PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. AKITA JAYA MOBILINDO

PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. AKITA JAYA MOBILINDO Rizki Putri Almira Bina Nusantara University, Komplek Cipulir Permai Blok P No.6 RT 004/RW 012, Jakarta Selatan, 085711970184, [email protected]

Sarahwati Bina Nusantara University, Jl. Galunggung I, Perum 1 No. 15 Tangerang, Banten, 021-5511866, 089671121625 [email protected]

Yenty Juwita Legasari Saragih Bina Nusantara University, Jl. Op Nai Horsik No.234 Pematang Siantar, Sumatera Utara, 089687780927, [email protected] (Pembimbing: D0466-Pangondian T. Siregar, SE,MM)

ABSTRACT

The purpose of this thesis is to analyzing the strategy of system and information technology as well as business strategy which is running at PT. Akita Jaya Mobilindo and to figure out the advantages and the lack of the system and information technology at PT. Akita Jaya Mobilindo. A method of research that we use is by using the method of enterprise architecture by oleh Scott. A. Bernard (2005). Any other method that we use is the methodology of data collection such as conducting observation and interviews on behalf of the company, as well as the method of study of librarianship. The results of writing this thesis is to provide solutions to the existing problems in the company and provides a well-integrated systems that can assist in the process of sharing data and information quickly and accurately. And with the help of enterprise architecture method expected a proposal that we provide can be implemented well and can improve the competitiveness of the company. Conclusions that can be drawn from thesis writing is with a method of enterprise architecture, the company can realize their vision and mission as well as make their business processes run effectively and efficiently, and the company can compete with other competitors in the present and in the future of the company. Keywords : Strategic, system, technology, information,enterprise architecture, web. ABSTRAK

Tujuan dari skripsi ini adalah menganalisis strategi sistem dan teknologi informasi serta strategi bisnis yang sedang berjalan di PT. Akita Jaya Mobilindo untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan dari sistem maupun teknologi informasi PT. Akita Jaya Mobilindo. Metode penelitian yang kami gunakan yaitu dengan menggunakan metode enterprise architecture oleh Scott. A. Bernard (2005). Metode lainnya yang kami gunakan yaitu metodologi pengumpulan data seperti melakukan observasi dan wawancara kepada pihak perusahaan, serta metode studi kepustakaan. 1|Page

Hasil yang dicapai dari penulisan skripsi ini adalah memberikan solusi terhadap permasalahan yang ada pada perusahaan dan memberikan sistem yang terintegrasi dengan baik agar dapat membantu dalam proses berbagi data dan informasi secara cepat dan akurat. Serta dengan bantuan metode enterprise architecture diharapkan usulan yang kami berikan dapat terimplementasi dengan baik dan dapat meningkatkan daya saing perusahaan. Simpulan yang dapat diambil dari penulisan skripsi ini adalah dengan metode enterprise architecture ini, perusahaan dapat mewujudkan visi dan misi mereka serta menjadikan proses bisnis berjalan dengan efektif dan efisien sehingga perusahaan dapat bersaing dengan kompetitor di masa sekarang dan di masa depan perusahaan. Kata Kunci: Strategi, sistem, teknologi, informasi, enterprise architecture, web.

PENDAHULUAN Pada masa kini hampir seluruh organisasi dan perusahaan memerlukan sistem informasi yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan terutama pada proses bisnis perusahaan. Penggunaan sistem informasi pada perusahaan pada masa sekarang dinilai sangat dibutuhkan, karena dengan menggunakan sistem informasi dapat meningkatkan kinerja perusahaan dan meningkatkan daya saing dengan perusahaan lainnya. Sebuah sistem informasi yang dibangun dan dipelihara dengan baik akan memberikan manfaat berwujud yang secara faktual dapat dilihat pergerakannya melalui pendapatan yang diraih serta biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Selain itu penggunaan sistem informasi juga dapat membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan yang tepat untuk menyelesaikan masalah-masalah yang timbul di dalam perusahaan. Dalam pelaksanaannya, sistem informasi didukung oleh teknologi informasi. Hal tersebut dikarenakan teknologi informasi merupakan bagian dari sistem informasi, jadi keduanya saling berhubungan dalam menciptakan suatu sistem yang harmonis. Penerapan teknologi informasi yang efektif akan mengurangi biaya yang tidak diharapkan dan dapat meningkatkan fleksibilitas. Selain itu penggunaan teknologi informasi juga dapat membantu perusahaan dalam mendapatkan data dan informasi lebih yang cepat, dan mempermudah komunikasi dalam proses bisnis. Pemanfaatan sistem dan teknologi informasi di dalam perusahaan harus didukung oleh suatu perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang baik dan tepat. Hal tersebut merupakan indikator penting di dalam pemanfaatan sistem dan teknologi informasi di perusahaan. Dengan adanya perencanaan strategi yang baik dan tepat, maka tujuan dan sasaran sebuah perusahaan baik itu bersifat jangka pendek maupun jangka panjang dapat terpenuhi secara optimal. Salah satu keuntungan lainnya yaitu dapat menghasilkan sebuah aliran informasi yang baik, tepat, tersedia setiap saat, dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini tentunya akan mendukung setiap fungsi bisnis yang ada di dalam perusahaan dalam melaksanakan setiap kegiatannya dan menempatkan perusahaan dalam posisi yang unggul dalam persaingan bisnis yang ada. Akan tetapi penerapan sistem dan teknologi informasi di perusahaan ternyata mengalami beberapa kendala yang pada akhirnya dapat menyebabkan kegagalan. Faktor-faktor yang dapat menjadi sebab kegagalan dalam penerapan sistem informasi yaitu kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif dan input dari end-user, penyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah serta inkompetensi secara teknologi. Oleh karena itu, suatu perusahaan harus menyiapkan 2|Page

