PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (IJIN KERJA ONLINE PIHAK EKSTERNAL) UNTUK UPAYA EFISIENSI PENGAJUAN IJIN KERJA DI PT. PJB UBJOM PLTU PACITAN LAPORAN TUGAS AKHIR
Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Ahli Madya
Anggraeni Widhi Pratiwi R.0013014
PROGRAM DIPLOMA III HIPERKES DAN KESELAMATAN KERJA FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET Surakarta 2016
ii
ABSTRAK Perancangan Sistem Informasi Manajemen (Ijin Kerja Online Pihak Eksternal) untuk Upaya Efisiensi Pengajuan Ijin Kerja di PT. PJB UBJOM PLTU Pacitan Anggraeni Widhi Pratiwi 1 , Yeremia Rante Ada’ 2 Latar Belakang : Salah satu upaya untuk mencegah terjadinya kecelakaan kerja adalah dengan adanya sistem ijin kerja. Pengajuan ijin kerja yang dilaksanakan secara manual memerlukan banyak waktu. Sehingga diperlukan perancangan pengajuan ijin kerja yang efisien. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana perancangan sistem informasi manajemen (ijin kerja online) untuk efisiensi pengajuan ijin kerja bagi pihak eksternal di bidang K3 PT. PJB UBJOM PLTU Pacitan. Metode : Jenis penelitian ini adalah observasional dengan metode deskriptif untuk menggambarkan alur pengajuan ijin kerja dengan sistem manual dan online di PT. PJB UBJOM PLTU Pacitan. Pengambilan data dilakukan melalui observasi langsung, wawancara dan diskusi. Hasil : PT. PJB UBJOM PLTU Pacitan telah menerapkan ijin kerja dengan pengajuan secara manual dimana hal tersebut dikatakan tidak efisien. Maka dilakukan perancangan pengajuan ijin kerja secara online yang akan membuat waktu pengajuan ijin kerja menjadi efisien. Pengajuan ijin kerja secara online dimulai dengan pembuatan alur pengajuan yang selanjutnya dapat diaplikasikan ke dalam sistem informasi manajemen (ijin kerja online). Simpulan : Perusahaan telah menerapkan sistem ijin kerja yang telah sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 50 Tahun 2012 Lampiran 6.4 dan juga sesuai dengan Teori Domino tentang upaya pencegahan kecelakaan kerja melalui sistem manajemen. Perancangan sistem informasi manajemen (ijin kerja online) dapat dikatakan efisien sesuai dengan pendapat The Liang Gie tentang efisiensi kerja. Perusahaan dapat melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk penyempurnaan pembuatan sistem informasi manajemen (ijin kerja online), melakukan uji coba, evaluasi hasil uji coba dan yang terakhir melakukan sosialisasi kepada pihak terkait untuk penggunaan sistem informasi manajemen (ijin kerja online). Kata Kunci : Ijin Kerja, Sistem Informasi Manajemen, Rancangan Sistem Online, Efisiensi Waktu 1. Program Diploma III Hiperkes dan Keselamatan Kerja, Fakultas Kedokteran, Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Dosen Program Diploma III Hiperkes dan Keselamatan Kerja, Fakultas Kedokteran,Universitas Sebelas Maret Surakarta. iv
ABSTRACT Design of a Management Information System (Work Permit Online for External Parties) for Efficiency Efforts Proposed Permit to Work in PT. PJB UBJOM PLTU Pacitan Anggraeni Widhi Pratiwi 1 , Yeremia Rante Ada’ 2 Background : One of the efforts to prevent work accidents is that with a work permit system. Submission of the permit to work is done manually requires a lot of time. So required design for filing permit to work that efficiently. The purpose of this research is to know how to design a management information system (work permit online) for the efficiency of the proposed permit to work for external parties in the field of K3 PT. PJB UBJOM PLTU Pacitan. Methods : This research using descriptive methods to describe the flow of proposed permit to work with the system manual and online at PT. PJB UBJOM PLTU Pacitan. Loading data is done through direct observation, interview and discussion. Result : PT. PJB UBJOM PLTU Pacitan has implemented a permit to work with the submission of the manually where it was not efficient. It is done the design for proposed permit to work online that will make the time for proposed permit to work become more efficient. Submission of the work permit online begins with the making of the groove proposing the next one can be applied to the management information system (work permit online). Conclusion : The company has been implementing work permit system which is in accordance with the Government Regulation Number 50, 2012 Attachments 6.4 and also in accordance with the theory of Domino about prevention efforts work accidents through the management system. Management information system design (work permit online) can say efficient in accordance with the opinion of the Liang Gie about work efficiency. The company can perform coordination with related to enhancements to the creation of a management information system (work permit online), test, evaluation of the results of the trial and the last do socialization to a related to the use of a management information system (work permit online). Keywords : Work Permit, Management Information System, Online System Design, Time Efficiency 1. 2.
