PERANCANGAN MASTER PLAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN POLITEKNIK SWADHARMA

JURNAL KOMPLEKSITAS VOL 1 NOMOR 9

PERANCANGAN MASTER PLAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN POLITEKNIK SWADHARMA Firmansyah, Dosen Pengajar Jurusan Teknik Elektro Politeknik Swadharma

ABSTRAK

Politeknik Swadharma telah memiliki sistem informasi yang terintegrasi walaupun terbatas pada beberapa sub-bagian akademik. Pelaksanaan integrasi pada beberapa sub bagian tersebut belum dapat dilakukan secara efektif sehingga layanan informasi akademik bagi mahasiswa sering mengalami gangguan. SIPISIS yang merupakan sistem informasi di perpustakaan tidak dapat diintegrasikan dengan SIAPS karena berbeda platform. Akses internet memanfaatkan jaringan lokal juga masih sering bermasalah. Jumlah orang yang memanfaatkan jaringan lokal bisa jadi melebihi kapasitas sehingga mempengaruhi kinerja jaringan. Masalah-masalah ini tidak diperhitungkan, karena penerapan SIM dan jaringan pendukungnya tidak dilakukan secara terencana. Oleh karena itu, perlu dibuatkan rencana Sistem Informasi Manajemen (SIM) sesuai kebutuhan yang dituangkan dalam Master Plan SIM Politeknik Swadharma. Master Plan ini berisi rencana strategis yang dapat dijadikan pedoman dalam mengimplementasikan dan membangun sistem informasi di Politeknik Swadharma. Dengan tersusunnya master plan ini, maka pengembangan sistem informasi lebih terarah dan akan lebih efektif serta efisien dalam implementasinya. Kata Kunci: Master Plan, Rencana Strategis , Sistem Informasi Manajemen, Quantitative Strategic Planning Matrix

1.

LATAR BELAKANG

Perguruan Tinggi adalah sebuah institusi yang unik dimana terdapat tugas yang diembannya dalam hal pendidikan, penelitian dan pengabdian terhadap masyarakat atau yang kita kenal dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Seiring dengan perkembangan dunia baik secara keilmuan dan teknologi yang sangat pesat perguruan tinggi dihadapkan dengan tantangan besar untuk bisa bersikap tidak hanya responsif namun dapat juga responsible terhadap keberlangsungan jangka panjang dalam diri institusinya maupun society di luar institusinya. Langkah perguruan tinggi yang bersifat responsif dan responsible tersebut salah satunya adalah dengan menciptakan keunggulan kompetitif bagi perguruan tinggi untuk bersaing dengan perguruan tinggi lainnya. Salah satu cara untuk menciptakan keunggulan kompetitif pada perguruan tinggi adalah dengan pemanfaatan teknologi informasi (TI), untuk menunjang

aktifitasnya. Namun, bagaimana agar TI bisa menjadi pendukung yang sesuai untuk bisnis dari organisasi perguruan tinggi ? Dengan melakukan perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi maka pemahaman terhadap strategi bisnis organisasi nantinya akan memberikan arahan terhadap tercapainya suatu tujuan (goal) organisasi. Selain itu, perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi dapat memberikan jaminan keselarasan antara strategi sistem informasi dan teknologi informasi dengan strategi bisnis organisasi. Hal ini diperlukan agar investasi yang dikeluarkan untuk teknologi informasi sesuai dengan kebutuhan dan memberi manfaat yang diukur dari pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Adapun permasalahan-permasalahan yang teridentifikasi dalam pemberdayaan dan penerapan sistem informasi dan teknologi informasi pada Politeknik Swadharma adalah sebagai berikut :

43


a.

b. c.

d. e. f.

g.

Belum optimalnya perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi dalam menunjang pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi dilingkungan Politeknik Swadharma. Sistem informasi dibeberapa sub-bagian sudah terintegrasi, namun belum secara menyeluruh. Layanan Informasi Akademik dan Kemahasiswaan belum optimal dalam ruang lingkup Politeknik Swadharma. Akses internet masih sering mengalami gangguan. Pengguna jaringan komputer melebihi kapasitas sehingga pengaksesan data menjadi lambat. Sarana dan prasarana komputer belum termanfaatkan secara efektif dan efisien karena belum adanya arahan yang jelas. Belum ada wadah (lembaga) / badan sistem informasi yang bertugas khusus untuk menampung keinginan pihak Pimpinan dalam mengembangkan komputerisasi organisasi agar lebih efisien dalam implementasi sistem informasi.

Berdasarkan latar belakang dan kondisi sistem informasi dan teknologi informasi pada Politeknik Swadharma, maka permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Faktor-faktor internal dan eksternal apa sajakah yang mempengaruhi kondisi sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) Politeknik Swadharma. b. Sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) apa sajakah yang dibutuhankan oleh Politeknik Swadharma. c. Bagaimana merumuskan strategi-strategi yang harus ditempuh oleh Politeknik Swadharma dalam menjawab kebutuhan sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) agar tercapai citacitanya untuk menjadi penyelenggara pendidikan vokasi yang senantiasa mampu memenuhi kebutuhan dunia bisnis/industri

a.

b.

c.

METODE PENELITIAN

2. A.

Desain Penelitian Menurut Purwanto & Sulistyastuti (2007), Desain penelitian (research design) adalah rencana tentang bagaimana suatu penelitian akan dilakukan. Sedangkan menurut Irawan (2006), Desain penelitian adalah rancangan (rencana) penelitian yang akan dilakukan oleh seorang peneliti dimana desain penelitian mempunyai tiga komponen besar, yaitu permasalahan penelitian, kerangka teoritik, dan metodologi. Permasalahan penelitian menurut Irawan (2006) adalah titik berangkat dan menjadi alasan satu-satunya mengapa suatu penelitian perlu dilakukan. Permasalahan penelitian merupakan manifestasi atau perwujudan sesuatu yang mengusik dan mengganggu pikiran seorang peneliti. Sedangkan menurut Usman & Akbar (2008), masalah adalah kesenjangan antara sesuatu yang diharapkan (das solen) dengan suatu kenyataan (das sein). Namun hakekat permasalahan penelitian menurut Irawan (2006) adalah kebenaran yang akan dicari, dijelaskan, dan diteliti oleh seorang peneliti melalui penelitiannya. B.

Metode Analisa Analisis data yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan Quantitative Strategic Planning Matrix (QSPM) yaitu alat untuk menentukan / merekomendasikan pilihan strategi atas dasar pendapat ahli atau praktisi (expert choice) dan juga melibatkan unsur intuisi (intuitive judgement) yang didasari oleh Key Success Factors internal dan eksternal terpilih dalam menetapkan pilihan yang paling menarik/ terpercaya/ layak diterapkan atau secara konseptual disebut sebagai upaya menetapkan relative attractiveness. Adapun tahapan proses QSPM dapat dilihat pada tabel berikut

Tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut : Menganalisis kondisi sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) yang ada pada Politeknik Swadharma. Menganalisis kebutuhan sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) dilingkungan Politeknik Swadharma. Menyusun perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi Politeknik Swadharma yang mampu menunjang strategi bisnis Politeknik Swadharma, baik sekarang maupun di masa depan.