suatu strategi sistem dan teknologi informasi yang tepat dan sesuai dengan tujuan perusahaan agar biaya yang dikeluarkan perusahaan tidak sia-sia. PT. Akita Jaya Mobilindo merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha jual beli kendaraan bermotor di kawasan Kebon Jeruk, Jakarta Barat. Perusahaan ini memiliki visi untuk menjadi mitra bisnis yang paling dipilih oleh perusahaan, dan menjadi service otomotif yang disukai oleh pelanggan di Indonesia. Saat ini PT. Akita Jaya Mobilindo merupakan salah satu perusahaan service kendaraan bermotor yang terbesar dan paling terpercaya di Indonesia. Akan tetapi dalam pelaksanaan strategi bisnisnya, PT. Akita Jaya Mobilindo memiliki beberapa masalah seperti belum terlalu efektif proses bisnis pada salah satu bagian sebab masih ada proses yang dilakukakan secara manual, teknologi berbasis web-based pada perusahaan sudah memadai akan tetapi masih perlu pengembangan yang lebih baik lagi dan masih menggunakan kertas sehingga membuat proses bisnis tidak efektif didalam biaya. Oleh karena itu, penulis akan menggunakan metode enterprise architecture untuk menyelaraskan strategi sistem dan teknlogi informasi serta strategi bisnis yang sedang berjalan pada perusahaan PT. Akita Jaya Mobilindo. Karena dengan menggunakan metode enterprise architecture, maka perusahaan dapat memiliki pandangan abstrak mengenai seluruh kondisi perusahaan. Hal ini dikarenakan metode enterprise architecture menyediakan suatu dokumentasi yang baik untuk mendokumentasikan strategi sistem dan teknlogi informasi serta strategi bisnis yang ada pada perusahaan untuk masa kini dan masa depan perusahaan.

METODE PENELITIAN Metodologi penelitian yang digunakan adalah: 1. Metode Studi Pustaka Melakukan pengumpulan data-data yang bersumber dari buku, internet, dan hasil penelitian orang lain untuk menulis skripsi. 2. Metode Pengumpulan Data a. Observasi Melakukan pengumpulan data-data yang diperlukan untuk penelitian dengan cara langsung mendatangi perusahaan untuk menganalisa proses bisnis yang terjadi di dalam perusahaan. b. Wawancara Melakukan pengumpulan data dengan wawancara dengan karyawan dan pimpinan perusahaan dengan cara membuat pertanyaan yang sudah disusun dan akan diajukan kepada pihak terkait. 3. Metode analisis a. Analisis lingkungan dan eksternal bisnis
Analisis PEST (politic, economy, social, and technology) Menurut Ward dan Preppard (2002, p70-72) analisis PEST adalah analisis terhadap faktor lingkungan eksternal bisnis yang meliputi bidang politik, ekonomi, sosial, dan teknologi. PEST digunakan untuk menilai pasar dari suatu unit bisnis atau unit organisasi. Arah PEST adalah kerangka untuk menilai sebuah situasi, dan menilai strategi atau posisi, arah perusahaan, rencana pemasaran atau ide. Dimana analisis ini dapat diambil suatu peluang atau ancaman baru bagi perusahaan.  Faktor Politik. 3|Page

Faktor politik meliputi kebijakan pemerintah, masalah-masalah hukum, serta mencakup aturan-aturan formal dan informal dari lingkungan dimana perusahaan melakukan kegiatan. 

Faktor Ekonomi. Faktor ekonomi meliputi semua faktor yang mempengaruhi daya pembelian dari pelanggan dan mempengaruhi iklim dari bisnis suatu perusahaan.  Faktor Sosial. Faktor sosial meliputi semua faktor yang dapat mempengaruhi kebutuhan dari pelanggan dan mempengaruhi ukuran dari besarnya pangsa pasar yang ada.  Faktor Teknologi. Faktor teknologi meliputi semua hal yang dapat membantu dalam menghadapi tantangan bisnis dan mendukung efisiensi proses bisnis.
Analisis lima daya saing porter Menurut Ward (2006, p62) persaingan yang ada bergantung pada lima kekuatan. Kekuatan tersebut digunakan untuk memahami dan mengevaluasi struktur dari lingkungan. Bisnis industri dan ancaman kompetisi terhadap perusahaan serta menentukan potensi keuntungan dalam indutri yang diukur berdasarkan pengendalian jangka panjang tehadap modal yang diinvestasikan dalam penentuan kinerja perusahaan. Lima kekuatan persaingan tersebut antara lain:  The threat of the entry of new competitors Pendatang baru dalam suatu industri membawa kapasitas yang baru, keinginan untuk memperoleh pangsa pasar dan sumber daya yang substansial. Keseriusan ancaman pendatang baru tergantung pada hambatan yang ada pada reaksi dari pesaing yang ada pada pendatang baru agar dapat diperkirakan.  The bargaining power of suppliers Pemasok dapat mempergunakan kekuatan daya tawar untuk peserta dalam industri dengan meningkatkan harga atau mengurangi mutu barang atau jasa yang dibeli. Dengan demikian, pemasok yang berpengaruh dapat menekan suatu industri yang tidak dapat menuntut kenaikan biaya melalui harga jualnya.  The bargaining power of customers Kekuatan pembeli atau pelanggan juga dapat menekan harga menurut kualitas lebih tinggi atau layanan lebih banyak dan mengadu domba semua anggota industri. Faktor yang mempengaruhi kekuatan daya saing pembeli apabila: Pembeli melakukan pembelian dalam jumlah yang besar. Pembeli memperoleh laba yang rendah, yang menciptakan insentif yang besar untuk mengurangi biaya pembelian. Produk industri tidak menghemat uang pembeli  The threat of a substitute product Produk perusahaan sering menghadapi persaingan yang ketat dengan produk dari industri lain yang dapat menjadi alternatif bagi konsumen untuk memilih. Suatu produk dapat menjadi substitusi atau pengganti 4|Page

