STUD1 BEBAN KERJA PETUGAS DALAM KEGIATAN PENCATATAN DAN PELAPORAN Dl PUSKESMAS WLlNGl DAN NGLEGOK KABUPATEN BLITAR Lestari Handayani, Bambang Wasito, Sulistiyawati, Siswanto'
ABSTACT Recording and reporting (RR) program is one out of many activities that run in health center (HC). Complain from the health manpower were still exist althought some revision of the RR forms has been done. Hence, it was become the topic of this study. This study described the fact at 2 HCs in Blitar that are Nglegok HC (with inpatient services) and Wlingi HC (without inpatient semMce). The study found that there are 135 recording forms and 87 reporting Iorms in HC which cover the semces programs run by HC. The HC staffs spend 30% of their working hour in average to do the RR. Most of the data came from the rural area wich collected by bidan desa" (midwives who located in ruralarea) and then the HC staff did the data rec@tulation. The HC staffs complained about the RR activities due to the complexity, ovedapping, inconsistency and the number of RR forms. The obstacles for doing the RR is explored, and the study found some of them such as!he high target to be reach, many program to be handled, limitation of the resource. The HC staffs expected simple RR forms which cover only the important data needed by higher level (district health oifice) while the rest will record and report according to the HC need.
Key words: recording and reporting; health centre
PENDAHULUAN Kegiatan yang dilakukan puskesrnas meliputi kegiatan pelayanan pengobatan dan perawatan kepada rnasyarakat yang rnernbutuhkan. Disarnping itu puskesrnas rnernpunyai tugas untuk mernbina rnasyarakat di wilayahnya dalarn rnenjaga dan mernpertahankan
serta meningkatkan kesehatan baik individu rnauiun kelornpok rnasyarakat. Dalarn melaksanakan kegiatan yang diiaksanakan di puskesmas selalu disertai dengan kegiatan pencatatan pelaporan. Kegiatan ini rnerupakan rekarnan dari seluruh kegiatan puskesrnas yang dapat dirnanfaatkan sebagai dokumentasi kegiatan, sebagai
Pusat Penelitian dan Pengembangan Pelayanandan Teknologi Kesehatan JI. lndrapura 17, Surabaya
Buletin Penelitian Sistem Kesehatan - Vol. 4. No. 1 Juni 2001:27-40
laporan pertanggungjawaban pelaksanaan program, memonitor kegiatan, atau sebagai penilaian kinerja puskesmas (Bucharl Lapau dkk. 1987). Sistem Pencatatan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2T P) merupakan suatu sistem pencatatan dan pelaporanyang diterapkandi puskesmas secara nasional sejak tahun 1981 (Dinkes Propinsi Jawa Timur, 1981). SP2TP disadari telah memberikan beban tambahan, serta kurang dirasakan manfaatnya dalam menunjang manajemen puskesmas. Telah ditemukan beberapa kendala rendahnya pemanfaatan SP2TP antara lain variabel terlalu banyak dan lebih berorientasipada kebutuhan tingkat pusat, hasil isian SP2TP sulit dimengerti maknanya untuk kepentingan lokal, umpan balik jarang diberikan, seringnya permintaan laporan khusus baik dari tingkat kabupaten, propinsi maupun pusat, pedoman pemanfaatan data SP2TP belum ada. Oleh karena itu pada tahun 1996 dilakukan penyederhanaan SP2TP yang lebih sesuai dengan kebutuhandi tingkat operasional dilengkapi dengan Sistem lnformasi Manajemen Puskesmasl SlMPUS (Depkes, Buku I, 11, 111 1997). Meskipun telah dilakukan penyederhanaan SP2TP namun pada kenyataannya keluhan tentang kegiatan pencatatan dan pelaporan (PP) oleh petugas puskesmas masih sering dijumpai (Buchari Lapau dkk, 1987). Petugas puskesmasmerasa kegiatan PP memberatkan sedangkan manfaat dari
kegiatan tersebut kurang dirasakan. Yang dipermasalahkan dalam penelitian ini adalah seberapa jauh kegiatan PP mengambil waktu kerja efektif petugas puskesmas dan seberapa besar beban serta kendala yang dihadapi.
