Bestuurskantoor Stichting Proo Oosteinde 17 3842 DR HARDERWIJK
Ter publicatie Verslag GMR-vergadering gehouden op dinsdag 6 november 2012 Leden GMR: Martine Adriaanse, Liesbeth Aten, Petra Jager, Aleid Mansholt, Dieke Miedema, Marieke Roelink, Bertjan Schrader (voorzitter), Joke Verwoerd-Veldhuis (secretaris) Bestuurder stg. Proo: Berend Redder Organisatie stg. Proo: Willem Duifhuis. Ambtelijk secretaris: Els Reckman Afwezig:, Martin Schoenmaker Locatie : De Delta Te gast : Rosalie Alphons (MSD) 2 leden MR Putten 1
Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent om 18.30 uur de vergadering en heet alle aanwezigen, met name de drie gasten, een hartelijk welkom. De agenda blijft ongewijzigd.
2
Mededelingen Berend doet over de volgende onderwerpen mededelingen: Strategisch beleidsplan Het strategisch beleidsplan is langs het MT en bestuur voor de kaders. In november ligt het bij de locatieleiders en in december gaat het langs de schoolteams voor het toevoegen van hun bevindingen. Dit gaat retour naar het MT en de locatieleiders en naar het bestuur voor het beleidsplan 2013-2017. Op 26 april wordt dit in workshops besproken voor het verankeren van de koers voor de komende periode van 5 jaar. Bestuursakkoord PO-raad/school aan zet Het ministerie van OCW heeft een bestuursakkoord met de PO-raad. Hierin staan enerzijds de verplichtingen voor de sector en anderzijds dat vanuit OCW geld beschikbaar is voor het realiseren van de gestelde doelen. Het project School aan zet loopt 3 jaar. Als de doelen worden gerealiseerd dan wordt zelfde bedrag weer beschikbaar gesteld. Om het proces te monitoren ligt geld bij de besturen, maar ook om het project ‘School aan zet’ te monitoren. Stichting Proo heeft zich aangemeld en de gesprekken met locatieleiders ten behoeve van professionalisering worden gevoerd. Op meer fronten is de verantwoording strakker. Het proces valt onder regie van het ministerie van OCW. Er zijn 2 pijlers voor ‘School aan zet’: 1
Opbrengst gericht werken; Lerende organisatie (vakmanschap leraren). In het beleidsplan wordt vanaf augustus 2013 veel ingezet op vakmanschap van leraren. Er is gestart met training van de MSD en locatieleiders om de leraren te kunnen begeleiden. Het opbrengst gericht werken kent een aantal elementen, waarbij de; focus ligt op: Taal- en rekenonderwijs; Omgaan met verschillen; Talentontwikkeling; Wetenschap en techniek. Vanuit OCW kunnen op deze vlakken desgewenst handreikingen worden gedaan. Leerlingenaantallen De leerlingenaantallen ontwikkelen zich niet prettig voor Proo en andere schoolbesturen. Er is een terugloop van 10-24% in de regio. Er is een tendens met een trek naar de grotere kernen, zo is bijvoorbeeld in Zwolle wel een toename. Proo moet zijn marktaandeel vergroten. De leerlingenaantallen zijn doorberekend naar de Meerjarenbegroting, maar zullen jaarlijks bijgesteld worden. De leerlingenaantallen zijn ook van invloed op het in stand houden en de spreiding van de scholen. Zaken als kwaliteit, leefbaarheid, educatieve