Risicoanalyse, de kern van de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme!

deontologie SPECIAAL DOSSIER – PRAKTISCH EN TOEKOMSTGERICHT

Risicoanalyse, de kern van de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme!

Inhoudsopgave Doelstellingen – Methodologie�� 5 Ins en outs�� 6 De 10 ‘musts’, vandaag en morgen … �� 14 Know your customer… �� 15 Customer due diligence �� 23 Adequate kantoororganisatie … �� 37 Bijlagen: 100 % praktisch�� 50 A. Aandachtspunten �� 50 B. Om de reflectie uit te diepen … �� 53 C. Factoren die volgens de 4de AML/FT-richtlijn wijzen op een hoger of lager risico van witwassen van geld en van financiering van terrorisme! �� 54 D. Nieuwe vragenlijst IAB 2015�� 56

4

2 015/ 3

deontologie DOELSTELLINGEN Een risicogeoriënteerde aanpak in het kader van de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme? Niet echt nieuw, denkt u wellicht. De risicogeoriënteerde benadering ligt namelijk aan de grondslag van het klantenonderzoek dat door de wet van 11 januari 1993 – de ruggengraat van het Belgisch antiwitwasapparaat – opgelegd wordt aan externe accountants en/of externe belastingconsulenten. De logica en – misschien in mindere mate – de methodologie ervan kunnen u vandaag niet onbekend zijn. Om u te helpen en bij te staan bij de correcte toepassing van de bepalingen van de wet van 11 januari 1993, heeft het Instituut u niet alleen een hele reeks wettelijke en didactische teksten ter beschikking gesteld, maar ook praktische tools. U kunt ze allemaal downloaden op onze website of ons BeExcellent-platform: reglement met juridische waarde van een norm1 (hierna: norm), omzendbrief2 en handleiding interne procedures3. Vanaf 2012 werd meermaals de aandacht gevestigd op de uitoefening van het klantenonderzoek, de algemene verplichting om het risico en de risicotypes te beoordelen, alsook op de interne organisatie van de beroepsbeoefenaar, die de ondersteunende structuur van de risicobenadering vormt. Vanuit een nog praktischer oogpunt werden modelformulieren, identificatieschema’s en een risicobeheersingsformulier opgesteld evenals beslissingsbomen die de basis vormen om al dan niet een relatie aan te gaan met een cliënt. Die modellen zijn vandaag vlot toegankelijk. Waarom een speciaal dossier? Hoofdzakelijk om drie redenen: omdat de zaken die zo uitvoerig worden uiteengezet en documenten ter beschikking gesteld, niet altijd volstaan voor een snelle en vlotte toepassing ervan. In het kader van de antiwitwasverplichtingen is het geen overbodige luxe om de zaken regelmatig opnieuw te bekijken, en nu eens een of ander bepaald aspect onder de loep te nemen. In dat opzicht vormt de risicogeoriënteerde aanpak een goede invalshoek. Deze benadering behelst tal van ‘actoren en documenten’ binnen een kantoor en moet tijdens de hele relatie met de klant in rekening worden gebracht; – wegens de opmars van het thema. Onlangs werd de risicogeoriënteerde aanpak door twee belangrijke gebeurtenissen in een nieuw perspectief geplaatst: de 4de AML/FT-richtlijn (zie p. 7-10) en de 4de evaluatie van België door de FAG (zie p. 7). Met in het vooruitzicht, hoewel we de exacte reikwijdte van die aanzienlijke vernieuwingen nog niet kunnen meten, vermoedelijke ingrijpende veranderingen die het beheer van de risico’s die verband houden met het witwassen van geld en de financiering van terrorisme op verschillende niveaus zullen beïnvloeden; – tot slot met het oog op de kwaliteitstoetsing. Over enkele maanden loopt de pilootfase van de kwaliteitstoetsing ten einde. Tijd dus om de ervaringen van de afgelopen twee jaar te gebruiken, nieuwe pistes de onderzoeken en een nieuwe vragenlijst antiwitwas voor te stellen. Die nieuwe vragenlijst zal vanaf november 2015 gebruikt worden. Al deze acties kaderen uiteraard binnen het opzet van dit dossier. –

METHODOLOGIE

 Het is belangrijk om de zaken eerst in perspectief te plaatsen. Uitgaande van een synthese van de hoofdprincipes, zullen we de problematiek van de toepassing van een risicogeoriënteerde aanpak verduidelijken door in te gaan op de meest voorkomende vragen die hierover in een kantoor kunnen worden gesteld. Hoewel het vandaag duidelijk nog om een proces in opbouw gaat, zullen we verder nog de trends van de vermoedelijke evolutie ervan onder de loep nemen. Hiervoor baseren we ons op de belangrijke vernieuwingen van de 4de AML/FT-richtlijn (zie p. 7-10) en de conclusies van de 4de wederzijdse evaluatie van België door de FAG (zie p. 7). Die trends zijn zeker niet van ondergeschikt belang; we hebben er alle belang bij om ons erop voor te bereiden!

 Vervolgens zullen we onze reflectie resoluut uitdiepen vanuit een praktisch standpunt. Zo zullen we zien dat de risicobenadering steunt op verschillende hoofdpijlers. Het gaat om procedures die vaak bekend zijn onder hun Engelse benaming: know your customer – customer due diligence.

2 015/ 3

5

deontologie Een handleiding interne procedures op maat en helemaal aangepast? Gebruik dan uw BeExcellent-platform!

Maar vooral de adequate interne kantoororganisatie – die tot uiting werd gebracht in een handleiding interne procedures – en de schriftelijke toepassing daarvan vormen de ruggengraat van de risicoanalyse! We zullen dan ook aan de hand van handleiding interne procedures proberen uit te leggen ‘hoe en waarom’ een dergelijke organisatie de conditio sine qua non is voor een efficiënt beheer van het witwasrisico.

Hoe gaan we te werk? Om de essentie met de nodige nuances weer te geven, stellen we u voor elk van de hierboven genoemde procedures en bij het onderzoek van de handleiding interne procedures – die overigens verplicht is – voor om de nadruk te leggen op ‘10 musts’ om ‘goede gewoontes’ te verwerven en te ontwikkelen, meer bepaald vanuit de specifieke invalshoek van de risicobenadering. 10 ‘gewoontes’ die het resultaat vormen van een transversale lezing van alle hulpmiddelen die we ter beschikking stellen, die fungeren als reflectiebakens en actiepunten en die overduidelijk nuttig zijn voor onder meer uw klantenonderzoek. Systematisch zullen we u ter aanvulling wijzen op nuttige vermeldingen: de referenties naar de betrokken artikels (wet van 11 januari 1993, norm, omzendbrief, handleiding interne procedures), de middelen die ter beschikking staan (formulieren, identificatieschema’s en beslissingsbomen) en de daarmee in verband staande ‘aandachtspunten’ (onder meer opbouw van de procedures en documenten, en de gevolgen daarvan). Omdat het ontzettend belangrijk is voor de risicobeoordeling om over exacte en actuele gegevens te beschikken, hebben we de grootste zorg besteed om u de laatste versies van bepaalde lijsten (niet-meewerkende landen en gebieden) te bezorgen en u het commentaar, de adviezen en andere waarschuwingen van de CFI mee te geven voor zover ze een weerslag kunnen hebben op het risiconiveau van de cliënten van het kantoor, alsook de daarmee verband houdende klantenonderzoeksmaatregelen die moeten worden ingevoerd.

 De controle op de naleving van de antiwitwasbepalingen door de externe accountants en de externe belastingconsulenten wordt opgelegd door artikel 39 wet 11.01.1993. Het IAB voert die controle concreet uit in het kader van de kwaliteitstoetsing (zie p. 46-48). Hoewel de 3de AML-richtlijn al een progressieve controle mogelijk maakte volgens de methode van de ‘risk based approach’, blijkt nu uit meerdere documenten (4de AML/FT-richtlijn en 4de verslag van de wederzijdse evaluatie van België door de FAG) dat het risicoaspect meer moet worden geïntegreerd, meer bepaald met betrekking tot de omvang en de inhoud van de ‘controles’. Wij geven u de eerste reflecties mee over de mogelijke evoluties met betrekking tot het onderdeel antiwitwas in de kwaliteitstoetsing. INS EN OUTS De risicobenadering – die sinds haar invoering door de 3de AML-richtlijn een belangrijke factor speelt in het klantenonderzoek – wordt nu verder uitgebreid. Reden te meer om de koe bij de hoorns te vatten, want alhoewel er geen wondermiddel bestaat, kunnen we toch verschillende sleutelelementen aanwijzen die bij de reflectie aan bod moeten komen.

FATF GA FI 6

2 015/ 3

deontologie A.

Een logische en coherente aanpak, klaar om te worden versterkt …

Om een risico te kunnen beheren, moet het eerst worden vastgesteld en beoordeeld! Vervolgens moet het worden beheerst door maatregelen te treffen aangepast aan de aard, de waarschijnlijkheid, de invloed ervan. Dit is de risicogeoriënteerde aanpak in een notendop. Die benadering staat voortaan centraal in de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Dat is het resultaat van de gecombineerde acties van twee hoofdspelers, de FAG4 en de Europese Commissie5 die in de loop der jaren op het belang van een dergelijke aanpak hebben gewezen en die heel recent hebben versterkt met de nadruk op een verhoogde efficiëntie en transparantie. Vanaf 2005 maakte de derde Europese AML-richtlijn6 – die in Belgisch recht werd omgezet door de wet van 18 juli 20107 – deze aanpak tot het basisbeginsel van de uitoefening van het klantenonderzoek, dat aan de externe accountants en/of externe belastingconsulenten wordt opgelegd door de wet van 11 januari 1993. Artikel 12, § 1 van die wet legt de aan de wet onderworpen personen en ondernemingen immers algemeen op om een beoordeling uit te voeren van het risico dat hun cliënt vertegenwoordigt. Op basis daarvan wordt het principe uitgevaardigd dat een verscherpt klantenonderzoek geldt zodra de risicobeoordeling een situatie aan het licht brengt die door haar aard een hoog risico van witwassen van geld of financiering van terrorisme kan uitmaken. De ondernemingen en personen moeten verscherpte klantenonderzoeksmaatregelen en een verhoogde waakzaamheid toepassen in situaties die omwille van hun aard een hoger risico op witwassen van geld of financiering van terrorisme kunnen vormen. In 2012 sloot de FAG zich bij dit standpunt aan in het kader van de herzieningswerkzaamheden8 van zijn veertig aanbevelingen over ‘witwassen van geld’ en zijn 9 aanbevelingen over ‘financiering van terrorisme’. Een korte blik op de nieuwe aanbeveling nr. 1 volstaat ruimschoots om dit in te zien9. We weten ook dat België in 2014 door diezelfde FAG-deskundigen werd geëvalueerd om de mate van overeenstemming van de Belgische regeling met de 40 FAG-aanbevelingen te analyseren, maar dan vooral de efficiëntie ervan. Het verslag van de wederzijdse evaluatie10 werd in april 2015 gepubliAnti-money laundering and counter-terrorist financing measures ceerd op de website van de FAG. Volgens het persbericht11 beschikt België “over alle essentiële eleBelgium menten om op een solide wijze beleid te voeren in de strijd tegen het witwassen van geld (AWW) en de financiering van terrorisme (FT), alhoewel een aantal elementen nog niet volledig overeenkomen met aanbevelingen van de FAG van 2012”. In de conclusies12 worden verschillende probleemgebieden genoemd die verband houden met het feit dat een risicogeoriënteerde aanpak niet of te weinig wordt gevolgd13. De FAG uit de wens dat een dergelijke benadering zou worden geconsolideerd via “het vaststellen van prioriteiten in de risico’s en het toewijzen van middelen”. Van de toezichthoudende organen worden ook wetgevende en andere maatregelen gevraagd om de vastgestelde tekortkomingen te verhelpen. We gaan hier dieper op in op p. 46-48. Mutual Evaluation Report

April 2015

De recente publicatie van de 4de AML/FT-richtlijn14 betekent een nieuwe stap in de aanscherping van de dynamiek van de risicogeoriënteerde aanpak in het kader van de bestrijding van het witwassen van geld. Om het hoe en waarom te begrijpen, brengen we kort de dubbele doelstelling ervan in herinnering: nieuwe bepalingen opnemen die tot doel hebben enerzijds de bestrijding van het witwassen van geld en de terrorismefinanciering binnen de Europese Unie te harmoniseren15 en te versterken en anderzijds het rechtskader aanpassen aan de evolutie van de praktijken16 om de efficiëntie op te voeren van de antiwitwasmaatregelen, rekening houdend met de herziene FAG-aanbevelingen uit 2012. Wat mag u verwachten? Aanzienlijke wijzigingen die zowel het in kaart brengen van de risico’s van WW en FT raken als de uitoefening van het klantenonderzoek. a) Een evaluatie en opvolging van de risico’s die verband houden met het witwassen van geld en de financiering van terrorisme wordt ingevoerd op drie complementaire niveaus: – Europees niveau. Aan de basis van de risicogeoriënteerde aanpak bevindt zich de noodzaak dat de lidstaten en de EU de risico’s van witwassen van geld en terrorismefinanciering die ze lopen, vaststellen, begrijpen en beperken. De Europese

2 015/ 3

7

deontologie

–

–

Toezichthoudende Autoriteiten (ESA)17 krijgen de opdracht om een gezamenlijk advies uit te brengen over de witwasrisico’s die invloed hebben op de interne markt en dit advies ter beschikking te stellen van de lidstaten (art. 6, 4de AML/FT-richtlijn). Hiermee harmoniseert de 4de AML/FT-richtlijn de benadering door voor te schrijven dat factoren van potentieel lager of hoger risico18 worden in aanmerking genomen ten aanzien van drie centrale criteria: cliëntgebonden risicofactoren, product-, dienst-, transactie- leveringskanaalfactoren of geografische risicofactoren (bijlagen II en III). Nationaal niveau. Op basis van dat advies moet elke lidstaat de nodige maatregelen treffen om zijn witwasrisico en zijn risico van terrorismefinanciering te identificeren, te beoordelen, inzichtelijk te maken en te beperken, die beoordeling actueel te houden en een autoriteit aan te stellen om “de nationale respons op de risico’s te coördineren”. Elke lidstaat moet zijn nationale risicobeoordeling ter kennis brengen van de andere lidstaten, van de Commissie en van de ESA. Let wel19: de lidstaat moet bepalen op welke gebieden de meldingsplichtige entiteiten verscherpte maatregelen moeten toepassen en in voorkomend geval welke specifieke maatregelen moeten worden genomen (art. 7, 4de AML/FT-richtlijn). Concreet? België heeft de uitvoering van de beoordeling van de witwasrisico’s toevertrouwd aan het College voor de coördinatie van de strijd tegen het witwassen van geld van illegale afkomst dat werd opgericht door het KB van 23 juli 2013. Voor de terrorismefinanciering werd aan het Ministerieel Comité en aan het College voor inlichting en veiligheid de opdracht verleend om de risico’s van financiering van terrorisme en van proliferatie te beoordelen. Een eerste nationale evaluatie van de witwasrisico’s werd op 16 december 2013 goedgekeurd en de minister van Justitie stemde in mei 2014 in met voorstellen die in dat document werden geformuleerd. Hoewel het Instituut er in juni 2014 van het CFI een kopie heeft ontvangen, is dit document momenteel nog altijd vertrouwelijk. Logischerwijze hebben we echter met de bevindingen van deze nationale risicoanalyse rekening gehouden om vervolgens onze eigen sectorale analyse uit te voeren waarvan hierna sprake is. Op het niveau van de ‘meldingsplichtigen’. Nog altijd in dezelfde logica van meervoudige risicobeheersing zorgen de lidstaten ervoor dat de meldingsplichtige entiteiten de nodige stappen ondernemen om hun witwasrisico en risico van terrorismefinanciering te identificeren en te beoordelen, rekening houdend met risicofactoren zoals die in verband met hun cliënten, landen of geografische gebieden, producten, diensten, transacties en leveringskanalen. Deze stappen zijn evenredig met de aard en omvang van de meldingsplichtige entiteiten20 en moeten resulteren in ‘adequate klantenonderzoeksmaatregelen’ die evenredig zijn met de aard en de omvang van de meldingsplichtige (art. 8, 4de AML/FTrichtlijn). Bovendien moeten die risicobeoordelingen worden gedocumenteerd. Concreet? Deze kaart van risico’s op het derde niveau werd opgesteld door de Interinstitutenwerkgroep ‘antiwitwas’ en op 30 september 2014 goedgekeurd door de Raad. De kaart analyseert de witwasrisico’s en risico’s van terrorismefinanciering die meer specifiek verband houden met de economische beroepsbeoefenaars. Er worden verschillende accenten gelegd voor de externe accountants en/of de externe belastingconsulenten. Bij deze denkoefening werd niet alleen gebruikgemaakt van de ervaringen met de nationale risicoanalyse, maar ook van de verschillende typologieën uit de jaarverslagen en een hele reeks statistische en kwalitatieve gegevens van de CFI. Deze sectorale analyse die eind november 2014 werd bezorgd aan de CFI, om ter beschikking te worden gesteld van de FAG in het kader van het evaluatieproces van België, zonder dat de evaluatoren er uiteindelijk rekening mee hebben gehouden. Ze werd niet publiek vrijgegeven. Voor zover de analyse een invloed heeft op het beheer van het witwasrisico binnen het kantoor zullen we er in dit artikel occasioneel naar verwijzen.

b) Naast de invoering van die drie niveaus (Europees, nationaal en sectoraal) voor het beheer van het witwasen terrorismefinancieringsrisico voert de 4de AML/FT-richtlijn een hele reeks belangrijke wijzigingen en verduidelijkingen in, hoofdzakelijk rond het kernbegrip ‘klantenonderzoek’. 1) Klantenonderzoek – hoofdstuk II van de 4de AML/FT-richtlijn. Er moeten verscherpte maatregelen worden genomen bij verhoogde risico’s op witwassen van geld en financiering van terrorisme; versoepelde maatregelen bij lagere risico’s. Schematisch21 gezien worden wijzigingen aangebracht in die twee niveaus van het klantenonderzoek. Die wijzigingen zullen aanzienlijke gevolgen hebben wanneer deze richtlijn in het Belgisch recht is omgezet. – Versoepelde klantenonderzoeksmaatregelen – art. 15 tot 17, AML/FT-richtlijn. De vrijstellingen van het gewone klantenonderzoek voor bepaalde types cliënten of producten die in de 3de AML-richtlijn opgenomen zijn, zullen niet langer strikt worden beperkt. Wat is het nieuwe principe? Er gaat een risicoanalyse vooraf aan de toepassing van het vereenvoudigd klantenonderzoek. Een lidstaat kan de toepassing van dergelijke klantenonderzoeksmaatregelen toestaan op alle gebieden die een minder hoog risico vertonen. Om dit na te gaan, moet ten

8

2 015/ 3

deontologie minste rekening worden gehouden met de niet-exhaustieve lijst van de factoren die voorkomen in bijlage II van de 4de AML-richtlijn (zie tabel op p. 54). Let wel: het is mogelijk dat de vrijstellingen van klantenonderzoek voor zakenrelaties in een derde land dat over systemen ter bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme gelijkwaardig aan deze in de EU beschikt, die gebaseerd zijn op louter geografische criteria, worden geschrapt zodra deze richtlijn in het Belgisch recht is omgezet. – Strengere klantenonderzoeksmaatregelen – art. 18 tot 24, 4de AML/FT-richtlijn. Zoals eerder vermeld, moeten bij een hoog risico strengere klantenonderzoeksmaatregelen worden toegepast. De 4de AML-richtlijn breidt het toepassingsgebied van dat verscherpte klantenonderzoek uit en verduidelijkt de criteria die in het kader van die verplichting in aanmerking moeten worden genomen in bijlage III (zie tabel op p. 54).

Bovendien is de richtlijn ook om twee redenen veeleisender met betrekking tot de verhoogde risico’s: – Politiek prominente personen. De systematische toepassing van de verscherpte klantenonderzoeksmaatregelen is eveneens vereist voor politiek prominente personen (PPP’s) op nationaal niveau22 die in een EU-lidstaat verblijven, net als voor de PPP’s die voor een internationale organisatie werken (art. 20, 4de AML/FT-richtlijn). Wanneer deze persoon de beoogde activiteiten en functies heeft stopgezet, moet het witwasen terrorismefinancieringsrisico dat specifiek is voor politiek prominente personen nog gedurende minstens 12 maanden in aanmerking worden genomen, en moeten de nodige maatregelen worden toegepast die gebaseerd zijn op de beoordeling van dat risico (art. 22, 4de AML/FT-richtlijn). – Derde landen met een groot risico. Er moeten verscherpte maatregelen worden toegepast om die risico’s op passende wijze te beheersen en te beperken “in het geval van natuurlijke personen of juridische entiteiten welke zich bevinden in derde landen die door de Commissie zijn aangemerkt als derde landen met een hoog risico” (art. 18, 4de AML/FT-richtlijn). Deze derde landen23 – waarvan een lijst zal worden opgesteld om de goede werking van de interne markt te beschermen – vertonen in hun nationale AML/FT-regelgeving strategische tekortkomingen die een aanzienlijke bedreiging vormen voor het financiële stelsel van de EU (art. 9, 4de AML/FT-richtlijn).

2) Uiteindelijke begunstigden: een echte vernieuwing op het vlak van de transparantie van de informatie – art. 30 en 31, 4de AML-richtlijn. – De lidstaten moeten ervoor zorgen dat “binnen hun grondgebied opgerichte vennootschappen en andere juridische entiteiten toereikende, accurate en actuele informatie over wie hun uiteindelijk begunstigden zijn, inwinnen en bijhouden, waaronder detailgegevens over de door de uiteindelijk begunstigden gehouden economische belangen” (art. 30, 4de AML/FT-richtlijn). – De lidstaten hebben ook het recht te eisen dat “trustees van een express trust die door hun recht worden beheerst toereikende, accurate en actuele informatie over de uiteindelijk begunstigden van de trust inwinnen en bijhouden” (art. 31, 4de AML/FT-richtlijn). – Ten slotte wordt van de lidstaten verwacht dat ze ervoor zorgen dat deze informatieplicht ook van toepassing is “op andere soorten juridische constructies met een soortgelijke structuur en functie als trusts” (art. 31, 4de AML/FT-richtlijn).

Concreet moet die informatie in elke lidstaat worden bewaard in een centraal register. De artikelen 30 en 31 van de richtlijn leggen de EU-lidstaten de verplichting op centrale registers24 bij te houden waarin alle informatie is opgenomen over de ‘uiteindelijke eigenaars’ van vennootschappen en andere wettelijke entiteiten en van trusts25. Volgens welke modaliteiten? Op basis van de informatie die momenteel beschikbaar is, maken we een stand van zaken op in het onderdeel Know your Customer op de p. 15-21.

3) Materiële toepassing. In zijn herziene aanbevelingen van 2012 pleitte de FAG voor een strengere aanpak van de strijd tegen fiscale fraude door een uitbreiding van de zware inbreuken die als ‘criminele activiteiten’ worden beschouwd in de zin van artikel 3, 4de lid, f) van de 4de AML/FT-richtlijn. Momenteel omvatten die criminele activiteiten al alle feiten die strafbaar zijn gesteld met een maximale vrijheidsstraf of detentiemaatregel van meer dan een jaar of, voor lidstaten die in hun rechtsstelsel een strafminimum voor strafbare feiten kennen, alle feiten die strafbaar zijn gesteld met een minimale vrijheidsstraf of detentiemaatregel van meer dan zes maanden. Onder die strafbare feiten noemt de 4de AML-richtlijn uitdrukkelijk “de fiscale misdrijven in verband met directe belastingen en indirecte belastingen, zoals omschreven in de wetgeving van de lidstaten”.

2 015/ 3

9

deontologie

Zal die toevoeging concrete gevolgen hebben voor België? Het ziet ernaar uit dat het antwoord negatief zou zijn, aangezien het begrip ‘ernstige fiscale fraude’ ditmaal aangeduid als ‘al dan niet georganiseerd’26, al deel uitmaakt van de onderliggende misdrijven in de wet van 11 januari 1993. Strafbaarstellingen van fiscale fraude met betrekking tot directe of indirecte belastingen leiden overigens tot gevangenisstraffen van 8 dagen (artikels 449 WIB 1992 en 83 WBTW).

4) Sancties. Ten slotte mogen we de administratieve minimumsancties27 niet vergeten die de 4de AML/FT-richtlijn invoert bij schending van de verplichtingen die voortvloeien uit de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

B.

Strikte en samenhangende procedures

Er bestaat geen wondermiddel om de ‘risico’s van witwassen van geld en financiering van terrorisme te identificeren en te beoordelen. Er zijn slechts enkele onontbeerlijk ingrediënten waarvan we een overzicht opstellen vooraleer we ze meer in detail analyseren door u ‘10 musts’ aan te reiken, zodat u zich de goede gewoonte kan eigen maken en verder ontwikkelen!

1.

Identificatie en identiteitsverificatie (Know your customer).

Het identificeren van de cliënten en het verifiëren van hun identiteit, van hun lasthebber(s), en uiteindelijke begunstigde(n) houden de verplichting in om bepaalde gegevens en documenten te verkrijgen, en er een kopie van te maken die u moet bewaren. Ook is informatie vereist over het doel en de verwachte aard van de zakelijke relatie. Deze eerste onontbeerlijke stap dient om de ‘cliënt te kennen’.

2.

Algemene verplichting tot risico-inschatting: laag-verhoogd?

De cliënten, hun lasthebbers en uiteindelijke begunstigde(n) moeten worden ingedeeld op een risicoschaal met twee niveaus: laag of hoog. Maar er bestaat geen unieke methodologie om aan een cliënt een bepaald witwasrisico toe te kennen. Het komt erop aan om alle nodige types van factoren in aanmerking te nemen. In de praktijk wordt het risico van witwassen en terrorismefinanciering beoordeeld op basis van de analysepijlers waarin de reglementering voorziet, door in casu te steunen op de drie algemene risicocriteria van het FAG: land, cliënt, activiteit, dienst die de cliënt vraagt en gebruikt. Belangrijk is dat deze criteria in de praktijk onder meer dan één categorie kunnen vallen en niet als afzonderlijk en onderscheiden, maar als onderling afhankelijk moeten worden bekeken. Als één van die risico’s aanwezig is, dan moet de cliënt worden ingedeeld als een cliënt met een hoog risico. Tenzij de beoordeling door aanvullende informatie wordt gewijzigd. Cliënten die niet worden ingedeeld als cliënten met een hoog risico zijn dus cliënten met een laag risico. Bovendien moeten de omstandigheden die tot een hoog risicoprofiel leiden worden gedocumenteerd. Door beide procedures te combineren, kan het aangaan van een zakenrelatie of de dienstverrichting worden onderworpen aan een voorafgaand onderzoek van de risico’s op witwassen van geld en op financiering van terrorisme. Dat onderzoek is dan gekoppeld aan het profiel van de cliënt en aan de aard van de zakelijke relatie of van de voorgenomen verrichting. In het kader van het cliëntenacceptatie- en opvolgingsbeleid worden de cliënten die een specifiek risiconiveau kunnen vertonen, pas aanvaard na een grondig onderzoek waarna een beslissing over hen wordt genomen volgens de algemene regels van het kantoor. In dezelfde logica aanvaardt het kantoor geen cliënten met een ‘onaanvaardbaar’ witwasrisico.

3.

Due diligence: controle en opvolging van het risico

We mogen niet uit het oog verliezen dat de identificatieprocedure aan de hand van documenten en gegevens die werden verzameld en bijgewerkt en waarvan de kopieën vervolgens worden toegevoegd aan het permanent dossier van de cliënt op zich slechts de eerste stap vormt van de risicogeoriënteerde aanpak binnen het kantoor. De opvolgingsprocedure van het risico – waarbij tijdens de hele zakenrelatie de juiste vragen worden gesteld – is even belangrijk, of zelfs belangrijker. Naast deze algemene verplichting om het risico op het witwassen van geld en de financiering van terrorisme te beoordelen (als algemene regel: vóór het aangaan van de zakenrelatie) aan de hand van de identificatie- en verificatieprocedures –

10

2 015/ 3

deontologie KYC: cliënten, lasthebber(s) en uiteindelijke begunstigde(n) – legt de wet van 11 januari 1993 de verplichting op om de identificatiegegevens van de cliënten, de lasthebber(s), en de uiteindelijke begunstigde(n) van de cliënten te actualiseren naargelang het risico (artikels 7, § 3 en 8, § 2). Indien geen klantenonderzoek kan worden verricht, verbiedt paragraaf 4 van diezelfde artikels 7 en 8 van de wet van 11 januari 1993 om een zakelijke relatie aan te gaan of in stand te houden, aangezien deze identificatieverplichting – onder voorbehoud van aanzienlijke nuances voor wat de uiteindelijke begunstigden betreft28 – moet worden vervuld, ongeacht het risicoprofiel dat wordt toegekend aan de cliënt, zijn lasthebbers of uiteindelijke begunstigde(n), de zakenrelatie of de uit te voeren verrichting. Maar het is vanuit de invalshoek van het niveau van klantenonderzoek dat de risicogeoriënteerde aanpak haar volle betekenis verwerft. – Vereenvoudigd klantenonderzoek. Hoewel (nog) dergelijke mogelijkheden bestaan voor bepaalde cliënten of uiteindelijke begunstigden (art. 11, § 1) en voor bepaalde producten of transacties (art.11, §§ 2 en 3) is de opsomming van artikel 11 strikt limitatief. In het kader van de risicogeoriënteerde aanpak is de toepassing van het vereenvoudigd klantenonderzoek niet mogelijk buiten de gevallen die worden toegestaan door de richtlijn en de uitvoeringsrichtlijn die beide in de wet van 11 januari 1993 zijn bepaald. Overeenkomstig artikel 11.3 van de richtlijn maakt het nieuwe artikel 11, § 3 van de wet de eerder vermelde versoepelingen van het klantenonderzoek afhankelijk van de voorwaarde dat de bedoelde personen en ondernemingen in elk geval voldoende gegevens verzamelen om vast te stellen of de cliënt aan de voorwaarden voldoet om de toepassing van de afwijking te kunnen genieten. Diezelfde bepaling verduidelijkt verder uitdrukkelijk dat het vereenvoudigd klantenonderzoek niet van toepassing is wanneer er een vermoeden van witwassen van geld of financiering van terrorisme bestaat. – Verscherpt klantenonderzoek. De gevallen waarin een verscherpt klantenonderzoek vereist wordt, worden opgesomd in artikel 12 van de wet (de cliënt is niet fysiek aanwezig, de cliënt/uiteindelijke begunstigde is een politiek prominent persoon, grensoverschrijdende correspondentbankrelaties) maar dit is geen limitatieve opsomming. Er moeten verscherpte klantenonderzoeksmaatregelen worden toegepast in alle situaties die omwille van hun aard een hoger risico op witwassen van geld of financiering van terrorisme kunnen inhouden. Om uit te maken welke risicofactoren in aanmerking genomen kunnen worden teneinde na te gaan of het gaat om een zakenrelatie of om verrichtingen waarbij een verscherpt en voortdurend klantenonderzoek nodig is, is het gepast en interessant om gebruik te maken van de richtlijnen die de FAG voor elke beroepscategorie uitbrengt (zie p. 26-27). – Voortdurende waakzaamheid. Om te beschikken over een operationeel antiwitwasapparaat en atypische verrichtingen of verdachte feiten daadwerkelijk op te sporen en te onderzoeken met het oog op een eventuele melding aan de CFI, vereist artikel 14 van de wet dat een voortdurende waakzaamheid wordt aan de dag gelegd ten opzichte van de zakelijke relatie en de uitgevoerde verrichtingen. Die waakzaamheid – die gebaseerd wordt op een adequate interne organisatie en controlemodaliteiten – moet eveneens gedifferentieerd gebeuren afhankelijk van het risicoprofiel van de cliënt of van de zakenrelatie.

