PERANGKAT LUNAK PENGELOLAAN SURAT PO (PURCHASE ORDER) DI PT. BUNDA SAMUDRA Rikky Wisnu Nugraha S.T, M.Kom. 1, Elvin Yuvandi2 Konsentrasi Sitem Informasi, Program Studi Sitem Informasi STMIK LPKIA Jln.Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 Email :
[email protected] ,
[email protected]
ABSTRAKSI Dalam sebuah organisasi, penggunaan teknologi informasi diantaranya sistem pengelolaan data sangat penting untuk menunjang perkembangan organisasi dari sisi kegiatan operasional. Hal ini dikerankan adanya suatu pengarsipan data pada suatu organisasi, maka dapat mempercepat suatu proses kerja dan dapat memudahkan mengelola data serta menjadikan data menjadi lebih teratur dan rapi. Perangkat Lunak Pengelolaan Surat Po (Purchase Order) Di PT. Bunda Samudra ini menyediakan aplikasi untuk mengelola, menyimpan dan melakukan pencarian data saat diperlukan oleh pihak manajemen perusahaan. Proyek akhir ini bertujuan memberikan solusi dari permasalahan tersebut. Perangkat Lunak Pengelolaan Surat Po menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic .NET dan menggunakan Microsoft SQL Server 2005 sebagai basis data. Metode pengembangannya menggunakan metode Waterfall (Classic Life Cycle). Dari hasil ujicoba dapat disimpulkan bahwa Perangkat Lunak Pengelolaan Surat Po dapat membantu administrasi penjualan untuk mengelola, penyimpanan, permintaan dan pencarian data dokumen. Perangkat lunak ini juga dapat menghasilkan laporan yang membantu administrasi untuk mengetahui jumlah data yang masuk dan keluar. Kata kunci : Data, Surat PO, Administrasi Penjualan
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Bunda Samudra adalah salah satu perusahaan yang sudah berkembang dalam bidang penjualan, biasanya perusahaan mengalami beberapa masalah pada salah satu bagiannya, yaitu bagian administrasi penjualan. Bagian ini terkadang kesulitan dalam mencari data Surat Purchase Order yang sudah tersimpan begitu banyak, sehingga hal tersebut menyebabkan peroses untuk administrasi penjualan sering menemui kendala. Dalam proses pencarian data Surat Purchase Order yang begitu banyak dan menumpuk membutuhkan waktu yang lama akibatnya pada saat proses untuk kebutuhan pihak manajemen sering tidak bisa dilakukan dengan cepat. Keadaan demikian tersebut, harus mendapat perhatian serius dengan mencarikan solusi untuk mengatasinya. Salah satu upaya yang layak dilakukan adalah meningkatkan kesadaran dan
ketarampilan para pihak operasional perusahaan dalam menangani penyimpanan data. Pembenahan sistem administrasi penyimpanan data juga penting dilakukan agar pengelolaan data dapat dilakukan dengan baik. Pada permasalahan tersebut kini mulai dikembangkan, melalui sistem peangkat lunak berbasis dekstop merupakan salah satu pengembangan sistem dokumen elektronik yang ada pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan teknik penyimpanan data pada umumnya, jika penyimpanan data pada umumnya memilki ruang yang secara fisik untuk menyimpan data-data penting yang dimiliki perusahaan, maka sistem dokumen berbasis dekstop ini memiliki penyimpanan secara virtual yang di dalamanya berisi lembaran-lembaran data fisik yang telah discan dan dikonversi ke dalam bentuk file gambar (*.jpg). sistem pengelolaan data berbasis dekstop ini bertujuan untuk menjadikan back-up data fisik yang disimpan secara pada umumnya ketika terjadi
