Spelregels Basisnotarissen Achterhoek ondernemingsrecht Op het door u gekozen product en aangeboden tarief zijn de volgende spelregels van toepassing.
Inhoudsopgave 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Wat zijn de spelregels voor de offerte? Wat verwachten wij van u? Wat mag u van ons verwachten? Wat zijn de “Basis” werkzaamheden? Wat zijn niet gebruikelijke werkzaamheden Algemene voorwaarden Basisnotarissen.nl
1. Spelregels offerte De offerte is 6 weken geldig. De kosten aan derden berekenen wij aan u door. In verband met controle van uw persoonsgegevens, insolventieregister, curatele register, huwelijksgoederenregister en register van identiteitsbewijzen berekenen wij € 20,00 per persoon. Voor rechtspersonen (inzage Handelsregister van de Kamer van Koophandel, opvragen statuten, insolventieregister) berekenen wij € 30,00 per rechtspersoon. Deze tarieven zijn exclusief 21% BTW.
2. Wat verwachten wij van u? Dat u binnen 1 week na ontvangst opdracht: • Een geldig legitimatiebewijs aanlevert en u dit geldige legitimatiebewijs ook meeneemt bij uw bezoek aan ons kantoor. • De naam van de vennootschap/stichting doorgeeft en uzelf reeds enig onderzoek heeft verricht bij de Kamer van Koophandel (www.kvk.nl) naar de door u gekozen naam. Wij aanvaarden geen enkele aansprakelijkheid voor de door u gekozen naam. • De doelomschrijving, volledige persoonsgegevens en communicatie- en vestiging gegevens aanlevert. • Zorgdraagt voor het invullen en ondertekenen van de personal datacards ten behoeve van de Kamer van Koophandel. • In geval van een statutenwijziging van de B.V. u ons het register van aandeelhouders aanlevert. De rest doen wij!
3. Wat mag u van ons verwachten? • Wij bevestigen uw opdracht direct na ontvangst van de stukken. • Bij de totstandkoming van de akten verrichten wij alle in het notariaat gebruikelijke werkzaamheden (de “Basis” werkzaamheden). Om zoveel mogelijk duidelijkheid te verschaffen over deze basiswerkzaamheden hebben wij hieronder deze werkzaamheden weergegeven. Alle gebruikelijke werkzaamheden zijn in het tarief begrepen. • Indien blijkt dat er in uw geval niet gebruikelijke werkzaamheden nodig zijn, zullen wij deze werkzaamheden aanvullend in rekening brengen. Wij zullen uitsluitend werkzaamheden in rekening brengen indien deze werkzaamheden door ons ten tijde van het uitbrengen van de offerte in redelijkheid niet konden worden voorzien. Ook eventueel extra diensten, spoeddiensten of noodzakelijke werkzaamheden om het proces te bespoedigen verzorgen wij graag voor u. Daarvoor zullen extra kosten worden berekend (niet gebruikelijke werkzaamheden). Deze niet gebruikelijke werkzaamheden zullen onder punt 5 verder worden toegelicht. Binnen 2 weken na ontvangst benodigde gegevens: • Maken wij een concept van de akte en sturen dit concept naar u. • Nodigen wij u uit voor een afspraak voor het ondertekenen van de akte(n), van maximaal één uur. • Verzorgen wij de inschrijving/wijziging in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. • Ontvangt u een afschrift van de akte en ontvangt u een kopie van een afschrift van de akte in pdf-vorm.