44

Tahap 1

Buat daftar TOWS spt yg telah ditetapkan dalam EFE dan IFE Matrix, minimal 10 kriteria

Tahap 2

Beri bobot pada masing-masing kriteria (ikuti teknik yg sama pada EFE dan IFE Matrix)

Tahap 3

1. Teliti masing-masing matrix pada Stage 2 (Matching Stage). 2. Catat masing-masing strategi yang harus dilaksanakan perusahaan/ SBU dan tuliskan pada QSPM 3. Kelompokan strategi-strategi tsb kemudian kelompokan dalam kesatuan mutually exclusive

Tahap 4

1. Tetapkan Attractiveness Score (AS) pada masing-masing kelompok strategi pilihan (sesuai dengan mutually exclusive di atas) 2. Teliti sekali lagi konsistensinya terhadap external dan internal factors 3. Tetapkan AS dengan batasan nilai misalnya 1 s/d 4 (sangat lemah s/d sangat kuat), kemudian diurut (sorted)


Tahap 5

1. Hitung Total AS pada masing-masing pilihan alternatif strategi (setelah masing-masing expert menetapkan skor ketertarikannya pada masing-masing alternatif strategi) 2. Cara menghitungnya yaitu mengalikan score dengan weight (berdasarkan urutan nilai ketertarikan expert)

Tahap 6

1. Hitung SUM dari Total AS dan tuliskan pada kolom QSPM 2. Nilai Sum Total AS tertinggi adalah pilihan strategi yang menjadi pilihan utama, dan seterusnya

Tabel 1. Tahapan proses QSPM Selain QSPM, analisis data yang digunakan dalam penelitian ini juga menggunakan model analisis perencanaan strategis Ward dan Peppard, dalam hal ini kedua analisis tersebut dikombinasikan sedemikian rupa guna menentukan alternatif strategi yang menjadi pilihan utama. Adapun analisis perencanaan strategis Ward dan Peppard dapat dibagi dalam beberapa tahapan proses sebagai berikut: 1) Analisis Lingkungan Internal Adapun teknik-teknik analisis yang digunakan dalam memahami kondisi situasi pada lingkungan internal bisnis diantaranya adalah : a) Analisi Rantai Nilai (Value Chain) Menurut Call (1996, dalam Hadiyan 2007) Value Chain adalah metode sistematis untuk memeriksa seluruh kegiatan organisasi dan untuk mengetahui interaksi yang digunakan organisasi sebagai sumber kegiatan bersaing. Sedangkan menurut PWC (1996, dalam Hadiyan 2007) Hasil analisis Value Chain suatu organisasi digunakan untuk mengidentifikasi peluang pemanfaatan SI/TI yang dapat meningkatkan keunggulan kompetitifnya. Diagram Value Chain terlihat pada gambar 1.

Gambar 1. Diagram Value Chain

b)

Analisis SWOT Analisis SWOT merupakan salah satu metode analisis dalam manajemen strategis yang sudah terbukti sangat berguna untuk mengidentifikasi berbagai faktor

secara sistematik untuk merumuskan strategi organisasi. Dasar pijak analisis ini terletak pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (strength) dan peluang (opportunities) namun secara simultan dengan meminimalisir kelemahan (weakness) dan ancaman (threats). Dengan analisis SWOT diharapkan dapat memberikan informasi gambaran kemampuan organisasi dan posisi kekuatan organisasi serta faktor kunci keberhasilan atau faktor strategis dalam mencapai visi dan misi organisasi. Informasi hasil analisis SWOT dapat dimanfaatkan sebagai umpan balik dalam penajaman rumusan misi dan dasar perumusan tujuan yang rasional serta acuan dalam menyusun strategi dan rencana kegiatan yang dilakukan. Matriks SWOT dapat dilihat pada gambar 2.

O (Opportunity)

T (Threat)

S (Strength) Strategi SO: Strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang Strategi ST: Strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman

W (Weakness) Strategi WO: Strategi yang meminimalkan kelamahan untuk memanfaatkan peluang Strategi WT: Strategi yang meminimalkan kelemahan untuk menghindari ancaman

Gambar 2. Matriks SWOT c)

Analisis Critical Success Factor (CSF) Critical Success Factor (CSF-Faktor Kritis Kesuksesan) merupakan suatu ketentuan dari organisasi dan lingkungannya yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan organisasi (Tozer, 1996). CSF dapat ditentukan jika objectives (tujuan-tujuan) organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan objectives secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan (Ward & Peppard, 2002). Sedangkan Peranan CSF dalam perencanaan strategis menurut PWC (1996, dalam Hadiyan 2007) adalah sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi SI-nya, menfokuskan proses perencanaan strategis SI pada area yang strategis, memprioritaskan usulan aplikasi SI dan mengevaluasi strategi SI. 2)

Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Adapun teknik-teknik analisis yang digunakan untuk memahami kondisi situasi pada lingkungan eksternal bisnis diantaranya adalah:

45


a)

PEST PEST digunakan untuk menggambarkan situasi dan kondisi lingkungan yang relevan dengan proses bisnis yang dilakukan suatu organisasi ditinjau dari 4 faktor yaitu faktor politik, ekonomi, sosial dan teknologi. Dengan mengenali keempat faktor tersebut secara baik dapat dimanfaatkan dalam menggali peluang bisnis yang ada atau ancaman yang mungkin menghambat proses bisnis sehingga langkah-langkah antisipasi dapat dilakukan dengan tepat dan cepat. b)

5 (lima) Faktor Persaingan Porter Analisis ini menggunakan teori Michael Porter mengenai 5 (lima) kekuatan yang mempengaruhi posisi organisasi dalam dunia bisnis pendidikan tinggi untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam menangkap peluang positif serta meningkatkan keunggulan kompetitif. Adapun 5 kekuatan yang mempengaruhi persaingan tersebut adalah Competitor, Supplier, New Entrant, Customer dan Subtitutes. 3)

Analisis Lingkungan Internal SI/TI dengan McFarlan Strategic Grid Analisis ini akan menyediakan informasi yang menyeluruh tentang lingkungan internal SI/TI Politeknik Swadharma saat ini, yang dapat digunakan sebagai salah satu bentuk masukan dalam proses strategi SI/TI. Selain itu analisis lingkungan internal SI/TI ini juga dilakukan untuk mengetahui pandangan SI/TI terhadap bisnis yang ada dimasa sekarang, pengalaman Politeknik Swadharma dalam bisnis, cakupan bisnis, dan kontribusinya terhadap pasar, kemampuan organisasi, sumber daya dalam organisasi dan infrastruktur teknologi yang digunakan. Hasilnya adalah aplikasi portofolio saat ini dari sistem yang berjalan dan sistem yang sedang dalam pengembangan. 4)

Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI Analisis ini digunakan untuk mendapatkan pemahaman tentang keadaan dan perkembangan SI/TI diluar lingkungan Politeknik Swadharma yang memberikan dampak dan pengaruh baik secara langsung maupun tidak langsung. Tujuan utama dari analisis ini adalah untuk mendapatkan pengetahuan tentang peluangpeluang baru dalam penggunaan SI/TI, dan ini tidak terbatas hanya pada peluang untuk mengimplementasikan teknologi yang termutakhir namun juga dapat berupa peluang untuk menggunakan teknologi yang sudah ada dengan cara yang lebih hemat dan tepat dalam penggunaannya atau peluang untuk menggunakan teknologi dengan cara lain yang tidak pernah terpikirkan sebelumnya. Salah satu aspek dari analisis ini adalah untuk dapat mengkategorikan elemen-elemen yang potensial

dan berharga dari teknologi untuk dapat dievaluasi dan dimanfaatkan oleh Politeknik Swadharma. Inti dari analisis ini adalah untuk dapat menyediakan informasi yang menyeluruh tentang lingkungan eksternal SI/TI untuk digunakan sebagai salah satu bentuk masukan dalam proses perencanaan strategi SI/TI (Ward dan Peppard, 2002). 5)

Hasil Perencanaan Strategis SI/TI Hasil atau output dari sebuah proses perencanaan SI/TI adalah gabungan dari hasil yang bersifat hard dan soft. Hasil yang bersifat hard adalah dokumen yang mendefinisikan strategi-strategi dan rencana-rencana, dapat juga berisi materi yang berhubungan dengan komputer, matrik-matrik, dan model analisa. Sedangkan hasil yang bersifat soft berhubungan dengan faktor manusia seperti standar keahlian yang dibutuhkan dan lainnya (Ward dan Peppard, 2002). Struktur dari sebuah hasil perencanaan SI/TI adalah sebagai berikut: a) Strategi Sistem Informasi (SI) b) Strategi Teknologi informasi (TI) c) Strategi Manajemen SI/TI

3. 1)

PEMBAHASAN

Deskripsi Kondisi Internal Saat ini Pimpinan Politeknik Swadharma telah meyatakan tujuan Politeknik Swadharma adalah sebagai berikut a) Mengembangkan program pendidikan yang relevan dalam rangka menyediakan sumber daya manusia yang profesional di Indonesia b) Menghasilkan lulusan yang mampu bekerja pada level menengah/tinggi pada perusahaan/industri Indonesia c) Meningkatkan jumlah penelitian dan publikasi ilmiah untuk mempercepat proses pembangunan dan pengembangan IPTEKS. d) Meningkatkan pengabdian masyarakat dalam menanggulangi masalah ekonomi, sosial dan budaya e) Meningkatkan kerjasama profesional dengan dunia usaha Indonesia dalam rangka mengaplikasikan ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk mencapai tujuan tujuan tersebut Politeknik Swadharma dalam hal dukungan TI, ingin menjadi yang terbaik di tingkat regional dalam pemanfaatan TI, khususnya dalam mendukung pembenahan organisasi dan manajemen, meningkatkan keragaman sumberdana, sistem administrasi dan keuangan, sistem penjaminan mutu, sistem keorganisasian yang mendorong

46


berfungsinya otoritas akademik di tingkat jurusan/bagian/laboratorium. Berdasarkan kuisioner, wawancara dan pengamatan langsung pada Politeknik Swadharma maka terdapat beberapa temuan penelitian yang berkaitan dengan kondisi pemanfaatan TI saat ini yang meliputi aspek teknis dan non-teknis. Aspek teknis berkaitan dengan aspek-aspek teknis seperti ketersediaan sarana prasarana TI (perangkat keras maupun lunak). Sedangkan aspek non-teknis mencakup aspek-aspek lainnya seperti kebijakan penggunaan TI, tingkat pengetahuan TI, kesadaran dan penerimaan TI dan kelembagaan TI. Adapun temuan hasil penelitian tersebut dapat dilihat pada tabel 3. No 1

Aspek Komputer kerja (workstation)

2

Server Lokal

3

Server Internet Local Area Network

4

5

Koneksi Internet

6

Wifi/Hot Spot

7

Sistem operasi Komputer untuk keperluan mahasiswa Aplikasi back office

8

9

10

12

13

Dukungan SDM TI

Kelembagaan TI

Penerimaan dan kesadaran TI

Keterangan Sudah tersedia perangkat keras yang digunakan untuk bekerja pada setiap satuan kerja baik di BAAK maupun pada setiap jurusan yang ada Sudah tersedia lokal server yang digunakan untuk administrasi keuangan, administrasi akademik dan perpustakaan namun server belum terintegrasi satu dan lainnya. Telah memiliki website yang ditempatkan pada salah satu penyedia hosting Setiap workstation yang ada saat ini telah terhubung dengan jaringan lokal dan jaringan internet Koneksi internet yang digunakan sebesar 512 Kbps, dengan menggunakan jalur internet ADSL Telah tersedia akses internet untuk pengguna nirkabel dengan menggunakan 2 titik hot spot. Sistem operasi yang digunakan meliputi Ms Windows dan linux. Tersedia komputer untuk keperluan mahasiswa yang ditempatkan di ruang perpustakaan untuk pemanfaatan akses internet Tersedia SI back office untuk mendukung proses-proses administrasi keuangan, akademik dan perpustakaan Sudah memiliki tenaga yang memiliki kemampuan dalam bidang TI namun belum khusus manangani TI dan SI secara menyeluruh. Sudah ada unit yang terkait dengan kegiatan operasi TI yaitu PUSKOM namun lebih banyak berkonsentrasi pada laboratorium komputer saja. Penerimaan, sikap, dan cara pemanfaatan TI oleh pemakai dapat dilihat dari banyaknya pegawai yang berpartisipasi dalam pelatihan bidang TI

Tabel 3. Temuan Penelitian Selain itu, sebagai alat ukur tercapainya tujuan TI, sasaran perlu ditentukan sehingga mekanisme

pengukuran dan tolak ukurnya bisa didefinisikan secara lebih mudah. Artinya ukuran ketercapaian tujuan dapat dilihat secara mudah melalui indikator-indikatornya. Indikator yang baik juga dapat memudahkan proses evaluasi dan analisis tentang ketercapaian tujuan. Adapun tabel dibawah ini menjelaskan pemetaan antara tujuan TI dan sasaran-sasaran yang lebih operasional. Tujuan Pemanfaatan TI dalam mendukung pembenahan organisasi dan manajemen, meningkatkan keragaman sumberdana, sistem administrasi dan keuangan, sistem penjaminan mutu, sistem keorganisasian yang mendorong berfungsinya otoritas akademik di tingkat jurusan/bagian/labo ratorium.

