PIOFACH DIENSTVERLENING EN HUISVESTING
T.B.V. RUD DRENTHE
1.0 Inleiding Door de provincie en de gemeente Emmen is een gezamenlijk voorstel gemaakt voor de dienstverlening (PIOFACH en huisvesting) aan de RUD Drenthe. De volgende afspraken zijn richtinggevend geweest voor het opstellen van dit document. •
Er is in deze uitwerking een afbakening gemaakt welke ondersteunende PIOFACH taken de RUD zelf gaat doen en welke zij vanaf 2014 gaat uitbesteden bij genoemde 2 opdrachtnemers.
•
De PIOFACH taken: Inkoop-‐ en aanbestedingsadvies, Juridische advies en Communicatie-‐advies zullen op basis van een uurtarief worden verrekend.
•
Dit voorstel schetst de dienstverlening op hoofdlijnen. Een nadere uitwerking van de dienstverlening wordt vastgelegd in een op te stellen dienstverleningovereenkomst (DVO). Dit voorstel is voor de betreffende DVO het kader.
•
ICT ondersteuning vindt vanuit één organisatie en op basis van één IT platform / netwerkstructuur plaats.
•
Er moet een logische afbakening en indeling van een verdeling van PIOFACH taken komen tussen de provincie Drenthe en de gemeente Emmen vanuit het klantperspectief van de RUD. Hiervoor maken de provincie Drenthe en de gemeente Emmen de juiste werkafspraken.
2.0 Indeling PIOFACH taken en huisvesting per opdrachtnemer Gezien gekozen uitgangspunten wordt het volgende gezamenlijke aanbod, vanuit klantperspectief aan de RUD Drenthe gedaan. Daarbinnen wordt een verdeling gemaakt in producten / diensten. 1
Financiën De provincie Drenthe neemt de ondersteunende financiële functie voor haar rekening. Zie voor een uitgebreidere beschrijving bijlage 1. Financiële ondersteuning administratie Financiële beleidsontwikkeling en Accountant Beheer bankadministratie Beheer crediteurenadministratie Beheer debiteurenadministratie Beheer btw administratie Beheer urenregistratie Beheer balansrekeningen Beheer verplichtingenadministratie Rapportages intern en extern Linking pin provincie RUD administratie
Provincie RUD zelf 16.200 16.200 16.200 16.200 16.200 8.100 8.100 8.100 8.100
Financiële ondersteuning P&C Applicatiebeheer administratie Applicatiebeheer tijdschrijfsysteem Inrichten en opstellen begroting Inrichten en opstellen rapportages Inrichten en opstellen jaarrekening Linking pin provincie RUD P&C Financieel advies structureel Financieel advies –incidenteel Planning & Control Interne controle & AO
11.800 11.800 17.700 17.700 17.700 11.800 RUD zelf RUD zelf RUD zelf 23.600
Subtotaal financiële ondersteuning
€ 225.500
Huisvesting en facilitaire ondersteuning De RUD gaat bestaan uit een totaal van 126 fte (primair en management/ondersteuning in dienst van de RUD). Uitgaande van een flexfactor van 70% betekent dit in totaal 88 werkplekken. Emmen en provincie bieden een verdeling van deze werkplekken aan van 58 plekken bij de provincie en 30 plekken bij de gemeente Emmen. Bij het maken van de verdeling is rekening gehouden met de wens van de RUD om medewerkers een thuisbasis te geven die het dichtst bij hun huidige thuisbasis ligt. Voor de meeste RUD medewerkers is 1 Exclusief eenmalige kosten aanschaf en inrichting financieel systeem.
