PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

PANDUAN PENYEDIAAN/ PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA Edisi 1/2015

BAHAGIAN PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR, UPM

PANDUAN PROSES PERMOHONAN PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA Carta alir

Tanggungjawab

Perincian Maklumat

Mula

Staf

Pemilik Proses

Pemilik Proses

Pemilik Proses

Pemilik Proses

1. Buat cadangan pindaan/penambahbaikan proses ISO UPM

B

2. Semak dokumen berdasarkan cadangan pindaan/penambahbaikan

3. Kemaskini dokumen menggunakan format dokumen ISO yang ditetapkan

4. Buat Permohonan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen

5. Serahkan dokumen CPD kepada TPKD PP/Urus setia ISO PTJ

A

1.

Buat cadangan pindaan/penambahbaikan proses ISO UPM dengan memajukan permohonan kepada TPKD PTJ atau TPKD PP dengan merujuk kepada Jadual Serahan Cadangan Pindaan Dokumen. [Rujuk Lampiran 1: Jadual Serahan Cadangan Pindaan Dokumen]

2. Semak dokumen berdasarkan cadangan pindaan/ penambahbaikan hasil daripada: (a) cadangan/permohonan staf; (b) semakan proses kerja berdasarkan pendekatan LEAN; (c) penemuan audit; atau (d) keputusan mesyuarat. 3. Kemaskini dokumen menggunakan format dokumen ISO yang ditetapkan. Dapatkan softcopy format prosedur (bagi dokumen baharu) atau dokumen sedia ada daripada TPKD PP masing-masing. [Rujuk Lampiran 2: Format Prosedur ISO] 4. Buat permohonan cadangan pindaan/tambahan dokumen dengan mengisi Borang Cadangan Pindaan/tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD). Muat turun borang dalam Sistem e-ISO di bawah skop Pengurusan. Dapatkan softcopy templat huraian Pindaan sebagai lampiran borang CPD daripada TPKD/ Urus Setia ISO PTJ masing-masing. [Rujuk Lampiran 3: Templat huraian Pindaan] 5. Serah dokumen CPD kepada TPKD PP/Urus Setia ISO PTJ, iaitu: (a) Borang Cadangan Pindaan/tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD) yang telah lengkap; (b) softcopy lampiran borang CPD iaitu huraian pindaan dokumen (jika ada) melalui emel; (c) softcopy dokumen ISO baharu/dikemaskini melalui emel. [Rujuk Lampiran 4: Contoh Borang CPD yang telah lengkap]

Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM

|

1

Carta alir

Tanggungjawab

Perincian Maklumat

A

TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ

6. Semak Borang CPD bdan daftar/kemaskini log


7. Semak takwim kuatkuasa dokumen ISO dan kemaskini dokumen

6. Semak Borang CPD beserta softcopy dokumen pindaan yang diterima daripada Pemilik Proses. Daftar/kemaskini log pemantauan Dokumen peringkat Peneraju Proses. [Rujuk Lampiran 5: Templat Log Pemantauan Dokumen Pindaan Peneraju] 7. Semak tarikh kuatkuasa dokumen yang bersesuaian dengan merujuk pada Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. Kemaskini dokumen pindaan dengan melengkapkan No. Semakan dan No. Isu seperti berikut: No. Isu

No. Semakan

01

00

01

01





01

09

01

10

0102*

1100**

* No. Isu bertukar kepada nombor berikutnya ** No. Semakan berpatah balik kepada 00.

[Rujuk Lampiran 6: Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM] TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ

8. Sedia kertas cadangan pindaan dokumen untuk kelulusan mesyuarat

B

Tidak

9. Lulus? Ya

8. Sedia kertas cadangan pindaan dokumen untuk mendapat kelulusan mesyuarat (Mana-mana mesyuarat PTJ yang bersesuaian). [Rujuk Lampiran 7: Templat Kelulusan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen] 9. Jika lulus, ikut langkah 10. Jika tidak lulus, maklumkan keputusan mesyuarat kepada Pemilik Proses dan ikut langkah 2.

C


|

2

Tanggungjawab

Carta alir

Perincian Maklumat

C


10. Kemaskini dokumen dan dapatkan pengesahan kelulusan

10. Kemaskini dokumen dengan merujuk kepada Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM dan lengkapkan ruangan Sejarah Semakan dokumen. Dapatkan pengesahan kelulusan dokumen menggunakan Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK) dengan merujuk Jadual Kelulusan Dokumen ISO UPM seperti berikut: Menyedia/ Menyemak

Kuasa Melulus/ Meluluskan Semula

WP

Naib Canselor

Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan Skop Pengurusan

Ketua Bahagian Pengurusan Kualiti

WP

Prosedur, Arahan Kerja , Garis Panduan Skop Peneraju Proses

Ketua PTJ bagi setiap Peneraju Proses

WP

Dokumen

Manual ISO

[Rujuk Lampiran 8: Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUSDOK)] Rujuk Lampiran 9: Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ


11. Sediakan statistik dan senarai perincian perubahan dokumen

12. Muatnaik dokumen melalui Modul Peneraju Proses dalam Sistem e-ISO

11. Sediakan statistik dan senarai perincian perubahan dokumen untuk diserahkan kepada PKD. [Rujuk Lampiran 10: Templat Statistik Dan Senarai Perincian Perubahan Dokumen] 12. Muatnaik dokumen melalui Modul Peneraju Proses dalam Sistem Pengurusan ISO UPM (e-ISO) mengikut tempoh yang ditetapkan sebagaimana tarikh tindakan yang dinyatakan dalam Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. Dapatkan No. ID dan Katalaluan daripada PKD/Urus Setia Induk ISO UPM untuk mengakses modul Peneraju Proses. [Rujuk Lampiran 6: Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM]

D


|

3

Carta alir

Tanggungjawab

Perincian Maklumat

D


13. Serahkan hardcopy Borang CPD lengkap dan emel softcopy dokumen sokongan kepada PKD

13. Serahkan hardcopy Borang CPD lengkap dan emel softcopy dokumen sokongan kepada PKD mengikut tempoh yang ditetapkan sebagaimana tarikh tindakan yang dinyatakan dalam Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. Dokumen sokongan yang perlu dihantar kepada PKD/Urus Setia Induk ISO adalah seperti berikut: (a) Hardcopy Dokumen, iaitu: i. Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (CPD) yang telah lengkap peringkat TPKD PP; ii. Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK) yang telah lengkap ditandatangani oleh Ketua PTJ (Bagi Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan sahaja); (b) Softcopy Dokumen (melalui emel), iaitu: i. Statistik dan Senarai Perubahan Dokumen; ii. Kelulusan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen.