Indikator Tersedianya aplikasi sistem penerimaan mahasiswa

Tersedianya aplikasi sistem informasi untuk pengawasan kegiatan akademik (penjadwalan, perkuliahan, penilaian dll) Tersedianya aplikasi sistem informasi untuk sistem penjaminan mutu dalam hal penghitungan waktu pelayanan (TAT) Tersedianya aplikasi sistem informasi untuk sistem keuangan yang dapat diakses langsung oleh pimpinan Tersedia aplikasi sistem informasi kerjasama

Tingkat kepuasan dosen terhadap fasilitas SI/TI yang tersedia Tingkat kepuasan mahasiswa terhadap fasilitas SI/TI yang tersedia Tingkat pelayanan kepada mahasiswa

Sasaran Tersedia pada tingkat PMB, jurusan, BAAK, BAKU dan Pimpinan. Tersedia pada tingkat jurusan/BAAK, BAKU, Pimpinan, Mahsiswa dan Dosen Tersedia pada tingkat jurusan/BAAK dan BAKU

Tersedia pada tingkat jurusan/BAAK, BAKU dan Pimpinan Tersedia pada, bidang kemahasiswaan dan lembaga pengabdian kepada masyarakat. 50% dosen menyatakan minimal 75% puas 50% mahasiswa menyatakan minimal 75% puas TAT 80% tercapai

Tabel 4. Indikator Tujuan

2)

Deskripsi Kondisi Eksternal Saat Ini Adapun kondisi eksternal saat ini yang berkaitan dengan pengembangan SI/TI untuk mendukung pembangunan pendidikan di lingkungan Politeknik Swadharma adalah sebagai berikut : a) Politik, Pertahanan dan Keamanan Kondisi politik, pertahanan dan keamanan yang mempengaruhi pembangunan pendidikan dalam kurun waktu lima tahun mendatang antara lain adalah (1) ketidakstabilan politik serta pertahanan dan keamanan

47


yang mengancam kehidupan bermasyarakat dan bernegara, (2) ketidakselarasan peraturan perundangan yang berdampak pada penyelenggaraan pendidikan, (3) kebutuhan pendidikan politik untuk mendorong kesadaran masyarakat dalam berdemokrasi, (4) implementasi otonomi daerah yang mendorong kemandirian dan berkembangnya kearifan lokal, (5) terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam implementasi otonomi daerah, (6) keterlambatan penerbitan turunan peraturan perundangan yang berdampak pada bidang pendidikan, (7) ancaman disintegrasi bangsa akibat dari ketidakdewasaan dalam berdemokrasi, (8) ideologi negara sebagai pemersatu bangsa dan bahasa Indonesia sebagai bahasa persatuan, dan (9) komitmen pemenuhan pendanaan pendidikan minimal 20% dari APBN dan APBD sesuai dengan UUD 1945 Pasal 31 ayat (4). (Kemendiknas, 2010) b)

Ekonomi Kondisi ekonomi yang mempengaruhi pembangunan pendidikan dalam kurun waktu lima tahun mendatang antara lain adalah (1) tingginya angka kemiskinan dan pengangguran, (2) masih adanya kesenjangan pertumbuhan ekonomi antarwilayah, (3) basis kekuatan ekonomi yang masih banyak mengandalkan upah tenaga kerja yang murah dan ekspor bahan mentah dari eksploitasi sumber daya alam tak terbarukan, (4) makin meningkatnya daya saing Indonesia yang perlu diikuti dengan peningkatan kemampuan tenaga kerja, (5) munculnya ancaman raksasa ekonomi global seperti Cina dan India dan semakin luasnya perdagangan bebas yang mengancam daya saing perekonomian nasional, (6) masih rendahnya optimalisasi pendayagunaan sumber daya ekonomi yang berasal dari sumber daya alam, (7) pertumbuhan ekonomi Indonesia yang relatif tinggi, baik yang sudah berjalan maupun yang direncanakan, perlu didukung dengan penyiapan tenaga kerja yang memadai, dan (8) ancaman masuknya tenaga terampil menengah dan tenaga ahli dari negara lain. (Kemendiknas, 2010) c) Sosial, Budaya dan Lingkungan Kondisi sosial, budaya, dan lingkungan yang mempengaruhi pembangunan pendidikan dalam kurun waktu lima tahun mendatang antara lain adalah (1) jumlah penduduk yang makin tinggi menempatkan Indonesia dalam posisi yang makin penting dalam percaturan global, (2) angka HDI Indonesia meningkat dari tahun ke tahun tetapi masih di bawah mayoritas negara di Asia Tenggara, (3) masih tingginya kesenjangan antargender, antara penduduk kaya dan miskin, antara perkotaan dan perdesaan, antara wilayah maju dan wilayah tertinggal, dan antarjenis kelamin, (4) masih rendahnya peringkat Indeks Pembangunan Gender

Indonesia yang menduduki urutan ke-93 dari 177 negara (UNDP 2007/2008), (5) perubahan gaya hidup yang konsumtif dan rendahnya kesadaran masyarakat yang berpotensi menurunkan kualitas lingkungan, (6) adanya ketidakseimbangan sistem lingkungan akibat pencemaran oleh industri, pertanian, dan rumah tangga, (7) masih rendahnya pemanfaatan keanekaragaman hayati yang dapat menjadi alternatif sumber daya termasuk penelitian-penelitian yang dapat berpotensi menghasilkan Hak atas Kekayaan Intelektual (HAKI), (8) masih rendahnya kualitas SDM Indonesia untuk bersaing di era ekonomi berbasis pengetahuan (Knowledge-Based Economy) (Kemendiknas, 2010). d) Teknologi Kondisi teknologi yang mempengaruhi pembangunan pendidikan dalam kurun waktu lima tahun mendatang antara lain adalah (1) kesenjangan literasi TIK antarwilayah, (2) kebutuhan akan penguasaan dan penerapan iptek dalam rangka menghadapi tuntutan global, (3) terjadinya kesenjangan antara perkembangan teknologi dan penguasaan iptek di lembaga pendidikan, (4) semakin meningkatnya peranan TIK dalam berbagai aspek kehidupan termasuk dalam bidang pendidikan, (5) semakin meningkatnya kebutuhan untuk berbagi pengetahuan dengan memanfaatkan TIK, (6) perkembangan internet yang menghilangkan batas wilayah dan waktu untuk melakukan komunikasi dan akses terhadap informasi, dan (7) perkembangan internet yang juga membawa dampak negatif terhadap nilai dan norma masyarakat serta memberikan peluang munculnya plagiarisme dan pelanggaran HAKI (Kemendiknas, 2010). 3) Analisis Lingkungan Internal Bisnis Analisis lingkungan internal bisnis digunakan untuk mengetahui strategi bisnis Politeknik Swadharma pada saat ini, misi dan visi, aktivitas dan proses bisnis, sumber daya yang dimiliki, dan informasi yang dibutuhkan oleh Politeknik Swadharma. Adapun teknik-teknik analisis yang digunakan dalam memahami kondisi situasi pada lingkungan internal bisnis diantaranya adalah a) Analisis Rantai Nilai (Value Chain) Analisis Value Chain Politeknik Swadharma digunakan untuk mengidentifikasi peluang pemanfaatan SI/TI yang dapat meningkatkan keunggulan kompetitifnya. Berikut merupakan diagram Value Chain untuk menjawab pertanyaan "Apa yang dilakukan Politeknik Swadharma?". Adapun Rantai Nilai Politeknik Swadharma dapat dilihat pada Gambar 3.

