Természetesen az itt közölt információk az alapvető adatfolyamok, esetenként egyéb "információváltásra" is sor kerülhet

Vállalati Információs Rendszerek Tételsor 2008

Vállalati Információs Rendszerek Tételsor 2008 1. a, A vállalat külső információs kapcsolatai Minden vállalkozás egy rendszer, mely kapcsolatot tart a külvilággal, tehát nyílt rendszer. Más szavakkal a rendszer határain keresztül anyagi javak, információk, stb. áramlanak. Információs rendszerről lévén szó, a következőkben az információk áramlását vizsgáljuk. Beszélünk kimenő- és bemenő információkról, melyek a rendszer határain átmenő adatfolyamok. A kimenő információk forrása a cég, nyelője lehet a vevő, a szállító, a bank, a "hatóság”. A bemenő információk nyelője a cég, forrása lehet a vevő, a szállító, a bank a "hatóság". Az információ-kapcsolati modellt az 1. ábra szemlélteti, az egyes adatfolyamok megnevezését, az ábrában alkalmazott rövidítéseket az 1-4. táblázatok tartalmazzák. Bemenő információk vevői ajánlatkérés (VAK) vevői megrendelés (VM)

Kimenő információk ajánlati válasz (VAV) visszaigazolás (VMV) visszaigazolás módosítása (VM) szállítási értesítés (VSÉ) szállítólevél (VSL) számla (VSZ)

vevői megrendelés módosítása (VM)

1. táblázat: vevői információk

Bemenő információk ajánlati válasz (SAV) visszaigazolás (SMV) visszaigazolás módosítása (SMV)

Kimenő információk szállítói ajánlatkérés (SAK) szállítói megrendelés (SM) szállítói megrendelés módosítása (SM)

szállítási értesítés (SSÉ) szállítólevél (SSL) számla (SSZ) 2. táblázat: szállítói információk Értelemszerűen a szállítói és vevői oldal információi szimmetrikusak. Megjegyzendő, hogy a táblázatban csak az alapvető információk vannak feltüntetve, és a táblázat az időrendi sorrendet nem minden esetben tükrözi. A gyakorlatban egy-egy adatfolyam el is maradhat.

Bemenő információk értesítés átutalásokról (ÁTU) egyenlegértesítő (EGY) értesítés kamatokról (KAM) értesítés kifizetésekről (KIF) értesítés feltételek változásáról (VÁL) értesítés befizetésekről (KIF)

Kimenő információk átutalási megbízás (ÁMB) lekötési rendelkezés (LEK) készpénzfelvételi igény (KPI) készpénz-befizetési igény (KPI)

3. táblázat: banki információk Természetesen az itt közölt információk az alapvető adatfolyamok, esetenként egyéb "információváltásra" is sor kerülhet.

Bemenő információk folyószámla kivonatok (KIV) fizetési meghagyások (FIM) értesítés késedelmi pótlékokról (KÉS) adatközlési felhívások (ADF)

Kimenő információk adóbevallások (AB) TB jelentések (TB) adatközlések (ADK)

4. táblázat: "hatósági információk" Csak az alapvető információkat soroltuk fel. Az egyes információk szolgáltatását törvény írja elő. („compliance”)

1


1. b, A számla eltárolt adatai és későbbi felhasználásuk A számla tárolt adatai számla sorszám vevőkód teljesítés dátuma számla dátuma fizetési mód fizetési határidő

számla sorszám cikkszám mennyiség beszerzési egységár (ÁFA nélkül) eladási egységár (ÁFA nélkül) kiadó raktár kódja felelős kódja szállítólevél szám (ha volt) vevői megrendelés azonosító kód (ha volt)

5. táblázat: a számla tárolt adatai

2. a, A vevők kiszolgálásának folyamata A vevővel történő első találkozás az esetek túlnyomó részében a cég valamely terméke iránti vevői érdeklődés. Az adott cikkre vonatkozó érdeklődés tekinthető vevői ajánlatkérésnek. Ez történhet szóban és írásban egyaránt, a vevőt az érdekli, hogy adott cikket milyen áron és szállítási határidővel tudunk részére biztosítani. A rendszeresen visszatérő vevők ajánlatkéréseit célszerű tárolni, különösen akkor, ha az igény nem elégíthető ki a meglévő raktári készletről. Így az ajánlatkérések kezelésének első lépése az ajánlatok rögzítése. Második lépés a megválaszolás, melyet írásos formában teszünk. (Természetesen a ritkán előforduló vevő készletről kiszolgálható igényét nem szükséges írásban megválaszolni.) A rögzítés első fázisában a vevőt azonosítjuk, tisztázzuk, hogy szerepel-e már vevőtörzsünkben. Szükség esetén a vevőt felvesszük a nyilvántartásba. Második fázis a vevői igény tisztázása, melynek során az igényt a cégnél alkalmazott cikkszámokkal fogalmazzuk meg. Az ajánlatkérések adatait a 11. Táblázat szemlélteti.

Vevői ajánlatkérések vevőkód ajánlatkérés dátuma ajánlat azonosító kód vevői hivatkozási szám

adatai cikkszám mennyiség kért ár kért határidő ajánlott ár ajánlott határidő állapotjelző megválaszolás dátuma ajánlat azonosító kód

6. táblázat: a vevői ajánlatkérések tárolandó adatai A táblázat bal oldalán az ajánlatonként egyszer -, jobb oldalán az ajánlatonként többször előforduló adatok helyezkednek el. Így a táblázat egyben javaslat tároló állományok adattartalmának meghatározására is. A javaslat esetünkben két állományt tartalmaz: egy "ajánlat-fej" (baloldal), és egy "ajánlat-tétel" (jobb oldal) állományt. A fej állomány tartalmazza az ajánlatonként egyszer előforduló adatokat, a tétel állomány pedig a többször előforduló adatokat. A két állomány között a kapcsolatot az ajánlat azonosító kód teremti meg. Az adott tárolási forma redundancia mentes. Egy másik tárolási lehetőség, ha valamennyi adatot egy állományban tároljuk, ekkor nem tároljuk külön az egyszer előforduló adatokat, minden egyes rekord minden (a táblázat bal- és jobb oldalán szereplő) adatot tartalmaz. Ez a forma redundáns, de növeli a biztonságot. A két tárolási forma közötti választási lehetőség a rendszer sok pontján előfordul még, az itt közölt elemzést azonban a későbbiekben mellőzzük, kizárólag a kétállományos, redundancia mentes megoldást ismertetjük. Néhány szó a tárolandó adatokról. A rögzítés során ismert a vevőkód, az ajánlatkérés dátuma, az ajánlat azonosító kód, a cikkszám, a mennyiség, a kért ár és - határidő, valamint a vevő saját azonosító kódja, a vevői hivatkozási szám. A megválaszolás időpontjáig kell tisztázni az ajánlott ár és - határidő adatokat, melyek cikkenként különbözőek lehetnek. Ezekkel az adatokkal folyamatosan egészül ki az állomány, és a megválaszolás dátuma adat a válasz elkészülésekor töltődik ki. Az állapotjelző azt mutatja meg számunkra, hogy hol tart a folyamat, a kérést rögzítettük, már meg is válaszoltuk. A megválaszolásban számos, a rendszerben tárolt, adat lehet segítségünkre. Példaként elég a raktári információkat, a később tárolandó szállítói ajánlat- és megrendelés információkat említenünk. Az ajánlatkérések utóélete egyetlen kérdésre korlátozódik, lett-e az ajánlatkérésből megrendelés, eladás. Ezt a feladatot már a vevői megrendelések kezelése modul oldja meg. A későbbi elemzések megkönnyítésére a siker / kudarc jelzését is az állapotjelzővel oldhatjuk meg. A vevői megrendelés a vevői igény konkrét jelentkezési formája, a vevő vásárlási szándékát jelzi. A megrendelés keletkezhet szóban és írásban, de megválaszolása - a megrendelés visszaigazolás - feltétlenül írásban kell történjen. Miután a visszaigazolással szerződéses kapcsolat jön létre a vevő és szállítója között, a visszaigazolásban gondosan kidolgozott adatokat szerepeltetünk. A megrendelés visszaigazolást megelőző válasz-kidolgozási fázist röviden elbírálásnak nevezzük. A vevő részére raktárról kiadható tételekről szállítási értesítést küldünk. Így tehát a megrendelés kezelés munkafázisai: megrendelés rögzítése, elbírálás, visszaigazolás, szállítási értesítés. Megjegyezzük, hogy az ajánlatkérések, megrendelések kezelésének fenti folyamata elvi, teljes folyamat. A gyakorlatban a folyamat egyes lépései kimaradhatnak. A megrendelés rögzítése folyamat nagyon hasonló az ajánlatkérés rögzítésének folyamatához, ezért azt itt nem részletezzük. A rögzítés időpontja ideális arra, hogy azonosítsuk, kapcsolódik-e korábbi ajánlatunk a megrendeléshez. Ha van ajánlati kapcsolata a megrendelésnek, akkor az ajánlatban szereplő adatokkal már itt kiegészíthetjük a megrendelés adatait. (Ajánlott ár, határidő.)

