Standaardisatie van processen in de Geestelijke Gezondheidszorg

Standaardisatie van processen in de Geestelijke Gezondheidszorg

Samenvatting afstudeeronderzoek

Fieke Balt

Master Organisation Studies

Januari 2013Your Logo

Dit rapport is bedoeld voor de organisatie van de opdrachtgever. Verspreiding en reproductie van (delen van) dit rapport buiten de organisatie van de opdrachtgever mag uitsluitend met schriftelijke toestemming van fluent Zorgadvies.

Voorwoord Hilversum, januari 2013

Geachte lezer, Voor u ligt het onderzoeksrapport wat ik in het kader van mijn masteropleiding Organisation Studies aan de Universiteit van Tilburg en mijn junior traineeship bij PART zorg uitgevoerd heb. De titel van het onderzoek is als volgt: “Understandig Process Standardization: A Multiple Case Study on Care Programming within Dutch Mental Healthcare Organizations.” Deze presentatie is een Nederlandse samenvatting van mijn afstudeeronderzoek. Mocht u interesse hebben ik het totale onderzoek (in het Engels) dan kunt u deze bij mij opvragen door te mailen naar [email protected]. Ook voor andere vragen omtrent dit onderzoek kunt u mij op dit emailadres bereiken.

Ik wens u veel leesplezier. Met vriendelijke groet, Fieke Balt

Inhoud

1

Introductie

2

Theoretische achtergrond

3

Methoden

4

Resultaten

5

Conclusie

6

Discussie

7

Afsluiting

Plaats hier een afbeelding die het beste de kern van je presentatie weergeeft

Introductie Context

Ontwikkelingen in de GGZ: • Bezuinigingen • Transparantie / Routine Outcome Monitoring (ROM) • Invoering DBC systematiek • Afbouw klinische capaciteit / ambulantisering • Verschuiving basis GGZ naar eerste lijn

Externe druk tot het leveren van efficiënte en kwalitatief hoogwaardige zorg

Introductie Onderzoeksprobleem (1/2)

• GGZ moet processen optimaliseren in termen van efficiëntie en kwaliteit. • Procesoptimalisatie trajecten mislukken vaak. – Heeft vaak te maken met weerstanden.

• Mate waarin GGZ processen gestandaardiseerd kunnen worden kan betwijfeld worden, omdat o.a.: – Elke patiënt is uniek. – Processen zijn moeilijk te voorspellen.

• Maar toch is de GGZ bezig met het standaardiseren van processen middels zorgprogrammering.

Introductie Onderzoeksprobleem (2/2)

Dit kan drie dingen betekenen: 1. Standaardisatie is helemaal niet moeilijk. 2. Standaardisatie is mogelijk, maar de barrières zijn groter en hierdoor de kans van slagen kleiner. 3. Standaardisatie is niet of slechts gedeeltelijk mogelijk in een aantal delen van het proces.

Introductie Doel- en vraagstelling

Doel van het onderzoek Inzicht krijgen in de mogelijke mate van proces standaardisatie en hoe dit verklaard kan worden door kenmerken van (sub-) processen. Onderzoeksvraag Hoe zijn proces kenmerken in Nederlandse GGZ instellingen gerelateerd aan de mate van proces standaardisatie?

Introductie Relevantie

Wetenschappelijk

Draagt bij aan theorievorming over proces standaardisatie in een sector waar nog nauwelijks iets over dit onderwerp bekend is en waarvan men verwacht dat proces standaardisatie lastig is.

Praktisch

De implicaties van dit onderzoek kan GGZ instellingen helpen bij het standaardiseren van processen.

Maatschapppelijk

Zorg moet effectief, tijdig en veilig zijn. Door meer inzicht over het effect van proces standaardisatie op efficiëntie en kwaliteit van de zorg, kan dit onderzoek bijdragen aan de verbetering van algehele Nederlandse gezondheidszorg.

Inhoud

1

Introductie

2


3

Methoden

4

Resultaten

5

Conclusie

6

Discussie

7

Afsluiting


Theoretische achtergrond Proces standaardisatie • Procesoptimalisatie is de analyse en het herontwerp van de bestaande workflow en processen om het bedrijfsresultaat te verbeteren (Davenport & Short, 1990). Procesoptimalisatie impliceert het ontwikkelen van standaarden. • Standaarden zijn “documenten, opgesteld op basis van consensus en goedgekeurd door een erkend orgaan dat voor algemeen en herhaald gebruik voorziet in regels, richtsnoeren of kenmerken voor activiteiten of hun resultaten, gericht op het bereiken van een optimale mate van orde in een gegeven context“ (ISO, 2004).