TUJUAN PENELlTlAN Secara umum penelitian ini bertujuan untuk (1) mengkaji beban keja petugas dalam melaksanakan kegiatan pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) serta pencatatan pelaporanyang lain di tingkat puskesmas; (2) mengkaji tentang jenis dokumen pencatatan dan pelaporan yang dikerjakan di tingkat puskesmas dan (3) hambatan yang ditemukan dalam pelaksanaan kegiatan pencatatan pelaporan. Saran dari petugas pelaksana pencatatan dan pelaporan ditampung sebagai masukan bagi pihak pengambil keputusan. BAHAN DAN CARA
Penelitian ini merupakan suatu penelitian deskriptif dengan lama penelitian sembilan bulan dimulai pada bulan Maret sampai Desember 2000. Populasi penelitian adalah puskesmas dengan pelayanan rawat jalan dan rawat inap yang melayani masyarakat dengan jumlah kunjungan bulanan yang cukup tinggi. Sampel penelitian diambil secara purposif yaitu 2 puskesmas di kabupaten Blitar, satu puskesmas non perawatan
Studi Beban Kerja Petugas dalarn Kegiatan (1.estari Handayani eta0
(puskesrnasWlingi) dan satu puskesrnas dengan perawatan (puskesrnas Nglegok) dan dipilihkan dengan keadaan wilayah dan status sosial ekonorni serta kesehatan yang tidak jauh berbeda. Variabel penelitian adalah beban kerja pencatatan dan pelaporan, jenis pencatatan dan pelaporan, alur/proses pengisian laporan, harnbatan yang dihadapi petugas puskesmas dalarn rnelaksanakan tugas pencatatan pelaporan dan saran yang disarnpaikan. Data dikumpulkan dengan bantuan kuesioner dan forrnulir isian serta buku catatan harian yang digunakan untuk rnernbantu dan rnernberi kernudahan dalarn pengurnpulan data. Data tersebut akan rnenggarnbarkanjurnlah jam dalarn satu bulan yang dirnanfaatkan oleh petugas puskesrnas dalarn rnelaksanakan kegiatan utarna sesuai tugas pokok dalarn struktur puskesrnas, kegiatan tarnbahan dan kegiatan lain di luar tugas puskesrnas. Data yang diperoleh disusun secara deskriptif dengan ditarnbah dengan rnasukan dari petugas rnaupun kepala puskesmas untuk rnendapatkan hasil yang lebih konkrit, HASlL PENELlTlAN & PEMBAHASAN Kedua puskesrnas sarnpel penelitian terletak dalarn wilayah kabupaten Blitar yaitu puskesrnas Nglegok dan Wlingi. Status kesehatan kedua wilayah ini tidak jauh berbeda. Data tentang indikator kesehatan di Nglegok dan Wlingi yaitu
IMR 17,53 perrnil & 24,l perrnil, MMR 0,94 perrnil & 0,71 perrnil, CDR 5,25perrnil & 6,12 perrnil. Wilayah puskesrnas Nglegok terdiri dari 1 kelurahan dan 10 desa. Jenis pelayanan di puskesrnas Nglegok selain pelayanan rawat jalan juga rnerniliki unit rawat inap dengan 13 ternpat tidur perawatan dan 3 ternpat tidur untuk persalinan serta merniliki 3 puskesrnas pembantu dan 7 polindes serta 85 posyandu. Wilayah puskesrnas Wlingi terdiri dari 5 kelurahan dan 1 1 desa. Puskesrnas Wlingi hanya rnernberikan pelayanan rawat jalan dengan fasilitas lain berupa 4 puskesrnas pernbantu dan 1 1 polindes. Karena letaknya yang cukup strategis dan rnerupakan kota kecarnatan yang cukup rarnai, di wilayah Wlingi juga terdapat fasilitas kesehatan lain yaitu 1 rurnah sakit, 1 rumah bersalin dan 4 klinik swasta. Beban Kerja Petugas Puskesmas Petugas puskesrnas yang rnelakukan pelayanan langsung untuk rnasyarakat (di luar petugas tata usaha) banyak yang rnelaksanakan kegiatan rangkap. Petugas puskesrnas Nglegok yang melaksanakan tugas rangkap antara lain Perawat Pustu rnerangkap untuk semua kegiatan yang dilaksanakan di pustu mulai kegiatan pembersihan sarnpai dengan pelayanan pengobatan, petugas loket rnerangkap P2M, petugas sanitasi rnerangkap PKM, JPS BK dan JPKM. Sedangkan untuk puskesrnas Wlingi kegiatan yang dirangkap adalah
