Programma van Eisen. 3. Afleveradressen

Programma van Eisen 1. Bestaande omgeving, huidige toestand Gemeente Groningen heeft in 2014 haar organisatie omgevormd van een dienstenmodel (8 diensten) naar een centraal geleide organisatie, waarbij de ondersteunende diensten uitgevoerd worden vanuit een Shared Service Center (SSC). Binnen het SSC kennen we drie directies met daarin ondergebracht de ondersteunende diensten. De afdeling Facilitaire Services is o.a. verantwoordelijk voor de drankenautomatenvoorziening binnen de organisatie van Gemeente Groningen. De huidige leverancier van de drankenautomatenvoorziening is Maas International B.V. De overeenkomst met Maas International B.V. is per 01-01-2007 tot stand gekomen d.m.v. een Openbaar Europese aanbesteding. Deze overeenkomst eindigt per 01-01-2016, reden om opnieuw de aanbesteding in de markt te zetten. 2. Gewenste situatie Om tegemoet te komen aan de verschillende wensen van de interne klanten(medewerkers) ten aanzien van de warme drankenvoorziening wordt deze voorziening voor de gehele Gemeente Groningen ingericht door middel van een tweetal warme drankenconcepten, te weten: • A Gangautomaten - volautomatisch • B Snelle automaten (bijvoorbeeld bij vergaderlocaties) Deze concepten zijn onderstaand nader beschreven. A Gangautomaten volautomatisch De volautomatische koffieautomaten op de gang (‘Gangautomaten’) worden voor de dagelijkse warme drankenvoorziening voor alle medewerkers ingezet. Gangautomaten worden zowel in een publieke omgeving als in een medewerkers omgeving op een acceptabele loopafstand in de gang/pantry (op dezelfde verdieping) van de werkplek van medewerkers geplaatst. De automaten zijn beschikbaar tijdens de openingstijden van het desbetreffende gebouw. In de Gangautomaten is een standaard basisassortiment beschikbaar. Consumpties uit de Gangautomaten worden verstrekt in disposable bekers, welke door Inschrijver dienen te worden verkregen bij een door Opdrachtgever nog nader bekend te maken leverancier. De Gangautomaten worden geleverd inclusief onderzetmeubel, waarin de losse ingrediënten en benodigdheden, zoals bekers, thee, roerstaafjes en sticks (cafeïnevrije koffie, soep-bouillon, melk en suiker) worden geplaatst. B Snelautomaten De snelle koffieautomaten (‘Snelautomaten’) betreft de verstrekking van warme dranken uit volautomatische automaten met toebehoren ten behoeve van vergaderingen en bijeenkomsten. De automaten bevinden zich nabij de vergaderlocaties binnen de Gemeente Groningen. De koffieautomaten zijn beschikbaar tijdens de openingstijden van de desbetreffende locatie. In deze Snelautomaten is een beperkt assortiment beschikbaar. Consumpties uit de Snelautomaten worden verstrekt in disposable bekers, welke door Inschrijver dienen te worden verkregen bij een door Opdrachtgever nog nader bekend te maken leverancier. De Gangautomaten worden geleverd inclusief onderzetmeubel, waarin de losse ingrediënten en benodigdheden, zoals bekers, thee, cafeïnevrije koffie, soep-bouillon, roerstaafjes, melk en suiker worden geplaatst. Kaders Voor de concepten A en B geldt: • Leveren van de automaten en het bedrijfsklaar installeren. • Exploiteren van de automaten op basis van full operating service.

3. Afleveradressen In bijlage A treft u een overzicht van alle locaties van de Gemeente Groningen waar een koffievoorziening aanwezig is, danwel wordt gewenst.

1 Programma van Eisen aanbesteding Warme Drankenautomaten - versie 1.0 – 1 juni 2015

4. Verwachte afname Op dit moment worden er jaarlijks 3.300.000 consumpties genuttigd door het personeel van de Gemeente Groningen. In bijlage A treft u de verdeling naar soort zoals die zich in 2014 voordeed. Aan dit overzicht kunnen geen rechten worden ontleend.

