SIÓFOK VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTER
8600 SIÓFOK, FŐ TÉR 1. TELEFON +36 84 504100 FAX: +36 84 504103 Az előterjesztés törvényességi szempontból megfelelő. Siófok, 2013. december 5. Dr. Pavlek Tünde jegyző
ELŐTERJESZTÉS Siófok Város Képviselő-testületének 2013. decemberi ülésére
Tárgy: A Siófoki Közös Önkormányzati Hivatal 2014. évi belső ellenőrzési munkaterve Előterjesztő: Dr. Balázs Árpád polgármester Előkészítette: Sipos Csilla belső ellenőr Tárgyalta: Pénzügyi és Tulajdonosi Bizottság
2
Tisztelt Képviselő-testület! A Siófoki Közös Önkormányzati Hivatal Belső Ellenőrzése a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) sz. Kormányrendeletben foglaltak alapján elkészítette 2014. évi belső ellenőrzési munkatervét.
Az előterjesztés részletesen tartalmazza a 2014. évi ellenőrzési munkatervet. Kérem ellenőrzési munkaterv elfogadását.
Melléklet: 8873/2013. számú éves ellenőrzési jelentés
Határozati javaslat: A Képviselő-testület megtárgyalta a Siófoki Közös Önkormányzati Hivatal 2014. évi belső ellenőrzési munkatervét. A Képviselő-testület a Siófoki Közös Önkormányzati Hivatal Belső Ellenőrzésének 8873/2013. számú 2014. évi ellenőrzési munkatervének tartalmát megismerte, azzal egyetért és jelen határozatával azt elfogadja. Felelős: Dr. Balázs Árpád polgármester Határidő: értelem szerint
Siófok, 2013. december 5.
Dr. Balázs Árpád polgármester
3
Siófoki Közös Önkormányzati Hivatal Belső ellenőrzése (8873/2013 ügyiratszám)
2014. évi belső ellenőrzési munkaterv
Az ellenőrzés munkaterve kiterjed a Siófok Város Önkormányzatára, Balatonvilágos Község Önkormányzatára, Siójut Község Önkormányzatára illetve az általuk fenntartott költségvetési szervekre, valamint a Siófoki Közös Önkormányzati Hivatalra és a Balatonvilágosi és Siójuti Kirendeltségre
4
2014. ÉVI BELSŐ ELLENŐRZÉSI MUNKATERV A belső ellenőrzés tevékenysége kiterjed az adott szervezet minden tevékenységére, különösen a költségvetési bevételek és kiadások tervezésének, felhasználásának és elszámolásának, valamint eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásának a vizsgálatára. A Bkr. 21. §-ának, előírása szerint a belső ellenőrzés bizonyosságot adó tevékenységét az alábbi ellenőrzési típusok szerint kell ellátni: -
szabályszerűségi ellenőrzés- működés illetve tevékenység szabályozottsága
-
pénzügyi ellenőrzés- az elszámolások és számviteli nyilvántartások ellenőrzése
-
rendszerellenőrzés- egyes rendszerek kialakításának, működésének átfogó vizsgálata
-
teljesítményellenőrzés- a működés illetve a forrás felhasználás gazdaságossága, hatékonysága, eredményessége
-
informatikai ellenőrzés- informatikai rendszerek és a tárolt adatok megfelelősége, megbízhatósága, biztonsága, teljessége és szabályossága.
Az éves ellenőrzési munkaterv elkészítését a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Kormányrendelet ( Bkr.) 31. §-a írja elő. A 31. §. (4) bekezdése értelmében az éves ellenőrzési terv tartalmazza: a) az ellenőrzési tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatását, b) a tervezett ellenőrzések tárgyát, c) az ellenőrzések célját, d) az ellenőrizendő időszakot, e) a rendelkezésre álló és a szükséges ellenőrzési kapacitás meghatározását, f) az ellenőrzések típusát, g) az ellenőrzések tervezett ütemezését, h) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezését, i) a tanácsadó tevékenységekre tervezett kapacitást, j) a soron kívüli ellenőrzésekre tervezett kapacitást, k) a képzésekre tervezett kapacitást, l) az egyéb tevékenységeket.