Buletin Penelitian Sistem Kesehatan - Vol. 4. No. 1 Juni 2001: 27-40 petugas KIA merangkap BP pustu, petugas BP merangkap bendahara JPKM, retribusi barang, petugas BP merangkap TB Paru dan kesehatan jiwa, petugas BP pustu merangkap UKS dan imunisasi, petugas PHN merangkap program usila dan bendahara, petugas UKS merangkap JPSBK. Beban kerja untuk kegiatan pencatatan dan pelaporan di puskesmas Nglegok dan Wlingi bervariasi untuk setiap jenis program. Waktu kerja efektif (dihitung berdasar waktu yang benarbenar dimanfaatkanuntuk melaksanakan tugas puskesmas) yang digunakan petugas puskesmas Nglegok untuk melaksanakan tugas puskesmas secara keseluruhan berkisar antara 5.91 0 menit sampai 16.875 menit dengan rata-rata 8.324 menit per bulan (32 responden). ~hdangkanuntuk puskesmas Wlingi berkisar antara 4.895 menit sampai 12.130 menit dengan rata-rata 8.01 0 menit per bulan (21 responden). Lebih lengkapnya dapat dilihat tabel 1 dan 2. Secara keseluruhan rata-rata petugas di dua puskesmas penelitian melaksanakantugas puskesmas selama lebih dari 8.000 menit dalam satu bulan. Bila dihitung seluruh jam kerja seharusnya pada saat yang sama dengan pencatatan waktu efektif studi ini (satu bulan dengan 6 hari kerja per minggu, jam kerja Senin sampai dengan Kamis pukul 07.00-14.00 dan Jum'at pukul 07.0011.OO serta Sabtu pukul 07.00-1 2.00) rnaka ditemukan angka sebesar 10.140 menit. Dengan demikian dibandingkan
lama jam kej a efektif sesuai kenyataan dengan lama jam kerja seharusnya terdapat selisih sekiiar 2000 menit atau 33 jam 20 menit dalam sebulan, atau dengan pengertian lain lama waktu tersebut merupakanjam kerja yang tidak termanfaatkan. Dengan melihat keadaan tersebut, tampaknya efektifitas kerja petugas puskesmas masih dapat ditingkatkan dengan memaksimalkan waktu kerja efektif. Bila dilihat dari pemanfaatan jam kerja yang digunakan untuk kegiatan pencatatan, terlihat jauh lebih tinggi dibandingkan untuk pelaporan. Kegiatan pencatatan dilakukan oleh seluruh petugas puskesmas yang terlibat dalam suatu program puskesmas sedangkan untuk menyusun laporan dikerjakan oleh petugas tertentu saja. 8 orang (25%) staf puskesmas Nglegok menggunakan waktu efektif kurang dari 20%, 18 orang (56,3%) memanfaatkan > 20-40% sedangkan 6 orang (18.7%) memanfaatkan lebih dari > 40% waktu efektifnya untuk kegiatan pencatatan dan pelaporan (PP). Sedangkan di puskesmas Wlingi, 10 orang (47,7%) petugas puskesmas melakukan kegiatan PP yang proporsinya kurang dari 20% dari seluruh jam kerja efektif. Sembilan orang (42,8%) rnelakukan pekerjaan PP dengan proporsi antara > 20-40% sedangkan hanya 2 orang (9,5%) yang proporsi beban kerja PP terhadap seluruh jam kerja efektif sebesar lebih dari 40% diantaranyatermasuk petugas loket yang seluruh waktu efektifnya digunakan untuk
Studi Beban Kerja Petugas dalam Kegiatan (Lestari Handayani eta0
Tabel 1. Beban Kerja Petugas Puskesrnas untuk Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan (PP) dan Kegiatan Non PP Selama Satu Bulan, Kecarnatan Nglegok - Blitar, Juli-Agustus 2000
Buletin Penelitian Sistem Kesehatan - Vol. 4. No. 1 Juni 2001: 27-40 l a b e l 2 Beban Kerja Petugas Puskesmas untuk Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan (PP) dan Kegiatan Non PP Selama Satu Bulan, Kecamatan Wlingi Blitar, Juli-Agustus 2000
-
Keterangan untuk tabel 1 dan 2: 1. Tempat tugastunit kerjalprogram yang ditangani. 2. Waktu (dalam menit) yang dimanfaatkan untuk melakukan tugas puskesmas. 3. Proporsi waktu yang dipergunakan untuk melakukan pencatatan kegiatan puskesmas dibandingkan dengan seluruh waktu efektif. 4. Proporsi waktu yang dipergunakan untuk melakukan pelaporan kegiatan puskesmas dibandingkan dengan seluruh waktu efektif. 5. Proporsi waktu yang dipergunakan untuk melakukan pencatatan dan pelaporan kegiatan puskesmas dibandingkan dengan seluruh waktu efektif. 6. Proporsi waktu yang dipergunakan untuk melakukan kegiatan puskesmas yang bukan (non) pencatatan dan pelaporan dibandingkan dengan seluruh waktu efektif.
