SAP Thought Leadership Business Intelligence
Business Intelligence: een handleiding voor middelgrote organisaties Hoe Business Intelligence organisaties van elke omvang nog beter laat functioneren
Inhoudsopgave 5 6 7
Management samenvatting
Wat is Business Intelligence?
BI-componenten toegelicht Meer dan een simpele query
12
BI implementeren - aanpak Van zakelijke gebruiker tot onafhankelijke BI-consument
Is Business Intelligence wat voor u?
Business Intelligence helpt middelgrote ondernemingen
8
13
Slimmer analyseren met data warehouses
14
Wat u zoekt in een BI-product
15
Wat u zoekt in een BI-leverancier
17
Conclusie
De voordelen van BI
Michael A. Schiff Michael A. Schiff is oprichter en hoofdanalist van MAS Strategies. Hij is al ruim 30 jaar actief in de IT-branche en biedt tactisch marktinzicht en analyses op het gebied van data warehousing, databasetechnologie en hulp bij besluitvor ming. Schiff verwierf een bachelor- en master of science-diploma aan de Sloan School of Management aan het Massachusetts Institute of Technology (MIT). Tijdens zijn bacheloropleiding specialiseerde hij zich in operationeel onderzoek en in zijn master deed hij voornamelijk onderzoek naar informatiesystemen.
Business Intelligence (BI) biedt analyse mogelijkheden en inzicht in de plannen en resultaten van uw organisatie. U ziet direct waar eventuele problemen ontstaan, zodat u op tijd actie kunt ondernemen. Ontdek hoe u met BI de concurrentie altijd een stap voor blijft en hoe u het juiste BI-product en de juiste leverancier kiest.
Neem overal in uw onderneming zinvolle beslissingen
Management samenvatting De focus van uw bedrijf lag jarenlang bij processtroomlijning, klantenwerving, winstverhoging en concurrentiestrijd. Uw onderneming is dan wel effectiever gaan werken door van eerdere fouten te leren, toch wilt u eens uitgebreid analyse ren hoe u ervoor staat en voorspellingen en planningen maken voor de toekomst. Dan hoeven uw werknemers zich niet langer inefficiënt bezig te houden met kleine hindernissen of op intuïtie oplos singen te zoeken voor operationele problemen. Daarnaast moet u hoofd- en bijzaak weten te onderscheiden. U kunt niet constant alle details in de gaten houden, maar u wilt wel uw processen volgen en worden gealarmeerd bij eventuele pro blemen, waar u zich op dat moment ook bevindt. Het is dus zaak om problemen snel te identificeren en op te lossen en tegelijkertijd te profiteren van nieuwe kansen, ook al bevinden we ons momen teel in een lastig economisch parket. Bovendien moet de planning qua werk nemers en afdeling aansluiten op de strategische doelstellingen van uw onderneming.
Uw bedrijf heeft niet de middelen van een onderneming uit de Fortune 500, en dat weet u ook. Toch heeft u het idee dat uw werknemers meer gedreven zijn en dichter bij de klant staan. Uw bedrijf mag nu nog relatief klein zijn, maar dat het gaat groeien, staat vast. U kent de term “Business Intelligence” en u weet dat grote ondernemingen en misschien zelfs de directe concurrentie, er veel voordeel uit halen. Uw onderneming hanteert echter nog steeds spread sheets als belangrijkste analysetool. U was erbij toen het bedrijf werd opge start in een achterkamertje bij de oprich ter thuis. Inmiddels werkt u al jarenlang in een echt kantoor. Vindt u niet dat het tijd wordt om ook uw spreadsheets in te ruilen voor iets moderners? In deze whitepaper leest u hoe u met Business Intelligence de concurrentie steeds een stap voor blijft.
SAP Thought Leadership – Business Intelligence: een handleiding voor middelgrote ondernemingen
5
Wat kan Business Intelligence voor u betekenen?
Is Business Intelligence wat voor u? Herkent u een of meer van de volgende situaties, dan is een BI-oplossing iets voor u: •• Meerdere versies van de waarheid. Bij vergaderingen met verschillende afdelingen vinden er regelmatig discus sies plaats over welke spreadsheet de juiste gegevens bevat. •• Geen uitgebreide analysemogelijk heden. Uw bedrijf weet in welke vesti gingen de meeste producten worden verkocht, maar u heeft geen gegevens per product per seizoen. •• Geen bewaarbeleid voor historische waarden. De verkoopafdeling vergelijkt alle bestellingen van een klant van dit jaar tot de huidige datum met de bestel lingen van die klant tot dezelfde datum in het vorige jaar. De afdeling zet alle gegevens van dit jaar in een spread sheet, maar de persoon die dat vorig jaar deed, werkt er niet meer. Niemand weet waar de oude spreadsheet is gebleven. •• Beperkte operationele flexibiliteit vanwege zwakke of afwezige BI-technologie. Uw bedrijf heeft inmiddels honderden klanten. Omdat u uw klanten belangrijk vindt, wilt u elke maand een overzicht hebben van de tien beste klanten, zodat u ze extra aandacht en kortingen kunt geven. Nu is dat nog een lastige opgave.
