PERANCANGAN KOMPETENSI CHIEF INFORMATION OFFICER (CIO) STUDI KASUS : PT. PLN (PERSERO) FAHRUL MARZUKI NIM : 23207136 Program Studi Magister Informatika Institut Teknologi Bandung Abstraksi Teknologi Informasi (TI) saat ini semakin penting dalam menunjang proses bisnis suatu organisasi, namun pengelolaan TI tidak terlepas dari peranan penting faktor Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai salah satu faktor utama dalam menjalankan proses bisnis suatu organisasi. Untuk itu, kualitas SDM TI sangat menentukan kesuksesan peranan TI dalam menunjang proses bisnis organisasi. Kompetensi merupakan kombinasi antara pengetahuan, keterampilan, perilaku dan sikap yang memberi nilai tambah pada efektivitas personal yang berkaitan dalam tanggung jawabnya dalam pekerjaan menjadi salah satu faktor penting yang menjadi tolak ukur kualitas SDM dalam suatu organisasi. Untuk itu, kompetensi harus dirumuskan secara benar dan tepat agar kompetensi yang dimiliki oleh komponen SDM sejalan dengan tuntutan organisasi dalam menjalankan proses bisnisnya. Chief Information Officer sebagai salah satu komponen SDM dalam struktur organisasi TI mempunyai peranan yang sangat penting dalam pengelolaan TI untuk mencapai tujuan organisasi. Untuk itu, CIO harus dituntut mempunyai kompetensi yang sejalan dengan arah pengembangan TI dalam organisasi sehingga pengelolaan TI dapat dilakukan sejalan dengan tujuan organisasi. Penyusunan kompetensi CIO dilakukan melalui 5 tahapan yaitu : (1) menganalisis Peranan TI dalam Organisasi; (2) menentukan posisi CIO dalam struktur organisasi berdasarkan analisis peran TI dalam organisasi; (3) menyusun job description CIO dalam organisasi berdasarkan posisi CIO dalam struktur organisasi dan peranan TI dalam organisasi (4) memetakan kebutuhan kompetensi untuk jabatan CIO berdasarkan uraian job description yang telah disusun dan (5) melakukan uji validasi terhadap hasil pemetaan kompetensi tersebut. Kata Kunci : Kompetensi, Chief Information Officer (CIO), Teknologi Informasi (TI) 1. PENDAHULUAN Saat ini, organisasi-organisasi sudah sangat bergantung pada Teknologi Informasi (TI) dalam mencapai tujuannya. TI diarahkan untuk mendukung proses organisasi, baik yang bersifat utama maupun pendukung yang ada di sebuah organisasi. Salah satu faktor keberhasilan dalam pengelolaan TI pada sebuah organisasi adalah kualitas SDM yang dimilikinya. Chief Information Officer (CIO) sebagai pemimpin tertinggi dalam struktur organisasi bidang TI bertanggung jawab sepenuhnya terhadap keberhasilan proses TI dalam sebuah organisasi, oleh karena itu CIO dituntut untuk memiliki kompetensi yang dapat menunjang keberhasilan proses TI. Kompetensi merupakan kombinasi antara pengetahuan, keterampilan, perilaku dan sikap yang memberi nilai tambah pada efektivitas personal yang berkaitan dalam tanggung jawabnya dalam pekerjaan (8). Kompetensi adalah karakteristik personal yang melekat pada sumber daya manusia (SDM). Peran ICT dalam dunia bisnis memberi dampak yang nyata, sehingga membentuk arsitektur bisnis baru yang memberikan pergeseran kekuasaan, pergeseran sumber daya PERANCANGAN KOMPETENSI CIO STUDI KASUS : PT. PLN (Persero)
stategis, pergeseran struktur organisasi, pergeseran kontrol manajemen, pergeseran infrastruktur, dan aturan binis modern (14). Banyak organisasi mulai memanfaatkan ICT dalam kegiatan-kegiatan bisnisnya sehingga membuka peluang untuk mengembangkan proses, model dan metode bisnis yang dilengkapi dengan solusi ICT. Sumber daya manusia (SDM) di bidang ICT juga menjadi kebutuhan organisasi untuk menjalankan fungsi bisnisnya. PT. PLN (Persero) merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dalam bidang ketenagalistrikan, saat ini tengah serius mengembangkan penerapan Teknologi Informasi untuk menunjang proses bisnisnya yang meliputi fungsi pembangkitan, fungsi penyaluran / transmisi, fungsi distribusi dan fungsi pelayanan pelanggan. Dalam struktur organisasi PT. PLN (Persero) tingkat pusat, penerapan Teknologi Informasi dikelola oleh Deputi Direktur Proses Bisnis dan Sistem Informasi pada Direktorat Perencanaan dan Teknologi, sedangkan pada tingkat Unit Pelaksana PLN Wilayah, dikelola dan dikembangkan oleh Deputy Manajer Bidang Teknologi Informasi pada Bidang Perencanaan, yang mana Deputi Direktur Proses Bisnis dan Sistem Informasi dan 1
Deputy Manajer Bidang Teknologi Informasi mempunyai peran dan tanggung jawab sebagai CIO pada tingkat pusat dan unit pelaksana PLN Wilayah. 2. METODOLOGI PENELITIAN Metodologi penelitian ini dibagi menjadi 5 tahap, yaitu Menganalisis Peranan TI dalam organisasi, penentuan posisi CIO dalam struktur organisasi TI, penyusunan Job Description Jabatan CIO, identifikasi kebutuhan kompetensi untuk jabatan CIO, dan validasi hasil penyusunan model kompetensi CIO. •
Tahap I : Menganalisis Peranan TI dalam Organisasi Mengumpulkan data-data dan melakukan observasi terhadap kondisi TI di perusahaan PT. PLN (Persero), kemudian mengidentifikasi sejauh mana pernanan TI sampai saat ini dalam menunjang proses bisnis PLN. Sehingga dapat diketahui tingkat kebutuhan Organisasi PLN terhadapa jabatan CIO dalam menunjang aktivitas TI-nya.