PKD/ Urus Setia Induk ISO UPM

14. Daftar/Kemaskini log dan semak dokumen

F

14. Daftar/Kemaskini Log Pemantauan Dokumen peringkat induk dan semak perkara berikut: (a) borang CPD serta softcopy dokumen sokongan yang dihantar/diemel daripada TPKD PP. Pastikan dokumen yang dihantar menepati format yang ditetapkan. Jika minor pindaan, buat pindaan terus. Manakala jika major pindaan, maklum dan emel semula kepada TPKD PP yang berkaitan untuk buat pindaan. (b) dokumen yang dimuatnaik dalam sistem e-ISO. [Rujuk Lampiran 11: Templat Log Pemantauan Dokumen Pindaan Induk]

E


|

4

Carta alir

Tanggungjawab PKD

Perincian Maklumat

E

15. Buat pengesahan dokumen dalam e-ISO

Tidak

F

16. Disahkan? Ya

PKD 17. Buat hebahan perubahan dokumen

KB BPQ/PKD/ Urus Setia Induk ISO UPM TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ

18. Lengkapkan borang CPD Peneraju dan serah semula kepada TPKD PP

19. Terima dan lengkapkan borang CPD bagi tindakan Peneraju dan simpan sebagai rekod

15. Buat pengesahan dan lengkapkan perkara berikut: (a) Sahkan dokumen dalam e-ISO supaya dipaparkan pada tarikh kuatkuasa. Pastikan dokumen yang dimuatnaik menepati format yang ditetapkan. (b) Lengkapkan Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUSDOK) untuk ditandatangani oleh Wakil Pengurusan atau Naib Canselor (bagi manual ISO). 16. Jika dokumen disahkan, ikut langkah 17. Jika tidak, maklumkan kepada TPKD PP untuk laksanakan pindaan/perubahan dan ikut langkah 14. 17. Buat hebahan perubahan dokumen kepada Peneraju Proses dan staf UPM melalui emel atau buletin UPM selewat-lewatnya satu (1) hari sebelum tarikh kuatkuasa dokumen. 18. Lengkapkan borang CPD Peneraju Proses dan serahkan semula kepada TPKD PP/urus Setia ISO PTJ untuk tindakan seterusnya. 19. Terima dan lengkapkan borang CPD bagi tindakan Peneraju dan simpan sebagai rekod dalam fail Kawalan Dokumen Peneraju Proses beserta petikan minit mesyuarat kelulusan dokumen peringkat Peneraju Proses.

Tamat

Disediakan oleh: Rozi binti Tamin | Pegawai Kawalan Dokumen (PKD) | Sistem Pengurusan ISO UPM 12 Februari 2015 Nota:     

KB BPQ – Ketua Bahagian Pengurusan Kualiti PKD – Pegawai Kawalan Dokumen PTJ – Pusat Tanggungjawab TPKD PP – Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses Pemilik Proses – Bahagian/Seksyen/Unit dalam PTJ yang menjadi Peneraju Proses di bawah skop ISO UPM


|

5

LAMPIRAN 1 Jadual Serahan Cadangan Pindaan Dokumen

JADUAL SERAHAN CADANGAN PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA Skop Dokumen 1. Pengurusan (PGR)

Diserahkan kepada PKD/TPKD PP

Peneraju Proses

PKD

Bahagian Pengurusan Kualiti, Pejabat Pendaftar

2. Perkhidmatan Utama (PU): 2.1 Pengajian Prasiswazah

TPKD Prasiswazah

Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik

TPKD Siswazah

Sekolah Pengajian Siswazah

TPKD Penyelidikan dan Inovasi

Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)

TPKD Pejabat Naib Canselor

Bahagian Pentadbiran, Pejabat Naib Canselor

TPKD Pejabat Bursar

Pejabat Bursar

TPKD Pejabat Pendaftar

Pejabat Pendaftar

TPKD Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset

Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset

TPKD Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi

Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi

TPKD Pejabat Pendaftar

Pejabat Pendaftar

3.7 Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan



3.8 Penentukuran dan Penentusahan Peralatan

TPKD Penyelidikan dan Inovasi

Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)



TPKD bagi setiap operasi Peneraju Proses

Semua PTJ kecuali Fakulti, Institut, Akademi, dan Pusat Asasi Sains Pertanian

2.2 Pengajian Siswazah 2.3 Penyelidikan dan Inovasi 3. Sokongan (SOK) 3.1 Pengurusan Pelanggan 3.2 Kewangan 3.3 Latihan 3.4 Peralatan, Kemudahan Infrastruktur dan Kenderaan 3.5 Peralatan dan Kemudahan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) 3.6 Pengurusan Sumber Manusia

3.9 Pengurusan Makmal 4. Operasi Perkhidmatan Sokongan (OPR)

Nota: PKD – Pegawai Kawalan Dokumen TPKD – Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen

LAMPIRAN 2 Format Prosedur ISO

PENGURUSAN

Halaman: 1/9 No. Semakan: 00

1.0

Kod Dokumen: XXXX

No. Isu: 01

PROSEDUR XXXXXX

Tarikh: 00/00/0000

TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan ...............................

2.0

SKOP Prosedur ini merangkumi semua ....................................

3.0

TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.