4.

Adequate interne kantoororganisatie Waarom een verantwoordelijke voor de toepassing van de wet?

– Uitdenken en uitvoeren van de procedures ter naleving van de wettelijke bepalingen – Personeel sensibiliseren – Toezicht uitoefenen op de aanwerving – Interne verslagen analyseren – Beheersmeldingsprocedure – Bewaring van de documenten – Contactpersoon met het IAB en de CFI – Opstellen van een jaarlijks werkingsverslag

Als één van de essentiële bestanddelen van de interne kantoororganisatie vormt het cliëntenacceptatie- en opvolgingsbeleid een mooie verduidelijking van het feit dat die organisatie de dragende structuur vormt van een efficiënt beheer van het WW-/FT-risico binnen het kantoor, rekening houdend met de verplichtingen die de externe accountants en/of externe belastingconsulenten moeten naleven in het kader van de wet van 11 januari 1993. We mogen niet uit het oog verliezen dat artikel 16 van deze wet een dubbele reeks verplichtingen inzake interne organisatie oplegt: enerzijds passende interne maatregelen en controleprocedures om toe te zien op de naleving van de wet van 11 januari 1993. Anderzijds procedures voor communicatie en informatiecentralisatie om verrichtingen die verband houden met witwassen van geld of financiering van terrorisme te voorkomen, op te sporen en te verhinderen. Daarbij wordt de aandacht

2 015/ 3

11

deontologie gevestigd op het volgende: “De interne controleprocedures houden in het bijzonder rekening met het verhoogd risico op witwassen van geld en financiering van terrorisme in de gevallen bedoeld in artikel 12 of nader bepaald door de Koning met toepassing van artikel 37”. In dat opzicht is de ‘dirigent’ de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet. Dat is binnen het kantoor een gespecialiseerde persoon die over de meeste ervaring op het terrein beschikt, een zekere afstand houdt ten opzichte van de cliënt en zorgt voor de invoering van homogene procedures, met inbegrip van de verslagen die moeten worden opgesteld en onderzocht in het kader van de verwerking en de opsporing van atypische verrichtingen. De aanstelling van die verantwoordelijke is verplicht als de regel van de ‘10 beroepsbeoefenaars’29 van toepassing is, maar wordt in elk geval aanbevolen. Gezien zijn rol en zijn verantwoordelijkheden is dat geen overbodige luxe.

C.

Geen sinecure, althans zo wordt het aangevoeld …

We hoeven er niet al te veel over na te denken om te beseffen dat er tal van problemen kunnen opduiken in het kader van de toepassing van doeltreffende procedures om het WW-/FT-risico binnen het kantoor onder controle te houden. Enkele meest voorkomende en relevante voorbeelden: – Strengere klantenonderzoeksmaatregelen toepassen op een cliënt. Hoe? Wanneer? – De cliënt identificeren: bepaalde gegevens opvragen en ze aan de hand van bewijsstukken controleren. Welke documenten? Hoe? – Hoe kan in de identificatieprocedures een onderscheid worden gemaakt tussen de resultaatsverbintenissen en de middelenverbintenissen? – Wanneer moet een occasionele cliënt worden geïdentificeerd? Hoe ga ik tewerk? – Ik twijfel aan de echtheid en de juistheid van de meegedeelde gegevens. Wat kan ik doen? – De AW/FT-wetgeving gaat over welbepaalde situaties en maakt gebruik van een vaak specifieke formulering. Wat wordt exact bedoeld met ‘uiteindelijke begunstigden’? Niet-meewerkende landen en gebieden? – Kan bij vermoeden van witwassen een vereenvoudigd klantenonderzoek worden toegepast? – Welke formaliteiten moet ik toepassen als de cliënt door een derde wordt geïntroduceerd? Zijn achtereenvolgende introducerende derden mogelijk? – Hoe kunnen de uiteindelijke begunstigden worden geïdentificeerd als de cliënt in het buitenland is gedomicilieerd of als het om een specifieke juridische entiteit zoals een trust gaat? – Wat bij onvoldoende identificatie: lasthebber? Uiteindelijke begunstigde? Doel en aard van de zakenrelatie? – Ik kan de identiteit van de cliënt of van de uiteindelijke begunstigde niet vaststellen of verifiëren. Wat zijn de gevolgen? – Een verrichting lijkt me abnormaal ten opzichte van wat ik van mijn cliënt weet. Hoe helder ik de situatie op? – Welke informatie moet grondiger worden onderzocht als de cliënt een hoger risico kan vertonen? – Wanneer is een schriftelijk verslag nodig? Aan wie wordt dat gericht? Hoe wordt het bewaard? – Hoe voer ik een procedure van periodieke herbeoordeling van het behoud van de zakenrelatie in? – Hoe interpreteer ik de indicatoren van ernstige fiscale fraude, al dan niet georganiseerd? – In welke situaties moet ik verzaken aan het aangaan van een relatie met de cliënt? – Welke maatregelen kan ik nemen om desgevallend de herkomst van het vermogen en van de fondsen vast te stellen die bij de zakelijke relatie of verrichting worden gebruikt? – Hoe houdt de risicogevoeligheid voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme verband met de kenmerken ervan? Activiteit? Type van verleende dienst? Woonstaat? – Wat zijn de gevolgen als wordt vastgesteld dat een cliënt de beperkingen inzake betalingen in speciën niet naleeft? – Hoe kan ik zorgen voor de communicatie en terbeschikkingstelling van informatie, de actualisering mogelijk maken van de vereiste kennis, namelijk het cliëntenacceptatie- en opvolgingsbeleid dat door het kantoor werd vastgesteld, de naam van de verantwoordelijke(n) voor de toepassing van de wet, alsook de regio’s, personen en activiteiten die een risico vertonen? – Wat zijn binnen het kantoor de rol en de verantwoordelijkheden van de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet? Hoe kan ik de opportuniteit of de verplichting om een verantwoordelijke aan te stellen beoordelen? Welke procedure kan worden gevolgd voor het opstellen, de verwerking en de verspreiding van zijn jaarlijks werkingsverslag? – Hoe organiseer ik de AWW-opleiding van de kantoormedewerkers? Doel, frequentie, duur?

12

2 015/ 3

deontologie –

Hoe controleer ik bij de werving en de aanstelling van personeel dat de eerbaarheid van die personen adequaat is naargelang de risico’s die gekoppeld zijn aan hun taken en functies? Veroorzaakt de aard van de opdracht voor de cliënt met een verhoogd witwasrisico? Ik stel vast dat mijn cliënt cashbetalingen van meer dan 3 000 euro heeft aanvaard. Is een melding van de CFI verplicht? Ik heb een melding verricht bij de CFI. Beïnvloedt dit het risiconiveau van de betrokken cliënt?

– – –

Allemaal mogelijk complexe vragen. De moeilijkheden om er antwoorden op te vinden en/of adequate procedures in te voeren kunnen tot gevolg hebben dat de verplichtingen van de wet van 11 januari 1993 als zwaar en belastend worden ervaren, alhoewel dat waarschijnlijk meer zo zal zijn in kleine kantoren of als de activiteit van accountant of belastingconsulent in een eenmanszaak wordt uitgeoefend.

Uw vennootschap en de fiscus Tina Tack, Pieter Gillemon, Georges Keymeulen, Carl Van Biervliet, Filip Vandenberghe, Gabriëlla Van Lil

Dit handboek geeft de lezer op een toegankelijke manier inzicht in de verschillende aspecten van de ondernemingsfiscaliteit en onderzoekt welke de impact van de fiscaliteit is op de beleidsbeslissingen van een ondernemer. Via begrijpelijke voorbeelden, heldere adviezen en praktische tips tonen de auteurs aan welke mogelijkheden er bestaan om belastingen optimaal en overzichtelijk te structureren. Om het meest voordelige fiscale stelsel te genieten, moet een goede bedrijfsleider deze opties kennen, al was het maar om met kennis van zaken zijn beleid in te schatten, met meer begrip een discussie aan te gaan met zijn accountant en belastingconsulent, en onaangename fiscale en financiële verrassingen te voorkomen.

· · · · · ·

2015 ISBN 978-94-000-0631-7 xxvi + 508 blz. paperback 69 euro Reeksprijs: 48,30 euro

Deel I is opgebouwd uit een aantal actuele thema’s waarmee elke vennootschap te maken krijgt. In deel II worden de basisregels van de vennootschapsbelasting uiteengezet. Recente fiscale wetgeving heeft – nog maar eens – duidelijk bewezen dat er heel snel gereageerd moet worden op nieuwe fiscale maatregelen en dat hiermee deskundig moet worden omgegaan bij het nemen van beleidsbeslissingen en hun impact op de jaarafsluiting. De auteurs geven de lezer de nodige adviezen ter zake. Deze derde editie werd bovendien aangevuld met een nieuw hoofdstuk over de fiscale stimuli voor starters.

Fax deze antwoordkaart naar Intersentia Ja, ik bestel ................. ex. van het boek Uw vennootschap en de fiscus (ISBN 978-94-000-0631-7) aan 69 euro (incl. btw, excl. verzendkosten) per exemplaar. Ik betaal pas na ontvangst van de factuur, die mij samen met mijn bestelling wordt bezorgd. Ik wens de gratis e-nieuwsbrief te ontvangen.

03 658 71 21

Dhr. / Mevr. Voornaam:

Naam:

Bedrijf:

Btw-nr.:

Straat:

Nr.:

Postcode:

Gemeente:

Telefoon:

Fax:

Bus:

E-mail: Datum:

Groenstraat 31 2640 Mortsel België

T +32 3 680 15 50 F +32 3 658 71 21 [email protected] www.intersentia.be

Handtekening:

Alle titels zijn ook verkrijgbaar in de boekhandel. Intersentia nv respecteert uw privacy. De persoonsgegevens die u doorgeeft, mag Intersentia gebruiken om u op de hoogte te houden van haar uitgaven. Wilt u geen commerciële informatie van Intersentia nv? Kruis dan dit vakje aan: . U kunt uw gegevens ook opvragen en laten verbeteren via fax of per brief.

2 015/ 3

13

deontologie

De 10 ‘musts’, vandaag en morgen …  Identificatie is altijd verplicht, ongeacht het risicoprofiel van de cliënt!  Middelenverbintenis of resultaatsverbintenis?  Identificatieschema’s en -formulieren, beslissingsbomen. Om niets te vergeten!  Vragen over het doel en de aard van de zakelijke relatie …  Onderschat de problemen om politiek prominente personen te identificeren niet …  Hoe krijg ik de kneepjes van de identificatie van de uiteindelijke begunstigden onder de knie?  Als een cliënt wordt aangebracht door een confrater, is daarom niet alles geregeld!  Het is mogelijk om de identiteit van de cliënten te verifiëren in de loop van het aangaan van de zakelijke relatie, maar alleen onder bepaalde voorwaarden …

 Is het onmogelijk om de identiteit van de cliënt en van de lasthebber vast te stellen of te verifiëren?  Is het onmogelijk om de identiteit van de uiteindelijke begunstigde vast te stellen of te verifiëren?

Identificeren en verifiëren – –

Het eerste is dan wel een gangbaar begrip maar roept toch een reeks van praktische vragen op: wie, wat, hoe, wanneer? Ook het tweede begrip verdient de nodige aandacht: welke bewijsstukken? Middelen- of resultaatsverbintenis? Wij geven u een eerste en belangrijk overzicht van de voorstelling van de risicogeoriënteerde aanpak.

14

2 015/ 3

deontologie

Know your customer…

 Identificatie is altijd verplicht, ongeacht het risicoprofiel van de cliënt! –

Referenties: AWW: art. 7 en 8 – norm: art. 3 tot 5 – omzendbrief: pt. 4.1 en 4.2.2 – Handleiding interne procedures: pt. 5.4 en 5.5

–

Tools: identificatieschema’s en -formulieren, beslissingsbomen

–

Aandachtspunten: gemoduleerd klantenonderzoek naargelang het risico, voortdurende waakzaamheid t.a.v. de zakelijke relatie

–

Evolutie? Openbaar register van de uiteindelijke begunstigden – 4de AML-richtlijn

De artikelen 7 en 8 AWW leggen de verplichting op om de cliënten te identificeren en hun identiteit te verifiëren aan de hand van een bewijsstuk waarvan een afschrift wordt gemaakt op papier of op een elektronische informatiedrager. Dat is logisch in het kader van het mandaat dat de accountant en de belastingconsulent met zijn klant verbindt. Die identificatieverplichting wordt in vier situaties opgelegd: a) wanneer de cliënt een zakelijke relatie wenst aan te gaan waardoor hij een gewone cliënt wordt; b) wanneer de cliënt wenst over te gaan tot het uitvoeren van een verrichting voor een bedrag van 10 000 euro of meer of die bestaat in een geldovermaking (art. 4, § 2 Norm); c) wanneer er een vermoeden van witwassen van geld of financiering van terrorisme bestaat; d) wanneer wordt betwijfeld of de eerder verkregen identificatiegegevens over een reeds geïdentificeerde cliënt waarheidsgetrouw of juist zijn. Drie gevoelige punten zorgen in de praktijk vaak voor onzekerheid en moeilijkheden en mogen niet uit het oog worden verloren: – Gewone en occasionele cliënten. Als het om gewone cliënten gaat, is de procedure logisch aangezien het om een zakelijke relatie gaat die een zekere continuïteit veronderstelt en niet om een eenmalige verrichting (art. 4 van de norm). Hoewel de verplichting om occasionele cliënten te identificeren minder vanzelfsprekend lijkt – de identificatieprocedures kunnen meer tijd in beslag nemen dan het consult zelf – is het wel degelijk een reële verplichting voor zover de drempel van 10 000 euro bereikt is en er dus geen vermoeden van witwassen van geld of financiering van terrorisme bestaat.

2 015/ 3

15

deontologie –

Identificeren en verifiëren. Los van het witwasrisico bestaat de identificatie in het kennis nemen van de identificatiegegevens van de cliënt, van zijn lasthebber en van zijn uiteindelijke begunstigde(n). Deze identificatie heeft betrekking op de cliënt zelf, zijn lasthebber, zijn uiteindelijke begunstigde(n) alsook op de zakelijke relatie of de voorgenomen verrichting. De verificatie houdt in dat de identificatiegegevens worden vergeleken met een betrouwbare bron waarvan op papier of een elektronische informatiedrager een afschrift werd genomen, waardoor ze al dan niet kunnen worden bevestigd. Vrijstellingen van de identificatieverplichting, afhankelijk van het persoonlijk profiel van de cliënt of van de uiteindelijke begunstigde(n). Deze beslissing dient echter schriftelijk te worden vastgelegd en bewaard (punt 5.6 handleiding interne procedures).

–

 Middelenverbintenis of resultaatsverbintenis? –

Referenties: AWW: art. 7 en 8 – omzendbrief: pt. 4.1

–

Tools: identificatieschema’s en -formulieren

–

Aandachtspunten: cliënt, lasthebber en uiteindelijke begunstigde

De identificatie is een resultaatsverbintenis, dat wil zeggen dat deze steeds moet worden uitgevoerd en dit ongeacht het niveau van het risico op witwassen. Deze identificatie heeft betrekking op de cliënt zelf, zijn lasthebber(s), zijn uiteindelijke begunstigde(n), alsook op het voorwerp en/of de aard van de zakelijke relatie of verrichting. Als ze niet wordt nageleefd, kan de zakelijke relatie niet worden aangegaan. Terwijl voor cliënten en lasthebbers die natuurlijke personen zijn de naam, de voornaam en de geboorteplaats bekend moeten zijn, hoeft over het adres alleen in de mate van het mogelijke informatie te worden ingewonnen. Ook de verificatie van de identiteit aan de hand van een bewijsstuk is verplicht (resultaatsverbintenis) als het over de cliënt en zijn lasthebber gaat. Als het over de uiteindelijke begunstigde(n) gaat, is het echter slechts een middelenverbintenis. In dat geval moeten middelen worden ingezet die evenredig zijn (middelenverbintenis) met het witwasrisico dat de cliënt, de lasthebber, zijn uiteindelijke begunstigde(n), de zakelijke relatie of de verrichting inhoudt.

 Identificatieschema’s en -formulieren, beslissingsbomen. Om niets te vergeten! –

Referenties: AWW: art. 7 en 8 – norm: art. 3, 6, 7, 12-16 – omzendbrief: pt. 4.2, 4.3 en 4.7 – Handleiding interne procedures: pt. 5.4.2 en hfdst. 11

–

Tools: website AWW en BeExcellent-platform

–

Aandachtspunten: Cliënten, lasthebbers, uiteindelijke begunstigde(n), cliëntenacceptatie- en opvolgingsbeleid

Het is niet altijd gemakkelijk om tijdens de identificatie van de cliënt de juiste vragen te stellen en de correcte bewijsstukken te verkrijgen. Of zelfs om de juiste conclusies te trekken als een document ontbreekt of er twijfels zijn over de betrouwbaarheid ervan … De identificatieschema’s en -formulieren die verkrijgbaar zijn via onze website of via ons BeExcellentplatform zijn geenszins verplicht, maar ze kunnen in de praktijk waardevolle werkinstrumenten blijken. Ze zijn er voor u!

 Vragen over het doel en de aard van de zakelijke relatie … –

Referenties: AWW: art. 14 – norm: art. 10 – omzendbrief: pt. 4.6 – Handleiding interne procedures: pt. 5.5.2

–

Aandachtspunten: cliëntenacceptatie- en opvolgingsbeleid

Om het voornemen van de cliënt te kennen door middel van het type verrichtingen dat hij wil uitvoeren, moet u het type verrichtingen waarvoor hij u inschakelt, identificeren en registreren, evenals alle informatie die geschikt is om het doel te bepalen van de zakelijke relatie die hij wil aangaan, meer bepaald om een cliëntenacceptatie- en opvolgingsbeleid in te voeren in uw kantoor (zie p. 39-40). Die analyse moet gebaseerd zijn op de volgende elementen: a) de bedrijfssector waarin hij actief is; b) de geografische plaats waar die activiteit plaatsvindt;

16

2 015/ 3

deontologie c) het risiconiveau; d) de samenhang tussen zijn activiteiten en de aard van de zakelijke relatie of van de verrichting (economische rechtvaardiging, duidelijke legitimiteit); e) de hoedanigheid van de betrokken personen. Zo zal u vervolgens, zonder dat u de rol van rechercheur moet spelen, kunnen nagaan of de gemelde activiteit strookt met de boekhoudkundige en financiële elementen waarvan u in de loop van uw opdracht kennis neemt.

 Onderschat de problemen om politiek prominente personen te identificeren niet! –

Referenties: AWW: art. 12 – norm: art. 10 en 11 – omzendbrief: pt. 4.5.2 – Handleiding interne procedures: pt. 5.4.1

–


–

Evolutie: nationale PPP’s

Dit concept leent zich tot heel wat interpretaties. Het gaat om personen die door hun belangrijke publieke status in bepaalde omstandigheden een groot witwasrisico kunnen inhouden door de corruptie waaraan ze door hun hoge openbare functies worden blootgesteld, vooral in landen waar corruptie veel voorkomt. Concreet? Als we artikel 12, § 3 van de wet van 11 januari 1993 lezen, gaat het om een vrij ruim begrip, gezien de opsomming van de personen die in de drie categorieën worden bedoeld: a) politiek prominente personen die in het buitenland wonen, namelijk natuurlijke personen die een prominente publieke functie bekleden of hebben bekleed; b) hun directe familieleden; c) personen bekend als naaste geassocieerden. Maar de moeilijkheid om ze te definiëren is niet de enige reden waarom bijzondere aandacht aan hen moet worden besteed. Samen met de op afstand geïdentificeerde personen, zijn dit de twee gevallen waarin de wet van 11 januari 1993 expliciet eist om verscherpte klantenonderzoeksmaatregelen toe te passen, vanwege het risico dat deze personen inhouden als ze cliënten of uiteindelijke begunstigden zijn (zie p. 30-33, meer bepaald voor de analyse van de aldus vereiste aanvullende klantenonderzoeksmaatregelen, wetende dat het feit dat een cliënt een minder ‘belangrijke’ politieke functie uitoefent daarom niet vrijstelt van de toepassing van een klantenonderzoek dat in verhouding staat tot het risiconiveau). Zoals eerder vermeld, waren die verscherpte klantenonderzoeksmaatregelen tot nu toe alleen verplicht voor buitenlandse politiek prominente personen. Maar dat zou wel eens kunnen veranderen. Volgens de 4de AML/FT-richtlijn zouden dergelijke maatregelen moeten worden toegepast ten aanzien van personen die op het binnenlands grondgebied of in het buitenland een prominente publieke functie bekleden of hebben bekleed, alsook op hogere kaderleden van internationale organisaties. De richtlijn geeft ook verduidelijking over het begrip ‘hoger leidinggevend personeel’ dat relevant is bij het nemen van de beslissing om al dan niet een zakelijke relatie aan te gaan met de betrokken persoon (art. 3, 9° tot 12°; 4de AML/FT-richtlijn).

 Hoe krijg ik de kneepjes van de identificatie van de uiteindelijke begunstigden onder de knie? –

Referenties: AWW: art. 8 – norm: art. 13-16 – omzendbrief: pt. 4.3 – Handleiding interne procedures: pt. 11.1.6

–

Tools: identificatieschema – beslissingsboom – verklaring uiteindelijke begunstigde

–

Aandachtspunten: cliënt, art. 515bis W.Venn

–

Evolutie: nationaal register 4de AML/FT-richtlijn

Als u twijfelt of de cliënten voor eigen rekening optreden of er zeker van bent dat ze niet voor eigen rekening optreden, moeten overeenkomstig artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 alle redelijke maatregelen worden genomen om informatie te verkrijgen over de werkelijke identiteit van de personen voor rekening van wie de cliënten optreden. Hoe? Wanneer? Om deze ingewikkelde stappen tot een goed einde te brengen, vestigen we uw aandacht op de tools die we, bovenop de weten verklarende teksten, ter beschikking stellen. U kunt die raadplegen op onze website of rechtstreeks gebruiken in ons BeExcellent-platform. In een schematische tabel hebben we alle te verzamelen en te verifiëren gegevens en documenten gegroepeerd; een beslissingsboom leidt u door een schema zodat u met kennis van zaken kunt beslissen om de zakelijke relatie al dan niet aan te gaan.

2 015/ 3

17

deontologie In de praktijk bepalen de interne procedures de maatregelen die moeten worden genomen om de identiteit van de uiteindelijke begunstigden vast te stellen en te verifiëren overeenkomstig artikel 8, § 1, 4de lid van de wet. 1. De identiteit van de uiteindelijke begunstigden moet worden geverifieerd naargelang het risico van witwassen van geld of terrorismefinanciering dat verband houdt met het profiel van de cliënt en met de aard van de zakelijke relatie of van de door de cliënt gewenste verrichting. Als de identiteit van de uiteindelijke begunstigden niet redelijkerwijs kan worden geverifieerd door toepassing van de maatregelen die hiertoe daadwerkelijk worden ingezet, moeten die maatregelen schriftelijk worden opgetekend en moet die rechtvaardiging in het identificatiedossier van de cliënt worden bewaard, rekening houdend met het ontbreken van verificatie in de toepassing van het cliëntenacceptatiebeleid dat in hoofdstuk 8 van de norm wordt bedoeld. Als dat gebrek aan verificatie het risico van witwassen van geld of van financiering van terrorisme significant kan verhogen, mag de zakelijke relatie niet worden aangegaan (art. 13 van de norm). 2. U moet nagaan of de inlichtingen die door vennootschappen-cliënten worden meegedeeld pertinent en geloofwaardig zijn (toepassing van artikel 8, § 1 van de wet van 11 januari 1993 en van artikel 515bis van het Wetboek van Vennootschappen). Als er redenen zijn om aan de pertinentie of geloofwaardigheid te twijfelen, moet u alle maatregelen treffen waarvan u van mening bent dat ze aan het risico zijn aangepast om de uiteindelijke begunstigden van de cliënt te identificeren, alsook alle redelijke maatregelen om hun identiteit te verifiëren (art. 17 van de norm). 3. De zakelijke relatie mag niet worden aangegaan als er redenen zijn om aan te nemen dat het gebrek aan pertinentie of geloofwaardigheid van de door de cliënt verstrekte inlichtingen tot doel heeft de identiteit van één of meer uiteindelijke begunstigden te verhullen. Dan moet worden uitgemaakt of er een melding aan de CFI moet worden gedaan.

 Huidige toestand Het leek ons geen overbodige luxe om de essentiële punten in herinnering te brengen die u voor ogen moet houden tijdens deze identificatieprocedure van de uiteindelijke begunstigde(n).

1.

Wie? Het gaat om de natuurlijke personen in de zin van art. 8 AWW:

a) die de uiteindelijke eigenaar zijn van of de uiteindelijke controle hebben over die vennootschap, rechtspersoon of juridische constructie evenals om de personen ten gunste van wie de verrichtingen worden uitgevoerd. Zo moeten alle natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks 25 % of meer van de aandelen of van de stemrechten van een vennootschap bezitten of controleren als uiteindelijke begunstigde worden geïdentificeerd. Uitzondering: indien de cliënt of de houder van een controledeelneming een beursgenoteerde vennootschap is op een gereglementeerde markt in de zin van richtlijn 2004/39/EG in een land van de EER of in een derde land aangeduid door de koning, waar openbaarmakingsvereisten gelden die in overeenstemming zijn met de Gemeenschapswetgeving, moeten de aandeelhouders niet worden geïdentificeerd en moet hun identiteit niet worden geverifieerd. b) die op een andere wijze de controle hebben over het bestuur van de vennootschap: de natuurlijke personen die worden bedoeld in de artikelen 5 tot 9 van het Wetboek van Vennootschappen die, zonder dat ze 25 % of meer van de aandelen of van de stemrechten van een vennootschap bezitten, rechtstreeks of onrechtstreeks de feitelijke controle uitoefenen over de vennootschap, alsook de personen die op een andere wijze de controle hebben over het bestuur van de vennootschap.

2.

Hoe? Deze identificatie gebeurt op twee manieren:

a) Artikel 8, § 3 van de wet van 11 januari 1993 legt de vennootschappen-cliënten de verplichting op om aan de in die wet bedoelde ondernemingen en personen (meer bepaald de externe accountants en/of externe belastingconsulenten) met wie zij een zakelijke relatie aangaan of een occasionele verrichting uitvoeren, de vereiste informatie mee te delen over hun aandeelhouders die hun uiteindelijke begunstigden zijn. b) Artikel 515 van het Wetboek van Vennootschappen verplicht houders van aandelen aan toonder of gedematerialiseerde aandelen van niet-beursgenoteerde vennootschappen een melding te doen aan de betrokken vennootschap als deze aandelen meer dan 25 % van de stemrechten vertegenwoordigen. Deze kennisgeving van vennootschappen, andere rechtspersonen of juridische constructies kan desgevallend worden gebaseerd op de oprichtingsakte, het register van aandeelhouders op naam of van vennoten of de aanwezigheidslijsten op de algemene vergaderingen. Daarom kunt u het formulier ter identificatie van de uiteindelijke begunstigden gebruiken dat u kunt downloaden via onze website of via het BeExcellent-platform.

18

2 015/ 3

deontologie  En morgen? Zoals eerder vermeld, brengt de 4de AML/FT-richtlijn een reële vernieuwing aan. Voorts brengt de richtlijn belangrijke verduidelijkingen omtrent over de klantenonderzoeksmaatregelen en de middelen waarmee ze moeten worden uitgevoerd.

1)

Begrip – toepassing van de 25 %-drempel

Om dit percentage als teken van controle over of bezit van een vennootschap te beoordelen, heeft artikel 3, § 6 van de 4de AML-richtlijn het over het begrip rechtstreekse of onrechtstreekse deelneming. Datzelfde artikel lijkt een systematische identificatie30 van de uiteindelijke begunstigde(n) op te leggen aangezien het uitdrukkelijk stelt dat “indien na uitputting van alle mogelijke middelen en op voorwaarde dat er geen gronden voor verdenking bestaan, geen van de personen als bedoeld onder i) is achterhaald, of indien er enige twijfel bestaat of de achterhaalde persoon of personen de uiteindelijke begunstigde is”, de natuurlijke persoon/personen die behoort/behoren tot het hoger leidinggevend persoon moet(en) worden geïdentificeerd.

2) Verplichting om toereikende, accurate en actuele informatie over de uiteindelijk begunstigde(n) in te winnen en bij te houden (art. 30 en 31 van de 4de AML/FT-richtlijn) De ‘vennootschappen en andere juridische entiteiten’ zouden dergelijke informatie over wie hun uiteindelijk begunstigden zijn, moeten inwinnen en bijhouden. Diezelfde verplichting wordt opgelegd aan ‘trustees van een express trust’ voor wat de uiteindelijk begunstigden van de trust betreft31. Het gaat om de identiteit van: a) de oprichter, b) de fiduciaires/trustee(s), c) de eventuele protector, d) de uiteindelijke begunstigden, maar ook e) “elke andere natuurlijke persoon die effectief zeggenschap over de trust uitoefent”.

