Szövegszerkesztés az irodában Word programmal (vázlat)
Alapfogalmak
A karakter a szöveg legkisebb egysége (betű, szám, írásjel, szimbólum). A bekezdés a szöveg két Enter közötti része. A Mindent mutat gomb (paragrafusjel) bekapcsolásával láthatóvá válnak a nem nyomtatható karakterek. A margó az oldal felső és alsó részén valamint a két szélén elhelyezkedő, a szövegtörzsön kívül eső terület. A bekezdés széleinek a margóktól való távolságát behúzásnak nevezzük. A hasáb a dokumentum szövege által alkotott egybefüggő oszlop. Az oldalak felső vagy alsó margóján elhelyezkedő ismétlődő feliratokat élőfejnek, illetve élőlábnak nevezzük. Sorváltáskor nem kell Entert ütni, mert a szövegszerkesztő automatikusan új sorba viszi a szöveget. Az Enter billentyűvel mindig új bekezdést állítunk elő. Minden szó között és minden írásjel után egy szóköz kell. Az írásjelek előtt nincs szóköz, kivéve a kezdő idézőjel/zárójel és a gondolatjel. Ajánlatos gyakran, már munka közben elmenteni a szöveget. Célszerű megjeleníteni a nem nyomtatható karaktereket, mert ez segít a formátumozásban.
Új üres dokumentum létrehozás: Fájl - Új dokumentum - Üres dokumentum Dokumentum megnyitása: Fájl - Megnyitás. Dokumentum mentése: Fájl – Mentés vagy Mentés másként (alap típus: doc, de más fájltípust is választhatunk pl. rtf, txt, html) Az Ablak menü segítségével válthatunk több megnyitott dokumentum közt, valamint azokat elrendezhetjük mozaikszerűen is, hogy egyszerre legyenek láthatóak. Egy dokumentum több ablakban is megjeleníthető, ha pl. egyszerre akarjuk több részét látni: Ablak – Új ablak. Dokumentum bezárása: Fájl – Bezárás. Nézetek: Normál nézet, Nyomtatási elrendezés, Vázlat nézet (szerkezeti felépítés), Webes elrendezés Fájl - Nyomtatási kép. Nagyítás beállítása: Nézet – Nagyítás. Vagy a Szokásos eszköztár Nagyítás legördülő listája. A beállított nagyítás a dokumentum képernyős megjelenítését befolyásolja, a nyomtatásra nincs hatással. Az eszköztárak testreszabása: Nézet – Eszköztárak – Testreszabás.
Szöveg bevitele és módosítása
A szöveg begépelésekor a word a dokumentum margói között automatikusan tördeli a sorokat, csak a bekezdések végén kell az Enter billentyű leütésével új bekezdést kezdeni. A szöveg folyamatos beszúrásra kerül a kurzor által jelölt pozícióban, maga előtt tolva a kurzortól jobbra lévő szövegrészt. Az Insert gomb megnyomásával ezt átállíthatjuk felülíró módra, ekkor begépelés közben törli a jobbra lévő szövegrészt. Mozgás a szövegben: nyilakkal, home, end billentyűvel, ctrl nyillal szavanként, Page down, Page up, Ctrl Home, Ctrl End. Begépelt szöveg módosítása: Backspace: egy karakter törlése balra. Delete: egy karakter törlése jobbra. Ctrl Backspace törlés szóhatárig balra, Ctrl Delete törlés szóhatárig jobbra. Insert: átállás a beszúró és átíró üzemmód között. Szimbólumok beszúrása: Beszúrás – Szimbólum. Szövegrészek kijelölése: Egérrel: mutassunk az egérrel a kijelölendő szövegrész elejére, tartsuk lenyomva az egér bal gombját, majd húzzuk az egérmutatót a kijelölendő szövegrész végéig; egy szó kijelölése: kattintsunk rá duplán; mondat: ctrl + kattintás. Bekezdés: dupla kattintás mellette a kijelölősávon (az egér nyíllá változik). Sor: kattintás a sor mellett a kijelölősávon. Kurzorral a kijelölni kívánt szöveg elejére állunk, majd a Shift billentyű nyomva tartása mellett a kurzormozgató billentyűkkel a kurzort a kijelölendő szöveg végére visszük. Teljes dokumentum kijelölése: Ctrl A, vagy Ctrl 5 (a numerikus billentyűn). Kijelölt szöveg törlése: kijelölés után Delete vagy Backspace billentyű. Szövegrészek másolása: Jelöljük ki a szöveget. Szerkesztés – Másolás majd Beillesztés. Vagy: Ctrl C és a behelyezésnél: Ctrl V. Áthelyezése egy szövegnek: Szerkesztés – Kivágás majd Beillesztés vagy Ctrl X és Ctrl V. Műveletek visszavonása: Szerkesztés – Visszavonás, vagy Ctrl Z, vagy Ctrl Backspace. Visszavont művelet visszaállítása: Szerkesztés – Mégis. Szövegrészek keresése és cseréje: Szerkesztés – Keresés és csere. A formátumozni kívánt szövegrész kijelölése után állítsuk be a betűformátumot: Formátum – Betűtípus. Betűsítlus. Méret. Szín. Aláhúzás (többféle lehet). Különlegességek (pl. kiskapitális). Térköz és pozíció beállítása: torzítás (keskenyítés, szélesítés), betűköz (normál, ritkított, sűrített), elhelyezés (normált, emelt, süllyesztett). Betűpárok alávágása. Animálás: Effektusok a szövegben (a nyomtatott dokumentumban nem jelennek meg). Szövegrészek kiemelése: Formázás eszköztár Kiemelés gombja. A kiemelés a nyomtatásban is megjelenik. A kiemelés megszüntetéséhez fessük ki még egyszer ugyanazt a szövegrészt. A kiemelő színt megváltoztathatjuk a Kiemelés gomb legördülő listájának lenyitásával. Több kiemelés megszüntetéséhez jelöljük ki a szövegrészt majd válasszuk a Nincs színt. Kis- és nagybetűk cseréje: Formátum – Kisbettű-Nagybetű.