5. Prijzen en kosten Alle prijzen en tarieven welke worden weergegeven dienen ’all-in’ te zijn, inclusief salariskosten, overheadkosten, kosten voor gebruik apparatuur, opstartkosten, orderkosten, administratiekosten, kosten van keuringen, certificaten, verzekeringen, transportkosten, opslagkosten, productiekosten, etc. De prijzen zijn in Euro’s (€) en exclusief BTW. In het prijzenblad dient u ook de BTW in te vullen, zodat de prijzen inclusief BTW zichtbaar worden. Voor de Inschrijvers geldt een plafondbedrag. Het plafondbedrag voor de warme drankenvoorziening inclusief full-service operating bij de Gemeente Groningen is vastgesteld op € 520.000,-- inclusief BTW op jaarbasis. Dit houdt in dat wanneer een Inschrijver een hoger bedrag offreert, deze wordt uitgesloten van verdere deelname en op grond hiervan een afwijzingsbrief zal ontvangen. Opdrachtgever streeft er naar dat de Gangautomaten zowel in kwalitatief opzicht als in beleving een positieve stap voorwaarts gaat betekenen voor de gebruikers. Een ‘Espressozetwijze met bonenmaling’ wordt door Opdrachtgever gezien als een middel om deze kwalitatieve stap en een positievere beleving van de koffie te realiseren. Indien Inschrijver voor de Gangautomaten (type A) een ‘Espressozetwijze met bonenmaling’ offreert, wordt dit gewaardeerd door Opdrachtgever met een waarde van € 50.000,--. Op het prijzenblad mag Inschrijver in dat geval het bedrag van € 50.000,-aftrekken van zijn offerteprijs (wat niet mag liggen boven het plafondbedrag van € 520.000,--) Ter ondersteuning van uw offerte dient u van de door u geoffreerde type automaten voor de types A en B documentatie/brochures bij te sluiten, alsmede van het onderzetmeubel welke u wenst in te zetten voor deze Opdracht.

6. Eisen

Algemeen A.1

A.2

A.3

A.4

Inschrijver stemt in met de inhoud en voorwaarden van deze Offerteaanvraag waaronder de wijze van aanbesteding, beoordelingsmethoden en indiening van de Inschrijving inclusief de (eventueel) door Opdrachtgever hierop in de Nota(‘s) van Inlichtingen vermelde wijzigingen, aanvullingen en/of toelichtingen. Inschrijver verklaart dat de Inschrijving niet tot stand is gekomen onder invloed van een overeenkomst, besluit of gedraging in strijd met het Nederlands of Europese mededingingsrecht. Inschrijver verklaart dat hij zich zal onthouden van gedragingen die de mededinging tussen Inschrijvers beperken. In het bijzonder zal de Inschrijver geen informatie over zijn Inschrijving of over het overleg met de Opdrachtgever uitwisselen met andere Inschrijvers of met derden. Inschrijver verklaart zich volledig en onvoorwaardelijk akkoord met de overeenkomst en de Algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Groningen 2009 (zie bijlage 2) zoals deze bij de Offerteaanvraag zijn gevoegd inclusief de (eventueel) door Opdrachtgever geaccepteerde en aangegeven wijzigingen in de Nota van inlichtingen. Uitsluitend de door gemeente Groningen gehanteerde voorwaarden zijn van toepassing. In de aanbieding van Inschrijver wordt niet (deels) naar andere juridische voorwaarden verwezen, ook niet als deze niet in tegenspraak zouden zijn met de voorwaarden van de gemeente Groningen. Inschrijver verklaart zich akkoord dat een af te sluiten overeenkomst eerst tot stand komt wanneer alle toestemmingen, waaronder goedkeuring van Burgemeester en wethouders van de Gemeente Groningen zijn verkregen.