3)

Verplichting om die inlichtingen ter beschikking te houden (art. 30 en 31 van de 4de AML/FT-richtlijn)

Die kerninformatie moet worden bijgehouden in een centraal register in elke lidstaat, bijvoorbeeld een handelsregister, een vennootschappenregister, zoals bedoeld in artikel 3 van de richtlijn 2009/101/EG van het Europees Parlement of van de Raad32 of een openbaar register. Let wel: voor trusts is de bijhoudingsplicht alleen van toepassing wanneer aan de trust fiscale gevolgen zijn verbonden. Uiteraard doet het vaststellen en bijhouden van gegevens, wat de inachtneming van de persoonlijke levenssfeer betreft, tussen de regels door het probleem van de toegangsprocedures rijzen.33 Hierna geven we schematisch weer wat we al weten. Voor de ‘vennootschappen en andere juridische entiteiten’: de toegang van de bevoegde overheden en van hun financiële-inlichtingeneenheden (zonder enige beperking) en van de meldingsplichtige eenheden en beroepen in de zin van de wet van 11 januari 1993 (banken, bedrijfsrevisoren, externe accountants en/of externe belastingconsulenten, notarissen, advocaten) zijn overeenkomstig hoofdstuk II van de richtlijn twee logische hypotheses. Maar ook aan het publiek zou een toegangsrecht worden verleend, hoewel dat voorwaardelijk zou zijn. Over wie gaat het dan? Alle personen of organisaties die zich met betrekking tot witwassen en terrorismefinanciering en de daarmee verband houdende misdrijven die zouden kunnen bijdragen tot de financiering ervan, zoals corruptie, fiscale misdrijven en fraude, op een rechtmatig belang kunnen beroepen, eventueel na inschrijving online en betaling van administratieve kosten. De bedoelde personen of organisaties hebben ten minste toegang tot de naam, de geboortemaand en het geboortejaar, de nationaliteit en de woonstaat van de uiteindelijke begunstigde(n), alsmede tot de aard en omvang van het door de uiteindelijke begunstigde gehouden economische belangen. Voor trusts is echter niet voorzien in publieke toegang!

2 015/ 3

19

deontologie

 Als een cliënt wordt aangebracht door een ‘confrater’, is daarom niet alles geregeld! –

Referenties: AWW: art. 10, § 1 – norm: art. 18, 19 en 20 – omzendbrief: pt. 4.7 – Handleiding interne procedures: pt. 5.5.3

Om trapsgewijze identificaties te vermijden, voerde artikel 10 van de wet een regeling van ‘delegatie’ van de verplichting tot inzameling van de identificatiegegevens en de actualisering ervan in, die wellicht zal worden gewijzigd door de omzetting van de 4de AML-richtlijn naar Belgisch recht (zie overweging 35 en de nieuwe afdeling 4 ‘Nakoming door derden’ – artikelen 25 tot 29). De praktische toepassing ervan veronderstelt nu al dat tal van voorwaarden worden nageleefd en waarborgen worden verkregen. We geven die schematisch weer in punt 4.7 van de omzendbrief: ‘Een beroep doen op een derde zaakaanbrenger’. – De derde zaakaanbrenger heeft de identificatie persoonlijk uitgevoerd, zonder dat hij zelf een beroep heeft gedaan op een andere derde zaakaanbrenger. Hij moet u de door de wet vereiste informatie bezorgen en zich er ook schriftelijk toe verbinden om u op uw verzoek een kopie te bezorgen van de documenten waarmee hij hun identiteit heeft geverifieerd. – U moet de documentatie waarop hij zich heeft gebaseerd vooraf verifiëren en bewaren om te controleren of hij voldoet aan de voorwaarden van artikel 10, § 1, 1e lid van de wet. Indien nodig moet u zelf de nodige aanvullende identificaties en verificaties uitvoeren, of zelfs de aangebrachte cliënt, zijn lasthebber of zijn uiteindelijke begunstigde(n) opnieuw identificeren en zijn/hun identiteit opnieuw verifiëren, in overeenstemming met de bepalingen van de wet van en van de norm.

 Het is mogelijk om de identiteit van de cliënten te verifiëren in de loop van het aangaan van de zakelijke relatie, maar alleen onder bepaalde voorwaarden … –

Referenties: AWW: art. 7, § 4 en 8, § 4 – norm: hfdst. 3 – omzendbrief: pt. 4.2.2, 4.2.3 en 4.2.5 – Handleiding interne procedures: pt. 5.5.1 en 5.5.2

–

Tools: website cliënt, Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), Companyweb, FSMA

–


De algemene regel die wordt uitgevaardigd in artikel 3 van de norm is dat het verboden is om een zakelijke relatie aan te gaan met cliënten voordat een klantenonderzoek werd uitgevoerd. Het klantenonderzoek moet dus worden uitgevoerd alvorens de zakelijke relatie wordt aangegaan. In uitzonderlijke omstandigheden – die limitatief worden opgesomd in de interne kantoorprocedures en waarin de uitoefening van de activiteiten niet kan worden onderbroken – kan de verificatie van de identiteit van personen in een zakelijke relatie echter in de loop van die relatie worden geverifieerd als aan de volgende voorwaarden is voldaan: – de zakelijke relatie houdt een laag risico van witwassen van geld of financiering van terrorisme in, rekening houdend met de aard ervan en met de hoedanigheid van de betrokken personen (zie pt. 4.2.3 van de omzendbrief); – de verificatie van de identiteit van de betrokken personen wordt zo snel mogelijk na het eerste contact met de cliënt verricht; – voor de activiteiten die met de cliënt worden uitgeoefend moet een verscherpte waakzaamheid aan de dag worden gelegd tot dat de identiteit van alle betrokken personen werd geverifieerd, zodat elke anomalie – met inbegrip van de onmogelijkheid om de identiteit van de personen die bij de zakelijke relatie zijn betrokken te identificeren – kan worden opgenomen in een intern schriftelijk verslag, zoals wordt bedoeld in artikel 14, § 2 van de wet.

!

Wat de lasthebber betreft, moet het klantenonderzoek worden uitgevoerd uiterlijk op het moment dat deze van plan is om daadwerkelijk de eerste daad in naam en voor rekening van de cliënt te stellen; wanneer hij de opdrachtbrief ondertekent (punt 4.2.2 van de omzendbrief)!

 Is het onmogelijk om de identiteit van de cliënt en van de lasthebber vast te stellen of te verifiëren? –

Referenties: AWW: art. 7, § 4 – norm: pt. 4.8 – Handleiding interne procedures: pt. 5.5.2

Als het onmogelijk is om het vereiste klantenonderzoek volledig uit te voeren, dan mag de zakelijke relatie niet worden aangegaan of worden in stand gehouden. De cliënt en zijn lasthebber moeten worden geïdentificeerd, ongeacht het risicoprofiel van de cliënt en van zijn lasthebber, behalve in de gevallen waarin vrijstelling van identificatie wordt verleend.

20

2 015/ 3

deontologie Op basis van het risicoprofiel van de cliënt en van zijn lasthebber en afhankelijk van de omstandigheden rond de onmogelijkheid om het klantenonderzoek te verrichten, dient te worden beslist of de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI) moet worden ingelicht. Als het kantoor beschikt over een verantwoordelijke voor de toepassing van de wet, dan moet deze persoon een schriftelijk verslag worden toegestuurd. Op basis daarvan zal hij of zij beslissen of de omstandigheden rechtvaardigen dat een vermoeden wordt gemeld aan de CFI.

 Is het onmogelijk om de identiteit van de uiteindelijke begunstigde vast te stellen of te verifiëren? –

Referenties: AWW: art. 8, § 4 – omzendbrief: pt. 4.8 – Handleiding interne procedures: pt. 5.5.2

Hoewel de uiteindelijke begunstigde(n) moet(en) worden geïdentificeerd, is de verificatie van die identificatie slechts een middelenverbintenis. Wanneer aan de hand van aangepaste en adequate maatregelen (rekening houdend met het risiconiveau van de cliënt) niet alle identificatiegegevens van de uiteindelijke begunstigde(n) kunnen worden geverifieerd, mag de zakelijke relatie worden aangegaan of in stand gehouden en mag de verrichting worden uitgevoerd. Als het onmogelijk is om de identiteit van de uiteindelijke begunstigde(n) te verifiëren, kan zich echter een specifiek risico voordoen dat, rekening houdend met het risicoprofiel van de cliënt, vereist dat verscherpte en voortdurende waakzaamheid aan de dag wordt gelegd en dat meer bepaald de uitgevoerde verrichtingen, en indien nodig de herkomst van het geld, aandachtig worden onderzocht. Wat we hierboven bij de onmogelijkheid om de cliënt te identificeren of zijn identiteit te verifiëren hebben vermeld over de vraag of het opportuun is om een vermoeden te melden aan de CFI en over de rol van de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet is desgevallend ook van toepassing voor de uiteindelijke begunstigd(e). Antiwitwasregelgeving

Beslissingboom III Identificatie van een uiteindelijke begunstigde

(Wet van 11 januari 1993)

De cliënt is een op een in de Europese Economische Ruimte gereglementeerde markt genoteerde vennootschap

Ja

Neen

W8§1 al 4

Alle personen die de controle over de cliënt hebben zijn: - een op een in de Europese Economische Ruimte gereglementeerde markt genoteerde vennootschap - een kredietinstelling of financiële instelling gevestigd in de Europese Economische Ruimte - een Belgische publieke overheidsinstantie, een Europese publieke autoriteit of instelling

Ja W 11

NB: - Huidige beslissingsboom behandelt enkel het onderdeel antiwitwassen van het cliëntenacceptatie-en opvolgingsbeleid dat de beroepsbeoefenaar in toepassing van hoofdstuk 8 van het reglement dient uit te werken en toe te passen (1) - Huidige beslissingsboom is een instrument bedoeld om de toepassing van de antiwitwasreglementering te vergemakkelijken maar is niet bedoeld om het geheel van de reglementering, die de enige officiële referentie blijft, weer te geven

Geen identificatieverplichting van de uiteindelijke begunstigde(n)

W: wet R:

(tenzij er een strikter cliëntenaccepta tiebeleid is)

Neen

EN er is geen vermoeden van witwassen (2)

v25-062011

Identificatie van de uiteindelijke begunstigde(n)

Neen

W 8 § 3 al 2 R 17 § 1

Aanvullende maatregelen, aangepast aan het risicoprofiel, maken het mogelijk om de uiteindelijke begunstigde(n) te identificeren en er is geen bedoeling om de identiteit van de uiteindelijke begunstigde(n) te verhullen W8§4

Neen

Ja

R 17 § 2

W8§4 R 17 § 2

In toepassing van op het risico afgestemde maatregelen, worden de identiteitsgegevens geverifieerd

Ja

Neen

De cliënt heeft de identiteit van de uiteindelijke begunstigde(n) verstrekt (naam en voonaam, alsook, in de mate van het mogelijke, geboortedatum en geboorteplaats en, naargelang het risico op witwassen, het adres) EN de verstrekte informatie lijkt afdoende en geloofwaardig te zijn

Eventueel melding aan de CFI

2 - VERIFICATIE VAN DE IDENTITEIT VAN DE UITEINDELIJKE W 8 § 1 al 1+4 BEGUNSTIGDE(N) R 13

W 8 § 3 al 1

Er wordt een schriftelijk verslag gemaakt, en bewaard, van de genomen maatregelen

Ja

EN

Ja

de onmogelijkheid tot verificatie leidt niet tot een betekenisvolle toename van het risico van witwassen W8§4

R 17 § 2

Neen

1 - IDENTIFICATIE DOOR DE CLIËNT

De cliëntenacceptatieprocedure kan worden voortgezet

W8§4 R 17 § 2

Eventueel melding aan de CFI

De beroepsbeoefenaar knoopt geen zakelijke relatie aan

(1) Deze procedure moet het risiconiveau van de cliënt op het gebied van witwassen en financiering van terrorisme bepalen. (2) De term "witwassen" omvat het witwassen van geld en de financiering van terrorisme zoals omschreven in

Er bestaan nog twee andere beslissingsbomen m.b.t. het aanknopen van een zakelijke relatie met een cliënt (natuurlijke persoon - entiteit). Beide zijn beschikbaar via onze website of via het BeExcellent-platform.

2 015/ 3

21

deontologie

De 10 ‘musts’, vandaag en morgen …  Risico’s van witwassen van geld en van financiering van terrorisme: vier beoordelings- en beheersingsniveaus!

 Onderliggende misdrijven en hoofdtrends in het witwassen van geld? Raadpleeg het jaarverslag van de CFI …

 Risicobeoordeling: de criteria van de FAG – hoe plaats ik de cliënt op de goede risicoschaal?  Klantenonderzoek: een tabel zegt meer dan duizend woorden!  Verscherpt klantenonderzoek: hoe handel ik ernaar?  Vereenvoudigd klantenonderzoek: met omzichtigheid toepassen!  Voortdurende waakzaamheid: beter twee keer dan één!  Atypische verrichtingen opsporen en behandelen!  Bijhouden en actualiseren: meer dan een loutere formaliteit!  Verplichtingen in geval van twijfel over de waarheidsgetrouwheid of juistheid van de identificatiegegevens van een bestaande cliënt

Klantenonderzoek –

–

22

De gegevens en documenten die tijdens de know-your-customerprocedure (lasthebber, uiteindelijke begunstigde, doel en aard van de zakelijke relatie) verkregen werden, leggen de basis voor de vaststelling van het ‘risicoprofiel’ van de cliënt. Dat risicoprofiel bepaalt tot slot welke waakzaamheidsprocedure dient te worden toegepast. Dat risiconiveau zal gedurende de hele zakelijke relatie met de cliënt behouden blijven.

2 015/ 3

deontologie

Customer due diligence

 Risico’s van witwassen van geld en van financiering van terrorisme: vier beoordelings- en beheersingsniveaus! We kaartten het al aan op pagina’s 7-10! De risicogeoriënteerde aanpak was enkel van toepassing voor de meldingsplichtigen in de zin van de wet van 11 januari 1993, inclusief in zekere mate voor hun toezichthoudende overheden. Die benadering vormde een belangrijke inbreng van de 3de AML/FT-richtlijn, maar wordt aanzienlijk ‘versterkt’ door de publicatie van de 4de AML/FT-richtlijn.34

Een piramide met vier niveaus Gevolg? Het ‘beheer’ van de witwasen de terrorismefinancieringsrisico’s houdt vandaag verplichtingen en beslissingen op vier beoordelingsniveaus, in zodat ze voldoende flexibel kunnen worden uitgevoerd om rekening te houden met de verschillende situaties en de verschillende actoren:  Supranationaal (art. 6). De Europese Toezichthoudende Autoriteiten (ESA; Europese Bankautoriteit, Europese Autoriteit voor verzekeringen en bedrijfspensioenen en Europese Autoriteit voor effecten en markten) krijgen de opdracht om een gezamenlijk advies uit te brengen over de witwasrisico’s en terrorismefinancieringsrisico’s die een invloed op de interne markt hebben. Om de twee jaar zal een rapport gepubliceerd worden waarin de risico’s op witwassen en terrorismefinanciering worden geïdentificeerd en geanalyseerd. Het rapport zal uiterlijk op 26 juni 2017 opgesteld zijn.  Nationaal (art. 7). Elke lidstaat moet een indeling opstellen van de witwasen terrorismefinancieringsrisico’s waarmee ze worden geconfronteerd om ze te beoordelen, inzichtelijk te maken en te beperken, meer bepaald op basis van het ESA-advies. Zo kan de adequate en efficiënte toewijzing van de middelen ter bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering worden geconcentreerd op de situaties en gebieden die een hoog risiconiveau inhouden. In dat kader zouden de lidstaten een autoriteit moeten aanstellen om de ‘nationale respons’ op die vastgestelde risico’s te coördineren. Ook moet de lidstaat aan de verschillende meldingsplichtige entiteiten de verschillende situaties aanwijzen waarin ze verscherpte klantenonderzoeksmaatregelen moeten treffen en die maatregelen indien nodig verduidelijken.  Meldingsplichtigen (art. 8). Rekening houdend met de beoordelingen van de lidstaten en van de toezichthoudende overheden moeten de meldingsplichtige entiteiten van de 4de AML/FT-richtlijn, in de derde lijn, de risico’s die inherent zijn aan hun activiteit in kaart brengen en klantenonderzoeksmaatregelen nemen die aangepast zijn aan en in verhouding staan tot de aard en de omvang van de meldingsplichtige entiteiten. Die maatregelen hebben tot doel de witwasen terrorisme-

2 015/ 3

23

deontologie financieringsrisico’s efficiënt te beperken en te beheren door voor de risico’s aangepaste klantenonderzoeksmaatregelen uit te werken. Gevolg? Die eisen zullen wellicht geen invloed hebben op de situatie in België. De economische beroepen en andere meldingsplichtigen zijn momenteel al verplicht om hun eigen risico’s vast te stellen, te beoordelen en te beperken en moeten hun beoordeling documenteren en actualiseren op basis van de bepalingen van de wet van 11 januari 1993.  Toezichthoudende overheden (art. 48, §§ 6-8). Hun toezicht zal nog meer moeten uitgaan van een risicogeoriënteerde aanpak.

 Twee essentiële documenten In het specifieke kader van de risicobeoordeling vestigen we de aandacht op twee essentiële documenten die onder meer aantonen dat de risicoanalyse op twee niveaus alvast voldaan is. – Beoordeling van de dreiging, de risico’s en de kwetsbaarheden inzake witwassen in België.35 Dit document werd opgesteld door het College voor de coördinatie van de strijd tegen het witwassen van geld van illegale afkomst en werd ons in de loop van 2014 door de CFI meegedeeld. Het stelt de situaties en sectoren met een verhoogd en met een laag risico vast op basis van verschillende ‘kenmerken’ van ons land. – Sectorale risicoanalyse – boekhoudkundige en fiscale beroepen – toepassing van de aanbeveling van 1 februari 2012 van de FAG Dit document werd door de drie Instituten samen opgesteld, waarbij rekening werd gehouden met de aspecten gerelateerd aan elk beroep. Net als de nationale risicoanalyse wijst de sectorale analyse op de kwetsbaarheden binnen de sector van de boekhoudkundige en fiscale beroepen en de bedrijfssectoren die risico’s inhouden (die met het cliënteel te maken kunnen hebben). Dit overzicht van de risico’s van de economische beroepen kan uiteraard nog evolueren. Die analyse werd door geen enkel rechtskader expliciet opgelegd en werd eind 2014 naar de CFI verzonden om gevoegd te worden bij de documenten die ter beschikking van de FAG werden gesteld in het kader van het evaluatieproces van België. Beide documenten zijn momenteel nog altijd vertrouwelijk. We zullen de vaststellingen die erin zijn opgenomen, alleen belichten voor zover de informatie die eraan ten grondslag ligt, rechtstreeks afkomstig is uit de jaarlijkse werkingsverslagen van de CFI die volledig op hun website kunnen worden gedownload.36

 Onderliggende misdrijven en hoofdtrends in het witwassen van geld? Raadpleeg het jaarverslag van de CFI … Hoewel de activiteitenverslagen van de CFI er niet altijd uitdrukkelijk naar verwijzen, met uitzondering van enkele regeltjes in het altijd interessante voorwoord van CFI-voorzitter Jean-Claude Delepierre, die met brio een stand van zaken opmaakt, bevatten ze heel wat nuttige informatie voor het beheer van het witwasen terrorismefinancieringsrisico. Dat is zeker het geval voor het meest recente verslag37. Naast kwantitatieve statistieken over de ontvangen en behandelde meldingen volgens verschillende sleutels – onder meer de categorie van melder en de belangrijkste onderliggende misdrijven in de dossiers die aan het parket werden doorgegeven – stelt dit document in de rubriek ‘Typologieën’ een reeks pertinente analyses van casussen voor die het risiconiveau van een welbepaalde verrichting of cliënt kunnen verhelderen of actualiseren. Bij de dossiers die aan het Parket werden doorgemeld toen de CFI na zijn onderzoek38 op basis van een aantal criteria ernstige aanwijzingen van witwassen van geld en financiering van terrorisme heeft aangetroffen, verdienen onder meer de volgende indicatoren onze aandacht: – Witwasstadium: de meeste doorgemelde dossiers betreffen het circulatiestadium. – Belangrijkste betrokkene en zijn verblijfplaats: Belgische nationaliteit (53,67 %), verblijvend in België of in de buurlanden in de meeste doorgemelde dossiers. In de 893 dossiers die aan het Parket werden doorgemeld waarbij de belangrijkste betrokkene zijn verblijfplaats had in België, verbleven respectievelijk 33,15 %,15,68 % en 10,08 % van de betrokkenen in Brussel, Antwerpen en in Henegouwen. Voor het buitenland zijn Frankrijk (23,72 %) en Nederland (12,82 %) koplopers. – Plaats van de belangrijkste verrichting. De laatste drie jaar werden de meeste meldingen van vermoeden van witwassen opgetekend in de gerechtelijke arrondissementen van Brussel-Halle-Vilvoorde (53,45 %) en Antwerpen (15,33 %). – Aard van de belangrijkste verrichting. Fiscale regularisatie (20,86 %) en internationale overschrijvingen (19,57 %) zijn de belangrijkste verrichtingen die in het vizier werden genomen.

24

2 015/ 3

deontologie Als we kijken naar de typologische analyses die de CFI sinds 2009 heeft uitgevoerd en in zijn opeenvolgende jaarverslagen heeft gepubliceerd, tekenen zich duidelijk een aantal trends af: toenemend gebruik van contant geld bij het witwassen van geld, inschakelen van ‘cash intensive’-handelsvennootschappen, gebruik van ‘legeschelpvennootschappen’ of slapende vennootschappen, gebruik van zogenaamde money mules in oplichtingsdossiers of dossiers van computercriminaliteit, gebruik van belastingparadijzen, gebruik van de roerende waardensector, gebruik van nichesectoren zoals de voetbalsector, goud en edele metalen, de diamanthandel, frauduleus gebruik van vennootschapsstructuren en fraudefacilitatoren. In zijn jaarverslag 2014 licht de CFI op pagina 45 e.v. de meest belangrijke specifieke misdrijven uitvoerig toe. In onderstaande tabel hebben we de essentie van de cijfers en de informatie opgenomen. Specifieke misdrijven

Dossiers

Bedrag

Toelichting

Ernstige fiscale fraude, al dan niet georganiseerd (p. 45 tot 50).

84

344,61 miljoen euro

Trefwoorden: tabak, telefoonkaarten, auto’s en auto-onderdelen Bestudeerde casussen: doorsluisrekeningen, belastingparadijzen, trusts-fiscale fraude, tussenkomst van vennootschappen in Delaware – btwcarrousel en telefoonkaarten.

Misdrijven in verband met de staat van faillissement of misbruik van vennootschapsgoederen (p. 52 tot 54).

332

123,54 miljoen euro

Bestudeerde casus: bouw- en industriële schoonmaaksector.

Illegale handel in goederen en koopwaren (p. 55 tot 56).

61

52,30 miljoen euro

Trefwoorden: mineralen, goud, edelstenen, juwelen, telefoonkaarten … Bestudeerde casus: handel in edelstenen.

Oplichting (p. 57 tot 59).

278

13,70 miljoen euro

Trefwoorden: phishing of hacking. Bestudeerde casussen: nieuwe betaalmethodes – oplichting en aankoop van goud – oplichting en beleggingen.

Handel in clandestiene werkkrachten (p. 60 tot 65).

78

48,35 miljoen euro

Trefwoorden: Braziliaans netwerk. Bestudeerde casussen: compensatietechniek, nationaal en internationaal niveau.

Illegale drughandel (p. 66 tot 68).

80

11,23 miljoen euro

Trefwoorden: compensatie – opsporingsmoeilijkheden Bestudeerde casussen: verkoop en verhuur van (tweedehands) wagens en luxewagens.

Georganiseerde misdaad (p. 68 tot 70).

44

42,40 miljoen euro

Bestudeerde casussen: investeringen in onroerende goederen en kunst – frauduleuze btwverrichtingen met luxejuwelen – gebruik van derden.

Mensenhandel (p. 68 tot 74).

29

17, 69 miljoen euro

Bestudeerde casussen: illegale arbeid in de wegenbouwsector.

Hieruit blijkt dat misdrijven die verband houden met financiële en economische activiteiten op verontrustende wijze een hoofdrol blijven spelen in de witwasactiviteiten die in 2014 werden vastgesteld en aan de verschillende parketten werden doorgemeld. In de eerste plaats wat het aantal doorgemelde dossiers betreft: ernstige fiscale fraude, georganiseerde criminaliteit, illegale handel in goederen en koopwaren, misbruik van vennootschapsgoederen, misdrijven in verband met de staat van faillissement, verduistering en corruptie, misbruik van vertrouwen en oplichting zijn goed voor 833 dossiers op een totaal van 1 131. In 2014 meldde de CFI 161 dossiers die verband hielden met handel in clandestiene werkkrachten (78 dossiers), uitbuiting van prostitutie (54 dossiers) en mensenhandel (29 dossiers) aan de gerechtelijke instanties. Die dossiers vertegenwoordigden een totaal bedrag van bijna 75 miljoen euro aan witgewassen geld. Maar ook uitgedrukt in bedragen: ernstige fiscale fraude (344,61 miljoen euro) en georganiseerde misdaad (42,40 miljoen euro), zijn samen goed voor de helft van het bedrag van de aan de parketten doorgemelde dossiers (387,01 ten opzichte van 786,05 miljoen euro). De andere aangehaalde misdrijven zijn goed voor 301,36 miljoen euro, waarvan 107,71 miljoen voor een grensoverschrijdend misdrijf zoals oplichting via het internet.

2 015/ 3

25

deontologie Terrorisme, financiering van terrorisme, met inbegrip van financiering van proliferatie (p. 75 tot 77).

37

6,80 miljoen euro

Trefwoorden: grensoverschrijdend vervoer van cash geld Bestudeerde casussen: financiële stromen.

Corruptie en politiek prominente personen (p. 78 tot 80).

12

8,90 miljoen euro

Bestudeerde casussen: corruptie en internationale overschrijvingen – verduistering van overheidsmiddelen.

 Risicobeoordeling: de criteria van het FAG – hoe plaats ik de cliënt op de goede risicoschaal? –

Referenties: AWW: art. 12 – omzendbrief: pt. 5.5 – Handleiding interne procedures: Hfdst. 8

–

Tools: beslissingsbomen en formulieren risk based aproach

–

Evolutie: 4de AML-FT-richtlijn, 4de evaluatie van België door de FAG

FAG-criteria Om vast te stellen welke risicofactoren in aanmerking kunnen worden genomen teneinde uit te maken of het om een cliënt met een verhoogd risico gaat, somt de FAG een aantal risicofactoren op naargelang land (‘country risk’), de cliënt (‘customer risk’) en de dienstverlening (‘service risk’). Ze worden in ruime mate voorgesteld in punt 5 van de omzendbrief (Begrip risicogeoriënteerde aanpak) – dat een hele reeks opsommingen van factoren bevat, die zijn ingedeeld volgens de drie categorieën – alsook in hoofdstuk 8 van de handleiding interne procedures. Beide tools kunnen worden gedownload op onze website of via het BeExcellent-platform. Daarom zullen we ons vooral richten op de logica van de benadering en op de juiste vragen die u zich moet stellen. Uitgaande van de vaststelling dat legitieme handelsondernemingen met een laag risico gevestigd kunnen zijn in landen met een verhoogd risico, is het belangrijk om Geen universele definitie! te beschikken over criteria om een beter inzicht te verkrijgen in de realiteit van dit geografisch risico. Met andere woorden: wanneer en hoe kan het land van vestiging (maatschappelijke zetel en operationele zetel(s) van de cliënt, hoofdkwartier of uiteindelijke moedermaatschappij) van de cliënt of het land van herkomst of bestemming van de dienst tot gevolg hebben dat de cliënt als een cliënt met een hoog risico wordt beschouwd?

 Risico verbonden aan het land

Dat is het geval als dat land één of meer van de volgende kenmerken vertoont (punt 5.2.1. van de omzendbrief): onderworpen is aan sancties, embargo’s of gelijkaardige maatregelen die bijvoorbeeld zijn uitgevaardigd door de Verenigde Naties. In bepaalde omstandigheden omvat dit de landen die onderworpen zijn aan sancties of gelijkaardige maatregelen als deze die werden uitgevaardigd door de Verenigde Naties; – door geloofwaardige bronnen werd geïdentificeerd als een land: • dat geen wetgeving, regelgeving of andere maatregelen heeft aangenomen ter bestrijding van witwassen; • dat financiering of bijstand verleent aan terroristische activiteiten; • dat bekendstaat om zijn verregaande corruptie of andere criminele praktijken. –

De FAG heeft een reeks documenten gepubliceerd om het internationaal financieel stelsel te beschermen tegen de risico’s van witwassen van geld en financiering van terrorisme (WW/FT). Daarin worden de jurisdicties vastgesteld die strategische tekortkomingen vertonen in de normen voor de bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en de plannen die werden ingevoerd om die te verhelpen. Die lijsten worden voorgesteld en toegelicht op p. 30-34. In dat verband mogen we evenmin de waarschuwingen over bepaalde landen of verrichtingen vergeten die de CFI regelmatig op zijn website publiceert: de meest recente gaan over Cyprus, Nigeriaanse oplichting …

26

2 015/ 3

deontologie Als u in het kader van de identificatie- en verificatieprocedure die u ten aanzien van een cliënt volgt en die betrekking heeft op het doel en de aard van de zakelijke dienst relatie (zie p. 16) verrichtingen opmerkt die geen of weinig verband houden met Door de cliënt gevraagde of de gekende handelsactiviteiten van uw cliënt, dan kunnen de hierna opgesomde gebruikte dienst verrichtingen ‘een knipperlicht doen branden’, zonder dat ze daarom een aanwijzing vormen voor het bestaan van een witwasrisico (zie punt 5.2.3 van de omzendbrief): Geen gegronde reden dat de cliënt uw diensten inschakelt; Betrokkenheid van de cliënt in transacties die niet passen in zijn normale bedrijfsorganisatie, en dit zonder geloofwaardige verklaring; Transacties die door hun omvang, aard, frequentie of uitvoering ongebruikelijk zijn; Boekhoudsystemen die geen afdoende controlesporen (‘audit trails’) kunnen produceren; Onverklaarbare veranderingen in de aard, het type of de omvang van de bedrijfsactiviteit; Onverklaarbare discrepanties tussen gelden goederenstroom; Ongebruikelijk hoge omzetten en/of winsten waarvan niet duidelijk is met welke activiteiten ze verband houden; Opdrachten die enkel betrekking hebben op het in bewaring nemen van documenten of goederen of het in bewaring houden van grote bedragen.