Studi Beban Kerja Petugas dalam Kegiatan (Lestari Handayani et al)
melakukan pencatatan dan pelaporan. Secara rata-rata diketahui bahwa kegiatan PP di puskesmas Nglegok dan Wlingi mengambil waktu efektif petugas sebesar 28,91 dan 25,46%. Perlu diperhatikan dalam ha1 ini adalah apakah penggunaan porsi waktu untuk kegiatan PP tersebut memang sudah proporsional dalam rangka pelaksanaan tugas selaku fasilitas pelayanan kesehatan. Penggunaan waktu kerja untuk kegiatan PP selayaknya dalam proporsi yang seimbang dengan kegiatan pelayanan untuk masyarakat yang merupakan tugas utama puskesmas. Namun perlu diingat pula bahwa selaku fasilitas milik pemerintah tentu juga mempunyai tanggung jawab dalam ha1 pelaporan, di mana data dari pelaporan tersebut sebenamya ditujukan antara lain untuk dimanfaatkan dalam rangka peningkatan manajemen puskesmas.
Jenls Dokumen Pencatatan dan Pelaporan serta Proses Penyusunan Pelaporan Kegiatan PP dalam SP2TP telah disederhanakan dan pengaturan lebih rinci serta teknis tentang SP2TP diatur dalam SIMPUS (Sistem lnformasi Manajemen Puskesmas). Dalam pedoman terbaru terdapat perubahan pada beberapa formulir pelaporan yang harus diisi oleh puskesmas. Dengan demikian puskesmas hanya akan dibebani oleh formulir pelaporan rutin
bulanan dan tahunan ditarnbah beberapa laporan tambahan lain bila ada. Diperoleh keterangan dari petugas bahwa untuk pelaksanaan kegiatan PP, petugas pemegang program puskesmas sebagian pernah mendapat pelatihan tetapi dikhususkan untuk setiap jenis program bukan secara keseluruhan. Sedangkan petugas SP2TP belum mendapat pelatihan secara khusus namun sudah menerima buku-buku pedoman SP2TP dan SIMPUS sebagai acuan dalam penyelenggaraan kegiatan PP. Pada umumnya kegiatan pelaporan oleh petugas SP2TP banyak dibantu oleh petugas masing-masing program untuk menyediakan data yang dibutuhkan. Sumber data dokumen pelaporan di puskesmas dilakukan dengan berdasar pada dokumen pencatatan yang dikerjakan sebagai kegiatan harian ataupun mingguan atau bulanan petugas program yang bersangkutan. Beberapa pencatatan yang dibuat tidak dimanfaatkan sebagai sumber pelaporan tetapi dipersiapkan untuk memenuhi kebutuhan data yang menunjang peningkatan pelayanan kesehatan baik lintas program ataupun lintas sektor yang terkait dengan kesehatan, serta dalam rangka penilaian kinerja puskesmas. Petugas SP2TP mengumpulkan data dari masing-masing program kemudian digabungkan dengan beberapa data lain dari luar puskesmas misalkan kecamatan, BKKBN, Pertanian, Depdikbud, PU dll. untuk disusun dalam forrnulir pelaporan.