dat Assen. Ook het gegeven dat de provincie momenteel over meer ruimte beschikt en de wens vanuit de RUD om het management met bijbehorende ondersteuning Assen als thuisbasis te geven, hebben meegespeeld bij het maken van de verdeling. Voor een uitgebreidere toelichting op post-‐ en archiefzaken wordt verwezen naar bijlage 2. Facilitaire ondersteuning incl. huisvesting Inkoop operationeel Aanbesteding tactisch + operationeel Archieven bedrijfsvoering RUD Post en archief Repro (grafische diensten) Catering Veiligheid en bewaking Beheer kantoorwerkplek Huisvesting/ vastgoed/ onderhoud Subtotaal facilitaire ondersteuning
Totaal 1.584
Emmen 540
55.000 16.000 26.000 92.224 46.728 536.800
5.000 8.000 31.440 15.930 183.000
provincie 1.044 uurbasis 55.000 11.000 18.000 60.784 30.798 353.800
€ 774.336 € 243.910 € 530.426 P&O2 Provincie en Emmen hebben afgesproken dat de provincie ook de P & O ondersteuning verzorgt voor de RUD. Dit komt ook tegemoet aan de wens van de RUD om personele en financiële administratie naadloos gekoppeld te hebben. Zie voor een uitgebreidere beschrijving bijlage 3.
P&O regie P&O administratie Salarisadministratie Beheer ziekteverzuim Beheer verlof Beheer declaraties Rapportages intern en extern Linking pin provincie RUD Applicatiebeheer personeelsinfosysteem HR-advies HR-beleid Loopbaanbegeleiding, werving en selectie Arbeidsmarktcommunicatie Preventie- en re-integratie/ Arbodiensten Organisatiebeleid en –advies Subtotaal ondersteuning personeel en organisatie
Provincie RUD zelf 40.500 40.500 8.100 8.100 8.100 42.000 8.100 8.100 RUD zelf RUD zelf 90.000 RUD zelf 51.000 RUD zelf € 304.500
2 Exclusief eenmalige kosten inrichting personeelssysteem.
ICT exploitatie & beheer De gemeente Emmen gaat de ICT exploitatie & beheer van 126 formatieplaatsen uitvoeren volgens Het Nieuwe Werken concept. Zie bijlage 4 voor een inhoudelijke toelichting
ICT Technisch & applicatiebeheer Service desk Netwerkbeheer & beveiliging IT werkplekbeheer 89x Managementsturing Totaal:
Emmen € 92.498 € 92.498 € 92.498 € 320.400 € 9.864 € 607.758
Webhosting & beheer De RUD heeft gevraagd om een website te ontwikkelen en te beheren. Gemeente Emmen gaat dit faciliteren o.b.v. de omgeving van de gemeente Emmen (TYPO3). Dit sluit goed aan bij het feit dat Emmen de gehele ICT voor de RUD verzorgt.
Webhosting & beheer Totaal:
Emmen € 46.249 € 46.249
Ondersteuning Juridisch, Communicatie, Aanbesteding en Overig op basis van uurtarief Door de RUD is gevraagd om een aantal diensten op basis van uurtarief aan te bieden. Daarbij neemt de RUD uren af op basis van behoefte. Dit is dus zeer flexibel. De provincie Drenthe gaat deze ondersteuning verlenen op basis van uurtarief. Het uurtarief dat de provincie hanteert hangt af van het type dienst dat gevraagd wordt. Voor inhoudelijk juridisch advies wordt schaal 12 tarief gehanteerd (€98,44 per uur), voor inhoudelijk communicatie en aanbestedingsadvies schaal 11 (€87,04 per uur). Voor ondersteunende werkzaamheden wordt een lager tarief gehanteerd afhankelijk van de aard van de werkzaamheden. Dit wordt vooraf afgesproken met de RUD.
