Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Refisi Tanggal Evektif Disahkan oleh
DINAS SOSIAL KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT Jalan Langko Nomor 57 Mataram Telp. 625896 SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
1.2.14/2010 19 Desember 2008 17 Mei 2010 1 Juni 2010 Kepala Dinas Sosial Pencapil Prov.NTB
Nama SOP : Peminjaman Barang
Dasar Hukum : 1. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 20, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nom0r 4609) 3. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 12 Tahun 2003 tentang Pedoman Penilaian Barang Daerah 4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah Keterkaitan :
Kualifikasi Pelaksana : 1. Pelaksana 1 diwajibkan memiliki kemampuan, kecakapan, terampil dan inovatif. Pendidikan minimal SLTA. 2. Pelaksana 2 diwajibkan memiliki kemampuan, kecakapan, terampil dan inovatif. Pendidikan minimal S-1 Jurusan Administrasi Negara
Peringatan : 1. Hambatan dapat saja terjadi : a. Pejabat yang berwenang tidak ada di tempat b. Sarana pendukung mengalami gangguan
Pencatatan dan Pendataan :
No 1
2
3
4
5
Uraian Kegiatan Petugas pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian menyiapkan Buku/Blanko Peminjaman Barang
Peminjam menghubungi Penyimpan Barang untuk mengajukan peminjaman barang dengan mengisi buku/blanko peminjaman barang
Peralatan/Perlengkapan : 1. Alat Tulis Kantor 2. Data
Pelaksana Pelaksana Pelaksana 1 2 Mulai
Proses
Penyimpan Barang mengecek barang yang akan dipinjam kemudian meminta persetujuan dari Kasubag Umum perihal peminjaman tersebut untuk keperluan dinas atau pribadi
Keputusan
Kasubag Umum dan Kepegawaian setelah menerima permohonan peminjaman barang memberikan pengarahan mengenai penggunaan dan persayaratan kepada peminjam guna keamanan dan perawatan barang yang dipinjam tersebut.
Setelah pengajuan disetujui Penyimpan Barang meminjamkan barang yang dimaksud kepada peminjam
Persyt
Mutu Baku Waktu
Output
Blanko, aturan, buku
5 menit
Buku Peminjaman Barang
Buku peminjam an
5 menit
Registrasi
Buku peminjam an
5 menit
Persetujuan
Buku peminjam an
5 menit
arahan
File pinjaman
5 menit
Dokumen
Keputusan
Dokumen/ Selesai
Ket.
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Refisi Tanggal Evektif Disahkan oleh
DINAS SOSIAL KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT Jalan Langko Nomor 57 Mataram Telp. 625896 SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
1.2.15/2010 19 Desember 2008 17 Mei 2010 1 Juni 2010 Kepala Dinas Sosial Pencapil Prov.NTB
Nama SOP : Penerimaan Barang
Dasar Hukum : 1. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 20, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nom0r 4609) 3. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 12 Tahun 2003 tentang Pedoman Penilaian Barang Daerah 4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah Keterkaitan :
Kualifikasi Pelaksana : 1. Pelaksana 1 diwajibkan memiliki kemampuan, kecakapan, terampil dan inovatif. Pendidikan minimal SLTA. 2. Pelaksana 2 diwajibkan memiliki kemampuan, kecakapan, terampil dan inovatif. Pendidikan minimal S-1 Jurusan Administrasi Negara
Peringatan : 1. Hambatan dapat saja terjadi : a. Pejabat yang berwenang tidak ada di tempat b. Sarana pendukung mengalami gangguan c. Keterlambatan perolehan data/dokumen
Pencatatan dan Pendataan :
No 1
2
3
Uraian Kegiatan Sebelum Penyimpan Barang menerima barang hasil pengadaan, Penyimpan Barang harus memperhatikan dokumen pengadaan barang yaitu : 1. SPK/Kontrak 2. Berita Acara Pemeriksaan Barang oleh Panitia Pemeriksa Barang Setelah menerima dokumen pengadaan, Penyimpan Barang mencocokkan dokumen dengan hasil pengadaan Apabila hasil pengadaan sesuai dengan dokumen SPK/Kontrak penerimaan bisa dilaksanakan dengan menandatangani pernyataan bahwa barang telah diterima baik dan cukup
Peralatan/Perlengkapan : 1. Alat Tulis Kantor 2. Data/Dokumen
Pelaksana Pelaksana Pelaksana 1 2
Persyt
Mutu Baku Waktu
Dokumen
5 menit
Daftar Pengadaan
Dokumen
10 menit
Daftar Pengadaan
BAST Barang
5 menit
Daftar Pengadaan
Mulai
Proses
Dokumen/ Selesai
Output
Ket.