5
1. Az ellenőrzési terv elkészítése során felhasznált kimutatások, elemzések, egyéb dokumentumok felsorolása Az éves ellenőrzési tervnek a stratégiai ellenőrzési tervben és a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon, valamint a belső ellenőrzés rendelkezésére álló erőforrásain kell alapulnia. A tervezési munkában: - az előző évek ellenőrzések tapasztalataiból kiindulva kerültek elemzésre és mérlegelésre a kockázati tényezők, - a számításba vehető ellenőrzési kapacitás részletes felmérése és elemzése, - az ellenőrzések tudatos egymásra épülésének erősítése, egy-egy terület részletes elemzése annak érdekében, hogy az önkormányzatok és intézményeik, valamint az önkormányzati hivatal a további munkában felhasználhassa az elemző összegzéseket, átfogó helyzetértékeléseket, javaslatokat, - az ellenőrzési munkaterv – jogszabály előírása alapján – úgy került összeállításra, hogy szükség esetén az abban nem szereplő soron kívüli ellenőrzési feladatok is végrehajthatóak legyenek, így 10 % tartalékidő került figyelembe vételre a tervezés során. A 2012-2014. évig tartó stratégiai ellenőrzési terv a belső ellenőrzés átfogó céljaira, a folyamatok kockázataira és a belső ellenőrzés fejlesztésének irányára vonatkozó megállapításokat tartalmaz. A stratégiai terv megfogalmazza, hogy a 2012-2014-es időszakban a belső ellenőrzésnek (tanácsadási vagy bizonyosságot nyújtó ellenőrzési tevékenység keretében) fokozott figyelmet kell fordítania a következő folyamatokra, tényezőkre és kockázatokra: A belső ellenőrzési rendszer olyan kialakítása, amely elősegíti a közpénzek és a közvagyon felhasználásának átláthatóságát és elszámoltathatóságát. A belső ellenőrzés technológiájának, metodikájának a nemzetközi és a magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardoknak való teljes megfeleltetése, továbbá a miniszteri módszertani útmutatók adaptálása. A hagyományos pénzügyi ellenőrzés teljesebbé tétele a hivatalok, az önkormányzati intézmények, gazdasági társaság(ok) és egyéb támogatást élvező szervezetek vonatkozásában. Hagyományos pénzügyi ellenőrzés mellett hangsúlyt kell kapnia a teljesítményellenőrzésnek, hatékonyság-vizsgálatnak és ezek humánpolitikai vonatkozású vizsgálatának. A stratégiai ellenőrzési terv kialakításakor az önkormányzatok és költségvetési szerveik vonatkozásában a tevékenységet befolyásoló valamennyi kockázati tényező figyelembe vételre kerül. Ezek a következők: az általános külső és belső ellenőrzési környezet, működési környezet kockázatai, szervezet, működés összetettsége, a számviteli rendszerek megbízhatósága, a szervezet állandósága, a dolgozói állomány gyakorlottsága és hozzáértése, az intézményre, szervezetre ható külső nyomás.
6
2. Az ellenőrzési tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatása Egy terület tényleges vagy potenciális kockázatának értékeléséhez véleményt kell alkotni az adott terület kulcsfontosságú tényezőinek meghatározása és mérlegelése alapján, amelyek az elvégzett tevékenységekkel, a létező kontrollrendszerekkel, múltbéli és valószínűsíthető jövőbeli eseményekkel, a működési környezettel stb. kapcsolatosak, melyek alapján a kockázati tényező-csoportok egy lehetséges osztályozása a következő: 1. Pénzügyi és gazdasági
bevétel volumene, kiadások, készpénz összege, likviditás és forgó- illetve tőkeeszközök értéke, egyéb befektetett erőforrások értéke, a művelet értéke a szervezet számára.
2. Magatartási a vezetőség és a munkatársak személyes tulajdonságai és értékei; szere-
pek és helyzetek; tisztesség, megbízhatóság, motiváció; a belső ellenőrzéssel szemben tanúsított hozzáállás, elszámoltathatóság és kontroll. 3. Történeti
múltbéli veszteségek, hibák, szabálytalanságok, kontroll vétségek stb. volumene, gyakorisága és oka. Ez a fennálló aggályokat is magában foglalja.