48


penyelenggaraan TI  Adanya Upaya untuk meningkatkan SDM yang ahli dibidang TI baik kualitas maupun kuantitas  Adanya kesedian dari pakar bidang TI di Politeknik Swadharma untuk melakukan kerjasama dalam mengembangkan SDM. Kelemahan  Masih terbatasnya tenaga ahli dan tenaga teknis bidang TI  Belum tersedianya sistem pendukung untuk kegiatan kerjasama dalam penerimaan mahasiswa baru  Belum tersedianya sistem yang dapat mendeteksi mahasiswa yang tidak aktif  Belum tersedianya sistem yang dapat memberikan peringatan terhadap perkembangan kemajuan studi mahasiswa  Politeknik Swadharma belum dikenal secara luas  Belum adanya aplikasi pendukung untuk penempatan kerja mahasiswa setelah lulus  Mahasiswa harus ke BAAK untuk mengetahui nilai dari dosen

Administrasi Mahasiswa Administrasi Keuangan

Calon Mahasiswa

Administrasi Personil PMB

Operasional Akadmik

Lulusan Poltek

Pelepasan Mahasiswa

Gambar 3. Rantai Nilai Politeknik Swadharma Berdasarkan gambar 3, secara umum strategi bisnis yang akan dilakukan oleh Politeknik Swadharma adalah dalam aktivitas utama berikut i. Penerimaan Mahasiswa Baru Yaitu melakukan pencatatan data-data calon mahasiswa baru dan melakukan kegiatan penseleksian mahasiswa baru. ii.

Operasional Akademik Yaitu melakukan kegiatan perkuliah yang terdiri dari penjadwalan, monitoring, pelaksanaan ujian dan evaluasi perkuliahan. Kegiatan akademik lain adalah melakukan peningkatan keterampilan dosen dan tenaga pendukung laboratorium.

iii.

Pelepasan Mahasiswa Yaitu melakukan wisuda mahasiswa bagi mahasiswa yang telah menyelesaikan kuliah dan tugas akhir. b)

SWOT Analysis Analisis SWOT digunakan untuk mengidentifikasi berbagai faktor secara sistematik untuk merumuskan strategi organisasi Politeknik Swadharma. Selain itu, analisis SWOT diharapkan dapat memberikan informasi gambaran kemampuan organisasi dan posisi kekuatan organisasi serta faktor kunci keberhasilan atau faktor strategis dalam mencapai visi dan misi organisasi. Informasi hasil analisis SWOT dapat dimanfaatkan sebagai umpan balik dalam penajaman rumusan misi dan dasar perumusan tujuan yang rasional serta acuan dalam menyusun strategi dan rencana kegiatan yang dilakukan. Adapun analisis SWOT Politeknik Swadharma dapat dilihat pada gambar 4. Internal Kekuatan  Iklim kerja yang kondusif di lingkungan dan keinginan kuat Politeknik Swadharma untuk mengembangkan kegiatan pendidikan, penelitian dan PPM yg didukung TI  Tersedianya sarana dan prasarana dalam

External Peluang  Semakin tingginya kesadaran sivitas Politeknik Swadharma tentang pentingnya TI  Kebijakan pemerintah yang memberikan keleluasan kepada Perguruan Tinggi untuk menyusun sendiri kurikulumnya

 Terbukanya program hibah dari pemerintah  Terbukanya kerja sama dengan industri / institusi lain  Lebih dari 200 SLTA disekitar Politeknik Swadharma

Ancaman  Banyaknya Institusi yang mempunyai program-program sejenis baik tingkat lokal maupun tingkat nasional  Mahalnya biaya pengadaan infrastruktur bidang TI  Tidak dapat mengantisipasi Trend perkembangan teknologi informasi yang perkembangannya sangat cepat

Gambar 4. Analisis SWOT Kemudian untuk selanjutnya Analisis TOWS digunakan untuk memetakan peluang dan ancaman eksternal dengan kekuatan dan kelemahan internal suatu organisasi kedalam 4 alternatif strategi yaitu strategi SO, ST, WO dan WT. Strategi SO dipakai untuk menarik keuntungan dari peluang yang tersedia dalam lingkungan eksternal. Strategi WO bertujuan untuk memperbaiki kelemahan internal dengan memanfaatkan peluang dari lingkungan luar. Strategi ST akan digunakan organisasi untuk menghindari paling tidak memperkecil dampak dari ancaman yang datang dari luar. Sedangkan strategi WT adalah taktik pertahanan yang diarahkan pada usaha memperkecil kelemahan internal dan menghindari ancaman eksternal. Dari analisis TOWS ini akan dihasilkan Resultan Strategy yang didasari oleh Key Success Factors internal dan eksternal terpilih. Adapun hasil analisis TOWS dapat dilihat pada Tabel 6. Key Internal Factor Iklim kerja yang kondusif di lingkungan dan keinginan kuat Politeknik Swadharma

49

Key External Factor Kebijakan pemerintah yang memberikan keleluasan kepada

Resultant Strategy Standarisasi dan Efisiensi


untuk mengembangkan kegiatan pendidikan, penelitian dan PPM yg didukung TI (kekuatan internal) Politeknik Swadharma belum dikenal secara luas (kelemahan internal)

Keterangan : Pemberian Skor tiap-tiap Alternatif Strategi tersebut ditetapkan berdasarkan pilihan yang paling menarik/ terpercaya/ layak diterapkan atau secara konseptual disebut sebagai upaya menetapkan relative attractiveness dandidasari oleh Key Success Factors internal & eksternal terpilih.

Perguruan Tinggi untuk menyusun sendiri kurikulumnya (peluang ekstenal)

Belum tersedianya sistem pendukung untuk kegiatan kerjasama dalam penerimaan mahasiswa baru (kelemahan internal) Tersedianya sarana dan prasarana dalam penyelenggaraan TI (kekuatan internal)

Belum adanya aplikasi pendukung untuk penempatan kerja mahasiswa setelah lulus

Semakin tingginya kesadaran masyarakat disekitar Politeknik Swadharma tentang pentingnya TI (peluang ekstenal) Lebih dari 200 SLTA disekitar Politeknik Swadharma (peluang ekstenal)

Knowledge Management

Banyaknya Institusi yang mempunyai program-program sejenis baik tingkat lokal maupun tingkat nasional (ancaman ekstenal) Terbukanya kerja sama dengan industri/ institusi lain (peluang ekstenal)

Pengembangan Produk/Jasa

Tabel 7. Diagram Critical Success Factor (CSF) Dari tabel 7 diatas dapat ditarik kesimpulan bahwasannya alternatif strategi standarisasi dan efisiensi menjadi prioritas utama karena selain memiliki total skor yang paling tinggi, strategi standarisasi dibutuhkan untuk menjamin kualitas dari pengelolaan SI/TI. Hal ini berhubungan dengan prosedur dan kebijakan tentang pengembangan sistem, pemanfaatan SI/TI dan penyusunan rencana strategi SI/TI. Sedangkan Efisiensi operasi maupun biaya tercipta karena pengadaan infrasruktur SI/TI sesuai dengan tuntutan pengelolaan SI/TI.