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Refisi Tanggal Evektif Disahkan oleh
DINAS SOSIAL KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT Jalan Langko Nomor 57 Mataram Telp. 625896 SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
No 1
2
2
Nama SOP : Penyimpanan dan Penyaluran
Dasar Hukum : 1. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 20, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nom0r 4609) 3. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 12 Tahun 2003 tentang Pedoman Penilaian Barang Daerah 4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah Keterkaitan :
Kualifikasi Pelaksana : 1. Pelaksana 1 diwajibkan memiliki kemampuan, kecakapan, terampil dan inovatif. Pendidikan minimal SLTA. 2. Pelaksana 2 diwajibkan memiliki kemampuan, kecakapan, terampil dan inovatif. Pendidikan minimal S-1 Jurusan Administrasi Negara
Peringatan : 2. Hambatan dapat saja terjadi : a. Pejabat yang berwenang tidak ada di tempat b. Sarana pendukung mengalami gangguan c. Kurang tersediannya Alat Tulis Kantor d. Keterlambatan perolehan data
Pencatatan dan Pendataan :
Uraian Kegiatan Penyimpan Barang menerima barang beserta dokumennya kemudian mengelompokkan sesuai jenisnya, Penyimpan Barang mencatat secara tertib dan teratur ke dalam buku/daftar menurut jenisnya, terdiri dari : Buku Barang Inventaris Buku Barang Pakai Habis Buku Hasil Pengadaan Kartu Barang Kartu Persediaan Barang
Menyerahkan/menyalurkan barang sesuai dengan kebutuhan dan fungsi dari barang.
3
Menghimpun seluruh tanda bukti penerimaan dan pengeluaran/penyerahan barang
4
Melakukan stock opname barang setiap akhir semester
5
1.2.16/2010 19 Desember 2008 17 Mei 2010 1 Juni 2010 Kepala Dinas Sosial Pencapil Prov.NTB
Membuat laporan mengenai barang yang diurusnya
Peralatan/Perlengkapan : 1. 1 unit Personal Komputer 2. 1 unit Printer 3. Alat Tulis Kantor
Pelaksana Pelaksana Pelaksana 1 2 Mulai
Proses
Proses
Proses
Proses
Dokumen/ Selesai
Persyt
Mutu Baku Waktu
Output
BAST Barang
20 menit
Daftar Pengadaan
BAST Barang
20 menit
BAST Barang
10 menit
Buku keluar barang Daftar keluarmasuk barang Daftar pengada an Barang Daftar keluar barang
10 menit
Daftar keluar barang
30 menit
BA Stock Opname
Buku Barang Inventaris Buku Barang Pakai Habis Buku Hasil Pengadaan Kartu Barang Kartu Persediaan Barang BAST Penyerahan Barang
Ket.