•• Analyses die alleen werken op een laptop of pc, en niet op mobiele apparaten. Een van uw concurrenten probeert een belangrijke klant over te nemen. De verkoopmanager kan uitre kenen welk tegenbod uw bedrijf kan doen om de klant te behouden zonder dat de winst in gevaar komt. Helaas is de verkoopmanager op vakantie en heeft hij alleen een smartphone bij zich. •• Geen mogelijkheid om snel te rea geren. Een ontevreden klant plaatst negatieve tweets over uw bedrijf van wege een slechte service. Omdat uw bedrijf maar zelden sociale netwerken gebruikt, worden de tweets pas opge merkt als het al te laat is. •• Ongestructureerde gegevens die niet kunnen worden geanalyseerd. Veel van uw bedrijfsgegevens worden opge slagen in een gestructureerd formaat. Maar met een toenemend aantal tek stuele gegevens uit e-mails, blogs, klantondersteuningsverslagen, tweets, Facebook en andere ongestructureerde gegevensbronnen worden analyses steeds lastiger. •• Beperkt analysebereik. Uw enige BI-mogelijkheden zijn onderdeel van uw transactieverwerkingssystemen, en uw bedrijf kan alleen gegevens analyseren die in deze systemen zijn gegenereerd en opgeslagen. U kunt geen compleet
overzicht van uw klanten maken, omdat u geen callcentergegevens kunt inte greren en analyseren met klantgege vens in uw cloud-CRM-systeem. •• Geen snelle analysemogelijkheden voor grote hoeveelheden gegevens. Voor veel van uw beslissingen is het nodig om enorme hoeveelheden gege vens in snel tempo te analyseren. Uw huidige BI-oplossing kan echter maar een klein gedeelte aan, en dan nog duurt het uren voordat de analyse is uitgevoerd. •• Gedwongen benoeming van gebrui kers tot technische experts. En van uw meest technische gebruikers in de salarisadministratie denkt dat hij Structured Query Language (SQL) onder de knie heeft. Als hij echter alle producten wil vinden met verkoop prijzen “lager dan € 5 en hoger dan € 1000,” begrijpt hij niet waarom geen enkel product aan de criteria voldoet. •• Beperkte uitbreidingsmogelijkheden voor uw BI-product. Vorig jaar is uw bedrijf eindelijk overgestapt van spread sheets naar een eenvoudig BI-product. Intussen is uw onderneming blijven groeien en u wilt complexere analyses maken. Dat lukt niet met uw huidige BI-product.
Waarom BI onmisbaar is voor middelgrote bedrijven
Wat is Business Intelligence? Business Intelligence helpt middelgrote ondernemingen BI is een handig middel om het reilen en zeilen binnen en buiten uw bedrijf beter te begrijpen, te bewaken, te analyseren en zelfs te voorspellen. Met BI zet u gege vens om in bruikbare, zinvolle informatie, die u vervolgens doorstuurt naar de juiste personen, waar en wanneer dat nodig is, op het apparaat van hun keuze. Zo wor den er voortaan alleen nog tijdige en wel overwogen beslissingen genomen. En u kunt gegevens combineren uit verschil lende bronnen zodat u altijd een com pleet, up-to-date overzicht heeft. Dit is met name van belang voor mid delgrote bedrijven die over weinig resour ces beschikken en beslissingen over het algemeen sneller implementeren dan industriereuzen. BI levert een win-winsituatie op voor zowel IT als zakelijke gebruikers; de IT-afdeling kan productie ver samenwerken met gebruikers om speciale aanvragen te beantwoorden. De gebruikers worden op hun beurt onaf hankelijker. Processen en analyses zijn twee onderdelen van het bedrijf en dank zij BI wordt IT een waardevolle partner voor beide.
Waarom is BI de juiste oplossing voor een middelgrote onderneming? •• Identificeer de bestverkopende produc ten en bekijk of de situatie voor alle distributiekanalen gelijk is •• Onderzoek welke klanten minder bestellen, zodat u ze via speciale acties toch aan u kunt binden •• Volg sociale media en krijg inzicht in productlanceringen, reputaties en mogelijke serviceproblemen •• Classificeer actuele en historische rapporten en analyses en sla ze op. Zo kunnen ze snel worden opgespoord en geanalyseerd en bieden ze hulp bij het gezamenlijke besluitvormingsproces •• Bepaal aan de hand van hypothetische analyses wat de gevolgen zijn voor uw winst als de verkoop toeneemt of daalt met een bepaald percentage •• Implementeer dashboards en score cards, zodat managers en supervisors snel uitzonderingen of KPI’s herkennen die buiten de toegestane marges vallen. Zodra dit gebeurt, ontvangt u real-time alerts op uw mobiele apparaat, zodat u direct tot actie kunt overgaan •• Identificeer belangrijke trends, zoals een dalende verkoop en onderzoek of dit een algemeen verschijnsel is, het resultaat van één product dat het slecht doet of dat het gaat om dalende verkoop in één bepaalde vestiging
•• Vergelijk de verkoop tot de huidige datum van dit jaar met dezelfde peri ode in het vorige jaar, en voorspel hoe veel u gedurende de rest van het jaar zult verkopen •• Volg een marketingcampagne en ontdek direct of deze wel of niet succesvol is. Beslis vervolgens of deze moet worden versterkt of afgebroken om andere campagnes te financieren. En onder zoek of een schijnbaar mislukte cam pagne ergens anders wel kans van slagen heeft •• Volg klantorders en gewenste verzend datums aan de hand van de voorraad en pas de productiecyclus en ketenlo gistiek aan voor lagere voorraadkosten •• Integreer operationele, historische en spreadsheetgegevens om analyses uit te voeren, zodat alles wordt gestructu reerd. Zo beschikt u altijd over consis tente gegevens en één versie van de waarheid •• Laat gebruikers hun eigen ad-hocanalyses uitvoeren zonder schaarse IT-resources te hoeven inzetten •• Stem dagelijkse processen af op stra tegische doelen en zie in één oogop slag of ze overeenstemmen •• Neem alleen nog gegevensgestuurde beslissingen op basis van analyses
Business Intelligence zet gegevens om in bruikbare en zinvolle informatie, die vervolgens op het juiste moment terechtkomt bij de juiste personen, op het apparaat van hun keuze. Het resultaat: tijdige en weloverwogen beslissingen.