2

Vállalati Információs Rendszerek Tételsor 2008 Az elbírálás feladatáról külön is kell néhány szót szólni. Kiinduló feltételként fogadjuk el, hogy egyidejűleg több vevő, vevőnként több cikket rendel meg. Az igények kielégítésének vizsgálatát cikkenként kell elvégezni, hiszen több vevőnek is lehet igénye ugyanarra a cikkre. Először azt vizsgáljuk, hogy az igények, vagy egy részük a rendelkezésre álló raktári készletből kielégíthető-e. Természetesen a vevői igények kielégítésére csak a szabad készlet használható fel. Ha a szabad készlet nem fedezi a vevői igényeket, akkor beszerzésből, vagy gyártásból kell megteremteni az igények fedezetét. A továbbiakban csak a beszerzés útján történő készletpótlást vesszük figyelembe, az anyag korlátozott terjedelme miatt. A beszerzésből származó készletpótlás forrásai a szállítói megrendelések. Két eset lehetséges, vagy van már az adott cikkre vonatkozó korában feladott szállítói megrendelésünk, vagy a jelen igények alapján új szállítói megrendelést kell feladnunk. Az első esetben, a folyamatban lévő szállítói megrendelés fedezheti a felmerült vevői igényeket, és ha a szállítói megrendelés már visszaigazolt rendelés, akkor a vevői rendelés(ek) adott cikkre vonatkozó tételsorai is visszaigazolhatók. Ha új rendelést kell feladni, akkor a vevői rendelés visszaigazolása csak a szállítói rendelés visszaigazolása után biztonságos. Ha eldöntöttük, hogy adott rendelést készletről elégítjük ki, akkor célszerű a megrendelésben szereplő mennyiséget szabad készletről foglalt készletre átmozgatni. A mennyiségek ilyen típusú megkülönböztetését a vevői- és szállítói megrendelésekben is célszerű megtenni. Vevői rendelés teljesítése esetén ugyanis tudnunk kell, hogy foglalt-, vagy szabad készletről adható ki a mennyiség. Szállítói rendelések esetén a rendelésben szereplő mennyiségekről tudnunk kell, hogy mekkora hányadát "ígértük el" vevői rendelésekre, és a jelen elbírálás során mekkora az a mennyiség, mellyel szabadon gazdálkodhatunk. A megrendelések tárolandó adatait a 12. Táblázat tartalmazza. Vevői megrendelések adatai vevőkód vevői megrendelés azonosító kód vevői hivatkozási szám megrendelés dátuma

Cikkszám Vevői megrendelés azonosító kód rendelt mennyiség (szabad) rendelt mennyiség (foglalt) kért / visszaigazolt határidő visszaigazolás dátuma állapotjelző kért / visszaigazolt ár foglaltság jelző teljesített mennyiség (szabad) teljesített mennyiség (foglalt) teljesítés dátuma raktáron rendelkezésre álló mennyiség felelős kódja

7. táblázat: a vevői megrendelés tárolandó adatai A táblázat adatainak jelentős része az eddig elmondottak alapján ismerős. Az állapotjelző mutatja a megrendelés-kezelés folyamatának állapotát: rögzített, elbírálás megtörtént, visszaigazolt, szállítási értesítés kiküldve, teljesítve, részben teljesítve, törölve. Itt jegyezzük meg, hogy a vevői igény módosulhat. Ezt a módosulást - kereskedelempolitikai szempontok miatt - célszerű figyelembe venni. Ha a módosítás mennyiségi növekedést jelent, akkor azt javasolt új vevői megrendelésként kezelni. A mennyiségi csökkenést a már meglévő rendelésen végezzük el, ha a mennyiségi igény nullára csökken, az a rendelési tételsor törlését jelenti. Igény módosulás esetén új visszaigazolás készítendő. A részben teljesített állapot akkor következhet be, ha a szállító a tőle rendelt mennyiséget részletekben szállítja le, ez az úgynevezett rész-szállítás. Erre az esetre a 6. fejezetben még visszatérünk. Ez utóbbi tény indokolja az eddig teljesített mennyiség (szabad, foglalt), és a raktáron rendelkezésre álló mennyiség adatok bevezetését. A foglaltság jelző azt mutatja meg, hogy a rendelt mennyiség már a raktárban rendelkezésre áll, vagy még szállítói rendeléshez kapcsolódik, esetleg a két eset kombinációja valósult meg. Azt a kapcsolatot, hogy az adott cikkre vonatkozó vevői rendelés, melyik szállítói megrendelés(ek)ből kerül kielégítésre, a külön táblában tároljuk, melyet a 13. Táblázat mutat be. Az adatok kitöltése a vevői rendelés szállítói rendeléshez történő kapcsolásakor történik. A szállítói megrendeléshez kapcsolás esetén a szállítói megrendelésben a vonatkozó mennyiséget szabad mennyiségről foglalt mennyiségre kell átmozgatni. Vevői megrendelés tétel kapcsolata a szállítói megrendelés tétellel vevői megrendelés azonosító kód cikkszám szállítói megrendelés azonosító kód kapcsolt mennyiség kapcsolat létrehozásának dátuma felelős kódja 8. táblázat: a vevői és szállítói megrendelés tételek kapcsolata Az elbírálás folyamatát tovább bonyolíthatják a készletről, vagy már feladott szállítói rendelésből részben kielégíthető igények. A készletről kielégíthető igények, és a vevői megrendelések kapcsolatát hasonló táblában lehet definiálni, és a 14. Táblázat mutatja be.

3

Vállalati Információs Rendszerek Tételsor 2008 Vevői megrendelések kapcsolata a foglalt készletekkel vevői megrendelés azonosító kód cikkszám mennyiség raktárkód foglalás dátuma felelős kódja 9. táblázat: a vevői megrendelés tételek és foglalt készletek kapcsolata Ha új szállítói rendelést kell feladni, akkor a vevői rendelés egyes adatait egy tranzakciós állományban célszerű a funkció felé átadni. Ennek tartalmát a 15. Táblázat mutatja be. Szállítótól megrendelendő tételek vevői megrendelés azonosító kód cikkszám rendelt mennyiség kért határidő vevői felelős kódja szállítói felelős kódja igény dátuma szállítótól történő megrendelés dátuma állapotjelző 10. táblázat: a szállítótól megrendelendő tételek Az állomány adatait a szállítói megrendelések feladatkör dolgozza fel. A vevői megrendelés teljesítés adatai a számlázás és szállítólevél készítés funkció működése során kerülnek az állományba. A raktáron rendelkezésre álló mennyiség adat aktualizálása a szállítói megrendelésből származó cikkek bevételezésekor történik.

2. b, A vevői folyószámlával kapcsolatos üzleti‐ és informatikai folyamatok A vevő átutalásos fizetési módja esetén vevői tartozás keletkezik, melynek kiegyenlítését szigorúan figyelnünk kell. E tevékenység külön nyilvántartás, az úgynevezett vevői folyószámla nyilvántartás létrehozását igényli. A vevői tartozás kiegyenlítésének szokásos útja a banki átutalás, mely mint kiegyenlítési mód vevői követelést jelent. A vevői tartozások sorsának követése megköveteli, hogy a vevői követelések is szerepeljenek a nyilvántartásban. Így minden egyes tartozás, vagy követelés mozgásként fogható fel, és egy - egy bejegyzést igényel a nyilvántartásban. A nyilvántartás adattartalmát a 23. Táblázat szemlélteti.

Vevői folyószámla adatai számlaszám vevőkód állapotjelző behajtási tevékenység kódja behajtási tevékenység dátuma volt-e késedelmi kamat vizsgálat

számlaszám mozgásjel összeg mozgás dátuma

11. táblázat: a vevői folyószámla tárolandó adatai Az egyes "mozgások" a számla, a banki átutalás, a visszáru kapcsán keletkező jóváírás (szintén vevői követelés), valamint a visszautalás. A visszahozott áru csökkenti a vevő korábbi tartozását. Visszautalásra akkor van szükség, ha a számlával kapcsolatos összes vevői követelés meghaladja a vevői tartozást. Ez az állapot létrejöhet hibás vevői tevékenység útján, illetőleg akkor, ha a vevő egy korábbi banki átutalás után él a visszáruzási lehetőséggel. Az állapotjelző a kiegyenlítettség fokára utal, lehet a számla kiegyenlítetlen, kiegyenlített, részben kiegyenlített, vagy túlfizetett. A határidőben ki nem egyenlített vevői tartozásokat a behajtási tevékenység útján kíséreljük meg beszedni. Lehetőségeink a felszólító levél küldése a vevőnek, beszedési megbízás (inkasszó) benyújtása a vevő bankjának, illetőleg a jogi útra terelés. Célszerű, ha a lejárt határidejű tartozással rendelkező vevőt tartozásának rendezéséig nem engedjük átutalásos fizetési móddal vásárolni. Ennek módja: a felszólító levél készítésekor a vevőtörzs fizetőképességi információ adatát olyan értékre állítjuk, melynek vizsgálatával a számlázást végző program nem enged átutalásos számlát készíteni az adott vevő részére. A késedelmesen kiegyenlített tartozások után késedelmi kamatot számíthatunk fel, melyet kamatközlő levélben tudatunk a vevővel. A rendszernek "automatikusan" kell felszólító - és kamatközlő levelet készítenie. Természetesen biztosítani kell azt a tényt, hogy mindkét levél csak egyszer készüljön el, e célt szolgálják a behajtási tevékenység kódja, illetve a volt - e kamatvizsgálat adatok. A rendszer a számlák - és jóváírások nyilvántartásba történő felvitelét automatikusan biztosítja. Szükséges funkciók: a banki átutalások felvitele, visszautalások felvitele, behajtási - és kamatközlési tevékenységek kezdeményezése, és az informálás. A tárolt adatokból szolgáltatható információk: - adott vevő számlái, - adott vevő kiegyenlítetlen számlái, - adott vevő hátralékos számlái, - a teljes kinnlevőség, - stb.

4

Vállalati Információs Rendszerek Tételsor 2008 A vevői folyószámlával kapcsolatos üzleti folyamatok: - Számla nyilvántartásba vétele - Banki átutalások felvitele - Banki bizonylat adatainak rögzítése - Vev_i számla párosítása - Visszautalások - Kezdeményezése - Megtörténtének rögzítése A vevői folyószámlával kapcsolatos informatikai folyamatok: 1: napi zárás adatai alapján vevő folyószámla aktualizálása 2: a banki rendszerből kapott és a vevő folyószámlán lévő adatok összepárosítása, egyeztetés a vevővel, majd feldolgozás

3. a, A számlázás informatikai folyamata

3. b, A vevői megrendelés eltárolt adatai, az adatok felhasználása Vevői megrendelések adatai vevőkód vevői megrendelés azonosító kód vevői hivatkozási szám megrendelés dátuma


4. a, A vevői ajánlatkérés folyamata, dokumentumai A vevővel történő első találkozás az esetek túlnyomó részében a cég valamely terméke iránti vevői érdeklődés. Az adott cikkre vonatkozó érdeklődés tekinthető vevői ajánlatkérésnek. Ez történhet szóban és írásban egyaránt, a vevőt az érdekli, hogy adott cikket milyen áron és szállítási határidővel tudunk részére biztosítani. A rendszeresen visszatérő vevők ajánlatkéréseit célszerű tárolni, különösen akkor, ha az igény nem elégíthető ki a meglévő raktári készletről. Így az ajánlatkérések kezelésének első lépése az ajánlatok rögzítése. Második lépés a

5

Vállalati Információs Rendszerek Tételsor 2008 megválaszolás, melyet írásos formában teszünk. (Természetesen a ritkán előforduló vevő készletről kiszolgálható igényét nem szükséges írásban megválaszolni.) A rögzítés első fázisában a vevőt azonosítjuk, tisztázzuk, hogy szerepel-e már vevőtörzsünkben. Szükség esetén a vevőt felvesszük a nyilvántartásba. Második fázis a vevői igény tisztázása, melynek során az igényt a cégnél alkalmazott cikkszámokkal fogalmazzuk meg. Az ajánlatkérések adatait a 11. Táblázat szemlélteti. Vevői ajánlatkérések vevőkód ajánlatkérés dátuma ajánlat azonosító kód vevői hivatkozási szám


