SC HOL A N EN ING, F UN C T IONER EN LOOPB A
Jaargesprek
©2011 AMC Directoraat HR, HR-services Project Intensivering jaargesprekken november 2011
Inhoud
1 Het nieuwe jaargesprek
1 Het nieuwe jaargesprek
3
Het AMC streeft naar uitstekende kwaliteit van zorg, onderwijs en onderzoek.
3
Dat kan alleen met gemotiveerde, goed opgeleide en goed functionerende
Bron
medewerkers. Medewerkers die plezier hebben in hun werk, die goede
2 Wat is een jaargesprek?
4
3 De inhoud van het jaargesprek
5
Over deze onderwerpen voeren medewerker en leidinggevende elk jaar het
Resultaatgebieden en kerntaken
5
jaargesprek.
(AMC-)competenties
5
Evaluatie van uw functioneren
5
Per 1 januari 2012 is de Regeling Jaargesprekken van het AMC vernieuwd.
Ondersteuning door en functioneren van de leidinggevende
6
Er is nu één regeling voor het hele AMC, onder het motto: eenduidig, eenvoudig
Motivatie, ontwikkeling en loopbaanperspectief
6
en volwaardig. In de visie van het AMC hebben medewerker en leidinggevende
Gezondheid, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid
6
een volwaardige arbeidsrelatie. Dit betekent bijvoorbeeld dat medewerkers nu
Terugblik op het gesprek
6
een grotere inbreng hebben in het jaargesprek. Ze nemen ook zelf verantwoor-
Aanpassen van de agenda
7
delijkheid voor hun loopbaan en ontwikkeling. Leidinggevenden stimuleren die
Formulier
7
ontwikkeling en onderbouwen hun mening over het functioneren van mede
4 Het nut van een jaargesprek
8
8
Wat levert het jaargesprek op voor de afdeling en het AMC?
prestaties leveren én die de ruimte krijgen voor groei en ontwikkeling.
werkers goed. Kortom: het jaargesprek nieuwe stijl is een gelijkwaardige dialoog over inzet, werkresultaten en persoonlijke groei met als uitkomst duidelijke afspraken, op maat gemaakt en haalbaar.
5 Haal meer uit het jaargesprek
9
Voorbereiding
9
In deze brochure leest u alles over het jaargesprek nieuwe stijl. De brochure is
Eigen verantwoordelijkheid
9
een van de resultaten van het project Intensivering jaargesprekken in het AMC,
Wat kunt u van uw leidinggevende verwachten?
9
dat in 2010 van start ging.
Tips voor een goed gesprek
10
6 Afspraken
11
SMART
11
Voorbeeld
11
7 Wat verder belangrijk is bij het jaargesprek
12
Wie voert het gesprek met wie?
12
Meer personen?
12
Planning en uitnodiging
12
Nevenwerkzaamheden en extra agendapunten
13
Verslag
13
Archivering en registratie
13
Uw rechtspositie en besluiten hierover
14
8 Informatie, advies, training en coaching
15
9 Adressen, websites
16
2
SCHOLING, LOOPBAAN EN FUNCTIONEREN
Bron De inhoud van deze brochure is gebaseerd op de CAO Universitair Medische Centra en op eigen regels van het AMC. U kunt aan deze brochure geen rechten ontlenen.
JAARGESPREK
3
2 Wat is een jaargesprek?
3 De inhoud van het jaargesprek
Het jaargesprek is een jaarlijks gesprek tussen medewerker en leidinggevende
Het jaargesprek heeft een vaste agenda die ervoor zorgt dat alle onderwerpen
over werk, loopbaan, functioneren en ontwikkeling. Samen met uw leiding
aan bod komen. De zeven onderwerpen zijn:
gevende evalueert u de resultaten van het afgelopen jaar, bespreekt u de
1 resultaatgebieden en kerntaken;
wederzijdse verwachtingen en maakt u afspraken voor het komende jaar.