bagi produk lain jika konsumen menganggap produk-produk tersebut mempunyai fungsi yang serupa. Tekanan persaingan dari produk substitusi akan mendorong suatu perusahaan menjalankan strategi untuk meyakinkan pelanggan bahwa produk mereka berbeda daripada produk substitusi melalui berbagai bentuk strategi diferensiasi seperti harga yang bersaing, kualitas yang berbeda, pelayanan yang lebih baik, dan kinerja yang lebih sesuai dengan keinginan konsumen atau kombinasi.  The intensity of competitive rivalry Persaingan industri merupakan kompetisi yang sama antara perusahaan yang memiliki pengaruh besar terhadap para pesaingnya yang dapat mendorong perlawanan untuk menjadi lebih baik. Untuk mendalami persaingan industri ini, diperlukan adanya suatu pemahaman. Pemahaman yang dimaksud antara lain ukuran industri, pasar dan kinerja keuangan, perusahaan yang dominan, strategi kompetitif yang bisa digunakan, kompetisi yang diperlukan, implikasi global, dan trend saat ini atau yang akan datang. b. Analisis lingkungan internal bisnis
Analisis rantai nilai (value chain)
Analisis SWOT (strength, weakness, oppurtinities, threats) Menurut Freddy Rangkuti (2006, p18), Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada faktor-faktor kekuatan (strengths), kelemahan (weakness) perusahaan serta meminimalkan peluang (opportunities) dan ancaman (threats) dalam lingkungan yang dihadapi perusahaan.  Kekuatan (Strength) Kekuatan yang dimiliki oleh suatu perusahaan dibandingkan dengan para pesaingnya atau kompetensi khusus yang terdapat dalam organisasi berakibat pada pemilikan keunggulan atau kelebihan komperatif.  Kelemahan (weakness) Kelemahan atau masalah yang dihadapi oleh suatu perusahaan dibandingkan dengan perusahaan lain. Dengan mengetahui ini maka disusun suatu strategi untuk menutupi/menghilangkan kelemahan perusahaan.  Peluang (opportunities) Kesempatan yang dimiliki perusahaan untuk membuat lebih banyak pelanggan dibandingkan dengan pesaingnya. Berbagai situasi lingkungan yang menguntungkan bagi satuan organisasi.  Ancaman (threats) Threats merupakan kebalikan dari pengertian peluang yakni faktorfaktor lingkungan yang tidak menguntungkan suatu organisasi. Jika tidak segera diatasi akan menjadi ganjalan/halangan/hambatan laju aktivitas satuan organisasi baik untuk masa sekarang maupun masa depan.

5|Page


Analisis Balanced Scorecard Menurut Scott A. Bernard (2005, p296) Balanced scorecard merupakan suatu ukuran langkah-langkah sukses keuangan untuk perusahaan dan menetapkan tujuan dan langkah-langkah dalam mencapai 4 kunci sukses bisnis: 

Pelanggan. Perusahaan selalu akan terhubung langsung dengan pelanggan karena pelanggan yang menentukan produk dan pelayannan berkualitas atau tidak.  Finansial. Keuangan merupakan salah satu faktor yang menetukan perusahaan sukses atau tidak , dengan cara menetapkan sasaran strategy.  Proses bisnis internal. Suatu proses yang meningkatkan kecepatan dan kelengkapan pelayanan yang ada di perusahaan.  Pembelajaran dan pertumbuhan. Pembelajaran yang akan meningkatkan suatu keahlian dan meningkatkan kedisiplinan sumber daya manusian yang dimiliki perusahaan.
Analisis CSF (critical success factor) dan KPI (key performance indicator) Menurut Ward dan Preppard (2002, p209), mendefinisikan CSF sebagai area tertentu dalam perusahaan, dimana jika hasil dari area tersebut memuaskan, maka akan menjamin keberhasilan perusahaan dalam bersaing. Area tersebut adalah area kunci dimana “sesuatu harus berjalan dengan baik dan benar”. Sehingga keberhasilan bisnis dapat dicapai dan terus berkembang. c. Analisis lingkungan eksternal SI/TI Analisis ini digunakan untuk mendapatkan pemahaman tentang keadaan dan perkembangan SI/TI di luar lingkungan perusahaan, yang memberikan dampak dan pengaruh bagi perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung. Tujuan utama dari analisis ini adalah untuk mendapatkan pengetahuan tentang peluang-peluang baru dalam penggunaan SI/TI, dan ini tidak terbatas hanya pada peluang untuk mengimplementasikan teknologi yang termutahir namun juga dapat berupa peluang untuk menggunakan teknologi yang sudah ada dengan cara yang lebih hemat dan tepat dalam penggunaannya atau peluang untuk menggunakan teknologi dengan cara lain yang tidak terpikirkan sebelumnya. d. Analisis lingkungan internal SI/TI Analisis ini akan menyediakan informasi yang menyeluruh tentang lingkungan internal SI/TI perusahaan saat ini, yang dapat digunakan sebagai salah satu bentuk masukan dalam proses perencanaan strategi SI/TI (Ward dan Preppard, 2002, p198). Analisis lingkungan internal SI/TI memungkinkan untuk mengetahui pandangan SI/TI terhadap bisnis pada masa sekarang ini, pengalaman perusahaan dalam bisnis, cakupan bisnis, dan kontribusinya terhadap pasar, kemampuan perusahaan, sumber daya dalam perusahaan dan 6|Page

infrastruktur teknologi yang digunakan. Analisis ini bertujuan menghasilkan pengetahuan tentang jarak antara kondisi SI/TI yang ada saat ini dengan tujuan yang ingin dicapai. e. Menggunakan buku Enterprise Architecture 3 oleh Scott A. Bernard (2005): Menurut Scott A. Bernard (2005, p31-36), Enterprise Architecture merupakan bagaimana cara membuat penglihatan abstrak sebuah organisasi (perusahaan) yang membantu orang di dalam perusahaan tersebut untuk membuat perencanaan dan pengambilan keputusan yang lebih baik. Enterprise architecture melebihi perencanaan teknologi, dengan menambahkan perencanaan strategis sebagai pendorong utama dari perusahaan.
EA Sebagai Program Manajemen. EA adalah program manajemen yang menyediakan strategi serta pendekatan yang terintegrasi kepada perencanaan sumber daya. Program EA merupakan bagian dari keseluruhan proses yang berhubungan dengan pemerintahan yang menentukan resource alignment, mengembangkan standarized policy, meningkatkan dukungan terhadap pengambilan keputusan, dan mengawasi aktifitas pengembangan sumber daya perusahaan. - Resource Alignment EA mendukung perencanaan strategis dan proses perencanaan sumber daya operasional dengan menyediakan pandangan makro dan mikro tentang bagaimana sumber daya mempengaruhi dalam mencapai tujuan dari organisasi. Gambar 1 menunjukkan bagaimana proyek IT sejajar dengan goals dari sub-enterprise, dan dengan keseluruhan goals dan initiatives organisasi.