hilangnya dan kerusakan pada data fisik baik di sebabkan karena bencana alam maupun faktor pengganggu lainnya, penulis menyimpulkan perlu adanya untuk mengangkat masalah ini, sehingga diharapkan dengan adanya perubahan sistem yang baru maka sistem administrasi dapat berjalan lebih baik, serta mampu menghasilkan informasi yang cepat dan tepat. Pada akhirnya, hal ini akan berdampak pada peningkatan proses kinerja administrasi dan diperolehnya keuntungan yang maksimal bagi perusahaan. 1.2 Identifikasi Permasalahan Dari latar belakang diatas, maka masalah-masalah pada proyek akhir ini antara lain : 1. Penyimpanan data Surat PO (Purchase Order) masih dilakukan secara fisik. 2. Belum adanya format standar pada Surat PO (Purchase Order). 3. Cetak Laporan tidak bisa dilakukan secara cepat. 1.3 Ruang Lingkup Permasalahan Permasalahan yang akan dibahas meliputi : 1. Pengelolaan pendataan dokumen Surat Purchase Order. 2. Pengelolaan penyimpanan dokumen Surat Purchase Order. 3. Pembuatan laporan harian, bulanan, tahunan penyimpanan dan permintaan dokumen Surat Purchase Order. 1.4 Tujuan Perancangan Tujuan yang akan dicapai dari dikembangkannya perancangan perangkat lunak berbasis dekstop ini adalah : 1. Menyediakan perangkat lunak untuk penyimpanan, permintaan, serta pencarian Surat Purchase Order setiap unit yang ada pada PT. Bunda Samudra. 2. Menyediakan perangkat lunak pengelolaan Surat Purchase Order di PT. Bunda Samudra sebagai upaya tertib administrasi. 3. Menyediakan perangkat lunak pegelolaan Surat Purchase Order di PT. Bunda Samudra sebagai dasar dalam membuat laporan transaksi penyimpanan dan permintaan.
.
2. DASAR TEORI 2.1 Pengertian Perangkat Lunak Pengertian perangkat lunak menurut Janner Simarmata dalam bukunya “Rekaya Perangkat Lunak” adalah sebagai berikut : “Perangkat lunak adalah sebuah profesi yang di lakuakan oleh seorang perekayasa perangakat lunak yang berkaitan dengan pembuatan dan pemeliharaan aplikasi perangkat lunak dengan menerapkan teknologi dan peraktik dari ilmu komputer, manajemen proyek, dan bidang-bidang lainnya. Perangkat lunak adalah instruksi langsung komputer untuk melakukan pekerjaan dan dapat ditemukan setiap aspek kehidupan modern dari aplikasi. Banyak produk perangkat lunak berisi jutaan baris kode yang diharapkan dapat melakukan pekerjaan dengan baik dalam mengahadapi perubahan kondisi. Semua perangkat lunak juga membutuhkan kendala yang tinggi dan harus dihasilkan secara ekonomis.” (Janner Simarmata, 2010). 2.2 Pengertian Data Data adalah fakta-fakta mentah yang harus dikelola untuk menghasilkan suatu informasi yang memiliki arti bagi suatu organisasi atau perusahaan.Data terdiri atas fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai atau fakta mentah yang belum diolah. (http://hanihohoy.blogspot.com/2012/11/definisidata-informasi-dan-sistem.html)
2.3 Pengertian Purchase Order Pengertian Purchase order menurut Frans M.Royan dalam bukunya “Menjadi Supplier Hebat Di Minimarket, Supermarket, Hipermarket ” adalah sebagai berikut : “Purchase order merupakan salah satu jenis surat bisnis, pada saat melakukan order atau pemesanan kepada perusahaan rekanan atau supplier, pihak pemesan diminta untuk mengirimkan baik via fax, email, maupun pos Surat Purchase Order. Surat ini akan digunakan para supplier untuk mengetahui secara detail barang-barang apa saja yang kita pesan. Ini berguna untuk mengatasi kesalahan dalam memproduksi pesanan. Selain itu, Surat Purchase Order juga akan digunakan supplier dan konsumen sebagai file pada bagian perusahaan seperti accounting /keuangan/ pembukuan, Surat Purchase Order ini akan dijadikan bukti transaksi laporan keuangan.” (Frans M.Royan, 2009).