12. táblázat: a vevői ajánlatkérések tárolandó adatai A táblázat bal oldalán az ajánlatonként egyszer -, jobb oldalán az ajánlatonként többször előforduló adatok helyezkednek el. Így a táblázat egyben javaslat tároló állományok adattartalmának meghatározására is. A javaslat esetünkben két állományt tartalmaz: egy "ajánlat-fej" (baloldal), és egy "ajánlat-tétel" (jobb oldal) állományt. A fej állomány tartalmazza az ajánlatonként egyszer előforduló adatokat, a tétel állomány pedig a többször előforduló adatokat. A két állomány között a kapcsolatot az ajánlat azonosító kód teremti meg. Az adott tárolási forma redundancia mentes. Egy másik tárolási lehetőség, ha valamennyi adatot egy állományban tároljuk, ekkor nem tároljuk külön az egyszer előforduló adatokat, minden egyes rekord minden (a táblázat bal- és jobb oldalán szereplő) adatot tartalmaz. Ez a forma redundáns, de növeli a biztonságot. A két tárolási forma közötti választási lehetőség a rendszer sok pontján előfordul még, az itt közölt elemzést azonban a későbbiekben mellőzzük, kizárólag a kétállományos, redundancia mentes megoldást ismertetjük. Néhány szó a tárolandó adatokról. A rögzítés során ismert a vevőkód, az ajánlatkérés dátuma, az ajánlat azonosító kód, a cikkszám, a mennyiség, a kért ár és - határidő, valamint a vevő saját azonosító kódja, a vevői hivatkozási szám. A megválaszolás időpontjáig kell tisztázni az ajánlott ár és - határidő adatokat, melyek cikkenként különbözőek lehetnek. Ezekkel az adatokkal folyamatosan egészül ki az állomány, és a megválaszolás dátuma adat a válasz elkészülésekor töltődik ki. Az állapotjelző azt mutatja meg számunkra, hogy hol tart a folyamat, a kérést rögzítettük, már meg is válaszoltuk. A megválaszolásban számos, a rendszerben tárolt, adat lehet segítségünkre. Példaként elég a raktári információkat, a később tárolandó szállítói ajánlat- és megrendelés információkat említenünk. Az ajánlatkérések utóélete egyetlen kérdésre korlátozódik, lett-e az ajánlatkérésből megrendelés, eladás. Ezt a feladatot már a vevői megrendelések kezelése modul oldja meg. A későbbi elemzések megkönnyítésére a siker / kudarc jelzését is az állapotjelzővel oldhatjuk meg.

4. b, A szállítói folyószámla eltárolt adatai Szállítói folyószámla adatai számlaszám saját számlasorszám állapotjelző fizetési határidő szállítókód

saját számlasorszám mozgásjel összeg mozgás dátuma

5. a, A vevői ajánlatkérés eltárolt adatai, az adatok felhasználása A vevővel történő első találkozás az esetek túlnyomó részében a cég valamely terméke iránti vevői érdeklődés. Az adott cikkre vonatkozó érdeklődés tekinthető vevői ajánlatkérésnek. Ez történhet szóban és írásban egyaránt, a vevőt az érdekli, hogy adott cikket milyen áron és szállítási határidővel tudunk részére biztosítani. A rendszeresen visszatérő vevők ajánlatkéréseit célszerű tárolni, különösen akkor, ha az igény nem elégíthető ki a meglévő raktári készletről. Így az ajánlatkérések kezelésének első lépése az ajánlatok rögzítése. Második lépés a megválaszolás, melyet írásos formában teszünk. (Természetesen a ritkán előforduló vevő készletről kiszolgálható igényét nem szükséges írásban megválaszolni.) A rögzítés első fázisában a vevőt azonosítjuk, tisztázzuk, hogy szerepel-e már vevőtörzsünkben. Szükség esetén a vevőt felvesszük a nyilvántartásba. Második fázis a vevői igény tisztázása, melynek során az igényt a cégnél alkalmazott cikkszámokkal fogalmazzuk meg. Az ajánlatkérések adatait a 11. Táblázat szemlélteti. Vevői ajánlatkérések vevőkód ajánlatkérés dátuma ajánlat azonosító kód vevői hivatkozási szám


6

Vállalati Információs Rendszerek Tételsor 2008 A táblázat bal oldalán az ajánlatonként egyszer -, jobb oldalán az ajánlatonként többször előforduló adatok helyezkednek el. Így a táblázat egyben javaslat tároló állományok adattartalmának meghatározására is. A javaslat esetünkben két állományt tartalmaz: egy "ajánlat-fej" (baloldal), és egy "ajánlat-tétel" (jobb oldal) állományt. A fej állomány tartalmazza az ajánlatonként egyszer előforduló adatokat, a tétel állomány pedig a többször előforduló adatokat. A két állomány között a kapcsolatot az ajánlat azonosító kód teremti meg. Az adott tárolási forma redundancia mentes. Egy másik tárolási lehetőség, ha valamennyi adatot egy állományban tároljuk, ekkor nem tároljuk külön az egyszer előforduló adatokat, minden egyes rekord minden (a táblázat bal- és jobb oldalán szereplő) adatot tartalmaz. Ez a forma redundáns, de növeli a biztonságot. A két tárolási forma közötti választási lehetőség a rendszer sok pontján előfordul még, az itt közölt elemzést azonban a későbbiekben mellőzzük, kizárólag a kétállományos, redundancia mentes megoldást ismertetjük. Néhány szó a tárolandó adatokról. A rögzítés során ismert a vevőkód, az ajánlatkérés dátuma, az ajánlat azonosító kód, a cikkszám, a mennyiség, a kért ár és - határidő, valamint a vevő saját azonosító kódja, a vevői hivatkozási szám. A megválaszolás időpontjáig kell tisztázni az ajánlott ár és - határidő adatokat, melyek cikkenként különbözőek lehetnek. Ezekkel az adatokkal folyamatosan egészül ki az állomány, és a megválaszolás dátuma adat a válasz elkészülésekor töltődik ki. Az állapotjelző azt mutatja meg számunkra, hogy hol tart a folyamat, a kérést rögzítettük, már meg is válaszoltuk. A megválaszolásban számos, a rendszerben tárolt, adat lehet segítségünkre. Példaként elég a raktári információkat, a később tárolandó szállítói ajánlat- és megrendelés információkat említenünk. Az ajánlatkérések utóélete egyetlen kérdésre korlátozódik, lett-e az ajánlatkérésből megrendelés, eladás. Ezt a feladatot már a vevői megrendelések kezelése modul oldja meg. A későbbi elemzések megkönnyítésére a siker / kudarc jelzését is az állapotjelzővel oldhatjuk meg.

5. b, A napi zárás főbb funkciói A napi zárás során a napközben végzett tevékenység ellenőrzéséhez a rendszer nyomtatott listát biztosít, mely tartalmazza az elkészült számlák sorszámait, és összegeit -, a visszáru számlák sorszámait és összegeit készpénzes / átutalásos bontásban. Tartalmazza továbbá a kiadott szállítólevelek sorszámait, valamint az összes készpénzbevételt, mellyel az itt dolgozóknak el kell tudni számolni. A napi zárás alapadatai a számlák és szállítólevelek eltárolt adatai. Ezek feldolgozása során számos összesítő adat állítható elő, melyek informálják a vezetést a cég működésének "jóságáról". A vezetés informálása mellett ezek az információk a pénzügyi tevékenységet támogatják a "hatóság" felé történő bevallások elkészítésében, a befizetések teljesítésében. Az összesítő információk adatai eltárolandók, a tárolt adattartalmat a 21. Táblázat mutatja be. Az eltárolt adatok a napi zárás listáján szereplő számlák darabszáma és Ft összege készpénzes / átutalásos bontásban, a visszáru számlák darabszáma és Ft összege készpénzes / átutalásos bontásban, a napi nettó árbevétel (ÁFA nélkül számított), az eladott áru beszerzési értéke (önköltsége), a számlákból számítható vevőknek felszámított ÁFA összege, az úgynevezett fizetendő ÁFA, ez utóbbi kívánságra bontható készpénzes / átutalásos összegekre. A napi forgalom eltárolt adatai napi dátum készpénzes számlák darabszáma készpénzes számlák Ft összege átutalásos számlák darabszáma átutalásos számlák Ft összege készpénzes visszáru számlák darabszáma készpénzes visszáru számlák Ft összege átutalásos visszáru számlák darabszáma átutalásos visszáru számlák Ft összege napi árbevétel eladott áru beszerzési értéke napi összes ÁFA Ft áfakulcsonként

7


6. a, A vevői megrendelés folyamata Üzleti folyamata: Vevői rendelés -> érkeztetés -> vevő azonosítása (ha új, rögzítése) -> igény azonosítás -> rögzítés -> elbírálás (forrás, ár, határidő meghat) -> visszaigazolás -> szállítási értesítés Informatikai folyamata:

6. b, A szállítók eltárolandó adatai Tárolási szempontból a szállítók legfontosabb adatai: a szállító neve, címe (telephely és értesítési), számlavezető bankja, banki számlaszáma, telefonszáma(i), fax száma(i), a kapcsolattartó személy neve, e-mail címe. Adott szállítóról opcionálisan további hasznos adatokat tarthatunk nyilván: a fizetési kedvezmény mértéke, a fizetési határidő (átutalásos fizetési mód esetén).