voorzieningen worden in de analyse betrokken. Deze analyse is in december beschikbaar. Het beleid wordt op deze analyse geënt. Proo zal ook in gesprek gaan met andere schoolbesturen over spreiding en instandhouding van scholen door uitruil, samenwerking en eventueel zelfs opheffing van scholen. Hieraan zitten veel kanten, zoals de juridische aspecten. Ook kan gedacht worden aan het in het leven roepen van een personeelscluster, zoals in de Achterhoek al bestaat, te weten PON. Met dit cluster worden personele fricties op gevangen. De bedrijfsvoering heeft de afgelopen tijd veel aandacht gekregen. Aankomend jaar is de focus gericht op de onderwijszaken en de onderwijskwaliteit. Dit is verankerd in de strategische beleidsagenda. De ontwikkelingen op dit gebied hebben tijd nodig. Normjaartaak Dit onderwerp is in het MT uitgebreid besproken er zal worden geëvalueerd in een werkgroep, die bestaat uit Willem Duifhuis, Bert stam (MT) en iemand vanuit de GMR. Petra Jager meldt zich vanuit de GMR aan voor deze werkgroep. DGO Voorafgaand aan het DGO zal overleg met een deel van de GMR met het DGO kunnen plaatsvinden. Dit vooroverleg start om 10.00 uur op 4 december. Dieke en Petra melden zich hiervoor aan. Zij hebben ook in het voorjaar de ontwikkelingen in het DGO gevolgd en willen dit graag blijven doen. Inspectiebezoek Er is een bezoek geweest van de schoolinspectie. Alle scholen van Proo krijgen het basis arrangement. Dat betekent dat de kwaliteit van de Proo-scholen op orde is. Alle scholen zijn doorgesproken waarbij per school de eventuele aandachtspunten zijn benoemd. Er is nog geen rapportage ontvangen, maar zodra deze er is, wordt deze op de website geplaatst. De inspecteur had een opmerking over GMR verslaglegging, namelijk dat deze een negatieve klank heeft. De GMR neemt dit voor kennisgeving aan.
Dieke en Petra 4 dec, 10.00 uur
2
Media wijsheid Rein Kroon verzorgt voorlichting op scholen over mediawijsheid. Deze voorlichtingsbijeenkomsten zijn zowel qua opkomst als qua inhoud een groot succes. Proo is hier dus actief mee aan de slag. Ook worden in dit kader thema-avonden georganiseerd. Hiermee is een goede bijdrage geleverd aan de vraag die de GMR had gesteld over "het internet beleid van Proo op scholen". 3.
Ingekomen post * Exploitatie begroting 2013 * MJB Proo 2013-2017 * behandelvoorstel inzake het agendapunt; Scheiding bestuur en toezicht * Onderzoek KPC scheiding bestuur en toezicht * Gewijzigde code goed bestuur * Managementstatuut 2012 (plus bijlage)
4.
Vaststellen verslag voorgaande vergadering Het verslag van de GMR-vergadering gehouden op 11 september is vastgesteld. Naar aanleiding van: Aanvang van de GMR vergaderingen: afgesproken wordt om voortaan om 19.30 uur te beginnen omdat 18.30 uur voor veel ouders niet haalbaar is. Vanuit de oudergeleding van de GMR is geconstateerd dat de informatie die zij bij de GMR ontvangt overeenstemt met de informatie over de krimp die zij op schoolniveau ontvangt. Zij is verheugd dat de communicatie helder en eenduidig is.
5.