•
Tahap II : Penentuan posisi jabatan CIO dalam organisasi PT. PLN (Persero). Menentukan peranan dan posisi CIO dalam struktur organisasi TI dan organisasi perusahaan berdasarkan analisis terhadap efektifitas organisasi TI saat ini dan rencana pengembangan model organisasi TI dengan mengacu pada dokumen IT Master Plan PT. PLN (Persero)
•
Tahap III : Penentuan Job Description Jabatan CIO Pada tahapan ini, ditentukan peranan, uraian dan tugas dari jabatan CIO pada organisasi TI PLN berdasarkan posisi jabatan CIO dalam struktur organisasi PLN dan dengan mengacu pada rencana pengembangan TI sesuai dengan IT Master Plan PLN.
•
Tahap IV : Penyusunan kebutuhan kompetensi jabatan CIO Pada tahap ini, dilakukan identifikasi terhadap metodemetode yang biasa digunakan dalam penyusunan kompetensi jabatan, kemudian menentukan metode yang sesuai untuk digunakan dalam penyusunan kompetensi dan melaksanakan penyusunan kompetensi jabatan CIO dengan menggunakan metode terpilih.
•
Tahap V : Validasi Model Kompetensi Pada tahap akhir, dilakukan uji validasi terhadap hasil penyusunan kompetensi yang telah dilakukan dengan metode kuisioner kepada para pakar / ahli di bidang TI dan atau pemegang jabatan CIO di perusahaanperusahaan sejenis.
PERANCANGAN KOMPETENSI CIO STUDI KASUS : PT. PLN (Persero)
Gambar 1 Metode penyusunan kompetensi CIO 3. PENYUSUNAN KOMPETENSI CIO 3.1 Analisis Peran TI di PLN Peranan Teknologi Informasi dalam menunjang proses bisnis PLN sudah sangat penting. Hal ini ditunjukkan oleh banyaknya aplikasi-aplikasi yang telah digunakan dalam mendukung fungsi-fungsi bisnis utama PLN. Disamping itu, luasnya cakupan arsitektur layanan TI yang telah dikembangkan PLN saat ini untuk melayani 37 Juta pelanggannya yang meluputi seluruh wilayah Indonesia melalui 16 Unit Wilayah, 5 Unit Distribusi, 4 Unit Pembangkitan, 2 Unit Penyaluran, 6 Unit Jasa, 6 Anak Perusahaan, 5 Unit Pikitring, memaksa PLN untuk fokus terhadap persoalan ini. Saat ini, peranan informasi dalam menunjang proses bisnis PLN sudah sangat vital. Hal ini disebabkan oleh karena hampir seluruh data-data perusahaan dikelola dalam Sistem Informasi yang terintegrasi. Pengolahan data-data perusahaan tersebut bertujuan untuk mendukung perusahaan dalam proses penentuan kebijakan atau pengambilan keputusan. Kesalahan dan kegagalan dalam proses pengolahan data akan sangat berdampak pada kebijakan dan keputusan yang diambil perusahaan. Dan kesalahan kebijakan dan keputusan yang diambil akan berdampak pada kerugian perusahaan yang sangat besar. Oleh sebab itu, pengelolaan informasi dalam organisasi PLN sudah pada taraf mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi. Sebagai ilustrasi sederhana, jika sebuah mesin pembangkit mengalami gangguan, maka akan menyebabkan pemadaman yang berdampak pada berkurangnya pemasukan bagi perusahaan. Begitupula halnya jika data pelanggan, data keuangan, atau data pegawai yang tersimpan dalam sebuah server mengalami gangguan yang 2
menyebabkan hilangnya data tersebut, maka akan menyebabkan terhambatnya proses bisnis utama yang operasionalnya ditunjang oleh hasil pengolahan data-data tersebut. Walaupun tidak seketika itu juga menyebabkan perusahaan rugi, namun lambat laun akan memperlambat proses dan pada akhirnya akan berdampak pada kerugian. Begitupula halnya dengan proses pengolahan data dan informasi. Sebuah perusahaan bisa saja melakukan proses pengolahan data secara manual, hal itu dimungkinkan jika jumlah data yang diproses tidak begitu banyak dan melalui proses tahapan yang sederhana. Namun bagaimana halnya jika jumlah data pelanggan mencapai 37 juta yang tersebar secara terpisah. Oleh karena itu perkembangan organisasi PLN yang semakin besar ini membutuhkan peranan CIO dalam memaksimalkan peranan TI sebagai jembatan informasi antar unit-unit yang tersebar agar bisa bersinergi secara optimal dan efisien dalam upaya meningkatkan layanannya dan mencapai tujuan organisasi.
di Unit Bisnis. Sehingga CIO pada level direksi akan memastikan proses pengembangan TI pada Unit Bisnis akan menjadi lebih fokus dan terpusat.