Diploma III of Industrial Hygiene, Occupational Health and Safety, Faculty of Medicine, Sebelas Maret University, Surakarta. Lecturer of Industrial Hygiene, Occupational Health and Safety, Faculty of Medicine, Sebelas Maret University, Surakarta.
v
PRAKATA
Assalamu’alaikum warohmatullahi wabarokatuh. Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas berkah, rahmat, karunia, kesehatan, kekuatan, dan kemudahan dalam pelaksanaan magang serta penyusunan laporan Tugas Akhir dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Manajemen (Ijin Kerja Online Pihak Eksternal) Untuk Upaya Efisiensi Pengajuan Ijin Kerja Di PT. PJB UBJOM PLTU Pacitan”. Laporan ini disusun sebagai syarat untuk menyelesaikan studi di Program Diploma III Hiperkes dan Keselamatan Kerja, Fakultas Kedokteran Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam pelaksanaan magang dan penyusunan laporan ini penulis telah dibantu dan dibimbing oleh berbagai pihak. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati perkenankan penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Hartono, dr.,M.Si selaku Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Ibu Yeremia Rante Ada’, S.Sos., M.Kes, selaku Ketua Program Studi Diploma 3 Hiperkes dan Keselamatan Kerja Fakultas Kedokteran Universitas Sebelas Maret Surakarta, sekaligus Pembimbing Utama yang telah memberikan bimbingan dan saran dalam penyusunan laporan ini. 3. Ibu Reni Wijayanti, dr., M.Sc. selaku Penguji yang telah bersedia menguji dan memberikan saran, kritikan yang membangun bagi penulis. 4. Bapak Hery Artady, selaku General Manager di PT. PJB UBJOM PLTU Pacitan. 5. Bapak Kurniawan Dwi Hananto, Selaku Manajer Pemeliharaan di PT. PJB UBJOM PLTU Pacitan. 6. Bapak Muchamad Jati Nugroho, selaku Supervisor bidang K3 dan Bapak Bagus Rachmadona, selaku Supervisor bidang Lingkungan yang telah memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis selama pelaksanaan magang. 7. Keluarga K3 dan Lingkungan serta seluruh staf dan karyawan di PT. PJB UBJOM PLTU Pacitan yang telah memberikan dukungan, bimbingan, pelajaran, arahan kepada penulis selama pelaksanaan magang. 8. Mam Riena Rahayu, Pap Andria Widitama, Ade Erlangga Widhi Pramono dan juga seluruh keluarga, tim doa, tim penyemangat, termasuk Aris yang selama ini tak henti-hentinya memberikan doa, semangat, inspirasi, dukungan moral dan juga materiil kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan magang dengan lancar. 9. Ibu Seviana Rinawati S.KM., M.Si yang senantiasa menjadi dosen sekaligus teman dan kakak yang tiada henti memberikan dukungan dan pelajaran bagi penulis. 10. Seluruh Dosen dan Pengajar Program Diploma III Hiperkes dan KK yang telah membimbing dan mengajarkan banyak hal kepada penulis. vi
vii
11. Teman seperjuangan Devy, Laela, Rina, Yola, Nero, Dhidit, Km. Krisna, Linggar yang selalu memberikan semangat, inspirasi, saran dan dukungan juga telah mewarnai sekaligus menjadi bagian penting dalam hidup penulis. Termasuk teman seperjuangan magang Intan yang telah menjadi Kakak, Sabahat dan senantiasa mendukung dan mengerti segala kekurangan penulis. 12. Teman-teman angkatan 2013 (Phytochemical) Program Diploma III Hiperkes dan Keselamatan Kerja Fakultas Kedokteran Universitas Sebelas Maret Surakarta yang selalu memberi semangat dan dukungan kepada penulis. 13. Serta semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu selama magang dan penyelesaian laporan ini. Penulis menyadari tidak akan bisa membalas kebaikan yang telah diberikan oleh semua pihak, semoga Allah SWT membalas semua budi baik dan bantuan yang telah diberikan. Penulis mengharap saran dan kritik yang bersifat membangun demi kesempurnaan laporan magang ini, sehingga dapat bermanfaat bagi kita semua khususnya bagi penulis. Melalui laporan ini penulis berharap dapat memperluas pengetahuan terutama pengetahuan mengenai keselamatan dan kesehatan kerja. Wassalamu‘alaikum warohmatullahi wabarokatuh.
