PŘÍPRAVA AUTOMATIZOVANÉHO VÝPŮJČNÍHO PROCESU PhDr. Ivana Braunerová Do procesu přípravy automatizovaného výpůjčního procesu je třeba zahrnout v podstatě všechny kroky, které byly učiněny v automatizaci všech knihovnických činností. Nejtěsnější vazba je však na katalogizaci a s ní spojenou retrospektivní konverzi katalogu (dále jen retrokonverze), ale i zpracování přírůstků. Ve svém příspěvku se nechci zabývat podrobně těmito souvisejícími procesy, ale je nutné se o nich zmínit, abych mohla zachovat přirozenou linii přípravy automatizovaného výpůjčního procesu půjčovny odborné literatury Státní vědecké knihovny Kladno z pohledu pracovnice odborných služeb. K 31.3.1992 byl zpracován úvodní Projekt automatizace knihovnických, bibliografických a ekonomických agend v SVK. Zde spatřuji začátek přípravy automatizovaného výpůjčního procesu. Projekt je každoročně aktualizován. Od listopadu 1992 byl zahájen plný provoz programu Akvizice v systému CDS/ISIS získaný z SVK Liberec a upravený podle našich požadavků. Znamenal však i přechod na automatizované zpracování přírůstků knih a map v rutinním provozu a začátek budování elektronického katalogu. Bezprostředním důsledkem pro půjčovnu odborné literatury byla změna systému přidělování signatur, a to znamenalo jiné stavění fondu a pozměněná podoba katalogizačních lístků. Do této doby existovalo několik řad signatur. Od tohoto okamžiku jsme jsme v oblasti automatizovaně zpracovávaných přírůstků přikročili k přidělování jedné řady signatur. K 31.12.1995 bylo ukončeno budování čtenářského katalogu názvového a systematického, nadále zůstalo zachováno budování čtenářského katalogu jmenného a předmětového. Můžeme však vysledovat i další změny. Postupné využívání elektronického katalogu našimi uživateli, i když jen prostřednictvím knihovníků, znamenalo rozmach informační služby. Informační služba se osamostatnila i organizačně a v půjčovně se změnil profil zodpovídaných dotazů. Postupem času však i zde byl pro potřeby knihovníků instalován počítač. Vysoce vzrostla počítačová gramotnost knihovníků. V roce 1991 byla v naší knihovně zavedena jednotná registrace a zároveň i evidence uživatelů. Uživatel se mohl přihlásit i registrovat v kterékoli půjčovně a na jednu legitimaci využívat služeb všech pracovišť. Ve75
dením centrální kartotéky byla pověřena půjčovna odborné literatury. A jaké výhody a nevýhody tento krok přinesl? Pro uživatele jednotná průkazka znamenala nesporně výhodu, protože na jednu průkazku mohl navštěvovat kterékoli pracoviště knihovny. Pro knihovníky nevýhody převážily nad výhodami, pracnost převážila využívanost. V roce 1993 jsme všechna data uložili do databáze. Uživatelé v systému CDS/ISIS, využitelnost centrální evidence stoupla. V roce 1994 byl vypracován metodický postup výměny průkazů uživatelů za plastové karty s čárovým kódem při zachování jednotné registrace a evidence uživatelů SVK. Průkazy byly nadepsány jmény uživatelů, do databáze byl načten čárový kód a průkazy byly přiděleny podle místa registrace uživatelů do příslušných poboček a oddělení knihovny. V závěru roku byla výměna průkazů zahájena. Dalším významným krokem se stalo zahájení retrokonverze. Před stanovením postupu retrokonverze jsme přijali tyto zásady (r. 1994): – pořídit záznamy co nejlevněji, tj. převážně vlastními silami – vyloučit duplicitní práci nebo ji alespoň zminimalizovat – využít maximálně již vynaložené práce, tj. především databáze