2 (AMC-)competenties;
Die afspraken worden vastgelegd. Het jaargesprek is tweerichtingsverkeer:
3 evaluatie van uw functioneren;
u kunt met uw leidinggevende ook bespreken wat u van hem of haar nodig
4 ondersteuning door en functioneren van de leidinggevende;
heeft om uw werk goed te kunnen doen.
5 motivatie, ontwikkeling en loopbaanperspectief; 6 gezondheid, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid; 7 terugblik op het gesprek.
1
Resultaatgebieden en kerntaken Elke functie heeft zijn eigen doelstellingen en taken, oftewel resultaatgebieden en kerntaken. De resultaatgebieden staan in de AMC/Fuwavaz-functietypering die voor u van toepassing is. Voor de meeste functies in het AMC zijn de kerntaken concreet beschreven, bijvoorbeeld in een taakspecificatie of in het verslag van een eerder jaargesprek. De functietypering en de kerntaken zijn het uitgangspunt voor dit gespreksonderdeel. Aan de hand hiervan bespreekt u de resultaten van het afgelopen jaar en uw verwachtingen voor het komende jaar.
2
(AMC-)competenties Competenties zijn, kort gezegd, vaardigheden en eigenschappen die u moet hebben om uw functie goed te kunnen uitoefenen. Het gaat in dit onderdeel vooral om het ‘hoe’ van uw functie. Hoe voert u uw taken uit? Welk gedrag laat u zien? Wat zijn de effecten daarvan? Hoe bereikt u uw resultaten? Dit wordt besproken aan de hand van concrete voorbeelden. De AMC-competenties gelden voor iedereen die in het AMC werkt. Het zijn: samenwerken, resultaatgerichtheid en patiënt- of servicegerichtheid. Sommige afdelingen of beroepsgroepen werken met een eigen competentieprofiel waarin ook de drie AMC-competenties zijn verwerkt. Dit geldt bijvoorbeeld voor de beroepsgroep verpleegkundigen.
3
Evaluatie van uw functioneren Dit onderdeel geeft, aan de hand van wat is besproken in onderdelen 1 en 2, een samenvatting van uw functioneren in het afgelopen jaar. Ook de afspraken en doelen voor het komende jaar worden vastgelegd.
4
SCHOLING, LOOPBAAN EN FUNCTIONEREN
JAARGESPREK
5
4
Ondersteuning door en functioneren van de leidinggevende
7
Terugblik op het gesprek
Om goed te kunnen functioneren is het belangrijk dat u zich voldoende ondersteund
In de terugblik bekijken u en uw leidinggevende of alle onderwerpen aan de orde
weet door uw leidinggevende. In het jaargesprek komt dit aan de orde. Vragen zijn
zijn geweest en of u beiden tevreden bent over de manier waarop het gesprek is
bijvoorbeeld: bent u op de hoogte van het afdelingsbeleid en de doelstellingen?
verlopen. Ook belangrijk is de vraag: zijn de afspraken en doelstellingen vol-
Weet u wat dit concreet voor uw eigen werk betekent? Wat verwacht u van uw
doende duidelijk en concreet? Is duidelijk vastgelegd wat u nodig heeft om de
leidinggevende aan ondersteuning? Is hij of zij voldoende beschikbaar voor over-
afspraken na te komen (bijvoorbeeld financiële middelen, faciliteiten, opleiding,
leg? Krijgt u wel eens een complimentje als u goed presteert? Hoe worden de
begeleiding)?
verbeterpunten aangepakt? Is de werkverdeling effectief en duidelijk? Wat vindt u van de besluitvorming op de afdeling? Is informatie goed en tijdig beschikbaar? Krijgt u kansen om te leren en ervaring op te doen? Is er ruimte voor nieuwe initiatieven?
Aanpassen van de agenda Niet alle agendapunten hoeven evenveel aandacht te krijgen. U kunt, in overleg met uw leidinggevende, agendapunten benadrukken, overslaan of toevoegen. De evaluatie van het afgelopen jaar en de verwachtingen voor het komende jaar
5
Motivatie, ontwikkeling en loopbaanperspectief
zijn wel belangrijke, vaste onderwerpen bij het jaargesprek.