 Risico’s verbonden aan de

– – – – – – – –

 Risico’s verbonden aan de cliënt

Verminderde transparantie sectoren

De risico’s verbonden aan de cliënt kunnen in twee categorieën worden ingedeeld: – risico’s die verband houden met de verminderde transparantie van de cliënt; – risico’s die verband houden met bepaalde sectoren. In punt 5.2.2 van de omzendbrief vindt u een overzicht van de belangrijkste situaties van verminderde transparantie en van de sectoren die een hoger risico inhouden.

Hou ook rekening met de risicoverhogende of -verlagende factoren (zie punt 5.2.4. omzendbrief).

Hoe deel ik de cliënt correct in op de risicoschaal? Zoals u ziet, moet dit in twee stappen gebeuren. Onthoud wel dat deze risico’s tot meer dan één categorie kunnen behoren en niet als afzonderlijk en onderscheiden moeten worden beschouwd maar als onderling afhankelijk! –

Stap 1. De cliënt en/of zijn uiteindelijke begunstigde(n) vallen onder ten minste één van de volgende drie categorieën: • Risico verbonden aan het land of geografisch risico • Risico verbonden aan de cliënt • Risico verbonden aan de dienstverlening

De cliënt moet worden ingedeeld als een cliënt met een verhoogd risico. Dit wordt indien nodig ter analyse meegedeeld aan de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet die binnen het kantoor werd aangesteld, via het formulier Risk Based approach (punt 11.2 handleiding interne procedures).

–

Stap 2. Verzamelen van aanvullende informatie om het verhoogd risico al dan niet te bevestigen Met andere woorden: als één van die criteria aanwezig is, dan moet de cliënt worden ingedeeld als een cliënt met een verhoogd risico, tenzij de beoordeling door aanvullende informatie wordt gewijzigd. Op basis van de verzamelde aanvullende informatie kan de eerste indeling van het vastgestelde risico worden bevestigd als een laag risico of een hoog risico, eventueel naargelang het advies van de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet. In alle andere gevallen is de cliënt in principe een cliënt met een laag risico. Let wel: deze beoordeling van het risiconiveau is een voortdurend proces tijdens de volledige levenscyclus van de cliënt en moet meer bepaald op de volgende tijdstippen plaatsvinden: a) bij de aanvaarding van de cliënt; b) telkens een gebeurtenis een onderzoek rechtvaardigt, bijvoorbeeld wijziging van het aandeelhouderschap, verandering van activiteiten, verplaatsing van maatschappelijke zetel enz.;

2 015/ 3

27

deontologie c) geregeld, op basis van de risico-indeling: voor een cliënt met een laag risico moet die verificatie minder vaak plaatsvinden dan voor een cliënt met een hoog risico. Volledigheidshalve vestigen we ook uw aandacht op twee ‘omstandigheden’ waarvan u op het eerste gezicht niet zou verwachten dat ze iets te maken hebben met de beoordeling van het risico van witwassen van geld en van financiering van terrorisme voor een bepaalde cliënt. Maar zoals we zullen zien, zijn de zaken niet altijd zo eenvoudig! –

Op zichzelf beschouwd houdt de meldingsplicht aan de CFI geen verband met de vaststelling van het bestaan van een verhoogd risico, maar vloeit voort uit de toepassingsvoorwaarden van de artikelen 26 tot 28 van de wet van 11 januari 1993 (zie hoofdstuk 7 van de handleiding interne procedures), met inbegrip van de problematiek van de georganiseerde fiscale fraude39 en de 13 indicatoren van het KB van 3 juni 2007. Een melding aan de CFI kan het risiconiveau van alle betrokkenen verhogen en ten aanzien van hen een verscherpt klantenonderzoek rechtvaardigen. Dit zal tot gevolg hebben dat het risiconiveau van de betrokken cliënt toeneemt. Voor zover het om de toepassing van een drempelregel gaat – 3 000 euro voor roerende goederen en diensten en een totaal verbod van betalingen in speciën voor onroerende goederen (art. 20 en 21 van de wet van 11 januari 1993) – zou het eveneens logisch zijn om een risicogeoriënteerde aanpak af te wijzen. Dan zou u echter de geldende procedure naast u neerleggen.40 Als u bij de uitoefening van uw beroepsactiviteiten vaststelt dat er betalingen in speciën werden verricht die de wettelijke grenzen te boven gaan, moet u niet alleen de cliënt en desgevallend zijn beheersorgaan inlichten over de vastgestelde inbreuk en het risico op strafsancties voor de verkoper en de koper41, maar moet u ook het niveau van risicogevoeligheid voor witwassen verhogen (verhoogd risico = verscherpt klantenonderzoek).

–

De vaststelling van een inbreuk op de artikelen 20 en 21 AWW leidt echter niet automatisch tot een meldingsplicht aan de CFI. Dat is enkel het geval als na onderzoek, opstelling van een intern verslag dat desgevallend werd geanalyseerd door de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet binnen het kantoor, blijkt dat de uitgevoerde betaling in speciën kan worden geacht bijzonder vatbaar te zijn voor witwassen van geld of financiering van terrorisme of als uit de vastgestelde feiten blijkt dat u weet of vermoedt dat ze verband houdt met witwassen van geld of financiering van terrorisme. Zodra die melding gebeurd is, moet de cliënt mogelijk als een cliënt met een verhoogd risico worden beschouwd.

 Klantenonderzoek: een tabel zegt meer dan duizend woorden … –

Referenties: AWW: art. 12-14 – norm: hfdst. 4 – omzendbrief: hfdst. 4 – Handleiding interne procedures: ptn. 5.5-5.8

Artikel 12 van de wet van 11 januari 1993 legt de verplichting op om het risico dat de cliënt inhoudt, te beoordelen. Op basis daarvan vaardigt dat artikel het principe uit dat een verscherpt klantenonderzoek moet worden gevoerd zodra de risicobeoordeling ertoe leidt dat situaties worden vastgesteld die omwille van hun aard een hoger risico op witwassen van geld of financiering van terrorisme kunnen inhouden. Hoewel het principe van de risicogeoriënteerde aanpak vrij eenvoudig en logisch is, verdient de praktische uitwerking ervan meer aandacht. We mogen een essentieel verschil tussen vereenvoudigde of verscherpte klantenonderzoeksmaatregelen niet uit het oog verliezen. – Versoepelde klantenonderzoeksmaatregelen zijn alleen van toepassing in alle situaties die strikt worden opgesomd42 in de paragrafen 1, 2 en 3 van artikel 11 van de wet van 11 januari 1993, en waarin geen vermoeden van witwassen en terrorismefinanciering bestaat; verscherpte klantenonderzoeksmaatregelen moeten worden toegepast in alle omstandigheden waarin het risico van witwassen van geld en van financiering van terrorisme hoog is volgens het profiel van de cliënt of de betrokken financiële verrichting (art. 12, § 2 AWW). De omstandigheden die tot een hoger risicoprofiel zouden leiden, moeten worden geïdentificeerd en gedocumenteerd. De paragrafen 2 en 3 van artikel 12 bepalen uitdrukkelijk dat in beide bedoelde situaties een verscherpt klantenonderzoek noodzakelijk is wegens het bestaan van een verhoogd risico dat wettelijk wordt vermoed.

28

2 015/ 3

deontologie Verscherpt klantenonderzoek

Vereenvoudigd klantenonderzoek

Voortdurende waakzaamheid

– De cliënt is niet fysiek aanwezig bij de identificatie. – De cliënt of de uiteindelijke begunstigde(n) is/zijn (een) politiek prominente persoon/personen – Niet-meewerkende landen (zie risico verbonden aan het land)43 – Atypische verrichtingen – Als terroristisch beschouwde personen en entiteiten. – Melding aan de CFI

– Bepaalde cliënten en uiteindelijke begunstigden – bepaalde producten of transacties – Niet van toepassing als omstandigheden leiden tot vermoeden van witwassen, hetzij bij het aangaan van de zakelijke relatie hetzij later – De bewijsstukken optekenen en bijhouden

Verplichting om een voortdurende waakzaamheid aan de dag te leggen over de zakelijke relatie om vast te stellen dat de uitgeoefende opdrachten stroken met de KYC-kennis (Know your customer) over de cliënt, zijn zakelijk profiel en risicoprofiel en indien nodig de herkomst van het geld.

In de praktijk hangt het verplichte klantenonderzoek af van het risicoprofiel van de cliënt, zijn lasthebber(s) of uiteindelijke begunstigde(n), van de zakelijke relatie of de soort verrichting. Het is dus belangrijk om een onderscheid te maken tussen de cliënt-natuurlijke persoon, cliënt-lasthebber of uiteindelijke begunstigde. Voorts kan nog een verschil gemaakt worden tussen een ‘face-to-face-identificatie’ of een ‘identificatie op afstand’. Die laatste gaat sowieso gepaard met verscherpte onderzoeksmaatregelen (art. 12, § 2 AWW). De elementen waarop het verplichte klantenonderzoek van toepassing is, hangen af van het soort cliënt (natuurlijk persoon, rechtspersoon of juridische constructie), van de sector waarin de cliënt actief is, van de geografische ligging van de activiteiten (risicoland, meewerkend land) of zelfs van het soort verrichting of zakelijke relatie.

Zie wat dat betreft ook punt 4.3 van de omzendbrief en de verschillende identificatieschema’s – waar naast de te identificeren gegevens systematisch ook het gevraagde verificatiedocument staat (zie hoofdstuk 7 van de omzendbrief). Deze bestanden kunnen ook gedownload worden via onze website en via het BeExcellent-platform. Wat zijn de minimale stappen? – Identificatie van de cliënt en verificatie van diens identiteit. – Identificatie van de lasthebber van de cliënt (diegene die de opdrachtbrief ondertekent). – Desgevallend, identificatie van de natuurlijke perso(o)n(en), de persoon die uiteindelijk meer dan 25 % van de aandelen/stemrechten bezit of die controle uitvoert op meer dan 25 % van het vermogen van de cliënt, en/of de persoon voor wiens rekening een opdracht werd verricht (uiteindelijke begunstigde), en verificatie in toepassing van de risicogeoriënteerde maatregelen. – Het doel van de zakelijke relatie, in het licht van de activiteiten van de cliënt, met inbegrip van een beschrijving van de bestuursovereenkomst. In dit kader wordt verwezen naar het dienstenaanbod of de opdrachtbrief. – Het risicoprofiel voor elke cliënt bepalen.

Hoe? De vereiste documenten en formulieren volledig invullen. Op basis van documenten of informatie komende van betrouwbare en onafhankelijke bronnen.

Hoewel alle onderzoeksmaatregelen moeten worden uitgevoerd, kunnen de (aangestelde) dossierverantwoordelijke de intensiteit van de risicogeoriënteerde benadering bepalen afhankelijk van het soort cliënt, de sector, de aard van de verrichting, de betreffende jurisdicties en de zakelijke relatie.

2 015/ 3

29

deontologie

 Verscherpt klantenonderzoek: hoe handel ik ernaar? –

Referenties: AWW: art. 12 – Norm: art. 24 – omzendbrief: pt. 4.5 – Handleiding interne procedures: pt. 5.7 en 8.3

–

Tools: Schematisch overzicht van de bijkomende maatregelen

–

Aandachtspunten: cliënten

–

Evolutie: 4de AML-FT-richtlijn

Verscherpte klantenonderzoeksmaatregelen zijn aangewezen in situaties die wegens hun aard een verhoogd witwasrisico inhouden. In tegenstelling tot het vereenvoudigd klantenonderzoek heeft de wetgever die situaties niet tot een limitatieve opsomming beperkt: een verscherpt klantenonderzoek is vereist in alle situaties die een verhoogd risico van witwassen van geld of van financiering van terrorisme inhouden. De wet voorziet in twee situaties waarin in elk geval een verscherpt klantenonderzoek moet worden toegepast: cliënten die afwezig zijn bij de identificatieprocedure en politiek prominente personen. Naast deze twee gevallen vereisen meerdere situaties in de wet van 11 januari 1993 om ‘bijzonder aandachtig’ te zijn. Logischerwijze moet dan aanvullende informatie worden verzameld. Die informatie kan betrekking hebben op de beroepsactiviteiten en de bedrijfssector van de cliënt, zijn inkomstenbronnen, de herkomst van het geld of de herkomst van zijn vermogen enz. We nemen deze verschillende situaties onder de loep, zowel vanuit het oogpunt van hun reikwijdte als van de aanvullende maatregelen die binnen het kantoor moeten worden genomen (zie punt 8.3 van de handleiding interne procedures). Een eerste situatie gaat over de identificatie van cliënten die niet fysiek aanwezig zijn of kunnen zijn bij de identificatie (‘identificatie op afstand’). Een dergelijke situatie kan zich voordoen wanneer een buitenlandse cliënt via e-mail of telefoon met u contact opneemt om een dienst te laten verrichten of u een opdracht voor te stellen.

 Identificatie op afstand

Welke bijkomende maatregelen moet u nemen? Probeer een kopie te verkrijgen van het certificaat van elektronische handtekening dat door een certificeringsautoriteit is uitgereikt. Bij gebrek aan een certificaat? Vraag aanvullende informatie (belastingaangifte, paspoort, rijbewijs, socialezekerheidskaart, uittreksel geboorteakte …) en verifieer die aan de hand van andere betrouwbare bronnen (onafhankelijke externe bronnen en zoekmotoren (Companyweb, Graydon, Dun & Bradstreet). Overleg ook met de verantwoordelijke om een face-to-face-identificatie te organiseren (punt 4.3.1.1 van de omzendbrief). Een tweede situatie gaat over het uitvoeren van taken met of voor rekening van ‘politiek prominente personen’ (politically exposed persons, oftewel PEP’s). Dat zijn personen die in het buitenland verblijven44 en die een openbare functie uitoefenen of hebben uitgeoefend. Wegens hun status bestaat er een verhoogd risico dat ze betrokken kunnen zijn bij witwasactiviteiten in België of te maken hebben met corruptieschandalen. De uitdrukking ‘politiek prominente personen’ verwijst onder meer naar politici (staatshoofden, ministers, parlementsleden), hoge magistraten, diplomaten en directieleden van de centrale banken.

 Politiek prominente personen

Verscherpt klantenonderzoek is aangewezen wanneer de cliënt zelf de politiek prominente persoon is, maar ook als die persoon de uiteindelijke begunstigde van de cliënt is. De specifieke maatregelen moeten niet alleen worden toegepast ten aanzien van de politiek prominente persoon maar ook ten aanzien van ‘zijn directe familieleden’ en ‘naaste geassocieerden’, zoals zakenpartners. Binnen het kantoor moet verscherpt klantenonderzoek worden toegepast voor een cliënt-rechtspersoon of elke andere juridische constructie waarvan de uiteindelijke begunstigde een politiek prominent persoon zou kunnen zijn. Dat kan het geval zijn voor patrimoniumvennootschappen, trusts of familiale ondernemingen die rechtstreeks of onrechtstreeks toebehoren aan een politiek prominent persoon. De maatregelen in een notendop (punt 4.5.2 van de omzendbrief): Procedures die aangepast zijn aan het risico van witwassen van geld en van financiering van terrorisme invoeren om uit te maken of de cliënt en zijn uiteindelijke begunstigde(n) PEP’s zijn; – Gepaste maatregelen treffen op basis van het risico om de herkomst van het vermogen en het geld te achterhalen dat bij de zakelijke relatie of de transactie wordt gebruikt; de beslissing om de zakelijke relatie aan te gaan of in stand te houden laten goedkeuren op een hoog hiërarchisch niveau van het kantoor; – De zakelijke relatie doorlopend verscherpt controleren. –

30

2 015/ 3

deontologie Er moeten verscherpte klantenonderzoeksmaatregelen worden toegepast voor de occasionele verrichtingen die worden uiten gebieden Nieuw in 4de AML/FT-richtlijn? gevoerd en voor de zakelijke relaties die Artikel 18 van de 4de AML-richtlijn worden aangegaan of in stand gehouden biedt de lidstaten de mogelijkheid om met cliënten wanneer personen die gedomicilieerd of gevestigd zijn in een van een nieuwe situatie toe te voegen aan 47 deze vier landen of die andere banden hebben met deze landen in welke hoedadie gekende situaties van verscherpt nigheid dan ook tussenkomen (als cliënt, lasthebber of uiteindelijke begunstigklantenonderzoek: natuurlijke personen of juridische entiteiten die zich de) bij de verrichting of de zakelijke relatie. Dit is de laatste versie, die dateert van bevinden in derde landen die door de 26 juni 2015, en die kan worden gedownload van de website van de CFI: Commissie zijn aangemerkt als landen – Landen waarvoor de FAG haar leden en andere landen verzoekt tegenmaatmet een hoog risico45. Hiertoe is in regelen te nemen om hun financiële stelsel te beschermen tegen de voortdubijlage III van de nieuwe richtlijn, zoals u in de overzichtstabel op p. 54 kunt rende en aanzienlijke risico’s van witwassen en de financiering van terrorisvaststellen, een niet-limitatieve lijst me (WW/FT) die uitgaan van de volgende landen: Iran – Democratische van factoren46 opgenomen die wijzen Volksrepubliek Korea. op omstandigheden die een potentieel – Landen met strategische tekortkomingen op het gebied van de bestrijding hoger risico vertegenwoordigen. Let wel: uit het feit dat een land niet op van witwassen en financiering van terrorisme die onvoldoende vooruitgang de lijst staat, mag niet worden afgeleid boekten bij het wegwerken van deze tekortkomingen of het actieplan dat dat geen verscherpt klantenonderzoek met de FAG werd overeengekomen niet nakomen: Algerije, Myanmar. nodig is. Om het risico te beoordelen,

 Niet-meewerkende landen

De FAG benoemt daarnaast nog landen die een risico uitmaken voor het internationale financiële stelsel48 en waarmee bij de risicobeoordeling rekening moet worden gehouden: Afghanistan – Angola – Bosnië-Herzegovina – Ecuador – Guyana – Irak – Oeganda – Panama – Papoea – Nieuw-Guinea – Democratische Volksrepubliek Laos – Syrië – Jemen.

 Atypische verrichtingen

blijft de concrete afweging van de situatie het richtprincipe, zoals in essentie wordt aangegeven in overweging 29 van de 4de AML/FT-richtlijn.

De wet van 11 januari 1993 voert ook de verplichting in om bijzondere aandacht te besteden aan atypische verrichtingen van cliënten en deze te analyseren om uit te maken of ze vatbaar kunnen worden geacht voor witwassen van geld of financiering van terrorisme (zie p. 33).

Er moet ook een verscherpt klantenonderzoek worden toegepast ten aanzien van personen en entiteiten die als terroristisch worden beschouwd, niet alleen op basis personen en entiteiten van de rechtstreeks toepasselijke Europese verordeningen, maar ook op basis van het koninklijk besluit van 28 december 2006 inzake specifieke beperkende maatregelen tegen bepaalde personen en entiteiten met het oog op de strijd tegen de financiering van het terrorisme. U moet nagaan of de personen of entiteiten op de lijst deel uitmaken van uw cliënteel en de Thesaurie onmiddellijk inlichten, ongeacht het resultaat van de verificatie. Als de verificatie uitwijst dat een cliënt op de lijst staat, dan moeten de tegoeden en middelen onmiddellijk worden bevroren.

 Als terroristisch beschouwde

Deze verificatie wordt zowel uitgevoerd bij het aangaan van een nieuwe zakelijke relatie als bij een occasionele verrichting met nieuwe cliënten. U moet zich ervan vergewissen dat de cliënt, zijn eventuele lasthebbers en zijn uiteindelijke begunstigde(n) niet zijn opgenomen op de consolidated list of persons, groups and entities subject to EU financial sanctions49. Dit niveau van waakzaamheid dient te worden aangehouden zolang dit afhankelijk van de omstandigheden nodig is om zich ervan te vergewissen dat het verdachte feit louter een alleenstaand feit is of om eventuele nieuwe verdachte feiten vast te stellen. In dat geval onderzoekt de beroepsbeoefenaar inzonderheid, conform artikel 14 van de wet van 11 januari 1993, bijzonder aandachtig elke verrichting van of elk feit betreffende de cliënt dat ertoe zou kunnen bijdragen de plaats te verhullen waar de gelden waarvan vermoed wordt dat ze een illegale herkomst hebben, zich bevinden. In voorkomend geval verricht de beroepsbeoefenaar een nieuwe melding aan de Cel voor financiële informatieverwerking (art. 26 van de norm). De eventuele mogelijkheid tot voortzetting van de zakelijke relatie met de cliënt dient gemotiveerd goedgekeurd te worden door het bestuursorgaan van het kantoor (punt 7.3.4 van de handleiding interne procedures).

 Zakelijke relaties met personen op wie de gemelde inlichtingen aan de CFI betrekking hebben

2 015/ 3

31

deontologie

 Vereenvoudigd klantenonderzoek: met omzichtigheid toepassen! –

Referenties: AWW: art. 11 – omzendbrief: pt. 4.4 – Handleiding interne procedures: pt. 5.6

–

Aandachtspunten: cliënt, uiteindelijke begunstigde

–

Evolutie: 4de AML-FT-richtlijn

Er is geen identificatie en controle van de identiteit vereist voor bepaalde categorieën van personen (cliënten en uiteindelijke begunstigden – art. 11, § 1 AWW) of voor verrichtingen met betrekking tot bepaalde producten en diensten (art. 11, § 2 AWW) waarvan de wetgever veronderstelt dat ze een laag risicoprofiel inhouden. Het klantenonderzoek is in die gevallen beperkt tot het controleren of de personen, producten of verrichtingen niet voorkomen op de lijst die werd vastgelegd door de wet van 11 januari 1993 of bij KB. Artikel 11, § 1 AWW somt de betrokken cliënten en uiteindelijke begunstigden limitatief op en vermeldt ook aan welke voorwaarden ze moeten voldoen (zie punt 4.4 van de omzendbrief en punt 5.6 van de handleiding interne procedures). a) De cliënt of de uiteindelijke begunstigde is een kredietinstelling of een financiële instelling, die in België of in een ander EER-land (Europese Economische Ruimte) is gevestigd, of een gelijkwaarNieuw in de 4de AML/FT-richtlijn? dige instelling die gevestigd is in een derde land aangeduid door de koning50; De 4de AML/FT-richtlijn gaat uit van b) De cliënt of de uiteindelijke begunstigde is een beursgenoteerde vennootde vaststelling dat het vereenvoudigd schap waarvan de effecten in een EER-land zijn toegelaten tot de handel op klantenonderzoek in de 3de richtlijn een gereglementeerde markt of een vennootschap die op de beurs is genovaak leidde tot een automatische vrijstelling van elke verplichting tot teerd in een derde land aangeduid door de koning51; klantenonderzoek voor bepaalde c) De cliënt of de uiteindelijke begunstigde is een Belgische overheidsinstantie categorieën van cliënten of transacties of een Belgische openbare instelling (federale, gemeenschaps-, gewest-, proen wijzigt deze methodologie. In plaats vincie-, gemeenteoverheden; beroepsordes en -instituten zoals het IAB, het van die limitatieve opsomming geldt het principe van de risicogeoriënteerde IBR en het BIBF) of een overheidsbedrijf zoals de Post, Belgacom, BATC, aanpak. De toepassing van vereenBIAC of de NMBS; voudigde klantenonderzoeksmaatred) De cliënt of de uiteindelijke begunstigde is een Europese publieke autoriteit gelen kan door een lidstaat worden of instelling, opgenomen in de door de koning opgemaakte lijst.52 toegestaan op alle gebieden die een Opgelet: als de omstandigheden tot vermoedens van witwassen leiden, hetzij bij het aangaan van de zakelijke relatie, hetzij later, kan de vrijstelling van identificatie niet worden toegepast. In dat kader moet worden nagegaan of het opportuun is om de CFI in te lichten (schriftelijk verslag aan de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet).

minder hoog risico inhouden. Maar de meldingsplichtigen moeten zich er vooraf van vergewissen dat de relatie of transactie daadwerkelijk een lager risico inhoudt. Hoe? Minstens rekening houden met de niet-limitatief opgesomde factoren opgenomen in bijlage II van de richtlijn (zie p. 54).

Vergeet ook niet om dit op te tekenen en om het/de document(en) bij te houden waarop u uw beslissing om een vrijstelling van identificatie toe te passen hebt gebaseerd. Deze procedure kan worden ingepast in de cliëntenacceptatieprocedure (zie p. 54).

 Voortdurende waakzaamheid: beter twee keer dan één! –

Referenties: AWW: art. 14 – norm: hfdst. 4 – omzendbrief: pt. 4.2 – Handleiding interne procedures: pt. 5.8

Er moet een voortdurende waakzaamheid aan de dag worden gelegd ten aanzien van de zakelijke relatie. Die waakzaamheid kan alleen efficiënt verlopen als ze gebaseerd is op een adequate interne organisatie en controlemaatregelen. Bovendien moet ze gedifferentieerd worden uitgevoerd naargelang het risicoprofiel van de cliënt of de zakelijke relatie. Wat betekent dat concreet? – De uitgevoerde verrichtingen, en indien nodig, de oorsprong van de fondsen aandachtig onderzoeken om zich ervan te vergewissen dat die stroken met de kennis die u hebt van uw cliënt, zijn beroepsactiviteiten en risicoprofiel; – Bijzonder aandachtig alle verrichtingen of feiten onderzoeken die u bijzonder vatbaar acht voor witwassen van geld of financiering van terrorisme, wegens hun aard of ongebruikelijk karakter ten aanzien van de activiteiten van de cliënt, of wegens de begeleidende omstandigheden of de hoedanigheid van de betrokken personen. 32

2 015/ 3

deontologie  Atypische verrichtingen opsporen en behandelen! –

Referenties: AWW: art. 14 – norm: art. 10, 11 en 25 – omzendbrief: pt. 4.6 – Handleiding interne procedures: hfdst. 6

Het opsporen en behandelen van een atypische verrichting is een belangrijke stap in het risicobeheer, waarbij tal van vragen opduiken. Dankzij die stap kunnen binnen het kantoor procedures in werking worden gesteld die u onder de knie moet hebben, meer bepaald met betrekking tot de omloop en de bewaring van documenten. Kunnen we ons dan baseren op betrouwbare knipperlichten die op het bestaan van een dergelijke verrichting kunnen wijzen? Welke procedure moet worden gevolgd als één van die criteria wordt opgespoord? De omzendbrief en vooral de handleiding interne procedures53 – hoofdstuk 6 – bieden duidelijke antwoorden die in een logische aanpak zijn ingebed, meer bepaald voor het opmaken van een intern verslag. U vindt beide documenten op onze website of het BeExcellent-platform.

 Bijhouden en actualiseren: meer dan een loutere formaliteit! –

Referenties: AWW: art. 13, 15 en 38 – norm: pt. 21 – omzendbrief: pt. 6.4 – Handleiding interne procedures: pt. 5.9

Bewaren? Ja, maar wat en hoe? Als de cliënt, zijn lasthebber(s) en/of de uiteindelijke begunstigde(n) eenmaal zijn geïdentificeerd, moet het bewijsstuk dat voor de verificatie van de identiteit wordt gebruik, worden gekopieerd op papier (fotokopie) of elektronische drager (scanning). Hoewel we meteen begrijpen dat het met de hand overschrijven van de identiteitsgegevens op het bewijsstuk zonder er een kopie van te nemen niet voldoende is, zijn we nog niet aan het einde van onze zorgen. Er kunnen immers nog uiteenlopende vragen rijzen. Welke documenten? Hoewel over het algemeen een kopie wordt gemaakt van de bewijsstukken waarmee de identiteit van de cliënten – en van hun lasthebber(s) en uiteindelijke begunstigde(n) – werd geverifieerd, mogen we niet uit het oog verliezen dat verschillende andere ‘interne’ documenten eventueel moeten worden bewaard. Over welke documenten gaat het? – Twee ‘verantwoordingen’: de gemotiveerde reden waarom het redelijkerwijs niet mogelijk was om de gegevens en documenten met betrekking tot de uiteindelijke begunstigden te verifiëren alsook de reden waarom gebruik werd gemaakt van de vrijstelling van identificatie in de situaties waarin de wet van 11 januari 1993 voorziet. – Twee interne verslagen: het intern schriftelijk verslag en de bijlagen erbij, in het kader van de procedure voor de behandeling van atypische verrichtingen, de ermee gepaard gaande analyse en de eindbeslissing over het voornemen om een melding te sturen naar de CFI, alsook het jaarverslag dat door de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet werd opgesteld (als het kantoor een verantwoordelijke heeft aangesteld – zie p. 44).

Hoe lang? Minstens vijf jaar, vanaf het einde van de zakelijke relatie! In welke vorm? Elk kantoor moet zijn wijze van bewaring (waar en hoe) van de bewijsstukken, de identificatiegegevens en de verslagen bepalen. Bijvoorbeeld: kopieën worden gescand of opgeslagen in het elektronisch dossier van de cliënt of in een afzonderlijk papieren dossier per cliënt. In plaats van een kopie kunnen de referenties worden opgetekend en bewaard voor zover het mogelijk is om de documenten in de loop van de komende vijf jaar onmiddellijk voor te leggen. Bovendien mogen die bewijsstukken ondertussen niet zijn gewijzigd of beschadigd. Uiteraard moet in een voorafgaande procedure worden bepaald van welke categorieën van bewijsstukken de referenties zo kunnen worden opgetekend en bewaard in plaats van een kopie, alsook hoe de betrokken documenten kunnen worden teruggevonden. Als het kantoor beschikt over toegang tot een database waarin aan de hand van referenties (bijv. het ondernemingsnummer) alle of een deel van de identificatiegegevens kunnen worden gecontroleerd, kan de bewaringsprocedure worden vervangen door een bewaringsprocedure van de referenties. Rechtspersonen kunnen worden geïdentificeerd door de vermel2 015/ 3

33

deontologie ding van een link in het klantendossier van de rechtspersoon naar een database zoals Companyweb, Graydon … Let wel: als u gebruik maakt van de referenties van de stukken, moet u ze alsnog onderzoeken.