Voortgang reorganisatie Berend geeft aan dat het eerder toegezegde behandelvoorstel wordt ingetrokken. Op 30 oktober is door het bestuur een besluit genomen op het in- of outsourcen van dienstverlening. De MR van het bestuurskantoor beschikt over instemmingrecht, niet de GMR. De bezetting en dienstverlening is onder de loep genomen; wat zijn kwetsbare gebieden. Berend heeft gesprekken gevoerd met gelijkwaardige scholenorganisaties over de inrichting van de beleidskant, administratieve ondersteuning en de financiën. Gezien de omvang van Proo is de formatie niet te groot voor de organisatie. Voor dienstverlening is PSA (personeel- en salarisadministratie) in 2009 geinsourced. Na ontslag van de controller is de Financiën extern geplaatst. Het bestuur wil PSA en financiën nu volledig outsourcen. Dat is minder kwetsbaar en geeft een steviger borging van de kwaliteit. Dit betekent het vervallen van de arbeidsplaatsen van 3 medewerkers. De datum van effectuering is afhankelijk van de snelheid waarmee procedures doorlopen kunnen worden. Het doel is borging van kwaliteit van de uitvoering en uitsluiting van kwetsbaarheid. Ook al zou het kostenverhogend werken, dan zou het nog de voorkeur hebben, maar het is tevens kostenbesparend. Het scheelt ongeveer € 60.000,= op jaarbasis. Er is uit 3 administratiekantoren gekozen voor OSG uit Sint-Oedenrode. Reductie van personeel draagt bij aan kostenreductie. Met de vakorganisatie zal, afhankelijk van de afspraken met de medewerkers, over een sociaal plan worden gesproken. Berend vertelt dat de mededeling aan betrokken medewerkers erg lastig was. Voor Proo is dit echter de juiste weg. De GMR heeft in het verleden ook gevraagd de rol en de omvang van het Bestuurskantoor mede te nemen in de reorganisatie. De GMR wil deze stelling nuanceren. De redenering van de GMR is altijd geweest, dat 3
als er moet worden gekrompen in de organisatie, dat dit alleen kan als er breder worden gekeken dan alleen naar het onderwijzend personeel. De GMR heeft daarom het standpunt ingenomen, dat ook zou worden gekeken of er bijvoorbeeld op het bestuurskantoor kon worden gekrompen. 6.
Rddf plaatsingen Berend meldt dat al het personeel, behalve de onderwijsassistenten uit de RDDF plaatsingen zijn gehaald. Iedereen is daarover via een brief geïnformeerd. En 5 of 6 medewerkers willen gebruik maken van outplacement. Er zijn niet overal beoordelingsgesprekken gehouden. Hiermee wordt nu op een meer structurele wijze gestart. Kwaliteit moet worden gemonitord. De GMR noemt het houden van genoemde gesprekken een goed instrument. Wel moeten duidelijke afspraken gemaakt worden en ook de follow up moet goed zijn. Er moet meer gedaan worden dan alleen noteren van afspraken. Deze afspraken moeten ook worden nagekomen. Berend is dit met de GMR eens. Het ontwikkelingsgericht perspectief is de richting en die is niet vrijblijvend. De GMR wijst ook op het belang van functioneringsen beoordelingsgesprekken voor een positieve insteek gericht op ontwikkeling en groei van mensen.
7.
8.
Scheiding bestuur en toezicht Sinds augustus 2011 moet de Wet Goed Bestuur worden gevolgd. Hierin is geregeld de scheiding tussen bestuur en het toezicht in de vorm van een raad van toezicht. Voor de zomer moet er een plan liggen. De bedoeling is om naar een organisatie met een Raad van Toezicht toe te werken, maar in de tussentijd moet ook aan de wet worden voldaan. Taken die nu bij het bestuur liggen, gaan dan naar de algemeen directeur. Uit het onderzoek van KPC is naar voren gekomen dat het management statuut moest worden aangepast. Het nieuwe management statuut is inmiddels bij de GMR in bezit. Op grond van wet en regelgeving en veranderingen in de organisatie is het aangepast ten opzichte van de oude versie. In geel is gemarkeerd wat deze veranderingen zijn. De GMR heeft het adviesrecht. De GMR zal hierover intern overleg voeren en er op terugkomen. Afgesproken wordt dat Joke via e-mail het besluit van de GMR naar de bestuurder zal sturen. Begroting 2013 en meerjarenbegroting (MJB) Berend vertelt dat de begroting tot stand is gekomen in overleg tussen de financieel specialisten. Er zijn wel 8 sessies gehouden om de begroting goed door te spreken. Uitgangspunten zijn: zo proactief mogelijk kunnen reageren op wijzigingen in de omgeving; Investeren in leiderschap en leraarschap; Zoveel mogelijk kunnen investeren in middelen en ICT.
