Rotor doet meer met minder mensen en met minder kopzorgen
Met de komst van een nieuw management nam Rotor een ingrijpende beslissing: ITmaatwerk vervangen door standaardsoftware. Onder het motto “Follow the leader” was de keuze voor Ultimate Software met Microsoft Dynamics AX snel gemaakt.
Inleiding Rotor verkoopt en produceert elektromotoren. Het bedrijf uit Eibergen heeft zeventig mensen in dienst en vestigingen in België, Frankrijk en Engeland. De zware motoren van Rotor worden onder meer gebruikt voor kartonproductiemachines in Hoogezand, ventilatoren in het Academisch Ziekenhuis Utrecht en oliewinninginstallaties in Siberië.
Twintig jaar maatwerk In 2003 had Rotor nog een eigen IT-afdeling: een chef, een systeembeheerder en twee programmeurs. Deze afdeling onderhield een IBM AS400 omgeving en ontwikkelde zelf de bedrijfssoftware. Bert van Dijk was een van die programmeurs. “We hadden ons eigen ERPpakket. Helemaal „hand gloved‟. Daar zat vijftien tot twintig jaar maatwerk in.” Het maatwerk had zo zijn nadelen. “Het onderhouden en ontwikkelen van een eigen pakket is duurder dan een standaardoplossing. Een standaardoplossing is goedkoper en geeft ook veel minder kopzorgen. Weliswaar hebben we de invoering van de euro en het nieuwe millennium goed doorstaan, maar met een standaardpakket was die overgang veel eenvoudiger geweest.” Toen er een nieuw management kwam, ging het roer om. Directeur Herbert Weekhout speelde daarin een belangrijke rol. “Er waren teveel mensen bezig met het aanpassen van de software”, zegt Weekhout. “Dat hebben we als nieuwe management meteen ter discussie gesteld, vooral omdat wij een voorstander zijn van standaardoplossingen. Die zijn onderhand zó ver ontwikkeld, dat maatwerk bijna niet meer nodig is. Talloze bedrijven kunnen met deze standaardoplossingen
uit de voeten. Waarom zouden wij dan nog doorgaan met maatwerksoftware? Zijn wij dan zo bijzonder?” Rotor besloot de processen voortaan zo veel mogelijk aan te passen aan de software in plaats van andersom en alleen voor zeer specifieke arbeidsprocessen de software aan te passen. “Het gaat daarbij onder meer om aanvullingen, die onze onderneming een voorsprong op de concurrentie geven. Voorbeelden zijn: het toevoegen van een uitgebreide elektrotechnische database, waaruit data wordt geïntegreerd in de orderstroom en het geautomatiseerd laseren van order-specifieke typeplaten, evenals het uitgeven van certificaten op basis van deze database.”
“Follow the leader” Het management van Rotor hoefde niet lang na te denken over de keuze van het standaardpakket. Een consultant bracht Microsoft Dynamics – toen nog Microsoft Business Solutions – onder de aandacht. Voor hem telde het argument “Follow the leader”.
“Rotor is een kwaliteitsbedrijf. We leveren kwaliteitsproducten aan kwaliteitsklanten en willen dus ook een kwaliteitsleverancier voor onze software.” Herbert Weekhout, algemeen directeur van Rotor
“Rotor is een kwaliteitsbedrijf”, zegt Weekhout. “We hebben kwaliteitsproducten, kwaliteitsklanten en dus willen we zelf ook een kwaliteitsleverancier voor onze software. Microsoft heeft een aansprekende visie, een heldere gedachte achter zijn software. Bovendien weet Microsoft die visie ook lang vast te houden. Een heel klein voorbeeld: de toetsenbordcombinaties werken nu nog steeds net zoals in het DOS-tijdperk. Dat is niet alleen handig, zo‟n lange termijn visie geeft ook vertrouwen voor de toekomst.”