7. a, A cikkek adatai, az adatok felhasználása Cikktörzs állomány cikkszám megnevezés KSH szerinti azonosító kód mennyiség egység nyilvántartási egységár nyilvántartási egységár dátuma eladási egységár eladási egységár dátuma cikkcsoport kód tárgyévi összes felhasználás tavalyi összes felhasználás tavalyelőtti összes felhasználás minimális készlet készletgazdálkodási paraméter ÁFA kulcs

Készlettörzs állomány cikkszám szabad készlet foglalt készlet raktárkód utolsó kivét dátuma utolsó bevét dátuma

13. táblázat: cikk és készlettörzs adatok, mérlegelt átlagáras modell

8

Vállalati Információs Rendszerek Tételsor 2008 Cikktörzs állomány cikkszám megnevezés KSH szerinti azonosító kód mennyiség egység eladási egységár eladási egységár dátuma cikkcsoport kód tárgyévi összes felhasználás tavalyi összes felhasználás tavalyelőtti összes felhasználás minimális készlet készletgazdálkodási paraméter ÁFA kulcs

Készlettörzs állomány cikkszám szabad készlet foglalt készlet beszerzési egységár raktárkód utolsó bevét dátuma utolsó kivét dátuma

14. táblázat: cikk és készlettörzs adatok, egyedi beszerzési áras modell

7. b, A vevői megrendelések kapcsolatai Vevői megrendelések adatai vevőkód vevői megrendelés azonosító kód vevői hivatkozási szám megrendelés dátuma


15. táblázat: a vevői megrendelés tárolandó adatai A táblázat adatainak jelentős része az eddig elmondottak alapján ismerős. Az állapotjelző mutatja a megrendelés-kezelés folyamatának állapotát: rögzített, elbírálás megtörtént, visszaigazolt, szállítási értesítés kiküldve, teljesítve, részben teljesítve, törölve. Itt jegyezzük meg, hogy a vevői igény módosulhat. Ezt a módosulást - kereskedelempolitikai szempontok miatt - célszerű figyelembe venni. Ha a módosítás mennyiségi növekedést jelent, akkor azt javasolt új vevői megrendelésként kezelni. A mennyiségi csökkenést a már meglévő rendelésen végezzük el, ha a mennyiségi igény nullára csökken, az a rendelési tételsor törlését jelenti. Igény módosulás esetén új visszaigazolás készítendő. A részben teljesített állapot akkor következhet be, ha a szállító a tőle rendelt mennyiséget részletekben szállítja le, ez az úgynevezett rész-szállítás. Erre az esetre a 6. fejezetben még visszatérünk. Ez utóbbi tény indokolja az eddig teljesített mennyiség (szabad, foglalt), és a raktáron rendelkezésre álló mennyiség adatok bevezetését. A foglaltság jelző azt mutatja meg, hogy a rendelt mennyiség már a raktárban rendelkezésre áll, vagy még szállítói rendeléshez kapcsolódik, esetleg a két eset kombinációja valósult meg. Azt a kapcsolatot, hogy az adott cikkre vonatkozó vevői rendelés, melyik szállítói megrendelés(ek)ből kerül kielégítésre, a külön táblában tároljuk, melyet a 13. Táblázat mutat be. Az adatok kitöltése a vevői rendelés szállítói rendeléshez történő kapcsolásakor történik. A szállítói megrendeléshez kapcsolás esetén a szállítói megrendelésben a vonatkozó mennyiséget szabad mennyiségről foglalt mennyiségre kell átmozgatni. Vevői megrendelés tétel kapcsolata a szállítói megrendelés tétellel vevői megrendelés azonosító kód cikkszám szállítói megrendelés azonosító kód kapcsolt mennyiség kapcsolat létrehozásának dátuma felelős kódja 16. táblázat: a vevői és szállítói megrendelés tételek kapcsolata Az elbírálás folyamatát tovább bonyolíthatják a készletről, vagy már feladott szállítói rendelésből részben kielégíthető igények. A készletről kielégíthető igények, és a vevői megrendelések kapcsolatát hasonló táblában lehet definiálni, és a 14. Táblázat mutatja be. Vevői megrendelések kapcsolata a foglalt készletekkel vevői megrendelés azonosító kód cikkszám mennyiség raktárkód foglalás dátuma felelős kódja

9


8. a, A szállítói folyószámla üzleti és informatikai folyamatai

8. b, Az információval, az információs rendszerrel szemben támasztott követelmények Az információs rendszer az információk, adatok, eljárások (manuális és automatizált) szervezett rendszere, célja az üzleti célok elérésének hatékony, elvárt szintű támogatása. „Az üzleti folyamatok információval szemben támasztott követelményei: effectiveness: az üzleti folyamat szempontjából releváns, korrekt, konzisztens, melyet megfelelő időben és minőségben nyújt a rendszer, efficiency: az információ ellátás az erőforrások optimális felhasználásával történik, confidentality: az információ védelme az illetéktelen hozzáféréstől, integrity: az információ az üzleti elvárásoknak megfelelően teljes, pontos, availability: mind az információk, mind az IT erőforrások az üzleti folyamatok igényének megfelelő időpontban történő rendelkezésre állása, compliance: az üzleti folyamatokat érintő, kívülről előírt üzleti kritériumoknak (törvények, szabályozások, szerződések, stb.) való megfelelés, reliability: a menedzsment információ ellátása olyan hogy eleget tudjon tenni működtetési és beszámolási kötelezettségeinek.”

9. a, Az ARIS ház nézetei, az egyes nézetek tulajdonságai 9. b, A szállítói megrendelés eltárolt adatai, az adatok felhasználása Szállítói megrendelések adatai szállítókód megrendelés dátuma szállítói megrendelés azonosító kód szállítói hivatkozási szám

cikkszám rendelt mennyiség (szabad) rendelt mennyiség (foglalt) szállítói megrendelés azonosító kód visszaigazolás dátuma kért / visszaigazolt határidő állapotjelző kért / visszaigazolt ár teljesített mennyiség (szabad) teljesített mennyiség (foglalt) teljesítés dátuma felelős kódja

10. a, A szállítói megrendelés folyamata

10


10. b, A készlet mozgások napló állományai A rendszer állapotainak rekonstruálhatósága céljából a készletmozgásokat napló állományokban rögzítjük. Minden egyes mozgásról nyomtatott bizonylat készül, mely rögzíti a mozgással kapcsolatos alapvető adatokat: cikkszám, mennyiség, nyilvántartási egységár, dátum, felelős, ok, bizonylatszámok. A napló állományok adattartalma a 8. és a 9. Táblázatokban látható. Bevételezés cikkszám mennyiség beszerzési egységár fogadó raktár kódja a tevékenységért felelős kódja a bevételezési bizonylat száma az alap bizonylat száma a mozgás dátuma

Kivételezés cikkszám mennyiség nyilvántartási egységár kiadó raktár kódja a tevékenységért felelős kódja a kiadási bizonylat sorszáma a felhasználó bizonylat sorszáma a mozgás dátuma

17. táblázat: a bevét és kivét napló adattartalma Raktárközi átmozgatás cikkszám mennyiség nyilvántartási egységár fogadó raktár kódja kiadó raktár kódja a tevékenységért felelős kódja az átmozgatási bizonylatszám az alap bizonylatszám a mozgás dátuma

Módosítás cikkszám mennyiség nyilvántartási egységár az érintett raktár kódja a módosítás oka a tevékenységért felelős kódja a módosítási bizonylatszám az alap bizonylatszám a mozgás dátuma

18. táblázat: az átmozgatás és módosítás napló adattartalma Látható, hogy az eltárolandó adatok köre, és ezért az állományok struktúrája nagymértékben hasonló. Fontos dolog, hogy a mozgásokat az információs rendszerbe bevivő személyek azonosíthatók legyenek - ezt rögzíti a felelős kódja -, az egyes tevékenységek végrehajtását a rendszerben jogosultsághoz kötjük. („confidentality”, a tevékenység és az információ „érzékenysége” miatt a tevékenységet nem végezheti el tetszőleges felhasználó, csak a feljogosított=authorised.) A napló állományok szerepe az, hogy az adatváltozásokat kiváltó mozgások rekonstruálhatók legyenek. Ha ismert minden egyes cikk készlete két időpontban, egy nyitó- és egy záró időpontban, akkor a nyitó időpont készletéből kiindulva, azt a napló állományokban tárolt változás adatokkal korrigálva a záró időpont készletét kell kapjuk, minden egyes cikkre. Ha ez nem igaz, akkor a rendszerben tárolt adatokban hiba van. Az anyagban első alkalommal történik hivatkozás bizonylatokra, és az azokat azonosító kódokra, a bizonylatszámokra. A bizonylat minden esetben a rendszerbe bevitt adatokat tartalmazó papíralapú adathordozó, melynek azonosító kódja van. Eredetét tekintve a bizonylatot előállíthatja az információs rendszer az adatbevitel során, illetve származhat külső forrásból. A bizonylatok hordozója tehát ma még a legtöbb esetben papír, ennek oka a hazai törvényi szabályozás. Például a számla bizonylat ma még csak papír alapon számít a vásárlás tényét rögzítő bizonylatnak törvényeink szerint. Ez a közeljövőben várhatóan változik, a megfelelő feltételeknek eleget tevő elektronikus bizonylatok a papír alapú bizonylatokkal egyenértékűvé válnak.

11. a, A kereskedelmi vállalat információs rendszerének főbb alrendszerei 11. b, az IT erőforrások osztályozása, definíciója „Az IT az alkalmazott eszközök, technikai eljárások és ismeretek összessége: az adatgyűjtés, adattárolás, adatfeldolgozás, információ- továbbítás módja, az alkalmazott technikai eszközök összessége, (hardver, szoftver, hálózatok, alkalmazói rendszerek).” [2] Az IT erőforrások osztályozása (Information Audit and Control Foundation és az IT Governance Institute) szerint: „Data: a vállalatnál előforduló adatok a legszélesebben értelmezve (papíralapú, elektronikus, hang, kép, stb.), Application Systems: a manuális és automatizált eljárások összessége, Technology: a hardver, az operációs rendszerek, az adatbázis-kezelő rendszerek, a hálózati eszközök, multimédiás eszközök, stb., Facilities: az információs rendszert támogató összes rendelkezésre álló berendezés, szolgáltatás,

-

People: a személyzet és mindazon képessége, mellyel az információs rendszert tervezi, működését szervezi, beszerzi/fejleszti, bevezeti, működteti, és működését felügyeli.”

