PROTOCOL INTERNET EN E-MAIL VERKEER Artikel 1 Begripsbepalingen 1. Bevoegd gezag: het bestuur van de stichting Proloog, ook te noemen werkgever. 2. Algemene directie: de leiding van Proloog die door het bevoegd gezag op grond van artikel 29, vijfde lid van de wet is benoemd om leiding te geven aan de gehele organisatie. De algemeen directeur heeft de eindverantwoordelijkheid binnen de algemene directie. Door het bevoegd gezag de doorgemandateerde werknemer. 3. Directeur: de directeur als bedoeld in artikel 29, eerste lid van de wet, die belast is met de leiding van een school 4. Scholen: de scholen die onder de bestuursverantwoordelijkheid van het bevoegd gezag staan 5. Onder werknemer wordt verstaan het onderwijspersoneelslid, dat door of vanwege de werkgever is aangesteld, zowel in vaste als in tijdelijke dienst.1 6. Onder verkeersgegevens worden verstaan: gegevens over het gebruik maken van e-mail en internet, zoals de afzender, de ontvanger, de bezochte sites, de datum, de tijd, de duur en de inhoud van het verkeer. 7. Onder een onderzoek wordt verstaan het (ook met terugwerkende kracht) controleren van het e-mail en internetgebruik van een werknemer en het ten aanzien van hem of haar doen van observaties (feitelijke bewijskracht verzamelen). 8. Wet: de Wet op het primair onderwijs
Artikel 2 Doel van het protocol 1. Dit protocol heeft tot doel een goede balans te bereiken tussen een verantwoord gebruik van email en internet en de bescherming van de privacy en vrijheid van werknemers. 2. Het protocol bevat afspraken over de wijze waarop de werkgever omgaat met het vastleggen en controleren van tot een werknemer herleidbare gegevens over e-mail en internetgebruik.
Artikel 3 Algemene uitgangspunten 1. Het controleren van verkeersgegevens die tot een werknemer herleidbaar zijn wordt tot een minimum beperkt. Hierbij wordt gestreefd naar een maximale bescherming van privacy en vrijheid van werknemers op de werkplek. 2. Persoonlijke verkeersgegevens zullen alleen gebruikt worden voor de in artikel 6 genoemde doelen. 3. Het uit een oogpunt van kosten- en capaciteitsbeheersing samenstellen van managementinformatie en gebruiksstatistieken op basis van de vastgelegde verkeersgegevens valt niet onder de werking van dit protocol. Voorwaarde daarbij is dat het gaat om geanonimiseerde en getotaliseerde gegevens.
Artikel 4 E-mail gebruik 1. Werknemers zijn gerechtigd het e-mail systeem voor niet-zakelijk verkeer te gebruiken voor het ontvangen en versturen van persoonlijke e-mail berichten (zowel intern als extern). 2. Dit recht van de werknemer is gebonden aan de volgende voorwaarden: 1
Ouders, studenten, vrijwilligers zijn formeel geen werknemer, maar aangezien zij werkzaamheden verrichten t.b.v. de school, vallen zij ook onder deze regeling.
E-mail/internetprotocol PROLOOG – vastgesteld door algemene directie op 13 februari 2006
Pagina 1 van 7
2.1. de mail mag niet storend zijn voor de dagelijkse werkzaamheden; 2.2. het is niet toegestaan dreigende, seksueel intimiderende, dan wel racistische berichten te versturen; 2.3. het is niet toegestaan zich in te laten met online gokken, versturen van kettingbrieven, e.d.; 2.4. het is niet toegestaan schade aan het bevoegd gezag (ook imagoschade) en aan derden toe te brengen. 2.5. het is niet toegestaan ongevraagde ideële of commerciële reclame (ook wel spam) te verzenden;
Artikel 5 Internetgebruik 1. Internet wordt door de werknemers gebruikt voor opbouwende educatieve doeleinden. 2. Werknemers zijn gerechtigd het internetsysteem voor niet-zakelijk verkeer te gebruiken. 3. Dit recht van de werknemer is gebonden aan de volgende voorwaarden: 3.1. het internetgebruik mag niet storend zijn voor de dagelijkse werkzaamheden; 3.2. het is niet toegestaan bewust sites te bezoeken die pornografisch materiaal bevatten, dan wel racistische sites; 3.3. het is niet toegestaan illegale software en auteursrechtelijk beschermde gegevens te downloaden en te versturen; 3.4. het is niet toegestaan aankopen of bestellingen te doen voor privé doeleinden; 3.5. het is niet toegestaan schade aan het bevoegd gezag (ook imagoschade) en aan derden toe te brengen.