Communicatieadvies Juridische zaken Inkoop en aanbestedingsadvies Auditing(verbijzonderde controles)
Provincie uurtarief uurtarief uurtarief uurtarief
3.0 Gezamenlijk financieel aanbod PIOFACH taken Voor het leveren van bovenstaande diensten (PIOFACH) aan de RUD Drenthe vragen de provincie Drenthe en gemeente Emmen gezamenlijk een jaarlijkse financiële bijdrage. Deze bijdrage wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de daarvoor geldende gemeentelijke en provinciale indexcijfer. Voorgesteld wordt om de dienstverlening te d.m.v. een dienstverleningsovereenkomst vast te leggen. Hierbij zijn bovengenoemde bedragen en componenten het uitgangspunt. In de bijgevoegde bijlagen wordt nader gespecificeerd wat wel en wat niet geleverd kan worden. Een totaaltabel is hieronder opgenomen. Overzichtstabel aanbod RUD door Provincie/Emmen Totaal kosten RUD RUD RUD
Directeur RUD Stafmedewerkers Secretariaat Subtotaal management + staf ondersteuning Financiële beleidsontwikkeling Accountant Beheer bankadministratie Beheer crediteurenadministratie Beheer debiteurenadministratie Beheer btw administratie Beheer urenregistratie Beheer balansrekeningen Beheer verplichtingenadministratie Rapportages intern en extern Linking pin provincie RUD administratie Subtotaal financiële ondersteuning (administratie) Applicatiebeheer administratie Applicatiebeheer tijdschrijfsysteem Inrichten en opstellen begroting Inrichten en opstellen rapportages Inrichten en opstellen jaarrekening Linking pin provincie RUD P&C Financieel advies structureel Financieel advies -incidenteel Planning & Control Interne controle & AO Subtotaal financiële ondersteuning (P&C) Juridisch beleid en kaderstelling Rechtsbescherming Juridisch advies Subtotaal juridische ondersteuning
Emmen
Provincie
€
16.200 16.200 16.200 16.200 16.200 8.100 8.100 8.100 8.100 113.400
€ 113.400
€
11.800 11.800 17.700 17.700 17.700 11.800 RUD RUD RUD 23.600 112.100
€ 112.100 Uurtarief Uurtarief Uurtarief
P&O regie P&O administratie Salarisadministratie beheer ziekteverzuim Beheer verlof Beheer declaraties Rapportages intern en extern Linking pin provincie RUD Applicatiebeheer personeelsinfosysteem HR-advies HR-beleid Loopbaanbegeleiding, werving en selectie Arbeidsmarktcommunicatie Preventie- en re-integratie/ Arbodiensten Organisatiebeleid en -advies Subtotaal ondersteuning personeel en organisatie
Inkoop operationeel Aanbesteding tactisch + operationeel Archieven bedrijfsvoering RUD Post en archief Repro (grafische diensten) Catering Veiligheid en bewaking Beheer kantoorwerkplek Huisvesting/ vastgoed/ onderhoud Subtotaal facilitaire ondersteuning
€
€
totaal RUD 40.500 40.500 8.100 8.100 8.100 42.000 8.100 8.100 RUD RUD 90.000 RUD 51000 RUD 304.500
€ 304.500
totaal 1.584
Emmen 540
55.000 16.000 26.000 92.224 46.728 536.800
5.000 8.000 31.440 15.930 183.000
774.336 € 243.910 €
Project- en beleidscommunicatie en uitvoering Bestuurs- en concerncommunicatie Webhosting en beheer Voorlichting / woordvoering Subtotaal communicatieve ondersteuning
€ 46.000
Informatiebeleid en regie Technisch & applicatiebeheer Service desk Netwerkbeheer & beveiliging IT werkplekbeheer 89x Managementsturing Subtotaal ICT beheer & exploitatie 1e fase
RUD 92.498 92.498 92.498 320.400 9.864 607.758 € 607.758
provincie 1.044 uurbasis 55.000 11.000 18.000 60.784 30.798 353.800 530.426 uurbasis uurbasis
46.000 uurbasis
€
€
46.000
€ 1.958.094 € 897.668 € 1.060.426 Totaal Emmen Provincie excl inzet op uurbasis