3.2 Posisi CIO dalam organisasi PLN Saat ini, tanggung jawab tertinggi pengelolaan TI di dalam organisasi PLN dilaksanakan oleh Deputi Direktur Proses Bisnis dan Sistem Informasi pada Direktorat Perencanaan dan Teknologi, yang mana pada level Deputi Direktur, pengelolaan TI belum cukup untuk bisa mengoptimalkan peranan TI yang menuntut keterlibatan jajaran direksi dalam menentukan kebijakan strategis TI agar sejalan dengan strategi perusahaan. Berdasarkan pada kerangka tersebut di atas dan hasil analisis kondisi TI sebelumnya, maka dapat diusulkan model struktur organisasi baru PLN yang memperlihatkan posisi CIO di jajaran direksi seperti pada gambar berikut :
Gambar V.11, Analisis pengembangan organisasi TI di PLN Dimana pada model ini, CIO berperan sebatas penyusunan aturan, standarisasi teknologi, standarisasi operasi TI, dan mengawasi kinerja TI, sedangkan pengelolaan sumber daya informasi dilakukan oleh Unit Bisnis. Sehingga Otoritas dari CIO sebagai pemegang kekuasaan tertinggi dalam organisasi TI berdasarkan konsep di atas meliputi : (22) 1. Menyetujui seluruh anggaran biaya operasional dan investasi TI 2. Menetapkan standarisasi TI, aturan dan prosedur, termasuk pengadaan produk dan layanan di seluruh PLN 3. Menyetujui Service Level Agreements (SLAs) antara TI dan user atau penyedia layanan dan user. Termasuk juga proses pengawasan terhadap pelaksanaan SLA. 4. Menyusun program-program kritis yang disarankan dan tindakan yang dibutuhkan untuk mendukung kesuksesan implementasi proyek TI 5. Dapat juga membentuk kelompok kerja ad-hoc untuk penelitian dan pengembangan rekomendasi pada masalah-masalah khusus. Disamping jabatan struktural CIO sebagai Direktur Teknologi Informasi, CIO juga mempunyai tanggung jawab sebagai Koordinator IT Strategy Committee yang bertugas menyelesaikan masalah-masalah strategis TI yang tentunya harus sejalan dengan strategi umum perusahaan dan strategistrategi direktorat lainnya sehingga untuk memutuskan masalah-masalah TI yang sifatnya strategis dan terkait dengan bidang lain perlu dibentuk sebuah komite strategis TI yang dikoordinatori oleh CIO. Sebagai koordinator IT Strategy Committee, tugas dan tanggung jawab CIO meliputi : 1 Mengkoordinir dan bertindak berdasarkan kepentingan sehari-hari komite berdasarkan masalah strategis TI. Meskipun, keputusan akhir harus melibatkan sebagian besar anggota strategy committee dan tidak dapat diputuskan secara sepihak oleh koordinator.
Gambar 17, Usulan Posisi CIO sebagai Direktur TI dalam struktur organisasi PLN Perlunya ditetapkan posisi CIO pada level direksi oleh karena dijelaskan pada bagian sebelumnya bahwa hal ini dimaksudkan untuk memungkinkan keterlibatan Direktur Utama ataupun Wakil Direktur Utama dalam IT Strategy Committee yang bertanggung jawab dalam penyelesaian masalah-masalah TI yang sifatnya strategis dan melibatkan direktorat lain, misalnya pengembangan TI dalam menunjang proses bisnis pada fungsi SDM, Keuangan dan lain-lain. Sehingga memudahkan koordinasi pada tingakatan level yang sama antara Direktur SDM, Direktur Keuangan dengan Direktur Teknologi Informasi. Disamping itu, posisi CIO pada level direksi akan menjadikan PLN lebih fokus dalam penanganan masalahmasalah TI sebagaimana model pengelolaan TI di PLN dengan kategori federal yang pada kenyataan seringkali tidak melibatkan manajemen pusat dalam pengembangan TI PERANCANGAN KOMPETENSI CIO STUDI KASUS : PT. PLN (Persero)
3.3 Job Description CIO dalam Organisasi PLN Mengingat kondisi perusahaan PLN dengan sumber daya yang tersebar luas maka untuk menjalankan sistem TI secara terpusat maka desain tanggung jawab CIO mengikuti model seperti berikut ini : (22)
3
2
3
Membuat undangan yang bersifat perintah berdasarkan urutan masalah khusus yang akan didiskusikan selama pertemuan bulanan. Namun tidak semua anggota diundang untuk menghadiri pertemuan bulanan tergantung masalah yang akan didiskusikan. Didukung oleh PMO dan kepala TI dalam mengembangkan draft rekomendasi kunci sebagai masukan dalam komite yang mana bisa berupa acuan standarisasi, aturan / prosedur dan program-program yang menjadi kesepakatan komite strategi.
3.4 Kompetensi yang dibutuhkan jabatan CIO dalam Organisasi PLN Adapun jumlah kompetensi yang dibutuhkan untuk suatu jabatan di organisasi PLN, mengikuti kerangka yang sudah ada. Dimana jumlah kompetensi disesuaikan dengan jenjang jabatan tersebut dimana untuk jabatan CIO yang berada pada jenjang struktural level top manajemen, maka jumlah kompetensi yang dibutuhkan sebanyak 15 kompetensi dengan uraian 5 kompetensi inti, 7 kompetensi kepemimpinan dan 3 kompetensi teknis. Kompetensi Inti Kompetensi inti disusun menggunakan model pendekatan task characteristics dengan mengacu pada Visi, Misi, dan Nilai-nilai perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Hal ini dimaksudkan agar kompetensi yang dimiliki CIO sejalan dengan upaya untuk mencapai tujuan oranisasi PLN.
Tabel
3,
Tabel analisis pemetaan berdasarkan misi PLN
kompetensi
Inti
Nilai-Nilai Perusahaan (Main Purpose) :
Tabel. 4, Tabel analisis pemetaan kompetensi Inti berdasarkan nilai-nilai PLN Kompetensi Kepemimpinan Pemetaan Kompetensi Kepemimpinan dilakukan dengan mengacu pada tanggung jawab utama jabatan CIO yaitu sebagai Direktur Teknologi Informasi dan Koordinator IT Strategy Committee.