4.0

DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen

Tajuk Dokumen

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PENGURUSAN

Halaman: 2/9 No. Semakan: 00

5.0

Kod Dokumen: XXXX

No. Isu: 01

PROSEDUR XXXXXX

Tarikh: 00/00/0000

TERMINOLOGI DAN SINGKATAN JAD

: Juruaudit Dalaman

PYB

: Pegawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan (contohnya: Ketua PTJ, TWP, PKPU, TPKP, Ketua Pentadbiran, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya).


Halaman: 3/9

PENGURUSAN

No. Semakan: 00

6.0

Kod Dokumen: XXXX

No. Isu: 01

PROSEDUR XXXXXX

Tarikh: 00/00/0000

PROSES TERPERINCI A. Kawalan Ketakakuran

Tanggungjawab

Carta alir

Perincian

Rekod/ Dokumen Rujukan

6.1 Mula

Peneraju Proses/Staf

6.2 Kesan Ketakakuran


6.3 Lengkapkan Kenyataan Ketakakuran


6.4 Laksanakan Kawalan

6.2

Kesan produk/perkhidmatan yang tak akur menerusi: (a) Aduan pelanggan yang sahih; (b) Kajian/maklumbalas kepuasan pelanggan (c) Proses semasa menyampaikan atau selepas menghasilkan produk/perkhidmatan (d) Audit dalaman dan luaran (e) Minit mesyuarat (f) Lain-lain sumber berkenaan

6.3

Lengkapkan penyataan/perincian ketakakuran yang ditemui ke dalam Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) atau Borang Maklumbalas Pelanggan, jika ketakakuran daripada aduan pelanggan yang sahih (rujuk Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan)

6.4

Laksanakan kawalan ketakakuran produk/perkhidmatan menerusi satu atau lebih, kaedah di bawah:

Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) / Borang Maklumbalas Pelanggan

(a) Ambil tindakan dengan menghapuskan ketakakuran yang dikesan. (b) Beri kelulusan penggunaan produk/perkhidmatan dengan kebenaran pihak yang berkuasa dan/atau pelanggan (jika berkenaan). (c) Halang penggunaan produk/perkhidmatan tersebut. (d) Ambil tindakan terhadap kesan atau kesan yang mungkin timbul daripada sesuatu ketakakuran setelah produk/perkhidmatan tersebut disampaikan atau digunakan Peneraju Proses/Staf

6.5 Serah borang kepada Urus Setia

6.6Tamat

6.5

Serah borang yang mengandungi keterangan ketakakuran kepada Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ masing-masing untuk tindakan selanjutnya. Seterusnya rujuk proses tindakan pembetulan.

6.6

Tamat


Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) / Borang Maklumbalas Pelanggan

Halaman: 4/9

PENGURUSAN

No. Semakan: 00

Kod Dokumen: XXXX

No. Isu: 01

PROSEDUR XXXXXX

Tarikh: 00/00/0000

B. Tindakan Pembetulan Tanggungjawab

Carta alir

Perincian


6.1 Mula

6.2

6.2 Terima Maklumat Untuk Tindakan Pembetulan

PKPU / TPKP

Terima maklumat ketakakuran yang perlu diambil tindakan pembetulan, antaranya daripada: (a) Aduan pelanggan yang sahih melalui borang Maklum Balas Pelanggan (Rujuk Prosedur Pengendalian Maklum Balas Pelanggan);

PKPU / TPKP

PAD/TPAD

(b) Komen/cadangan negatif yang sahih dalam Kajian kepuasan pelanggan yang telah direkodkan melalui borang Ketakakuran (Rujuk Arahan Kerja Kajian Kepuasan Pelanggan);

PAD/TPAD

(c) Audit dalaman melalui borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP). (Rujuk Prosedur Audit Dalaman);

(e) Ketakakuran semasa menyampaikan atau selepas menghasilkan produk/perkhidmatan melalui Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP) (Rujuk proses Kawalan ketakakuran);

TWP/Urus Setia PTJ

(f)

6.3

6.3 Rekodkan dan Ambil Tindakan

Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ/ PAD/PKPU / TPAD/TPKP PYB

PYB

Prosedur Pengendalian Maklum Balas Pelanggan, Prosedur Audit Dalaman,

(d) Audit oleh pihak Ketiga (contoh: SIRIM) melalui borang Non-comformity Report (NCR);

TWP/Urus Setia PTJ

Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ/ PKPU / TPKP

Borang Maklum Balas Pelanggan, Borang Ketakakuran, Laporan NCR SIRIM

6.4 Laksanakan Pembetulan (jika berkenaan)

6.5 Tentukan Punca Penyebab Ketakakuran

B

lain-lain sumber berkenaan yang telah direkodkan pada Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP).

(a) Rekodkan penerimaan laporan ketakakuran ke dalam Log Tindakan Pembetulan (PGR /BL05/LOG-LTB) kecuali laporan daripada audit dalaman dan audit badan pensijilan.

Log Tindakan Pembetulan

(b) Serahkan borang berkenaan kepada PYB untuk tindakan selanjutnya.

Borang Maklum Balas Pelanggan, Borang Ketakakuran, Laporan NCR SIRIM

6.4

Laksanakan/buat pembetulan kepada laporan ketakakuran yang diterima atau laporan aduan yang sahih.

6.5

Tentukan punca penyebab ketakakuran menerusi teknik yang bersesuaian dan laksanakan proses penentuan punca, sebaik-baiknya melibatkan pelaksana dan peneraju proses yang berkenaan

A


Halaman: 5/9

PENGURUSAN

No. Semakan: 00

Tanggungjawab

Kod Dokumen: XXXX

No. Isu: 01

PROSEDUR XXXXXX

Tarikh: 00/00/0000

Carta alir

Perincian


A

PYB

6.6

6.6 Laksanakan Tindakan Pembetulan

(a) Tentukan cadangan tindakan pembetulan yang berkesan berdasarkan punca yang telah dikenalpasti bagi mengelak ketakakuran daripada berulang.

