Projectmanagers zijn net mensen… De noodzaak van objectief project performance management
Joost Claerhoudt
Earned Value Management
Claerhoudt Consultancy -
Enkele menselijke eigenschappen De mens is van nature een optimist Mensen pikken positief nieuws makkelijker op dan negatief nieuws Mensen zijn geneigd het uitvoeren van onaangename taken uit te stellen
Earned Value Management
2
Claerhoudt Consultancy -
Projectmanagers zijn net mensen Ze schatten projecten te optimistisch
in
Het team werkt wel een paar weekenden over
Tegenslagen worden onderschat,
genegeerd of gebagatelliseerd
Slecht nieuws wordt te laat gebracht
Earned Value Management
We zetten wat extra mensen in
3
We hebben nog tijd genoeg
Claerhoudt Consultancy -
Gevolg Betrouwbaar inzicht in de werkelijke status van projecten ontbreekt Maatregelen worden niet – of te laat – genomen Uitloop en budget overschrijding wordt te laat gerapporteerd Forecasts zijn onbetrouwbaar Er is geen betrouwbaar inzicht in de huidige en toekomstige status van de
projectportfolio
Earned Value Management
4
Claerhoudt Consultancy -
De projectmanager: niets menselijks is hem vreemd...
Earned Value Management
5
Claerhoudt Consultancy -
Verbeter de betrouwbaarheid van uw forecasts zodat u tijdig kunt bijsturen Earned Value Management maakt betrouwbare forecasts mogelijk
Earned Value Management
6
Claerhoudt Consultancy -
“Voordat we Earned Value Management toepasten kwamen we er in september achter dat we in april ons totale ICT-budget voor dat jaar hadden besteed. Nu we EVM gebruiken weten we in april dat we in september uit ons budget zullen lopen…” Corporate controller bij grote overheidsinstelling
Earned Value Management
7
Claerhoudt Consultancy -
Earned Value Management Wat is het Hoe werkt het Wat voegt het toe Hoe breng je het in praktijk
Earned Value Management
8
Claerhoudt Consultancy -
Wat is EVM? Earned Value Management (EVM) is een methode waarmee je gestructureerd en objectief de voortgang en prestaties van (onderdelen van) een project kunt meten ten opzichte van het oorspronkelijke plan (de baseline).
Earned Value Management
9
Claerhoudt Consultancy -
Hoe werkt EVM? Een project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. De doorlooptijd bedraagt 3 maanden. De planning is lineair. In de eerste maand is 700 uur besteed.
Welke ETC rapporteert de projectmanager in de eerste maandrapportage?
Earned Value Management
10
Claerhoudt Consultancy -
Hoe werkt EVM? De projectmanager rapporteert.
Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # Product 1 2 3 4 5 6 7 8 Totaal
Besteed
Gebudgetteerd 100 100 100 100 100 100 100 100
700
800
Earned Value Management
11
Claerhoudt Consultancy -
Hoe werkt EVM? De projectmanager rapporteert.
Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # Product 1 2 3 4 5 6 7 8 Totaal
Besteed
700
Earned Value Management
Gebudgetteerd 100 100 100 100 100 100 100 100
We hebben 12,5 % minder besteed dan gepland
ETC = 2400 – 700 = 1700 uur
Maar in dit tempo: ETC = 1500 uur
800
12
Claerhoudt Consultancy -
Hoe werkt EVM? De projectmanager past EVM toe.
Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # Product 1 2 3 4 5 6 7 8 Totaal
Besteed 0 0 300 0 200 0 200 0
Gebudgetteerd Planned Value (P) 100 De begrote waarde van het geplande 100 werk = 800 100 100 100 100 100 100
700
800
Earned Value Management
13
Claerhoudt Consultancy -
Hoe werkt EVM? De projectmanager past EVM toe.
Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # Product 1 2 3 4 5 6 7 8 Totaal
Besteed 0 0 300 0 200 0 200 0
Gebudgetteerd Planned Value (P) 100 De begrote waarde van het geplande 100 werk = 800 100 Actual Cost (A) 100 De werkelijke kosten van het verrichte werk = 700 100 100 100 100
700 700
800
Earned Value Management
14
Claerhoudt Consultancy -
Hoe werkt EVM? De projectmanager past EVM toe.
Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # 1 2 3 4 5 6 7 8
Status Niet gereed Niet gereed Gereed Niet gereed Gereed Niet gereed Gereed Niet gereed Totaal
Besteed 0 0 300 0 200 0 200 0
Gebudgetteerd Planned Value (P) 100 De begrote waarde van het geplande 100 werk = 800 100 Actual Cost (A) 100 De werkelijke kosten van het verrichte werk = 700 100 100 100 100
700 700
800
Earned Value Management
15
Claerhoudt Consultancy -
Hoe werkt EVM? De projectmanager past EVM toe.
Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # 1 2 3 4 5 6 7 8
Status Niet gereed Niet gereed Gereed Gereed Niet gereed Gereed Gereed Niet gereed Gereed Gereed Niet gereed Totaal
Besteed 0 0 300 0 200 0 200 0
Gebudgetteerd Planned Value (P) 100 De begrote waarde van het geplande 100 werk = 800 100 Actual Cost (A) 100 De werkelijke kosten van het verrichte werk = 700 100 100 100 Earned Value (E) De begrote waarde van het verrichte 100 werk = 300 100
700 700
800
Earned Value Management
16
Claerhoudt Consultancy -
Traditionele Grafiek
BAC
?
ETC
€
ETC = (BAC -/- A) x “gevoel”
Actual Costs (A) Time Now
Planned Value (P)
Time
Earned Value Management
17
Claerhoudt Consultancy -
EVM Grafiek
BAC
€
Actual Costs (A) Time Now
Planned Value (P)
Earned Value (E)
Time
Earned Value Management
18
Claerhoudt Consultancy -
EVM Graph
BAC
€
Actual Costs (A) Time Now
Planned Value (P)
Expected Overrun
Earned Value (E)
Time
Earned Value Management
19
Claerhoudt Consultancy -
EVM Graph
BAC
€
Actual Costs (A) Time Now
Planned Value (P)
Expected Overrun
Earned Value (E)
Time
Earned Value Management
20
Claerhoudt Consultancy -
EAC
EVM Graph
BAC
VAC
% Scope
ETC
€
Actual Costs (A) Time Now
Planned Value (P)
Expected Overrun
Earned Value (E)
Time
Earned Value Management
21
Claerhoudt Consultancy -
EVM: wat voegt het toe Maakt vroegtijdige actie mogelijk (gebaseerd op feiten) Kwaliteit planning verbetert Kwaliteit Product Breakdown Structure (PBS) verbetert. Geeft betrouwbare statusinformatie aan alle stakeholders Forecast is kwalitatief beter, onderbouwd en herleidbaar (objectief) Werkt door in kwaliteit portfolio
EVM stelt je in staat de juiste vragen te stellen
Earned Value Management
22
Claerhoudt Consultancy -
Praktijk Begin klein Zorg voor commitment van Senior Management Verzorg workshops voor projectleiders, PMO-medewerkers
en opdrachtgevers Doe nulmeting van portfolio forecast Maak het onderdeel van de “hygiëne” van de projectmanager Maak het onderdeel van het rapportageproces
Earned Value Management
23
Claerhoudt Consultancy -
EVM werkt! Earned Value Management
24
Claerhoudt Consultancy -
EVM in Principal Toolbox (preview)
Earned Value Management
25
Claerhoudt Consultancy -
Contact
Joost Claerhoudt E
[email protected] M 06 - 34 169 762 W www.claerhoudt.nl
Earned Value Management
26
Claerhoudt Consultancy -
Vragen
Earned Value Management
27
Claerhoudt Consultancy -