Visi Perusahaan :
Tabel.2,
Tabel analisis pemetaan berdasarkan visi PLN
kompetensi
Inti
Misi Perusahaan :
Tabel 5, Tabel analisis pemetaan kompetensi kepemimpinan jabatan CIO di PLN PERANCANGAN KOMPETENSI CIO STUDI KASUS : PT. PLN (Persero)
4
Kompetensi Spesifik Jabatan Pemetaan kompetensi spesifik jabatan dilakukan dengan menganalisa pengetahuan dan keahlian serta kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk melakukan tugas dan tanggung jawab pekerjaan pada jabatan CIO. Sehingga berdasarkan pada tugas utama CIO sebagai koordinator dari strategy committee, maka seorang CIO membutuhkan keahlian yang meliputi :
Tabel 7,
Tabel 6, Tabel analisis pemetaan kompetensi spesifik jabatan CIO di PLN 3.5 Validasi Model Kompetensi CIO Dari hasil pemetaan tersebut diperoleh total 46 kompetensi untuk jabatan CIO dan jumlah tersebut terlalu banyak untuk ukuran sebuah jabatan. Untuk itu dilakukan uji validasi untuk menentukan kompetensi-kompetensi yang mana saja yang tidak dibutuhkan, dibutuhkan tapi tidak penting, penting dan sangat penting. Dalam pelaksanaan uji validasi ini, kompetensi-kompetensi hasil pemetaan tersebut disusun dalam bentuk kuisioner pilihan yang akan dipilih berdasarkan skala prioritas Likert antara 1 – 4. Para responden meliputi Praktisi TI PLN, Pejabat SDM PLN, Karyawan PLN sebagai user, Pimpinan Unit Bisnis, Chief Information Officer perusahaan/organisasi non PLN atau sejenis yang seluruhnya berjumlah 60 responden. Nilai rata-rata ditetapkan menyesuaikan jumlah kompetensi yang dibutuhkan yaitu 15 kompetensi. PERANCANGAN KOMPETENSI CIO STUDI KASUS : PT. PLN (Persero)
Tabel hasil validasi kebutuhan kompetensi perilaku dan teknis untuk jabatan CIO di PLN
Dari hasil validasi tersebut nampak bahwa semua kompetensi perilaku dari hasil pemetaan memenuhi kriteria penting dengan nilai rata-rata minimum 3,0. Untuk menentukan kompetensi perilaku sesuai dengan jumlah yang ditentukan untuk jabatan CIO ditetapkan nilai rata-rata minimum sebesar 3,30. Begitu pula untuk kompetensi teknis, hasil validasi memperlihatkan bahwa semua kompetensi teknis dari hasil pemetaan memenuhi kriteria penting dengan nilai rata-rata minimum 3,17. Kemudian ditetapkan nilai minimum 3,45 untuk menentukan kompetensi teknis sesuai dengan jumlah yang ditentukan untuk jabatan CIO di PLN seperti terlihat pada tabel berikut ini. Pada hasil validasi tersebut terdapat 2 kompetensi yang bernilai rata-rata sama dan memenuhi persyaratan 3,45. Namun karena jumlah kompetensi teknis yang dibutuhkan hanya 3 maka dibandingkan nilai standar deviasi kompetensi tersebut yang memperlihatkan perbedaan dimana kompetensi dengan nilai standar deviasi terkecil yang akan memenuhi.
5
4. Kesimpulan dan Saran 4.1 Kesimpulan Berdasarkan pada hasil pembahasan dan analisis di atas, maka dapat diperoleh beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1.
Peranan TI dalam bisnis PLN untuk saat ini masih sebagai penunjang (support) terhadap proses bisnis utama. Namun kedepan, PLN berharap TI dapat memungkinkan (enabler) perusahaan untuk lebih efisien dalam proses pengumpulan, pemrosesan dan analisis informasi dalam pembuatan keputusan pro-aktif yang tepat dan mendukung implementasi Good Corporate Governance (GCG).
2.
Perkembangan organisasi PLN yang semakin besar menuntut peranan CIO dalam memaksimalkan TI sebagai jembatan informasi antar unit-unit yang tersebar agar bisa bersinergi secara optimal dan efisien dalam mencapai tujuan organisasi.
3.
Kompetensi yang dibutuhkan jabatan CIO dalam organisasi PLN adalah : •
Kompetensi Inti yang meliputi 5 unit kompetensi perilaku antara lain : 1. 2. 3. 4. 5.
•
Kompetensi Kepemimpinan yang meliputi 7 unit kompetensi perilaku diantaranya : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
•
Kepakaran Teknis / Profesional (EXP) Pengembangan diri Fleksibilitas (FLX) Integritas Orientasi pada Pelayanan Pelanggan (CSO)
Komitmen pada Organisasi (OC) Pengambilan keputusan Kepemimpinan visioner Resolusi konflik Kepemimpinan Tim (TL) Memberdayakan orang lain Pengarahan (DIR)
Gambar V.12, Gambar model kompetensi jabatan CIO di PLN 4.2 Saran Saran dalam penyusunan kompetensi jabatan CIO selanjutnya diharapkan bisa memperhitungkan kompetensi yang menjadi kriteria unggul pemegang jabatan CIO sehingga proses pemetaan dilakukan dengan mengkombinasikan pendekatan personal characteristic dan task characteristic. Proses kombinasi kedua pendekatan tersebut dilakukan dengan metode observasi, interview dan quisioner pada beberapa sampel kriteria pemegang jabatan dan analisis terhadap posisi, peran & tanggung jawab dalam struktur organisasi. Lebih lanjut penelitian ini juga diharapkan dapat dikembangkan sampai pada tahap penentuan level dari kompetensi yang telah divalidasi.
Kompetensi Spesifik Jabatan yang meliputi 3 kompetensi teknis yaitu : 1. 2. 3.
Align IS to the needs of organizational roles Contribute to organizational development Analyze business problems and IS solutions
Dengan mengikuti model yang telah ditetapkan, maka kebutuhan kompetensi untuk jabatan CIO pada PT. PLN (Persero) dapat digambarkan sebagaimana terlihat pada gambar berikut ini.