• Proces standaardisatie is “de eenmaking van bedrijfsprocessen en de onderliggende acties in een organisatie” (Schäfermeyer & Rosenkranz, 2011), met het doel: “communicatie over de manier waarop het bedrijf acteert te vergemakkelijken, proces grenzen gemakkelijk aan te kunnen geven en het ontwikkelingen van vergelijkbare maatstaven voor het meten van prestaties.“ (Davenport, 2005).

Theoretische achtergrond Processen • Een proces is een “serie van acties waarin een organisatie input veranderd in output, om een vooraf opgesteld doel te bereiken” (Lillrank, 2003). • GGZ primaire proces: “alle activiteiten die plaatsvinden tussen behandelaar en patiënt” (Baars et al., 2007). • Sub-processen:

Theoretische achtergrond Standaardisatie in de GGZ • Procesoptimalisatie in de gezondheidszorg: “het beste proces bedenken, vanuit patiënten perspectief, om tijdige en effectieve zorg te leveren, door vast te stellen waar vertraging, onnodige stappen of kans op fouten zijn ingebouwd in het proces, om ze vervolgens te verwijderen door het proces te herontwerpen om zodoende de kwaliteit van de zorg te verbeteren” (Locock, 2003). • Bewezen effectieve richtlijnen: “interventies waarvoor wetenschappelijk bewijs is waaruit consequent blijkt dat de interventie effectief is” (Drake et al., 2001). • Protocol: een stapsgewijze beschrijving van de behandeling zoals deze dient te worden uitgevoerd door de behandelaar (Keijsers et al., 2004).

Theoretische achtergrond Verschil zorgprogramma’s, zorgpaden en modulen

• Zorgprogramma: “alle gespecificeerde en gecoördineerde activiteiten en maatregelen in de gezondheidszorg om voor een bepaalde doelgroep diensten te leveren of effecten te bereiken” (de Boer, 2002). • Zorgpad: “een werkwijze voor het beheer van patiëntenzorg voor een goed gedefinieerde groep patiënten voor een welbepaalde periode” (Joosten & Bongers, 2008). • Een module is een onderdeel van een zorgpad, wat weer deel uitmaakt van een zorgprogramma.

Theoretische achtergrond Proces kenmerken In het onderzoek is gefocust op vijf proces kenmerken: Repetitie Mate van herhaling (kans dat patiënt één en patiënt twee precies hetzelfde proces doorlopen.

Variatie Mate van variatie in aantal sessies, duur van contacten, frequentie van contacten of in totale doorlooptijd.

Onzekerheid Betreft o.a. planning, voorspelbaarheid instroom en uitstroom, IT ondersteuning.

Complexiteit Coördinatie van de behandeling, multidisciplinariteit, verwijzingen, verspilling.

Functionele Flexibiliteit Mate van specialisatie van de behandelaars.

Theoretische achtergrond Conceptueel model • Literatuur suggereert dat er een relatie is tussen de kenmerken van processen en de mate waarin processen gestandaardiseerd kunnen worden. Maar dat is weinig empirisch onderzocht. • In dit onderzoek wordt gekeken naar hoe die relatie eruit ziet voor GGZ (sub-)processen.

Proces kenmerken Repetitie Variatie Onzekerheid Complexiteit Functionele flexibiliteit

Proces standaardisatie

Inhoud

1

Introductie

2


3

Methoden

4

Resultaten

5

Conclusie

6

Discussie

7

Afsluiting


Methoden Ontwerp en steekproef • Meervoudige case studie. • Kwalitatief onderzoek: niet cijfermatig. • Steekproef op basis van beschikbaarheid (‘convenience sampling’). Er is een selectie gemaakt van respondenten uit de volgende bronnen: – Bijwonen van verschillende bijeenkomsten – Netwerk PART zorg – LinkedIn bericht in GGZ Groep

• Inductief: op basis van specifieke waarnemingen tot een algemene regel komen. • Cross-sectioneel: op één moment in de tijd.