Gambar 1 Resource Alignment - Standarized Policy EA mendukung implementasi dari standar kebijakan manajemen untuk mengembangkan dan pemanfaatan IT serta sumber daya lainnya. Dengan menyediakan holistik dan hierarki view dari sumber daya masa sekarang dan masa depan, EA mendukung pembuatan kebijakan untuk mengidentifikasi strategi dan kebutuhan operasional, 7|Page

menentukan strategi dari aktifitas dan sumber daya, mengembangkan bisnis dan sumber daya teknolgi perusahaan, memprioritaskan pembiayaan program dan mengawasi manajemen program serta proyek, mengidentifikasi metrics performa dari program dan proyek, dan mengidentifikasi dan menjalankan standard dan manajemen konfigurasi. - Decision Support EA menyediakan dukungan untuk pengambilan keputusan sumber daya IT kepada eksekutif, manajemen, dan staff level dari perusahaan. pada level eksekutif, EA menyediakan visi untuk inisiatif IT dan dukungan dalam menetapkan strategi. Pada level manajemen, EA mendukung desain dan keputusan konfigurasi manajemen, serta inisiatif IT dengan standart teknik seperti suara, data, video, dan security. Pada level staff, EA mendukung keputusan yang berhubungan dengan operasi, maintenance, dengan pengembangan sumber daya dan service IT. - Resource Development EA mendukung pendekatan yang terstandarisasi untuk pengembangan IT dan sumber daya lainnya. Selanjutnya EA mendukung standarisasi, pendekatan untuk project manajemen yang mempromosikan komprehensif dan penglihatan yang efektif pada program yang sedang berjalan dan pengembangan proyek baru. Selanjutnya, EA mendukung penggunaan proses yang terstandarisasi untuk mengevaluasi dan menyeleksi investasi pada sumber daya IT berdasarkan perspektif bisnis dan finansial.
EA Sebagai Metode Dokumentasi Konsep dari dokumentasi arsitektur enterprise mulai muncul pada tahun 1990 dan sekarang berkembang menjadi strategic goals, business service, information flows, system and application, networks, dan supporting infrastructure. Pendekatan dokumentasi EA berdasarkan pada framework dokumentasi dan metodologi implementasi yang digunakan.

Gambar 2 Elemen dari Dokumentasi EA Berdasarkan gambar 2 dapat dilihat bahwa EA sebagai metode dokumentasi menyediakan: 8|Page



EA Approach: adalah suatu framework pemodelan dan metodologi implementasi yang digunakan oleh perusahaan.  Current Views: terdiri atas strategi apa yang digunakan oleh perusahaan saat ini, proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan saat ini, dan sumber daya apa saja yang digunakan oleh perusahaan saat ini. Current views terdiri atas goals & initiatives, products & services, data & information, system & application, dan networks & infrastructures. a. Goals & Initiatives Menurut Bernard (2005, p181), bagian ini menerangkan tentang bagaimana program EA dan spesifikasi dari komponen EA dapat mendukung strategi goal and initiative perusahaan yang diinginkan. b. System & Application Menurut Bernard (2005, p184), pada bagian ini menerangkan bagaimana komponen current EA dan artifacts pada sistem dan aplikasi pada setiap level yang ada pada framework EA dapat mendukung alur informasi dan setiap line of business. c. Networks & Infrastructures Menurut Bernard (2005, p184), pada bagian ini menerangkan tentang suara, data, dan video komponen EA dan artifacts yang membentuk teknologi infrastruktur dari setiap tingkatan EA framework.  Future Views: terdiri atas strategi apa yang digunakan oleh perusahaan pada masa depan, proses bisnis perusahaan yang akan berjalan pada masa depan, dan sumber daya apa saja yang digunakan oleh perusahaan pada masa depan. Future views terdiri atas updated strategic goals & initiatives, improved business products & services, enhanced data & information flows, integrated system & applications, dan optimized networks & infrastructure.  EA Management Plan: adalah suatu perencanaan tentang bagaimana perusahaan berpindah dari current EA ke future EA. EA Management Plan mengartikulasikan pendekatan EA program dan dokumentasi. EA Management Plan juga menyediakan deskripsi dari current dan future view dari arsitektur, dan mengurutkan rencana untuk mengatur transisi ke lingkungan operasi bisnis/teknologi masa depan. EA Management Plan adalah dokumen yang dapat memberikan informasi mengenai keuntungan dari EA sebagai program manajemen.
EA Documentation Framework EA Documentation Framework mengidentifikasi ruang lingkup dari arsitektur untuk didokumentasikan dan menetapkan hubungan diantara area arsitektur. Framework membuat suatu kumpulan abstrak view dari enterprise melalui bagaimana perusahaan mengumpulkan arsitektur informasi perusahaan. Untuk mengurangi resiko dan meningkatkan efektifitas, fase metode implementasi pada EA framework dibagi menjadi ke suatu segmen aktifitas yang berbeda yang disebut dengan Line of Business (LOB). 9|Page

Menurut Scott A. Bernard (2005,p39), Line of Business (LOB) adalah suatu area yang terpisah dalam aktifitas didalam perusahaan. Hal tersebut dapat melibatkan pembuatan produk, ketentuan suatu service, atau fungsi administratif internal. Gambar 3 mengilustrasikan ketiga dimensi yang mengkaitkan aspek-aspek yang berbeda didalam mendokumentasikan perusahaan.

Gambar 3 The EA3 Cube Documentation Framework
EA Component EA Component merupakan tujuan, proses, standar, dan sumber daya yang dapat memperluas perusahaan atau dapat berisi alur bisnis yang spesifik. Contoh komponen meliputi tujuan strategis dan inisiatif, bisnis produk dan service, alur informasi, knowledge warehouse dan data objects, informations systems, software applications, enterprises resource program dan website, voice, data dan jaringan video, dan dukungan infrastruktur meliputi bangunan, ruang server, wiring runs/ closets, dan capital equipment.