Bekezdés formátumok: Formátum – Bekezdés. Behúzások: Behúzás és térköz. Az első sor behúzása: Első sor. A többi sor behúzásához: Függő. Mértékét a Méret mezőben lehet beállítani. Igazítás (balra, jobbra, középre, sorkizárt) Térköz: bekezdések és sorok közötti távolság. Előtte és Utána: a bekezdések feletti és alatti üres tér nagyságát adhatjuk meg. Sorköz: a sorok távolsága. Fattyú és árvasorok bekapcsolt állapotban: a többsoros bekezdésből soha ne kerüljön egyetlen sor külön oldalra, illetve ne maradjon az előző oldalon. Oldalbeállítás a Fájl menüben. Beállíthatók a margók, hogy álló vagy fekvő az oldal (ezt megadhatjuk a teljes dokumentumra, vagy meghatározott oldalakra: Hatókör). Papírméret beállítása: szabvány (pl. A4) vagy tetszőleges. Formátum menü – Szegély és mintázat. Szegély: A bekezdések köré keretet rajzolhatunk. A keret beállítása: Stílus, Szín, Vonalvastagság. Hatókör. A szegély mind a négy oldala különbözőre állítható. A szegélyvonalak bekezdéstől mért távolságát a Beállítások gombra kattintva adhatjuk meg. Kitöltés csoport: háttérszín. Mintázat – Stílus (ez is a szöveg hátterében jelenik meg). Oldalszegély: a dokumentum oldalait határoló kereteket készíthetünk. Az oldalszegély képet is tartalmazhat, melyet a Kép legördülő listában választhatunk ki. Iniciálé (kiemelt, nagyméretű kezdőbetű). Az iniciálé alapesetben a bekezdés első karaktere, de a bekezdés első szava is lehet. Formátum – Iniciálé. Módosíthatjuk a betűtípust. Süllyesztés sorokban: az iniciálé magasságát. Távolságát a szövegtől. Az iniciálé a nyomtatási kép nézetben jelenik meg helyesen. Megszüntetése: Nincs elhelyezés. Felsorolás és számozás: Lista felsorolásjellel vagy más szimbólummal ellátott bekezdések. Formátum Felsorolás vagy Számozás. Testreszabás: módosíthatjuk. Szöveg helyzete: a bekezdés, Felsorolásjel helyzete: a szimbólum bal margótól való távolságát állíthatjuk be. Behúzás növelése/Csökkentése. Tabulálás: Formátum – Tabulátorok. Lehet balra, középre, jobbra igazított, decimális (tizedesjegyhez igazodó). A függőleges vonal nem számít ütközőnek (a helyén függőleges vonalat húz, amely a nyomtatásban is megjelenik). A Pozíció rovatban határozzuk meg, hogy a tabulátorütköző mekkora távolságra helyezkedjen el a bal margótól. Az Igazítás-nál választhatjuk ki a a tabulátor típusát. A Kitöltés-nél a tabuláláskor átugrott üres szakasz kitöltéséhez különféle jelölést választhatunk. Tabulátor törlése: kijelölése után Törlés gomb. Összesé: Mindet törli. A tabulátorütközők használata egyszerűbb a vonalzó segítségével. A vonalzó alsó szélén kattintva helyezhetjük el a tabulátorütközőt. Fogd és vidd módszerrel áthelyezhetjük. Törléséhez függőlegesen húzzuk le a vonalzóról.
A Word gépelés közben ha az oldal betelik automatikusan új oldalt kezd. Kézi oldaltörések beszúrásával magunk is elérhetjük, hogy az a szövegrész új oldalon kezdődjön. Beszúrás – töréspont – Oldaltörés.