A.5

A.6

A.7

A.8

A.9

A.10 A.11

A.12

A.13 A.14 A.15

A.16

A.17 A.18

A.19

Het zelf samenstellen en als gevolg daarvan afwijken van de vraagstelling van de door Opdrachtgever samengestelde bijlagen/standaardformulieren die door Inschrijver moeten worden ingevuld leidt tot uitsluiting van de procedure. Inschrijver dient zich in zijn response te conformeren aan de structuren/sjablonen die Opdrachtgever daarvoor ter reactie op de gestelde eisen en wensen ter beschikking stelt. De Inschrijving is in de Nederlandse taal gesteld. Een uitzondering wordt gemaakt voor documenten die oorspronkelijk / uitsluitend in een andere taal zijn gesteld. Mogelijke voorbeelden hiervan zijn technische omschrijvingen van materieel en getuigschriften van buitenlandse opdrachtgevers. Opdrachtgever kan in voorkomend geval om een officiële vertaling verzoeken. Ook eventuele handleidingen zijn in de Nederlandse taal gesteld. Inschrijver garandeert een vertrouwelijke behandeling van alle door Opdrachtgever ter beschikking te stellen gegevens. Deze gegevens zullen alleen gebruikt worden ten behoeve van het uitvoeren van de Opdracht. De gegevens zullen niet in de publiciteit worden gebracht. Het verantwoordelijk management en de met de uitvoering van de Opdracht belaste personeel van Inschrijver beheersen de Nederlandse taal in woord en geschrift in voldoende mate voor zover relevant voor de uitvoering van de werkzaamheden Indien één der offrerende Inschrijvers reeds een Overeenkomst op het gebied van deze Opdracht heeft gesloten met Opdrachtgever, dan zullen deze bestaande Overeenkomsten expireren op moment van ingang van de nieuw af te sluiten Overeenkomst Het niet bekend zijn met de situatie bij de Gemeente Groningen kan nimmer aanleiding zijn tot verrekening. Inschrijver gaat ermee akkoord dat als gevolg van toekomstige organisatiewijzigingen bij Opdrachtgever de processen kunnen wijzigen, zowel in aantallen als in de wijze van uitvoeren. Het verzelfstandigen van bepaalde organisatieonderde(e)l(en) kan er toe leiden dat de overeenkomst geheel of deels wordt ontbonden. De voorwaarden van de Mantelovereenkomst zijn tevens van toepassing op alle Nadere Overeenkomsten die tijdens de looptijd van deze Mantelovereenkomst tussen Opdrachtgever enerzijds en Opdrachtnemer anderzijds worden gesloten met betrekking tot het verrichten van de Prestaties. Indien op de datum van beëindiging van deze Mantelovereenkomst, tussen partijen nog een Nadere overeenkomst geldt, zal deze Nadere Overeenkomst eveneens eindigen op de datum waarop de Mantelovereenkomst eindigt. Inschrijver draagt zorg dat alle in te zetten medewerkers voor de uitvoering van de Opdracht zijn voorzien van een VOG, Verklaring Omtrent Gedrag, niet ouder dan 1 jaar Inschrijver draagt zorg voor een vertrouwelijke behandeling van de door Opdrachtgever verstrekte gegevens. Niet gedefinieerde werkzaamheden die verband houden met een opdracht en die geen deel uitmaken van de gespecificeerde opdracht/opgave, dienen voorafgaand aan de uitvoering te worden afgestemd met Opdrachtgever. Inschrijver verbindt zich aan dezelfde eisen rond de gegevensbescherming en geheimhouding als die voor Opdrachtgever gelden. Daarnaast verplicht Inschrijver zich tot geheimhouding aangaande alle kennis en informatie opgedaan door deze samenwerking behalve de publiekelijk toegankelijke informatie van Opdrachtgever en samenwerkende partners. Inschrijver garandeert een telefonische bereikbaarheid op werkdagen van 08.00 tot 17.00 uur. Inschrijver garandeert dat de dienstverlening aan de gemeente Groningen niet in gevaar komt door bezettingsproblemen op het gebied van personeel welke betrokken zijn bij de levering van de diensten. Het al dan niet (her)plaatsen van een automaat (locatie, plaats, automaat-type en aantal) wordt door de Opdrachtgever bepaald.

Commerciële-, Logistieke- & Facturatie-eisen CL.1

Inschrijver neemt in haar factuur geen kredietbeperking op. Opdrachtgever zal van een eventuele betalingskorting korter dan 30 dagen geen gebruik maken.