12. a, A kontroll fogalma, szerepe, alkalmazása 11


12. b, A számlázás informatikai folyamata

13. a, A vevői folyószámla fogalma, tárolt adatai és felhasználásuk A vevő átutalásos fizetési módja esetén vevői tartozás keletkezik, melynek kiegyenlítését szigorúan figyelnünk kell. E tevékenység külön nyilvántartás, az úgynevezett vevői folyószámla nyilvántartás létrehozását igényli. A vevői tartozás kiegyenlítésének szokásos útja a banki átutalás, mely mint kiegyenlítési mód vevői követelést jelent. A vevői tartozások sorsának követése megköveteli, hogy a vevői követelések is szerepeljenek a nyilvántartásban. Így minden egyes tartozás, vagy követelés mozgásként fogható fel, és egy - egy bejegyzést igényel a nyilvántartásban. A nyilvántartás adattartalmát a 23. Táblázat szemlélteti. Vevői folyószámla adatai számlaszám vevőkód állapotjelző behajtási tevékenység kódja behajtási tevékenység dátuma volt-e késedelmi kamat vizsgálat


19. táblázat: a vevői folyószámla tárolandó adatai Az egyes "mozgások" a számla, a banki átutalás, a visszáru kapcsán keletkező jóváírás (szintén vevői követelés), valamint a visszautalás. A visszahozott áru csökkenti a vevő korábbi tartozását. Visszautalásra akkor van szükség, ha a számlával kapcsolatos összes vevői követelés meghaladja a vevői tartozást. Ez az állapot létrejöhet hibás vevői tevékenység útján, illetőleg akkor, ha a vevő egy korábbi banki átutalás után él a visszáruzási lehetőséggel. Az állapotjelző a kiegyenlítettség fokára utal, lehet a számla kiegyenlítetlen, kiegyenlített, részben kiegyenlített, vagy túlfizetett. A határidőben ki nem egyenlített vevői tartozásokat a behajtási tevékenység útján kíséreljük meg beszedni. Lehetőségeink a felszólító levél küldése a vevőnek, beszedési megbízás (inkasszó) benyújtása a vevő bankjának, illetőleg a jogi útra terelés. Célszerű, ha a lejárt határidejű tartozással rendelkező vevőt tartozásának rendezéséig nem engedjük átutalásos fizetési móddal vásárolni. Ennek módja: a felszólító levél készítésekor a vevőtörzs fizetőképességi információ adatát olyan értékre állítjuk, melynek vizsgálatával a számlázást végző program nem enged átutalásos számlát készíteni az adott vevő részére. A késedelmesen kiegyenlített tartozások után késedelmi kamatot számíthatunk fel, melyet kamatközlő levélben tudatunk a vevővel. A rendszernek "automatikusan" kell felszólító - és kamatközlő levelet készítenie. Természetesen biztosítani kell azt a tényt, hogy mindkét levél csak egyszer készüljön el, e célt szolgálják a behajtási tevékenység kódja, illetve a volt - e kamatvizsgálat adatok.

13. b, A kódok osztályozása A kódokat osztályozhatjuk jelkészletük, és szerkezetük alapján. Jelkészlet szerint megkülönböztetünk alfabetikus, numerikus, alfanumerikus, mnemonikus és grafikus kódokat. A szerkezet alapján beszélünk sorszámos, helyiértékes és vegyes (sorszámos és helyiértékes) kódokról. Sorszámos a kód akkor, ha minden új elem kódértéke eggyel nagyobb az utoljára kódolt elem kódértékénél. Helyiértékes kód esetén a kód karaktersorozatának egyes „helyiérték csoportjai” önálló jelentéstartalommal bíró kódrészletek.

12


14. a, A vevők eltárolt adatai, az adatok felhasználása

14. b, Az ARIS ház nézetei, az egyes nézetek alkalmazása 15. a, A szállítói megrendelések adatai és felhasználásuk Szállítói megrendelések adatai szállítókód megrendelés dátuma szállítói megrendelés azonosító kód szállítói hivatkozási szám


15. b, A bevételezés informatikai folyamata

13


16. a, Vevői és szállítói megrendelések kapcsolata, a kapcsolatok megvalósítása Vevői megrendelés tétel kapcsolata a szállítói megrendelés tétellel vevői megrendelés azonosító kód cikkszám szállítói megrendelés azonosító kód kapcsolt mennyiség kapcsolat létrehozásának dátuma felelős kódja 20. táblázat: a vevői és szállítói megrendelés tételek kapcsolata

16. b, A redundancia veszélyei, szerepe 17. a, A kódokkal szemben támasztott követelmények, a kódolás menete A kódokkal szembeni legfontosabb elvárás, hogy a kód és az általa azonosított rendszerelem között kölcsönös és egyértelmű megfeleltetés legyen. A rendszer elemeinek kódolása során figyelmet kell fordítanunk arra, hogy a kialakított kódrendszer lehetőséget biztosítson új elemek kóddal történő ellátására, ugyanakkor kezelési szempontból a kód hossza minimális legyen. A napi munka során hasznosak az úgynevezett "beszélő kódok", melyek felhasználójuk számára "ránézésre" leírják az azonosított rendszerelemet. Nagyszámú elem kódolása esetén azonban a kódok feletti áttekintés mértéke jelentősen csökkenhet, így a várt előny elveszhet.

17. b, A vevői megrendelésekkel kapcsolatos dokumentumok Vevői ajánlatkérések vevőkód ajánlatkérés dátuma ajánlat azonosító kód vevői hivatkozási szám

Vevői megrendelések adatai vevőkód vevői megrendelés azonosító kód vevői hivatkozási szám megrendelés dátuma



Feldolgozás folyamata: ajánlat rögzítés vevő azonosítása (ha még nincs, akkor adatok felvitele) megválaszolás megrendelés rögzítése elbírálás megválaszolás szállítási értesítés küldése

14


18. a, A vevői megrendelések eltárolandó adatai és felhasználásuk Vevői megrendelések adatai vevőkód vevői megrendelés azonosító kód vevői hivatkozási szám megrendelés dátuma


21. táblázat: a vevői megrendelés tárolandó adatai

18. b, A szállítók adataival kapcsolatos informatikai tevékenységek A szállítói adatok időben változhatnak. E változásokat az információs rendszer tárolt adatain is át kell vezetni. Általában egy a szállítóihez hasonló nyilvántartással kapcsolatosan az információs rendszer az alábbi tevékenységek elvégzésére kell képes legyen: új szállító adatainak felvitele, a nyilvántartásban szereplő szállító adatainak módosítása, - törlése különféle szempontok szerinti lekérdezések. Az egyes tevékenységek elvégzésekor biztosítani kell, hogy egy szállító se kerülhessen kétszeresen a nyilvántartásba. Ezt a felvitel és a módosítás tevékenységeknél szigorú ellenőrzésekkel kell biztosítani.

19. a, A számlázás informatikai folyamata

15


19. b, A nyilvántartási egységár fogalma, képzési lehetőségei Mérlegelt átlagáras modellnél van nyilvántartási egységár. Képzése: (raktárkészlet*nyeár+beszerzett_mennyiség*beszerzési_ár)/(raktárkészlet+beszerzett_mennyiség)

20. a, Vevői megrendelések és készletek kapcsolata Vevői megrendelések kapcsolata a foglalt készletekkel: • Vevői megrendelés azonosító kód • Cikkszám • Mennyiség • Raktárkód • Foglalás dátuma • Felelős kódja

20. b, Az integrált rendszer és a standard rendszer fogalma, 1 példa az integráltság megvalósítására 21. a, A cikkek adataival kapcsolatos informatikai folyamatok: • • • • • •

Cikkek adatainak felvitele Cikkek adatainak módosítása Cikkek adatainak törlése Cikkek adatainak megjelenítése Szállítói cikkszámok karbantartása Vevői szerződéses árak karbantartása

16


21. b, A bevételezés kapcsolatai, informatikai folyamata

22. a, A vevői megrendelés módosítása, hatásai A vevői igény módosulhat. Ezt a módosulást - kereskedelempolitikai szempontok miatt - célszerű figyelembe venni. Ha a módosítás mennyiségi növekedést jelent, akkor azt javasolt új vevői megrendelésként kezelni. A mennyiségi csökkenést a már meglévő rendelésen végezzük el, ha a mennyiségi igény nullára csökken, az a rendelési tételsor törlését jelenti. Igény módosulás esetén új visszaigazolás készítendő.

22. b, A szállítói folyószámla eltárolt adatai, az adatok felhasználása Szállítói folyószámla adatai számlaszám saját számlasorszám állapotjelző fizetési határidő szállítókód


23. a, Vevők adatainak karbantartása és szempontjai 23. b, A kereskedelmi vállalat információs rendszerének főbb alrendszerei 24. a, Az ARIS ház, fogalmak 24. b, A készlet mozgások naplózásának oka, a napló állományok adattartalma A rendszer állapotainak rekonstruálhatósága céljából a készletmozgásokat napló állományokban rögzítjük. Minden egyes mozgásról nyomtatott bizonylat készül, mely rögzíti a mozgással kapcsolatos alapvető adatokat: cikkszám, mennyiség, nyilvántartási egységár, dátum, felelős, ok, bizonylatszámok. A napló állományok adattartalma a 8. és a 9. Táblázatokban látható. Bevételezés cikkszám mennyiség beszerzési egységár fogadó raktár kódja a tevékenységért felelős kódja a bevételezési bizonylat száma az alap bizonylat száma a mozgás dátuma

Kivételezés cikkszám mennyiség nyilvántartási egységár kiadó raktár kódja a tevékenységért felelős kódja a kiadási bizonylat sorszáma a felhasználó bizonylat sorszáma a mozgás dátuma

22. táblázat: a bevét és kivét napló adattartalma

17

Vállalati Információs Rendszerek Tételsor 2008 Raktárközi átmozgatás cikkszám mennyiség nyilvántartási egységár fogadó raktár kódja kiadó raktár kódja a tevékenységért felelős kódja az átmozgatási bizonylatszám az alap bizonylatszám a mozgás dátuma

Módosítás cikkszám mennyiség nyilvántartási egységár az érintett raktár kódja a módosítás oka a tevékenységért felelős kódja a módosítási bizonylatszám az alap bizonylatszám a mozgás dátuma

23. táblázat: az átmozgatás és módosítás napló adattartalma A napló állományok szerepe az, hogy az adatváltozásokat kiváltó mozgások rekonstruálhatók legyenek. Ha ismert minden egyes cikk készlete két időpontban, egy nyitó- és egy záró időpontban, akkor a nyitó időpont készletéből kiindulva, azt a napló állományokban tárolt változás adatokkal korrigálva a záró időpont készletét kell kapjuk, minden egyes cikkre. Ha ez nem igaz, akkor a rendszerben tárolt adatokban hiba van.