1
In geval van statutenwijziging: - Vragen wij de statuten voor u op bij de Kamer van Koophandel. - Maken wij het aandeelhoudersbesluit tot statutenwijziging. - Stellen wij in geval van een gedeeltelijke statutenwijziging de doorlopende tekst van de statuten op, zoals deze zullen luiden na de statutenwijziging. - Zorgen wij voor het bijwerken van het register van aandeelhouders. In geval van oprichting vereniging of stichting: - Sturen wij de personal datacards ten behoeve van de Kamer van Koophandel voor de inschrijving van de bestuursleden aan u toe ter invulling en verzorgen wij deze inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
4. De “Basis” werkzaamheden • Het opvragen van uittreksels van de inschrijving en de statuten bij het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel (leges voor de inzage en uittreksels zijn niet in het tarief begrepen). • De correspondentie met u, voor zover niet voortvloeiend uit de hierna te omschrijven niet gebruikelijke werkzaamheden. • Het opstellen van een concept van de akte(n), alsmede de gebruikelijke (noodzakelijke) bestuursbesluiten of besluiten van algemene vergadering van aandeelhouders. • Het maken van een afspraak om de akte(n) bij ons op kantoor te ondertekenen waarvoor u wordt uitgenodigd. • Toezending van een concept van de akte(n) naar u. • Het - na het bespreken en toelichten daarvan - passeren van de akte(n) binnen 3-4 weken na ontvangst van de benodigde gegevens. • Het afgeven van een afschrift van de akte(n) zowel digitaal als schriftelijk. • Het opmaken of bijwerken van het register van aandeelhouders. • De inschrijving in of bijwerken van het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. • De toezending van het (bijgewerkte) digitaal gewaarmerkte uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel aan u.
5. Wat zijn niet gebruikelijke werkzaamheden? Algemeen
Kosten excl. BTW
Een partij spreekt geen Nederlands en er moet een tolk/vertaler aanwezig zijn
€ 125,00 exclusief de kosten van de tolk of vertaler
Op grond van de wet moet de akte getekend worden in het bijzijn van één of meerdere getuigen
o.b.v. bestede uren en geldende uurtarief
Een partij is failliet, staat onder bewind of onder curatele, etc.
op basis van bestede uren en geldende uurtarief minimaal € 125,00
Van één van partijen kan de identiteit niet vastgesteld worden
o.b.v. bestede uren en geldende uurtarief
Een gesprek langer dan een uur
o.b.v. bestede uren en geldende uurtarief
Het passeren van de akte aan huis of op een andere locatie
o.b.v. bestede uren en geldende uurtarief
De stukken moeten vertaald worden waarbij wij moeten communiceren met een vertaalbureau exclusief de kosten van het vertaalbureau
o.b.v. bestede uren en geldende uurtarief
Een partij komt niet zelf de akte tekenen, maar tekent per volmacht
€ 97,00
U bent gescheiden zonder dat de echtscheiding volledig is afgewikkeld of u bent in een echtscheidingsprocedure verwikkeld en dit brengt extra werkzaamheden met zich mee
o.b.v. bestede uren en geldende uurtarief
Communicatie met en – zo nodig – meerdere malen rappelleren van accountants, belastingadviseurs of andere instellingen
o.b.v. bestede uren en geldende uurtarief
Een geplande afspraak kan door afzegging door u geen doorgang vinden
€ 125,00
2
Algemeen
Kosten excl. BTW
Er zijn problemen tussen betrokkenen dan wel één of meer van de betrokkenen en derden waardoor een goede afwikkeling van de opdracht stagneert en bemiddeling van de notaris is vereist
o.b.v. bestede uren en geldende uurtarief
Een van de betrokkenen is een rechtspersoon, er moet onderzoek worden gedaan naar de (vertegenwoordigings) bevoegdheid, tegenstrijdig belang en statuten en er moeten eventueel aanvullende besluiten of andere stukken worden opgesteld
o.b.v. bestede uren en geldende uurtarief
Het register van aandeelhouders is zoek en het opstellen van een vervangend register is noodzakelijk
€ 150,00
Door overige onvoorziene of door ons in redelijkheid niet te voorziene omstandigheden worden van ons extra werkzaamheden gevraagd voor het succesvol afronden van de opdracht (waaronder advieswerkzaamheden)
o.b.v. bestede uren en geldende uurtarief
Het ondertekenen van een akte van bekrachtiging na de inschrijving van de B.V. in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Een volmacht van de akte van bekrachtiging zal hiervoor worden opgemaakt en worden ondertekend bij het passeren van de akte van oprichting.