Surakarta,............................. Penulis,
Anggraeni Widhi Pratiwi
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL................................................................................... HALAMAN PENGESAHAN ..................................................................... HALAMAN PENGESAHAN PERUSAHAAN ......................................... ABSTRAK .................................................................................................. ABSTRACT ................................................................................................ PRAKATA .................................................................................................. DAFTAR ISI ............................................................................................... DAFTAR TABEL ....................................................................................... DAFTAR GAMBAR .................................................................................. DAFTAR SINGKATAN ............................................................................ DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................... BAB I PENDAHULUAN .......................................................................... A. Latar Belakang Masalah .................................................................. B. Rumusan Masalah ........................................................................... C. Tujuan Penelitian ............................................................................ D. Manfaat Penelitian .......................................................................... BAB II LANDASAN TEORI ................................................................... A. Tinjauan Pustaka ............................................................................. B. Kerangka Pemikiran ........................................................................ BAB III METODE PENELITIAN ......................................................... A. Metode Penelitian............................................................................ B. Lokasi Penelitian ............................................................................. C. Objek dan Ruang Lingkup Penelitian ............................................. D. Sumber Data .................................................................................... E. Teknik Pengumpulan Data .............................................................. F. Pelaksanaan ..................................................................................... G. Analisis Data ................................................................................... BAB IV HASIL.......................................................................................... BAB V PEMBAHASAN ........................................................................... BAB VI SIMPULAN DAN SARAN ........................................................ A. Simpulan ......................................................................................... B. Saran ................................................................................................ DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
viii
i ii iii iv v vi viii ix x xi xiii 1 1 2 3 3 5 5 39 40 40 40 40 41 42 43 44 45 79 83 83 85
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Perbandingan Pengajuan Ijin Kerja Menggunakan Sistem Manual dengan Sistem Informasi Manajemen (Ijin Kerja Online) ......... .... 78
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Loss Causation Model ...............................................................
11
Gambar 2. Kerangka Pemikiran ..................................................................
39
Gambar 3. Organisasi Sistem Ijin Kerja .....................................................
62
Gambar 4. Koordinasi antara Bidang K3 dengan PTW Officer..................
63
Gambar 5. Alur Pengajuan Ijin Kerja Pihak Internal ..................................
64
Gambar 6. Alur Pengajuan Ijin Kerja Pihak Eksternal ...............................
65
Gambar 7. Alur Pengajuan Ijin Kerja dengan Sistem Online .....................
68
Gambar 8. Halaman Pendaftaran Sistem Online.........................................
69
Gambar 9. Bagian LOG IN Sistem Online .................................................
70
Gambar 10. Halaman Keterangan Sudah Terdaftar Sistem Online ............
71
Gambar 11. Halaman Pengisian Biodata ....................................................
72
Gambar 12. Halaman Keterangan Data telah Diinput ................................
73
Gambar 13. Halaman Pengisian Kelengkapan Dokumen Persyaratan .......
74
Gambar 14. Halaman Keterangan Kelengkapan Dokumen Persyaratan ....
75
Gambar 15. Halaman Pemberitahuan .........................................................
76
Gambar 16. Halaman Email Balasan dari Pihak K3 ...................................
77
x
DAFTAR SINGKATAN
APD
: Alat Pelindung Diri
B3
: Bahan Berbahaya dan Beracun
BBM
: Bahan Bakar Minyak
CWP
: Circulating Water Pump
DSS
: Decission Support System
EIS
: Executive Information System
ESP
: Electrostatic Precipitator
HSD
: High Speed Diesel
HP Heater
: High Pressure Heater
HP Turbine
: High Pressure Turbine
IP Turbine
: Intermediate Pressure Turbine
K3
: Kesehatan dan Keselamatan Kerja
KBBI
: Kamus Besar Bahasa Indonesia
LP Heater
: Low Pressure Heater
LP Turbine
: Low Pressure Turbine
LOTO
: Lock Out Tag Out
MED
: Multi Effect Desalanation
MIS
: Management Information System
OA
: Office Automatitation
PAK
: Penyakit Akibat Kerja
PJB
: Pembangkit Jawa Bali
PO
: Purcashe Order
PP
: Peraturan Pemerintah
PT
: Perseroan Terbatas
PTW
: Permit to Work
SIM
: Sistem informasi Manajemen
SMK3
: Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja
SPK
: Surat Perintah Kerja
xi
xii
SUTT
: Saluran Udara Tegangan Tinggi
TPS
: Transaction Processing System
UU
: Undang-Undang
WO
: Work Order
WTP
: Water Treatment Plant
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Persetujuan Permohonan Magang Lampiran 2. Daftar Hadir dan Jadwal Kegiatan Magang Lampiran 3. Form Job Safety Analysis Lampiran 4. Form Work Permit Lampiran 5. Form Ijin Kerja di Ketinggian
xiii