Riset Pasar

4) a)

Customer Satisfaction Partner

&

Tabel 6. Matriks TOWS c)

Analisis Critical Success Factors (CSF) Analisis CSF digunakan untuk menginterpretasikan objectives secara lebih jelas dalam menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan. Selain itu, analisis CSF juga digunakan sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi SI-nya, menfokuskan proses perencanaan strategis SI pada area yang strategis, memprioritaskan usulan aplikasi SI dan mengevaluasi strategi SI. Adapun analsis CSF secara singkat dapat dilihat pada tabel 7. CSF Program Akademik SDM Kekuatan finansial Sarana & Prasarana Sistem Informasi Total

W

S&E S T.AS

KM S T.AS

RP S T.AS

PP/J S T.AS

CS&P S T.AS

0,20

4

0,8

4

0,8

3

0,6

4

0,8

3

0,6

0,20

4

0,8

4

0,8

3

0,6

3

0,6

3

0,6

0,20

4

0,8

3

0,6

4

0,8

3

0,6

3

0,6

0,20

4

0,8

4

0,8

3

0,6

3

0,6

3

0,6

0,20

4

0,8

4

0,8

4

0,8

4

0,8

4

0,8

100

Faktor Internal 4 = sgt kuat

4

3,8

: 1 = sgt lemah

3,4

2 = lemah

3,4

3,2

3 = kuat

Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis PEST Analisis lingkungan eksternal dilakukan dengan menggunakan pendekatan analisis PEST (Politics, Economics, Social and Technology). PEST digunakan untuk menggambarkan situasi dan kondisi lingkungan yang relevan dengan proses bisnis yang dilakukan suatu organisasi ditinjau dari 4 faktor yaitu faktor politik, ekonomi, sosial dan teknologi. Dengan mengenali keempat faktor tersebut secara baik maka dapat dimanfaatkan dalam menggali peluang bisnis yang ada atau ancaman yang mungkin menghambat proses bisnis sehingga langkah?langkah antisipasi dapat dilakukan dengan tepat dan cepat. CSF Ekonomi Politik/ Hukum Sosial/ Kebudayaan Teknologi Persaingan Total

W

S&E T.AS 0,8

S 4

KM T.AS 0,8

S 3

RP T.AS 0,6

S 4

PP/J T.AS 0,8

S 3

CS&P T.AS 0,6

0,20

S 4

0,20

4

0,8

4

0,8

2

0,4

2

0,4

2

0,4

0,20

3

0,6

2

0,4

2

0,4

4

0,8

3

0,6

0,20 0,20 100

4 3

0,8 0,6 3,6

3 4

0,6 0,8 3,4

4 4

0,8 0,8 3,0

3 2

0,6 0,4 3

3 3

0,6 0,6 2,8

Faktor Eksternal : 1 = sgt lemah 2 = lemah 3 = kuat 4 = sgt kuat Keterangan : Pemberian Skor tiap-tiap Alternatif Strategi tersebut ditetapkan berdasarkan pilihan yang paling menarik/ terpercaya/ layak diterapkan atau secara konseptual disebut sebagai upaya menetapkan relative attractiveness dan didasari oleh Key Success Factors internal & eksternal terpilih. Tabel 8. Analisis PEST

50


Adapun hasil analisi PEST terlihat pada tabel 8. Pada tabel tersebut terlihat dengan jelas faktor- faktor PEST apa saja yang memiliki dampak yang sangat besar terhadap alternatif strategy pengembangan SI/TI dilingkungan Politeknik Swadharma. Selain itu, dari tabel 8 tersebut terlihat bahwa alternatif strategi standarisasi dan efisiensi juga memiliki skor paling tinggi, dan itu artinya strategi tersebut bisa menjadi prioritas utama dalam pengembangan SI/TI dilingkungan Politeknik Swadharma pada masa sekarang maupun dimasa-masa yang akan datang. b)

5 (lima) Faktor Persaingan Porter Analisis lingkungan eksternal dapat juga dilakukan dengan menggunakan analisis '5-Competitive Forces'. Dengan analisis ini dapat dipetakan kondisi persaingan yang dihadapi suatu organisasi. Berdasarkan teori 5 forces competitives dari M. Porter, maka situasi kompetisi Politeknik di tingkat regional Tangerang Selatan secara umum dapat dilihat pada tabel 9. No 1 2 3 4 5 6 7 8

Nama Universitas Terbuka Wahana mandiri Unversitas Pamulang Sekolah Tinggi Pariwisata Sahid UIN Muhammadiah STIE Ahmad Dahlan Bina Sarana Informatika

Tabel 9. Beberapa Perguruan Tinggi Sejenis Sejenis 5)

Analisis Lingkungan Internal SI/TI dengan McFarlan Strategic Grid Analisis dengan matrik McFarlan juga dapat digunakan sebagai alat bantu yang bermanfaat untuk memetakan aplikasi yang digunakan oleh suatu organisasi. Penggunaan matrik McFarlan dibagi dua, matrik untuk aplikasi yang sudah ada dan digunakan pada saat sekarang dan matrik aplikasi yang menjadi target untuk dikembangkan. Matrik untuk aplikasi saat ini dapat dilihat pada Gambar 6. STRATEGIC SI Akademik SI Perpustakaan Website Aplikasi Keuangan

HIGH POTENTIAL · Belum ada

Belum ada

Office Automation Email

KEY OPERATIONAL

SUPPORT

Dari gambar 6 dapat dilihat bahwa SI Akademik, SI Perpustakaan, Aplikasi Keuangan dan Website Politeknik Swadharma adalah aplikasi-aplikasi yang ada di grid strategic, aplikasi-aplikasi tersebut diharapkan dapat memberikan informasi guna mendukung keputusankeputusan strategis dan memberikan manfaat jangka panjang. Sedangkan pada grid Key Operational dan High Potential belum ada aplikasi yang mendukung di sana. 6)

Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI Analisis lingkungan ekternal SI/TI ditujukan untuk mengetahui arah perkembangan aplikasi sistem informasi, perangkat keras, dan jaringan komputer. Adapun hasil dari analisis ini adalah Trend aplikasi SI saat ini mengarah kepada aplikasi berbasis website (lampiran 1) yang memberikan kemudahan dalam hal instalasi, penggunaan serta pengaksesan. Dan dari sisi pengaksesan informasi secara mobile melalui smart phone sudah cukup digunakan (lampiran 2). Sedangkan Trend perangkat keras seperti perkembangan kecepatan prosesor, kapasitas harddisk, kapasitas memori, serta semakin kecilnya ukuran memberikan dampak perubahan yang besar pada dunia TI yang mendorong penggunaan rack-based server dengan kemampuan besar dapat disimpan dalam ukuran yang lebih ekonomis. Hal ini juga berpengaruh pada trend jaringan komputer ke depannya yang mengarah kepada penggunaan jaringan nirkabel (Wi-Fi atau Wi-Max). Berdasarkan trend perkembangan SI/TI tersebut diatas maka dapat disimpulkan bahwa sebaiknya SI/TI yang dikembangkan dilingkungan Politeknik Swadharma semuanya berbasis Web (web based). 7)