Artikel 6 Toegestane vastlegging van verkeersgegevens 1. De werkgever legt met als doel de bewaking van dit protocol de in artikel 1 genoemde verkeersgegevens over e-mail en internetgebruik vast. (wordt nog uitgezocht) 2. De standaard bewaartermijn van deze verkeersgegevens is maximaal één maand. Deze termijn geldt uiteraard ook voor gemaakte back-ups, die op een veilige plaats bewaard dienen te worden. 3. In gevallen als bedoeld in artikel 8 van dit protocol kan van deze bewaartermijn worden afgeweken. 4. Informatie die terug te voeren is op ouders, leerkrachten en leerlingen mag niet op het openbare deel van het net terechtkomen.
Artikel 7 Systeem en netwerkbeveiliging en blokkering 1. Vanuit beveiligingsoogpunt is de werkgever gerechtigd zijn systeem of netwerk op geautomatiseerde wijze te beveiligen tegen systeemaanvallen door virussen, trojans of andere schadelijke programma's. 2. De werkgever is gerechtigd verdachte berichten te retourneren aan de afzender. 3. De werkgever is gerechtigd verdachte berichten op een aparte locatie te bewaren voor nader onderzoek en/of eventuele herstelwerkzaamheden. De betrokken werknemer wordt hierover geïnformeerd. 4. De werkgever is gerechtigd verboden en ongewenst gebruik softwarematig te blokkeren of te voorkomen door het niet aanbieden van software. E-mail/internetprotocol PROLOOG – vastgesteld door algemene directie op 13 februari 2006
Pagina 2 van 7
Artikel 8 Onderzoek in bijzondere gevallen 1. Indien er tegen één of meerdere werknemers sprake is van een redelijke verdenking of vermoeden van een strafbaar feit of ongeoorloofde handeling in de zin van dit protocol, dan dient de werkgever, danwel de door het bevoegd gezag gemandateerde, betrokkene(n) daarop in eerste instantie via het reguliere functioneringstraject aan te spreken. 2. Indien de redelijke verdenking of het vermoeden blijft bestaan, kan de werkgever besluiten tot het verrichten van het in artikel 1, lid 4 bedoelde onderzoek. 3. De opdracht tot het doen van een dergelijk onderzoek wordt gegeven door het bevoegd gezag. Daartoe wordt een advies voorbereid door de directie van de school. De algemene directie dient, de betrokkene gehoord, in te stemmen met het advies.
Artikel 9 Rechten van werknemers 1. Werknemers hebben het recht de over hem of haar verzamelde gegevens als bedoeld in artikel 8 zo spoedig mogelijk in afschrift te ontvangen (inzagerecht en kopierecht). 2. Werknemers hebben het recht om hierop binnen twee weken schriftelijk te reageren in de vorm van een verweer, waarbij kan worden verzocht het verrichte onderzoek te (laten) verbeteren dan wel aan te vullen indien sprake is van feitelijk onjuiste gegevens (correctierecht). 3. Werknemers hebben het recht om de over hem of haar geregistreerde gegevens, die niet (langer) ter zake doen, of in strijd met dit protocol of een wettelijk voorschrift zijn geregistreerd te (laten) verwijderen en te (laten) vernietigen (verwijderingsrecht). Over een verzoek om verwijdering en vernietiging wordt binnen vier weken beslist. Indien een dergelijk verzoek wordt ingewilligd, vindt de verwijdering en vernietiging meteen plaats. 4. De verzoeken en het verweer als bedoeld in dit artikel worden gericht aan het bevoegd gezag.
Artikel 10 Maatregelen 1. De werkgever beslist op basis van het gehouden onderzoek en het schriftelijke verweer van de betrokken werknemer2 of een maatregel wordt opgelegd. 2. Indien besloten wordt tot het opleggen van een maatregel dan zijn de desbetreffende bepalingen van de CAO Primair Onderwijs van toepassing. 3. Indien uit het onderzoek blijkt dat er een redelijke verdenking of vermoeden van het plegen van een strafbaar feit is, dan zal de werkgever hiervan aangifte doen.
