VMR Training en Coaching
‘Spreken in het openbaar’ Brandweer Hollands Midden
Programma dag 1 • • • • • • • • • •
Kennismaking: voor de groep Verschillende soorten presentaties De structuur van een presentatie Voorbereiding Spreekvaardigheid en stemgebruik Persoonlijke uitstraling Enthousiasmeren en overtuigen Gebruik van (audio)visuele middelen Omgaan met reacties uit de groep Interactie met de groep opzoeken
Programma dag 2 • • • • •
Eigen presentaties Collega’s en trainer = publiek Collega’s en trainer = observant Verdieping lastige thema’s Persoonlijk actieplan
Presenteren
Overtuigen: jouw talenten
De ladder Een grote groep mensen toespreken Een presentatie voor ongeveer 10 personen Iets zeggen in een groepsdiscussie De directeur na een vergadering aanspreken Iemand op een fout wijzen Telefoneren in een vreemde taal Een gesprek met een onbekende in een trein Een gesprek met een collega Een gesprek met een vriend(in) Een vertrouwelijk gesprek met je partner
Wat vinden we lastig? • Zenuwen in bedwang houden • Draad van het verhaal kwijtraken • Voor een groep te staan • Onverwachte vragen, vragen beantwoorden • Kort, bondig en tóch boeiend • Overtuigend, enthousiast zijn en jezelf blijven • De juiste woorden vinden op het juiste moment • Niet alleen een opsomming van feiten • Onderbrekingen op tijd afkappen • Geen ervaring hebben met presenteren
Spreekangst
Plankenkoorts heeft iedereen!
Hoe meer men het gevoel heeft beoordeeld te worden, des te groter de hoeveelheid spanning
Waar komt angst vandaan? A activating events B beliefs C consequence
de gebeurtenis de ideeën en de fantasieën de emotionele- of gedragsreactie
Een voorbeeld A de gebeurtenis Ik moet zo een presentatie houden! B de ideeën en de fantasieën Ik heb er een hekel aan als iedereen naar me kijkt en ik heb vast onvoldoende kennis en dat merken ze! C de emotionele- of gedragsreactie Angstig en zeer gespannen
Spreekangst bestrijden (1) Stap 1 Beschrijf de A (gebeurtenis of situatie) Ik moet volgende week in een presentatie de directie overtuigen van… Stap 2 Beschrijf de C (waaruit bestaat je gevoel en/of gedragsreactie?) Daar zie ik enorm tegenop, want ik werk hier pas net en bovendien zit er zoveel ervaring in die directie, ik overtuig ze nooit! Bij de eerste de beste vraag krijg ik natuurlijk haperingen in mijn verhaal. Als ik het nu niet goed doe, dan kan ik het wel vergeten!
Spreekangst bestrijden (2) Stap 3 Wat is de B ? (welke gedachten veroorzaken je gevoel bij C?) De directeur gaf vorige week aan dat hij erg benieuwd was naar mijn presentatie: hij is dus tot de tanden gewapend! Ik heb te weinig ervaring om voor zo’n groep te spreken!
Stap 4 Formuleer de gewenste C. Ik wil redelijk ontspannen kunnen toeleven naar een presentatie en me niet het hele weekend zenuwachtig lopen maken. Bovendien wil ik in staat zijn om rustig antwoord te geven op vragen uit de directie, zonder te haperen.
Spreekangst bestrijden (3) Stap 5 Daag irrationele gedachten en gevoelens uit. Stel de volgende vragen over de gedachten die je hebt geformuleerd in stap 3: De directeur gaf vorige week aan dat hij erg benieuwd was naar mijn presentatie: hij is Kloppen ze wel? dus tot de tanden gewapend! Ik heb te weinig Is het niet overdreven? ervaring om voor zo’n groep te spreken!
Stap 6 Vervang de overdreven gedachten die je in stap 3 hebt geformuleerd. De directeur kan natuurlijk ook oprecht benieuwd zijn naar mijn verhaal. Bovendien, ik werk hier inderdaad pas een jaar en dat weten zij ook. Mijn toekomst hangt er heus niet vanaf, en als ik hun vragen niet kan beantwoorden, dan zeg ik dat gewoon.