Hasil Perencanaan Strategis SI/TI Berdasarkan Hasil Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal Bisnis maupun Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal SI/TI, maka dihasilkan strategistrategi sebagai berikut: a) Strategi Standarisasi dibutuhkan untuk menjamin kualitas dari pengelolaan SI/TI. Hal ini berhubungan dengan prosedur dan kebijakan tentang pengembangan sistem, pemanfaatan SI/TI dan penyusunan rencana strategi SI/TI. Sedangkan Efisiensi operasi maupun biaya tercipta karena pengadaan infrastruktur SI/TI sesuai dengan tuntutan pengelolaan SI/TI. b) Strategi Knowledge Management lebih fokus pada Sistem Informasi IT Politeknik Swadharma yang diharapkan dapat menyediakan dan mengelola asset knowledge atau pengetahuan institusi yang memuat transformasi informasi dan aset Intelektual ke dalam nilai yang berkesinambungan.

Gambar 6. Present McFarlan Strategic Grid Matrix

51


c) Strategi Riset Pasar digunakan untuk menarik dan membangun saluran-saluran untuk pelanggan baru (calon mahasiswa dan industri/perusahaan). d) Strategi Customer satisfaction & Partner yaitu mendukung pelayanan kepada pelanggan atau melayani pelanggan dengan biaya lebih rendah atau lebih baik. e) Strategi pengembangan produk/jasa lebih terfokus pada pengembangan dan penyampaian dari produkproduk baru, saluran-saluran baru, call center, dan internet berbasis SI/TI.

McFarlan Portfolio seperti gambar 7. Pemetaan dilakukan berdasarkan sifat dan kedudukan SI/TI dalam mewujudkan Politeknik Swadharma yang unggul ditingkat Regional.      

Berdasarkan prioritas pemilihan alternatif strategi diatas maka dapat disusun hubungan atau keterkaitannya dengan target aplikasi maupun kebutuhan fungsionalnya SI/TI yang akan dikembangkan di lingkungan Politeknik Swadharma. Adapun hubungan atau keterkaitan tersebut dapat dilihat pada tabel 10. Alternatif Strategi Standarisasi & Efisiensi

Knowledge Management

Target Aplikasi SI Penjaminan Mutu, SI Akademik dan Kemahasiswaan Executive Information System

Riset Pasar

Aplikasi Penerimaan Mahasiswa Baru, Aplikasi Alumni

Customer Satisfaction & Partner

Website Poltek Swadharma, Mobile Application, SI Akademik, eLearning, eLibrary, Mail Transport Agent

Pengembangan Produk/Jasa

SI Kepegawaian, SI Akuntansi & Keuangan

Kebutuhan Fungsional Mengelola data dan informasi penjaminan mutu, monitoring, kebijakan dan prosedur. Mengelola asset knowledge atau pengetahuan institusi yang memuat transformasi informasi dan aset Intelektual ke dalam nilai yang berkesinambungan Mengelola data penerimaan mahasiswa baru dan program-program pemasaran. Kerjasama dengan penyadia calon mahasiswa. Menglola datadata alumni. Mengelola data-data akademik untuk pelaksanaan dan pengawasan perkuliahan. Sistem harus dapat memberikan layanan kepada pelanggan untuk mudah dalam mengakses data Mengelola data dan informasi pengembangan dan penyampaian hasilhasil riset, penugasan dosen (pengajaran, penelitian, abdimas) dll

   

STRATEGIC Website Politeknik Swadharma SI Akademik SI Kemahasiswaan SI Pemasaran E-Learning SI Perpustakaan SI Penjaminan Mutu SI Kepegawaian Disaster Recovery System SI Akuntansi & Keuangan KEY OPERATIONAL

HIGH POTENTIAL  Mobile Application  Executive Information System  E-Library  SI Alumni (Tracing karir alumni)  Mail Transport Agent  Office Automation  E-mail

SUPPORT

Gambar 7. McFarlan Strategic Grid Matrix Penjelasan masing-masing aplikasi pada setiap grid-nya dapat dilihat pada tabel 11. No

Aplikasi

1

STRATEGIC Website Politeknik Swadharma

SI Akademik

SI Kemahasiswaan

Tabel 10. Keterkaitan antara strategi, aplikasi dan kebutuhan fungsional SI Pemasaran

8) a)

Portofolio Aplikasi Masa Yang Akan Datang Pemilihan Aplikasi Sistem Informasi Hasil keterkaitan antara alternatif strategi, aplikasi dan kebutuhan fungsional kemudian dipetakan kedalam

52

Uraian

Selain informasi tentang profil kampus, berita, agenda, pengumuman, pendaftaran mahasiswa, aplikasi ini merupakan duplikasi dari SI Akademik yang memiliki modul pengisian KRS, penilaian dosen, penyajian informasi nilai mahasiswa. Aplikasi ini dapat diakses dengan beberapa user otoritas yang terdiri dari mahasiswa, dosen, staf jurusan, staf administrasi akademik dan administrator. Modul yang terdiri dari aplikasi ini adalah pengisian KRS, penjadwalan kuliah, monitoring perkuliahan, pelaksanaan perkuliahan, pencetakan daftar nilai mahasiswa, aplikasi dapat memberikan informasi perkembangan kemajuan studi mahasiswa Modul yang terdapat pada aplikasi ini adalah informasi aktifitas kemahasiswaan, Alumni dan penempatan kerja diharapkan dapat memberikan ststistik penyerapan alumni di dunia kerja, informasi tentang kerjasama yang telah dilakukan Politeknik Swadharma baik dengan instasi-instasi penerima kerja almuni dan lain-lain Modul akan dapat menyajikan informasi tentang kondisi Penerimaan Mahasiswa Baru, modul ini diharapkan dapat memberikan statistik sebaran asal


SI Akuntansi & Keuangan

mahasiswa, keminatan calon mahasiswa dan lain-lain.