o.b.v. bestede uren en geldende uurtarief met een minimum van € 150,00
De doorlooptijd van het dossier is langer dan 6 weken: onze ervaring leert dat met een langere doorlooptijd van het dossier, meer tijd aan het dossier moet worden besteed.
o.b.v. bestede uren en geldende uurtarief
Indien de doorlooptijd van het dossier korter is dan 2 weken, waardoor wij meer tijd aan het dossier moeten besteden in verband met de spoedeisendheid
o.b.v. bestede uren en geldende uurtarief
Indien u uw geldige in de akte vermelde legitimatiebewijs niet bij zich heeft tijdens uw bezoek aan ons kantoor voor het passeren van de akte(n) waardoor de akte(n) aangepast dienen te worden
o.b.v. bestede uren en geldende uurtarief met een minimum van € 75,00
Uurtarieven 2015 Ervaringsjaren
Jurist/kandidaat
Juridisch medewerker
Notarieel medewerker
1
€ 110,00
€ 79,00
€ 63,00
2-3
€ 140,00
€ 98,00
€ 79,00
4-5
€ 180,00
€ 126,00
€ 101,00
6>
€ 200,00
€ 140,00
€ 112,00
Notaris/notarieel jurist/ adviseur
€ 226,00
Secretaresse
€ 79,00
Alle voormelde bedragen zijn exclusief 21% omzetbelasting.
6. Algemene voorwaarden Basisnotarissen.nl Achterhoek Deze voorwaarden gelden met ingang 13 juni 2013 en vervangen de algemene voorwaarden van 1-6-2008, zoals gedeponeerd op 26 mei 2008, respectievelijk 27 oktober 2009 en 22 oktober 2012 bij de griffie van de Rechtbank te Zutphen onder aktenummer 24/2008, respectievelijk 32/2009 en 31/2012 1.
Basisnotarissen.nl-Achterhoek is een zelfstandig onderdeel van Van Weeghel Doppenberg Kamps Notarissen. Van Weeghel Doppenberg Kamps Notarissen is een maatschap van besloten vennootschappen (“de Maten”). De maatschap is ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel voor Centraal Gelderland onder nummer 09185238. Een lijst met de maten wordt kosteloos op verzoek toegezonden. Onder “notaris” wordt verstaan de notaris, zijn waarnemer, zijn toegevoegd notaris en zijn kantoorgenoten, die (mede) met de uitvoering van de opdracht zijn belast. Onder “opdrachtgever” wordt verstaan de natuurlijke persoon of rechtspersoon die (mede) opdracht geeft/geven tot dienstverlening, alsmede diens wederpartij(en). Onder “opdracht” wordt verstaan de overeenkomst in de zin van artikel 7:400 Burgerlijk Wetboek, waarbij de notaris zich verplicht tot het verrichten van bepaalde diensten. Indien een notaris van Basisnotarissen.nl-Achterhoek deel uitmaakt van de maatschap, geldt deze maatschap als enige 3
2. 3.
4.
5.
6.
7.