Táblázatok
Táblázat – Beszúrás – Táblázat. Paramétereit a párbeszéd panelen állíthatjuk be. Auto szélesség: azonos szélességű oszlopok. Konkrét érték beírása: megadott szélességű lesz. Táblázat beszúrás gomb: tartsuk az egér bal gombját lenyomva, miközben az egeret jobbra és lefelé húzzuk, amíg a kívánt mennyiségű sor és oszlop kijelölésre nem kerül (ilyenkor az oszlopszélesség mindig automatikus). Egyéni elrendezésű táblázat: Táblázat rajzolása a Táblázatok és szegélyek gombnál. A megrajzolt vonal törléséhez kattintsuk a Radír gombra. Kijelölés a táblázatban: kattintsunk a cella bal széle és a cella tartalma közötti cellakijelölő sávra. Cellatartomány kijelölése: mutassunk az egérrel a kijelölendő terület bal felső cellájába, tartsuk az egér bal gombját lenyomva, és húzzuk az egeret a kijelölendő terület jobb alsó cellájába. Teljes sor kijelölése: kattintsunk a táblázattól balra elhelyezkedő kijelölősávon. Teljes oszlop kijelölése: vigyük az egérmutatót az oszlop tetejére, ahol lefelé mutató fekete nyíllá változik, majd kattintsunk. Teljes táblázat kijelölése: Táblázat – Kijelölés – Táblázat. Nem szomszédos terület kijelölése: Ctrl billentyű nyomva tartása közben végezhető. Mozgás a táblázatban: ugrás a következő cellába tabulátorral. Szöveg bevitele: tetszés szerinti szöveget gépelhetünk be. Új sor beszúrásához jelöljük ki a sort, amely elé vagy után sort szeretnénk beszúrni: Táblázat – Beszúrás – sorok alá/fölé. Új oszlop beszúrása: Táblázat – Beszúrás – Oszlopok balra/jobbra. Törlés: Táblázat – Törlés – Sorok/Oszlopok/Cellák. Az oszlopszélesség megváltoztatásához jelöljük ki az oszlopot: Táblázat – Táblázat tulajdonságai. Oszlop fülén: Kívánt szélesség rovat. Sormagasság: Sor fülön Magasság megadása. Legalább: soha nem lesz kisebb a megadott értéknél. Pontosan: nem tér el a megadottól, előfordulhat, hogy a szöveg egy része nem lesz látható. A Körbefuttatás opció bekapcsolása után az Elhelyezés gombra kattintva a táblázat helyzetének jellegzetességeit, viszonyát a befoglaló szöveghez tovább módosíthatjuk. Cellák egyesítése és felosztása: Táblázat menüben, a kijelölt cellákra érvényesen. A szegélyek beállításával a teljes táblázat vagy egyes cellák rácsvonalainak formátumát, a mintázat segítségével a cellák hátterét állíthatjuk be. Szövegirány váltása: függőleges (kétféle), vízszintes. A táblázaton belül a tabulálást a Ctrl+tab billentyűkombináció leütésével használhatjuk. Sorba rendezés a Táblázat menüben, különböző szempontok szerint. A táblázatot egy kiválasztott sortól kezdve szétbonthatjuk: Táblázat – Táblázat felosztása. A kiválasztott sor lesz az új táblázat első sora. Két táblázat egyesítéséhez ki kell törölni az azokat elválasztó Bekezdés vége jelet. Számítások a táblázatban: Táblázat – Képlet. Lehetőség van függvény beszúrására is. A táblázat adatainak módosítása nem vonja maga után a mezők tartalmának automatikus frissítését. A frissítéshez álljunk a mezőre a szövegkurzorral, majd üssük le az F9 funkcióbillentyűt.
Szöveg táblázattá, táblázat szöveggé alakítása: Táblázat – Konvertálás – Szöveg táblázattá/Táblázat szöveggé.
Hasábok
A dokumentumot hasábokra tördelhetjük. Formátum – Hasábok. Beállíthatjuk a típust, a hasábok számát, szélességét és térközét. A Választóvonal jelölőnégyzettel a hasábok közé elválasztó vonalat húzhatunk. A Hatókör-rel meghatározhatjuk, hogy a formátumok a dokumentum mely részére vonatkozzanak (teljes dokumentum; az aktuális ponttól; kijelölt szöveg). A hasábok számát a Szokásos eszköztár Oszlopok gombja segítségével is beállíthatjuk. Kattintsunk az oszlopok gombra, majd az egér húzásával jelöljünk ki annyi elemet, ahány hasábot a szövegben használni szeretnénk. Hasábtörést a Beszúrás menü Töréspont parancsával is beszúrhatunk. A Beszúrás-Töréspont-Szakasztörés-sel beállíthatjuk az új szakasz kezdőpontját (folyamatosan; új oldalra; páros/páratlan oldalra). Az elkészült szakaszok kezdőpontját utólag is módosíthatjuk: Fájl – Oldalbeállítás - Elrendezés – Kezdőpont. Az érvényesülését a Hatókör listában szabályozhatjuk.
Élőfej és élőláb
Nézet – Élőfej és élőláb parancs. A megjelent területre begépelhetjük a szöveget. Váltás az élőfej és élőláb között gomb. Bezárás gomb – visszatérünk a szövegbe. A Fájl – Oldalbeállítás vagy az Élőfej és élőláb eszköztár Oldalbeállítás gombjával állíthatjuk be a tulajdonságait. A megjelenő párbeszéd panel Elrendezés fülén lévő Élőfej és élőláb csoportban az ismétlődést szabályozhatjuk, pl. csak páros v. páratlan oldalon jelenjen meg. Az Első oldal eltérő jelölőnégyzet bekapcsolásával az első oldalról pl. levehetjük az élőfej/élőlábat. Beállíthatjuk a távolságot a lap szélétől. Ha a dokumentum több szakaszból áll, mindegyiknek más élőfej/élőlába lehet. Automatikusan változó szövegelemeket is beszúrhatunk pl. oldalszámozást úgy hogy az Élőfej és élőláb eszköztár megfelelő gombjaira kattintunk, vagy a Beszúrás menü Mező parancsával. Előre definiált szövegeket a Kész szöveg beszúrása gombjával tehetjük meg.
Oldalszámok létrehozása
Beszúrás – Oldalszámok. Beállítások: Elhelyezés, Igazítás, Formátum. Oldalszám az első oldalon is – kikapcsolva: nincs oldalszám az első oldalon.