Česká národní bibliografie na CD-ROM – uložit a překontrolovat záznamy při minimálním počtu průchodů lístkovým katalogem – uložit do počítače napoprvé načisto co nejúplnější záznam, k němuž bychom se už nemuseli vracet – využít maximálně možností počítačové sítě – pořídit celý tzv. živý fond nejprve odborné literatury zhruba během dvou let, tedy do konce r. 1996 (v této době jsme předpokládali přechod na jiný knihovnický systém) a v další fázi ukládat beletrii – při ukládání se vyhnout rekatalogizaci. Na základě těchto zásad a důkladného rozboru výpůjček jsme stanovili časovou hranici pro retrokonverzi katalogu – ukládat záznamy knih s vročením 1960 a vyšším. Bylo rozhodnuto, že přednostně bude zpracován fond odborných knih, které jsou v základním fondu půjčovny odborné literatury. Bylo tedy nutné zvolit takové zdroje a metody, kterými dosáhneme přijatelného výsledku, kde bude v přímé úměře rychlost a kvalita zpracování záznamů. Zdroje retrokonverze – Česká národní bibliografie 1983–1992 na CD-ROM (maximálně využít již hotové záznamy; do nich doplňovat vlastní signatury] – generální jmenný katalog (uložit a překontrolovat záznamy při minimálním počtu průchodů generálním katalogem) – ukládání fondu nejfrekventovanějších dokumentů přímo z výpůjčního procesu (živý fond) s vročením i starším než 1960. Souběžně bylo zahájeno ukládání z prvních dvou zdrojů a to od 76
září 1994. Do vyexportované a jmenně setříděné báze ČNB byly doplňovány signatury podle generálního jmenného katalogu. Současně byly označovány katalogizační lístky v tomto katalogu. Tato činnost byla zajišťována pomocí brigádníků z řad knihovníků i externistů. Pro potřeby vlastního ukládání podle generálního jmenného katalogu byl vytvořen pracovní list o 24 polích (základní záznam AACR2 včetně MDT a předmětových hesel), rovněž uložené záznamy byly v katalogu označeny. Retrokonverze živého fondu byla zahájena až v lednu 1997. Závěrečné rozhodnutí o nákupu komplexního knihovnického softwaru bylo učiněno v první polovině r. 1996. V předchozím období byla ustavena softwarová komise, jejíž členové shromažďovali podklady pro závěrečné rozhodnutí. Po vypsání výběrového řízení vydala rozhodnutí o vybrání produktu Rapid Library firmy Cosmotron Systems Ltd. Firma nainstalovala celý systém Rapid Library, provedla konverzi našeho centrálního katalogu. Systém byl postupně konfigurován a testován, zejména katalogizace ve formátu UNIMARC. Dalším nezbytným krokem k zahájení automatizovaného výpůjčního procesu bylo opatření knih štítky s čárovým kódem a jejich snímání. Tento proces byl rozdělen do několika fází. Od roku 1995 pracovníci půjčovny odborné literatury opatřovali dokumenty štítky s čárovým kódem a kódy pomocí scanneru snímali průběžně do elektronického katalogu při převzetí dokumentů. Zpětně byly takto zpracovány dokumenty, které prošly již automatizovaným zpracováním, tj. přírůstky od roku 1992. Podstatně náročnější fáze byla zahájena v lednu letošního roku. Souběžně probíhalo zpracování živého fondu a načítání štítků s čárovým kódem do přenosné databanky. Zpracování živého fondu znamenalo denní kontrolu údajů na knižních lístků s údaji v knihách u půjčených i vrácených knih. Knižní lístky byly předávány do oddělení zpracování fondů, kde byly podle nich vyhledány katalogizační záznamy v generálním katalogu a převedeny do elektronického katalogu. Označené lístky se vrátily do knih a následně byl v půjčovně