,
Buletin Penelitian Sistem Kesehatan - Vol. 4. No. 1 Juni 2001: 27-40 Jenis dokurnen PP yang dikirirn ke tingkat atas sangat bewariasi untuk setiap jenis upaya pokok puskesmas. Pencatatan dilakukan di registedkartu status/formulir isian yang telah baku atau di buku bantu yang disusun sendiri oleh petugas. Pelaporan pada urnumnya dilakukan dengan format yang sudah baku dalam bentuk formulir isian. Dalarn penelitian ini setelah dirangkurn untuk kedua puskesrnas Nglegok dan Wlingi diternukan 135 macarn pencatatan (lihat tabel 3) yang berupa register, kartu status, formulir isiankartu lain dan buku bantu. Jumlah pencatatan ini dua kali lipat dibandingkan jurnlah pencatatan sehantsnya berdasarkan buku petunjuk pengisian pencatatan SPPTP yaitu
1 kartu rekarn kesehatan keluarga, 16 kartu individu, 42 register atau total 59 rnacarn pencatatan. Pelaporan dalam penelitian ini diternukan sebanyak 87 formulir/jenis pelaporan yang dibuat oleh petugas (lihat tabel 3) sedang jumlah laporan yang dikirirn ke Dinas Kesehatan tingkat I1 sebanyak 53 rnacarn terdiri dari 3 buah laporan tahunan, 1 laporan sernesteran, 43 buah laporan bulanan, 2 laporan rningguan, 1 laporan 2 rningguan, 3 laporantribulan. Hal ini oleh karena ada beberapa laporan yang tidak dikirirn tetapi dipersiapkan untuk penilaian puskesmas atau keperluan lain. Sedangkan bila dibandingkan dengan petunjuk SP2TP ternyata pengiriman jurnlah pelaporan
TaBel 3. Jenis pencatatan dan pelaporan untuk setiap jenis upaya pokok puskesmas
Studi Beban Kerja Petugas dalarn Kegiatan (1.estari Handayani eta?
rutin bulanan hanya terdiri dari 4 macam formulir saja yaitu formulir data kesakitan (LBl), laporan pemakaian dan lembar permintaan obat (LB2), gizi, KIA, imunisasi dan pengamatam penyakit (LB3), serta kegiatan puskesmas (LB4), sedang laporan bulanan sentinel adalah formulir data penyakit imunisasi, lspa dan diare (LB-1S) dan KIA, gizi dan penyakit akibat kerja (LB-2s). Laporan tersebut belum termasuk laporan tahunan rutin puskesmas yang terdiri dari LT-1 (data dasar puskesrnas), LT-2 (data kepegawaian) dan LT-3 (data peralatan). Jumlah pelaporanyang ditemukan dalam penelitian ini menjadi banyak antara lain karena beberapa formulir dipecah-pecah sesuai jenis program, meskipun begitu masih banyak tambahan laporan yang harus dibuat oleh petugas puskesmas. Bila ditotal secara keseluruhan terdapat lebih dari 200 macam pencatatan dan pelaporan yang harus dikerjakan oleh petugas puskesmas. Selain banyaknya macam pencatatan dan pelaporan rutin yang harus dibuat puskesmas, adanya beberapa jenis PP tambahan telah menarnbah jumlah PP yang harus disusun. Besarnyajumlah dan jenis PP layak untuk diperhatikan mengingat terbatasnya jumlah petugas puskesmas disamping beban kerja ratarata yang cukup tinggi dengan adanya berbagai program yang harus dilaksanakan. Dari hasil wawancara, diperoleh bahwa sebagian besar petugas berpendapat bahwa kegiatan PP penting untuk dikerjakan tetapi di satu sisi juga
merupakan beban tambahan serta sebagian menganggap sebagai pekerjaan yang sia-sia karena manfaatnya secara langsung tidak dirasakan. Pemanfaatandata puskesmas sebagai bahan untuk pelaksanaan manajemen puskesmas juga kurang dirasakan oleh dokterrkepala puskesmas oleh karena terbatasnya petugas yang mampu menganalisis data.
Hambatan dan Saran dalarn Pelaksanaan Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan Hambatan yang dirasakan dalarn melaksanakan kegiatan PP untuk masing-masing pemegang program disampaikan kepada peneliti dilengkapi dengan hasil wawancara dengan dokterl kepala puskesmas menghasilkan informasi sebagai berikut: a) Rata-rata petugas di puskesmas terlibat di beberapa program pokok puskesmas. Pada petugas yang dianggap mampu maka semakin tinggi beban kerja yang ditangani terrnasuk untuk kegiatan PP. b) Berdasar perkiraan dokter puskesmas, kegiatan PP menyita hampir 50 persen dari jam kerja efektif khususnya yang rnempunyai beban kerja tinggi seperti bidan desa karena sumber data berasal dari masing-masing wilayah desa. Keterlambatan masuknya laporan dari wilayah (desa) akan mengganggu ketepatan waktu penyelesaian laporan puskesmas.