opdrachtnemer. In geval Basisnotarissen.nl-Achterhoek naar buiten treedt als besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid of als naamloze vennootschap, dan is deze vennootschap de enige opdrachtnemer. Waar in deze algemene voorwaarden gesproken wordt over de notaris, wordt daarmee tevens bedoeld de hiervoor bedoelde maatschap of vennootschap. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle vormen van dienstverlening door de notaris. Alle opdrachten worden, met terzijdestelling van de artikelen 7:404 BW en 7:407 lid 2 BW, uitsluitend aanvaard en uitgevoerd door Basisnotarissen.nl-Achterhoek, casu quo de besloten dan wel de naamloze vennootschap Basisnotarissen.nl-Achterhoek ten behoeve van de opdrachtgevers. Derden kunnen aan de verrichte werkzaamheden en de resultaten daarvan geen rechten ontlenen. De opdrachtgever verschaft de opdrachtnemer naar beste weten en kunnen de informatie die de opdrachtnemer nodig heeft voor de juiste uitvoering van de opdracht. De notaris zal bij de uitvoering van de haar verleende opdrachten, bij de uitvoering van alle werkzaamheden de zorg van een goed opdrachtnemer in acht nemen. Een aanvaarde opdracht leidt tot een inspanningsverbintenis en niet tot een resultaatverbintenis zijdens de opdrachtnemer. Opdrachten worden schriftelijk of per e-mail bevestigd. Het niet-weersproken in ontvangst nemen van een door de notaris op verzoek van opdrachtgever opgemaakte (concept)-akte impliceert in ieder geval de erkenning van het verlenen van een opdracht en de toepassing van de onderhavige algemene voorwaarden op deze opdracht. Bij de uitvoering van de opdracht zal de notaris naast diens overige wettelijke verplichtingen en de Verordening Beroeps- en Gedragsregels vastgesteld door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, onder meer het bepaalde in de Wet ter Voorkoming van Witwassen en Financiering Terrorisme in acht nemen. De notaris zal nimmer aansprakelijk zijn voor schade die een opdrachtgever heeft geleden, lijdt, of zal lijden ten gevolge van een ten onrechte gedane melding in het kader van de Wet ter Voorkoming van Witwassen en Financiering Terrorisme, tenzij sprake is van grove schuld of opzet van de zijde van de notaris. De notaris zal nimmer aansprakelijk zijn voor schade die een opdrachtgever heeft geleden, lijdt of zal lijden door of in verband met het feit dat de notaris de identificatieprocedure als bedoeld in de Wet ter Voorkoming van Witwassen en Financiering Terrorisme nog niet heeft kunnen afronden, tenzij sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de notaris. De notaris licht de cliënt tijdig en duidelijk voor over de financiële gevolgen van zijn inschakeling. De notaris deelt tijdig aan de cliënt mee wanneer meer kosten in rekening zullen worden gebracht dan voorzien. De notaris is verantwoordelijk voor een ordelijk verloop van het rechtsverkeer. Een en ander kan met zich meebrengen dat een notaris aansprakelijk is voor beroepsfouten. Om dit risico beheersbaar te maken is Van Weeghel Doppenberg Kamps Notarissen verzekerd tegen beroepsaansprakelijkheid tot de hoogte van het door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie redelijkerwijs verzekerde bedrag. De aansprakelijkheid van Basisnotarissen.nl-Achterhoek is beperkt tot het bedrag dat krachtens door Van Weeghel Doppenberg Kamps Notarissen afgesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekeringen wordt uitgekeerd, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico, waarbij het totaal van deze bedragen is beperkt tot een maximum van € 25.000.000,- per gebeurtenis per notaris per jaar en een jaarmaximum van € 50.000.000,per verzekeringsjaar en per notaris en voorts onder toepasselijke verklaring van de door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie voor de beroepsaansprakelijkheid van notarissen opgestelde algemene voorwaarden, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel Haaglanden te ’s-Gravenhage en de Rechtbank te ‘s-Gravenhage. Verzekerd zijn notarissen, toegevoegd notarissen, waarnemend (kandidaat-) notarissen, oud notarissen en erfgenamen van overleden notarissen. De aansprakelijkheidsbeperking geldt ook indien de notaris ten onrechte zijn diensten heeft geweigerd en hieruit