E-Learning

SI Perpustakaan

2

HIGH POTENTIAL Mobile Application

Executive Information System

E-Library

SI Alumni

Mail Transport Agent

3

Modul pembelajaran jarak jauh (distance Learning) yang memanfaatkan teknologi komputer, jaringan komputer dan/atau Internet. Aplikasi memungkinkan pembelajar untuk belajar melalui komputer di tempat mereka masingmasing tanpa harus secara fisik pergi mengikuti pelajaran/perkuliahan di kelas. Modul ini digunakan untuk pencatan aktifitas peminjaman dan pengembalian bahan pustakan, aplikasi ini diharapkan dapat menyajikan statistik jenis, media dan tema pustaka yang dimiliki. Aplikasi ini adalah aplikasi tambahan dari aplikasi website yang nantinya dimiliki namun penggunaan apalikasi ini menggunakan ponsel pintar (smart phone) Aplikasi ini digunakan oleh para Pimpinan Politeknik Swadharma untuk mendapatkan informasiinformasi secara summary yang telah terkategorikan secara tema misalnya kondisi kemahasiswaan, keuangan, perkuliahan, aset dan lain-lain. Aplikasi ini adalah aplikasi pengembangan dari aplikasi SI perpustakaan namun aplikasi dapat diakses melalui internet, sehingga user dapat mengetahui kondisi buku dan referensi buku secara on-line. Aplikasi ini berkaitan dengan SI Kemahsiswaan namun lebih kepada wadah forum komunikasi antara civitas, alumni, dan lain-lain yang terkait. Aplikasi ini adalah merupakan aplikasi mail server yang dapat digunakan oleh seluruh sivitas, mahasiswa dan alumni Politeknik Swadharma yang memungkinkan penggunaan domain email Politeknik Swadharma (misalnya nama_akun@politeknikswadharma. ac.id)

Disaster Recovery System

Modul ini digunakan untuk pencatatan aktifitas keuangan seperti biaya kuliah mahasiswa, pembiayaan perkuliahan dan lainlain, modul ini dapat menghasilkan laporan-laporan keuangan. Diharapkan informasi tentang keuangan dapat diakses oleh Pimpinan dan pihak lain yang berwenang. Merupakan aplikasi yang dapat menagani masalah jika terjadi musibah

SUPPORT Office Automation

E-mail

Merupakan aplikasi yang umum digunakan pada setiap kantor seperti aplikasi pengelola kata, spreadsheet dan lain. Merupakan aplikasi mail client seperti webmail dan Outlook

Tabel 11. Penjelasan Aplikasi Masa Depan Politeknik Swadharma

b)

Arsitektur Teknologi Setelah data dan aplikasi didefinisikan, maka tiba saatnya untuk mendefinisikan jenis teknologi utama yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan lingkungan berbagi pakai data dan aplikasi di Politeknik Swadharma. Konfigurasi teknologi konseptual akan memberikan pedoman bagaimana konfigurasi teknologi yang diharapkan dalam pemanfaatan teknologi. Konfigurasi konseptual Politeknik Swadharma adalah sebagai berikut:

KEY OPERATIONAL SI Penjaminan Mutu

SI Kepegawaian

Aplikasi dapat menyajikan informasi kondisi-kondisi operasional internal terutama pelayanan kepada mahasiswa Aplikasi ini digunakan untuk pengelolaan personil seperti pencatatan data profil pegawai, payroll dan lain-lain

Gambar 8. Konfigurasi konseptual Politeknik Swadharma

53


4.

KESIMPULAN

Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan masalah yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut: a) Untuk menyusun portofolio aplikasi diperlukan analisis kondisi saat ini dan analisis kebutuhan mendatang. Analisis kondisi saat ini dapat dilakukan dengan cara melakukan analisis terhadap proses bisnis (internal dan eksternal) dan analisis kondisi sistem informasi dan teknologi informasi (internal dan eksternal). Sedangkan analisis kebutuhan mendatang dapat dilakukan dengan mempergunakan analisis rantai nilai dan Critical success factor. b) Portofolio aplikasi yang dihasilkan dari masingmasing analisis akan saling melengkapi sehingga diperoleh kebutuhan aplikasi secara menyeluruh, baik yang masih dibutuhkan untuk dikembangkan saat ini maupun aplikasi-aplikasi yang potensial untuk masa mendatang berdasarkan kebutuhan fungsional dari setiap bagian organisasi Politeknik Swadharma. c) Aplikasi-aplikasi seperti Website Politeknik Swadharma, SI Akademik, SI Kemahasiswaan, SI Pemasaran, E-Learning dan SI Perpustakaan adalah aplikasi yang memberikan nilai strategis secara langsung khususnya didalam menentukan berjalannya strategi Politeknik Swadharma. Tanpa adanya aplikasi ini maka tidak mungkin Politeknik Swadharma dapat memenangkan persaingan dengan perguruan tinggi lainnya ditingkat Tangerang. d) Mobile Application, Executive Information System, E-Library, SI Alumni dan Mail Transport Agent adalah aplikasi-aplikasi potensial yang akan memberikan keunggulan kompetitif secara langsung kepada Politeknik Swadharma dan secara prinsip akan mengukuhkan Politeknik Swadharma sebagai perguruan tinggi yang unggul ditingkat Tangerang pada masa-masa yang akan datang. e) Penelitian ini belum sepenuhnya dapat mendukung untuk perencanaan strategis SI/TI secara menyeluruh mengingat pembahasan dalam penelitian ini hanya menghasilkan portofolio aplikasi. Peneliti sarankan untuk pengembangan penelitian selanjutnya agar dibuat lebih menyeluruh hingga kedalam tataran yang lebih operasional misalnya dengan cara membuat perancangan program dan kegiatan yang meliputi deskripsi dan rational program, deskripsi kegiatan (aktivitas), kebutuhan sumber daya, ketergantungan dengan program lain, keberlanjutan, penahapan dan Timeline serta rencana kontingensi.

DAFTAR PUSTAKA Blaney & associates. (2002). Value Chain Analysis. Retrieved 05 13, 2011, from Economics Society of Northern Alberta: http://www.esna.ca/images/ESNA_200211__Monica_Blaney.ppt Depdiknas. (2010). Rencana Strategis Kementerian Pendidikan Nasional 2010-2014. Irawan. Prasetya(2006). Penelitian Kualitaitif dan Kuantitatif Untuk Ilmu-Ilmu Sosial. Jakarta: Fisip UI. Laudon K. C., dan J. P. Laudon. (2000). Management Information System : Organization and Technology in the Networked Enterprise. 6th edition Oetomo, BSD. (2002). Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Penerbit Andi, Yogyakarta. Purwanto dan Sulistyastuti. (2007). Metode Penelitian Kuantitatif untuk Administrasi Publik dan Masalah–Masalah Sosial. Yogyakarta: Gaya Media Pollack, Thomas A. (2010). Strategic Information System Planning . Proceedings ASCUE Semiawan, Transmissia & Middleton, Michael. (1999). Strategic Information Planning and Campus Information System Development in Indonesia, Campus Wide Information System Journal 16 (2). pp 70-76 : MCB University Press. Tozer. E.E. (1996). Strategic IS/IT Planning Professional Edition, Boston:ButterWorth-Heinemann Usman, Husaini, dan Purnomo Setiady Akbar. (2008). Metodologi Penelitian Sosial. Jakarta : PT Bumi Aksara. Ward, John. and Joe Peppard. (2002). Strategic Planning for Information System 3nd ed. England: John Wiley & Sons.

54

PERANCANGAN MASTER PLAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN POLITEKNIK SWADHARMA

Recommend Documents