Buletin Penelitian Sistem Kesehatan - Vol. 4. No. 1 Juni 2001: 27-40
Beberapa jenis laporan tumpang tindih satu dengan lainnya (Laporan SIMPUS dan SP2TP), karena ada beberapa item yang sama misalkan pada LB3-KIA (SP2TP) dan SIMPUS. Pengelompokan umur tidak sama antara formulir satu dengan yang lain sehingga menyulitkan dan menambah pekerjaan. Laporan dan administrasi JPS-BK terialu rumit, laporan harus dipilahpilah untuk setiap program, ditambah lagi jumlah kunjungan pasien yang memanfaatklan program JPS-BK yang meningkat. Kegiatan pelaporanpada akhir bulan sering mengganggu tugas pokok puskesmas. Keterbatasan sarana berupa formulir, komputerlmesin ketik, serta sarana transportasi berupa kendaraan ataupun biaya bensin untuk melaksanakan kegiatan ke masyarakat. Format laporan bergantiganti sehingga membingungkan sedangkan yang lama tidak dicabut. Pengisian ICD untuk diagnosa penyakit seringkali tidak tepat oleh karena dalam pencatatan pada kartu status pasien pada umumnya petugas hanya mengisikan gejala atau keluhan. Pengelompokan penyakit ada yang tidak masuk dalam standar. Terlalu banyak formulir/kartu/ register yang harus diisi di BP.
Kurang umpan balik dari tingkat atas (Dinas Kesehatan tingkat 11). m) SDM untuk analisis data kurang sehingga pemanfaatan data di tingkat puskesmas kurang. n) Adanya pasien dari luar wilayah puskesmas. o) Laporan bulanan PKL tidak sama dengan LB4 kesing (SP2TP) sehingga pencatatan yang dibuat juga harus berbeda. p) Untuk membuat laporan tahunan tidak cukup dengan melihat data kegiatan yang telah dicatat tapi hams melihat dari instansi lain. q) Beberapa target kegiatan tidak mungkin dicapai dengan mengikuti petunjuk pelaksanaan kegiatan misal pada program UKS. I)
Saran yang diperoleh adalah: a) Sistem pencatatan dan pelaporan disusun lebih sederhana sehingga tidak terjadi beberapa laporan yang sama di beberapa formulir laporan. (Salah satu saja SP2TP atau SIMPUS). b) Banyak laporan yang isinya sama tetapi kemudian hams dibuat dalam bentuk laporan yang berbeda-beda. Puskesmas seharusnya hanya mengeluarkan satu laporan yang mencakup semua informasi yang dibutuhkan dan bukannya puskesmas hams memilah-milahnya menjadi beberapa laporan sesuai kebutuhan masing-masingbidang di tingkat atas.
Studi Beban Kerja Petugas dalam Kegiatan (L.estari Handayani et a0
c)
d) e)
Formulir baru yang ditambahkan untuk menggantikan yang lama seharusnya diiringi dengan penarikan formulir yang lama sehingga tidak terjadi laporan yang tumpang-tindih. Formulir dicukupi sehingga tidak harus menggandakan sendiri. Laporan disamakan pengelompokannya agar tiak rnenyulin.
Meskipun sebagian besar petugas menyatakan bahwa pencatatan dan pelaporan merupakan salah satu kegiatan yang penting tetapi kesadaran untuk menyampaikan data yang akurat tampaknya masih kurang. Adanya target dari Dinas kesehatan merupakan salah satu pemicu petugas untuk memanipulasi data. Hal ini juga diakui oleh dokter puskesmas maupun petugas bahwa data yang disajikan oleh puskesmas tidak dapat dikatakan ketepatannya loo%, namun selisihnya juga tidak terlalu besar dibandingkan dengan angka yang sebenarnya. Kenyataan tersebut tidak selalu dapat digunakan sebagai cermin rendahnya kinerja petugas oleh karena ada beberapa kendala yang mungkin menyertai dalam pelaksanaan kegiatan PP. Sebagai contoh adanya kendala untuk melakukan kegiatan sesuai petunjuk pelaksanaan, seperti yang dialami petugas UKS. Program UKS mentargetkan jumlah kunjungan ke sekolah-sekolah yang tidak mampu dipenuhi oleh petugas karena banyaknya jumlah sekolah di wilayah puskesmas.