Actualiseren? Altijd naargelang het risico … De documenten, gegevens en informatie die verzameld worden tijdens het klantenonderzoek op gewone cliënten, hun lasthebber(s) en uiteindelijke begunstigde(n) moeten worden geactualiseerd naargelang het risico als blijkt dat de informatie waarover u beschikt niet langer actueel is (zie aanbeveling 5 van de FAG en art. 7, § 3 en 8, § 2 AWW). Afhankelijk van het risicoprofiel moeten de documenten, gegevens of inlichtingen regelmatig worden geactualiseerd. Bijvoorbeeld: om de 3 jaar voor cliënten met een laag risiconiveau en om het jaar voor cliënten met een verhoogd risiconiveau (elk kantoor moet de frequentie van de cyclus vermelden). Naast deze actualisering van de identificatiegegevens en -documenten naargelang het risico mag u niet uit het oog verliezen dat het gebruik van verouderde, onjuiste of onvolledige hulpmiddelen, zoals oude identificatieformulieren, maar vooral oude lijsten van niet-meewerkende landen en gebieden, een verhoogd risico kan inhouden in de beoordelings- en opvolgingsprocessen van de risico’s van witwassen van geld en financiering van terrorisme. Op welke drager de handleiding interne procedures ook staat, ze moet geactualiseerd zijn. De procedure moet het mogelijk maken dat alle medewerkers desnoods via specifieke opleidingen zo snel mogelijk op de hoogte worden gesteld van opeenvolgende aangebrachte wijzigingen en de weerslag van de recent aangepaste of goedgekeurde procedures kunnen inschatten. De handleiding kan makkelijk worden geüpdatet of aangepast op maat van het kantoor dankzij het BeExcellent-platform, en dat in het kader van een duidelijke, samenhangende en transparante benadering voor elk kantoor. Net als elke onderneming evolueert ook uw accountants- of belastingconsulentenkantoor, wijzigt zijn klantenbenadering, stelt nieuwe diensten voor, schakelt meer en meer nieuwe communicatie- en informatietechnologieën in of werft nieuwe medewerkers aan. Die brengen nieuwe beroepsrisico’s mee waarvan er sommige zullen vereisen dat de procedures om de risico’s van witwassen van geld en financiering van terrorisme te beoordelen, worden verscherpt of afgezwakt. Dit gebeurt onder meer door een reflectie over de procedures die moeten worden ingevoerd en gecontroleerd in het kader van de bepalingen van artikel 16 AWW over de adequate organisatie van het kantoor, en meer algemeen in het kader van de kwaliteitstoetsing waarvoor het IAB pleit.

 Verplichtingen in geval van twijfel over de waarheidsgetrouwheid of juistheid van de identificatiegegevens van een bestaande cliënt –

Referenties: AWW: art. 7, § 4 en 8, § 4 – norm: pt. 21 – omzendbrief: ptn. 4.8 en 4.9

Elke kantoormedewerker kan twijfels hebben over deze gegevens. Dit dient op kantoorniveau beheerst te worden. Deze situatie kan zich voordoen als: u na de identificatie met het oog op het aangaan van een zakelijke relatie, redenen heeft om aan te nemen dat de daarbij door de cliënt verstrekte identificatiegegevens onjuist of vals zijn; – u betwijfelt of de persoon die in het kader van een voorheen aangegane zakelijke relatie een verrichting wenst uit te voeren, wel degelijk de in dit kader geïdentificeerde cliënt of zijn gemachtigde en geïdentificeerde lasthebber is. –

In de praktijk? Zoals aangegeven in punt 4.9 van de omzendbrief, dient zo snel mogelijk tot een nieuwe identificatie van de cliënt, zijn lasthebbers en uiteindelijke begunstigden te worden overgegaan. In geval van weigering van de cliënt of als de cliënt er lang over doet om gevolg te geven aan het verstrekken van de nieuwe informatie, kan de zakelijke relatie niet in stand worden gehouden. Bovendien dient de beroepsbeoefenaar, in geval van vermoeden van valse informatie, een verslag op te stellen en een melding bij de CFI te doen. Dit verslag, dat bij het dossier van de cliënt dient te worden gevoegd, heeft als belang dat de verrichte klantenonderzoeksmaatregelen schriftelijk worden verantwoord.

34

2 015/ 3

Handboek Boekhouden Hét overzichtswerk voor elke boekhoudprofessional Fax deze antwoordkaart naar Intersentia 03 658 71 21 Handboek Boekhouden - Belgisch boekhoudrecht Erik De Lembre en Liesbet Van de Velde 2012 | ISBN 978-90-5095-964-3 | xvi + 648 blz. paperback | Prijs: € 75 Handboek Boekhouden - Enkelvoudig boekhouden Boekhouden voor de zelfstandige ondernemer en de kleine vzw’s Erik De Lembre, Patricia Everaert en Jan Verhoeye 2010 | ISBN 978-90-5095-965-0 | xvi + 196 blz. paperback | Prijs: € 45

Dhr./Mevr. Voornaam: Naam: Bedrijf: Btw-nr.: Straat:

Handboek Boekhouden - Dubbel boekhouden Basisbeginselen (3de herwerkte editie) Erik De Lembre, Patricia Everaert en Jan Verhoeye 2013 | ISBN 978-94-000-0381-1 xxiii + 674 blz. | paperback | Prijs: € 95

Nr.:

Handboek Boekhouden - Vennootschapsboekhouden (inclusief verenigingen en stichtingen) (derde editie) Erik De Lembre, Patricia Everaert en Jan Verhoeye 2014 | ISBN 978-94-000-0506-8 | xxxvi + 906 blz. paperback | Prijs: € 125

Telefoon:

Handboek Boekhouden - IFRS De IFRS-standaarden boekhoudkundig vertaald (2de editie) Erik De Lembre en Philippe Van Cauwenberge m.m.v. Liesbet Van de Velde en Arlette Van Hecke 2013 | ISBN 978-94-000-0298-2 | xxviii + 590 blz. paperback | Prijs: € 125

Datum:

Handboek Boekhouden - Consolidatie (2de editie) Erik De Lembre en Sadi Podevijn 2014 | ISBN 978-94-000-0368-2 | xiv + 378 blz. paperback | Prijs: € 95 Bij aankoop van de volledige reeks geniet ik 10% korting op de totaalprijs, en betaal ik 504 euro in plaats van 560 euro.

Bestel snel en eenvoudig via www.intersentia.be

Bus:

Postcode: Gemeente:

Fax: E-mail:

Handtekening:

wenst de gratis e-nieuwsbrief te ontvangen

Groenstraat 31 B-2640 Mortsel T +32 3 680 15 50 F +32 3 658 71 21 [email protected]

Alle prijzen zijn incl. btw, excl. verzendkosten. Alle titels zijn ook verkrijgbaar in de boekhandel. Intersentia nv respecteert uw privacy. De persoonsgegevens die u doorgeeft, mag Intersentia gebruiken om u op de hoogte te houden van haar uitgaven. Wilt u geen commerciële informatie van Intersentia? Kruis dan dit vakje aan: . U kunt uw gegevens ook opvragen en laten verbeteren via fax of per brief.

Bij aankoop van de volledige reeks krijgt u 10% korting op de totaalprijs.

deontologie

De 10 ‘musts’, vandaag en morgen …  Veel mogelijke vragen …  Twee sets van procedures en documenten en één sleutelfiguur!  Cliëntenacceptatie- en opvolgingsbeleid: centraal in het debat!  Klantenonderzoeksprocedures: van het allergrootste belang!  Atypische verrichtingen opsporen en behandelen: duidelijke procedures!  Bewaringsprocedures van de documenten: niet zo eenvoudig!  Personeel: selectie, aanstelling, opleiding en informatie zijn de trefwoorden!  Melding aan de CFI: strikte procedures!  De toverformule? De handleiding interne procedures!  Maar ook en vooral de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet binnen het kantoor!

Twee belangrijke aspecten – –

36

Een handleiding interne procedures, die in elk kantoor verplicht is. Sterker nog: ze moet er als de bijbel wordt beschouwd! Een verantwoordelijke voor de toepassing van de wet. Hoewel de aanwijzing van een dergelijke verantwoordelijke niet altijd verplicht is, is ze toch ten zeerste aan te raden. Dit is de dirigent in de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme binnen het kantoor.

2 015/ 3

deontologie

Adequate kantoororganisatie …

 Veel mogelijke vragen … Wat de verplichtingen betreft die de wet van 11 januari 1993 oplegt aan externe accountants en externe belastingconsulenten, is één vaststelling meteen duidelijk. Omdat niet de juiste vragen op het juiste moment worden gesteld, niet de goede formulieren worden gebruikt, de circulatie van de verslagen niet is georganiseerd …, zijn er binnen het kantoor tal van uiteenlopende ‘wrijvingspunten’ en ‘kwetsbaarheden’ die over de hele relatie met de cliënt zichtbaar blijven! Hierna volgen enkele voorbeelden, waarvan de meeste afkomstig zijn uit de praktijk. – Ik heb een klein kantoor en ik ken mijn cliënten al lang. Dat klantenonderzoek en al die vragen en documenten die ermee gepaard gaan, zijn niet rechtstreeks van toepassing op mijn kantoor. – Voor een occasionele cliënt kosten die procedures meer dan het bedrag dat ik voor de opdracht kan factureren. – Werd de zakelijke relatie aangegaan voordat alle verplichtingen van het klantenonderzoek werden uitgevoerd? Werd geen kopie gemaakt van de identificatiedocumenten? Een identificatie die wordt uitgesteld, voldoet niet aan de voorwaarden. – Ontoereikende identificatie van de uiteindelijke begunstigde: bijv. de cliënt heeft zijn identiteit niet meegedeeld of de verificatie ervan is onmogelijk en gaat gepaard met een hoog risico. – Er werd noch een risicoprofiel van de cliënten bepaald, noch een indeling uitgevoerd op basis van een risicoschaal. – Er is geen procedure om het risico op te volgen en de instandhouding van de zakelijke relatie te beoordelen vanuit de specifieke invalshoek van het risico van witwassen van geld en van financiering van terrorisme. – Worden de identificatiedocumenten niet geactualiseerd naargelang het risico? Geen extra actualisering bij een verhoogd risicoprofiel? – De cliëntenacceptatie gebeurt niet volgens strikte procedures: een cliënt werd aangebracht door een confrater en werd zonder enige formaliteiten aanvaard – de voorwaarden voor cliënten die politiek prominente personen zijn, werden niet nageleefd: er werd geen toestemming gevraagd van de hiërarchie, de herkomst van het vermogen is onbekend … – De uitoefeningsmodaliteiten van het (vereenvoudigd of verscherpt) klantenonderzoek werden niet verduidelijkt. Het is niet mogelijk om de afstemming van de aanvullende klantenonderzoeksmaatregelen op de risico’s van witwassen van geld en financiering van terrorisme te verantwoorden.

2 015/ 3

37

deontologie – – – –

– – –

–

– –

–

Er werd geen informatie gevraagd over het doel en de aard van de zakelijke relatie. De modaliteiten van klassering en bewaring van de documenten werden niet bepaald. Het kantoor beschikt niet over een handleiding interne procedures. Als het aanstellen van een verantwoordelijke voor de toepassing van de wet niet verplicht is op basis van de regel van de 10 beroepsbeoefenaars, wordt de opportuniteit van het aanstellen van een dergelijke verantwoordelijke niet regelmatig onderzocht! Bij het onderzoek van de instandhouding van de zakelijke relatie met de cliënt wordt geen rekening gehouden met de aspect ‘risico van witwassen en van financiering van terrorisme’. Aan de cliënt werd meegedeeld dat hij voorwerp doet van een vermoeden dat aan de CFI werd gemeld. De verantwoordelijke voor de toepassing van de wet binnen het kantoor houdt zich niet bezig met de invoering en de opvolging van de risicobeoordelings- en beheersingssystemen en met de ermee overeenstemmende procedures – hij beschikt noch over de opleiding, noch over de middelen die vereist zijn om zijn functie binnen het kantoor uit te oefenen. De administratieve secretaresse staat in voor de meldingen van vermoedens aan de CFI en verzorgt de contacten met de CFI! De organisatie van de bewaring en van de vertrouwelijkheid van de uitgevoerde meldingen van vermoedens gebeurt niet volgens een formele procedure. De verplichte opleiding van het personeel, de actualisering van de procedures van het kantoor in het kader van de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, dat doen we als we er tijd voor hebben. Er wordt geen uitleg gegeven over de draagwijdte van kernbegrippen als ‘uiteindelijke begunstigde’, ‘ernstige fiscale fraude, al dan niet georganiseerd’, ‘niet-meewerkende landen en gebieden’, noch over de verplichtingen die in deze specifieke context moeten worden nageleefd. …

 Twee sets van procedures en documenten en één sleutelfiguur! Wat de naleving betreft van de verplichtingen van de wet van 11 januari 1993, zetten twee artikelen de bakens uit voor de reflectie over wat een ‘adequate kantoororganisatie’ inhoudt en moet inhouden. Met inbegrip van de risicogeoriënteerde aanpak (art. 12 AWW). – Artikel 16 AWW schrijft voor dat een dubbele set van interne maatregelen en interne procedures wordt ingevoerd. De procedures houden in het bijzonder rekening met de identificatie op afstand en de politiek prominente personen. • Enerzijds het nemen van passende interne maatregelen en controleprocedures om toe te zien op de naleving van de bepalingen van de wet van 11 januari 1993. • Anderzijds het invoeren van procedures voor communicatie en informatiecentralisatie om verrichtingen die verband houden met witwassen van geld of financiering van terrorisme te voorkomen, op te sporen en te verhinderen. – Artikel 17 AWW vereist dat een verantwoordelijke voor de toepassing van de wet wordt aangesteld binnen het kantoor als aan bepaalde omvangcriteria werd voldaan. Wat betekent dat concreet? Opnieuw wordt het antwoord in ruime mate gekleurd door de risicogeoriënteerde aanpak en dus de noodzaak om aangepaste antwoorden te bieden door middel van een adequate kantoororganisatie. Laten we meteen de uitdagingen verduidelijken: in onderstaande tabel plaatsen we de verplichtingen die de externe accountants en externe belastingconsulenten moeten naleven bovenop de ermee verband houdende procedures die u binnen het kantoor moet in werking stellen, zoals blijkt uit het reglement, de omzendbrief en de handleiding interne procedures. Verplichtingen

Procedures

Klantenonderzoek (art. 7 tot 14) – Identificatie en verificatie van de identiteit van de cliënt en van zijn lasthebber(s) – Identificatie en verificatie van de identiteit van de uiteindelijke begunstigde(n) van de cliënten – Identificatie van het doel en de aard van de zakelijke relatie of van de verrichtingen – Vaststelling van het risicoprofiel van de cliënt – opvolging van risicogevoeligheid

– Communicatie en informatiecentralisatie: cliëntenacceptatie- en opvolgingsbeleid – in aanmerking nemen van de verhoogde risico’s, risicolanden, -cliënten en -activiteiten …) – Voortdurende waakzaamheid ten opzichte van de cliënten, de uiteindelijke begunstigden, de verrichtingen en de zakelijke relaties – Opsporen van een atypische verrichting

Bewaring (art. 13)

Bewaringsmodaliteiten van de gegevens en documenten

38

2 015/ 3

deontologie Verplichtingen

Procedures

Melding aan de CFI (art. 23 tot 29)

Draagwijdte van de verplichting, vrijstelling, gemachtigde personen, bijzondere gevallen van tipping off …

Personeel (art. 17)

Selectie en aanstelling – omschrijving van de criteria van betrouwbaarheid Opleiding en informatie van de leden van het kantoor

Verantwoordelijke voor de toepassing van de wet (art. 18)

Modaliteiten – regel van de ’10 beroepsbeoefenaars’, competenties, rollen, verantwoordelijkheden, opportuniteiten …

 Cliëntenacceptatie- en opvolgingsbeleid: centraal in het debat! Iedereen begrijpt meteen de logica van de benadering zodra die in zijn algemene betekenis wordt opgevat. Het is normaal dat elk kantoor algemene criteria opstelt op basis waarvan een zakelijke relatie met een cliënt kan worden aangegaan en in stand gehouden. Maar bij nader inzien, is het minder vanzelfsprekend om te begrijpen in welke mate en hoe de specifieke bepalingen van de wet van 11 januari 1993 naast deze algemene regels bestaan! Deze materie wordt vanuit verschillende invalshoeken behandeld in de documenten en hulpmiddelen die we ter beschikking stellen54 en die u op onze website of via het BeExcellent-platform kunt downloaden (hoofdstuk 8 van het reglement, punt 6.1 van de omzendbrief, hoofdstuk 5 van de handleiding interne procedures, identificatieschema’s en -formulieren en beslissingsbomen). Zonder nog enkele pagina’s toe te voegen aan deze bijdrage, was het niet mogelijk om al die benaderingen gedetailleerd toe te lichten, die overigens in ruime mate complementair zijn. Op praktisch vlak is het eerder de onderliggende logica die u moet begrijpen: het cliëntenacceptatie- en opvolgingsbeleid bepaalt het aangaan van een zakelijke relatie met een cliënt door hem vooraf te onderwerpen aan een analyse van zijn risico van witwassen van geld en van financiering van terrorisme. NIEUWE CLIËNT: acceptatiebeleid! GEDURENDE DE HELE ZAKELIJKE RELATIE: opvolgingsbeleid!

Daarbij moeten meerdere belangrijke regels in rekening worden gebracht, want ze vormen met het oog op de risicogeoriënteerde benadering de voorwaarde voor de uitwerking ervan binnen het kantoor (zie onder andere hoofdstuk 8 van de handleiding interne procedures). a) Vanuit het oogpunt van de wet van 11 januari 1993 maakt het cliëntenacceptatie- en opvolgingsbeleid deel uit van de algemene regels en criteria die met het oog op de kwaliteit prioritair zijn en strikt moeten worden toegepast binnen het kantoor. Naast de algemene cliëntenacceptatie- en opvolgingsfactoren zijn er dus specifieke antiwitwascriteria. Die criteria zijn opgenomen in punt 5.2 van de handleiding interne procedures. De ‘antiwitwasbepalingen’ vullen de ‘algemene regels’ op bepaalde specifieke punten aan door specifieke verplichtingen en procedures in het leven te roepen. Conclusie? De kantoren moeten altijd rekening houden met het reglement van Wat moet het acceptatiebeleid plichtenleer van het beroep; de antiwitwasreglementering (wet van 11 januari 1993, bepalen? zoals van toepassing op 1 januari 2012, hierna AWW genoemd; het reglement (met – Verschillende risicoprofielen en de waarde van een norm); de omzendbrief en de handleiding ‘interne organisatie’. de ermee verband houdende Voor de meer algemene kantoororganisatie mogen uiteraard de handleiding ‘Organispecifieke klantenonderzoekssatie van het kantoor en procedures’55 – die werd ontwikkeld in het kader van de maatregelen. kwaliteitstoetsing – en van het ‘Witboek Kwaliteit’56 evenmin ontbreken. – Criteria die de cliënten indelen in de verschillende risicoprofieb) Nog steeds vanuit de invalshoek van de strijd tegen het witwassen van geld en de len die door de beroepsbeoefefinanciering van terrorisme moet dat beleid noodzakelijkerwijs gepaard gaan met naar werden bepaald. formaliteiten die op welbepaalde tijdstippen en volgens welbepaalde modalitei– Te verzamelen en te verifiëren ten moeten worden uitgevoerd, met name wat de circulatie, de klassering en de identificatiegegevens zodat de cliënt kan worden beschouwd waarborg van confidentialiteit binnen het kantoor betreft. De vaststelling dat die als zijnde naar behoren geïdenformaliteiten ontbreken of het bestaan van twijfel over de juistheid van de meetificeerd naargelang het risicogedeelde informatie heeft heel zeker een weerslag op de zakelijke relatie. profiel dat hem werd toegekend.

2 015/ 3

39

deontologie – Informatie die grondig moet worden onderzocht als de cliënt geacht wordt een verhoogd risico in te houden. – Aanvullende maatregelen die moeten worden genomen als de cliënt op afstand wordt geïdentificeerd. – Maatregelen die moeten worden genomen als het onmogelijk is om de cliënt of de uiteindelijke begunstigde te identificeren of zijn identiteit te verifiëren, of wanneer eraan wordt getwijfeld of de identificatiegegevens waarheidsgetrouw of juist zijn. – Criteria die politiek prominente personen kenmerken, met inbegrip van hun directe familieleden en de personen die als hun naaste geassocieerden bekendstaan, het hiërarchisch niveau binnen het kantoor dat het aangaan van de zakelijke relatie met die personen moet goedkeuren, alsook de te nemen maatregelen om de herkomst van het vermogen en van de fondsen vast te stellen die bij de zakelijke relatie of verrichting worden gebruikt. – Verantwoordelijkheden en de relaties tussen de beroepsbeoefenaars en de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet, als een verantwoordelijke werd aangesteld. – Onderzoek van de instandhouding van de zakelijke relatie.

– De algemene regel wil dat het klantenonderzoek wordt uitgevoerd vóór de aanvaarding van de cliënt en de aanvang van de opdracht. Hoewel er uitzonderingen zijn toegestaan, moeten de modaliteiten worden verduidelijkt: als de cliënt een laag risico inhoudt, dan kan het tijdstip van uitvoering van het klantenonderzoek onder bepaalde voorwaarden worden uitgesteld. Dat onderzoek moet echter zo snel mogelijk na het eerste contact worden verricht. – De vereiste documenten en formulieren moeten worden ingevuld op basis van documenten/informatie die afkomstig zijn van betrouwbare en onafhankelijke bronnen. Al die identificatieformulieren, -schema’s en de beslissingsbomen kunnen worden gedownload op onze website en op ons BeExcellent-platform. Let wel: het meldingsformulier van de uiteindelijke begunstigde(n) moet worden ondertekend (zie punt 11.1.6 van de handleiding interne procedures)! – Het hiërarchisch niveau van aanvaarding van de cliënt moet bepaald worden afhankelijk van het risico. Dat wordt duidelijk aangegeven in het cliëntenacceptatie- en opvolgingsbeleid. c) Het cliëntenacceptatie- en opvolgingsbeleid houdt ook in dat u doorheen de hele zakelijke relatie op het juiste tijdstip de juiste vragen stelt en er de goede conclusies uit trekt, met name om te beslissen of u de zakelijke relatie aanvaardt of in stand houdt. Die beslissing moet op het gepaste hiërarchische niveau binnen het kantoor worden genomen. In punt 5.4 van de handleiding interne procedures wordt alle nodige informatie gegeven: hiërarchisch niveau van aanvaarding, formulieren en praktische procedures. De beoordeling van de instandhouding van de zakelijke relatie moet, net als de actualisering van de gegevens en van de identificatiedocumenten, worden uitgevoerd volgens een frequentie die het kantoor zelf vaststelt op basis van het risicoprofiel van de cliënt. Dankzij een dergelijke procedure kan worden nagegaan of de informatie over de cliënt nog actueel is en of het risiconiveau dat aan hem werd toegekend nog adequaat is. Die procedure moet worden vastgesteld in het algemene cliëntenacceptatie- en opvolgingsbeleid naargelang het risiconiveau dat aan de cliënt werd toegekend en moet worden toegepast telkens ontvangen informatie wijst op een mogelijke verandering in dat risiconiveau.

d) Het onderzoek van interne verslagen (zie het model in punt 11.3 van de handleiding interne procedures) in het kader van de behandeling van atypische verrichtingen behoort over het algemeen tot de bevoegdheid van de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet – als het kantoor verantwoordelijke heeft aangewezen – wat betreft de opportuniteit om de CFI in te lichten en eventueel het praktisch verloop van de verrichting.

 Klantenonderzoeksprocedures: van het allergrootste belang! Welke procedures? 1) Identificatie van de cliënt, waarbij erop wordt toegezien dat het cliëntenacceptatie- en opvolgingsbeleid wordt nageleefd: – Bepalen van de identificatiegegevens die moeten worden verzameld en geverifieerd om de cliënt naar behoren te identificeren naargelang het risicoprofiel dat hem werd toegekend; – Bepalen van de uitzonderlijke omstandigheden waarin de identificatie in de loop van het aangaan van de zakelijke relatie kan worden uitgevoerd; – Rechtvaardiging van de vrijstellingen van identificatie en/ of van het feit dat de verificatie redelijkerwijs niet mogelijk was voor de uiteindelijke begunstigden;

40

2 015/ 3

De vraag naar de verschillende niveaus van klantenonderzoek en waakzaamheid die moeten worden uitgeoefend ten aanzien van cliënten, uiteindelijke begunstigden, verrichtingen en zakelijke relaties wordt uitvoerig behandeld in de documenten die u ter beschikking worden gesteld (hoofdstukken 4, 5 en 6 van het reglement – punt 6.2 van de omzendbrief en hoofdstuk 5 van de handleiding interne procedures). In de tabel hiernaast geven we daar een overzicht van. Vervolgens vestigen we uw aandacht op enkele praktische inlichtingen.

deontologie – Modaliteiten van uitoefening van een voortdurende waakzaamheid; – Modaliteiten bij het gebruik van de procedure van de derde zaakaanbrenger; – Vaststellen van de verscherpte klantenonderzoeksmaatregelen wanneer een hoog witwasrisico wordt vastgesteld, met name wanneer de cliënt niet aanwezig is bij de identificatie of een politiek prominent persoon is die in het buitenland verblijft of wanneer over de cliënt een melding aan de CFI werd uitgevoerd; – Bepalen van de criteria die kenmerkend zijn voor PEP’s: hiërarchisch niveau dat toestemming moet geven voor de zakelijke relatie – maatregelen om de herkomst van het vermogen en van de fondsen te achterhalen die bij de zakelijke relatie of de transactie worden gebruikt! – Maatregelen om de herkomst van het vermogen en van de fondsen te achterhalen die bij de zakelijke relatie of de transactie worden gebruikt. – Bepalen van de maatregelen als het onmogelijk is om de cliënt of de uiteindelijke begunstigde te identificeren of zijn identiteit te verifiëren. – Bepalen van de maatregelen wanneer wordt betwijfeld of de identificatiegegevens waarheidsgetrouw of juist zijn. 2) Bepalen van de criteria op basis waarvan een atypische verrichting kan worden opgespoord en de behandeling die moet worden gevolgd als een dergelijke atypische relatie wordt opgespoord, met name wat de analyse betreft van het intern verslag dat in die omstandigheden moet worden opgesteld. 3) Organisatie van de relaties met de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet, als een dergelijke verantwoordelijke werd benoemd, en de verantwoordelijkheden die hem werden toegewezen.

Extraatjes! – Een model van risicoformulier (punt 11.2 van de handleiding interne procedures) – Een tabel met de aanvullende maatregelen die in het kader van het verscherpt klantenonderzoek moeten worden uitgevoerd (punt 8.3 van diezelfde handleiding); – Een aantal identificatieschema’s waarbij de vereiste gegevens worden gekoppeld aan de ermee verband houdende bewijsstukken (punt 11.4 van diezelfde handleiding); – Een model van intern verslag – onderzoeksfiche van een specifieke transactie (punt 11.3 van diezelfde handleiding); – Uitleg over de uitoefening van het klantenonderzoek in het kader van een netwerk (punt 4.2.4 van de omzendbrief); – De voorwaarden en formaliteiten die moeten worden nageleefd als een beroep wordt gedaan op een derde zaakaanbrenger (punt 4.7 van de omzendbrief); – De verplichtingen als het onmogelijk is om een cliënt te identificeren of zijn identiteit te verifiëren (punt 4.8 van de omzendbrief); – De verplichtingen wanneer eraan wordt getwijfeld of de identificatiegegevens waarheidsgetrouw of juist zijn (punt 4.9 van de omzendbrief).

 Atypische verrichtingen opsporen en behandelen: duidelijke procedures! Naast de definitie van artikel 14 AWW is het belangrijk om te communiceren en duidelijk te zijn over twee kernzaken, zoAanvullend onderzoek: wordt de verEen verrichting is ongebruikelijk (volals wordt vereist in de artikelen 25 tot 27 richting geacht vatbaar te zijn voor gens de door het kantoor vastgestelde witwassen (vermoeden)? criteria)? van het reglement: JA? JA? – De criteria of alarmsignalen die tot Opstellen van een melding van Aanvullend onderzoek: bestaat er twijgevolg hebben dat moet worden onvermoeden en doorsturen ervan naar fel of deze verrichting verband houdt derzocht of een verrichting of feiten de CFI met witwassen? bijzonder vatbaar wordt geacht voor Het intern verslag, de analyse en JA? witwassen van geld of financiering eventueel van de melding van verOpstellen van een intern verslag en van terrorisme (de voorbeelden die in moeden bewaren. doorsturen van dit verslag naar de punt 6.2 van de handleiding interne verantwoordelijke voor de toepassing van de wet. procedures worden gegeven kunnen Het uitgevoerde onderzoek bewaren door elk kantoor worden aangevuld). in het dossier van de cliënt. Het onderzoek moet onder andere gaan over de kennelijke economische grondslag en legitimiteit van de vastgestelde verrichtingen en feiten; – De procedures die, zoals in punt 6.3 van diezelfde handleiding aangeeft, moeten worden gevolgd als één van die criteria wordt opgespoord, meer bepaald met betrekking tot de op te stellen schriftelijke verslagen (zie artikel 27 van het reglement). In de tabel hiernaast wordt deze procedure schematisch weergegeven, in de vaak voorkomende situatie dat binnen het kantoor een verantwoordelijke voor de toepassing van de wet werd aangewezen. Beroepsbeoefenaar

Verantwoordelijke voor de toepassing van de wet

2 015/ 3

41

deontologie

 Bewaringsprocedures van de documenten Ongeacht hoe de zaken zijn georganiseerd (zie onder meer hoofdstuk 7 van het reglement) mogen we niet uit – Bepalen van de te bewaren documenten en van de modaliteihet oog verliezen dat via het voorleggen van de adeten binnen het kantoor. – Desgevallend toepassingsmodaliteiten van het vereenvoudigd quate documenten (kopie van de bewijsstukken waarsysteem waarbij alleen wordt gebruikgemaakt van referenties. mee de identiteit van de cliënt, van zijn lasthebber(s) en uiteindelijke begunstigde(n) wordt geverifieerd) desgevallend het bewijs kan worden geleverd dat klantenonderzoeksmaatregelen werden genomen die zijn aangepast aan het risicoprofiel van de cliënt. Ook kunnen de redenen worden geregistreerd waarom na afloop van de gepaste procedure werd beslist om geen vermoeden te melden aan de CFI. In die omstandigheden moet, zoals we op de pagina 33-35 hebben gezien, naast de verplichte documentatie die door de AWW wordt voorgeschreven, ook de nodige aandacht worden besteed aan bepaalde interne documenten, zoals de verslagen over atypische verrichtingen. Niet zo eenvoudig!