PERANCANGAN KOMPETENSI CIO STUDI KASUS : PT. PLN (Persero)
6
DAFTAR PUSTAKA (1) Spencer, L M. and Spencer (1993), S M., Competence at Work, New York: John Willey & Sons. (2) Dubois, David D., and William J. Rothwell, (2004), Competency-Based Human Resource Management, Davies Black Publishing, California. (3) McClelland, David C., (1973 January), “Testing for Competence Rather Than for Intelligence”, American Psychologist, p. 1-14. (4) Rimsky K. Judisseno, (2008), “Jadilah Pribadi yang Kompeten di Tempat Kerja”, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. (5) R. Palan, Ph.D., (2007), “Competency Management”, PPM, Jakarta. (6) Boyatzis, R. E., (1982), “The Competence Manager : A Model for Effective Performance”, New York: John Willey & Sons. (7) Budi Gunawan, “Membangun Kompetensi Polri”, YPKIK, Jakarta, 2006 (8) Hellriegel, Jackson, Slocum, (2005), Management A Competency-based Approach, Thomson. (9) Zwell, M., (2000), “Creating a Culture of Competence”, New York: John Willey & Sons. (10) Hooghiemstra, Tjerk. (1992), Integrated Management of Human Resource, dalam Competency Based Human Resource Management, Bab 1, Mitrani, Alain., Dalziel, Murray., Fitt, David., Editor, Kogan Page, 17- 45. (11) Ravarini, A., J. Moro, M. Tagliavini and T. Guimaraes, (2001), “Shaping CIO’s Competencies and Activities to improve Company Performance: an empirical study”. (12) Suhono Harso Supangkat, (2008),“Tata Kelola TIK dan Chief Information Officer”, dalam CIO Chief Information Officer, Peran Kepemimpinan Pengelola Informasi untuk Pertumbuhan Organisasi, Editor, Suhono Harso Supangkat, ICT Institute, Bandung. (13) Indra Utoyo, (2008), “Tugas dan Tanggung Jawab CIO di Korporasi”, dalam CIO Chief Information Officer, Peran Kepemimpinan Pengelola Informasi untuk Pertumbuhan Organisasi, Editor, Suhono Harso Supangkat, ICT Institute, Bandung. (14) Targowski, Andrew. (2003), Electronic Enterprise: Strategy and Architecture, IRM Press. (15) Peter Will and Jeanne W. Ross, (2004), “ITGovernance”, Harvard Business School Press. (16) Mintzberg, H. (1973). The Nature of Managerial Work. New York. (17) Bock, G. and W. R. King (1986). Management's newest star: meet the chief information officer. Business Week 13: 160-172. (18) Applegate, L. M. and J. J. Elam (1992). New information systems leaders: a changing role in a changing world. MIS Quarterly 16(4): 469-491. (19) Watson, R. T. (1990). Influences on the IS Manager's Perceptions of Key Issues: Information Scanning and the Relationship With the CEO. MIS Quarterly 14(2): 217-231. PERANCANGAN KOMPETENSI CIO STUDI KASUS : PT. PLN (Persero)
(20) Sugih Arto Pujangkoro, (2004), “Analisis Jabatan (Job Analysis)”, e-USU Depository, Sumatra Utara. (21) Indonesia-Australia Partnership for Skills Development Program (IASDP), (2002), ”Competency Standards”. (22) MULTIPOLAR, Total Enterprise Solutions, (2004), Information Technology Master Plan (ITMP), PT. PLN (Persero). (23) www.pln.co.id (24) Tim Penyusun, (2007), Annual Report PT. PLN (Persero). (25) PT. NetCentric Solution Indonesia (NCSI), (Juli 2006), Laporan Akhir Pelaksanaan Assessment Sistem Informasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat & Banten. (26) Tim Penyusun, (Edisi 2006), Buku Kebutuhan Kompetensi Jabatan PT PLN (Persero).
Profil Penulis Penulis lahir di Makassar pada tanggal 15 Juni 1977. SD sampai SMA diselesaikan di Kab. Pangkep Sulawesi Selatan. Gelar S1 bidang Teknik Elektro diperoleh di Universitas Hasanuddin di kota Makassar. Saat ini penulis bertugas di PT. PLN (Persero) Area Jaringan Bali Selatan sebagai Terampil Utama Perencanaan Sistem Proteksi. Penulis lahir di Makassar pada tanggal 15 Juni 1977. SD sampai SMA diselesaikan di Kab. Pangkep Sulawesi Selatan. Gelar S1 bidang Teknik Elektro diperoleh di Universitas Hasanuddin di kota Makassar. Saat ini penulis bertugas di PT. PLN (Persero) Area Jaringan Bali Selatan sebagai Terampil Utama Perencanaan Sistem Proteksi. Penulis mengawali karier di PLN sejak tahun 2002 dan bertugas di PLN Wilayah Sulselrabar Cabang Bau-Bau.
7
COMPETENCY DEVELOPMENT OF CHIEF INFORMATION OFFICER (CIO) CASE STUDY: PT. PLN (PERSERO) FAHRULMARZUKI NIM: 23207136 Study Program of Master of Informatics Bandung Technology Institute Abstraction Information Technology (IT) is now increasingly important in supporting business process of an organization, but IT management is not apart from important role of Human Resources (HR) factor as one of primary factors in implementing organizational business process. Therefore, HR of IT quality greatly determines the success of IT role in supporting organizational business process. Competency is a combination between knowledge, skill, behavior and attitude that gives a plus value for personal effectiveness, relative to its work responsibility, becomes one of important factors as measuring standard of HR quality of an organization. Therefore, competency should be accurately and correctly formulated in order that competent owned by HR component to be in accordance with the organizational demands in implementing its business process. Chief Information Officer (CIO) as one of HR components in organizational structure of IT has a very important role in IT management in order to reach organization's objectives. Consequently, CIO must be insisted to have a competency which is in accordance with development course of IT in organization so that IT management can be carried out in line with organization's objectives. CIO competency arranging is realized through 5 steps, specifically: (I) analyzing IT role in organization; (2) determining CIO position in organization structure based on IT role analysis in organization; (3) arranging job description of CIO in organization based on CIO's position in organization structure and IT role in organization (4) mapping competency requirement for CIO's function based on job description which has been arranged and (5) performing validation test towards result of the competency mapping. Keyword: Competency, Chief Information Officer (CIO), Information technology (IT) 1.