Jumlah kunjungan yang seharusnya dilakukan tidak seimbang dengan jumlah hari efektif masuk sekolah yang tersedia sedangkan tenaga puskesmas terbatas jumlahnya. Hal ini masih ditambah dengan adanya benturan waktu dengan tugas untuk program yang lain sehingga waktu petugas semakin sempit. Umpan balik yang diperoleh dari tingkat atas dirasakan kurang bermanfaat untuk puskesmas oleh karena hanya menekankan pada ketepatan waktu penyerahan laporan dan pencapaian target. Umpan balik yang menyangkut isi laporan belum diberikan oleh tingkat yang lebih atas sehingga puskesmas belum merasakan manfaat dari SP2TP/ SIMPUS. Kenyataan ini senada dengan pernyataan dari satu puskesmas di Sumatera Barat (Rosmaini Rustam, 1986) yang menyatakan tidak menerima umpan-balik dari tingkat yang lebih tinggi. Oleh karena itu ha1 ini perlu menjadi pemikiran bagi pemegang program di tingkat kabupaten mengingat pentingnya dukungan manajemen di tingkat kabupaten dalam proses perencanaan tingkat puskesmas. Data puskesmas berupa register, buku bantu, formulir pencatatan/ pelaporan, seharusnya merupakan informasi yang dapat dipakai menjalankan fungsi menejemen puskesmas baik menyangkut perencanaan, penggerakan maupun fungsi pengendalian. (Ellen M Brooke 1976) menyatakan bahwa suatu register dalam pelayanan kesehatan dapat
Buletin Penelitian SisteIm Kesehatan - Vol. 4. No. 1 Juni 2001: 27-40
dirnanfaatkan untuk perencanaan, pelaksanaan dan penilaian pelayanan. Pada kenyataannya, keadaan di puskesrnas belurn rnernanfaatkan data yang ada secara optimal. Hal ini antara lain oleh karena adanya keterbatasan kernarnpuan SDM (surnber daya rnanusia) puskesrnas dalarn rnenganalisis data yang ada. Keluhan petugas tentang banyaknya jenis pencatatan dan pelaporan, turnpang tindih pelaporan, pengelornpokan yang tidak konsisten, pernanfaatan yang tidak dirasakan, perlu rnenjadi pertirnbangan bagi usulan penyederhanaan baik pencatatan dan pelaporan. SPPTP yang sebenarnya telah direvisi dan disederhanakan seharusnya segera diterapkan dan tidak lagi banyak ditarnbah dengan pencatatan dan pelaporan lainnya. Kebutuhan data yang belurn terpenuhi dalarn forrnulir SP2TP baik untuk tingkat kabupaten, propinsi atau pusat hendaknya ditarnbahkan secukupnya saja dan bukan dengan cara rnengulang-ulang formulir lama. Adanya keluhan keterbatasansarana untuk kegiatan pencatatandan pelaporan seperti ketersediaanforrnulir, rnesin ketik, adanya tugas rangkap dll. rnerupakan suatu kendala yang perlu dipikirkan pernecahannya. Hal ini perlu dikaitkan dkgan pernanfaatan waMu kej a secara efektif sehingga petugas rnarnpu rnelaksanakan tugas pelayanan bagi rnasyarakatdengan baik tanpa melupakan kegiatan pencatatan dan pelaporan. Pertirnbangan strategi pelaksanaan
kegiatan tentunya betbecia untuk rnasingrnasing puskesrnas sesuai dengan situasi dan kondisi puskesrnas dan wilayah kerja yang rnenjadi tanggung jawabnya. Kenyataan yang dihasilkan oleh studi ini dapat dijadikan surnber informasi untuk rnernperbaiki penyelenggaraan SPPTP. Perbaikan diharapkan akan rnernberikan hasil informasiyang baik dan bermanfaat guna rnernbantu rneningkatkan kualitas rnanajernen puskesrnas. Peningkatan kualitas pelayanan pernerintah di berbagai bidang terrnasuk pelayanan kesehatan sangat penting di era otonorni daerah karena dapat rneningkatkan efektifitas pernanfaatan puskesrnas sehingga puskesrnas rnarnpu rnengelola pelayanan yang diberikan dengan rnernanfaatkan secara rnaksirnal pendapatan yang diperoleh.
KESlMWLAN DAN SARAN Pencatatan dan pelaporan di puskesmas rnerupakan kegiatan yang hasilnya seharusnya dapat rnenunjang rnanajernen puskesrnas tetapi pada kenyataannya belurn dirnanfaatkan maksirnal dan hanya dirasakan sebagai beban oleh petugas puskesrnas. Keqiatan PP telah rnengarnbilporsi waMu kerja efektif petugas puskesrnas sebanyak harnpir 30%. Peningkatan kinerja petugas dengan rneningkatkan jurnlah jam kerja, pengaturanpembagian tugas dan pernanfaatan sarana yang tersedia diharapkan dapat rnengefektifkan pernanfaatan waktu.