25. a, A készlet adatkonzisztenciájának ellenőrzése, a konziszt. ellenőrzés mint kontroll 25. b, A vevői folyószámla fogalma, főbb tevékenységek A vevő átutalásos fizetési módja esetén vevői tartozás keletkezik, melynek kiegyenlítését szigorúan figyelnünk kell. E tevékenység külön nyilvántartás, az úgynevezett vevői folyószámla nyilvántartás létrehozását igényli. A vevői tartozás kiegyenlítésének szokásos útja a banki átutalás, mely mint kiegyenlítési mód vevői követelést jelent. A vevői tartozások sorsának követése megköveteli, hogy a vevői követelések is szerepeljenek a nyilvántartásban. Így minden egyes tartozás, vagy követelés mozgásként fogható fel, és egy - egy bejegyzést igényel a nyilvántartásban. A nyilvántartás adattartalmát a 23. Táblázat szemlélteti. Vevői folyószámla adatai számlaszám vevőkód állapotjelző behajtási tevékenység kódja behajtási tevékenység dátuma volt-e késedelmi kamat vizsgálat


24. táblázat: a vevői folyószámla tárolandó adatai Az egyes "mozgások" a számla, a banki átutalás, a visszáru kapcsán keletkező jóváírás (szintén vevői követelés), valamint a visszautalás. A visszahozott áru csökkenti a vevő korábbi tartozását. Visszautalásra akkor van szükség, ha a számlával kapcsolatos összes vevői követelés meghaladja a vevői tartozást. Ez az állapot létrejöhet hibás vevői tevékenység útján, illetőleg akkor, ha a vevő egy korábbi banki átutalás után él a visszáruzási lehetőséggel. Az állapotjelző a kiegyenlítettség fokára utal, lehet a számla kiegyenlítetlen, kiegyenlített, részben kiegyenlített, vagy túlfizetett. A határidőben ki nem egyenlített vevői tartozásokat a behajtási tevékenység útján kíséreljük meg beszedni. Lehetőségeink a felszólító levél küldése a vevőnek, beszedési megbízás (inkasszó) benyújtása a vevő bankjának, illetőleg a jogi útra terelés. Célszerű, ha a lejárt határidejű tartozással rendelkező vevőt tartozásának rendezéséig nem engedjük átutalásos fizetési móddal vásárolni. Ennek módja: a felszólító levél készítésekor a vevőtörzs fizetőképességi információ adatát olyan értékre állítjuk, melynek vizsgálatával a számlázást végző program nem enged átutalásos számlát készíteni az adott vevő részére. A késedelmesen kiegyenlített tartozások után késedelmi kamatot számíthatunk fel, melyet kamatközlő levélben tudatunk a vevővel. A rendszernek "automatikusan" kell felszólító - és kamatközlő levelet készítenie. Természetesen biztosítani kell azt a tényt, hogy mindkét levél csak egyszer készüljön el, e célt szolgálják a behajtási tevékenység kódja, illetve a volt - e kamatvizsgálat adatok. A rendszer a számlák - és jóváírások nyilvántartásba történő felvitelét automatikusan biztosítja. Szükséges funkciók: a banki átutalások felvitele, visszautalások felvitele, behajtási - és kamatközlési tevékenységek kezdeményezése, és az informálás. A tárolt adatokból szolgáltatható információk: - adott vevő számlái, - adott vevő kiegyenlítetlen számlái, - adott vevő hátralékos számlái, - a teljes kinnlevőség, - stb. A vevői folyószámlával kapcsolatos üzleti folyamatok: - Számla nyilvántartásba vétele - Banki átutalások felvitele - Banki bizonylat adatainak rögzítése - Vev_i számla párosítása - Visszautalások - Kezdeményezése - Megtörténtének rögzítése A vevői folyószámlával kapcsolatos informatikai folyamatok: 1: napi zárás adatai alapján vevő folyószámla aktualizálása 2: a banki rendszerből kapott és a vevő folyószámlán lévő adatok összepárosítása, egyeztetés a vevővel, majd feldolgozás

18


26. a, Az ARIS ház, fogalmak 26. b, A számla eltárolt adatai, az adatok felhasználása A számla tárolt adatai számla sorszám vevőkód teljesítés dátuma számla dátuma fizetési mód fizetési határidő


27. a, A visszáruzás tevékenysége A vevő számára a megvásárolt áru valamely okból feleslegessé válhat: nem erre az árura volt szüksége, minőségi kifogás, stb. Ilyen esetben az árut visszavételezzük, azaz visszáruzzuk. Visszáruzni azonban csak az általunk eladott árut, a számla szerinti mennyiségben lehet. A visszáruzás során visszáru számlát (stornó számla) készítünk. A visszáru számla adatai, eltárolt adatai lényegében megegyeznek a számla adataival. A visszáru számla sorszáma is szigorú számadás alá esik. A visszáru számlák nyilvántartásában eltárolandó az eredeti számla sorszáma is. A visszáruzás az egyik a számlázáshoz kapcsolódó tevékenység.

27. b, A cikk és készletnyilvántartás adatai Cikktörzs állomány cikkszám megnevezés KSH szerinti azonosító kód mennyiség egység nyilvántartási egységár nyilvántartási egységár dátuma eladási egységár eladási egységár dátuma cikkcsoport kód tárgyévi összes felhasználás tavalyi összes felhasználás tavalyelőtti összes felhasználás minimális készlet készletgazdálkodási paraméter ÁFA kulcs

Készlettörzs állomány cikkszám szabad készlet foglalt készlet raktárkód utolsó kivét dátuma utolsó bevét dátuma

25. táblázat: cikk és készlettörzs adatok, mérlegelt átlagáras modell Cikktörzs állomány cikkszám megnevezés KSH szerinti azonosító kód mennyiség egység eladási egységár eladási egységár dátuma cikkcsoport kód tárgyévi összes felhasználás tavalyi összes felhasználás tavalyelőtti összes felhasználás minimális készlet készletgazdálkodási paraméter ÁFA kulcs

Készlettörzs állomány cikkszám szabad készlet foglalt készlet beszerzési egységár raktárkód utolsó bevét dátuma utolsó kivét dátuma

26. táblázat: cikk és készlettörzs adatok, egyedi beszerzési áras modell

19


28. a, A számla és a szállítólevél kapcsolata, a szállítólevél eltárolt adatai, az adatok felhasználása A szállítólevél tárolt adatai szállítólevél sorszám vevőkód teljesítés (szállítólevél) dátuma

Szállítólevél sorszám cikkszám mennyiség beszerzési egységár (ÁFA nélkül) kiadó raktár kódja felelős kódja állapotjelző

28. b, A kontroll fogalma, szerepe, alkalmazása 29. a, A vevői folyószámla eltárolt adatai, az adatok felhasználása Vevői folyószámla adatai számlaszám vevőkód állapotjelző behajtási tevékenység kódja behajtási tevékenység dátuma volt-e késedelmi kamat vizsgálat


29. b, A készletek mozgásai Dunno. Méjbi: eladás visszáru megrendelés bevét megrendelés visszáru raktárközi mozgás

30. a, A beszerzés üzleti folyamata A beszerzés funkció gondoskodik az értékesítésre kerülő késztermékek, a gyártáshoz szükséges cikkek megfelelő időpontban történő rendelkezésre állásáról. A beszerzést megelőzően meghatározandó a beszerzendő cikk fajtája, mennyisége és a beszerzési forrás. A beszerzési forrás meghatározása szállítói ajánlatkérés útján történhet, melynek tárolandó adatai analógok a vevői ajánlatkérések adataihoz. A megvásárolandó cikkek lehetnek akár közvetlenül -, akár szállítói megrendelés útján beszerezhetők. Mindkét esetben komoly feladat a beszerzési tételnagyság, azaz a megvásárolandó mennyiség meghatározása. Az ehhez szükséges adatok a meglévő raktárkészlet, a cikk éves felhasználása, a minimális készlet, a vevői rendelések és a készletgazdálkodási paraméter. Ezzel a klasszikus készletgazdálkodási feladattal itt nem foglalkozunk, tárgyalásunkat a jelentős adminisztrációt igénylő szállítói megrendelések kezelésére korlátozzuk. Szállítói megrendelés "feladásakor" elsődleges input a "lefedetlen" vevői rendelések tranzakciós állománya. Az itt szereplő cikkek beszerzése ugyanis rövid távú forgótőke lekötést igényel. Természetesen a megrendelés feladás időpontjában még nem ismert, de várható vevői igények miatt az egyes cikkekből rendelt mennyiség meghaladhatja a jelenleg ismert mennyiségi igényeket. Megrendelhetünk továbbá olyan cikkeket is, melyekre pillanatnyilag nincs vevői igény, de az az "előrejelzések" alapján várható. Ennek alapján az ismert rendelésekből származó mennyiségek a szállítói rendelés foglalt mennyiségeit, a becsült, várható igények pedig a rendelés szabad mennyiségeit alkotják. A szállítói rendelések kezelésével, követésével kapcsolatos tevékenységek: a rendelés rögzítése, a rendelés megküldése a szállítónak, a visszaigazolás adatainak feldolgozása, a beérkező áru készletre vétele. A rendelés rögzítése során tölthető ki a kapcsolódó rendelésszám a vevői megrendelésben, a megküldés technikai feladat, a visszaigazolás adatainak feldolgozása után tölthetők ki a vevői rendelés határidő és ár adatai biztonságosan. A szállítói rendelések eltárolandó adatait a 16. Táblázat szemlélteti. Szállítói megrendelések adatai szállítókód megrendelés dátuma szállítói megrendelés azonosító kód szállítói hivatkozási szám


27. táblázat: szállítói megrendelések tárolandó adatai

20

Vállalati Információs Rendszerek Tételsor 2008 Az állapotjelző tükrözi a megrendelési folyamat állapotát: rögzítve, elküldve, visszaigazolva, (szállítási értesítés érkezett), teljesítve, részben teljesítve, törölve. Az állapotjelző "értékeiből" látható, a szállítói rendelés is módosítható. A teljesítéssel kapcsolatos adatok a beérkező áru készletre vételekor tölthetők ki. Ugyanekkor gondoskodni kell a kapcsolódó vevői megrendelések megfelelő adatainak karbantartásáról is. Problémát okozhat a szállítói rész-szállítás. Ekkor a vevői megrendelések kielégítési sorrendjét elsődlegesen emberi döntéshozatal útján célszerű meghatározni. További lehetőség a vevői rendelések FIFO („First In First Out”) elv alapján történő teljesítése. A rendszerben a két módszer közül történő választás ajánlható. A dátum adatok a szállító gyorsaságát, pontosságát jellemzik, és így minősítését támogatják.