SAP Thought Leadership – Business Intelligence: een handleiding voor middelgrote ondernemingen
7
Een uitgebreid aanbod van tools en functionaliteiten
BI-componenten toegelicht Meer dan een simpele query BI omvat een breed aanbod van tools en functionaliteiten. De traditionele func ties, query’s, rapporten en analyses, vor men de kern. Daar komen nog de kwaliteit en integratie van gegevens bij, zodat u uw data altijd nauwkeurig en consistent kunt consolideren vanuit verschillende bronnen. Via dashboards en andere visu alisatietechnieken kunnen gebruikers direct analyseresultaten interpreteren en details bekijken. Andere handige tools op een rij: •• Een zoekfunctie voor informatie en rapporten •• Prognoseanalyses die verborgen patro nen blootleggen en hypothetische ana lyses mogelijk maken •• Scorecards en prestatiebeheer waar mee u meetwaarden en KPI’s bewaakt, zoals klanttevredenheid, winstge vendheid en verkoop per werknemer. Zo kunt u individuele en afdelings meetwaarden afstemmen op uw stra tegische bedrijfsdoelen
Rapportage binnen de organisatie Een paar simpele vragen die in uw bedrijf aan bod kunnen komen: “Wat was de totale verkoop voor klant ABC Corporation vorig jaar december?” of “Wat is het hui dige salaris van de werknemer met num mer 157?” of “Hoeveel exemplaren van onderdeel 123 hebben we op voorraad?” De meeste querytools hebben een een voudige rapportagefunctionaliteit. Daar mee kan bijvoorbeeld een rapport worden gegenereerd met alle opgebouwde vakan tiedagen van uw werknemers, gesorteerd en opgeteld per afdeling. Bedrijfs- of productierapportages bestaan over het algemeen uit een groot aantal rapporten met hoge resolutie die regelmatig worden uitgevoerd. Het gaat bijvoorbeeld om een rapport van een manager met daarin de maandelijkse verkoopgegevens en bijbehorende verkoopcommissies, gesorteerd op verkoopmedewerker en klant of een voorraadstatusrapport per product of magazijn. De rapporten worden zo ver deeld dat elke verkoop- of productiema nager alleen de gegevens voor zijn of haar werknemers, product of locatie kan inzien. Een rapport wordt verzonden via e-mail of bekeken in een webbrowser of een mobiele app op een pc of mobiel apparaat. Tot slot kunt u bedrijfsrapporten ook gebruiken om overzichten of factu ren te maken voor uw klanten of ver goedingsoverzichten voor elk van uw werknemers.
Zoals de meeste IT-ers zullen beamen, vragen gebruikers die met een statisch rapport werken, vrijwel altijd om meer details en aanpassingen. Met query- en analysetools kunnen ze de juiste query’s formuleren en direct daarna zelf de onderliggende details verkennen.
Gebruiksvriendelijke geavanceerde analyses Via de geavanceerde analysefunctionali teit kunnen gebruikers gegevens bekijken binnen verschillende onderdelen (bijvoor beeld product, klant, locatie, periode, verkoopmedewerker) en die gegevens vervolgens combineren. Zo krijgen ze bij voorbeeld een overzicht van de verkoop in elke regio voor december of de pro ducten die een bepaalde klant vorig jaar heeft gekocht. Dankzij deze functies kan een organisatie verschillende hiërar chieën vastleggen, zodat een gebruiker eerst de verkoopgegevens voor elke regio kan bekijken en vervolgens voor elk land, elke provincie en elke regio. Maar dat is nog niet alles: de gebruiker kan ook de verkochte producten van elke winkel in elke provincie of elk land bekijken. Of de verkoopgegevens voor elk product in elke winkel, of per verkoopmedewerker en product. Bovendien kunnen resultaten voor verschillende perioden eenvoudig met elkaar worden vergeleken. Zo kunt u zien wat de verschillen waren tussen de verkoop van een bepaald product in de huidige maand (of een andere periode) en de verkoop van dat product in dezelfde periode van het vorige jaar. Daarnaast zijn er nog vergelijkingen mogelijk per winkel, klant of verkoopmedewerker.
Met andere geavanceerde analyse functies, zoals filtering, kunt u winkels, regio’s, producten, verkoopmedewerkers of perioden opnemen in uw analyse of ze weer verwijderen. Vervolgens klikt u naar de top 25 of de onderste 25 (of welk aantal u maar wilt), of de best of slechtst presterende producten, winkels of ver koopmedewerkers. Kortom: wij leveren een krachtige, gebruiksvriendelijke analy setool, waarmee u resultaten kunt bekij ken binnen verschillende dimensies en de bovenste en onderste resultaten kunt opvragen, gecombineerd met gedetail leerde analyses, handige overzichten en filters. Simpele rapporten worden ontworpen voor passieve weergave en oplossingen met geavanceerde analysefuncties bie den interactieve analyses. Veel van die functies waren vroeger alleen beschik baar in speciale OLAP-producten waarvoor bedrijfseigen databases en gespeciali seerde technische experts nodig waren. Dat is nu anders. OLAP is steeds vaker geïntegreerd in query- en analysetools. Zo kunnen gebruikers interactieve ana lyses uitvoeren. En door bijvoorbeeld op een nummer in een rapport te klik ken, kunnen ze allerlei extra informatie achterhalen.