CL.2 CL.3

CL.4 CL.5

CL.6

CL.7

CL.8

CL.9

CL.10

Alle leveringen geschieden franco, inclusief alle rechten en belastingen bij een locatie, aangewezen door de gemeente Groningen. Opdrachtnemer ontvangt van Opdrachtgever bij contractering een contractnummer en een ordernummer waaronder gefactureerd dient te worden.. Opdrachtnemer dient bij facturatie dit ordernummer altijd op de factuur te vermelden. Facturen dienen digitaal (pdf) te worden ingediend via [email protected] Facturatie eisen: 1. Er dient per factuur maximaal één inkoopordernummer te worden vermeld 2. Alle facturen zijn deugdelijk gespecificeerd, zodat blijkt welke bedragen op grond van welke werkzaamheden c.q. activiteiten c.q. levering van goederen in rekening worden gebracht/worden gecrediteerd. 3. Op een factuur voor de gemeente Groningen worden minimaal de volgende gegevens vermeld in aparte velden en met voldoende ruimte tussen deze velden: - factuurnummer - factuurdatum - inkoopordernummer - aantal geleverde artikelen / diensten - omschrijving artikelen /dienst identiek conform omschrijving op de inkooporder - bedrag per artikel / dienst exclusief BTW - totaalbedrag exclusief BTW - bankrekeningnummer Inschrijver - BTW-nummer Inschrijver - KVK nummer 4. Facturen zonder inkoopordernummer worden niet in behandeling genomen. 5. Uitgevallen facturen (facturen die niet voldoen aan bovenstaande eisen) worden binnen vijf (5) werkdagen met reden van uitval teruggestuurd aan Inschrijver. 6. Creditnota’s dienen separaat verstuurd te worden, onder vermelding van het inkoopordernummer van de opdracht, waarop de creditnota betrekking heeft. Alle prijzen en tarieven welke worden weergegeven dienen ’all-in’ te zijn, inclusief salariskosten, overheadkosten, kosten voor gebruik apparatuur, opstartkosten, orderkosten, administratiekosten, kosten van keuringen, certificaten, verzekeringen, transportkosten, opslagkosten, productiekosten, etc. De prijzen zijn in Euro’s (€) en inclusief BTW . Let op!!!! Het plafondbedrag is gesteld inclusief BTW. Inschrijver gaat akkoord dat Opdrachtgever ten behoeve van een eventuele smaaktest en/of praktijkproef kosteloos over machines en ingrediënten uit de genoemde aanbesteding kan beschikken. Opdrachtnemer factureert middels 11 vaste maandtermijnen een vast voorschotbedrag. De 12e maandfactuur geldt als verrekenfactuur (debet of credit). De maandfactuur gaat vergezeld van een overzicht van de geschatte kosten per locatie (vast en variabel incl. de BTW-bedragen apart vermeld). Eenmaal per maand verstrekt Opdrachtnemer een gespecificeerd overzicht van de kosten per locatie (vast en variabel incl. de BTW-bedragen apart vermeld). - Vaste kosten (lease automaat/koel-waterunit/onderzetmeubel, onderhoud/schoonmaak en full-service operating) - Variabele kosten (tellertikken, ingrediënten en benodigdheden) Het voorschotbedrag per maand wordt jaarlijks in januari vastgesteld in overleg met de Contractmanagers van de Gemeente Groningen Mutaties (retournames en bijplaatsingen) in het automatenbestand gaan altijd in per de 1e van de volgende maand. De kosten eindigen (bij retournames) of starten (in het geval van bijplaatsingen) dus altijd per de 1e van de volgende maand. Zie ook eis CL.10. Wijzigingen in het automatenbestand (+ en -) zullen aan het eind van het kalenderjaar verrekend worden


CL.11 CL.12

CL.13 CL.14

CL.15

CL.16

CL.17 CL.18

Opdrachtgever kan binnen de initiële duur van de overeenkomst (de eerste zes jaar) maximaal 10% van haar warme drankenautomaten kosteloos retour laten nemen. De door Inschrijver afgegeven prijzen betreffende kosten voor maandelijkse lease van drankautomaten en koud-waterunit zijn vaste prijzen gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst. Bij een verlenging van de overeenkomst (lichten optiejaren) worden er geen leasekosten voor drankautomaten en koud-waterunits in rekening gebracht. Alle prijzen en tarieven, met uitzondering van de ingrediënten + benodigdheden, staan vast tot en met 1 januari 2018. Inschrijver is gerechtigd één keer per jaar op 1 januari, voor het eerst per 1 januari 2018, het tarief voor de uitvoering van de automatendienstverlening en onderhoud aan te passen. Inschrijver dient hiertoe een onderbouwd en voorzien van bewijsstukken voorstel voor prijsaanpassing in te dienen. U dient uw voornemen tot prijsaanpassing minimaal 2 maand voor de ingangsdatum bekend te maken. Pas na schriftelijke goedkeuring van Opdrachtgever kan de aanpassing worden doorgevoerd. De prijsaanpassing kan alleen plaatsvinden op basis indexering van het CBS-prijsindex-cijfer “CAO-lonen, contractuele loonkosten en arbeidsduur; (2000=100), 1972-2014 – groep 15-16 Voedings- en genotsmiddelenindustrie” en met een maximum van 2,5%. Indexering 3e kwartaal 2014 is vastgesteld op 136,4 De berekening dient als volgt te geschieden: Nieuw Tarief = Tarief oud x (L1/L0). Tarief oud: (volgens opgave Inschrijver). Nieuw Tarief: het nieuw overeengekomen tarief L0: CBS index 3e kwartaal 2014. L1: CBS index 3e kwartaal 2016. Afronding op 1 cijfer achter de komma. Indien de indexcijfers nog niet zijn vastgesteld worden de voorlopige cijfers gehanteerd zonder dat een eventuele verrekening achteraf plaats vindt. De genoemde jaartallen worden gedurende de looptijd van de Overeenkomst telkens met één (1) jaar verhoogd. De kostenvergoedingen voor de levering van de ingrediënten + benodigdheden kunnen gedurende de looptijd van de overeenkomst 1 x per jaar worden bijgesteld (steeds ingaande per 1 januari) en voor het eerst per 1 januari 2017 op basis van het CBS indexcijfer “Producentenprijsindex; afzetprijzen, bedrijfstak SBI 2008, 2010=100, 10-12 Voedingsgenotmiddelenindustrie”, zulks tot een maximum van 2,5%. Indexering september 2014 = 114,5 De berekening dient als volgt te geschieden: Nieuw Tarief = Tarief oud x (L1/L0). Tarief oud: (volgens opgave Inschrijver). Nieuw Tarief: het nieuw overeengekomen tarief L0: CBS index september 2014. L1: CBS index september 2016. Afronding op 1 cijfer achter de komma. Indien de indexcijfers nog niet zijn vastgesteld worden de voorlopige cijfers gehanteerd zonder dat een eventuele verrekening achteraf plaats vindt. De genoemde jaartallen worden gedurende de looptijd van de Overeenkomst telkens met één (1) jaar verhoogd. De automatenbekers behoren niet tot de scope van deze aanbesteding. De inschrijver betrekt de bekers van een door de Gemeente Groningen op te geven leverancier en organiseert de levering van de bekers op de verschillende locaties. Gratis parkeren met de auto is niet bij alle locaties mogelijk. Hieruit mogelijk voortvloeiende kosten (zoals parkeerkosten en/of parkeerbelasting) zijn voor rekening van de Inschrijver. De geoffreerde automaten voor de types A (Gangautomaten) en B (Snelautomaten) worden geleverd binnen 3 weken na opdracht tot levering.