Spreekangst bestrijden (4) Stap 7 Test je nieuwe gedachten (in fantasie of in werkelijkheid) en bekijk of je hierdoor beter kunt omgaan met de spanning. Hoe voelt het nou? Stap 8 Structureel blijven toepassen van deze stappen, opdat je met meer ontspanning aan het werk kan! OPDRACHT Verplaats jezelf in een situatie waarin je een presentatie moet houden en daar veel spanning bij ervaart. Loop met behulp van het schema de stappen door.
Vragen aan elkaar • • • •
Is dit waar? Weet je 100% zeker dat dit waar is? Zo ja, hoe erg is dit dan? Hoe zou het zijn als je deze gedachte niet had? • Wat zou je liever willen denken, in plaats van deze gedachte? • Hoe kan je je deze nieuwe gedachte eigen maken? Tip: vermijd het woordje ‘niet’ ! ‘Het lukt mij toch nooit’ wordt ‘Ik ben succesvol in …’
Communicatie
Verbale communicatie
Verbale communicatie
De communicatiecirkel
LICHAAMSTAAL
Bepalende factoren
Ademhaling Oogcontact Houding Gebaren Bewegingen Mimiek Uiterlijke verzorging
Intonatie Articulatie Tempo Timing Volume ‘Bijgeluiden’
Aansluiten op toehoorders Concept
principes en essenties ‘waarom’ vraag
Structuur samenhang, elementen en relaties ‘wat’ en ‘waar’ vraag Gebruik
toepassen en gebruik ‘hoe’ vraag
Houding van de presentator • Ga staan (AS-stand) • Verdeel je lichaamsgewicht over beide voeten • Lichaam gestrekt • Losse knieën, heel licht gebogen • Schouders ontspannen - laten zakken • Borst iets vooruit • Handen losjes bij elkaar • Adem
En dus NIET: • • • •
Wiebelen op 1 been (heen en weer) Rennen (geen ontspanning) Stiften in de hand (friemelen) Armen achter de rug (blokkade tussen mij en publiek) • Handen over elkaar (maakt gesloten indruk) • Handen in je zakken (waar moet ik ze houden?) • Handen losjes langs het lichaam (hoe doe ik dat ???)
Soorten presentaties Informatie-overdracht Opinie-beïnvloeding Gedragsbeïnvloeding
veel presentaties: ik ga bepaalde informatie verstrekken om de opinie zodanig te beïnvloeden dat het gedrag verandert.
Soorten presentaties Informatie-overdracht
Welke informatie is het belangrijkst en moet er dus uitspringen?
Opinie-beïnvloeding
Welke argumenten zijn voor dit publiek voldoende overtuigend?
Gedragsbeïnvloeding
Wat is het gewenste gedrag en wat zijn hiervan de voordelen voor het publiek?
Structuur van de presentatie Aandacht trekken Inhoudsopgave
KOP
Informatie Argumentatie
ROMP
Samenvatting Conclusie(s)
STAART
Valkuilen, excuses en clichés • Ik maak waarschijnlijk wat fouten, want ik heb nauwelijks tijd gehad om me voor te bereiden. • Ik ben niet gewend om voor een groep te staan; dat doet normaal gesproken een collega van mij. • Hoewel ik gister pas hoorde dat ik hier vandaag iets moest komen vertellen, ….. • Ik ga u wat vertellen over ... • Het is mij een grote eer om hier te zijn, en met u te spreken over...
De inleiding
• Haal de actualiteit aan • Kom op met een ‘actie’ • Geef het belang voor de toeschouwer aan • Vertel een persoonlijke ervaring • Toon een voorwerp
De inleiding
• Vertel waarom je het onderwerp behandelt • Lees een citaat voor • Vertel een spannend verhaal • Maak een ‘schokkende’ opmerking • Start met een anekdote
De romp Help je toehoorders met het vasthouden van de door jou uitgestippelde structuur! •
Vat regelmatig samen
•
Stel vragen / lok vragen uit
•
Geef de ruimte om vragen te stellen
•
Visualiseer & geef voorbeelden
•
Vergroot voorbeelden uit
•
Draag feiten aan
•
Maak vergelijkingen
De staart
•
Herhaal / vat samen (vooral de voordelen!)