U moet effectieve BI zien als een inter actief proces. Query- en analysetools, met geïntegreerde OLAP-functionaliteit, laten gebruikers dynamische analyses uitvoeren. Zoals de meeste IT-ers zullen beamen, vraagt een gebruiker die met een statisch rapport werkt, vrijwel altijd om meer details en aanpassingen. Met query- en analysetools kunnen ze de juiste query’s formuleren en direct daarna zelf de onderliggende details verkennen. Query’s, rapporten en interactieve analyses, de kern van BI, geven informatie over dingen die al zijn gebeurd, terwijl datamining en prognoseanalyses voor spellingen doen over de toekomst. Vooral dat laatste is essentieel in deze onzekere economische tijden. BI gebruikt geavan ceerde statistische technieken om bloot te leggen wat normaal verborgen of ondui delijk is. Daarnaast kunt u met BI onder zoeken welke factoren samenhangen met klantverloop en wat een campagne succesvol maakt (bijvoorbeeld inkomen, opleidingen, leeftijd of het bedrag van de laatste aankoop van een klant).
Consarc Corporation produceert op maat gemaakte, hoogwaardige vacuümovens en ovens met gecontroleerde atmosfeer, die wor den gebruikt door onderdelenfabrikanten van legeringen voor vliegtuigen en andere complexe machines. Omdat Consarc Corporation haar BI wilde verbeteren en haar processen efficiënter wilde stroomlijnen, besloot ze samen te wer ken met CNE Inc., een partner van SAP, om zo SAP BusinessObjects Edge BI en SAP Crystal Reports te implementeren. “We hebben een enorme stap voorwaarts gemaakt met SAP en CNE,” aldus Mark Mahon, IT-manager bij Consarc. “Onze onderneming is succesvoller dan ooit.” OraSure Technologies Inc., een leverancier van innovatieve medische diagnostische pro ducten, wilde haar werknemers zelf analyses en rapporten laten genereren. Omdat het bedrijf al goede ervaringen had met SAP ERP, viel de keus al snel op SAP BusinessObjects: eenvoudige software die de werknemers snel onder de knie hebben. “Onze mensen verwer ken de resultaten nu zelf, zonder hulp van IT. Zo behalen we snellere, nauwkeurige resul taten,” aldus Scott Baker, manager van SAP systemen voor OraSure.
SAP Thought Leadership – Business Intelligence: een handleiding voor middelgrote ondernemingen
9
Visualisatietechnieken Een afbeelding zegt meer dan een reeks getallen. Geavanceerde grafische technie ken zoals dashboards vormen een rijke aanvulling op de andere BI-componenten. Met grafische meters zoals die van een autodashboard en symbolen zoals ver keerslichten (rood betekent ’let op!’ en geel geeft een waarschuwing) worden uitzonderingen direct zichtbaar. “Wat je niet kunt meten, kun je ook niet beheren” is een veel gehoorde uitspraak. Daarom beschikt BI over scorecards en andere tools voor prestatiebeheer. Hier mee kunt u uw bedrijfswaarden meten, de resultaten volgen en bijwerken wan neer u maar wilt en die gegevens vervol gens met de juiste personen delen. Zo worden kleine problemen snel opgespoord en kan direct tot actie worden overgegaan. Via dashboards kunt u prestatiegegevens bekijken en vanuit de afbeelding door klikken naar onderliggende gegevens, zoals regio, provincie, stad of winkel. En met schuifbalken voert u hypothetische analyses uit. Zo ziet u in één oogopslag hoe de winstmarges worden vergroot als de onderhoudsopbrengsten toenemen of de distributiekosten afnemen.
Distributie en beheer BI draait niet alleen om tools en applica ties, maar ook om distributie en beheer. Rapporten, niet alleen de nieuwste maar ook oudere versies, moeten moeiteloos op internet of elk gewenst mobiel appa raat kunnen worden weergegeven. Niet iedere werknemer mag echter toegang krijgen tot elk rapport en elke analyse. Daarom heeft BI zich gespecialiseerd in beheer, bewaking, beveiliging en controle. Als u werkt met commerciële BI-producten, wil dat niet zeggen dat spreadsheets de prullenbak in kunnen. BI koppelt spreadsheets namelijk aan up-to-date gegevens, en zorgt ervoor dat alles gecontroleerd wordt verdeeld. De spreadsheetchaos is daarmee verle den tijd, evenals de discussies over wiens spreadsheet de juiste gegevens bevat. Verder is het belangrijk dat iedereen moeiteloos de gewenste rapporten weet te vinden. Een rapport is immers nutte loos als niemand weet dat het bestaat of waar het te vinden is. Daar heeft BI handige zoekfuncties voor ontworpen.
Veel MKB-bedrijven werken al geruime tijd voornamelijk met spreadsheets. Die blijken echter vooral bruikbaar als noodoplossing; ze leiden namelijk tot chaos en inconsistente analyseresultaten.
BI combineren met data warehouses en operationele systemen BI is er niet alleen voor data warehouses waarin snapshots van gegevens uit ver schillende systemen worden bewaard. U kunt BI ook prima combineren met operationele systemen. Gebruikt u BI in combinatie met opera tionele systemen (systemen die helpen bij de bedrijfsvoering), dan zorgt BI ervoor dat u altijd actuele waarden ziet. Denk bijvoorbeeld aan voorraadniveaus, open staande klantsaldo’s, salarissen of de aanwezigheid van studenten. Data ware houses bevatten momentopnamen van gegevens, en werken met verschillende operationele systemen via technologieën voor gegevensintegratie en -kwaliteit. Zo kunt u eenvoudig resultaten uit verschil lende perioden met elkaar vergelijken. Een voorbeeld: u wilt de verkoopgege vens van dit kwartaal vergelijken met de verkoopgegevens van datzelfde kwartaal in de voorgaande drie jaren. Verschil lende integratieleveranciers bieden con nectors of integratiekits om eenvoudiger toegang te krijgen tot commerciële bedrijfssoftware.
