wordt gemaakt. U zou bijvoorbeeld een gesprek op de gang kunnen opvangen of een briefje kunnen tegenkomen die bij de kopieermachine is blijven liggen. Als u deze informatie gebruikt om er uw voordeel mee te doen of als u deze informatie aan anderen doorspeelt, betekent dat een schending van deze gedragsregels. Mogelijk is het zelfs onwettig. Dit betekent onder meer, dat u geen effecten mag kopen of verkopen van een onderneming waarover u belangrijke niet-openbare informatie hebt. Ook mag u deze “voorkennis” niet doorspelen aan iemand anders die zijn financiële transacties op die informatie zou kunnen baseren.

Ja, als Bedrijf X een open NV is en als de mogelijke overname van Bedrijf X nog niet openbaar is gemaakt. Als uw broer naar aanleiding van uw tip gaat handelen met aandelen van Bedrijf X, kunt u beiden worden vervolgd wegens handelen in aandelen met voorkennis.


57

WAT U MOET DOEN KOOP OF VERKOOP GEEN EFFECTEN

van een onderneming, ook niet van GE, noch rechtstreeks, noch indirect via familieleden of andere personen of organisaties, als u voorkennis hebt over die onderneming. (Dit staat bekend als “handelen met voorkennis”.) om effecten van een onderneming (ook niet van GE) te kopen of te verkopen, als u voorkennis hebt over die onderneming. (Dit staat bekend als het “verstrekken van koersgevoelig informatie”.) GEEF NIEMAND TIPS

ZORG DAT BEDRIJFSINFORMATIE VERTROUWELIJK BLIJFT en speel

deze informatie niet door aan iemand buiten GE, tenzij dit nodig is in verband met de zakelijke activiteiten van de GE.

op dit gebied, raadpleeg dan de bedrijfsjurist voordat u gaat handelen in effecten of bedrijfsinformatie verstrekt.

ALS U VRAGEN HEBT

ALS ER VANWEGE DE AARD VAN UW ZAKELIJKE ACTIVITEITEN en

vanwege uw positie binnen het bedrijf voor u aanvullende eisen gelden ten aanzien van het kopen en verkopen van effecten (zoals toestemming vragen voor persoonlijke transacties via de Transaction Control Authority – zie integrity.ge.com), dient u zich op de hoogte te stellen van deze eisen en dient u deze op te volgen.

WAAR U VOOR MOET UITKIJKEN NIET-OPENBARE INFORMATIE WAARVAN BIJ OPENBAARMAKING

omdat u op uw werk informatie hebt gehoord of verkregen waarvan u vermoedt dat deze de koersen zullen doen stijgen of dalen op het moment dat die informatie openbaar wordt gemaakt

ZAKELIJKE ACTIVITEITEN VAN GE BESPREKEN met familie en

vrienden PRATEN OVER WAAR U MOMENTEEL AAN WERKT of waar u naartoe

gaat op zakenreis of wie op kantoor op bezoek is geweest

rond de tijd dat de onderneming een belangrijke aankondiging doet

HANDELEN IN AANDELEN


redelijkerwijs mag worden verwacht dat deze invloed heeft op de koers van een aandeel of dat deze invloed zou kunnen hebben op uw beslissing om aandelen te kopen, te verkopen of aan te houden. Voorbeelden van dergelijke informatie zijn een winstverwachting of een aankondiging van een voorgenomen overname. (Dit staat bekend als “voorkennis”.)

AANDELEN KOPEN OF VERKOPEN

Ga voor meer achtergrondinformatie naar: integrity.ge.com


Register A Aannemen van personeel 31, 39, 55 Aannemers 5, 17, 45 Algemeen aanvaarde boekhoudkundige principes 51 Auteursrechten 48, 49 B Bedrijfseigendommen 39 Belangenverstrengeling 3, 19, 46, 53, 54-55 Beperkende handelspraktijken 23 Betalingen 14, 15, 16-17, 23, 24, 25, 29 Bijlage 59 Binnen de GE-omgeving 13, 36-45 Boycots 23 C Concurrenten 31, 33, 34, 35, 49, 55 Conflicterende regels 39, 59 Consultants 5, 17, 31 Contante transacties 25 Controlemanagement 46, 47, 50-51 Crisismanagement 36, 41, 44-45 D De eigendommen van GE beschermen 13, 46-57 Deeltijdbanen 55 Derden 5, 7, 17, 24, 25, 27, 35, 44, 45 Discriminatie 38 Distributeurs 5, 17, 31 Dochterondernemingen 5, 59 E Eerlijke behandeling werknemers 3, 36, 37, 38-39 Effecten 56, 57 Eigendom, intellectueel 46, 47, 48-49, 55 Eigendommen 13, 17, 45, 46, 48, 50, 51 Embargolanden 23 Ethisch handelen 1, 2, 3, 7 Ethische normen 30 Export 21, 22, 23, 43 F Familieleden 17, 31, 55, 57 Familieleden 19 Feestjes en etentjes als gift 16, 17 Financiële stukken 51 Financiële verslaglegging 50, 51 Fooien 17 Fooien 17, 31 Fusies 34, 35 G Gedragscode 1, 2, 3 Gedragsregels en procedures van het bedrijf 12, 35 Gehandicapten 39 Gelieerde ondernemingen 5, 59 Gelieerde ondernemingen waar GE geen zeggenschap over heeft 5 Gelieerde ondernemingen waar GE zeggenschap over heeft 5, 59 Gevaarlijke stoffen 43, 45 Gezondheid 18, 19, 36, 41, 42, 43 Giften 16, 17, 19, 55