DINAS SOSIAL KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT Jalan Langko Nomor 57 Mataram Telp. 625896 SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN Dasar Hukum : 1. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 20, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nom0r 4609) 2. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 12 Tahun 2003 tentang Pedoman Penilaian Barang Daerah 3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah Keterkaitan :
Peringatan : 1. Hambatan dapat saja terjadi : a. Pejabat yang berwenang tidak ada di tempat b. Sarana pendukung mengalami gangguan c. Kurang tersediannya Alat Tulis Kantor d. Keterlambatan perolehan data e. Aplikasi mengalami trouble
No
Uraian Kegiatan
1
Pembukuan : Mengumpulkan data/dokumen pengadaan barang
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Refisi Tanggal Evektif Disahkan oleh
1.2.17/2010 19 Desember 2008 17 Mei 2010 1 Juni 2010 Kepala Dinas Sosial Pencapil Prov.NTB
Nama SOP : Penatausahaan dan Inventarisasi Kualifikasi Pelaksana : 1. Pelaksana 1 diwajibkan memiliki kemampuan, kecakapan, terampil dan inovatif. Pendidikan minimal SLTA. 2. Pelaksana 2 diwajibkan memiliki kemampuan, kecakapan, terampil dan inovatif. Pendidikan minimal S-1 Jurusan Administrasi Negara
Peralatan/Perlengkapan : 1. 1 unit Laptop 2. 1 unit Printer 3. Alat Tulis Kantor 4. Data Pencatatan dan Pendataan :
Pelaksana Pelaksana Pelaksana 1 2 Mulai
2
3
4
Melakukan pencatatan barang ke dalam : a. Kartu Inventaris Barang (KIB) A. Tanah b. Kartu Inventaris Barang (KIB) B. Peralatan dan Mesin c. Kartu Inventaris Barang (KIB) C. Gedung dan Bangunan d. Kartu Inventaris Barang (KIB) D. Jalan, Irigasi dan Jaringan e. Kartu Inventaris Barang (KIB) E. Aset Tetap Lainnya f. Kartu Inventaris Barang (KIB) F. Konstruksi Dalam Pengerjaan g. Kartu Inventaris Ruangan (KIR) h. Buku Inventaris (BI) Inventarisasi : a. Menerima barang inventaris beserta dokumennya baik dari Dana APBD maupun APBN b. Pemberian kode dan registrasi barang c. Melakukan pendataan barang inventaris kemudian menyusun Buku Inventaris a. Entri data Barang Inventaris dari sumber dana APBD dalam aplikasi SIMDA BMD kemudian melakukan validasi data dengan Biro umum Setda Prov. NTB, setelah data SIMDA BMD valid dibuat print out dan ditandatangani oleh Kepala SKPD b. Entri data Barang Inventaris dari sumber dana APBN (dekonsentrasi) dalam aplikasi SIMAK BMN dan mengirimkan data kepada aplikator SAK, kemudian melakukan Rekonsiliasi Aset untuk masing-masing satker dengan KPKNL Mataram setiap semester. Hasil rekonsiliasi dengan KPKNL Mataram berupa Berita Acara Rekonsiliasi Aset dipakai sebagai lampiran dalam pelaksanaan Rekonsiliasi dengan masing-masing satker di Kementerian Sosial dan sebagai bahan penyusunan laporan semester berupa Catatan Ringkas Barang Milik Negara (CRBMN) yang memuat : 1. Laporan Kuasa Pengguna 2. Laporan Kondisi Barang 3. Laporan Posisi BMN di Neraca 4. Catatan Atas Laporan BMN-KPB 5. Laporan Barang Persediaan
Proses
Proses
Keputusan
Keputusan
Persyt
Mutu Baku Waktu
Output
Buku Inventaris dan Pengadaan Daftar Pengadaan Barang
20 menit
Daftar Pengadaan Barang
30 menit
KIB, KIR dan BI
Buku Inventaris Buku manual barang
30 menit
Buku Inventaris
Buku Inventaris Buku Pedoman Teknis Pengelolaa n BMD /BMN
6 bulan
Laporan
Ket.