Lábjegyzetek és végjegyzetek
A lábjegyzet a hozzá tartozó szóval azonos oldalon, a lap alján jelenik meg, a végjegyzet pedig a dokumentum végén. Álljunk a dokumentumban arra a pontra, ahová a hivatkozás szimbólumát szeretnénk beszúrni, majd: Beszúrás – Hivatkozás – Lábjegyzet. Formátum – Számformátum. Számozás – Folyamatos (a sorszámok folyamatosan növekednek). Kezdő sorszám – tetszőlegesen megadható. A lábjegyzet szövegének begépeléséhez kattintsunk a Lábjegyzet és végjegyzet – Beszúrás gombjára. Ha a nyomtatási elrendezés nézetben szúrjuk be, akkor a word annak a helyére lapoz. Ha normál nézetben vagyunk, akkor a word a dokumentum ablakát két ablaktáblára osztja. Ezt a Bezárás gombbal szüntethetjük meg. A lábjegyzet szövegének módosításához kattintsunk duplán a hivatkozásra, vagy: Nézet – Lábjegyzet paranccsal. A lábjegyzet szövegét az egérrel a hivatkozáshoz tartozó szóra mutatva jeleníthetjük meg. Ezt a funkciót kikapcsolhatjuk: Eszközök – Beállítások – Megjelenítés – Elemleírás. A lábjegyzet törléséhez jelöljük ki a lábjegyzet szimbólumát, majd töröljük. A szimbólummal együtt a lábjegyzet szövege is törlődik.
Képek és rajzok beszúrása
A pixelgrafikus képek képpontokból állnak, a vektorgrafikusak egyenesekből és görbékből épülnek fel, így ez utóbbi minőségromlás nélkül nagyítható, míg az előbbi a nagyítástól szemcséssé válik. Beszúrás – Kép – ClipArt (a médiatár használata, mely tetszőlegesen bővíthető). Beszúrás – Kép – Fájlból. Az átméretezés: a kép kijelölése után a kép körül megjelenő méretezőjelek húzásával történik. Az oldalak közepén levő torzítva, míg a sarkainál levő méretarányosan nagyít/kicsinyít. A kép tulajdonságainak módosítása: a Kép eszköztár gombjaival (Nézet – Eszköztár – Kép paranccsal jelenítjük meg), vagy Formátum – Kép paranccsal. Szín: a tónusokat előre beállított séma szerint módosíthatjuk. Kontraszt, fényerő növelés, csökkentés. Levágás (amit levágunk vissza is állítható a méretezőjelek segítségével). Vonaltípus: a képet keretbe foglalhatjuk. A Szöveg körbefuttatása: szabályozzuk, hogy a szöveg milyen módon járja körbe a képet. A Befoglaló szerkesztése paranccsal a kép körvonalát módosíthatjuk. A Kép formázása gombbal vagy a képre duplán kattintva a Kép formázása panel megjelenítése után az összes tulajdonságot tetszőleges értékek beállításával módosíthatjuk. A Kép visszaállítása gombbal a kép eredeti tulajdonságait állíthatjuk vissza. Saját magunk is létrehozhatunk illusztrációkat: Rajzolás eszköztár. Vagy Nézet – Eszköztár – Rajzolás. A Vonal, Nyíl, Téglalap, Ellipszis gombokkal egyszerűbb geometriai alakzatokat rajzolhatunk. Shift nyomva tartása mellett szabályos négyszöget és kört rajzolhatunk. Egyéb sémák: Alakzatok gomb. A méretezőjelekhez hasonló sárga rombuszok segítségével egyedileg módosíthatók.
A rajzelemek tulajdonságai beállíthatók: Kitöltőszín, Vonalszín, Vonaltípus, Szaggatási típus, Nyíl stílus, Árnyék stílus, Térhatás stílus. A rajzelemeket elforgathatjuk: Rajz – Forgatás vagy tükrözés - Tetszőleges forgatás. Vagy a rajzobjektumok felett látható zöld forgató fogantyú húzásával. Több objektumot csoportba foglalhatunk, hogy egyként kezelhessük: Objektumok kijelölése. Rajz Csoportba foglalás. Ugyanitt: Csoportbontás, ha mégsem egy objektumként akarjuk kezelni. Rajz: Sorrend – Előrehozás / Hátraküldés. Szöveg elé hozás / Szöveg mögé küldés.
Szövegdoboz A többi szövegrésztől független, lebeg ő rajzobjektumokhoz hasonlóan kezelhető téglalapot hozhatunk része, melybe szöveget írhatunk.
WordArt beszúrása: különleges formátumú szövegeket hozhatunk létre. Ezt módosíthatjuk is.
Diagram beszúrása A Diagramgyűjteményből különböző, előre definiált diagramtípusokat szúrhatunk be: Beszúrás – Szerkezeti diagram. Vagy Rajzolás eszköztár Diagram vagy szervezeti diagram beszúrása ikonja.
Egyéb objektumok beszúrása Pl. Excel táblázat beszúrása Beszúrás menü. – Objektum – Új létrehozása A Tallózás gomb segítségével válasszuk ki a beilleszteni kívánt fájlt. A Csatolás opció bekapcsolása esetén a beszúrt objektum aktualizálja a forrásfájlban történt módosításokat.