2.4 Microsoft SQL Server Pengertian Microsoft SQL Server menurut Priyanto Hidayatullah dalam bukunya “Visual Basic .NET membuat Aplikasi Database dan Program Kreatif” adalah sebagai berikut : “Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) produk Microsoft. Bahasa Query utamanya adalah Transact-SQL yang merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase.” (Priyanto Hidayatullah, 2012). 2.5 Visual Basic .NET Pada awalnya Visual Basic .NET berasal dari sebuah bahasa pemrograman yang diberi nama Basic (Beginner’s All-purpose Symbolic Instruction Code). Sesuai dengan namanya, Basic ditujukan sebagai bahasa yang paling sederhana bagi yang tidak familiar dengan dunia pemrograman. Pengertian Visual Basic .NET menurut Priyanto Hidayatullah dalam bukunya “Visual Basic .NET membuat Aplikasi Database dan Program Kreatif” adalah sebagai berikut : “Visual Basic .NET adalah Visual Basic yang direkayasa kembali untuk digunakan pada platform .NET sehingga aplikasi yang dibuat menggunakan Visual Basic .NET dapat berjalan pada sistem komputer apa pun, dan dapat mengambil data dari server dengan tipe apa pun asalkan terinstal .NET Framework.” (Priyanto Hidayatullah, 2012).
yaitu suatu teknik pengumpulan data dengan cara tanya jawab langsung mengenai data yang diperlukan dari masalah yang akan diangkat. Metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan yaitu paradigma Waterfall (Classic Life Cycle), untuk lebih jelasnya tahapan dari paradigma Waterfall ini adalah sebagai berikut : 1. System Engineering (Rekayasa Sistem) 2. Analisys System (Analisis Sistem) 3. Design (Perancangan) 4. Coding (Pengkodean) 5. Testing (Pengujian) 6. Maintenance (Perawatan) 3. ANALISIS PERANGKAT LUNAK 3.1 Analisis Data Dalam analisis data yang dibutuhkan penjabaran tentang entitas yang terlibat dalam perangkat lunak. Hubungan dengan atribut-atributnya. Seperti entitas pengelolaan data dan atributnya, serta entitas lain yang terlibat dalam perancangan perangkat lunak. Dalam tahap awal menganalisis data tahap pertama yang dilakukan yaitu melakukan proses identifikasi dan analisa data, untuk menentukan kebutuhan suatu sistem database dengan menentukan interaksi entitas yang saling berhubungan (relationship) antar entitas itu sendiri. Dalam pengelolaan data terdapat beberapa entitas yang saling berhubungan, seperti terlihat gambar di bawah ini :
2.6 Metodelogi Penelitian Dalam pembuatan perangkat lunak ini menggunakan metodologi terstruktur. Terstruktur adalah suatu proses untuk mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan suatu masalah dalam bentuk program. Pendekatan terstruktur merupakan pendekatan formal untuk memecahkan masalah-masalah dalam aktivitas bisnis menjadi bagian-bagian kecil yang dapat diatur dan berhubungan untuk kemudian dapat disatukan kembali menjadi satu kesatuan yang dapat dipergunakan untuk memecahkan masalah. Pada pendekatan terstruktur merupakan metode yang pendekatannya pada proses, karena metode ini mencoba melihat sistem dari sudut pandang logical dan juga melihat data sebagai sumber proses. Di dalam penggambaran datanya, metode ini menggunakan Data Flow Diagram (DFD), Normalisasi, Entitas Relationship Diagram (ERD), dan lainnya. Adapun metode yang digunakan dalam pembuatan proyek akhir ini adalah dengan cara wawancara
Gambar 3.1 CDM Pengelolaan Surat PO Purchase Order
3.2 Context Diagram