Gambar 4 Contoh EA Components
EA Current Architecture 10 | P a g e

EA Current Architecture berisi EA komponen yang sekarang berada pada perusahaan di setiap level framework. Pandangan sekarang dari server EA untuk membuat inventaris dasar dari sumber daya dan aktivitas sekarang yang mendokumentasikan kedalam jalur yang konsisten dengan pandangan masa depan EA sehingga analis dapat melihat jarak performa diantara rencana masa depan kemampuan perusahaan yang sekarang.
EA Future Architecture EA Future Architecture menggerakkan strategi dan level taktikal kedalam 3 cara yaitu new direction and goal, changing business priorities dan emerging technogy. EA tidak bisa merefleksikan perubahan diatas pada arsitektur masa depan kecuali:  Tim kepemimpinan perusahan menyediakan perubahan pada strategic direction and goal  Line of business of manager dan program manager menyediakan perubahan pada bisnis proses dan prioritas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang baru  Support staff/delivery staff mengidentifikasi teknologi yang berjalan dan solusi untuk kebutuhan bisnis baru.

Gambar 4 Driver of Change

HASIL DAN BAHASAN 1. Current Architecture 1.1 Analisis PEST Analisis PEST mengidentifikasikan dampak lingkungan politik, ekonomi, sosial, dan teknologi terhadap PT. Akita Jaya Mobilindo : Politik  Kondisi politik adanya kebijakan dari pemerintah tentang lingkungan perusahaan seperti tidak diijinkannya service body repair karena akan merusak likungan sekitar sebab dengan adanya body repair di pastikan banyak menggunakan bahan kimia yang berbahaya.  Penggunaan barang dari luar yang diutamakan oleh PT. Akita Jaya Mobilindo akan dapat memberikan pemasukan atau penambahan bea cukai negara. Ekonomi  Faktor utama yang dihadapi oleh perusahaan ini adalah dengan kemampuan daya beli masyarakat atau pelanggan. Sehingga, jika daya beli mayarakat rendah akan berdampak pada perusahaan ini. Sosial  Pengaruh sosial di PT. Akita Jaya Mobilindo tidak terlalu berdampak pada perusahaan dikarenakan letak lokasi PT. Akita Jaya Mobilindo tersebut 11 | P a g e

yang sangat strategis. Dimana masyarakat atau pelanggan dapat mengakses dari mana saja. Masyarakat atau pelanggan juga tidak hanya untuk service mobil, tetapi dapat juga melihat mobil-mobil keluaran terbaru di showroom yang sudah tersedia. Teknologi  Perkembangan teknologi pada bisnis kendaraan bermotor akan berpengaruh pada teknologi yang dipakai pada PT. Akita Jaya Mobilindo karena tanpa adanya Pengembangan Teknologi di perusahaan akan berdampak pada proses binis .  Teknologi yang diimplementasikan pada PT. Akita Jaya Mobilindo adalah teknologi yang berbasis web-based dan jaringan yang dipakai adalah LAN. 1.2 Analisis SWOT Kelangsungan hidup suatu perusahaan dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor strategis internal dan eksternal. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengidentifikasi faktor-faktor strategis internal yang berasal dari kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Selain itu, perusahaan juga perlu mengidentifikasi faktor-faktor strategis eksternal yang berasal dari ancaman bagi perusahaan tersebut. Dengan demikian, perusahaan dapat menggunakan metode analisis SWOT untuk mengidentifikasikan kekuatan (strengths), kelemahan (weakness), peluang (opportunities) dan ancaman (threats). Tabel 1 Tabel Matrix SWOT Internal Factor

Eksternal Factor

12 | P a g e

Kekuatan (Strength)

Kelemahan (Weakness)

(S1) Harga spare part dan produk lainnya yang kompetitif dan sesuai dengan kualitas. (S2) Pelayanan services yang maksimal dan baik. (S3) SDM yang terlatih dan kompeten dalam bidangnya masing-masing. (S4) Sudah memiliki sistem berbasis web yang bekerja secara maksimal. (S5) Memiliki kepercayaan tinggi dari para pelanggan.

(W1) Proses bisnis pada bagian SA masih belum terlalu efektif. (W2) Aplikasi web-based yang tidak maksimal seperti user interface yang kurang user-friendly. (W3) Penggunaan webbased tergantung pada jaringan sehingga apabila jaringan kurang baik maka web-based susah untuk digunakan.

(S6) Fasilitasnya yang baik (W4) Pelanggan masih dan memberikan kenyamanan harus menunggu lama di pada pelanggan. bengkel karena tidak mengetahui kapan service (S7) Ketersediaan Sparepart akan selesai. yang selalu di update setiap hari dengan menggunakan aplikasi web-based

Peluang (Oppurtunity) (O1) Lokasi yang strategis sehingga masyarakat lebih mudah untuk mengetahuinya

(S8) Lokasi yang Strategis Sehingga Masyarakat Lebih mudah mengetahuinnya. Strategi SO (S2-O1) Dengan adanya pelayanan yang baik dan tempat yang memungkin banyak orang tertarik saat melewati perusahaan.

(O2) PT. Akita Jaya Mobilindo memiliki (S5-O3) Dengan adanya website dan blog sehingga kepuasan pelanggan maka mempermudah dalam perusaahan memiliki inovasi melakukan promosi dalam mengembangkan dalam penjualan produk perushaan diberbagai tempat. dan services kendaraan (S3-O3) Dengan adanya bermotor. karyawan yang berkompeten (O3) Keberhasilan dibidangnya dapat perusahaan dapat memberikan kesempatan membuka peluang untuk perusahaan untuk mencapai membuka cabang baru. suatu keberhasilan. (O4) Mayoritas masyarakat menggunakan (S5-O4) Dengan adanya toyota sehingga kepuasan pelanggan dapat memberikan keuntungan pada perusahaan. memberikan banyak keuntungan untuk perusahaan. Ancaman (Threats) Strategi ST (T1) Persaingan yang (S1-T1) Dengan adanya semakin ketat. harga spare part (T2) Banyaknya meningkatkan kwalitas yang perusahaan lain yang baik dan kompetitif maka menggunakan website juga dapat meningkatkan dalam memberikan daya saing perusahaan. pelayanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. (S4-T3) Pelayanan yang (T3) Banyaknya pesaing memberikan kepuasan yang berada di lokasi pelanggan sehingga banyak

Strategi WO (W1-O2) Dengan adanya pengembangan suatu website dapat membantu kelancaran dalam proses bisnis perushaan.