Korrektúrázás
A Korrektúra üzemmód segítségével nyomon követhetők a módosítások az utólagos jóváhagyás vagy elvetés céljából. Eszközök – Korrektúra. A Korrektúra eszköztár segítségével beállíthatjuk a korrektúrajeles megjelenítést. A törölt szövegrész megjelenik a margón, az újonnan bevittet aláhúzással jelzi. A korrektúrajelek formátumát az Eszközök – Beállítások parancsával megjelenített párbeszéd panel Korrektúra fülén határozzuk meg. A Korrektúra üzemmódban különbözőképpen jeleníthető meg a dokumentum. Ezt a Korrektúra eszköztár Megjelenítés véleményezésre listával állíthatjuk be. Alaphelyzetben a korrektúrajelek a képernyőn és a nyomtatásban is megjelennek. Elrejtésük: a Megjelenítés listában kapcsoljuk ki a Megjegyzések, Beszúrások és törlések vagy Formázás opciókat. A Korrektúra üzemmód ki- és bekapcsolható az eszköztár Változások követése ikonjával is.
A dokumentumon a végrehajtott módosításokat a Végleges szöveg korrektúrával megjelenítési módban célszerű áttekinteni. Az Eredeti szöveg vagy Végleges szöveg megjelenítési módokban a dokumentum korrektúrázás előtti és utáni állapotát tekinthetjük át. Az aktuális módosítást a Módosítás elfogadása ikonra kattintva hagyhatjuk jóvá. Minden módosítás elfogadása: Módosítás elfogadása legördülő menüben: A dokumentum minden módosításának elfogadása parancs. Elvetése: Módosítási/törlési megjegyzés elvetése ikon. Az összesé: A dokumentum minden módosításának elvetése. A korrektkúra üzemmód kikapcsolása: Eszközök – Korrektúra paranccsal.
Megjegyzések kezelése Egy-egy részhez megjegyzés fűzhető. Ezek nyomtatásban nem jelennek meg. A megjegyzéseket a Korrektúra eszköztár Megjelenítés – Megjegyzések parancsával kapcsolható be. Beillesztéséhez a Korrektúra eszköztár Új megjegyzés ikonjának háromszög jelére kattintva megjeleníthető menü parancsait, vagy a Beszúrás - Megjegyzés parancsot használhatjuk. Hangos jegyzet: Felvétel gombbal indítjuk, Leállítással állítjuk meg. A Lejátszás gombra kattintva játszható le. A felvételhez hanghatásokat, visszhangot adhatunk az Effektusok menü parancsaival.
Változások összevetése Eszközök – Dokumentumok összehasonlítása és egyesítése parancs. Válasszuk ki a dokumentum korábbi változatát. Jelöljük be az Összehasonlítás jelölőnégyzetet, majd kattintsunk az Összehasonlítás gombra. A Word a különbségeket jeleníti meg egy harmadik új dokumentumban, de nem módosítja az eredeti dokumentumokat. Ha az eltérő formázásokat is tudni akarjuk jelöljük be a Formázás keresését. A dokumentumok egyesítéséhez: Eszközök – dokumentumok összehasonlítása és egyesítése – Összehasonlítás megjelölésénél kattintsunk az Egyesítés gombra. Megadhatjuk, hogy az egyesítés az aktuális dokumentumban, vagy egy új dokumentumban jelenjen meg.
Nyelvtani segédeszközök Nem minden esetben adnak helyes javaslatot, ezért fenntartással kell kezelni. Először meg kell határozni a szöveg nyelvét. Eszközök – Nyelv – Nyelv megadása. A helyesírás ellenőrzés csak akkor működik, ha telepítve van az adott nyelvhez tartozó helyesírás-ellenőrző. Eszközök – Beállítások – Helyesírás – Helyesírás/Nyelvhelyesség-ellenőrzés beíráskor. A Word helyesírási szótárában nem szereplő szavakat piros hullámos vonallal húzza alá a képernyőn. Amennyiben helyes szót húzott alá, a gyorsmenü Hozzáadás a szótárhoz parancsával a szó felvehető a szótárba. A nyelvhelyességi hibákat zöld hullámos vonallal jelzi a Word. A hibás szót a Cseréli gombbal javíthatjuk, ha minden további előforduláson is javítani akarjuk: Mindet cseréli gomb. Ha nem akarjuk javítani: Átugorja vagy Mindet átugorja. Ha a szó helyes: Felvétel a szótárba.
A Szinonimaszótár: Jelöljük ki a szót, majd: Eszközök – Nyelv – Szinonimaszótár. Jelöljük ki a használni kívánt szinonimát, majd Csere. Elválasztás: Eszközök – Nyelv – Elválasztás – Automatikus elválasztás. Az Elválasztási zóna mezőben megadhatjuk azt a jobb margótól számított távolságot, amelyen belül a dokumentum szavait el szeretnénk választani. A hosszú szavak kézi elválasztása: feltételes kötőjel szimbólumok beszúrásával: Ctrl és jobb oldali Shift melletti mínusz együttes leütése. Ezek a kötőjelek a nyomtatásan csak akkor jelennek meg, ha éppen a sor végére esnek. Automatikus javítás: A gyakori gépelési hibák javítására, illetve bizonyos formátumok automatikus beállítására szolgál. Eszközök – Automatikus javítási beállítások parancs - Beírt szöveg változtatása. A listát magunk is bővíthetjük: Hibás – Jó – Felvesz. Csak szöveg: formátumozás nélkül tárolja.