Gambar 4.1 Physical Data Model (PDM) 3.2 Struktur Table
Gambar 3.2 Context Diagram Pengelolaan Surat Purchase Order
3.3 Data Flow Diagram
Gambar 4.2 Struktur Table 3.3 Pearancangan Antar Muka
Gambar 3.3 DFD Pengelolaan Surat Purchase Order 4. PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK 4.1 Physical Data Model (PDM) Pada saat perancangan database, untuk memudahkan cara perancangan database dengan menggunakan Physical Data Model (PDM). Pembuatan PDM ini nantinya akan di gunakan sebagai tabel-tabel yang akan di buat ke dalam bentuk database. Sebelumnya data dalam bentuk Conceptual Data Model (CDM) yang kemudian di generate menjadi PDM yang lebih menggambarkan database secara fisikal. Berikut merupakan hasil generate dari Conceptual Data Model (CDM) :
Gambar 5.9 Transaksi Penyimpanan Surat PO
Gambar 5.9 Input Transaksi Penyimpanan Surat Purchase Order Gambar 4.6 Structure Chart Permintaan Surat Purchase Order 4. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Gambar 5.10 Transaksi Permintaan Surat PO
5.1 Implementasi Implementasi program merupakan tahap penerapan sistem yang telah dirancang dan disetujui perancangannya. Dalam tahap implementasi juga dijelaskan mengenai penerapan aplikasi yang dibangun. Tahapan implementasi menerapkan secara rinci, hasil analisis dan desain pada bab sebelumnya.
Gambar 5.1 Gantt Chart perancangan kegiatan perangkat lunak 4.2 Pengujian Gambar 5.10 Input Transaksi Permintaan Surat Purchase Order 3.4 Perancangan Arsitektural (Structure Chart)
Pengujian dilakukan untuk menguji perangkat lunak apakah perangkat lunak sudah sesuai dengan yang diinginkan atau dibutuhkan. Seperti validasi validasi untuk berbagai macam kemungkinan input, dan lain-lain.
5. KESIMPULAN DAN SARAN
Isi Data
Simpan Data
Gambar 4.5 Structure Chart Penyimpanan Surat Purchase Order
6.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis yang didapat dalam pengujian, maka hal-hal yang dapat disimpulkan dari perangkat lunak ini : 1. Perangkat Perangkat lunak pengelolaan Surat Purchase Order di PT. Bunda Samudra Order ini dapat menyimpan sesuai dengan identitas yang asli untuk mengurangi terjadinya hilangnya data.
2. Perangkat lunak pengelolaan Surat Purchase Order di PT. Bunda Samudra ini membantu bagian administrasi penjualan dalam perusahaan agar mengelola Surat Purchase Order yang ada dengan format yang lebih teratur. 3. Adanya fitur laporan harian, bulanan, dan tahunan membantu bagian administrasi mengetahui jumlah penyimpanan dan permintaan Surat Purchase Order di PT. Bunda Samudra.
6.2 Saran Dari hasil analisis pembuatan program, terdapat beberapa saran bagi pembaca. Berikut adalah beberapa saran untuk pengembangan perangkat lunak : 1. Sebaiknya dikaitkan dengan pengelolaan data gudang atau persediaan barang. 2. Sebaiknya dikaitkan dengan bagian keuangan.
DAFTAR PUSTAKA Hidayatullah, Priyanto. 2012, Visual Basic .NET membuat Aplikasi Database Dan Program Kreatif. Informatika, Bandung. Rosa A.S-M.Shalahudin. 2011, Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek). Modula, Bandung. Royan.M, Frans. 2009, Menjadi Supplier Hebat Di Minimarket, Supermarket, Hipermarket. Dahara Prize, Semarang.
Simarmata, Janner. 2010, Rekayasa Perangkat Lunak. Penerbit Andi, Medan. Soeherman, Bonnie & Pinontoan, Marion. 2008, Designing Information System. Elex Media Komputindo, Jakarta. Tata Sutarbi. 2010, Sistem Informasi Manajemen. Andi, Yogyakarta.