Strategi WT (W1-T2) Meningkatkan tekhnologi website dan meningkatkan kapasitas jaringan untuk mempermudah dalam melakukan semua aktivitas bisnis yang ada di perusahaan.

13 | P a g e

sekitar PT. Akita Jaya pelanggan yang tetap setia Mobilindo. menggunakan jasa di PT. (T4) Adanya peningkatan Akita Jaya Mobilindo. penggunaan mobil selain Toyota (S4-T3) Perusahaan selalu (T5) Perkembangan melakukan update dalam teknologi pada bisnis pengembangan terhadap kendaraan bermotor akan sistem website di perusahaan. berpengaruh pada teknologi yang di pakai (S3-T1) Perusahaan selalu meningatkan kualitas SDM pada PT.Akita Jaya yang sangat berkompeten Mobilindo karena tanpa sehingga tidak kalah dalam adanya Pengembangan bersaing dengan perusahaan Teknologi di perusahaan lain. akan berdampak pada proses bisnis. 1.3 Concept Of Oprations (CONOPS) Concept Of Oprations (CONOPS) merupakan berisikan narasi dokumen yang menjelaskan bagaimana kegiatan perusahaan beroperasi saat ini atau kegiatan operasi beberapa tahun yang akan datang dengan beberapa faktor-faktor tertentu internal dan eksternal yang diidentifikasi dalam analisis SWOT dengan asumsi perencanaan. Di bawah ini CONOPS Diagram proses service kendaraan PT. Akita Jaya Mobilindo:

$

Gambar 5 Conops Diagram Proses Service 14 | P a g e

Di bawah ini merupakan CONOPS scenario dari PT. Akita Jaya Mobilindo: 1. a.. Pelanggan datang ke perusahaan PT. Akita Jaya Mobilindo, kemudian langsung ke bagian SA (Services Advisor). b. Pelanggan juga bisa menelepon perusahaan apabila pelanggan tidak bisa datang ke perusahaan untuk melakukan pembookingan service dan juga apabila pelanggan ingin kendaraan di bawa oleh mekanik ke perusahaan tetapi apabila jaraknya memungkinkan. 2. Bagian SA (Services Advisor) menginput data pelanggan, menginput data pekerjaan pelanggan menjadi Surat Perintah Perbaikan (SPP). 2a. Kemudian SA memberikan SPP kepada kepala gudang. 2b. Lalu bagian SA juga memberikan SPP kepada bagian foreman. 3. Bagian SA (Service Advisor) membuat Surat Permintaan Barang (SPB). 3a. Kemudian Surat Permintaan Barang (SPB) diberikan ke kepala gudang. 3b. Bagian SA memberikan Surat Permintaan Barang (SPB) ke bagian foreman. 4. Kepala gudang membuat Bukti Keluar Barang (BKB) berdasarkan SPB (Surat Permintaan Barang) dan diberikan ke bagian mekanik, lalu bagian mekanik menandatangani BKB. 5. Bagian mekanik kemudian mulai melakukan service kendaraan pelanggan. 6. Bagian foreman lalu menyerahkan SPP ke bagian SA, yang kemudian SA melakukan pengecekan terhadap pekerjaan. 7. Setelah itu SA akan menyerahkan SPP ke bagian billing. 8. Bagian billing akan membuat nota pembayaran dan kemudian diberikan kepada bagian kasir 9. Bagian kasir kemudian akan membuat bukti pembayaran berdasarkan nota dan akan diberikan kepada pelanggan. 10. Pelanggan kemudian melakukan pembayaran di bagian kasir. 11. Setelah pelanggan melakukan pembayaran, maka bagian kasir akan membuat Surat Izin Keluar Kendaraan (SIKK) dan diberikan ke pelanggan. 12. Setiap hari bagian billing akan membuat laporan penjualan dan laporan aktivitas service serta membuat laporan penjualan dan laporan aktivitas service bulanan yang diberikan ke ADH. 13. ADH akan mengecek laporan penjualan bulanan dan laporan aktivitas service diberikan kepada kepala bengkel. 14. Kepala bengkel akan memberikan laporan penjualan dan laporan aktivitas service bulanan kepada general manager.

2. Future Architecture 2.1 Concept Of Oprations (CONOPS) Concept Of Oprations (CONOPS) merupakan berisikan narasi dokumen yang menjelaskan bagaimana kegiatan perusahaan beroperasi saat ini atau kegiatan operasi beberapa tahun yang akan datang dengan beberapa faktor-faktor tertentu internal dan eksternal yang diidentifikasi dalam analisis SWOT dengan asumsi perencanaan. Di bawah ini CONOPS diagram usulan proses service kendaraan PT. Akita Jaya Mobilindo: 15 | P a g e

$

Gambar 6 Usulan CONOPS Diagram Proses Service Kendaraan Di bawah ini CONOPS Scenario yang kami usulkan pada PT. Akita Jaya Mobilindo: 1. a. Pelanggan datang ke perusahaan PT. Akita Jaya Mobilindo, kemudian langsung ke bagian SA (Services Advisor ) untuk melakukan registrasi untuk melakukan pembookingan atau pembelian sparepart. b. Pelanggan juga bisa menelepon perusahaan apabila pelanggan tidak bisa datang ke perusahaan untuk melakukan pembookingan service dan juga apabila pelanggan ingin kendaraan di bawa oleh mekanik ke perusahaan tetapi apabila jaraknya memungkinkan. 2. Bagian SA (Services Advisor) menginput data pelanggan yang sudah membooking, menginput data id booking pelanggan dan pekerjaan pelanggan menjadi Surat Perintah Perbaikan (SPP). 2a. Kemudian SA mengirim SPP kepada kepala gudang yang sudah terintegrasi datanya. 2b. Lalu bagian SA juga mengirim SPP kepada bagian foreman yang sudah terintegrasi datanya. Barulah di layar LED berstatus “ Booking ” 3. Bagian SA (Service Advisor) membuat Surat Permintaan Barang (SPB), 3a. Kemudian Surat Permintaan Barang (SPB) dikirim ke Kepala Gudang. 3b. Bagian SA mengirim Surat Permintaan Barang (SPB) ke bagian foreman. 4. Kepala gudang membuat Bukti Keluar Barang (BKB) berdasarkan SPB (Surat Permintaan Barang) dan mengirim ke bagian kepada mekanik. Bagian mekanik mengkonfirmasi BKB (Bukti Keluar Barang) dengan cara 16 | P a g e