 Personeel: selectie, aanstelling, opleiding en informatie zijn de trefwoorden! Aanwerving en opleiding!

a) In het kader van de aanwerving van personeel moet een schriftelijke procedure worden opgesteld voor de medewerkers van wie de taken verband houden met cliënten of verrichtingen waarbij ze in aanraking komen met het risico om geconfronteerd te worden met witwaspogingen. Het komt erop neer om via gepaste middelen bij de aanwerving en de aanstelling van personeel of bij de aanwijzing van vertegenwoordigers na te gaan of deze blijk geven van passende betrouwbaarheid naargelang Communicatie en terbeschikkingstelling van informatie: actude risico’s die gepaard gaan met de uit te voeren opalisering van de noodzakelijke kennis mogelijk maken, meer drachten en taken. bepaald via het cliëntenacceptatie- en opvolgingsbeleid dat b) In hoofdstuk 12 van het reglement staat dat er ook pasdoor het kantoor van de beroepsbeoefenaar werd vastgesteld, de naam van de verantwoordelijke(n) voor de toepassing van sende maatregelen moeten worden genomen om de mede wet, alsook van de regio’s, personen en activiteiten die een dewerkers van het kantoor te sensibiliseren voor de berisico inhouden. palingen van de wet van 11 januari 1993. Zoals in de tabel hiernaast wordt vermeld, houden die maatregelen in dat de betrokken werknemers en vertegenwoordigers deelnemen aan speciale opleidingsprogramma’s om de verrichtingen en de feiten te leren onderkennen die met witwassen van geld of financiering van terrorisme verband kunnen houden en te vernemen wat de te volgen procedures zijn in die gevallen. Zoals Peter Desmet terecht opmerkt (zie voetnoot nr. 54) “komt het er niet op aan te vermelden welke documentatie nodig is, maar ook om de medewerkers te helpen bij de formulering van de boodschappen die ze de cliënten geven” (zie ook hoofdstuk 10 van de handleiding interne procedures). Deelname aan speciale opleidings- en sensibiliseringsprogramma’s – Doelstellingen – Frequentie en duur – Organisatie: intern, extern, e-learning – Documentatie, verslagen en controle; overzicht van de door de leden van het kantoor gevolgde programma’s, vermelding in het jaarlijks werkingsverslag van de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet.

 Melding aan de CFI: strikte procedures! Multidimensionele benaderingen 1) Draagwijdte van de meldingsplicht aan de CFI – Vastgestelde feiten (art. 26 WIB) – Uitzondering: bepaling van de rechtspositie van een cliënt – Bijzondere gevallen: problemen bij het verrichten van het klantenonderzoek – niet-meewerkende landen en gebieden57, en vermoedens van ernstige fiscale fraude, al dan niet georganiseerd. 2) Modaliteiten: persoon die gemachtigd is om de meldingen te doen – vorm – tipping off – vertrouwelijkheid van de zakelijke relatie – gevolgen op het vlak van het risico – onschendbaarheid

42

2 015/ 3

Volgens artikel 26, § 1 AWW moeten de externe accountants, externe belastingconsulenten, erkende boekhouders (-fiscalisten) en bedrijfsrevisoren – in casu de beroepsbeoefenaars die door de AWW worden beoogd – die, bij de uitoefening van hun beroep, feiten vaststellen waarvan zij weten of vermoeden dat ze verband houden met het witwassen van geld of met de financiering van terrorisme, de Cel voor Financiële Informatieverwerking daarvan onmiddellijk schriftelijk of elektronisch op de hoogte brengen. Maar er bestaat een

deontologie uitzondering en er zijn verschillende omstandigheden waarin er een melding moet worden gedaan, of op z’n minst een reflectie moet worden aangevat – indien van toepassing – met de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet, over de opportuniteit om de CFI al dan niet op de hoogte te brengen. Als een melding werd gedaan aan de CFI moet bovendien een verscherpte waakzaamheid worden gehandhaafd tijdens de tijd die naargelang de omstandigheden nodig is om te besluiten dat de verrichting die uw vermoeden heeft gewekt een geïsoleerde verrichting is of om meteen nieuwe verdachte verrichtingen die de cliënt heeft uitgevoerd te onderkennen (artikel 26 van het reglement). Hierbij dienen de mogelijke afwijkingen bij het tipping-off-beginsel in acht te worden genomen (art. 30, §§ 1-3 AWW). Concreet wordt de meldingsprocedure toegelicht, met inbegrip van het nieuwe begrip ‘ernstige fiscale fraude, al dan niet georganiseerd’, in hoofdstuk 7 van de handleiding interne procedures ‘de meldingsplicht’. We raden u ook aan om de richtsnoeren58 van de CFI te lezen – u vindt er onder meer een meldingsformulier – alsook om regelmatig de lijst van de niet-meewerkende landen en gebieden te raadplegen. Beide documenten kunt u downloaden op de website van de CFI.

 De toverformule? De handleiding interne procedures! Moeten we het nog herhalen? De procedures die we vanuit de invalshoek van de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van het terrorisme onder de loep hebben genomen in het kader van de adequate kantoororganisatie worden voorgeschreven, verduidelijkt en toegelicht in de verschillende hulpmiddelen die we ter beschikking stellen. Ze zijn niet altijd eenvoudig toe te passen en zijn georganiseerd rond gegevens die aan de hand van bewijsstukken op welbepaalde tijdstippen en in welbepaalde omstandigheden moeten worden geverifieerd. Bovendien leiden die procedures tot uitwisselingen en een circulatie van documenten binnen het kantoor, impliceren ze bewaringsverplichtingen en kunnen ze uitmonden in een melding van vermoeden aan de CFI. En het principe dat bij deze dynamiek centraal staat, is de risicogeoriënteerde benadering. Uiteraard moeten de procedures worden meegedeeld aan de kantoormedewerkers, zodat ze zichzelf op het juiste moment de juiste vragen kunnen stellen en hun commentaar of hun twijfels kunnen meedelen … Maar ze moeten ook worden geactualiseerd, bijgewerkt, aangepast aan het kantoor. En vooral moet de uitvoering ervan intern worden gecontroleerd, waarbij in het bijzonder wordt rekening gehouden met het verhoogd risico op witwassen van geld en financiering van terrorisme, zoals door artikel 16 van de wet van 11 januari 1993 wordt voorgeschreven. Dat leidt tot een vanzelfsprekende vaststelling: nadat deze procedures, met inbegrip van de werkdocumenten waarvan het gebruik is vereist, werden onderzocht, is het niet alleen gebruiksvriendelijk maar ook doeltreffend om ze op één en dezelfde plaats te verzamelen, op te nemen in een samenvattend document. Dat is het principe van de handleiding interne procedures. Met dien verstande dat de vorm ervan – de flexibiliteit voor de actualisering en de gebruiksvriendelijkheid voor het opzoeken van relevantie informatie – even belangrijk is als de inhoud ervan! In dat opzicht voldoet de aanpak die het Instituut de laatste jaren heeft gevolgd ten volle aan deze dimensie. Efficiëntie. Het Instituut heeft in het kader van de kwaliteitstoetsing zijn handleiding ‘Organisatie van het kantoor en procedures’59 opgesteld. Vervolgens werd een handleiding interne procedures opgesteld om de accountants- en belastingconsulentenkantoren te helpen bij het opstellen en uitvoeren van de interne controleprocedures zoals opgelegd door artikel 16 van de wet van 11 januari 1993 in het meer specifieke kader van de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. We geven meteen mee dat dit voorbeeld van procedurehandleiding niet verplicht is en niet de waarde van een norm heeft! Concreet? – Het is de bedoeling dat de kantoren er elementen aan ontlenen en het document aan hun behoeften aanpassen, naargelang de interne maatregelen en controleprocedures die aanwezig zijn of die ze overwegen, en zo hun eigen procedurehandleiding – die verplicht is – opstellen. Hoewel het gebruik van de handleiding interne procedures van het Instituut niet verplicht is, vormt ze een basis voor de reflectie over de praktijken en processen die in het kantoor van kracht zijn en daadwerkelijk worden toegepast in het kantoor. – Hoewel de handleiding apart kan worden toegepast, raden we echter aan om ze (eventueel) op te nemen in de documenten met betrekking tot de bestaande procedures en/of in de kwaliteitstoetsing. De kantoren moeten altijd rekening

2 015/ 3

43

deontologie houden met het reglement van plichtenleer van het beroep; de antiwitwasreglementering (wet van 11 januari 1993, zoals van toepassing op 1 januari 2012); het reglement (met de waarde van een norm); de omzendbrief en de handleiding ‘interne procedures’. Gebruiksvriendelijkheid. We hebben er al herhaaldelijk op gewezen dat het BeExcellent-platform door de mogelijkheden dat het biedt om uw eigen procedurehandleiding op maat te maken een heel interessante vorm van dienstverlening biedt. Neem voor meer info een kijkje op de www.BeExcellent.be. Via het gebruik ervan60 kunt u uw eigen handleiding heel gebruiksvriendelijk verfijnen op basis van de activiteiten en de omvang van uw kantoor. De modaliteiten van actualisering en aanpassing – herwerken, toevoegen of schrappen van bepaalde passages – zijn zo uitgekiend61 dat de terbeschikkingstelling van de teksten, normen, bijlagen en andere documenten veel vlotter kan verlopen. Ter herinnering: het Instituut heeft geen inzagerecht in uw onlinehandleiding en het systeem is beschermd.

 Maar ook en vooral de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet binnen het kantoor! Wegens de druk die artikel 16 van de wet van 11 januari 1993 legt op de adequate organisatie van het kantoor, biedt het opstellen en actualiseren van de vereiste procedures, het verzamelen ervan in een handleiding en het verspreiden binnen het kantoor paradoxaal genoeg niet alle vereiste waarborgen. Er is sprake van een dubbele verplichting bij de uitvoering ervan: a) passende interne maatregelen en controleprocedures om toe te zien op de naleving van de bepalingen van de wet; b) procedures voor communicatie en informatiecentralisatie om verrichtingen die verband houden met witwassen van geld of financiering van terrorisme te voorkomen, op te sporen en te verhinderen.

De verantwoordelijke voor de toepassing van de wet: soms verplicht, maar altijd aangeraden binnen het kantoor.

44

2 015/ 3

deontologie Om algemeen toe te zien op de naleving van alle verplichtingen tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, en meer bepaald te zorgen voor de invoering van de vereiste administratieve organisatie en interne maatregelen en controleprocedures legt artikel 18 van de wet de verplichting op om binnen het kantoor een verantwoordelijke voor de toepassing van de wet aan te wijzen, als de omvang en de structuur van het kantoor dat rechtvaardigen. Deze persoon beschikt onder meer over de bevoegdheid om aan de kantoorleiding alle hiertoe noodzakelijke of nuttige maatregelen voor te stellen, met inbegrip van het vrijmaken van de vereiste middelen. De aanwijzing van een verantwoordelijke voor de toepassing van de wet is verplicht als ‘de regel van de 10 beroepsbeoefenaars’ van toepassing is62, maar is vanuit het oogpunt van risicogeoriënteerde benadering altijd aanbevolen. In onderstaand schema zetten we alles in detail uiteen. Bovendien herinneren we eraan dat dit onderwerp uitvoerig werd belicht in hoofdstuk 11 van het reglement, in punt 6.3 van de omzendbrief en in hoofdstuk 4 van de handleiding interne procedures. Waarom een verantwoordelijke aanwijzen?

Als niemand werd aangewezen

Omvangcriteria?

– Eén enkele gespecialiseerde persoon – Betere ervaring ‘op het terrein’ – Afstand ten opzichte van de betrokken cliënt – Invoering van homogene procedures – Homogene behandeling van de interne verslagen

– Elke beroepsbeoefenaar vervult deze rol! – Uitzondering: geen jaarverslag – Periodiek onderzoek van de wenselijkheid om een verantwoordelijke aan te stellen

– Kantoor van ten minste ‘10 beroepsbeoefenaars’, met inbegrip van de aandeelhouders en zaakvoerders en de beroepsbeoefenaars zonder vertegenwoordigingsbevoegdheid (exclusief de occasionele samenwerkingen). – De andere kantoren moeten periodiek de wenselijkheid onderzoeken om een dergelijke verantwoordelijke aan te stellen. – Netwerk: wordt niet in aanmerking genomen. – Indien kantoor verbonden met anderen: bijzondere aandacht en jaarlijkse herbeoordeling.

Functies

Sterke punten

Jaarlijks werkingsverslag

– De procedures uitdenken en uitvoeren – Het personeel sensibiliseren – Toezicht uitoefenen op de aanwerving – De interne verslagen analyseren – Meldingen van vermoedens – Bewaren van de documenten – Als contactpersoon fungeren met het IAB (via het e-loket) en de CFI – Jaarlijks werkingsverslag

– Plichtsbewust – Kennis van het wettelijk en reglementair kader – Onafhankelijk – Adequate bevoegdheden Hij moet benoemd zijn door een orgaan op hoog niveau in het kantoor (in principe: het bestuursorgaan).

– Beschrijving van de administratieve organisatie, de procedures en de interne controles. – Beschrijving van de acties die in de loop van het jaar werden gevoerd op het vlak van opleiding en sensibilisering van het personeel. – Beschrijving van de activiteit ‘Analyse van de interne verslagen/ atypische verrichtingen’: aantal ontvangen verslagen, typologieën van de in die verslagen opgenomen verrichtingen, percentage van die verslagen dat tot een melding van vermoeden aan de CFI heeft geleid. – Mededeling van een kopie van het verslag aan het beheersorgaan.

2 015/ 3

45

deontologie

IN 2015 STAAN WIJ AL 30 JAAR

AAN UW ZIJDE! J A A R V E R S L A G

2 0 1 4

Het Instituut wijdt in zijn jaarlijks verslag traditioneel meerdere pagina’s aan de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. U vindt er onder meer statistieken over de thematische toetsingen die werden verricht in het kader van de kwaliteitstoetsing en de sancties die door onafhankelijke magistraten werden uitgesproken. Maar ook veel meer kwalitatieve informatie en toekomstgerichte reflecties …

CONTROLE

 Vandaag … In essentie Door het Instituut hoofdzakelijk uitgeoefend in het kader van de kwaliteitstoetsing. Talrijke vragen over de verplichtingen die voortvloeien uit de wet van 11 januari 1993.

Die controle wordt aan het Instituut opgelegd door artikel 39 van de wet van 11 januari 1993 en wordt hoofdzakelijk uitgeoefend in het kader van de kwaliteits toetsing van het beroep, die ook een algemene controle van de activiteit omvat. De kwaliteitstoetsingen zijn verplicht en worden in principe om de zeven jaar uitgevoerd. Ze worden altijd ter plaatse verricht, zijn aangepast aan de omvang en de aard van het kantoor en worden op twee niveaus georganiseerd: kantoor (interne organisatie en procedures) en extern lid (uitoefening van de activiteiten, naleving van de normen, van de wetgeving en van de reglementering).

In dat kader zijn in de voorbereidende en structurele vragenlijsten die door de verslaggevers worden gebruikt punten opgenomen die betrekking hebben op de naleving van de verplichtingen in verband met de strijd tegen het witwassen van

46

2 015/ 3

deontologie geld en de financiering van terrorisme door de externe accountants en/of externe belastingconsulenten. Die lijsten bevatten in totaal drieënveertig vragen, en elf extra vragen indien het kantoor minstens tien beroepsbeoefenaars telt (aangezien het verplicht is om een verantwoordelijke voor de toepassing van de wet aan te duiden). De antwoorden op de vragenlijst worden opgenomen in het voorbereidend dossier van de kwaliteitstoetsing. De statistieken van 2014 en van 2015 – met de eerste thematische toetsingen ‘antiwitwas’63 – getuigen ervan dat het Instituut deze opdracht daadwerkelijk uitvoert. Preventieve, didactische acties

Effectieve controle

– Uitgaven. Norm, omzendbrief, handleiding interne procedure, specifieke website AWW, FAQ, BeExcellent-platform. – Informatie. 22 roadshowdata (2011 en 2012) werden te baat genomen om aan meer dan 6 000 leden en stagiairs een synthese te geven van de verplichtingen die voortvloeien uit de AWW – toespraken op de verschillende edities van het Forum for the Future + meer dan 140 avondopleidingen georganiseerd door de beroepsverenigingen. – In november 2014 werd een sectorale risicoanalyse van de economische beroepen opgesteld.

– AWW-vragenlijst • 2013: eerste versie naar alle externe leden gestuurd. 35 leden hebben niet geantwoord en er werden tuchtsancties en administratieve sancties uitgesproken – geldboetes ten gunste van de Staat + melding van de betrokken leden aan de CFI. • November 2015: aangepaste versie om meer rekening te houden met de risicoanalyse. • De antwoorden op de AWW-vragenlijst dienen als documentaire ondersteuning bij de kwaliteitstoetsingen. – Kwaliteitstoetsing – AWW-luik • 60 verslaggevers: strikte selectiecriteria en opleiding 2013 (twee dagen) en september 2015 (een dag) – nieuwe oproep tot kandidaten in 2015. • Gecodificeerde en geverifieerde procedure: controle ter plaatse – dubbel aspect: kantoororganisatie en individuele dossiers. • Opvolgingsprocedures: elke tekortkoming aan de AWW/FT-verplichtingen wordt systematisch opgevolgd, wat tot een aanvullende toetsing kan leiden, op basis van een verbeteringplan. • Getoetste leden: 102 leden (2014), 300 in 2015, met inbegrip van de thematische toetsingen antiwitwas. • Verbeterplan: 44 (2014) – 19 (toestand op 15 juli 2015). • Budget van 300 000 euro in 2015 voor de kwaliteitstoetsing, met inbegrip van de AWW-aspecten.

 Morgen? Om op deze toekomstgerichte vraag te antwoorden, moeten twee kernfactoren in aanmerking worden genomen. Behalve het feit dat ze de opgang van de risicogeoriënteerde aanpak bevestigen, kunnen de concrete gevolgen die ze zullen meebrengen nog niet met zekerheid worden gemeten. Het gaat om de vierde AML/FT-richtlijn64, die nog in het Belgisch recht moet worden omgezet, en om de wetgevende en andere initiatieven die zouden moeten worden genomen om te kwetsbaarheden65 te verhelpen die werden aangewezen in het kader van de vierde wederzijdse evaluatie van België door de FAG66 (opname van de nationale en sectorale risico’s in de controleprogramma’s, invloed van het WW/FT-risicoprofiel op de omvang en de frequentie van de AWW/FT-controles). Met het oog hierop bevat de nieuwe AWW-vragenlijst, die begin november 2015 zal worden verstuurd, een reeks van bijkomende vragen waarmee het risico van witwassen van geld en van financiering van terrorisme kan worden afgebakend door rekening te houden met bepaalde activiteiten of bepaalde kenmerken van cliënten, zoals is gebleken uit de nationale risicoanalyse en de sectorale risicoanalyse van de economische beroepen. Vierde evaluatie van België door de FAG: samenvatting Vooraf dient te worden opgemerkt dat als er tekortkomingen worden vastgesteld, dat ze dan over het algemeen betrekking hebben op de ANFOB (aangewezen niet-financiële ondernemingen en beroepen), zonder dat kan worden vastgesteld welk beroep wordt bedoeld – behalve de advocaten, diamantairs en casino’s die soms met naam worden genoemd – en welke tekortkoming een betekenisvolle impact heeft gehad op de eindbeoordeling. Er worden immers algemene en weinig expliciete bewoordingen gebruikt. – Begrip van de basisverplichtingen, maar automatische toepassing. – Geen beoordeling van de risico’s noch van de noodzaak om zich tegen mogelijk misbruik te beschermen. – Gebrek aan middelen om de AWW-controles doeltreffend uit te voeren – relatief beperkte controle. – Significant gebrek aan sancties die uitsluitend op het gebied van het witwassen van geld en van financiering van terrorisme worden getroffen heeft een aanzienlijke weerslag op de doeltreffendheid van de wet van 11 januari 1993. – Erg variabele verbintenis op het gebied van de meldingsplicht. De praktijk van de MVV op basis van subjectieve criteria werd opgenomen door de notarissen en in zekere mate door de economische beroepen, hoewel het aantal meldingen, ondanks het feit dat het de laatste jaren sterk is gestegen, beperkt blijft. Welke maatregelen beveelt de FAG aan de controleoverheden aan om te voorzien in te leemtes die werden vastgesteld bij de beoordeling van het WW/FT-risico? – Ontwikkelen van controleprogramma’s die rekening houden met de risico’s die op nationaal niveau zijn vastgesteld.

2 015/ 3

47

deontologie – Uitvoeren van meer gerichte controles bij de meldingsplichtigen op basis van een sectorale en individuele beoordeling van de WW/FT-risico’s. – Invoeren van regelingen die de risico’s permanent identificeren om de evolutie ervan te kunnen volgen. – Aantonen dat het risicoprofiel voor WW/FT van de meldingsplichtigen een correcte invloed heeft op de omvang van de frequentie van de AWW/FT-controles.

SANCTIES

 Vandaag … In essentie Uitgesproken door onafhankelijke magistraten in het kader van de tuchtprocedures

Volgens artikel 40 van de wet van 11 januari 1993 kan het IAB, onverminderd de bij andere wetten of reglementen bepaalde maatregelen, bij niet-naleving van de wet door de leden, de beslissingen en maatregelen die het neemt, openbaar maken en/of een administratieve geldboete opleggen (250 tot 1 250 000 euro) ten gunste van de Schatkist en de CFI inlichten over de definitieve sancties.

De sancties die tegen de accountants en belastingconsulenten worden uitgesproken, behoren ongeacht of het tuchtsancties of administratieve sancties zijn (zoals mogelijk gemaakt door de AWW/FT), niet tot de bevoegdheid van het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten, maar wel tot de bevoegdheid van de tuchtinstanties, die voor het merendeel bestaan uit beroepsmagistraten die onafhankelijk zijn van ons beroep. Dat de verschillende sancties tot de bevoegdheid behoren van de tuchtoverheden schaadt noch hun efficiëntie, noch het feit dat ze werkelijk worden opgelegd. De Raad van het IAB doet voorstellen in die zin aan de Tuchtcommissie, die tot allerlei sancties hebben geleid. Net zoals in 2013 zal voor leden die niet passend antwoorden op de AWW-vragenlijst van november 2015 ook worden voorgesteld om ze naar de Tuchtkamer te verwijzen.

 Morgen … Om dezelfde redenen als bij de controle is het vandaag moeilijk om concreet te voorspellen hoe ‘de zaken zullen evolueren’, aangezien de artikelen 55 en 58 van de vierde AML-FT-richtlijn de lat heel hoog leggen bij een systematische schending van de fundamentele vereisten van de richtlijn en het vierde evaluatieverslag van België door de FAG aanklaagt dat de opgelegde geldboetes niet ontradend en evenredig zijn. We volgen dit op de voet!

CONCLUSIE: van verplichtingen naar kansen We stellen het vaak vast … De conclusies van een artikel worden te baat genomen om de al afgelegde weg te schetsen, waarna een samenvatting wordt gegeven van de reflectie over de evolutiepistes die de voorkeur genieten, en waarbij dan wordt gezocht naar de optimale combinatie tussen verschillende voorschriften, verplichtingen en kansen. Omdat het hier gaat om onze betrokkenheid bij de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, wordt deze oefening gekenmerkt door een specifieke samenhang. En dit om verschillende redenen. In de eerste plaats omdat ons sociaal bewuste beroep het zichzelf verplicht is om speler te zijn in de strijd tegen handelingen die in strijd zijn met de wet, met de billijkheid, met de democratie en met de moraal. Vervolgens omdat de wet van 11 januari 1993 – dé ruggengraat van het Belgische systeem ter preventie van het witwassen van geld – rechtstreeks inwerkt op de organisatie van onze kantoren door de invoering van interne procedures die bestemd zijn om het klantenonderzoek en de meldingsverplichtingen effectief uit te voeren. En omdat diezelfde wet, die de verplichting oplegt om systemen in te voeren voor risicobeheer en -controle en voorziet in maatregelen ter vereenvoudiging of verscherping van het toe te passen klantenonderzoek, aan het Instituut de taak oplegt om een effectieve controle uit te oefenen op de naleving van deze verplichtingen door de accountants en belastingconsulenten. In dat dubbele opzicht is de risicogeoriënteerde aanpak niet langer een onderliggend begrip zoals in de vroegere teksten, maar vormt ze vandaag een verplichting met tal van gevolgen! 48

2 015/ 3

deontologie Afgelegde weg … Om een risico te beheersen, moet het eerst worden geïdentificeerd! De laatste jaren hebben we veelvuldige opleidings- en informatie-inspanningen over de AWW/FT-maatregelen geleverd, waarin we zowel het praktische als didactische luik hebben gecombineerd (testen, praktische tools, formulieren, schema’s en gebruiksvriendelijke en efficiënte aanpak (BeExcellent-platform, website antiwitwas) en hebben we op die manier tal van uiteenzettingen gewijd aan risicobeoordeling en -beheersing. In de lijn van de nationale risicoanalyse – die ons in juni 2014 vertrouwelijk werd bezorgd door de CFI – hebben we niet geaarzeld om onze eigen sectorale analyse op te stellen. Daaraan hebben we in september 2014 de laatste hand gelegd. Een scharnierdatum waardoor we voor het vervullen van die verplichting bij de koplopers van de niet-financiële beroepen horen. In het kader van de kwaliteitstoetsing werden tal van antiwitwascontroles uitgevoerd vanuit de dubbele invalshoek van de dossiers en van de kantoororganisatie, waarbij verslaggevers werden geselecteerd en opgeleid en opvolgingsprocedures werden opgestart.

Op onze werktafel … Als het risico van witwassen van geld en van financiering van terrorisme eenmaal is geïdentificeerd, is de opvolging ervan minstens even belangrijk. Daarom blijven we bijzondere zorg en aandacht besteden aan het ter beschikking stellen van gebruiksvriendelijke, geactualiseerde documenten en informatie. We hebben gezien dat bepaalde activiteiten zich voor criminelen beter lenen tot het witwassen van geld: de lijst is niet limitatief en verandert voortdurend. Geen enkele activiteit kan worden beschouwd als volledig risicoloos. De opgestelde sectorale risicoanalyse mag niet als een definitief document worden gezien; ze past binnen een voortdurend en permanent opvolgingsproces. Ook werden of worden een vijftigtal landen verspreid over de wereld beschouwd als risicolanden of ‘belastingparadijzen’. Hoewel vele ervan uit die zwarte of grijze lijsten werden geschrapt omdat ze antitwaswetgevingen hebben ingevoerd, blijft het aangaan van een zakelijke relatie met één van die personen die op de ‘blacklist’ staan één van de meest risicovolle situaties. We zorgen er ook nauwgezet voor dat de kwaliteitstoetsing over de noodzakelijke middelen beschikt, meer bepaald wat de antiwitwascontroles betreft, en we zijn al een ruime denkoefening gestart over de modaliteiten om meer met een risicogeoriënteerde benadering rekening te houden wat de frequentie en de inhoud van de uitgevoerde controles betreft. Onze nieuwe AWW-vragenlijst sluit nu al aan bij deze nieuwe dynamiek. De komende maanden zullen twee belangrijke afspraken extra onder de aandacht worden gebracht: – enerzijds de integratie van de AML/FT-richtlijn in het Belgische recht: we zullen met name de praktische modaliteiten van de nationale registers van uiteindelijke begunstigden op de voet volgen; – de ‘vereenvoudigde follow-up’-procedure die volgt op de vierde evaluatie van België door de FAG: we moeten de CFI eind november een reeks van inlichtingen meedelen waaraan nog verduidelijkingen moeten worden aangebracht. Dat document moet in de loop van de vijf volgende jaren voorgesteld worden op de jaarlijkse algemene vergadering van de FAG. Key findings, rating and priority actions : www.fatf-gafi.org/topics/mutualevaluations/documents/mer-belgium-2015.html

Uitdragen van efficiëntie, kwaliteit, transparantie en uitmuntendheid In de dagelijkse praktijk van de kantoren is het volgen van strikte regels vaak ingewikkeld. Om ze te vrijwaren, moet hun algemeen belang worden gerechtvaardigd en moet worden uitgelegd dat ze verplicht zijn om de verhoopte resultaten te behalen. Maar wat zowel bij de medewerkers als de beroepsbeoefenaars van belang is, is de ‘waarborg van de goede reflexen’: op het juiste tijdstip de juiste vragen stellen, de aanpak documenteren, de goede procedures opstarten en er de passende conclusies uit trekken, meer bepaald in het kader van de opsporing en de behandeling van atypische verrichtingen. In dat opzicht verruimt alle informatie die werd verkregen en gecontroleerd om de risico’s van witwassen op te sporen de kennis van de cliënt, van zijn activiteiten en dus de mogelijkheid om een kwaliteitsvolle expertise aan te bieden. Alle ingevoerde antiwitwasprocedures verbeteren de beheersprocessen van de kantoren in het kader van een aanpak die mikt op kwaliteit en uitmuntendheid. Zo wordt ook de reputatie van het kantoor uitgedragen, de bron van de vertrouwensrelatie die ons aan onze cliënten bindt … 2 015/ 3

49

deontologie

BIJLAGEN: 100 % PRAKTISCH

Algemene verplichtingen

A. Aandachtspunten – – – – –

Know your customer: identificatie en verificatie! Due diligence: risk based approach Bewaring – documentatie Melding aan de CFI Adequate interne organisatie van het kantoor • Invoering van interne maatregelen en controleprocedures • Beheer van de communicatie- en centralisatieverplichtingen • Sensibilisering, selectie, inlichting en opleiding van het personeel

Know your customer

Cliënt, lasthebber(s), uiteindelijke begunstigde(n) van de cliënt? – Identificatie van de cliënt en verificatie van zijn identiteit op basis van documenten, gegevens en informatie uit betrouwbare bron = natuurlijke personen, rechtspersonen en andere juridische constructies – splitsing van rechten en andere onverdeeldheden? – Desgevallend identificatie van de lasthebber(s) van de cliënt en verificatie van hun identiteit en van hun bevoegdheid om voor rekening van de cliënt te handelen? – Identificatie van het feit of ze deel uitmaken van de categorie PEP (pep-check)? Beroep op derde zaakaanbrenger? – Bepalen de ingevoerde maatregelen duidelijk de respectievelijke verplichtingen en formaliteiten, met name op het gebied van documentatie, aanvullend klantenonderzoek? De eindverantwoordelijkheid? – Bevestiging vanwege de derde zaakaanbrenger dat hij zijn klantenonderzoek persoonlijk heeft uitgevoerd? Doel en aard van de zakelijke relatie? – Kennisname van de intenties van de cliënt via het type van verrichtingen dat hij wenst uit te voeren.