Giftige stoffen 43 H Handelsgeheimen 48 Handelsmerken 48, 49 Handelsnamen 49 I Ideeënbusprocedure 49 Import 21, 23, 43 Integriteitsfunctionaris 4, 6, 9, 25 Integriteitssite 4, 6, 9, 19, 23, 39, 49, 51, 57, 60 Intellectueel eigendom 46, 47, 48-49, 55 Internationale handelsvoorschriften 14, 20, 22-23 Intimidatie 39 J Joint ventures 35 K Kartelregels 34 “Ken uw klant” 23, 24, 25 “Ken uw leverancier” 22, 23 Klanten, relaties met 24, 50 Koersgevoelige informatie 46, 52, 56-57 Kostentoerekening 31 L Leidinggevenden, verantwoordelijkheden 1, 3, 7, 11 Leveranciers 13, 14, 15, 18-19, 20, 22, 23, 27, 31, 35, 44, 45, 49, 55 Leveranciers, relaties met 14, 15, 18-19 Licentieovereenkomsten 35 Licenties 49 M Mededingingsregels naleven 32-35 Melden van problemen 6, 8-10, 11 Milieu 3, 18 Milieu, gezondheid en veiligheid 18, 19, 36, 41, 42-43 Minderheden 19, 39 N Nevenactiviteiten 55 Niet-openbare informatie 56, 57 Non-profitorganisaties 55 O Ombudspersoon 1, 4, 6, 7, 9, 45 Omgaan met klanten en leveranciers 13, 14-27 Omgaan met overheden 28, 29, 30-31 Omkoperij 16, 17, 24 Onafhankelijke aannemers 5, 17, 45 Ongeoorloofde betalingen 14, 15, 16-17 Oorlogsveteranen 19, 39 Overboekingen, ongebruikelijke 21, 24, 25 Overheidscontracten 19, 31 Overnames 19, 34, 35, 43, 56, 57 Overtredingen 4, 6, 7, 8, 11, 12, 27, 39, 56 P Patenten 47, 48, 49 Persoonsgegevens 19, 26, 27, 39 Politieke schenkingen 17

Positieve discriminatie 39 Prijzen 15, 23, 35, 57 Privacy 14, 19, 20, 26-27, 38, 39 Provisie 17 R Raad van Bestuur 9, 35 Ramingen en verwachtingen 51 Reis- en verblijfkosten 16, 17, 51 Represailles 7, 8, 11 Risicoanalyse 17, 24 S Sancties op overtredingen 11 Seksuele avances 39 Supplier Reputational Guidelines 19 T Tekenbevoegde functionaris 31 Terrorisme 24-25, 44-45 Transacties 17, 23, 24, 25, 26, 30, 31, 34, 50, 51 Transaction Control Authority 57 Tussenpersonen 5, 17, 23, 25, 35, 45 U Uw persoonlijke belofte 1, 4 V Veiligheid 19, 36, 41, 42, 43 Veiligheids- en crisismanagement 27, 36, 41, 43, 44-45 Verantwoordelijkheden leidinggevenden 1, 3, 7, 11 Verantwoordelijkheden werknemers 1, 6, 12, 30, 48, 49, 54, 55 Verdachte transacties 21, 24, 25 Vergoedingen 17 Vermoedens over integriteitsproblemen 1, 4, 6, 7, 8-10, 11, 39, 43 Vertegenwoordigers 5, 17, 31 Vertrouwelijke informatie 19, 39, 48, 49 Vertrouwelijke informatie 8, 19, 57 Vertrouwelijkheid 8, 19, 57 Vijandige werkomgeving 39 Voorkennis 56, 57 Voorkennis en koersgevoelige informatie 46, 52, 56-57 Vrouwen 19, 39 W Waarschuwingssignalen 23, 24 Website 4, 6, 9, 60 Wereldwijd concurreren 13, 32-35 Werknemers, eerlijke behandeling 3, 11, 31, 36, 37, 38-39 Werknemers, verantwoordelijkheden 1, 6, 12, 30, 48, 49, 54, 55 Witwaspraktijken voorkomen 14, 21, 24-25 Z Zakendoen met de overheid 13, 28-31 Zwart geld witwassen 14, 21, 24, 25 Zwarte lijsten 23, 41, 44-45

Inhoud Integriteitsverklaring

1

The Spirit & The Letter: Een leidraad voor onze manier van zakendoen

2

De gedragscode van GE

3

Uw persoonlijke belofte

4

Voor wie zijn de GE-gedragsregels bedoeld?