INTRODUCTION
Nowadays, organizations have highly depended on Information technology (IT) in realizing its goals. IT is pointed to support organization process, either the primary or the secondary process in an organization. One of success factors of IT management in organization is HR quality owned by it. Chief Information Officer (CIO), as the highest leader in organization structure of IT area, is fully responsible to the success of IT process in an organization. Therefore, CIO is insisted to have competency which can support the success of IT process. Competency is a combination between knowledge, skill, behavior and attitude that gives a plus value for personal effectiveness relative to its work responsibility (8). Competency is a personal characteristic that adheres to the Human Resources (HR). ICT role in world of business gives a real impact, so that it forms a new business architecture rendering transference of power, of strategic sources, of organization structure, of management control, of infrastructure, and of PERANCANGAN KOMPETENSI CIO STUDI KASUS : PT. PLN (Persero)
modern business rule (14). Many organizations begin to utilize ICT in their business activities that open opportunities to expand process, model, and business method equipped with ICT solution. Human Resources (HR) in ICT area also becomes an organization requirement to implement its business function. PT. PLN (Persero) is one of state-owned corporation (BUMN) what is active in the field of electrical energy. It is nowadays seriously developing the application of information technology in order to support its business process covering generation function, channeling/transmission function, distribution function and customer service function. In organization structure of central PT. PLN (Persero), application of technology information managed by director deputy of business process and information system at planning and technology directorate, while at executor unit level of regional PLN managed and developed by managerial deputy of information technology at planning scope, which both director deputy of business process and information system and managerial deputy of information technology have role 1
and responsibility as CIO at central level and executor unit of regional PLN. 2.
RESEARCH METHODOLOGY
This research methodology is divided into 5 phases, namely role analysis of IT in organization, position determination of CIO in organization structure of IT, arrangement of job description of CIO function, identification of competency requirement for CIO function, and result validation of CIO competency model arrangement. •
•
•
Phase I: Role analysis of IT in organization is to collect data and observe the condition of IT in PT. PLN (Persero), then identifies how far the role of IT till now in supporting business process of PLN. So it could be found out the requirement level of PLN organization towards CIO function in supporting its Tl activities. Phase II: Position determination of CIO function in PLN organization is to determine the role and function of CIO both in IT organization structure and company organization based on analysis of the current IT organization effectiveness and expansion plan of IT organization model by referring to IT document of PT. PLN (Persero) master plan. Phase III: Determination of job description of CIO function at this phase is to arrange the role, description and task of CIO function in IT organization of PLN based on position of CIO function in PLN organization structure by referring to the IT expansion plan as according to IT master plan of PLN.
•
Phase IV: Arrangement of competency requirement for CIO function At this phase, to be identifying methods that is commonly use in arrangement of position competency, then specifying appropriate method to be applied in arrangement of competency and arranging competency of CIO function by using chosen method.
•
Phase V: Validation of competency model At final phase, it is performed a validation test towards competency arrangement result which has been done with questionnaire method involving the experts/professional in IT area and/or CIO functionary of one type companies. Activity
Role analysis of TI in Organization
Description • Identifying position and role of TI in organization • Identifying role functions of TI in organizational business process • Identifying management model of TI in organization
PERANCANGAN KOMPETENSI CIO STUDI KASUS : PT. PLN (Persero)
Determination of CIO position in organizational structure
• Organization model analysis of the existing IT towards application affectivity of TI in the organization • Organization model Identification of IT master plane
Job description arrangement of CIO function
• Job Description Identification of CIO function as according to the functional position and role in organizational structure • CIO function Analysis • Competency model determination • Expansion of competency word book • CIO competency mapping in accordance with job description (task characteristics approach)
Arrangement of CIO competency requirement
Validation of CIO competition model
• Validation of CIO competition model
Figure 1 Arrangement method of CIO competency 3. ARRANGEMENT OF CIO COMPETENCY 3.1. Analysis of IT role in PLN The role of Information technology in supporting PLN business process is greatly important. This is shown by the many applications which have been applied in supporting the functions of PLN primary business. Besides, the scope broadness of IT service architecture which has been currently developed by PLN to serve its 37 millions customers covering all Indonesian region through 16 district units, 5 distribution units, 4 generator units, 2 Channeling Units, 6 Service Units, 6 subsidiary companies, 5 Unit pikitrings, insisted PLN to focus to this problem. Nowadays, the information role in supporting PLN business process is greatly important. This is because of all company data nearly managed in an integrated information system. Processing of company data intends to support the company either in policy determination or decision making process. Errors and failures in data processing would be hardly affecting at policy and decision taken by the company. And both taken policy and decision error will affect at a real big company loss. Consequently, information management in PLN organization has been at influencing the organization survival level. If a generator engine experiences trouble, as a simple illustration, hence it will cause extinction involving lessen of company revenue. Likewise if customer’s data, financial data, or employee’s data in a server have a trouble causing loss of data, then it will cause the primary business process being obstructed which its operations are supported by the result of data processing. Although not readily causing company disadvantage, but it will slowly retard the process and will finally have an impact on loss. So, with 2
information and data processing, a company might have manually data processing which is enabled if there is a few processed data amount and through a simple phase process. Yet how if customer' s data amount, reaching 37 millions, is separately spread. Therefore, the development of PLN organization, which is increasingly big, requires CIO role in maximizing IT role as Information Bridge between spread units in order to be able to synergy in an optimal and efficient fashion in the effort to increase its service and realize organization goals. 3.2 CIO position in PLN organization Nowadays, the highest responsibility of IT management in PLN organization is executed by director deputy of business process and information system at planning and technology directorate. At director deputy level, IT management is not enough yet to be able to optimize IT role insisting board of directors’ involvement in determining IT strategic policy in order to be in line with company strategy. Based on the framework mentioned above and on the previous analysis result of IT condition, it could be proposed a new structure model of PLN organization showing CIO position in board of director’s line as shown in the following figure:
Figure 17,
Suggestion of CIO position as IT director in PLN organizational structure
It is needed to determine CIO position at board of directors level as been being explained in the previous section that this does mean to enable either managing director or deputy director in IT strategy committee that holds responsible in solving IT problems which is strategic and involving other directorates. For example, IT expansion in supporting business process at HR function, monetary, and so on. So it facilitates coordination at the same level between HR, monetary, and information technology director. Besides, CIO position at board of director’s level will make PLN to more focus in handling the IT problems as IT management model in PLN with federal category that in fact often doesn' t entangle central management concerning IT expansion in business unit. So that CIO at board of director’s level, ensures IT development process at business unit, shall be more focused and centered. 3.3 CIO job description in PLN organization Remember that the company condition with widespread source, to implement IT system in centered, hence CIO responsibility design follows the models below: (22) PERANCANGAN KOMPETENSI CIO STUDI KASUS : PT. PLN (Persero)
Figure V.11, Development analysis of IT organization in PLN. Wherein, in this model CIO has a role only in rule arrangement, technology standardization, IT operation standardization, and performance supervision. While management of information sources carried out by business unit, CIO authority as the highest power holder in IT organization based on the concept above involving: (22) 1. Agree with all operational budget and IT investment. 2. Determine IT standardization, rule and procedure, including product and service supplying in PLN relatively. 3. Agree with Service Level Agreements (SLAs) between IT and users or service provider and users. Also including supervision process towards SLA execution. 4. Arrange serious programs which are suggested and actions which are required to support the implementation success of IT project. 5. It could be possible to institute an ad-hoc working team for research and expansion of recommendation at specific problems. Beside CIO structural function as information technology director, CIO is also liable as IT coordinator of strategy committee that has a role to accomplish IT strategic problems which it is certainly must in line with company general strategies and other directorate strategies. To solve strategic IT problems and anything related to other areas, it is needed to institute a strategic committee of IT coordinated by CIO. As IT coordinator of strategy committee, task and responsibility of CIO cover: 1. Coordinate and serve based on committee' s daily concerns according to IT strategic problems. Though, the final decision must entangle most of strategy committee members and cannot be unilaterally decided by coordinator. 2. Make invitation that tends to give command based on the problem sequences especially that are going to be discussed during monthly meeting, yet not all member invited to attend the meeting depended on the problem which will be discussed. 3. Being supported by PMO and ITs head in developing draft of key recommendation, as input in committee, which could be in the form of standardization reference, rule/procedure and programs, it become the agreement of strategy committee. 3
3.4.
Competency required by CIO function in PLN organization There are several competencies which are required for a function in PLN organization following the available framework. The competency amount adapted to the functional level which for CIO function at structural level of top management, it is required 15 competencies with descriptions 5 core competencies, 7 leadership competencies and 3 technical competencies. Core competency Core competency is arranged to apply approach model of task characteristics by referring to vision, mission, and company values which have been previously specified. This is intended in order that the competencies owned by CIO are in line with effort to realize the PLN organization goals. Company vision:
Company values (Main purpose):
Table. 4, Mapping analysis of core competency based on PLN values Leadership competency Leadership competency mapping is carried out by referring to the main responsibility of CIO function that is as information technology director and IT coordinator of strategy committee.
Table. 2, Mapping analysis of core competency based on PLN vision Company mission:
Table 5, Mapping analysis of leadership competency of CIO on PLN Table. 3, Mapping analysis of core competency based on PLN mission PERANCANGAN KOMPETENSI CIO STUDI KASUS : PT. PLN (Persero)
Specific function competency Competency mapping of specific function is carried out by analyzing knowledge and expertise and technical 4
performance that are required to actuate the task and work responsibility in CIO function. Based on CIO primary task as coordinator of strategy committee, hence CIO requires expertise that involves:
PLN, Human Resources functionary of PLN, PLN employees as users, business unit leaders, non-PLN company/organization chief information officers that wholly number 60 responders. Median value is specified by adapting the required competencies number that is 15 competencies.
Table. 7, Validation result of behavioral and technical competency requirement for CIO function in PLN
Table. 6,
Mapping analysis of CIO specific function competency based in PLN
3.5. Validation of CIO competency model From the mapping result, it is totally obtained 46 competencies for CIO function. That number is too large for scale of a function. Consequently, it is performed a validation test to determine whichever dispensable competencies, required but unimportant, important and extremely important. In performing this validation test, competencies of the mapping result arranged in the form of selected questionnaires which will be selected based on Likert priority scale 1-4. The responders covers IT practitioner of PERANCANGAN KOMPETENSI CIO STUDI KASUS : PT. PLN (Persero)
From the validation result, it seems that all behavioral competency from the mapping result satisfying important criterion at minimum median value 3,0. To determine the behavioral competency is in accordance with the specified number for CIO function with specified minimum median value is 3,30. So with technical competency, validation result shows that every technical competency from mapping result is satisfied the important criterions with minimum median value 3,17. Then, it is specified the minimum value 3,45 to determine technical competencies as according to the specified number for CIO function in PLN as shown at the following table: At the validation result, there are 2 competencies with same median value which satisfy the requirement 3,45. Due to technical competencies number required only 3, hence they will be compared to the deviation standard value of competencies that show the differences where competencies with smallest deviation standard value will be fulfilled. 5
4.
Conclusion and Suggestion
4.1 Conclusion Based on the result of study and analysis above, it could be acquired some conclusions as follows: 1.
At this moment, IT role in PLN business is still as supporter for primary business process. In the future, however, PLN hopes IT can enable the company to be more efficient in process of collection, processing and information analysis in correct and pro-active decision making and implementation supporting good corporate governance (GCG).