mengceklis BKB. Barulah disini status di layar LED menjadi “ Proses Service “ . 5. Bagian mekanik kemudian mulai melakukan service kendaraan pelanggan sesuai dengan SPP (Surat Perintah Perbaikan). 6. Setelah selesai service kendaraan, mekanik lalu mengkonfirmasi SPP ke bagian foreman, maka status di layar LED menjadi “ Pengecekan ” 7. Lalu foreman melakukan pengecekan atau pengontrolan terhadap kendaaran yang telah di service . 8. Formen mengirim SPP ke SA (Service Advisor) agar menggunakan aplikasi reminder mengirim pesan ke handphone pelanggan menyatakan bahwa pekerjaan mekanik telah selesai dan harus melakukan pelmbayaran. Barulah status di layar LED berubah menjadi “ Pembayaran ” 9. Setelah itu SA akan mengirim data SPP ke bagian billing untuk dijadikan nota pembayaran. 10. Bagian billing akan membuat nota pembayaran dan kirim kepada kasir. 11. Bagian kasir kemudian akan membuat bukti pembayaran berdasarkan nota dan akan diberikan kepada pelanggan. 12. Pelanggan kemudian melakukan pembayaran di bagian kasir. 13. Bagian kasir kemudian membuat complete SPP untuk menyatakan bahwa semua pengerjaan service telah selesai 14. Bagian kasir membuat SIKK (Surat Ijin Keluar Kendaraan) yang akan diberikan ke pelanggan. 15. Bagian kasir akan memberikan SIKK ke bagian mekanik untuk mengeluarkan kendaraan. 16. Setiap hari bagian billing akan membuat laporan penjualan dan laporan aktivitas service serta membuat laporan penjualan dan laporan aktivitas service bulanan yang diberikan ke ADH. 17. ADH akan mengecek laporan penjualan bulanan dan laporan aktivitas service diberikan kepada kepala bengkel. 18. Kepala bengkel akan memberikan laporan penjualan dan laporan aktivitas service bulanan kepada general manager.

17 | P a g e

2.2 Object State – Transition Diagram /menginput_data_pelanggan

Register Bagian Service Advisor (SA) menginput data pelanggan /Membooking Booking Service Bagian Service Advisor (SA) melayani penerimaan order service, pembelian sparepart dan membuat Surat Perintah Pekerjaan (SPP)

/membeli

Pembelian Bagian Service Advisor (SA) membuat Surat Permintaan Barang (SPB) dan kepala gudang membuat Bukti Keluar Barang (BKB)

/mengkonfirmasi

Pekerjaan Bagian mekanik mengkonfirmasi Bukti Keluar Barang(BKB) /Melaporkan

Reminder Bagian Service Advisor (SA) melakukan pemberitahuan tahap service melalui aplikasi reminder /Memverifikasi

NOTA Kasir menvalidasi nota pembayaran

/membayar

Pembayaran Pelanggan melakukan pembayaran

Gambar 7 Usulan Object-State Transition Diagram Service Kendaraan Di bawah ini merupakan penjelasan mengenai object-state transition diagram service kendaraan: Pelanggan baru datang ke perusahaan dan melakukan registrasi pelanggan untuk melakukan pembookingan atau pembelian sparepart di bagian SA (service advisor). Selain itu, pelanggan juga bisa menelepon perusahaan apabila pelanggan tidak bisa datang ke perusahaan untuk melakukan pembookingan service dan juga apabila pelanggan ingin kendaraan di bawa oleh mekanik ke perusahaan tetapi apabila jaraknya memungkinkan. Pelanggan akan melakukan order service di bagian SA (service advisor) dan dibuatkan surat perintah perbaikan (SPP). Setelah itu bagian SA membuat SPB (Surat Permintaan Barang). Selanjutnya bagian gudang akan memberikan sparepart ke bagian mekanik dengan mengeluarkan BKB (Bukti Keluar Barang) untuk dilakukan konfirmasi BKB. Setelah itu bagian mekanik melakukan pekerjaan 18 | P a g e

berdasarkan SPP (Surat Perintah Pekerjaan). Lalu mekanik akan mengkonfirmasi SPP dan akan dikirim ke foreman untuk dilakukan pengecekan. Setelah dilakukan pengecekan, foreman akan mengirim SPP ke bagian SA untuk memberitahukan lewat aplikasi yang menghubungkan ke handphone pelanggan bahwa kendaraan sudah selesai tahap pengecekan dan sedang proses pembuatan billing, lalu SPP akan dikirim ke Bagian Billing untuk menginput pembayaran utuk menjadi nota pembayaran dan dikirim ke kasir. Bagian kasir melayani pembayaran sesuai dengan nota yang akan diberikan ke pelanggan dan setelah lunas bagian kasir akan membuat complete SPP dan membuat SIKK (Surat Ijin Keluar Kendaraan). 2.3 Logical Data Model Di bawah ini adalah usulan logical data model proses service kendaraan pada PT. Akita Jaya Mobilindo:

Gambar 8 Usulan Logical Data Model Proses Service Kendaraan 19 | P a g e

2.4 Network Connectivity Diagram Network connectivity diagram pada gambar 9, menggambarkan usulan koneksi jaringan pada PT. Akita Jaya Mobilindo.