BI kan ook worden geïmplementeerd in real-time omgevingen zoals een bedrijfs website. De software registreert waar gebruikers op klikken en biedt vervolgens extra producten en diensten of speciale kortingen aan om bezoekers over te halen tot aankoop. Daarnaast kunt u opinieon derzoek doen naar de reputatie van uw bedrijf of onderzoeken of er problemen zijn met producten of diensten. Gegevenskwaliteit is misschien wel het belangrijkste onderdeel voor operationele systemen en data warehouses. Orders naar het verkeerde adres sturen, 50 kilo van een product leveren terwijl 50 pond is besteld, een patiënt de verkeerde medi catie geven of fondsen overmaken naar een verkeerde bankrekening: allemaal situaties die u koste wat het kost wilt voorkomen. Hetzelfde geldt voor besluit vorming op basis van incomplete, onjuiste of inconsistente gegevens. De oplossing is simpel: implementeer onze tools voor gegevenskwaliteit en dit soort dingen zullen niet meer gebeuren.
Als u BI gebruikt voor zowel operatio nele systemen als data warehouses, ver betert u de dagelijkse gang van zaken én worden uw huidige resultaten vergeleken met historische waarden. Zo kunt u een voudig trends vaststellen en problemen op tijd aanpakken.
Als u BI gebruikt voor zowel operati onele systemen als data warehou ses, verbetert u de dagelijkse gang van zaken, én worden uw huidige resultaten vergeleken met histori sche waarden. Zo kunt u eenvoudig trends vaststellen en problemen op tijd aanpakken.
SAP Thought Leadership – Business Intelligence: een handleiding voor middelgrote ondernemingen
11
Ga efficiënter en effectiever te werk
De voordelen van BI Beslissingen nemen is een van de hoofdta ken van iedere manager. Als u erin slaagt de kwaliteit van uw besluitvormingspro cessen te verbeteren, werkt niet alleen uw organisatie effectiever, maar wordt de hele bedrijfsvoering efficiënter. Met Business Intelligence neemt u betere beslissingen en runt u uw onderneming beduidend efficiënter en effectiever. BI zorgt ervoor dat gebruikers de plan nen en resultaten van hun organisatie beter kunnen analyseren en begrijpen. Daarnaast krijgen ze inzicht in wat wel en wat niet goed werkt, zodat er op tijd actie kan worden ondernomen bij mogelijke problemen. Verder kunt u kansen en problemen snel opsporen en uw bedrijf waarschuwen als er iets gebeurt wat niet was gepland. Denk bijvoorbeeld aan een verkoop die 20% lager uitvalt dan voorspeld, of een voorraad die onder een bepaalde drempelwaarde komt. BI-producten hebben functies in alle soorten en maten en uw bedrijf kan zelf bepalen welke van die functies het beste aansluiten op een bepaalde taak of bij de ervaring van uw werknemers. De belang rijkste onderdelen kunt u direct implemen teren en de rest kunt u bewaren voor een
later tijdstip. Vroeger was BI vooral geschikt voor technische experts, maar nu kan vrijwel elke werknemer ermee uit de voeten. BI is inmiddels steeds meer verworden tot een democratisch goed binnen organisaties. De IT-afdeling hoeft niet langer namen en wachtwoorden te beheren en rapporten bij te werken, maar kan zich nu richten op strategische zaken. Als ze de juiste technologie inzetten, kunnen gebruikers volledig zelf aan de slag met handige analysefuncties. Ze krijgen eerder antwoord op hun vragen en ze kunnen zelf alle nodige gegevens opzoeken en interactieve analyses uit voeren. Zo heeft IT haar handen vrij om het bedrijf effectiever en efficiënter van dienst te kunnen zijn. Veel managers en supervisors prijzen zichzelf om hun goed ontwikkelde intuï tie, maar kloppen die inzichten wel altijd? BI biedt tools waarmee ze hun inzichten kunnen controleren en nieuwe kunnen ontdekken. Gebruikers kunnen resulta ten eerst globaal bekijken en vervolgens inzoomen op de onderliggende details en daarnaast hypothetische analyses uitvoeren. BI is de sleutel tot effectieve besluitvorming.
Een BI-oplossing hoeft niet duur te zijn, zeker niet als u kiest voor de juiste leverancier. Een aantal leveranciers heeft namelijk producten waarmee u uw BI-gebruik eenvoudig kunt uitbreiden en de tools kunt implementeren die u nodig heeft als uw onderneming groeit.
Begin klein, maar bereid u voor op een snelle uitbreiding
BI implementeren - aanpak Een BI-oplossing hoeft niet duur te zijn, zeker niet als u kiest voor de juiste leve rancier. Een aantal leveranciers kan u namelijk op weg helpen met producten die u echt nodig heeft. Later kunt u uw BI-product eenvoudig uitbreiden en de tools implementeren die u nodig heeft als uw onderneming groeit.
lang voordat iedereen in het bedrijf enthousiast is. Let op: commerciële BI-tools staan het gebruik van spread sheets niet in de weg. Integendeel, IT-afdelingen zouden procedures moe ten ontwikkelen om spreadsheets te beheren en te verdelen, in combinatie met de juiste BI-tools.