Due diligence: risk based approach

Toepassing van de risicogeoriënteerde aanpak?

50

– Algemene risicobeoordeling • Omschrijving en mededeling van de in aanmerking te nemen criteria? • Mededeling van de methodologie die moet worden gevolgd om de cliënten in te delen op de risicoschaal – eventuele interventie van de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet? • Op schrift stellen van de uitgevoerde analyse en klasseren in het dossier? • Worden de risico’s van de cliënt geregeld beoordeeld, aangepast, opgevolgd? • Is de procedure voor de actualisering van de documenten op basis van het risico schriftelijk geformaliseerd? • Periodieke controle van de geldigheid van de identificatiegegevens en van de ermee verband houdende documenten? Uitvoering van het klantenonderzoek? – Toepassing van het klantenonderzoek • Vóór het aangaan van de zakelijke relatie? • Gedurende de hele relatie met de cliënt? – Beperkte omstandigheden waarin een versoepeld klantenonderzoek mag worden uitgevoerd en te vervullen voorwaarden en documentatie? Wordt dat versoepeld klantenonderzoek uitgesloten als de omstandigheden tot vermoedens van witwassen leiden, hetzij op het tijdstip waarop de zakelijke relatie wordt aangegaan, hetzij later? – Omstandigheden waarin een verscherpt klantenonderzoek moet worden uitgevoerd, met inbegrip van de twee wettelijke verplichtingen en de aanvullende klantenonderzoeksmaatregelen die moeten worden genomen om het verhoogd risico van witwassen van geld en financiering van terrorisme te beheersen? – Informatie die aandachtig moet worden onderzocht als de cliënt een verhoogd risiconiveau inhoudt? – Politiek prominente personen • Criteria? • Hiërarchisch niveau binnen het kantoor dat de toestemming moet geven voor de aanvaarding van een dergelijke cliënt? • Maatregelen die moeten worden getroffen om de herkomst van het vermogen en van de fondsen te achterhalen die bij de zakelijke relatie of de transactie worden gebruikt?

2 015/ 3

Due diligence: risk based approach

– Formalisering van de bewaringsregels in schriftelijke procedures? – Modaliteiten • Medium? • Termijnen? • Categorie van te bewaren documenten? – Toegangsregels tot databanken waarin alle of een deel van de identificatiegegevens kunnen worden gecontroleerd op basis van hun referenties?

Melding aan de CFI

– Waakzaamheidsplicht ten aanzien van het doel en de aard van de zakelijke relatie of de verrichting. – Uitoefeningsmodaliteiten van een bestendige waakzaamheid over de zakelijke relatie (verrichtingen die doorheen de hele zakelijke relatie worden afgesloten en indien nodig de herkomst van de fondsen om hun samenhang met de kennis van de cliënt, zijn activiteiten en zijn risicoprofiel te verifiëren). – Bijzondere omstandigheden • Occasionele cliënt? • Vermoedens van witwassen van geld en van financiering van terrorisme, onafhankelijk van toegepaste drempels, uitzonderingen en andere afwijkingen? – Moeilijkheden: twijfel of de voorheen gecommuniceerde gegevens waarheidsgetrouw of juist zijn? – Opsporen en behandelen van atypische verrichtingen • Bepalen van criteria of alarmsignalen die leiden tot de vaststelling dat een verrichting atypisch is? • Te volgen procedures als één van die criteria werd opgespoord? • Opstellen, bewaren en doorsturen van het intern verslag, vervolgens analyse met het oog op een eventuele melding aan de CFI? – Onmogelijk om de cliënt te identificeren of zijn identiteit te verifiëren! Verbod om de zakelijke relatie aan te gaan of in stand te houden – gemotiveerde beslissing om een einde te maken aan de zakelijke relatie? – Onderzoek van de rechtvaardiging van de afstemming van de toegepaste klantenonderzoeksmaatregelen op de risico’s van witwassen van geld en financiering van terrorisme?

Bewaring – Documentatie

deontologie

Modaliteiten – Aanwijzing van de persoon die de toestemming heeft om meldingen te doen – contactpersoon met de CFI? – Organisatie van de bewaring en de vertrouwelijkheid van de verrichte meldingen van vermoeden – tipping off? – Aanpassing van het risiconiveau? – Beslissing om geen melding te doen voldoende gedocumenteerd? – Procedure voor de goedkeuring van de (al dan niet) voortzetting van de zakelijke relatie met de betrokken cliënt door het beheersorgaan van het kantoor? Toepassingsgebied – Aanwijzing van de omstandigheden waarin het doen van een melding verplicht is en de omstandigheden waarin de wenselijkheid om een melding te doen moet worden onderzocht (te volgen procedure met/zonder aanwijzing van een verantwoordelijke voor de toepassing van de wet binnen het kantoor)? – Toepassingsmodaliteiten van de uitzondering ‘bepalen van de rechtspositie van de cliënt’?

Adequate interne organisatie van het kantoor

Geformaliseerd? – Bestaat er een procedurehandleiding? Op basis van het IAB-model? – Wordt die handleiding regelmatig geactualiseerd? Toegelicht? Toegankelijk binnen het kantoor? Risicobeoordeling – indeling van de cliënten? – Heeft het kantoor een intern beoordelingssysteem van de risico’s van witwassen van geld en financiering van terrorisme uitgewerkt op basis van de risicogevoeligheid? • Wordt ten minste rekening gehouden met de risicotypologieën van de FAG: landen-, cliënt-, activiteitsrisico? • Worden andere elementen in aanmerking genomen om een ander risiconiveau toe te wijzen dan het niveau dat resulteert uit de toepassing van de vooraf vastgelegde criteria? Nationale risicofactoren? Sectorale risicofactoren? • Werden de omstandigheden die tot een hoog risicoprofiel kunnen leiden geïdentificeerd en gedocumenteerd? Cliëntenacceptatie- en opvolgingsbeleid? – Aangepast aan de risico’s waardoor het aangaan van de zakelijke relatie kan worden afgetoetst aan een risico van witwassen van geld en financiering van terrorisme dat in verband staat met het risicoprofiel van de cliënt en met de aard van de geplande zakelijke relatie of verrichting? • Identificatiegegevens die moeten worden verzameld en geverifieerd zodat de cliënt naargelang dat risico kan worden beschouwd als naar behoren geïdentificeerd? • Praktische procedures voor het verzamelen van die identificatiedocumenten, het kopiëren en analyseren ervan?

2 015/ 3

51

deontologie

– – – –

• Adequate klantenonderzoeksmaatregelen bij een hoog risico? – Aanvullende informatie en documenten in het kader van de identificatie en verificatie? – Bepaling van het hiërarchisch niveau binnen het kantoor dat moet instemmen met de acceptatie van de cliënt? – Instandhouding van dit verscherpt klantenonderzoek tijdens de volledige periode die nodig is? Opname in het algemener kader van de cliëntenacceptatieprocedures binnen het kantoor en in de kwaliteitsbenadering? Tijdstip en frequentie van uitvoering van het klantenonderzoek? Formalisering van de regels in een handboek/software of via andere schriftelijke documenten? Actualisering van de identiteitsgegevens van de cliënten, van de lasthebber(s) en van de uiteindelijke begunstigde(n) op basis van het risico?

Maatregelen en controleprocedures? – Adequate maatregelen om toe te zien op de naleving van de wetsbepalingen? – Opname in de gewone controles van alle dossiers en opdrachten, met inbegrip van de kwaliteitstoetsing? – Controles om de kwaliteit te verifiëren van de informatie die werd verkregen in het kader van de uitoefening van het klantenonderzoek?

Adequate interne organisatie van het kantoor

Centralisatie en communicatie? Procedures voor communicatie en centralisatie van informatie om verrichtingen die verband houden met witwassen van geld of financiering van terrorisme te voorkomen, op te sporen en te verhinderen? Personeel? – Aanwerving • Procedures binnen het kantoor om te controleren of de betrokkenen in het kader van de antiwitwaswet over de noodzakelijke competenties en betrouwbaarheid beschikken naargelang de risico’s die verband houden met de uit te oefenen taken en functies? • Informatie over de procedures en documenten die binnen het kantoor worden gebruikt door de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet, de directie of de dossierverantwoordelijke? – Opleiding en sensibilisering • Verplicht voor alle personeelsleden die, door de taken die ze voor cliënten verrichten of de verrichtingen die ze uitvoeren, het risico lopen dat ze in aanraking komen met pogingen tot witwassen van geld of financiering van terrorisme? • Nauwkeurige instructies over de vorm en frequentie ervan, alsook over alle documentatie/informatie over de AWW die binnen het kantoor voorhanden is? Verantwoordelijke voor de toepassing van de wet? – Aanwijzing • Toepassing van de regel van de 10 beroepsbeoefenaars? • Regelmatig onderzoek van de wenselijkheid om een verantwoordelijke aan te stellen als die drempel niet is bereikt? • Minimale sterke punten? – Functies en verantwoordelijkheden • Voorstelling binnen het kantoor? • Beschrijving van zijn functies en verantwoordelijkheden? • Omstandigheden waarin zijn interventie verplicht is binnen het kantoor: analyse van de interne verslagen over atypische verrichtingen, problematiek van de meldingen aan de CFI? – Jaarlijks werkingsverslag • Bestaat er een schriftelijke procedure voor het opstellen ervan? • Behandelt dit verslag ten minste de volgende drie onderwerpen? – Beschrijving van de administratieve organisatie, van de interne controleprocedures die werden ingevoerd in het kader van het AML-beleid van het kantoor? – Acties die tijdens het jaar werden ondernomen voor de opleiding en sensibilisering van het personeel over het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme? – Beschrijving van de behandeling van de interne verslagen die aan de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet werden bezorgd?

52

2 015/ 3

deontologie B. Om de reflectie uit te diepen … IAB – Reglement met de waarde van een norm – Omzendbrief – Handleiding interne procedures – Identificatieformulieren en -schema’s – formulieren risk-based approach – Beslissingsbomen – Beperking van de betalingen in speciën – Jaarverslag – rubrieken ‘Bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme’ en ‘Kwaliteitstoetsing’ – Handleiding ‘Organisatie van het kantoor en procedures’; Witboek Kwaliteit; Boek ‘Be Excellent’; toespraken van 6 oktober 2014 Downloaden? IAB-website of BeExcellent-platform FAG – – – – – –

40 aanbevelingen (herziene versie 2012) FAG-aanbeveling nr. 1: risicobeoordeling en toepassing van een risicogeoriënteerde aanpak FAG-aanbeveling nr. 28: reglementering en controle van de aangewezen niet-financiële ondernemingen en beroepen 4de verslag wederzijdse evaluatie van België Niet-meewerkende landen met een verhoogd risico! Methodes en trends – Corruptie

Downloaden? www.fatf-gafi.org/ EUROPESE COMMISSIE en EUROPEES PARLEMENT – Richtlijn 2005/60/EG van het Europees Parlement en van de Raad van 26 oktober 2005 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme – Richtlijn 2015/849 van het Europees Parlement en van de Raad van 20 mei 2015 inzake de voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld of terrorismefinanciering, tot wijziging van Verordening (EU) nr. 648/2012 van het Europees Parlement en de Raad en tot intrekking van Richtlijn 2005/60/EG van het Europees Parlement en de Raad en Richtlijn 2006/70/EG van de Commissie – Akkoord in driehoeksoverleg over een openbaar centraal register van de uiteindelijke begunstigden van juridische entiteiten zoals vennootschappen, stichtingen en trusts … – Consolidated list of persons, groups and entities subject to EU financial sanctions Downloaden? Websites van de Europese Commissie en de Europees Parlement – Publicatieblad van de EU CFI – Tab ‘Risk-Based Approach’ op de website – Waarschuwingen – Adviezen (onder meer ernstige fiscale fraude, al dan niet georganiseerd) – Lijst van de niet-meewerkende landen en gebieden – Bevriezing – proliferatie – Richtsnoeren en formulieren voor het melden van vermoedens – Jaarlijks werkingsverslag (statistieken en typologische analyses …) Downloaden? www.ctif-cfi.be

2 015/ 3

53

deontologie C. Factoren die volgens de 4de AML/FT-richtlijn wijzen op een hoger of lager risico van witwassen van geld en van financiering van terrorisme! Risico’s

Niet-limitatieve lijst van factoren en soorten bewijs van potentieel lager risico – versoepeld klantenonderzoek! (Bijlage II – artikel 16 van de 4de AML/FT-richtlijn)

Niet-limitatieve lijst van factoren en soorten bewijs van potentieel hoger risico – verscherpt klantenonderzoek! (Bijlage III – artikelen 18 tot 24 van de 4de AML/FT-richtlijn)

Cliëntgebonden risicofactoren

– Beursgenoteerde vennootschappen die onderworpen zijn aan informatievereisten (op grond van het beursreglement of krachtens wettelijke of afdwingbare middelen) die voorschriften omvatten om toereikende transparantie betreffende de uiteindelijke begunstigden te garanderen; – Overheden of overheidsbedrijven; – Cliënten die inwoner zijn van geografische gebieden met een lager risico als vermeld in punt 3.

– De zakelijke relatie vindt in ongebruikelijke omstandigheden plaats; – Cliënten die inwoner zijn van geografische gebieden met een hoger risico; – Rechtspersonen of juridische constructies die vehikels zijn voor het aanhouden van persoonlijke activa; – Vennootschappen met gevolmachtigde aandeelhouders (nominee shareholders) of met aandelen aan toonder; – Bedrijven waar veel geldverkeer in contanten plaatsvindt; – De eigendomsstructuur van de vennootschap lijkt ongebruikelijk of buitensporig complex gezien de aard van de vennootschapsactiviteit.

Product-, dienst-, transactieof leveringskanaalgebonden risicofactoren

– Levensverzekeringspolissen met een lage premie; – Pensioenverzekeringsovereenkomsten die geen afkoopclausule bevatten en niet als zekerheidstelling kunnen dienen; – Een pensioenstelsel, een pensioenfonds of een soortgelijk stelsel dat pensioenen uitkeert aan werknemers, waarbij de bijdragen worden ingehouden op het loon en de regels van het stelsel de deelnemers niet toestaan hun rechten uit hoofde van het stelsel over te dragen; – Financiële producten of diensten die op passende wijze bepaalde en beperkte diensten voor bepaalde soorten cliënten omvatten, om voor financiële inclusiedoeleinden de toegang vergroten; – Producten waarbij het witwasrisico en het risico van terrorismefinanciering wordt beheerd door andere factoren zoals bestedingslimieten of transparantie van eigendom (bv. bepaalde soorten elektronisch geld).

– Private banking; – Producten of transacties die anonimiteit bevorderen; – Zakelijke relaties op afstand of transacties op afstand, zonder sommige garanties, zoals elektronische handtekeningen; – Betalingen die worden ontvangen van onbekende of niet-verbonden derden; – Nieuwe producten en nieuwe zakelijke praktijken, daaronder begrepen nieuwe leveringsmechanismen, en het gebruik van nieuwe of in ontwikkeling zijnde technologieën voor zowel nieuwe als al bestaande producten.

Geografische risicofactoren

– Lidstaten; – Derde landen met doeltreffende AML/FTsystemen ter bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering; – Derde landen die volgens geloofwaardige bronnen een laag niveau van corruptie of andere criminele activiteit hebben; – Derde landen die volgens geloofwaardige bronnen zoals wederzijdse beoordelingen, gedetailleerde evaluatierapporten, of gepubliceerde follow-uprapporten, voorschriften inzake de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering hebben die beantwoorden aan de herziene FAG-aanbevelingen en die voorschriften effectief uitvoeren.

– Onverminderd artikel 9, landen die op basis van geloofwaardige bronnen zoals wederzijdse beoordelingen, gedetailleerde evaluatierapporten, of gepubliceerde follow-uprapporten, worden aangemerkt als een land zonder effectieve AML/FTsystemen; – Landen die volgens geloofwaardige bronnen significante niveaus van corruptie of andere criminele activiteit hebben; – Landen waarvoor sancties, embargo’s of soortgelijke maatregelen gelden die bijvoorbeeld door de EU of de Verenigde Naties zijn uitgevaardigd; – Landen die financiering of ondersteuning verschaffen voor terroristische activiteiten, of op het grondgebied waar als terroristisch aangemerkte organisaties actief zijn.

54

2 015/ 3

deontologie Om de draagwijdte van die criteria te begrijpen, mag het belang van een concreet onderzoek van de situatie niet uit het oog worden verloren. – De concrete situaties waarin de lidstaten een versoepeld klantenonderzoek mogen uitoefenen, zullen niet langer strikt worden opgesomd (zie artikel 11 van de wet van 11 januari 1993). Uit de artikelen 16 en 17 van de 4de AML/FT-richtlijn blijkt immers dat elke lidstaat de meldingsplichtige entiteiten mag toestaan om versoepelde klantenonderzoeksmaatregelen toe te passen. Er mag niet uit het oog worden verloren dat ze zich er dan van moeten vergewissen dat de zakelijke relatie of de verrichting wel degelijk een lager risiconiveau inhoudt. – Wat het verscherpt klantenonderzoek betreft (artikelen 18 tot 24 van de 4de AML/FT-richtlijn), moeten de lidstaten en de meldingsplichtige entiteiten bij de beoordeling van de risico’s van witwassen van geld en van financiering van terrorisme ten minste rekening houden met de factoren van potentieel hoger risico die in bijlage III zijn opgenomen. Kunnen we er daarom van uitgaan dat als een land op de lijst van derde landen met een hoog risico staat die onlangs werd bekendgemaakt door de Europese Commissie, de facto de verplichting zou gelden om een verscherpt klantenonderzoek uit te oefenen? Als we ons baseren op overweging 29 van de 4de AML/FT-richtlijn67, zou het antwoord negatief zijn als het risico niet concreet wordt beoordeeld.

Alternatieve verloning 2015 Nathalie Wellemans Het basisloon van werknemers wordt steeds vaker aangevuld met allerhande extralegale voordelen. Deze vormen van alternatieve verloning zijn bijzonder aantrekkelijk voor de werkgever. Ze bieden hem de mogelijkheid om te ontsnappen aan de hoge fiscale en parafiscale druk. Werkgevers zijn dan ook enorm bedreven in het gebruiken en bedenken van alternatieve loonvormen: bedrijfswagens, bonussen ... Deze wijze van verloning is bovendien een handige manier om de werknemer aan het bedrijf te binden en speelt bijgevolg een cruciale rol in de verhouding werkgever-werknemer. · · · ·

2015 ISBN 978-2-87455-952-5 725 blz. | paperback 84 euro

De vraag rijst wat alternatieve verloning precies inhoudt. De afbakening van het begrip heeft immers verregaande implicaties op het vlak van de belastingen en de sociale bijdragen.

Dit boek geeft een duidelijk overzicht van de meest voorkomende alternatieve loonvormen. Elke loonvorm wordt apart onder de loep genomen: Wat zijn de consequenties op het vlak van de sociale bijdragen? Wat zijn de fiscale gevolgen voor de werkgever en de werknemer? Indien nodig, worden ook juridische aspecten toegelicht. De uitgave 2015 is verrijkt met tal van nieuwigheden: ‧ loonnorm voor 2015-2016; ‧ verwachte nieuwigheden in verband met de maaltijdcheques en de niet-recurrente bonus; ‧ vervoer: de elektrische fiets; ‧ talrijke verduidelijkingen en interpretaties in de meeste hoofdstukken; ‧ actualisering van alle bedragen. Dit boek is ook beschikbaar in het Frans: Les rémunérations alternatives.

Fax deze antwoordkaart naar Intersentia Ja, ik bestel ................. ex. van het boek Alternatieve verloning 2015 (ISBN 978-2-87455-952-5) aan 84 euro (incl. btw, excl. verzendkosten) per exemplaar. Ik betaal pas na ontvangst van de factuur, die mij samen met mijn bestelling wordt bezorgd. Ik wens de gratis e-nieuwsbrief te ontvangen.

03 658 71 21

Dhr. / Mevr. Voornaam:

Naam:

Bedrijf:

Btw-nr.:

Straat:

Nr.:

Postcode:

Gemeente:

Telefoon:

Fax:

Bus:

E-mail:

Groenstraat 31 2640 Mortsel België

T +32 3 680 15 50 F +32 3 658 71 21 [email protected] www.intersentia.be

Datum:

Handtekening:

Alle titels zijn ook verkrijgbaar in de boekhandel. Intersentia nv respecteert uw privacy. De persoonsgegevens die u doorgeeft, mag Intersentia gebruiken om u op de hoogte te houden van haar uitgaven. Wilt u geen commerciële informatie van Intersentia nv? Kruis dan dit vakje aan: . U kunt uw gegevens ook opvragen en laten verbeteren via fax of per brief.

2 015/ 3

55

deontologie D. Nieuwe vragenlijst IAB 2015 Verzoek om inlichtingen in uitvoering van artikel 30 van het antiwitwasreglement van het IAB 2015 (uiterlijk te beantwoorden voor … 2015) Voornaam

Naam

Straat

Nr.

PC + Gemeente

Hoedanigheid

Lidnummer

Ondergetekende verklaart kennisgenomen te hebben van het reglement van 28 januari 2011 genomen in uitvoering van de preventieve antiwitwaswetgeving (wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme).

JA ☐

NEEN ☐

Ondergetekende verklaart kennis te hebben van de omzendbrief van het Instituut betreffende de wet van 11 januari 1993.

JA ☐

NEEN ☐

Ondergetekende verklaart kennis te hebben van het model ‘handleiding interne procedures’.

JA ☐

NEEN ☐

JA ☐

NEEN ☐

a. identificatie en verificatie, voorafgaand aan het aanknopen van een nieuwe zakenrelatie

JA ☐

NEEN ☐

b. actualisatie van de identiteitsgegevens, in functie van het risico

JA ☐

NEEN ☐

c. verificatie van de identiteit na het aanknopen van de zakenrelatie

JA ☐

NEEN ☐

d. identificatie en verificatie op afstand

JA ☐

NEEN ☐

e. politiek prominente personen die in het buitenland verblijven

JA ☐

NEEN ☐

☐ intranet kantoor

JA ☐

NEEN ☐

☐ enkel op papier

JA ☐

NEEN ☐

☐ specifieke administratiesoftware

JA ☐

NEEN ☐

III.1. Vraagt uw kantoor systematisch de identificatiegegevens en -documenten betreffende uw cliënten?

JA ☐

NEEN ☐

III.2. Vraagt uw kantoor systematisch de identificatiegegevens en -documenten betreffende van de lasthebbers van uw cliënten?

JA ☐

NEEN ☐

III.3. Vraagt uw kantoor in voorkomend geval de identificatiegegevens en -documenten van de uiteindelijke begunstigde(n) van uw cliënten?

JA ☐

NEEN ☐

JA ☐

NEEN ☐

JA ☐

NEEN ☐

I. Samenstelling van het kantoor Gelieve tegelijk met het beantwoorden van deze vragenlijst, de samenstelling van uw kantoor, met inbegrip van het aantal medewerkers werkzaam in uw kantoor, te bevestigen of desgevallend te actualiseren via het e-loket. II. De handleiding interne procedures van het kantoor [art. 16 Wet 11.01.1993] II.1. Heeft uw kantoor interne procedures uitgeschreven, zoals opgelegd door de preventieve antiwitwaswetgeving? a. volgens het model voorgesteld door de Instituten (aankruisen wat van toepassing is)

☐

b. eigen ontwerp kantoor (aankruisen wat van toepassing is)

☐

II.2. Omvatten deze interne procedures richtlijnen/criteria betreffende:

f. melding van een vermoeden aan de CFI, overeenkomstig de artikelen 26 tot 28 van de wet g. de vaststelling van atypische verrichtingen, het opstellen van bijhorend verslag en de daaropvolgende analyse II.3. Geef aan op welke wijze deze interne procedures kunnen worden geconsulteerd in het kantoor? (Enkel te beantwoorden indien JA geantwoord op vraag II. 1.)

III. Identificatie en verificatie cliënten, lasthebbers uiteindelijke begunstigden

IV. Risicogeoriënteerde aanpak IV.1. Bepaalt u het risicoprofiel van uw cliënten en catalogeert u ze volgens laag of verhoogd risicoprofiel? IV.2. Welke criteria worden hierbij gehanteerd? a. de cliënt

56

2 015/ 3

deontologie b. de activiteit/sector

JA ☐

NEEN ☐

c. geografisch

JA ☐

NEEN ☐

d. aard van de opdracht

JA ☐

NEEN ☐

a. horeca

JA ☐

NEEN ☐

b. immobiliën (bouw, handel)

JA ☐

NEEN ☐

c. industriële schoonmaaksector

JA ☐

NEEN ☐

d. transport

JA ☐

NEEN ☐

e. diamant en edele metalen (al dan niet bewerkt)

JA ☐

NEEN ☐

f. tweedehandshandel (auto, kunstvoorwerpen)

JA ☐

NEEN ☐

g. sportmakelarij & -weddenschappen

IV.3. Preciseer voor elk van nagenoemde sectoren afzonderlijk of de betreffende cliënten van die sector in totaal 3 % of meer vertegenwoordigen van het omzetcijfer van uw kantoor:

JA ☐

NEEN ☐

IV.4. Heeft uw kantoor cliënten in landen met strategische tekortkomingen op het gebied van de bestrijding van witwassen en financiering van terrorisme, zoals opgelijst op de website van de CFI?

JA ☐

NEEN ☐

IV.5. Bestaat er een interne procedure bij vaststelling van atypische verrichtingen?

JA ☐

NEEN ☐

JA ☐

NEEN ☐

JA ☐

NEEN ☐

V. Identificatie Politiek Prominente Personen – Artikel 12 § 3 Wet V.1. Heeft uw kantoor in het afgelopen jaar ‘politiek prominente personen’ als cliënt gehad? VI. Gegevensbewaring – art. 13 AWW VI.1. Worden in uw kantoor de onder vraag III. bedoelde identificatiegegevens en -documenten bewaard en dit gedurende ten minste 5 jaar na het beëindigen van de zakelijke relatie?

VII. Verantwoordelijke voor de toepassing van de Wet – Artikel 18 Wet / Hoofdstuk 11 Reglement VII.1. Zijn er minstens 10 meldingsplichtige beroepsbeoefenaars actief binnen het kantoor?

JA ☐

NEEN ☐

VII.2. Indien JA, werden er één of meerdere verantwoordelijken voor de toepassing van de wet aangesteld?

JA ☐

NEEN ☐

VII.3. Indien NEEN, is er toch een verantwoordelijke aangesteld?

JA ☐

NEEN ☐

VII.4. Heeft de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet een jaarlijks activiteitenverslag opgesteld over het jaar 2014?

JA ☐

NEEN ☐

VIII. Sensibilisering & opleiding – artikel 17 AWW VIII.1. Op welke wijze voorziet u in de opleiding en de sensibilisering met betrekking tot de preventie antiwitwaswetgeving? a. beschikbaarheid van de wetgeving en de reglementering inzake de preventieve antiwitwasregels

JA ☐

NEEN ☐

b. interne opleiding, communicatie,

JA ☐

NEEN ☐

c. deelneming aan externe infosessies (bijv. seminaries, …)

JA ☐

NEEN ☐

d. e-learning (intern of extern)

JA ☐

NEEN ☐

JA ☐

NEEN ☐

VIII.2. Heeft u zelf in 2013, 2014 of 2015 één of meerdere seminaries over de preventieve antiwitwaswetgeving gevolgd?

