Směrnice pro nakládání s pohledávkami Bytového hospodářství města Tábora 1. Působnost směrnice 1.1. Směrnice stanoví základní pravidla a podmínky správy pohledávek bytového hospodářství (BH) města, postupy orgánů města a správce pohledávek při správě pohledávek BH města a nakládání s nimi. 1.2. Směrnice je závazná pro bytové hospodářství města. 2. Vymezení pojmů 2.1. Pohledávkou se rozumí právo města jako věřitele požadovat a vymáhat finanční plnění na fyzických a právnických osobách vyplývající zejména z nároků na peněžitá plnění vzniklá v souvislosti s hospodařením s rozpočtovými prostředky, ze smluv, z náhrad škody z hospodaření s majetkem, z občanskoprávních, obchodněprávních vztahů apod.. 2.2. Správou pohledávek se rozumí povinnost města pečovat o to, aby všechny závazky dlužníků byly včas a řádně plněny, byla vedena řádná evidence, dokumentace a inventarizace pohledávek včetně ochrany pohledávek před promlčením nebo jejich zánikem. Správou pohledávek se rovněž rozumí právo města nakládat s pohledávkami podle příslušných předpisů. 2.3. Správu pohledávek města dle níže uvedených druhů zajišťuje společnost BYTES s.r.o. na základě mandátní smlouvy ze dne 5.ledna 1995. 2.4. Postup orgánů města a správce pohledávek BH města při správě a nakládání s pohledávkami města se řídí zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích, zákonem č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, zákonem č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, zákonem č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, zákonem č.262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, dalšími právními předpisy a vnitřními předpisy města. 2.5. Správu pohledávek BH města vykonává správce pohledávek, kterým je ekonom bytového hospodářství společnosti Bytes s.r.o, na základě mandátní smlouvy. 3. Druhy pohledávek 3.1. Pohledávky související s užíváním bytů ve vlastnictví města – nájemné z bytů 3.2. Pohledávky související s užíváním nebytových prostor ve vlastnictví města – nájemné NP 3.3. Pohledávky za služby související s užíváním bytových a nebytových prostor (např. teplo, vodné, stočné, výtahy, el.energie, STA atp.) 3.4. Ostatní pohledávky – přefakturace služeb (např. malování, vystěhování, opravy, doprava, zasklívání atp.) 3.5. Příslušenství pohledávky – poplatek z prodlení, úrok z prodlení. 3.6. Přímé náklady spojené s uplatněním pohledávky (např. soudní poplatky) se uplatňují v plné výši. 3.7. Náhrady škod. 3.8. Poskytnuté zálohy na služby, materiál atp.
4.Vznik pohledávky 4.1. Za vznik pohledávky se považuje vystavení faktury, složenky, uzavření smlouvy a obdobné výkony, ze kterých vyplývá pro BH města budoucí příjem. 4.2. Vznikem pohledávky za příslušenství pohledávky (poplatek z prodlení, ojediněle úrok z prodlení) je rozsudek (usnesení, platební rozkaz) soudu.
5. Evidence a dokumentace pohledávek 5.1. Předpokladem řádné správy pohledávek je jejich operativní evidence vedená správcem pohledávek. Správce pohledávky je povinen vést pohledávky ode dne jejich vzniku až po jejich likvidaci. Úplnou, věcně správnou a průkaznou evidenci vede správce pohledávek podle jednotlivých dlužníků. 5.2. K evidenci pohledávek vede správce pohledávek dokumentaci (spis) ke každé pohledávce, která musí obsahovat zejména originál titulu vzniku pohledávky (smlouvu, dohodu, ujednání, fakturu atp.), doklady o průběhu správy a zajištění pohledávky (např. zápisy z jednání, protokoly, výzvy k úhradě, upomínky, platební příkazy, rozsudky soudu), doklady o dispozicích s pohledávkami (např. záznam o prominutí, popř. upuštění od vymáhání apod.) případně další písemnosti. 