Stílusok használata
Egy hosszabb dokumentumban gyakran van szükség ismétlődő formátumkombinációk használatára (pl. fejezetcímek, felsorolások). A stílusok segítségével egyedi betű- és bekezdésformátum kombinációkat készíthetünk, melyeket később alkalmazhatunk egy tetszőleges szövegrész formátumozására. Ha később változtatni akarunk rajta, akkor a stílus formátumának módosítása után az összes ilyen stílussal készült szövegrész automatikusan felveszi az új formátumot. Bekezdésstílus: csak bekezdésekre alkalmazható. Karakterstílus: bármilyen szövegrészre vonatkozhat. Új stílus létrehozása: Formátum – Stílusok és formázás - Új stílus. Név rovat: tetszőleges nevet adhatunk a stílusnak. Stílustípus (bekezdés vagy karakter). Stílus alapja: választhatunk létező stílusok közül egyet kiindulópontnak. Ekkor az alaptípus változásai automatikusan továbböröklődnek az arra épülő többi stílusra. A Nincs stílus választása esetén a többitől független önálló stílus jön létre. A Következő bekezdés stílusa listában beállíthatjuk, hogy az adott stílussal írt bekezdés után a következő melyik stílussal íródjon. A stílus formátumait a Formázás csoport eszközeivel és a Formátum gombbal megjeleníthető menü parancsainak segítségével állíthatjuk be. Automatikus frissítés jelölőnégyzet kiválasztása esetén a megváltoztatott stílus automatikusan frissül minden bekezdésben. Bekerül a sablonba: a stílus elérhető lesz minden dokumentumban amelyik ugyanazon a sablonon alapul. A létrehozott stílust a Formázás eszköztár Stílus legördülő listája, vagy a Stílusok és formázás munkaablak segítségével állíthatjuk be a kiválasztott szövegrészre. A Módosítás paranccsal a Stílus módosítása párbeszéd panelt jeleníthetjük meg, ahol a stílus létrehozásánál megismert módon változtathatjuk meg a stílus tulajdonságait. Egy stílus tulajdonságait beállíthatjuk a kurzort tartalmazó bekezdés alapján is. Ehhez használjuk a Frissítés a kijelölés formátumára parancsot. A stíluslista menüjének Törlés parancsával törölhetjük a stílust.
Sablonok használata
Gyakran kell készíteni olyan dokumentumokat, melyekben azonos formátumokat használunk. A rendszeresen használt formátum beállításainkat, szövegeinket, kép- vagy rajzobjektumainkat sablonokban rögzíthetjük. Amikor egy sablon alapján létrehozunk egy új dokumentumot, abba belekerülnek a sablonban található stílusok, szövegrészek és rajzobjektumok. Ezt követően a dokumentumot módosíthatjuk és elmenthetjük anélkül, hogy a sablon megváltozna. Új sablon létrehozása: Fájl – Új dokumentum, vagy Új dokumentum munkaablak Általános sablonok hivatkozás. A megjelenő párbeszéd panel fülein különböző sabloncsoportokat találunk, válasszuk ki azt, amelyből kiindulva új sablont szeretnénk létrehozni. Új - Sablon – Ok. A sablon testreszabását egy dokumentum szerkesztéséhez hasonlóan végezzük. Hozzuk létre a stílusokat, fejlécet, általános szövegrészeket stb. Ezután mentsük el: Fájl – Mentés másként. A Fájltípus listában a Dokumentumsablon listaelem legyen kiválasztva. Meglévő sablont módosíthatunk: Fájl – Megnyitás. Fájltípusként a Dokumentumsablon legyen bejelölve. Megnyitás után módosítsuk és mentsük el másik néven.
Körlevél készítése
Amikor több embernek csak részben eltérő tartalmú levelet szeretnénk küldeni akkor azt a körlevél készítés módszerével tehetjük meg. A Wordben a körlevél készítéséhez két dokumentumra van szükségünk. Az egyik a levél állandó szövegét (törzsdokumentum), a másik a változó adatok listáját (adatforrás) tartalmazza. A körlevél készítésének első lépése a változó adatok listáját tartalmazó táblázat létrehozása. Készíthetünk táblázatot a Wordben is, de használhatunk Excel táblát is. A táblázatot nem kell formátumozni, az majd a törzsdokumentumban levő formátumot veszi fel. A táblázat első sora a mezők neveit tartalmazza. Az adatforrás dokumentum csak és kizárólag a táblázatot tartalmazza, mert már egy felesleges üres bekezdés is hibát okozhat a körlevél készítésekor. Elkészülte után az adatforrást mentsük el. Ezután hozzuk létre a törzsdokumentumot. Eszközök – Levelek és küldemények – Körlevél varázsló. A Körlevél munkaablakban többféle dokumentumtípus található. Hagyományos levél megszerkesztéséhez: Dokumentumtípus kiválasztása – Levél. Majd a Tovább hivatkozás. A varázsló második munkaablakában válassza a körlevél törzsdokumentumát. Majd ismét a Tovább hivatkozás. Az aktuális dokumentum alapján rádiógombra kattintva az éppen használatban lévő dokumentumból alakíthatjuk ki a törzsdokumentumot. A Sablon alapján rádiógomb választásakor egy új üres dokumentumot nyit meg a Word a törzsdokumentum számára. Az Egy már meglévő dokumentum alapján rádiógombbal egy korábban elkészített dokumentum lesz a törzsdokumentum. A címlista meghatározásához a következő munkaablakban kattintsunk a Címzettek kiválasztása csoport megfelelő választókapcsolójára, majd a Tovább hivatkozásra. A Létező listából rádiógomb megnyomása után mint adatforrást használhatjuk fel korábbi Word táblázatunkat. Külső adatforrásokat a Tallózás hivatkozásra kattintva használhatunk fel. Az adatforrás kiválasztását az Adatforrás kijelölése párbeszéd panelen végezhetjük el.