Klaar voor de AX-way
Eind 2004 verrichte Microsoft Gold partner Ultimate Software een vooronderzoek en koos Rotor voor het ERP-pakket Microsoft Dynamics AX. Ultimate Software werd ingeschakeld voor de implementatie. In oktober 2005 ging alles live. “We konden binnen de kortste keren weer volledig functioneren”, zegt Weekhout. “Veel collega‟s zijn verbaasd over zo‟n snel ERP-traject. Ik was eerlijk gezegd zelf ook blij verrast.” Technisch was het allemaal niet zo spannend, weet Bert van Dijk nog: “Er was nieuwe technologie nodig. Om te beginnen was dat Dynamics AX zelf, en verder Terminal Server en SQL Server. De implementatie daarvan verliep redelijk eenvoudig. De uitdaging zat meer in de gebruikersacceptatie. De oude software die we hadden bevatte zó veel maatwerk, dat gebruikers alleen de dingen zagen die ze nodig hadden. Er was dus geen enkele visuele ballast. Met Microsoft Dynamics AX zagen ze ineens veel meer tegelijk op hun scherm.” Om de overgang naar Microsoft Dynamics AX te vereenvoudigen, werd er zoveel mogelijk naar gestreefd om de oude werkwijzen intact te houden, zodat de gebruikers rustig konden wennen aan het systeem. “Pas nu proberen we oude werkwijzen te veranderen en meer standaardfunctionaliteiten van Dynamics AX te gebruiken. We zijn nu klaar voor wat wij de „AXway‟ noemen.”
Meer doen met minder mensen Een van de grootste voordelen die het nieuwe systeem Rotor heeft opgeleverd, is de verlaging van de voorraad en het versnellen van de bedrijfsprocessen. Daarnaast was er ook een verlaging van personeelskosten. “De IT-afdeling is gehalveerd,” zegt Van Dijk. “De transitie van onze oude maatwerkoplossing op een IBM platform naar een geheel Microsoft platform heeft onze beheerinspanningen vereenvoudigd. Tegelijkertijd is het tempo van het ontwikkelen omhoog gegaan. We zijn veel minder bezig met het beheren van oude toepassingen en veel meer met het ontdekken en toepassen van nieuwe mogelijkheden.” Tegelijkertijd zijn ook de risico‟s veel kleiner geworden. Voorheen werd alles door een paar mensen ontwikkeld en onderhouden, waardoor Rotor sterk afhankelijk was van hun beschikbaarheid en kennis. Nu is de kennis over het systeem veel dieper en over de hele wereld te vinden. Van Dijk: “Er is altijd wel iemand binnen de Dynamics-community die antwoord heeft op jouw specifieke vraag.”
“Sinds de vervanging van maatwerk door standaardoplossingen is de IT-afdeling gehalveerd. Tegelijkertijd is het tempo van ontwikkelen omhoog gegaan. We zijn veel minder bezig met het beheren van oude toepassingen en veel meer met het ontdekken en toepassen van nieuwe mogelijkheden.” Bert van Dijk, ontwikkelaar van Rotor
Volgens directeur Herbert Weekhout heeft Microsoft Dynamics AX een belangrijke rol gehad in het “verwerken” van de groei van het bedrijf: “We hebben nu een oplossing die met ons kan meegroeien en onze groei kan ondersteunen. Sinds de invoering zijn we in het eerste jaar 10 procent gegroeid en in het tweede jaar 20 procent.”
Toekomst Weekhout is voorzichtig met toekomstplannen voor Dynamics AX en zijn bedrijf, hoewel de eerste stappen al zijn gezet: “Systemen gaan steeds meer met elkaar communiceren”, zegt Weekhout. “En daar hebben we nu grote voordelen van want ons nieuwe systeem laat zich uitstekend integreren. Bij twee leveranciers hebben we al zoveel „vertrouwen‟ opgebouwd, dat we met hen al elektronisch gegevens uitwisselen. De administratieve papieren handelingen tussen hen en ons zijn bijna helemaal verdwenen.” Ook Van Dijk heeft ideeën voor de toekomst: “We gaan elke elektromotor voorzien van een uniek ID, een geboortecertificaat, dat we opnemen in Dynamics AX. Vanuit de software printen we een barcode die op de motor komt, zodat we elke motor snel kunnen identificeren en allerlei informatie kunnen uitlezen. Bijvoorbeeld voor wie de motor bestemd is, wat de specificaties zijn, eigenlijk alles.” Van Dijk verdiept zich momenteel in .NET om een aantal applicaties web based te maken. Hij ziet het al voor zich: “Over een paar jaar kunnen we via een handheld scanner en een webinterface gewoon Dynamics AX aanroepen en informatie over de motor vinden en aanvullen.”
Eisen
Geen maatwerk, maar een standaardpakket
Toonaangevende leverancier
Sterke partner
Aansprekende, geloofwaardige visie op de toekomst
Voordelen
Minder IT-personeel nodig
Snellere ontwikkeling nieuwe oplossingen
Wereldwijd kennisnetwerk
Ondersteuning bij groei van bedrijf
Producten
Microsoft Dynamics AX – www.microsoft.nl/ax
Links
Rotor - www.rotor.nl
Ultimate Software - www.ultimatesoftware.nl