Methoden Data verzameling • Documentenstudie • 9 semi gestructureerde diepte interviews – Beleidsmedewerkers / directeuren – Gemiddelde duur: 1.5 uur

•

5 focus groepen – Behandelaars / team managers – Gemiddelde duur: 0.5 uur

Methoden Data analyse Uitgesplitst in: Theoretisch deel Audiotape interviews en focus groepen Transcripten interviews Verslag focus groep Volgen van structuur van interviews (topic lijst) Data reductie: kwalitatief  kwantitatief Zie slide 21 t/m 32

Praktisch deel Coderen van interview transcripten en verslagen van focus groepen ‘Coderingsboom’ met 3 dimensies: o Inhoud o Ondersteuning o Management Zie slide 33 t/m 36

Inhoud

1

Introductie

2


3

Methoden

4

Resultaten

5

Conclusie

6

Discussie

7

Afsluiting


Resultaten (1/3) Tabel 1 Per casus beschrijving van proces van zorgprogrammering, wat zijn de beoogde of reeds behaalde uitkomsten, waar zitten de moeilijkheden. Vertaling naar tabel met kwalitatieve data omtrent de relatie tussen proces kenmerken en mate van proces standaardisatie (uitgesplitst naar subproces). Voorbeeld tabel 1

Resultaten (2/3) Tabel 2 Mate van standaardisatie HOOG

→

MIDDEN

Proces kenmerk ↓ Repetitie Variatie Onzekerheid Complexiteit Functionele flexibiliteit Sub-proces

+ – – – – Aanmelding / Intake screening

+ – – – –

+ – – 0 – Evaluatie

+ 0 – – + Behandeling: enkelvoudige problematiek

– + 0 0 0 Behandeling: complexe problematiek

+ = hoge mate van… 0 = middelmatige mate van… – = lage mate van…

Per casus vertaling kwalitatieve data (tabel 1) naar kwantitatieve scores per proces kenmerk, uitgesplitst naar mate van standaardisatie (hoog – midden of laag) en naar verschillende sub-processen.

Resultaten (3/3) Tabel 3 Mate van standaardisatie HOOG

→

HOOG / MIDDEN

MIDDEN

LAAG

Proces

kenmerk ↓ Repetitie Variatie

Onzekerheid Complexiteit

Functionele flexibiliteit

Sub-proces

+ (9)

– (7) 0 (2: F & H) – (9) – (6) 0 (3: C, F, H) – (9) Aanmeldin g/ screening (alle casussen)

+ (9)

– (8) 0 (1: H)

– (9) – (7) 0 (2: G, H)

– (9)

Intake (alle casussen)

+ (9)

+ (4)

+ (2)

+ (1)

– (5)

– (1)

– (9)

0 (4)

0 (2)

0 (1)

+ (5)

++ (1)

– (9)

– (4)

0 (2)

– (1)

0 (5)

+ (1)

0 (9)

– (4)

– (2)

0 (1)

0 (5)

+ (1)

– (9)

+ (4)

0 (2)

0 (1)

0 (5)

0 (1)

Evaluatie (alle casussen)

Behandelin g: enkelvoudig e problematie k (A, B, D, E)

Behandeling: kliniek(C & I)

Behandeling: complexe problematiek(G)

Behandeling: complexe problematiek (A, B, D, E, F)

Behandeling: complexe problematiek (H)

(9) = score geldt voor 9 casussen / A = casus A, B = casus B etc.

Samenvatting kwantitatieve tabellen (tabel 2) van alle casussen .

Inhoud

1

Introductie

2


3

Methoden

4

Resultaten

5

Conclusie

6

Discussie

7

Afsluiting


Conclusie Tabel 4 Mate van standaardisatie →

Proces kenmerk ↓ Repetitie Variatie Onzekerheid Complexiteit Functionele flexibiliteit Totaal

HOOG

HOOG / MIDDEN

MIDDEN

LAAG

+ – – – –

+ – – 0 –

+ 0 – – +

+ 0 – 0 –

+ 0 0 – 0

+ 0 – 0 0

– + 0 0 0

– ++ + + 0

12

11

4

2

2

1

5

1

Tabel 3 is omgezet naar deze laatste tabel waarin het totaal aantal verschillende configuraties (samenstellingen) van proces kenmerken wordt weergegeven in relatie tot de mate van proces standaardisatie

Conclusie Proposities Kijkend naar de patronen uit tabel 4, kunnen de volgende conclusies (voorzichtig) getrokken worden: 1.

Een hoge mate van repetitie, in combinatie met een lage mate van onzekerheid in GGZ processen lijkt een noodzakelijke voorwaarde voor een hoge mate van proces standaardisatie.