PYB

(b) Laksanakan tindakan pembetulan dalam tempoh yang ditetapkan iaitu 21 hari bekerjaatau tempoh yang dipersetujuiatau dari tarikh pengenalpastian semula punca/tindakan pembetulan (jika tindakan tidak berkesan).

Peneraju Proses/ PKD/TPKD PP

(c) Tambahbaik proses menerusi pindaan prosedur, tatacara kerja dan sebagainya (jika berkenaan).

Ketua PTJ/ Penyelia kepada PYB

Ketua PTJ/ Penyelia kepada PYB/JAD

6.7 Buat Susulan Terhadap Pelaksanaan

6.8 Tindakan berkesan?

Tidak

6.7

Buat susulan terhadap pelaksanaan bagi pembetulan dan tindakan pembetulan yang dibuat oleh PYB untuk memastikan keberkesanan tindakan yang diambil. Sahkan keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil.

Borang Maklum Balas Pelanggan, Borang Ketakakuran

6.8

Jika berkesan, ikut langkah 6.9. Jika tidak, ikut langkah 6.5.

6.9

(a) Serah borang berkaitan yang telah lengkap kepada Urus Setia Induk /Urus Setia PTJ / PKPU / TPKP

Borang Maklum Balas Pelanggan, Borang Ketakakuran

(b) Kemaskini Log Tindakan Pembetulan (PGR /BL05/LOG-LTB).

Log Tindakan Pembetulan

(a) Laporkan status tindakan pembetulan dan keberkesanan tindakan pada mana-mana mesyuarat berkenaan.

Laporan Status Tindakan Pembetulan

B

Ya Ketua PTJ/ Penyelia kepada PYB

6.9 Serah dan Kemaskini Laporan

Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ / PKPU / TPKP TWP

6.10Lapor Status Tindakan

WP

6.10

(b) Bentangkan status tindakan pembetulan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan atau mana-mana mesyuarat berkenaan. 6.6Tamat


Halaman: 6/9

PENGURUSAN

No. Semakan: 00

Kod Dokumen: XXXX

No. Isu: 01

PROSEDUR XXXXXX

Tarikh: 00/00/0000

C. Tindakan Pencegahan Tanggungjawab

Carta alir

Perincian


6.1 Mula

WP/TWP/ PKPU/TPKP?PA D/TPAD

6.2

6.2 Terima Maklumat Untuk Tindakan Pencegahan

Terima maklumat yang perlu diambil tindakan pencegahan yang telah direkodkan pada borang Laporan Tindakan Pencegahan (PGR/BR06/LTC) melalui sumber-sumber berikut: (a) (b) (c) (d)

Laporan maklumbalas pelanggan; Laporan Audit dalaman; Laporan Kajian Kepuasan Pelanggan; Tren/pola yang dikenalpasti semasa analisis data; (e) Audit luaran (contoh: SIRIM); dan (f) Semakan atau pemantauan proses produk/perkhidmatan. Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ/ PKPU / TPKP

6.3

6.3 Rekodkan dan Ambil Tindakan

Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ PYB

6.4

6.4 Laksanakan Tindakan Pencegahan

PYB Ketua PTJ/ Penyelia kepada PYB

Ketua PTJ/ Penyelia kepada PYB/JAD

Rekodkan maklumat yang perlu diambil tindakan pencegahan dalam Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan (PGR /SU06/SU-LTC).

Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan

(b) Serahkan borang berkenaan kepada PYB untuk tindakan selanjutnya.

Borang Laporan Tindakan Pencegahan

(a)

(a) Buat penilaian dan tentukan cadangan tindakan pencegahan yang berkesan berdasarkan punca yang telah dikenalpasti bagi mengelak ketakakuran mungkin timbul. (b) Laksanakan cadangan tindakan pencegahan dalam tempoh yang telah ditentukan.

6.5 Buat Susulan Terhadap Pelaksanaan

6.6Tindakan berkesan?

6.5

Buat susulan terhadap pelaksanaan bagi tindakan pencegahan yang dibuat oleh PYB untuk memastikan keberkesanan tindakan yang diambil. Sahkan keberkesanan tindakan pencegahan yang diambil.

6.6

Jika berkesan, ikut langkah 6.9. Jika tidak, ikut langkah 6.4.

6.7

Tambahbaik proses menerusi pindaan prosedur, tatacara kerja dan sebagainya (jika berkenaan).

Tidak

Ya Peneraju Proses/ PKD/TPKD PP

Laporan Maklum Balas, Laporan Audit Dalaman, Laporan Kajian Kepuasan Pelanggan

6.7 Tambahbaik proses/prosedur (jika berkenaan)

A



Halaman: 7/9

PENGURUSAN

No. Semakan: 00

Tanggungjawab

Kod Dokumen: XXXX

No. Isu: 01

PROSEDUR XXXXXX

Tarikh: 00/00/0000

Perincian


(a) Serah borang berkaitan yang telah lengkap kepada Urus Setia Induk /Urus Setia PTJ / PKPU / TPKP.


(b) Kemaskini laporan status tindakan pencegahan pada Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan (PGR /SU06/SU-LTC).

Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan

(a) Laporkan status tindakan pencegahan dan keberkesanan tindakan pada mana-mana mesyuarat berkenaan.

Laporan Status Tindakan Pencegahan

Carta alir

A

Ketua PTJ/ Penyelia kepada PYB

6.8 6.8 Serah dan Kemaskini Laporan

Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ / PKPU / TPKP TWP

6.9 Lapor Status Tindakan

WP

6.9

(b) Bentangkan status tindakan pencegahan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan atau mana-mana mesyuarat berkenaan. 6.6Tamat


Halaman: 8/9

PENGURUSAN

No. Semakan: 00

7.0 Bil 1.

Kod Dokumen: XXXX

No. Isu: 01

PROSEDUR XXXXXX

Tarikh: 00/00/0000

REKOD Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/100-4/5

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Urus Setia Induk

Tanggungjawab Menyelenggara KBJK

Tindakan Pembetulan (Induk)

UPM/(kod PTJ)/100-4/5

Kuasa Melupus Pendaftar

3 Tahun

 Surat-surat yang berkaitan  Minit mesyuarat yang berkaitan  Laporan status tindakan pembetulan keseluruhan  Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) bagi proses Pengurusan yang telah disahkan keberkesanan tindakannya

2.