5
Pengiriman Laporan
Dokumen/ Selesai
Laporan Mutasi Barang Daerah dan CRBMN
1 hari
Laporan
DINAS SOSIAL KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT Jalan Langko Nomor 57 Mataram Telp. 625896 SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Refisi Tanggal Evektif Disahkan oleh
Nama SOP : Pemeliharaan
Dasar Hukum : 1. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 20, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nom0r 4609) 2. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 12 Tahun 2003 tentang Pedoman Penilaian Barang Daerah 3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah Keterkaitan :
Peringatan : 1. Hambatan dapat saja terjadi : a. Pejabat yang berwenang tidak ada di tempat b. Sarana pendukung mengalami gangguan c. Kurang tersediannya Alat Tulis Kantor d. Keterlambatan perolehan data
No
Uraian Kegiatan
1
Menerima laporan dari pemakai/penanggung jawab barang
2
Mengecek secara langsung barang yang dilaporkan.
3
Hasil cek barang dilaporkan ke Kasubag Umum dan Kepegawaian
4
5
6
7
Kualifikasi Pelaksana : 1. Pelaksana 1 diwajibkan memiliki kemampuan, kecakapan, terampil dan inovatif. Pendidikan minimal SLTA. 2. Pelaksana 2 diwajibkan memiliki kemampuan, kecakapan, terampil dan inovatif. Pendidikan minimal S-1 Jurusan Administrasi Negara
Peralatan/Perlengkapan : 1. 1 unit Personal Komputer 2. 1 unit Printer 3. Alat Tulis Kantor 4. Data Pencatatan dan Pendataan :
Pelaksana Pelaksana Pelaksana 2 1
Setelah Barang selesai perawatan/perbaikannya maka Penyimpan Barang melihat hasil perawatan/perbaikan dan bila sesuai dengan pesanan, penyimpan Barang bisa menerima hasil perawatan tersebut.
Penyelesaian administrasi
Persyt
Mutu Baku Waktu
Output
Mulai
Laporan kondisi barang
5 menit
Catatan kondisi barang
Proses
Laporan kondisi barang
20 menit
Catatan kondisi barang
Catatan kondisi barang
10 menit
Perasetuju an
Usulan 10 menit perawatan /perbaikan barang
Pengajuan perawatan /perbaikan barang
Pengajuan perawatan /perbaikan barang
Perbaika n/perawa tan barang
Keputusan
Bila kondisi barang perlu perbaikan diajukan pengajuan perawatan barang kepada Kepala SKPD
Setelah disetujui oleh Kepala SKPD, petugas dari Subag Umum dan Kepegawaian melaksanakan perawatan/perbaikan dengan membawa ke tempat/bengkel dimana barang tersebut akan dirawat/diperbaiki dengan membawa Surat Pesanan Pekerjaan
1.2.18/2010 19 Desember 2008 17 Mei 2010 1 Juni 2010 Kepala Dinas Sosial Pencapil Prov.NTB
Keputusan
Proses
Proses
Dokumen/ Selesai
Tergantu ng jenis perawata n
BA 20 menit Penyelesai an Pekerjaan
Serah Terima Pekerjaan
Kuitansi pembaya ran
Kuitansi Lunas dibayar
20 menit
Ket.