Gesprekspunten in dit onderdeel kunnen zijn: wat zijn uw sterke punten? Welke taken geven u energie? Welke taken kunnen uw functie verrijken? Wat moet of wilt u daarvoor leren? En wat heeft u daarbij nodig van het AMC? Heeft u een beeld van
6
Formulier
uw werk over één jaar? En wat is het perspectief over vijf jaar? Uw loopbaanwensen
De gespreksonderwerpen staan op het AMC-jaargesprekformulier. Voor leden
hoeven zich niet te beperken tot uw huidige functie of het komende jaar, maar
van de medische staf is er een apart formulier. U kunt de jaargesprekformulieren
kunnen ook betrekking hebben op de langere termijn of een andere functie.
downloaden op het intranet (http://intranet/jaargesprek).
Gezondheid, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid Zo lang mogelijk gezond aan het werk blijven is voor veel mensen een belangrijk thema. Dit zijn de mogelijke gespreksonderwerpen: arbeidsomstandigheden (lichamelijke, geestelijke en emotionele belasting), werkklimaat en de sfeer op het werk (werkoverleg, samenwerking met collega’s, sociale steun), vitaliteit (ontspanning, balans tussen werk en privé, energie, verzuim), arbeidsduur, werktijden en arbeidspatroon (meer of minder uren werken, rooster, vakantie en verlof) en duurzame inzetbaarheid (perspectief over vijf jaar, ontwikkelingen in de functie of op de afdeling, lichamelijke en geestelijke mogelijkheden en beperkingen, aangepaste taken, extra scholing). Bij dit agendapunt kunt u ook afspraken maken met uw leidinggevende over de inzet van uw (extra) persoonlijk budget.
6
SCHOLING, LOOPBAAN EN FUNCTIONEREN
JAARGESPREK
7
4 Het nut van een jaargesprek Duidelijkheid, openheid, gelijkwaardigheid. Daar gaat het om in het jaargesprek
5 Haal meer uit het jaargesprek Voorbereiding
nieuwe stijl. Belangrijke pluspunten zijn: medewerker en leidinggeven hebben een
Met een goede voorbereiding haalt u meer resultaat uit het jaargesprek.
open gesprek over functioneren, loopbaan en ontwikkeling. Er worden duidelijke,
Dat kan bijvoorbeeld door uzelf de volgende vragen te stellen (en de
werkbare afspraken gemaakt. Maar vooral: medewerkers en leidinggevenden
antwoorden op te schrijven als geheugensteuntje bij het gesprek):
hebben evenveel inbreng in het gesprek.
• Wat heb ik het afgelopen jaar allemaal gedaan? • Waar ben ik trots op? • Wat wil ik de komende tijd bereiken in mijn werk?
Wat levert het jaargesprek op voor de afdeling en het AMC?
• Wat heb ik daarvoor nodig?
Het jaargesprek draagt ook bij aan betere prestaties van de afdeling en het AMC als geheel. Bijvoorbeeld omdat talent gewaardeerd wordt en omdat medewerkers
Verder helpt het ook de gespreksagenda van tevoren door te nemen, al of niet
de kans krijgen zich te ontwikkelen. Dat vergroot niet alleen de kwaliteit van zorg,
aan de hand van het AMC-jaargesprekformulier (te downloaden op intranet:
onderwijs en onderzoek, het zorgt er ook voor dat het AMC goede medewerkers
http://intranet/jaargesprek; let erop dat u de juiste versie gebruikt). Bedenk aan
behoudt. Andere gunstige effecten van het jaargesprek kunnen zijn: een prettig
de hand van het formulier op welke agendapunten u de nadruk wilt leggen en
werkklimaat, waarin zaken open en duidelijk worden besproken, minder verzuim
welke minder belangrijk zijn.
en conflicten, draagvlak voor verandering en inzicht in de sterke en zwakke kanten van team of afdeling. Ook levert het jaargesprek waardevolle managementinformatie op, denk bijvoorbeeld aan het jaarplan en het opleidingsplan.