5.3. Evidenci a dokumentaci pohledávek vede příslušný správce pohledávky od jejich vzniku až ke skartaci dokumentace (spisu) podle archivačního a skartačního řádu. 5.4. Evidence pohledávek BH města je vedena v systému IDES, KDF, KOF. 5.5. Evidence pohledávek je prováděna v souladu s oběhem účetních dokladů. 5.6.Odpovědní pracovníci jsou povinni příslušnou pohledávku v okamžiku vzniku zapsat do evidence systému IDES, KDF a KOF. 5.7. Na základě provedených úhrad pohledávek (hotově prostřednictvím pokladny, složenkou, nebo prostřednictvím SIPa a účtů u peněžních ústavů) je odpovědný pracovník průběžně zaeviduje do systému IDES, KOF, KDF dle variabilního symbolu a sleduje aktuální stav pohledávek. Platby s chybným variabilním symbolem jsou dohledány a zaevidovány ke správnému dlužníkovi. Platby bez variabilního symbolu a bez jména nelze dohledat a přiřadit. 5.8. Všechny pohledávky BH města podléhají inventarizaci. Inventarizací pohledávek se rozumí porovnání stavu pohledávek vedených v operativní evidenci a dokumentaci pohledávek se stavem pohledávek vedených v účetní evidenci dle směrnice o inventarizaci. 6. Účetní evidence pohledávek 6.1.Pohledávky BH města jsou vedeny v účetní evidenci od jejich vzniku až po jejich zaplacení, popř. do rozhodnutí o jejich vypořádání jiným způsobem. Pohledávky jsou v účetnictví rozlišovány analytickými účty dle jednotlivých druhů pohledávek a organizačním členěním dle středisek. 6.2.Vedení účetní evidence pohledávek se řídí obecnými zásadami ve smyslu ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, prováděcí vyhlášky k tomuto zákonu č. 505/2002 Sb.,
pro účetní jednotky, které jsou územními samosprávnými celky, příspěvkovými organizacemi, státními fondy a organizačními složkami státu, ve znění pozdějších předpisů a příslušnými Českými účetními standardy pro územní samosprávné celky, příspěvkové organizace, státní fondy a organizační složky státu. 6.3. Účetní evidenci pohledávek BH vyjádřených v penězích vede účetní BH dle mandátní smlouvy. Podkladem pro zavedení pohledávky do účetní evidence (předpis pohledávky) je doklad (rekapitulace, soupis) vyhotovený z evidence programu IDES, faktura nebo doklad vyhotovený jiným způsobem a předložený odpovědnými pracovníky, bez zbytečných průtahů, k zaúčtování do 20. dne běžného měsíce. 6.4. Předpis pohledávky za příslušenství pohledávky (poplatek z prodlení) bude zaúčtován na základě rozsudku (usnesení, platebního rozkazu) soudu. V případě další žaloby se předpis zaúčtuje dle nového soudu, neboť každá žaloba má své příslušenství. 6.5. Účetní je povinna zaúčtovat pohledávky na základě předložených podkladů neprodleně, nejpozději do kalendářního měsíce, ve kterém byla o pohledávce vyrozuměna. 6.6..Provedené úhrady pohledávek jsou zaúčtovány na vrub příjmového účtu nebo depozitního účtu a ve prospěch účtu příslušné pohledávky na základě bankovních výpisů (vč. rozpisu složenek, SIPa) nebo na vrub účtu pokladny a ve prospěch účtu příslušné pohledávky v případě platby v hotovosti do pokladny BH města. 7. Nakládání s pohledávkami 7.1. Správce pohledávek BH je povinen ve spolupráci s účetní sledovat, zda dlužníci řádně a včas plní své závazky. 7.2. Při vymáhání pohledávek BH se postupuje dle obchodního a občanského zákoníku. Postup při vymáhání pohledávek BH: a) Upomínka viz příloha 1 - v případě, že není pohledávka uhrazena řádně a včas,tj. do lhůty splatnosti prostřednictvím SIPa je dlužníkovi zaslána 1. upomínka do 10. dne následujícího měsíce. b) Výzva před podáním žaloby viz příloha 2 - v případě, že pohledávka není uhrazena ani po zaslání písemné upomínky je odpovědným pracovníkem účtárny vystavena výzva před podáním žaloby s možností dohodnout splátky na dluh písemnou dohodou do 70 dnů po vzniku dluhu. c) Žaloba – v případě neuhrazení pohledávky (případně nedohodnutí splátek) na výzvu před žalobou připraví odpovědný pracovník účtárny podklady pro žalobu (rozpis dluhů včetně poplatku z prodlení a kopie faktur z dlužného vyúčtování) a předá je na právní oddělení společnosti do 6-ti měsíců. Právní oddělení připraví veškeré podklady k pohledávce dlužníka (nájemní smlouvy, evidenční listy) a vypracuje žalobu, kterou předá k soudu do 30-ti dnů od předání podkladů z účtárny. d) Platební rozkaz, příp. Rozsudek, Usnesení soudu e) Výzva před exekucí viz příloha 3 – do 14 dnů po uplynutí lhůty splatnosti dle Platebního rozkazu, příp. Rozsudku, Usnesení, je dlužníkovi zaslána výzva k úhradě spolu s upozorněním na možnost podání exekuce. f) Exekuce – u dlužníka, který na výzvu nereaguje (v případě vrácení doporučené zásilky) je podána exekuce do 30-ti dnů po termínu splatnosti dle výzvy. 7.3. Odpovědný pracovník účtárny předává pohledávky pro žalobu právnímu oddělení předávacím protokolem. Předávací protokol musí obsahovat minimálně tyto náležitosti: přesná identifikace subjektu (dlužníka);
částka předávaná k vymáhání; právní titul z jakého pohledávka vznikla; datum splatnosti pohledávky; variabilní symbol, popř. další zúčtovací data pohledávky; informace o majetku dlužníka, jsou-li předávajícímu známy z jeho dosavadní činnosti nebo spolupráce s dlužníkem (např. účty u peněžních ústavů); podpis vedoucího správce pohledávky. Součástí předávacího protokolu je celý spisový materiál, tj. ověřená kopie (originál) právního titulu vzniku pohledávky, kopie upomínky včetně doručenky, příp. další doklady. Předání pohledávky k vymáhání se vyznačí v evidenci pohledávek programu DES vedené správcem pohledávky. 7.4. Odpovědní pracovníci vymáhající pohledávky jsou povinni zabezpečit, aby nedošlo k promlčení nebo zániku práv z těchto závazků vyplývajících; jsou povinni sledovat ve spolupráci s příslušným pracovníkem účtárny, zda po zahájení vymáhání pohledávky nedošlo k její částečné či plné úhradě tak, aby bylo možné vymáhání omezit či zastavit. 7.5. Pokud hrozí promlčení pohledávky nebo při osobních jednáních jsou s dlužníky uzavírány dohody o uznáni dluhu a o splátkách viz příloha 4. 8. Promíjení pohledávek 8.1. O prominutí pohledávek BH do výše 20.000,- Kč rozhoduje Komise pro pohledávky. 8.2. O prominutí pohledávek BH od výše 20.000,- Kč včetně rozhoduje Zastupitelstvo města Tábora, v souladu s ust. § 85 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, na základě doporučení Komise pro pohledávky. 8.3. Podklady k prominutí pohledávek pro jednání Komise pro pohledávky připravuje odpovědný pracovník BH, pro jednání zastupitelstva města pak ve spolupráci s odborem financí města. 8.4. Dohody o prominutí na základě usnesení komise pro pohledávky nebo usnesení zastupitelstva města připravuje odpovědný pracovník BH a podepisuje jednatel BYTESu jménem města. 9. Vyřazení (odpis) pohledávek z rozvahové evidence 9.1. Promlčené nebo nedobytné pohledávky BH do výše 20 000,- Kč včetně v jednotlivém případě jsou vyvedeny z rozvahových účtů na základě usnesení Komise pro pohledávky. Komise posuzuje důvody promlčení nebo nedobytnost pohledávky. V případě zjištění, že promlčení nebo nedobytnost pohledávky bylo zaviněno odpovědným pracovníkem, podává se podnět škodové komisi. Promlčené nebo nedobytné pohledávky vyjma zaniklých pohledávek se zavedou do systému podrozvahových účtů. 9.2. Promlčené nebo nedobytné pohledávky BH od výše 20 000,-Kč včetně v jednotlivém případě jsou z rozvahových účtů vyvedeny na základě usnesení zastupitelstva města. Komise pro pohledávky v tomto případě dává doporučení zastupitelstvu města a posuzuje důvody promlčení nebo zánik pohledávky. V případě zjištění, že promlčení nebo nedobytnost bylo zaviněno odpovědným pracovníkem, podává se podnět škodové komisi. Promlčené nebo nedobytné pohledávky vyjma zaniklých se zavedou do systému podrozvahových účtů.