DINAS SOSIAL KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT Jalan Langko Nomor 57 Mataram Telp. 625896 SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Refisi Tanggal Evektif Disahkan oleh
Nama SOP : Penghapusan
Dasar Hukum : 1. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 20, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nom0r 4609) 2. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 12 Tahun 2003 tentang Pedoman Penilaian Barang Daerah 3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah Keterkaitan :
Peringatan : 1. Hambatan dapat saja terjadi : a. Pejabat yang berwenang tidak ada di tempat b. Sarana pendukung mengalami gangguan c. Kurang tersediannya Alat Tulis Kantor d. Keterlambatan perolehan data e. Aplikasi mengalami trouble
No
Uraian Kegiatan
1
Pengurus Barang mendata barang berdasar kondisi barang
2
Penghapusan barang dapat dilakukan dengan beberapa pertimbangan, yaitu : a. Barang Tidak Bergerak : 1. Rusak berat, terkena bencana alam/ force majure 2. Tidak dapat dipergunakan secara optimal 3. Terkena planologi kota 4. Kebutuhan organisasi karena perkembangan tugas 5. Penyatuan lokasi dlam rangka efisiensi dan memudahkan koordinasi 6. Pertimbangan dalam rangka pelaksanaan rencana strategis Hankam b. Barang Bergerak : 1. Pertimbangan Teknis : - Barang rusak berat dan tidak ekonomis bila diperbaiki - Modernisasi - Kadaluarsa - Mengalami perubahan spesifikasinya - Berkurang dalam timbangan/ ukuran karena susut dalam penyimpanan/pengangkutan 2. Pertimbangan Ekonomis : - Optimalisasi BMD yang berlebih - Biaya operasional lebih besar dari manfaat yang diperoleh 3. Karena hilang/kekurangan perbendaharaan atau kerugian yang disebabkan : - Kesalahan atau kelalian Penyimpan dan atau Pengurus Barang - Diluar kesalahan atau kelalian Penyimpan dan atau Pengurus Barang - Mati, bagi tanaman atau hewan/ternak - Karena kecelakaan atau alasan tak terduga (force majure)
3
Dari hasil pendataan Pengurus Barang mengajukan persetujuan usulan penghapusan kepada Kepala SKPD
1.2.19/2010 19 Desember 2008 17 Mei 2010 1 Juni 2010 Kepala Dinas Sosial Pencapil Prov.NTB
Kualifikasi Pelaksana : 1. Pelaksana 1 diwajibkan memiliki kemampuan, kecakapan, terampil dan inovatif. Pendidikan minimal SLTA. 2. Pelaksana 2 diwajibkan memiliki kemampuan, kecakapan, terampil dan inovatif. Pendidikan minimal S-1 Jurusan Administrasi Negara
Peralatan/Perlengkapan : 1. 1 unit Personal Komputer 2. 1 unit Printer 3. Alat Tulis Kantor 4. Data Pencatatan dan Pendataan :
Pelaksana Pelaksana Pelaksana 1 2 Mulai
Proses
Keputusan
Persyt
Mutu Baku Waktu
Output
Buku Inventaris
3 hari
Catatan kondisi barang
Buku Inventaris
30 menit
Catatan kondisi barang
Catatan kondisi barang
10 menit
Usulan pengajuan penghapu san barang
Ket.
4
5
6
7
8
Kepala SKPD membentuk Tim Penghapusan Barang untuk mengecek secara langsung barang yang dimintakan persetuan untuk usul penghapusannya.
Keputusan
Dari hasil Tim Penghapusan Kepala SKPD membuat usul penghapusan kepada Gubernur cq. Kepala Biro Umum Setda Prov. NTB
Keputusan
Untuk selanjutnya menunggu SK Penghapusan dari Gubernur
Keputusan
Setelah SK Penghapusan diterima SKPD, proses selanjutnya dapat dilakukan, yaitu : a. Dilakukan lelang dan hasil lelang disetorkan ke kas daerah b. Diserahkan kepada Pihak Ketiga/ Yayasan Masyarakat yang membutuhkan dengan Berita Acara Serah Terima Barang c. Dimusnahkan dengan persetujuan dari Biro Umum dan dibuat Berita Acara Pemusnahannya dilengkapi dengan dokumentasinya
Penghapusan selesai
Keputusan
Dokumen/ Selesai
Usulan 1 hari pengajuan penghapu san barang
Tim penghapu san barang
Usulan pengajuan penghapu san barang Usul penghapu san barang
1 hari
Usul penghapu san barang
Tergantung dari proses di Biro Umum
SK Penghapu san
SK Penghapu san Barang
1 minggu
Bukti Setor ke Kas Daerah, BAST dan BA Pemusna han Barang,
file
Dokumen