Eigen verantwoordelijkheid In de visie van het AMC bent u als medewerker zelf verantwoordelijk voor uw loopbaan en persoonlijke ontwikkeling. Dat besef helpt u om meer uit het jaargesprek te halen. Verwoord uw doelen zo concreet mogelijk. Bijvoorbeeld: ik wil mijn leven lang blijven leren, ik heb interessant werk, ik behoud mijn waarde op de arbeidsmarkt of ik wil zo lang mogelijk gezond aan het werk blijven.
Wat kunt u van uw leidinggevende verwachten? Uw leidinggevende is verantwoordelijk voor het op gang brengen en houden van een goedlopende cyclus van jaargesprekken op de afdeling. Hoe meer uw leidinggevende investeert in een goede werkrelatie met zijn of haar medewerkers, hoe groter de opbrengst van de jaargesprekken. Daarbij hoort ook een klimaat waarin openheid en goede, duidelijke afspraken de boventoon voeren. Uw leidinggevende geeft hierbij zelf het goede voorbeeld en onderbouwt zijn of haar mening over uw functioneren goed en concreet.
8
SCHOLING, LOOPBAAN EN FUNCTIONEREN
JAARGESPREK
9
Tips voor een goed gesprek
6 Afspraken
Het jaargesprek is geen eenzijdige beoordeling, maar een dialoog tussen medewerker en leidinggevende. Samen bepaalt u de kwaliteit van het jaargesprek. Deze tips dragen bij aan een goede dialoog:
Om ervoor te zorgen dat de afspraken uit het jaargesprek ook worden nagekomen,
1 Luister goed, vraag dóór en vat samen.
is het belangrijk duidelijke, haalbare afspraken te maken. Zorg ervoor dat de
2 Toon respect voor de gesprekspartner. Begrijp elkaars belang, neem de ander
afspraken duidelijk in het verslag staan. Benoem bij elke afspraak zo objectief
en concreet mogelijk welke resultaten u moet of wilt bereiken, hoe u dit gaat
serieus en laat de ander in zijn of haar waarde.
3 Wees eerlijk en open.
doen en wat hiervoor nodig is (faciliteiten, tijd, begeleiding). Beschrijf ook wie
4 Focus op mogelijkheden en niet op problemen.
wanneer welke acties onderneemt en hoe dit gebeurt.
5 Denk ‘ja, en’ in plaats van ‘ja, maar’. 6 Neem verantwoordelijkheid en initiatief. 7 Zorg voor duidelijke afspraken.
SMART Voor alle afspraken geldt dat ze moeten voldoen aan de zogenaamde SMARTeisen. De letters SMART staan voor: Specifiek:
het doel is eenduidig, voor maar één uitleg vatbaar;
Meetbaar:
je kunt meten of zien dat het doel is bereikt
(de voorwaarden zijn ook duidelijk);
Acceptabel:
medewerker en leidinggevende zijn het beiden eens met dit doel;
Realistisch:
het doel is haalbaar;
Tijdgebonden: het moet duidelijk zijn wanneer het doel is bereikt
(er is dus een planning).
Voorbeeld “Ik zorg ervoor dat op 1 maart 2012 de nieuwe richtlijn ‘handen wassen’ op de afdeling is ingevoerd. Dit is onderdeel van de JCI-accreditatie. Ik lever binnen drie weken een eerste opzet bij
aan, waarin staat hoe ik dit project wil aanpakken. Ik ga praten met collega’s van verpleegafdeling , om te leren hoe zij het hebben aangepakt. Ook meld ik me aan voor een training projectmanagement. Ik plan een vervolgafspraak over vier weken om mijn opzet te bespreken en verdere afspraken te maken. Hierin bespreken we ook de in deling van mijn tijd.”