Studi Beban Kerja Petugas dalam Kegiatan (Lestari Handayani eta/) Banyaknya jenis pencatatan dan pelaporan di puskesrnas pada kenyataannya jauh rnelebihijurnlah yang seharusnya dibuat sebagairnana petunjuk pada pedornan SIMPUS. Masih banyak turnpang-tindih pencatatan dan pelaporan, sefta berbagai buku bantu dan pencatatan serta pelaporan tambahan rnenjadikan kegiatan PP rnenjadi beban yang cukup rnengganggu tugas pokok mernberikan pelayanan kesehatan kepada rnasyarakat. Penyederhanaan bentuk pelaporan sebenarnya sudah dilakukan oleh Departernen Kesehatan narnun tarnpaknya belurn diterapkan secara rnenyeluruh sehingga masih banyak saran untuk penyederhanaanpelaporan. Revisi terhadap beberapa formulir pencatatan dan pelaporan perlu dipertirnbangkan. Format laporan hendaknya tersusun dengan baik terrnasuk konsistensinya sehingga rnernudahkan pihak puskesrnas dan dapat dipilah-pilah sendiri oleh setiap bidang atau seksi di tingkat kabupaten, propinsi atau pusat. SP2TP belum mampu memberikan inforrnasildata yang akurat oleh karena adanya beberapa kendala agar ha1 tersebut tidak terjadi perlu ditekankan kesadaran kepada petugas teniang pentingnya data yang akurat sebagai salah satu dasar dalam rnengelola suatu fasilitas pelayanan kesehatan. Untuk itu disarankan agar pihak Dinas Kesehatan
tingkat kabupaten mernberikan 'feed back' yang bermanfaat bagi puskesmas khususnya bagi petugas yang terlibat langsung dalarn suatu program. DAFTAR PUSTAKA Brooke, E.M. 1976. Penggunaan Register pada Dewasa ini den pada Wakiu yang akan Datang dalam Sistim lnformasi Kesehatan. (terjemahan). Jakarta:
Depkes RI. Departemen Kesehatan RI. 1997. Buku I. Pedoman sistem infomsi manajemen puskesmas. Jakarta: Direktorat
Jenderal Pembinaan Kesehatan Masyarakat.
. 1997. Buku II, Seri A. Batasan operasional SP2TP. Jakarta: Direktorat Jenderal Pembinaan Kesehatan Masyarakat.
. 1997. Buku II. Seri B. Petunjuk pengisian fonulirpencatatan SP2TP. Jakarta: Direktorat Jenderal Pembinaan Kesehatan Masyarakat.
-
. 1997. Buku
II Seri D.
1. Kodifikasi Puskesmas, 2. Dafter
Tabulasi Dasar Penyakit, 3. lndeks Klas Terapi, 4. Daffar Singkatan. Jakarta:
Direktorat Jenderal Pembinaan Kesehatan Masyarakat.
. 1997. Buku Ill. Petunjuk Pengolahan dan Pemanfaatan Data SP2TP. Jakarta: Direktorat Jenderal Pembinaan Kesehatan Masyarakat.
Buletin Penelitian Sistem Kesehatan - Vol. 4. No. 1 Juni 2001: 27-40 1998. Pedoman Penyusunan Laporan Puskesmas tentang Morbiditas (LB- 1 ) Berdasar Daftar Tabulasi Morbiditas ICD- 10 dan Gejala Penyakit. Jakarta: Dirjen Binkesmas, Yanmed, PPM PLP.
------
.
1992.
Pedoman
Perencanaan Tingkat Puskesmas (Microplanning). Jakarta: Pusat Pendidikan dan Latshan Pegawai.
. 1997. Petunjuk pengisian fonnulirpelaporanSPZTP. Buku 11, Seri C. Jakarta: Direktorat Jenderal Pembinaan Kesehatan Masyarakat.
. 1995. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas. Untuk Pelatihanpratugas dokfer/dohier gigi PTT. Jakarta: Pusat Pendidikandan Latihan Pegawai. Dinas Kesehatan Provinsi Dati I Jawa Timur. 1981. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas. Surabaya: Dinkes Prop. Dati I Jatim. Lapau Buchari, Achamad Djohari, Mymawati, Djoko Hartono. 1987. Pemanfaatan Data untuk Meningkatkan Kemampuan Manajemen dalam Pelayanan Kesehatan di Tingkat Puskesmas. Jakarta: Universitas Indonesia, Ford Foundation, Unicef.