Voor de concepten A en B, zie hoofdstuk 3 Offerteaanvraag Betreft Concept A, B De automaten dienen te kunnen functioneren en aangesloten te worden op 230V en op het waterleidingnet (waterdruk is minimaal 1,8 bar). A, B De automaten hebben geen automatische bekeruitgifte. Voor de bekervoorziening, ingrediënten en benodigdheden dient een onderzetmeubel te worden bijgeleverd. B De uitgiftetijd bedraagt maximaal 12 seconden, dit gemeten vanaf indrukken startknop tot product uitnemen. Uitgangspunt is dat de beker dan al is geplaatst. A De Inschrijver levert een automaat welke voorzien is van muntinworp en een tijdklok voor ingebruikname (gelijke functie en mogelijkheden als onder A aangeboden automaat). A, B Onder het uitgiftepunt van de automaat kunnen bekers van 150 cc geplaatst worden A, B De koffie is doseerbaar in mild, normaal en sterk en staat standaard ingesteld op normaal . A, B Melk en suiker zijn in de automaat naar keuze toe te voegen, doseerbaar in weinig, normaal en extra. Standaard instelling op normaal. A De door Inschrijver aangeboden Gangautomaten bieden minimaal het volgende assortiment: koffie, cappuccino, cacao, espresso en heet & koud water (voornoemde producten moeten verkrijgbaar zijn met toevoeging van melk, suiker) B De door Inschrijver aangeboden automaten voor de Snelle-automaten bieden minimaal het volgende assortiment: koffie, cappuccino en heet & koud water (voornoemde producten moeten verkrijgbaar zijn met toevoeging van melk, suiker) A, B Inschrijver plaatst, in het 1ste en 2de contractjaar nieuwe automaten. In geval van bijplaatsing in het 3de ,4de , 5de en 6e contractjaar, alsmede de eventuele optiejaren, is het Inschrijver toegestaan om onder bepaalde voorwaarden en na overleg gebruikte automaten te plaatsen. De overeenkomst van de bijgeplaatste automaten eindigt altijd op de einddatum van het lopende raamcontract (01-01- 2022) of de einddatum van het respectievelijke eerste of tweede optiejaar (in geval van lichting). A, B De Uitstroomtemperatuur uit de boiler voor heet water bedraagt minimaal 85 ˚C. A, B De boilertemperatuur van de automaat bedraagt minimaal 94 ˚C A, B De koud watertemperatuur moet instelbaar zijn tussen 5˚C en 15˚C. A, B De automaat wordt na elke uitgifte automatisch op de standaard instellingen teruggezet. A, B Inschrijver offreert een automaat of automaat met onderzetkast met een maximale inbouwmaat van 69 cm. breed, 65 cm. diep en 190 cm. hoog niet overschreden wordt. Nb: Van de ca. 125 automaten staan de meeste automaten los opgesteld. Op de locaties Harm Buiterplein, Kreupelstraat en Zuiderdiep wordt voor de meeste automaten gebruik gemaakt van een ombouw. A, B Thee, heet en koud water dienen niet uit dezelfde uitstroomopening te komen als de overige producten uit de automaat. A, B Inschrijver mag uitsluitend de eigen bedrijfsnaam en merknamen die betrekking hebben op de automaten en de ingrediënten in de automaat als reclame-uiting op de automaat voeren. A, B Inschrijver werkt met één vaste contactpersoon en één vaste vervanger bij afwezigheid van de vaste contactpersoon. De vaste contactpersoon (accountmanager) is bereikbaar per email en telefoon ter beantwoording van vragen op het gebied van de drankautomatendienstverlening m.b.t. deze dienstverlening in het algemeen. A, B De apparatuur moet op kwartaalbasis een beschikbaarheidspercentage van 98 % per automaat hebben, exclusief de benodigde tijd voor dagelijkse verzorging. Zie boetebepaling overeenkomst.