Van zakelijke gebruiker tot onafhankelijke BI-consument
Slimmer analyseren met data warehouses
Werkte uw bedrijf vroeger vooral met ouderwetse spreadsheets, dan is het slim om klein met BI te beginnen. U kunt bijvoorbeeld kiezen voor een query- en rapportagetool voor één bepaalde appli catie. Zodra uw onderneming de techno logie onder de knie heeft, wat over het algemeen vlot gebeurt, kunt u de oplos sing uitbreiden naar andere applicaties en extra functies gaan gebruiken. Begin bijvoorbeeld bij de applicatie met de grootste rapportageachterstand. De IT- afdeling kan die achterstand met behulp van BI-tools in snel tempo wegwerken, maar het uiteindelijke doel is om alle gebruikers minder afhankelijk te laten worden van IT. Ga vervolgens aan de slag met de functies voor rapportverdeling en -classificatie, en publiceer uw rappor ten zodat anderen ze, afhankelijk van hun bevoegdheid, kunnen bekijken of bewerken. Verschillende BI-tools beschikken over een analysewizard, die gebruikers helpt bij het maken van parametergestuurde rapporten met aanpasbare filtercriteria. Zo kan iedereen analyses uitvoeren op de manier die hij of zij het handigst vindt. En naarmate de ervaring groeit, kunnen sommigen zelfs hun eigen rapporten genereren en bijdragen aan een geza menlijke rapportbibliotheek. Uw bedrijf kan zelf bepalen welke aanpak het beste werkt. Als een organisatie eenmaal kennis maakt met BI, duurt het meestal niet
BI-gebruikers hebben verschillende ervaringsniveaus. De IT-afdeling van uw bedrijf kan een beleid opstellen waarin wordt vastgelegd welke gebruiker toe gang heeft tot welke rapporten en wie al dan niet zelf rapporten kan maken. Werkt u met een commercieel softwarepakket, dan kan het zijn dat er populaire BI-tools zijn inbegrepen, waardoor uw organisatie wellicht al ervaring heeft met deze tools. Als u BI eerst heeft ingezet voor opera tionele doeleinden, vindt u het daarna waarschijnlijk snel tijd worden om uitge breidere analyses uit te voeren. U wilt bijvoorbeeld verschillende perioden met elkaar vergelijken. Speciaal hiervoor bestaan data warehouses waarin histori sche gegevens zijn opgeslagen. Een data warehouse bevat gegevens uit verschil lende bronnen. U laadt een data ware house via een technologie die wordt geleverd door gegevensintegratiesoftware. Gegevenskwaliteitssoftware zorgt er op zijn beurt voor dat die gegevens nauw keurig en consistent zijn. Verschillende bedrijven hebben de fout gemaakt om data warehouses te bouwen die eerder een bijeengeraapte hoeveelheid onge structureerde data zijn. Gegevenskwali teitssoftware zou dit hebben voorkomen. Een van de oudste leuzen in de IT-branche, “Garbage in, garbage out”, is dan ook van toepassing op zowel data warehouses als operationele systemen.
FreshDirect, een online boodschappenwinkel, koos voor SAP BusinessObjects Edge om inzicht te krijgen in klachten en feedback van klanten. Zo konden ze problemen vaststellen binnen hun waardeketen, trends blootleggen en onderzoeken welke gevolgen dit voor het bedrijf had. Dankzij SAP BusinessObjects Edge werd het feedbackrapport voor klanten een schat aan informatie. FreshDirect slaagde er namelijk eenvoudig in om alle klantgegevens per product te analyseren, trends te herken nen en de gevolgen voor het bedrijf in kaart te brengen. Er kwam zelfs naar boven welke producten de loyaliteit van klanten in gevaar brachten en voor welke producten klanten terugkwamen. Dankzij dit inzicht konden knelpunten, of die nu lagen bij het pickproces of bij de montage, proactief worden aange pakt. Zo is FreshDirect erin geslaagd om de kwaliteit van haar producten en verzendingen te vergroten en bovendien kon men aanzien lijk besparen op kortingen aan klanten ter compensatie van een verkeerde levering of verpakking.
SAP Thought Leadership – Business Intelligence: een handleiding voor middelgrote ondernemingen
13
Kijk verder dan productfuncties en denk aan uw gebruikers
Wat u zoekt in een BI-product Als u een BI-product uitkiest, tellen niet alleen specifieke producteigenschappen. Ook gebruiksvriendelijkheid, implementa tiemogelijkheden en beheer, schaalbaar heid, gebruikersinterfaces en de integratie met uw bestaande en toekomstige syste men zijn punten om rekening mee te houden. We hebben de belangrijkste factoren voor u op een rij gezet: •• Een geïntegreerde productserie met een scala aan functies die uw bedrijf in de gewenste grootte en samenstel ling kan implementeren. Als uw onder neming groeit, controleer dan of uw BI-leverancier dat tempo bijbeent. Daarnaast heeft elke gebruiker andere functies nodig en een geïntegreerde productserie biedt de grootste implementatieflexibiliteit. •• Een serie BI-producten met een con sistente gebruikersinterface voor alle afzonderlijke componenten. Dankzij één uniforme gebruikerservaring is er aanzienlijk minder training nodig. Zo kan iedereen snel en productief aan de slag. •• Schaalbaarheid voor een toenemend gebruikersbestand om in te spelen op de groei van zowel uw organisatie als het aantal gebruikers. Zodra uw onder neming weet hoe BI werkt en de meer waarde ervan inziet, is het een kwestie van tijd voordat iedereen enthousiast raakt.