Bijlage 1: Ondersteuning Financiën Administratie Het verdient de voorkeur de financiële administratie in een afzonderlijke applicatie, bijvoorbeeld Exact, uit te voeren. De gewenste financiële structuur zal op aangeven van de RUD worden doorgevoerd. De insteek hierbij is te komen tot een transparante, logische structuur, die de basis vormt voor de planning en control informatie. Voor een goede afstemming van de werkprocessen met de medewerkers van de RUD zal een vast aanspreekpunt worden benoemd, die als frontoffice/linking pin zal fungeren tussen de RUD en de provincie. De financiële administratie omvat een diversiteit aan deeladministraties. Alle werkprocessen worden beschreven en onderhouden. Hieronder wordt per deeladministratie een korte toelichting gegeven: 1. Beheer bankadministratie Het aanvragen van de bankrekening(en). Het tijdig, juist en volledig boeken van de ontvangsten en uitgaven. Het betaalbaarstellen van facturen en declaraties. Aansluiting van het banksaldo bij de balansrekening bank. 2. Beheer crediteurenadministratie De inkoopfacturen worden op papier of digitaal ontvangen. Bij papieren ontvangst worden de facturen gescand zodat ze in een workflow verwerkt kunnen worden. De crediteurenadministratie registreert de factuur, kent de codering toe en bewaakt de doorlooptijd van betaaltermijnen. De subadministratie crediteuren sluit aan bij de balansrekening crediteuren. Er wordt gerapporteerd over de doorlooptijden van facturen. 3. Beheer debiteurenadministratie De opdracht tot het opstellen van een verkoopfactuur wordt op papier of digitaal geleverd door de RUD. De debiteurenadministratie maakt de verkoopfactuur op en zorgt voor verzending. Vervolgens wordt de factuur gecodeerd en geboekt. Er vindt bewaking van tijdige betaling plaats. De subadministratie debiteuren sluit aan bij de balansrekening debiteuren. Er wordt gerapporteerd over de openstaande vorderingen. 4. Beheer BTW administratie Er wordt maandelijks controle uitgevoerd over de te vorderen en de af te dragen BTW door analyse van de BTW bedragen op de inkoopfacturen en de verkoopfacturen.
De BTW aangifte wordt verzorgd en betaald. 5. Beheer verplichtingenadministratie Voor een goede sturing op budgetten is het wenselijk een verplichtingenadministratie te voeren. Hiermee wordt een budget belast op het moment dat een opdracht tot inkoop is gegeven. Bij de betaling van de factuur m.b.t. de inkoopopdracht wordt de verplichting tegengeboekt. De verplichtingenadministratie sluit aan bij de balansrekening verplichtingen. 6. Beheer urenregistratie De RUD wenst op termijn van inputsturing o.b.v. ureninzet over te gaan op outputsturing op productniveau. Hiervoor is een adequate urenregistratie nodig. Het verdient de voorkeur deze applicatie te koppelen aan een financiële applicatie. 7. Beheer balansrekeningen Het beheer van overige activa en passiva. Het vormen van een balansdossier t.b.v. de jaarrekening. 8. Aansluiting salaris-‐/financiële administratie Het boeken van de salarismutaties d.m.v. in het financiële systeem. 9. Beheer van de applicatie voor de financiële-‐ en urenadministratie Het beheren van updates; fungeren als digicoach enz. Planning & Control 1. Het inrichten en opstellen van de begroting De provincie kan een adviserende rol bieden bij de inrichting en opstelling van de begroting. Een optie kan zijn de provinciale applicatie Lias Enterprise voor het beheren van de begrotingstaken in te zetten. 2. Het inrichten en opstellen van de jaarrekening Hiervoor geldt hetzelfde als bij punt 1. 3. Het inrichten en opstellen van rapportages in-‐ en extern De interne rapportages betreffen rapportages voor budgethouders en management; e.e.a. vorm te geven op aangeven van de RUD. De externe rapportages zijn bijvoorbeeld de wettelijk voorgeschreven rapportages als IV3 ed. 4. Interne controle en AO Het uitvoeren van audits o.b.v. werkprogramma’s ter voorbereiding op accountantscontrole. Ook op verzoek van de RUD kunnen audits worden uitgevoerd. Bevindingen worden gerapporteerd.