Functionele en Technische Eisen

FT.1 FT.2 FT.3 FT.4

FT.5 FT.6 FT.7 FT.8

FT.9

FT.10

FT.11 FT.12 FT.13 FT.14 FT.15

FT.16 FT.17

FT.18

FT.19


FT.20

A, B

FT.21

A, B

FT.22

A, B

FT.23

A, B

FT.24

A, B

FT.25

A, B

FT.26

A, B

FT.27

A, B

FT.28 FT.29

A, B A, B

FT.30

A, B

FT.31 FT.32

A, B A, B

FT.33

A, B

FT.34

A, B

FT.35

A, B

Een automaat vallend onder de raamovereenkomst heeft een defect, als deze niet functioneert vanwege een technische storing, niet de gewenste consumptie of te verwachten kwaliteit kan leveren of anderszins niet aan één of meerdere van de overeengekomen eisen voldoet. Inschrijver heeft een centraal nummer/mailadres waar tijdens werktijden (08.00-17.00) storingen gemeld kunnen worden. De opdrachtnemer stuurt binnen één uur na de gemelde bestelling/storing/klacht/ mutatie een digitale ontvangstbevestiging van de bestelling/storing/klacht/mutatie. Op het moment dat Opdrachtnemer de opdracht heeft ontvangen gaat zowel de reactietijd als de functiehersteltijd lopen. De reactietijd van de operator danwel monteur is 4 uur. De functiehersteltijd bedraagt maximaal 8 uur. De functiehersteltijd stopt als de Opdrachtgever een digitale gereedmelding heeft ontvangen. Zie boetebepaling overeenkomst. De Opdrachtgever verstrekt bij bestellingen, storingen/klachten en mutaties de volgende gegevens (indien van toepassing): • Naam en interne klant; • Locatie; • Ruimtenummer(s); • Automaatnummer; • Naam contactpersoon van de desbetreffende locatie; • Soort: bestelling / storing / klacht /mutatie; • Omschrijving; Andere gegevens die tussen opdrachtgever en opdrachtnemer nader zijn overeengekomen. Automaten dienen gediagnosticeerde storingen via een display op de automaat zichtbaar te maken Inschrijver garandeert middels zijn standaard onderhoudsprogramma dagelijks schone, gevulde en storingsvrije automaten Het tijdens de verzorgingsronde het streep loos schoonhouden van de buitenkant v/d automaten. De kosten voor technisch onderhoud komen ten laste van de opdrachtnemer Het meenemen en afvoeren van emballage, verpakkingsmateriaal en koffieresidu vindt plaats door Opdrachtnemer. (Er zijn locaties waar de koffieresidu in aparte containers ingezameld wordt) Opdrachtnemer draagt zorg voor de allergeneninformatie op de machines voor alle soorten te verstrekken consumpties Inschrijver garandeert de versheid en kwaliteit van de ingrediënten. Inschrijver garandeert de hygiëne-eisen door te werken binnen de HACCP-eisen Operator en onderhoudstechnicus dienen herkenbaar te zijn middels het dragen van bedrijfskleding met Bedrijfslogo. Inschrijver vervangt de “vaste” operator bij diens afwezigheid door een vakkundig plaatsvervanger die op de hoogte is van de routing in het gebouwen en van de mogelijke (per locatie) aanvullende gestelde eisen en wel zodanig dat direct een ongestoorde voortgang plaatsvindt. Uitbesteding van de operatorwerkzaamheden aan derden is niet toegestaan, tenzij hiervoor schriftelijk toestemming is gevraagd en verkregen.