•• Functionaliteit die de kwaliteit van gegevens waarborgt. Zo zijn uw gege vens altijd accuraat, consistent en volledig. Betrouwbare gegevens zijn immers een vereiste voor de juiste beslissingen en ze voorkomen dat er meerdere versies van de waarheid bestaan. •• De mogelijkheid om verschillende gegevensbronnen te bekijken en te integreren. Veel bedrijven draaien hun analyses eerst op afzonderlijke syste men, maar komen er al snel achter dat er meerdere bronnen nodig zijn, zoals sociale media en de cloud, om het totaalplaatje te kunnen zien. Wat zij nodig hebben, zijn technologieën voor gegevensintegratie en de mogelijkheid om gegevens zo weer te geven alsof ze uit één enkele bron afkomstig zijn. •• Integratie met de productiviteits software van uw bedrijf, met name Microsoft Office en SharePoint. Zo kunt u BI combineren met bekende desktop tools en is er minder training nodig om gebruikers wegwijs te maken. •• Een 64-bits architectuur die in-memory technologie gebruikt om enorme hoe veelheden real-time gegevens in snel tempo te analyseren. Zo baseert u uw analyses op details, en niet op globale overzichten, of op complete datasets in plaats van (naar u hoopt) represen tatieve verzamelingen.
•• BI moet snel kunnen worden geïnstal leerd en geïmplementeerd, en gebrui kers moeten eenvoudig kunnen worden toegevoegd. Zo wordt uw IT-afdeling direct een stuk productiever. •• Krachtige, gebruiksvriendelijke beheer tools. Uw IT-afdeling kan precies bepalen wie toegang heeft tot welke informatie. Het veiligheidsniveau en privacybeleid zijn zeer geraffineerd en simpelweg niet mogelijk in een omgeving van alleen spreadsheets. Met BI kunt u uw waardevolle gegevens beschermen en effectieve analyses uitvoeren. •• Dankzij de krachtige functies voor rap portrangschikking en verdeling ontvan gen daartoe bevoegde gebruikers hun analyses zowel op aanvraag als via een abonnement. Daarnaast krijgen gebruikers een melding bij bepaalde gebeurtenissen. •• Rapporten kunnen in één keer worden verstuurd naar verschillende desktops en mobiele apparaten, zoals smart phones en tablets, in een formaat dat speciaal op deze apparaten is afge stemd. De rapporten moeten interactief zijn en gebruikers kunnen bijvoorbeeld over een display zweven om een resul tatenoverzicht te verkrijgen en in te zoomen op extra gegevens. •• Snelle implementatie en integratie met bestaande gegevens en applicaties. Denk bijvoorbeeld aan datamarts en snelle implementatie via software en services, zoals gegevensconnectors en rapportsjablonen.
De leverancier achter de software
Wat u zoekt in een BI-leverancier Als u een BI-leverancier kiest, moet u diverse factoren in acht nemen: ervaring, reputatie en stabiliteit, de vaardigheden op het gebied van professional services en de kwaliteit van de partnerschappen. We hebben de belangrijkste voor u op een rij gezet: •• Een goede reputatie en een geschie denis van succesvolle groei, zowel qua omzet als qua competentie. Sta biele groei en winst duiden op goed management en kwalitatieve produc ten. En dat betekent weer dat de leve rancier zijn klanten beter kan dienen en kan investeren in de toekomst. •• Zoek een leverancier die regelmatig nieuwe technologieën aanschaft, die succesvol integreert met zijn eigen soft ware en het gebruik ervan ondersteunt met concurrerende technologieën. Zo’n leverancier reageert waarschijnlijk snel op nieuwe marktbehoeften en levert de technologie die u nodig heeft, ook in de toekomst. •• Een leverancier die bekendstaat om zijn visie en innovaties. Zo’n marktleider heeft niet alleen de juiste producten paraat voor dit moment, maar kijkt ook vooruit.
•• Reputatie en vaardigheden als BIspecialist. Als u BI op steeds meer vlak ken gaat inzetten, komen er op den duur ook aanvullende systemen en databases bij kijken. Als uw databaseleverancier zijn eigen BI-technologie aanbiedt, is het vaak niet duidelijk wat er gebeurt als uw bedrijf besluit om een andere database te gebruiken. Neem een BI-specialist in de arm voor wie werken met verschillende gegevensbronnen geen probleem is, of het nu gaat om eigen bronnen of die van de concurrent. •• Trainingsmogelijkheden die door de leverancier worden aangeboden. Veel leveranciers bieden interne trainingen of sessies op locatie. Andere hebben speciale computertrainingen ontwik keld zodat nieuwe gebruikers snel met de software aan de slag kunnen. Voor ervaren gebruikers is dat een handige manier om alles te weten te komen over complexere functies. •• Verschillende leveringsopties. Sommige leveranciers verstrekken alleen licenties voor gebruik op uw bedrijfsservers, andere bieden oplossingen ook on demand of als software as a service (SaaS), waarbij de leverancier de soft ware op zijn eigen servers host en uw organisatie via webbrowsers toegang heeft. Het SaaS-model is vooral een uitkomst voor kleine bedrijven die zo min mogelijk opstartkosten willen betalen, maar de software eventueel wel in de toekomst willen gebruiken als het economisch aantrekkelijk wordt.