Gambar 9 Usulan Network Connectivity Diagram Pada gambar jaringan diatas dapat mengoptimalkan proses bisnis perusahaan karena jaringan diatas dapat meningkatkan kinerja karyawan. Dengan adanya konektivitas yang terhubung dan terintegrasi satu sama lain dengan baik ini, maka perusahaan dapat mengefisiensi proses bisnis perusahaan dan data perusahaan dapat terintegrasi secara tepat dan akurat serta meminimalkan kesalahan mengenai data-data. Pada gambar jaringan diatas, kepala bengkel memiliki printer dan komputer kepala bengkel dihubungkan ke server kantor cabang menggunakan hub. Bagian billing dan kasir memiliki printer dan dihubungkan ke server melalui hub. Pada bagian ADH memiliki printer, fax dan scanner agar dapat mendukung tugas-tugas ADH, serta komputer bagian ADH dihubungkan ke server cabang melalui hub.

SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan Berdasarkan pembahasan pada bab-bab sebelumnya, berikut ini adalah hal-hal yang dapat disimpulkan dari hasil perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi pada PT. Akita Jaya Mobilindo:  Karena proses bisnis di perusahaan pada bagian SA (Service Advisor) belum terlalu efektif, maka perusahaan membutuhkan adanya suatu perencanaan strategi agar dapat memperbaiki hal tersebut sehingga keseluruhan proses bisnis dapat berjalan dengan efektif.  Hasil dari analisis SWOT yang dilakukan pada perusahaan menunjukkan PT. Akita Jaya Mobilindo berada pada kuadran l yaitu (Strategi Strength Opportunity). Hal ini merupakan situasi yang sangat menguntungkan karena perusahaan tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi

20 | P a g e

ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif (Growth Oriented Strategy).  Merekomendasikan suatu sistem yang terintegrasi diantara karyawan-karyawan di dalam perusahaan agar proses bisnis perusahaan dapat lebih efisien.  Dengan adanya perencanaan peningkatan terhadap eleman-elemen di dalam perusahaan, diharapkan kinerja masa depan perusahaan dapat mengalami peningkatan baik itu dalam teknologi informasi, sumber daya manusia, pendapatan, sistem informasi, dan lain-lainnya.
Saran Adapun saran-saran yang berguna untuk meningkatkan tingkat keberhasilan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi di masa depan adalah sebagai berikut:  Melakukan perbaikan pada sistem dan proses bisnis yang sedang berjalan, dimana masih terdapat beberapa bagian-bagian pada karyawan yang masih belum terintegrasi satu sama lain. Hal ini dilakukan dalam rangka untuk membantu perusahaan dalam mencapai tujuan dan strategi yang telah ditetapkan sebelumnya. Serta dengan metode enterprise architecture, perusahaan dapat menyeimbangkan antara strategi, bisnis dan teknologi yang dimiliki oleh perusahaan.  Perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang dilakukan sebaiknya mendapatkan dukungan penuh dari semua pihak dan peraturan yang ada pada perusahaan.  Sistem back-up data yang selalu memiliki kondisi yang baik sehingga jika akan melalukkan implementasi aplikasi baru proses back-up data dapat berjalan dengan baik dan lancar.  Diperlukan suatu kegiatan terhadap aplikasi yang akan diimplementasikan di perusahaan agar para karyawan dapat menggunakan aplikasi dengan baik dan benar, sehingga setelah proses implementasi telah selesai aplikasi akan berjalan dan bekerja dengan baik dan akan mencapai hasil yang maksimal.

REFERENSI Ali Ibrahim. Pengembangan Sistem Informasi Monitoring Tugas Akhir Berbasis Short Message Service (SMS) Gateway di Fasilkom Unsri. Jurnal Sistem Informasi. 2011;1(2):82. Bernard, Scott A. (2005). An Introduction To Enterprise Architecture 2rd Edition International Edition, USA : Bloomington. David, Fred. (2006). Strategic Management : Concept and Cases II. New Jersey : Pearson Education. George R. Terry dan Leslie W.Rue. (2009). Dasar-Dasar manajemen. Jakarta : Bumi Aksara.

21 | P a g e

Gronlund A. 2009. “It’s The Economy Stupid”- Why the Swedish E-Government Action Plan Will Not Deliver Better Government, and How It Could. International Journal of Public Information Systems. 2009; 5(2) : 61-75. Martin, James. (1990). Information Engineering Book II Planning and Analysis (International Edition). Upper Saddle River, NJ : Prentice Hall. Miftahul Maulana dan Dana Indra Sensuse. Perancangan Strategis Sistem Informasi : Studi Kasus Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah Departemen Agama RI. Journal of Information System. 2009;7(1):1. M.Yusuf Sanny, Deden A Wahab Sya’roni, Taryana Suryana. Enterprise Architecture Planning

Sistem

Informasi Puskesmas

Pasirkaliki.

Majalah

Ilmiah

Unikom.

2011;10(1):78. O’Brien, James A., Marakas, George M. (2006). Management Information System 7th Edition. McGraw Hill. O’Brien, James A., (2005). Pengantar Sistem Informasi: Perspektif Bisnis dana Manajerial. Edisi ke-12. Jakarta : Salemba Empat. Rangkuti, Freddy. (2006). Analisis SWOT : Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama. Oetomo, Budi Sutejo Dharmo. (2006). Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi. Ward, John and Peppard, Joe. (2002). Strategic for Planning Information System 3rd Edition. Buffins Lane, Chicester : John Wiley & Sons. William, Brian K., Sawyer, Stacey C. (2007). Using information technology : a practical introduction to computers & communications 7th Edition. McGraw Hill. Siswanto, H.B., (2007). Pengantar Manajemen. Jakarta : Bumi Aksara.

RIWAYAT PENULIS Rizki Putri Almira lahir di kota Jakarta pada 22 November 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University, Jakarta dalam bidang Sistem Informasi pada 2013. Sarahwati lahir di kota Tangerang pada 3 Mei 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University, Jakarta dalam bidang Sistem Informasi pada 2013. Yenty Juwita Legasari Saragih lahir di kota Pematangsiantar pada 25 Maret 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University, Jakarta dalam bidang Sistem Informasi pada 2013.

22 | P a g e