načten čárový kód. Zatímco u nových knih se čárový kód snímá přímo ke konkrétnímu exempláři, u staršího fondu je třeba uložit ještě další data, která jednoznačně identifikují dokument. Jak jsem se již zmínila, v retrokonverzi katalogu nebyla ukládána přírůstková čísla a exempláře (do 31.12.1996). Do přenosné databanky („počítač do rukyÿ) byly proto ukládány tyto údaje-lokace, dislokace, rok vydání, signatura, příznak označující exemplář a přírůstkové číslo. To znamená, že v elektronickém katalogu i v přenosné databance je obsažen údaj rok vydání a signatura a na základě těchto společných údajů dojde v elektronickém katalogu k připojení dat uložených do přenosné databanky. Použitím přenosné databanky jsme docílili doplnění již zmíněných údajů, které neobsaho77
val katalogizační záznam v elektronickém katalogu. Dále jsme nemuseli knihy přesunovat k počítači, ale naopak. Zároveň aplikací tohoto postupu probíhá revize fondu a vyřazování zastaralých a opotřebovaných dokumentů. Při zpracování knih ve skladech jsme pracovali ve dvojicích, dopoledne zajišťovali zpracování pracovníci půjčovny, odpoledne pracovník půjčovny a pracovník jiného odboru, pracovali jsme každou sobotu i neděli od ledna do konce června. Do přenosné databanky jsme uložili cca 55 000 záznamů knih (kromě dílových). V rutinním provozu jsou moduly Akvizice a Katalog systému Rapid Library. V současné době obsahuje elektronický katalog 112 000 katalogizačních záznamů odborných knih z fondu půjčovny odborné literatury (z toho 23 000 průběžně ukládaných, 20 000 záznamů převzatých z České národní bibliografie a doplněných, 69 000 záznamů z vlastní retrokonverze) a dalších 20 000 záznamů beletrie. Průběžně byl posilován hardware, byla provedena rekonstrukce rozvodu sítě pro půjčovnu odborné literatury a informační službu na tzv. strukturovanou kabeláž. V květnu bylo instalováno do prostor půjčovny odborné literatury 5 nových výkonných počítačů. Veřejný elektronický katalog (OPAC) nabízí tři možnosti hledání záznamů. Volba on-line se podobá hledání v klasickém katalogu názvovém, jmenném nebo předmětovém. Připojený index však umožňuje hledat i podle dalších údajů a také podle jednotlivých slov z některých datových polí, např. podle jednotlivých slov z názvu. Pro složitější typy dotazů jsou k dispozici dvě metody rešeršování. Uživatel si může sám sestavit dotaz na vyhledání děl jednoho autora vydaných určitým nakladatelstvím v určitém roce. Jedna z metod umožňuje, aby si dotaz uložil a použil jej znovu při příští návštěvě. Většina uživatelů přijala možnost volného přístupu k elektronickému katalogu s naprostou samozřejmostí. Domnívám se, že vzroste samostatnost uživatele a změní se charakter dotazů. Byla uskutečněna konverze dtb. Uživatelé ze systému CDS/ISIS do systému Rapid Library a byla provedena kontrola a doplnění všech záznamů. Během letních měsíců byly uloženy všechny výpůjčky uživatelů. Tomuto procesu předcházela vzájemná kontrola žádanek a knižních lístků. Byly připraveny podklady pro tiskové výstupy. V následujícím období plánujeme dokončit retrokonverzi knih s vročením starším než 1960 a opatřit knihy v depozitním skladu štítky s čárovým kódem a uložit do přenosné databanky. Před zahájením automatizovaného výpůjčního procesu budou všichni pracovníci odborných služeb důkladně proškoleni. Příspěvek popisuje stav k 31.7.1997, 1. září 1997 se přecházelo na provoz automatizovaného výpůjčního procesu.