30. b, A szállítólevél eltárolt adatai és felhasználásuk A szállítólevél tárolt adatai szállítólevél sorszám vevőkód teljesítés (szállítólevél) dátuma

Szállítólevél sorszám cikkszám mennyiség beszerzési egységár (ÁFA nélkül) kiadó raktár kódja felelős kódja állapotjelző

31. a, A bevételezés feladatai és eltárolt adatai

31. b, A szállítói folyószámlával kapcsolatos tevékenységek Beszerzéseink számláinak kiegyenlítése átutalással is történhet. Ha a szállítói számlákat határidőben ki akarjuk egyenlíteni, a számlákat nyilván kell tartanunk a szállítói folyószámla nyilvántartásban. A nyilvántartással kapcsolatosan ellátandó feladatok hasonlóak a vevői folyószámlánál ismertetettekkel, azonban a számlák külső partnertől történő érkezése, valamint az a tény, hogy a banki átutalásokat mi kezdeményezzük, különbségeket okoz az eljárásban. A számlák felvitele a nyilvántartásba itt kézi adatbeviteli feladatként jelentkezik, a lejáró határidejű számlák átutalásra történő kijelölése után a banki átutalási megbízás nyomtatása, vagy az átutalási megbízás elektronikus úton való továbbítása következik. A banktól visszaérkező igazolás után válik a szállítói tartozás kiegyenlítetté. Itt is előfordulhat a visszáruzás esete, a szállító által visszavett áru ellenértékét a folyószámlára jóváírásként adjuk fel, és az esetleges szállítói visszautalás felvitele lehet a jóváírást követő tevékenység. A behajtási -, késedelmi kamatszámítási tevékenységek a szállítói folyószámla esetén hiányoznak. A nyilvántartás adattartalmát a 24. Táblázat szemlélteti. Szállítói folyószámla adatai számlaszám saját számlasorszám állapotjelző fizetési határidő szállítókód


28. táblázat: a szállítói folyószámla tárolt adatai

21

Vállalati Információs Rendszerek Tételsor 2008 A saját számlasorszám egyedi azonosító kód azért szükséges, mert a különböző szállítók számlasorszámai között véletlenül előfordulhatnak azonos sorszámok. A fizetési határidő egy szállító különböző számláinál is különböző lehet, nem biztos, hogy befolyásolni tudjuk, így célszerű itt tárolni. A többi adat felhasználása, jelentése analóg a vevői folyószámla tárolt adatainak felhasználásával, jelentésével. Az informálás főbb területei: - adott időpontig lejáró kiegyenlítendő számlák - adott szállító kiegyenlítetlen / kiegyenlített számlái - az összes szállítói tartozás, - stb.

32. a, A napi zárás funkciói, az egyes funkciók alternatív megvalósítás Ennek során a napközben végzett tevékenység ellenőrzéséhez a rendszer nyomtatott listát biztosít, mely tartalmazza az elkészült számlák sorszámait, és összegeit -, a visszáru számlák sorszámait és összegeit készpénzes / átutalásos bontásban. Tartalmazza továbbá a kiadott szállítólevelek sorszámait, valamint az összes készpénzbevételt, mellyel az itt dolgozóknak el kell tudni számolni. A napi zárás alapadatai a számlák és szállítólevelek eltárolt adatai. Ezek feldolgozása során számos összesítő adat állítható elő, melyek informálják a vezetést a cég működésének "jóságáról". A vezetés informálása mellett ezek az információk a pénzügyi tevékenységet támogatják a "hatóság" felé történő bevallások elkészítésében, a befizetések teljesítésében. Az összesítő információk adatai eltárolandók, a tárolt adattartalmat a 21. Táblázat mutatja be. Az eltárolt adatok a napi zárás listáján szereplő számlák darabszáma és Ft összege készpénzes / átutalásos bontásban, a visszáru számlák darabszáma és Ft összege készpénzes / átutalásos bontásban, a napi nettó árbevétel (ÁFA nélkül számított), az eladott áru beszerzési értéke (önköltsége), a számlákból számítható vevőknek felszámított ÁFA összege, az úgynevezett fizetendő ÁFA, ez utóbbi kívánságra bontható készpénzes / átutalásos összegekre. A napi forgalom eltárolt adatai napi dátum készpénzes számlák darabszáma készpénzes számlák Ft összege átutalásos számlák darabszáma átutalásos számlák Ft összege készpénzes visszáru számlák darabszáma készpénzes visszáru számlák Ft összege átutalásos visszáru számlák darabszáma átutalásos visszáru számlák Ft összege napi árbevétel eladott áru beszerzési értéke napi összes ÁFA Ft áfakulcsonként 29. táblázat: a napi forgalom nyilvántartása A napi forgalmat jellemző rekord előállítása mellet további nyilvántartások adatokkal történő feltöltése, vagy aktualizálása is megoldandó a számlázás során. A számla -, vagy szállítólevél készítése során kell megoldani a cikktörzs állomány éves összes eladás adatának módosítását, megrendelés alapján történő eladás esetén pedig a vevői megrendelés állomány adatainak karbantartását. Az átutalásos számlák nyilvántartásával, figyelésével kapcsolatos teendőkre a 8. fejezetben térünk ki részletesen, de a napi zárás és a visszáruzás tevékenységén belül kell megoldani az átutalásos számlák e nyilvántartásba történő bevitelét, automatikusan. Végezetül a kimenő számlák tételes ÁFA nyilvántartásának bejegyzéseit a napi zárás tevékenysége automatikusan generálhatja. Az adattartalmat a 21. Táblázat mutatja be. A számlaszám, számla végösszeg, dátum adatok nem igényelnek magyarázatot. A vevői adat vevőtörzsben nyilvántartott vevő esetén lehet a vevőkód. Számlánként nyilvántartandó a 12 %- és 25 % -os ÁFA számításának alapja, valamint az ÁFA összege. A jóváírás alapja és - oka adatok a visszáruzás során keletkező adatokat tartalmazzák. Ez a tételes nyilvántartás teljes körű ellenőrzési lehetőséget biztosít a bevallott fizetendő ÁFA összegére vonatkozóan. Itt jegyezzük meg, hogy a bejövő számlák ÁFA nyilvántartásának adatai szinte teljes mértékben azonosak a 22. Táblázatban közöltekkel. Kimenő számlák ÁFA nyilvántartása számlaszám vevői adat teljesítés dátuma számla dátuma fizetési határidő kiegyenlítés dátuma jóváírás alapja jóváírás oka 12 %-os ÁFA alapja 12 %-os ÁFA összege 25 %-os ÁFA alapja 25 %-os ÁFA összege számla végösszeg

22


32. b, A vevői ajánlatkérések eltárolt adatai, és az adatok felhasználása Vevői ajánlatkérések vevőkód ajánlatkérés dátuma ajánlat azonosító kód vevői hivatkozási szám


33. a, Rendszer szerviz funkciók Az anyagunkban vázolt információs rendszer napi feladatokból fakadó funkciói ki kell egészüljenek egy a számítógépes információs rendszerben óhatatlanul előforduló problémák elhárítását támogató funkcióval. Ezt a funkciót nevezzük a továbbiakban szervizfunkciónak, mely számos tevékenységet tartalmazó gyűjtőfogalom. A rendszerben fellépő hibák kiváltó oka lehet a hardver, a szoftver, és a rendszer kezelője. A rendszerekre leselkedő veszélyek egyike a hardver olyan fokú meghibásodása, mely a tárolt adatok részleges, vagy teljes elvesztésével fenyeget. E veszteség megelőzését szolgálják a rendszeres - periodikus - adatmentések, archiválások. Az adatmentés során mentendő az adott időpontban aktuális teljes adattartalom, vagy egy kiinduló állapot, és az összes változás, mely a kiinduló állapot után történt. A mentett adatok hordozójaként gyors-elérésű háttértároló alkalmas. A mentések közötti ajánlott időközök meghatározásához vegyük figyelembe, hogy a mentés célja az, hogy egy adott pillanatbeli állapot visszatöltése után, az összes változás megismétlésével a meghibásodás időpontjában aktuális rendszer állapotot állítsuk vissza. E feladat időigénye függ a megismétlendő változások időegység alatti számától, munkaigényétől. A helyreállítás munkaigénye nem függesztheti fel tartósan a cég normális tevékenységét, azaz a mentéseket úgy kell időzíteni, hogy az aktuális állapot gyorsan helyreállítható legyen. („availability”, „reliability”) A helyreállítási tevékenységek másik fajtája lehet egy-egy meghibásodott állomány, segédállomány megjavítása. Ennek tipikus példája az index állományok időközönkénti újragenerálása. Természetesen a helyreállítási tevékenységet a hiba észlelése indítja. Ha a hibát csak véletlenszerűen észleljük, akkor lehet, hogy már régóta keletkezett, és a helyreállítás is nagyobb munkaigényű, illetve bonyolultabb. A hibás adaton csak hibás informálás alapulhat, melynek a következménye hibás döntés lehet. Megelőzhetjük az ilyen eseteket, ha a rendszer rendelkezik olyan beépített ellenőrző funkciókkal, melyek a rendszer egyes adatai közötti ellentmondást, inkonzisztenciát tárják fel. Példaként említhetjük a számlák szigorú számadású voltának ellenőrzését, az egyes éves összesített adatok ellenőrzését, a számított forgalom ellenőrzését, stb. Ezek az ellenőrzések mindig utólagosak, és periodikusan végezzük azokat. Az így feltárt hibák „fellelésének” időpontja vélhetőleg közelebb esik a keletkezés időpontjához, így javításuk is hamarabb megtörténhet. („effectiveness”, „integrity”, „reliability”) A feltárt hibákhoz, adattípusonként, célszerű helyreállító programokat is a szerviz funkciókba építeni. Ezek a programok megkönnyítik, és meggyorsítják a meghibásodott adatok helyreállítását. A rendszer által készített papíralapú bizonylatok elkallódása esetén jogos igény van másolatok készítésére. A másolat készítésére alkalmas funkció a rendszer beépített eleme kell legyen. Új pénzügyi év kezdetekor a tárolt adatok jelentős részére nincs tovább szükség. E tény indikál egy, az évfordulókon szükséges tevékenységet, mely szintén szerviz funkciónak tekinthető. Az elmúlt év adatait természetesen archiválni kell. Ezek az adatok jelentik egyben az elmúlt év zárási - és az új év nyitási állapotát. Az archiválás után a szükségtelen adatok az új évre vonatkozó állományokból törölhetők. Ilyen adatok a készletmozgásokkal kapcsolatos naplózások, a tételes számla adatok. Az összesített adatokat tartalmazó állományokban az ilyen típusú adatokat "görgetjük". Ezt a tevékenységet végezzük a cikktörzs éves összes felhasználás adataival. Természetesen vannak olyan adatok, melyek változatlan értékkel érvényesek az új évben is, például a készlet adatok. Az évforduló teremt alkalmat egyes, a rendszerben használt kódok újraindítására is.

33. b, A kódok osztályozása A kódokat osztályozhatjuk jelkészletük, és szerkezetük alapján. Jelkészlet szerint megkülönböztetünk alfabetikus, numerikus, alfanumerikus, mnemonikus és grafikus kódokat. A szerkezet alapján beszélünk sorszámos, helyiértékes és vegyes (sorszámos és helyiértékes) kódokról. Sorszámos a kód akkor, ha minden új elem kódértéke eggyel nagyobb az utoljára kódolt elem kódértékénél. Helyiértékes kód esetén a kód karaktersorozatának egyes „helyiérték csoportjai” önálló jelentéstartalommal bíró kódrészletek.