Joke
Berend begrijpt dat voor de GMR de begroting ook lastige materie is. De begroting is sterk bezien vanuit meerjarenperspectief. Consequenties worden sterk bepaald door de aantallen leerlingen. Vanuit de financiele commissie van de GMR wordt verzocht om de genoemde beleidsuitgangspunten, zoals ICT, kwaliteit personeel, spreiding scholen etc., op te nemen in de begroting. Dan kan beter worden beoordeeld of het flexibele deel van de begroting daadwerkelijk wordt benut voor die beleidsuitgangspunten. Berend zet uiteen dat in de MJB de beleidsuitgangspunten wel genoemd worden, maar niet in de begroting 2013. 4
Vanuit de GMR wordt geïnformeerd of Proo erg verschilt met andere scholen op het gebied van de beleidsuitgangspunten en keuzemomenten. Berend geeft aan dat bij andere scholen bijvoorbeeld kan worden ingezet op cultuur. Daar ligt bij Proo momenteel de focus niet op. De financiele afvaardiging vanuit de GMR bestaat uit Bertjan en Aleid. Berend vervolgt dat de liquiditeitspositie voor dit jaar op orde is. Er wordt geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid tot lenen bij het Ministerie van financiën. Volgend jaar april wordt gestart met de uitbetaling van de maatregelen van het sociaal plan. Getracht wordt om dit te doen zonder geld te lenen. De getroffen maatregelen lijken effect te hebben, er wordt momenteel geschat dat er een positief saldo van 4 ton zal zijn eind 2013. Men wil als Proo gezamenlijk de schouders er onderzetten en niet alle scholen apart. Dit voelt momenteel goed. De GMR is verheugd dat het beeld zoveel positiever is dan vorig jaar. De GMR zal zijn advies over de begroting geven nadat hierover onderling is gesproken. Ook zal aan Berend een alternatief voorstel worden gedaan voor het aanvangstijdstip van GMR-vergaderingen. 9a.
Verkiezingen GMR Bertjan meldt dat er twee kandidaat leden zijn gevonden voor de personeelsgeleding. Vanuit Epe is helaas nog geen lid namens de oudergeleding gevonden. Er wordt nog geprobeerd om de GMR daar te promoten en als dat niet lukt, dan kan in een breder gebied worden geworven. De twee kandidaat leden zijn: Evert Koorman (senior personeels- en salarisadministrateur) en Erik Vis (locatieleider te Harderwijk). De GMR zal beide kandidaten verwelkomen bij de volgende GMR vergadering. Willem zal er nog achteraan om wellicht iemand uit Epe voor de GMR te enthousiasmeren. Er is geen sluitingsdatum voor de wervingsperiode bepaald.
Willem
GMR reglement Willem en Martin zullen de volgende vergadering met voorstellen komen. Besluiten GMR Besloten wordt om de GMR-vergaderingen om 19.30 uur te beginnen. De vergaderingen duren tot uiterlijk 22.00 uur. Wellicht kunnen mededelingen door Berend via e-mail vooraf worden gedaan, zodat de GMR vooraf over vragen kan nadenken en die ter vergadering kan stellen. Tevens wordt besloten dat het laatste half uur van elke vergadering wordt benut voor onderling overleg van de GMR. Els zal dit aan Willem en Berend terugkoppelen. 9b.
Voorzitter GMR Afgesproken wordt om dit volgende vergadering weer te agenderen.
10.
GMR intern
Willem en Martin
Els
GMR agenda GMR agenda
GMR besluit bestuur en toezicht De GMR besluit om een positief advies te geven over de voorgestelde maatregelen inzake de scheiding van bestuur en toezicht. Er wordt in de stukken verwezen naar de Functiebeschrijving MSD. De GMR zal verzoeken om deze toegezonden te krijgen. Joke zal de communicatie over dit onderwerp met Berend verzorgen.