A Megnyitás gombra kattintva megjelenik a Körlevél címzettjei párbeszéd panel. A párbeszéd panelen látható az adatforrás összes bejegyzése. Az egyes rekordokat a mellettük levő jelölőnégyzet bejelölésével adhatjuk hozzá a címlistához, illetve a jelölés törlésével távolíthatjuk el. A lista a rendezés alapjául használni kívánt oszlop címére kattintva rendezhető. Lehetőség van az adatok szűrésére. A szűrőfeltételek megjelenítéséhez kattintva kell az oszlop címkéjén levő háromszög jelre. A beállítások után kattintsuk a Tovább hivatkozásra. A negyedik lépésben létrehozhatunk új törzsdokumentumot, ha viszont a megnyitott dokumentumot akarjuk törzsdokumentumként felhasználni, akkor kattintsunk a Tovább hivatkozásra. A törzsdokumentum szerkesztésekor a változó adatokra az adatforrásban lévő mezőnevek beszúrásával hivatkozhatunk. Ehhez álljunk a kurzorral a dokumentumban oda, ahová a körlevélmezőt beszúrni szeretnénk, majd kattintsuk a Körlevél munkaablak További elemek hivatkozására. A megjelenő párbeszéd panelen válasszuk ki a használni kívánt mező nevét majd kattintsunk a Beszúrás gombra. A Körlevél munkaablak Tovább hivatkozásával a varázsló ötödik munkaablakába lépünk, ahol még az összefésülés előtt ellenőrizhető a mezők feltöltése az aktuális adatelemekkel. A címzettek között a << és >> gombokkal mozoghatunk. Ha hosszabb listában használjuk a Címzett keresése hivatkozást. Ha bármelyik címzettet ki szeretnénk hagyni a körlevélből, használjuk a Címzett kihagyása gombot. Az adatmezőket célszerű még egyesítés előtt a törzsdokumentumban formátumozni. Az adatmezők formátumozása előtt azokat a határoló jeleikkel együtt kell kijelölni, különben a beállított formátum nem jelenik meg a dokumentumban. A Tovább gomb használata után, a munkaablak Egyesítés befejezése részében az összeállított körlevél azonnal kinyomtatható. Az egyes levelek szerkesztése hivatkozással még a nyomtatás előtt ellenőrizhető a körlevél. Az egyesítés eredménye új dokumentumba kerül, ahol a körlevelek egyenként formátumozhatók, módosíthatók. Az új dokumentumban minden egyes levél új szakaszt képez. Hosszú listánál érdemes korlátozni az egyszerre egyesítendő rekordok tartományát (Ettől – Eddig). A törzsdokumentum szerkesztéséhez jól használható a Nézet menü Eszköztárak – Körlevél parancsával megjeleníthető Körlevél eszköztár, amelyen megtalálhatók a varázslóban használt legfontosabb parancsok. Törzsdokumentum beállítása: előhívja a kiindulópontként használható dokumentumot, vagy a körlevélre vonatkozó információk eltávolításával átalakítja a dokumentumot egyszerű Word dokumentummá. Az Adatforrás megnyitása gomb létező adatforrást csatol az aktív dokumentumhoz, azaz a dokumentumot a körlevél törzsdokumentumává alakítja. A Körlevél címzettjei gomb megjeleníti a körlevél címzettjeinek érvényesítésére, szűrésére, keresésére és rendezésére használható párbeszéd panelt. A Címterület beszúrása gomb megjeleníti a körlevélhez használható, a fődokumentumba beszúrható címformátumok listáját tartalmazó Címterület beszúrása párbeszéd panelt. Segítségével meghatározhatjuk miként jelenjenek meg a cím elemei. A Megszólítás beszúrása a megszólításformákat jeleníti meg. A Mezők egyeztetése gomb egy párbeszéd panelt jelenít meg, amelyen az adatforrás mezőihez hozzárendelhetünk olyan mezőket, amelyeket a Word egy körlevélben cím, ill. megszólítás részeként ismer fel. A Körlevélmezők kiemelése gomb a körlevél mezőit könnyebb megtalálásuk érdekében háttérrel emeli ki. Az Egyesített adatok megtekintése gombbal a törzsdokumentumba beszúrt mezőnevek helyén megjelennek az aktuális rekordban hozzájuk tartozó adatok. Járkálás a rekordok közt: Előző/Következő, Első/Utolsó rekord, Rekordszám: beírásával a tetszőleges rekordra ugorhatunk. Az adatforrás rekordjainak utólagos módosításához a körlevél címzettjei gombot használjuk. Az adatforrás és a törzsdokumentum egyesítése:
Az egyesítés során a Word a körlevél valamennyi példányát automatikusan elkészíti. Ezt a levél szétküldési módjától függően többféleképpen végezhetjük: Egyesítés új dokumentumba (egy új dokumentumot készít, levelenként külön oldalon elhelyezve), Körlevél nyomtatóra küldése (rögtön nyomtat, nem készít új dokumentumot), Egyesítés e-mailbe (az adatforrásban lennie kell egy e-mail címeket tartalmazó mezőnek), Egyesítés faxba (az adatforrásban szerepelnie kell egy Faxszám mezőnek). Ha hibát fedezzük fel vagy a törzsdokumentumban, vagy az adatforrásban kell javítani – ilyenkor az adatforrás egyesítését meg kell ismételni.