34. a, Az információval, az információs rendszerrel szemben támasztott követelmények Az információs rendszer az információk, adatok, eljárások (manuális és automatizált) szervezett rendszere, célja az üzleti célok elérésének hatékony, elvárt szintű támogatása. „Az üzleti folyamatok információval szemben támasztott követelményei: effectiveness: az üzleti folyamat szempontjából releváns, korrekt, konzisztens, melyet megfelelő időben és minőségben nyújt a rendszer, efficiency: az információ ellátás az erőforrások optimális felhasználásával történik,

23

Vállalati Információs Rendszerek Tételsor 2008 -

-

confidentality: az információ védelme az illetéktelen hozzáféréstől, integrity: az információ az üzleti elvárásoknak megfelelően teljes, pontos, availability: mind az információk, mind az IT erőforrások az üzleti folyamatok igényének megfelelő időpontban történő rendelkezésre állása, compliance: az üzleti folyamatokat érintő, kívülről előírt üzleti kritériumoknak (törvények, szabályozások, szerződések, stb.) való megfelelés, reliability: a menedzsment információ ellátása olyan hogy eleget tudjon tenni működtetési és beszámolási kötelezettségeinek.”

34. b, A számla eltárolt adatai, az adatok felhasználása A számla tárolt adatai számla sorszám vevőkód teljesítés dátuma számla dátuma fizetési mód fizetési határidő


35. a, A vevői megrendelés dokumentumai, feldolgozásának lépései Vevői ajánlatkérések vevőkód ajánlatkérés dátuma ajánlat azonosító kód vevői hivatkozási szám

Vevői megrendelések adatai vevőkód vevői megrendelés azonosító kód vevői hivatkozási szám megrendelés dátuma



Feldolgozás folyamata: ajánlat rögzítés vevő azonosítása (ha még nincs, akkor adatok felvitele) megválaszolás megrendelés rögzítése elbírálás megválaszolás szállítási értesítés küldése

35. b, Cikkek adatainak karbantartása

24


36. a, Üzleti Folyamatok Menedzsmentje (fogalom, életciklus elemei, BPR vs BPM, IBM termékek) Üzleti Folyamat Menedzsment (BPM) - célul tűzte ki, hogy egy átfogó (holisztikus) modell kidolgozásával egyensúlyt teremt az üzlet, a technológia, valamint az ember között. Ennek jelentősége, hogy se az üzlet, se az ember ne legyen kiszolgáltatottja a technológiának, ugyanígy az üzlet és az ember ne szabotálja a technológiát. „ Üzleti Folyamatok Menedzsmentjének célja az üzleti folyamatok fokozatos és folyamatos optimalizációja, annak érdekében, hogy az adott szervezet minél hatékonyabban és gyorsabban elégíthesse ki a vevő (belső vevő, vagy ügyfél) igényeit. Tervezés: Magába foglalja mind a jelenlegi, mint a jövőbeni folyamatok azonosítását. A következők ábrázolására terjed ki: y a folyamatok lefutása, y a folyamatban szereplők, y értesítések, riasztások, y eszkalációk. A jó terv nagy mértékben csökkenti a folyamat életciklusa során felmerülő problémák mennyiségét és mértékét. Modellezés: Az elkészült elméleti tervet alapul véve különböző verziókat készítünk. Például növeljük a folyamathoz rendelt erőforrásokat, vagy csökkentjük a költségeket. Vizsgálható, hogy miként viselkedik a folyamat különböző körülmények között Két különböző modellt kell készíteni: y Jelenlegi folyamat (as-is) y Jövőbeni folyamat (to-be) Végrehajtás: Külön alkalmazásokat alkottak erre a feladatra, melyek segítségével könnyen „lefordíthatjuk” a teljes üzleti folyamatokat oly módon, hogy az a számítógép által végrehajtható legyen. Üzleti szabályokat (Business Rules) alkothatunk, melyek segítségével a végrehajtás során az alkalmazás képes lesz könnyebb döntéseket meghozni. Azon esetekben, amikor az üzleti szabályok túlságosan bonyolultak lennének, vagy nem alkalmazhatóak, továbbra is humán beavatkozásra van szükség. Monitoring: Monitorozás során futás közben figyeljük az adott üzleti folyamatokat. Kulcsteljesítmény mérőket (Key Performance Indicators) definiálunk, melyek segítségével mérhetjük az üzleti folyamatok hatékonyságát. y Telefonos ügyfélszolgálaton: átlagosan mennyit kell a hívónak várnia, átlagosan mennyi ideig tartanak a hívások y E-mail-es ügyfélszolgálaton: átlagosan mennyi idő alatt válaszolják meg a leveleket Optimalizálás: Az optimalizáció során a modellezés és a monitorozás során szerzett teljesítmény adatokat elemezzük, majd építjük az üzleti folyamatokba. A monitorozás során azonosított szűk keresztmetszetek feloldása. Költség megtakarításai, vagy egyéb teljesítmény javító lehetőségek feltárása.

25


36. b, A vevők adatai és az adatok felhasználása

37. a, A mentés szerepe, alkalmazása, adathordozók, gyakoriság 37. b, Vállalati integráció fejlődése

38. a, Az üzleti folyamatok újjászervezése (fogalom, jellemzők, BPM vs BPR, esettanulmányok) -

BPR – Business Process Restructuring / Üzleti folyamatok újrastrukturálása BPR – Business Process Redesign / Üzleti folyamatok újratervezése BPR – Business Process Reengeneering / Üzleti folyamatok újjászervezése

„Az újjászervezés – valójában – az üzleti folyamatok alapvető újragondolása és radikális áttervezése, drámai javulás elérése céljából, a szervezetek olyan lényeges teljesítménymutatóiban, mint például a költség, a minőség, a szolgáltatás és a gyorsaság.” Jellemzők újjászervezett folyamatoknál: Több feladat összevonása Dolgozók hozzák a döntéseket A folyamatok lépéseit természetes sorrendben végzik A folyamatoknak sok változatuk lehet Csökken az ellenőrzések száma Csökken az egyeztetések száma

26


Példák: y

•

IBM Credit – hitelelbírálás Először 5 külön láncszem (5 napos átfutási idő). Koordinációs csoport bevezetése (tudjuk hol tart a kérelem, de 7 napra növekedett az átfutási idő). Aztán BPM után: Az átfutási idő 7 napról 4 órára csökkent, valamint a hitelügyletek száma százszorosára növekedett. Ez az átfutási idő 90%-kal történő csökkentése 100 szoros teljesítménynövekedés mellett! Ford Motor – számla-likvidáció 500 főből álló osztály, amelynek dolgozói 3 helyről kapták a dokumentumokat (rendelés, raktár, szállító), amelyek egyezése esetén fizettek. Ekkor a Mazdánál 5 ember végezte ezt a feladatot! Aztán BPM után: Osztott adatbázis használatával, a raktár ellenőrzi a szállítmányt a megrendeléssel. Nem a számlalikvidációt szervezték újra, hanem a beszerzést. 75%-kal csökkentették a létszámot! 500 főről 125 főre!

38. b, az IT erőforrások osztályozása „Az IT az alkalmazott eszközök, technikai eljárások és ismeretek összessége: az adatgyűjtés, adattárolás, adatfeldolgozás, információ- továbbítás módja, az alkalmazott technikai eszközök összessége, (hardver, szoftver, hálózatok, alkalmazói rendszerek).” [2] Az IT erőforrások osztályozása (Information Audit and Control Foundation és az IT Governance Institute) szerint: „Data: a vállalatnál előforduló adatok a legszélesebben értelmezve (papíralapú, elektronikus, hang, kép, stb.), Application Systems: a manuális és automatizált eljárások összessége, Technology: a hardver, az operációs rendszerek, az adatbázis-kezelő rendszerek, a hálózati eszközök, multimédiás eszközök, stb., Facilities: az információs rendszert támogató összes rendelkezésre álló berendezés, szolgáltatás,

-

People: a személyzet és mindazon képessége, mellyel az információs rendszert tervezi, működését szervezi, beszerzi/fejleszti, bevezeti, működteti, és működését felügyeli.”

39. a, A szállítói folyószámla adatai, az adatok felhasználása Szállítói folyószámla adatai számlaszám saját számlasorszám állapotjelző fizetési határidő szállítókód


27


39. b, Szolgáltatás Orientált Architektúra (fogalma, szolgáltatás fogalma, jellemzők, előnyei) Szolgáltatás orientáció: az integráció egy olyan módja, ahol az ügylet szolgáltatások összekapcsolása révén jön létre. SOA: olyan IT architektúrális koncepció, mely támogatja a szolgáltatás orientációt. A szolgáltatás orientált architektúra újrafelhasználható komponensekre, modulokra, szolgáltatásokra támaszkodik, amelyek az alkalmazásoktól és a futtató platformoktól is függetlenül meghívhatók. A szolgáltatás olyan ismételhető funkció, amely meghívásakor elvégez valamilyen meghatározott tevékenységet (pl. operációs rendszer funkció, saját fejlesztésű üzleti logika/művelet vagy „dobozos” alkalmazás egy modulja, stb.) A SOA négy fő jellemzője: Komponens-alapú: szabványos szolgáltatási interfészekre támaszkodik az alkalmazások és erőforrások felé Együttműködő: könnyű információcserét tesz lehetővé az alkalmazások és erőforrások között Moduláris: „építőkocka-elvű” felépítés az üzleti folyamatok és az infrastruktúra terén egyaránt Skálázható: „kezdd azzal, amid van, majd terjeszd ki fokozatosan” Előnyei: -

Az IT hatékonyabban és gyorsabban tudja kiszolgálni a a gyorsan változó üzleti igényeket Rugalmas, átlátható, mérhető, monitorozható vállalati és kiterjesztett üzleti folyamatok valósíthatóak meg Rövidül a piacra jutás átfutási ideje (time to market) A konszolidált alkalmazáspark, üzleti folyamatok és törzsadatok miatt csökkenek az üzemeltetési költségek Az egységes fejlesztési és üzemletetési módszertan következtében csökkenthetők a külső és belső erőforrások, illetve javul a tervezhetőség A fejlesztési költségek csökkentésének forrásai: y Kód-újrafelhasználás y Nő a kódolási hatékonyság y Egységes fejlesztési módszertan

40. a, Konzisztencia ellenőrzés és napló állományok 40. b, A megengedett redundáns tárolás esetei, példák 41. a, Az információs rendszer alrendszerei, az alrendszerek kapcsolatai 41. b, A mérlegelt beszerzési egységáras módszer Nyeár = (készlet*nyeár+bevét_mennyiség*beszerzési_ár)/(készlet+ bevét_mennyiség) Ezen felül lényeg, hogy a nyilvántartási egységár a cikktörzsben kerül eltárolásra, nem a készlettörzsben.

28

Természetesen az itt közölt információk az alapvető adatfolyamok, esetenként egyéb "információváltásra" is sor kerülhet

Recommend Documents