•• Verschillende licentiemogelijkheden. Als uw bedrijf groeit, wilt u zo flexibel zijn om de softwarelicenties aan te schaffen die bij uw onderneming pas sen. Om uw BI-investeringen te bescher men, kunt u het beste een leverancier zoeken die zowel Named User-, Concurrent Access- als bedrijfsli centies biedt. •• Veel zakelijke partners, zowel software leveranciers als consultants. De mate van openheid leest u bijvoorbeeld af aan het aantal softwareproducten waarmee een BI-tool kan samenwerken. Een leverancier met veel partners staat hoogstwaarschijnlijk open voor een integratie met uw huidige en toekom stige softwareomgevingen. Leveran ciers met vaste consultancypartners kunnen bovendien makkelijker aan uw speciale eisen voldoen. •• Vindt u een flexibele implementatie belangrijk, dan kunt u het beste kiezen voor producten die uw organisatie groeimogelijkheden bieden en die zowel geschikt zijn voor operationele systemen als voor data warehouses. •• Een goede reputatie en uitgebreide ervaring met organisaties van verschil lende grootten. Uw organisatie zal groeien. Niet meteen vandaag, maar misschien wel morgen. Kies voor een leverancier die met u meegroeit. •• Verwacht u in de toekomst internatio naal uit te breiden, dan is een leveran cier die ook in andere landen actief is een goede keuze.
Als u een BI-leverancier kiest, moet u diverse factoren in acht nemen: ervaring, reputatie en stabiliteit, de vaardigheden op het gebied van professionele services en de kwaliteit van de partnerschappen.
SAP Thought Leadership – Business Intelligence: een handleiding voor middelgrote ondernemingen
15
Iedere werknemer dient altijd de best mogelijke beslissingen te nemen, op basis van de gegevens die op dat moment beschikbaar zijn. Als uw perso neel nog beter in staat is om gegevens te analyse ren, op welke plek dan ook en die gegevens om te zetten in zinvolle informatie, dan worden de beslis singen ook automatisch beter.
Haal betere resultaten met Business Intelligence
Conclusie Business Intelligence zorgt ervoor dat gebruikers de plannen en resultaten van hun organisatie beter kunnen analyseren en begrijpen. Daarnaast krijgen ze inzicht in wat wel en niet goed werkt, zodat er op tijd actie kan worden ondernomen bij mogelijke problemen. Verder kunt u kan sen en problemen snel opsporen en uw bedrijf waarschuwen als er iets gebeurt dat niet was gepland. Iedere werknemer dient altijd de best mogelijke beslissingen te nemen, op basis van de gegevens die op dat moment beschikbaar zijn. Als uw personeel nog beter in staat is om gegevens te analyse ren, op welke plek dan ook en die gege vens om te zetten in zinvolle informatie, dan worden de beslissingen ook automa tisch beter. Met BI heeft u een set tools en oplos singen in handen die dit mogelijk maakt.
BI zorgt in alle opzichten voor een betere besluitvorming. Stem de werkwijzen van afzonderlijke werknemers en afdelingen af op de bedrijfsstrategieën en u zult in een mum van tijd betere resultaten zien. Veel MKB-bedrijven werken al lange tijd voornamelijk met spreadsheets. Die blijken echter alleen bruikbaar als nood oplossing; spreadsheets leiden namelijk tot chaos en inconsistente analyseresul taten. Uw spreadsheets hoeven echter niet de prullenbak in; ze zijn nuttig als onderdeel van de BI-toolset, zeker als u ze combineert met een van onze com merciële BI-producten die u kunt integre ren met uw spreadsheets. Zou het niet handig zijn als uw onderne ming overstapt op BI? U kunt uw bedrijf beter runnen, bewaken en analyseren en u blijft de concurrentie steeds een stap voor.
Meer weten? Wat levert Business Intelligence u op? •• Weten wat er binnen uw bedrijf speelt •• Overtuigende beslissingen nemen •• Krachtig optreden Neem voor meer informatie contact op met een vertegenwoordiger of partner van SAP of ga naar www.sap.nl/bi.
SAP Thought Leadership – Business Intelligence: een handleiding voor middelgrote ondernemingen
17
www.sap.nl/contactsap
50 093 208 nlNL (11/11) © 2011 SAP AG. Alle rechten voorbehouden. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, SAP HANA en andere produc ten en diensten van SAP die in dit document worden genoemd, alsook de respectieve logo’s, zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van SAP AG in Duitsland en andere landen. Business Objects en het logo van Business Objects, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius en andere producten en diensten van Business Objects die in dit document worden genoemd, alsook de respectieve logo’s, zijn handelsmerken of gedepo neerde handelsmerken van Business Objects Software Ltd. Business Objects is een onderneming van SAP. Sybase en Adaptive Server, iAnywhere, Sybase 365, SQL Anywhere en andere producten en diensten van Sybase die in dit document worden genoemd, alsook de respectieve logo’s, zijn handelsmerken of gede poneerde handelsmerken van Sybase, Inc. Sybase is een onderneming van SAP. Alle andere genoemde namen van producten en diensten zijn handelsmer ken van de desbetreffende ondernemingen. De informatie in dit document is uitsluitend bedoeld ter informatie. Productspecificaties kunnen per land verschillen. Dit materiaal kan zonder kennisgeving worden gewijzigd. Het wordt uitsluitend ter informatie geleverd door SAP AG en de aan haar gelieerde ondernemingen (“SAP Group”), zonder dat hier enige rechten aan kunnen worden ontleend en zonder garantie van enige aard, en SAP Group is niet aansprakelijk voor fouten of omissies met betrekking tot het materiaal. De enige garanties voor producten en diensten van SAP Group zijn de garanties in de uitdrukkelijke garantieverklaringen die bij dergelijke pro ducten en diensten worden geleverd, indien van toepassing. Niets in deze publicatie mag worden opgevat als een aanvullende garantie.