Bijlage 2: Post-‐ en archiefzaken De facilitaire dienstverlening m.b.t. archivering t.b.v. de RUD betreft de vakgebieden DIV (archivering), post, grafische diensten en zo nodig applicatiebeheer. 1. Ondersteuning van de RUD bedrijfsvoering: De provincie doet in dit voorstel de archivering van de RUD bedrijfsvoering. Hiervoor is door de provincie Drenthe een aanname gedaan op basis van een geschatte workload (zie onderstaande tabel). Voor de vastlegging van de stukkenstroom is een (ingericht) registratiesysteem nodig. Aanschaf, inrichting en beheer van dit DMS vallen onder ICT en wordt door Emmen verzorgd. Ondersteuning van (digitale) RUD processen kan vanuit provincie Drenthe plaatsvinden door bijvoorbeeld centraal te scannen/digitaliseren. Activiteiten
jaarlijks
Jaarlijks
aantal
Netto uren
Postverwerking (inkomend)
200
Registreren
2.500
*
208
Dossiervorming
5.000
734
Voortgang/afdoening
3.500
(in-‐ en uitgaand)
200
Aanmaken dossier
150
50
Informatie verstrekken / uitlenen dossiers 50
50
Beheer archieven
50
totaal
1.492
* we gaan ervan uit dat de uitgaande brieven opgesteld worden door de RUD, geen rol voor DIV De medewerkers die aan de slag gaan bij de RUD zullen een geheel nieuw dienstverband krijgen. Dat betekent dat de personeelsdossiers van deze medewerkers op het moment van uitdiensttreding bij de provincie/gemeente moet worden afgesloten en dat bij de RUD nieuwe personeelsdossiers moeten worden gevormd. Deze activiteiten zijn al geïntegreerd in bovenstaande tabel. Het verzenden van post, scannen en de grafische diensten (traffic & regie, vormgeving, dtp, productie, afwerking en decentrale multifunctionals inclusief kleurafdrukken) zullen worden doorbelast op werkelijk verbruik. De intern gehanteerde (marktconforme) tarieven zijn hierop van toepassing. 2. Ondersteuning van de informatie-‐/stukkenstroom tussen bevoegd gezag en RUD. De RUD wordt door het bevoegd gezag gemandateerd om besluiten te nemen. In dit scenario wordt er bij de uitvoering van taken één dossier gevormd dat zowel de documenten uit de voorbereidingsfase bevat als het uiteindelijke besluit.
Aangezien de provincie en de gemeenten bevoegd gezag blijven, blijven zij ook zorgdrager. Met andere woorden; voor de dossiers die de RUD vormt bij het uitvoeren van taken voor de provincie blijft de provincie zorgdrager, voor de dossiers die de RUD vormt bij het uitvoeren van taken voor een bepaalde gemeente blijft die gemeente zorgdrager. De analoge en digitale dossiers van de verschillende zorgdragers dienen van elkaar gescheiden te kunnen worden. Als de RUD met eigen systemen gaat werken dan zal er bij de inrichting van die systemen extra aandacht moeten zijn voor de uitwisselbaarheid van informatie en het vastleggen van gegevens (metadata), door ondermeer bij ieder dossier vast te leggen wie het bevoegd gezag is. Verbruik tegen marktconforme interne verrekenprijs. Verder moeten er praktische afspraken gemaakt worden tussen bevoegd gezag en RUD en provincie/gemeente Emmen over het inrichten van de processen ter ondersteuning van de RUD processen t.a.v. de informatie-‐/stukkenstroom.