Borítékcímzés és címkék készítése Borítékok: Eszközök – Levelek és küldemények – Boríték és címke – Borítékok fül. A Cím rovatban adjuk meg a címzett nevét, címét. Saját adatok a Feladó címe rovatba kerülnek. Ezt az opciót ki is lehet kapcsolni: Feladó címének elhagyása. A Beállításoknál további beállításokat adhatunk meg. A Boríték beállításai – Borítékméret legördülő listában határozhatjuk meg a boríték méretét. Minta: előnyomtatási kép. Nyomtatási beállítások.
Címkék: Eszközök – Levelek és küldemények – Boríték és címke – Címkék. A Cím rovatba gépeljük be a szükséges adatokat. A Nyomtatásnál válasszuk a Teljes oldal azonos címkéből opciót. Nyomtatás – azonnal nyomtatja. Új dokumentum gomb: elmenthetjük. A Beállítások gombnál a címkelap paramétereit határozhatjuk meg.
A Wordben a körlevelekhez hasonlóan előre elkészített lista alapján is készíthetünk borítékcímzést és etikettcímzést. Ehhez szükséges egy adatforrás és egy törzsdokumentum. Az adatforrást úgy készítjük el, mint a körlevélnél. A törzsdokumentum létrehozásához: Eszközök – Levelek és küldemények – Körlevél varázsló. Dokumentumtípus kiválasztása – Boríték/Címke. A második munkaablakban kell megadni a beállításokat. Az adatforrást a harmadik munkaablakban határozhatjuk meg. A következő munkaablakban rendezzük el a címkéket. Elegendő az első címkét formátumozni, illetve a mezőit beilleszteni. Kattintsunk az Összes címke frissítése gombra, hogy az első címke tartalma öröklődjön a többire.
Tartalomjegyzék és tárgymutató
A tartalomjegyzék beszúrásával egy tartalomjegyzék mezőt hozunk létre, melynek tartalma a dokumentummódosítását követően bármikor frissíthető. Álljunk a dokumentumban arra a pontra, ahová a tartalomjegyzéket beszúrni szeretnénk, majd: Beszúrás – Hivatkozás – Tárgymutató és Tartalomjegyzék – Tartalomjegyzék. A Formátumok listában beállíthatjuk a külalakját. Az oldalszámok megjelenítését az Oldalszámok megjelenítése és Oldalszámok jobbra igazítva lehetőséggel szabályozhatjuk. A Kitöltő karakter listából lehet kiválasztani a címsor és az oldalszám közötti terület kitöltésére használni kívánt karaktert.
Az Oldalszámok helyett hiperhivatkozások segítségével olyan tartalomjegyzék készíthető, amely Webes megjelenítés nézetben nem tartalmaz oldalszámot, helyette a bejegyzésekre kattintva azonnal a címmel jelölt helyre ugorhatunk. A Szintek mezővel meghatározhatjuk, tartalomjegyzékben részletezni.
hogy
a
címsorokat
milyen
mélységig
kívánjuk
a
A tárgymutatóval a dokumentumban szereplő fontos kifejezéseket gyűjthetjük ki betűrendben, felsorolva azok előfordulási helyeit is. Először a szavakat kell kijelölni: Beszúrás – Hivatkozás – Tárgymutató és tartalomjegyzék – Tárgymutató – Megjelölés. Ekkor megjelenik: a Tárgymutató-bejegyzés megadása panel. Az Aktuális oldal rádiógomb bekapcsolásával az összes olyanoldalt felsorolja, ahol a kifejezést megjelöltük. A kiválasztott kifejezés megjelöléséhez kattintsunk a Jelölés gombra. Ha a kifejezés összes előfordulását fel akarjuk tüntetni válasszuk a Mindet jelöli gombot. Befejezéshez kattintsunk a Bezárás gombra. Miután az összes felvenni kívánt szót megjelöltük, álljunk a kurzorral a dokumentumban oda, ahová a tárgymutatót szeretnénk tenni: Beszúrás – Hivatkozás – Tárgymutató és tartalomjegyzék. Formázzuk: Tárgymutató – Formátumok (oldalszámok, kitöltés stb.) A Hasábok mezőben megadhatjuk, hogy hány hasábra akarjuk osztani. Nyelv listából válasszuk ki, hogy melyik nyelv ábécéje szerint rendezze.
Nyomtatás
Fájl – Nyomtatási kép: megtekinthetjük nyomtatás előtt a formát. Nyomtatás beállításai: Fájl – Nyomtatás – Nyomtatás panel. A Nyomtató csoportban az alapértelmezett nyomtató tulajdonságait láthatjuk. A Név legördülő listában más (telepített) nyomtatót is választhatunk. Ha máshol szeretnénk nyomtatni: Nyomtatás fájlba opció. Meg kell adni a nyomtató fájl nevét. A Nyomtatási tartomány csoportban meghatározhatjuk, hogy mely oldalakat szeretnénk nyomtatni. A Példányszám rovatban megadhatjuk, hogy hány példányban. A Leválogatás opcióval a példányok szétválogatva kerülnek nyomtatásra. Beállítható a két oldalas nyomtatás és kicsinyítés (több oldal egy lapra) is.