10
SCHOLING, LOOPBAAN EN FUNCTIONEREN
JAARGESPREK
11
7 Wat verder belangrijk is bij het jaargesprek
Minimaal twee weken voor het jaargesprek ontvangt u van uw leidinggevende een uitnodiging met de agenda. De onderwerpen op het jaargesprekformulier zijn de agendapunten. U kunt ook andere punten inbrengen. Van u wordt ver-
Wie voert het gesprek met wie?
wacht dat u zelf het formulier invult ter voorbereiding. Stem met uw leiding-
Iedereen, van hoog tot laag in de organisatie, krijgt een jaargesprek. Dus ook
gevende af of u het formulier van tevoren aanlevert of gebruikt bij het gesprek.
medewerkers met een tijdelijk dienstverband (richtlijn: als deze langer duurt
Op de uitnodiging staat ook wie er nog meer aanwezig zijn bij het jaargesprek.
dan 1,5 jaar), flexmedewerkers en medewerkers die bij het AMC werken op langdurige detacheringsbasis (richtlijn: als deze langer duurt dan 1,5 jaar). Alleen AMC’ers met een tijdelijk dienstverband bij wijze van proef (artikel 2.4.1.
Nevenwerkzaamheden en andere extra agendapunten
CAO UMC) krijgen geen jaargesprek. Bij dit type dienstverband horen twee
U kunt de agenda desgewenst aanvullen met extra onderwerpen. Sommige
formele proeftijdbeoordelingen in het eerste jaar.
onderwerpen zijn verplicht voor het jaargesprek als ze voor u van toepassing zijn. Bijvoorbeeld nevenwerkzaamheden; dat zijn betaalde of onbetaalde
U voert het jaargesprek met uw direct leidinggevende. Voor verpleegkundigen
activiteiten die u uitvoert naast uw werk in het AMC. Voor nevenwerkzaamheden
is dit de hoofdverpleegkundige. In het kader van het verpleegkundig-loop-
die de belangen van het AMC en/of een goede functie-uitoefening kunnen raken,
baanplan kan de hoofdverpleegkundige bepalen dat de senior verpleegkundige
heeft u toestemming nodig van uw leidinggevende. Ook kan het AMC voor-
het jaargesprek voert. Dat kan alleen als de senior verpleegkundige bevoegd
waarden verbinden aan de toestemming, bijvoorbeeld dat u de inkomsten uit
is afspraken te maken en goed op de hoogte is van het afdelingsbeleid en de
nevenwerkzaamheden deels afdraagt. Dit bespreekt u in het jaargesprek. Meer
doelstellingen.
informatie vindt u op intranet en in de brochure Nevenwerkzaamheden, verkrijgbaar bij de HR-servicedesk.
Hoogleraren en hoofden van medische afdelingen voeren het jaargesprek met de Raad van Bestuur en de divisievoorzitter. Directeuren (bedrijfsvoering) van divisies, diensten, directoraten en staven voeren het jaargesprek met de Raad van Bestuur.
Verslag U en uw leidinggevende spreken af wie van u de inhoud van het gesprek en de afspraken vastlegt op het AMC-jaargesprekfomulier. Dat moet tijdens of zo snel mogelijk na het gesprek gebeuren. Uw leidinggevende ondertekent het
Meer personen?
inhoud van het verslag, dan tekent u ‘voor akkoord’. Heeft u commentaar, dan
gevende kunnen er meer personen deelnemen aan het gesprek. Bijvoorbeeld
zet u uw opmerkingen op papier en voegt ze toe aan het verslag; in dat geval
een directe collega die de rol heeft van mentor, een functioneel leidinggevende
tekent u ‘voor gezien’. Als u hiertegen bezwaar heeft, dan krijgt u de gelegen-
(bijvoorbeeld een senior verpleegkundige) of een onafhankelijke derde persoon
heid uw zienswijze op te schrijven. Dat moet u binnen veertien dagen doen.
(bijvoorbeeld een gesprekscoach). Als u een extra persoon wilt uitnodigen bij uw
Dit document wordt toegevoegd aan het gespreksverslag. Als u geen gebruik
jaargesprek, geeft u dit na ontvangst van de agenda (en uiteraard voordat het
maakt van deze mogelijkheid, dan kan het verslag ook zonder uw handtekening
gesprek plaatsvindt) door aan uw leidinggevende.
worden gearchiveerd, met een korte toelichting van uw leidinggevende.