4. Működési
műveletek mérete, komplexitása, műszaki jellege, láthatósága, érzékenysége, stabilitása; változás mértéke és valószínűsége (a műveletekben, munkatársak személyében és folyamatokban); elhelyezkedés, delegálás
5. Környezeti
külső tényezők: pénzügyi, gazdasági, jogi stb.; a környezet dinamizmusa; kapcsolódások más rendszerekhez, más műveletektől való függés (pl. informatika); vezetőség, közvélemény aggályai stb.
6. Belső kontrollhoz kapcsolódó a problémák megelőzésére, észlelésére és korrigálására,
a rendszerek gyengeségeinek kiemelésére és kijavítására, a kellemetlen események kezelésére és a célkitűzések elérésének elősegítésére tervezett belső kontrollok megléte és eredményessége. 7. Közvélemény :a közvéleményre gyakorolt hatás
Kockázatelemzés A kockázatelemzésekre vonatkozó feladatok a Belső ellenőrzési kézikönyv 2.sz. mellékletében meghatározott szabályok szerint kerültek végrehajtásra. A kockázat értékelése alapvetően az előzőleg említett, különféle tényezők kvalitatív minősítésére alapul, amely a tapasztalatokra és a rendelkezésre álló információkra támaszkodó megítélést eredményez. A kockázatelemzés célja megállapítani az egyes rendszerek kockázatának mértékét, feladata pedig meghatározni az ellenőrzések gyakoriságát. A magas kockázatú rendszereket gyakrabban (például évente) kell ellenőrizni.
7
Az ellenőrzések tekintetében magas prioritású rendszerek beazonosításához nemcsak a kockázatértékelést kell figyelembe venni, hanem más lehetséges tényezők hatását is értékelni kellett (pl. a vezetőség kérései stb.). Az egyes rendszerek kockázatelemzését a kockázati tényezők, és azok súlya alapján kellett elvégezni. 12 olyan tényező került meghatározásra, amely hatással van az önkormányzat és intézményei működésére. Minden egyes tényezőre vonatkozóan megtörtént az értékelés és meghatározásra került az egyes kockázati tényezők rendszerekre gyakorolt hatása (súlyként kifejezve). Kockázati tényezők és alkalmazott súlyozás Ssz.
Kockázati tényező
Kockázati tényező terjedelme
Alkalmazott súly
Ponthatár
1.
Belső kontrollok értékelése
1–3
5
5 – 15
2.
Változás / átszervezés
1–3
4
4 - 12
3.
A rendszer komplexitása
1 –3
4
4 - 12
4.
Kölcsönhatás más rendszerekkel
1–3
3
3-9
5.
Bevételszintek /költségszintek
1–3
6
6 - 18
6.
Külső szervezetek/partnerek által gyakorolt befolyás
1-3
2
2-6
7.
Legutóbbi ellenőrzés óta eltelt idő
1–5
2
2 - 10
8.
Vezetőség aggályai
1–3
3
3–9
9.
Pénzügyi szabálytalanságok valószínűsége
1-3
4
4 – 12
10.
Szabályozottság és szabályosság
1–3
3
3–9
11.
Munkatársak képzettsége és tapasztalata
1-3
3
3-9
12.