5

Wat moeten werknemers doen?

6

Wat moeten leidinggevenden doen?

7

Laat van u horen: Uw plicht om integriteitsproblemen te melden

8

Hoe meldt u een integriteitsprobleem?

9

Wat gebeurt er als er een integriteitsprobleem is gemeld?

10

Sancties op overtredingen

11

Eigen gedragsregels en procedures van het bedrijf

12


13

Omgaan met klanten en leveranciers Ongeoorloofde betalingen Omgaan met leveranciers Internationale handelsvoorschriften Witwaspraktijken voorkomen Privacy

14 16 18 22 24 26

Zakendoen met de overheid Omgaan met overheden

28 30



32 34


36

De eigendommen van GE beschermen Intellectuele eigendommen Controlemanagement Belangenverstrengeling

46 48 50 54

Eerlijke behandeling van werknemers 38 Milieu, gezondheid en veiligheid 42 Veiligheids- en crisismanagement 44

Voorkennis en koersgevoelige informatie

56

Register

58

Bijlage: Welke wetgeving is van toepassing?

59

Bijlage Welke wetgeving is van toepassing? GE doet zaken in meer dan 100 landen over de hele wereld. Onze medewerkers zijn burgers uit veel verschillende landen. Daarom is de regelgeving van veel verschillende landen, provincies, gemeenten en organisaties zoals de Europese Unie, van toepassing op onze activiteiten. Het is voor ons allemaal een belangrijke uitdaging om te begrijpen hoe al deze wetten en regels van toepassing zijn op onze bedrijfsactiviteiten. GE, het moederbedrijf, is een vennootschap die is gevestigd in de Verenigde Staten. De wetgeving van de Verenigde Staten strekt zich vaak uit tot activiteiten van GE en van de aan haar gelieerde ondernemingen over de hele wereld, en vaak ook tot bedrijfsactiviteiten van GE-medewerkers, ongeacht waar ze wonen of werken. Ook andere landen kunnen hun wetten buiten hun grenzen toepassen op hun eigen burgers of op organisaties die georganiseerd zijn volgens de wetgeving van dat land. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor dochterondernemingen of gelieerde ondernemingen waar GE zeggenschap over heeft. In de GE-gedragsregels die hierna worden beschreven, wordt vaak verwezen naar wetgeving van de Verenigde Staten en naar wetgeving van de andere landen waar we zaken doen. Dit illustreert het gegeven dat een wereldwijd opererende onderneming wordt gereguleerd door vele verschillende wetgevingen tegelijkertijd. In sommige gevallen kan er sprake zijn van een conflict tussen het toepasselijk recht van twee of meer verschillende landen. Als u een dergelijk conflict tegenkomt, is het van groot belang dat u bedrijfsjuridisch advies inwint over de juiste aanpak van het probleem.

©2005 General Electric Company Gedrukt in de Verenigde Staten

Deze brochure is slechts een inleiding tot de GE-gedragsregels. De volledige tekst van de gedragsregels en andere bronnen kunt u vinden op integrity.ge.com.

De omslag van dit document is gedrukt op papier dat voor 30 % uit oudpapiervezels bestaat. Dit papier is geproduceerd met behulp van windenergie en is Green Seal-gecertificeerd. De binnenpagina’s van dit document zijn gedrukt op papier dat 10 % oudpapiervezels bevat. Dit papier is geproduceerd met groene stroom dat is opgewekt uit duurzame bronnen: 85 % waterkracht, 10 % windenergie en 5 % biogas. GE werkt met een drukkerij die al zijn eigen elektriciteit genereert. Het bedrijf is gecertificeerd, volledig afgeschermd en produceert vrijwel geen vluchtige organische stoffen.

General Electric Company Fairfield, Connecticut 06828

Onverzettelijk als het aankomt op integriteit

Ga naar de integriteitssite integrity.ge.com GE-intranet: alleen voor werknemers Hier vindt u meer informatie over vele onderwerpen: • Alle gedragsregels, inclusief vragen en antwoorden • Procedures en richtlijnen General Electric The Spirit & The Letter

• Een probleem melden • Contact opnemen met een deskundige • Integriteitssites van de verschillende bedrijven • Training in het omgaan met gedragsregels • Hulpmiddelen en bronnen

08/05/S&L/10MM/DU

The Spirit & The Letter

The Spirit & The Letter

Recommend Documents