schade is voortgevloeid. Deze aansprakelijkheidsbeperkingen zijn mede gemaakt ten behoeve van rechtsopvolgers onder algemene en bijzondere titel, de toegevoegd notaris en waarnemer van de notaris en allen die op zijn kantoor werkzaam zijn en dezen zich evenzeer op deze aansprakelijkheidsbeperkingen kunnen beroepen. Ook gelden de aansprakelijkheidsbeperkingen voor fouten voor het geval de notaris aansprakelijk is voor door de notaris ingeschakelde derden of voor het niet deugdelijk functioneren van de door de notaris in de uitvoering van de opdracht gebruikte apparatuur, software, gegevensbestanden, registers of andere zaken of gegevensdragers, geen uitgezonderd. Indien, om welke reden dan ook, geen verzekeringsuitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid van Van Weeghel Doppenberg Kamps Notarissen dan wel Basisnotarissen.nl-Achterhoek jegens opdrachtgevers beperkt tot het in verband met de betreffende opdracht in rekening gebrachte honorarium. Alle aanspraken van opdrachtgevers en derden vervallen, indien deze niet schriftelijk en gemotiveerd zijn ingediend bij Basisnotarissen.nl-Achterhoek binnen één jaar nadat de opdrachtgever respectievelijk de derde bekend was, of redelijkerwijze kon zijn, met de feiten waarop hij zijn aanspraak baseert. In geval een opdracht wordt verstrekt door meer dan één persoon, is ieder van hen hoofdelijk aansprakelijk voor de bedragen die uit hoofde van die opdracht verschuldigd zijn. In geval van overlijden van de opdrachtgever gaan zijn rechten en verplichtingen over op zijn rechtverkrijgenden onder algemene titel. Ingeval een opdracht wordt verstrekt door een natuurlijk persoon namens een rechtspersoon, is indien deze natuurlijke persoon beschouwd kan worden als de (mede)beleidsbepaler van die rechtspersoon, deze natuurlijke persoon tevens in privé opdrachtgever. Bij wanbetaling door de rechtspersoon is hij derhalve persoonlijk aansprakelijk voor de betaling van de 4
declaratie, onverschillig of de nota, al dan niet op verzoek van de opdrachtgever, ten name van een rechtspersoon is gesteld dan wel ten name van de opdrachtgever als natuurlijk persoon. In beginsel worden de uit hoofde van de dienstverlening gedeclareerde bedragen door de opdrachtgever betaald uiterlijk bij het passeren van de akte, dan wel het leveren van de dienst. Van dit beginsel kan alleen schriftelijk en met uitdrukkelijke goedkeuring van de notaris worden afgeweken. De notaris is zo nodig bevoegd het te declareren bedrag in te houden op een uit te keren waarborgsom (al dan niet krachtens een bankgarantie) of depotbedrag die/dat gestort is op zijn kwaliteitsrekening. De notaris is tevens bevoegd het te declareren bedrag in te houden op een uit anderen hoofde, al dan niet vanuit de kwaliteitsrekening, aan de opdrachtgever uit te betalen bedrag zonder daartoe verkregen toestemming van de schuldenaar. Ook werkzaamheden die verricht worden zonder dat deze uiteindelijk gaan leiden tot een notariële akte, vallen onder de opdracht. De notaris is bevoegd ter zake van die werkzaamheden, alsmede na een ingetrokken opdracht aan de opdrachtgever te declareren op basis van de door de notaris en de betreffende medewerkers aan de opdracht bestede tijd tegen de op het kantoor gebruikelijke tarieven, tenzij tussen de opdrachtgever en de notaris schriftelijk anders is overeengekomen. Kosten en verschotten moeten altijd worden vergoed. Een eventuele akte van waardeloosheid met betrekking tot een in de openbare registers ingeschreven overeenkomst van verkoop en koop van registergoederen zal niet eerder worden verleden dan nadat de kosten wegens het ontbinden van de betreffende overeenkomst, alsmede de kosten van de akte van waardeloosheid volledig aan de notaris zijn betaald. 8. De opdrachtgever is gehouden Basisnotarissen.nl-Achterhoek te vrijwaren voor alle aanspraken van derden en aan Basisnotarissen.nl-Achterhoek te vergoeden de redelijke kosten van verweer tegen dergelijke aanspraken. 9. Deze algemene voorwaarden zijn mede gemaakt ten behoeve van de maten en hun bestuurders, de ex-maten en hun bestuurders, en al degenen die, al dan niet krachtens arbeidsovereenkomst, voor hen of voor de maatschap werkzaam zijn of waren en hun erfgenamen. 