Planning en uitnodiging
12
definitieve gespreksverslag. Ook u zet uw handtekening. Gaat u akkoord met de
Het jaargesprek is in principe een tweegesprek. Op verzoek van u of uw leiding-
Archivering en registratie
Uw leidinggevende plant het jaargesprek met u. Dit hoeft niet per se aan het
Het jaargesprekverslag en de bijbehorende documenten worden drie jaar bewaard
einde van het kalenderjaar te zijn. Elk moment is mogelijk, op voorwaarde dat
in het centrale personeelsdossier bij het Directoraat HR. Daarna wordt het
het gesprek één keer per jaar plaatsvindt en u beiden instemt met de planning.
vernietigd. Het is de bedoeling dat de verslagen in de toekomst digitaal kunnen
U mag overigens ook zelf het initiatief nemen voor een jaargesprek.
worden gemaakt en opgeslagen.
SCHOLING, LOOPBAAN EN FUNCTIONEREN
JAARGESPREK
13
Uw rechtspositie en besluiten hierover
8 Informatie, advies, training en coaching
Uw leidinggevende mag tijdens het jaargesprek geen eenzijdige beslissingen nemen die negatieve gevolgen hebben voor uw rechtspositie. Bijvoorbeeld het niet toekennen van een periodieke salarisverhoging. Voor rechtspositionele
Wilt u meer weten over de vernieuwde Regeling Jaargesprekken en de toepassing
beslissingen zijn er aparte procedures en gesprekken, zoals het functionerings-
ervan? Er zijn verschillende mogelijkheden.
traject. U kunt wél tijdens het jaargesprek afspraken maken over wanneer het functioneringstraject ingaat, of over hoe u uw functioneren kunt verbeteren.
Op de speciale intranetpagina (http://intranet/jaargesprek) vindt u onder andere de tekst van de regeling, aangevuld met tips, checklists en tools.
Voor meer informatie over dit onderwerp kunt u terecht bij de HR-servicedesk. Leidinggevenden, directeuren en bestuurders van het AMC kunnen bij de HRadviseurs terecht voor advies, ondersteuning en begeleiding bij het voeren van jaargesprekken. Zowel voor medewerkers als leidinggevenden is er een nieuw pakket aan opleiding, training en coaching. Zo krijgen bijvoorbeeld nieuwe AMC-medewerkers standaard een training Jaargesprek als onderdeel van hun inwerkprogramma op de afdeling. Meer over opleiding, training en coaching vindt u op de intranet pagina (http://intranet/jaargesprek). Heeft u andere vragen? Bij de HR-servicedesk (C0-215.1) bent u welkom met al uw vragen over werken in het AMC. De balie is geopend van maandag tot en met vrijdag tussen 8.00 en 17.00 uur. U kunt uw vraag ook per e-mail stellen: [email protected], of telefonisch: 020 566 58 21. Meestal krijgt u direct antwoord. Is dat niet mogelijk, dan streven de servicedeskmedewerkers ernaar uw vraag binnen twee werkdagen te beantwoorden. Wilt u er zeker van zijn dat u niet hoeft te wachten als u langskomt bij de HR-servicedesk? Maak dan van tevoren een afspraak. Dat kan telefonisch, per e-mail of aan de balie.
14
SCHOLING, LOOPBAAN EN FUNCTIONEREN
JAARGESPREK
15
9 Adressen, websites HR-servicedesk C0-215.1 telefoon 020 566 58 21 e-mail: [email protected] openingstijden: maandag tot en met vrijdag van 8.00 tot 17.00 uur.
CAO-UMC volledige tekst te downloaden op: intranet AMC of www.nfu.nl (klik op Werkgeversorganisatie in de menubalk rechtsboven).
Colofon tekst: Eveline Bets tekst & publiciteit, www.redactieprofs.nl ontwerp en opmaak: Zwerver Grafische Vormgeving fotografie: Hans van den Bogaard
16
SCHOLING, LOOPBAAN EN FUNCTIONEREN