Tempat dan Tempoh Simpanan BDR

Urus Setia PTJ

TWP PTJ

Tindakan Pembetulan (nama PTJ)  Surat-surat yang berkaitan  Minit mesyuarat yang berkaitan  Laporan status tindakan pembetulan  Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) yang telah disahkan keberkesanan tindakannya


(Selewatlewatnya 6 bulan selepas audit Badan Persijilan) Pejabat TWP PTJ/ Bilik Jaminan Kualiti 3 Tahun

(Selewatlewatnya 6 bulan selepas audit Badan Persijilan)

Ketua PTJ

Halaman: 9/9

PENGURUSAN

No. Semakan: 00

8.0

Kod Dokumen: XXXX

No. Isu: 01

PROSEDUR XXXXXX

Tarikh: 00/00/0000

SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD

01

00

-

Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ diluluskan semula

Tarikh Kuatkuasa

Keluaran Pertama

XXXXXXX

WP

00/00/00


LAMPIRAN 3 TEMPLAT HURAIAN PINDAAN

HURAIAN PINDAAN DOKUMEN Huraian Pindaan Dokumen Asal Nama Dokumen: Kod Dokumen: No. Isu:____, No. Semakan:_____, Tarikh Kuatkuasa: ________

Pindaan

Tambahan (T) / Pemotongan (P)

Nama Dokumen: Kod Dokumen: No. Isu: ____, No. Semakan: _____, Tarikh Kuatkuasa: ________

1

Huraian Pindaan Dokumen Asal

Pindaan


CONTOH Nama Dokumen: Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan Nama Dokumen: Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Pelaksana Pelaksana Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P001 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P001 No. Isu: 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 15/11/2013 No. Isu: 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 30/05/2014

7.0 PROSES TERPERINCI


Dapatkan Perakuan

Dapatkan Perakuan

7.8.1

Sediakan senarai calon yang layak dan simpanan untuk mendapat perakuan JKP menggunakan Borang Keputusan Jawatankuasa Pemilih (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP).

7.8.1

Sediakan senarai calon yang layak dan simpanan untuk mendapat perakuan JKP/Naib Canselor menggunakan Borang Keputusan Jawatankuasa Pemilih (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP).

T

7.8.2

Sediakan Kertas Cadangan ke JPU dalam tempoh sepuluh (10) hari bekerja selepas Mesyuarat JKP.

7.8.2

Sediakan Kertas Cadangan ke JPU/Naib Canselor selepas Mesyuarat JKP.

P

7.9 Dapatkan kelulusan JPU

7.9 Dapatkan kelulusan JPU/Naib Canselor

Kemukakan perakuan JKP untuk kelulusan Mesyuarat JPU.

Kemukakan perakuan JKP untuk kelulusan Mesyuarat JPU/Naib Canselor.

7.11 Maklumkan Kepada Calon


7.11.1

Makluman kepada calon tidak berjaya temu duga dan calon simpanan (jika ada) selewat-lewatnya satu (1) bulan selepas menerima petikan minit Mesyuarat JPU dan proses tamat.

7.11.1

Makluman kepada calon tidak berjaya temu duga dan calon simpanan (jika ada) selewat-lewatnya satu (1) bulan selepas menerima petikan minit Mesyuarat JPU/Kelulusan Naib Canselor dan proses tamat.

T

T

2

LAMPIRAN 4 CONTOH BORANG CPD LENGKAP

KELULUSAN CADANGAN PINDAAN/ TAMBAHAN DOKUMEN (CPD)

Peneraju Proses: Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar Mencadangkan Borang Permohonan Cadangan/Tambahan Dokumen (CPD) untuk mendapatkan kelulusan pada Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Kali Ke-242 yang diadakan pada 25 April 2014 . Cadangan tarikh kuatkuasa pada 30 Mei 2014 (* Tarikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan dan sila berhubung dengan PKD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain) No. CPD

Pemilik Proses

Pernyataan Pindaan/Baharu Asal

SOK Seksyen Nama Dokumen: Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan (BUM): Pelantikan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Pelaksana 3/2014 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P001 No. Isu: 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 15/11/2013 6.0 CARTA ALIR

Pindaan


Nama Dokumen: Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Pelaksana Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P001 No. Isu: 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 30/05/2014 6.0 CARTA ALIR

Dapatkan Kelulusan JPU

7.9

Dapatkan Kelulusan JPU/Naib Canselor

T 7.9



Dapatkan Perakuan

Dapatkan Perakuan

7.8.1


7.8.1


T

7.8.2


7.8.2


P

1/3

No. CPD

Pemilik Proses


Pindaan

7.9 Dapatkan kelulusan JPU

7.9 Dapatkan kelulusan JPU/Naib Canselor

Kemukakan perakuan JKP untuk kelulusan Mesyuarat JPU.

Kemukakan perakuan JKP untuk kelulusan Mesyuarat JPU/Naib Canselor.



7.11.1

Makluman kepada calon tidak berjaya temu duga dan calon simpanan (jika ada) selewat-lewatnya satu (1) bulan selepas menerima petikan minit Mesyuarat JPU dan proses tamat.

7.11.1

Makluman kepada calon tidak berjaya temu duga dan calon simpanan (jika ada) selewat-lewatnya satu (1) bulan selepas menerima petikan minit Mesyuarat JPU/Kelulusan Naib Canselor dan proses tamat.

7. 12 Keluarkan Surat Tawaran

7.12 Keluarkan Surat Tawaran

7.12.1

7.12.1

8.0

Keluarkan surat tawaran kepada calon yang berjaya selewat-lewatnya 10 (sepuluh) hari bekerja selepas minit Mesyuarat JPU diterima. REKOD KUALITI

UPM/PEND/500-1/6/2 Pangkalan data Permohonan Jawatan (SPJonline)

8.0

Keluarkan surat tawaran kepada calon yang berjaya selewat-lewatnya 10 (sepuluh) hari bekerja selepas minit Mesyuarat JPU/Kelulusan Naib Canselor diterima.