Erőforrások rendelkezésre állása
1–3
4
4 - 12
MINIMÁLIS PONTSZÁM:
43
MAXIMÁLIS PONTSZÁM:
Átlag kockázati érték: közepes (83 pont) Kockázat értékelése: 43-70 pont
alacsony
71-89 pont
közepes
90-133 pont
magas
133
8
A kockázatelemzés eredménye információval szolgált az éves ellenőrzési terv elkészítéséhez, ami a ténylegesen rendelkezésre álló erőforrásokat vette figyelembe. 3. A bizonyosságot adó tevékenységhez rendelkezésre álló és a szükséges ellenőri kapacitás tervezése- 1.sz. melléklet 2012. június 30-ig Siófok és Környéke Többcélú Kistérségi Társulás Belső Ellenőrzési Egysége 3 fővel, - melyből 2 fő kistérségi, 1 fő pedig Siófok Város Polgármesteri Hivatalának belső ellenőre volt -látta el a belső ellenőrzési feladatokat. 2012. július 01-től a kistérségi társulási tanács döntése alapján a továbbiakban 1 fő végzi a belső ellenőrzési feladatokat a Siófok és Környéke Többcélú Kistérségi Társulás Belső Ellenőrzési Egységénél. A Kistérségi Tanács 42/2012. (XI.21.) sz. határozatának megfelelően a Siófok és Környéke Többcélú Kistérségi Társulási Tanácsa 2012. december 31. nappal közös megegyezéssel megszüntette a belső ellenőrzési feladatok ellátására vonatkozó 10/2012. (III.01.) számú határozattal jóváhagyott megállapodást. Siófok Város Önkormányzatának Képviselő- testülete, Balatonvilágos Község Önkormányzatának Képviselő-testülete, valamint Siójut Község Önkormányzatának Képviselő- testülete a Mötv. 84. §. (1) bekezdésének felhatalmazása alapján 2013. március 01. napjától határozatlan időre megállapodást kötött Közös Önkormányzati Hivatal ( KÖH) létrehozására és fenntartására. A belső ellenőrzési feladatokat a továbbiakban a KÖH Belső Ellenőrzése látja el, melyre vonatkozóan a feladat és hatáskör megállapítását a Siófoki Közös Önkormányzati Hivatal 2013. március 01-től hatályos Szervezeti és Működési Szabályzatának 4. sz. melléklete tartalmazza.
9
Munkaidő mérleg a 2014. évre összeállítandó belső ellenőrzési munkatervhez Naptári napok száma Fizetett ünnep
365 nap -8 nap
Szombat, vasárnap
-104 nap
Munkanapok száma
253 nap
Szabadság
-34 nap
Betegség (munkanapok 4 %-a)
-10 nap
Oktatás, továbbképzés ( 5%)
-10 nap
Ellenőri bruttó kapacitás
199 nap
Tartalék idő (bruttó kapacitás 10 %-a)
20 nap
Nyomon követés
10 nap
Tervezett munkatervi feladatokra rendelkezésre álló napok száma Egy fő belső ellenőr
169 nap 169 nap
10
Létszám és erőforrás- 1.sz. melléklet Siófok Város Önkormányzata
Helyi Önkormányzat Siófoki Közös Önkormányzati Hivatal
Belső ellenőr közszolgálati jogviszonyban terv tény terv tény státusz betöltött státusz 1 0 1 0
Saját erőforrás összesen
Külső szolgáltató
terv tény munkanap
terv fő
169
0
1
169
0
0
1
0
Külső erőforrás összesen
Erőforrás összesen
Adminisztratív személyzet
tény
terv tény munkanap
terv tény munkanap
0
0
0
0
169
0
terv tény terv tény státusz betöltött státusz 0 0 0 0
0
0
0
0
169
0
0
0
0
0
4. A tervezett ellenőrzések felsorolása- 2.sz. melléklet A Siófoki Közös Önkormányzati Hivatal Belső ellenőrzésének munkaterve 2014. évre vonatkozóan Ssz.
Az tárgya
1.
Az önkormányzat által nyújtott támogatások ellenőrzése
2.
ellenőrzés
Az ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak
Célja: A civil szervezeteknek nyújtott támogatások felhasználása, elszámolása a belső szabályozásnak és a jogszabályoknak megfelelően történt-e? Módszerei: dokumentumellenőrzés, bizonylatellenőrzés Ellenőrizendő időszak: 2013. év Pénzkezelés rendje, Célja: A pénzkezelés bizonylati rend és során betartották-e a fegyelem jogszabályban foglaltakat és a belső szabályozás biztosítja-e a megfelelő biztonságos pénzkezelést? Módszerei: dokumentum
Azonosított kockázati tényezők
Ellenőrzés típusa
Az ellenőrzött szerv, szervezeti egység
A pénzkezeléssel kapcsolatos jogi és belső szabályozási előírások betartása nem biztosított (a felelősségihatásköri viszonyok szabályozottsága, banki és készpénzes, bizonylatok
szabályszerűségi Siófoki Közös 2014. I. 20 ellenőrzés Önkormányzati negyedév HivatalKözgazdasági Osztály
Az ellenőrzés tervezett ütemezése
Az ellenőrzésre fordítandó kapacitás( ell. nap) A támogatás pénzügyiSiófok Város 2014. III. 20 felhasználása, szabályszerűségi Önkormányzata negyedév dokumentálása a ellenőrzés célkitűzésnek, és a jogszabályi előírásoknak nem felelt meg
12
3.