Artikel 11 Systeembeheer 1. De algemene (beroepsmatig) aan de systeembeheerder(s) opgelegde geheimhoudingsplicht geldt onverkort voor het privé gebruik van e-mail en internet door werknemers. 2. Zonder verkregen opdracht daartoe is (zijn) de systeembeheerder(s) niet bevoegd tot het lezen van e-mail berichten van werknemers3. Ook het controleren van internetgebruik en het realtime meekijken met het internetgebruik van werknemers is niet toegestaan. 3. Op grond van hun pedagogische verantwoordelijkheid mogen de werknemers e-mail van leerlingen bekijken. 4. Een onderzoek naar het e-mail of internetgebruik wordt eerst gestart nadat daar door het bevoegd gezag opdracht toe is verstrekt. 2 3
Zie voetnoot 1, pag. 1. Zie voetnoot 1, pag. 1.
E-mail/internetprotocol PROLOOG – vastgesteld door algemene directie op 13 februari 2006
Pagina 3 van 7
Artikel 12 Bezwaren- en klachtenprocedure 1. Indien het onderzoek als bedoeld in artikel 8 van dit protocol leidt tot het opleggen van een disciplinaire maatregel dan zijn de ter zake geldende bepalingen van de Algemene Wet Bestuursrecht van toepassing. 2. De werknemer kan een klacht indienen bij benadeling in zijn of haar rechten op grond van dit protocol of een onredelijke behandeling. De klacht dient bij een daartoe in het leven geroepen onafhankelijke klachtencommissie te worden ingediend.
Artikel 13 Slotbepalingen 1.
2. 3.
Dit protocol treedt in werking op de achtste dag nadat het door ons met instemming van de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad definitief is vastgesteld. In de week tussen vaststellen en in werking treden wordt het besluit op behoorlijke wijze aan de werknemers kenbaar gemaakt. Wijzigingen van dit protocol komen op dezelfde wijze met instemming van de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad tot stand. Dit protocol kan worden aangehaald als "Protocol e-mail en internetgebruik Proloog te Leeuwarden.
Aldus vastgesteld op: 13 februari 2006 Algemene directie Proloog, Jan de Vos Sijbe de Jong
E-mail/internetprotocol PROLOOG – vastgesteld door algemene directie op 13 februari 2006
Pagina 4 van 7
Toelichting op protocol e-mail en internetgebruik op school Het protocol behandelt uitsluitend het e-mail en internetgebruik van onderwijspersoneel. Aanvullend hierop worden op schoolniveau de volgende afspraken gemaakt met leerkrachten: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
¾ ¾ ¾
¾
internet wordt gebruikt voor opbouwende educatieve doeleinden; sites die door de leerkracht aan de leerling worden aangeboden worden eerst door de leerkracht bekeken; er worden geen sites bekeken die niet aan de fatsoensnormen voldoen; er wordt aan de leerlingen uitgelegd waarom zij bepaalde sites wel of niet mogen bekijken; de leerkracht draagt zorg voor een omgeving waarin leerlingen open kunnen vertellen wanneer zij op een ongewenste, onbedoelde site komen; het is meestal immers niet hun schuld; regels en wetten met betrekking tot copyright worden in acht genomen; informatie die terug te voeren is op leerlingen mag niet op het openbare deel van het net terechtkomen; namen in combinatie met foto’s van personen worden niet op het net gepubliceerd. Voor leerlingen geldt dat publicatie alleen na toestemming van de ouders mag plaatsvinden. Ook voor het publiceren van individuele foto’s wordt eerst toestemming gevraagd; voor e-mail geldt ook het briefgeheim, maar op grond van hun pedagogische verantwoordelijkheid mogen leerkrachten e-mail van leerlingen bekijken.
Uiteraard komt het voor dat leerlingen gebruik maken van internet ter verrijking van het onderwijs: om informatie te zoeken, contacten te leggen met leerlingen van andere scholen en om deskundigen te kunnen raadplegen. De software die in ontwikkeling is verwijst meer en meer naar internetsites voor aanvullend, actueel of alternatief materiaal. Internetactiviteiten worden hiermee steeds meer onderdeel van methodes en leergangen. De software bij methodes kan in de toekomst door kinderen ook via internet benaderd worden. Het is daarom verstandig met de leerlingen aan aantal gedragsafspraken te maken: ¾ ¾
¾ ¾ ¾
¾ ¾
zonder toestemming van de leerkracht wordt geen persoonlijke informatie door gegeven op internet: namen, adressen en telefoonnummers; vertel je leerkracht meteen als je informatie tegenkomt waardoor je je niet prettig voelt of waarvan je weet dat het niet hoort; houd je aan de afspraken, dan is niet jouw schuld dat je zulke informatie tegenkomt; leg nooit verdere contacten met iemand zonder toestemming van je leraar; verstuur bij e-mail berichten nooit foto’s van jezelf of van anderen zonder toestemming van je leraar; beantwoord nooit e-mail waarbij je je niet prettig voelt of waar dingen in staan waarvan je weet dat het niet hoort; het is niet jouw schuld dat je zulke berichten krijgt; verstuur ook zelf dergelijke mailtjes niet; spreek van tevoren met je leraar af wat je op internet wilt gaan doen.