T

T

T

REKOD KUALITI

-

UPM/PEND/500-1/6/4 Senarai Saringan Calon

-

P P

UPM/PEND/500-1/4/1 Pengiklanan Jawatan

-

P

UPM/PEND/500-1/8 Temu Duga

UPM/PEND/500-1/8 Temu Duga

T

..1 Pengiklanan Jawatan

2/3

No. CPD

Pemilik Proses


Pindaan


UPM/PEND/500-2/5/1 Surat Tawaran Jawatan ..1 Surat Tawaran Jawatan (P&P dan akademik) Surat Tawaran Jawatan (Sokongan)

-

P

UPM/PEND/500-2/5/3 Penangguhan Lapor Diri  Surat permohonan penangguhan lapor diri  Surat meminta ulasan/kelulusan Pendaftar  Surat jawapan daripada Pendaftar Surat jawapan penangguhan kepada calon

-

P

UPM/PEND/500-2/12/10 Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih 1 Surat panggilan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Pemilih (Kumpulan Pengurusan & Profesional Bukan Akademik 2. Surat panggilan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Pemilih (Kumpulan Pelaksana)

-

P

UPM/PEND/500-1/14 Petikan Minit Pelantikan ..1 Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (P&P Bukan Akademik) ..2 Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (Pelaksana)

-

P

UPM/PEND/500-1/9/1 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih (P&P Bukan Akademik)

-

P

-

P

UPM/PEND/500-1/12 Surat Makluman Calon Tidak Berjaya

-

P

..1. Surat Makluman Calon Tidak Berjaya (P& P Bukan Akademik) ..2. Surat Makluman Calon Tidak Berjaya (Pelaksana)

-

P

UPM/PEND/500-1/9/2 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih (Pelaksana)

3/3

No. CPD

Pemilik Proses

Pernyataan Pindaan/Baharu Asal UPM/PEND/500-1/6/4 Kriteria Saringan Pelantikan • Dokumen kriteria perjawatan • Borang Kriteria Pemilihan dan Pemarkahan Calon Proses Temuduga (SOK/BUM/BR03/ TEMUDUGA) yang telah dilengkapkan (calon yang tidak berjaya)

Pindaan -

Tambahan (T) / Pemotongan (P) P

4/3

LAMPIRAN 5 TEMPLAT LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN PENERAJU

LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN PENERAJU PROSES UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

PTJ: ________________________________ (A) SKOP SOKONGAN

BIL.

NO. CPD

JENIS CADANGAN P

B

G

PEMILIK PROSES

KELULUSAN MESYUARAT

CADANGAN TARIKH KUATKUASA

TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD (*softcopy/hardcopy)

CATATAN

KELULUSAN MESYUARAT



CATATAN

(B) SKOP OPERASI PERKHIMDTAN SOKONGAN

BIL.

NO. CPD

JENIS CADANGAN P

B

G

PEMILIK PROSES

Nota *: (P) – pinda (B) – baharu (G) - gugur

1

LAMPIRAN 6 JADUAL TINDAKAN KUATKUASA DOKUMEN ISO UPM

JADUAL TINDAKAN KUATKUASA DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN ISO UPM BAGI TAHUN 2015 TARIKH KUATKUASA DOKUMEN Sept

Nov

23

12

8

14

15

19

1. Terima cadangan Pindaan dokumen (CPD) daripada pemohon/staf. Semak dan bincang kesesuaian cadangan

TPKD PP / Urus Setia Peneraju Proses

2. Bawa ke mesyuarat Pengurusan Peneraju Proses / Semakan Keberkesanan Peneraju Proses. Maklum kepada pemohon keputusan mesyuarat. Jika lulus, laksanakan proses kawalan dokumen

TPKD PP / TWP PP

Bergantung kepada Peneraju proses

Jul


Mei


Mac


Jan


TINDAKAN


AKTIVITI/PROSES

3. Muat naik dokumen dalam Sistem Pengurusan ISO (eISO) dalam Modul TPKD PP Nota: 5 hari bekerja sebelum tarikh kuatkuasa


15

4

28/4

3

7

11

4. E-mel dokumen sokongan pindaan dokumen, iaitu: (a) Statistik dan Senarai Perubahan Dokumen; (b) Kelulusan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen.


15

4

28/4

3

7

11


16

5

29/4

6

8

12

PKD / Urus Setia Induk

19-21

6-10

30/45/5

8-10

9-11

13-17

5. Hantar dokumen hardcopy, iaitu: (a) Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (CPD) yang telah lengkap peringkat TPKD PP; (b) Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen yang telah lengkap ditandatangani oleh Ketua PTJ (Bagi Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan sahaja); 6. Semakan dan pengesahan dokumen yang dimuat naik

1

TARIKH KUATKUASA DOKUMEN Jul

Sept

Nov

23

12

8

14

15

19

PKD

22

11

6

13

14

18

8. Pulangkan semula Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (CPD) yang telah lengkap kepada TPKD PP

PKD / Urus Setia Induk

2-13/2

19-26

1522/5

3-7/8

29/98/10

310/10

9. Simpan dalam Fail Kawalan Dokumen Peneraju Proses (Rujuk Prosedur Kawalan Dokumen) semua rekod berikut: (a) Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (CPD) yang diterima dari PKD (b) Petikan minit mesyuarat kelulusan dokumen peringkat Peneraju Proses


Bergantung kepada tarikh edaran daripada PKD

7. Buat hebahan perubahan dokumen


Mei


Mac


Jan


TINDAKAN


AKTIVITI/PROSES

Nota: PKD – Pegawai Kawalan Dokumen TPKD PP – Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses TWP PP – Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses

Disediakan oleh: ROZI BINTI TAMIN Pegawai Kawalan Dokumen (PKD) Universiti Putra Malaysia Disahkan: 15 Januari 2015

2

LAMPIRAN 7 TEMPLAT KELULUSAN CADANGAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN

Kegunaan PKD/TPKD PP

KELULUSAN CADANGAN PINDAAN/ TAMBAHAN DOKUMEN (CPD) Peneraju Proses: Kelulusan Mesyuarat:

Kali ke-

Tarikh:

Cadangan Tarikh Kuatkuasa *: Nota *: - Tarikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan dan sila berhubung dengan PKD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain - Masukkan Huraian Pindaan Dokumen yang dilampirkan oleh pencadang bersama Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen.