Joke
5
Begroting 2013 en MJB De GMR zal contact opnemen met de heer Peters van VOO, voor begeleiding en advies, want de GMR kan zelf de begroting niet volledig doorgronden. Dit blijkt ook uit ervaringen uit het verleden, waarbij de cijfers goed leken bij de presentatie, maar later flink tegenvielen. De GMR geeft voorlopig nog geen positief advies. Joke doet de communicatie. Bertjan en Aleid zijn de financiele commissie GMR. Hun bevindingen worden aan de gehele GMR teruggekoppeld. Mochten er zwaarwegende bespreekpunten blijken te zijn dan zal dit via de e-mail aan de orde worden gesteld. Eventueel kan een extra GMR-vergadering worden gehouden.
Joke
Studiereis naar Canada De GMR heeft bericht ontvangen over deze reis, die wordt georganiseerd voor de leiding terwijl op scholen niets mogelijk is. De GMR is benieuwd hoe de financiering is geregeld? Wordt geld voor professionalisering gebruikt voor deze studiereis? Zo niet, wordt hier dan wel duidelijk over gecommuniceerd? Er ontstaat ruis in de organisatie. MSD Rosalie Alphons meldt dat er morgen met de nieuwsbrief een bericht over aan de organisatie wordt gezonden om dergelijke vraagpunten op te helderen. MSD bij GRM-vergadering Kort wordt stilgestaan bij het feit dat bij iedere GMR-vergadering een MSD als gast aanwezig is. Dit houdt verband met gewenste korte communicatielijnen en dat vindt iedereen prima. Wel wordt in dit kader nogmaals afgesproken dat het laatste half uur van iedere GMR-vergadering besloten is voor het onderling beraad van de GMR. Presentatie google-docs Afgesproken wordt om met dit onderwerp de volgende vergadering te beginnen. Hiervoor is een touch screen nodig.
11.
GMR agenda
Rondvraag en sluiting Geïnformeerd wordt of de GMR er voor voelt om afwisselend op diverse schoollocaties te vergaderen? Dit is het zogenoemde ‘school-hoppen’. Ook de plaatselijke MR kan dan vrij gemakkelijk met een afvaardiging aanwezig zijn. De GMR is over dit voorstel enthousiast. Er moet een lijstje worden gemaakt met scholen en plaatsen. Kunnen MSD en locatieleiders lid zijn van de GMR? Martine zoekt dit uit
Martine
Is er een reiskostenvergoeding voor GMR leden? Joke zal het reiskostenformulieren regelen.
Joke
Komt de vergoeding voor P-GMR-leden uit de normjaartaak (NJT) of niet? Berend heeft in het afgelopen jaar gemeld dat hij zou streven naar een uniforme regeling, maar die is er nog niet. Nu is het dus nog steeds zo dat voor de ene leerkracht het GMR-werk wel in de NJT zit en voor de ander niet. Er zijn verschillen per school. Navraag hierover zal in de volgende GMR vergadering worden gedaan. Joke zal VOO benaderen voor een cursus MR/GMR. Rosalie Alphons stemt er mee in
Joke 6
dat de berichtgeving voor de MR-en via haar verloopt. Zij zal deze aan alle MSD zenden ten behoeve van de MR-en. Geïnformeerd wordt tot slot naar feedback van de aanwezige gasten op de GMRvergadering. De MR-leden vanuit Putten zijn aangeschoven om informatie te delen. Ook verbetering op het gebied van ICT kan bijdragen aan betere onderlinge communicatie. De ontwikkelingen zijn positief. Mia Tigchelaar bepleit de verankering in reglement en statuut van de contacten tussen MR en GMR. Ook Rosalie Alphons noemt de meerwaarde van de kennismaking. Einde vergadering De voorzitter sluit de vergadering om 21.15 uur.
7