Bijlage 3: Ondersteuning Personeel en Organisatie Administratie Binnen de provincie Drenthe gebruiken we het personeel-‐ en salarissysteem (PSA) Beaufort van Raet. Raet is een leverancier met een jarenlange traditie waar we goede ervaringen mee hebben. Zo is vorig jaar naar volle tevredenheid de webbased versie van Beaufort ingevoerd. Hiermee is het beheer van de applicatie “buiten de deur” gezet. Beaufort heeft alle mogelijke modules voor het digitaal verwerken van declaraties, verlof, ziekteverzuim, personeelsdossiers, salarisstroken enz. Hierbij is het principe van self service, ofwel eHRM, leidend. Met uitzondering van de verlofmodule heeft de provincie Drenthe ruime ervaring opgedaan met genoemde modules. Binnen de applicatie kan een afzonderlijk bedrijf worden ingericht voor de RUD. Ook voor deze administratie geldt dat de gewenste structuur op aangeven van de RUD zal worden doorgevoerd t.b.v. een basis voor de planning en control informatie. Voor een goede afstemming van de werkprocessen met de medewerkers van de RUD zal een vast aanspreekpunt worden benoemd, die als frontoffice/linking pin zal fungeren tussen de RUD en de provincie. De PSA administratie omvat een diversiteit aan deeladministraties. Alle werkprocessen worden beschreven en onderhouden. Hieronder wordt per deeladministratie een korte toelichting gegeven: 1. Beheer personeelsadministratie Alle correspondentie mbt mutaties vanuit de deelprocessen in-‐, door-‐, uitstroom van personeel wordt tijdig, juist en volledig verwerkt. 2. Beheer salarisadministratie Alle mutaties vanuit de deelprocessen in-‐, door-‐, uitstroom van personeel wordt tijdig, juist en volledig verwerkt. 3. Betaalbaarstelling van salarissen en declaraties 4. Boekingen voorbereiden m.b.t. afdrachten vanuit de salarisadministratie 5. Regelingen m.b.t. verlof, declaraties en overige arbeidsvoorwaarden in modules actueel houden 6. Ziekteverzuim begeleiden als digicoach of indien gewenst op andere wijze 7. Vraagbaak m.b.t. salarisaangelegenheden 8. In-‐ en externe rapportages als formatie / bezettingsgegevens, ziekteverzuim, CBS Loopbaanbegeleiding Het adviseren van de RUD en de medewerkers m.b.t. loopbaanontwikkelingen. Binnen de provincie Drenthe hebben we uitgebreide ervaring met diverse instrumenten op het gebied van loopbaanontwikkeling.
Preventie-‐ en re-‐integratie/Arbodiensten Afhankelijk van de keuzes m.b.t. het gewenste beleid kunnen we versschillende vormen van ondersteuning bieden variërend van ontzorgend tot alleen advies. Voor het rekenmodel is uitgegaan van een gemiddelde inzet.
Bijlage 4: Van verlengde kabels in 2014 naar één ICT platform vanaf 2017 De gemeente Emmen heeft ervaring in het aanbieden, exploiteren en beheren van ICT diensten voor gastgemeenten; Borger-‐Odoorn en Coevorden (BOCE samenwerkingsverband). De gemeente Emmen levert nu voor haar gastgemeenten de complete ICT; werkplekken, ICT infrastructuur en telematica. De informatiebronnen van de drie BOCE gemeenten worden nu al gehost vanuit één netwerk. Dat biedt een technisch voordeel omdat hiermee al drie van de dertien partners al zijn aangesloten op één netwerk. Hierdoor bestaat eenvoudig de mogelijkheid om het informatiesysteem desgewenst voor de drie gemeenten of individueel per gemeente aan te bieden. De dienstverlening kan ingedeeld worden op basis van een klantleverancier verhouding. De klant vraagt en de leverancier levert op basis van afspraken vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. Zaken die niet binnen de DVO afspraken vallen kunnen op basis van meerwerkafspraken gerealiseerd worden. Daarnaast faciliteert gastheergemeente Emmen gemeenschappelijke projecten op basis van samenwerking. Afstemming over gemeenschappelijke (door)ontwikkelingen van BOCE gemeenten worden door de stuurgroep BOCE beslist. Hiermee wordt efficiëntie, synergie en kennisdeling geborgd. Tevens levert gemeente Emmen projectleiders en kennis aan BOCE gemeenten voor individuele projecten. De RUD heeft als extra randvoorwaarde gesteld dat zij gebruik wil maken van een flexibel kantoorconcept op basis van Het Nieuwe Werken (HNW). Dit is een nieuw kantoorconcept dat werken effectiever, efficiënter en plezieriger kan maken voor medewerkers. In dat concept staat de medewerker van de RUD centraal en maakt hij / zij primair gebruik van laptops of tablet pc’s en mobiele telefoon. Op deze wijze kan een RUD medewerker vanaf elke mobiele werkplek beschikken over benodigde informatie mits: •
binnen bereik van BOCE WiFi netwerk of
•
bedraad met BOCE LAN of
•
vanaf een mobiele werkplek; laptop / tablet voorzien van een geldig certificaat casu quo door gebruik te maken van een RSA token of
•
laptops van een extra simkaart te voorzien (G3 of G4 netwerk als meerwerk).