No. CPD

Pemilik Proses

Huraian Pindaan Dokumen * Asal Nama Dokumen: Kod Dokumen: No. Isu:____, No. Semakan:_____, Tarikh Kuatkuasa: ________

Pindaan


Nama Dokumen: Kod Dokumen: No. Isu: ____, No. Semakan: _____, Tarikh Kuatkuasa: ________

1

Kegunaan PKD/TPKD PP No. CPD

Pemilik Proses

Huraian Pindaan Dokumen * Asal

Pindaan


CONTOH SOK Seksyen Nama Dokumen: Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan (BUM): Pelantikan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Pelaksana 3/2014 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P001 No. Isu: 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 15/11/2013

Nama Dokumen: Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Pelaksana Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P001 No. Isu: 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 30/05/2014



Dapatkan Perakuan

Dapatkan Perakuan

7.8.1


7.8.1


T

7.8.2


7.8.2


P

2

LAMPIRAN 8 BORANG PENGESAHAN KELULUSAN DOKUMEN

Halaman: 1 drp 1

PENGURUSAN

No. Semakan: 00 No. Isu: 02

Kod Dokumen: PGR/BR01/LULUS-DOK BORANG PENGESAHAN KELULUSAN DOKUMEN

Tarikh: 03/01/2011

Kategori Dokumen : __________________________ Skop : _____________________________________ Peneraju Proses : ____________________________

Bil 1.

Tajuk Dokumen

Kod Dokumen

No. Isu

No. Semakan

Tarikh Kuatkuasa

Menyedia & Menyemak Tanggungjawab Tandatangan

Kuasa Melulus/Melulus Semula* Tarikh

Tanggungjawab

Tandatangan

Tarikh

Kenyataan

LAMPIRAN 9 JADUAL PENETAPAN KOD DOKUMEN

JADUAL PENETAPAN KOD DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA Tindakan

Tanggungjawab

1. PEMBERIAN KOD MANUAL KUALITI 1.1 Gunakan kod UPM/PGR/MK untuk penyediaan Manual Kualiti Singkatan bagi Manual Kualiti

Pegawai Kawalan Dokumen (PKD)

Singkatan bagi Skop Pengurusan Universiti Putra Malaysia

2. PEMBERIAN KOD PROSEDUR 2.1 Pengurusan PKD

UPM / PGR / POO1 No. Siri prosedur Singkatan bagi Prosedur Singkatan bagi Skop Pengurusan Universiti Putra Malaysia

2.2 Sokongan UPM / SOK / (kod peneraju) / P001 No. Siri prosedur

Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju proses (TPKD PP)

Singkatan bagi prosedur Kod Peneraju Proses* (a) Singkatan bagi skop sokongan Universiti Putra Malaysia

Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM

| 1

Tindakan

Tanggungjawab

2.3 Perkhidmatan Utama TPKD PP UPM / PU/ (kod skop utama) / P001 No. Siri prosedur Singkatan bagi prosedur Kod bagi skop Perkhidmatan Utama * (b) Singkatan bagi Perkhidmatan Utama Universiti Putra Malaysia

2.4 Operasi Perkhidmatan Sokongan UPM / OPR/ (kod PTJ) / P001 TPKD PP

No. Siri prosedur Singkatan bagi prosedur Kod Pusat Tanggungjawab * (c) Singkatan bagi Skop operasi Universiti Putra Malaysia

3. PEMBERIAN KOD ARAHAN KERJA

PKD

3.1 Pengurusan UPM / PGR / AKO1 No. Siri Arahan Kerja Singkatan bagi Arahan Kerja Singkatan bagi Skop Pengurusan Universiti Putra Malaysia


| 2

Tindakan

Tanggungjawab

3.2 Sokongan UPM / SOK / (kod peneraju) / AK01

TPKD PP No. Siri Arahan Kerja Singkatan bagi Arahan Kerja Kod Peneraju Proses* (a) Singkatan bagi skop sokongan Universiti Putra Malaysia

3.3 Perkhidmatan Utama TPKD PP

UPM / PU/ (kod skop utama) / AK01 No. Siri Arahan Kerja Singkatan bagi Arahan Kerja Kod bagi skop Perkhidmatan Utama * (b) Singkatan bagi Perkhidmatan Utama Universiti Putra Malaysia


| 3

Tindakan 3.4 Operasi Perkhidmatan Sokongan

Tanggungjawab TPKD PP

UPM / OPR/ (kod PTJ) / AK01 No. Siri Arahan Kerja Singkatan bagi Arahan Kerja Kod Pusat Tanggungjawab * (c) Singkatan bagi Skop operasi Universiti Putra Malaysia

4. PEMBERIAN KOD DOKUMEN SOKONGAN (Dokumen sokongan seperti garis panduan, senarai semak, log, templat dan borang 4.1

Pengurusan PKD PGR / BR01 / (aktiviti) Huruf dan/atau angka yang yang menggambarkan aktiviti Kod proses Kod kategori dokumen * (d) Singkatan bagi skop Pengurusan

4.2

Sokongan TPKD PP

SOK / (kod peneraju) / BR01 / (aktiviti) Huruf dan/atau angka yang menggambarkan aktiviti Kod proses (Jika ada, nyatakan kod. Jika tiada, kekal pada 01)) Kod kategori dokumen * (d) Kod Peneraju Proses * (a) Singkatan bagi skop Sokongan