Dit tabelletje wordt niet opgenomen in de versie voor het e-loket. Opgemaakt op

Handtekening

2 015/ 3

57

deontologie Noten 1. Reglement inzake de toepassing van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Dit reglement werd goedgekeurd door de Raad op 10 januari en 7 februari 2011 en werd gepubliceerd in Accountancy & Tax 3-2011. Het reglement heeft de juridische waarde van een norm waarvan de bepalingen vanaf 1 oktober 2011 moeten worden nageleefd door de externe accountants en/of externe belastingconsulenten die expliciet worden bedoeld in artikel 3, 4° AWW (artikel 2 reglement). 2. Omzendbrief betreffende de verplichtingen inzake identificatie en kantoororganisatie in toepassing van de norm van het IAB betreffende de toepassing van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. 3. Deze handleiding, die werd goedgekeurd door de Raad van 7 mei 2012, heeft geen bindend of normatief karakter en vervangt noch de norm, noch de omzendbrief. Het doel ervan is de beroepsbeoefenaars en hun medewerkers bijstaan om de antiwitwasnorm beter te begrijpen en in toepassing te brengen, aangepast aan de structuur en de omvang van het kantoor. Kantoren kunnen zich inspireren op deze handleiding en deze aanpassen in functie van de interne controleprocedures en -maatregelen die al bestaan of worden uitgewerkt. De handleiding kan zonder andere documentatie worden gebruikt, maar wij raden aan om deze te verwerken in de documentatie inzake bestaande procedures en/of kwaliteitstoetsing. Deze handleiding kan worden gedownload op de website van het Instituut en kan ook heel vlot ‘op maat’ van uw kantoor worden aangepast door gebruik te maken van ons BeExcellent-platform. 4. De FAG is een intergouvernementele organisatie ter bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, die niet samenvalt met de OESO – www.fatf-gafi.org – en die gedragslijnen publiceert die de regeringen moeten volgen om de bestrijding van het witwassen van geld te bevorderen. Die normen zijn gebundeld in de vorm van 40 aanbevelingen, die in 2012 werden herzien. De FAG heeft ook een lijst opgesteld van niet-werkende jurisdicties met een hoog risico. Die lijst neemt die de landen op die onvoldoende blijk geven van vooruitgang op het vlak van de bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Voorts publiceert de FAG geregeld studies en andere documentatiebronnen. Deze instelling evalueert regelmatig landen om na te gaan of ze voldoen aan de aanbevelingen. Sinds kort onderzoekt de FAG ook de concrete efficiëntie van de geldende nationale wetgeving. De recente evaluatie van België in de loop van 2014 en 2015 heeft aanzienlijke middelen gemobiliseerd met voorbereidende vergaderingen en talrijke vragen waarop wij argumentatie en uitgebreide antwoorden hebben gegeven, desgevallend gestaafd met statistieken. 5. De strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme in de EU is één van de kernmaatregelen in het Europees veiligheidsprogramma 2015-2020. Dat programma moet de lidstaten helpen om samen te werken tegen de bedreigingen op het vlak van veiligheid en meer gewicht geven aan de gemeenschappelijke strijd tegen terrorisme, georganiseerde criminaliteit en cybercriminaliteit. Het witwassen van geld staat centraal binnen de misdaad en is één van de belangrijkste dreigingen op het gebied van interne veiligheid en economische stabiliteit. 6. Richtlijn 2005/60/eg van het Europees Parlement en van de Raad van 26 oktober 2005 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie van 25 november 2005. 7. Wet van 18 januari 2010 tot wijziging van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Deze wet werd op 26 januari 2010 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad en is op 5 februari 2010 in werking getreden. U kunt de tekst downloaden via www.ctif-cfi.be  Hulpmiddelen  Wetsbepalingen  Belgische wetgeving  Overzicht van de aangebrachte wijzigingen aan de wet van 11 januari 1993 door de wet van 18 januari 2010. 8. Die herziene aanbevelingen kunt u downloaden op www.fatf-gafi.org  topics  FATF Recommendations  Featured content. 9. De herziene FAG-aanbeveling nr.1 bepaalt dat landen het risico van witwassen van geld en terrorismefinanciering waarmee ze te maken krijgen moeten vaststellen, beoordelen en begrijpen. Ze moeten maatregelen treffen, onder meer de aanwijzing van een overheid of een werkwijze om de acties van risicobeoordeling te coördineren en middelen te mobiliseren om zich ervan te vergewissen dat de risico’s voldoende zijn verminderd. Op basis van die evaluatie moeten de landen een risicogeoriënteerde aanpak hanteren om zich ervan te vergewissen dat de maatregelen ter voorkoming en vermindering van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme afgestemd zijn op de vastgestelde risico’s. Die benadering moet de basis vormen voor een doeltreffende toewijzing van de middelen binnen het stelsel ter bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme (AW/FT) en voor de toepassing

58

2 015/ 3

deontologie van op risicogeoriënteerde maatregelen voor alle aanbevelingen van de FAG. Als landen hogere risico’s vaststellen, moeten ze ervoor zorgen dat hun AW-/FT-stelsel dit risico voldoende aanpakt. Als landen lagere risico’s vaststellen, kunnen ze beslissen om onder bepaalde voorwaarden vereenvoudigde maatregelen toe te staan voor bepaalde aanbevelingen van de FAG. De landen moeten de aangewezen financiële instellingen en niet-financiële ondernemingen en beroepen verplichten om hun risico’s van witwassen van geld en financiering van terrorisme vast te stellen en te beoordelen en om gepaste maatregelen te treffen om de risico’s te verlagen. 10. Voor het onderdeel technische conformiteit kunnen de volgende scores worden toegekend: conform (C), grotendeels conform (LC), gedeeltelijk conform (PC), niet-conform (NC) en niet van toepassing (NA). België behaalde deze scores: 11 (C), 18 (LC), 11 (PC) et 0 (NC) en (NA). Die matige leemtes zullen naar alle waarschijnlijkheid worden gecorrigeerd in het kader van het wetgevend proces om de 4de AML-richtlijn in ons nationaal recht om te zetten. Voor het aspect ‘concrete efficiëntie van de geldende wettelijke regeling’ waren vier scores mogelijk: hoog, significant, matig en zwak. Resultaat: vier significante en zeven matige scores, waarbij de belangrijkste opmerkingen zowel betrekking hadden op de controles en de erop volgende gerechtelijke procedures als op de opstelling van statistische gegevens waarmee het risico op nationaal vlak beter kan worden vastgesteld. 11. Zie de FAG-website: www.fatf-gafi.org  Documents  Belgium’s measures to combat money laundering and terrorist financing. 12. Dit verslag wordt kort besproken door de CFI en kan in het Frans en het Engels worden gedownload via www.ctif-cfi.be  Belgisch stelsel  Evaluatie door de FAG. 13. Over de geanalyseerde sectoren vermeldt het persbericht van de FAG expliciet het volgende: “Bepaalde sectoren, zoals de financiële sector, geven blijk van een sterk vermogen om passende maatregelen te nemen om WW/FT te voorkomen, terwijl bepaalde dienstverleners op het gebied van geld- of waardenoverdracht de maatregelen ter bestrijding van WW en FT slechts gedeeltelijk lijken te begrijpen of toe te passen. De niet-financiële sector heeft zijn verbintenis over de bestrijding van WW en FT versterkt. Toch hebben bepaalde categorieën van ondernemingen en beroepen, met name de advocaten en de casino’s, in dat verband nog geen maatregelen getroffen. Bovendien lijkt de toepassing van maatregelen ter bestrijding van WW en FT door diamantairs niet adequaat gezien de hoge risico’s die in deze sector worden vastgesteld”. (vrije vertaling) 14. Richtlijn 2015/849 van het Europees Parlement en van de Raad van 20 mei 2015 inzake de voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld of terrorismefinanciering, tot wijziging van EU-verordening nr. 648/2012 van het Europees Parlement en de Raad en tot intrekking van Richtlijn 2005/60/EG van het Europees Parlement en de Raad en Richtlijn 2006/70/EG van de Commissie, PBEU, L. 141 van 5 juni 2015, p. 73. Deze richtlijn trekt de 3de AML/CFT-richtlijn (2005/60/EG) en de uitvoeringsrichtlijn ervan (2006/70/EG) volledig in en is in werking getreden op 25 juni 2015. Ze moet uiterlijk op 26 juni 2017 zijn omgezet in de nationale wetgeving. De uitvoering ervan zou sneller kunnen omdat verschillende tekortkomingen in de conformiteit van het Belgisch stelsel met de FAG-aanbevelingen zo bij wet zouden kunnen worden gecorrigeerd, zoals de FAG vraagt in zijn evaluatieverslag over België. Gestuwd door de minister van Financiën zou snel een werkgroep moeten worden opgericht (FOD Justitie, FOD Economie, NBB, CFI, Kansspelencommissie …) voor de omzetting van de 4de AML/CFT-richtlijn. 15. De aanzienlijke speelruimte die aan de lidstaten werd toegekend voor de uitwerking van hun antiwitwaswetgevingen heeft geleid tot een grotere verscheidenheid in de nationale wetgevingen, wat niet aangewezen is in een Europese en internationale context en wat leidt tot uiteenlopende interpretaties van kernbegrippen, zoals het begrip ‘uiteindelijke begunstigde’. 16. Nieuwe technologieën bieden bedrijven en cliënten tijdbesparende en kostenefficiënte oplossingen aan en moeten daarom bij risicobeoordelingen in overweging worden genomen. De bevoegde organen en de meldingsplichtige entiteiten moeten bij het bestrijden van nieuwe en innovatieve witwaspraktijken proactief te werk gaan (Overweging 19 voorafgaand aan de tekst van de 4de AML-richtlijn). 17. Europese Bankautoriteit, Europese Autoriteit voor verzekeringen en bedrijfspensioenen en Europese Autoriteit voor effecten en markten. 18. Deze indicatoren op basis waarvan beter kan worden bepaald of het risiconiveau hoog is of niet worden expliciet overgenomen en met enkele toelichtingen weergegeven in de tabel ‘In aanmerking te nemen criteria in het kader van de indeling van de witwasrisico’s’ op p. 54. 19. In vergelijking met de 3de AML-richtlijn – die naast enkele uitdrukkelijk aangehaalde factoren, zoals de aanwezigheid van politiek prominente personen, geen algemeen risicobeoordelingscriterium voorschreef, noch de lidstaten opdroeg om die criteria zelf uit te werken – is dit een duidelijk verschil in de verdeling van de rollen en verantwoordelijken bij

2 015/ 3

59

deontologie het beheer van de witwasen terrorismefinancieringsrisico’s. 20. “Bij de toepassing van deze richtlijn is het dienstig rekening te houden met de kenmerken en behoeften van kleinere meldingsplichtige entiteiten die onder het toepassingsgebied van deze richtlijn vallen en deze entiteiten een aan hun specifieke behoeften en aan de aard van de bedrijfsactiviteit aangepaste behandeling te garanderen” (Overweging 27 van de 4de AML/FT-richtlijn). 21. Deze nieuwe regels, waarvan de praktische modaliteiten zullen worden verduidelijkt in het kader van de omzetting van de 4de AML-richtlijn in het Belgisch recht, zullen worden voorgesteld en besproken op de p. 22-34. Die handelen over het gemoduleerd cliëntenonderzoek naargelang het risico, waarbij de huidige situatie en de geplande wijzigingen in perspectief worden geplaatst. 22. In het kader van het verscherpte cliëntenonderzoek worden de bestaande bepalingen over deze personen die wegens hun politieke positie aan een hoger corruptierisico zijn blootgesteld, uitgebreid tot de ‘nationale politiek prominente personen’ aan wie door de lidstaten een prominente publieke functie wordt of werd opgedragen, zoals staatshoofden, regeringsleden, rechters van hooggerechtshoven of parlementsleden. Bij zakelijke contacten met personen die een groot risico vertonen, moeten bijkomende maatregelen worden getroffen, bijvoorbeeld om de betreffende bron van rijkdom en geld vast te stellen. Deze nieuwe maatregel wordt toegelicht op p. 30. 23. “De lidstaten moeten ten minste bepalen dat de meldingsplichtige entiteiten verscherpte cliëntenonderzoeksmaatregelen toepassen ten aanzien van natuurlijke personen of juridische entiteiten die gevestigd zijn in derde landen die door de Commissie als land met een hoog risico zijn aangemerkt. Het moet ook verboden zijn zich te verlaten op derden die gevestigd zijn in dergelijke derde landen met een hoog risico. Uit het feit dat een land niet in de lijst is opgenomen, dient niet automatisch te worden geconcludeerd dat het over doeltreffende AML/CFT-systemen beschikt, en in dat land gevestigde natuurlijke personen of juridische entiteiten moeten naar hun risicogevoeligheid worden beoordeeld” (Overweging 29 van de 4de AML-richtlijn). 24. Ter herinnering: de vraag naar openbare registers ging uit van het Europees Parlement, dat in maart 2014 zijn standpunt had aangenomen over het voorstel van een vierde AML-richtlijn. Die vierde richtlijn werd geacht de derde op te volgen en werd in februari 2013 voorgesteld door de Europese Commissie, samen met een verordening over de informatie bij geldovermakingen die tot doel heeft de traceerbaarheid te verbeteren en eist dat informatie wordt opgenomen over de begunstigde. Het was de bedoeling om het bestaande rechtskader aan de evolutie van de praktij ken aan te passen en rekening te houden met de aanbevelingen die de Financiële Actiegroep (FAG) in februari 2012 had uitgebracht. De Raad nam zijn standpunt in juni 2014 in, en op 17 december 2014 kon in driehoeksoverleg een akkoord worden gesloten. Dit akkoord werd bevestigd door de Ecofinraad van 27 januari 2015. De principes om toegang te verkrijgen tot deze registers en de informatie die erin beschikbaar is, worden toegelicht op p. 17-20. 25. Overweging 14 van de Richtlijn licht de context van deze belangrijke vernieuwing toe: “De noodzaak van nauw keurige en actuele informatie over de uiteindelijke begunstigde is een bepalende factor bij het opsporen van criminelen die hun identiteit anders achter een vennootschapsrechtelijke structuur kunnen verbergen. Daarom moeten de lidstaten ervoor zorgen dat entiteiten opgericht op hun grondgebied in overeenstemming met het nationale vennootschapsrecht, naast de basisgegevens zoals naam en adres van de vennootschap en het bewijs van oprichting en juridische eigendom, adequate, accurate en actuele informatie verkrijgen en bijhouden betreffende hun uiteindelijk begunstigden. Met het oog op meer transparantie en om misbruik van juridische entiteiten tegen te gaan, moeten de lidstaten ervoor zorgen dat informatie over de uiteindelijk begunstigden in volledige overeenstemming met het Unierecht wordt bewaard in een centraal register dat zich buiten de vennootschap bevindt. Hiertoe kunnen de lidstaten gebruikmaken van een centrale database waarin de informatie betreffende uiteindelijk begunstigden wordt verzameld, van het handelsregister of van een ander centraal register. De lidstaten kunnen besluiten dat de meldingsplichtige entiteiten verantwoordelijk zijn voor het opnemen van de gegevens in het register. De lidstaten moeten ervoor zorgen dat die gegevens in alle gevallen aan de bevoegde autoriteiten en de FIE’s beschikbaar worden gesteld en aan de meldingsplichtige entiteiten wordt verstrekt wanneer deze cliëntenonderzoeksmaatregelen nemen. De lidstaten moeten er tevens voor zorgen dat andere personen die zich met betrekking tot witwassen en terrorismefinanciering, en de daarmee verband houdende basisdelicten, zoals corruptie, fiscale misdrijven en fraude, op een rechtmatig belang kunnen beroepen overeenkomstig de voorschriften inzake gegevensbescherming toegang krijgen tot de gegevens betreffende uiteindelijk begunstigden. Personen die zich op een rechtmatig belang kunnen beroepen, moeten toegang krijgen tot gegevens omtrent de aard en de omvang van het gehouden financieel belang, als berekend bij benadering”. 26. Wet van 15 juli 2013 houdende dringende bepalingen inzake fraudebestrijding, BS 19 juli 2013, ed. 2, p. 45431-

60

2 015/ 3

deontologie 45434. Zie over de reikwijdte van het begrip ‘ernstige fiscale fraude, al dan niet georganiseerd’ ook het advies van de CFI dat kan worden gedownload op www.ctif-cfi.be  News  Waarschuwingen. 27. Deze nieuwe problematiek wordt ingevoerd door artikel 56 van de 4de AML-richtlijn en wordt geanalyseerd op de p. 48. 28. De controle van de identificatiegegevens van de uiteindelijke begunstigden is geen resultaatsverbintenis, maar een middelenverbintenis. Als echter niet alle identificatiegegevens van een uiteindelijke begunstigde kunnen worden vastgesteld of geen informatie over zijn adres kan worden verkregen, dan kan dat naargelang de omstandigheden een risicofactor vormen die in het bijzonder kan worden in aanmerking genomen in het kader van de kwaliteitstoetsing, voor wat de specifieke aspecten ‘strijd tegen witwassen en financiering van terrorisme’ betreft. 29. Deze regel, evenals de rollen en verantwoordelijkheden van de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet in de zin van artikel 18 van de wet van 11 januari 1993, worden uitgelegd en toegelicht op p. 44. 30. De identificatie en verificatie van de uiteindelijk begunstigden moet zich in voorkomend geval uitstrekken tot juri dische entiteiten die andere juridische entiteiten in eigendom hebben en meldingsplichtige entiteiten moeten zoeken naar de natuurlijke persoon of personen die, door middel van eigendom of met andere middelen, de uiteindelijke zeggenschap uitoefent, respectievelijk uitoefenen, over de juridische entiteit die de cliënt is. Zeggenschap met andere middelen kan onder meer de zeggenschapscriteria omvatten die worden gebruikt voor het opstellen van het geconsolideerde financiële overzicht, zoals de aandeelhoudersovereenkomst, het uitoefenen van overheersende invloed of de bevoegdheid tot benoeming van het hogere leidinggevend personeel. Er kunnen gevallen zijn waarin het onmogelijk is een natuurlijke persoon aan te duiden die uiteindelijk de eigenaar is van, of zeggenschap uitoefent over, een juridische entiteit. In dergelijke uitzonderlijke gevallen kunnen meldingsplichtige entiteiten, na uitputting van alle andere identificatiemiddelen, en mits er geen gronden voor verdenking bestaan, het hogere leidinggevend personeel als de uiteindelijke begunstigde(n) beschouwen (Overweging 13 van de 4de AML-richtlijn). 31. De lidstaten moeten er ten slotte voor zorgen dat deze verplichting ook wordt toegepast op andere soorten juridische constructies met een soortgelijke structuur en functie als trusts (art. 31, p. 7 van de 4de AML-richtlijn). 32. Richtlijn 2009/101/EG van het Europees Parlement en de Raad van 16 september 2009 strekkende tot het coördineren van de waarborgen, welke in de lidstaten worden verlangd van de vennootschappen in de zin van de tweede alinea van artikel 48 van het Verdrag, om de belangen te beschermen zowel van de deelnemers in deze vennootschappen als van derden, zulks teneinde die waarborgen gelijkwaardig te maken (PB L 258 van 1 oktober 2009, p. 11). 33. De noodzaak van nauwkeurige en actuele informatie over de uiteindelijke begunstigde is een bepalende factor bij het opsporen van criminelen die hun identiteit anders achter een vennootschapsrechtelijke structuur kunnen verbergen. Daarom moeten de lidstaten ervoor zorgen dat entiteiten opgericht op hun grondgebied overeenkomstig het nationale vennootschapsrecht, naast de basisgegevens zoals naam en adres van de vennootschap en het bewijs van oprichting en juridische eigendom, adequate, accurate en actuele informatie verkrijgen en bijhouden betreffende hun uiteindelijk begunstigden. Met het oog op meer transparantie en om misbruik van juridische entiteiten tegen te gaan, moeten de lidstaten ervoor zorgen dat informatie over de uiteindelijk begunstigden in volledige overeenstemming met het Unierecht wordt bewaard in een centraal register dat zich buiten de vennootschap bevindt. Hiertoe kunnen de lidstaten gebruikmaken van een centrale database waarin de informatie betreffende uiteindelijk begunstigden wordt verzameld, van het handelsregister of van een ander centraal register. De lidstaten kunnen besluiten dat de meldingsplichtige entiteiten verantwoordelijk zijn voor het opnemen van de gegevens in het register. De lidstaten moeten ervoor zorgen dat die gegevens in alle gevallen aan de bevoegde autoriteiten en de FIE’s beschikbaar worden gesteld en aan de meldingsplichtige entiteiten wordt verstrekt wanneer deze cliëntenonderzoeksmaatregelen nemen. De lidstaten moeten er tevens voor zorgen dat andere personen die zich met betrekking tot witwassen en terrorismefinanciering, en de daarmee verband houdende basisdelicten, zoals corruptie, fiscale misdrijven en fraude, op een rechtmatig belang kunnen beroepen overeenkomstig de voorschriften inzake gegevensbescherming toegang krijgen tot de gegevens betreffende uiteindelijk begunstigden. Personen die zich op een rechtmatig belang kunnen beroepen, moeten toegang krijgen tot gegevens omtrent de aard en de omvang van het gehouden financieel belang, als berekend bij benadering (Overweging 14 van de 4e AML/FT-richtlijn). 34. Richtlijn 2015/849 van het Europees Parlement en de Raad van 20 mei 2015 inzake de voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld of terrorismefinanciering, tot wijziging van Verordening (EU) nr. 648/2012 van het Europees Parlement en de Raad en tot intrekking van Richtlijn 2005/60/EG van het Europees Parlement en de Raad en Richtlijn 2006/70/EG van de Commissie. 35. Om tot een werkelijke Europese harmonisering van de risicobeoordelingen te komen, moet elke lidstaat zijn risicobeoordeling ter beschikking stellen van de andere lidstaten, van de Europese Commissie en van de Europese toezicht-

2 015/ 3

61

deontologie houdende autoriteiten. 36. De vroegere verslagen kunnen worden geraadpleegd in de specifieke rubriek op de website van de CFI: www.ctif-cfi.be  Belgisch stelsel  Jaarverslagen. 37. Het 21ste werkingsverslag van de CFI over het jaar 2014 kan worden gedownload op hun website: www.ctif-cfi.be  Belgisch stelsel  Jaarverslagen. 38. In 2014 steeg het aantal verdachte meldingen aan de CFI met 21 % (een totaal van 27 767). Het aantal van die meldingen dat aanleiding gaf tot de opening van een dossier nam met 37 % toe (een totaal van 6 978). 1 131 van die dossiers werden vervolgens doorgemeld aan het parket nadat ernstige aanwijzingen van witwassen aan het licht kwamen. Voor het werkjaar 2014 komt het totaal van de nieuwe dossiers en van de aanvullingen in oude dossiers neer op 1 687,23 miljoen euro. 39. Zie over de draagwijdte van deze aanpassing van de wet van 11 januari 1993 door het vervangen van het begrip ‘ernstige en georganiseerde fiscale fraude waarbij bijzonder ingewikkelde mechanismen of procedés van internationale omvang worden aangewend’ door ‘ernstige fiscale fraude, al dan niet georganiseerd’, de waarschuwing van de CFI op hun website. Downloaden? www.ctif-cfi.be  news  Waarschuwingen. De aanzienlijke stijging, met meer dan 50 %, van het aantal dossiers dat de CFI aan het Parket heeft doorgemeld (84 dossiers in 2014 in vergelijking met 52 dossiers in 2013 en 59 in 2012) wordt gedeeltelijk verklaard door dit nieuwe begrip. 40. Gemeenschappelijk communiqué IAB-IBR-BIBF: betalingen in speciën. Downloaden? www.iec-iab.be  Publicaties  Renaissance building  2014. 41. Zowel aan de verkoper als aan de koper kan een dergelijke boete worden opgelegd, die tot 1 350 000 euro kan gaan, maar niet meer mag bedragen dan de in speciën betaalde som (art. 26, § 1 AWW). 42. Opgelet: de 4de AML/FT-richtlijn brengt veranderingen aan, zoals vermeld op pagina 32. 43. Niet-meewerkende landen: www.ctif-cfi.be  Mededelingen  Niet-meewerkende landen  26 juni 2015 44. Zodra de 4de AML/FT-richtlijn in het Belgisch recht zal zijn omgezet, zal dit ook gelden voor nationale PEP’s. Meer details? Zie pagina 17. 45. De lidstaten moeten ten minste bepalen dat de meldingsplichtige entiteiten verscherpte cliëntenonderzoeksmaatregelen toepassen ten aanzien van natuurlijke personen of juridische entiteiten die gevestigd zijn in derde landen die door de Commissie als land met een hoog risico zijn aangemerkt. Het moet ook verboden zijn zich te verlaten op derden die gevestigd zijn in dergelijke derde landen met een hoog risico. Uit het feit dat een land niet in de lijst is opgenomen, moet niet automatisch worden geconcludeerd dat het over doeltreffende AML/FT-systemen beschikt, en in dat land gevestigde natuurlijke personen of juridische entiteiten moeten naar hun risicogevoeligheid worden beoordeeld (Overweging 29 van de 4de AML/FT-richtlijn). 46. Bepaalde begrippen moeten nog nader worden bepaald, zoals het begrip ‘derde landen die volgens geloofwaardige bronnen een laag niveau van corruptie of andere criminele activiteit hebben of significante niveaus van corruptie of andere criminele activiteit hebben’. Laten we hopen dat de richtsnoeren en de technische regelgevende normen van de ESA’s de uitvoeringsmodaliteiten zullen verhelderen. 47. Deze lijst wordt op de website van de CFI gepubliceerd en wordt bijgewerkt na elke plenaire vergadering van de FAG die gewoonlijk elk jaar in de maanden oktober, februari en juni plaatsvindt. Het is daarom raadzaam regelmatig de website van de CFI te raadplegen, in het bijzonder in oktober, februari en juni, om zeker over de nieuwe bijgewerkte lijst van niet-meewerkende landen en gebieden te beschikken. 48. Meer informatie over de tekortkomingen van elk van die landen kan worden gevonden in het document ‘Improving Global AML/CFT Compliance: on-going process – 26 june 2015’ dat kan worden gedownload van de website van de FAG: www.fatf-gafi.org  Topics  High-risk and non-cooperative jurisdictions. 49. Downloaden? http://eeas.europa.eu/cfsp/sanctions/consol-list/index_en.htm 50. De volgende landen zijn vermeld in het koninklijk besluit van 19 juli 2013 (BS van 25 juli 2013): Australië, Brazilië, Canada, Hongkong, India, Japan, Zuid-Korea, Mexico, Singapore, Zwitserland, Zuid-Afrika en de Verenigde Staten. 51. Momenteel bestaat er geen enkele lijst van derde equivalente landen. 52. De volgende Europese publieke autoriteiten of instellingen zijn vermeld in het koninklijk besluit van 19 juli 2013 (BS van 25 juli 2013): het Europees Parlement, de Raad van de Europese Unie, de Europese Commissie, het Hof van Justitie van de Europese Unie, de Europese Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio’s, de Europese Investeringsbank, het Europees Investeringsfonds, de Europese Centrale Bank, de Europese Ombudsman, de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming, de Europese Bankautoriteit, de Europese

62

2 015/ 3

deontologie Autoriteit voor verzekeringen en bedrijfspensioenen, de Europese Autoriteit voor effecten en markten, het Europees Comité voor systeemrisico’s, het Europees Systeem voor financieel toezicht, het Bureau voor publicaties van de Europese Unie, het Europees Bureau voor personeelsselectie, de Europese Bestuursschool, de Europese Dienst voor extern optreden, alsook de door die instellingen opgerichte gespecialiseerde agentschappen. 53. Hoofdstuk 6 ‘Te volgen procedure bij het vaststellen van een atypische verrichting’. 54. We bevelen u aan om de uitstekende bijdrage te lezen van onze confrater Peter De Smet ‘Hoe een cliëntenacceptatiebeleid opzetten?’. Die werd gepubliceerd in het boek over de ‘Be Excellent’-dag van 6 oktober 2014, p. 49 tot 59. 55. Downloaden?: www.iec-iab.be, BeroepKwaliteitstoetsingTools voor het kantoorOrganisatie van de kantoren en proceduresHandleiding. 56. Downloaden?: www.iec-iab.be, PublicatiesWerken en boeken. 57. Hiermee worden de natuurlijke personen of rechtspersonen bedoeld die zijn gedomicilieerd, geregistreerd of gevestigd in een staat of een gebied waarvan de wetgeving door een bevoegd internationaal overleg- en coördinatieorgaan als ontoereikend wordt beschouwd of waarvan de praktijken worden beschouwd als een belemmering voor de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. 58. Richtsnoeren voor de personen en instellingen onderworpen aan artikel 2, § 1, artikel 3 en artikel 4 de wet van 11 januari 1993, december 2013. Downloaden? www.ctif-cfi.be  Belgisch stelsel  Melders  Richtsnoeren. 59. Dit document kan worden gedownload op onze website op via het BeExcellent-platform en werd voorgesteld naar aanleiding van de ‘Be Excellent’-dag van 6 oktober 2014 in het kader van een specifieke workshop ‘Hoe stel ik in 4 stappen mijn eigen handleiding organisatie en kantoor op?’ Christine Cloquet, lid van de Commissie kwaliteitstoetsing, p. 27 tot 48 van het boek dat naar aanleiding hiervan werd uitgegeven. 60. Zie in dat verband ‘Introductie van het platform ‘BeExcellent.be’ en ‘Handleiding gebruik platform BeExcellent. be’, p. 7 tot 25 van het boek dat werd uitgegeven naar aanleiding van de themadag van 6 oktober 2014. 61. Bij elke aanpassing van een document van het IAB wordt een mededeling verstuurd. U kunt de aanpassing al dan niet aanvaarden. Bovendien hebt u altijd de mogelijkheid om de versies te vergelijken en om te zien welke documenten al dan niet al werden gelezen. 62. 10 beroepsbeoefenaars (een natuurlijk persoon, een rechtspersoon of een andere entiteit die wordt bedoeld in artikel 3, 3° en 4° van de wet van 11 januari 1993) oefenen een activiteit uit en/of bezitten een deelneming en/of zijn lid van het beheersorgaan (artikel 18, 2de lid van de wet). 63. U kunt de kwantitatieve en kwalitatieve gegevens raadplegen die systematisch worden gepubliceerd in de jaarverslagen van het Instituut, die kunnen worden gedownload op de website van het Instituut – rubrieken ‘kwaliteitstoetsing’ en ‘strijd tegen de financiering van terrorisme’. 64. Richtlijn 2015/849 van het Europees Parlement en van de Raad van 20 mei 2015 inzake de voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld of terrorismefinanciering, tot wijziging van Verordening (EU) nr. 648/2012 van het Europees Parlement en de Raad en tot intrekking van Richtlijn 2005/60/EG van het Europees Parlement en de Raad en Richtlijn 2006/70/EG van de Commissie. 65. Als er tekortkomingen worden vastgesteld hebben ze over het algemeen betrekking hebben op de ANFOB (aangewezen niet-financiële ondernemingen en beroepen), zonder dat kan worden vastgesteld welk beroep wordt bedoeld – behalve de advocaten, diamantairs en casino’s die soms met naam worden genoemd – en welke tekortkoming een betekenisvolle impact heeft gehad op de eindbeoordeling. Er worden immers algemene en weinig expliciete bewoordingen gebruikt. 66. Het verslag van de wederzijdse evaluatie van België onderzoekt de maatregelen ter bestrijding van het witwassen van geld en van financiering van terrorisme die in België van kracht zijn en beoordeelt in welke mate die maatregelen voldoen aan de aanbevelingen van de FAG. Het bevat ook aanbevelingen voor België in verband met vereiste verbeteringen. België voldoet aan de essentiële elementen van een solide stelsel ter bestrijding van het witwassen van geld (AWW) en van financiering van terrorisme, hoewel bepaalde elementen nog niet volledig overeenstemmen met de aanbevelingen van de FAG van 2012 (zie www.fatf-gafi.org  Topics  Mutual Evaluations). 67. ‘De lidstaten moeten ten minste bepalen dat de meldingsplichtige entiteiten verscherpte klantenonderzoeksmaatregelen toepassen ten aanzien van natuurlijke personen of juridische entiteiten die gevestigd zijn in derde landen die door de Commissie als land met een hoog risico zijn aangemerkt. Het moet ook verboden zijn zich te verlaten op derden die gevestigd zijn in dergelijke derde landen met een hoog risico. Uit het feit dat een land niet in de lijst is opgenomen, mag niet automatisch worden geconcludeerd dat het over doeltreffende AML/FT-systemen beschikt, en in dat land gevestigde natuurlijke personen of juridische entiteiten moeten naar hun risicogevoeligheid worden beoordeeld’.

2 015/ 3

63

Risicoanalyse, de kern van de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme!

Recommend Documents