HNW kantoorconcept is gebaseerd op choose your own device beleid en met een mobile device kan onder bovenvermelde restrictie worden ingelogd op het BOCE netwerk. HNW kantoorconcept is nu nog niet operationeel binnen BOCE gemeenten maar bestuurders hebben die maatschappelijke ontwikkeling onderkend en beslissen binnenkort hoe zij HNW concept gaan toepassen. Onderzoek zal moeten uitwijzen in hoeverre het bestaande WiFi netwerk bij de provincie Drenthe voldoende professioneel is opgezet en toegerust om een groei aan laptops te kunnen faciliteren. Een koppeling tussen het WiFi netwerk van de provincie Drenthe en het WiFi netwerk van BOCE gemeenten is onvermijdelijk in 2014.
De smartphone is bij de gemeente Emmen standaard een Black Berry. Op basis van maatwerk kan een alternatief toestel (Apple, Android) worden geleverd. Op de smartphone wordt de mail en agenda functionaliteit standaard gesynchroniseerd. Geleverde ICT diensten periode 2014 “verlengde kabels” De volgende ICT diensten en hulpmiddelen kunnen worden geleverd in 2014: •
laptop met een 15,6 Inch scherm uit de zakelijke lijn van een A leverancier standaard uitgeleverd met een lokale standaard MS office 2010 omgeving + Black Berry of
•
een tablet pc i.p.v. een laptop + een standaard GSM;
•
een standaard kantoorautomatisering oplossing bestaande uit Word, Excel, Outlook mail, PowerPoint en internet Explorer. Andere office producten zoals ms-‐visio en ms-‐project kunnen per persoon op basis van maatwerk aangeboden worden;
•
digitale opslagruimte: een persoonlijke schijf en op basis van de organisatie structuur gemeenschappelijke schijfruimte inclusief de back-‐up van de informatie;
•
technisch infrastructuur waar toekomstige informatievoorzieningen (software, databases) aangeboden kunnen worden;
•
technisch beheer (installatie, updates van de servers, RUD software werkplekken datacommunicatie, telefonie);
•
applicatiebeheer voor de KA omgeving (vragen m.b.t. de Office en telefonie omgeving);
•
helpdeskfunctionaliteit, centraal nummer waar de vragen met betrekking tot de ICT voorziening gedropt kunnen worden.
n.b. de RUD maakt in deze overgangsituatie van “verlengde kabels” nog gebruik van locale VTH applicaties van partnergemeenten.