2.
Development of PLN organization, which is ever greater, insists CIO role in maximizing IT as Information Bridge between spread units in order to be able to synergy in an optimal and efficient fashion in realizing organization goals.
3.
Competencies required by CIO function in PLN organization PLN are: •
Core competencies covering competency units among others: 1. 2. 3. 4. 5.
•
behavioral
Technical Expertise/Professional (EXP) Self development Flexibility (FLX) Integrity Customer Service Orientation (CSO)
Leadership competencies covering 7 units Behavioral competencies among others: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
•
5
Organization Commitment (OC) Decision making Visionary Leadership Conflict Resolution Team Leadership (TL) Making efficient use of others Direction (DIR)
Figure V.12, Competency model of CIO function in PLN 4.2
Suggestion
Suggestion in competencies arrangement of CIO function hereinafter is expected can consider competencies that become supreme criterion of CIO functionary, so mapping process is done by combining approach of both personal characteristic and task characteristic. For the second combination process, the approach is done with observation method, interviewing and questionnaire to some owner criterion samples of functionaries and analysis of position, role and responsibility in organization structure. Furthermore, this research is also expected to be developed until determination phase of validated competencies level.
Competencies of Specific Function covering 3 technical competencies namely: 1. 2. 3.
Align IS to the needs of organizational roulette Contribute to organizational development Analyze business problems and IS solutions
By following specified model, hence requirement of competency for CIO function at PT. PLN (Persero) can be depicted as shown at the following figure.
PERANCANGAN KOMPETENSI CIO STUDI KASUS : PT. PLN (Persero)
6
REFERENCES (1) Spencer, L M. and Spencer (1993), S M., Competence at Work, New York: John Willey & Sons. (2) Dubois, David D., and William J. Rothwell, (2004), Competency-Based Human Resource Management, Davies Black Publishing, California. (3) McClelland, David C., (1973 January), “Testing for Competence Rather Than for Intelligence”, American Psychologist, p. 1-14. (4) Rimsky K. Judisseno, (2008), “Jadilah Pribadi yang Kompeten di Tempat Kerja”, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. (5) R. Palan, Ph.D., (2007), “Competency Management”, PPM, Jakarta. (6) Boyatzis, R. E., (1982), “The Competence Manager : A Model for Effective Performance”, New York: John Willey & Sons. (7) Budi Gunawan, “Membangun Kompetensi Polri”, YPKIK, Jakarta, 2006 (8) Hellriegel, Jackson, Slocum, (2005), Management A Competency-based Approach, Thomson. (9) Zwell, M., (2000), “Creating a Culture of Competence”, New York: John Willey & Sons. (10) Hooghiemstra, Tjerk. (1992), Integrated Management of Human Resource, dalam Competency Based Human Resource Management, Bab 1, Mitrani, Alain., Dalziel, Murray., Fitt, David., Editor, Kogan Page, 17- 45. (11) Ravarini, A., J. Moro, M. Tagliavini and T. Guimaraes, (2001), “Shaping CIO’s Competencies and Activities to improve Company Performance: an empirical study”. (12) Suhono Harso Supangkat, (2008),“Tata Kelola TIK dan Chief Information Officer”, dalam CIO Chief Information Officer, Peran Kepemimpinan Pengelola Informasi untuk Pertumbuhan Organisasi, Editor, Suhono Harso Supangkat, ICT Institute, Bandung. (13) Indra Utoyo, (2008), “Tugas dan Tanggung Jawab CIO di Korporasi”, dalam CIO Chief Information Officer, Peran Kepemimpinan Pengelola Informasi untuk Pertumbuhan Organisasi, Editor, Suhono Harso Supangkat, ICT Institute, Bandung. (14) Targowski, Andrew. (2003), Electronic Enterprise: Strategy and Architecture, IRM Press. (15) Peter Will and Jeanne W. Ross, (2004), “ITGovernance”, Harvard Business School Press. (16) Mintzberg, H. (1973). The Nature of Managerial Work. New York. (17) Bock, G. and W. R. King (1986). Management' s newest star: meet the chief information officer. Business Week 13: 160-172. (18) Applegate, L. M. and J. J. Elam (1992). New information systems leaders: a changing role in a changing world. MIS Quarterly 16(4): 469-491. (19) Watson, R. T. (1990). Influences on the IS Manager' s Perceptions of Key Issues: Information Scanning and the Relationship With the CEO. MIS Quarterly 14(2): 217-231. PERANCANGAN KOMPETENSI CIO STUDI KASUS : PT. PLN (Persero)
(20) Sugih Arto Pujangkoro, (2004), “Analisis Jabatan (Job Analysis)”, e-USU Depository, Sumatra Utara. (21) Indonesia-Australia Partnership for Skills Development Program (IASDP), (2002), ”Competency Standards”. (22) MULTIPOLAR, Total Enterprise Solutions, (2004), Information Technology Master Plan (ITMP), PT. PLN (Persero). (23) www.pln.co.id (24) Tim Penyusun, (2007), Annual Report PT. PLN (Persero). (25) PT. NetCentric Solution Indonesia (NCSI), (Juli 2006), Laporan Akhir Pelaksanaan Assessment Sistem Informasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat & Banten. (26) Tim Penyusun, (Edisi 2006), Buku Kebutuhan Kompetensi Jabatan PT PLN (Persero).
Writer Biography Writer was born in Makassar on June 15th 1977. Formal educational background from Elementary School until senior high school had been finished in Kab. Pangkep South Sulawesi. He hold ST Degree in Electrical Engineering from Hasanuddin University Makassar. He has been working for PT. PLN (Persero) Area Jaringan Bali Selatan as a Senior Technician of Protection System Planning. Writer was started his career in PLN on 2002 and placed in PLN Wilayah Sulselrabar Cabang Bau-Bau.
7