CONTOH: Kod proses bagi Pejabat Kewangan: (a) 01 – Pembayaran (b) 02 – Pembelian


| 4

Tindakan 4.3

Tanggungjawab

Perkhidmatan Utama TPKD PP

PU/ (kod skop utama) / BR01 / (aktiviti) Huruf dan/atau angka yang menggambarkan aktiviti Kod proses (Jika ada, nyatakan kod. Jika tiada, kekal pada 01)) Kod kategori dokumen * (d) Kod skop utama * (b) Singkatan bagi skop Perkhidmatan Utama

4.4

Operasi Perkhidmatan Sokongan TPKD PP

OPR/ (kod PTJ) / BR01 / (aktiviti) Huruf dan/atau angka yang menggambarkan aktiviti Kod Bahagian/ Jabatan/ Seksyen/ Unit nyatakaBahagiann kod. Jika Kod kategori dokumen * (d) tiada, kekal pada 01)) Kod PTJ * (c) Singkatan bagi proses Operasi

Nota *: (a) Kod Peneraju Proses: i. PEL – Pengurusan Pelanggan ii. KEW – Kewangan iii. LAT – Latihan iv. PYG – Penyelenggaraan peralatan, kemudahan infrastruktur dan kenderaan v. ICT - Penyelengaraan dan baikpulih peralatan ICT, perkakasan dan perisian komputer vi. BUM – Pengurusan Sumber Manusia vii. OSH – Pengurusan dan pelupusan sisa viii. CAL – Penentukuran dan verifikasi Peralatan ix. LAB- Pengurusan dan Keselamatan Makmal


| 5

(b) Kod Skop Utama: i. PS – Pra siswazah ii. S – Siswazah iii. PY – Penyelidikan (c) Kod PTJ (Semua PTJ yang mempunyai skop operasi kecuali Fakulti, Institut dan Pusat Asasi Sains Pertanian): i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. x. xi. xii. xiii. xiv. xv. xvi. xvii. xviii. xix. xx.

PNC – Pejabat Naib Canselor TNCHEPA – Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) TNCJIM – Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat) PEND – Pejabat Pendaftar BEN – Pejabat Bursar PSAS – Perpustakaan Sultan Abdul Samad SPS – Sekolah Pengajian Siswazah BKU – Bahagian Keselamatan PPPA – Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset PKU – Pusat Kesihatan Universiti PKK – Pusat Kebudayaan dan Kesenian PIU – Pusat Islam iDEC – Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi CADE – Pusat Pembangunan Akademik KOLEJ – Kolej kediaman TPU – Taman Pertanian Universiti PPUU – Pejabat Penasihat Undang-Undang FPV - Hospital Veterinar Universiti, Fakulti Perubatan Veterinar PUPM – Penerbit UPM PSM – Pusat Sains Marin

(d) Kod kategori dokumen: i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. x. xi.

BL – Buku/borang Log BP – Buku Panduan BR – Borang GP – Garis Panduan SE – Senarai Edaran SS – Senarai Semak SU – Senarai Utama BD – Buku Daftar DF – Daftar Format LP – Laporan SN – Senarai


| 6

LAMPIRAN 10 TEMPLAT STATISTIK DAN SENARAI PERINCIAN PERUBAHAN DOKUMEN

Kegunaan PKD/TPKD PP

STATISTIK DAN SENARAI PERINCIAN PERUBAHAN DOKUMEN (Tandakan √ pada ruangan berkaitan) NAMA PENERAJU/PTJ PGR

KATEGORI SKOP

PU

SOK

OPR

NAMA SKOP

(a)

Statistik Perubahan Dokumen Bil.

Kategori Dokumen ISO

Bilangan Dokumen Terlibat Pinda

Baru/tambah

gugur

Jumlah

1.

Prosedur

0

0

0

0

2.

Arahan Kerja

1

0

0

0

3.

Garis Panduan

0

0

0

0

4.

Borang

1

0

0

0

5.

Log

0

0

0

0

6.

Senarai Semak

0

0

0

0

2

0

0

0

Jumlah Keseluruhan

Senarai perincian perubahan dokumen pada Lampiran

1

Kegunaan PKD/TPKD PP Lampiran

(b)

Senarai Perincian Perubahan Dokumen

CONTOH KATEGORI DOKUMEN :ARAHAN KERJA BIL.

KOD DOKUMEN

TAJUK DOKUMEN

NO. ISU

NO. SEMAKAN

TARIKH KUATKUASA

02

02

30/5/2014 *(P)

NO. ISU

NO. SEMAKAN

02

01

Arahan Kerja Menginput Bil Tunai 1.

UPM/SOK/KEW/AK008/AKN

*Nama dan Kod Dokumen lama: Arahan Kerja Bil Tunai (UPM/SOK/KEW/AK008/BIL)

KATEGORI DOKUMEN :BORANG BIL. 1.

KOD DOKUMEN SOK/KEW/BR001/BUY

TAJUK DOKUMEN Borang Pendaftaran Staf/Individu

TARIKH KUATKUASA 30/5/2014 *(P)

Nota *: (P) – pinda (B) – baru/tambah (G) – gugur

2

LAMPIRAN 11 TEMPLAT LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN INDUK

LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN INDUK UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PTJ: ___________________________ (A) SKOP SOKONGAN (

BIL.

NO. CPD

)

JENIS CADANGAN P

B

G

PEMILIK PROSES

KELULUSAN MESYUARAT



TARIKH/TEMPOH TERIMA DOKUMEN

CATATAN

PEMILIK PROSES

KELULUSAN MESYUARAT



TARIKH/TEMPOH TERIMA DOKUMEN

CATATAN

1

(B) SKOP SOKONGAN (

BIL.

NO. CPD

)

JENIS CADANGAN P

B

G

1

Nota *: (P) – pinda (B) – baharu (G) - gugur

1

PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

Recommend Documents