2.

Het dominante patroon wat een noodzakelijke voorwaarde (waarbij een aantal uitzonderingen) voor een hoge mate van proces standaardisatie lijkt te zijn: hoge mate van repetitie en lage mate van variatie, onzekerheid, complexiteit & functionele flexibiliteit.

3.

Wanneer men van een hoge mate van proces standaardisatie naar een lage mate van proces standaardisatie verschuift, lijkt het dominante patroon van de configuraties van proces kenmerken andersom te zijn.

Inhoud

1

Introductie

2


3

Methoden

4

Resultaten

5

Conclusie

6

Discussie

7

Afsluiting


Discussie Theoretische implicaties (1/5) Wat voegt dit onderzoek toe aan de bestaande literatuur? 1. Analytische verrijking • Originele conceptuele moel Proces kenmerken Repetitie Variatie Onzekerheid


• Dit onderzoek laat toegevoegde waarde zien van 2 variabelen (zie ook slide 30 en 31) Proces kenmerken Repetitie Variatie Onzekerheid Complexiteit Functionele flexibiliteit


Discussie Theoretische implicaties (2/5) 1. Analytische verrijking Complexiteit is belangrijk, vanwege: • Coördinatie van zorg – – – –

Overlegstructuur (MDO, behandelplanbespreking) Speciale teams (FACT) Informatieoverdracht Verwijzingen (intern/extern)

• Verspilling – Administratieve procedures – Wachttijden – Dingen dubbel doen (bijv. intake, onderzoeken)

 Coördinatie en verspilling liggen heel dicht bij elkaar.

Discussie Theoretische implicaties (3/5) 1. Analytische verrijking Functionele flexibiliteit is belangrijk vanwege: balans tussen… Specialisatie

Flexibiliteit

 Aanmelding / screening: veelal gecentraliseerd, één team  FACT-teams, IMR-teams  Enkelvoudige problematiek: meer generalisten  Complexe problematiek: meer specialisten

 In huidige zorgmarkt moeten (met name grote) organisaties flexibel in kunnen spelen op een veranderende vraag en politieke ontwikkelingen (bijv. verschuiving basis GGZ naar eerste lijn)  Kunnen schuiven met capaciteit  Noodzaak voor brede kijk, zodat dubbele diagnose bij patiënt herkend wordt en ook behandeld kan worden

Discussie Theoretische implicaties (4/5) Wat voegt dit onderzoek toe aan de bestaande literatuur? 2. Meer genuanceerde kijk op proces standaardisatie: • Nooit complete repetitie: onderwerp van gesprek is anders. • Er zal altijd variatie zijn: betekent echter niet dat processen niet gestandaardiseerd kunnen worden.

Discussie Theoretische implicaties (5/5) Wat voegt dit onderzoek toe aan de bestaande literatuur? 3. In het kader van zorgprogrammering zien we het volgende (complexere) flow-schema van sub-processen ontstaan:

Discussie Praktische implicaties (1/4) Wat kan de praktijk van dit onderzoek leren? • Ondanks dat zorgprogrammering uit meerdere fases / deelprojecten bestaat, het toch zien als een continu proces. • Integratie van denken in termen van efficiëntie en kwaliteit door middel van Plan-Do-Check-Act benadering: – Plan: ontwikkelfase – Do: implementatiefase – Check & Act: management en continu verbetering

Discussie Praktische implicaties (2/4) Praktische tips voor de ontwikkelfase (Plan): • • • • • • • •

Uitgangspunt: huidige zorgaanbod en nationale richtlijnen. Betrek behandelaars. Betrek ook al in stadium IT, HR, financiën. Logistiek homogene patiëntgroepen. Documentatie! Coördinatie van de behandeling. Passende organisatiestructuur. Financiële doorberekening.

Discussie Praktische implicaties (3/4) Praktische tips voor de implementatiefase (Do): • Orgaan voor beheer en onderhoud. • Spelregels, handleiding voor implementatie: – Bijv. alleen hoofddiagnose behandelen, in overleg alleen patiënten bespreken die niet volgens verwachting herstellen – Voorwaarde waaronder: experimentele behandelingen aangeboden worden / afwijkingen mogen plaatsvinden etc.

• Ondersteuning: IT, secretariaten. • Bijscholing / training medewerkers.