FT.36

A, B

FT.37

A, B

FT.38

A, B

FT.39

A, B

FT.40

A, B

FT.41

A, B

Operators en onderhoudstechnici van inschrijver voldoen aan de “ongeschreven” regels die gelden voor medewerkers werkzaam in de gastvrijheid branche zoals: * communicatief vaardig; * gastvrij; * representatief; * inlevend vermogen; * ondernemend; * flexibel Indien, naar het oordeel van de opdrachtgever, aanleiding bestaat kan de opdrachtgever onder schriftelijke opgaaf van redenen verwijdering en vervanging van een tewerkgestelde Operator eisen. Alle medewerkers van Inschrijver dienen zich te allen tijde conform wettelijke eisen te kunnen legitimeren. De door de Inschrijver aangeboden ingrediënten en opgegeven grammages/volumes per consumptie dienen de gehele contractperiode te worden aangehouden. Eventuele wijzigingen vinden plaats na schriftelijk akkoord van de contractmanager van de Gemeente Groningen. De inschrijver verleent medewerking aan een onaangekondigde steekproef op de instellingen van de geplaatste automaten op opgegeven grammages/volumes per consumptie. (Frequentie maximaal 3 keer/jaar. Aankondiging telefonisch, op de dag van de steekproef (Inschrijver stelt hiervoor een contactpersoon en telefoonnummer beschikbaar) Zie boetebepaling overeenkomst. De automaat moet beschikken over een regelbare kannenfunctie voor zwarte koffie en heet en koud water. Onder regelbaar wordt verstaan dat het aantal consumpties per kan instelbaar is. Inschrijver conformeert zich aan het smaaktestprotocol (Bijlage B. zie tabblad bijlagen aanbestedingswebsite).

Managementinformatie M.1

M.2

M.3

Inschrijver dient periodiek (maand, kwartaal, halfjaar en jaarcijfers) een managementrapportage op te stellen waarin minimaal de volgende informatie is opgenomen: - Automaatnummer + locatiespecificatie; - Actuele tellerstanden/afzet (per product); - Aantal storingen en vermelding van de soort en duur van storingen, uitgesplitst naar machine, als ook getotaliseerd. De informatie op locatieniveau getotaliseerd en op Concernniveau. - genomen acties betreffende Milieu (zie MK.4) - uitslag klanttevredenheidsonderzoek Inschrijver en Opdrachtgever voeren 3 x per jaar evaluatiegesprekken. Tijdens de evaluatie komt minimaal aan de orde: - verloop van het proces; - prijzen; - managementrapportages (op locatie- en concernniveau) - klachtenbehandeling; - beschikbaarheidspercentage automaten; Deze vorm van communicatie op strategisch en tactisch niveau met Inschrijver zal gebeuren met de contractmanager van de Gemeente Groningen en het Hoofd Facilitaire Services. De Inschrijver verzorgt de verslaglegging hiervan Inschrijver onderhoudt de dagelijkse operationele communicatie met de per locatie aangewezen contactpersonen.


MZ.1 MZ.2

Betreft Concept A, B A, B

MZ.3

A, B

MZ.4

A, B

MZ.5

A, B

Milieuzorg De Inschrijver verplicht zich transportverpakkingen retour te nemen. De Inschrijver verplicht zich de producten waarvan bekend is dat dat zij geheel of ten dele herbruikbaar zijn, na het gebruik of verbruik kosteloos retour te nemen en zorg te dragen voor verantwoorde verwerking. Hierbij gaat het om disposables, ingrediënten en apparatuur die afgedankt wordt, ook wanneer deze apparatuur geleased wordt door de Gemeente Groningen. Inschrijver is aansprakelijk voor de schade die is of zal ontstaan door het zijnerzijds niet naleven van de geldende milieuvoorschriften. Als onderdeel van de periodieke Management rapportage zal de Inschrijver rapporteren hoe geprobeerd wordt de milieubelasting te minimaliseren (dit m.b.t. vervoer, apparatuur, verpakkingen, afvalscheiding, reinigingssystemen en gebruikte schoonmaak middelen ). De geleverde roerstaafjes zijn van hout.


Uitvoeringsvoorwaarden Technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden die milieu en dierenwelzijn betreffen of die gebaseerd zijn op sociale overwegingen Technische voorwaarden In de automaten zijn minimaal de volgende energiebesparende maatregelen getroffen: - de automaat beschikt over een wachtstand en/of tijdschakelaar zodat in een periode dat medewerkers geen gebruikmaken van de automaat deze in een wachtstand wordt geschakeld. Daarbij dient de voedselveiligheid gewaarborgd te blijven. - de verlichting voldoet aan de volgende vereisten: o Er is geen verlichting in de apparatuur aanwezig anders dan benodigd voor informatievoorziening ten behoeve van de drankkeuze. EN De aanwezige verlichting is energie-efficiënt en wordt door middel van een lichtschakelsysteem automatisch uitgeschakeld in een periode dat medewerkers geen gebruikmaken van het apparaat. Onder ‘een periode’ wordt in ieder geval verstaan: het weekend (vrijdagavond vanaf 21.00 uur tot maandagochtend 06.00 uur) en doordeweeks elke avond vanaf 21.00 uur tot ‘s morgens 06.00 uur. Onder ‘energie-efficiënte verlichting’ wordt verstaan verlichting die meer dan 40 lumen per Watt geeft of verlichting met minimaal label C. Het bepalen van geschikte intervallen en tijdstippen waarop het apparaat in sluimer of uit-stand geplaatst kan worden, is de verantwoordelijkheid van de inkopende organisatie.