78
Informační zdroje používané v meziknihovních službách v České republice (souborné, souhrnné i dílčí) Vazba meziknihovních služeb na kvalitu i množství bibliografických a lokačních zdrojů je více než zřejmá. Tvorba několika souborných katalogů různého zaměření, případně záběru, hraje jistě významnou roli ve zkvalitňování meziknihovních služeb v ČR. Podaří-li se uskutečnit zachování hlediska relativní úplnosti u těch produktů, u nichž je to již z názvu zřejmě vhodné – CEZL, resp. SK CASLIN, budou vytvořeny kvalitní předpoklady pro kvalitní služby. Úskalím aktuálního období je z pohledu kvality informačních zdrojů jejich „technologické rozštěpeníÿ. Ne vždy se totiž podařilo zřetelně oddělit klasické lístkové, resp. tištěné zdroje od automatizovaných. Nejasné časové vymezení, nepřesné informace o periodicitě doplňování souborných katalogů jejich jednotlivými účastníky, případně živelné zveřejňování katalogů jednotlivých institucí na Internetu (bez toho, že by přispěli do některého ze souborných katalogů) – to jsou negativní momenty snad dočasné ho charakteru, přesto však znamenají zhoršení kvality služeb. Významné domácí zdroje Centrální evidence zahraniční literatury (CEZL) Souborný katalog CASLIN Souborný katalog KAKS SKAT – LANIUS LINKA MOLIN souborný katalog v rámci VŠ (SK UK. . . ) regionální souborný katalog resortní souborný katalog Významné zahraniční zdroje široké spektrum bibliografií, katalogů jednotlivých knihoven - v mikrofišové či databázové podobě, zpřístupněných off-line i on-line, souborné katalogy, systémy dodávání dokumentů. . . (katalog Kongresové knihovny, registr ISSN, databanka časopisů v německých knihovnách, německý souborný katalog, informační zdroje British Library, vyhledávání v OCLC, v norském, dánském, rakouském souborném katalogu, v katalozích australských knihoven, informační zdroje belgických, nizozemských a francouzských knihoven . . . ) Technologické prostředí, prostředky, možnosti Výběr ze spektra technologických možností nabízejících se pro meziknihovní služby na sklonku druhého tisíciletí je i při všech omezeních typických pro české knihovny poměrně složitou záležitostí. Je totiž opravdu z čeho vybírat. Klasické prostředky a postupy není ještě ani zdaleka možné beze zbytku opustit, protože plně automatizované 79
agendy zatím neobsáhnou celou šíři požadavků zprostředkovávaných MS. Právě tak nevhodné by ale bylo ignorovat automatizované systémy, zdroje a pomůcky. I tady tedy platí, že konkrétní knihovna v meziknihovních službách volí takové technické, technologické a systémové prostředky, které jí umožní zachovat vlastní specifika, neznemožní jí však zároveň spolupracovat s ostatními. Meziknihovní služby se uskutečňují v: klasickém prostředí (lístkové katalogy, papírové žádanky), automatizovaném prostředí (automatizované informační zdroje – databáze off-line i on-line, automatizované výpůjční systémy automatizované integrované knihovnické systémy případně včetně modulu pro meziknihovní služby. Využívají se prostředky pro přenos informací reprografické – xerox, mikrofilmy a mikrofiše„ planetární scanner a komunikační – fax, E-mail, FTP, planetární scanner). Právě proto, že celý tento vějíř technologických možností je v současnosti knihovnami v ČR rozvinut, využíván, testován, kombinován a podrobován bedlivému zkoumání, je tato oblast citlivým bodem spolupráce, případně koordinace postupů mezi námi. Tento příspěvek se pokusil naznačit, že jednoduchá řešení, přijatá jednou institucí v jedné oblasti její činnosti, by měla být konfrontována z poněkud širších hledisek s – informační politikou státu, resortu, regionu, především však s potřebami uživatelů a čtenářů. Celkový náhled na dílčí odbornou problematiku by tak mohl přispět vědomí sounáležitosti knihoven různého typu, různého umístění i různých podmínek činnosti. P.S. Nebylo a ani nemohlo být řečeno vše, co k problému patří, proto už teď je možné alespoň nastínit další témata pro zasvěcené i orientační diskuse : * aktivní účast knihoven ČR v domácích i zahraničních kooperativních systémech * cesty k efektivnímu pasivnímu využívání kooperativních systémů * role národního ústředí meziknihovních služeb v ČR * regionální spolupráce v meziknihovních službách * meziknihovní služby a prostředí Internetu * meziknihovní služby v jednotlivých automatizovaných systémech (ALEPH, Rapid, TinLib, Lanius. . . ) * elektronická pošta v meziknihovních službách . . . Na shledanou příště. 80
