Stadsarchief
“Zo vroeg mogelijk in het proces…”
Anje van der Lek
Wat gaan we doen? Vanuit “mijn” perspectief: (overheid, archiefwet) Het e-depot Tenant architectuur Vanuit “jullie” perspectief: (particuliere archieven) Casussen Discussie
Het E-depot?
Het E-depot:
"het geheel van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden waarmee het Stadsarchief in staat is digitale objecten en metadata in te nemen en kan garanderen deze op lange termijn te beheren en beschikbaar te houden” (Stadsarchief Amsterdam)
http://stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/e-depot/introductie/index.nl.html
Het E-depot:
"Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt." (Eisen Duurzaam Digitaal Depot – ED3)
http://www.lopai.nl/pdf/ED3_v1.pdf
Gebaseerd op OAIS model Ontwikkeld door NASA ISO 14720:2002 Uitgangspunten overgenomen in ED3
Overbrenging: hoe zit het ook weer?
Informatie in process
Informatie out of process
Vernietigen op termijn (variabel)
Archiefbewaarplaats (E-depot)
Dynamische fase
Semi-statische fase
Statische fase
Dynamisch
Semi-statisch
Applicatie
Bestanden
Connector
DMS
Bestanden In database
Connector
Applicatie
Gegevens In database
Connector
tenant
tenant
Statisch
Bewaar depot
tenant
Metadata
R A A D P L E E G
Casus: Bouwarchieven Langdurig in dynamische fase Gedigitaliseerd en voorzien van metadata Maar sinds invoering WABO in principe ook digital born
Situatie 1: geen verbinding met e-depot Dynamisch Dynamisch
Applicatie
bestanden
Semi-statisch Semi-statisch
Connector
Statisch Statisch
tenant
tenant
Bewaar depot
tenant
ScopeArchiv
R A A D P L E E G
Situatie 2: dossiers in tenant Dynamisch Dynamisch
Applicatie
bestanden
Semi-statisch Semi-statisch
Connector
Statisch Statisch
tenant
tenant
Bewaar depot
tenant
ScopeArchiv
R A A D P L E E G
Situatie 3: dossiers in bewaardepot Dynamisch Dynamisch
Applicatie
bestanden
Semi-statisch Semi-statisch
Connector
Statisch Statisch
tenant
tenant
Bewaar depot
tenant
ScopeArchiv
R A A D P L E E G
Situatie 3: dossiers in bewaardepot Dynamisch Dynamisch
Applicatie
bestanden
Semi-statisch Semi-statisch
Connector
Statisch Statisch
tenant
tenant
Bewaar depot
tenant
ScopeArchiv
R A A D P L E E G
Situatie 3: dossiers in bewaardepot Dynamisch Dynamisch
bestanden
Semi-statisch Semi-statisch
Connector
Statisch Statisch
tenant
tenant
Bewaar depot
tenant
ScopeArchiv
R A A D P L E E G
Overbrengen (Archiefwet) Overbrengen: wat en wanneer • Overbrengingstermijn is 20 jaar. Waarom ook alweer? lang genoeg zodat stukken niet meer nodig zijn voor de administratie kort genoeg zodat beheer en behoud niet in het geding komen streven naar zo groot mogelijke openbaarheid van bestuur
Uitdagingen Privacy, internet en openbaarheid Uitspaak CBP nav casussen Tilburg en Nijmegen: Plaatsen op internet = publiceren (niet hetzelfde als openbaar maken op studiezaal / stadsdeelkantoor) Bijzondere persoonsgegevens -zoals op bouwaanvraagformulier- mogen niet zomaar worden gepubliceerd. Geen gescande “natte handtekeningen” van nog levende personen op internet © Tombaky | Dreamstime.com
Uitdagingen
Uitdagingen Auteursrecht Op bouwtekening rust auteursrecht van de architect
tot 70 jaar na zijn / haar dood! Gemeente mag burger een kopie verstrekken voor eigen gebruik
Uitdagingen Auteursrecht Aanbieden via internet: is dat publiceren? Moet burger zo toch weer naar stadsarchief / stadsdeelkantoor? Wat vinden architecten er eigenlijk zelf van?
Mogelijkheden en kansen Dynamisch Dynamisch
Applicatie
bestanden
Semi-statisch Semi-statisch
Connector
Statisch Statisch
tenant Bewaar depot
Applicatie
bestanden
Connector
tenant
ScopeArchiv
R A A D P L E E G
Mogelijkheden en kansen Dynamisch Dynamisch
Applicatie
bestanden
Semi-statisch Semi-statisch
Connector
Statisch Statisch
tenant Bewaar depot
Applicatie
bestanden
Connector
tenant
ScopeArchiv
R A A D P L E E G
Mogelijkheden en kansen
Door de tenant-architectuur... Is overgebracht archief in dynamische werkapplicaties raadpleegbaar Kan dynamisch / semi-statisch archief worden beheerd in digitaal duurzame e-depot omgeving Dynamisch / semi-statisch archief kán via de archiefbank op internet wordt overbrengen een puur administratieve handeling
Ideaalbeeld: Langdurig te bewaren bestanden zo vroeg mogelijk in het proces in een gecontroleerde omgeving Want anders…. o Context raakt verloren (authenticiteit) o Bit-rot (integriteit) o Bestandsformaten worden onleesbaar (bruikbaarheid)
Waar zitten particuliere archieven “in het proces”?
Brad Graham
Leslie Harpold
Yourdigitalafterlife.com Thedigitalbeyond.com
Neem je belangrijkste archieven / collecties / bronnen in gedachten… Zouden deze bronnen nú nog op de zelfde manier tot stand komen?