10. Notariële akten worden te allen tijde op papier bewaard. De overige delen van het protocol zoals kaartsystemen worden in digitale vorm worden bijgehouden. De dossiers met overige documenten kunnen elektronisch of digitaal worden gearchiveerd. Fysieke stukken die de notaris ter zake van de opdracht onder zich heeft gekregen worden digitaal door Van Weeghel Doppenberg Kamps Notarissen bewaard. Op verzoek van de opdrachtgever en voor zover wettelijk toegestaan kunnen fysieke stukken die de notaris ter zake van de opdracht onder zich heeft gekregen terstond na de beëindiging van de betreffende opdracht aan de opdrachtgever worden teruggegeven. Na digitale vastlegging en archivering worden deze fysieke stukken en overige fysieke documenten vernietigd door een gecertificeerd archiefvernietigingsbedrijf waarbij waarborgen worden verleend in verband met de geheimhoudingsplicht. 11. Voor de dienstverlening zullen de op het kantoor van Basisnotarissen.nl-Achterhoek voor die diensten op haar website en schriftelijk door haar gepubliceerde tarieven in rekening worden gebracht, tenzij tussen de opdrachtgever en de notaris (schriftelijk) anders is overeengekomen. Wanneer meer werkzaamheden dan de gebruikelijke worden verricht, is de notaris bevoegd een hoger bedrag dan het overeengekomen bedrag in rekening te brengen. Indien dit meerwerk naar het uitsluitend oordeel van de notaris veroorzaakt wordt door- dan wel zijn oorzaak vindt bij - één partij, is de notaris bevoegd ter zake van dit meerwerk aan die partij te declareren, onverminderd de aansprakelijkheid van zijn wederpartij jegens de notaris. Het verschuldigde honorarium ter zake van notariële akten en de eventuele verschotten dienen, tenzij anders vermeld, uiterlijk op de datum van het verlijden van de betreffende akte, doch uiterlijk voor het tijdstip van het passeren er van, in het bezit te zijn van de notaris. Betalingen op basis van (tussentijdse) declaraties dienen door de notaris, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, te zijn ontvangen binnen 14 dagen na verzending of overhandiging van een declaratie. Bij gebreke van tijdige betaling behoudt de notaris zich het recht voor de betreffende akte niet te passeren, dan wel de wettelijke rente en eventuele binnen- en buitengerechtelijke incassokosten conform de Wet Incassokosten (WIK) in rekening te brengen. De datum dat de WIK in werking is getreden is 1 juli 2012, zodat vanaf die datum deze regeling van toepassing is. Bij gebreke van tijdige betaling indien sprake is van levering van goederen of diensten tussen natuurlijke of rechtspersonen die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf (handelsovereenkomst) is de afnemer van rechtswege rente verschuldigd, zonder dat daartoe enige aanmaning is vereist, gelijk aan de bijzondere wettelijke rente als bedoeld in artikel 6:119a BW of een daarvoor in de plaats komende regeling. Het uitbetalen van gelden aan rechthebbenden geschiedt volgens de richtlijnen en beleidsregels van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie. Bij onroerend goed transacties wordt alleen geld uitgekeerd aan degene die als partij optreedt bij de akte en aanspraak kan maken op de uitbetaling op grond van de rechtshandeling die in de akte is neergelegd. Uitzonderingen op deze regel zijn slechts toegestaan ingeval de beleidsregels van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie aan derden dit aangeven. Het is niet toegestaan dat partijen in de akte hun vordering op de notaris cederen of verpanden aan derden, aangezien het de notaris ook in dat geval op grond van vorenstaande beleidsregel niet is toegestaan aan anderen dan partijen in de akte gelden over te maken. Dergelijke cessies en verpandingen sorteren derhalve geen enkel effect jegens de notaris. Ook bij andersoortige transacties zal de notaris handelen in de geest van vorenbedoelde richtlijnen en beleidsregels. 12. Op de rechtsverhouding tussen de opdrachtgevers en Basisnotarissen.nl-Achterhoek is alleen Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen zullen uitsluitend worden beslecht door de bevoegde Nederlandse rechter. Deze algemene voorwaarden zijn op 13 juni 2013 gedeponeerd bij de griffie van de Rechtbank Gelderland te Zutphen onder aktenummer 19/2013. 5