4.
ellenőrzés, bizonylatellenőrzés, helyszíni pénztár vizsgálat Ellenőrizendő időszak: 2013. év Étkezési térítési Célja: Siófok Város díjak vizsgálata Óvodája és Bölcsődéjénél az étkezési térítési díjak megállapítása és beszedése, a hátralék és a túlfizetés kezelése , kedvezmények érvényesítése során betartották-e a jogszabályban foglaltakat? Módszerei: dokumentum ellenőrzés, bizonylatok ellenőrzése Ellenőrizendő időszak: 2013. év 2013. évi Célja: A költségvetési költségvetés előirányzatok előirányzatai, tervezése, módosítása módosításai és és a megvalósulás megvalósulása számításokkal, dokumentációval alátámasztottan a jogszabályoknak
kiállítása, kezelése, házipénztári pénzkezelés gyakorlata) kedvezmények szabályszerűségi Siófoki Közös 2014. I. 20 igénybevétele nem ellenőrzés Önkormányzati negyedév felel meg a Hivatal jogszabályi előírásoknak (jogosultságot bizonyító igazolások hiánya)
-az előirányzatok szabályszerűségi Siófok Város 2014. év 20 tervezése nem a ellenőrzés Önkormányzata- III. realitásnak Közgazdasági negyedév megfelelően történt Osztály az előirányzat módosítások alátámasztása nem megfelelően
13
5.
Humánerőforrás gazdálkodás
6.
Hatósági tevékenység szabályozottsága, szabályossága
megfelelően, a valóságot tükrözően történt-e? Módszerei: dokumentum ellenőrzés Ellenőrizendő időszak:2013. év Célja: A hatékony, eredményes és gazdaságos feladatellátáshoz szükséges személyi erőforrások a mennyiségi és minőségi kritériumnak megfelelnek-e? Módszerei: dokumentum ellenőrzés Ellenőrizendő időszak: 2013. év Célja: A Siófoki KÖH által ellátott hatósági tevékenység a jogszabályoknak és a belső szabályozásnak megfelelően történt-e? Módszerei: dokumentumok, nyilvántartások vizsgálata Ellenőrizendő időszak: 2013. év
dokumentált -a megvalósulás során a tervezésből fakadó alul illetve túltervezés jelentkezése -képzési és teljesítmény teljesítményértékelési ellenőrzés rendszer kialakítása nem valósult meg a szükséges munkaerő kapacitás nem áll rendelkezésre
Siófoki Közös 2014. IV. 20 Önkormányzati negyedév Hivatal
A hatósági szabályszerűségi Siófoki Közös 2014. II. 24 tevékenység ellátása ellenőrzés Önkormányzati negyedév nem a jogszabályi Hivatalelőírásoknak Hatósági megfelelően történt Osztály
14
Célja: Az önállóan működő és gazdálkodó GEVSZ működése és gazdálkodása megfelele a jogszabályoknak és a belső szabályozásnak? Módszerei: dokumentumok, nyilvántartások vizsgálata, bizonylatellenőrzés Ellenőrizendő időszak: 2013. év
7.
GEVSZ (Gazdasági Ellátó és Vagyongazdálkodó Szervezet) működése
8.