E-mail/internetprotocol PROLOOG – vastgesteld door algemene directie op 13 februari 2006
Pagina 5 van 7
INTERNET PROTOCOL <
> Beheer website Sinds << datum >> beschikt << naam school >> over een eigen homepage op het internet: www.<>.nl Doel website Informatieverstrekking t.a.v. de school, zowel inhoudelijk (wie) als praktische informatie voor huidige en nieuwe (ouders/verzorgers van) leerlingen. Presentatie van werkstukken van leerlingen en foto’s van activiteiten. Medium om mening uit te wisselen over zaken die de school of het onderwijs betreffen. Verantwoordelijkheid De schoolleiding is verantwoordelijk voor de inhoud van de website. De informatie op de website wordt geplaatst door de webbeheerder. Wij behouden ons het recht voor om zaken te verwijderen van de website. Dit zal in ieder geval gebeuren bij grof taalgebruik, vermelding van privé gevoelige gegevens van anderen. Inhoud Op onze homepage wordt algemene informatie verstrekt m.b.t. de school. De informatie is o.a. gerangschikt onder de volgende rubrieken: Algemeen Foto van de school en adresgegevens en evt. relevante extra informatie. Visie Een beschrijving van de visie van het bestuur op en een locatiespecifieke uitwerking door de schoolleiding. Actueel/nieuws Hierin is het infobulletin van de school opgenomen, aangevuld met andere relevante informatie. Leerlingenwerk Hier vindt u werkstukken, tekeningen, foto’s, boekverslagen e.d. van leerlingen. Schoolgids De bekende gids met daarbij het vakantierooster. (exclusief adresgegevens van leerlingen, leerkrachten en MR-leden) Gastenboek Een (extern) geplaatst gastenboek waar bezoekers een berichtje achter kunnen laten. Fotoalbum een (extern) geplaatst fotoalbum met foto’s van activiteiten op schoolniveau Privacy Zoals gezegd: op onze website worden o.a. werkstukjes en foto’s geplaatst. Ouders/verzorgers worden in de gelegenheid gesteld bezwaar te maken tegen publicatie van werk, gemaakt door hun kinderen en/of foto’s waarop hun kinderen afgebeeld staan. Bezwaarformulieren zijn verkrijgbaar op school. De webbeheerder verzamelt de namen van deze leerlingen en plaatst ze op een lijst. Deze lijst wordt telkens geraadpleegd als er werkjes en/of foto’s worden geplaatst. Werkjes en/of foto’s van leerlingen die op deze lijst vermeld staan worden dus niet op de website geplaatst. Ouders/verzorgers kunnen hun bezwaar ook weer herroepen. Bij publicatie van informatie zal (strikt) persoonlijke informatie worden weggelaten. Bij vermelding van persoonlijke gegevens van hen die bij de school zijn betrokken, zal nooit meer worden gepubliceerd dan vrij verkrijgbare informatie. E-mail/internetprotocol PROLOOG – vastgesteld door algemene directie op 13 februari 2006
Pagina 6 van 7
Bezwaarformulier tegen publicatie van werk en/of foto’s van mijn kind(eren) op de website van << naam school >>
Hierbij maak ik kenbaar << naam school >> geen toestemming te geven voor het opnemen van 0 werkjes4 0 foto’s van mijn kind(eren) op de website van de school.
Naam kind: ……………………………………. geboortedatum ………………………………… Naam kind: ……………………………………. geboortedatum ………………..……………… Naam kind: ……………………………………. geboortedatum ………………..……………… Naam kind: ……………………………………. geboortedatum ………………..………………
Ondertekening (verplicht)
Handtekening
………………………………………………………….
Naam
………………………………………………………….
Adres
………………………………………………………….
Postcode + woonplaats
………………………………………………………….
Datum
………………………………………………………….
Dit formulier inleveren op school.
4
aankruisen wat van toepassing is
E-mail/internetprotocol PROLOOG – vastgesteld door algemene directie op 13 februari 2006
Pagina 7 van 7