9.3. Za nedobytnou se považuje pohledávka za dlužníkem: - kde marně proběhly promlčecí lhůty stanovené obecně závazným právním předpisem, - u kterého došlo k výmazu z obchodního rejstříku, popřípadě z jiného zákonem určeného rejstříku nebo stanovené evidence u příslušného orgánu v ČR a pokud dluh plynoucí z pohledávky organizace nepřešel na právního nástupce dlužníka, - u něhož soud zamítl návrh na prohlášení konkursu nebo zrušil konkurs, a to pro nedostatek majetku dlužníka, - který na základě výsledků konkursního a vyrovnávacího řízení nemá žádný majetek, - který zemřel a pohledávka nemohla být uspokojena ani vymáháním na jeho dědicích, - na jehož majetek, ke kterému se daná pohledávka váže, byl opakovaně podán návrh na výkon rozhodnutí bez výsledků. - jestliže náklady na vymáhání pohledávky by přesáhly její výtěžek. 9.4. Za zaniklou se považuje pohledávka za dlužníkem: - který zemřel a pohledávka nemohla být uspokojena ani vymáháním na jeho dědicích, - u kterého došlo k výmazu z obchodního rejstříku, popřípadě z jiného zákonem určeného rejstříku nebo stanovené evidence u příslušného orgánu v ČR a pokud dluh plynoucí z pohledávky organizace nepřešel na právního nástupce dlužníka, 10. Statistika pohledávek 10.1. Zprávu o vymáhání pohledávek předkládá správce dozorčí radě BYTESu jednou měsíčně, případně dle termínů zasedání dozorčí rady 10.2. Zprávu o vymáhání pohledávek předává BYTES městu odboru financí čtvrtletně jako součást podkladů pro rozbor hospodaření. 10.3. Zpráva dle bodu 10.2 je předkládána komisi pro pohledávky 10.4. Zpráva dle bodu 10.1. obsahuje údaje dle zadání dozorčí rady 10.5. Zpráva dle bodu 10.2 obsahuje tyto údaje: počet dlužníků, výše dluhu počet vymáhácích úkonů a jimi vymožených dluhů počet žádostí o prominutí, výši prominutých dluhů a počet a výši dohod o prominutí počet a výši pohledávek převedených na podrozvahovou evidenci 11. Závěrečná ustanovení 10.1 Tato směrnice je součástí vnitřního kontrolního systému. 10.2. Směrnice nabývá účinnosti schválením v radě města. 10.3 Nedílnou součástí směrnice jsou Přílohy 1-5 10.4. Směrnice je závazná pro všechny zaměstnance Bytes s.r.o.,odboru financí a správy majetku města .
Příloha 5 Navrhuji rozdělit zvlášť odpis podle tohoto vzoru a druhou Dohodu podle toho co dnes vydává BYTES Vzor - Návrh na prominutí (odpis) pohledávky Právní důvod vzniku pohledávky: Dlužník - firma nebo jméno a příjmení : - IČ, rodné číslo: - sídlo, bydliště : Pohledávka v celkové výši Kč: Částka určená k odpisu: exekučního titulu (č.j. ze dne ): Pohledávka se stala splatnou dne - je za období: Právo na úhradu pohledávky se promlčuje dne: Průběh správy pohledávky : (zajištění, upomínky, výzvy, exekuce, návrh na výkon rozhodnutí apod.) Právo na úhradu pohledávky zaniklo dne: Druh a číslo účetního dokladu: Důvod odpisu (stručná charakteristika důvodu): Vyjádření komise pro pohledávky:
Příloha 4 Hlavička Města Zastoupené BYTES Vzor - Uznání dluhu a dohoda o splátkách -
jméno a příjmení, resp. název firmy s označením statutárního zástupce nebo pověřené osoby k podpisu dohody (*nutné doložit ověřeným pověřením) adresa pobytu, resp. sídla firmy nebo k zasílání pošty rodné číslo, resp. IČ
1. Stručný popis okolností vzniklého dluhu s odkazem na příslušnou právní povinnost nebo s uvedením exekučního titulu a tímto přebírá plnou odpovědnost k následujícím závazkům. 2. Dlužník uznává svůj dluh za neuhrazenou platbu(y) za období XXX spolu s úhradou dalšího příslušenství ve výši X,- za (úroky, penále, oprávněné náklady apod.), a to v celkové výši Kč X,- (slovy: XXX korun českých) 3. Dlužník se zavazuje vzniklou výše uvedenou pohledávku uhradit a tento dluh splatí v době X měsíců. Tímto uhradí vždy k X. dni příslušného měsíce částku ve výši Kč X,(slovy: XXX korun českých) na účet věřitele č.ú. XXX, VS XXX s platností od datumu první splátky. 4. Při nesplnění některé splátky ve sjednané lhůtě se tato dohoda ruší a věřitel má právo žádat o zaplacení celé dlužné částky neprodleně ve smyslu ustanovení § 565 občanského
zákoníku (uvádíme v případě kdy pohledávka není opatřena exekučním titulem, v opačném případě uvedeme) věřitel postoupí pohledávku k soudu s návrhem na výkon exekuce soudním exekutorem podle zákona č. 120/2001 Sb., exekuční řád. 5. Toto uznání dluhu a dohoda o splátkách bylo vyhotoveno ve dvou originálech, po jednom pro dlužníka a věřitele. *Výše uvedené písemné pověření jako součást této dohody bude přiloženo v ověřené verzi pro věřitele. Datum: ………………………………………. jméno dlužníka
………………………………………… Město Tábor zastoupené Bytes s.r.o.