Önkormányzat által Célja: Civil nyújtott szervezetek támogatások támogatása, szociális étkeztetés és a pályázaton elnyert tüzifa támogatás felhasználása, elszámolása a jogszabályban és a belső szabályozásban foglaltaknak megfelelően történt-e? Módszerei: dokumentum ellenőrzés, bizonylatellenőrzés
A gazdálkodás és a feladatellátás nem a jogszabályoknak és a belső szabályozásnak megfelelően történt (belső szabályozások kialakítása, az operatív gazdálkodási szabályok betartása, a bizonylati fegyelem betartása , mérlegbeszámoló valódisága, a belső kontrollrendszer működtetése ) A támogatás felhasználása, dokumentálása nem felelt meg a célkitűzésnek, és a jogszabályoknak (A támogatások igénylőinek jogosultsága, a támogatásokkal való elszámolás rendje)
átfogó Balatonvilágos pénzügyiKözség szabályszerűségi Önkormányzata
2014. IV. 30 nap negyedév
pénzügyiSiójut Község 2014. III. 15 szabályszerűségi Önkormányzata negyedév ellenőrzés
15
Ellenőrizendő időszak: 2013. év összesen:
169 nap
16
Ellenőrzések- 2.sz. melléklet Siófok Város Önkormányzata
Szabályszerűségi
Pénzügyi
ellenőrzés
ellenőrzés
rendszerellenőrzés
teljesítmény
informatikai
ellenőrzés
ellenőrzés
utóellenőrzés
ellenőrzések összesen
ellenőri napok összesen
terv
tény
terv
tény
terv
tény
db
ell. nap
db
Siófok Város Önkormányzata
5
Siófoki KÖH
3
Balatonvilágos Község Önkormányzata
Szabályszerűségi
Pénzügyi
ellenőrzés
ellenőrzés
terv
tény
ell. nap
terv
tény
db
terv
tény
ell. nap
terv
tény
terv
tény
db
ell. nap
104
1
104
1
rendszerellenőrzés
terv
tény
db
terv
tény
ell. nap
terv
tény
tény
tény
terv
tény
db
20
6
124
20
4
124
ellenőrzések összesen
ellenőri napok
informatikai
ellenőrzés
ellenőrzés
ell. nap
terv db
teljesítmény
db
terv
utóellenőrzés
összesen terv
Siójut Község Önkormányzata
tény
terv
tény
db
ell. nap
1
30
terv
tény
db
terv
tény
ell. nap
Szabályszerűségi
Pénzügyi
ellenőrzés
ellenőrzés
terv
tény
db
terv
tény
ell. nap
rendszerellenőrzés
terv
tény
db
terv
tény
ell. nap
terv
tény
db
terv
tény
ell. nap
teljesítmény
informatikai
ellenőrzés
ellenőrzés
terv
tény
db
terv
tény
ell. nap
utóellenőrzés
terv
tény
terv
tény
db
db
1
30
ellenőrzések összesen
ellenőri napok összesen
terv
tény
terv
tény
db
ell. nap
1
15
terv db
tény
terv
tény
ell. nap
terv db
tény
terv
tény
ell. nap
terv db
tény
terv
tény
ell. nap
terv db
tény
terv
tény
ell. nap
terv db
tény
terv
tény
ell. nap
terv
tény
terv
db
db
1
15
tény
17
5. A tanácsadói tevékenységhez, a soron kívüli ellenőrzésekhez, a képzésekhez és az egyéb tevékenységekhez szükséges kapacitás3.sz. melléklet Tevékenységek
Siófok Város Önkormányzata Balatonvilágos Község Önkormányzata
ellenőrzések összesen terv
tény nap
tanácsadás
képzés
terv tény terv tény terv db
nap
egyéb tevékenység tény
nap
terv
tény
nap
kapacitás összesen terv
tény
nap
Siójut Község Önkormányzata Helyi Önkormányzatok összesen
169
0
0
0
10
0
10
0
20
0
209
0
Siófok Város Önkormányzata
40
0
0
0
0
0
0
0
0
0
40
0
Siófoki Közös Önkormányzati Hivatal Balatonvilágos Község Önkormányzata Siójut Község Önkormányzata
84
0
0
0
0
0
0
0
0
0
84
0
30
0
0
0
0
0
0
0
0
0
30
0
15
0
0
0
0
0
0
0
0
0
15
0
Siófok, 2013. november 29.
Sipos Csilla belső ellenőr