Discussie Praktische implicaties (4/4) Praktische tips voor management en continu verbeteren (Check & Act): Strategisch  Keuzes zorgaanbod  Database voor monitoren instroom  Wachtlijstmanagement  Aanwezige expertise , juiste discipline mix  (jaarlijks) onderhoud  Samenwerking o Binnen organisatie / tussen locaties o Met ketenpartners

Tactisch  Managementinformatie o Monitoren gebruik van zorgpaden o Monitoren afwijkingen o Realisatie vergelijken met budget  Procesoptimalisatie (bijv. Lean management) o Inhoud o Proces

Operationeel  Behandeling uitvoeren conform ontwerp  Behandelplan als leidraad o SMART doelen o Gebruiken voor evaluatie o Patiënt betrekken  No show verminderen o Behandelplan als contract / informed consent

Inhoud

1

Introductie

2


3

Methoden

4

Resultaten

5

Conclusie

6

Discussie

7

Afsluiting


Afsluiting Algemene informatie PART zorg PART zorg biedt, als partner van haar opdrachtgever, interim- en projectmanagement om blijvend verschil te maken in de zorgmarkt. Wij zijn een hecht, ambitieus en pragmatisch team. Met zorginhoudelijke expertise en ervaring de zorg verbeteren; dat is de drijfveer van PART zorg.

Voor wie? PART zorg is o.a. werkzaam voor onderstaande zorgorganisaties:  Ziekenhuizen  Zelfstandig Behandel Centra  Eerstelijns zorgorganisaties  Zorgverzekeraars  Geestelijke Gezondheidszorg

Dienstverlening PART zorg levert onderstaande vormen van dienstverlening:  Interim management  Projectmanagement  Zorginkoper  Beleidsmedewerker  Projectmedewerker

www.partzorg.nl

Kennisgebieden PART zorg heeft expertise in huis over de volgende kennisgebieden:  Algemene bedrijfsvoering  Kwaliteit en veiligheid  Procesoptimalisatie  Zorginkoop  Ketensamenwerking  DOT / DBC’s  Landelijke Basisregistratie Ziekenhuiszorg (LBZ)  E-Health

Afsluiting Over de auteur

Bachelor Organisatiewetenschappen Master Organisation Studies, Universiteit van Tilburg PART zorg– per februari 2013

Aandachtsgebieden Kwaliteit en veiligheid Procesoptimalisatie

Fieke Balt MSc “De mens maakt de organisatie. De verbinding tussen management en de werkvloer, daar ga ik voor”

Afsluiting Referenties • • • • • • • • • • •

Baars, I.J., van Merode, G.G. & Arntz, A. (2007). Optimaliseren van zorgprocessen in RIAGGs: onderzoek naar verbetering van doelmatigheid en effectiviteit. Universiteit Maastricht. Davenport, T.H. & Short, J.E. (1990). "The New Industrial Engineering: Information Technology and Business Process Redesign," Sloan Management Review, 31(4), p. 11-27. Davenport, T.H. (2005). The Coming Commoditization of Process, Harvard Business Review, 83, pp. 100108. de Boer, N. (2002). Programma’s in de GGz. Handreiking voor zorgprogrammering. Utrecht: Drukkerij Mebo Print. Drake, R., Goldman, H., Leff, H., Lehman, A., Dixon, L., Mueser, K., & Torrey, W. (2001). Implementing evidence-based practices in routine mental health service settings. Psychiatric Services, 52, p. 179–182. ISO (2004). ISO/TMB Policy and principles statement. International Organization for Standardization. On 20-05-2012 retrieved from http://www.iso.org/iso/global_relevance.pdf Joosten, T.C.M. & Bongers, I.M.B. (2008). Care programmes and integrated care pathways. International Journal of Health Care, 21(5), p. 472-486. Keijsers, G.P.J., van Minnen, A. & Hoogduin, C.A.L. (2004). Protocollaire behandelingen in de ambulante geestelijke gezondheidszorg, I. Houten: Bohn Stafleu Van Loghum. Lillrank, P. (2003). The Quality of Standard, Routine and Nonroutine Processes, Organization Studies, 24, p. 215-233. Locock, L. (2003). Healthcare redesign: meaning, origings and application. Quality, Safety and Healthcare, 12, p. 53-58. Schäfermeyer, M. and Rosenkranz, C. (2011). To standardize or not to standardize? Understanding the effect of business process complexity on business process standardization. Proceedings of the European Conference on Information Systems.

Standaardisatie van processen in de Geestelijke Gezondheidszorg

Recommend Documents