Productievoorwaarden Bij de productie van de koffie, thee en chocolade-ingredienten in ieder geval aan de volgende voorwaarden is voldaan: o Werkzaamheden zijn verricht volgens internationale richtlijnen: dus geen dwangarbeid, kinderarbeid en discriminatie van vrouwen. Een leefbaar loon, vrijheid van vakbonden en gezonde werkomstandigheden. o Met het milieu is verantwoordelijk omgegaan: dus geen ontbossing en verlies aan biodiversiteit en geen gebruik van gevaarlijke pesticiden. Bij CO2-uitstoot is rekening gehouden met het klimaat. o Handelsvoorwaarden zijn toereikend voor boeren: bedrijven in de keten (handelaren, koffiebranders en supermarkten) geven de boeren voldoende mogelijkheden om hun bedrijfskosten te dekken. o Boeren en partijen in de hele keten worden ondersteund om de standaarden van een keurmerk te kunnen naleven en zo nodig verder te verbeteren. o Een onafhankelijke instantie controleert de naleving van de standaarden. o Bij de vormgeving en naleving van de standaarden hebben alle belanghebbenden - bedrijven, boeren, vakbonden - inspraak. Wanneer de geleverde ingrediënten voorzien zijn van een keurmerk van Max Havelaar, UTZ Certified of Rainforest Alliance, gaat opdrachtgever er van uit dat aan alle bovengenoemde fairtrade/eerlijke handelvoorwaarden is voldaan.

Uitvoeringsvoorwaarde Social Return Deze Opdracht is door de gemeente Groningen aangemerkt voor het opnemen van een Social Return bepaling. De term ‘Social Return’ houdt in dat een investering die de gemeente doet, naast het ‘gewone’ rendement, ook een concrete, sociale winst (return) oplevert. Die sociale opbrengst kan op diverse terreinen liggen, maar in dit verband is het in eerste instantie gericht op werkzoekenden. Het oogmerk is het creëren van werkgelegenheid voor WWB gerechtigden en Niet Uitkering Gerechtigde klanten (NUG), SW-werknemers, WIA en Wajong gerechtigden, voortijdig schoolverlaters en klanten van het UWV-werkbedrijf. Het Bureau Social Return monitort deze doelstelling en ondersteunt bij het vinden van personeel dat


aan de doelgroepeisen voldoet. Het Bureau Social Return van de gemeente Groningen bestaat uit een vertegenwoordiging van de gemeente Groningen en UWV. De 7%-regeling van de loonsom Ondanks het feit dat het hier een opdracht tot levering betreft, is de totale omvang van de loonsom voor de gehele opdracht toch fors te noemen. Uitgaande van het feit dat er dagelijks 2 fte (opgave huidige leverancier) gemoeid zijn met de uitvoering van de opdracht, betreft het hier over de initiële looptijd van 6 jaar een totale loonsom van € 480.000,-- (uitgaande van € 40.000/fte/jaar). Op basis van deze feiten zal de Inschrijver aan wie de Opdracht zal worden gegund verplicht worden 7% van de totale loonsom voor het uitvoeren van de Opdracht (excl. BTW) in te zetten ten behoeve van Social Return. De Opdrachtnemer is verplicht de 7% van de loonsom te besteden aan: • het inzetten van werkloos-werkzoekenden en/of; • het bieden van leerwerkstages aan jongeren en/of; • het inzetten van W.S.W. gerechtigden; • het inzetten van mensen uit de doelgroep Participatiewet. Een combinatie van de bovengenoemde mogelijkheden is toegestaan. De genoemde 7% betreft hier het besteden van 7% van de loonsom aan nog niet bestaande inzet. De daadwerkelijke inzet gebeurt altijd in overleg met het bureau Social Return van de Gemeente Groningen. Voor een nadere uitwerking van de uitvoeringsvoorwaarden zie Bijlage Uitvoeringsregels Social Return Gemeente Groningen (diensten en werken).


Programma van Eisen. 3. Afleveradressen

Recommend Documents