Waarom ICT diensten bij de gemeente Emmen afnemen? De gemeente Emmen heeft enige jaren ervaring met het aanbieden van ICT diensten aan derden partijen. De gemeente Emmen kan niet alleen als leverancier van producten en diensten optreden maar is ook sparringpartner m.b.t. ICT ontwikkelingen. Die meerwaarde is belangrijk voor de komende periode 2014 – 2017 waarin de RUD zich gaat ontwikkelen en extra resources en advies nodig zal hebben. Door gebruik te maken van de ICT voorziening van de gemeente Emmen kan er een soepele overgang van het model van “verlengde kabels” naar een eindsituatie worden georganiseerd. Op dit moment beheert Emmen 1.800 werkplekken verdeeld over 22 locaties voor 3 verschillende gemeenten. Het betreft circa 720 applicaties en 100 TB aan opslagruimte verdeeld over 370 servers. Daarnaast beheer Emmen 1 telefooncentrale verdeelt over 2 locaties voor 3 verschillende gemeenten. Het betreft 1.600 vaste toestellen en 1.200 mobiele telefoons waarvan 470 Black Berry smartphones. Figuur 1: visualisatie van de BOCE infrastructuur i.r.t. een RUD oplossing
Maatwerkvoorzieningen Zoals in eerdere paragrafen aangegeven wordt er uitgegaan van mobiele kantooroplossingen volgens het HNW kantoorconcept met laptops gekoppeld aan een smartphone of de keuze van een tablet pc’s gekoppeld aan een standaard mobiele telefoon. Andere mogelijkheden of combinaties zijn mogelijk maar tegen een meerwerktarief. Voor een toekomstige situatie waarbij vergunningen digitaal getoetst moeten worden kan ook een afwijkende configuratie als maatwerk worden aangeboden. Er kan bijvoorbeeld als extra optie gebruik worden gemaakt van een cradle op de fysieke werkplek en dubbele 24 inch schermen. Deze opstelling heeft grote voordelen bij het volledig digitaal afhandelen van vergunningen zonder extra printkosten. Verschillende meerwerkopties kunnen in overleg worden uitgewerkt en worden vastgelegd in de product-‐diensten-‐catalogus als aanvulling op de te sluiten dienstovereenkomst. Er draait nu binnen de afdeling Vergunningverlening Toezicht en Handhaving van de gemeente Emmen een pilot om toezicht en handhaving met gebruik van I-‐pad’s en ondersteund met een speciale App, op locatie uit te voeren. De gemeente Emmen heeft kennis en ervaring met mobiele oplossingen en kan extra klantoplossingen creëren en leveren. Bereikbaarheid en onderlinge communicatie Met het verstrekken van smartphones aan RUD medewerkers kan de onderlinge communicatie worden geregeld. Dit is echter onvoldoende om ook de bereikbaarheid van de RUD te regelen. Er zal een centraal nummer met een telefoniste functie moeten worden ingericht om dit te regelen. De gemeente Emmen heeft een Klant Contact Centrum (KCC platform) ingericht in BOCE verband. Dit kan eenvoudig worden uitgebreid voor alle partnergemeenten aangesloten bij de RUD Drenthe op basis van een nieuw en eigen telefoonnummer. Het bereikbaarheidsvraagstuk zal tijdens de periode van de “verlengde kabels” anders zijn dan in een eindsituatie waarbij één VTH systeem in gebruik is. Er is altijd een telefooncentrale nodig om bereikbaarheid te faciliteren. De praktijk binnen BOCE verband heeft bewezen, dat voor functies die een 1e lijns opvang nodig hebben, dit in een KCC omgeving te kunnen afvangen. De gemeente Emmen heeft specifieke kennis en ervaring in het faciliteren van telefonie configuraties in een KCC omgeving voor partnergemeenten. Groeiscenario 2014 -‐ 2017 In het ICT visiedocument van de RUD Drenthe is in een plateauplanning opgenomen. Uitgangspunt is een generiek VTH systeem te ontwikkelen die gekoppeld is aan een landelijke voorziening. De ICT ontwikkeling naar één generiek VTH systeem wordt onder regie van de RUD, autonoom uitgevoerd. Het koppelen van gemeentelijke basissystemen met het toekomstige generieke VTH systeem van de RUD Drenthe is kostbaar en zal een lange doorlooptijd nodig hebben om stabiel te kunnen functioneren. De gemeente Emmen wil graag meehelpen om snel en soepel naar een eindsituatie te komen. Een belangrijke strategische afweging daarin is ook of er voor maatwerk of bestaande standaard programmatuur wordt gekozen. De gemeente Emmen heeft ervaring in projectsturing en beheersbaar maken van gemeentelijke samenwerking verbanden.