•
Eindig met een levendig voorbeeld
•
Spreek een toekomstverwachting uit
•
Controleer of er nog vragen zijn
•
Eindig met een citaat of een oproep
sluit af - do not fade away...
De opkomst Voordat je begint:
STILTE GLIMLACH OOGCONTACT
De opkomst
• • • •
Geroutineerd naar voren lopen Gaan staan Iedereen aankijken / oogcontact Wachten tot het stil is
Starten!
Visuele ondersteuning
Visuele hulpmiddelen BEAMER
FLIP-OVER / WHITEBOARD
Tekst en/of afbeeldingen ter ondersteuning van je verhaal; verdwijnt als er een nieuw onderwerp komt.
Trefwoorden/doel/vraag/ stelling: blijft tijdens de hele presentatie zichtbaar. Of: gebruiken om iets extra toe te lichten.
Visuele hulpmiddelen HANDOUT
KAARTJES
Wil je dat de luisteraars tijdens de presentatie meelezen en -schrijven, of deel je de handout achteraf uit?
Heb je weinig dia’s of ben je bang dat je de draad kwijtraakt: zet per onderwerp steekwoorden op kaartjes die je in je hand houdt of voor je neerlegt.
Flip - over
• Schrijf zoveel mogelijk in BLOKLETTERS • Gebruik gelijnd of geruit papier • Stop met praten als je schrijft • Praat niet tegen de flip-over • Neem de tijd om te schrijven • Pas de flip-over aan je lichaamslengte aan • Test je stiften!
Beamer
• • • •
Controleer verbinding tussen beamer en computer Heeft de beamer een afstandbediening? Wijs niet met je hand zaken aan op het scherm Praat niet tegen het scherm
• Geen dia? Scherm op zwart zetten • Zorg voor goed leesbare kleuren • Laat niet te veel tekst ‘vliegen’ • Geen overmatig gebruik van plaatjes, geluidseffecten
Wat zijn goede dia’s?
?
?
?
?
?
?
?
• Richtlijn voor de hoeveelheid tekst:
6 x 6 regel • Schreefloze letter gebruiken (dit zijn schreven) • Minimaal een 20-punts grootte • Houd je zoveel mogelijk aan de huisstijl • Kleurgebruik: zachte of witachtige kleuren zijn niet verstandig
?
Presentatie opdracht Opdracht 1: Je krijgt van de trainer een rol. In een presentatie van max. 3 minuten moet je deze rol duidelijk maken zonder deze letterlijk te noemen. Opdracht 2: Je krijgt een voorwerp. Geef een presentatie van 2 minuten over dit voorwerp. Probeer in je presentatie overwegend overtuigend van aard te zijn. Hulpmiddelen: Werkbladen uit je map. Je eigen fantasie.
Omgaan met reacties • • • • • • • •
Luister actief Toon tact! Herhaal kernpunten uit de vraag KISS Gebruik voorbeelden Praat tegen de groep Vermijd een discussie Geef van tevoren aan wanneer men vragen kan stellen
Doelen interactie • Deelnemers betrekken (van passief luisteren naar actief meedoen) • Vragen naar de wensen/doelen van de deelnemers (wat willen ze van deze presentatie opsteken?) • Checken kennisniveau deelnemers (is mijn verhaal niet te eenvoudig/moeilijk?) • Checken ervaringen deelnemers (kun je in je verhaal op aanhaken, als voorbeeld) • Checken meningen/houding deelnemers (hoe staan ze erin, kan ik weerstand verwachten?)
Interactie bevorderen Vragen over doelen/wensen: “Wat willen jullie vanavond te weten komen?” Vragen over kennis: “Wat weten jullie al over brandveiligheid?” “Welke blusinstallaties kennen jullie?” Vragen over ervaring: “Wie van jullie heeft er wel eens brand meegemaakt?” Vragen over meningen: “Wat vinden jullie ervan dat jullie school brandveiligheid voor 2013 als speerpunt heeft gekozen?”
